bi 177 2015 solicitacoes de coletas reversa pea

8/18/2019 Bi 177 2015 Solicitacoes de Coletas Reversa Pea

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São Caetano do Sul, 9 de setembro de 2015.

COMUNICADO P A 177/2015.

À Rede de Concessionárias, Distribuidoras e Unidades de Serviço Chevrolet

At.: Gerência de Pós Vendas; Gerência de Peças e Gerência de Garantia

Este comunicado substitui as informações do Comunicado de P&A 030/2015 e tem como objetivo informar

de melhorias que serão implementadas, baseadas em observações feitas nas dificuldades e sugestões da

rede, no processo de agendamento de coletas de peças para devoluções.

Segue abaixo o procedimento atualizado para solicitação de coleta para envio de peças ao CPG e aos CLCs a

partir do dia 11/09/2015.

PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÕES DE AGENDAMENTO PARA COLETAS

Todo pedido de agendamento de coletas para devoluções de peças, tanto para São Caetano do Sul, como

para Sorocaba e Guarulhos, deverá ser feita da seguinte forma:

1) Preencha todos os campos obrigatórios do formulário atualizado, conforme definições e instruçõesabaixo:


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Definição dos Campos no formulário:

1.

Local de destino da devolução:

a. São Caetano do Sul: Peças para análise do setor de garantia, peças usadas, solicitadas pelo CPG;

b. Sorocaba e Guarulhos: Devoluções e Anomalias;

2. Informações do contato dentro da concessionária responsável pela coleta da peça, caso a transportadora

ou GM necessite contatar a concessionária. Formulários preenchidos com nome da concessionária no

campo 2 serão devolvidos e não serão agendados. O contato não é o Reversa, o contato é alguém da

concessionária. Só deve ser preenchida a SIGLA do estado (ex. para São Paulo – SP, para Amazonas –

AM). Se houver mais de um e-mail de contato, separe utilizando ponto e vírgula (;). Se os e-mails não

forem separados desta maneira, a concessionária não irá receber o agendamento.

O código da concessionária nesse quadrante é o código da concessionária ONDE SERÁ FEITA A COLETA.

Esta concessionária poderá ser diferente da emissora da NF. O código da concessionária deverá ter 6


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dígitos e seguir o padrão XXX001, ou seja, no caso de ser a concessionária A21, o código será A21001.

Qualquer informação preenchida fora deste padrão, irá impedir o agendamento.

3.

Dados da nota fiscal de devolução a ser coletada. Estas informações devem ser iguais às informações da

NF emitida para a GM. O CNPJ deve ser o relacionado com o código da concessionária preenchido neste

quadrante. Se houver divergência, a coleta será recusada no destino e os volumes retornarão para a. O

código da concessionária deverá ter 6 dígitos e seguir o padrão XXX001, ou seja, no caso de ser a

concessionária A21, o código será A21001.

4.

Deve ser preenchido apenas para devoluções aos CLCs em Sorocaba e Guarulhos, com o número do

processo gerado pela GMB na autorização para a devolução. Segue abaixo imagens dos locais onde é

informado o número do processo GMB nos e-mails recebidos em casos de:

a.

Anomalias:


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b. Devoluções:

Em casos de devoluções para São Caetano do Sul, o campo deverá ser deixado em branco. Nãopreencher com números de notas fiscais, textos ou quaisquer outras coisas. Números adicionados a mão

são ressalvas e alterações. Ressalvas e alterações não são aceitas.

5.

Números das notas fiscais a serem coletadas. Não incluir textos neste campo. Preencha apenas UMA

nota por célula. Todas as notas fiscais que constarem nestes campos, devem ter o mesmo destino, onde

os dados do destinatário das NFs devem ser iguais aos do campo 3. Caso a quantidade de células não

sejam suficientes, encaminhar os Processos e NFs restantes em nova solicitação.

Números adicionados a mão não serão aceitos. São ressalvas e alterações. Ressalvas e alterações não são

aceitas.

6. Se for necessário um veículo especial para esta coleta, como um veículo com rampa, por exemplo,

preencha o quadro com o “X”. Apenas um “X”. Quaisquer outras informações preenchidas neste quadro

não serão aceitas e interpretadas pelo sistema. A coleta poderá, devido a isso, não ser efetuada.

7. Número total de volumes e o peso total a ser coletado. A unidade de medida deve se em QUILOS (kg) e

as casas decimais do peso devem ser separadas com virgulas (,) e não com pontos (.).


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Exemplo: 5,5 e não 5.5.

Caso as casas decimais estejam separadas com pontos, pode haver problemas na coleta.

2) Após preenchimento do Formulário de Coleta conforme mostrado acima, anexá-lo ao e-mail,seguindo o exemplo de assunto abaixo:

Exemplo: SOLICITAÇÃO DE COLETA DE PEÇAS – SP

3) A solicitação de coleta só deverá acontecer após a concessionária efetuar o processo de emissão denotas fiscais e embalagens das peças a serem enviadas.

4) É obrigatório constar no corpo da Nota Fiscal os números das transações gerados pelo GW para

devoluções à São Caetano do Sul.

5) O agendamento será feito em até 3 dias úteis após o envio da solicitação. O envio de e-mailssolicitando o status antes do prazo de 03 dias úteis não é recomendado, pois além de não agilizar o

processo pode tornar o processo mais lento.

6) A data de coleta será informada no e-mail de agendamento. Não existem mais as datas de ciclo porconcessionária.

7) O envio do Formulário de Coleta é essencial para controle das notas fiscais e volumes coletados nasconcessionárias Chevrolet evitando o extravio. O não envio deste documento acarretará no nãoagendamento da solicitação de coleta.

