Avirato PMSManual de uso

ContenidoI

Iniciar Avirato PMS (11)

Poner en marcha Avirato PMS (12)

CONFIGURACIÓN (13)

1.Hotel (13)

2. Habitaciones y salas (15)

2.1. Categorías Habitaciones (15)

- Añadir una categoría (18)

- Eliminar una categoría (19)

2.2. Rack de habitaciones (20)

- Ordenar las habitaciones (20)

- Añadir una habitación (21)

- Eliminar una habitación (22)

2.3. Rack de salones (22)

- Agregar una sala (22)

- Eliminar un salón (24)

3.Tarifas y temporadas (26)

3.1 Temporadas y precios especiales (26)

- Leyenda del calendario de temporadas (27)

- Establecer temporadas en el calendario (27)

- Ver precio diario (32)

- Para borrar un precio diario (32)

3.2. Listado de precios (32)

3.3. Tarifas (34)

- Uso de las teclas rápidas del teclado en la tabla modificable

de tarifas (38)

3.4. Costes adicionales (39)

3.4.1. Costes Fijos (39)

3.4.2. Camas adicionales (40)

3.4.3. Tasa turística – Tasa fija adicional (40)

3.5. Restricciones online (41)

3.5.1. Bloqueo habitaciones (41)

- Añadir un bloqueo (42)

- Eliminar un bloqueo (44)

3.5.2. Calendario Estancias Mínimas (45)

- Añadir una estancia mínima (45)

- Modificar una estancia mínima (47)

- Eliminar una estancia mínima (48)

4. Descuentos y promociones (49)

4.1. Descuentos (49)

- Descuento por larga estancia (49)

- Descuento por número de habitaciones (49)

- Precio en función de la ocupación (50)

- Early Booking (50)

- General (50)

4.2. Códigos de descuento (51)

- Añadir un código de descuento (51)

- Modificar un código de descuento (52)

- Eliminar un código de descuento (53)

5. Extras habitaciones (54)

- Eliminar un extra (56)

6. Cargos predefinidos (57)

- Añadir un cargo predefinido (57)

- Modificación de un cargo predefinido (59)

- Eliminar un cargo predefinido (60)

7. Motor de reservas (61)

7.1. Configuración (61)

7.1.1. Opciones Booking Online (61)

7.1.2. Google Analytics / Google Tag Manager (62)

7.1.3. Texto legal Reservas Online (62)

7.1.4. Tarifas (62)

7.1.5. Release (63)

7.2. Apariencia (63)

7.3. Tarifas motor de reservas (66)

8. Operadores y canales (67)

8.1. Resumen (66)

8.2. Canales propio (67)

8.2.1. Información general (67)

8.2.2. Reservas operador (68)

8.2.3. Facturación. (69)

8.2.4. Observaciones. (69)

- Crear un operador (70)

- Eliminar un operador (72)

8.3. Canales Channel Manager (73)

8.3.1. Estado Sincronización (73)

- Resincronizar (73)

- Actualización datos channel manager (76)

8.3.2. Bloqueo por tipo de habitación (76)

- Eliminar un bloqueo por tipo de habitación (78)

8.3.3. Restricción de disponibilidad (79)

- Añadir una restricción de disponibilidad (79)

- Eliminar una restricción de disponibilidad (81)

8.3.4. Sincronización iCal (82)

9. Facturación (84)

9.1. Diseño Factura (84)

9.1.1. Datos (84)

9.1.2. Márgenes (86)

9.2. Formatos (87)

9.2.1. Factura (87)

- Asignar un número desasignado (88)

9.2.2. Factura serie 2 (89)

9.2.3. Proforma (90)

9.2.4.Albarán (91)

9.2.5. Abono (92)

9.3. Impuestos (93)

9.3.1. Impuestos Activos (93)

9.3.2. Impuestos predeterminados (94)

9.4. Tarjetas (95)

10. Usuarios y Seguridad (96)

10.1. Crear un usuario (96)

- Modificar un usuario (98)

- Eliminar usuario (98)

11. Integraciones Avirato (99)

11.1. Módulo Móvil (99)

11.2. Lectores de documentos (99)

- Activación del Lector de documentos profesional (99)

12. Hospederías e INE (101)

12.1. Hospederías (101)

12.2. Estadísticas, INE, EUSTAT, Turismo (102)

- Enviar parte INE (103)

- Restringir envíos INE (105)

13. Contratos clientes (106)

- Añadir un contrato como plantilla (106)

- Eliminar un contrato (107)

14. Multipropiedad (108)

- Añadir una propiedad (108)

- Eliminar una propiedad (109)

15. Opciones (110)

15.1. Correo electrónico (110)

15.1.1. Configuración correo (110)

- Alertas (110)

15.1.2. Mail confirmación reserva (111)

15.1.3. Mail recordatorio reserva (114)

15.1.4. Mail agradecimiento reserva (116)

15.2. Planning (117)

15.3. Hoja de registro de viajeros (120)

PLANNING (121)

16. Hacer una reserva (122)

- ¿Cómo hacer una reserva de grupo desde planning? (124)

- ¿Cómo hacer reservas por horas? (125)

- Información de las reservas (126)

- Borrar una reserva (127)

- Desasignar una habitación – Habitaciones desasignadas (128)

- Habitaciones sin asignar por overbooking (130)

- Cambiar de habitación una reserva (131)

- Duplicar reserva (134)

- Colores de las reservas (135)

- Cambiar el color de una reserva (136)

- Leyenda de las reservas (137)

- Estado de las habitaciones (138)

- Colores del estado de habitación (139)

- Leyenda planning (139)

- Habitaciones disponibles (140)

- Filtros planning (140)

EVENTOS (142)

RESERVAS (143)

17. Datos Reserva (144)

17.1. Datos reserva (144)

17.1.1. Datos cliente (147)

17.1.2. Extras reservas (148)

17.1.3. Contratos (149)

17.1.4. Tarjetas crédito (149)

17.1.5. Observaciones (150)

17.1.6. Registro viajeros (151)

18. Facturación y Cargos (152)

18.1. Facturación (152)

18.1.1. Factura (152)

- Crear una factura/proforma/albarán/abono (152)

- Modificar datos de una factura/proforma/albarán/abono (153)

- Cambiar fecha en la factura/proforma/albarán/abono (155)

- Desasignar una factura/proforma/albarán/abono (156)

- Cambiar el número de factura/proforma/albarán/abono (157)

- Crear varias facturas en una misma reserva (157)

18.2. Cargos (158)

- Añadir cargos (159)

- Modificar cargos (160)

- Traspasar cargos (160)

- Traspaso básico (161)

- Traspaso avanzado (162)

- Anular cargos (163)

- Eliminar cargos (164)

18.3. Resumen de Cargos (165)

- Pagos (166)

- Añadir un pago (166)

- Anular un pago (168)

18.4. Resumen de Pagos (168)

- Observaciones (169)

19. Avisos (170)

- Añadir un nuevo mensaje (170)

- Marcar/desmarcar como hecho un aviso/alarma o mensaje (172)

- Eliminar un mensaje (172)

20. Otra Información (173)

- Historial cliente (173)

- Valoración del cliente (173)

- Valoración global de la comunidad (174)

- Valoración del cliente por la comunidad (175)

20.1. Aeropuerto y vuelo (175)

20.2. Vehículos y plazas de garaje (175)

20.3. Dietas y pensiones (176)

20.3.1. Pensión Diaria (176)

20.3.2. Dietas y Alergias (177)

20.4. Información de interés (177)

21. Histórico modificaciones (178)

AVISOS (179)

- Añadir un nuevo aviso/mensaje/despertador/mantenimiento (180)

- Marcar/desmarcar como realizado un aviso (180)

- Eliminar un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento (181)

CLIENTES (182)

22. Parametros de Búsqueda (183)

22.1. Ficha Cliente (183)

22.2. Historial (185)

22.3. Comentarios (185)

23. Añadir cliente (187)

24.Newsletter (188)

25. Registro de Viajeros (191)

- Generar fichero XML (191)

- Modificar un parte de viajeros (192)

- Enviar archivo por correo electrónico (193)

INFORMES (194)

26.RevPar/GopPar (194)

27. ADR (196)

28. Reservas (197)

28.1. Entradas y salidas (197)

28.1.1. Información simplificada (197)

28.1.2. Tabla (200)

28.2. Ocupación/Inventario (201)

28.2.1. Gráficos (201)

28.2.2. Datos (202)

28.2.3. Actual-Mes-Año (203)

28.2.4. Ocupación entre fechas (203)

28.3. In house (204)

28.4. Regímenes (206)

28.5. Resumen de reservas (207)

28.6. Resumen por origen (209)

28.7. Origen de mercado (209)

28.8. Cancelaciones (210)

- Recuperar una reserva cancelada/eliminada (212)

29. Estado Habitaciones (214)

- Modificar el estado de una habitación (215)

- Bloquear venta online de una habitación (217)

30. Mantenimiento (219)

30.1. Mantenimiento (219)

30.2.Camas supletorias (220)

30.2.1. Ubicación camas supletorias (220)

31. Facturación (222)

31.1. Búsqueda de facturas (222)

- Acceder a una factura realizada (224)

31.2. Añadir – Modificar factura (224)

- Crear una factura/proforma/albarán/abono (224)

- Desasignar una factura/proforma/albarán/abono (226)

- Cambiar el número de factura/proforma/albarán/abono (227)

31.2.1. Cargos - Factura/Hoja Seleccionada (228)

- Añadir cargos (228)

- Modificar cargos (229)

- Anular cargos (230)

- Eliminar cargos (231)

- Resumen de Cargos (232)

- Pagos (232)

- Resumen de Pagos (232)

31.3. Resumen de facturación (232)

31.4. Facturación por cliente (234)

31.5. Créditos clientes (234)

31.6. Estado de pagos (236)

31.7. Hoja de caja (237)

31.8. Histórico de pagos (238)

31.9. Traspaso de cargos (239)

31.10. Producción (239)

40. Histórico de modificaciones (241)

41. Listado de precios (242)

42. Personal (244)

43. Clientes (245)

SUGERENCIAS (246)

11

Iniciar Avirato PMSLos datos de acceso se incorporarán en el apartado de configuración del programa.

Este se abrirá al iniciar el programa por primera vez para crear el establecimiento y

añadir los datos necesarios para su utilización. Sin estos datos iniciales, Avirato no

podrá arrancarse.

El usuario de Avirato será el CIF del establecimiento y la contraseña, la establecida

en configuración.

Si todavía no ha creado un usuario en Avirato, hágalo tal y como se le explica

en Poner en marcha Avirato PMS. Una vez lo haya creado, ya podrá acceder al

programa desde esta ventana.

Recuperar contraseña

SI no recuerda su contraseña, podrá solicitarla al pinchar sobre la opción “¿Olvidaste

tu contraseña?”. Esta nos llevará a una página en internet donde tendremos que

incorporar el correo electrónico que usáramos para la creación del hotel: sin esta

dirección no será posible recuperar la contraseña.

12

Poner en marcha Avirato PMS1

Para poner en marcha el software de gestión hotelera es necesario introducir los

datos de acceso, los cuales se solicitarán en la ventana que aparece al abrir el

programa por primera vez.

Para poner en marcha el software de gestión hotelera es necesario introducir los datos de acceso, los cuales se solicitarán en la ventana que aparece al abrir el programa por primera vez: Datos de acceso y del hotel (configuración>hotel).

1. PMS, por las siglas en inglés de property management system (sistema de administración de propiedades).

1

13

CONFIGURACIÓN

1.Hotel (Configuración > Hotel)

Imagen: Pantalla inicial del programa. Configuración del hotel

Se tendrán que rellenar todos los campos para su puesta en marcha. Una vez ha-

yan sido introducidos correctamente, se pulsará sobre para grabar los datos.

La primera pantalla se divide en cuatro apartados:

Datos de acceso. Estos serán las credenciales necesarias para acceder,

posteriormente, al programa desde cualquier dispositivo.

Datos del hotel. Introduzca la información del establecimiento.

14

Modo. Seleccione el tipo de establecimiento que esté configurando, según

sea hotel, apartamentos, casas o albergue. Esta opción se verá reflejada en el

motor de reservas, ofreciendo así habitaciones, apartamentos, casas o camas,

respectivamente.

Datos para mostrar en facturación. Estos datos son imprescindibles para la

emisión de facturas. Rellene todos los campos para un correcto funcionamiento.

Imagen: Configuración del hotel

15

2. Habitaciones y salas (Configuración > Habitaciones y salas)

2.1. Categorías Habitaciones

Esta sección nos permite crear tantas categorías de habitaciones como tengamos

en el establecimiento.

Tenga en cuenta que los descriptores que aquí incluyamos se verán reflejados en

el motor de reservas2

Imagen: Configuración de las categorías de habitación

La información requerida en este apartado es a) tipo de habitación, b) descripción

de la habitación, c) imágenes y d) Capacidad de la habitación.

2. Para aquellos usuarios que dispongan de dicho servicio contratado con Avirato

D

C

B

A

Imagen: Campos para la configuración de categoría

16

A) Tipo de habitación. Borraremos el campo que aparece por defecto en

cada categoría (doble, simple y suite) e incluiremos el nombre del tipo de

habitación a crear. Por ejemplo: “habitación doble”, “habitación con terraza”,

“apartamento con vistas al mar”, etc.

B) Descripción de la habitación. Este campo es de los más importantes

ya que será el texto que defina la habitación, con sus características y

peculiaridades. Dicho texto puede traducirse a los siguientes idiomas:

inglés, francés, alemán, italiano y catalán.

C) Capacidad. Cada tipo de habitación se delimita según el número de

personas que puedan pernoctar en la habitación. De ahí que haya dos

campos específicos.

a. Capacidad estándar. Indicaría la cantidad “normal” de personas

que entran en la habitación. Así pues, para una habitación que posea

una cama de matrimonio, la capacidad estándar será de 2 personas.

b. Capacidad Máxima (Max). Para delimitar el número máximo de

ocupantes para el tipo de habitación. De tal manera, podremos poner

capacidad máxima de 4 en una habitación de capacidad estándar

2 personas si disponemos de camas supletorias o sofás cama en

los apartamentos. (Para ver los incrementos por persona, Ver

Tarifas y temporadas>Tarifas). Igualmente, pondremos capacidad

estándar 1 y capacidad máxima 2 si ofrecemos habitaciones dobles

de uso individual.

D) Imágenes. Al pinchar sobre el icono de la cámara se nos abrirá una

ventana emergente para introducir las imágenes que queramos incluir.

Seleccionaremos tantas como queramos mostrar, ya que no dispone de

restricciones de cantidad.

17

Puede pulsar sobre las imágenes que aparecen en las franjas inferiores de cada

tipología para verlas a mayor tamaño. Puede ir pinchando sobre el resto de

imágenes sin necesidad de cerrar la ventana emergente. Desplace dicha ventana

si es necesario.

Para dejar de ver las imágenes a mayor tamaño presione el botón “Cerrar ventana”.

Imagen: Añadir imágenes en categoría de habitación

Imagen: Ver imágenes a mayor tamaño en categoría de habitación

18

Para borrar una de las imágenes agregadas, abra la imagen a mayor tamaño y

presione la opción “Eliminar imagen”.

La aparición de las categorías de habitación está ordenada alfabéticamente.

Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán guardadas

sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.

Añadir una categoría

El programa ofrece, por defecto, la inclusión de tres tipos de habitación (doble,

simple o suite). Si el usuario necesitase más categorías, tiene la opción de incluir

tantas como fuese necesario.

Imagen: Detalle del Botón de eliminar

Imagen: Añadir una categoría

19

Para ello tendrá que dirigirse al campo vacío que aparece en la parte baja de la

sección y rellenarlo con los datos anteriormente explicados. Una vez completos, el

último paso será pulsar sobre (parte derecha) para agregar la nueva categoría.

La nueva categoría se ordenará alfabéticamente de manera automática.

Eliminar una categoría

Para eliminar un tipo de habitación bastará con presionar sobre en la categoría

a suprimir. Una vez pinchemos, nos aparecerá un mensaje informándonos de la

acción que queremos llevar a cabo:

Para asegurarse de que realmente queremos llevar a cabo dicha acción, el

programa volverá a preguntar si queremos suprimir la categoría, ya que esto

supondría eliminar todas las habitaciones que estén asociadas a dicha categoría

(Ver Configuración>Rack de habitaciones) y sus respectivas reservas:

Si en ambas ocasiones marcamos “Sí”, la categoría desaparecerá. Si, por

el contrario, no deseábamos eliminarla, con marcar “No”, en cualquiera

de los dos mensajes, se detendrá la acción.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que una categoría eliminada no

puede recuperarse.

Imagen: eliminar categoría de habitación

Imagen: eliminar categoría de habitación

20

2.2. Rack de habitaciones

En este panel deben incluirse todas las habitaciones3 que posee el establecimiento.

Será importante la cantidad de habitaciones asignadas a una categoría para su

futura disponibilidad y venta al público4.

En la columna de la izquierda deben escribirse los nombres de las

habitaciones. Para ello, habrá que borrar el campo que aparece por

defecto y agregar el nuevo. Después, pasaremos a la columna de la

derecha y asignaremos a cada habitación una categoría, dependiendo

de a qué tipo de habitación pertenezca (Ver Configuración>Categoría

de habitaciones).

Ordenar las habitaciones

Las habitaciones se guardan siguiendo el orden por el que han sido

ingresadas en el casillero. Dicho orden se verá reflejado en la pestaña

de planning.

3 En el caso de un albergue, serán camas; en el caso de alquiler de viviendas vacacionales, casas o apartamentos.

4 Dicha disponibilidad se verá reflejada en los operadores (channel manager), el motor de reservas (web) y el programa (recepción).

Imagen: Rack de habitaciones

21

Para ordenar y agrupar las habitaciones según las necesidades del establecimiento,

basta con pinchar sobre la habitación a colocar y arrastrar hacia arriba o hacia abajo

hasta dejarla en la posición elegida. Sabremos cuál estamos moviendo porque la

seleccionada se mostrará de color amarillo.

Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán

guardadas sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.

Añadir una habitación

Para añadir una habitación hay que escribir, en la última fila del rack, el nombre de

la habitación, asignarle una categoría y presionar sobre .

Hasta que no se haya pulsado sobre los campos “Nombre de habitación” y

“Tipo” aparecerán en verde. Para mostrar que la habitación ha sido añadida, estos

aparecerán en gris y pasará a ser .

Imagen: Ordenar Rack de habitaciones

Imagen: Agregar habitación en Rack

22

Eliminar una habitación

La eliminación de una habitación se hará al pulsar sobre en la habitación a

suprimir. El borrado de una habitación supondrá la eliminación de todas las reservas

asociadas a ella. Por ello, el programa nos solicitará confirmación para realizar

dicha acción mediante una ventana emergente:

2.3. Rack de salones

En este panel se incluirán todos los salones de los que dispone el establecimiento,

definiendo la capacidad de cada salón y los costes de los mismos.

La aparición de los salones vendrá determinada por el orden de creación de los

mismos. Este orden no puede alterarse.

Agregar una sala

La información necesaria será a) Nombre de la sala; b) Descripción; c) Capacidad;

d) Precio Jornada; e) imagen.

Imagen: Eliminar habitación en Rack

Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán

guardadas sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que una habitación eliminada no

puede recuperarse, igual que las reservas asociadas a la misma.

23

A) Nombre de la sala. Borraremos el texto que aparece por defecto y

añadiremos el nombre de la sala a configurar.

B) Descripción de la sala. Breve texto para definir las características de la

sala.

C) Capacidad. Cupo máximo de personas.

D) Precio Jornada. Para configurar los costes por reserva de sala.

a. Precio Media Jornada. Coste por reserva de media jornada.

b. Precio Jornada. Precio total por reserva completa del salón.

E) Imágenes. Cada salón admite una imagen definitoria. Al pinchar sobre el

icono de la cámara se abrirá una ventana emergente para seleccionar

la imagen que queramos incluir.

A

B

CE D

24

Para sustituir una de las imágenes agregadas presione sobre la imagen y se le

abrirá la ventana emergente anterior para seleccionar una nueva imagen.

Cuando tenga todos los datos necesarios introducidos en sus respectivos lugares,

pulse para agregar el salón. El salón se habrá creado cuando el símbolo de

adición sea sustituido por .

Puede agregar tantos salones como sean necesarios siguiendo los pasos

anteriormente enunciados. Rellene los datos en el espacio en el que aparece .

Eliminar un salón

La eliminación de un salón es muy sencilla: solo ha de pulsar a la altura del salón

que desee suprimir.

Cuando haya presionado , el programa le requerirá un mensaje de confirmación,

ya que la supresión de este implica eliminar todas las reservas realizadas en el

mismo.

Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán

guardadas sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.

25

Si presiona el botón “Sí”, la sala desaparecerá del rack; si, por el contrario,

presiona “No”, la acción se cancelará y todas las reservas realizadas en ese salón

permanecerán dentro del salón (Para ver las reservas de un salón ver Pestaña

Eventos).

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un salón eliminado no

puede recuperarse, igual que las reservas asociadas al mismo.

26

3.Tarifas y temporadas (Configuración > Tarifas y temporadas)

En esta pestaña se crearán y modificarán todas las tarifas que posea el

establecimiento. Tendremos acceso a todas las funcionalidades de las tarifas para

obtener un óptimo funcionamiento.

La primera pantalla que veremos será la correspondiente a “Temporadas y precios

especiales”. Para poder rellenar los datos será imprescindible tener creadas las

tarifas del hotel (Ver Configuración>Tarifas y temporadas>Tarifas).

3.1 Temporadas y precios especiales

El panel de temporadas muestra, en una única pantalla, el año completo para

visualizar las temporadas del establecimiento de una sola vez. La finalidad de este

apartado es establecer, el calendario del año, respetando y cambiando los precios

según sea temporada alta o baja.

27

Leyenda del calendario de temporadas

Las temporadas se establecen

siguiendo un semáforo de color:

La temporada media, por ser la más amplia, carece de color. Por ende, por

defecto, todo el año está seleccionado como Temporada Media. El responsable de

la configuración del programa deberá modificar el calendario en aquellas épocas

del año que no pertenezcan a dicha temporada.

El motivo por el que aparece esta temporada sin color es por la comodidad visual:

las temporadas que no son las más extensas son las que destacan por el color.

Establecer temporadas en el calendario

Lo primero que debemos hacer para establecer una temporada es seleccionar

la tarifa y el año a modificar. Estos se encuentran en la parte alta de la pantalla.

Por defecto aparecerán la tarifa general y el año en curso. Las temporadas serán

las mismas para todas las tarifas, excepto los precios diarios, que se aplicarán

siguiendo la tarifa.

Una vez seleccionada la tarifa, ya podemos establecer el calendario de temporadas.

Esto se puede hacer por dos vías: a) sobre el mismo calendario; b) en el menú

preparado para ello.

a) Marcar temporadas en el calendario

Avirato PMS permite establecer temporadas clicando son el ratón sobre

los días. Esta opción está recomendada para cuando hay alteración de

temporadas en unos días determinados (por ejemplo un puente), pues es

un proceso poco rentable para grandes espacios de tiempo.

28

x 1 clic = Temporada baja

x 2 clic = Temporada Alta

x 3 clic = Temporada Especial

X clic derecho = Precio Diario

b) Establecer temporadas en el menú

En la parte derecha de la pantalla, bajo la leyenda, se encuentra el menú para

establecer las temporadas. Esta forma es la forma más rápida para definir las

temporadas cuando estas son amplias.

Para establecer una temporada, definiremos a qué días de la semana queremos

que se aplique marcando únicamente los días elegidos. Por ejemplo, si quisiéramos

crear una tarifa que solo contemplase los precios de domingo a jueves (D-J),

seleccionaríamos todos estos y desmarcaríamos las casillas de viernes (V) y

sábado (S).

Después, seleccionaremos la temporada (desplegable del menú) y las fechas en

las que queremos que se incluya (calendarios).

Una vez tengamos todas las características de la nueva temporada, presionaremos

el botón

29

Cuando hayamos configurado todas las temporadas del calendario, pulsaremos el

botón “Guardar y Sincronizar” para que se guarden las modificaciones y estas le

lleguen al channel manager.

Establecer precio diario

Para establecer el precio diario, tenemos dos opciones, desde el calendario de

temporadas o desde el menú. Asegúrese de que incluirá el precio diario en la tarifa

adecuada.

