BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOSDEFINICIONES Y PROCEDIMIENTOS

DANIEL MARTINEZ CASTILLO

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El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento determinado. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que organización posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto).

El balance general, por lo tanto, es una especie de fotografía que retrata la situación contable de la empresa en una cierta fecha. Gracias a este documento, el

empresario accede a información vital sobre su negocio, como la disponibilidad de dinero y el estado de sus deudas.

El activo de la empresa está formado por el dinero que tiene en caja y en los bancos, las cuentas por cobrar, las materias primas, las máquinas, los vehículos, los edificios y los terrenos. El pasivo, en cambio, se compone por las deudas, las obligaciones bancarias y los impuestos por pagar, entre otras cuestiones.

Cabe destacar que el balance general también se conoce como estado de situación patrimonial. El documento suele presentar distintas columnas, que organizan los valores según sean activos o pasivos. La diferencia entre estos es el patrimonio neto, es decir, la diferencia entre lo que la compañía tiene y lo que debe.

Más allá de que los balances son útiles para los dueños de las empresas, su elaboración suele estar a cargo de especialistas en contabilidad. Los contadores se encargan de analizar los números y volcarlos al balance. Una vez cerrado el balance, es presentado al empresario o al directivo pertinente, quien es el tomará las decisiones correspondientes para la gestión de la empresa.

El balance general es un estado financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los activos, los pasivos y el patrimonio con que cuenta una empresa en un momento determinado.

Los activos incluyen: el dinero que se encuentra físicamente en la empresa (por ejemplo, en su caja

fuerte), o el dinero que tiene depositado en el banco (por ejemplo, en su cuenta corriente).

los elementos físicos con que cuenta la empresa para realizar sus operaciones y que tienen una duración permanente (por ejemplo, edificios, terrenos, maquinaria, vehículos de transporte, muebles), o que tienen una duración temporal (por ejemplo, materias primas, mercaderías).

las deudas que tienen los clientes con la empresa.

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BALANCE GENERAL

Los pasivos incluyen: las deudas que tiene la empresa con sus proveedores. las deudas que tiene pendiente con los bancos y otras entidades financieras.

Mientras que el patrimonio incluye: las aportaciones hechas por los socios o accionistas. los beneficios o utilidades que ha obtenido la empresa.

En cuanto a su elaboración el balance general se realiza cada año al finalizar el ejercicio económico de la empresa (balance final), aunque también se suelen elaborar balances al inicio del ejercicio (balances de apertura), y balances con una periodicidad mensual, trimestral o semestral (balances parciales).

El balance general nos permite conocer la situación financiera de la empresa (al mostrarnos cuál es el valor de sus activos, pasivos y patrimonio), analizar esta información (por ejemplo, saber cuánto y dónde ha invertido, cuánto de ese dinero proviene de los acreedores y cuánto proviene de capital propio, cuán eficientemente está utilizando sus activos, qué tan bien está administrando sus pasivos, etc.), y, en base a dicho análisis, tomar decisiones.

Asimismo, al comparar un balance con otros anteriores, nos permite comparar la situación financiera actual de la empresa con situaciones financieras dadas en otros momentos (por ejemplo, saber si ha aumentado sus activos, en cuánto ha reducido sus deudas, en cuánto ha variado su patrimonio, etc.), y así, por ejemplo, saber si la empresa está cumpliendo con sus objetivos financieros.

La forma en que se suele presentar un balance es mostrando los activos en una columna y los pasivos y patrimonio en otra.

En la columna izquierda se enlistan los activos ordenados generalmente en función a su liquidez, empezando con aquellos que son más fácilmente convertibles en dinero en efectivo; por ejemplo, el dinero en caja es el más líquido que hay y, por tanto, se ubica en primer lugar.

Y en la columna derecha se enlistan los pasivos y el patrimonio ordenados generalmente en función a su exigibilidad, empezando con aquellos que tienen una mayor exigibilidad; por ejemplo, las deudas con proveedores suelen ser más exigibles que el capital y, por tanto, se ubican antes que éstos.

