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Ayuntamiento de Orihuela Dpto. de Sistemas de Información y Comunicaciones

C/ Marqués de Arneva, 1

03300 Orihuela (Alicante)

Tel.: 96 673 68 64

DSIC 08-11/13.- PLIEGO DE CLÁUSULAS TÉCNICAS QUE RE GIRÁ LA CONTRATACIÓN MEDIANTE PROCEDIMIENTO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD DE LOS SERVICIOS DE UNA SOLUCIÓN DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PARA EL AYUNTAMIENTO DE ORIHUELA 1. INTRODUCCIÓN. .............................................................................................. 2 2. OBJETO DEL CONTRATO................................................................................ 2 3. MÓDULOS DEL SISTEMA. ............................................................................... 3

3.1 Módulo del Registro. ...................................................................................... 3 3.2 Módulo del empleado público. Gestor de expedientes. ................................. 4 3.3 Módulo de Carpeta del Ciudadano. Sede electrónica del Ayuntamiento....... 4 3.4 Otros servicios propios de la plataforma........................................................ 4

4. METODOLOGÍA Y PLAN DE TRABAJO. .......................................................... 6 5. PRECIO Y DURACIÓN DEL CONTRATO......................................................... 9 6. REQUERIMIENTOS GENERALES.................................................................... 9 7. REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS. ................................................................ 11

7.1 Módulo del Registro. ...................................................................................... 11 7.2 Módulo del empleado público. Gestor de expedientes. ................................. 14 7.3 Módulo de Carpeta del Ciudadano. Sede electrónica del Ayuntamiento....... 16

8. OTROS REQUERIMIENTOS............................................................................. 17 8.1 Requisitos de Acceso. Seguridad de acceso y de los datos.......................... 17 8.2 Requisitos de licenciamiento. ........................................................................ 18 8.3 Requerimientos Jurídicos............................................................................... 18 8.4 Requerimientos de Formación. ...................................................................... 18

9. SOPORTE Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA. ............................................. 19 10. SOPORTE A USUARIOS. ................................................................................. 20 11. MEJORAS A LA OFERTA. ................................................................................ 20 12. SOLVENCIA TÉCNICA Y REFERENCIAS. ....................................................... 21 13. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LA OFERTA TÉCNICA (SOBRE B). ......... 21 14. CONFIDENCIALIDAD DE LOS TRABAJOS...................................................... 22 15. CRITERIOS DE VALORACIÓN DE LAS OFERTAS. ........................................ 23

15.1 Criterios objetivos. Máximo 55 puntos. ....................................................... 23 15.2 Criterios subjetivos. Máximo 45 puntos. ..................................................... 23

16. PENALIZACIONES POR DEMORA U OTRAS CAUSAS Y RESOLUCIÓN...... 25

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1. INTRODUCCIÓN.

El presente Pliego define las prescripciones técnicas particulares del contrato de servicios cuyo objetivo es la puesta en marcha de un sistema de información para que el Ayuntamiento de Orihuela gestione sus expedientes de manera electrónica soportándose en un gestor documental y ofreciendo una sede electrónica al ciudadano.

El Ayuntamiento de Orihuela en el marco del proyecto de modernización y

mejora de sus sistemas de información, desea implantar un Sistema de Gestión de Expedientes Municipal con el que pretende automatizar sus circuitos administrativos, optimizar sus procesos de gestión y facilitar la interoperabilidad de sus sistemas corporativos. Se pretende consolidar un sistema unificado e integral de registro, gestión de expedientes y documentos municipales y archivo, que afiance una forma de gestión racional y organizada, fomentando el uso de documentos electrónicos estándares y la firma digital, siguiendo el principio de procedencia y reduciendo las copias en papel requeridas por esta administración a sus ciudadanos; consiguiendo de esta manera, mejorar la operativa administrativa, reduciendo los tiempos y plazos de los procedimientos.

Con este proyecto se pretende continuar el proceso de modernización

administrativa interna iniciado por el Ayuntamiento con el uso de un sistema de información común y que homogeneice la gestión de expedientes en todas las áreas municipales. De esta manera se conseguirá un medio de colaboración entre las mismas y la posibilidad de compartir la información por todos los servicios, evitando consecuentemente la existencia de información duplicada en las distintas áreas y la consecución de un manual de identidad corporativa único, que sirva para unificar los modelos y estilos de los documentos y ficheros que genere internamente este Ayuntamiento y poder así ofrecer al exterior una imagen uniforme común.

2. OBJETO DEL CONTRATO.

El objeto del contrato es el servicio de instalación, configuración, puesta en marcha, uso y mantenimiento del sistema durante la vigencia del contrato. Las empresas licitadoras deberán ofertar los precios de los servicios de implantación en forma de consultoría, adaptación y formación para la puesta en marcha del sistema; así como también deberán ofertar el precio mensual de mantenimiento y uso del sistema durante la vigencia del contrato.

Los componentes o módulos funcionales que estos servicios deben incluir se

detallan en una serie de requisitos especificados a continuación. Todos los servicios contratados y descritos a continuación se prestarán en

formato de servicio a través de Internet, sin que el Ayuntamiento deba asumir coste alguno de instalación o dotación de infraestructura de sistemas.


De esta manera, la empresa adjudicataria deberá ofrecer una infraestructura de sistemas que garantice la alta disponibilidad y el aseguramiento de acceso a los servicios las 24 horas del día de manera ininterrumpida. La empresa adjudicataria asumirá los costes de actualización, administración, mantenimiento, configuración y resolución de incidencias. Obligatoriamente, la infraestructura deberá de estar replicada y separada físicamente en dos sedes distintas y con la información sincronizada para mantener el servicio en caso de falla de alguna de las sedes. El espacio requerido de almacenamiento será ampliado a medida que el Ayuntamiento de Orihuela vaya teniendo esa necesidad. Este espacio deberá ser evaluado por las empresas adjudicatarias con relación al número de habitantes y tamaño de este Ayuntamiento en la actualidad.

3. MÓDULOS DEL SISTEMA.

La solución deberá ser una aplicación WEB granulada en forma de componentes y servicios web que exponga las funcionalidades y los datos a través de los protocolos http o https, con el objetivo de maximizar la interacción entre ellos y la interoperabilidad con otros sistemas. El sistema debe garantizar la compatibilidad con los estándares o recomendaciones publicadas por el World Wide Web Consortium (W3C), que implícitamente y a día de hoy garantizan el correcto funcionamiento en navegadores Internet Explorer, Firefox, Chrome entre otros.

La plataforma a suministrar garantizará la privacidad y seguridad de las

comunicaciones dentro de los componentes y módulos ofertados.

La solución a servir garantizará la interoperabilidad e integración entre todos los componentes o módulos descritos a continuación; así como con otros componentes (aplicaciones de backoffice municipales y demás aplicaciones propias y algunas otras por parte de otras Administraciones Públicas) que en un futuro quieran ser integrados a través de una API de Servicios.