A) Precio diario con botón derecho del ratón.

Para configurar el precio diario en el calendario, tendremos que hacer clic en

el botón derecho del ratón sobre la fecha que queramos modificar. Esta acción

nos abrirá una ventana emergente en la que podremos marcar los precios diarios

siguiendo los tipos de habitación disponibles en el establecimiento.

Por defecto, al pinchar en un día determinado, se nos marcará el precio para ese

único día, pero podemos ampliarlo si desplegamos el calendario de la parte alta de

la ventana y pinchamos sobre el último día en el que implantar el precio especial.

De tal manera, los precios que pongamos para cada categoría se implementarán

hasta el día seleccionado. Sabremos de qué día a qué día lo hemos puesto si nos

fijamos en la parte superior de la ventana emergente, a la altura de la X de cierre,

30

para saber el inicio, y en la fecha del calendario para saber qué día termina.

Igualmente, dentro de nuestra selección de precios especiales, podemos establecer

si esos precios se aplicarán a toda la semana o a unos días determinados. Para

ello, marcaremos los días a los que queremos que se aplique y desmarcaremos

a los que no. Dicha selección se repetirá en todas las semanas que albergue el

precio especial:

Una vez completados los precios, presionaremos para guardarlos.

31

B) Establecer precio diario en el menú.

Podemos establecer el precio diario desde el menú de las temporadas, ubicado

en la parte derecha de la pantalla. En este, definiremos a qué días de la semana

queremos que se aplique marcando únicamente los días elegidos. Por ejemplo,

si quisiéramos crear un precio especial para los fines de semana de diciembre,

marcaríamos viernes (V) y sábado (S) y desmarcaríamos el resto de días (D-J).

Después, seleccionaremos “Precio Diario” en el desplegable Temp. y las fechas en

las que queremos que se incluya (calendarios).

Una vez tengamos todas las características de la nueva temporada, presionaremos

el botón

Esta acción nos abrirá una ventana emergente en la que podremos marcar los

precios diarios siguiendo los tipos de habitación disponibles en el establecimiento.

32

Sabremos de qué día a qué día lo hemos delimitado si nos fijamos en la parte

superior de la ventana emergente, a la altura de la X de cierre, para saber el inicio,

y en la fecha del calendario para saber qué día termina. En el ejemplo puesto, la

fecha de inicio es del 01/12/2015 al 31/12/2015, solo para los fines de semana.

Una vez completados los precios, presionaremos para guardarlos.

Ver precio diario

Para ver el precio diario de una fecha señalada, presionaremos el botón derecho

del ratón sobre la fecha y nos saldrá la ventana emergente de Precios Especiales.

Para cerrarla, pulsaremos Cancelar o la X en la parte superior derecha de la

ventana.

Para borrar un precio diario

Para borrar el precio diario, bien podemos presionar el botón derecho del ratón

sobre el día elegido para que nos salga la ventana emergente, y presionar

para eliminar, o bien podemos presionar sobre el día elegido en el calendario y

reestablecer la temporada correcta (Ver Marcar Temporadas en el Calendario).

3.2. Listado de precios

El listado de precios es una herramienta para gestionar y visualizar todos los precios

mensuales del establecimiento, segmentados por tipo de habitación y tarifas. Para

mostrar las tarifas hay que seleccionar el mes y el año deseado en el desplegable

de la izquierda y presionar el botón de la derecha:

Esa acción hará que se muestren todos los precios del mes en la parte de abajo:

33

Esta acción puede tardar unos segundos. Dependerá de la cantidad

de tarifas y habitaciones que posea el establecimiento.

Los días del mes aparecen en la parte alta del esquema en posición horizontal, por

lo que, para ver los últimos días del mes, tendrá que desplazar el scroll bajo hacia

la derecha.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos y desplazando las columnas hacia los lados.

Si se pincha sobre los precios de alguna tarifa, se abrirá la ventana de Precio Diario

para hacer la modificación del mismo (Ver Tarifas y Temporadas>Temporadas y

Precios Especiales>Establecer precio diario). Si realiza algún cambio de este

tipo, presione el botón “Guardar y sincronizar cambios” para almacenar el nuevo

precio en el PMS y sincronizarlo con el motor de reservas y el channel manager.

Todos los precios del mes pueden ser impresos o guardados en formato Excel

para el uso del usuario. Para imprimir los datos, se pulsará ; mientras que para

convertirlos en archivo Excel se presionará el icono .

34

3.3. Tarifas

Esta página está dividida en dos apartados: la parte baja, donde se verán todas

las tarifas creadas con sus respectivos precios, mas donde no se puede cambiar el

contenido, y la parte alta, donde se nos dará la opción de crear, modificar y borrar

tarifas existentes.

A. Crear Tarifas

Para crear una nueva tarifa, tendremos que marcar, en el desplegable de la parte

alta de la página, la opción “Añadir tarifa”. Esta opción aparece siempre por

defecto cuando se accede por primera vez a la pestaña de Tarifas. Posteriormente

rellenaremos los siguientes apartados:

35

a) Nombre Tarifa. Este campo está preparado para escribir el título que

queramos darle a nuestra tarifa. Admite letras, números y caracteres. No

posee un número limitado de caracteres.

b) Precios. La tabla de precios aparecerá ordenada alfabéticamente con las

categorías de habitación creadas (para saber cómo crear una categoría

de habitación, ver Configuración>Categorías Habitaciones>Añadir una

categoría). Las columnas que aparecen corresponden a las distintas

temporadas habilitadas en el hotel (Ver Configuración>Tarifas y

Temporadas>Temporadas y precios especiales): Temporadas Baja,

Media, Alta, y Especial; y los incrementos por persona y niño. Estas se

aplicarán a la factura según la definición que se hiciera en el calendario de

tarifas y temporadas.

Incremento por persona: indica cuánto sube el precio por persona adicional

en la habitación. Este incremento será importante para un establecimiento

que disponga de camas adicionales o de habitaciones dobles de uso

individual, por ejemplo. El incremento por niño será la parte correspondiente

a la adición de un niño en una habitación.

c) Características de la tarifa. En la parte derecha de la pantalla podemos

especificar cuántos días mínimos y/o cuántos días máximos son obligatorios

para poder reservar en el establecimiento con esta tarifa. Igualmente,

podremos marcar la opción de tarifa reembolsable para que el cliente del

establecimiento pueda recuperar el dinero en caso de cancelar la reserva.

Si no marcamos esta opción, la reserva será no reembolsable.

Existe, para crear tarifas a partir de los precios de la Tarifa General, la opción

de enlazar la nueva tarifa a la Tarifa General. Podemos hacerlo o bien por

porcentaje, y el programa nos calculará la nueva tarifa en función del precio

de la general; o bien por euros, aumentando o disminuyendo el precio de

36

la tarifa en función de la cantidad marcada. Por defecto aparece el 100%.

Una vez hayamos rellenado todos los datos de la nueva tarifa, pulsaremos el botón

“Guardar Tarifa”. Nos aparecerá el siguiente mensaje informativo:

Si deseamos crear una tarifa solo para un tipo de habitación (para venderla en el

channel manager), añadiremos los precios según temporada y dejaremos a cero el

resto de categorías de habitación. De esa manera, el channel manager no podrá

vendernos más que la habitación con datos, puesto que no toma los precios a 0.

B. Modificar Tarifas

En el desplegable de la parte alta de la página elegiremos la tarifa que

queramos modificar. Una vez la hayamos seleccionado, todos los datos

aparecerán en la parte modificable de la pantalla.

37

Modificaremos los campos que deseemos haciendo doble clic sobre la

tabla modificable.

Podremos dejar la tarifa sin precios para rellenar desde cero cada temporada.

Para ello marcaremos el botón “Limpiar datos” en la parte derecha de la

pantalla y después rellenaremos con los datos correctos. Una vez hayamos

cumplimentado la tarifa, pulsaremos el botón “Guardar cambios”. Nos

aparecerá el siguiente mensaje informativo:

C. Eliminar Tarifas

Seleccionaremos, en el desplegable de la parte alta de la pantalla, la tarifa

que queramos eliminar. Los datos de esta aparecerán en la tabla modificable.

Una vez los veamos, pulsaremos el botón “Eliminar Tarifa”.

Tras pinchar el botón, aparecerá una ventana emergente solicitando

confirmación para realizar el borrado.

38

Si pulsamos “Sí”, la tarifa desaparecerá; si pulsamos “No”, la acción no se

llevará a cabo. Solo aparecerá una ventana de confirmación.

Sabremos que una tarifa se ha borrado porque desaparecerá de la parte

baja de la pantalla. Permanecerá en la zona editable por si se quisiera

recuperar tras el borrado. Para hacerla desaparecer totalmente, solo será

necesario bien seleccionar otra tarifa en el desplegable o bien seleccionar

otra pestaña en el programa.

Uso de las teclas rápidas del teclado en la tabla modificable de tarifas

Para rellenar los campos, haremos doble clic sobre ellos. Una vez hayamos hecho

doble clic, podremos movernos por los campos con el tabulador del teclado.

Cuando estemos en la última columna de una fila y queramos pasar a la siguiente,

habremos de darle dos veces al tabulador para que haga el salto de línea y seguir

pasando por el resto de apartados.

Si pulsamos la tecla “Enter” en el teclado, iremos recorriendo las filas de arriba abajo

y saltando a las columnas de izquierda a derecha. La primera vez que usemos

Enter tendremos que presionar el botón dos veces para que el programa reciba la

información de recorrer el panel de tarifas. Será necesario borrar el contenido que

aparece por defecto, ya que si no lo hacemos, las cantidades incluidas se añadirán

al final del número que aparece.

Podremos movernos por la tabla modificable con las teclas de dirección del

teclado. Si no deseamos usar el ratón cada vez que deseemos modificar un precio,

podemos pulsar F2 para activar la opción de modificado. Pulsaremos una vez la

tecla Enter y el nuevo precio se almacenará. Después podremos seguir usando las

teclas de dirección, el tabulador o la tecla Enter.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que una tarifa eliminada no

puede recuperarse.

39

3.4. Costes adicionales

Esta pestaña está pensada para gestionar las reservas según las necesidades

del establecimiento. En ella podremos configurar los precios para las diferentes

pensiones, las camas adicionales y las tasas turísticas y/o adicionales.

3.4.1. Costes Fijos

Apartado destinado a la configuración de las pensiones ofrecidas por el

establecimiento. Estas se rellenarán según las temporadas habidas en el negocio.

Se marcarán las que posea el establecimiento. Así pues, si el hotel ofrece a sus

clientes desayuno, media pensión y pensión completa, se marcarán todas las

opciones y se rellenarán con los precios de las temporadas. SI, por el contrario,

el establecimiento solo ofrece la opción de desayuno, rellenará y marcará dicho

campo y desmarcará el resto de costes.

Para incrementar los precios por persona, habrá de marcarse la opción “Incrementos por

persona (Multiplica los costes por el número de ocupantes)”. De tal manera, dichos

precios se aumentarán en función al número de personas bajo una misma reserva; si no se

marcase la opción, sería el mismo precio para una que para tres personas. Por ejemplo, si

en una reserva con desayuno incluido hubiese tres personas y estuviese activa la opción

de incrementar por persona, se añadirían 30 € diarios al precio de la reserva, mientras que

si no estuviese activa, se añadirían 10 € diarios al precio de la reserva.

Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán

guardadas sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.

40

En el supuesto de que el negocio tenga opción de media pensión, tendrá que

definir, en el desplegable “Tipo de media pensión”, cómo es su media pensión:

desayuno y cena; desayuno y comida; o comida y cena.

3.4.2. Camas adicionales

Configuración de las camas extras del hotel. Para ello se pondrá el precio de una

cama en cada temporada para que pueda aplicarse a una reserva en cualquier

momento del año. Será imprescindible marcar cuál es el número máximo de camas

adicionales que se tienen en el hotel, para que, de esa manera, se pueda ofrecer

el número real.

No se podrán reservar más camas adicionales de las que se tienen en el

establecimiento, de tal manera que, si ya están reservadas las 5 camas que tenemos

disponibles, no se podrá incluir una persona más en una habitación doble para que

entren 3 personas en total.

3.4.3. Tasa turística – Tasa fija adicional

Este apartado está especialmente pensado para aquellos establecimientos que

deben aplicar una tasa a los viajeros que pernoctan en el hotel. Puede configurarse

para aplicarlo de manera automática a toda reserva que se haga o solo a las

reservas que se decida.

Si se activa la opción “Activar tasa fija”, esta se aplicará, mecánicamente, a toda

reserva que se haga. Si, a su vez, se marca la opción “Tasa por persona”, se

Los costes que aquí configure se sumarán a los precios marcados en

las tarifas.

41

multiplicará por tantas personas como se alojen en la habitación. Y si también se

activa “Tasa por noche”, se multiplicará el número de personas por el número de

noches que pernocten en el alojamiento. Dicha tasa aparecerá en el apartado de

Facturación y cargos de la reservas con el texto que incluyamos en “Texto Tasa”.

La tasa puede restringirse hasta un máximo de noches y para niños. Si no se marca

la opción de “Solo adultos”, la tasa se aplicará tanto a niños como a adultos, pues

el parámetro de uso será para todas las personas alojadas en una habitación.

3.5. Restricciones online

En este apartado se bloqueará la venta en internet, tanto directa (motor de reservas)

como indirecta (channel manager), y se podrá establecer un mínimo de noches

para la reserva de habitación.

3.5.1. Bloqueo habitaciones

Por distintos motivos, un establecimiento puede necesitar bloquear una habitación.

Esto es, que no se ofrezca al público. Puede que sea porque el hotel será reformado,

o tal vez porque hay un número de habitaciones que reserva siempre un grupo y

está restringido su uso. Sea por el motivo que fuere, el bloqueo es imprescindible

para el buen funcionamiento del negocio.

En esta pestaña aparecerán todas las habitaciones habidas en el PMS, las cuales

pueden filtrarse por tipo de habitación.

42

Añadir un bloqueo

En la parte alta de la pantalla encontraremos un desplegable en el que podremos

filtrar las habitaciones por tipo de habitación. Por defecto nos aparecerán todos

los tipos de habitación. En el listado de habitaciones podremos seleccionar tantas

habitaciones como deseemos. Si queremos bloquear más de una habitación

(selección múltiple), presionaremos la tecla Control (Ctrl) a la vez que pinchamos

sobre las habitaciones a bloquear. Si las habitaciones a bloquear estuviesen

seguidas en el listado (selección múltiple), podremos marcarlas con los siguientes

pasos:

a) Marcando la primera habitación a bloquear y presionando la tecla

“Mayúsculas” (Mayus) a la vez que clicamos con el ratón sobre la última

habitación a marcar.

b) Clicando sobre la primera habitación a bloquear y presionando la tecla

“Mayúsculas” (Mayus) mientras nos movemos con las teclas de dirección

del teclado hasta llegar a la última habitación a bloquear.

Si quisiéramos bloquear todas las habitaciones, contamos con el botón “Marcar

Todas”, el cual seleccionará todo el listado superior. Para desmarcar toda la

selección, pulsaremos el botón “Desmarcar Todas” para llevar a cabo dicha acción.

Cuando tengamos lista la selección de habitaciones, indicaremos las fechas en

las que queremos incorporar el bloqueo. Estas fechas las introduciremos en los

calendarios dispuestos para ello en la parte derecha de la pantalla. Podemos

establecer un bloqueo a corto o largo plazo.

43

Tras esta acción, presionaremos el botón para realizarla acción.

Sabremos que el bloqueo se ha llevado a cabo cuando aparezca la siguiente

ventana emergente:

Para añadir un bloqueo de una sola noche tenemos que marcar como fecha inicial

el día que se haría la entrada al hotel, y como fecha final, la fecha en la que se

realizaría el check out. Esto se debe a que la fecha final nunca puede ser igual o

inferior a la fecha de inicio. De lo contrario, el programa nos avisaría con el siguiente

mensaje:

Los bloqueos realizados se almacenarán en la parte baja de la página:

44

Eliminar un bloqueo

Dado que no existe la opción de modificar un bloqueo, siempre que nos

equivoquemos o queramos cambiar un parámetro del bloqueo, debemos eliminar

y volver a crear la restricción de venta. Para ello seleccionaremos, en la parte baja

de la pantalla, donde se almacenan los bloqueos realizados, aquellas restricciones

que deseemos suprimir. Podremos utilizar las siguientes combinaciones de teclas:

Para realizar una selección múltiple (sin orden consecutivo): Tecla Control + clic del

ratón sobre las distintas habitaciones bloqueadas.

Para realizar una selección múltiple (con orden consecutivo): a) Tecla Mayus + clic

del ratón en el primer bloqueo de habitación y último bloqueo a desbloquear. b)

Tecla Mayus + teclas de dirección del teclado, desde el primer bloqueo hasta el

último que queramos desbloquear.

Realizada la selección de bloqueos a suprimir, presionaremos . El programa, para

asegurarse de que la acción quiere llevarse a cabo, pedirá confirmación a través

de un mensaje:

Si marcamos “Sí”, el borrado de bloqueos se realizará automáticamente y

desaparecerán del listado de bloqueos; si marcamos “No”, la acción se cancelará

y se mantendrán los bloqueos seleccionados.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un bloqueo eliminado no

puede recuperarse.

45

3.5.2. Calendario Estancias Mínimas

En este apartado podremos definir unas estancias mínimas para la reserva de una

habitación. Esta opción puede realizarse en alguna o todas las tarifas y en alguna

o todas las categorías de habitación.

Añadir una estancia mínima

Para definir una estancia mínima seleccionaremos en qué periodo queremos

introducirlo. Si no corresponde al año en curso, buscaremos el año en el que

deseemos marcar el tiempo mínimo de estancia en el desplegable de periodo.

Igualmente, definiremos si dicha restricción temporal se aplicará a todas las tarifas

o a una en concreto. En el desplegable preparado para ello aparece, por defecto,

la opción “Todas las tarifas”. Por ello, para incorporar las estancias mínimas en una

única tarifa tendremos que seleccionarla en el desplegable de tarifas:

Seleccionado el año y la tarifa, acudiremos al mes deseado. Estos están por orden

en la parte baja. Los días laborables aparecen de color blanco, mientras que los

fines de semana son de color rojo.

Primero seleccionaremos qué días queremos que se apliquen las restricciones

mínimas. Esta primera selección solo es para aplicar la restricción en unos días,

no para delimitar cuántos días mínimos han de pernoctar los clientes, ya que esa

definición se marcará en la ventana emergente posterior:

Las estancias mínimas no pueden establecerse por habitación, sino

por tipo de habitación.

46

En esta ventana estableceremos cuántos días mínimos han de seleccionar nuestros

clientes para poder alojarse en el establecimiento. En la parte superior nos informan

de en qué periodo incluiremos la restricción temporal, el cual se corresponde con

el seleccionado en el mes del calendario. Incluidas las noches obligatorias para

pernoctar, presionaremos el botón con

La estancia mínima que en la imagen se muestra es un bloqueo temporal que obliga

a los usuarios hospedarse dos noches en el fin de semana. De tal manera que

ningún cliente web podrá reservar menos de dos noches, mas sí podrá reservar un

número mayor de noches.

Estas restricciones temporales pueden establecerse durante todo el mes. Para ello

habrá que seleccionar todos los días del mes a la altura de los tipos de habitación a

restringir y establecer el número de noches mínimas en la ventana emergente. Si así

lo hiciésemos, en el calendario tendríamos que ver lo siguiente (el número variará

en función de las noches mínimas que hayamos establecido):

Esta acción puede tardar unos segundos, dependiendo del número

de tipos de habitación que disponga el establecimiento y de la

conexión a internet que se disponga.

47

Modificar una estancia mínima

Si lo que queremos modificar son las fechas en las que se ha de aplicar la estancia

mínima, tendremos que hacer los cambios en el mismo calendario.

Podemos desplazar un bloqueo de estancias mínimas a cualquier parte del

calendario. Para ello tendremos que pinchar sobre el bloqueo y, sin soltar, moverlo

hasta dejarlo en los días que deseemos. Sabremos que la acción se está realizando

porque el bloqueo se moverá por el calendario:

Una vez depositemos la restricción en el nuevo lugar, el programa nos solicitará una

confirmación:

Si presionamos el botón “Sí”, el cambio de periodo se realizará con éxito, pero

si marcamos “No”, la acción se cancelará y el periodo se mantendrá en el lugar

original. Sabremos que el cambio se hizo satisfactoriamente porque la restricción

de tiempo cambiará de posición.

48

Esta acción no implica la modificación de estancia mínima, por lo que si queremos

cambiar ese parámetro, tendremos que pinchar sobre el bloqueo modificado para

ver la ventana emergente y ampliar o reducir los días mínimos de estancia.

Para ampliar o reducir las fechas en las que se aplique la restricción de noches

mínimas, pincharemos sobre la restricción y arrastraremos a tanto tiempo como

queramos aplicar. Sabremos que esta acción se lleva a cabo porque la restricción

cambia al color amarillo:

Esta acción no implica la modificación de estancia mínima, por lo que si queremos

cambiar ese parámetro, tendremos que pinchar sobre el periodo en cuestión para

abrir la ventana emergente y ampliar o reducir los días mínimos.

Eliminar una estancia mínima

Para eliminar una restricción de tiempo mínimo pulsaremos sobre el periodo a

eliminar. A continuación se abrirá una ventana emergente en la que podremos

pulsar “Borrar Periodo”, botón con .

Tenga en cuenta, antes

del borrado, que una

estancia eliminada no

puede recuperarse.

49

4. Descuentos y promociones (Configuración > Descuentos y promociones)

Este apartado está pensado para fomentar la venta directa del hotel. Estos

descuentos solo se pueden disfrutar si la reserva se realiza a través del motor de

reservas.

4.1. Descuentos

Las opciones de descuento aparecen difuminadas y solo se harán visibles y

configurables cuando activemos los diferentes descuentos ofrecidos. Estos pueden

ser los siguientes:

Descuento por larga estancia

Preparado para realizar descuentos para reservas largas. Podremos definir a partir

de qué día se aplica el descuento y cuáles son los porcentajes a aplicar por día.

Igualmente, definiremos cuál es el máximo de porcentaje que se puede aplicar.

Descuento por número de habitaciones

Disponible para descontar un porcentaje por grupos de habitación. Podremos

definir a partir de cuántas habitaciones aplicamos un descuento y cuál es el máximo

porcentaje que puede disfrutarse.

50

Precio en función de la ocupación

Preparado para hacer descuentos según la ocupación del establecimiento. EL

concepto de su uso es realizar descuentos automatizados cuando la ocupación del

hotel es baja. Por ejemplo, se haría un descuento del 10 % a las reservas entrantes

cuando la tasa de ocupación sea inferior al 20%.

Early Booking

Para las reservas realizadas anticipadamente. Se podrá definir un porcentaje y un

descuento máximo según sea de anticipada la reserva (días de antelación).

General

Disponible para activar los descuentos durante la temporada especial hasta un

descuento máximo.

51

4.2. Códigos de descuento

Con este apartado el establecimiento podrá crear códigos de descuento para los

usuarios que reserven a través del motor de reservas de Avirato y así atraer más

venta directa.

Añadir un código de descuento

Los datos que añadamos en este campo se le mostrarán al cliente que valide el

código en el motor de reservas. Será por ello importante el campo de descripción

e imagen.

a) Código. Ese será el texto (código) que deba incorporar el cliente en el motor

de reservas para obtener el descuento.

b) Descripción. Con este texto se le informará al cliente del descuento que

acaba de obtener; es decir, una explicación del mismo. Por ejemplo “Gracias

por contratar nuestros servicios. Disfrutarás de un descuento del 15 % por

reservar en nuestro establecimiento durante el mes de julio de 2015”.

c) Descuento. El descuento puede marcarse tanto con euros como con

porcentaje sobre el precio total de la reserva.

52

d) Límite de usos. Se podrá restringir el número de usos de un código de

descuento. Si no se activa la casilla de límite de usos, el código será ilimitado.

e) Caducidad. Puede activarse o no activarse. En caso de que se quieran

marcar unas fechas para su utilización, primero se tendrá que activar la

casilla “Activada” y, posteriormente, introducir las fechas de inicio y final del

código de descuento.

f) Imagen. El botón permite añadir una imagen al código de descuento.

Esta se mostrará cuando el cliente valide el código de descuento.

