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OTROS ELEMENTOS PRÁCTICOS DE UN

PROGRAMA DE COMPLIANCE.

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Contenido

1. El Compliance como factor de competitividad en la pyme y la inclusión de su modelo de gestión

2. Su implantación y gestión: impacto en la organización y claves para su éxito

3. ¿De quién depende su eficacia? Los distintos ámbitos de responsabilidad en la empresa

4. Delitos más comunes en el seno de las empresas

El Compliance como factor de competitividad en la pyme y la

inclusión de su modelo de gestión

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Compliance y una nueva forma de gestión: factor de competitividad

La complejidad regulatoria y la responsabilidad de supervisión empresarialLas necesidades de Compliance no nacen en el Código Penal, sino en el entorno regulatorio mercantil de creciente complejidad.• El Código Penal nos incentiva a implantar programas, mediante la consideración de atenuantes y eximentes• Con el objetivo de que las empresas se esfuercen en implantar una cultura de cumplimiento que eleve el

nivel de gestión de las empresas

Requisitos

Oportunidad: mejora de la competitividad de las empresas• Protección del valor de la empresa: reputación y compromiso con la sociedad.• Mejora la gestión de riesgos, más controles para evitar impacto económico, reducción de ineficiencias

y pérdida desconocida• Mejora la toma decisiones: mayor calidad del dato.• Aumenta el atractivo para socios actuales y potenciales, con mejores condiciones. En concursos

públicos, contratos internacionales, negociación con partners, entidades financieras y aseguradoras, etc.

• Protección de administradores y dirección: deber de diligencia.

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Objetivos clave de compliance

Impulsar la existencia y extensión en la empresa de una cultura deintegridad y cumplimiento que alcance a todas las actividades.

Velar por la existencia y desarrollo de un modelo de organización ygestión eficaz que prevenga y mitigue los riesgos.

Medios de aseguramiento previos al análisis de riesgos

Adecuación del sistema de gobierno corporativo de la empresa

Redefinición de las estructuras organizativas internas

Factores de éxito para la implantación de la función de compliance

Compliance y una nueva forma de gestión: factor de competitividad1

Implantación y gestión de Compliance: impacto en la

organización y claves para su éxito

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Implantación y gestión de compliance: impacto en la organización

Requisitos

2.

Administradores y directores: hacia un cambio en la gestión

1. Paso del principio reactivo al principio proactivo en el cumplimiento

2. Apuesta por una cultura de integridad y cumplimiento

.3. Con la implicación clara e inequívoca de administradores y directivos

4. Redefinir su organización interna para atribuir la responsabilidad de cumplimiento

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Requisitos

Implantación y gestión de compliance: impacto en la organización2.



.3. Con la implicación clara e inequívoca de administradores y directivos



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Requisitos


Valores

Código Ético

Políticas, procedimientos,

controles

Conductas Entorno cultural



1. .3. Con la implicación clara e inequívoca de administradores y directivos



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3. Con la implicación clara e inequívoca de administradores y directivos


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1. Comprensión profunda del alcance de su función y misión, pilar cultural

2. La gestión del cambio en la organización: un sistema preventivo y proactivo

4. Garantizar la coherencia del sistema: verificación y adecuación

3. Ser percibido como un aliado de confianza del negocio: más que un policía

Responsables de Compliance: liderando ese cambio

Eficacia de los programas de Compliance: los distintos

ámbitos de responsabilidad en la empresa

3

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Eficacia de los programas de Compliance: ámbitos de responsabilidad3.

Correcto despliegue en la organizaciónPor sus distintos niveles, proporcionalmente a la responsabilidad de cada cual

Administradores. Aprobación de Políticas. Supervisión y gestión de riesgos. Supervisión de la Dirección. Responsables últimos de Compliance y de sus Recursos.

Directivos. Asegurar alineamiento de la organización, consu ejemplo y transmitiendo el mismo a la organización.Asumiendo el rol de Sponsor

Compliance Officer/Comité Compliance. Diseño y gestión delprograma. Impulso de la cultura de complimiento. Asesoramiento.Gestión del canal de denuncias. Coordinación del Reporting

Mandos intermedios y trabajadores. Respeto de leyes ynormas internas. Cooperación con exigencias de compliance.Informar, consultar y denunciar conductas inapropiadas

Niveles de responsabilidad

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Diseño y Desarrollo del Sistema de Compliance

SupervisiónFuncionamiento y Cumplimiento

de NormasImplantación efectiva

• Diseño del modelo deorganización y gestión

• Proceso de toma de decisión, atribución de responsabilidades de Compliance• Comunicación a la organización

• Elaboración del Mapa de Riesgos

• Identificación de Controles y Evidencias• Identificación de responsables y objetivos• Identificación del Plan de Actuación, priorizado.

