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ADJUNTO N° 1

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PETRÓLEOS DEL PERÚ – PETROPERÚ S.A.

BASES TÉCNICAS INTEGRADAS

CMA-0014-2010-OFP/PETROPERU

SEGUNDA CONVOCATORIA

CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE LICENCIAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE UN NUEVO SISTEMA ERP

(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

INDICE

1. DISPOSICIONES GENERALES ........................................................................................................... 4

1.1 ENTIDAD CONTRATANTE............................................................................................................. 4

1.2 SITUACIÓN ACTUAL ..................................................................................................................... 5

1.3 OBJETIVO..................................................................................................................................... 6

1.4 ALCANCE GENERAL ..................................................................................................................... 6

1.5 ÁMBITO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO ................................................................................. 6

1.6 CARACTERÍSTICAS DEL POSTOR................................................................................................... 7

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS......................................................................................................... 7

2.1 OBJETIVOS DEL ERP ..................................................................................................................... 7

2.1.1 OBJETIVO GENERAL DEL ERP .................................................................................................. 7

2.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ERP ........................................................................................... 7

2.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ............................................................................................... 8

2.2.1 PROCESOS DE NEGOCIO CONTENIDOS EN EL ALCANCE DEL NUEVO ERP ............................. 8

2.2.2 CONSIDERACIONES PARA ELABORAR LA PROPUESTA FUNCIONAL DEL NUEVO ERP ........... 17

2.3 COMPONENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR .......................................................................... 19

2.3.1 LICENCIAMIENTO DEL SOFTWARE ERP ................................................................................. 19

2.3.2 GESTIÓN DEL PROYECTO ...................................................................................................... 31

2.3.3 SERVICIOS DE IMPLEMENTACIÓN ......................................................................................... 33

2.4 METODOLOGÍA DE EL CONTRATISTA ........................................................................................ 55

2.4.1 ASPECTOS GENERALES .......................................................................................................... 55

2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ............................................................................................. 56

2.4.3 ENTREGABLES DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN ......................................................... 61

2.4.4 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO ........................................................................................... 66

2.4.5 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN ................................................................................. 75

3. OTRAS CONSIDERACIONES .......................................................................................................... 76

3.1 CONTROL DE CAMBIOS AL CONTRATO ..................................................................................... 76

3.1.1 SOLICITUD DE CAMBIO AL CONTRATO ................................................................................ 76

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3.1.2 CALIFICACIÓN DEL CAMBIO ................................................................................................. 76

3.1.3 MANEJO DEL CAMBIO .......................................................................................................... 76

3.2 FACILIDADES PROPORCIONADAS POR PETROPERÚ .................................................................. 77

3.3 GESTIÓN DE VIAJES ................................................................................................................... 78

3.4 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS ................................................................................... 78

3.5 SERVICIOS DE VALOR AGREGADO ............................................................................................. 79

3.6 SERVICIO DE IMPLEMENTACIÓN DEL ERP ................................................................................. 80

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1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1 ENTIDAD CONTRATANTE

Petróleos del Perú – PETROPERÚ S.A., en adelante PETROPERÚ, es una empresa dedicada a satisfacer las necesidades energéticas del país con productos y servicios de calidad, contribuyendo al desarrollo y crecimiento del Perú; para lo cual realiza actividades de refinación, transporte y comercialización de productos derivados del petróleo en forma económica, rentable y ecológica. A continuación se muestra un cuadro del Giro de Negocio de PETROPERÚ:

Actividad Infraestructura Refinación de Petróleo � Refinería Talara

� Refinería Conchán � Refinería Iquitos � Refinería El Milagro

Transporte de Petróleo � Oleoducto Nor Peruano � Oleoducto Ramal Norte � Flota marítima contratada � Flota fluvial propia y contratada

Comercialización de Productos derivados del Petróleo

� Plantas de Venta propias, distribuidas en el territorio nacional.

� Capacidad de almacenamiento contratada en Terminales y Plantas de Venta operados por privados.

� Red de estaciones de servicio afiliadas (PETRORED)

La empresa fue creada por Decreto Ley N° 17753 del 24 de Julio de 1969, es una empresa estatal de derecho privado, del sector Hidrocarburos, que efectúa la contratación de servicios bajo su Reglamento de Contrataciones, en concordancia con la Ley Nº 28840 – Ley de Fortalecimiento y Modernización de la Empresa Petróleos del Perú – PETROPERÚ S.A. PETROPERÚ cuenta con una organización con presencia a nivel nacional conformada por el Directorio, Gerencia General, Gerencias de Área, Gerencias de Operaciones, Órganos de Apoyo, Órganos de Asesoría y Órgano de Control Interno. En el Apéndice N° 01 se precisa con mayor detalle, la información referida a la Organización de la Empresa. Para el soporte de sus actividades PETROPERÚ requiere del uso de tecnologías de información y comunicaciones (TIC) para lo cual cuenta con una organización descentralizada de sistemas: Un Departamento de Tecnología de Información y Comunicaciones en Lima y Dependencias de Informática y Telecomunicaciones en las operaciones ubicadas en las ciudades de Talara, Piura, Iquitos y Refinería Conchán. PETROPERÚ terceriza gran parte de los servicios de TIC y se encuentra implementando mejores prácticas en el marco de ITIL, COBIT, Procesos de Ciclos de Vida de Software (NTP-ISO/IEC 12207), entre otras.

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PETROPERÚ ha decidido modernizar su actual infraestructura de software corporativo con la finalidad de soportar sus actuales y futuras necesidades de procesamiento de la información.

1.2 SITUACIÓN ACTUAL PETROPERÚ viene usando un Sistema de Información de tipo ERP (Enterprise Resource Planning) denominado JD Edwards World Software, operando sobre una plataforma IBM AS/400. El citado sistema se implementó en forma incremental, fue puesto en marcha en 1996 y en 1999 se amplió el número de módulos implementados. Los módulos que actualmente se tiene instalados, algunos son utilizados en forma parcial, en el ERP J.D. Edwards World Software A 7.3 CUM 15 son los siguientes:

• Contabilidad General

• Activo Fijo

• Presupuestos

• Cuentas por Cobrar

• Cuentas por Pagar

• Órdenes de Compra

• Órdenes de Trabajo

• Órdenes de Venta

• Precios Avanzados

• Control de Inventarios

• Valorización Inventarios

• Inventarios a Granel

• Carga y Despacho

• Mantenimiento de Equipos

• Administración de Contratos

• Costeo de Trabajos

• Libro de Direcciones

PETROPERÚ cuenta con aproximadamente 870 usuarios registrados, distribuidos entre las Operaciones: Conchán (Lima), Talara (Piura), Oleoducto (Piura y estaciones), Selva (Iquitos), Comerciales (con sus terminales, plantas de ventas, aeropuertos y unidades distribuidas a nivel nacional) y Oficina Principal (Lima). El proyecto de Modernización del ERP comprende el Licenciamiento e Implementación de los módulos del ERP, que reemplazarán a los módulos del J.D. Edwards World Software A 7.3 CUM 15, así como las funcionalidades de los módulos que resolverán problemas actuales, y que hoy en día se resuelven con desarrollos. Asimismo se debe realizar las personalizaciones indispensables que el nuevo ERP no brinde y son necesarias para dar continuidad a lo actualmente instalado.

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NOTA INFORMATIVA PETROPERU dispone de una solución de inteligencia de negocios cuya fuente principal de datos es el actual ERP J.D. Edwards, se tiene desarrollado un total de 18 modelos de información. Se ha visto por conveniente que los modelos desarrollados tengan una continuidad luego de la Modernización del ERP, para lo cual se desplegará un proyecto en paralelo a fin de adecuar la solución a la nueva fuente de datos. En caso se requiera la participación directa de EL CONTRATISTA, se procederá a formalizar el pedido mediante el mecanismo 3.1 CONTROL DE CAMBIOS AL CONTRATO. Cabe aclarar que el entorno de Inteligencia de Negocios del ERP propuesto no será implementado en el presente proyecto. El ERP a implementar debe contemplar los requisitos solicitados para la Capa de Inteligencia de Negocios (ver 2.3.1.1.3 REQUERIMIENTOS DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA PARA LOS AMBIENTES DE DESARROLLO, CAPACITACIÓN Y PRUEBAS - Requisitos de la Capa de Inteligencia de Negocios).

1.3 OBJETIVO PETROPERÚ requiere implementar un nuevo sistema ERP (Enterprise Resource Planning) orientado a integrar y optimizar sus procesos de negocios, incorporando las mejores prácticas de uso en las empresas del sector Oil & Gas. Este ERP reemplazará al sistema actual con que cuenta PETROPERÚ: ERP JD Edwards World Software A7.3 cum 15.

1.4 ALCANCE GENERAL El alcance del servicio comprende lo siguiente:

• Contratar las licencias de usuario del ERP de acuerdo a los requerimientos de PETROPERÚ, y los servicios de soporte y mantenimiento anual correspondientes.

• Contratar los servicios para la implementación del ERP (incluye hardware y software para los ambientes de Desarrollo, Capacitación, Pruebas y Migración).

Para cumplir con el objetivo antes descrito, EL CONTRATISTA deberá proveer un ERP y los servicios de implementación que cumplan como mínimo las especificaciones técnicas indicadas en el acápite 2. ESPECIFICACIONES TECNICAS. Para cubrir las funcionalidades referidas, la solución a implementar debe estar dentro del marco de la industria Oil & Gas.

1.5 ÁMBITO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Los servicios requeridos para el proceso de Implementación serán realizadas en la Oficina Principal de Petróleos del Perú (Av. Enrique Canaval Moreyra N° 150 – San Isidro). En caso que EL CONTRATISTA requiera ingresar en un horario distinto al de trabajo, deberá comunicarlo con por lo menos 24 horas de anticipación para gestionar la autorización correspondiente.

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Para el desarrollo de los servicios, EL CONTRATISTA deberá aplicar estrategias con un alto nivel de integración con los usuarios, por lo cual será necesario, según corresponda, la presencia de su personal durante el desarrollo del proyecto, en las Operaciones Conchán, Talara, Oleoducto y Selva EL CONTRATISTA deberá considerar en su propuesta económica los gastos de viajes (pasajes, viáticos, etc.) de los consultores internacionales que consideren necesario contratar para realizar el servicio. Los viajes de retorno de los consultores internacionales serán coordinados previamente entre PETROPERÚ y EL CONTRATISTA, con el objetivo de que no afecten el desarrollo del proyecto. En la etapa de Preparación Inicial del Proyecto se establecerá el plan, los lineamientos y cronograma de viajes. Se deberá tomar en cuenta el acápite 3.3 GESTIÓN DE VIAJES.

1.6 CARACTERÍSTICAS DEL POSTOR EL POSTOR debe tener la capacidad y experiencia para proporcionar los servicios solicitados. EL POSTOR está en la obligación de acreditar documentariamente su experiencia en servicios iguales o similares a los servicios por contratar indicados en el acápite 1.4 ALCANCE GENERAL EL POSTOR al presentar su oferta, deberá cumplir obligatoriamente las especificaciones técnicas y exigencias adicionales que se detallan en las Bases del Proceso de Contratación. Los Requerimientos Técnicos Mínimos están especificados en el Apéndice N° 06 de estas Bases.

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

2.1 OBJETIVOS DEL ERP

2.1.1 OBJETIVO GENERAL DEL ERP

El propósito del nuevo ERP es integrar la cadena de suministros de PETROPERÚ así como el “back office” de la empresa, utilizando mejores prácticas globales de negocio del sector Oil & Gas, proporcionando una plataforma de procesos, tecnología e información que mejore la gestión y permita el desarrollo de sus estrategias corporativas y el crecimiento de la empresa.

2.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ERP

Los siguientes son los objetivos específicos del ERP:

• Integrar la cadena de suministro de productos a granel

• Optimizar la gestión, control logístico e infraestructura

• Mejorar el control del valor de las existencias de crudos y productos refinados

• Integrar las operaciones de negocio con el back office

• Mejorar el control de las operaciones y reducir las actividades manuales de bajo valor agregado

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• Desarrollar esquemas de contabilidad analítica y presupuestos de mayor valor para el negocio

• Contar con información oportuna y de calidad que facilite la gestión y el análisis

• Preparar a la empresa para desarrollar operaciones más complejas, crecer y alcanzar sus objetivos estratégicos

2.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

Para cumplir los objetivos del ERP se requiere que EL CONTRATISTA cumpla con implementar todos los requerimientos funcionales. Los requerimientos funcionales que están descritos en el Apéndice N° 02, reflejan las necesidades de PETROPERÚ. El sistema ERP debe tener la capacidad de soportar estos requerimientos funcionales. En la matriz de requerimientos funcionales que componen el apéndice indicado, se define la modalidad cómo se atenderá cada una de estas funcionalidades. Si EL CONTRATISTA considera que existen otras funcionalidades adicionales que puedan ser convenientes para PETROPERU, deberá considerarlas para su implementación, para lo cual deberá seguir el procedimiento estipulado en el acápite 3.1 CONTROL DE CAMBIOS AL CONTRATO. El Apéndice N° 03 contiene un Glosario de Términos Técnicos empleados en las matrices de requerimientos funcionales. A continuación se describe de manera general los requerimientos funcionales.

2.2.1 PROCESOS DE NEGOCIO CONTENIDOS EN EL ALCANCE DEL NUEVO

ERP

2.2.1.1 MÓDULO COMERCIAL

El objetivo de la implementación del Módulo Comercial es brindar el soporte de Tecnologías de Información que permita la atención de los procesos clave del negocio, relacionados a la Comercialización y Venta de los productos de PETROPERÚ atendiendo oportuna y eficientemente las necesidades de nuestros clientes. Debe permitir administrar las transacciones especializadas del rubro de la industria de Oil & Gas. Debe soportar los Movimientos de Productos a Granel que permitan brindar el soporte de Tecnologías de Información para la atención de la cadena de abastecimientos y distribución de productos utilizando las transacciones de inventarios que cumplan con los estándares de la industria de Oil & Gas.

Macroproceso: Comercialización Procesos Funcionalidades Generales

Gestión de Clientes Requerimientos necesarios para la gestión de información de clientes en el proceso de venta. Gestión de consultas, sugerencias y reclamos de clientes. Control de consumos promedio por cliente. Proporcionar información para el

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seguimiento y control de inventarios de clientes (ventas con control de inventario). Gestión de créditos para clientes. Mantenimiento de información relacionada al proceso de ventas, tales como: categorías de clientes, actividad económica, tipos de cliente por cobertura y por relación comercial, zonas de venta, puntos de venta. Gestión de solicitudes de creación de clientes.

Gestión de Facturación y Cancelaciones Gestión de Ventas que permita el cumplimiento de la normatividad local para el control de ventas de hidrocarburos, insumos Químicos y Productos Fiscalizados. Gestión de Ventas para la aplicación de las políticas comerciales de la empresa lo cual incluye el control de líneas de crédito, medios de pago, procesos diferenciados por tipo de cliente, registro de las cobranzas por la venta de los productos y servicios, administración de cheques rechazados. Interfaz con el sistema de facturación local de contingencia (en ambos sentidos).

Gestión de Planificación y Seguimiento Elaboración y seguimiento de pronósticos de ventas. Elaboración y seguimiento del plan de marketing.

Gestión de Precios Registro de información para las solicitudes de formulación y cambios de precios. Mantenimiento a parámetros necesarios para el proceso de facturación relacionados a la obtención del precio final a clientes.

Gestión de Productos y Servicios Mantenimiento de productos (graneles e información para la combinación de producto-planta). Mantenimiento de servicios.

Gestión de Recepción y Despacho Registro de las operaciones en plantas de venta y terminales, tanto para recepción de productos terminados como el despacho de estos a clientes o transferencias a otros depósitos. Incluye la emisión de documentos requeridos en el caso de ventas: facturas, guías, órdenes de entrega y comprobantes de percepción según corresponda al tipo del cliente.

Gestión de Representantes Comerciales Información relacionada a los

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representantes comerciales. Seguimiento y control de acciones comerciales (visitas, eventos).

Gestión de Ventas Permitir la clasificación de clientes actual de la empresa (minorista, mayorista, directos) y conforme a ello el registro de información de los procesos de pedidos, facturación y despacho. Asimismo, procesos complementarios como ventas al exterior, gestión de servicios de transporte a través del oleoducto Nor - peruano. Registro y disponibilidad de facilidades para la administración de Promociones y Descuentos. Capacidad para la integración con sistemas de instituciones (ejemplo: SCOP, SPIC, otros), proveedores de las plantas concesionadas (GMT y VOPAK) y clientes industriales. Gestión de ventas alineado a las directivas del MEM, SUNARP, MEF, MTC, PRODUCE, SUNAT, DIRANDRO y OSINERGMIN. (PETROPERÚ entregará el requerimiento detallado al implementador. Registro y control de actividades de un Concurso / Licitación donde PETROPERÚ participa como proveedor. Registro y administración de productos que el cliente está autorizado a solicitar (por planta de despacho). Cálculo de la alícuota que PETROPERÚ debe pagar a OSINERGMIN. Las modalidades de facturación que deben ser contempladas son : -Ventas a Clientes especiales con Control de Inventarios en un Tanque de Terceros. -Ventas a Clientes exclusivos con stock cero. -Ventas a Mayoristas con control de inventarios con tanques de PETROPERÚ. -Ventas a Minoristas. -Ventas por servicio de transporte de crudos (Oleoducto Nor - Peruano). -Ventas de Servicios por almacenamiento de terceros. -Ventas a la Policía y Fuerzas Armadas.

Gestión de Ventas Internacionales (Productos Exportados)

Gestión de todo el ciclo de Facturación y Despachos de Productos por Ventas en la

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modalidad de Exportación.

Mantenimiento de Tablas Facilidades para el registro y actualización de las diversas tablas requeridas para la Facturación y despacho de los diversos productos que comercializa PETROPERÚ.

Macroproceso: Abastecimiento y Transporte Procesos Funcionalidades Generales

Gestión de Compras Internacionales (Crudos y productos importados)

Registro y administración del Ciclo completo de compra de crudos y productos derivados, en el mercado internacional , incluyendo los cargos adicionales como fletes , cargos aduaneros y otros cargos

Gestión de Compras Nacionales Registro y administración del ciclo completo de compra de crudos y productos derivados en el mercado local.

Gestión de Consultas y Reportes Contar con las consultas y reportes necesarios para la administración de las compras de crudos y productos derivados tanto nacionales como importados, y para la administración del Servicio de Transporte de Crudos.

Gestión de Servicio de Transporte Oleoducto Nor – Peruano (ONP)

Control y facturación de los servicios de transporte de crudos a través del Oleoducto Nor – Peruano ( ONP )

Macroproceso: Distribución Procesos Funcionalidades Generales

Distribución Marítima y Fluvial (cabotaje) Registro y administración de las operaciones relacionadas a transporte marítimo y fluvial (incluyendo el Movimiento de Productos a Granel -MPG y el Balance Volumétrico Corporativo- BVC) que permita administrar la distribución de productos terminados y crudos a los Terminales y Plantas ubicados en las diferentes ubicaciones geográficas existentes en todo el país.

Distribución Terrestre Registro y administración de las operaciones relacionadas a la distribución de productos terminados utilizando el transporte terrestre utilizando camiones tanque incluyendo transferencias entre unidades de negocio de la empresa.

Emisión de Información Emisión de Reportes y disponibilidad de consultas que permitan efectuar el seguimiento de la distribución de productos en sus diferentes modalidades (marítimo, fluvial, terrestre), a fin de asegurar el abastecimiento oportuno de

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productos a las diferentes Plantas y Terminales del país

Macroproceso: Inventario de Productos a Granel Procesos Funcionalidades Generales

Gestión de Inventario de Productos a Granel

Registro y administración de las operaciones relacionadas con el Balance Volumétrico Corporativo (BVC). Registro de operaciones de inventario y conciliaciones de productos a granel (MPG) con manejo de los estándares de la industria referidos a volúmenes a temperatura estándar y a temperatura ambiente (observada) que corresponden a aplicaciones especializadas de la industria Oil & Gas.

Mantenimiento de Tablas Facilidades para el registro y actualización de las diversas tablas requeridas para el manejo de los productos a granel de la industria de petróleo y gas; que permitan la administración de volúmenes a temperatura observada y estándar.

Emisión de Información Emisión de Reportes y disponibilidad de consultas que permitan efectuar el seguimiento de las operaciones de inventarios de productos a granel.

2.2.1.2 MÓDULO MANTENIMIENTO

El objetivo de la implementación de este módulo es lograr un modelo de planta, con un nivel óptimo de producción y calidad que asegure una buena condición de los bienes de capital y correctos estándares de seguridad y protección ambiental a un mínimo costo de los recursos de mantenimiento.

Macroproceso: Ingeniería y Mantenimiento Procesos Funcionalidades Generales

Gestión de Catálogos Catalogación de Unidades de Negocio, Zonas de trabajo, Planes de Mantenimiento, equipos y componentes, procedimientos de trabajo, listas típicas de materiales, repuestos, herramientas, recursos humanos.

Gestión Administrativa de Mantenimiento Administración y control de órdenes de trabajo, incluyendo servicios de terceros. Requerimientos de obras y consultorías. Disponibilidad de información para el proceso concerniente a proveedores, contratistas, equipos, repuestos, materiales entre otros.

Gestión de Mantenimiento Correctivo Registro y control de gestión de mantenimiento correctivo.

Gestión de Mantenimiento Preventivo/Predictivo

Planificación y seguimiento asociado a estas operaciones.

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El objetivo de la implementación de este módulo es lograr un modelo de planta, con un nivel óptimo de producción y calidad que asegure una buena condición de los bienes de capital y correctos estándares de seguridad y protección ambiental a un mínimo costo de los recursos de mantenimiento.