Igualmente el sistema deberá garantizar un rendimiento razonable de

funcionamiento y, como tal, hacer un uso razonable de los recursos necesarios para evitar conflictos y retrasos en el trabajo realizado en el Ayuntamiento de Orihuela.

3.1 Módulo del Registro.

El módulo de Registro de Entradas y Salidas deberá garantizar el control de los documentos que entran y salen en las distintas oficinas de Registro con las que cuenta el Ayuntamiento de Orihuela, y su distribución a los distintos departamentos, organismos y entidades públicas. Por tanto se debe preveer la existencia de varias oficinas de Registro así como la existencia de la “Ventanilla única” que el Ayuntamiento dispone, que obliga a llevar a cabo la tramitación y envío de la documentación registrada a su destinatario fuera de las dependencias Municipales.


Igualmente será necesario que el sistema integre la funcionalidad de Registro telemático en el módulo del ciudadano descrito a continuación para que los ciudadanos puedan realizar el trámite de Registro de Entrada desde casa y si así lo desea igualmente reciba las notificaciones a través del Registro de Salida de manera telemática.

3.2 Módulo del empleado público. Gestor de expedien tes.

Con este Módulo, el empleado dispondrá de un sistema mediante el cual podrá llevar a cabo la tramitación electrónica de todos los expedientes con los que se encuentre trabajando. El empleado podrá realizar todas las fases del expediente sobre este módulo sea cual sea el inicio de su tramitación, es decir de aquellos expedientes cuyo inicio provenga de una entrada en el registro de entrada o aquellos otros que sean iniciados por el empleado de un área en cuestión y no necesariamente provengan de una solicitud del registro.

3.3 Módulo de Carpeta del Ciudadano. Sede electróni ca del Ayuntamiento.

El Módulo del ciudadano conformará la sede electrónica del Ayuntamiento donde se ofrecerá de forma pública el catálogo de trámites disponibles, tanto electrónicos como presenciales, incorporando toda la información general de las tramitaciones, incorporando links a instancias, determinando los plazos, etc.; y de forma privada, mediante certificado digital, a una red privada o Carpeta Ciudadana en donde se podrán realizar trámites con el Ayuntamiento y consultar la situación actual de su solicitud o tramitación.

Este módulo dotará al Ayuntamiento, de acceso al ciudadano para que pueda presentar solicitudes telemáticas, consultar sus anotaciones de registro y los expedientes que se encuentran en trámite, recibir notificaciones electrónicas, realizar pagos telemáticos y verificar la validez de documentos electrónicos. Así, el Ayuntamiento de Orihuela dará cumplimiento a los requerimientos y funcionalidades al amparo de las leyes 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y de la 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de la Comunidad Valenciana, y la Ordenanza Municipal de Administración Electrónica de este Ayuntamiento.

3.4 Otros servicios propios de la plataforma.

El resto de servicios accesibles a través de los módulos descritos anteriormente son:

• Gestor Documental: se deberá proveer al sistema de un gestor documental,

accesible y relacionado con los expedientes y/o los apuntes de registro que se vayan produciendo.


• Archivo electrónico: El sistema deberá permitir el archivado digital de un expediente permitiendo definir la codificación del mismo e incorporándole en el momento de su cierre una portada, un índice y un resumen ejecutivo con los datos básicos. Igualmente será archivado en periodos establecidos la información referente a los apuntes de entrada y salida del Módulo del Registro. Este archivo podrá ser descargado individualmente de manera inmediata o accesibles en bloque para su descarga de forma periódica cumpliendo siempre los estándares legales de interoperabilidad.

• Firma electrónica avanzada con sellado de tiempo integrado: se permitirá la

firma electrónica desde sistemas Windows, Mac OS y Linux y desde una plataforma cuyo correcto funcionamiento no dependa de plataformas o software de terceros. La firma deberá garantizar la fecha y hora oficial a través de un sello de tiempo emitido por una Autoridad de Certificación, y que permitirá la descarga de un justificante firmado y sellado electrónicamente. Los costes asociados en caso de incurrir en ellos, correrán a cargo de la empresa adjudicataria.

• Base de datos de terceros: Los datos de los terceros se guardarán en una

base de datos utilizando como identificador general su DNI/NIF/NIE, de forma que no tengan que volverse a teclear los datos de un tercero si estos ya constan en la base de datos de la aplicación. Las búsquedas dentro de esta base de datos podrán hacerse a través de filtros en múltiples campos. El Ayuntamiento de Orihuela dispone en estos momentos del aplicativo de UNIT4 de gestión del padrón de habitantes. Si la empresa suministradora incluye en su oferta un mecanismo de conexión con dicho aplicativo, y esa conexión efectiva no repercute económicamente en el Ayuntamiento en gasto alguno, deberá de ser indicado en su propuesta para su valoración como mejora. Los gastos de los conectores empleados o la adaptación de la plataforma ofertante para esa conexión se considerarán asumidos por la empresa licitadora.

• Canal de comunicaciones ayuntamiento-ciudadano: sustentará las

actividades de recogida y envío de documentos desde y hacia el ciudadano a través del componente de comunicaciones/notificaciones.

• Libros oficiales: Deberá facilitar la gestión de todos los libros oficiales del

Ayuntamiento (actas, decretos, contratos...), plasmando en cada documento electrónico que se añada a un libro oficial un sello con su código de identificación y su fecha de incorporación.

• Validación de documentos electrónicos: desde la sede electrónica el

ciudadano tendrá acceso a la comprobación de validez de los documentos que se han firmado electrónicamente.

• Perfil del contratante: con este servicio el Ayuntamiento publicará en su sede

electrónica toda la información relativa a los procedimientos de contratación que esté llevando a cabo. Desde el propio gestor de expedientes se podrá llevar a cabo la publicación de los documentos propios del Perfil de


contratante: anuncios de información previa, licitaciones abiertas o en curso y documentación relativa a las mismas, contrataciones programadas, contratos adjudicados, procedimientos anulados, y cualquier otra información útil de tipo general, como puntos de contacto y medios de comunicación, además de la adjudicación de los contratos. Además deberá incluir un sistema de auditoría que recoja las fechas de comienzo y finalización de la difusión pública y certifique que el documento publicado no se ha modificado durante dicho periodo, cotejando para ello periódicamente la huella digital del documento público con el original. El sistema deberá generar igualmente al final del periodo de exposición un certificado acreditativo que se incluya de forma automática en el expediente origen y que garantice el total cumplimiento con los requisitos establecidos por la ley.

4. METODOLOGÍA Y PLAN DE TRABAJO.

Para las fases de auditoría e implantación de los módulos y servicios contratados, la empresa adjudicataria asumirá como parte del alcance de este contrato la obligación de adscribir los recursos necesarios para la ejecución de las siguientes tareas:

• Formación del personal del Ayuntamiento, que se realizará de forma

preferente en las oficinas municipales. • Asesoramiento jurídico en los pasos a seguir para la legalización los

servicios ofrecidos al ciudadano desde la sede electrónica.

• Asesoramiento técnico del hardware (impresoras, escáners, lectores smartcard) y de los certificados electrónicos que sea conveniente adquirir y tener instalado para poder utilizar los servicios.