• Presupuesto Anual al Consejo

• Análisis y alineamiento de lasnormas internas con losvalores de la empresa.• Elaboración y

comunicación del Códigode conducta, canal dedenuncias,procedimientos deinvestigación ysancionadores, conpropuestas de adecuación

• Identificación de Políticasy procedimientosadicionales, conpropuestas de adecuación.

• Monitorizar los controles, yeficiencia de procedimientos,

• Recogida y custodia de evidencias.• Elaborar informes y reportings

periódicos (para directivos yadministradores y organización, ensu caso).

• Plan de Formación.• Genera cultura de

cumplimiento, y la mide.• Da a conocer la función y las

obligaciones de todos, coordinando formaciones.

• Plan de revisión interna.


Y las responsabilidades concretas de la función de Compliance:

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Compliance Officer: un perfil híbrido

• Habilidades personales: proactividad, asertividad, compromiso, autonomía, entusiasmo,resolutividad, resiliencia, integridad probada, comunicación.

LIDERAZGO

• Capacidad de análisis y concreción (reporting)• Gestión de proyectos transversales• Gestión de equipos, gestión de conflictos• Formación suficiente - conocimiento de la función• Conocimiento de la empresa, sensibilidad de negocio• Experiencia directiva y en alguna área implicada• Voluntad de formación continua


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Dudas comunes en su selección

• ¿Perfil jurídico o financiero?• ¿Promoción interna o contratación externa?• ¿Órgano colectivo o función individual?• ¿Grado de externalización?• ¿Constitución gradual y escalonada de la función de

Compliance?

• PYMES y la función de compliance asumida por eladministrador


Delitos más comunes en el seno de la empresa

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Delitos más comunes en el seno de las empresas4.

Delitos contra los derechos humanos y las relaciones laborales

• Incumplimiento de obligaciones de prevención de riesgos laborales- falta de elementos de seguridad en centros de trabajo o equipos de protección- falta de planes de emergencia

• Falta de actuación ante situaciones de acoso o discriminación- falta de planes de prevención- falta de actuación ante situaciones denunciadas

• Contratación inadecuada- sin alta en SS- tipo de contrato inadecuado- abuso de imposición de condiciones laborales- contratación ilegal de extranjeros

• Trabajo infantil o en condiciones inadecuadas y trata de seres humanos:- promoción de inmigración clandestina (ej.-temporeros agrícolas)- trabajo en condiciones infrahumanas (minas, talleres o plantas de empresas internacionalizadas, sobre todo)

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Delitos contra las Administraciones

• Hacienda: fraude en declaraciones fiscales agravado- cuando la cuota defraudada supere los 600.000 euros- se cometa a través de una organización o grupo criminal o se utilicen entidades que dificulten u oculten la

identidad del obligado tributario o la determinación de la cantidad defraudada (estructuras societarias opacascon dudosa interpretación sobre su legalidad)

• Seguridad Social, superior a 50,000€- eludir el pago de las cuotas y conceptos de recaudación conjunta u obtener devoluciones o beneficiarse de

deducciones por cualquier motivo de manera indebida. (empresas ficticias, talleres clandestinos)- fraude (por cooperación) en la obtención por parte de personas físicas de prestaciones indebidas por parte de la

seguridad Social. (Pacto de despido, simulación de contrato)- falsedad de certificaciones de Seguridad Social requeridas para contratos de servicios

• Cualquier administración- destino no autorizado de subvenciones- falsificación de documentos para acreditar requisitos

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Delitos contra la transparencia, exactitud y veracidad de los registros

• Falseamiento de la contabilidad y de las cuentasanuales.

• Doble contabilidad, financiera o fiscal

• Sueldos pagados a jubilados o personasinexistentes.

• Cheques endosados más de una vez.

• Inventarios registrados sin documentaciónsoporte.. Mermas ficticias en inventarios

• Ajustes contables a fin de ejercicio, para mejorarla imagen económica de la empresa.

• Falta de control y cumplimiento de lasobligaciones sobre prevención de blanqueo decapitales.

• Contabilización como dietas de gastoscorrespondientes a atenciones a clientes. Gastospersonales pagados con fondos de la empresa.

• Manipulación de registros contables, como actoprevio a la declaración concursal, o posterior,para actuar en fraude de acreedores.

• Las operaciones vinculadas (con accionistas,administradores o dirección) a precios distintosde los de mercado.

• Fraude en la ejecución de los contratos suscritos(con particulares o entidades públicas).