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El valor total de los activos siempre debe ser igual al valor total de los pasivos más el valor total del patrimonio:

Activo = Pasivo + Patrimonio

Por ejemplo, si una empresa tiene activos por US$30,000 y pasivos por US$20,000, tendrá un patrimonio de US$10,000; pero si, por ejemplo, tendría activos por US$30,000 y pasivos por US$40,000, tendría un patrimonio negativo de – US$10,000, además de serios problemas financieros.

La estructura básica de un balance la podemos apreciar en el siguiente ejemplo:

Modelo de balance generalACTIVO PASIVO

Activo corriente Pasivo corriente

Caja y bancos 2500 Proveedores 5000

Clientes 6000 Otros acreedores 2000

Otros deudores 2400 Impuestos por pagar 1200

Existencias 26600 TOTAL ACTIVO CORRIENTE 8200

TOTAL ACTIVO CORRIENTE 37500

Pasivo no corriente

Activo no corriente Deudas a largo plazo 1400

Inm. maq. y equipo 14000 TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 1400

Depreciación acumulada 1400

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 12600 PATRIMONIO

Capital 19000

Utilidades retenidas 2600

Utilidades del ejercicio 18900

TOTAL PATRIMONIO 40500

TOTAL ACTIVOS 50100 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 50100

Veamos la explicación de cada una de las cuentas:

El activo corriente o activo circulante es el activo que fácilmente puede convertido en dinero en efectivo, comprende las cuentas de:

caja y bancos o disponible: el dinero que la empresa tiene en su caja o depositado en una cuenta en el banco.

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clientes, cuentas por cobrar o cuentas por cobrar comerciales: el dinero que los clientes les deben a la empresa como producto de ventas hechas al crédito.

otros deudores, otras cuentas por cobrar o cuentas por cobrar no comerciales: el dinero que le deben a la empresa, pero que no incluye el saldo de los clientes.

existencias o inventarios: incluyen las materias primas, los productos en proceso, y los productos terminados o las mercaderías.

El activo no corriente o activo fijo es el activo que difícilmente puede ser convertido en dinero en efectivo, comprende las cuentas de:

inmuebles, maquinaria y equipo: comprende edificios, terrenos, maquinaria, equipos, vehículos de transporte, muebles, enseres, etc.

depreciación acumulada: el valor de la depreciación acumulada de los activos de la cuenta anterior a excepción de los terrenos que no se deprecian.

El pasivo corriente son las obligaciones o deudas que tiene la empresa con vencimiento menor a un año, comprende las cuentas de:

proveedores, cuentas por pagar o cuentas por pagar comerciales: el dinero que la empresa le debe a sus proveedores como producto de compras hechas al crédito.

otros acreedores, otras cuentas por pagar o cuentas por pagar no comerciales: el dinero que la empresa le debe a terceros, pero que no incluye el sado que le resta pagar a sus proveedores.

impuestos por pagar o tributos por pagar: el saldo de impuestos que a la empresa le resta pagar.

El pasivo no corriente son las obligaciones o deudas que tiene la empresa con vencimiento mayor a un año, comprende las cuentes de:

deudas a largo plazo: deudas a largo plazo que tiene la empresa, por ejemplo, con entidades financieras.

Y, finalmente, el patrimonio o patrimonio neto comprende las cuentas de: capital o capital social: las aportaciones hechas por los socios o accionistas. utilidades retenidas, utilidades acumuladas, resultados acumulados o reservas:

utilidades que se retienen o se acumulan en la empresa después de pagar dividendos.

utilidades del ejercicio o resultados del ejercicio: utilidades del ejercicio antes de repartirse como dividendos y destinarse a utilidades retenidas.

El balance general se compone de:

Encabezado, lo integran el nombre de la Entidad económica, nombre del estado financiero y fecha a la cual se formula.

Cuerpo, se integra por conceptos del Activo, del Pasivo y del Capital, incluyendo el valor de cada uno de ellos.

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Pie, Nombre, firma y cargo del Contador Público que lo formula y notas aclaratorias.

FORMAS DE PRESENTACIÓN

Las formas de presentación del balance general son:

En forma de cuenta.- es la presentación más usual; se muestra el activo al lado izquierdo, el pasivo y el capital al lado derecho, es decir: activo igual a pasivo más capital.