Macroproceso: Ingeniería y Mantenimiento Procesos Funcionalidades Generales

Gestión de Seguimiento y Monitoreo Control de indicadores sobre gestión de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo. Estado de avance de ejecución de los planes (planificado vs. realizado). Alertas sobre el mal funcionamiento de equipos y análisis de fallas.

Gestión de Plan Maestro de Mantenimiento

Planificación, seguimiento y control del Plan Maestro. Emisión de órdenes de trabajo derivadas del Plan Maestro. Estado de atención de los requerimientos logísticos (materiales, repuestos y servicios de terceros) de cada una de las Inspecciones Generales del Plan Maestro. Integración con herramientas de planificación y control de proyectos.

Gestión Operativa de Mantenimiento Control de costos, horas, materiales de cada proceso relacionado a mantenimiento. Historia de Equipos.

Gestión de Normas Medio Ambiente, Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional

Proveer información para la gestión de las normas que conforman el Sistema Integrado de Gestión (ISO 14001; OHSAS 18001, ISO 9001, ISO 17025)

2.2.1.3 MÓDULO LOGÍSTICA

El objetivo de la implementación del módulo logístico es brindar el soporte de tecnologías de información para el trabajo transaccional logístico que permita que las necesidades de bienes, servicios y obras de las dependencias usuarias sean atendidos en un tiempo oportuno de acuerdo con la legislación vigente.

Macroproceso: Logística Procesos Funcionalidades Generales

Gestión de Almacenes Configuración y operaciones básicas de almacenes de materiales en la Empresa; estos almacenes pueden ser físicos o virtuales.

Gestión de Requerimientos Emisión, seguimiento y control de Pedidos de material y órdenes de trabajo internas.

Gestión de Inventario Registro y administración del catálogo consolidado de materiales, además de las operaciones del inventario de materiales

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El objetivo de la implementación del módulo logístico es brindar el soporte de tecnologías de información para el trabajo transaccional logístico que permita que las necesidades de bienes, servicios y obras de las dependencias usuarias sean atendidos en un tiempo oportuno de acuerdo con la legislación vigente.

Macroproceso: Logística Procesos Funcionalidades Generales

de la Empresa. Incluye reportes de análisis e índices de gestión.

Gestión de Cotizaciones Seguimiento y control del proceso de cotizaciones, incluyendo parámetros de evaluación técnica y económica.

Gestión de Compras Operaciones relacionadas a las compras desde el requerimiento, la orden de compra y sus procesos de aprobación hasta el ingreso de material a la Empresa.

Gestión de Contratos Operaciones relacionadas para la generación de la orden de trabajo a terceros o contrato literal, incluyendo la administración de contratos.

Gestión de Servicios Registro y administración del catálogo consolidado de servicios. Operaciones relacionadas a las órdenes de trabajo internas para instalaciones y obras, sus niveles de aprobación y servicios de terceros.

Gestión de Proveedores Registro y mantenimiento de los datos de proveedores, incluyendo evaluación de contratistas.

Gestión del Plan Anual de Contrataciones (PAAC)

Registro, consulta, seguimiento, control y alertas del PAAC.

Gestión de Procesos de Contrataciones Registro de datos generales y complementarios de un proceso de contratación, además de la actualización automática de sus etapas e integración con datos desde el requerimiento hasta la orden de compra u orden de trabajo a terceros.

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2.2.1.4 MÓDULO FINANZAS

MODULO FINANZAS: Los objetivos de la implementación de este módulo son lograr:

• La automatización de todas las funciones del área de Finanzas, buscando optimizar sus procesos para que la empresa cuente con información real y oportuna que le permita tomar las mejores decisiones a menor costo.

• Proporcionar a las áreas de la empresa herramientas informáticas que les permita lograr una óptima gestión presupuestal y de los activos bajo su cargo.

Macroproceso: Activo Fijo Procesos Funcionalidades Generales

Gestión de Activo Fijo Registro de operaciones principales del activo fijo, entre las cuales tenemos: altas, bajas, modificaciones e inventarios, éstas en la actualidad son complementadas con un sistema de ingreso de información a nivel operativo (Sistema Web de Activo Fijo - SWAF). Catalogación de Equipos integrado con estructura según norma ISO 14224 – 2006 – ANSI / API Estándar 689. Tratamiento del Costo de Mantenimiento Mayor de Equipos como Activo Fijo. Manejo de procesos e información de activos a nivel contable, fiscal y para gestión. Disponibilidad de diversas formas de cálculo de la depreciación como: lineal, acelerada, desacelerada, tributaria y proyectada.

Macroproceso: Finanzas Procesos Funcionalidades Generales

Gestión Contable Registro, análisis y reportes de comprobantes y cuentas contables.

Gestión de Conciliación Bancaria Carga de información desde diversas entidades bancarias, conciliación de movimientos bancarios y movimientos contables.

Gestión de Cuentas por Cobrar Estados de cuenta de los clientes, operaciones sobre documentos de cobro relacionados, cancelaciones, facturas y registro de ventas, control de créditos de clientes y deudores, control de documentos y operaciones tributarias.

Gestión de Cuentas por Pagar Manejo del estado de cuenta de proveedor, operaciones de documentos de provisión y pago, documentos y operaciones tributarias relacionadas y registro de compras.

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MODULO FINANZAS: Los objetivos de la implementación de este módulo son lograr:

• La automatización de todas las funciones del área de Finanzas, buscando optimizar sus procesos para que la empresa cuente con información real y oportuna que le permita tomar las mejores decisiones a menor costo.

• Proporcionar a las áreas de la empresa herramientas informáticas que les permita lograr una óptima gestión presupuestal y de los activos bajo su cargo.

Macroproceso: Activo Fijo Procesos Funcionalidades Generales

Gestión de Existencia Costo de producción, valorización de existencias, valorización de variaciones, desvalorización de existencias y controles de materiales y productos en tránsito.

Gestión de Información Financiera Procesos para la generación y presentación de los Libros Contables oficiales y auxiliares, Balances, Estados de Ganancias y Pérdidas, Flujos de Efectivo y Movimientos de Patrimonio neto.

Gestión de Tesorería Registro de operaciones relacionadas con cobranzas, pagos, préstamos, cartas de crédito, garantías, flujo de caja y control bancario.

Gestión Tributaria Procesos para presentación de información, de acuerdo con la Legislación vigente: SUNAT (PDT, DAOT, DUAs, entre otros), Municipalidades (Arbitrios, impuesto predial), y otros organismos del Estado.

Macroproceso: Presupuesto Procesos Funcionalidades Generales

Gestión de Presupuesto de Inversiones Formulación, seguimiento, control y proyección con data histórica de presupuestos de inversión y gestión de proyectos.

Gestión de Presupuesto Operativo Formulación, seguimiento, control y proyección con data histórica de presupuestos operativos.

Gestión de Presupuestos de Planeamiento

Formulación, seguimiento, control y proyección con data histórica de presupuestos de compras, ventas, carga producción, existencias, precios financieros, impuestos, otros ingresos financieros, otros ingresos extraordinarios, diferencia cambiaria.

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2.2.1.5 MÓDULO REFINACIÓN

El objetivo de la implementación del módulo es lograr un nivel óptimo de producción y calidad en base a los requerimientos de producción planeados, determinando el costo de producción de los productos en el proceso de refinación.

Macroproceso: Producción Procesos Funcionalidades Generales

Gestión de Catálogos

Crudos, pseudo crudos, productos intermedios y productos finales. Actividades y Hojas de Ruta. Procesos productivos para refinería (producción conjunta y blending).

Planeamiento y Control de la Producción

Elaboración del plan de refinación en base al plan de producción del RPMS Registro y validación de información volumétrica (Interfaces con los sistemas de contabilización de la producción: Sigmafine, TMS y Excel) Cierre volumétrico mensual y análisis de desviaciones del plan de refinación versus lo real. Consolidación de la información volumétrica a nivel corporativo (BVC). El nuevo ERP proporcionará alternativas de control de la producción, las cuales serán evaluadas durante la implementación, cubriendo como mínimo los procesos anteriormente descritos.

Control de Calidad

Integración con el software de Laboratorio LIMS o ingreso de datos de calidad en los puntos de la cadena de suministros en donde sean requeridos.

Gestión de información financiera Integración con las funciones contables del costeo de la producción y valorización de las existencias (Módulo de Finanzas).

2.2.2 CONSIDERACIONES PARA ELABORAR LA PROPUESTA FU NCIONAL DEL NUEVO ERP

2.2.2.1 MODELO DE SOLUCIÓN PROPUESTA

En referencia a la solución que EL POSTOR propone en el presente proceso, deberá presentar la siguiente información incluyendo aquellas consideraciones propias de PETROPERÚ.

• Modelo general que propone implementar EL POSTOR en Petroperú considerando las mejores prácticas que su ERP proporciona como solución especializada para la industria Oil & Gas

• Beneficios del modelo propuesto

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• Arquitectura tecnológica que soporta al ERP propuesto y cuáles son sus beneficios

2.2.2.2 LA MATRIZ DE FUNCIONALIDADES

Se reitera que todas las funcionalidades requeridas por PETROPERÚ y que están representadas en la matriz deben ser cubiertas en su totalidad por ser relevantes. Estas funcionalidades podrán ser cubiertas en una de las siguientes formas:

• Por funcionalidad Estándar (incluye configuración y modificación) del ERP: Si la funcionalidad requerida se cubrirá plenamente con una funcionalidad estándar del ERP o con configuraciones de pantallas, reportes, interfaces gráficas de usuarios modificadas, etc., haciendo uso de las propias herramientas de configuración del software.

• Por medio de Add-On: Si la funcionalidad se cubrirá a través de componentes existentes que se anexarán a una funcionalidad implementada en el ERP. En otras palabras, a través de un Add-On se incrementará o complementará dicha funcionalidad del ERP.

Cada add-on implementado debe quedar documentado.

Se entiende por Add-On al componente existente desarrollado por el implementador o por un tercero, que se integra al ERP para atender una funcionalidad específica.

• Por Personalización : Si la funcionalidad se cubrirá mediante cambios y adiciones al código fuente. El desarrollo de una interfaz es una personalización. La realizará el implementador durante la ejecución del proyecto.

El Postor deberá seleccionar solo una de las alternativas o formas como cubrirá la funcionalidad. En caso EL POSTOR omita marcar en una o varias funcionalidades, éstas no obtendrán puntaje, sin embargo deberá implementarlas durante el proyecto. Para aquellos requerimientos donde una parte se resuelve con funcionalidad estándar (incluye configuración o modificación) y otra parte mediante personalización deberá marcar la opción personalización. En caso EL POSTOR marque más de una opción en una o varias funcionalidades, éstas tendrán el puntaje de la opción de menor valor. En los casos que EL POSTOR especificó en su propuesta inicial que cubriría una funcionalidad con el Estándar del ERP y que luego de finalizada la Segunda Fase, “Revisión, Rediseño y Estandarización de los Procesos a Implementar”, se especifica una modalidad diferente, será sujeto de aplicación de penalidades de acuerdo a lo especificado en el numeral 1 del Apéndice N° 08.

2.2.2.3 REQUERIMIENTOS DE FUNCIONALIDAD FUTURA

Los requerimientos de funcionalidad futura (funcionalidad potencialmente requerida por la empresa que no es parte del presente proyecto) descritos en el Apéndice N° 04, registran necesidades potenciales i dentificadas en

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PETROPERÚ. Se considera obligatorio que el sistema ERP cuente con la capacidad de soportar estos requerimientos funcionales detallados en el mencionado apéndice.

2.3 COMPONENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR

El presente proyecto se encuentra descrito en la sección 1.4 ALCANCE GENERAL, el mismo que tiene como objetivo el licenciamiento e implementación de un nuevo ERP que reemplazará a los módulos de Finanzas, Comercial, Mantenimiento y Logística del JD Edwards World Software A 7.3 CUM 15, así como la implementación de las funcionalidades que resolverán problemas actuales, y que hoy en día se resuelven con desarrollos o programas propios, así como la realización de personalizaciones indispensables que el nuevo ERP no brinde y que son necesarias para dar continuidad a lo actualmente instalado. Como parte de su propuesta técnica, EL POSTOR deberá entregar el Plan de Trabajo Preliminar indicando la metodología a aplicar para la implementación del ERP, así como un cronograma de trabajo. Este Plan de Trabajo Preliminar será desarrollado en detalle en la etapa de Planificación del Proyecto.

2.3.1 LICENCIAMIENTO DEL SOFTWARE ERP 2.3.1.1 CARACTERÍSTICAS DEL SOFTWARE A ADQUIRIR

2.3.1.1.1 REQUERIMIENTOS GENERALES

REQUERIMIENTOS GENERALES

Proceso Funcionalidades Generales Característica del Entorno Acceder a las funcionalidades del ERP vía

Web a través de un único punto de acceso. En caso se disponga de otras alternativas adicionales de acceso que no sean vía web, y que se demuestre que tiene ventajas técnicas de rendimiento, uso de recursos, y facilidad de uso podría utilizarse como medio alternativo de acceso.

Características respecto a la emisión de la información

Generación y disponibilidad de los reportes y consultas (en pantalla o impresos). Flexibilidad para diseñar los reportes, filtrar y ordenar la información. Generación de la información en línea o en lote en diferentes formatos (Excel, Texto, PDF, XML, HTML) permitiendo programar el envío a múltiples destinatarios. Estructura de reportes alineados a los Formatos requeridos por Entidades externas solicitantes. El ERP debe brindar soporte para la emisión de dichos reportes. Soporte de generación de reportes en formato de texto, gráfico y/o mixto.

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REQUERIMIENTOS GENERALES

Proceso Funcionalidades Generales Manejo de diferentes niveles de acumulación de la información.

Aspectos Normativos Ajustarse a la legislación peruana vigente.

Aspectos de Parametrización Configuración de múltiples empresas, monedas, idiomas y zonas horarias. Configuración de parámetros de inicialización de empresas y otras entidades. Control centralizado de la parametrización, configuración, manejo de plantillas para despliegue de configuraciones (roll out) y generación de documentación relacionada.

Aspectos de Seguridad Configuración de accesos (base de datos, servidores, red, aplicaciones, correo electrónico). Control del flujo de aprobaciones acordes con las políticas internas de PETROPERÚ. (Las aprobaciones son de acuerdo a montos y a niveles definidos por la organización). Controles para salvaguardar la confidencialidad e integridad de la información, tanto a nivel de base de datos como de la aplicación. Soportar encriptación en el almacenamiento de la información y en su transferencia. Controles para delegar y transferir niveles de autoridad entre perfiles de usuarios. Controles para suspender y habilitar el acceso, temporal, por tipo de transacción. Registro y seguimiento de pistas de auditoría (sobre cambios de información crítica y sensible – trazabilidad de la información). Controles y validaciones configurables en la entrada de datos, controles en el procesamiento por lotes y en la salida de información. Conformidad con la Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799:2007.

Aspectos de Integración Implementar mecanismos de Integración con sistemas externos. Soportar integración (productos propios o de terceros) con Workflow, herramientas de Inteligencia de Negocio, SOA, ESB, BPMS.

Evolución del Software Garantizar soporte futuro en Mantenimiento

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REQUERIMIENTOS GENERALES

Proceso Funcionalidades Generales y Upgrade del Software por un periodo mínimo de ocho (08) años.

Herramientas Integradas Soporte de Firmas digitales. Generador de Reportes. Uso de facilidades de Portal Web. Herramientas de monitoreo, diagnóstico, afinamiento y medición del rendimiento del ERP. Herramienta(s) para análisis, evaluación de calidad y limpieza de datos. Herramienta(s) para extracción, transformación y carga de datos (ETL’s). Herramientas de desarrollo, control de versiones de desarrollo y despliegue de las aplicaciones desarrolladas. Herramientas para control de accesos, gestión de roles y usuarios y segregación de funciones.

Respaldo, Recuperación y Gestión de la Información y Gestión de ambientes

Soportar múltiples estrategias de backup, restore tanto para la base de datos como para la aplicación. Manejo del ciclo de vida de la información (por ej. depuración de información). Proceso de carga masiva de información. Proceso de copia de ambientes de trabajo (desarrollo, pruebas, capacitación y migración). El ERP debe soportar la distribución de sus componentes de software (por ej. Base de datos, servidor de aplicaciones, procesos por lotes) sobre plataformas heterogéneas (diferentes sistemas operativos y/o fabricantes de hardware).

Soporte para la capacitación Documentación técnica (por ej. Diccionario de datos, manuales del sistema) y de usuario. Ayuda en línea en español e inglés. Generación de documentación en múltiples formatos (texto, pdf, html, xml, Word, entre otros). Herramientas para facilitar la capacitación y evaluación interactiva de usuarios.

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REQUERIMIENTOS GENERALES

Proceso Funcionalidades Generales Performance y uso El implementador realizará el análisis de la

infraestructura tecnológica y arquitectura de comunicaciones para alcanzar tiempos adecuado de respuesta que el ERP pueda ofrecer a nivel transaccional. Capacidad de optimización de tiempos de respuesta (por ej. a través de balanceo de carga, manejo de caché, planificación de trabajos por perfiles, compresión de tráfico, gestión de recursos, otras soluciones avanzadas) para la base de datos, servidor de aplicaciones y demás componentes de software del ERP. Interfaz de usuario amigable. Ingreso de datos debe realizarse una sola vez, evitando duplicidad de esfuerzo por el ingreso de los mismos datos en diferentes puntos de entrada.

El implementador será responsable de implementar y administrar las herramientas de software solicitadas en las presentes bases, y de capacitar en el uso de éstas al personal de PETROPERÚ que corresponda. Estas herramientas deberán quedar para uso de PETROPERÚ al término del proyecto.

La capacitación referida en el párrafo anterior, además de la transferencia de conocimiento que recibirá el personal de PETROPERÚ a lo largo del proyecto, es una actividad formal, a incluir en el plan detallado de trabajo a acordar con el implementador. Este Plan incluirá el número de personas a capacitar, definido de mutuo acuerdo, así como el contenido, material, evaluaciones, etc. de las capacitaciones que se requieran.

Aquellas herramientas que requieran instalarse en estaciones de trabajo de PETROPERU, deberán estar certificadas para que puedan ejecutarse en estaciones de trabajo con sistema operativo Microsoft Windows 7 y Microsoft Windows XP.

2.3.1.1.2 REQUERIMIENTOS OPERATIVOS

• El sistema debe ser amigable.

• La facilidad de uso, el nivel de integración y la velocidad del sistema deberían permitir mejorar la eficiencia en el desempeño de las tareas rutinarias.

• El ERP debe ser accesado vía web, utilizando los navegadores de Internet de mayor uso en el mercado.

• El sistema debe brindar capacidades de auto-servicio que permitan a los usuarios, consultar, generar y exportar reportes, y gestionar su información sin necesidad de intervención del área de TI, Mesa de Ayuda, administrador del sistema o usuarios especializados.

• El entrenamiento a usuarios finales del sistema debe poder realizarse utilizando instrucciones simples y operaciones con documentación de usuario adecuada. El sistema también debe contar con ayuda en línea.

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• La casa de software debe brindar soporte continuo para el mantenimiento del software, incluyendo la disponibilidad de nuevas versiones que pudieran implementarse en un futuro.

2.3.1.1.3 REQUERIMIENTOS DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓ GICA PARA LOS AMBIENTES DE DESARROLLO, CAPACITACIÓN Y PRUEBAS

Esta sección tiene como objetivo principal describir el perfil necesario de la arquitectura de sistemas, que permita brindar el soporte adecuado para la implementación del nuevo ERP. A continuación se definen las secciones que se desarrollarán en este capítulo:

• Requisitos Generales, definiendo los términos generales a considerar para la orientación de la arquitectura de sistemas.

• Requisitos del Perfil del Sistema de Información, identificando los principales componentes que permitan una orientación hacia una arquitectura abierta.

• Requisitos del Perfil Infraestructura TI, permitiendo identificar componentes de infraestructura como soporte a una arquitectura flexible, escalable.

• Requisitos de hardware y software, definiendo el soporte adecuado del nuevo ERP para los ambientes de Desarrollo, Capacitación y Pruebas así como todo lo que se incorpore como recomendación de EL CONTRATISTA.

Requisitos Generales: La arquitectura tecnológica para los ambientes de desarrollo, capacitación y pruebas deberá ser confiable, tolerante a fallas, con un nivel de disponibilidad del servicio de 99.96% (correspondiendo a un objetivo de disponibilidad del servicio en un horario de 24x7, con una inactividad imprevista de aproximadamente 17 minutos al mes como máximo). En caso que la inactividad imprevista de esta arquitectura supere el tiempo permitido, se aplicará la penalidad correspondiente, indicada en el numeral 2 del Apéndice N° 08 Penalidades. Se identificará como inactividad imprevista de la arquitectura, a aquella inactividad del servicio no planificada previamente por EL CONTRATISTA. La inactividad planificada y aprobada por PETROPERÚ, no estará sujeta a penalidad. Esta arquitectura deberá ser administrable en cada uno de sus componentes tecnológicos, con capacidades de monitoreo en línea, auditable, de alto rendimiento, de alta disponibilidad y escalable. Para ello, EL CONTRATISTA deberá proporcionar herramientas de administración y monitoreo de la plataforma que nos permita medir el nivel de disponibilidad de la arquitectura tecnológica. El sistema ERP deberá contar con mecanismos de seguridad que garanticen la integridad, protección y confidencialidad de la información, asegurando el acceso a los datos de modo que pueda solo ser consultada y modificada por personal autorizado conectado al sistema ERP o por aplicaciones externas

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autorizadas tanto por la red interna como desde conexiones remotas. Para ello se deberá considerar las siguientes características mínimas de seguridad:

• Creación de usuario por empleado; cada empleado debe contar con un usuario único.