Una vez se hayan rellenado todos los campos requeridos, se pulsará el botón

para crear el nuevo código.

Modificar un código de descuento

Para modificar un código de descuento, debemos seleccionar este en el listado

de la parte alta de los códigos. La información aparecerá en la parte modificable

(abajo):

Realizados los cambios, presione el botón Guardar Cambios y compruebe

que en la parte alta se han almacenado correctamente los datos.

Podemos presionar Limpiar Campos para vaciar los campos modificables.

Esta acción servirá para crear un nuevo descuento tras haber modificado otro y no

53

tener los campos con información. Igualmente, podemos presionar para dejar

limpia la zona modificable tras su utilización.

Eliminar un código de descuento

Seleccionaremos el código de descuento en la parte alta de la pantalla y, una vez

los campos hayan aparecido en la parte modificable, pulsaremos Eliminar

descuento.

El programa nos pedirá confirmación para realizar dicha acción:

Si presionamos “Sí”, el código se eliminará; si presionamos “No”, la acción se

cancelará y el código se mantendrá. Sabremos que el borrado se ha realizado

porque el código de descuento desaparecerá del listado en la parte alta.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un descuento eliminado no

puede recuperarse.

54

5. Extras habitaciones (Configuración > Extras habitaciones)

Este apartado ofrece a los huéspedes servicios adicionales para que sus reservas

sean más completas. Estos servicios son contratables tanto en la recepción como

en el motor de reservas. Para venderlo desde la web del establecimiento, será

importante rellenar todos los datos correctamente, ya que todo lo que aquí se

agregue se mostrará en el motor.

Los datos necesarios son a) nombre del extra, b) Descripción del extra, c) Incremento

de Precio, d) Impuesto, y e) Imagen.

a) Nombre del extra. Borrar el campo que viene por defecto (Extra) y escribir el

título del servicio que deseemos ofrecer. Acepta letras, números y símbolos.

b) Descripción del extra. Texto que aparecerá en el motor de reservas de

Avirato y por el que el cliente sabrá en qué consiste el servicio adicional.

No tiene un número máximos de caracteres, aceptando letras, número y

símbolos.

c) Incremento Precio. Este será el precio que tenga el extra. Hay que

incorporarlo con el precio final, es decir, con impuestos incluidos, ya que

este apartado del programa no lo calcula.

d) Impuestos5. Campo que puede modificarse hasta alcanzar la cantidad que

se requiera. Aunque este se modifique, el precio final no se alterará. Esta

parte del programa no calcula cantidades.

e) Imagen. Para ofrecer el extra en el motor de reservas, será necesario incluir una

imagen; de lo contrario, aparecerá el símbolo de la cámara que actualmente se

observa. Al pinchar sobre el icono de la cámara se abrirá una ventana

emergente para seleccionar la imagen que queramos incluir.

5 Los impuestos predeterminado de los extras se podrán configurar en Configuración>Facturación>Impuestos.

55

Para sustituir una de las imágenes agregadas, presione sobre la imagen y se le

abrirá la ventana emergente anterior para seleccionar una nueva imagen.

Cuando tenga todos los datos necesarios introducidos en sus respectivos lugares,

pulse para agregar el extra. El extra se habrá creado cuando el símbolo de

adición sea sustituido por .

Podrá incluir los textos en diferentes idiomas. Para ello, presione sobre la bandera

de cada idioma a añadir y rellene los campos de nombre y descripción de extras;

los campos relacionados con los precios se mantendrán fijos.

Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán

guardadas sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.

56

Eliminar un extra

Para eliminar un extra bastará con pulsar . El programa nos pedirá confirmación

para realizar la acción:

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un extra eliminado no

puede recuperarse.

57

6. Cargos predefinidos (Configuración > Extras habitaciones)

Para la comodidad de los empleados del hotel, es recomendable incorporar todos

los cargos que tengan unos precios cerrados, ya que estos cargos podrán incluirse

a las reservas en la pestaña “Facturación y cargos” desde el desplegable. Por

ejemplo, pueden incorporarse los precios de la carta de la cafetería para luego

añadirlos a la factura de una manera fácil, rápida y cómoda.

Añadir un cargo predefinido

Para incorporar un cargo predefinido, será necesario rellenar los datos que aparecen

en la parte baja de la pantalla:

a) Nombre. Incluiremos el nombre del servicio o producto que deseemos. Dicho

nombre aparecerá en el desplegable de facturación y cargos (Ver Reservas>fac-

turación y cargos) para su posterior utilización. También será el nombre con el que

58

aparecerá en los diferentes informes de facturación y producción.

b) Categoría. Para agrupar los diferentes productos que se ofrezcan por

grupos. Por ejemplo, si introducimos los productos de una carta, añadiremos

en este apartado “Carnes/Pescados/Bebidas”.

c) Descripción. Este campo solo será visible para los trabajadores del hotel. Se

utilizará para explicar en qué consiste un producto o servicio. Por ejemplo,

si añadimos “Desayuno continental” en la categoría de “Desayunos”, aquí

podremos poner “Café/infusión con bollería o tostadas”. Esta información se

mostrará en el apartado “Observaciones” cuando añadamos un cargo en la

reserva (ver reserva>facturación y cargos>cargo>añadir cargo).

d) Coste. El precio incorporado será el coste final del servicio, sea cual sea

el impuesto. Si incluimos un precio y después modificamos el impuesto, el

coste no se verá alterado.

e) Impuesto. Combo desplegable para definir un impuesto del 10 o el 21 %.

Añadidos los datos necesarios, pulse para añadir un nuevo cargo. Sabremos

que se ha añadido el cargo porque se cargarán los datos en el listado de la parte

superior de la pantalla:

59

Modificación de un cargo predefinido

Podemos modificar los cargos predefinidos tantas veces como necesitemos. Para

hacerlo, pincharemos sobre el concepto a modificar en el listado de la parte alta de

la pantalla. Al hacerlo, los datos de este se incorporarán a la zona editable para su

modificación.

Terminados los cambios, presione . Estas modificaciones se reflejarán en el

listado superior.

Si decidiese crear un nuevo cargo a partir de uno ya existente, tendrá que hacer el

mismo proceso de modificación pero presionando . No obstante, deberá variar el

nombre del cargo, ya que, de lo contrario, el programa le impedirá hacerlo:

60

Eliminar un cargo predefinido

Al seleccionar una cargo predefinido en la lista superior de la pantalla, los datos

de este se traspasarán a la zona modificable de abajo. Una vez allí, usted podrá

eliminarlo presionando .

Sabremos que el borrado se ha realizado con éxito porque el cargo desaparecerá

del listado. No obstante, el programa nos mantendrá los datos del mismo cargo en

la zona modificable por si queremos añadirlo de nuevo.

61

7. Motor de reservas (Configuración > Motor de Reservas)

El motor de reservas de Avirato se configura a través de este apartado, ya que todos

los servicios de Avirato están centralizados en el PMS. Todo lo que se configure en

este apartado podrá verse y revisarse en el enlace que aparece en Integraciones

Avirato>Módulo móvil>Dirección web Motor de reservas.

7.1. Configuración

7.1.1. Opciones Booking Online

Estos son los datos a rellenar para configurar el correo de confirmación que le llegará

al cliente web del establecimiento. Aquí no se escribirá el texto informativo de la

reserva: solo es la configuración del mismo (ver configuración>opciones>correo

electrónico>Mail confirmación de reserva).

Por defecto, y para la máxima comodidad del hotelero, viene marcada la opción

“Recibir reservas del sistema online también por mail”; de esa manera, cada

vez que haya una reserva a través del motor de reservas, se recibirá un correo

electrónico a la dirección de correo que se incorporase en los datos del hotel (ver

Configuración>Hotel). Si no se desea recibir correos electrónicos informando

62

de cada reserva realizada por la página web del establecimiento, bastará con

desmarcar dicha opción.

En el apartado “Dirección Google Maps” se introducirá la dirección del hotel para

que al cliente, una vez finalizada su reserva, le llegue un correo electrónico con la

dirección exacta del establecimiento.

La “URL Retorno” es la página a la que el correo de confirmación redirigirá al

usuario. Lo recomendable es escribir la página web del establecimiento.

7.1.2. Google Analytics / Google Tag Manager

El primer paso para configurar estas dos herramientas es copiar el enlace del

Motor de Reservas en sus perfiles de google Analytics y Google Tag Manager, el

enlace de su Motor lo puede coger desde el PMS en: Configuración, integraciones

Avirato, Dirección web Motor de reservas. Una vez configurados sus perfiles de

Google Analytics y Google Tag Manager, tiene que pegar el código facilitado por

ellos (ejemplo: UA-41673830-1).

7.1.3. Texto legal Reservas Online

En este apartado se deben escribir los términos y condiciones del hotel. Se incluirá

el texto que cada establecimiento considere necesario. Los clientes tendrán que

aceptar dicho texto para formalizar la reserva. Una vez estén incluidas las cláusulas,

se pulsará para guardar. Cada vez que se quiera modificar el texto se tendrá

que pulsar para guardar las actualizaciones.

7.1.3. Tarifas

El motor de reservas ofrece a los clientes del establecimiento la opción de dos

reservas: tarifa reembolsable y tarifa no reembolsable. Ambas opciones se

configurarán en los desplegables habilitados para ello:

63

Si el establecimiento no cuenta con una tarifa no reembolsable, puede desactivar

esa oferta en el mismo desplegable “Tarifa No reembolsable Motor de reservas”:

7.1.5. Release

Si así lo decidiese el establecimiento, puede marcarse una hora límite de llegada.

Esta restricción afectará a las reservas. Por ejemplo, un release de 4 impedirá

que puedan hacerse reservas para ese día más allá de las 20.00. El release se

establecerá en el selector numérico:

7.2. Apariencia

Todo el motor de reservas se configura desde el PMS, incluyendo los colores e

imágenes que deseemos. Por ello, se ofrece la opción de incluir logotipo o banner

del hotel para la cabecera, la imagen del establecimiento y una imagen de fondo

personalizado.

64

Para nuestro motor de reservas podemos elegir bien el logo del hotel o bien un

banner. Lo más recomendable es crear un banner donde mostrar el logo del hotel y

una imagen que lo acompañe6; si no incorporamos una imagen que lo acompañe, el

programa pondrá ese apartado de color negro, viéndose en la web de la siguiente

manera:

Para subir una imagen pulsaremos dentro del recuadro en blanco de la opción

elegida. A continuación se nos abrirá una ventana emergente para seleccionar la

imagen:

El tamaño del banner será de 1200x100 píxeles, mientras que el del logotipo del

hotel tendrá que tener un máximo de 50 píxeles de alto. Si la imagen no tiene

los tamaños adecuados, no se preocupe: el programa se la adaptará al tamaño

requerido.

También podremos seleccionar un color plano o una imagen determinada para el

fondo del motor de reservas. Para ello se marcará la opción que más nos convenza

y cargaremos la imagen, en caso de crear un fondo personalizado, pinchando

sobre el recuadro “Imagen fondo”. En este caso, la imagen debe ser de un 1 MB.

La imagen del hotel se mostrará cuando el cliente tenga que introducir los datos de

reserva en el motor.

6 Para crear el banner, si no tiene conocimientos para componerlo, póngase en contacto con la persona o empresa que le diseñó la página web o con el personal de Avirato.

65

Junto a todas esas imágenes, pueden elegirse diferentes colores para todas las

secciones del hotel, como el color del texto, el color de los botones, de los enlaces…

Para personalizarlo, se pinchará sobre el recuadro colorido de cada sección y se

elegirá el color deseado a través de la paleta de colores que se nos abrirá:

Si nos equivocásemos, podremos restaurar el color por defecto pulsando . El

programa nos pedirá confirmación para realizar la acción:

Al pulsar “Sí”, el color se volverá blanco; si se pulsa “No”, se mantendrá el color que

aparezca en el recuadro, hubiese sido modificado por nosotros o el que viniera de

muestra.

66

7.2. Tarifas motor de reservas

Seleccione tantas tarifas como desee para mostrar en su Motor de Reservas

Desde la configuración de su PMS, hemos actualizado la pestaña de Motor de

Reservas. Ahora desde el botón de “Tarifas motor de reservas” puede añadir tantas

tarifas como quiera, el motor mostrará únicamente la más económica en función de

las características de la reserva,

por ejemplo:

Si tenemos una tarifa de mínimo 3 noches y otra de mínimo 7 noches y el cliente hace

una reserva de 4 noches solo le mostrara la de tres sea o no el precio más barato,

ahora, si el cliente hace 7 o más noches de reserva, mostrara la más económica de

las dos.

67

8. Operadores y canales (Configuración > Motor de Reservas)

Este apartado alberga los canales propios y los canales pertenecientes al channel

manager.

8.1. Resumen

A través de tres gráficos podremos hacer un seguimiento de las reservas realizadas

en el último año. El primer gráfico, operadores, muestra el flujo de clientes

provenientes de los diferentes canales, propios o del channel acompañado de los

datos del número total de reservas del año y el importe obtenido con ellas:

El segundo gráfico corresponde a las reservas e ingresos facturados mes a mes:

68

El tercer gráfico es el resumen de las reservas e ingresos de todo el año separados

por operador:

8.2. Canales propios

Esta pestaña mostrará toda la información relativa a los distintos operadores que

tengamos en el hotel. Crearemos todos los operadores con los que trabajemos para

poder realizar el seguimiento y la facturación de los mismos.

Esta página se divide en dos partes. En la izquierda encontraremos el listado de los

operadores creados por el establecimiento; y a la derecha, la información sobre los

mismos. Para acceder a la información de cada operador bastará con pulsar sobre

el mismo para consultarla. Encontraremos la siguiente información:

8.2.1. Información general, en la que encontraremos tanto los datos de acceso a la

página web del operador, su teléfono y dirección de correo para el contacto, como

sendos gráfico de las reservas y los ingresos de los últimos 12 meses del operador.

69

8.2.2. Reservas operador. Podremos filtrar reservas de un operador en esta pestaña.

En los calendarios de la derecha se pondrán la fecha inicial y la fecha final de

búsqueda. Esta información se verá en los paneles de abajo:

Si se pulsara el botón , el programa nos llevaría al apartado de facturación para generar una factura con los gastos de las reservas realizadas con

ese determinado operador (Ver FACTURACIÓN).

70

8.2.3. Facturación. Esta pestaña contiene los datos necesarios para crear una factura

automatizada. Cada operador deberá tener su ficha de facturación con todos los

datos que en ella se requieren para generar facturas:

8.2.4. Observaciones. Este apartado es modificable y editable. En él se escribirán

todas las observaciones que se consideren oportunas para completar la información

del operador.

71

Crear un operador

Los operadores se crean en el apartado “Información general”, donde introduciremos

todos los datos pertinentes para completar la ficha de cada operador. Los datos

que se pedirán son los siguientes:

a) Alias: corresponderá al nombre del operador.

b) Tipo de operador: a través de un desplegable, el programa nos ofrecerá

diferentes opciones de operadores, como agencia de viajes, agencia online,

touroperador online, touroperador tradicional…

c) Porcentaje de comisión: será importante añadir este dato para que el

programa pueda calcularnos adecuadamente la facturación.

Los datos que a continuación siguen son para completar y almacenar la información,

a modo de ficha, pero no necesarios para poder utilizarlos en las reservas.

d) Web

e) Usuario y contraseña web

f) Teléfono

g) Mail

Cuando hayamos rellenado todos los datos, presionaremos y el programa nos

informará de que el operador ha sido creado correctamente:

72

El nuevo operador aparecerá en el listado izquierdo:

Si quisiéramos crear nuevos operadores, pulsaríamos y los campos se

borrarían para introducir los nuevos datos. Rellenos también, presionaríamos y

almacenaríamos el nuevo operador. Esta opción la repetiremos tantas veces como

operadores tengamos que introducir.

Tras rellenar la información general, accederemos a la ficha de facturación y

agregaremos los datos pertinentes:

a. Nombre fiscal

b. Dirección de facturación

c. CIF

d. C.P.

e. País

f. Ciudad

g. Población

h. Cuenta bancaria

73

i. Facturación a número de días

j. Facturación por defecto, dependiendo de si se factura a un operador o a un cliente

k. Tarifa predeterminada para ese operador.

Presionaremos, para finalizar esta sección, el botón y pasaremos a rellenar las

observaciones del operador en la pestaña siguiente.

Las observaciones son información adicional que se añade al operador. No es

un campo obligatorio para el uso de un operador. Puede dejarse en blanco. No

obstante, si se introdujese algún tipo de información, es necesario presionar para

guardarla. Cada vez que presionemos ese botón, nos aparecerá un mensaje donde

se nos informará de que las modificaciones han sido almacenadas correctamente:

Eliminar un operador

El borrado de un operador es una acción sencilla: basta seleccionar el operador a

suprimir y presionar . Avirato PMS requerirá una confirmación para completar la

acción, ya que dicha eliminación conlleva la desaparición del operador en todas las

reservas que se hubiesen hecho con él:

Si presionamos “No”, la acción no se llevará a cabo, pero si presionamos “Sí”, el

operador se eliminará y nos aparecerá un mensaje informativo:

Tenga en cuenta, antes

del borrado, que un

operador eliminado no

puede recuperarse y que

esta acción conllevará la

desaparición por completo

del mismo en reservas y

gráficos.

74

8.3. Canales Channel Manager

8.3.1. Estado Sincronización

Desde esta pestaña se realizará la sincronización del channel manager. Antes

de realizar cualquier sincronización, será imprescindible que, en las OTA7

disponibles, se active el uso de channel manager y se seleccione la opción “Avirato”.

Después, asegúrese de que tiene creadas en dichas OTA las habitaciones y tarifas

que desee sincronizar. Terminados esos pasos, póngase en contacto con el servicio

técnico de Avirato para proceder a la sincronización.

Resincronizar

Para poder resincronizar es imprescindible que haya realizado la primera conexión

con el servicio técnico de Avirato, ya que de lo contrario, el programa le impedirá

hacer la sincronización:

Si ya ha realizado la primera conexión con los técnicos de Avirato, podrá resincronizar

un canal siguiendo los datos que a continuación se detallan.

1. Inicio de sincronización. Presione sobre el botón . A

continuación se le abrirá una ventana emergente en la que elegirá el canal

y escribirá el ID proporcionado por dicho canal. Hecho esto, presione el

botón “comenzar”.

7 Acrónimo inglés de Online Travel Agency (Agencia de Viajes en Línea).

75

2. Mapeo de habitaciones. En este paso enlazará las habitaciones creadas

en su operador (columna izquierda) con los tipos de habitación de Avirato

PMS (columna derecha). Seleccione en el desplegable la que corresponda

y presione para continuar. Si necesita volver atrás, presione .

3. Mapeo de tarifas. En este paso enlazará las tarifas disponibles en su

operador (columna izquierda) con las tarifas correspondientes de Avirato

PMS (columna derecha). Seleccione en el desplegable la que corresponda

y presione para continuar. Si necesita volver atrás, presione .

76

4. Fin de Proceso. Si está sincronizando con Booking, este le permitirá

recuperar las reservas de las dos últimas semanas y las reservas futuras y

que estas se descarguen en el planning. Para ello, presione los botones en

función de lo que necesite. Si no desea descargar ninguna reserva, o está

trabajando con otro operador, cierre la ventana en el aspa de la derecha.

Cuando se haya realizado el mapeo, este se verá en los paneles derechos:

Solo descargue las reservas futuras si no las ha introducido a mano antes

de la sincronización, puesto que si lo ha hecho, estas aparecerán por

duplicado.

77

Actualización datos channel manager

Si ha realizado algún tipo de modificación en el PMS en relación a tarifas,

restricciones, etc., pulse el botón para que el channel manager

obtenga los cambios de manera asegurada. Cuando lo presione, los botones de

sincronización aparecerán desactivados. Se recomienda no modificar la

disponibilidad ni los precios durante el proceso.

8.3.2. Bloqueo por tipo de habitación

Desde esta pestaña se pueden determinar bloqueos para una/s determinada/s

habitación/es y que no puedan ser vendidas a través de los diferentes operadores

con los que trabajamos.

78

Para ello seleccionaremos:

a) tipo de habitación.

b) operador en el que incluiremos el bloqueo,

c) tarifa, donde se seleccionará “todas” o la tarifa determinada;

d) Tipo de bloqueo:

- bloqueo ventas: para que el operador no pueda vender ese tipo de

habitación;

- bloqueo en llegadas: para impedir la venta de habitaciones con una fecha

de entrada determinada;

- bloqueo en salidas: para impedir la venta de habitaciones con una fecha

de salida determinada.

Una vez que tengamos esos parámetros marcados, configuraremos las fechas del

bloqueo en los calendarios de la parte derecha y pulsaremos el botón

Si el bloqueo se hizo correctamente, aparecerá un mensaje de confirmación:

A continuación, los bloqueos se harán visibles en la parte inferior de la pantalla:

79

Eliminar un bloqueo por tipo de habitación

Para eliminar un bloqueo realizado, seleccionaremos aquellos que deseemos

descartar en la parte baja de la pantalla. Podremos seleccionar tantos como

necesitemos al presionar Ctrl (control) a la vez que pinchamos sobre los bloqueos.

Terminada la selección, presionaremos . Para realizar

la acción, el programa nos pedirá confirmación de la misma:

Si se presiona “Sí”, el borrado se llevará a cabo y los bloqueos desaparecerán; si se

presiona “No”, la acción se cancelará y se mantendrán todos los bloqueos activos.

Los bloqueos de habitación no pueden establecerse por habitación,

sino por tipo de habitación y son solo para la venta a través del

channel manager.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un bloqueo eliminado no

puede recuperarse.

80

8.3.3. Restricción de disponibilidad

Puede ser que el establecimiento no quiera ofrecer toda la disponibilidad de las

habitaciones a los canales sincronizados con el channel manager. Para ello, puede

restringirse la disponibilidad y ofrecer a las operadoras un número menor de

alojamientos del que realmente posee el establecimiento para la venta delimitando

un número máximo de habitaciones por categoría en unos plazos de tiempo.

Añadir una restricción de disponibilidad

Los pasos a seguir para crear una restricción son los siguientes:

a) Seleccionar el tipo de habitación. En el desplegable encontraremos todas

las categorías creadas en el PMS, las cuales tendremos que seleccionar

una a una para incluir las restricciones.

b) Delimitar el número máximo de habitaciones con las que contarán las

operadoras. El programa nos mostrará, por defecto, la cantidad máxima

de habitaciones de cada categoría, impidiendo que se puedan ofertar más

alojamientos de los existentes a las OTA. Es una medida para evitar los

posibles overbookings. Así pues, podemos reducir cantidad al número que

aparece en el selector de cantidad, pero no podremos ampliarlo. Igualmente,

AB C

81

no se establecerá una restricción si el número es igual al número máximo

que tiene el establecimiento, ya que no se considera bloqueo al contar con

todo el inventario de alojamiento.

c) Fechas de restricción. En los calendarios de la parte derecha se

establecerán la fecha inicial de la restricción y la fecha final del mismo. Estas

pueden establecerse desde el día actual en que se prepare la restricción y

hasta varios años vista, por si se desea hacer una restricción perdurable en

el tiempo.

Es importante que la fecha final de la restricción sea superior a la fecha

inicial, ya que de lo contrario, el programa no nos permitirá establecer ese

bloqueo:

Tenemos que tener en cuenta que la fecha final no incluye la noche de ese

día, sino que se acaba en la madrugada del día marcado como último. Así

pues, si quisiéramos establecer una restricción para las noches del 10, 11 y

12 de diciembre, tendríamos que configurar los calendarios de la siguiente

manera:

Cuando se hayan establecido todos los parámetros anteriores, pulsaremos . Cuando

se realice la restricción, el programa nos informará con una ventana emergente:

82

Veremos las restricciones en la parte baja de la pantalla:

Tenga en cuenta que cuando realiza una restricción modifica la información de

la disponibilidad del establecimiento. Por ello, si en un hostal de 10 habitaciones

dobles restringimos la venta del channel manager a 5, las OTA solo podrán disponer

de ese número. Pero si entrasen 3 reservas por otras vías, la disponibilidad de la

venta a través del channel manager se reduciría en esa cantidad, pudiendo vender,

únicamente, 2 alojamientos.