En forma de cuenta.- Conserva la misma fórmula pero invertida; es decir, capital más pasivo es igual a activo. El estado muestra en el lado izquierdo y en primer término al capital y en segundo término al pasivo; a la derecha los activos principiando por los no circulantes y terminado con los circulantes.

En forma de reporte.- Es una presentación vertical, mostrándose en primer lugar el activo, posteriormente el pasivo y por ultimo el capital, es decir activo menos pasivo igual a capital.

En forma de condición financiera.- Se obtiene el capital de trabajo que es la diferencia entre activos y pasivos circulantes; aumentando los activos no circulantes y deduciendo los pasivos no circulantes.

En función a su grado de análisis, el balance puede clasificarse en analítico y condensado. En términos generales, se puede decir que en la forma analítica se detallan las partidas que forman ciertos grupos, en el balance condensado se indican los conceptos en grupos generales, por ejemplo, la inversión total en los terrenos, planta o equipo.

REGLAS DE PRESENTACIÓN

En la presentación de un balance o de un estado financiero en general, deben proporcionarse algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales de presentación y son:

Nombre de la empresa.

Titulo del estado financiero.

Fecha a la que se presenta la información.

Márgenes individuales que debe conservar cada grupo y clasificación.

Cortes de subtotales y totales claramente indicados.

Moneda en que se expresa el estado.

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BALANCE GENERAL COMPARATIVO

Es el documento contable que muestra las alteraciones que han tenido los elementos que integran el Activo, Pasivo y el Capital Contable por las operaciones efectuadas por la entidad durante el periodo contable, es necesario establecer una comparación entre el balance al principio del ejercicio conocido como Balance Inicial y el actual conocido como Balance Final.El Balance Comparativo seirve de base para elaborar el estado financiero básico denominado estado de variaciones en el capital contable, el cual muestra los cambios en la inversión de los accionistas o dueños durante el periodo.

AUMENTOS DEL CAPITAL CONTABLEEl capital contable aumenta cuando la entidad percibe ingresos o cuando recibe aportaciones adicionales de Capital.Los aumentos del capital contable que producen tanto los ingresos como las aportaciones adicionales de capital aumentan el activo o disminuyen el pasivo.Aumenta el Capital Contable cuando aumenta el ActivoAumenta el Capital Contable cuando disminuye el Pasivo

DISMINUCIONES DEL CAPITAL CONTABLEEl capital contable disminuye cuando la entidad causa egresos o cuando acepta reducciones parciales de capital.Las disminuciones de capital contable que originan tanto los egresos como las reducciones parciales de capital disminuyen el activo o aumentan el pasivo.Disminuye el Capital Contable cuando disminuye el ActivoDisminuye el Capital Contable cuando aumenta el Pasivo

DETERMINACION DEL CAPITAL CONTABLE FINAL

Se suma el Capital Contable Inicial los ingresos y las aportaciones adicionales al capital, y se restan de él los egresos y las reducciones parciales del capital.

CONTENIDO DEL BALANCE GENERAL COMPARATIVO

ENCABEZADONombre de la empresaIndicación de que se trata de un Balance ComparativoFecha de los ejercicios que se comparan

CONTENIDOValor detallado de cada uno de los bienes que formen el Activo, tanto del Balance Inicial como del FinalValor detallado de cada uno de las obligaciones que formen el Pasivo, tanto del Balance Inicial como del Final

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Importe del Capital Inicial, así como del FinalFIRMAS

Del contador que realizo el Balance ComparativoDel Propietario

FORMAS DE PRESENTAR EL BALANCE COMPARATIVO

El Balance General Comparativo se puede presentar de dos formas:Balance General Comparativo con forma de ReporteBalance General Comparativo con forma de Cuenta

BALANCE COMPARATIVO CON FORMA DE REPORTEConsiste en anotar clasificadamente el Activo y el Pasivo de los balances que se comparan en una sola página, de tal manera que a la suma del activo se le pueda retar verticalemnte la suma del pasivo, para determinar el capital contable de ambos ejercicios.Se basa en la fórmula:

Activo – Pasivo = Capital ContableA – P = C

ANOTACION DE LAS CANTIDADES

PRIMERA COLUMNA: Se anota la cantidad de cada una de las cuentas que intervienen en el Balance Final.SEGUNDA COLUMNA: Se anota la cantidad de cada una de las cuentas que intervienen en el Balance Inicial.TERCERA COLUMNA: Se emplea para anotar la alteración o diferencia de cada cuenta, tal diferencia se obtiene comparando la cantidad del Balance Final con la del Inicial, tbm se anota en esta, la diferencia que se obtenga de comparar las sumas de cada grupo y las que se obtengan de comparar los totales del Activo, los totales del Pasivo y los totales del Capital Contable.CUARTA COLUMNA: Se emplea para anotar los signos de + (más) o – (menos); se anota signo más Cuando la diferencia es positiva, y signo menos cuando es negativa.

FORMA COMO SE DEBE SUMAR LAS DIFERENCIAS POSITIVAS Y NEGATIVAS EN CADA UNO DE LOS GRUPOSPrimero se suman las cantidades positivas, después por separado se suman las cantidades negativas, en seguida se comparan las dos sumas, y la diferencia entre ambas se anota en la columna de diferencias.

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COMPROBACION DE LA SUMA DE LA COLUMNA DE DIFERENCIA

La suma de la columna de diferencia esta correcta, si la diferencia entre las sumas de las dos primeras columnas es igual a ella.

BALANCE COMPARATIVO CON FORMA DE REPORTE

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BALANCE COMPARATIVO CON FORMA DE CUENTA

En esta forma se utilizan dos páginas, en la izquierda se anota clasificadamente el Activo de los balances que se comparan, con sus respectivas alteraciones y en la derecha, el Pasivo y el Capital de ambos ejercicios, también debidamente clasificados y con sus respectivas alteraciones.

Se basa en la fórmula:

Activo = Pasivo + Capital

A = P + C

ANOTACION DE LAS CANTIDADES

El empleo de las columnas, la forma de sumar alteraciones y la forma de comprobar la suma de la columna de diferencias, es idéntica a la del Balance Comparativo en forma de Reporte.

Vgr. BALANCE COMPARATIVO CON FORMA DE CUENTA

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CONCLUSION: El Balance General y el Balance Comparativo, son imprescindibles en toda empresa para conocer las variaciones y resultados que ha tenido durante un ejercicio.

El Estado de Resultados, es el instrumento que utiliza la administración de la empresa para reportar las operaciones efectuadas durante el periodo contable. De esta manera la utilidad (pérdida) se obtiene restando los gastos y/o pérdidas a los ingresos y/o ganancias.

Ahora, desde el punto de vista del inversionista (sea acreedor o accionista), el estado de resultados es visto como el instrumento que lo provee de un "Índice de eficiencia". Las utilidades son, generalmente, asociadas con eficiencia en las operaciones, y las pérdidas, al contrario, se asocian con ineficiencia.

La contabilidad financiera utiliza el enfoque de ingresos y gastos para determinar la utilidad del ejercicio. Sin embargo, eso no quiere decir que sea la única manera o la

mejor manera de determinarla. Las opiniones pueden dividirse al respecto.

 

EL ESTADO DE RESULTADOS: FORMAS DE PRESENTACIÓN

El estado de resultados muestra, un resumen de los resultados de operación de un negocio concernientes a un periodo de operaciones. Su objetivo principal es medir u obtener una estimación de la utilidad o pérdida periódica del negocio, para permitir al analista determinar qué tanto ha mejorado dicho negocio durante un periodo de tiempo, generalmente un año, como resultado de sus operaciones.

En lo que se refiere a la forma de presentar el estado de resultados existen, básicamente, dos formas. La primera y la más sencilla consiste en un formato de una sola resta en la cual se agrupan por un lado todos los ingresos y/o ganancias y por otro todos los gastos y/o pérdidas. Al total de ingresos y/o ganancias se le resta

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El Estado

de Resultados

el total de gastos y/o pérdidas y se obtiene la utilidad neta.La segunda forma que es la más útil, y que generalmente es más usual, se presenta en un formato en el que las partidas son agrupadas según las funciones a las que pertenecen. En este formato se presentan varias cifras de utilidad según se van restando los diferentes grupos de gastos y/o pérdidas.