Es necesario que la empresa licitadora presente en su oferta (sobre B) un

mecanismo de trabajo entre Ayuntamiento y empresa adjudicataria para el buen término del Proyecto. La oferta describirá exactamente dicho mecanismo, siendo necesario que se contemple un Responsable de Proyecto por parte del Ayuntamiento de Orihuela y un Equipo de Trabajo por parte de la empresa licitadora.

Responsable de Proyecto: Serán sus funciones y responsabilidades:

• Dirigir, supervisar y coordinar la realización y desarrollo de los trabajos del Proyecto.

• Aprobar el Programa de realización de los trabajos.

• Velar por el nivel de calidad de los trabajos.

• Coordinar las entrevistas entre usuarios y técnicos involucrados en el

proyecto.


• Decidir sobre la aceptación de las modificaciones técnicas propuestas

por el Equipo de Trabajo a lo largo del desarrollo de los trabajos, autorizando y aprobando cualquier alteración de la metodología empleada, tanto en los productos finales, como en la realización de las fases, módulos, actividades y tareas.

• Hacer cumplir las normas de funcionamiento y las condiciones

estipuladas en este Documento. Equipo de Trabajo: Será el responsable de la realización de todos los

procesos y trabajos necesarios para la ejecución de los trabajos descritos en el presente pliego.

Dicho equipo estará formado por un Jefe de Proyecto y cuantos técnicos

estime la empresa adjudicataria que sean necesarios para la realización de los trabajos con la dedicación necesaria para la buena marcha de los mismos. Los licitadores deberán describir en sus ofertas el Equipo de Trabajo propuesto para la prestación del servicio, en concreto deberán detallar al menos lo siguiente:

• Perfiles que forman parte del equipo. • Detalle de las dedicaciones de cada persona.

• Funciones específicas de cada uno de los perfiles dentro del equipo.

• Currículum de las personas propuestas para asumir estos perfiles,

dedicaciones y funciones. En caso de cambio durante la ejecución de la persona propuesta en la oferta a instancia del licitador, el Ayuntamiento deberá dar su conformidad. Si el Ayuntamiento lo considerase oportuno, solicitará el cambio de cualquier persona del equipo, y el adjudicatario deberá aceptar la propuesta y ejecutarla previa conformidad del Ayuntamiento posterior a entrevista personal con la nueva persona propuesta para el equipo.

Plan de trabajo: Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato la

empresa adjudicataria se compromete, en todo momento, a facilitar a las personas designadas por el Responsable del Proyecto a tales efectos, la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizadas para resolverlos.

La oferta a presentar por las empresas licitadoras, establecerá un plan de

trabajo desglosado en fases de compromisos finales, así como una sucesión de las distintas entrevistas a llevar a cabo con las personas designadas en cada una de las áreas municipales.


El Responsable del Proyecto en el Ayuntamiento de Orihuela supervisará el cumplimiento de los objetivos y las fases establecidas en dicho plan de trabajo.

El Jefe de Proyecto deberá de realizar la presentación de sus trabajos

correspondientes dentro del plazo máximo asignado a cada fase, de acuerdo con el esquema pactado en el plan general de trabajo.

Se mantendrán reuniones de control y seguimiento en el cumplimiento de las

fases establecidas entre los intervinientes en dicha fase con el Responsable del Proyecto y Jefe de Proyecto. Este último deberá de presentar las conclusiones reflejadas en un acta en el que se indique el grado de cumplimiento de la fase en la que se encuentre el Proyecto. Esta acta será rubricada por todos los asistentes a la misma.

Adicionalmente, y a petición de cualquiera de las partes, podrán establecerse

reuniones para abordar asuntos puntuales de interés para el avance y la coordinación del proyecto.

El horario y calendario de trabajo de este servicio se adaptará a los horarios

del Ayuntamiento de Orihuela. Con carácter general el equipo de trabajo deberá desarrollar su actividad en la franja horaria de las 8:00h a las 15:00 horas, de modo que se garantice la disponibilidad de personal del Ayuntamiento durante este periodo de tiempo.

La celebración de entrevistas con usuarios y responsables del proyecto, puesta

en explotación de los procedimientos, formación in situ y apoyo técnico y funcional a la explotación del sistema se llevará a cabo en las dependencias municipales que así acuerde el Responsable de Proyecto del Ayuntamiento.

Los licitadores adjuntarán en sus ofertas un calendario detallado de la

planificación de los trabajos necesarios para la ejecución del proyecto. El calendario incluirá tiempos máximos para cada fase del proyecto, tanto los exigidos de mínimos como los definidos voluntariamente por el licitador. Las fases a definir son las siguientes:

• Fase I – Auditoría y puesta en marcha: La duración de ésta fase deberá

fijarse en el Plan de Trabajo. En esta fase se determinarán los parámetros de configuración y demás medidas que configurarán los distintos módulos a poner en marcha. El plazo máximo de esta fase será de DOS MESES. Esta fase finalizará con la puesta en producción del Módulo del Registro presencial como inicio de la fase siguiente.

• Fase II – Acceso al total de los módulos que conforman la plataforma:

durante esta fase, se llevará a cabo el acceso, formación, soporte y mantenimiento de todo el sistema. Incluirá también la entrega de manuales y demás documentos de funcionamiento. Será necesario el soporte directo en los puestos de los empleados municipales que utilicen la plataforma. Se permitirá que el plan de trabajo contemple un acceso paulatino de los distintos módulos que conforman la plataforma,


pero nunca más allá de 3 meses totales. Es decir, en esta fase el acceso a toda la plataforma deberá de ser efectiva como mucho de 3 meses después del inicio de la misma. El plazo mínimo de esta fase será de DIECISÉIS MESES. La duración de ésta fase deberá igualmente fijarse en el Plan de Trabajo.

5. PRECIO Y DURACIÓN DEL CONTRATO.

La duración mínima del contrato será de DIECIOCHO MESES con posibilidad de una prórroga de la misma duración si así es acordado por el Ayuntamiento de Orihuela y la empresa adjudicataria. El presupuesto de licitación total es de 71.820,76 €. El precio cierto anterior queda desglosado en un valor de 59.356 € y en el Impuesto sobre el Valor Añadido de 12.464,76 €.

Los licitadores deberán presentar en su oferta un coste de asistencia de auditoria (estimado en un periodo de dos meses) correspondiente a la Fase I, y un coste mensual de servicio y asistencia correspondiente a la Fase II que regirá durante el resto de vigencia del contrato (como mínimo de dieciséis meses) e incluidas las eventuales prórrogas que pudieran ser aprobadas.

La forma de pago se hará efectiva de la siguiente manera: la parte de asistencia de auditoria a la finalización de la misma y el resto por medio de facturas mensuales prorrateadas al total de los meses de servicio y asistencia. 6. REQUERIMIENTOS GENERALES.