• Soportar autenticación única para el acceso al sistema.

• Soportar diferentes mecanismos de autenticación.

• Implementación de políticas de administración de contraseña tales como: longitud mínima permitida, número de intentos fallidos permitidos, prevención de múltiples ventanas intentando logon, frecuencia de cambio de contraseña.

• Control de niveles de autorización de acceso en las aplicaciones.

• Administración de accesos por roles y perfiles de usuario.

• Soporte a esquema de acceso remoto vía web en modo seguro.

• Auditoría de configuración del sistema y de las operaciones del negocio, así como la generación de información (a nivel detallado de ser necesario) que permita la trazabilidad de las operaciones y logs de operaciones configurable.

La arquitectura de sistemas deberá tener implementado mecanismos de seguridad auditables para evitar accesos no autorizados. Estos deberán estar conforme lo establece la Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799:2007 y a las políticas de seguridad de PETROPERU. El sistema ERP debe contar con las herramientas y componentes tecnológicos necesarios para soportar la gestión de toda la organización basándose en los Procesos, como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una ENTRADA para conseguir una SALIDA que satisfaga los requerimientos del Cliente. El sistema ERP deberá ser modular, integrado, configurable, adaptable y soportar estándares abiertos. EL CONTRATISTA implementará el sistema ERP considerando flujos de trabajo configurables, así como funciones para el monitoreo y control de estos flujos de trabajo. EL CONTRATISTA implementará el sistema ERP considerando estrategias para interoperabilidad optimizada con otros productos de software y con desarrollos propios de PETROPERÚ, teniendo la capacidad de intercambiar datos y posibilitar la integración entre dichos productos de software (Ver Apéndices N°02 y N°05). Requisitos del Perfil del Sistema de Información

• Arquitectura orientada a infraestructura flexible y escalable para el soporte y continuidad del negocio.

• El sistema ERP y todos los componentes de software (en su forma estándar así como en sus características avanzadas) que garanticen la operatividad del sistema integrado (por ej. base de datos, servidor de aplicaciones), deberá poder ejecutarse en diferentes plataformas

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tecnológicas de diferentes fabricantes de hardware de tal manera que sea posible la portabilidad del software.

• El sistema ERP deberá poder implementarse en plataformas heterogéneas a través de una distribución de sus componentes tecnológicos de acuerdo a las necesidades de PETROPERU. EL POSTOR indicará en su propuesta, cual es la arquitectura tecnológica para PETROPERU, de tal manera que garantice la disponibilidad y continuidad del servicio del ERP durante todo el proyecto de implementación.

• Soporte a un entorno de desarrollo de sistemas independiente, que permita atender los requerimientos de los procesos de negocio sin afectar directamente a los procesos y componentes tecnológicos del software ERP, facilitando la aplicación de correcciones, mejoras y/o actualización de versiones al ERP o algunos de sus componentes de software por parte del proveedor.

• Canales de acceso al sistema, los cuales deberán ser soportados por el ERP, entre ellos se identifican:

o Web browser (habilitado por defecto) o Dispositivos móviles o Comunicaciones colaborativas (B2B, B2C).

• Canales de entrega de servicios, como soporte en la entrega de los diversos servicios que se ponen a disposición de los usuarios:

o Portal o Intranet o Extranet o Web Services

La cantidad de usuarios que ingresarán por los diversos canales solicitados se definirá durante la etapa de implementación.

Requerimientos generales del canal:

Control de Accesos: • Debe tener habilitada la autenticación a través de Single Sign-On (SSO)

con SSL, lo que permitirá acceder al ERP desde una sola instancia de identificación de manera segura.

Servicios de Soporte de Red:

• Transporte de email – SMTP • Directorio Integrado – LDAP • Configuración Automática de Host – DHCP • Resolución de Nombres de Dominio –DNS • Administración de redes – SNMP • Network Time Protocol - NTP

Servicios de Transporte:

• Protocolo de comunicaciones - TCP/IP • Comunicaciones seguras con – IPSEC, SSL con encriptación • Intercambio de datos en Internet – HTTP • Intercambio de datos seguro en Internet –HTTPS • Protocolo de aplicaciones móviles - WAP

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Capa de presentación, cliente de bajo nivel de consumo de recursos donde los usuarios pueden interactuar con el sistema. Contiene las pantallas de Interfaz de Usuarios, así como las tareas de Workflow a ser realizadas por el usuario respectivo:

• HTML • Servlet Technology (JSP / Servlet API)

Capa de procesos de negocio, esta capa realiza la coordinación e integración entre los procesos de negocio y el monitoreo de las actividades respectivas. El ERP debe soportar:

• BPMS • BAM (opcional)

Capa de servicios y eventos, esta capa provee interfaz a todos los componentes disponibles dándoles un tratamiento de servicios reutilizables. El ERP debe soportar (y utilizar estándares de la industria) para:

• Web Services • XML • RPC • WSDL

Requisitos del Perfil Infraestructura TI Requisitos generales del perfil:

• Uso de estándares abiertos para tecnologías y plataformas.(ver glosario de términos para estándares abiertos)

• Diseño orientado a alta disponibilidad y alto rendimiento

• Selección de plataformas con capacidad de procesamiento y almacenamiento adecuados para la etapa de implementación, con características de escalabilidad, altamente disponible, tolerante a fallas, con buen desempeño

• Amplia disponibilidad de proveedores de Soporte Técnico Local 24x7

• Eliminar la dependencia del ERP con proveedores únicos de hardware

• Selección de productos en el mercado, donde exista diversidad de proveedores de soporte certificados para el ERP.

1. Base de Datos 2. Servidor de Aplicaciones / Web 3. Inteligencia de Negocios 4. Sistema Operativo 5. BPMS 6. Bus de Integración (EAI – Integración de Aplicaciones

Empresariales) 7. Herramientas de desarrollo y despliegue de aplicaciones

• Incrementar la interoperabilidad entre sistemas de información mediante el uso de una infraestructura común y estandarización.

• Capacidades de comunicación de alta velocidad entre servidores y medios de almacenamiento.

• Capacidades de comunicación de alta velocidad y uso eficiente del ancho de banda entre servidores de atención para usuarios y redes de datos de la empresa.

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El Perfil Infraestructura TI está compuesto por las siguientes capas:

• Capa de Software Base

• Capa de Administración de Datos

• Capa de Aplicación

• Capa de Inteligencia de Negocios

• Capa de Hardware

Requisitos de la Capa de software base:

• Sistemas operativos de servidores de misión crítica para arquitectura de 64bits.

• Administrable, con capacidades de monitoreo de rendimiento y gestión de carga de trabajo, registro de diagnóstico y trazabilidad, controles de seguridad y auditoría.

• Capacidad de realizar cambios en línea en la configuración del sistema operativo sin necesidad de reinicio.

• Sistemas Operativos de estaciones de trabajo (que soporten el acceso al ERP, certificado por el fabricante del ERP propuesto). Considerar estaciones de trabajo con sistema operativo Microsoft Windows 7 y Microsoft Windows XP.

• Soporte y mantenimiento local y global del sistema operativo. Requisitos de la Capa de Administración de Datos:

• Soporte a arquitectura de 64 bits y multiplataforma (Unix, Linux, Windows)

• Acceso a los datos vía múltiples interfaces

• Diseño orientado a alta disponibilidad para soportar sistemas de misión crítica

• Alto desempeño y tolerancia a fallas

• Soporte a escalabilidad implementando clusters, que permita operar en equipos de diferentes fabricantes de hardware y en más de una distribución en cada sistema operativo (Unix y Linux)

• Soporte a múltiples esquemas de respaldo, capacidad de recuperación ante fallos y gestión del uso de recursos

• Soporte de encriptamiento de datos, compresión de datos

• Administración y monitoreo centralizado con acceso local y/o remoto

• Con características de seguridad y auditoria a nivel detallado a efecto de poder realizar trazabilidad a nivel transaccional

• Soporte a transacciones distribuidas, entendiendo que son transacciones que actualizan datos en dos o más sistemas informáticos en red

• Soporte a paralelismo, particionamiento de tablas y/o índices, balanceo de carga

• Gestión automática de carga de trabajo, memoria y almacenamiento.

Requisitos de la Capa de Aplicación:

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• Software middleware de misión crítica, confiable, seguro, con características de alta disponibilidad y alto desempeño

• Con capacidad de administrar y monitorear de manera centralizada y/o remota; soporte de despliegue de aplicaciones basadas en web (J2EE, Servlets, JSP, EJB, Web Services)

• Soportar el acceso a bases de datos de diferentes fabricantes, multiplataforma, soporte a arquitecturas de 32-bits y 64-bits, basado en estándares (HTML, XML, IIOP, JDBC, SSL)

• Registro de diagnóstico y trazabilidad, controles de seguridad y auditoría, detección automática de fallas

• Soportar balanceo de carga, manejo de caché, compresión de tráfico.

Requisitos de la Capa de Inteligencia de Negocios:

• Soporte de servicios OLAP

• Interoperabilidad con otros productos de inteligencia de negocios

Requisitos de la Capa de Hardware:

• Almacenamiento de datos escalable, detección automática de fallas, administración y monitoreo centralizado por consola y/o remoto

• Almacenamiento de datos con soporte a múltiples niveles de RAID, alta disponibilidad y alto rendimiento en lectura/escritura y tasa de transferencia de I/O (Input / Output)

• Servidores de misión crítica, alta disponibilidad, escalabilidad (en procesador y memoria), con capacidad de detección automática de fallas, arquitectura de 64 bits

• Administración y monitoreo centralizado por consola y/o remoto, escalable

2.3.1.2 LICENCIAS El CONTRATISTA proporcionará licencias de uso de la Solución ERP para 870 usuarios sin restricción de accesos por módulo, dentro de las cuales se considera la licencia para desarrolladores, de la última versión del producto disponible en el mercado. PETROPERÚ considera como módulo a lo indicado en el acápite 2.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES, de las presentes Bases Técnicas. EL POSTOR, como parte de su propuesta económica, deberá incluir la cotización formal e irrevocable de la casa matriz de las licencias del ERP sugerido por él, asegurando mantener sin incremento el precio ofertado por un periodo mínimo de cinco (05) años contados a partir de la firma del contrato. Debe entenderse que para el licenciamiento futuro de productos ya licenciados, se mantendrá sin incremento el precio de las licencias del ERP propuesto con las mismas condiciones de descuento concedidas en su oferta, así como su soporte y mantenimiento anual, por un periodo mínimo de 05 años contados a partir de la firma del contrato, sin considerar la lista de precios vigente al momento de requerir el nuevo licenciamiento. Para el licenciamiento de productos adicionales requeridos en el futuro por PETROPERÚ, como parte del desarrollo de su arquitectura empresarial,

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mantendremos las mismas condiciones de descuento concedidas para este proceso. La casa de software del ERP deberá proporcionar el código fuente del producto a implementar, asimismo EL CONTRATISTA deberá entregar el código fuente y la documentación de las adecuaciones y desarrollos realizados. La casa de software del ERP debe hacerse responsable del diagnóstico y solución de cualquier falla que presenten los productos ofertados, de conformidad con los términos y procedimientos que se regulan en los Contratos de Licenciamiento así como el de Soporte y Mantenimiento Anual, según corresponda. Plan de entrega de licencias para usuarios:

Entrega Cantidad de usuarios

Licencias de Herramienta de Capacitación

(como mínimo 150)

Plazo máximo de entrega (*)

Primera 100 100 15 días calendario

contados a partir de la firma del contrato

Segunda 770 La diferencia respecto a lo

ofertado.

30 de Noviembre de 2011

(*) La conformidad de recepción de las licencias está condicionada a la entrega de los medios físicos (documentos) y digitales (software del ERP), lo cual es requisito para realizar el pago en cada oportunidad. El pago correspondiente a la primera entrega con sus motores y demás herramientas necesarias para el funcionamiento del ERP será el equivalente al 50% del paquete de licenciamiento; y, el pago de la segunda entrega será el equivalente al 50% del paquete de licenciamiento, el cual será pagado en el mes de diciembre de 2011. Los medios físicos se refieren a los documentos que emita el fabricante por el licenciamiento del software, que otorgue el derecho de uso a nombre de PETROPERÚ. El ERP debe incluir la base de datos y todo compone nte de software necesario para su funcionamiento, en su última vers ión certificada para la solución ERP.

2.3.1.3 SOPORTE Y MANTENIMIENTO ANUAL DEL FABRICANT E

Como parte del presente servicio se requiere el mantenimiento anual del fabricante, relacionado a las licencias del ERP. Este mantenimiento debe dar derecho a recibir las actualizaciones del fabricante sobre el producto original y las localizaciones propias del país. El servicio de Soporte y Mantenimiento deberá contar con las siguientes características mínimas:

• Pondrá a disposición del cliente las actualizaciones de los módulos del ERP, lo cual corresponde a recibir nuevas versiones, nuevas funcionalidades, paquetes de correcciones o cambios en la funcionalidad existente. Incluye alertas de seguridad, scripts o rutinas de actualización,

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correcciones para adaptar la funcionalidad por cambios en los requisitos legales, impositivos y regulatorios del país y actualización de documentación. Para este propósito, es deseable que el ERP provea una herramienta integrada de gestión.

• Brindará actualizaciones tecnológicas para el soporte de la evolución de los servidores, sistemas operativos y bases de datos, así como la certificación con productos de terceros.

• Brindará facilidades para registrar en línea, a través de un portal Web, el requerimiento de soporte, permitiendo el seguimiento y control de la atención del requerimiento así como la escalabilidad automática basada en tiempo y priorización de las solicitudes. Dicho portal de soporte deberá tener disponibilidad de 24x7.

• Prestará servicios de soporte remoto para la aplicación de los paquetes de corrección y mejora. En el caso del soporte telefónico, deberá estar disponible en español e inglés como primer y segundo nivel de atención respectivamente.

• Prestará servicios de soporte remoto para requerimientos de soporte al producto, tipificados por nivel de la falla y con Niveles de Servicio (SLA) asociados de acuerdo a cada nivel. . En este sentido, la Casa de Software deberá proveer atención especial en los siguientes casos :

− Mensajes de Soporte de prioridad muy alta, entendiéndose por este tipo de situaciones aquellas producen el apagado del sistema productivo, o restricciones severas del Sistema Aplicativo ERP en productivo que impidan el trabajo productivo de Petroperú, afectando seriamente sus procesos centrales: Para estos casos, la Casa de Software deberá responder dentro de una (1) hora desde que Petroperú reportó el mensaje y proveer un plan de acción en las siguientes 4 horas de producido el contacto.

− Mensajes de Soporte de prioridad alta, entendiéndose por este tipo de situaciones aquellas que se definen como pérdidas severas de funcionalidad y restricciones significativas del sistema productivo: Para estos casos, la Casa de Software deberá responder dentro de las cuatro (4 horas) siguientes que Petroperú reporte el mensaje de dicha prioridad.

• Priorizará requerimientos de soporte de acuerdo a la criticidad del problema definido por el implementador y PETROPERU, soportando niveles de escalamiento en periodos cortos de tiempo, de tal manera que no sea un impedimento para el avance y culminación de la implementación del ERP.

• Garantizará un tiempo máximo de atención de cuatro horas ante problemas muy graves en el sistema o fallas que no permitan realizar las funciones críticas del negocio. La atención de este tipo de fallas deberá contar con un nivel de soporte de 24x7, el tiempo indicado se computará en base a la fecha y hora en la cual se informa la falla al fabricante por los conductos formales que se establezcan.

• Asegurará la disponibilidad de documentación, guías y herramientas utilizadas para el diagnóstico y la recopilación de información requerida para el soporte del fabricante.

• Asignará un especialista dedicado al soporte del proyecto de implementación.

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• Brindará servicio de evaluación de la configuración y rendimiento para ayudar a alcanzar el rendimiento óptimo del sistema en producción.

• Brindará servicio de revisión de la calidad de la implementación.

• Priorizar las respuestas y acceso al equipo de expertos para acelerar la resolución de problemas.

• Garantizará que el sistema ERP será sujeto de mejora continua, a la par con la innovación tecnológica, asegurando un soporte no menor de ocho (08) años.

• Garantizará que el sistema ERP y los módulos relacionados a la industria OIL & GAS estarán en continua mejora e integración durante un periodo no menor de ocho (08) años.

• Garantizará que la versión del sistema ERP a implementarse tendrá un soporte no menor a 08 años, periodo durante el cual contará con las actualizaciones necesarias para su continuidad operativa.

• Facilitará la participación como mínimo a un evento internacional anual, de por lo menos dos (2) representantes de PETROPERU, durante dos años continuos como mínimo, con el propósito de conocer las experiencias de las empresas usuarias del ERP propuesto.

El POSTOR, como parte de su propuesta técnica, deberá presentar una carta de compromiso de la casa matriz, ofreciendo mantener la vigencia tecnológica del sistema por 08 años, según lo descrito en los párrafos anteriores. El POSTOR, como parte de su propuesta económica, deberá incluir la cotización formal e irrevocable de la casa matriz del Soporte y Mantenimiento, asegurando mantener sin incremento el precio ofertado por un periodo mínimo de cinco (05) años contados a partir de la firma del contrato. La propuesta de EL POSTOR debe incluir sólo el primer año de Soporte y Mantenimiento.

2.3.2 GESTIÓN DEL PROYECTO

La metodología de gestión de proyectos que se aplicará en el desarrollo, adecuación e implementación del ERP debe considerar las mejores prácticas del mercado, tomando en cuenta los aspectos relativos a los procesos de inicio o preparación, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre del proyecto. Como parte del enfoque de trabajo, EL CONTRATISTA debe poner a disposición de PETROPERÚ los informes de evaluación, revisiones, auditorias, pruebas y solución de problemas cuando éste lo requiera. Asimismo, EL CONTRATISTA debe proporcionar a PETROPERÚ el acceso a los ambientes de desarrollo, pruebas, capacitación y migración, y todos los relacionados al proyecto, para el monitoreo y revisión del avance del servicio. La aplicación de los procesos antes mencionados requiere desarrollar actividades de gestión, las mismas que deben formar parte integral de la metodología. Como mínimo se debe considerar: la gestión del alcance, la gestión de riesgos, la gestión de las comunicaciones, control integrado de cambios, gestión de la calidad, gestión de los recursos humanos y gestión de tiempos. A continuación se describen los aspectos que EL CONTRATISTA debe considerar:

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2.3.2.1 GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

La Gestión de la Integración del Proyecto deberá considerar como mínimo:

• Acta de Constitución del Proyecto

• Proceso para organizar todos los planes del Proyecto

• Proceso para la dirección y ejecución del Proyecto

• Proceso para la supervisión y control de la ejecución del Proyecto

• Proceso para efectuar control integrado de cambios del Proyecto.

• Proceso de Cierre del Proyecto.

2.3.2.2 GESTIÓN DEL ALCANCE

La Gestión del Alcance debe incluir el conjunto de actividades necesarias para asegurarse de que el Proyecto incluya todo el trabajo requerido, para completarlo satisfactoriamente, definiendo y controlando todo aquello que está incluido en el proyecto.

Al final de la etapa de diseño de la solución, se debe detallar claramente el alcance del servicio de implementación , el cual debe ser formalmente aprobado e implementado.

Se debe identificar los entregables principales, subdividirlos y describir características y especificaciones técnicas requeridas para verificar la conformidad de los mismos.

Se debe formalizar la aceptación de los entregables que se deben completar en el proyecto.

La gestión del alcance debe administrar y controlar los cambios que afecten el alcance del proyecto, para lo cual se debe establecer el procedimiento que define la formulación y aprobación de dichos cambios, así como el impacto que éstos generen en el Plan Integral del proyecto.

En resumen, la Gestión del Alcance deberá considerar como mínimo:

• Proceso de definición del alcance y actividades del servicio de implementación del ERP.

• Proceso de descripción detallada de los entregables

• Esquema de control de cambios del Alcance (ver detalle en la sección 3.1 CONTROL DE CAMBIOS AL CONTRATO)

2.3.2.3 GESTIÓN DE TIEMPOS (CRONOGRAMAS)

La Gestión de Tiempos deberá considerar como mínimo:

• Definición de tiempos y responsables por cada actividad

• Proceso para determinar la secuencia de actividades (definición clara y coherente de secuencias)

• Esquema de control de cambios del cronograma del proyecto

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2.3.2.4 GESTIÓN DE RIESGOS

La Gestión de Riesgos deberá considerar como mínimo:

• Proceso de Planificación de Riesgos

• Proceso para la identificación de riesgos

• Proceso para la valoración de riesgos

• Proceso para implementar acciones de reducción de riesgos

• Esquema para el control y seguimiento de la gestión de riesgos

2.3.2.5 GESTIÓN DE COMUNICACIONES

La Gestión de Comunicaciones deberá considerar como mínimo:

• Proceso para la Planificación de las Comunicaciones

• Esquema de recopilación de la información

• Esquema de distribución de información a los involucrados

2.3.2.6 GESTIÓN DE LA CALIDAD

La Gestión de la Calidad deberá considerar como mínimo:

• Proceso de Planificación de la Gestión de la Calidad

• Métodos para determinar el nivel de calidad de los entregables y de los procesos aplicados con la finalidad de asegurar que todos los procesos necesarios cumplan con los requerimientos del proyecto.

• Esquema para la supervisión de los resultados del proyecto

2.3.2.7 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

El plan derivado de ello define la representatividad de cada integrante del equipo del proyecto, a nivel de la organización del proyecto, incluyendo el alcance de sus roles y responsabilidades en él, permitiendo identificar claramente a todos los miembros del equipo del proyecto y las relaciones entre sí.