Además se busca hacer una separación entre lo que son los resultados provenientes de operaciones norn1ales y los que resultan de otro tipo de operaciones que no constituyen el giro de la empresa (dividendos por ejemplo).

El formato que se presenta a continuación corresponde a la segunda forma de presentación y se utiliza cuando se trata de una empresa manufacturera.  

Cía. XYZ, S.A.

Estado de Resultados

Del____de _____________ al ____ de ______________ de ______

Ventas XXXXXMenos: Dev. Desc y Bonif. s/Ventas XXXXXIgual: Ventas Netas XXXXX

Menos: Costo de Ventas XXXXXIgual: Utilidad Bruta XXXXX

Menos: Gastos de Operación: XXXXXGastos de Venta XXXXXGastos de Admón XXXXX

Igual: Utilidad de Operación XXXXX

Menos: Otros Gastos XXXXXMás: Otros ingresos XXXXXIgual: Utilidad antes de ISR y PTU XXXXX

Menos: ISR y PTU XXXXX

Igual: Utilidad Neta XXXXX

A continuación se explicará cada una de las partidas:

Ventas brutas y Ventas netas

Únicamente los ingresos provenientes de las operaciones normales deben mostrar sección. Las ventas brutas de mercancías o servicios deben mostrarse con deducción (devoluciones y descuentos sobre las ventas enunciados específicamente, obteniendo como  resultado las ventas netas.

Los ingresos derivados de las operaciones ordinarias o principales de un negocio comprenden la venta de mercancías y/o servicios al público tanto en una empresa comercial como en una manufacturera.

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Es importante tener presente que este renglón es, en principio, determinante de la existencia de utilidades. Las ventas deben guardar cierta proporción con la inversión en activos y viceversa. El analista deberá conceder gran importancia a este aspecto al evaluar la situación financiera y resultados de operación de una empresa.

Costo de Ventas

En una empresa  esta sección muestra las compras de mercancías y las devoluciones y descuentos sobre las mismas, los inventarios iniciales y finales, así como las cuentas relacionadas con las mercancías adquiridas tales como gastos de transportación sobre las compras e impuestos sobre la transportación.

Utilidad Bruta

El excedente de las ventas netas sobre el costo de ventas se denomina utilidad bruta. Si el costo de ventas fuera mayor que las ventas netas, la cantidad resultante podrá titularse "Excedente del costo de ventas sobre las ventas netas" o "Pérdida bruta".

La cifra de utilidad bruta permite al analista calcular el margen de utilidad bruta (utilidad bruta/ventas netas) para conocer la proporción que de las ventas netas representa la utilidad. Generalmente, el costo de ventas es un renglón muy importante dentro del Estado de Resultados.

Gastos de operación

Representan todos aquellos gastos ocasionados por las funciones de compras, ventas y administración del negocio en general. Los estados de resultados muestran generalmente dos categorías de gastos de operación.

 

1. GASTOS DE VENTA: Comprenden los gastos relacionados directamente con la venta y la entrega de mercancías, ejemplos de éstos son: los gastos de publicidad, gastos de entrega como salarios, gasolina, depreciación del equipo de reparto, gastos del edificio destinado a ventas, sueldos a los gerentes de ventas, gastos de la oficina de ventas, sueldos a vendedores, gastos de embarques, transportación sobre ventas, gastos de viaje de los vendedores, etcétera.

 

2. GASTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS: Comprenden los gastos de supervisión y administración en general, los de llevar los registros y el control contable, gastos de correspondencia, compras, etcétera. Algunos ejemplos son los honorarios de auditoria y contabilidad, gastos de crédito y cobranzas, depreciación del equipo y mobiliario de oficina, gastos de edificio y oficinas de la administración, nómina de oficina, artículos de escritorio, papelería y correo, teléfono y telégrafo, etcétera.

Utilidad de operación

El excedente de la utilidad bruta sobre los gastos de operación se denomina utilidad de operación. Esta cantidad representa la utilidad generada por las operaciones normales de la compañía antes de deducir otros gastos y sumar otros ingresos.