A continuación se enumeran algunos de los requerimientos generales de especial relevancia para la solución objeto de este contrato:

• Estándares : Se deberán utilizar tecnologías basadas en estándares

aceptados de manera generalizada, garantizando un mantenimiento sencillo del sistema, así como en el desarrollo de nuevas funcionalidades e integraciones con otros sistemas.

• Accesibilidad : Se respetarán los protocolos internacionales de

accesibilidad y usabilidad, siguiendo los estándares W3C y las Web Content Accessibility Guidelines 1.0, para facilitar el acceso a la información a colectivos discapacitados. Se deberá certificar un grado mínimo de accesibilidad <AA> al menos en la parte pública de la solución ofertada, intentando por todos los medios alcanzar el grado <AAA>.

• Seguridad e Integridad de los datos: La solución propuesta debe

garantizar que las funciones básicas de confidencialidad, integridad y disponibilidad se cumplan en un entorno A-A-A (autenticación,


autorización y auditoría). El sistema deberá contar con herramientas y procedimientos de salvaguarda, recuperación, exportación e importación de datos. Estas herramientas y procedimientos deben enumerarse en la memoria de la oferta. La infraestructura que ofrezca el servicio deberá de proporcionar un control de acceso fiable y deberá de ser adaptable en el tiempo a la legislación vigente en materia de Seguridad de los datos y sus accesos. La información almacenada en el sistema deberá de disponer de funcionalidades para la recuperación de estos en caso de necesidad, así como para implementar las políticas de copia de seguridad.

• Interoperabilidad : El sistema dará garantía de interoperabilidad técnica,

semántica y organizativa entre sus distintos componentes, así como con componentes externos. El sistema garantizará la comunicación entre componentes y herramientas de BackOffice existentes través de manuales técnicos de integración.

• Gestión de Usuarios : el sistema dispondrá de una gestión de usuarios

que permita definir roles y grupos de usuarios, sobre los cuales se pueda asignar el acceso a las distintas funciones y datos. Será necesaria una completa flexibilidad a la hora de creación de perfiles y roles para contemplar toda la casuística necesaria a nivel de usuario y a nivel de administración.

• Administración: Se proporcionarán herramientas gráficas de usuario

para la completa gestión y administración del sistema. Estas herramientas serán de uso sencillo y permitirán la autonomía por parte del Ayuntamiento de Orihuela en el diseño, creación, actualización y organización de la misma.

• Flexibilidad y Modularidad: se exige que el sistema se adapte a los

distintos escenarios que puedan darse en el Ayuntamiento de Orihuela en función de su necesidad futura contemplándose la posibilidad de futuras implantaciones.

• Neutralidad tecnológica: deberá garantizarse la independencia de los

medios tecnológicos utilizados, siendo la propia evolución tecnológica la que determinará el uso, en cada momento, del medio tecnológico más adecuado.

• Licenciamiento y/o pago por uso: En ningún caso el funcionamiento

de los módulos ofertados o servicios implantados requerirán el uso de otros productos adicionales no incluidos en la oferta y que requieran el pago de licencia en propiedad o por uso del mismo.

• Accesos al sistema: El sistema admitirá la identificación y

autenticación de usuarios a los servicios mediante usuario y contraseña, cuando así lo permita el administrador, o mediante los certificados digitales e-DNI y los sistemas de firma electrónica de ACCV y aquellos


otros que la empresa licitadora estime oportunos, tanto para certificados de ciudadano o empresa como para empleado público. Todos los módulos y componentes de este contrato que requieran el uso de autenticación, validación de certificado electrónico y firma electrónica de formularios y documentos deben integrarse con los componentes ejecutados en el módulo de Firma electrónica avanzada con sellado de tiempo integrado suministrado en este contrato.

• Registro: El sistema deberá registrar un log de auditorias para consulta

e informe de los accesos y las acciones de los diferentes usuarios, dando constancia de su login, IP, host, etc;

• Solución multi-sede: Todos los componentes de la solución propuesta

deberán estar preparados para incluir tantas sedes como se consideren necesarias. El Ayuntamiento de Orihuela debido a su amplio término municipal tiene descentralizada la función municipal en distintas dependencias situadas geográficamente distantes de la sede principal.

• Los sistemas y aplicaciones implicados en los servicios electrónicos se

sincronizarán con servidores de tiempo oficiales.

• El Ayuntamiento tiene instalado en sus ordenadores de usuario el paquete de OpenOffice o de LibreOffice para el tratamiento de documentos escritos, por tanto la solución necesariamente deberá de ser compatible 100% con este software.

7. REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS. 7.1 Módulo del Registro.

El sistema estará dotado de un sistema de registro electrónico que permitirá enviar y/o recibir solicitudes, escritos, y comunicaciones de/hacia el ciudadano, indicando siempre al usuario/ciudadano fecha y hora de cualquier documento registrado.

El sistema dará solución de registro de entrada y salida presencial y telemático

para el ciudadano desde casa en el Ayuntamiento de Orihuela. La solución de Registro ofertada deberá integrarse con el resto de módulos y componentes detallados en este pliego, y garantizar su funcionamiento como un registro unificado que contemple tanto las funcionalidades del registro electrónico como las del registro presencial, garantizando la concurrencia, numeración única y consolidación de apuntes.

Este Módulo deberá de estar diseñado conforme a la Norma SICRES 3.0 del

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, estableciendo de esta manera el Modelo de Datos para llevar a cabo el intercambio de asientos entre Entidades Registrales de la Administración. Se valorará la integración de este módulo con el


Sistema del Registro de ventanilla única de todas las Administraciones promovido en el Proyecto ORVE del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

La solución propuesta debe disponer de la capacidad para generar justificantes

de apuntes registrales firmados electrónicamente y accesible por parte del solicitante.

Otros requerimientos mínimos son los siguientes:

• Deberá garantizar la fecha y hora oficial de las anotaciones a través de un sello de tiempo emitido por una Autoridad de Certificación, cuyo coste asumirá la empresa adjudicataria, y permitirá descargar de cada anotación un justificante firmado y sellado electrónicamente.

• Deberá estar integrado con dispositivos que permitan la impresión de

etiquetas adhesivas con direcciones para facilitar los procesos de ensobrado y envío de documentación. O con aquellos que permitan un sellado de los documentos presentados de forma automática y genere un impreso de acuse de recibo del asiento efectuado.

• Deberá permitir trabajar con escaneado de la documentación al instante, con

el ciudadano presente; y en diferido permitiendo un escaneado masivo donde se identifiquen y separen automáticamente los documentos, se firmen y sellen electrónicamente y queden accesibles desde la anotación de registro correspondiente.

• Se permitirá incorporar documentos a la anotación del registro tanto

digitalizándolo por medio de un acceso en la propia interfaz gráfica de usuario como por acceso a carpetas de usuario locales en donde se encuentre dicho archivo. Dichos documentos serán incorporados al Módulo del Gestor documental a implantar para que sean accesibles a los destinatarios de distribución de la anotación de registro correspondiente.

• Deberá incluir un sistema de gestión de remesas que simplifique los envíos

de certificados (notificaciones, etc.) generando de forma automática todas las tarjetas que deben adjuntarse a cada envío y el informe global de la remesa que debe entregarse a Correos.

