BENEFICIOS DE UNA EVALUACIÓN DE CALIDAD

Mayra de Munguía CIA, CAP MAF

Contenido

• Objetivos de Evaluación de Calidad

• Marco Normativo de las Evaluaciones de Calidad

• Experiencia de implementación de un Sistema de Aseguramiento de Calidad en BCR

• Evaluación de Calidad Externa

• Beneficios de la Evaluaciones de calidad

• Evaluar la Eficacia de AI 1

• Evaluar cumplimientos de NIEPAI (IPPF) 2

• Identificar mejoras para su desempeño 3

Objetivos de la Evaluación de Calidad

Manual de

Evaluación

de Calidad

Normas: 1300; 1310; 1311; 1312; 1321; 1322

1300 — Programa de aseguramiento y mejora de la

calidad

El DEA debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento y mejora de la calidad que cubra todos los aspectos de la actividad de auditoría interna. Interpretación: Un programa de aseguramiento y mejora de la calidad está concebido para permitir una evaluación del cumplimiento de la definición de auditoría interna y las Normas por parte de la actividad de auditoría interna, y una evaluación de si los auditores internos aplican el Código de Ética. Este programa también evalúa la eficiencia y eficacia de la actividad de auditoría interna e identifica oportunidades de mejora.

Programa de Aseguramiento y mejora de la Calidad

El DEA es el responsable de establecer una actividad de auditoría interna cuyo alcance de trabajo incluya todas las actividades establecidas en las Normas y en la definición de auditoría interna. Para asegurar que esto ocurra, la Norma 1300 exige que el DEA elabore y mantenga un PAMC.

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Y MEJORA

CONTINUA

Objetivos del sistema: – Eficacia

– Añadir valor

– Mejorar las operaciones de la organización

– Asegurar la aplicación de las normas de auditoría interna y el Código de ética

Definición de procesos

Supervisión en el proceso

Revisión de Calidad

Comunicación y Monitoreo

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Y MEJORA

CONTINUA

1310 – Evaluaciones del Programa de Calidad

– Internas

– Externas

– Reporte

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Y MEJORA CONTINUA

Evaluar la eficiencia y eficacia de la función

de auditoria interna: expectativas del Comité

de Auditoria, Alta Gerencia y del Ejecutivo a

cargo de la auditoria.

En entrevistas con los accionistas o alta dirección,

se entienden y comparan sus expectativas, con los

resultados que se desean obtener, la evaluación de

riesgos, las auditorias que han sido terminadas y

reportadas. Finalmente: AI se está enfocando a los

aspectos prioritarios del negocio y de acuerdo a las

necesidades de los accionistas?

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Y MEJORA CONTINUA

Identificar oportunidades y proporcionar ideas

novedosas al Ejecutivo a cargo de la Auditoria y a su

equipo, para mejorar el desempeño de las actividades

de la auditoria y el valor agregado que se ofrece a la

organización.

Para medir la eficiencia, se llevan a cabo comparaciones,

entre el enfoque de trabajo utilizado, las mejores prácticas y la

experiencia que se ha obtenido al trabajar con numerosos

departamentos de AI. Los entregables incluyen

recomendaciones realistas, tangibles y de calidad, para

apoyar a las organizaciones al logro de sus objetivos de

negocios.

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Y MEJORA CONTINUA

Aspectos que se evalúan

Procesos

Clientes

Gente

Tecnología

Comunicación

Indicadores

Monitoreo

Programa de Aseguramiento y mejora de la Calidad

1311 — Evaluaciones internas

Las evaluaciones internas deben incluir: –El seguimiento continuo del desempeño de la actividad de auditoria interna, y

–Revisiones periódicas mediante autoevaluación o por parte de otras personas dentro de la organización con conocimientos suficientes de las prácticas de auditoría interna.

Programa de Aseguramiento y mejora de la Calidad

1312 — Evaluaciones externas Deben realizarse evaluaciones externas al menos una vez cada cinco años por un revisor o equipo de revisión cualificado e independiente, proveniente de fuera de la organización. El DEA debe tratar con el Consejo:

–La necesidad de evaluaciones externas más frecuentes, y –Las cualificaciones e independencia del revisor o equipo de revisión externo, incluyendo cualquier conflicto de intereses potencial.