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A este nivel del estado de resultados se calcula el margen de utilidad de operación (utilidad de operación/ventas netas). De acuerdo con el formato presentado al principio de este capítulo, este renglón representa el resultado neto de las operaciones normales, es decir de la explotación del giro de la empresa.

Otros ingresos y otros gastos

Otros ingresos comprenden el ingreso por renta, ingresos por dividendos, ingreso por intereses, utilidades en cambios, comisiones, regalías, etc., y son ocasionados por activos no operativos como es el caso de las inversiones permanentes.

Otros gastos comprenden todas las partidas de gastos que no son generados por las operaciones regulares de la compañía.

Utilidad antes de gastos financieros

Una vez que los otros ingresos y gastos han sido involucrados en los resultados de las operaciones de un negocio surge la cifra de utilidad antes de gastos financieros. Hasta este renglón, los costos y gastos que han sido restados de las ventas son los que surgen de los activos que la empresa posee, tanto operativos como no operativos y, por lo tanto, son consecuencia de las decisiones de inversión, mismas que son diferentes de las decisiones de financiamiento.

Gastos financieros

Comprenden los gastos en que incurre un negocio debido al uso de fondos externos (pasivo) para financiar sus activos. Este renglón incluye los intereses, la amortización del descuento en emisión de obligaciones, las comisiones, etc. Aquí comienza a apreciarse el destino de las utilidades logradas con los activos.

Utilidad antes de impuesto sobre la renta y participación de los trabajadores en las utilidades

Constituye la cifra de utilidad contable que estaría sujeta a los gravámenes fiscales. Esta cifra no necesariamente coincide con la cifra de utilidad contenida en la declaración que presentan las empresas al fisco, debido a que los principios que fundamentan la cuantificación de una y otra son diferentes.

Impuesto sobre la renta y participación de los trabajadores en las utilidades

En este renglón del estado de resultados se presenta el importe del impuesto a cargo de la empresa, así como el monto correspondiente a la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU).

Dependiendo del método que la empresa utilice para la cuantificación de sus impuestos, estas cifras pueden coincidir o no con las cifras que por los mismos conceptos se incluyen en la declaración fiscal.

El ISR y el PTU del año deben deducirse de la "Utilidad antes del impuesto sobre la renta y participación de los trabajadores en las utilidades", la cifra resultante deberá llamarse "Utilidad neta del ejercicio después de ISR y PTU.

Veamos a continuación un ejemplo sencillo de cómo elaborar un estado de resultados, a partir de la elaboración de un estado de resultados proyectado:

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Una empresa manufacturera cuenta con los siguientes datos:

las proyecciones de ventas son: enero: 85000, febrero: 88000, marzo: 90000, abril: 92000.

las proyecciones de costo de producción son: enero: 47000, febrero: 51000, marzo: 50000, abril: 52000.

los gastos de administración y de ventas corresponden al 20% de las proyecciones de ventas.

la depreciación corresponde al 10% de los costos de producción.

las proyecciones de los intereses por un préstamos obtenido son: enero: 900, febrero: 750, marzo: 600, abril: 450.

el impuesto es el 20% de la utilidad disponible.

Estado de resultados proyectados

enero febrero marzo abril

Ventas netas 85000 88000 90000 92000

Costo de producción 47000 51000 50000 52000

UTILIDAD BRUTA 38000 37000 40000 40000

Gastos adm. y de ventas 17000 17600 18000 18400

Depreciación (10% C. producción) 4700 5100 5000 5200

UTILIDAD OPERTIVA 16300 14300 17000 16400

Intereses 900 750 600 450

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 15400 13550 16400 15950

Impuesto a la renta (20%) 3080 2710 3280 3190

UTILIDAD NETA 12320 10840 13120 12760

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BIBLIOGRAFI

A

http://www.bolsayeconomia.es/el-estado-de-resultados.html

http://www.crecenegocios.com/como-elaborar-un-estado-de-resultados/

http://www.crecenegocios.com/el-balance-general/

http://www.slideshare.net/adarely/balance-general-y-comparativo

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