• Desde el Módulo de Registro los empleados podrán distribuir los registros con

toda la información necesaria a las bandejas de tareas de cada área o destinatario.

• La distribución de un asiento de entrada podrá ser distribuido a varios

destinatarios, existirá un destinatario principal y una o más distribuciones copia a otros destinatarios.

• El sistema deberá estar preparado para el rechazo por parte de un

destinatario, siendo necesario que se anote este hecho y se mantenga un


histórico de los envíos y rechazos que se producen en el que se anote fecha y motivo de los mismos.

• Se podrán crear, enviar e imprimir hojas de distribución o estadillos

agrupados por destinatarios y/o por áreas que se definan, y guardar dichos documentos en un histórico de distribuciones.

• Permitirá múltiples interesados y la introducción de un interesado como

representante de una entidad.

• Deberá poderse registrar las anotaciones de la Ventanilla única, registrando los documentos presentados por los ciudadanos haciendo su anotación de entrada y las anotaciones de salida que agrupen varias entradas dirigidas al mismo Organismo Público. Deberá elaborar los documentos correspondientes de Oficios de remisión para cada uno de dichos Organismos con los registros que se le remiten.

• Deberá igualmente gestionar el trabajo de publicaciones de edictos,

elaborando igualmente el oficio de remisión agrupado por destinatario externo de salida.

• Deberá permitir la búsqueda de anotaciones por medio de filtros que de una

vista rápida muestre el resultado de fecha de registro, número, interesado, destinatario y extracto de la anotación.

• Permita la generación y gestión de los Libros del Registro de entrada y salida.

• La aplicación de Registro se integrará con el Sistema de Gestión de

Expedientes implementando la solicitud de inicio de expediente y la asociación de anotaciones a expedientes ya existentes.

• Permitirá a los ciudadanos registrar telemáticamente entradas para realizar

nuevas solicitudes o anexar documentación a un expediente existente de la misma forma que lo harían en el registro presencial, con el correspondiente acuse.

• El sistema deberá devolver un acuse de recibo firmado junto con el

identificador único de registro. Dicho acuse de recibo debe de incluir toda la información que disponga la legislación vigente.

• El sistema permitirá anotaciones rápidas o reservas de número, es decir se

podrán crear de una vez un número de anotaciones en el registro de entrada o de salida sin necesidad de que el empleado entre ningún dato, para que el sistema asigne número, fecha y hora de registro a la anotación. Posteriormente el resto de los datos podrán ser completados por el empleado encargado manteniendo el número y la fecha original de registro.

• El sistema deberá estar preparado para el replicado automático de datos de

un registro en el que se generen un número determinado de los mismos con


sus correspondientes números correlativos y en los que se mantenga un conjunto de datos comunes a todos ellos y susceptibles de ser modificados posteriormente por el empleado.

7.2 Módulo del empleado público. Gestor de expedien tes.

Este módulo deberá permitir el inicio y finalización de un expediente de manera

telemática. Para ello, deberá gestionar todas las fases del expediente contemplando todas las acciones y/o procesos que ha de seguir la tramitación y generando cuantos documentos y notificaciones sean necesarias. Uno o varios empleados implicados podrán gestionar un expediente desde su inicio hasta su fin.

Los Requisitos mínimos de este módulo son:

• El sistema dispondrá de una herramienta de gestión de expedientes que

permitirá al empleado municipal: o Gestionar expedientes en todo su ciclo de vida iniciados tanto

telemáticamente por el ciudadano a través de la carpeta ciudadana como presencialmente.

o Distribución para que se ejecute el trámite o tramites siguientes a uno

o a varios departamentos destino.

o Comunicación y envío al ciudadano de avisos sobre el estado de su tramitación con el consiguiente apunte de registro de salida.

• Deberá de disponer de las plantillas normalizadas de un repositorio de tipos

de procedimientos, adaptadas a la legislación vigente, y disponibles en los diferentes idiomas cooficiales.

• Deberá permitir la generación automática de la documentación del expediente

fusionando sus datos con las plantillas que el empleado municipal vaya seleccionando.

• Deberá permitir al empleado municipal personalizar a su gusto las plantillas

existentes. La empresa adjudicataria deberá garantizar que todas las plantillas incluidas se mantengan jurídicamente actualizadas a los cambios legislativos, a las novedades jurisprudenciales y a las nuevas interpretaciones legales que vayan surgiendo de la doctrina de los órganos consultivos. E igualmente será valorado que el sistema cuente con un mecanismo de notificación automática cuando la plantilla que haya personalizado un empleado esté desactualizada jurídicamente.


• Todas las plantillas incluidas deben estar normalizadas conforme al estándar PROA, manteniendo una estructura homogénea de formatos, diseño y estructura de contenido en función del tipo de declaración que contengan (resoluciones, notificaciones, publicaciones, actas, certificados, informes, etc.)

• Todos los documentos firmados deberán estar preparados para su archivo a

largo plazo según el estándar PDF/A, contando con un servicio de custodia electrónica de documentos que permita organizar y conservar toda la documentación del municipio dentro del archivo electrónico de larga duración.

• Deberá contar con sistema que garantice el archivo electrónico de larga

duración que deberá incorporar un servicio de resellado automático de las firmas electrónicas garantizando así su preservación en el tiempo a medida que evolucionan los sistemas criptográficos.

• Deberá facilitar la tramitación ágil y fluida de los procedimientos, permitiendo

la utilización de dispositivos móviles para la firma electrónica de documentos.

• Deberá contar con funcionalidades específicas que permitan la delegación de firmas y tareas pendientes.

• Deberá garantizar las medidas necesarias para dar conformidad y

cumplimiento con la normativa establecida en la Ley de Protección de Datos ofreciendo los controles de acceso necesarios y la posibilidad de consultar registros de auditoría asociados a las acciones y accesos realizados por cada usuario en el servicio.

• Deberá permitir el escaneado de documentación relativa al expediente en la

misma interfaz gráfica del empleado cuando se edita el expediente o la incorporación de archivos almacenados en los equipos para que sean anexados a dicho expediente.

• Deberá contar con una bandeja de tramitación personalizable, con ejecución

atendida y desatendida de trámites y tareas. Que disponga de posibilidades de configuración de filtros personalizados y que registre interrupciones, fases y estado del expediente.

• Permitirá la firma digital de documentos generados y adjuntos. Formato

certificados digitales X.509 (FNMT, CATCER, etc), incorpore sellado de tiempo, genere firmas en formato PK7. Permita firmar y validar documentos admitiendo firmas múltiples.

• Se podrán realizar búsquedas de la información asociadas al expediente o

por el histórico de tareas o trámites, simples y complejas: datos concretos, estado del expediente, palabras o patrones dentro de su contenido.