• Pagos por prestaciones no realizadas, anulaciónde facturas cobradas, sobreestimación osubestimación de activos o ingresos, o pasivos ygastos, créditos recuperados y no contabilizados.

• Ocultamiento contable en sub cuentas de gastosficticios, pérdidas del ejercicio y ganancias.

• Clientes y Proveedores sin cumplir requisitos decalidad del bien o servicio y autorizados poralguien para su pago.

• Recepción o entrega de donaciones sin soportedocumental.

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Delitos de blanqueo de capitales

• Bienes de consumo:- Pago en efectivo de bienes o servicios de gran importe,- Muchas veces cancelados posteriormente para ser reembolsados por banco

• Inmobiliario y del automóvil:- Adquisición y venta de propiedades y vehículos mediante personas jurídicas internacionales- Pagos en efectivo o con transferencias internacionales.

• Abogados:- Constitución de muchas sociedades en poco tiempo (con inmediata venta posterior), con otras sociedades como

accionistas- Nombramiento de mismo administrador en muchas sociedades, personas notoriamente inadecuadas o residentes

en paraísos fiscales- Transmisiones sucesivas de un mismo bien sin razón aparente en breve tiempo. Lotería

• Alertas:- Operan a distancia o desde paraísos fiscales sin relación con la transacción, no se identifican debidamente,- Compras y pagos anticipados superiores y en efectivo sin razón aparente y luego exija devoluciones mediante

instrumentos bancarios- Modifican la operación si no puede eludir controles,- No conoce los detalles de la operación por actuar en nombre de tercero, cuando no es posible contactarle, etc.

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Delitos contra el medio ambiente

• Mala gestión de residuos:

- Clasificación errónea, falta idoneidad de las empresas gestoras, incumplimiento procedimientos

• Vertidos, extracciones, excavaciones, ruidos o emisiones contaminantes indiscriminados de origenindustrial, ganadero, sanitarios o peligrosos

- Fugas de depósitos de combustibles.

• Contaminación tanto lumínica como acústica, e incluso odorífera.

- Fábricas, locales de hostelería.

• Tratamiento y almacenaje inadecuado de productos peligrosos

- Vertederos incontrolados o sin licencias, posibles siniestros por mantenimiento inadecuado, construccionesantiguas con materiales contaminantes.

• Actuaciones relacionadas con infracción de ordenación del territorio en suelos protegidos:

- Construcciones en zona protegida o no autorizadas (a veces en conexión con prevaricación y corrupción)

• Incendios forestales, talas no autorizadas, caza y pesca ilegales y furtivas, maltrato de animales

- Empresas constructoras o agropecuarias, invitaciones o atenciones a clientes


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Delitos contra los consumidores

• Protección de datos de carácter personal:- uso no adecuado a las finalidades consentidas (correcta redacción)- cesión inconsentida de datos (incluso entre empresas del grupo, encargado del tratamiento)- mal funcionamiento de derechos ARCO (sobre todo, cancelación, los “robinsones”).- Nuevo reglamento europeo exige mayores controles previos y sistemas de información más robustos.

• Estafas a consumidores,- publicidad engañosa (producto alimentario distinto al ofertado o con propiedades medicinales)- falta de transparencia de la información (preferentes)- deficiente gestión de proveedores o de servicio de reclamaciones (baja en servicios de telefonía).

• Deficiencias en la seguridad y calidad de los productos o servicios (puede afectar incluso a saludpública en productos alimentarios o sanitarios)

• Difusión de noticias o rumores falsos y/o uso de información privilegiada (cotizadas)


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Delitos contra el mercado

• Prácticas contrarias a la libre competencia de los mercados:- fijación de precios, falsa o errónea sobre competidores o proveedores o sus productos- reparto de mercado- abuso de posición de dominante (en sector, o ante clientes – CCGGCC)

• Delitos contra la propiedad intelectual, industrial o revelación de secretos comerciales:- revelación de información de trabajadores sobre antiguas empresas,- acceso no autorizado a información empresarial confidencial (aunque la ofrezcan),- descargas ilegales de programas, audiovisuales, audios, etc.

• Corrupción entre particulares:- pago directo para obtención de contrato- financiación de actividades personales o a un tercero cercano (vacaciones, educación, coche, contrato de trabajo)- pagos encubiertos como patrocinios o acciones de marketing,- cobertura de gastos con falsas promociones o dietas (restaurantes, regalos, ofertas de espectáculos).

• Corrupción con funcionario público:- soborno o pago como los anteriores

• Financiación ilegal a partidos políticos y/o fundaciones afines- salidas de efectivo descontroladas- prestaciones de servicio ficticias


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