La Gestión de Recursos Humanos deberá considerar como mínimo:

• Proceso de Planificación de la Gestión de Recursos Humanos

• Esquema para evaluar las competencias del equipo de trabajo del proyecto

• Esquema para la supervisión del rendimiento de los miembros del equipo de trabajo.

2.3.3 SERVICIOS DE IMPLEMENTACIÓN

Los servicios de implementación comprenden:

• Evaluación de la arquitectura tecnológica para el ambiente de producción

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• Provisión del hardware requerido para el entorno de implementación

• Parametrización técnica y funcional

• Capacitación

• Pruebas

• Migración de datos

• Implementación de Interfaces de los sistemas de PETROPERU con el nuevo ERP

• Seguridad, accesos, perfiles y usuarios

• Implementación de reportes

• Gestión de adecuaciones

• Gestión del cambio

• Gestión de la transición

• Plan de afinamiento, operación y mantenimiento de la solución

En la etapa de Implementación del Sistema de Información, se deben considerar las actividades referidas a los aspectos relacionados con la implementación de las etapas principales comprendidas en el Ciclo de Vida del Proyecto y que se encuentran descritas en la sección 2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO. A su vez, debe encontrarse soportado por la metodología del PMI para la gestión del proyecto que asegure la calidad de cada proceso, monitoreo, seguimiento a actividades y una planificación adecuada, considerando como mínimo las siguientes áreas de gestión, las mismas que se encuentran descritas con mayor detalle en la sección 2.3.2 GESTIÓN DEL PROYECTO. Se considerarán los siguientes grupos de procesos:

• Procesos de Inicio

• Procesos de la Planificación del Proyecto

• Procesos de Ejecución

• Procesos de Seguimiento y Control

• Procesos de Cierre

2.3.3.1 EVALUACIÓN DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA PARA EL

AMBIENTE DE PRODUCCIÓN Y CONTINGENCIA Las siguientes actividades deben ser realizadas por EL CONTRATISTA y presentadas mediante un informe a PETROPERÚ. Este informe se entregará a los 60 días calendario de iniciado el servicio de implementación:

• El Análisis y Evaluación Técnica de requerimientos de la Plataforma Tecnológica para Producción y Contingencia considerará una proyección de crecimiento de cinco (05) años. En el análisis considerar por lo menos tres alternativas diferentes.

• La recomendación será con sustento técnico para la Plataforma Tecnológica (Requerimientos de Hardware, Base de Datos, Sistema Operativo) de los servidores de Producción y Contingencia. En caso que el ERP propuesto requiera de infraestructura adicional para otros servicios complementarios, éstos también deben estar incluidos en esta recomendación. Asimismo, sustentar técnicamente los requerimientos de

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comunicaciones (ancho de banda, velocidad de transferencia) para cada posible medio de transmisión tanto terrestres como satelitales para líneas dedicadas o vía internet para el óptimo funcionamiento del ERP con cobertura a nivel nacional.

• Para el dimensionamiento (Sizing) de la Plataforma Tecnológica de Producción y Contingencia, deberá presentar el sustento técnico del Sizing recomendado por el fabricante de hardware, de acuerdo a las necesidades actuales y proyección de crecimiento de cinco (05) años. El servicio de contingencia del ERP deberá contemplar tanto hardware como software, entendiendo por esto la provisión de capacidades de procesamiento y almacenamiento en un centro de datos alterno, así como la contingencia en caso de falla para el hardware y sus componentes físicos, y software ERP y sus componentes lógicos (aplicación y base de datos).

• Incluir recomendaciones sobre las características técnicas mínimas de las estaciones de trabajo (hardware y software), que garanticen un buen tiempo de respuesta.

A continuación se precisa el contenido requerido en estas actividades y así mismo información necesaria para su realización:

• Análisis, Evaluación de requerimientos de la Plataf orma Tecnológica y

Recomendaciones : Los ambientes de Producción y Contingencia deberán cumplir con los requerimientos indicados en la sección 2.3.1.1.3 REQUERIMIENTOS DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA PARA LOS AMBIENTES DE DESARROLLO, CAPACITACIÓN Y PRUEBAS. En este proceso se deberá considerar:

o Identificar al fabricante y la versión de sistema operativo, base de datos, servidor de aplicaciones/web y otros componentes de software utilizados durante la implementación del ERP y necesarios para los ambientes de producción y contingencia. Estos componentes de software deberán ser aplicados en los ambientes de desarrollo, pruebas y capacitación.

o Identificar al fabricante o los fabricantes de los servidores y almacenamiento externo a ser utilizados para la evaluación de los ambientes de Producción y Contingencia. También deberán ser aplicados en los ambientes de desarrollo, capacitación y pruebas.

o Identificar al fabricante y la versión del sistema BPMS a ser utilizado para la implementación del ERP; en los ambientes de desarrollo, pruebas, capacitación y producción.

o Identificar el método de integración de aplicaciones (EAI) y las herramientas necesarias para su implementación; en los ambientes de desarrollo, pruebas, capacitación y producción.

o Identificar las herramientas necesarias para administrar, monitorear, diagnosticar y operar de manera confiable y segura el entorno de producción y contingencia. Estas herramientas podrán ser utilizadas para los ambientes de desarrollo, capacitación y pruebas.

o Identificar las necesidades de comunicaciones (ancho de banda, velocidad de transferencia de datos, seguridad en las comunicaciones, calidad de servicio entre otros) de los enlaces LAN/WAN de todas las sedes de PETROPERU. Para ello, se deberá

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considerar la distribución geográfica de las distintas áreas de la empresa descritas en la sección 1.1 ENTIDAD CONTRATANTE.

o La recomendación deberá definir la arquitectura de los servidores (capacidad de memoria, velocidad de bus de datos, número de procesadores soportados, clase de procesadores de 32 o 64 bits, capacidades de comunicación de datos, soporte de virtualización, etc.), sistemas operativos a ser utilizados en el Entorno de Producción y Contingencia, y el almacenamiento externo que acompañara a la arquitectura tecnológica.

o El Entorno de Producción propuesto debe ser técnicamente compatible con el Entorno de Implementación, de tal forma que el proceso de traslado de los ambientes de desarrollo, capacitación y pruebas al servidor de producción definitivo, represente un esfuerzo mínimo para el proyecto, evitando generar demoras en el mismo.

o Proyectar las capacidades de recursos del entorno de producción con un horizonte de escalabilidad y crecimiento que garantice el soporte a las operaciones de la empresa, que abarque como mínimo los próximos cinco (05) años posteriores a la fecha de salida a producción del nuevo ERP. Para ello, el entorno de producción y contingencia deberán considerar la cantidad de usuarios con sus respectivas licencias proyectada según lo indicado en la sección 2.3.1.2 LICENCIAS.

• Dimensionamiento (Sizing) de la Plataforma Tecnológica de Producción y Contingencia: A continuación presentamos la información principal a ser tomada en consideración para el sizing de este entorno:

1. Considerar que la capacidad del entorno de producción deberá ser proyectada con un horizonte de escalabilidad y crecimiento que garantice el soporte a las operaciones de la empresa, que abarque como mínimo los próximos cinco (05) años posteriores a la fecha de salida a producción del nuevo ERP.

2. Considerar de manera referencial el volumen de carga de trabajo, cantidad de transacciones y métricas de tiempo de respuesta de la solución ERP Actual (JD Edwards World Software) en el dimensionamiento de la plataforma.

3. Considerar un crecimiento de usuarios con acceso al ERP. Utilizar como referencia la cantidad de licencias a ser asignadas a los usuarios en el entorno de producción proyectada según lo indicado en la sección 2.3.1.2 LICENCIAS.

4. La información requerida para este dimensionamiento (Sizing) será proporcionada por PETROPERÚ al CONTRATISTA.

2.3.3.2 PROVISIÓN DEL HARDWARE REQUERIDO PARA EL EN TORNO DE IMPLEMENTACIÓN

A continuación presentamos la información principal a ser tomada en consideración para este entorno:

1. El entorno de implementación deberá ser dimensionado y provisto a los treinta (30) días calendario de iniciado el servicio de implementación, considerando que su periodo de aplicación será durante la etapa de implementación del Nuevo ERP. Al término del proyecto EL CONTRATISTA podrá disponer de dicho entorno según crea conveniente.

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2. El siguiente cuadro resume el entorno considerado al respecto y la cantidad de usuarios identificados en este entorno.

Denominación del Servidor

Función Número de Usuarios a ser Soportados

Desarrollo, Capacitación y Pruebas

Ambiente de trabajo para parametrización y configuración del sistema, así como para ejecutar las pruebas y capacitación de usuarios.

100

Este servidor deberá ser dimensionado, proporcionado, instalado y gestionado por el implementador (incluye las herramientas propuestas), quién a su vez será responsable del monitoreo, optimización, seguridad, respaldo/recuperación y continuidad de su operación. Este servicio también podrá ser provisto bajo la modalidad de Hosting, en cuyo caso el postor proveerá además, los servicios de comunicación entre el Hosting y PETROPERÚ. Todas estas acciones serán efectuadas en coordinación con el equipo técnico interno de PETROPERÚ. Esta infraestructura será utilizada de manera transitoria por el proyecto hasta que PETROPERÚ contrate los servicios de la plataforma definitiva de producción y esté habilitado para trabajar en ella. La plataforma de implementación del ERP debe estar disponible durante todo el proceso de implementación más el período de acompañamiento. EL CONTRATISTA deberá migrar sus ambientes de implementación (Desarrollo, Capacitación y Pruebas) a la nueva plataforma de producción. Como parte de su propuesta técnica, EL POSTOR deberá entregar su Plan de instalación, configuración y puesta en marcha de los ambientes de Desarrollo, Pruebas, Capacitación y Migración. Para el caso en que esta infraestructura se deba instalar en las oficinas de PETROPERÚ, EL POSTOR deberá indicar en su propuesta los requerimientos de espacio, energía, aire acondicionado y otros que requiera para su correcto funcionamiento. En el entorno de implementación, para las pruebas de funcionalidad necesarias de usuarios remotos vía web o usando dispositivos móviles accesando al ERP, PETROPERÚ se encargará de proveer los medios de acceso requeridos tales como: conexión a Internet, conexión inalámbrica, conexión vía GPRS, etc.

2.3.3.3 PARAMETRIZACIÓN TÉCNICA Y FUNCIONAL

EL CONTRATISTA deberá implementar los mecanismos que aseguren la configuración adecuada de los módulos funcionales y operativos del nuevo ERP y que se encuentran definidos en el alcance del proyecto de implementación del nuevo ERP, en el marco de las actividades comprendidas en la Gestión de Configuración descrita en la sección 2.4.2.2 GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN del presente documento.

Para ello debe considerar los requerimientos detallados en las secciones a las que se hace referencia a continuación:

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• Requerimientos Generales, cuyos aspectos se encuentran descritos en la sección 2.3.1.1.1 REQUERIMIENTOS GENERALES

• Requerimientos Funcionales, comprendiendo el alcance funcional y que se detalla en la sección 2.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

• Requerimientos Operativos, que corresponden a aquellos aspectos de funcionalidad operativa global descrita en la sección 2.3.1.1.2 REQUERIMIENTOS OPERATIVOS

• Requerimientos de Arquitectura Tecnológica, que corresponden a los aspectos del sistema de información y la infraestructura descritos en la sección 2.3.1.1.3 REQUERIMIENTOS DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA

2.3.3.4 CAPACITACIÓN

2.3.3.4.1 METODOLOGÍA

El Postor propondrá su Metodología para el éxito del proyecto, en ese sentido considerando que debe existir un alto nivel de integración del personal de PETROPERÚ en los aspectos relacionados a la Gestión y Ciclo de Vida del Proyecto, el Postor deberá realizar la capacitación necesaria al personal de PETROPERÚ que compone los siguientes equipos:

� Equipo de Dirección del Proyecto.

� Equipo de Implementación del Proyecto.

2.3.3.4.2 CAPACITACIÓN DE PERSONAL TÉCNICO Y DE USU ARIOS La capacitación necesaria sobre el conocimiento relacionado al ERP para el proyecto está prevista en los planes indicados a continuación:

• Plan de Formación de la sección 2.3.3.11 GESTION DEL CAMBIO

• Plan de Transferencia Tecnológica de la sección 2.3.3.11 GESTION DEL CAMBIO

La estrategia a ser aplicada por EL CONTRATISTA deberá ser validada mediante el uso de una herramienta en línea (Web), talleres o evaluaciones que aseguren un buen nivel de conocimiento teórico y práctico por parte de los usuarios antes de la fecha de salida a producción. EL POSTOR deberá incluir en su propuesta, información técnica de la herramienta ofrecida; como catálogos, folletos, entre otros; que evidencie la cobertura de lo siguiente:

• Facilidades de aprendizaje interactivo con la herramienta (Casos prácticos, evaluaciones sobre lo aprendido). Que pueda ser utilizada para capacitación en otras materias diferentes al ERP.

• Permitir la segmentación de usuarios y permisos para diferentes tareas con el aplicativo.

• Capacidad para contar con flujos de aprobación para corroborar la calidad del contenido que será publicado.

• Capacidad de establecer colaboración entre los usuarios de la herramienta, Pruebas y simulaciones de las capacitaciones.

• Generador de material de capacitación.

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• Ser una herramienta de fácil uso.

La propuesta deberá considerar como mínimo 150 licencias de la herramienta de capacitación, cuya entrega se detalla en el cuadro de entrega de licencias del numeral 2.3.1.2. LICENCIAS .

2.3.3.5 PRUEBAS

Alcance: Plan de Pruebas: EL CONTRATISTA desarrollará el Plan de pruebas que deberá cubrir las siguientes fases:

• Planificar lo que será probado • Preparar las pruebas. • Ejecutar las pruebas • Reporte de resultados.

Se desarrollarán varios tipos de pruebas, las que serán empleadas para confirmar que los procesos del negocio configurados obedecen a lo requerido por PETROPERÚ y que la configuración, interfaces y sistemas integrados al ERP están preparados para entrar a la fase de producción. Se deberá identificar los casos de prueba y escenarios a desarrollar para aplicar los métodos de prueba, clasificando y especificando los niveles de severidad de los problemas encontrados durante las pruebas. Criterios de aceptación El plan de pruebas debe desarrollar en forma objetiva los criterios de aceptación de las pruebas realizadas referidas a todos los Niveles considerados en el enfoque de las pruebas tanto para procesos transaccionales, procesos masivos, sistemas integrados e interfaces. Enfoque de las pruebas: Las pruebas a ser consideradas en el plan serán divididas en los niveles indicados a continuación. NIVEL I.- Pruebas de Desarrollador: Pruebas realizadas por el personal de EL CONTRATISTA relacionados a componentes de bajo nivel. Participantes: personal de EL CONTRATISTA. NIVEL II.- Prueba Unitaria de Transacción: Corresponde a la prueba individual de una transacción con el fin de confirmar si la operación se realiza en forma satisfactoria dada una configuración, modificación ó creación de módulo, a nivel de datos resultantes y performance. Primera Certificación: Certificación de EL CONTRATISTA, Segunda Certificación: Certificación de Usuario Clave de PETROPERÚ. NIVEL III.- Pruebas Seriales de Transacción: Corresponde a un conjunto de pruebas realizadas en forma simultánea con el fin de confirmar si las operaciones se realizan en forma satisfactoria dada una configuración del módulo, a nivel de datos resultantes y performance. Primera Certificación: Certificación de EL CONTRATISTA, Segunda Certificación: Certificación de Usuario Clave de PETROPERÚ.

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NIVEL IV.- Pruebas Unitarias de Procesos: Corresponde al conjunto de pruebas de punta a punta de un proceso implementado siguiendo el flujo de trabajo propio de la empresa. Primera Certificación: Certificación de EL CONTRATISTA, Segunda Certificación: Certificación de Usuario Clave de PETROPERÚ. NIVEL V.- Pruebas Integrales del ERP: Corresponde al conjunto de pruebas de punta a punta, en forma simultánea, del grupo de procesos identificados en el plan de pruebas como críticos o recurrentes. Incluyen las pruebas de integración con otros sistemas de información (interfaces). Primera Certificación: Certificación de EL CONTRATISTA, Segunda Certificación: Certificación de Usuario Clave de PETROPERÚ. NIVEL VI.- Pruebas Integrales en el entorno de Producción: Corresponde al conjunto de pruebas de punta a punta, en forma simultánea, del grupo de procesos identificados en el plan de pruebas como críticos o recurrentes. Primera Certificación: Certificación de EL CONTRATISTA, Segunda Certificación: Certificación de Usuario Clave de PETROPERÚ. Otras pruebas:

• Pruebas de seguridad • Pruebas de regresión o trazabilidad. • Configuración de los procesos del negocio • Desarrollo de Objetos, conversiones de datos, interfaces, formatos,

reportes, etc. • Pruebas de Hardware en ambiente de producción. • Pruebas de conectividad y ancho de banda. • Procesos de soporte de administración del sistema (backup, recovery

plan, etc) El personal técnico del Proyecto por parte de PETROPERÚ realizará en forma paralela a todas las pruebas, el monitoreo del uso de los recursos de los servidores y de la base de datos a fin de identificar y reportar todos los problemas potenciales para su solución. Las pruebas serán documentadas por EL CONTRATISTA y aprobadas en conjunto con el personal de PETROPERÚ. Si a pesar de que los resultados de las pruebas están alineado con lo definido en la fase de “Revisión, Rediseño y Estandarización de los Procesos a Implementar”, el personal de PETROPERÚ solicita un cambio, éste se gestionará, a través del proceso de Control de Cambios, siempre y cuando exista documentación aprobada por el Key User y Gerente Propietario del Proceso.

2.3.3.6 MIGRACIÓN DE DATOS

EL CONTRATISTA debe formular el plan correspondiente para esta etapa, definiendo las actividades, tiempos y recursos estimados para llevar a cabo lo establecido en la estrategia de migración. Debe considerar lo siguiente:

• Cronograma detallado de las actividades, recursos y tiempos

• Debe contemplar las estrategias de migración de información, que aseguren la integridad de datos en el nuevo ERP

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2.3.3.6.1 DEPURACIÓN Y MIGRACIÓN DE INFORMACIÓN

Corresponde a las definiciones que deben ser consideradas por EL CONTRATISTA para el proceso de migración al ERP propuesto.

2.3.3.6.1.1 ESTRATEGIA DE MIGRACIÓN

La ejecución de las actividades a ser planificadas para atender la estrategia de migración se deberá realizar con la anticipación debida a fin de que EL CONTRATISTA asegure el éxito de la migración de datos en la fecha de las pruebas unitarias e integrales, previas a la salida en producción del ERP. Esta estrategia se formula considerando como marco de referencia la Norma Técnica Peruana referida a Tecnología de Información – Procesos de Ciclos de Vida de Software (NTP-ISO/IEC 12207:2006) y comprende las siguientes áreas:

• Definición de Alcance de la Migración , comprendiendo las siguientes actividades:

� Evaluación de la información que se migrará por cada módulo, en esta actividad es importante que se realice la evaluación en base a las entidades comprendidas por cada módulo (tablas principales, de procesos y tablas complementarias), así como la relevancia de la información asociada a éstas, esta evaluación debe comprender las necesidades identificadas por PETROPERÚ, como aquellas que EL CONTRATISTA identifique como información que requiere obtener del ERP Actual. A continuación se enumeran, como referencia no limitativa, las entidades mínimas a ser consideradas:

� Clientes � Representantes de Ventas � Productos � Precios � Proveedores � Bancos � Inventario de Pendientes de Cuentas por Cobrar � Inventario de Pendientes de Cuentas por Pagar � Inventario de crudo y productos � Activo Fijo � Saldos Contables � Contratos Vigentes � Plan de Cuentas � Inversiones Multianuales

� Determinación de las características que definen la vigencia de la información, una vez identificadas las entidades e información asociada, es importante considerar los elementos que determinan la vigencia de los datos, con ello se busca seleccionar la información relevante para el nuevo ERP, buscando la limpieza e integridad de los datos sujetos del proceso de migración.

� Migración de información transaccional, considerando la relevancia de trasladar información al nuevo ERP y que tenga por objeto

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principalmente el soporte a continuidad de los procesos y operaciones pendientes a la fecha de corte (previa a la puesta en marcha del nuevo sistema). Bajo estas consideraciones resulta conveniente el traslado de saldos y documentos sustentatorios de ser necesarios (información relacionada a cuentas de control).

El tratamiento de Información histórica no constituye parte del presente proyecto.

• Migración de información La definición precisa de alcance de la migración y volúmenes de datos de la migración serán determinados por PETROPERÚ conjuntamente con EL CONTRATISTA durante la implementación. Como información referencial, en el ejercicio 2008 se ha tenido aproximadamente un millón y medio de transacciones anuales. Una vez definido el alcance respecto a la información que se migrará, se debe preparar, documentar y ejecutar un plan de migración, que contemple las actividades siguientes:

� Análisis de requerimientos y migración de la información, una vez definidas las entidades y su información relacionada, se deben determinar los componentes de datos a ser migrados definiendo: � Entidad origen, referida al ERP actual � Entidad destino, corresponde a la entidad que representa en el

nuevo ERP � Texto breve definiendo el contenido de la información a migrar � Indicar los módulos a los que da soporte funcional la información

a migrar. Tipo de migración, se debe determinar en función al alcance definido para la información a migrar, consiste en seleccionar el modo en que se traslada la información: o Transaccional, corresponderá a información que en el ERP

actual se encuentra pendiente de gestión y que corresponde a cuentas de control (cuya afectación debe contar con sustentos de documentos o transacciones) como cuentas corrientes (tales como: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, partidas de conciliación bancaria no conciliadas, activos vigentes en proceso de depreciación) a la fecha de corte establecida para la migración

o Totalizada, se aplica a aquellas entidades que no requieren del traslado del detalle de su composición sino a la totalización de los resultados a la fecha de corte, este tipo de migración se aplica entre otras a los saldos de cuentas contables, saldos de inventarios de productos y materiales, saldos de cuentas bancarias

o Integral/Completa, cuando la información que se debe trasladar corresponde a todos los registros vigentes de una tabla (incluye tablas y archivos maestros)

� Procesos de depuración de información. Esta actividad a cargo de PETROPERÚ, debe realizarse antes de iniciar la migración con el fin de depurar previamente la información que va a ser parte de dicho proceso. En el ERP JD Edwards de uso actual por PETROPERÚ, existen procesos nativos de depuración para los módulos JDE de

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Contabilidad General, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, que pasan a los archivos históricos correspondientes, las transacciones completadas o finalizadas de períodos a elección del usuario, dejando las transacciones pendientes en los archivos en línea correspondientes del JD Edwards.