•Las Normas de la Corte de Cuenta requieren que se haga una evaluación cada 3 años .

Comunicación de Resultados

1320 — Reportar sobre el programa de aseguramiento y mejora de la calidad

El director ejecutivo de auditoria debe comunicar los resultados del programa de aseguramiento y mejora de la calidad a la alta dirección y al Consejo.

Declaración de Cumplimiento

1321 — Utilización de "Cumple con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna" El director ejecutivo de auditoría puede manifestar que la actividad de auditoría interna cumple con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna sólo si los resultados del programa de aseguramiento y mejora de la calidad apoyan esa declaración.

1322 — Declaración de incumplimiento Cuando el incumplimiento de la definición de auditoría interna, el Código de Ética o las Normas afecta el alcance u operación general de la actividad de auditoría interna, el director ejecutivo de auditoria debe declarar el incumplimiento y su impacto ante la alta dirección y el Consejo

Que se Evalúa

•Cumplimiento de la Definición de Auditoría Interna, el Código de Ética y las Normas, incluyendo las acciones correctivas oportunas para solucionar cualquier caso significativo de incumplimiento. •Adecuación del estatuto, las metas, los objetivos, las políticas y los procedimientos de la actividad de auditoría interna. •Contribución a los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control de la organización, •Cumplimiento de las leyes, reglamentaciones y normas gubernamentales o del sector económico aplicables. •Eficacia de las tareas de mejora continua y adopción de mejores prácticas. •Si la actividad de auditoría interna agrega valor y mejora las operaciones de la organización

Apoyo a los objetivos de la Organización

Expectativas y necesidades de los accionistas

Mejores Prácticas de

AI

Expectativas Regulatorias

Contratos, Planes, Políticas

y Procedimientos de AI

Estándares de IIA

P R O C E S O S

C L I E N S T E S

PRODUCTOS O SERVICIOS - RENTABILIDAD/ EFICIENCIA

Valor Agregado?

MEJORA DE PROCESOS

• Eficiencia, eficacia y economía

MENORES COSTOS

• Rentabilidad

• Eficiencia, servicios

PRODUCCION • Calidad

• Oportunidad

Comunicaciones

Observación Tradicional

• Las conciliaciones bancarias están atrasadas

Observación que apoya

• Al revisar la cuentas bancarias, se verificó que se dejaron de invertir $20 millones a una tasa del 2.5% que se disponía según reporte, porque no fue respondida la solicitud oportunamente

Comunicaciones

Observación Tradicional

• Al revisar el proceso de Compras, se determinó que no se deja evidencia de las autorizaciones en algunos niveles

Observación que apoya

• Al revisar el proceso de observó que las funciones de revisión están duplicadas, sin generar valor, al obviar una revisión e incorporar controles de verificación la Administración puede ahorrar $10,000 mensuales, disminuyendo el riesgo de confusión en la identificación de responsables en caso de error

EXPERIENCIA EN BCR

Acciones implementadas por DAI en sus

Procesos

• Auditorías por procesos 2000-2006

• Metodología de Evaluación de Riesgos 2000

• Fortalecimiento enfoque Auditoría a TI 2000-2006

• Automatización de la Auditoría 2002 y herramientas de TI para acceso a bases de datos y automatización de procedimientos

• Automatización de Indicadores de seguimiento de observaciones 2003-2006

• Sistema de Calidad 2005

– Manual de Calidad (Procesos de calidad, negocio y apoyo)

– Manual de Procedimientos

– Medición de la satisfacción del cliente

• Certificación del SGC ISO 9001 -2006, auditorías anuales

• Autoevaluación Interna

• Evaluación externa de calidad (IPPF) 2009

Acciones impulsadas Por DAI en el BCR • Matriz de Riesgos aprobada por CD

• Identificación de Riesgos en los objetivos estratégicos (planeamiento estratégico

