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Beneficios de los sistemas digitales
de gestión APPCC, frente a trabajar
en formato papel tradicional
Eduardo Ordoñez Chicote
Licenciado en Ciencia Tecnología de los Alimentos
Business Unit Manager Food & Drugs
Instrumentos testo, S.A.
!
¿Cuantos temas tiene en la cabeza un responsable de Calidad?
• Business creating problem
¿Estoy segura que mi sistema APPCC está bajo control ?
• Business creating problem • Todays’ solution • Todays’ solution
La gestión sin papel genera varios
Beneficios:
• Normalización de archivos
• Ahorro de espacio, material y recursos
• Ahorro de tiempo, incremento de
eficiencia
• Eliminación de riesgos legales
• Acceso inmediato y concurrente a la
documentación
• Mejora de la sostenibilidad ambiental
La gestión sin papel
El coste de trabajar con o sin papel
Tarea
Tiempo estimado
sin SIGD
en minutos
Tiempo estimado
con SIGD
en minutos
Fotocopia(s) 2 min. 0 min.
Archivo 4 min. 0 min.
Búsqueda para
consulta 4 min. 0,5 min.
Nueva fotocopia 1 min. 0 min.
Re archivar 2 min. 0 min.
Total 13 min. 0,5 min. * Datos sacados de la empresa ZeroComa
Coste del empleado con gestión documental
En la siguiente tabla se puede apreciar el
tiempo de un empleado con y sin Sistema
Integrado de Gestión Documental.
¿Cuánto cuesta no encontrar nunca un
documento?
Suponiendo que se encuentra el documento y que
no hay problemas en encontrarlo.
• Se estima en 120 € el coste de buscar un
documento mal clasificado
• el 25 % de los documentos archivados nunca se
encuentran porque están mal archivados.
*Bibliografía:
Estudio realizado por consultora Gartner Group
El coste de trabajar con papel
¿Cuánto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que no está?
El estudio estimó que en promedio:
Las empresas gastan un promedio de : 20 € en mano de obra para presentar un documento. 120 € en mano de obra para encontrar un documento
mal archivado. 220 € en mano de obra para producir un documento
perdido.
Estiman que: 7,5% de los documentos se pierden el 3% es por estar mal archivado. El documento promedio es copiado 19 veces. El 30% de los documentos en papel están fuera de
fecha antes de su distribución. La gestión de reclamos es de 40 a 60% del tiempo de
oficina y entre 20 a 40% de los costes laborales. 70% del trabajo de los empleados se gasta en el
procesamiento de documentos.
El coste de trabajar con papel
*Bibliografía:
Estudio realizado por consultora Gartner Group
¿Cuánto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que
no está?
Muchos estudios demuestran que el coste real de una oficina con papel esta en:
• la pérdida de documentos
• la sobre carga de trabajo tanto de los empleados que trabajan en estos departamentos como en todos los que participan en el ciclo de vida del documento.
• principalmente, que un documento extraviado puede generar:
• millones (€) perdidas a una organización.
• la información ya no sirve para tomar decisiones críticas, como la SEGURIDAD DE LOS CONSUMIDORES
El coste de trabajar con papel
*Bibliografía:
Estudio realizado por consultora Gartner Group
Sistema APPCC automatizado y centralizado
Se puede verificar rápida y fácilmente si el sistema está bajo control
Concepto nube (Cloud)
• Mayor seguridad para las empresas
• Mayor seguridad para los consumidores.
Los datos se traspasan directamente a la nube
• Se elimina el error aleatorio, debido a despistes de transcripción
• Se reduce la posibilidad de error Sistemático.
Se pueden detectar variaciones significativas de magnitudes criticas
del proceso
Planning
Usuario
(App)
Administrador
(Web)
Solución
integral
Solucion
Operacional
Solución
Software
Solución
tecnología
medición
• Mediciones de temperatura puntuales, como por
ejemplo la temperatura de recepción de
mercancía.
• Se elimina:
error involuntario al transcribir el dato.
posibilidad de falsear el dato
falsear el momento en el que se realiza
(hora, día,…)
Objetividad del dato medido
Uso de Menús guiados para tomar decisiones
Acciones correctoras, sin improvisar
Planificación de las acciones en una
agenda
Realización de la acción y registro
Acción correctora que se debe tomar
si se excede un valor critico
No dejarlo todo a la improvisación
Con sistemas de gestión digital APPCC se
asegura trabajar siempre con la última
versión:
Muy importante si se trabaja en
sistemas de gestión de calidad
(ISO 22000, BRC, IFS…)
Cualquier cambio en documentos,
formatos, instrucciones de trabajo,
checklist, realizado por el
departamento de calidad, se
actualiza al instante.
.
Trabajar siempre con la última versión
Trabajar en Cloud
Gestión de tiempo:
• reducción de tiempo
• Viajes innecesarios.
• Programación de tareas de manera sencilla. La sincronización es instantánea.
• Ayuda a decidir por dónde empezar las auditorias.
Beneficios de trabajar en Cloud
Análisis de datos: PCs y PCCs.
• Rápido y sencillo:
• Verificación del proceso sencillo con un solo clic.
• Datos de no conformidades en cuestión de horas o minutos
• No tan solo si el valor del PC o PCC esta dentro de rango, sino cuando se ha realizado: Saber si el operario lo hace en el periodo programado.
Gracias
por su atención !