� Procesos de integridad de datos. Esta actividad a cargo de PETROPERÚ debe realizarse antes de iniciar la migración para permitir verificar si el encadenamiento que soporta las relaciones entre entidades está completo o faltan registros para algunas ocurrencias de entidades. Estos procesos emiten reportes que permiten a los usuarios responsables de módulos JDE, hacer seguimiento a las posibles ausencias de registros y actuar en consecuencia.

� Las actividades de análisis, evaluación de calidad y limpieza de datos, deben ser realizadas antes de la migración de los datos por los usuarios de PETROPERÚ con la ayuda de herramienta(s) apropiadas para dichas actividades a proporcionar por EL CONTRATISTA, quien además brindará la capacitación necesaria en el uso de dichas herramientas.

� La actividad de extracción de datos desde los sistemas de origen (ERP JD Edwards y otros) hasta una base de datos intermedia estará a cargo de PETROPERÚ, bajo los lineamientos y estrategias que se defina con EL CONTRATISTA. Se utilizarán herramienta(s) de extracción, transformación y carga de datos (ETL’s) para esta actividad a proporcionar por EL CONTRATISTA, quien además brindará la capacitación necesaria en el uso de dichas herramientas.

� La capacitación referida en los dos párrafos anteriores, además de la transferencia de conocimiento que recibirá el personal de PETROPERÚ a lo largo del proyecto, es una actividad formal, a incluir en el plan detallado de trabajo a acordar con el implementador.

� EL CONTRATISTA verificará los datos puestos por PETROPERÚ en la base de datos intermedia y dará su aprobación de encontrarlos correctos, caso contrario alcanzará sus observaciones a PETROPERÚ para su corrección.

� Transformación de los datos, esta actividad corresponde a la definición detallada de los componentes de datos en cuanto a los siguientes elementos: � Tabla origen, que contiene la información seleccionada en el

sistema actual � Tabla destino, identificada como la tabla que servirá como

repositorio en el nuevo ERP de la información origen � Campos de datos de origen, corresponde a las tablas del

sistema actual, definiendo cada atributo (tipo de dato, tamaño, definición)

� Campos de dato de destino, definiendo el campo en que residirán los datos de origen

� Reglas de conversión o integración de los datos en el nuevo ERP, comprendiendo aquellas definiciones que permitan la asimilación adecuada de la información en el nuevo ERP, partiendo del análisis consolidado de todas las entidades a ser migradas

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� Uso de herramienta(s) para actividades de extracción, transformación y carga de datos (ETL’s), así como la construcción de los componentes que sean necesarios para llevar a cabo las operaciones de migración desde una base de datos provisional (staging database) a la base de datos del nuevo ERP. EL POSTOR deberá incluir en su propuesta, información técnica de la(s) herramienta(s) ofrecida(s); como catálogos, folletos, entre otros; que evidencie la cobertura de las características de la(s) herramienta(s)

� EL POSTOR debe considerar la necesidad de una base de datos provisional (staging database) exclusiva para el proceso de migración de información. Deberá proveer un ambiente exclusivo para todo el proceso de migración. La ejecución de la migración, consiste en la implementación de los procesos que deben construirse para la transferencia de la información entre el actual y el nuevo ERP

� Pruebas de migración, tanto unitarias como pruebas de esfuerzo (pruebas de estrés) de migración total

� Verificación de la información, un aspecto importante a considerar es el concerniente a la evaluación y verificación de los resultados del proceso de migración, con lo que se garantiza que finalmente el proceso sea concluido de manera exitosa. Las actividades mínimas que se deben considerar para asegurar la asimilación adecuada de la información migrada son: � Evaluación de la información a nivel de totales, número de

registros e importes migrados � Muestreo de la información migrada por tipo de documento, que

ayude a evaluar la calidad de la información migrada � Operatividad de los procesos en el nuevo ERP utilizando la

información migrada

• Responsabilidades definidas para el Proyecto de Mig ración de Datos A continuación, se detallan las responsabilidades correspondientes tanto a PETROPERÚ como a EL CONTRATISTA acerca de las actividades del proyecto de migración:

RESPONSABILIDAD CONTRATISTA PETROPERÚ Definir la estrategia para el proyecto de migración X Planeamiento y gestión de las actividades del proyecto de migración

X

Propuesta y documentación de diseño de la solución de la migración

X

Aprobación del proyecto de migración X Análisis, evaluación de calidad y limpieza de datos X Extracción de la información necesaria desde el ERP actual (JD Edwards y otros) hacia la base de datos provisional (staging database)

X

Analizar, Diseñar e Implementar los procesos de conversión y carga de datos al nuevo ERP

X

Elaboración de los casos de prueba X X Ejecución de todas las pruebas de migración X X

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RESPONSABILIDAD CONTRATISTA PETROPERÚ Aprobación formal de los resultados de las pruebas de migración y de los entregables establecidos para el proyecto de migración

X

Control de calidad de la migración efectuada (para la puesta en producción) X X

2.3.3.7 Implementación de Interfaces de los Sistema s de PETROPERÚ con el

nuevo ERP A continuación se identifican las actividades que se han determinado como resultado de la definición de las estrategias de migración que aseguran la interoperabilidad de los sistemas, subsistemas y procesos actuales, que luego de la implementación del nuevo ERP se mantengan como sistemas satélites de PETROPERÚ y, en adición a éstos, los sistemas externos tales como sistemas de organismos gubernamentales, entidades bancarias y otras entidades. PETROPERÚ hará las gestiones con las entidades externas con las que quiera realizar una nueva interfaz, para que brinden las facilidades administrativas y técnicas para su desarrollo, no siendo responsabilidad de EL CONTRATISTA si las facilidades no se dieran. PETROPERÚ gestionará los permisos necesarios o licencias de ser el caso, para posibilitar el desarrollo de interfaces. Mayores detalles de la implementación de interfaces serán definidos con EL CONTRATISTA. Se deben desarrollar como mínimo las actividades siguientes:

� Análisis de interfaces actuales , en esta actividad se debe realizar el relevamiento de todos los sistemas, subsistemas y otros procesos de transferencia de información que deben considerarse en el proceso de implementación del nuevo ERP.

� Definición de nuevo modelo de interfaces , comprende la evaluación de las interfaces actuales (de manera individual o consolidada) y cómo éstas serán planteadas con respecto al nuevo ERP. Se debe considerar la Integración de Aplicaciones Empresariales (EAI), utilizando herramientas de interoperabilidad y principios de arquitectura de sistemas para integración de aplicaciones, que debe incorporar la contratación del nuevo ERP, con la finalidad de proporcionar información al sistema de gestión empresarial

� Implementación de interfaces en el nuevo ERP. En esta actividad es importante que EL CONTRATISTA contemple dentro del alcance de cada interfaz los sistemas de origen y/o destino que interactuarán con el nuevo ERP a fin de realizar los cambios que correspondan en cada caso con el fin de asegurar la continuidad de las operaciones que actualmente se soportan

� Integración de Soluciones , es importante plantear en las actividades de planificación la visibilidad integrada de todos los mecanismos de interconexión de todos los sistemas y subsistemas, permitiendo realizar un seguimiento y control adecuado en el logro de los objetivos propuestos en esta integración, lo que se busca lograr con la utilización de la Integración de Aplicaciones Empresariales (EAI).

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� Pruebas y validación del nuevo modelo , permitirá verificar que los procesos de interoperabilidad se hayan concluido de manera esperada (calidad y tiempo de respuesta), asegurando la continuidad de las operaciones de todos los componentes de software identificados (sistemas, subsistemas y procesos internos y externos a PETROPERÚ)

� Las Interfaces mínimas a considerar , se encuentran detalladas en las matrices funcionales anexas a este documento (Ver Apéndice N° 05)

• Responsabilidades definidas para el Proyecto de Imp lementación de Interfaces de los Sistemas de PETROPERÚ con el nuev o ERP A continuación, se detallan las responsabilidades correspondientes tanto a PETROPERÚ como a EL CONTRATISTA acerca de las actividades del proyecto de implementación de interfaces:

RESPONSABILIDAD CONTRATISTA PETROPERÚ Definir la estrategia para el proyecto de implementación de interfaces X

Planeamiento y gestión de las actividades del proyecto de implementación de interfaces X

Análisis de interfaces actuales X Definición de nuevo modelo de interfaces, considerando la Integración de Aplicaciones Empresariales (EAI)

X

Aprobación del proyecto de implementación de interfaces X

Analizar, diseñar e implementar los procesos de interfaces y los cambios identificados en las aplicaciones origen y destino que aseguren la interoperabilidad de los sistemas externos e internos de PETROPERÚ respecto al nuevo ERP

X

Elaboración de los casos de prueba X X Ejecución de todas las pruebas de interfaces X Aprobación formal de los resultados de las pruebas de interfaces y de los entregables establecidos para el proyecto de implementación de interfaces

X

2.3.3.8 SEGURIDAD, ACCESOS, PERFILES Y USUARIOS

• EL CONTRATISTA será responsable de proponer e implementar la estrategia de seguridad, perfiles, roles y accesos de usuarios en el ambiente de desarrollo, capacitación y pruebas del proyecto. EL CONTRATISTA asesorará y capacitará a PETROPERÚ para la definición, aprobación, configuración, implementación y administración de la estrategia de seguridad, perfiles, roles y accesos de usuarios en el ambiente de producción, bajo un esquema de segregación de funciones

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soportado por herramientas que minimicen el riesgo de irregularidades o fraudes dentro de la organización, para el ERP propuesto y para las aplicaciones que interactúen con éste, permitiendo una gestión centralizada de la seguridad. Esta herramienta deberá permitir un análisis de riesgos de segregación de funciones tanto para todos los procesos de negocio como para una nueva función a un usuario específico, permitiendo el monitoreo a las violaciones de políticas de accesos a funciones de trabajo. Proveerá de reportes, cuadros de control e indicadores que muestren información relativa a los procesos de control y auditoria

• EL POSTOR deberá incluir en su propuesta, información técnica de la herramienta ofrecida; como catálogos, folletos, entre otros; que evidencie la cobertura de las características de la herramienta.

EL CONTRATISTA, en los diferentes frentes de trabajo, deberá proveer el conocimiento de las transacciones, los campos y los procesos requeridos para llevar a cabo la definición de los accesos, perfiles y usuarios definitivos de PETROPERÚ para el ambiente de producción. Los usuarios clave proveerán el conocimiento de la organización, los procedimientos y los niveles de acceso requeridos. El acceso al sistema deberá integrarse al LDAP de PETROPERÚ 2.3.3.9 IMPLEMENTACIÓN DE REPORTES

EL CONTRATISTA deberá implementar los reportes indicados en la Matriz de Funcionalidades del Apéndice 02. Las actividades para llevar a cabo este proceso son:

• Analizar, disgregar o consolidar los reportes requeridos en las matrices de funcionalidades

• A partir de los reportes identificados en la Matriz, EL CONTRATISTA deberá proponer uno o varios reportes que cubran los requerimientos del usuario. Una vez aprobada la propuesta por PETROPERÚ, EL CONTRATISTA procederá a implementarla.

• EL CONTRATISTA debe proveer una herramienta para la generación de reportes, con la cual desarrollará los reportes requeridos. Dicha herramienta deberá tener las siguientes características mínimas, no siendo esto restrictivo si el implementador considera más o mejores capacidades:

o Generación y disponibilidad de reportes en línea como por lotes o Soporte para filtros, múltiples criterios de ordenamiento y

parámetros. o Capacidad de visualización previa de los reportes en pantalla o Flexibilidad para diseñar reportes, desde simples a complejos,

pudiendo soportar código de programación de ser necesario o Generación de información en múltiples formatos de salida

(Excel, texto, pdf, html, xml entre otros) permitiendo programar el envío a múltiples destinatarios

o Soportar contenido mixto entre texto y gráficos o Capacidad de manejo de diferentes niveles de acumulación de

información o Soportar automatización en la programación de la ejecución de

los reportes o Capacidad de publicar la salida de los reportes vía Web o Integrado al ERP propuesto

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o Soporte de múltiples fuentes de datos (vía OLE BD, ODBC, API, .NET, otros)

• Asimismo, debe capacitar al personal de PETROPERU en su uso para la generación de reportes adicionales. Los reportes podrán realizarse utilizando diferentes opciones como consultas por pantalla y reportes estándar entre otros, no sólo la herramienta de generación de reportes.

Todo ello en concordancia con los aspectos metodológicos descritos en la sección 2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO. EL POSTOR deberá incluir en su propuesta, información técnica de la herramienta ofrecida; como catálogos, folletos, entre otros; que detalle las características de la herramienta.

2.3.3.10 GESTIÓN DE ADECUACIONES

A lo largo del proyecto EL CONTRATISTA debe identificar, analizar, diseñar, programar, probar, implementar y dar soporte a las adecuaciones que sean necesarias para el logro de los objetivos del proyecto. En este sentido, EL CONTRATISTA debe contar con un equipo dedicado a la programación, que puede encontrarse presencialmente en las oficinas del proyecto o puede realizar las tareas de manera remota. Los Consultores Técnicos Sénior como líderes de la programación deberán encontrarse presencialmente en el proyecto y tener dedicación exclusiva a este trabajo. EL CONTRATISTA será responsable que los nuevos desarrollos realizados cumplan con las técnicas, herramientas, procedimientos y exigencias que solicita la casa de software, de manera que puedan ser fácilmente integrados a las nuevas versiones que genere el fabricante y mantenga la garantía y soporte de la versión estándar. Las herramientas de desarrollo deberán estar integradas al ERP y serán entregadas a PETROPERÚ e instaladas en el ambiente de desarrollo definitivo, al término de la etapa de implementación, para su uso en el mantenimiento del ERP.

Las herramientas deberán cumplir, entre otras, con las siguientes características: • Ambiente de desarrollo gráfico integrado con la solución ERP que permita

el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, incluyendo el control de versiones.

• Permitir escribir códigos para diseñar pantallas, crear interfaces de usuarios, probar eficiencias y revisar los errores de las aplicaciones, usar funciones predefinidas, accesar objetos de desarrollo, crear y accesar información de base de datos.

• Capacidad para crear servicios Web • Contener un ambiente de desarrollo de aplicaciones que permita crear

nuevos servicios de datos, interfaces gráficas, procesos de negocio, aplicaciones para dispositivos móviles.

• Las herramientas deberá ser flexible al momento de transportar cambios desde el ambiente de desarrollo, pruebas al ambiente de producción.

• Contar con ambientes de pruebas, para realizar pruebas integrales, flexibilidad de cambio, entre otras pruebas que el CONTRATISTA considere necesarias.

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EL POSTOR deberá incluir en su propuesta, información técnica de la herramienta ofrecida; como catálogos, folletos, entre otros; que evidencie la cobertura de las características de la herramienta.

2.3.3.11 GESTION DEL CAMBIO

El plan de Gestión del Cambio en la empresa se formulará básicamente, a través de los siguientes documentos:

• Plan de Comunicación

• Plan de Formación

• Plan de Transferencia Tecnológica EL CONTRATISTA debe considerar en su propuesta tres actividades de gestión del cambio en Operaciones Talara, Operaciones Oleoducto (Piura), Operaciones Selva, Operaciones Conchán y Oficina Principal. Las actividades comprendidas en esta sección son las mínimas requeridas y no deben ser limitativas, por lo que EL CONTRATISTA podrá realizar actividades adicionales y acorde con su metodología de trabajo con la finalidad de cumplir con el objetivo del proyecto.

Plan de Comunicación Incluye los temas referidos a la comunicación adecuada de los cambios y sus repercusiones, así como la sensibilización del personal involucrado. Mediante la comunicación interna se pretende satisfacer las necesidades de comunicación dentro de la Organización de una forma estructurada, sistemática y que se adapte en el tiempo a la evolución de las necesidades. De este modo, el Plan de Comunicación tiene como objetivo definir las acciones de comunicación necesarias para eliminar la resistencia al cambio y que todos los implicados o afectados por el proyecto en curso estén alineados durante el proceso de transición, para facilitar la institucionalización del mismo lo más rápido y con el menor impacto posible. Los principales objetivos del plan de comunicación comprenden:

• Mejorar el conocimiento de la organización en lo referente al contenido del proyecto, su desarrollo y resultados

• Informar adecuadamente a los implicados en el proyecto para crear las expectativas correctas y así, mejorar la satisfacción de los usuarios

• Anticipar información para disminuir incertidumbre del cambio y ayudarles a su adaptación al nuevo modelo de trabajo y a las nuevas tecnologías

• Mostrar la importancia del proyecto y el nivel de involucramiento de la alta dirección

• Detectar las preocupaciones de las diferentes áreas involucradas en el proyecto, gestionando respuestas oportunas

• Activar el involucramiento, motivación y participación de todos los usuarios

• Convencer a la organización de los beneficios del proyecto

• Generar y mantener entusiasmo

• Facilitar información sobre el estado del proyecto, los resultados obtenidos y el impacto de éstos en cada área y proceso

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Plan de Formación El Plan de Formación se puede definir como un conjunto coherente y ordenado de acciones, concretado y acotado en un periodo determinado, encaminado a proporcionar, a las personas de la organización afectadas por el proceso de cambio, las competencias necesarias para desempeñar las nuevas funciones resultantes del mismo. En este sentido, el Plan de Formación deberá transmitir los conocimientos y capacidades necesarias para que el personal de PETROPERÚ sea capaz de realizar las nuevas tareas resultantes de la implementación de los nuevos procesos y sistemas de una manera óptima y en el plazo más breve. Todo ello, con el fin de minimizar los impactos negativos en los niveles de prestación del servicio. Objetivos:

• Definir los diferentes niveles de capacitación requeridos en la organización, a nivel de áreas usuarias (usuarios finales y usuarios clave).Definir los niveles adecuados de especialización requeridos para el personal de TI.

• Seleccionar los canales que se utilizarán para llevar a cabo las actividades de capacitación

• Conseguir el entrenamiento de competencias para que el proceso de cambio implique un nivel controlado de reacción al cambio

La estrategia a considerar para la capacitación a los usuarios se ha definido de la siguiente manera: La capacitación a los usuarios de las Operaciones (Operaciones Talara, Operaciones Selva, Operaciones Oleoducto, Operaciones Conchán), debe realizarse en su respectiva locación. En cuanto a los usuarios de otras áreas, se considerará el traslado del personal hacia la Oficina Principal. EL CONTRATISTA será responsable de planificar, ejecutar y monitorear la transferencia de conocimiento del nuevo ERP y los nuevos procesos a lo largo del proyecto. Para ello, proveerá la metodología, las herramientas y los conocimientos que sean necesarios. Asimismo, organizará y capacitará al equipo interno de PETROPERÚ (usuarios clave y personal de TI) para que participen activamente en la capacitación a usuarios finales (bajo los lineamientos de EL CONTRATISTA). Considerar que el personal de TI deberá adquirir las habilidades, conocimientos especializados (funcionales y técnicos) necesarios para la etapa de implementación como post-implementación para un adecuado soporte a los usuarios finales de PETROPERÚ. Adicionalmente EL CONTRATISTA proveerá el soporte requerido por el equipo interno de PETROPERÚ para la adecuada capacitación de los usuarios finales. EL CONTRATISTA dictará cursos de los módulos funcionales y técnicos involucrados en la implementación, para el personal de TI. Plan de Transferencia Tecnológica: Este plan se refiere al cronograma que contiene las actividades y las fechas en las cuales se realizarán los procesos de capacitación y entrenamiento de las personas que tendrán acceso directo a la aplicación, esta etapa se realizará en coordinación con los usuarios involucrados en el proyecto, tomando en cuenta sus recomendaciones generales de disponibilidad. Este plan constituye el plan subsidiario de la formulación del Plan de Formación. Debe integrar los procesos de capacitación de:

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• Usuarios del Sistema (usuarios, clave y usuarios, o perativos) , definiendo principalmente las competencias tecnológicas que los usuarios deben alcanzar y que correspondan a aquellas que les permitirán obtener el mayor beneficio de los nuevos componentes tecnológicos que se adoptarán en el nuevo ERP.

• Personal de TI , que permita un conocimiento adecuado para el soporte a las operaciones en base al nuevo ERP y a la nueva tecnología que conlleva su implementación con respecto a:

� Sistemas de Información, componentes tecnológicos relacionados a la integración de las diversas capas que brindan soporte a los sistemas en una arquitectura abierta: Canales de Acceso al Sistema, Canales de Entrega de Servicios, Capa de Presentación, Capa de Procesos de Negocio, Capa de Servicios y Eventos.

� Infraestructura, correspondiente a las diversas capas tecnológicas que corresponden a la nueva infraestructura que se implementará: Capa de Software Base, Capa de Administración de Datos, Capa de Inteligencia de Negocios, Capa de Hardware.

Los planes anteriormente indicados están considerados en la sección 2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO.