• Metodología de Autocontrol

• Instructivo de Gestión de Riesgos y metodología

• Instructivo de Monitoreo y su Metodología

• Talleres para identificación y medición de riesgos con Gerentes y jefes

• Asesorías en la implementación de Autocontrol

• Apoyo en Normas de Control Interno – COSO

• Asesoría en proyectos relevantes del Banco

I

N

F

O

R

M

A

C I

O

N*

SALIDAS

C L I E N T E S

Y

P R O V E E D O R E S

Gestión de Calidad

Auditoría

Gestión de Recursos

PROCESOS DEL NEGOCIO

PROCESOS ESTRATEGICOS

PROCESOS DE SOPORTE

Mejora Continua

ENTRADAS

DIAGRAMA GENERAL – Procesos Estratégicos de Auditoria Interna

SALIDAS

Comunicación

Seguimientos

Asesorías

Plan

Anual Ejecución

Del Estudio

Comunicación De Resultados

Planeación Del Estudio

Servicio al Cliente

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Auditoria Interna

Auditor Interno

Auditoria

Financiera Auditoría de TI

Auditoria a Administrativa y

Económica

3 CIAS, 2 CISAS

Consejo

Directivo Comité de

Auditoría

Sistema de Calidad

Revisión cruzada de informes de auditoría

Evaluaciones externas bajo ISO, y bajo NIEPAI - IIA

Reglamento, Manual, procedimientos , Guías, plantillas, modelos , listas de chequeo por cada fase

RD Monitoreo y Mantenimiento del Sistema

Sistema de Calidad –GPA 7/24

Evaluación de Riesgo

Planificación 2 años

Asignación Ejecución y Supervisión

Comunicación

Evaluación R de las áreas

normativa

Planificación estratégica

Indicadores

Autocontroles

Observaciones anteriores

Evaluaciones Externas

COSO

Información Relevante

Monitoreo, Reportes, modelos

Algunos Indicadores

•Tiempo de emisión de Informes de

Auditoría

•Tiempo de Revisión de Repuestas

de los Auditados

•Cumplimiento de las auditoría

planificadas

•Índice de Satisfacción del Cliente

•Tiempo de emisión de opinión sobre

normativas- consultorías

¿QUIEN AUDITA A LA AUDITORIA INTERNA?

Evaluaciones Realizadas a la AI

• FMI (2001)

• BANCO MUNDIAL (2005)

• KPMG- PESI- TI (2005)

• AENOR (2006-2010)

• Evaluación Externa de Calidad (IIA) – DMS México (2009)

Observaciones del FMI para Auditoría Interna 2002

OBSERVACIÓN ACCIÓN

Falta de entrenamiento en

tecnología de información.

Se capacitó al personal en TI del

BCR, se adopto estandar COBIT

Falta de un programa formal de

entrenamiento.

Se fortaleció la capacitación en

procesos del negocio

Falta de Certificación de

Auditores Internos.

obtuve la certitificación de Auditoría

Interna (CIA)en el 2003 , 2

Auditores recibiran el Certificado en

2010

Evaluación del Banco Mundial El Departamento de la Auditoría ha hecho un significante esfuerzo por adoptar los procedimientos modernos y sigue una metodología excelente para la valoración de riesgos, con la tecnología innovadora y un acercamiento muy profesional por dirigir las inspecciones de la auditoría. La dirección debe capitalizar en estas fuerzas remitiendo el acercamiento actual del Departamento de la Auditoría hacia volverse un la fuerza constructiva en la dirección de riesgo operacional La Dirección tiene la responsabilidad última sobre el riesgo operacional, la auditoría tiene la posición poderosa para apoyar a un acercamiento de dirección de riesgo operacional cohesivo

Evaluación de KPMG- PESI

Resumen de Evaluadores

• KPMG: En Ti el mayor nivel de madurez es en el área de Auditoría Interna

• El FMI califica el desempeño en diferentes componentes calificando como bajo el riesgo de auditoría, por la implementación de mejores prácticas

• AENOR destaca la solides del Sistema de Calidad de Auditoría Interna

EVALUACIÓN EXTERNA DE CALIDAD (IPPF)

Objetivos de la Evaluación

1. Evaluar la eficacia de una actividad de AI al proveer servicios de aseguramiento y consultoría al Consejo, a los altos ejecutivos y a terceros interesados. 2. Evaluar la conformidad con las Normas y dar una opinión sobre si la actividad de auditoría interna cumple con todas ellas. 3. Identificar oportunidades, ofrecer recomendaciones de mejoras y brindar asesoramiento al DEA y al personal para mejorar su desempeño y sus servicios y promover la imagen y credibilidad de la función de auditoría interna.