Eliminar una restricción de disponibilidad

Se podrán eliminar todos los bloqueos creados que se deseen. Estos serán

seleccionados en la parte baja de la pantalla. Podrá hacer una selección múltiple

presionando Ctrl (control) a la vez que se clica sobre las restricciones a eliminar.

Preste especial atención a los cupos diarios acordados con las

distintas operadoras, ya que estos no pueden gestionarse desde el

PMS. Si se tiene acordado un cupo, pueden entrar reservas aunque

tengamos bloqueos o carezcamos de disponibilidad en el planning

del software.

83

Realizada la selección, se presionará para suprimir las

restricciones. Antes de realizar la acción, el programa pedirá confirmación:

Si se selecciona “Sí”, la acción se realizará y se borrarán las restricciones, pero si

se selecciona “No”, se cancelará el borrado y las restricciones se mantendrán.

8.3.4. Sincronización iCal

Las sincronizaciones iCal toman información de disponibilidad de su PMS para

informar a las distintas agencias con las que tenga contrato el establecimiento.

Al contrario que las OTA, que son web service, las agencias iCal no intercambian

información entre las aplicaciones, por lo que las reservas que se hagan a través de

esas agencias se tendrán que introducir a mano en el programa.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que una restricción de

disponibilidad eliminada no puede recuperarse.

84

Para realizar la sincronización iCal, copie el enlace iCal que aparece en la tabla en

las cuentas de los canales iCal con los que trabaje. Fíjese en que cada habitación

tiene una URL diferente. Para copiarlas debe utilizar la combinación de teclas Ctrl

+ C, para copiar, y Ctrl + V, para pegar.

Puede exportar el fichero a su ordenador pulsando

Tendrá la opción de unificar las habitaciones en un único calendario o de separar-

las en diferentes calendarios:

Para estos canales de búsqueda podrá aplicar bloqueos, pero no

restricciones de disponibilidad.

85

9. Facturación(Configuración > Facturación)

Desde esta sección se configurará todo el apartado de facturación: diseño, series,

etc.

9.1. Diseño Factura

En el apartado de diseño de factura se podrá diseñar y configurar la plantilla de

la factura que vaya a emitirse desde nuestro establecimiento. Para ello se tiene

habilitado un editor, para que cada establecimiento adapte la facturación a sus

necesidades. Todos los cambios que se hagan se harán visibles en la factura

modelo de la parte derecha.

9.1.1. Datos

Imagen de fondo de factura. La opción que aparece por defecto son las líneas

que encuadran los datos de la facturación (Fondo de factura por defecto), pero

86

estas pueden eliminarse y que el fondo se vea blanco (Sin Imagen de fondo),

o bien pueden eliminarse y que en el fondo se vea una imagen determinada

(Fondo personalizado). Si marcamos esta opción, se nos abrirá una ventana para

seleccionar la imagen deseada:

Logotipo de factura. Aparece por defecto un logo de muestra. Si no se cambia la

opción, este se imprimirá al generar las facturas, pero puede prescindirse del mismo

y que ese apartado se vea blanco (Sin Logotipo) o puede incluirse el logotipo de

la empresa (Logotipo personalizado). Al seleccionar esta opción, se nos abrirá la

ventana de selección anterior.

Impresión. El formato de impresión solo contempla el tamaño DIN A-4, dimensiones

de un folio. Por el contrario, el DPI8 de impresión puede ajustarse a la resolución de

cada impresora usando los selectores de mayor o menor. Por defecto aparecerán

600 ppp.

Moneda local. El apartado de facturación ofrece un selector con numerosas divisas

para seleccionar la moneda local.

Datos de facturación. Puede elegirse la opción de mostrar los datos del

establecimiento en la parte alta de la hoja. Estos datos se rellenarán en

Configuración>Hotel> Datos para mostrar en la facturación.

Mostrar nombre Cliente. Puede seleccionar “Mostrar Nombre del Cliente” en su

Factura o simplemente desactivarlo para que no aparezca.

Permitir modificación de facturas. Este apartado es muy importante para el uso del

PMS, ya que si se tiene marcada, se podrán modificar facturas una vez generadas

8 Puntos por pulgada (PPP); PDI, por sus siglas en inglés.

87

(para saber cómo se modifica una factura generada, ver Reserva>Facturación y

cargos).

Texto libre. Este texto aparece en la parte alta de la hoja. Admite tanto letras, como

números y caracteres. Son visibles hasta 107 caracteres (incluidos los espacios) si

el margen horizontal de este está a 0; el resto de texto podrá introducirse, pero no

se mostrará. Pueden modificarse los márgenes en el apartado Márgenes.

Texto Facturas. Este texto aparecerá en el pie de página. Admite tanto letras como

números y caracteres. No tiene límite de caracteres, pero el tamaño del texto debe

adaptarse a los márgenes del pie de página. Pueden modificarse los parámetros

de este en el apartado Márgenes.

9.1.2. Márgenes

Se podrán configurar los datos de la factura según el tamaño decidido. Todos los

campos pueden moverse en función a las necesidades del negocio. Para ello,

pueden adaptarse los márgenes aparecidos por defecto con los selectores de

cantidad que a la izquierda de la factura. Los cambios que en ellos hagamos se

verán reflejados en la factura de ejemplo.

88

9.2. Formatos

En esta pestaña podremos definir el formato para las series de facturación

(disponibles 2), las proformas, los albaranes y los abonos. Cada uno de ellos posee

una pestaña propia donde definir la numeración.

9.2.1. Factura

En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras que

en los campos editables han de escribirse los datos a aparecer en la facturación.

Podremos ver cómo quedará la numeración en “Ejemplo siguiente factura”.

En el apartado “Último número de factura” podremos escribir el número anterior

con el que queremos que inicie la serie de facturación. Esto es muy rentable para

aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeración con un número que no

sea el 1. Para ello, fíjese en “Ejemplo siguiente factura”, ya que muestra el próximo

número que se generará.

Cuando esté terminada la configuración del formato, presionaremos para

almacenar los datos. El programa nos confirmará que todo se guardó correctamente:

89

A partir de aquí ya podrán crearse facturas seriadas.

Asignar un número desasignado

Es posible que en algún momento nos encontremos en la necesidad de desasignar

una factura9 (Ver Reservas>Facturación y cargos>Desasignar factura) y asignarle

ese número a otra factura. Si la factura desasignada es la última factura realizada,

no habrá inconveniente, ya que el programa, de manera automática, reutilizará ese

número para seguir con la serie. Pero si la factura desasignada está entre dos

números asignados, tendremos que asignarla manualmente o dejar el hueco de la

serie vacío.

Para asignar un número determinado a la siguiente factura que generemos,

tendremos que escribir en “Último número de factura” el número anterior al número

que corresponda, comprobando que el número de “Ejemplo siguiente factura” es

el número que ha de generarse. Por ejemplo, si deseamos generar la factura 227,

escribiremos “226” en el hueco editable. La siguiente factura que hagamos saldrá

con el número 227.

Es importante, una vez generado el número que necesitábamos, volver a escribir

en “Último número de factura” el último número generado para que la facturación

siga el orden. Si no se establece dicho orden, el programa continuará la serie con el

número insertado en “Último número de factura”, pudiendo provocar la repetición de

facturas. Por ejemplo, si yo quise incluir manualmente el número 226 con el sistema

anteriormente explicado, pero no actualizo la serie para informar al programa de

que el último número generado es el 229, provocaré una repetición de facturas,

9 Avirato, cumpliendo con la normativa, no permite la opción de borrado de facturas.

Tenga en cuenta que, si asigna un número desasignado, corre

el riesgo de que esa nueva factura no siga un orden cronológico

correlativo a la numeración.

90

ya que el software repetirá las facturas 227, 228 y 229 con datos diferentes a las

facturas genuinas de los mismos números.

9.2.2. Factura serie 2

Para hacer uso de una serie de facturación alternativa, tendrá que activarse dicha

opción. Una vez activada, iniciaremos la configuración de la segunda serie. La

configuración de esta serie se realiza de la misma manera que la configuración de

Factura (Ver Configuración>Facturación>Formatos>Factura).

91

Cuando hayamos terminado la configuración, presionaremos para almacenar

los datos. El programa nos confirmará que todo se guardó correctamente:

9.2.3. Proforma

En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras

que en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer

en la proforma. Podremos ver cómo será la numeración en “Ejemplo siguiente

proforma”.

Igual que en Factura, podremos escribir, en el apartado “Último número de

proforma”, el número anterior con el que queremos que arranque la serie. Esto es

muy rentable para aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeración con

un número diferente al 1. Para ello, fíjese en “Ejemplo siguiente proforma”, ya que

muestra el próximo número que se generará.

92

Cuando esté terminada la configuración del formato, presionaremos para

almacenar los datos. El programa nos confirmará que todo se guardó correctamente:

A partir de aquí ya podrán generarse las proformas.

9.2.4.Albarán

En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras que

en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer en

el albarán. Podremos ver cómo será la numeración en “Ejemplo siguiente albarán”.

93

Igual que en Factura, podremos escribir, en el apartado “Último número de albarán”,

el número anterior con el que queremos que arranque la serie. Esto es muy rentable

para aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeración con un número

diferente al 1. Para ello, fíjese en “Ejemplo siguiente albarán”, ya que muestra el

próximo número que se generará.

Cuando esté terminada la configuración del formato, presionaremos para

almacenar los datos. El programa nos confirmará que todo se guardó correctamente:

9.2.5. Abono

En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras

que en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer

en el abono. Podremos ver cómo será la numeración en “Ejemplo siguiente abono”.

94

Igual que en Factura, podremos escribir, en el apartado “Último número de abono”,

el número anterior con el que queremos que arranque la serie. Esto es muy rentable

para aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeración con un número

diferente al 1. Para ello, fíjese en “Ejemplo siguiente abono”, ya que muestra el

próximo número que se generará.

Cuando esté terminada la configuración del formato, presionaremos para

almacenar los datos. El programa nos confirmará que todo se guardó correctamente:

9.3. Impuestos

En este apartado se incorporarán y actualizarán los impuestos con los que cuente

el establecimiento. Cuenta con dos secciones: Impuestos activos e Impuestos

predeterminados.

9.3.1. Impuestos Activos

Serán los impuestos que aparezcan, posteriormente, en los desplegables de

facturación y cargos. Podrán añadirse tantos impuestos como sean necesarios.

95

Para añadir un impuesto solo será necesario seleccionar la

cantidad determinada en los marcadores de cantidad y presionar

. El nuevo impuesto aparecerá en el cajetín de abajo.

Para borrar un impuesto, habrá que seleccionar el impuesto a

eliminar en la parte baja y presionar .

9.3.2. Impuestos predeterminados

Solo existen dos impuestos que se incluyen de manera automática en el PMS: a)

impuestos de hotel y b) impuestos de extras.

a) Hotel. Los impuestos de hotel se aplicarán a todos los cargos que se realicen

en un establecimiento, desde las consumiciones y hasta las pernoctaciones.

No obstante, estos se podrán modificar en cada caso.

b) Extras. Son los impuestos con los que aparecerán por defecto los extras de

nuestras habitaciones (Ver configuración>Extras habitaciones).

96

9.4. Tarjetas

En la pestaña de tarjetas se podrán marcar y desmarcar aquellas tarjetas con las

que se puedan pagar en el establecimiento. Esta selección se verá después en las

opciones de pago del motor de reservas del mismo establecimiento.

97

10. Usuarios y Seguridad (Configuración > Facturación)

Con Avirato podrá crear diversos perfiles para administrar y controlar el uso del

programa. De esta manera, cada usuario, una vez identificado, podrá acceder a las

funciones que le han sido asignadas.

10.1. Crear un usuario

Antes de crear perfiles, añada una clave para el Administrador en el panel de

opciones:

Cuando marque “Proteger la configuración con contraseña”, se le mostrarán

todas las opciones aptas para ser modificadas. Deje en blanco el campo “Clave

administrador” y rellene los campos “Nueva contraseña de Administrador” y “Repita

su nueva Clave” para presionar, finalmente, . Automáticamente se creará el

perfil de Administrador con la contraseña añadida. Este perfil de administrador

tendrá acceso completo al PMS.

Para crear un perfil será necesario seleccionar en el desplegable “Usuarios” la

opción “Añadir Usuario” y, en “Nombre”, añadir el nombre del nuevo perfil junto

a la contraseña de acceso para este en “Pass”. Asimismo, será imprescindible

seleccionar los privilegios que este perfil tendrá:

Imagen clave Administrador

Si no añade contraseña en administrador, el perfil ADMIN se creará

sin contraseña.

98

Una vez esté terminada la configuración del nuevo perfil, presione . El perfil se

habrá creado correctamente:

Los perfiles creados tendrán que identificarse al acceder al PMS:

Imagen: Añadir Perfil

Cuando aceptemos esta ventana, el usuario se habrá añadido en

el desplegable “Usuarios”. Podremos crear tantos perfiles como

necesitemos siguiendo los pasos enunciados.

Imagen: Acceso Usuarios

99

Modificar un usuario

Para modificar un usuario, seleccione este en el desplegable “Usuarios”. Sus datos

se reflejarán en los diferentes apartados. Modifique los campos que considere

oportunos y presione .

Eliminar usuario

Para modificar un usuario, seleccione este en el desplegable “Usuarios”. Una

vez se reflejen sus datos en los diferentes apartados, muestra de que se cargó

bien, presione . El programa, para poder realizar la acción solicitada, le pedirá

confirmación:

Si presiona “No”, la acción se cancelará y el perfil se mantendrá; si presiona “Sí”, el

perfil se borrará. No obstante, los datos se mantendrán por si deseara recuperarlos

presionando .

Imagen: Modificar Usuario

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un establecimiento

eliminado no puede recuperarse.

100

11. Integraciones Avirato (Configuración > Integración Avirato)

11.1. Módulo Móvil

En esta pestaña encontrará las direcciones web para acceder a los módulos móviles

de Avirato. Pinche sobre las mismas para ver el contenido de estos módulos.

Dirección web con autenticación: desde esta URL tendrá acceso a todos los

módulos de Avirato en la red, como el planning, el Acceso a Gobernanta, la cafetería

o el motor de reservas.

Dirección web de acceso directo: desde esta URL tendrá acceso a todos los

módulos de Avirato en la red, como el planning, el Acceso a Gobernanta, la cafetería

o el motor de reservas.

Dirección web Motor de reservas: acceda con este enlace a su motor de reservas

para conocer el proceso de sus clientes a la hora de reservas una habitación.

11.2. Lectores de documentos

Si decide utilizar un lector de documentos para hacer más cómoda y rápida la

incorporación de los datos de los huéspedes, podrá elegir entre un lector de

DNI electrónicos (no necesita activación) o un lector de documentos profesional.

Con este último tendrá que instalar el lector y activar y configurar el módulo de

integración.

Activación del Lector de documentos profesional

El primer paso para disfrutar del módulo de lectores de documentos será activarlo

en la opción “Activar integración con Lector de documentos”. Después, seleccione,

en el desplegable habilitado, el tipo de lector que usará.

101

Después, cierre el programa y vuelva a abrirlo para que tome la información del

lector. A partir de ese momento ya podrá utilizarlo.

Si tiene más de una propiedad (más de un PMS), sepa que el lector

solo está pensado para un único programa; de tal manera que solo

se configurará con el primer PMS que abra. Para utilizarlo en otras

propiedades tendrá que cerrar ambos PMS y abrir primero en el que

quiera usarlo. Esta es una condición del lector de documentos.

102

12. Hospederías e INE (Configuración > Hospedería e INE)

En este apartado encontraremos los envíos automáticos a la Guardia Civil y al INE.

Tendremos que ponernos en contacto con el INE y con el Cuerpo de Seguridad

para que nos den los datos de identificación.

12.1. Hospederías

Avirato ofrece la opción de mandar los partes de viajeros a la Guardia Civil10

automáticamente. Activando esta opción, el hotelero no tendrá que incluir a mano

en la página web del Cuerpo de Seguridad los datos de cada cliente alojado en su

establecimiento (Ver Reservas>Parte de viajeros).

Los datos requeridos por el programa para la configuración de este apartado serán

las credenciales asignadas por la Guardia Civil, Ertzaintza, Mossos d’Escuadra,

Policía Nacional…

10 Para el resto de Cuerpos Oficiales, póngase en contacto con Avirato.

103

Es posible que se encuentre con errores en el envío de partes de viajeros si en el

cajetín de usuario tiene más de 10 dígitos. Compruebe el número de dígitos. Tal

vez tenga que eliminar la H de “hospederías” que aparece al principio del usuario.

Número de partes: habrá que actualizar el número de envío. Es decir, si un

establecimiento ha enviado 25 partes, tendrá que poner a mano el número 26 en el

cajetín “Próximo Nº Parte” y darle al botón . Para poder actualizar el

número de partes y presionar el botón, será imprescindible tener algún dato que

enviar. Los datos almacenados se verán en Clientes>Registro de viajeros. Tras

poner el parte que corresponda, el programa se encargará de ir actualizando el

número de partes correlativamente hasta llegar al 999, donde, automáticamente, se

pondrá a 0 para iniciar una nueva secuencia.

Si existiese algún error en el envío, puede deberse a que haya algún error en el

fichero de un cliente. Si existe un error en el parte, este no podrá enviarse. Es

imprescindible solucionarlo para poder continuar con el proceso de hospederías.

Las fichas de los viajeros se gestionarán desde la reserva de cada uno de ellos

(Ver Reservas>Parte de viajeros). Se mandarán automáticamente cada vez que

el cliente haga check in. Es importante marcar la entrada del cliente el día en que

entra al establecimiento, pues de lo contrario, no se hará el envío del viajero ni se

generarán los datos.

12.2. Estadísticas, INE, EUSTAT, Turismo

Este apartado se rellenará con los datos facilitados por los organismos encargados

de las estadísticas. Es un proceso que mejora el rendimiento del hotelero al reducir

en tiempo la labor de preparar las estadísticas de un determinado periodo.

La secuencia que se debe seguir en el envío de los partes de

hospederías es de 001, es decir, nunca se harán envíos que superen

los tres dígitos.

104

Enviar parte INE

Una vez rellenos los datos necesarios, se marcarán las fechas solicitadas por el INE

en el calendario habilitado para ello:

Completadas las fechas, solo habrá que presionar . El programa

nos informará de que la solicitud está en proceso:

Si hay algún error, el programa le informará de ello:

105

Revise los plazos de fecha, ya que muy posiblemente sea que las fechas marcadas

no corresponden con los plazos solicitados.

Puede consultar los hospedajes de unas determinadas fechas pulsando

. El programa le abrirá una ventana emergente donde podrá ver el

fichero que se le enviará al INE, el cual muestra, dividido por provincias y países,

las entradas, las salidas y las pernoctaciones de cada día:

Si le interesase, podría guardarse esos datos en formato Excel. Para ello tendrá que

presionar y esperar a que se le abra una ventana emergente para guardar el

archivo en la carpeta que usted decida.

Si, por algún motivo, tuviese que generar un fichero para enviárselo al INE, sepa

que hay que hacerlo en formato XML. Por ello, Avirato le ofrece la opción de generar

ese tipo de archivos pulsando .

106

Restringir envíos INE

Podrá bloquear el envío al INE de una habitación determinada desde este apartado.

Pulse . A continuación se le abrirá una ventana desde la que podrá

gestionar las restricciones. Seleccione, a la altura de cada habitación, si quiere

enviar la información o no de dicha estancia. :

También puede modificar el envío de todas las habitaciones presionando

. Esta acción le cambiará y unificará la opción de envío a

todas las habitaciones. Esto quiere decir que, si tiene todas las opciones en sí,

estas pasarán a “No” y viceversa.

Realizada la selección de habitaciones, pulse .

107

13. Contratos clientes (Configuración > Contratos Clientes)

Podrá gestionar diferentes contratos para sus clientes desde este módulo. Todos

ellos funcionan como plantillas (creados con Word o programas similares) que

se suben y se adaptan a cada cliente en función a las palabras clave que estos

contengan.

Por ejemplo, puede subir un contrato para la llegada de viajeros a su establecimiento.

Para que el programa cree, de forma automática, los contratos con los datos de los

clientes, tendrá que incluir las palabras clave necesarias en los lugares donde quiera

que aparezca esa determinada información. Podrá encontrar estos comodines en

su PMS. Por ejemplo, si deseamos que el contrato inicie con “Madrid, a [fecha del

día]”, pondremos “Madrid, a $FechaActual$” y el programa actualizará según el día

en que se imprima el contrato.

Añadir un contrato como plantilla

Para añadir un contrato, presionaremos . Se nos abrirá una ventana

desde la que seleccionar el archivo .doc que usaremos en el software. Seleccionada

la plantilla, esta se almacenará en la parte baja de la pestaña:

108

En cuanto se suba un contrato al módulo, automáticamente aparecerá, en todas

las reservas del planning, una pestaña denominada “Contratos”. Desde esta podrá

seleccionar el contrato que deba imprimir para que sea firmado por el cliente con

los datos que necesitemos.

El programa nos hará guardarlo entre los archivos del ordenador para poder

generarlo con los datos del cliente y la reserva. Una vez guardado, se podrá

imprimir. Su apertura es automática.

Eliminar un contrato

Para suprimir un contrato, será necesario seleccionar el contrato que deseamos

eliminar y pulsar . Automáticamente desaparecerá del listado y dejará de

mostrarse en las fichas de los clientes para su firma.

109

14. Multipropiedad (Configuración > Multipropiedad)

Si usted tiene más de un PMS contratado con Avirato podrá almacenar los datos de

todos sus establecimientos desde esta página y así hacer más cómoda la gestión

de los mismos.

Añadir una propiedad

Para añadir un establecimiento, rellene los campos que aparecen en el apartado

“Añadir Propiedad” y presione .

Para añadir una propiedad, es importante haber creado primero el establecimiento

(Ver Configuración>Hotel), pues de lo contrario, el programa no nos permitirá

incluirlo:

Cuando la propiedad se haya añadido, esta aparecerá, con el CIF y el nombre, en

el listado de la izquierda.

110

Tener varios PMS agrupados le permitirá acceder sin dificultades a cada

establecimiento, ya que en la ventana de inicio podrá seleccionar a qué negocio

desea acceder.

Podrá tener tantos Aviratos abiertos como necesite, uno por cada hotel.

Eliminar una propiedad

Seleccione, en el listado de la izquierda, el establecimiento a eliminar y presione

.

El programa le pedirá conformidad con el borrado antes de llevarlo a cabo:

Si presiona “Sí”, el establecimiento desaparecerá del listado de multipropiedad;

si presiona “No”, cancelará la acción y mantendrá la propiedad en el listado y la

ventana de inicio.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un establecimiento

eliminado no puede recuperarse.

111

15. Opciones(Configuración > Opciones)

15.1. Correo electrónico

Para mandar los correos del PMS con su dirección electrónica, tendrá que configurar

este apartado según el servidor de correo electrónico con el que trabaje. Es posible

que tenga que habilitar algún apartado en su cuenta de correo.

15.1.1. Configuración correo

Alertas

Este apartado está pensado para el área de contabilidad y administración, ya que

se puede configurar para que dichos departamentos sean notificados cuando:

• No se haya realizado un check out y haya una reserva pendiente de check

in después de una determinada hora (de 0 a 23 horas);

• Haya un descuento superior a un porcentaje determinado;

112

• Haya salidas de caja superiores a una cantidad determinada;

• Haya reservas con un coste superior a X cantidad;

• Haya cuentas de crédito superiores a una cantidad determinada.

Dichas cantidades podrán configurarse en los selectores de cantidad habilitados

para ello junto a cada una de las opciones.

Todas estas notificaciones se enviarán a la/ dirección/es que se determinen en el

cajetín habilitado para ello:

Asimismo, si se acepta la opción “Enviar copia de los mails enviados a clientes”,

se recibirán, en esa dirección electrónica, las facturas que se le manden por correo

electrónico a los clientes (Ver reservas>facturación y cargos).

15.1.2. Mail confirmación reserva

Podremos escribir un correo de confirmación de reserva para los clientes que se

hospeden en nuestro establecimiento. Solo se mandará este correo cuando la

reserva esté confirmada (Ver reserva>datos reserva). Para ello habrá que activar la

opción “Activar envío de confirmación de reservas”.

Tenga especial atención a la hora de configurar las cantidades, ya

que algunas opciones se valoran en horas, otras en porcentajes y

otras en cantidades.