2.3.3.11.1 ACTIVIDADES PRINCIPALES

Esta etapa debe incluir como mínimo las siguientes actividades: Preparación y Planeación

• Elaboración de los planes de trabajo

• Conformación e Inducción del equipo de cambio

• Identificación y agrupación de los usuarios impactados por el proyecto de modernización del ERP

• Definición del plan de comunicaciones para el proyecto de Modernización del ERP

• Elaboración e implementación del plan de transferencia de conocimiento al Equipo de Gestión del Cambio de PETROPERÚ

• Desarrollo del Plan de Formación (con alcance a: Operaciones Talara, Operaciones Selva, Operaciones Oleoducto, Operaciones Conchán, OFP y Operaciones Comerciales)

• Desarrollo del Plan de Transferencia Tecnológica (con alcance a: Operaciones Talara, Operaciones Selva, Operaciones Oleoducto, Operaciones Conchán, OFP y Operaciones Comerciales)

Diagnóstico

• Elaboración del diagnóstico de disposición organizacional hacia la implementación del cambio

• Identificación de riesgos, fortalezas y debilidades desde la perspectiva de las personas en relación con el proyecto

• Evaluación de la criticidad de los grupos de usuarios involucrados y de los usuarios clave

• Seguimiento a la transferencia de conocimiento

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Estrategia

• Ajuste de la estrategia de gestión del cambio en base a los resultados del diagnóstico

o Comunicaciones o Sensibilización o Capacitación

• Definición del esquema de evaluación de impactos en los usuarios por los cambios generados por el proyecto

• Seguimiento a la transferencia del conocimiento Implementación

• Ejecución de las actividades de la estrategia de gestión del cambio o Comunicaciones o Sensibilización o Capacitación

• Identificación y análisis temprano de impactos en los usuarios por los cambios generados por el proyecto para definir planes de acción

• Apoyo a la ejecución de la capacitación

• Realización de las actividades de gestión del cambio relacionadas con la salida en vivo

• Realización de un taller de lecciones aprendidas por cada uno de los módulos del ERP, relacionadas con la gestión del cambio

• Evaluación de la transferencia de conocimiento 2.3.3.12 GESTIÓN DE LA TRANSICIÓN

EL CONTRATISTA debe preparar el Plan de Transición para el proyecto de implementación del nuevo ERP, tanto dentro de los procesos de negocios afectados en la etapa de implementación como de aquellos que resulten afectados de manera indirecta por el proyecto. En este plan se deben considerar como mínimo las actividades referidas a las siguientes áreas de gestión:

• Gestión de Recursos Humanos y su respectivo plan de reclutamiento , que determine el grado de participación y tiempos para contar con los usuarios clave y otros recursos, considerando tanto el personal de EL CONTRATISTA como de PETROPERÚ.

• Gestión de Tiempos , estimando los cronogramas para el cumplimiento de cada fase referida a la transición del actual al nuevo ERP, determinando hitos y eventos relevantes que permitan realizar el monitoreo adecuado del cumplimiento de dicho cronograma.

• Gestión de Riesgos , identificando los riesgos que se deben considerar así como los planes de mitigación, reducción, eliminación, contingencia asociados al Plan de Transición.

Para asegurar una transición más fluida y controlada hacia el nuevo entorno, se deben definir las estrategias adecuadas para alcanzar dicho objetivo, por lo que el Plan de Transición debe contemplar lo siguiente:

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• Alternancia de equipos del Centro de Cómputo (Hardw are: Producción, Desarrollo, Web, Capacitación ): En lo que respecta a esta estrategia, se deben establecer claramente las fases a través de las cuales se irán implementando los ambientes de arquitectura referidos a Producción, Desarrollo, Web, Capacitación y otros que se definan como alcance de la infraestructura a implementar, considerando cómo estos se irán integrando en forma coordinada y con referencia al equipamiento tecnológico actual que dejará de ser utilizado como soporte al nuevo ERP, pero que en determinadas instancias en el transcurso del proyecto tendrán que alternar entre sí. Por otro lado, se deben identificar claramente los tiempos e hitos que permitan evaluar el logro de cada fase prevista como soporte a la estrategia planteada.

• Alternancia de Base de Datos – ERP JD Edwards World Software vs. Nuevo ERP: Del mismo modo en que se considera la estrategia para una adecuada transición de la infraestructura tecnológica, EL CONTRATISTA debe considerar en el Plan de Transición, las fases que constituirán la adecuada alternancia entre las bases de datos del ERP actual con respecto al nuevo ERP y en concordancia con el Plan de Migración que se describe en la sección 2.3.3.6.1.1 ESTRATEGIA DE MIGRACIÓN.

• Alternancia de Software – ERP JD Edwards World Soft ware vs. Nuevo ERP: Finalmente, EL CONTRATISTA debe considerar en este Plan de Transición, la definición de la estrategia que asegure la interoperabilidad y soporte funcional a través de la alternancia del software definiendo los tiempos en que se establezca la convivencia y reemplazo del ERP actual y el nuevo ERP.

2.3.3.12.1 PLAN DE CONTINGENCIA

Siendo el core del negocio de PETROPERÚ la refinación y comercialización de productos derivados de hidrocarburos, y teniendo conocimiento de la existencia de competidores en el mercado los cuales fácilmente pueden cubrir la demanda no atendida de PETROPERÚ hacia sus clientes y dado el alto impacto que puede presentarse en la empresa por una falla en los sistemas que restrinjan su operación, EL CONTRATISTA conjuntamente con PETROPERÚ deberá definir como mínimo:

• Un Plan de Contingencias de salida a producción del nuevo ERP, considerando: � Roles, responsabilidades y línea de sucesión � Alcance del Plan de Contingencia de Salida a Producción del nuevo

ERP � Condiciones de activación del plan � Recursos y entrenamiento

• Identificación de procesos críticos del negocio

• Evaluación del impacto económico de la presentación de un incidente

• Identificación de controles preventivos y el costo de su implementación

• Frecuencia de backups y almacenamiento de medios

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• Escenarios de falla que deben contar con medios alternos automáticos para asegurar la continuidad de las operaciones

• Escenarios de falla que deben contar con medios alternos manuales para asegurar la continuidad de las operaciones

• Condiciones comerciales, operativas y tiempos límite para abortar la salida a producción e inicio de procedimientos de retorno al sistema anterior

• Plan de retorno a operaciones con el sistema anterior y regularización de operaciones manuales

2.3.3.12.2 DESCONEXIÓN DE LA VERSIÓN ERP JD EDWARDS WORLD

SOFTWARE

En la definición realizada en la sección 2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO identificamos la necesidad de contar con un Plan de Transición el cual se presenta en la sección 2.3.3.12 GESTIÓN DE LA TRANSICIÓN. Los requerimientos que deberá cumplir EL CONTRATISTA con estos componentes del Ciclo de Vida del Proyecto permiten mantener el control sobre la alternancia entre el producto actual y el Nuevo ERP a ser implementado. Una vez que el Nuevo ERP se encuentre en producción con las respectivas conformidades aprobadas y habiéndose realizado los tres primeros periodos de cierre contable, corresponderá a PETROPERÚ iniciar la desactivación gradual de los servicios que brinda con el ERP JD Edwards World Software.

2.3.3.13 PLAN DE AFINAMIENTO, OPERACIÓN Y MANTENIMI ENTO DE LA

SOLUCIÓN Considerando la dimensión de los requerimientos de PETROPERÚ y la criticidad de los procesos soportados por el ERP es necesario considerar un periodo de soporte técnico y funcional con personal especializado en las oficinas de PETROPERÚ para el inicio de operaciones del ERP. Asimismo, se considera conveniente contar con personal técnico y funcional especializado para el Mantenimiento del ERP, que dé soporte a mejoras, ajustes de procesos ya definidos y cambios para un adecuado funcionamiento del ERP en la empresa. Luego de la fecha de salida a producción del nuevo ERP es necesario contar con un periodo de soporte funcional y técnico de EL CONTRATISTA en las siguientes condiciones:

• Acompañamiento para Soporte post-implementación técnica y funcional durante el ingreso de las transacciones de los tres (03) primeros meses y sus respectivos cierres contables mensuales, el cual está incluido en el costo del servicio. Ver acápite 2.4.5 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN .

• Soporte post-implementación adicional al ERP: se realizaría durante un periodo de nueve (09) meses posteriores a los tres primeros cierres contables mensuales con personal técnico y funcional del implementador. EL POSTOR deberá presentar las tarifas (hora/hombre) correspondientes a este personal, cuya vigencia se extenderá a ese periodo (09 meses), según el formato mencionado

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en el Apéndice N° 07. PETROPERÚ se reserva el derec ho de contratar los servicios adicionales a terceros.

2.4 METODOLOGÍA DE EL CONTRATISTA

A continuación se desarrollan los aspectos generales y de gestión de proyectos que como mínimo deben ser considerados en la metodología a ser aplicada por EL CONTRATISTA en las diferentes etapas de la ejecución del proyecto. La metodología propuesta por EL CONTRATISTA debe estar basada en la metodología del Fabricante del software y prevalecerá siempre y cuando no viole los estándares y normas técnicas de aplicación obligatoria en el Perú y cumpla con lo solicitado en las Bases Técnicas.

2.4.1 ASPECTOS GENERALES

El POSTOR presentará y describirá la metodología que utilizará durante la ejecución del servicio, la que entre otros debe considerar como mínimo los siguientes aspectos generales:

• Debe incluir las mejores prácticas de la gestión de proyectos, tomando como referencia los lineamientos del PMBOK 4ta Edición del PMI (Project Management Institute), en la cual se debe considerar como mínimo, la gestión del alcance, gestión de tiempos, gestión de riesgos, gestión de las comunicaciones, gestión de la calidad, gestión de recursos humanos y gestión del cambio.

• Debe incluir las mejores prácticas en lo que respecta a la construcción o desarrollo del software, alineados a las mejores prácticas, según NTP-ISO/ IEC 12207:2006.

• Debe incluir estándares y mejores prácticas nacionales e internacionales respecto a la seguridad de información, tales como Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799; Código de Buenas Prácticas para la Gestión de la Seguridad de la Información; la norma ISO 27001 certificable respecto al Sistema de Gestión de la Seguridad de Información (SGSI), implementación de controles alineados a COSO y COBIT.

• Debe justificar el uso de una arquitectura tecnológica específica que mejor se adapte a la realidad de PETROPERÚ, utilizando técnicas tales como Benchmarking u otras.

• Debe estar basada en modelos de interacción colaborativa con el negocio, para fomentar la participación de usuarios y técnicos de PETROPERÚ en el proyecto.

• La documentación técnica y orientada al usuario desarrollada por el proveedor deberá ser validada por las áreas de negocio de PETROPERÚ, a través de una difusión que se encargue de explicar las estructuras y la forma de uso de toda la documentación desarrollada.

• El levantamiento de información se podrá realizar a través de técnicas tales como: entrevistas, reuniones de trabajo, aplicación de formatos y otras que EL CONTRATISTA tenga por conveniente aplicar.

• La metodología aplicada para la gestión del proyecto y para el desarrollo del software deberá estar adecuadamente documentada y formará parte de la propuesta técnica del postor.

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• Los planes, programas y cualquier rediseño que implique cambios en los procesos de PETROPERÚ, generados por EL CONTRATISTA, deberán ser aprobados previamente por PETROPERÚ para su aplicación.

2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

La metodología para el desarrollo, adecuación e implementación del ERP debe considerar las mejores prácticas del mercado, alineado al estándar de trabajo NTP-ISO/ IEC-12207:2006. Para ello debe considerar como mínimo las siguientes etapas:

• Planificación integral del Proyecto

• Gestión de la Configuración.

• Revisión, rediseño y estandarización de los procesos a implementar.

• Adaptaciones de los procesos del nuevo ERP.

• Adaptación ó Construcción del Software.

• Desarrollo de Pruebas.

• Migración

• Puesta a Producción

• Transición y Soporte Post Implementación

• Cierre del Proyecto

2.4.2.1 PLANIFICACIÓN INTEGRAL DEL PROYECTO EL CONTRATISTA deberá realizar una revisión de los requerimientos para definir el marco para la gestión y aseguramiento del proyecto, así como para asegurar la calidad del producto y de los servicios que se deben prestar. Para lograrlo se debe involucrar a los propietarios de los procesos y los usuarios clave. Esta etapa debe incluir como mínimo las siguientes actividades:

• Establecer claramente la estructura organizativa del proyecto, así como los niveles de autoridad y responsabilidad, ya sea del equipo de PETROPERÚ que participará en el proyecto, así como del equipo de EL CONTRATISTA

• Desarrollar de forma detallada el conjunto de actividades, tiempos, recursos, precedencias, ruta crítica, entre otras, dentro de un Plan de Trabajo Detallado y progresivo para asegurar la continuidad del servicio contratado, el mismo que servirá para efectuar el seguimiento respectivo. Se deberá presentar un Informe Semanal de Avance del proyecto.

• Establecer el plan de entrenamiento del equipo del proyecto.

• Establecer los entornos de ingeniería de software, tales como entorno de desarrollo, entorno de pruebas, bibliotecas, equipos, instalaciones, procedimientos y herramientas a utilizar (Infraestructura del Proyecto)

• Descomponer claramente la estructura del trabajo (EDT), incluyendo los productos de software, servicios de software y otros elementos(comités, talleres de trabajo, actividades de capacitación, etc.) que se deban desarrollar, identificando los recursos, requerimientos tecnológicos y plazos asociados

• Confirmar el alcance, tanto en lo que respecta a los productos a entregar como al conjunto de actividades a desarrollar

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• Establecer las actividades relacionadas al Plan de calidad (calidad de los productos y servicios a desarrollar), así como también las actividades relacionadas a la calidad de procesos que se ejecutarán dentro del proyecto. En el Plan de Calidad se debe establecer específicamente la política y procedimiento para aplicar las personalizaciones del ERP

• Establecer controles de seguridad (seguridad física, seguridad lógica, seguridad ambiental, gestión de incidentes de seguridad, gestión de continuidad) que forme parte integral del proceso de planificación y que esté alineado a la Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799

• Establecer actividades relacionadas al esquema de comunicaciones para involucrar a los grupos de interés a fin de garantizar que se incluyan todos los requerimientos y expectativas

• Establecer actividades relacionadas a gestión de riesgos, tales como la identificación de amenazas y vulnerabilidades, registro de medidas preventivas y de respuestas para mitigar los riesgos

• Establecer procedimientos de control de cambios del proyecto

• Establecer procedimientos para el seguimiento y control del proyecto

• Establecer la estrategia de Gestión del Cambio (preparación del personal para el cambio y verificar que la organización entienda la necesidad del cambio y sus consecuencias)

Realizar la entrega en medios físicos del código fuente original del ERP y realizar la instalación correspondiente en los servidores de desarrollo del proyecto.

2.4.2.2 GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN Esta etapa debe incluir como mínimo las siguientes actividades:

• Identificar todos los productos (por ejemplo: ejecutables, código fuente, documentación, pruebas, especificaciones funcionales, otros) que deben ser controlados, su clasificación y relaciones entre ellos, así como el criterio o norma de identificación

• Determinar esquema de localización de los productos (por ejemplo: nombre, versión, localización, estado)

• Definir el ámbito y alcance del control de la configuración, describiendo los procesos incluidos en él

• Definir las reglas para generar las versiones de los productos y los criterios de actuación para cada caso, teniendo en cuenta el motivo por el cual se realiza el cambio de versión

• Describir funciones y responsabilidades para la Gestión de la Configuración

• Desarrollar el Plan de Gestión de la Configuración

• Ejecutar actividades de Gestión de la Configuración acorde con lo planificado

2.4.2.3 REVISIÓN, REDISEÑO Y ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS A

IMPLEMENTAR No es interés de PETROPERÚ replicar cómo la solución actual brinda cobertura a las funcionalidades requeridas. PETROPERÚ demanda que el nuevo ERP cubra de manera estándar la mayor cantidad de funcionalidades descritas en la Matriz del Apéndice N° 02.

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Esta etapa debe incluir como mínimo las siguientes actividades:

• Revisar la estructura organizacional

• Revisar la documentación disponible de los procesos actuales

• Identificar oportunidades de mejora de procesos y sistemas

• Identificar beneficios y riesgos respecto a la solución propuesta

• Revisar, rediseñar y estandarizar los procesos a implementar

• Elaborar mapa de los procesos a implementar

• Identificar las particularidades de los procesos de la empresa, para poder proponer módulos complementarios para cubrir los requerimientos de la empresa

• Identificar mejores prácticas de la industria, para alinear la solución propuesta a estos estándares, pero aquellos procesos o funcionalidades que obedezcan a temas tributarios, legales, administrativos u operativos que PETROPERÚ decida no cambiar por razones propias de su negocio, requerirán su adecuación.

• Identificar brechas del ERP propuesto con relación a los requerimientos funcionales para precisar las adecuaciones, interfaces y reportes a elaborar

• Definir detalladamente el modelo de procesos a implementar y documentarlo

2.4.2.4 ADAPTACIONES DE LOS PROCESOS DEL NUEVO ERP Esta etapa debe incluir como mínimo las siguientes actividades:

• Validar las funcionalidades cubiertas por el ERP (ingreso de datos, consultas, reportes, procesos, interfaces) en conjunto con los usuarios líderes. Identificar aquellas que requieren adaptaciones

• Desarrollar documentación técnica para la adaptación de las funcionalidades no cubiertas y parcialmente cubiertas por el ERP (especificaciones funcionales detalladas, diseño detallado, modelo de datos, pantallas, reportes, procesos, controles de seguridad de información según Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799, en conjunto con los líderes usuarios y personal técnico propuesto por PETROPERÚ

• La propuesta de las adaptaciones deben estar alineadas a la política de personalizaciones establecidas en la etapa de Planificación Integral del Proyecto

• Aprobación de la documentación técnica para la adaptación de funcionalidades. Los procedimientos de aprobación de entregables del proyecto serán propuestos por EL CONTRATISTA y serán validados por PETROPERÚ en la etapa de preparación inicial del proyecto

2.4.2.5 ADAPTACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE SOFTWARE Esta etapa debe incluir las siguientes actividades, sin que esta relación sea limitativa:

• Adaptación de módulos e interfaces, parcialmente cubiertos en el ERP

• Programación de módulos e interfaces no cubiertos por el ERP

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• Integración de módulos adaptados y desarrollados dentro de la funcionalidad del ERP

• Control de calidad para verificar que las adaptaciones están alineadas a la política de personalizaciones establecida en la etapa de Planificación Integral del Proyecto

• Comprobación del funcionamiento de los módulos adaptados y desarrollados en el sistema

• Comprobación del funcionamiento integral del ERP

2.4.2.6 DESARROLLO DE PRUEBAS Esta etapa debe incluir como mínimo las siguientes actividades:

• Desarrollar el Plan de Pruebas

• Ejecutar el Plan de Pruebas. Pruebas mínimas a considerar: pruebas unitarias, pruebas integrales, pruebas de esfuerzo, prueba de volúmenes (simulando el volumen de transacciones proyectadas a cinco (05) años)

• Conformidad de las pruebas a nivel técnico y funcional. Las conformidades técnicas las proporcionará el equipo técnico de PETROPERÚ y las conformidades funcionales las proporcionarán los usuarios

• Documentar los resultados de las pruebas

• Las pruebas unitarias e integrales se realizarán en el servidor de desarrollo que proveerá EL CONTRATISTA. Para las pruebas de estres y volumen, el hardware de producción estará disponible tres (03) meses antes de la puesta en producción y será proporcionado por PETROPERÚ

Ver acápite 2.3.3.5 PRUEBAS

2.4.2.7 MIGRACIÓN Esta etapa debe incluir como mínimo las siguientes actividades:

• Establecer la Estrategia de Migración acorde con los lineamientos desarrollados en las presentes Bases Técnicas:

� Migración de la Arquitectura Técnica, comprende: � La migración de los ambientes de desarrollo, pruebas y

capacitación desde el(los) servidor(es) de implementación al de producción. Esta actividad será realizada por el implementador, y contará con el soporte técnico del personal especialista del nuevo hosting. El implementador deberá validar que dichos ambientes en la plataforma del nuevo hosting queden instalados y operativos, siendo responsabilidad del nuevo hosting la administración, optimización y monitoreo

� La revisión y verificación de los perfiles de usuarios, creación de usuarios, y definición de sus niveles de acceso, los cuales deben configurarse dentro del nuevo ERP

� Migración de la Información, comprende las siguientes actividades: analizar requerimientos de información, depurar información, definir reglas de conversión de datos, proporcionar herramientas de migración y capacitación por EL CONTRATISTA, ejecutar procesos de migración incluyendo optimización de los procesos de migración

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y pruebas de esfuerzo de migración total, y verificar información migrada

� Migración de las Interfaces de los sistemas utilizados por PETROPERÚ, comprende las siguientes actividades: analizar interfaces actuales, definir modelo de interfaces en el nuevo ERP, implementación de interfaces, integrar soluciones y validar nuevo modelo implementado

• Desarrollar el Plan de Migración, incluyendo objetivos, alcance, recursos y estrategia de migración

• Desarrollar análisis de riesgos asociados a la migración

• Ejecutar Plan de Migración para entrar a producción

• Validar resultados de la Migración Ver 2.3.3.6 MIGRACIÓN DE DATOS

2.4.2.8 PUESTA EN PRODUCCIÓN

En la etapa de puesta en producción EL CONTRATISTA conjuntamente con PETROPERÚ deberá realizar las siguientes actividades como mínimo:

• Definir los objetivos de la puesta en producción y el alcance del soporte, entre ellos: � Asegurar una transición segura hacia el nuevo sistema � Identificar y asegurar el cumplimiento de precondiciones para dar

inicio a la puesta en producción; tales como conformidad de aseguramiento de calidad de módulos del ERP, configuración de la infraestructura, performance del sistema, etc.