• Contará con asistentes y diálogos para que los usuarios puedan acceder

fácilmente a toda la información de los expedientes: datos de identificación, interesados, documentos, emplazamientos, plazos, ficheros adjuntos, datos


adicionales, expedientes relacionados, anotaciones de registro asociadas, notificaciones…

• Deberá mostrar una vista rápida del flujo de trabajo recorrido, fases

finalizadas, histórico de tramitación, …

7.3 Módulo de Carpeta del Ciudadano. Sede electróni ca del Ayuntamiento.

Permitirá al Ayuntamiento ofrecer desde Internet un medio de acceso al ciudadano través del cual podrá presentar solicitudes telemáticas, consultar sus anotaciones de registro y los expedientes que se encuentran en trámite iniciados por vía telemática o presencialmente que hayan sido incorporados al sistema por los empleados municipales, recibir notificaciones electrónicas, realizar pagos telemáticos y verificar la validez de documentos electrónicos.

Este servicio deberá reunir como mínimo las siguientes características:

• Deberá de disponer de un catálogo trámites electrónicos, incluyendo para cada uno de ellos una ficha explicativa del trámite y una instancia de solicitud adaptada a las legislaciones vigentes. Deberá de mostrar el catálogo de trámites completo en el que se especifique y muestre toda la información necesaria para poder realizar la tramitación independientemente del canal que el ciudadano seleccione. Dicho catálogo estará agrupado por materias y podrá ser configurable por el Ayuntamiento de Orihuela.

• El sistema garantizará al ciudadano el derecho a no aportar datos y

documentos que ya obren en poder del Ayuntamiento. Para ello, ofrecerá facilidades que idealmente permitirán al ciudadano seleccionar los documentos que desee de entre los presentados en otras tramitaciones que haya realizado anteriormente.

• El sistema permitirá al ciudadano continuar telemáticamente la tramitación de

un expediente que esté incluido en el sistema, ya sea por inicio propio en su carpeta ciudadana o por un empleado municipal ante la solicitud realizada de manera presencial por el propio ciudadano. De esta manera, podrá aportar documentación requerida por el Ayuntamiento, subsanar deficiencias, etc.

• El sistema permitirá ofrecer al ciudadano cuatro niveles de tramitación online,

todo ello configurable por el Ayuntamiento de Orihuela en función del interés que tenga en un momento dado. Los niveles de tramitación establecidos serán: publicación explicativa de información de un trámite, posibilidad de descarga de impresos de solicitud, posibilidad de iniciar el trámite online pero se requiera su presencia en el Ayuntamiento para algo y por último la posibilidad de realizar la gestión electrónica completamente sin que sea necesaria su presencia en el Ayuntamiento.

• Un trámite debe poder ser presentado tanto por una persona física como por

una persona jurídica.


• En función del trámite, se podrá configurar para que este pueda iniciarse con

o sin necesidad de certificado de usuario. • Deberá permitir al Ayuntamiento gestionar un perfil de contratante que

permita acreditar técnicamente y de forma fehaciente los períodos de publicación y cumpla expresamente la legislación vigente en materia de exposición de la contratación pública del Ayuntamiento de Orihuela.

• La interfaz deberá estar traducida no sólo los distintos idiomas cooficiales,

sino también en los principales idiomas propios de la Unión Europea (al menos inglés, francés, alemán e italiano).

• La generación de documentos expedidos y remitidos al ciudadano a través de

la sede electrónica del Ayuntamiento deberán ser en la lengua oficial de la Comunidad Valenciana que expresamente solicite el propio ciudadano.

• Deberá cumplir con los niveles de accesibilidad básico (A) y medio (AA)

definidos en Norma UNE 139803:2004 (estándares de accesibilidad WAI-AA). 8. OTROS REQUERIMIENTOS. 8.1 Requisitos de Acceso. Seguridad de acceso y de los datos.

El sistema ofrecerá posibilidad de envío de notificaciones electrónicas al solicitante, en caso de que así lo haya elegido el ciudadano. Se incluirá las funcionalidades de: adjuntar documentos en las notificaciones, enviar correos electrónicos al solicitante, visualización del acuse antes de su firma y sellado de tiempo.

• El Sistema deberá asegurar la integridad de los datos y disponer de

funcionalidades para la recuperación de éstas, así como para implementar las políticas de copia de seguridad del sistema. Todo ello conforme al Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.

• El acceso de los usuarios se hará de forma segura. La solución deberá

proporcionar un control de acceso, mediante la autentificación con usuario y password; o bien con certificado digital, común para todas las funcionalidades de la aplicación.

• El Sistema deberá de contar con un módulo de gestión de usuarios que

permita asignarle un rol o incluirlo en un grupo de usuarios con el objetivo de definir funciones y accesos a la información.


8.2 Requisitos de licenciamiento. En ningún caso el funcionamiento del sistema de información a implantar requerirá el uso de otros productos adicionales no incluidos en la oferta y que requieran el pago de licencia de uso. Cualquier otro software licenciado necesario para poner en marcha la solución deberá estar incluido en la oferta, de tal forma que su precio de adquisición ha de estar incluido en la oferta económica a valorar. Respecto al coste de mantenimiento de este software, la oferta debe especificar en cada caso si este mantenimiento lo ofrece la empresa adjudicataria o un tercero. Posteriormente a la puesta en marcha de la solución y en el momento en el que sea necesario añadir un usuario al sistema, no requerirá el pago de licencia alguna. 8.3 Requerimientos Jurídicos.

La solución presentada debe estar en correspondencia con las normativas

estipuladas en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, el Real Decreto que la desarrolla, en RD de 2010 de ENI (incluidas las normas técnicas de interoperabilidad de lo desarrollan) y el RD 2010 del ENS, la Ley 3/2010 de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana y la Ordenanza Municipal de Administración Electrónica de este Ayuntamiento. Las funcionalidades que cumplan con el resto de requisitos de este pliego deberán estar totalmente alineadas con la citada normativa.

Quedará incluida en el ámbito del proyecto cualquier adaptación, sea

desarrollo o cualquier otro tipo de trabajo, a la normativa que pudiera surgir durante el desarrollo del proyecto y meses restantes de soporte y mantenimiento. Así mismo, se incluirán las adaptaciones de las herramientas suministradas a los cambios normativos que aparezcan durante todo el periodo de vigencia del contrato.

8.4 Requerimientos de Formación. La oferta incluirá una propuesta de plan de formación y divulgación de cada

uno de los módulos y componentes de la solución ofertada a los empleados del Ayuntamiento de Orihuela. La propuesta incluirá la planificación dentro del proyecto de implantación, garantizando el nivel suficiente de aprendizaje de los usuarios, acorde a las necesidades.

El plan de formación deberá incluir al menos: 1. Tipos de cursos que se ofrecen (online, presencial, etc) 2. Temario a impartir para cada curso planificado. 3. Número recomendado de asistentes a cada sesión y perfil de los mismos. 4. Duración estimada de las sesiones.


5. Lugar de impartición de los cursos: preferiblemente el Ayuntamiento pondrá a disposición dependencias municipales para su impartición.

Se facilitará documentación detallada a los asistentes. El contenido será

prioritariamente práctico y se ofrecerá sobre un entorno de pruebas. El contenido de cualquier acción formativa deberá ser aprobado por el Responsable de Proyecto del Ayuntamiento de Orihuela.