113

Podemos configurar el envío automático, esto es, que cada vez que hagamos

una reserva, esta pasará a estar confirmada automáticamente. La idea de esta

opción es olvidarse de marcar manualmente la confirmación de cada reserva para

mandarle el correo al cliente. Podemos activarlo y determinar cuándo queremos

que se confirmen las reservas: a la siguiente hora X o cada 5 minutos.

Si activamos la opción de confirmar la reserva y mandar el correo a una determinada

hora, tendremos que tener encendido el PMS a esa hora, puesto que, de lo contrario,

no se confirmarán. Por ejemplo, si ponemos que todas las reservas se confirmen

a las 23.30, pero la recepción se cierra a las 23.00 horas, las reservas no se

confirmarán, ya que el programa se apagó a las 23.00. Para ese caso, pondremos

la confirmación automática a las 22.45, por ejemplo, para que todas las reservas se

confirmen antes de cerrar recepción.

La opción “Cada 5 minutos” hará que el programa haga un recorrido por las reservas

y, cada cinco minutos, cambie el estado de la reserva a confirmada y mande el

correo correspondiente. Podemos elegir entre varias opciones de envío pinchando

sobre el desplegable de los minutos.

114

Podemos, no obstante, restringir el envío automático a las reservas externas, esto

es, para aquellas que vengan vía motor de reservas o vía channel manager. Para

ello, pulsaríamos la opción “Solo reservas externas”.

Tenga en cuenta que, si activa estas opciones, no tendrá distinción entre “reserva”

(color amarillo) y “reserva confirmada” (color azul) en el planning, ya que todas las

reservas estarán confirmadas.

Escribir correo electrónico

Tiene el hueco editable “Texto personalizable” en la pantalla. Escriba en él la

información que deba recibir su clientela. Podrá personalizar cada correo con los

datos de los clientes usando los comodines que se ofrecen en esta pestaña. Solo

ha de ingresar cada comodín en el lugar donde quiera que aparezcan los valores

de los clientes:

Es importante saber que los correos enviados desde la herramienta de Avirato

requieren de códigos html. Para ello, le recomendamos que busque un manual de

dicho lenguaje informático en la red. De no usar html, el texto se verá corrido, esto

es, todo escrito en el mismo párrafo.

115

Puede enviarse tantas pruebas del correo como necesite para ir viendo la evolución

del correo. Para ello, presione . La dirección a la que se le mandará será

la que ingresase en la configuración del hotel (ver Configuración>hotel).

Cuando hayamos terminado, presionaremos . En ese momento, el programa

nos confirmará que todo se guardó correctamente.

15.1.3. Mail recordatorio reserva

Aquí podrá mandarle correos electrónicos a sus clientes para recordarles la reserva

del hotel y ampliar los datos del anterior correo. Este texto solo se mandará a los

clientes con reservas confirmadas.

Puede determinar con cuántos días previos a la llegada al hotel se enviará el correo

electrónico. Para ello, active el envío automático y marque la cantidad de días en el

selector de cantidad:

116

Escribir correo electrónico

Tiene el hueco editable “Texto personalizable” en la pantalla. Escriba en él la

información que deba recibir su clientela. Podrá personalizar cada correo con los

datos de los clientes usando los comodines que se ofrecen en esta pestaña. Solo

ha de ingresar cada comodín en el lugar donde quiera que aparezcan los valores

de los clientes:

Es importante saber que los correos enviados desde la herramienta de Avirato

requieren de códigos html. Para ello, le recomendamos que busque un manual de

dicho lenguaje informático en la red. De no usar html, el texto se verá corrido, esto

es, todo escrito en el mismo párrafo.

Puede enviarse tantas pruebas del correo como necesite para ir viendo la evolución

del correo. Para ello, presione . La dirección a la que se le mandará será

la que ingresase en la configuración del hotel (ver Configuración>hotel).

Cuando hayamos terminado, presionaremos . En ese momento, el programa

nos confirmará que todo se guardó correctamente.

117

15.1.4. Mail agradecimiento reserva

Podrá enviarles un correo a todos sus huéspedes para agradecerles la estancia.

Para ello, active el envío automático y marque, en el selector de cantidad, tras

cuántos días tras el check out se enviará el correo electrónico.

Escribir correo electrónico

Tiene el hueco editable “Texto personalizable” en la pantalla. Escriba en él la

información que deba recibir su clientela. Podrá personalizar cada correo con

los datos de los clientes usando los comodines que se ofrecen bajo el texto

personalizable. Solo ha de ingresar cada comodín en el lugar donde quiera que

aparezcan los valores de los clientes.

Es importante saber que los correos enviados desde la herramienta de Avirato

requieren de códigos html. Para ello, le recomendamos que busque un manual de

dicho lenguaje informático en la red. De no usar html, el texto se verá corrido, esto

es, todo escrito en el mismo párrafo.

Puede enviarse tantas pruebas del correo como necesite para ir viendo la evolución

del correo. Para ello, presione . La dirección a la que se le mandará será

la que ingresase en la configuración del hotel (ver Configuración>hotel).

Cuando hayamos terminado, presionaremos . En ese momento, el programa

118

nos confirmará que todo se guardó correctamente.

15.2. Planning

Desde este apartado configurará el planning, parte principal del programa Avirato.

Número de días a mostrar en el planning. Decida cuántos días vista tendrá en

el planning. Por defecto se verán 30, pero puede modificar dicha cantidad en los

selectores habilitados para ello. Tenga en cuenta que a mayor cantidad de días a

mostrar, menor será el tamaño de los mismos.

Tamaño de cada día. Si deja la opción auto marcada, será el programa quien

adapte el número de días al tamaño del planning. Si, por el contrario, la desmarca,

podrá ajustar usted mismo el tamaño de los mismos.

Altura de las habitaciones. Puede adaptar el tamaño de las habitaciones según

le convenga. Por ejemplo, si tiene pocas habitaciones, tal vez desee rellenar más

espacio visual con las mismas. El tamaño por defecto es el 0, pero podrá ampliarlo

o reducirlo con los selectores de cantidad. Piense que si tiene varias habitaciones y

amplía bastante la altura de las mismas aparecerá un scroll que no le permitirá ver,

de una sola ojeada, todas las estancias.

Reservas permitidas por día. Por lo general, un establecimiento no reserva

una misma habitación más de una vez al día11, con lo que el número que aquí

tendrá que aparecer es 1, el que aparece por defecto. Esta opción está habilitada

para establecimientos que ofrecen habitaciones por horas o franjas temporales

y que necesitan, por tanto, precios y reservas fragmentadas o temporales. Si un

establecimiento al uso cambia este valor podrá ver alterados los precios de sus

reservas, ya que se contabilizará por franjas temporales. Cuando se habilite más

11. En esta explicación no se están teniendo en cuenta los no show.

119

de una reserva en un día, habrá que disminuir el número de días a mostrar, ya que

cada día tendrá tantos huecos reservables como habilitemos en esta opción.

Mostrar día de la semana. Opción de marcar o desmarcar. Si lo marcamos,

aparecerán los días de la semana junto a los días del mes; si lo desmarcamos, solo

se verán los días del mes.

Mostrar mes. Opción de marcar o desmarcar. Si lo marcamos, veremos los meses

a los que corresponde cada mes; si lo desmarcamos, solo se verán fechas.

Mostrar planning tras guardar la reserva. Opción de marcar o desmarcar. Si

la marcamos, cada vez que guardemos una reserva, el programa nos llevará,

automáticamente, a la ventana del planning; si lo desmarcamos, no modificará la

ventana cada vez que modifiquemos una reserva.

120

Establecer automáticamente como sucias las reservas en check in por las

noches. Opción de marcar o desmarcar. Si activamos esta opción, cada vez que

hagamos check in en una habitación, el estado de esta pasará a sucia, de manera

automática (Ver informes > estado habitaciones).

Cambiar esquema de color. Es el desplegable que se encuentra a la altura de esta

opción, encontraremos diversas opciones de color. Si el color negro con el que se

abre el programa no nos convence, podemos modificarlo por los tonos ofrecidos

por Avirato:

• Negro original

• Negro 2

• Negro 3

• Azul 1

• Azul 2

• Verde

• Morado

• Naranja

• Plateado

• 2D

• Metalizado

• Blanco

Una vez hayamos configurado todos los datos siguiendo nuestras necesidades,

presionaremos . Igualmente, cada vez que modifiquemos alguno de estos

valores, tendremos que pulsar para que estos se vean reflejados. El programa,

al percibir modificaciones en la configuración por defecto del planning, minimizará

el tamaño de la pantalla. De esa manera sabremos que se han recogido los cambios.

Después podremos contrastarlo en la pestaña de planning.

121

15.3. Hoja de registro de viajeros

Todo huésped debe rellenar un parte de viajeros para entrar en el establecimiento.

Los datos que debe rellenar el cliente no pueden ser modificados, sino que aparecen

por defecto. Lo que sí puede modificarse es el apartado de texto legal, donde

aparece un texto por defecto. Cuando hayamos incluido todo el texto de letra

pequeña, presionaremos .

La hoja de registro de viajeros se imprimirá, con los datos del cliente, desde al

apartado registro de viajeros, en la reserva del cliente.

Imagen Hoja de registro de viajeros

122

2 PLANNING

El apartado de planning es la pantalla principal de Avirato. En ella veremos las

habitaciones del establecimiento, según el orden que estableciéramos en el rack,

y las reservas asignadas a cada habitación. La idea de esta pantalla es que el

usuario pueda comprobar, de un solo vistazo, la disponibilidad del establecimiento

de un solo vistazo.

En la parte izquierda de cada habitación encontrará

una franja de color. Esta se corresponde con el color

asignado al tipo de habitación. Podrá ver qué color

corresponde a cada categoría en la leyenda de la parte

baja de la pantalla de planning.

Las habitaciones poseen una cuadrícula temporal en

la que cada hueco corresponde a un día, el cual se

marca en la parte alta de la pantalla. El día corriente

se distingue a simple vista porque aparece en color

123

verde: este siempre aparecerá en la segunda columna de días empezando por la

izquierda. Esto es para que se pueda saber en qué habitaciones se debe hacer el

check out. Los días entresemana (L-V) aparecen en azul; mientras que los fines de

semana (S y D) aparecen en rojo.

16. Hacer una reserva

Hay dos opciones para hacer una reserva: desde el botón “Añadir reserva” o desde

el calendario del planning.

a) Botón “Añadir reserva”

En la parte derecha de la pantalla encontrará el botón. Al presionarlo, se desplegará

una ventana emergente en la que podrá seleccionar las fechas de entrada y salida

y el número de adultos por habitación. Después se reservará según sea reserva

individual o de grupo.

Reserva individual: elegiremos, en el desplegable habilitado para ello, la habitación

en la que deseemos hospedar a los clientes y presionaremos .

Solo se mostrarán las habitaciones disponibles para las fechas seleccionadas. A

continuación, entraremos en la pestaña Reserva para formalizar la reserva del

nuevo cliente (Ver Pestaña).

124

Si el número de ocupantes sobrepasa la capacidad de la habitación, el programa

nos informará de ello antes de llevarnos a la pestaña de reservas e incorporar los

datos necesarios para su formalización:

Reserva de grupo: tras marcar el número de adultos por habitación, elegiremos, en

la parte baja de la ventana, cuántas habitaciones seleccionaremos para dar

alojamiento a todos los clientes del grupo. Solo informará de cuántas habitaciones

libres por cada categoría disponemos para ello. Una vez seleccionadas,

presionaremos . A continuación, entraremos en la pestaña

Reserva para formalizar la reserva del nuevo grupo (Ver Pestaña).

Por defecto al mover una reserva de grupo esta se moverá en bloque, si se quiere

mover solo una en concreto deberá mantener pulsada la tecla mayus o la tecla

control. Próximamente se subirán más actualizaciones de este tipo de reservas.

Importante. Las reservas de grupo se hacen a nombre de un único

cliente: todas las habitaciones penderán de la habitación principal. Si

desea cambiar los datos de estas, deberá hacerlo a mano y una a una.

b) Reserva en planning

Las reservas en el planning se hacen arrastrando, a la altura de la habitación a

reservar, en los días seleccionados. Arrastre desde el día en que el cliente entrará

hasta el día en que abandonará el establecimiento. El programa, a medida que se

vaya arrastrando, indicará el día de salida.

125

El programa, de manera automática, le llevará a la pestaña Reserva (ver Reserva)

para rellenar los datos de los clientes y formalizar la reserva.

¿Cómo hacer una reserva de grupo desde planning?

Para hacer una reserva de grupo en el planning, tendremos que arrastrar el

cursor del ratón desde el día de entrada hasta el día de salida en las habitaciones

seleccionadas para el grupo. Si las habitaciones están consecutivas en el rack,

bastará con arrastrar hacia abajo:

La primera que haya seleccionado se convertirá en la habitación principal, de la

que dependerán el resto de habitaciones. Si unifica los costes, dicha habitación

principal será la que albergue todos los gastos de todas las reservas. Si están

unificadas, todas las reservas aparecerán con , excepto la habitación principal,

que carecerá de dicho símbolo. Esa es la muestra visual de que todos los gastos

de la habitación están unificados en una única habitación.

Si las habitaciones no están consecutivas en el rack, seleccione la primera habitación

con las fechas de reserva y, después, clique sobre el resto de habitaciones a asignar

mientras presiona la tecla control (Ctrl):

126

Cuando haya terminado la selección, presione sobre la habitación que desee

convertir en la habitación principal de la reserva de grupo. Si unifica los costes, esta

habitación principal será la que albergue todos los gastos de todas las reservas.

¿Cómo hacer reservas por horas?

Si usted dispone de un PMS configurado para reservar por horas, solo podrá realizar

las reservas desde el planning, ya que las reservas desde el botón “Añadir reserva”

solo están habilitadas para reservas de noches completas.

Las reservas en el planning se hacen arrastrando, a la altura de la habitación a

reservar, las horas seleccionadas. Arrastre desde la hora en la que el cliente entrará

a la habitación hasta que la abandone:

127

El programa, de manera automática, le llevará a la pestaña Reserva (ver Reserva)

para rellenar los datos de los clientes y formalizar la reserva.

Información de las reservas

En cada reserva se verá el nombre del titular de la misma. Si el nombre es largo o

la reserva corta (pocos días), es muy posible que no pueda verse la totalidad del

nombre. Por ello, si se pasa el cursor del ratón por encima de la reserva se verán

todos los datos de la misma:

- Nombre del titular de la reserva;

- Fechas y tipo de habitación de la reserva;

- Estado de la reserva;

- Régimen elegido;

- Adultos, niños, camas adicionales;

- Tarifa seleccionada;

- Coste total.

128

16.1. Borrar una reserva

Para borrar una reserva desde el planning, pulse el botón derecho del ratón sobre

la reserva a eliminar. Se le abrirá una ventana emergente con los datos de la reserva

seleccionada. Marque “Borrar Reserva”.

El programa, para poder llevar a cabo la acción, le pedirá confirmación:

Si presiona “Sí”, la reserva se eliminará y desaparecerá del planning; si presiona

“No”, el borrado se cancelará y se mantendrá la reserva en la habitación asignada.

Podrá recuperar su reserva en Informes>Reservas>Cancelaciones.

Si la reserva es de grupo, cuando pinchemos “Sí”, nos aparecerá una segunda

ventana de borrado para saber si quieren borrarse todas las reservas asociadas a

un grupo:

129

Al pulsar “Sí”, la acción se realizará y se borrarán todas las reservas del grupo; pero

si marcamos “No”, solo se borrará la reserva que hubiésemos seleccionado.

Desasignar una habitación – Habitaciones desasignadas

Si desea desasignar una habitación, presione el botón derecho del ratón sobre la

reserva en cuestión. Se abrirá una ventana emergente con la información de dicha

reserva.

Tenga cuidado, pues si presiona la opción “Borrar todas las reservas

del cliente” borrará todo el historial de reservas del mismo.

130

Presione el botón “Desasignar habitación”. El programa le pedirá confirmación

antes de llevar a cabo esta acción:

Si presiona “No”, la reserva se mantendrá en la habitación asignada, pero si presiona

“Sí”, la reserva dejará el hueco de la habitación y se moverá a la parte del planning,

fuera de este, manteniendo las fechas de entrada y salida:

El programa le informará de que tiene una reserva sin habitación a través del

siguiente mensaje:

131

Este mensaje aparecerá cuando desasigne una habitación y cada vez que abra el

programa mientras haya reservas fuera del calendario, tanto en el presente como

en el futuro.

Podrá asignar una habitación a la reserva sin habitación arrastrando dicha reserva

hasta un hueco libre en las fechas establecidas.

Habitaciones sin asignar por overbooking

Cuando se produzca un overbooking, las sobrerreservas aparecerán en la sección de

habitaciones desasignadas, ya que estas carecen de hueco en el establecimiento:

Cuando se da un overbooking y está usando todos los servicios de Avirato, este se

puede deber a dos motivos:

a) Tiene un fallo en la sincronización del channel manager. Compruebe el

mapeo del mismo (ver configuración>operadores y canales>canales channel

manager). Si encuentra algún error, resincronice la conexión. Si no ve

ninguna alteración, presione .

b) Tiene un cupo en la OTA12. Este suele ser el motivo más común por el

que se dan los overbookings. Cuando haya comprobado la sincronización

de su programa y vea que todo está correcto, asegúrese de si posee un

acuerdo de este tipo con la operadora y, en ese caso, de cuántos cupos

tienen acordados.

12 Es muy habitual que las empresas de reservaciones obliguen a firmar un mínimo de reservas a sus hoteleros, tengan o no tengan espacio en el establecimiento.

132

c) Tiene habitaciones duplicadas. Cuando una habitación se vende como

uso individual y uso doble, por ejemplo, muchos establecimientos ofrecen la

misma habitación como si fuesen dos, duplicando así la posibilidad de venta.

Lo malo de esa técnica es que ofrecemos más venta de la que disponemos,

arriesgándonos a sufrir overbookings. Para ello, es mejor buscar alternativas

y ofrecer solo el número de habitaciones de las que disponemos. Así pues,

si se encuentra con este problema, modifique la oferta de habitaciones en

las diferentes operadoras y resincronice para realizar un nuevo mapeo de

habitaciones.

Cambiar de habitación una reserva

Si desea cambiar una reserva de habitación, podrá hacerlo de dos maneras:

a) Desplazando la reserva hasta la nueva habitación asignada. Pinche

sobre la reserva y, sin soltar el botón del ratón, arrastre la reserva hasta la

habitación seleccionada y suelte el ratón. En ese momento, el programa

pedirá conformidad con la acción:

Si pulsa “No”, la reserva se quedará en la habitación asignada primeramente,

pero si presiona “Sí”, el programa realizará el cambio y preguntará si los precios

deben actualizarse de acuerdo a los precios de la nueva habitación:

133

Esta opción, dependiente de la gestión del hotel, calculará, de manera automática,

los costes de la reserva según la nueva habitación si se presiona “Sí”, o dejará los

precios de la anterior reserva si se pulsa “No”.

Podremos hacer cambios de habitación y día si lo necesitamos.

b) Clic botón derecho sobre la reserva. Al presionar con el botón derecho

sobre una reserva se abrirá una ventana emergente con la información de

la misma.

Al presionar sobre “Cambiar habitación”, aparecerá una ventana emergente

con las opciones para el cambio de habitación. Podrá modificar las fechas

de entrada y salida (calendarios), así como la habitación en la que desea

alojar a su huésped (desplegable):

134

Una vez realizados los cambios, presione para guardar los cambios y llevar a

cabo la acción; o presione para cancelar el cambio de habitación.

El programa nos solicitará conformidad con la acción a través de una ventana

emergente:

Si pulsa “No”, la reserva se quedará en la habitación asignada primeramente, pero

si presiona “Sí”, el programa realizará el cambio y preguntará si los precios deben

actualizarse de acuerdo a los precios de la nueva habitación:

Esta opción, dependiente de la gestión del hotel, calculará, de manera automática,

los costes de la reserva según la nueva habitación si se presiona “Sí”, o dejará los

precios de la anterior reserva si se pulsa “No”.

Atención: solo podrá realizar un cambio de habitación cuando el

cliente no haya realizado la entrada en el establecimiento. Las

reservas que tengan el estado “check in” no podrán modificarse.

135

Duplicar reserva

Si desease duplicar la reserva de un cliente, porque va a hospedarse todas las

semanas con las mismas condiciones de reserva, por ejemplo, presione el botón

derecho del ratón sobre la misma y seleccione “Duplicar Reserva”:

Esto le llevará a una ventana emergente donde tendrá que establecer la nueva

fecha de entrada y la habitación en la que se alojará en esa nueva reserva. La fecha

de salida no se modificará porque ya van establecidas el número de noches que

pasará el cliente en el establecimiento (es un duplicado, no una nueva reserva).

136

Cuando haya establecido los nuevos datos, presione para guardar los cambios

y llevar a cabo la acción; o presione para cancelar el cambio de habitación. La

reserva duplicada se verá incorporada en el planning con los mismos datos que la

reserva inicial.

Colores de las reservas

Según el estado en el que se encuentren las reservas, aparecerán en un color u

otro. Los colores por defecto son:

Amarillo: reserva realizada.

Azul: reserva confirmada.

Verde claro: reserva de grupo (más de una reserva hecha conjuntamen-

te) con costes unificados.

Verde fuerte: check in. Será imprescindible modificar el estado cuando

los clientes entren en el establecimiento para que el programa pueda

generar los partes de viajeros.

Naranja: Check out, cuando el cliente haya abandonado el hotel. Al

marcarlo, el programa nos llevará, por defecto, a la pestaña de facturación

y cargos para abonar los importes no pagados.

Gris: no show. Este estado se introducirá cuando el cliente no haya

acudido a su reserva y no la haya cancelado. Se podrán hacer reservas

por encima de las habitaciones con no show.

Rojo: habitación bloqueada. Cuando se bloquee la habitación, aparece-

rá, como titular de la reserva, en nombre del establecimiento en el que

nos encontremos. Por ello no hay que introducir datos cuando desee-

mos bloquear una habitación.

Los estados se modificarán dentro de cada reserva.

137

Cambiar el color de una reserva

Puede modificar los colores de las reservas de manera manual. Para ello, pulse el

botón derecho sobre una reserva en concreto para abrir una ventana emergente.

Esta ventana mostrará la información de la reserva y ofrecerá diferentes opciones

de configuración.

Presione “seleccionar color”. En ese momento se le abrirá una nueva ventana

emergente con una paleta de colores para que seleccione el que desee:

138

Una vez seleccionado el color, presione “aceptar”. En ese momento su/s reserva/s

cambiarán de color en el planning.

Como podrá comprobar, la reserva a la que ha cambiado el color tiene la terminación

del color original. Esto se debe a que el programa marca, siempre, el estado en el

que se encuentra cada reserva para que el usuario pueda reconocerlas con un

simple vistazo.

Leyenda de las reservas

Sobre las reservas verá diferentes iconos informativos:

Reserva pagada. Este símbolo informa de que la reserva tiene pagados todos

los costes de la misma.

Cuando haya una reserva de grupo y tengan los gastos unificados,

aparecerán todas las habitaciones dependientes de la principal con

este símbolo, ya que los costes de estas se han traspasado a la

primigenia. Dicha habitación aparecerá sin símbolo:

139

Cliente web. Este icono aparecerá cuando la reserva entre por el motor de

reservas de Avirato.

, etc. Cliente Channel manager. Cada vez que una

reserva entre a través de las OTA contratadas, aparecerá el logo de la misma sobre

la reserva.

Aviso. Aparecerá un sobre en una reserva cuando se haya añadido un

elemento en la pestaña “Avisos” dentro de la reserva (ver Reserva>Avisos).

Estado de las habitaciones

El color de las habitaciones dependerá del estado de cada habitación. Serán los

equipos de mantenimiento y limpieza, junto al resto de trabajadores de recepción,

quienes gestionen dichos estados. Los primeros podrán modificar los estados de

las habitaciones a través de los módulos móviles (ver módulos online) habilitados,

mientras que el personal de recepción lo hará desde la pestaña de planning. Ambos

apartados tienen sincronización continuada para que el trabajo sea más rentable.