� Fecha de inicio de las actividades de puesta en producción, no necesariamente coincide con la fecha del primer día de operación

� Asegurar el soporte a usuarios finales en toda la operación � Definir equipo de soporte de operaciones y resolución de incidencias

• Desarrollar el Plan de Puesta en Producción

• Validación del ambiente de producción

• Desarrollar pruebas finales en el ambiente de producción

• Efectuar análisis de riesgos asociados a la puesta a producción

• Desarrollar el Plan de Transición / Contingencia de la puesta a producción (mecanismos para regresar a la situación anterior)

• Ejecución del Plan de Puesta a Producción (configuración e instalación del ERP)

• Monitoreo de las métricas de operación e incidencias (resueltas y no resueltas)

• Soporte operativo al sistema en producción

• Soporte de incidencias al sistema en producción

• Revisión de la calidad y retroalimentación

• Informe de EL CONTRATISTA y Usuarios Clave sobre estado de los módulos en producción

• Informe del Gestor de Tecnología de PETROPERÚ

• Definición del plan para resolución de incidencias pendientes y plan de mantenimiento

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• Informe de EL CONTRATISTA y documentación del proceso de salida a producción

• Preparación para el cierre del proyecto

2.4.2.9 TRANSICIÓN Y SOPORTE POST IMPLEMENTACIÓN

Esta etapa debe incluir como mínimo las siguientes actividades:

• Desarrollar el Plan de Transición y de Post Implementación donde se incluya, como mínimo, objetivos, alcance (mínimo 3 meses), estrategias, plan de acción detallado (cronograma)

• Identificar y corregir errores u omisiones en la configuración o programación de los requerimientos establecidos en el alcance del proyecto

• Realización del Plan de Transición y de Post implementación orientado a cubrir los requerimientos establecidos en el alcance del proyecto

2.4.2.10 CIERRE DEL PROYECTO

Esta etapa debe incluir como mínimo las siguientes actividades:

• Desarrollo del Plan de Cierre del Proyecto

• Aceptación formal de todos los entregables del proyecto en cada una de las fases

• Retorno formal de todos los recursos de la empresa asignados al proveedor y entrega de documentación y papeles de trabajo elaborados durante el periodo de implementación del proyecto

• Entrega de versión de programas en producción debidamente documentados indicando los servidores y los ambientes en donde residen, que será administrado por el proveedor de hosting correspondiente y el equipo técnico de PETROPERÚ

• Entrega formal de la documentación del ERP implementado: de configuración, de parametrización, de interfaces, de arquitectura y de métricas de operación; en medio físico y digital en la fecha pactada

2.4.3 ENTREGABLES DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN

El contenido de los entregables se detalla en el Apéndice N° 09.

Entregables del Inicio del Proyecto

• Informe de la Gestión de la Integración del Proyecto

Entregables de la Planificación del Proyecto

• Plan para la Dirección del Proyecto de Implementación

• Plan de Gestión de Recursos Humanos

• Plan de Gestión de Comunicaciones

• Plan de Gestión de Calidad

• Plan de Gestión de Riesgos

• Plan de Gestión de Tiempos (Cronogramas)

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• Procedimientos para el Control de Cambios del Proyecto

• Plan de Monitoreo y Control (Rendimiento del proyecto)

• Plan de Seguridad

• Plan de Trabajo Detallado

• Plan integral de Implementación de Arquitectura Tecnológica

• Presentación de Lanzamiento del Proyecto

• Plan de Transferencia de conocimientos tecnológico del equipo implementador a PETROPERÚ

• Metodologías de Gestión del Proyecto

• Metodología de desarrollo, adecuación e implementación para el ERP

• Instalación de los programas fuente del ERP en el Servidor de Desarrollo para el Equipo de Implementación (Entorno Inicial de Desarrollo)

Entregables de la revisión, rediseño y estandarizac ión de los procesos a implementar

• Lista Maestra de Procesos Empresariales (identificación/ descomposición de procesos y subprocesos)

• Documentación (flujogramas y procedimientos) de los Procesos Actuales y Futuros (para los procesos actuales, PETROPERÚ proporcionará la documentación existente)

• Documentación del Diseño detallado del Modelo de Negocio Propuesto contenido para cada proceso:

� Las actividades de los procesos futuros mapeados en las transacciones del nuevo ERP (incorporando mejores prácticas de la industria)

� La identificación de los desarrollos y adecuaciones a revisar en cada proceso (Análisis de Brechas)

� La identificación de las Interfaces con otros sistemas

� La identificación de los Reportes y Consultas

� La identificación de los Cambios Organizativos

� La identificación General de los Roles y Perfiles requeridos

� La identificación de las Mejoras / Beneficios con relación a la Situación Actual

� La identificación de los principales Datos Maestros a utilizar

� La identificación de los principales Datos Dinámicos a preparar

• Presentación Ejecutiva del Modelo de Negocio Diseñado para cada uno de los módulos a implementar

• Actualización del análisis de riesgos identificados en el proyecto

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Entregables del Diseño de la arquitectura tecnológ ica

• Informe técnico del dimensionamiento (Sizing) de la plataforma tecnológica de producción

• Informe de recomendaciones técnicas para la instalación, configuración y óptimo funcionamiento del nuevo ERP en la plataforma tecnológica de producción

• Informe de gestión de cambios en los entornos/ambientes del proyecto (desarrollo, pruebas, capacitación y migración), gestión de las políticas de seguridad a implementarse, gestión de la plataforma de implementación, diagnóstico y monitoreo del desempeño de los ambientes del proyecto, gestión de transportes, instalación de programas, etc.

• Informe de la instalación, configuración y puesta en marcha de los ambientes de Desarrollo, Pruebas, Capacitación y Migración (incluye la implementación de las comunicaciones entre dichos ambientes y PETROPERÚ) con las políticas de seguridad implementadas

Entregables de Gestión de la Configuración

• Plan de Gestión de la Configuración de la plataforma tecnológica y del nuevo ERP

• Manual de Configuración técnico y funcional del ERP en los ambientes de Implementación.

• Documentación de Instalación, Configuración y Operación de las herramientas de administración de los flujos de procesos del ERP configurado en el Ambiente de Desarrollo, Capacitación y Pruebas

• Documentación de Configuración de Infraestructura de soporte al ERP (arquitectura, componentes, dispositivos, servidores, comunicaciones, herramientas y servicios)

Entregables de adaptaciones de los procesos del nue vo ERP

• Documentación del diseño funcional implementado para la adaptación del nuevo ERP a los requerimientos de PETROPERÚ (especificaciones funcionales detalladas, diseño detallado, modelo de datos, pantallas, reportes, procesos, configuraciones, controles de seguridad de información según Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799.

• Documentación técnica de las funcionalidades cubiertas por el ERP (especificaciones técnicas detalladas, diseño detallado, modelo de datos, pantallas, reportes, procesos, configuraciones, controles de seguridad de información según Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799

• Plan de calidad orientado a pruebas técnicas y funcionales, casos de prueba, indicadores de calidad y resultados esperados

Esto aplica para la documentación funcional y técnica de:

� Las interfaces (de procesos de integración con aplicaciones externas, cargas, etc.)

� Los reportes (desarrollados a medida vía programación, reporteadores)

� Los procesos modificados/ personalizados

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� Cualquier otra adecuación que sea necesaria durante el proyecto

Entregables del Desarrollo de Pruebas

• Plan de Pruebas

• Informe del resultado de las Pruebas

• Acta de conformidad de las Pruebas del funcionamiento del ERP validadas por los usuarios clave y aprobados por los Dueños de Procesos (para los procesos y programas del ERP)

• Procesos de PETROPERÚ probados con los programas, la configuración y la data del nuevo ERP en los Ambientes de Desarrollo y Pruebas

Entregables de la definición de Roles, Perfiles, Ac cesos, Usuarios y Periféricos

• Documentación del diseño de perfiles, roles funcionales / técnicas y autorizaciones de acceso correspondientes

• Configuración de los roles, accesos, perfiles y usuarios

• Documentación de la estrategia de seguridad del proyecto (funcional y técnico)

Entregables de la etapa de Preparación de Datos

• Plan de Preparación de Datos del proyecto

• Inventario de datos a preparar por frente de trabajo (datos maestros y datos dinámicos)

• Estructura de información documentadas de las distintas tablas a preparar precisando los diferentes datos requeridos.

• Informe de los Programas de carga de datos al nuevo ERP

• Plan de Pruebas para la carga de datos

• Pruebas efectuadas de carga de datos con la conformidad de los usuarios y/o analistas de TI de PETROPERÚ

• Informes de avance de las pruebas de carga de datos

Entregables de la Capacitación, Entrenamiento y Pro cedimientos

• Informe de Implementación de estándares, herramientas y metodologías de capacitación, entrenamiento y procedimientos

• Plan de capacitación a usuarios clave para el uso de la metodología (incluye ejemplos y acompañamiento)

• Control de Calidad de la documentación elaborada por los usuarios clave:

� Material de capacitación (presentaciones, casos de prueba, evaluaciones, etc.)

� Manuales de Usuario del ERP

� Procedimientos de trabajo de usuarios

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Entregables del Proceso de Migración

• Estrategia de Migración

• Plan de Migración / Plan de Contingencia (informe de acciones para mitigar riesgos de la migración)

• Identificación de puntos de control operativos y contables para la migración de datos en cada uno de los frentes de trabajo

• Informe de los eventos sucedidos durante la ejecución del proceso de migración

• Informe de resultados de la ejecución del Proceso de Migración

• Acta de conformidad de las Pruebas del funcionamiento del proyecto de Migración de Datos validadas por los usuarios clave y aprobados por los Dueños de Procesos (para los procesos y programas del ERP)

Entregables de la Implementación de la Arquitectura Técnica

• Informe de implementación de la estrategia técnica: gestión de entornos/ambientes del proyecto (desarrollo, pruebas, capacitación y migración), seguridad, monitoreo del desempeño del ambiente del proyecto, instalación de programas, etc.

• Informe de implementación de herramientas de administración de los flujos de procesos del ERP configurado en el Ambiente de Producción

• Informe de instalación del nuevo ERP (con las configuraciones, adaptaciones y mejoras realizadas durante el proyecto) en el servidor definitivo de producción

• Plan de gestión de las pruebas de volumen y estrés en el servidor definitivo del proyecto

• Informe de los resultados de las pruebas de volumen y estrés

• Informe de cambios en la arquitectura tecnológica, diagnostico de problemas, monitoreo del desempeño del nuevo ERP

Entregables relacionados a la Gestión del Cambio

• Plan de Trabajo

• Plan de Comunicación

• Plan de transferencia de conocimiento al equipo de cambio de PETROPERÚ

• Plan de Formación

• Plan de Transferencia Tecnológica

• Informe del diagnóstico de disposición organizacional hacia el cambio

• Estrategia y Plan de Gestión del Cambio (Comunicación, Sensibilización, Capacitación)

• Informe Final, consolidado de los resultados de la estrategia de cambio

� Resultado de charlas de inducción a usuarios finales

� Lecciones aprendidas

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� Transferencia de conocimiento al equipo de cambio de PETROPERÚ

� Informe de resultado de la ejecución del Plan de Comunicación

� Informe de resultado de la ejecución del Plan de Formación

� Informe de resultado de la ejecución del Plan de Transferencia Tecnológica

� Resultado de la aplicación de la metodología de Gestión del Cambio

Entregables de la Puesta a Producción

• Plan de Puesta a Producción

• Resultado de las pruebas finales en ambiente de Producción, aprobadas por PETROPERÚ

• Plan de Transición / Contingencia de la Puesta a Producción

• Procedimientos de soporte a usuarios e incidentes

• Informe de acciones implementadas para mitigar riesgos de la Puesta a Producción

• Informe de resultados de la Puesta a Producción (configuración e instalación del ERP)

• Transferencia de conocimientos del equipo técnico para el manejo de la plataforma del nuevo ERP

Entregables de Transición y Soporte Post Implementa ción

• Plan de Post Implementación donde se incluya, como mínimo, objetivos, alcance (3 meses), estrategias, plan de acción detallado (cronograma)

• Informes mensuales de adaptaciones realizadas (configuración, modificación o creación de nuevos programas o módulos para cubrir los requerimientos establecidos en el alcance del proyecto)

Entregables de Cierre del Proyecto

• Plan de Cierre del Proyecto

• Informe de Resultado del Cierre del Proyecto

• Actas de Aceptación del Proyecto

2.4.4 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

En esta sección se definen las características de la organización propuesta para el proyecto, que corresponde tanto al equipo de trabajo conformado por EL CONTRATISTA como el correspondiente a PETROPERÚ.

2.4.4.1 COMITÉ GERENCIAL

Responsabilidad General: Este comité es responsable del seguimiento, supervisión y coordinación de todas las actividades involucradas en el servicio y, por lo tanto, de la prestación satisfactoria de los Servicios.

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Composición:

• El Líder PMERP de PETROPERÚ y Coordinadores del servicio • El Gerente del Proyecto de EL CONTRATISTA y sus coordinadores

directos

Podrán actuar como coordinadores los responsables de Informática y Telecomunicaciones de las Operaciones ubicadas en las ciudades de Talara, Piura, Iquitos y Refinería Conchán a fin que se revise detalladamente la situación del servicio recibido y de los proyectos relacionados con su localidad. Esta participación será establecida a criterio de PETROPERÚ. Programa de Reuniones: Las reuniones del Comité Gerencial se realizarán en el edificio de la Oficina Principal de PETROPERÚ, este comité se reunirá quincenalmente y actuará como secretario el Gerente del Proyecto de EL CONTRATISTA quien registrará en actas los acuerdos expresados por ambas Partes. Los costos de traslado, alojamiento y viáticos del personal de PETROPERÚ que participará en las reuniones del Comité Gerencial, serán cubiertos por PETROPERÚ. Funciones:

• Convocar las sesiones de apertura de los grupos de trabajo • Aprobar los Planes de Trabajo relacionados con los proyectos y

subproyectos • Revisar los avances de los Planes de Trabajo y el cumplimiento de los

Acuerdos de los Niveles de Servicio en todas las localidades comprendidas en el mismo

• Aprobar las calificaciones asignadas a las solicitudes de cambio y su incorporación en el Plan de Trabajo

• Resolver las inquietudes expresadas por cualquiera de las partes • Elevar al nivel de Comité Ejecutivo cualquier desacuerdo o controversia,

así como los casos que afecten los costos o los cronogramas asociados a los Servicios

2.4.4.2 COMITÉ EJECUTIVO

Responsabilidad General: Supervisión del estado de los Servicios, evaluación de riesgos, decisiones de alto nivel y solución de discrepancias, según sea requerido por el Comité Gerencial. Composición:

• Un representante ejecutivo de alto nivel jerárquico designado por PETROPERÚ

• Un representante ejecutivo de alto nivel jerárquico designado por EL CONTRATISTA

• El Líder PMERP de PETROPERÚ • El Gerente de Proyecto de EL CONTRATISTA

Programa de Reuniones: Las reuniones del Comité Ejecutivo se realizarán en el edificio de la Oficina Principal de PETROPERÚ, cada dos meses o cuando cualquiera de las partes lo

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estime conveniente, según el estado del contrato. En estas reuniones el Gerente del Proyecto de EL CONTRATISTA actuará como secretario y registrará en actas los acuerdos expresados por ambas partes. Funciones:

• Obtener información sobre el estado de los Servicios y de los problemas que hayan sido identificados

• Resolver cualquier desacuerdo o controversia entre las partes, relacionado con la prestación de los Servicios

• Establecer prioridades en aspectos que impliquen costos adicionales o afecten el cronograma de trabajo

• Controlar el cumplimiento de los acuerdos del Comité • Aprobar y gestionar posibles cambios mayores o adendas al contrato

2.4.4.3 EQUIPO DE TRABAJO DEL CONTRATISTA Y PETROPE RÚ

A continuación se detalla el equipo de trabajo mínimo requerido a EL CONTRATISTA y el equipo de trabajo comprometido por PETROPERÚ para la ejecución del proyecto:

1) EL POSTOR, deberá presentar en su propuesta técnica la organización de

su Equipo de Trabajo para la ejecución del servicio. Deberá adjuntar el organigrama propuesto, la definición de cada rol y las funciones respectivas

• Para las actividades del presente proyecto se deberá contemplar como

mínimo el siguiente personal (a tiempo completo). Debe considerarse que esto no es limitativo y dependerá de las actividades a realizar: � 01 Gerente del Proyecto, con asignación al 100% durante el

proyecto � 01 Gestor del Proyecto, con asignación al 100% durante el proyecto � Equipo de Gestión del Cambio:

� 01 Jefe del Proyecto de Gestión del Cambio, con asignación al 100% durante el proyecto

� 01 Consultor Especialista en Capacitación y Motivación, con asignación al 100% durante el proyecto

� 01 Consultor Especialista en Comunicación Interna, con asignación al 100% durante el proyecto

� � 03 Consultores Expertos de Industria Oil & Gas con asignación al

100% durante el proyecto

o Consultor Experto de Finanzas en Oil & Gas

o Consultor Experto de Cadena de Suministro en Oil & Gas

o Consultor Experto de Operaciones en Oil & Gas � 06 Consultores Funcionales y de Procesos de Negocios, con

asignación al 100% durante el proyecto � 06 Consultores del ERP con asignación al 100% durante el proyecto � 01 Consultor Senior de Migración y Carga de Datos, con asignación

al 100% durante el proyecto � 01 Consultor de Migración y Carga de Datos, con asignación al

100% durante el proyecto

69

� 01 Consultor de Arquitectura Tecnológica y Comunicaciones, con asignación al 100% durante el proyecto

� 03 Consultores Técnicos Sénior, con asignación al 100% durante el proyecto

� 06 Consultores Técnicos, con asignación al 100% durante el proyecto

• Se requiere contar con un representante del fabricante del ERP como

facilitador de la implementación, asignado al proyecto, con el fin de asegurar el mejor nivel de soporte del fabricante para el proyecto en todas sus etapas. Este representante deberá facilitar las comunicaciones, la atención prioritaria de requerimientos, con el fin de asegurar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio que especifique el fabricante del ERP en el contrato de mantenimiento, a solicitud de PETROPERÚ o EL CONTRATISTA.

• La asignación de personal adicional al Proyecto no será calificado, quedando a criterio de EL CONTRATISTA la inclusión del mismo para el logro de los objetivos del proyecto. En este caso, EL CONTRATISTA podrá disponer que este personal trabaje de manera remota.

• Se requiere que el personal de EL CONTRATISTA tenga dominio fluido del idioma Español, tanto oral como escrito.

2) Equipos de Trabajo de PETROPERÚ, a continuación se presenta la

organización establecida por PETROPERÚ para el presente proyecto, comprendiendo los siguientes:

� Equipo de Dirección del Proyecto.

� Equipo de Implementación del Proyecto.

� Equipo de Gestión del Cambio Estos equipos se rigen por las políticas y procedimientos de PETROPERÚ, del mismo modo cuentan con los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para el desarrollo exitoso del Proyecto de Modernización del ERP.

2.4.4.4 FUNCIONES DEL PERSONAL TÉCNICO

a) Equipo de Trabajo del Postor a.1. Gerente del Proyecto

• Dirigir la adecuada gestión y atención del servicio prestado • Aprobar los planes de ejecución del servicio • Dirigir procesos de control de calidad y auditoría interna en busca del

cumplimiento de los plazos y metas establecidas para el servicio • Aprobar el informe gerencial mensual que se entrega a PETROPERÚ • Aprobar la presentación a PETROPERÚ de los entregables del servicio • Asegurar el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad

establecidas para el servicio • Participar en las reuniones de retroalimentación que realice

PETROPERÚ, cuando se le requiera

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• Otras funciones inherentes a su rol.

a.2. Gestor del Proyecto • Apoyar en la dirección, gestión y atención del servicio prestado • Apoyar en el desarrollo y actualización de los planes de ejecución del

servicio • Apoyar en la dirección de procesos de control de calidad y auditoría

interna en busca del cumplimiento de los plazos y metas establecidas para el servicio

• Apoyar en el desarrollo del informe gerencial mensual que se entrega a PETROPERÚ

• Apoyar en el seguimiento y control del desarrollo y presentación a PETROPERÚ de los entregables del servicio

• Apoyar en la supervisión del cumplimiento de las normas de calidad y seguridad establecidas para el servicio

• Participar en las reuniones de retroalimentación que realice PETROPERÚ, cuando se le requiera

• Otras actividades encargadas por el Gerente de Proyecto

a.3. Equipo de Gestión del Cambio:

• Identifican riesgos relacionados al equipo humano y proponen medidas para mitigarlos

• Facilitan el cambio en las personas y la organización. • Administran las comunicaciones del proyecto • Desarrollan actividades orientadas a la aceptación del cambio en la

organización. • Otras funciones inherentes a su rol.

El equipo de Gestión del Cambio está compuesto por:

• (01) Jefe del Proyecto de Gestión del Cambio • (01) Consultor especialista en capacitación y motivación • (01) Consultor especialista en comunicación interna.

Las funciones del jefe de proyecto de Gestión del Cambio son:

• Definir, conducir y gestionar integralmente el frente de Gestión del Cambio

• Liderar el desarrollo del diagnóstico de disposición al cambio organizacional

• Definir los lineamientos para establecer la estrategia de cambio (comunicación, sensibilización, análisis de impactos y capacitación) según la metodología a seguir

• Dirigir el despliegue de la estrategia del Cambio • Dirigir y ejecutar las actividades de gestión del cambio destinadas al

equipo ejecutivo de PETROPERÚ. • Hacer el seguimiento y monitorear la efectividad de las acciones

implementadas mediante los planes formulados • Preparar y entregar los documentos del proyecto requeridos • Otras funciones inherentes a su rol.