Metodología • Investigación preliminar y de planeación – Se encuestaron a la Directora

Ejecutiva de Auditoría (DEA), Directores y gerentes de operación, personal del área de auditoría interna, recopilación de información de la Institución (Desarrollada en la Ciudad de México, en la semana previa a la visita).

• Entrevistas – Con Alta Dirección, Consejeros del Comité de Auditoría, Auditores Externos, DEA, Directores operativos de áreas estratégicas y de alto riesgo para la Institución y personal de auditoría.

• Evaluaciones – Estructura y responsabilidades de la Actividad de auditoría Interna, Evaluación de Riesgos y planeación de auditoría, Pericia del personal de auditoría interna, Evaluación y uso de la tecnología de información, revisión de papeles de trabajo, informes y recomendaciones.

• Conclusiones e Informe – Evaluación del Cumplimiento con las Normas e Informe de la Evaluación Externa.

PERFIL DEL PROFESIONAL QUE REALIZO LA EVALUACIÒN

• Contador Público de Profesión • Miembro del Consejo Directivo del Instituto Mexicano de

Auditores Internos • Director de DSM Consulting • Más de 18 años de experiencia en servicios de auditoría y

consultoría • Acreditado por The Institute of Internal Auditors (IIA) para el

desarrollo de Evaluaciones de Calidad, con base en su metodología.

• Auditor Interno Certificado(CIA) por el IIA • Certificación en Autoevaluación de Control por el IIA. • Instructor y Conferencista en varios países de Centro y

Sudamérica.

Resultados de la Evaluación

• Cumplimiento con NIEPAI (IPPF)

• Plan basado en Riesgos

• Procesos definidos

• Indicadores que miden la eficacia de Auditoría Interna

• Valor agregado

• Mejoras – Independencia

– Seguimiento y mejora Cumplimiento por parte de áreas responsables de atender recomendaciones de Auditoría Interna

Factores Claves

• Fortalecer las competencias

• Motivar las potencialidades del equipo

• Contar con Herramientas de Tecnología para automatización de la auditoria y de los procedimientos de auditoría

• Gobierno Corporativo que apoye el rol de la auditoría interna

BENEFICIOS

• Mejora Continua

• Conocer como te ven los auditados

• Conocer como apoyar a la organización

• Crecer como equipo y en forma individual

• Fortalecer la independencia, mejores prácticas

• Credibilidad, confianza

• Aportar al logro de objetivos con enfoque proactivo y de transparencia

Dones, Trabajo, Auditor Interno

1 Corintios 12:7:11

El Espíritu Santo reparte los dones soberanamente, pero para el desarrollo de los mismos se vale de seres humanos con sus deseos, limitaciones, ambiciones, y demás características de la personalidad.

1 Corintios 12:31 dice: “Procurad, pues, lo dones mejores…”

Anhelar los mejores dones no consiste en sentarse a esperar que por arte de magia como si llovieran del cielo. Es cuestión de prepararse diligentemente

Los Auditores tenemos que dar los mejor en nuestra profesión, el que es diligente prosperará (proverbios), lo que hagas hazlo de corazón (colosenses )

Lideres que de ejemplos

constantemente con sus actos de vida

cotidiana y sobre todo, un líder que

tenga como guía a Dios y como norte su

Palabra.

“…Un llíder con carácter, para saber tomar

decisiones rectas. Un líder con sabiduría,

con humildad, con habilidades y sobre todo,

con integridad.

¿PREGUNTAS?

Estado de Observaciones 2004-2011

Año Emitidas Cumplidas En Proceso Pendientes % Cump.

2004 101 100 1 0 99.0%

2005 106 106 0 0 100.0%

2006 83 81 2 0 97.6%

2007 76 74 2 0 97.4%

2008 67 64 3 0 95.5%

2009 70 57 11 2 81.4%

2010 90 74 11 5 82.2%

2011 52 31 4 17 59.6%

Total 645 587 34 24

91.0% 5.3% 3.7%