8) O processo de agendamento de Coletas foi automatizado. Caso as instruções de preenchimentodescritas no item 1 não sejam seguidas, o agendamento não poderá ser realizado e o e-mail será

devolvido.


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9) Processos de devolução não autorizados pelo [email protected] e/ou [email protected] serão recusados pelo CLC, com frete a ser pago pela concessionária, onde a

GMB irá repassar os custos de Frete para a mesma através de emissão de carta de débito.

10) Volumes e notas fiscais enviados pela transportadora, que não tenham chamado aberto peloREVERSA P&A, serão devolvidos, podendo acarretar no débito pelo destino.

A AUTORIZAÇÃO

Segue abaixo modelo da autorização que a transportadora receberá para realizar a coleta e a definição de

cada campo novo:

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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A.

Data no qual foi realizado o agendamento;

B. Número do chamado gerado pelo Reversa P&A, onde as 3 primeiras letras demonstram o local de

destino do chamado;


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C.

Dados para coleta – Onde a transportadora irá coletar o chamado aberto.

D. Dados de destino no qual o chamado deverá ser entregue;

E. Informações referentes ao emissor da NF de Devolução para a GM;

F. Quando for o caso, ou seja, devoluções para os CLCs de Guarulhos ou Sorocaba, os processos serão

mostrados nestas células. Se a devolução for destinada ao CPG, em São Caetano, as células deverão

estar em branco;

G. Relação de NFs solicitadas para a coleta;

H. Transportadora que está autorizada a realizar a coleta. Caso a concessionária entregue o volume a

outra transportadora, sem ser a designada na autorização, a mesma poderá ter problemas futuros

no qual serão de responsabilidade da própria concessionária;

I. Número total de volumes e o peso total da coleta;

J. Quando solicitado pela concessionária no formulário enviado, será mostrada esta observação,

informando a transportadora que será necessário um veículo especial para esta coleta;

K.

A concessionária deve preencher este campo no momento da coleta com a data no qual foi coletado

o chamado de fato.

L. Campo no qual deve ser preenchido com os dados do motorista e assinado pelo próprio;

M.

Campo no qual deve ser preenchido com os dados de quem entregou os volumes à transportadorae assinado pelo próprio;

N. Comprovante de coleta a ser assinado pelo motorista e destacado. Este comprovante fica com a

concessionária, evidenciando a coleta.

Observações Gerais:

I. Devem ser feitas solicitações diferentes para cada destino. Não coloque em apenas um formulário

notas destinadas a locais diferentes, pois serão conferidas as autorizações com os destinatários dasnotas fiscais autorizadas. Se houver alguma NF com destino divergente, todos os volumes

retornarão para a concessionária.

II. A responsabilidade do e-mail [email protected] é da GM.

III. A Equipe Reversa P&A não é uma transportadora. Eles gerenciam os agendamentos com as

transportadoras, em substituição à CEVA.

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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IV.

A transportadora que fará a coleta continua sendo a mesma de sua concessionária, conforme tabela

abaixo:

Região Transportadora

Norte Bertolini

Centro-Oeste Favorita

Nordeste Tecmar

Sudeste Ceva

SulPenske

V. Envie apenas 1 (um) e-mail por solicitação. O envio de mais de um e-mail referente ao mesmo

processo não irá surtir efeito no sentido de tempo de resposta. Caso sejam enviados e-mails em

duplicidade, poderão ocorrer erros no agendamento e problemas com a coleta e os chamados

cancelados.

VI. A Equipe Reversa P&A irá encaminhar um e-mail com a autorização para a transportadora. O e-mail

do solicitante estará em cópia para ciência do agendamento, e será utilizado o e-mail preenchido no

próprio formulário como e-mail de contato.

Importante: Caso o e-mail preenchido no formulário esteja errado, a concessionária não receberá

o e-mail de agendamento, ocasionando erros na coleta. Sempre confirme o e-mail preenchido

antes de enviá-lo.

VII. NÃO altere as características do formulário (cores, imagens, acrescentar ou diminuir colunas, mesclar

células, etc.). O sistema de leitura foi automatizado e não irá processar as informações caso o

formulário seja alterado. FORMULÁRIOS ALTERADOS NÃO SERÃO ACEITOS.

VIII.

É essencial o preenchimento correto das informações em todos os campos do formulário.IX. Só serão agendadas coletas enviadas com o formulário novo a partir da data designada no início

deste documento.

X.

Caso o formulário seja enviado com alguma informação incorreta, não serão possíveis correções

posteriores. Será necessário primeiro o envio de um e-mail para [email protected] solicitando o


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cancelamento do processo agendado erroneamente e, somente após a confirmação do

cancelamento, deve ser enviada uma nova solicitação, com o formulário corrigido em anexo.

XI. O formulário deverá ser encaminhado em arquivo Excel (.xls ou .xlsx). Outros formatos não são

aceitos pelo sistema, impossibilitando o agendamento.

XII.

Aos concessionários dos Estados de MG e RJ, devido à questões fiscais em relação a validade de suas

NFs, por favor, encaminhar as solicitações referentes a coletas até o meio-dia (12:00h), para que haja

tempo da coleta ser agendada.

XIII. Caso os volumes não estejam prontos no momento da coleta, o chamado será cancelado

automaticamente e será necessária a solicitação de outro agendamento.

XIV.

A etiqueta a ser anexada aos volumes permanece a mesma.

Fernando C. Casagrande

Ger. Engª Industrial e Logística P&A

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