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Las funciones de los especialistas de Gestión del Cambio son: • Apoyar en la definición e implementación de la estrategia del cambio

(comunicación, sensibilización, análisis de impactos y capacitación) según la metodología a seguir

• Desarrollar las actividades propias de la implementación de la estrategia del cambio

• Apoyar la implementación del plan de comunicación • Apoyar en el despliegue de la estrategia de capacitación a nivel

presencial o virtual • Identificar riesgos relacionados con su rol, escalándolos al Jefe del

Proyecto de Gestión del Cambio, en caso fuera necesario • Apoyar el diseño e implementación de intervenciones del cambio • Apoyar el seguimiento y monitoreo a fin de comprobar la efectividad de

las acciones implementadas mediante los planes formulados • Otras funciones inherentes a su rol.

a.4. Consultores Expertos de Industria de Oil & Gas :

• Proporcionar y transferir los conocimientos especializados de los módulos del ERP (Oil & Gas)

• Realizan el modelamiento de la solución de PETROPERÚ • Asistir en el diseño e implementación de la solución en temas

especializados de Oil & Gas. • Liderar los frentes de trabajo y asegurar la integración del modelo. • Soportar los casos más complejos y en donde se requiere mayor análisis

y experiencia. • Asegurar la calidad de la configuración. • Otras funciones inherentes a su rol.

Se requieren los siguientes expertos de industria de Oil & Gas:

• Consultor Experto de Finanzas en Oil & Gas: Con conocimientos

especializados mínimo en: o Activo Fijo o Finanzas o Presupuesto

• Consultor Experto de Cadena de Suministro en Oil & Gas- Con conocimientos especializados mínimo en:

o Inventario de productos a granel o Comercialización o Abastecimiento y transporte o Distribución

• Consultor Experto de Operaciones en Oil & Gas: Con conocimientos especializados mínimo en:

o Catalogación de equipos y recursos o Plan maestro de mantenimiento o Administración y operación del mantenimiento: preventivo,

correctivo y predictivo o Seguimiento y monitoreo de mantenimiento o Planeamiento y control de la producción en refinerías de petróleo o Control de calidad en refinerías de petróleo o Seguimiento y monitoreo de producción en refinerías de petróleo

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a.5. Consultores Funcionales y de Procesos de Negoc ios • Lidera su frente de trabajo proponiendo las definiciones, procesos y

herramientas requeridas. • Análisis de cambios en el ciclo del negocio, como resultado de la

implementación del nuevo ERP • Analiza, propone e implementa la solución de los casos de negocio a

presentarse en cada frente (incluye configuración, pruebas requeridas, transferencia de conocimiento, migración, puesta en marcha y soporte).

• Organiza y controla el cumplimiento de los compromisos establecidos al interior de su frente.

• Implementar y/o actualizar la parametrización del sistema. • Proporcionar soporte de segundo nivel en la implantación. • Organiza y controla las actividades de entrenamiento, seguridad,

migración y soporte al interior de los frentes. • Actividades de control de calidad de las soluciones definidas dentro de

su responsabilidad • Responsable de la transferencia de conocimientos del ERP hacia la

organización de PETROPERÚ en los procesos de su especialidad • Responsables de la integración del modelo. • Otras funciones inherentes a su rol. Los consultores funcionales y de procesos de negocio requeridos son: • 01 Consultor de Contabilidad y Finanzas • 01 Consultor de Logística (Materiales y Compras en general) • 01 Consultor Comercial • 01 Consultor de Compras e Inventarios de productos a granel. • 01 Consultor de Mantenimiento • 01 Consultor de Costeo de la Producción

a.6. Consultores del ERP

• Análisis de requerimientos • Diseño Funcional • Identificación de mejoras en el sistema existente • Propuestas de soluciones estándares del ERP • Implementación de soluciones según requisitos y aspectos de la

aplicación • Implementar y/o actualizar la parametrización del sistema • Análisis técnico para programadores • Soporte a usuarios • Análisis técnico detallado para programadores • Actividades de control de calidad de las soluciones definidas dentro de

su responsabilidad • Otras funciones inherentes a su rol. Los consultores del ERP requeridos son: • 02 Consultores de Finanzas Contabilidad y Activo Fijo • 01 Consultor de Logística (*) • 01 Consultor Comercial. • 01 Consultores de Refinación (*)

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• 01 Consultor de Presupuestos y Control de Gestión. (*). (*) Al menos uno de los consultores referidos debe tener conocimiento de procesos de gestión de proyectos.

a.7. Consultores de Migración y Carga de Datos

Los consultores de migración y carga de datos requeridos son:

• 01 Consultor Senior de Migración y Carga de Datos. • 01 Consultor de Migración y Carga de Datos.

Las funciones de los consultores de migración y carga de datos son:

• Organiza y revisa las definiciones realizadas por PETROPERÚ con

relación a los datos maestros y las transacciones a migrar. • Configura los parámetros, gestiona las adecuaciones necesarias e

implementa los procedimientos para el acondicionamiento y migración de los datos maestros y transaccionales.

• Especifica y controla los programas de carga de datos desde la perspectiva del nuevo ERP.

• Realiza y revisa las pruebas de migración y asiste a los usuarios y analistas de PETROPERÚ en las mismas.

• Participa activamente en el proceso de migración de datos y control de calidad de los mismos.

• Identifica puntos de control y reportes para la validación de la calidad de los datos migrados al ERP.

• Brinda soporte a los usuarios en el proceso de migración. • Otras funciones inherentes a su rol.

Adicionalmente a ello las funciones del Consultor Senior de Migración y Carga de Datos son: • Liderar e integrar las actividades concernientes a la migración de datos. • Definir la estrategia de migración de datos y proporcionar a

PETROPERÚ los lineamientos requeridos. • Identificación de riesgos relacionados con el proceso de migración de

datos y propuestas para mitigarlos. • Coordinación de las actividades que deben ser realizadas con apoyo de

PETROPERÚ: análisis, evaluación de calidad, limpieza de datos. • Seguimiento de los compromisos del plan de trabajo de migración de

datos. • Otras funciones inherentes a su rol.

a.8. Consultor de Arquitectura Tecnológica y Comuni caciones

Responsable de: • Instalación del ERP • Revisión / monitoreo del sistema • Revisión y levantamiento de errores técnicos de plataforma (incidentes) • Análisis de requerimientos tecnológicos • Espacio de sistema (base de datos, filesystem) • Administración de base de datos.

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• Configuración y parametrización de: o Sistema operativo o Base de datos o El ERP (plataforma)

• Administración de parches y mejoras del fabricante. • Administración de sistema operativo. • Diseño e implementación de la seguridad de la información y de la

infraestructura (incluyendo copias de respaldo). • Administrar y operar los ambientes y servidores de desarrollo, pruebas,

migración y capacitación durante la fase de implementación. • Administración y control de accesos (cuentas de usuario y perfiles). • Evaluar y coordinar con PETROPERÚ la disponibilidad y los tiempos de

respuesta del ERP. • Programación, ejecución y monitoreo de ejecutables relacionados con

los módulos de plataforma. • Monitoreo de ejecución de trabajos (jobs) de usuarios. • Afinamiento de la arquitectura tecnológica de los ambientes de

implementación • Apoyo en elaboración de bases técnicas para contratación del nuevo

hosting del ERP • Otras funciones inherentes a su rol.

a.9. Consultor Técnico Senior

• Liderar el diseño técnico de los requerimientos de desarrollos,

adecuaciones, interfaces y reportes. • Gestionar los desarrollos del proyecto (requerimientos, entregables y

avances) • Proponer e implementar soluciones técnicas a las necesidades de

programación del ERP. • Controlar la calidad de los desarrollos realizados por el equipo de

programación. • Proponer e implementar los estándares técnicos para las adecuaciones

del ERP y velar por la aplicación de la metodología de desarrollo de software propuesta por el implementador asegurándose que cumplan con los requerimientos y exigencias del fabricante.

• Controlar las versiones de los programas desarrollados. • Asegurar calidad de entregables del proceso de desarrollo

(Especificación Funcional, Especificación Técnica, Codificación, Pruebas Unitarias)

• Otras funciones inherentes a su rol. a.10. Consultor Técnico

• Análisis técnico de los requerimientos funcionales • Desarrollo/ programación del software (adecuaciones, interfaces,

programas de carga, reportes, etc.). • Comunicar problemas y administrar cambios o errores a objetos de

desarrollo • Pruebas unitarias y soporte a pruebas de consultor y pruebas de

usuario. • Documentación técnica del proyecto. • Otras funciones inherentes a su rol.

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En la eventualidad de que EL CONTRATISTA requiera hacer cambios del personal propuesto antes del inicio o durante la ejecución del Contrato, por motivos no atribuibles a él, deberá acreditar fehacientemente que el personal de reemplazo que brindará el servicio cuenta con los conocimientos y experiencia del mismo nivel o superior que el personal presentado en su propuesta técnica; dichos cambios deberán contar con la aprobación de PETROPERÚ.

b) Equipo de Trabajo de PETROPERÚ

Este equipo se rige por las políticas y procedimientos de PETROPERÚ, del mismo modo cuentan con los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para el desarrollo exitoso del Proyecto de Modernización del ERP. Este equipo está conformado por: Personal Permanente

• 01 Líder

• 02 Coordinadores

• 04 Analistas Funcionales

• 01 Analista Tecnológico

• 01 Analista de Migración de Data Histórica y Aplicaciones AS/400

• 06 Becados profesionales

• Personal Usuario:

� 25 Key users Permanentes.

Personal Parcial

• 30 Key users Parciales.

2.4.5 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN

Es requerimiento de la empresa el desarrollar el proceso de implementación del ERP en un periodo de quince (15) meses más tres (03) meses de acompañamiento. EL CONTRATISTA deberá garantizar por un periodo de nueve (09) meses, adicionales a los tres (03) meses de acompañamiento, el correcto funcionamiento del ERP implementado, que cubra a PETROPERÚ contra fallas o vicios ocultos. Durante este Periodo de Estabilización (Garantía) EL CONTRATISTA deberá mantener vigente la Carta Fianza de Fiel Cumplimiento del Contrato. El pago a EL CONTRATISTA será realizado al término de cada fase del servicio de implementación, previa aprobación de los entregables por parte de PETROPERÚ, de acuerdo a los porcentajes indicados en el Apéndice N° 09.

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3. OTRAS CONSIDERACIONES

3.1 CONTROL DE CAMBIOS AL CONTRATO

La Definición de Cambio es: alterar o modificar el alcance de los servicios y/o sus componentes comprendidos en el Contrato mediante una solicitud formal de cualquiera de las Partes (PETROPERU o EL CONTRATISTA), que se denomina “Solicitud de Cambio”, la cual sólo puede ser generada por personal autorizado. Todos los cambios al contrato deberán estar enmarcados dentro del Reglamento de Contrataciones de PETROPERÚ. No se ejecutará ningún cambio al Contrato si éste no está formalmente aprobado.

3.1.1 SOLICITUD DE CAMBIO AL CONTRATO

Un cambio al Contrato podrá ser iniciado a solicitud de cualquiera de las partes. Para asegurar un tratamiento formal, se usará una comunicación escrita indicando como mínimo, el siguiente contenido:

• Identificación del solicitante del cambio

• Descripción del cambio

• Justificación y conveniencia del cambio

• Descripción de los componentes afectados

3.1.2 CALIFICACIÓN DEL CAMBIO

Las solicitudes de cambio al contrato serán manejadas por el Comité Gerencial. El Gerente del Proyecto de EL CONTRATISTA efectuará un análisis técnico-económico preliminar para calificar el cambio de acuerdo a su magnitud e impacto en la implementación. Si existe un impacto en los costos, se determinará el monto que EL CONTRATISTA facturaría en forma adicional o restituiría a PETROPERÚ, según el caso, en base al tarifario propuesto (Apéndice N° 07). CALIFICACIONES POSIBLES:

3.1.2.1 CAMBIO MENOR

Si el requerimiento está enmarcado en el alcance de lo establecido en el Contrato y no afecta los costos.

3.1.2.2 CAMBIO MAYOR

Si el requerimiento afecta el costo de la implementación. Dicho cambio se tramitará como prestación adicional. Cualquiera de las partes podrá hacer observaciones a la calificación dentro de los tres (03) días hábiles para cambios menores o cinco (05) días hábiles para cambios mayores, siguientes a la comunicación formal. De no mediar respuesta en el plazo indicado, esta calificación se dará por aprobada.

3.1.3 MANEJO DEL CAMBIO

Cada nivel de cambio se manejará con las siguientes secuencias de actividades:

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3.1.3.1 CAMBIO MENOR

• El Gerente del Proyecto de EL CONTRATISTA comunicará formalmente a su contraparte en el Comité Gerencial que el cambio solicitado es un CAMBIO MENOR

• Aprobada la calificación como CAMBIO MENOR, éste pasará a formar parte del plan de trabajo y los Gerentes del Proyecto o encargados de ejecutar el servicio, se asegurarán de su cumplimiento

3.1.3.2 CAMBIO MAYOR

Para los “CAMBIOS MAYORES” se aplicarán los siguientes lineamientos:

• Solicitud formal del requerimiento de cualquiera de las dos partes por escrito EL CONTRATISTA comunicará a PETROPERÚ su propuesta técnico - económica del cambio solicitado. Esta propuesta no será determinante para la decisión de realización del cambio

• Dentro de los quince (15) días de recepción de la propuesta de cambio, el Comité Gerencial evaluará la viabilidad de la misma

• Las alternativas de decisión serán notificadas por escrito, pudiendo ser: a. Aceptada, en cuyo caso se tramitará la adenda correspondiente al

Contrato. Posteriormente, el CAMBIO MAYOR pasará a formar parte del plan de trabajo y será incorporado a los Servicios; los Gerentes del Proyecto o encargados de ejecutar el servicio, se asegurarán de su cumplimiento

b. Rechazada, en cuyo caso deberán quedar documentadas las razones del rechazo

Todos los adicionales y reducciones se realizarán conforme con lo establecido en el Reglamento de Contrataciones de PETROPERÚ y el Cuadro de Niveles de Aprobación de Contrataciones de PETROPERÚ vigente. Todos los cambios deberán quedar documentados.

3.2 FACILIDADES PROPORCIONADAS POR PETROPERÚ

PETROPERÚ brindará las siguientes facilidades de infraestructura al Contratista durante la ejecución del proyecto de implementación y el periodo de acompañamiento:

• Ambiente y mobiliario para el equipo de trabajo del proyecto

• Anexos telefónicos para comunicación interna

• Facilidades para conexión de red interna, correo electrónico e Internet

• Servicio de fotocopiado e impresión

• Servicios de Video Conferencia entre la Oficina Principal y las Operaciones PETROPERÚ NO brindará ninguna de las siguientes facilidades al Contratista:

• Soporte Secretarial

• Equipos de cómputo, software, suministros y recursos para las computadoras

• Equipo Facsímile

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• Equipos de respaldo (backup) y servicios de almacenamiento de medios de respaldo

• Estacionamiento vehicular

3.3 GESTIÓN DE VIAJES El implementador deberá prever y presupuestar en su propuesta como mínimo los siguientes viajes:

• Para la etapa de diseño viajarán los consultores de los módulos a implementar y el equipo de Gestión del Cambio. Se requiere viajar a: Operaciones Talara, Operaciones Oleoducto (Piura) y Operaciones Selva (Iquitos). El viaje a Talara y Piura se realizará en un sólo traslado aéreo. Durante la etapa de configuración y pruebas viajará el equipo de Gestión del Cambio, a las mismas operaciones. La finalidad de este viaje será difundir los avances del proyecto y facilitar el cambio en la organización.

• Para la etapa de capacitación de usuarios finales viajará un consultor por módulo a las mismas operaciones. La finalidad de estos viajes será encaminar las actividades de capacitación dirigiendo los primeros talleres y preparando a los usuarios clave para que ellos continúen la capacitación.

Para la etapa de puesta en producción del sistema viajarán a Operaciones Talara los consultores de los módulos de refinación y mantenimiento. La duración de los viajes para cada localidad será de tres (03) días útiles. El equipo de Gestión del Cambio podrá viajar en otras ocasiones a criterio de EL CONTRATISTA, lo cual deberá ser detallado en su propuesta. Es una exigencia que todo personal que viaje a las Operaciones deba contar con un Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo. Además contar con vestuario que identifique a la empresa que pertenece. De acuerdo con lo estipulado en la Ley 26790 y su Reglamento, las Refinerías, Plantas, Terminales, etc. son áreas de alto riesgo; por lo que, los contratistas están obligados a contratar para su personal las pólizas del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR) con las correspondientes coberturas para las prestaciones de salud, invalidez y sepelio. El implementador deberá planificar y coordinar con PETROPERÚ los viajes de su personal e informarlo en sus reportes de avance. Si existiera la necesidad de viajes adicionales a las Operaciones serán informados, coordinados y liquidados de acuerdo a la política de viajes para los efectos de reembolso por parte de PETROPERÚ, de conformidad con la Circular N° RRHH-R I-011-2008 del 08-05-2008 vigente a la fecha, con los montos correspondientes a los Supervisores de PETROPERÚ. Para efectos de la capacitación también se considerarán Operaciones Conchán y Oficina Principal (ambas en Lima), en donde no se considerarán gastos de viaje.

3.4 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS El Postor, para que su propuesta sea admitida, deberá cumplir con el 100% de los Requerimientos Técnicos Mínimos (RTM) especificados en el Apéndice N° 06. El incumplimiento de algún RTM significará la descalificación de EL POSTOR.

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3.5 SERVICIOS DE VALOR AGREGADO

EL POSTOR podrá presentar servicios de valor agregado al proyecto de implementación del ERP que no representen costos adicionales para PETROPERÚ, estos servicios deben ser convenientes para la empresa y deben estar relacionados a los objetivos del proyecto. PETROPERÚ valorará en la calificación de las propuestas a aquellos postores que se comprometan a proporcionar, sin costo adicional, una cantidad de horas para trabajos de desarrollos y adecuaciones para requerimientos adicionales a la matriz de requerimientos presentada en las bases. PETROPERÚ solicita que los postores incluyan en su propuesta una bolsa de horas cuyo número deberá precisar. Estas horas adicionales de consultoría deberán estar disponibles cuando PETROPERÚ las requiera, y no estarán condicionadas por ningún motivo. PETROPERÚ priorizará los requerimientos adicionales identificados en el curso de la implementación y definirá cuándo se atenderán a través de una Orden de Servicio para cada caso, previo acuerdo entre las partes sobre el número de horas necesarias para atender el requerimiento y firmada por ambas partes. La conformidad del trabajo también debe ser firmada por el Líder del PMERP de PETROPERÚ previa presentación del informe correspondiente. EL CONTRATISTA y PETROPERÚ llevarán un control conjunto de las horas ejecutadas y pendientes de ejecutar por este concepto. PETROPERÚ valorará que la casa de software asuma el mayor compromiso posible para mejorar los servicios proporcionados al proyecto. Por tal motivo el fabricante debe estar en capacidad de brindar directamente los siguientes servicios sin intermediación de EL CONTRATISTA:

• El Fabricante podrá proporcionar al proyecto un servicio preferencial para priorización de las respuestas y para el acceso al equipo de expertos de manera que se acelere la resolución de problemas, a través de un Gestor de Servicio de Soporte (en el centro de servicios) que facilite la comunicación y el escalamiento con priorización de solicitudes durante el periodo que tome la implementación.

• El Fabricante podrá brindar servicio de evaluación de la configuración y

recomendaciones realizadas por el implementador para ayudar a alcanzar el rendimiento óptimo del sistema. El servicio podrá realizarse de manera remota. PETROPERÚ definirá cuándo se necesitará este servicio en el curso de la implementación o durante el período de acompañamiento a través de una orden de servicio (o más de una) firmada por el Líder del PMERP de PETROPERÚ. La conformidad del trabajo también debe ser firmada por el Líder del PMERP de PETROPERÚ previa presentación del informe correspondiente.

• El Fabricante podrá brindar servicio de revisión técnica de la calidad de la

plataforma y los desarrollos realizados durante la implementación. PETROPERÚ definirá cuándo se necesitará este servicio en el curso de la implementación o durante el período de acompañamiento a través de una orden de servicio (o más de una) firmada por el Líder del PMERP de PETROPERÚ. La conformidad del trabajo también debe ser firmada por el Líder del PMERP de PETROPERÚ previa presentación del informe correspondiente.

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3.6 SERVICIO DE IMPLEMENTACIÓN DEL ERP

EL CONTRATISTA deberá considerar los lineamientos básicos establecidos para llevar a cabo el proceso de implementación, así como la migración de datos, estableciendo los planes generales y actividades que aseguren el éxito de este proyecto. La implementación de necesidades de PETROPERÚ debe realizarse a través de un enfoque basado en procesos y tomando como ámbito de acción las sedes en: Lima (Oficina Principal, Operaciones Comerciales y Operaciones Conchán), Talara (Operaciones Talara), Piura (Operaciones Oleoducto y Refinería El Milagro) e Iquitos (Operaciones Selva). La salida a producción del sistema ERP deberá contar con apoyo de consultores en las oficinas de PETROPERÚ que resolverán problemas operativos de usuarios mediante soporte telefónico y soporte presencial en las oficinas de los usuarios en caso corresponda, durante los primeros tres (03) meses de operación. Durante los tres (03) primeros cierres contables, posterior a la salida a producción, se requerirá soporte local de personal especialista en el sistema ERP en las instalaciones de Oficina Principal de acuerdo al periodo de tiempo que la situación amerite y en el horario que se requiera para lograr los objetivos del cierre contable.