9. SOPORTE Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA.

En general la empresa adjudicataria llevará a cabo el soporte y mantenimiento por un periodo mínimo de DIECISEIS MESES y en el que estará obligada a las revisiones y actualizaciones imprescindibles sobre los módulos y servicios que se presten, un servicio de atención telefónica y un soporte telemático para la resolución de incidencias en tiempo real.

Se establecen las siguientes tareas como soporte y mantenimiento del

sistema: • Actualización de plantillas de documentos que conformarán los

expedientes atendiendo a la normativa legal vigente. • Ampliación del número de procedimientos susceptibles de ser tramitados

en el Ayuntamiento de Orihuela a medida que la empresa adjudicataria vaya implementando nuevos.

• Ampliación de plantillas en base a las modificaciones y/o nuevos

procedimientos implantados en el sistema.

• Resolución de incidencias de funcionamiento del sistema.

• Nuevas versiones y actualizaciones de los módulos y/o servicios instalados.

• Asistencia para la configuración de nuevas versiones y/o servicios.

• Documentación y resolución de problemas de funcionamiento.

• Actualización de datos erróneos por mal funcionamiento de la plataforma.

• Modificaciones que se fundamenten en un cambio de normas legales.


10. SOPORTE A USUARIOS.

La empresa adjudicataria debe comprometerse a ofrecer un servicio de soporte de primer nivel al que podrá recurrir cualquier usuario del Ayuntamiento de Orihuela en el momento que lo necesite para resolver dudas, incidencias, problemas de configuración, etc. La resolución de consultas deberá hacerse por teléfono, vía telemática o asistencia presencial (si fuera necesario).

Igualmente se requerirá un asesoramiento informático en el uso y

configuración del sistema. Las características mínimas de este soporte serán:

• Soporte telefónico directo.

• Soporte de atención por correo electrónico, a través de un sistema de tickets.

El servicio de soporte, además, debe complementarse con otro tipo de

herramientas colaborativas que habiliten el acceso a la documentación y a los manuales de usuario, y que ayuden a gestionar los procesos de comunicación interna durante el arranque del proyecto.

11. MEJORAS A LA OFERTA.

Las empresas ofertantes podrán presentar mejoras a la solución a implantar. Será necesario que las empresas licitadoras relacionen las mismas en un apartado expreso de su oferta (sobre B), y en base a que sean verdaderamente ampliaciones a los requerimientos expresados en el presente pliego de condiciones técnicas.

En todo caso el Ayuntamiento de Orihuela valorará la utilidad e idoneidad de

las mejoras ofertadas. Las mejoras podrán englobarse en los siguientes conceptos:

• Ampliación de módulos o sistemas de información relacionados: Cabe la posibilidad de ofertar o incluir en la propuesta algunos aplicativos que no entren dentro de las especificaciones de estas bases. Estos serán considerados como mejoras siempre y cuando sean detallados y el Ayuntamiento vea viable y apropiada su implantación.

• Mejoras a las condiciones de mantenimiento mensual: serán las que

contemplen nuevos servicios de mantenimiento distintos de los especificados en el presente pliego.


12. SOLVENCIA TÉCNICA Y REFERENCIAS.

Las empresas licitadoras deberán de contar y justificar en el sobre A (documentación administrativa), referencias de proyectos en los que haya aportado la misma solución y se encuentre funcionando en otros Ayuntamientos con entorno similar a la del Ayuntamiento de Orihuela. Entendiendo que la complejidad de la plataforma y los módulos a configurar viene determinada por la complejidad administrativa y técnica que un Ayuntamiento tiene; es por lo que será requisito imprescindible para poder presentar oferta, que la empresa licitadora justifique su participación en proyectos similares en otros Ayuntamientos cuya población sea como mínimo de aproximadamente 50.000 habitantes, al deducir que se asemejará a la estructura y problemática del Ayuntamiento de Orihuela y la empresa licitadora garantizará de esta manera su solvencia técnica para llevar a cabo el presente Proyecto.

Se deberá aportar información detallada sobre las fases del proyecto llevadas

a cabo en el tiempo y resultados de implantación obtenidos. En caso de productos comercializados, se deberá indicar el número de años que está en el mercado y los distintos versionados que ha sufrido.

13. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LA OFERTA TÉCNICA (SOBRE B).

Las ofertas que se presenten deberán contener la siguiente información estructurada según los apartados que se indican.

Memoria técnica describirá de modo resumido la visión de la empresa

licitadora sobre la solución idónea a implantar, los recursos materiales y humanos a utilizar y la ejecución de la propuesta.

Con carácter general, la información presentada debe estar estructurada de

forma clara y concisa valorándose la capacidad de síntesis en la redacción de la misma. El documento no debe contener referencias a documentos externos o anexos cuando aquellos sean puntos clave en la valoración de la propuesta. Tendrá al menos los siguientes apartados:

• Índice. • Introducción: deberá contener la siguiente información:

o Identificación de la empresa. o Aceptación con carácter general de todas las condiciones del

presente pliego de condiciones.

o Presentación general y datos de la empresa licitadora, haciéndose especial hincapié en su experiencia y conocimientos en las tecnologías de la información y las comunicaciones.


• Alcance de la propuesta: Se describirá los objetivos generales de los

trabajos a realizar, acorde con los requisitos que aparecen en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas.

• Solución propuesta: En este apartado se detallará la solución adoptada,

exponiendo con detalle la interpretación y la forma en que el licitador proporcionará respuesta a lo solicitado, de acuerdo con los requerimientos correspondientes del pliego de cláusulas técnicas. Este apartado incluirá la relación de todos los sistemas/módulos a implantar, licencias y soporte a cada uno de ellos.

• Mantenimiento: se adjuntará una propuesta técnica para la prestación

de los servicios de mantenimiento, especificando con detalle el contenido y alcance del mismo.

• Formación: se adjuntará el plan de formación a llevar a cabo.

• Recursos utilizados: Se enumerarán los recursos utilizados tanto para la

ejecución del proyecto como para los servicios de explotación y soporte: personal que formará el Equipo de Trabajo, medios disponibles para el soporte a instalaciones similares, logística, etc.

Metodología y Plan de trabajo: Se describirán las fases de ejecución del proyecto, se incluirá también una propuesta de la planificación de actividades y de todas sus fases y el plazo de ejecución global del proyecto.

Mejoras: El licitador podrá proponer cuantas mejoras estime oportunas que

no se hayan recogido en los pliegos de prescripciones. Todas las mejoras se relacionarán en este apartado aun cuando pudiesen sobreentenderse en el desarrollo de los apartados anteriores, debiendo ser valoradas económicamente en este apartado. 14. CONFIDENCIALIDAD DE LOS TRABAJOS.

El Equipo de Proyecto guardará secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos o asuntos a los que tengan acceso o conocimiento durante la vigencia del presente contrato, y específicamente no podrá dar información sobre los usuarios del proyecto ni sobre las actividades realizadas a ninguna persona o entidad sin el permiso explícito del Responsable de Proyecto. Igualmente, estará obligado a no hacer público o enajenar cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su ejecución incluso después de finalizar el plazo contractual.