Cada habitación dispone de información propia, donde se verá el estado de la

habitación, la imagen del tipo de habitación a la que pertenece y las observaciones

que sobre la misma se hayan hecho. Esta información puede verse al pinchar sobre

la habitación que se desee ver, de donde se desplegará una ventana emergente:

Cada reserva albergará un máximo de tres iconos en caso de que

el tamaño de la misma lo permita; si el tamaño de esta es reducido,

solo se mostrarán los símbolos que quepan.

140

Desde la recepción se podrá modificar el estado pulsando sobre el desplegable

del estado y se podrán añadir comentarios sobre la habitación en el campo

“Observaciones”. Estos cambios se verán tanto en la pestaña “Estado habitaciones”

(ver informes>estado habitaciones) como en el módulo móvil de mantenimiento

y gobernanta.

Colores del estado de habitación:

Verde: disponible;

Turquesa: limpia;

Marrón: sucia;

Naranja: en limpieza;

Gris: en mantenimiento;

Amarillo: pendiente de revisión;

Rojo: fuera de servicio;

Azul: Otro estado.

Leyenda planning

En la parte baja de la pantalla encontrará unos gráficos informativos. Estos se

corresponden con la ocupación diaria del establecimiento.

Quedan disponibles más de la mitad de las habitaciones;

Quedan libres menos de la mitad de las habitaciones del establecimiento;

Quedan menos de 5 habitaciones disponibles/ no hay habitaciones disponibles.

Cada vez que se haga un check in, el programa modificará el estado

de la habitación de disponible (verde) a sucia (marrón).

141

Junto a los gráficos encontrará la información de cuántas habitaciones están

reservadas, cuántas se encuentran con ckeck in, ckeck out, no show; y el porcentaje

total de ocupación.

Habitaciones disponibles:

Bajo los gráficos de ocupación encontrará la información sobre las habitaciones y

su disponibilidad. Cada categoría de habitación tiene asignado un color, el cual se

acompaña por el número de habitaciones que quedan libres. Estos números varían

su color dependiendo de la disponibilidad de la categoría:

- Número en verde: quedan tres o más habitaciones disponibles en el

establecimiento;

- Número en naranja: quedan una o dos habitaciones disponibles;

- Número en rojo: no quedan habitaciones disponibles.

Puede ver la ocupación de otros días si cambia la fecha en el calendario de la

parte alta. Siempre se mostrará el día que aparezca en dicho calendario.

Filtros planning

En el planning dispone de dos tipos de filtros para agilizar el trabajo en recepción.

Fecha. En este apartado podrá seleccionar un día determinado para ver o crear

reservas, tanto en el pasado como en el futuro. Igualmente, puede seleccionar el

tipo de habitación en el desplegable para acotar el rack de habitaciones.

Si pincha en el botón , las reservas del planning pasarán a denominarse

142

según el precio de cada una de ellas:

Búsqueda. Este filtro está preparado para que el usuario de Avirato pueda

localizar una reserva en el planning. En el desplegable aparecerán los nombres

de los clientes que poseen una reserva en los 30 días visibles; mientras que en el

buscador, podrán buscarse según el documento, email, teléfono o nombre. Las

reservas que posean los parámetros buscados aparecerán en color nítido, mientras

que el resto de reservas se mostrarán difuminadas.

Si quisiésemos buscar un cliente alojado en el establecimiento en otras fechas,

deberemos marcar dicha fecha en el filtro del calendario y buscar dicho cliente.

143

EVENTOS3La pestaña Eventos alberga las salas y salones que posea el establecimiento. La

reserva de estos se hará por jornadas completas, pues no puede establecerse una

división de las franjas temporales de los salones.

La reserva de una sala se hará arrastrando el ratón a la altura de la sala a reservar

en el día seleccionado. Arrastre desde el día de entrada a la sala hasta el día en que

abandonará el establecimiento. El programa, a medida que se vaya arrastrando,

indicará el día de salida:

Una vez terminada la selección temporal, el programa le llevará, de manera

automática, a la pestaña Reserva para rellenar los datos de los clientes y formalizar

la reserva.

Podrá filtrar las reservas de los salones siguiendo parámetros temporales y de

nombre de cliente. Solo se podrá filtrar según las reservas que se vean en el

planning de salas.

144

4 RESERVAS

Cuando se haya marcado una reserva en el planning o en la pestaña Eventos,

Avirato PMS nos llevará, automáticamente, a este apartado. Desde esta pestaña,

crearemos y gestionaremos todas las reservas.

145

17. Datos Reserva (Reserva > Datos Reserva)

En este subapartado incluiremos los datos necesarios para la formalización de una

reserva.

El número de la reserva lo encontrará en la parte baja de la pantalla; si todavía no

se ha formalizado la reserva, aparecerá como reserva sin asignar.

Botonera general:

Guardar reserva. Cuando haya modificado o completado los datos

de la reserva presione este botón para asegurarse de que se almacenan

correctamente.

Borrar reserva. Si desea eliminar la reserva, presione este

botón. Recuerde que puede hacerlo también desde el planning pulsando el botón

derecho del ratón. No se podrán borrar reservas pasadas (para hacer desaparecer

una reserva pasada tendrá que cancelarla desde el desplegable “Estado de la

reserva”).

Limpiar datos del cliente. Pulsando este botón dejará

limpios todos los campos de la reserva para iniciar de nuevo el proceso.

17.1. Datos reserva

Aquí veremos y modificaremos, en los desplegables preparados para ello, los datos

básicos de la reserva, como:

• Habitación: informará de qué habitación se le asignó al cliente. Esta puede

modificarse desde el combo y seleccionar, de entre las que están disponibles

en los días seleccionados, la que más convenga.

• Régimen: dependerá de qué regímenes tengamos disponibles en el

establecimiento, siendo sus siglas las siguientes: SA: solo alojamiento;

146

AD: alojamiento y desayuno; MP: media pensión; PC: pensión completa.

Si la reserva ha entrado por el motor de reservas, aquí aparecerá el tipo de

régimen que se haya contratado; mientras que si la reserva entra por un

operador13 o se hace desde la recepción, habrá que seleccionar a mano

qué tipo de régimen tendrá el cliente.

• Estado: el estado de la reserva se modifica desde esta pestaña, dentro de

la reserva. Cada estado se representa, en el planning de Avirato, con un

color determinado (ver colores reserva) e informa de cómo se encuentra el

cliente en relación a la reserva.

• Reserva: estado que se pone de manera automática cuando realizamos

una reserva a mano. Es el estado básico.

• Reserva confirmada: este estado indica que el cliente ha realizado un

anticipo del pago total o parcial de su reserva o ha contratado una tarifa

no reembolsable, confirmando así su reserva. Es posible, si así lo hemos

configurado, que el estado de las reservas pasen a confirmadas cuando

ha pasado un tiempo determinado. Será con este estado cuando los mails

de confirmación de reserva se envíen; con otro estado no se enviará la

información.

• Check in: estado que indica que el cliente ha entrado ya en su habitación.

Marcar la reserva con este estado será imprescindible para generar los

partes de viajeros y enviárselos, posteriormente, a los órganos oficiales de

seguridad con los que colaboremos.

• Check out: este estado se marca cuando el cliente ha abandonado el

alojamiento en el que pernoctaba. Cuando marquemos esta opción,

el programa nos llevará a la pestaña Facturación y cargos (ver

reserva>facturación y cargos) para realizar los pagos y las facturas

correspondientes.

• No show: este estado lo marcaremos cuando el cliente no se haya presentado

en el hotel antes de las 18:00 horas (hora local del hotel) del día de llegada y

no se haya comunicado con la recepción. Sobre una reserva marcada como

no show podremos realizar nuevas reservas, ya que esa habitación, que sí

se ha cobrado, pero no utilizado, está libre.

13 Los datos de las reservas provenientes de los canales del channel manager se vuelcan y se revisan en la pestaña de observaciones de la reserva.

147

• Reserva cancelada: cuando un cliente informe de que no acudirá

al hotel, podremos cancelar su reserva. Esta acción hará que dicha

reserva desaparezca del planning. Podrán recuperarse las reservas en

Informes>Reservas>Cancelaciones.

• Bloqueo: este estado es un estado interno del hotel para bloquear las

habitaciones del establecimiento. Para bloquear una habitación no habrá

que rellenar los datos del cliente, ya que, por defecto, Avirato PMS agregará

el nombre del establecimiento como cliente. Las reservas creadas como

bloqueos no contabilizan en la facturación del hotel.

• Fechas de entrada y salida: información que podrá modificarse aunque se

hayan especificado unas fechas determinadas en el planning. Estas fechas

nos informan de cuándo entrará y saldrá el cliente y cuántas noches se

hospedará en el establecimiento.

• Tarifa: por defecto, la tarifa que marca el PMS es la tarifa general, así pues,

si realizamos una reserva en el planning y deseamos aplicar otra tarifa,

tendremos que modificarla a mano. No obstante, las reservas que entran

por el motor de reservas o por el channel manager aplican las tarifas que se

hayan contratado a través de esas vías.

• Operador: informa del lugar por el que llegaron las reservas. En este combo

tendremos cliente hotel, para los clientes que reservan por teléfono o desde

la recepción; cliente web, para los reservas realizadas desde el motor de

reservas; channel manager + operador, para las reservas provenientes de

los operadores del channel manager de Avirato; y los operadores propios

que se hayan creado desde configuración>operadores y canales>canales

propios. Las reservas entrantes por el channel manager aparecerán con un

código de reserva que se incorpora en el cajetín vacío que se encuentra

junto a este desplegable.

• Cama adicional: si disponemos de camas adicionales, podremos incluir

aquí tantas camas como podamos o deseemos en la habitación. Cada

cama adicional permite aumentar en un número el máximo de ocupantes

permitidos en la habitación. Por ejemplo, si tenemos una habitación con un

máximo de 3 personas y añadimos una cama, podremos acoger en dicha

habitación hasta 4 personas.

148

• Adultos: número de adultos que se alojarán en la habitación.

• Niños: número de niños que se alojarán en la habitación.

17.1.1. Datos cliente

Este apartado contendrá los datos del cliente. Completarlo al máximo será un valor

añadido al hotel, ya que cuantos más datos de los clientes tengamos, mejor y más

completa será su utilización.

Lo primero que marcaremos será si el cliente es particular o empresa y si deseamos

mandarles los newsletter de nuestro hotel o no. Igualmente, seleccionaremos si es

un cliente VIP o no.

Para formalizar una reserva es imprescindible incorporar un documento que se

enlace a un cliente. Si carecemos de este, incluiremos, en su apartado, el número de

la reserva y, después, lo sustituiremos con el número del documento. Las reservas

que entran por el channel manager aparecen con el número de identificación de la

reserva en el lugar del documento, por lo que siempre tendremos que sustituir este

por el número real del documento para personalizar la ficha del cliente.

Cuando modifiquemos el número de documento del cliente, el programa nos

preguntará si deseamos sustituir los datos del cliente (Sustituir datos de reserva) o

crear un nuevo cliente con los datos incorporados (Alta nuevo cliente).

149

Tenga especial cuidado cuando la modificación sea del mismo cliente, ya que si

presionamos Alta nuevo cliente duplicaremos la ficha del mismo.

Para una rápida y cómoda utilización del programa, Avirato PMS pone a su

disposición los siguientes botones para agilizar el trabajo:

Lectura de documentos. Si dispone de un lector de documentos, introduzca

el documento de identidad y presione este botón para tomar los datos personales

del cliente. Para hacer uso de esta herramienta, será imprescindible la integración

del lector de documentos en el módulo Integraciones Avirato.

Buscador. Introduzca un campo o parte de un campo del cliente y presione

este botón: el programa le mostrará todos los clientes ya hospedados en el

establecimiento que coincidan con los parámetros buscados.

Envío de correo electrónico. Si posee la dirección electrónica del cliente,

podrá enviarle un correo a este al presionar sobre el sobre. El correo se mandará a

través de la cuenta de correo electrónico configurada en el PMS. La herramienta de

envío de correos electrónicos solo funciona si dispone de la dirección del cliente y

de un correo electrónico habilitado en el PMS (ver configuración>opciones>correo

electrónico).

17.1.2. Extras reservas

Si ofrece extras para sus reservas, será en este apartado donde podrá seleccionarlas,

en el caso de clientes del hotel, o comprobar cuáles fueron contratados por los

clientes web (motor de reservas).

150

17.1.3. Contratos

Los contratos que los clientes deban firmar a la entrada del establecimiento se

imprimirán desde aquí. Para ello, presione sobre el contrato a imprimir. El programa le

abrirá una ventana emergente para seleccionar la ubicación de guardado y generar,

así, el contrato con los datos del cliente. El documento se abrirá automáticamente

al terminar el guardado.

17.1.4. Tarjetas crédito

Los datos de las tarjetas de crédito de los clientes que reservaron por internet se

almacenan en este apartado. Para poder ver los datos y, de esa manera hacer los

cobros, presione .

En este apartado se gestionan los pagos de reserva antes de formalizar el pago

total. Por ejemplo, si el cliente ha efectuado el pago de un anticipo, se escribirá la

Este será el único lugar en el que podrá visualizar los datos de la

tarjeta de crédito.

151

cantidad en el cuadrado habilitado para ello y se seleccionará el método de pago.

Igualmente, si el cliente es beneficiado con un descuento, se anotará en este

apartado el porcentaje que se ha de descontar del total. Este porcentaje lo veremos

en la pestaña facturación y cargos.

El total, mostrado según moneda local (elegida en configuración>facturación>-

diseño factura), informa de la cantidad total de pago, sin descontar adelantos o

descuentos.

17.1.5. Observaciones

Este apartado posee dos ventanas editables de información:

Reserva. Se nos mostrarán todos los datos de la reserva, esto es, la tarifa

seleccionada, las demandas del cliente, etc. Esta información solo pertenece a una

reserva, esto es, solo aparecerá en una reserva concreta.

Cliente. Mostrará información sobre el cliente. Podremos anotar los datos que

creamos pertinentes sobre el cliente para poder hacer uso posteriormente en los

newsletter, ya que lo que se añada en observaciones será un filtro de búsqueda

personalizado. Esta pestaña se mostrará siempre en todas las reservas del cliente

e irá aumentando a medida que la información se vaya ampliando.

152

17.1.6. Registro viajeros

Este es el apartado que habrá que rellenar para hacer los envíos al órgano de

seguridad con el que colaboremos. El envío, si así lo tiene marcado en el programa,

se enviará de manera automática al ingresar los datos en la reserva y cambiar el

estado de la reserva en check in. Si se modifica el estado, pero no se introducen los

datos, el programa nos recordará que debemos cumplimentar esta sección:

Si el envío no ha podido concretarse, el programa nos informará del fallo, pudiendo

ser por una configuración errónea o por un error en los datos del registro de viajeros.

Los registros que no se manden se almacenarán en clientes>registro de viajeros.

Si ha incluido los datos de uno de los clientes en la sección de datos

de cliente, podrá exportarlos al registro de viajeros pulsando este botón.

Si presiona este botón, extraerá los datos personales de los huéspedes

a través del lector de documentos.

Presione este botón para imprimir la hoja de registro de viajeros con

los datos del cliente.

153

18. Facturación y Cargos (Reserva > Facturación y Cargos)

18.1. Facturación

Cada vez que un cliente abandone el establecimiento, tendremos que pasar por esta

pestaña para concluir los pagos y crear todas las facturas requeridas. Igualmente,

será el lugar en el que se añadan todos los cargos que consumen los clientes.

Este apartado se compone de diferentes espacios. Uno de ellos está destinado a

gestionar los datos de la factura, es decir, a nombre de quién se genera la factura;

otro, para añadir y modificar los cargos realizados, los cuales serán mostrados en

la factura; y un tercero, para añadir los pagos y la forma de pago que realizan los

clientes.

18.1.1. Factura

Crear una factura/proforma/albarán/abono

Lo primero que debemos hacer para generar un documento es seleccionar qué tipo

de recibo es: factura/proforma/albarán/abono.

Una vez tengamos el tipo deseado, solo será necesario presionar uno de los

siguientes botones:

Al presionar este botón, el programa no imprimirá la factura

directamente, sino que abrirá una ventana emergente para configurar la impresión,

por ello, si cancelamos dicha ventana, la factura se generará, pero no se imprimirá.

Al presionar este botón, Avirato PMS mandará, automáticamente,

la factura al cliente. Para ello es imprescindible que, en los datos de cliente (ver

reserva>datos reserva), haya una dirección de mail. Igualmente, la factura no se

enviará si el correo del establecimiento no está configurado (ver configuración>op-

ciones>correo electrónico).

154

Presionado el botón para generar, la Hoja sin asignar 1 pasará a ser el número

de facturación que le corresponda, siguiendo la numeración determinada en

configuración>facturación>formatos.

Si se había seleccionado proforma o albarán, el desplegable “Tipo” podrá

seleccionarse para generar una factura que sustituya al anterior:

Si se ha seleccionado factura o abono, no podrá modificarse el tipo, ya que el

programa no permite realizar el cambio de factura/abono a proforma/albarán:

Modificar datos de una factura/proforma/albarán/abono

Para poder modificar una factura es importante comprobar que tiene activada la

opción de modificación de facturas en configuración>facturación.

La factura, por defecto, se generará con los datos que hayamos rellenado en el

apartado “Datos del cliente”. Si estos no se correspondiesen con el nombre con el

que se debe crear la factura, porque haya que facturar a una empresa y la reserva

se hiciera a nombre del cliente, por ejemplo, tendremos que cambiar los datos de

la factura. Para ello, pulsaremos . Esto abrirá una

ventana emergente con los datos especificados en datos de reserva.

155

Los datos, a primera vista, parecen no modificables. El único campo modificable es

el de documento. Por ello, si este campo se altera, podremos modificar el resto de

datos añadiendo los que deseemos.

Si el cliente al que queremos cargarle la factura es un cliente recurrente que ya se

ha alojado en nuestro establecimiento, podremos traspasar, de manera automática,

los datos de este al escribir por completo el documento de aquel y presionando

después el tabulador:

156

Después presionaremos “Guardar y seleccionar” y los datos se almacenarán como

hemos seleccionado:

Si se borran los datos de los campos de facturación y se da a guardar con estos

campos vacíos, el programa, al carecer de nombre, creará una factura con “Clientes

varios” como cliente, dando un documento que no se corresponde con el de ningún

cliente.

Podremos modificar esta factura a nombre de Clientes varios pulsando

.

Si deseamos ver una factura sin necesidad de imprimirla, tendremos

que acudir a Informes>Facturación>Búsqueda y ahí buscar y

seleccionar la factura en cuestión.

Si el programa no le permite la modificación de facturas (sale la

pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la opción de

modificación de facturas en configuración>facturación.

Cambiar fecha en la factura/proforma/albarán/abono

Puede modificar la fecha de emisión de la factura presionando en el calendario

establecido para ello. La fecha que en ella se elija será la mostrada en la facturación:

157

Si el programa no le permite la modificación de facturas (sale la

pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la opción de

modificación de facturas en configuración>facturación.

Desasignar una factura/proforma/albarán/abono

Avirato no permite borrar facturas, sino que en su lugar podrá desasignarlas. Para

ello, acceda a la factura en cuestión y presione . Esta acción abrirá una ventana.

Presione . El programa le pedirá confirmación para poder

llevar a cabo esta acción.

Si presiona “No”, cancelará la acción y la factura mantendrá el número asignado; si

presiona “Sí”, la factura se desasignará y el número de está quedará vacío. En este

caso, podrá generar de nuevo cualquier tipo de recibo: factura/proforma/albarán.

Tenga en cuenta, al desasignar una factura, que si el número de

esta no es el último de la serie, habrá un vacío en la correlación de

facturas.

158

Cambiar el número de factura/proforma/albarán/abono

Para cambiar el número de una factura, acceda a la factura en cuestión y presione

. Esta acción abrirá una ventana donde verá el nombre del cliente y el número

de factura.

En el cuadro de número de factura agregue el nuevo número que desee asignarle y

presione . El programa le solicitará confirmación para poder realizar la acción:

Si pulsa “Sí”, el número de factura se sustituirá por el nuevo número otorgado; si

presiona “no”, la acción se cancelará y se mantendrá el número inicial.

Crear varias facturas en una misma reserva

Avirato da la posibilidad de generar varias facturas en una misma reserva. Si, por

ejemplo, se desean separar las pernoctaciones de las consumiciones, podrá

hacerse sin complicaciones. Para ello, marcaremos y, automáticamente,

se creará una nueva hoja de facturación en la reserva para añadir los cargos que

vayamos a separar. Esta acción se podrá ver en el desplegable “Hoja”:

159

En este desplegable podremos seleccionar la hoja que deseemos consultar.

Cuando en la hoja sin asignar se ha generado una factura/proforma/albarán/abono,

esta pasará a llamarse con el nombre de la factura.

Cuando tengamos la hoja nueva, podremos agregar nuevos cargos o traspasar

cargos de otras hojas o facturas (ver reserva>cargos>traspasar cargos). Después

actuaremos como si de una factura normal se tratase y la generaríamos cuando

estuviese preparada (ver facturación y cargos>factura>crear factura/proforma/

albarán/abono).

Tenga en cuenta, antes de añadir nuevas hojas a su reserva, que una

vez agregadas no pueden eliminarse.

18.2. Cargos

En la sección de los cargos podremos añadir, modificar y eliminar tantos costes

como realice el cliente. Estos cargos serán los costes y conceptos que aparezcan

en la factura emitida.

Cuando accedamos a este apartado veremos el resumen de cargos de la reserva.

Esto es, podremos ver el tipo de habitación reservada (concepto), el número de

noches (UD) y el precio (Total) de este cargo. Igualmente, si la reserva incluye

desayunos o similares, veremos también los datos de estos. Podremos modificarlos

siempre que deseemos.

Si el programa no le permite la modificación y adición de conceptos

(sale la pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la

opción de modificación de facturas en configuración>facturación, ya

que de lo contrario no podrá realizar esos cambios cuando la factura

esté generada.

160

Añadir cargos

Para añadir un cargo tendremos que escribir el concepto del mismo en el campo

vacío. El campo de conceptos admite letras, números y símbolos. Asimismo,

indicaremos el número de unidades que se consumen (UD) a través del selector de

cantidad y le daremos un precio. El precio podemos asignárselo bien como precio

base y el programa calculará el precio total según el IVA asignado, o bien como

precio total y el programa descontará el IVA y mostrará el precio base. Igualmente,

si aplicamos un descuento, el programa nos mostrará el precio total con este ya

calculado. Una vez tengamos todos estos datos incluidos en sus respectivos

lugares, presionaremos para agregar el concepto. En ese momento, el cargo

aparecerá en la línea que editábamos, pudiendo añadir, seguidamente, nuevos

cargos:

Si el concepto cargado pertenece a la selección de los cargos predefinidos,

habremos de desplegar, en la fila vacía, el desplegable para ver qué concepto

debemos seleccionar. Automáticamente, los precios se verán reflejados en el total.

Si se ha vendido más de una unidad de este, aumentaremos la cantidad de estos

en el selector de cantidad de UD:

Tenga en cuenta que la adición de conceptos conllevará el aumento

proporcional del coste total de la reserva.

161

Seleccionado el cargo predefinido, presionaremos para agregar el concepto. En

ese momento, el cargo aparecerá en la línea que editábamos.

Modificar cargos

Podremos alterar los conceptos siempre que lo requiramos. Estos cambios se

almacenarán automáticamente, aunque siempre será necesario presionar para

asegurarnos de que se guardan correctamente.

Traspasar cargos

A la altura de un cargo encontraremos . Si lo presionamos, abriremos una ventana

emergente desde la cual podremos hacer traspasos dentro de la misma reserva

(traspaso básico) o traspasos entre reservas (traspaso avanzado).

Si introduce los cargos predefinidos a mano aparecerán como

cargos independientes, aunque lleven el mismo nombre,

apareciendo, en los resúmenes de facturación, como elementos

diferentes, desglosando el número de conceptos, por ende.

162

Traspaso básico: traspaso de cargos entre hojas de una misma reserva

Para hacer un traspaso entre las facturas de una misma reserva presionaremos en

el desplegable Hoja y seleccionaremos la hoja o factura a la que queremos cargar

el coste.

Al presionar , se nos pedirá autorización para realizar la acción de

traspaso:

Si presionamos “No”, el traspaso a esa hoja se cancelará y volveremos a la ventana

anterior para seleccionar una nueva hoja a la que hacer el traspaso; si presionamos

“Sí”, realizaremos el traspaso. Al cerrar la ventana de confirmación veremos el

cargo añadido en la hoja elegida y desparecido de la hoja inicial.