La empresa adjudicataria se compromete expresamente al cumplimiento de los

dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se


aprueba el reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal, y a formar e informar en las obligaciones que de tales normas dimanan. 15. CRITERIOS DE VALORACIÓN DE LAS OFERTAS. 15.1 Criterios objetivos. Máximo 55 puntos.

• Mejor precio ofertado de auditoria previa a la pues ta en marcha. Máximo

15 puntos. Se asignará la máxima puntuación a la oferta más económica y al resto el resultado de aplicación de la siguiente fórmula:

Mejor oferta (€) Puntuación = Máximo de puntos * Oferta considerada (€)

• Mejor precio ofertado de servicio mensual. Máximo 20 puntos. Se asignará

la máxima puntuación a la oferta más económica y al resto el resultado de aplicación de la siguiente fórmula:

Mejor oferta (€) Puntuación = Máximo de puntos * Oferta considerada (€)

• Ampliación del plazo de soporte y mantenimiento. Máximo 12 puntos. Se

asignará 0 puntos a la empresa que se ajuste a los dieciséis meses y 2 puntos más por cada mes de ampliación de ese plazo.

• Nº de procedimientos. Máximo 8 puntos. Se asignará la máxima puntuación

a la oferta con el mayor número de procedimientos de expedientes con los que cuente el sistema a implantar y al resto el resultado de aplicación de la siguiente fórmula:

Nº procedimientos

oferta considerada Puntuación = Máximo de puntos * Nº procedimientos

mejor oferta

15.2 Criterios subjetivos. Máximo 45 puntos.

• Memoria técnica del Proyecto. Máximo 18 puntos. Se presentará conforme a lo establecido en la cláusula 13 del presente pliego La valoración se efectuará en función de la documentación presentada por los licitadores de


acuerdo con los siguientes niveles de valoración en los que se agruparán las distintas ofertas:

o Idóneo. 18 puntos.

Aquellas memorias que describen detalladamente el servicio y su visión para ejecutarlo, coherente con la base recogida en el pliego de prescripciones técnicas y que justifique los requerimientos técnicos establecidos en el mismo.

o Adecuadas: Entre 9 puntos y hasta menos de 18 puntos. Las memorias que no se adaptasen a las previsiones anteriores en alguna de sus partes y no alcanzasen el nivel de detalle anterior o incurriesen en algún error.

o Suficiente: Entre más de 0 puntos y hasta menos de 9 puntos. Para los meros enunciados que se limiten a repetir la descripción realizada en el pliego de prescripciones técnicas, con escasa incidencia y conocimiento del servicio, sin un análisis adecuado y sin justificar los requerimientos técnicos establecidos en el mismo.

o Inadecuada: 0 puntos. La falta de datos, la escasa o errónea descripción de estos procesos.

• Metodología y Plan de trabajo. Máximo 18 puntos. Este plan de trabajo se

presentará conforme a lo establecido en la cláusula 4 del presente pliego. La valoración se efectuará en función de la documentación presentada por los licitadores de acuerdo con los siguientes niveles de valoración en los que se agruparán las distintas ofertas:

o Idóneo: 18 puntos.

Aquella que contenga una descripción completa de la forma en que se desarrollarán los trabajos y asistencias en los términos establecidos en el presente pliego. Aporte viabilidades de ejecución y orden apropiado y desarrollo del Proyecto adecuado.

o Adecuada: Entre 9 puntos y hasta menos de 18 puntos. Aquella cuya descripción de metodología presente en algunas de sus fases descritas indicios de dudosa viabilidad pero que en general cumplan con las fases a llevar a cabo.

o Suficiente: Entre más de 0 puntos y hasta menos de 9 puntos.. Para los meros enunciados que se limiten a repetir la descripción realizada en el pliego de prescripciones técnicas o se intuya una metodología y plan de trabajo poco viable tal y como se presenta.

o Inadecuada: 0 puntos. En caso de falta de datos, escasa o errónea descripción de la metodología y plan de trabajo o se intuya una metodología errónea y un plan de trabajo ambiguo.


• Mejoras a la solución . Máximo 9 puntos. Las mejoras debidamente documentadas que las empresas licitadoras presenten serán estimadas y valoradas según criterio de necesidad, importancia y viabilidad para el Ayuntamiento de Orihuela.

16. PENALIZACIONES POR DEMORA U OTRAS CAUSAS Y RESOLUCI ÓN

En el Contrato se establecerán las siguientes penalizaciones:

• Por cada semana de retraso en la finalización de la fase de auditoría con respecto a la duración establecida en el Plan de Trabajo (Fase I): incurrirá en una penalización del 2% calculada sobre el precio de la auditoría, salvo que la empresa adjudicataria justifique la necesidad de aumentar dicho plazo. Esta justificación deberá ser informada favorablemente por el Responsable de Proyecto.

• Por la aplicación de recursos humanos distintos a los expresados en las

ofertas: Si el Responsable de Proyecto comprueba que el perfil técnico de las personas encargadas de la ejecución del proyecto es inferior al ofertado o el número de recursos destinados no se corresponden con la oferta presentada, se incurrirá en una penalización de hasta el 2% del precio final del contrato.

• Por falta de cumplimiento en la respuesta ante incidencias y errores durante

la Fase II. Dada la variada naturaleza de las incidencias que puedan surgir y la posibilidad de que el soporte y mantenimiento no sea el ofrecido en su oferta, la empresa adjudicataria deberá de justificar correctamente su falta de cumplimiento por causa ajena o inviabilidad de resolución corroborando en su caso la exactitud de esa justificación el Responsable de Proyecto. En caso contrario incurrirá en una penalización de un 15% del precio de mantenimiento de ese mes.

Todas las penalizaciones en las que pudiese incurrir el licitador se harán efectivas mediante deducción en las facturas correspondientes.

El Ayuntamiento de Orihuela ante incumplimientos repetidos en la asistencia que debe recibir mensualmente o por incumplimiento de los requisitos y obligaciones recogidos en el presente pliego de cláusulas técnicas o en el de administrativas podrá resolver el presente contrato previo aviso anticipado de un mes.

Cuando el presente contrato se dé por finalizado y cese el servicio, la empresa adjudicataria deberá remitir al Ayuntamiento de Orihuela, todos los datos que puedan estar en posesión de la empresa adjudicataria en formato electrónico incluyendo una estructura de carpetas y una base de datos. Dentro de dicha


estructura de carpetas, existirán las anotaciones, expedientes y libros oficiales teniendo una carpeta para cada anotación/expediente/libro oficial con los documentos incluidos en el mismo. Igualmente, la empresa adjudicataria se compromete a la destrucción de dicha información de sus servidores.

Orihuela, 12 de septiembre de de 2013

Fdo: Ana Isabel Mora Ortiz Técnico Responsable del Dpto. de Sistemas de Información y Comunicaciones

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