Podremos cancelar el traspaso cerrando la ventana o presionando el botón cancelar.

163

Traspaso avanzado: traspaso de cargos entre reservas

Para hacer un traspaso entre diferentes reservas, tendremos que elegir la fecha en

la que consta la reserva a la que deseemos traspasar los cargos. Al seleccionar

la fecha aparecerán todas las reservas que hubiera ese día en el establecimiento

en el desplegable “seleccione reserva”. Elija la reserva a la que desea traspasar el

cargo:

Una vez elegida la reserva, aparecerán las facturas y hojas que posea dicha reserva.

Entre estas podrá seleccionar aquella en la que desee añadir el coste:

Si marca la opción “Traspasar todos los cargos no facturados”, el programa

traspasará el conjunto de cargos para que no deba hacerse a mano. Si se mantiene

desmarcado, solo se hará el traspaso del cargo seleccionado.

164

Una vez seleccionados todos los datos, presione . El programa pedirá

autorización para realizar la acción de traspaso:

Si presionamos “No”, el traspaso a la hoja de una determinada reserva se cancelará

y volveremos a la ventana anterior para seleccionar hoja y reserva nuevas a la que

hacer el traspaso; si presionamos “Sí”, realizaremos el traspaso marcado. Al cerrar

la ventana de confirmación, el cargo desaparecerá de la hoja inicial y podrá verlo

en la nueva hoja seleccionada.

Anular cargos

Junto a cada cargo encontrará . Este botón anula un cargo realizado añadiendo

ese mismo importe en negativo para descontarlo, así, del coste total de la reserva.

El programa no le mostrará la reserva a la que se añadió el cargo,

por lo que se recomienda comprobar que hizo bien el traspaso. Esto

puede hacerlo en Informes>Traspaso de cargos.

165

Antes de anular un coste, el programa le pedirá autorización para ello:

Si presiona “Sí”, el cargo aparecerá en negativo en la fila siguiente al cargo

modificado; si presiona “No”, la anulación se cancelará y seguirá vigente el cargo

en positivo. EL programa nos informará en que hoja o factura se anuló el cargo:

Eliminar cargos

La diferencia entre anular un cargo y eliminar un cargo es que el primero muestra

el cargo en positivo y en negativo en la factura y, en el segundo, se elimina por

completo sin dejar huella en la factura generada.

Para eliminar un cargo, presione a la altura del cargo que desea eliminar:

Postear cargos conllevará la reducción de los costes en el total de la

reserva.

166

Al presionarlo, el programa nos pedirá que nos aseguremos de la acción que

solicitamos:

Si presionamos “Sí”, el cargo desaparecerá de los conceptos para la facturación y

se reducirá la cantidad del mismo del coste total de la reserva; si presionamos “No”,

la acción se cancelará y se mantendrán el coste y el cargo.

18.3. Resumen de Cargos

Podremos ver un resumen de todos los cargos de la reserva en la pestaña “Resumen

cargos”. En esta podremos revisar toda la información de los distintos cargos de

una reserva, independientemente de a qué hoja o factura pertenezcan.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un cargo eliminado no

puede recuperarse.

167

Pagos

Para que la caja del establecimiento nos cuadre, es importante añadir los pagos y

formas de pago que se vayan realizando. Podemos seleccionar diferentes formas

de pago en una misma reserva, ya que el programa permite seccionar los pagos en

diferentes métodos de pago. Es decir, el cliente podrá pagarnos parte de la factura

en efectivo y parte en tarjeta; o usando su crédito y su tarjeta de crédito.

Según el estado de pagos, el símbolo del euro de la parte alta de la pantalla

aparecerá de un modo u otro:

El € en rojo aparecerá cuando no se haya pagado ninguna cantidad de dinero.

El € en amarillo aparecerá cuando quede una parte del coste pendiente de pago.

El € en verde aparecerá cuando todos los gastos de la reserva hayan sido

abonados.

En la parte baja de la pantalla podrá encontrar sesgado

el precio total de la reserva según la hoja seleccionada:

Añadir un pago

Para incluir un pago será necesario escribir la cantidad que se nos abona y la forma de

pago en sus lugares respectivos. Por defecto, en el cajetín modificable de cantidad,

aparecerá la cantidad total pendiente de pagar y, en el desplegable de modo de

pago, efectivo. Ambos pueden modificarse en función a las necesidades del cliente.

Tenga en cuenta, al añadir o eliminar un pago, que estos aparecerán

en la caja diaria del día en que se añadan o eliminen, sin importar

si la factura o la reserva pertenecen a otras fechas. Estas acciones

pueden alterar la caja diaria del establecimiento.

168

Una vez se hayan marcado ambos valores, presionaremos . Esto añadirá la

cantidad marcada bajo la forma de pago seleccionada:

Si no se añadió la totalidad del pago, podrá verse que el coste pendiente sigue de

color rojo, solo que se descontó la cantidad agregada. Para ello, añadiremos un

nuevo pago incorporando la nueva cantidad y su forma de pago y presionando :

Cuando no haya ninguna cantidad pendiente de pago, esta aparecerá en color

verde y a 0.00 €.

Si cuando se realizó la reserva se pagó un anticipo, se nos informará en la sección de

pagos, donde bajo la palabra “Anticipo” aparecerá la cantidad pagada. Asimismo,

aparecerá la misma cantidad bajo el modo de pago con el que se hizo dicho

anticipo (efectivo, tarjeta, transferencia, crédito, otros pagos) y, en el pendiente de

pago, la cantidad que debe abonarse:

Habrá de hacerse un pago como anteriormente se ha explicado.

169

Anular un pago

Si al agregar un pago nos equivocamos en la cantidad o en la forma de pago,

podremos anular dicho abono poniendo en negativo la cantidad añadida y la forma

de pago en que se hizo y presionando :

Esta acción hará que la cantidad pendiente de pago aumente en la cantidad

añadida, volviendo a aparecer en color rojo:

Añadiremos, después la cantidad faltante con el modo de pago correcto:

18.4. Resumen de Pagos

Podremos revisar todo el historial de pagos de una reserva en el resumen de pagos.

En este aparecerán tanto los pagos añadidos como los eliminados, informando de

cómo se hicieron los pagos (modo de pago), quién lo hizo (usuario de Avirato) y

cuándo (fecha y hora de la modificación).

170

Observaciones

SI desea agregar alguna observación o explicación en la factura, hágalo en el

apartado “Observaciones factura”. Estas anotaciones serán mostradas e impresas

en la factura que le entregue al cliente.

171

19. Avisos (Reserva > Avisos)

Podrá dejar un mensaje o un aviso dentro de la información de la reserva.

Añadir un nuevo mensaje

Seleccione el tipo de aviso: aviso, mensaje o despertador. Marque si desea que

salte alarma o no y marque el día y la hora a la que saltará para avisar a la persona

que se encargue de la recepción en ese momento:

172

Escriba un título y un mensaje y presione . En ese momento, el mensaje se

creará en la parte alta de la pantalla:

Las reservas que posean un mensaje o aviso serán marcadas, en el

planning, con un

Cuando los avisos hayan sido realizados, desaparecerán de la pantalla de avisos,

pero podrán consultarse al habilitar “Mostrar mensajes leídos”.

173

Marcar/desmarcar como hecho un aviso/alarma o mensaje

Para marcar como realizado algún tipo de aviso o mensaje, pulse sobre el icono del

tipo de aviso que se ha agregado. Este cambiará de color:

Mensaje. pasará a cuando esté realizada.

Alarma. pasará a cuando esté realizada.

Aviso. pasará a cuando esté realizada.

Para marcar un aviso/alarma/mensaje como no realizado, pulse sobre dicho icono

y este volverá a la posición de no realizado.

Eliminar un mensaje

Si desea eliminar un mensaje, presione a la altura del aviso que desea suprimir.

Al hacerlo, el mensaje desaparecerá por completo de la pantalla, sin poder ser

recuperado.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un mensaje o aviso

eliminado no puede recuperarse.

174

20. Otra Información (Reserva > Otra Información)

En esta pestaña se podrá ampliar la información del cliente y de la reserva.

Historial cliente

Para que el usuario no tenga que acceder a la pestaña “Clientes” para conocer la

información de un huésped, Avirato muestra el historial de las reservas del cliente

en el establecimiento. Dicho historial mostrará los siguientes datos de cada reserva:

- Habitación en la que se hospedó

- Régimen contratado

- Número de ocupantes por habitación

- Fechas de entrada y salida

- Importe facturado

Valoración del cliente

Avirato da la posibilidad a los usuarios del PMS de trabajar en comunidad, esto es,

permite compartir información sobre sus diferentes clientes para mejorar el trabajo

del hotelero. Así pues, cada establecimiento podrá valorar, según la experiencia, a

cada uno de sus clientes poniéndoles una puntuación, donde cinco estrellas es la

máxima puntuación.

Igualmente, se podrá marcar, entre las opciones que se ofrecen, qué acciones

175

perjudicaron al hotel u hotelero.

Para poder compartir esta información se tendrá que marcar la opción “Compartir” y

avisar al cliente de que existe un fichero general con sus datos, ya que el programa,

en caso contrario, no nos dejará almacenar los datos.

Será responsabilidad de los usuarios de Avirato la distribución de los

datos de sus clientes.

Valoración global de la comunidad

Según la valoración de los diferentes establecimientos en los que se haya alojado

el huésped, este tendrá una valoración media, dependiendo de las puntuaciones

recibidas en sus estancias.

176

Valoración del cliente por la comunidad

Podremos ver todas las valoraciones de los establecimientos en los que pernoctó

el cliente.

20.1. Aeropuerto y vuelo

Introduzca la información relacionada con el vuelo de su cliente para un mejor

servicio. Cuando haya concluido, presione para guardar los datos.

20.2. Vehículos y plazas de garaje

Introduzca los datos del servicio de transportes que ofrecen en el establecimiento:

vehículos y plazas de garaje asignados. Cuando haya concluido, presione

para guardar los datos.

177

20.3. Dietas y pensiones

20.3.1. Pensión Diaria

Para añadir una pensión, marque las fechas en las que se aplicará y la pensión a

la que se adscribe; después pulse ; la pensión aparecerá en el listado con los

datos marcados:

Si desea modificar una pensión, presione sobre esta en el listado de pensiones,

modifique lo que necesite y presione para guardar los cambios.

Si quisiera eliminar una pensión agregada, seleccione esta en el listado y presione

. Esta acción hará que la pensión se suprima

178

Marque o desmarque la opción “Añadir cargos a la reserva si fuese necesario” en

función a las necesidades.

20.3.2. Dietas y Alergias

Puede establecer información sobre las alergias o las necesidades alimentarias de

sus clientes en este aparatado para un mayor control.

20.4. Información de interés

Añada datos de las personas con las que deba ponerse en contacto en caso

de necesidad. Esta pestaña será recomendable para aquellos huéspedes que

requieran de un control parental o similar.

179

21. Histórico modificaciones (Reserva > Histórico modificaciones)

Avirato ofrece a sus clientes un histórico de modificaciones para poder llevar a

cabo un completo seguimiento de los cambios realizados en cada una de las

reservas del establecimiento. En dicho histórico se especificará el usuario ejecutor,

el cambio realizado y la fecha y hora de la modificación, así como el valor inicial y

el valor introducido.

180

5 AVISOS

Esta pestaña está preparada para una comunicación directa y continua entre los

trabajadores del establecimiento. Podrá encontrar, en el lateral izquierdo un menú

para ver los tipos de avisos. Pulse sobre los iconos para navegar por aquel:

Todos los tipos.

Solo mensajes.

Solo despertador.

Solo avisos.

Solo mantenimiento.

181

En la parte superior, podrá filtrar según el estado de los avisos: pendientes,

realizados, mostrar todos.

Añadir un nuevo aviso/mensaje/despertador/mantenimiento

Seleccione el tipo de aviso: aviso, mensaje, despertador o mantenimiento. Marque

si desea que salte la alarma o no y marque el día y la hora a la que saltará esta.

Escriba un título y un mensaje y presione . En ese momento, el aviso/mensaje/

despertador/mantenimiento se creará en la parte alta de la pantalla, junto a los

otros.

Si está creando un parte de mantenimiento, podrá enlazarlo a una habitación

desplegando el listado de habitaciones. Solo tendrá este listado en el apartado

“mantenimiento”. Si no marca una habitación, el aviso de mantenimiento se enlazará

al conjunto de habitaciones.

Marcar/desmarcar como realizado un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento

Para marcar como realizado un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento solo

tendrá que pinchar sobre el icono del aviso que quiere modificar. Este cambiará

de color en el acto, muestra del paso de “pendiente” a “realizado”. Podrá hacer la

conversión inversa si vuelve a pinchar sobre el icono.

Aviso pendiente: Aviso realizado:

Mensaje pendiente: Mensaje realizado:

Alarma pendiente: Alarma realizada:

Mantenimiento pendiente: Mantenimiento realizado:

182

Eliminar un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento

Si desea eliminar un mensaje, presione a la altura del aviso que desea suprimir.

Al hacerlo, el mensaje desaparecerá por completo de la pantalla, sin poder ser

recuperado.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un mensaje o aviso

eliminado no puede recuperarse.

183

6 CLIENTES

Este módulo será una ventaja competitiva para su establecimiento: contar con toda

la información de sus clientes. Podrá seccionar la información y crear promociones

u ofertas para atraer y agilizar las ventas directas en su hotel.

22. Parametros de Búsqueda (Clientes > Búsqueda)

Podrá buscar a cualquiera de los clientes que se hayan hospedado en su

establecimiento con esta opción. Podrá filtrar con cualquiera de los siguientes

campos:

- DNI/CIF/PASSPORT

- Nombre/Empresa

- Nacionalidad

- Email

- Teléfono

- Tipo (solo clientes/solo empresas)

- Nº reserva

- Ordenar clientes por facturación. Esta opción modificará los resultados

y los ordenará según la facturación de estos, mostrando en los primeros

lugares los que más facturaron y, en los últimos puestos, los que menor

coste invirtieron.

Según vaya escribiendo en los campos de búsqueda, el apartado de resultados irá

reduciendo la muestra:

184

El campo de resultados muestra, en el inicio, todos los clientes que tiene guardados

en Avirato PMS. A medida que busque, este se irá reduciendo tal y como se ha

informado anteriormente. Si pincha en alguno de los clientes mostrados, aparecerá

la ficha en el lado derecho (Pestaña Ficha Cliente).

22.1. Ficha Cliente

185

En la ficha cliente se podrán actualizar los datos del mismo, modificando todo

aquello que se considere oportuno. Una vez se hayan terminado los cambios, se

pulsará para guardarlos.

Junto a la dirección de correo electrónico del cliente encontrará . Si este campo

está relleno, podrá enviar un correo electrónico desde su cuenta a la dirección del

cliente. El correo se mandará a través de la cuenta de correo electrónico configurada

y habilitada en el PMS. (ver configuración>opciones>correo electrónico).

Podrá borrar un cliente presionando . El programa, antes de hacer desaparecer

la ficha completa del cliente, pedirá conformidad:

Si presiona “Sí”, la ficha del cliente desaparecerá; si presiona “No”, la acción se

cancelará y se mantendrá en el campo de resultados.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un cliente borrado no puede

recuperarse.

Si el borrado se debe a que tiene un cliente duplicado, compruebe que este que

eliminará no tiene reservas asignadas, pues de lo contrario el cliente original

“perderá” esa reserva, pese a que la reserva no se borre ni pierda al cliente en el

planning. Si este es su caso, reasígnelas, es decir, dentro de cada reserva ponga,

como cliente, al cliente original para que este posea todas sus reservas en el

historial.

Si desea guardar la ficha del cliente,

pulse para descargarla en

vCard y guardarla en su ordenador.

186

22.2. Historial

En este apartado podrá revisar las reservas realizadas por el cliente seleccionado.

Al pulsar sobre una de ellas, el programa le preguntará si desea consultar dicha

reserva:

Si presiona “Sí”, el programa le llevará a la reserva marcada; si presiona “No”, la

acción se cancelará y seguirá en el apartado Historial.

22.3. Comentarios

187

En este apartado comprobará y modificará las valoraciones que otros

establecimientos usuarios de Avirato pusieron sobre ese cliente cuando se

hospedó en dichos establecimientos. Para más información, vea reserva>otra

información>valoración.

188

23. Añadir cliente (Clientes > Añadir Cliente)

Añada desde esta pestaña nuevos clientes sin necesidad de enlazarlos a reservas.

Creará fichas exactas a la de los clientes que llegaron a su hotel a través de las

reservaciones.

Marque la opción de Newsletter si desea incluirlos en los futuros boletines que

mande el establecimiento.

Si desea borrar los campos introducidos, presione y Avirato dejará vacíos todos

los campos para volver a añadirlos.

Cuando haya agregado tantos datos como sea posible, presione para crear el

nuevo contacto. Cuando se haya creado, el programa le informará de ello:

Podrá comprobar la ficha del nuevo cliente en la búsqueda de clientes.

189

24.Newsletter (Clientes > Newsletter)

Para rentabilizar los envíos de correo, seleccione aquellos clientes a los que

quiera dirigir una oferta o una información determinada y así llegar a los clientes

potenciales. Por ejemplo, si desea mandar una oferta a aquellos clientes que en

el verano del pasado año acudieron a un congreso o feria, podrá buscarlos en el

campo de observaciones escribiendo “feria” o “congreso”; de esa manera solo le

mandará dicho descuento a los clientes potenciales, no molestando, por ende, al

resto de clientes no interesados en dicho congreso.

Si pulsa sobre uno de los clientes mostrados en el listado de resultados podrá

consultar la ficha del cliente:

Si presiona “Sí”, el programa le llevará a la ficha del cliente seleccionado; si presiona

190

“No”, la acción se cancelará y se mantendrá en la pestaña “Newsletter” para seguir

trabajando.

Una vez tenga el listado de clientes que necesita, presione para traspasar

todas las direcciones de correo electrónico al editor de correos electrónicos de

su cuenta de mail configurada en el PMS (ver configuración>opciones>correo

electrónico), ya que los correos se mandan desde su gestor de correos.

Si presiona descargará un archivo Excel con todos los datos de sus clientes.

Podrá guardarlo en la carpeta del ordenador que usted decida:

191

25. Registro de Viajeros (Clientes > Registro de Viajeros)

En esta pestaña se consultarán los partes de viajeros que deben enviarse al Cuerpo

de Seguridad con el que colabore el establecimiento. Todos los registros de viajeros

que se agreguen al realizar el check in se almacenarán en este apartado para

generar el fichero correspondiente. Por defecto está marcada la opción “Mostrar

únicamente viajeros no notificados en dependencias policiales” para que el control

de partes sea más fácil y cómodo. Si lo desmarca, podrá ver todos los ficheros

enviados, los cuales aparecerán con un “Sí” en la columna “Enviado”.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

192

Generar fichero XML

Cuando tenga preparados los registros para el envío, revise que todos los datos

son correctos. Si hubiese algún error, el sistema de hospederías de la Guardia Civil

y demás Cuerpos de Seguridad no aceptarán el fichero. En caso de que todo esté

correcto, presione . Esta acción abrirá una ventana

emergente para guardar el archivo en XML:

Seleccione la carpeta, pero no modifique el nombre del fichero, ya que el programa

lo guardará con el usuario personal del hotel y el número de parte correspondiente,

por ejemplo “28000AAH28.611”. Dicho archivo se guardará en XML y será apto

para subirlo al Servicio de Hospederías Policiales.

Una vez haya guardado el fichero, el programa querrá saber si debe marcar dichos

registros como enviados o no:

Si presiona “Sí”, los huéspedes aparecerán como enviados y no podrán volver

a ser enviados, ya que solo se generan partes con los ficheros no notificados a

dependencias policiales; si presiona “No”, el fichero se habrá generado, pero los

clientes seguirán como no notificados. Podrá marcarlos como notificados generando

un nuevo parte (podrá cancelar la acción) y marcar como enviados dichos registros.

193

Si hospederías no acepta el fichero puede ser por varios motivos:

a) El número de parte no es correcto. Revise el último número de parte

enviado a Hospederías Policiales y contrástelo con el número de parte

registrado en Avirato PMS (ver Configuración>Hospederías e INE>Parte

de viajeros).

b) El fichero contiene errores. Revise los datos de los diferentes partes, ya

que en alguno de ellos debe haber un error (fecha expedición, nombre,

sexo, etc.) y, por ende, Hospederías no acepta dicho fichero. Para modificar

un parte, deberá acceder a la pestaña Registro de viajeros en el interior de

la reserva.

Podrá generar un Excel para almacenar, en su ordenador, los partes de viajeros.

Para ello presione ; esta acción le abrirá una ventana emergente para

guardar el archivo. Igualmente, podrá imprimir las fichas de registro de viajeros

pulsando .

Si colabora con la Guardia Civil, los envíos se mandarán automáticamente (ver

(configuración>hospederías e INE>Partes de Viajeros) y no tendrá que generar

dichos archivos.

Modificar un parte de viajeros

Presione sobre el parte de viajeros que desee modificar. El programa le preguntará

si desea acceder a la reserva seleccionada:

Recuerde que, para generar correctamente los archivos, será

imprescindible tener su usuario y contraseña en el apartado de

hospederías. Ver configuración>hospederías e INE>Partes de

Viajeros.

194

Si presiona “Sí”, podrá acceder directamente a la reserva y modificar, en el registro

de viajeros, el parte de viajeros para enmendar los posibles errores; si presiona

“No”, la petición se cancelará y se mantendrá en el entorno “Registro de viajeros”.

Enviar archivo por correo electrónico

Si lo desea, podrá enviar por correo electrónico el parte el fichero de viajeros, tanto

los notificados como los no notificados, dependiendo de la opción que tenga

seleccionada. Para ello, tras marcar los viajeros que desea mandar, introduzca la

dirección a la que dese enviar el parte y presione . Podrá añadir tantas

direcciones como desee separándolas con puntos y comas (;).

El correo electrónico que se mande será en formato XML. Sabrá que ha sido enviado

porque el programa le informará de ello a través de un mensaje emergente:

Solo podrá realizar los envíos por correo electrónico si tiene

configurada su cuenta de correo electrónico en el PMS (ver

configuración>opciones>correo electrónico).

195

7 INFORMES

26.RevPar/GopPar (Informes > RevPar/GoPar)

Avirato le permitirá medir el rendimiento financiero de su establecimiento. Podrá

añadir a mano los gastos anuales de personal, suministros, costes financieros,

alquileres, mantenimiento, comisiones, publicidad y gastos varios. Cada uno de

ellos estará asociado a un color, el cual, siguiendo la cantidad marcada, se reflejará

en el gráfico de la derecha:

196

El RevPar (por las siglas en inglés de Revenue Per Available Room) y el GopPar

(por las siglas en inglés de Gross Operating Profit Per Avalaible Room) de Avirato le

permitirán medir y valorar el rendimiento financiero del establecimiento.

Avirato solo generará los gastos e ingresos relacionados con las

reservas realizadas en el PMS.

197

27. ADR (Informes > ADR)

Avirato le calculará el ADR (siglas en inglés de Average daily rate), es decir, el

precio medio de venta de la habitación durante un periodo de tiempo determinado.

A través de dos gráficos simples y fáciles de entender, se mostrarán, por un lado,

la tarifa media de alojamiento por habitación ocupada sesgada mensualmente (12

meses); y, por otro, el porcentaje de ocupación de un periodo (9 meses) de ADR.

En ambos gráficos se mostrará el mes en curso en color amarillo, mientras que los

meses pasados y futuros estarán en color azul.

Los mismos datos del gráfico ADR Mensual los encontrará en formato de tabla:

198

28. Reservas (Informes > Reservas)

28.1. Entradas y salidas

28.1.1. Información simplificada

Controle el flujo de entradas y salidas diarias de clientes en su establecimiento.

Seleccione, en el calendario habilitado para ello, la fecha que desea revisar y

filtre según sus necesidades: solo entradas, donde se mostrarán únicamente

las reservas entrantes del día seleccionado; solo salidas, donde se mostrarán

únicamente las salidas en el día seleccionado; o entradas y salidas, donde se

mostrará tanto entradas como salidas en el día seleccionado en el calendario.

Según la fecha y el filtrado se mostrará un resumen que albergará los siguientes

campos:

• Habitación: listado de las habitaciones reservadas para ese día. El

orden será el mismo que se estableciera en el rack de habitaciones (ver

configuración>habitaciones y salas>rack habitaciones).

199

• Cliente: Nombre y apellidos del cliente a quien está hecha la reserva.

• PAX: número de huéspedes por habitación.

• Régimen: régimen contratado por el cliente, donde SA= solo alojamiento;

AD= alojamiento y desayuno; MP= media pensión; y PC= pensión completa.

• Fecha de entrada: fecha en la que el cliente ha realizado el check in.

• Fecha de salida: fecha en la que el cliente ha realizado el check out.

• Estado de la habitación: estado en el que se encuentra la habitación. Esta

opción variará según los departamentos de limpieza y mantenimiento.

• Pagado: donde 0= no pagado y 1= pagado.

• Idreserva: ID de la reserva.

• Idhabitación: ID de habitación.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

200

Si hace doble clic sobre una de las reservas, el programa le preguntará si desea

acceder a dicha reserva:

Si presiona “Sí”, el programa le llevará, automáticamente, a la reserva seleccionada;

si presiona “No”, la acción se cancelará y se mantendrá en el entorno de las entradas

y salidas de las reservas.

El resumen diario puede ser impreso o guardado en formato Excel para el uso

del hotelero. Para imprimir los datos, pulse ; presione para convertirlos en

archivo Excel.

Los datos del resumen diario irán acompañados de dos gráficos, uno con todas las

entradas diarias del mes, y otro, con todas las salidas diarias del mes:

En la parte baja encontrará un resumen con el número total de entradas del mes

seleccionado; el número total de salidas del mes seleccionado; y el número total de

registros del día seleccionado.

201

28.1.2. Tabla

En este apartado encontrará sesgada la información diaria de las habitaciones del

mes seleccionado en el calendario, esto es: número de entradas y salidas; número

de habitaciones ocupadas y disponibles; número de habitaciones ocupadas y

disponibles según categoría; y número de desayunos, comidas y cenas. Los días

del mes los encontrará desplazando el scroll de la parte baja de derecha e izquierda.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

Puede imprimir la información diaria pulsando o generar un archivo Excel con

los datos presionando .

202

28.2. Ocupación/Inventario

28.2.1. Gráficos

Seleccione el mes y el año que desea consultar en los selectores

correspondientes para extraer información diaria de la facturación, la producción,

la ocupación y el porcentaje de ocupación a través de sendos gráficos:

A medida que cambie las fechas, el programa le mostrará, sin necesidad de

presionar más botones, la información solicitada.

Podrá elegir entre consultar las reservas totales o consultar las reservas facturadas

en un mes determinado:

Imagen: Reservas totales

Imagen: Reservas facturadas

203

Puede imprimir la información diaria pulsando o generar un archivo Excel con

los datos presionando .

28.2.2. Datos

En el apartado “Datos” encontrará información del tipo de habitación sesgada

por cada día del mes seleccionado, esto es: número de habitaciones ocupadas

según categoría y ocupación total de habitaciones; porcentaje de la ocupación;

PAX; ingreso de las reservas; precio medio de reservas; producción; número de

habitaciones disponibles según categoría y disponibilidad total de habitaciones.

Los días del mes los encontrará desplazando el scroll de la parte baja de derecha

e izquierda.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

Puede imprimir la información diaria pulsando o generar un archivo Excel con

los datos presionando .

Imagen: datos de la ocupación

204

28.2.3. Actual-Mes-Año

Esta pestaña informativa le mostrará los datos del periodo en curso, dando igual la

fecha seleccionada en los cursores superiores. Su función es facilitar la comparación

entre una fecha seleccionada y el tiempo vigente, siendo este el día, mes y año

en curso. Para ello se muestra el número total de reservas, número de reservas

canceladas, en no show y no vendidas; el porcentaje de ocupación; el número de

ocupantes; ingresos por habitación; ingresos de pensión; e ingresos totales.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así

verá el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre el encabezado,

podrá recolocar las columnas según su necesidad.

Puede imprimir la información pulsando o generar un archivo Excel con los

datos presionando .

28.2.4. Ocupación entre fechas

En esta pestaña podrá seleccionar un periodo determinado para que el programa le

muestre el número de habitaciones disponibles; número de habitaciones ocupadas;

número de noches de habitación; el ingreso medio de reserva; el precio medio de

habitación; el porcentaje de la ocupación; y el PAX.

Imagen: actual-Mes-Año (Ocupación/Inventario)

205

Para sacar la información marque una fecha inicial y una fecha final y presione

. El programa le mostrará dichos datos. Podrá buscar varios periodos para

compararlos conjuntamente. Dichos periodos aparecerán seguidos según el orden

de búsqueda. Si desea vaciar las búsquedas, presione ; acto seguido podrá

realizar nuevas búsquedas desde el principio.

Asegúrese de que la fecha inicial no supera a la fecha final, ya que

en ese caso el programa no le podrá mostrar datos reales.

Puede imprimir la información pulsando o generar un archivo Excel con los

datos presionando .

28.3. In house

En esta pestaña podrá controlar qué reservas del mes en curso se encuentran en el

estado “in house”, pendientes de check in y pendientes de check out. Se mostrarán

todas las reservas del mes, tanto las de días pasados como días futuros. Para ver

dichos estados, seleccione este en el desplegable habilitado para ello.

Imagen ocupación entre fechas (Ocupación/inventario)

206

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

Haga doble clic sobre una de las reservas para acceder a la misma.

Puede imprimir la información del estado seleccionado pulsando o generar un

archivo Excel con los datos presionando .

Imagen: reserva pendientes de check in (In House)

207

28.4. Regímenes

Seleccione una fecha determinada en el calendario para comprobar qué regímenes

tiene contratados para ese día.

Para modificar los regímenes de los clientes tendrá que hacerlo desde las reservas

de los mismos.

Puede imprimir la información del estado seleccionado pulsando o generar un

archivo Excel con los datos presionando .

Imagen: Regímenes reservas

208

28.5. Resumen de reservas

Desglose en este apartado todas las reservas habidas y por haber en su hotel en

un periodo determinado. Para ello seleccione una fecha inicial y una fecha final y

presione . El programa le mostrará la información de las mismas con todos

los datos necesarios:

Podrá decidir si desea visualizar los datos por reservas en general (“Todas las

reservas”), por habitaciones (“Habitaciones”) o por salas (“Salas”) en el desplegable

habilitado. Igualmente, podrá marcar o desmarcar la aparición de las reservas

anuladas.

Una vez obtenidos los datos requeridos, marque o desmarque si en el listado desea

ver la dirección de origen del cliente (“Mostrar dirección”), el número de ocupantes

(“Mostrar ocupantes”), el operador por el que hicieron la reserva (“Mostrar operador”),

y el coste de la reserva (“Mostrar costes”). Según se desmarquen estos, el número

de columnas se reducirá notablemente.

Imagen: Resumen reservas

Imagen: Detalle resumen general de reservas: búsqueda

209

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

Haga doble clic sobre una de las reservas para acceder a la misma.

Puede imprimir la información de las reservas pulsando o generar un archivo

Excel con los datos presionando .

Imagen: Detalle resumen general de reservas

210

28.6. Resumen por origen

Muestra el informe en función de la fecha de entrada, de salida o de cualquiera de

ellas. Según los parámetros buscados anteriormente, podrá revisar el origen de las

reservas de su hotel. Esta tabla le aportará el número de reservas que cada vía de

reservación (operadores, motor de reservas y recepción del hotel) le trae, así como

el total de la facturación realizada:

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

Puede imprimir la información del origen de las reservas pulsando o generar

un archivo Excel con los datos presionando .

28.7. Origen de mercado

Obtenga la información del origen de mercado de sus reservas para obtener un

amplio conocimiento sobre el flujo de las mismas. Para ello, seleccione una fecha

inicial y una fecha final y presione ; el programa le ofrecerá una tabla con la

Imagen: Resumen por origen (resumen de reservas)

211

información del número de reservas que cada vía de reservación trae al hotel junto

a la información de con cuántos días de media se hace la reserva y el total de los

ingresos facturados por cada origen en las fechas seleccionadas.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

Puede imprimir la información del origen de mercado de las reservas pulsando

o generar un archivo Excel con los datos presionando .

28.8. Cancelaciones

Acuda a este apartado cuando desee consultar las reservas eliminadas, canceladas

y en estado no show. Para ello, seleccione un periodo con una fecha inicial y una

fecha final y presione . En el desplegable podrá acotar la búsqueda

Imagen: origen de mercado

212

seleccionando el tipo de reservas a mostrar; por defecto aparecerán todas, tanto

las canceladas, como las eliminadas y las que se encuentran en no show.

Si presiona sobre una de las reservas mostradas, el programa le ofrecerá la opción

de acceder a la misma para comprobar los datos:

Si presiona “Sí”, el programa le llevará a la reserva marcada, donde verá los

datos de la reserva difuminados, por ser una reserva activos, los cuales pueden

consultarse, pero no modificarse; si presiona “No”, la acción se cancelará y seguirá

en el apartado de cancelaciones.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

Imagen: búsqueda de reservas canceladas, eliminadas, no show

213

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

Puede imprimir la información de las reservas eliminadas y canceladas pulsando

o generar un archivo Excel con los datos presionando .

Recuperar una reserva cancelada/eliminada

Las reservas que hubieran sido canceladas o eliminadas podrán recuperarse

desde este apartado. Para ello, localice dicha reserva en un periodo de tiempo

determinado y selecciónela; el programa le preguntará si desea mostrar la reserva:

presione “No”. Acto seguido, presione el botón .

Si presiona “No”, la acción se cancelará y se quedará en el entorno de cancelaciones

de reservas; si presiona “Sí”, la reserva se recuperará y volverá a aparecer en el

planning:

Si la habitación en la que se encontraba el cliente ha sido asignada a una nueva

reserva, el programa nos pedirá un nuevo realojamiento para el cliente:

214

Establezca una de las habitaciones disponibles en el desplegable y presione

. La habitación se habrá restaurado.

215

29. Estado Habitaciones (Informes > Estado Habitaciones)

Este apartado le muestra el estado de las habitaciones que se encuentran in house

en el día actual. Se podrán ver los siguientes datos:

• Habitación: nombre de la habitación.

• Estado: cómo se encuentra la habitación (disponible, limpia, sucia, en

limpieza, en mantenimiento, pendiente de revisión, fuera de servicio, otro

estado). Podrá modificarse desde el plannig, desde este apartado o desde

el módulo online de gobernanta.

• Venta online: si se vende por las vías de venta online pondrá ‘sí’; si no se

vende, pondrá ‘no’.

• Cliente: a nombre de quién se encuentra hecha la reserva.

• PAX: número de personas alojadas en el establecimiento.

• Régimen: régimen contratado por el cliente, donde SA: solo alojamiento;

AD: alojamiento y desayuno; MP: media pensión; PC: pensión completa.

• Check in: día en el que cliente realizó la entrada en el establecimiento.

• Check out: día en el que el cliente abandonará el establecimiento.

• Pagado: columna que informará si la reserva está pagada o no; donde true

es pagado y false, no pagado.

• Observaciones: En este apartado se aparecerán aquellos datos que se

incorporen en las observaciones de la reserva de la habitación.

Todas las mo Los estados de habitación no cambian de manera

automática, sino que deben ser actualizados manualmente; si no se

cambian, permanecerán siempre con el mismo estado. dificaciones

que se realicen en esta sección serán guardadas sin necesidad de

presionar ningún botón de guardado.

216

Dicha información aparece acompañada por dos gráficos, uno que muestra el

estado de las habitaciones y otro que muestra el número de habitaciones disponibles

en venta online.

Si presiona dos veces sobre una habitación podrá acceder a esa reserva.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

Puede imprimir la información del estado de las habitaciones pulsando o

generar un archivo Excel con los datos presionando .

Modificar el estado de una habitación

Imagen: Estado habitaciones

Imagen: detalle estado habitaciones

217

Seleccione la habitación que desee modificar. Si desea hacer la modificación de

más de una habitación, haga la selección presionando la tecla control (Ctrl) a la vez

que clica sobre aquellas. Una vez realizada la selección, marque el nuevo estado

en el desplegable y presione .

Las habitaciones habrán cambiado su estado:

Imagen: cambio de estado de habitación (1)

Imagen: cambio de estado de habitación (2)

218

Bloquear venta online de una habitación

Seleccione la habitación que desee bloquear. Si desea hacer la modificación de

más de una habitación, haga la selección presionando la tecla control (Ctrl) a la vez

que clica sobre aquellas. Una vez realizada la selección, marque “No disponible en

venta online” en el desplegable y presione .

Imagen: detalle estado habitaciones

Imagen: bloqueo venta online (estado de habitaciones)

219

Las habitaciones habrán cambiado su estado al último seleccionado:

Imagen: bloqueo venta online (estado de habitaciones) (2)

220

30. Mantenimiento (Informes > Mantenimiento)

30.1. Mantenimiento

Compruebe en este apartado los avisos de mantenimiento añadidos tanto en el

módulo online como en el apartado Avisos del PMS. En esta sección tendrá acceso

a todos los avisos que se hayan puesto en el hotel, ordenados cronológicamente y

mostrados según su estado: pendientes de reparación, reparados y todos.

Los avisos realizados aparecerán con , mientras que los pendientes de reparación

aparecerán con . Los cambios de estado se realizarán bien desde el módulo

online, bien desde la pestaña de avisos de Avirato PMS.

Puede imprimir el listado de mantenimiento pulsando o generar un archivo

Excel con dichos datos presionando .

Imagen: mantenimiento todos

221

30.2.Camas supletorias

30.2.1. Ubicación camas supletorias

En este subapartado de mantenimiento podrá llevar un efectivo control de las

camas supletorias habidas en su establecimiento. Por un lado podrá comprobar

dónde se encuentran las camas en una fecha determinada. Para ello, seleccione la

fecha a elegir y el programa le mostrará dicha información, informando de en qué

habitación se encuentra la cama, el número de camas usadas en esa estancia y las

fechas de entrada y salida.

Puede imprimir la información de las camas supletorias pulsando o generar un

archivo Excel con dichos datos presionando .

Por otro lado, podrá revisar la distribución de las camas supletorias ocupadas

durante 20 días, a partir del día actual, sin importar la fecha seleccionada en el

calendario anteriormente citado. Dicha distribución se muestra través de un gráfico,

donde el color amarillo corresponde al día corriente y el color azul, a los posteriores

días. (Siguiente página)

Imagen: camas supletorias

222

El número de cama ofrecido en estas pestañas se corresponderá al

añadido en configuración>tarifas y temporadas>costes adicionales.

223

31. Facturación (Informes > Facturación)

Este módulo le permitirá gestionar sin dificultad la contabilidad de su establecimiento

en relación a las reservas y facturas efectuadas en Avirato PMS.

31.1. Búsqueda de facturas

Con este apartado podrá recuperar las facturas que necesite. Para ello, introduzca

los parámetros necesarios para que Avirato PMS pueda mostrarle dichas facturas.

Según los parámetros de búsqueda insertados, se le mostrarán, en el apartado

de resultados, todas las facturas, proformas, albares y abonos que posean

correspondencia con esos parámetros. Una vez haya añadido los parámetros,

presione la tecla Enter.

Imagen: detalle búsqueda de facturas

224

Para eliminar un parámetro insertado será suficiente con borrarlos y presionar la

tecla Enter. Para los campos de fechas no será igual, sino que habrá que pulsar

(junto al calendario) para eliminar ese campo.

Al pinchar sobre alguno de los resultados mostrados en el campo “Resultados”,

podremos visualizar la factura marcada:

Puede imprimir la factura pulsando o generar un archivo Excel con sus datos

presionando . Si desea realizar esta acción con múltiples facturas, podrá

seleccionar estas en el listado de resultados presionando la tecla Control (CTRL)

a la vez que clica sobre las facturas deseadas. Después, presione los botones

anteriormente mencionados.

Imagen: búsqueda facturas

Imagen: detalle selección facturas

225

Igualmente, podrá exportar la/s factura/s seleccionada/s presionando

. Esto le permitirá guardar las facturas en la carpeta

seleccionada en su disco local.

Acceder a una factura realizada

Si hace doble clic sobre una factura seleccionada, el programa le permitirá acceder

a los datos de esta para poder modificarla:

SI presiona “Sí”, el programa le llevará a la factura seleccionada, ya sea una factura

dependiente de una reserva o no dependiente; si presiona “No”, la acción se

cancelará y se mantendrá en el entorno de búsqueda de facturación.

Solo se podrán modificar las facturas si se tiene activa dicha opción

en la configuración de facturación. Ver Configuración>Facturación.

31.2. Añadir – Modificar factura

Este apartado le permitirá realizar facturas/proformas/albaranes/abonos no

dependientes de reservas. La serie de facturación será la misma y seguirá el orden

correspondiente.

Crear una factura/proforma/albarán/abono

Lo primero que debemos hacer para generar un documento es seleccionar qué tipo

de recibo es: factura/proforma/albarán/abono.

226

Y rellenar los datos de la factura presionando :

Si el cliente al que queremos cargarle la factura es un cliente recurrente que ya se

ha alojado en nuestro establecimiento, podremos traspasar, de manera automática,

los datos de este al escribir por completo el documento de aquel y presionando

después el tabulador:

Después presionaremos “Guardar y seleccionar” y los datos se almacenarán como

hemos seleccionado. Si se borran los datos de los campos de facturación y se da

a guardar con estos campos vacíos, el programa, al carecer de nombre, creará una

factura con “Clientes varios” como cliente, dando un documento que no se

corresponde con el de ningún cliente. Podremos modificar esta factura a nombre

de Clientes varios pulsando .

Si deseamos ver una factura sin necesidad de imprimirla, tendremos

que acudir a Informes>Facturación>Búsqueda y ahí buscar y

seleccionar la factura en cuestión.

227

Puede modificar la fecha de emisión de la factura presionando en el calendario

establecido para ello. La fecha que en ella se elija será la mostrada en la facturación:

Si el programa no le permite la modificación de facturas (sale la

pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la opción de

modificación de facturas en configuración>facturación.

Desasignar una factura/proforma/albarán/abono

Avirato no permite borrar facturas, sino que en su lugar podrá desasignarlas. Para

ello, acceda a la factura en cuestión y presione . Esta acción abrirá una ventana.

Presione . El programa le pedirá confirmación para poder llevar

a cabo esta acción.

Si presiona “No”, cancelará la acción y la factura mantendrá el número asignado; si

presiona “Sí”, la factura se desasignará y el número de está quedará vacío. En este

caso, podrá generar de nuevo cualquier tipo de recibo: factura/proforma/albarán.

228

Tenga en cuenta, al desasignar una factura, que si el número de

esta no es el último de la serie, habrá un vacío en la correlación de

facturas.

Cambiar el número de factura/proforma/albarán/abono

Para cambiar el número de una factura, acceda a la factura en cuestión y presione

. Esta acción abrirá una ventana donde verá el nombre del cliente y el número

de factura.

En el cuadro de número de factura agregue el nuevo número que desee asignarle y

presione . El programa le solicitará confirmación para poder realizar la acción:

CAMBIAR IMG

Si pulsa “Sí”, el número de factura se sustituirá por el nuevo número otorgado; si

presiona “no”, la acción se cancelará y se mantendrá el número inicial.

229

31.2.1. Cargos - Factura/Hoja Seleccionada

En la sección de los cargos podremos añadir, modificar y eliminar tantos costes

como realice el cliente. Estos cargos serán los costes y conceptos que aparezcan

en la factura emitida.

Si el programa no le permite la modificación y adición de conceptos

(sale la pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la

opción de modificación de facturas en configuración>facturación, ya

que de lo contrario no podrá realizar esos cambios cuando la factura

esté generada.

Añadir cargos

Para añadir un cargo tendremos que escribir el concepto del mismo en el campo

vacío. El campo de conceptos admite letras, números y símbolos. Asimismo,

indicaremos el número de unidades que se consumen (UD) a través del selector de

cantidad y le daremos un precio. El precio podemos asignárselo bien como precio

base y el programa calculará el precio total según el IVA asignado, o bien como

precio total y el programa descontará el IVA y mostrará el precio base. Igualmente,

si aplicamos un descuento, el programa nos mostrará el precio total con este ya

calculado. Una vez tengamos todos estos datos incluidos en sus respectivos

lugares, presionaremos para agregar el concepto. En ese momento, el cargo

aparecerá en la línea que editábamos, pudiendo añadir, seguidamente, nuevos

cargos:

230

Tenga en cuenta que la adición de conceptos conllevará el aumento

proporcional del coste total de la reserva.

Si el concepto cargado pertenece a la selección de los cargos predefinidos,

habremos de desplegar, en la fila vacía, el desplegable para ver qué concepto

debemos seleccionar. Automáticamente, los precios se verán reflejados en el total.

Si se ha vendido más de una unidad de este, aumentaremos la cantidad de estos

en el selector de cantidad de UD:

Seleccionado el cargo predefinido, presionaremos para agregar el concepto. En

ese momento, el cargo aparecerá en la línea que editábamos.

Si introduce los cargos predefinidos a mano aparecerán como

cargos independientes, aunque lleven el mismo nombre,

apareciendo, en los resúmenes de facturación, como elementos

diferentes, desglosando el número de conceptos, por ende.

Modificar cargos

Podremos alterar los conceptos siempre que lo requiramos. Estos cambios se

almacenarán automáticamente, aunque siempre será necesario presionar para

asegurarnos de que se guardan correctamente.

231

Anular cargos

Junto a cada cargo encontrará . Este botón anula un cargo realizado añadiendo

ese mismo importe en negativo para descontarlo, así, del coste total de la reserva.

Antes de anular un coste, el programa le pedirá autorización para ello:

Si presiona “Sí”, el cargo aparecerá en negativo en la fila siguiente al cargo

modificado; si presiona “No”, la anulación se cancelará y seguirá vigente el cargo

en positivo. EL programa nos informará en que hoja o factura se anuló el cargo:

Postear cargos conllevará la reducción de los costes en el total de la

reserva.

232

Eliminar cargos

La diferencia entre anular un cargo y eliminar un cargo es que el primero muestra

el cargo en positivo y en negativo en la factura y, en el segundo, se elimina por

completo sin dejar huella en la factura generada.

Para eliminar un cargo, presione a la altura del cargo que desea eliminar:

Al presionarlo, el programa nos pedirá que nos aseguremos de la acción que

solicitamos:

Si presionamos “Sí”, el cargo desaparecerá de los conceptos para la facturación y

se reducirá la cantidad del mismo del coste total de la reserva; si presionamos “No”,

la acción se cancelará y se mantendrán el coste y el cargo.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un cargo eliminado no

puede recuperarse.

233

Resumen de Cargos

Ir a ruta

Pagos

Ir a ruta

Resumen de Pagos

Ir a ruta

31.3. Resumen de facturación

Busque y controle la facturación de su establecimiento en este apartado. Para ello,

seleccione la fecha inicial y final para la que solicita el resumen de facturación y

presione . Podrá filtrar la información devuelta según los siguientes

parámetros:

• Facturación + previsión: mostrará tanto las facturas emitidas como las

que deberían generarse, ya que el programa ‘prevé’ que esas facturas se

cobrarán y generarán.

• Facturación realizada: solo mostrará las facturas generadas.

• Previsión: solo mostrará aquellas reservas que posean cargos que no

hayan sido convertidos en facturas.

• Proformas: listará todas las proformas generadas en las fechas

seleccionadas.

Imagen: resumen de faturación

234

• Check In: mostrará el listado de todas las reservas con fecha de entrada.

• Check Out: mostrará el listado de todas las reservas con fecha de salida.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

En el listado de facturas podrá comprobar la cantidad de los pagos, si estos fueron

cobrados, y en qué modalidad, cuánto debe el cliente en caso de que si no fueran

pagados, y al final, en la última fila de la tabla, la suma total de cada columna.

Si hace doble clic sobre una de las facturas, el programa le preguntará si desea

acceder a dicha reserva:

Si presiona “Sí”, el programa le llevará, automáticamente, a la reserva seleccionada;

si presiona “No”, la acción se cancelará y se mantendrá en el entorno de las entradas

y salidas de las reservas.

El resumen de facturación puede ser impreso o guardado en formato Excel para el

uso del hotelero. Para imprimir los datos, pulse ; presione para convertirlos

en archivo Excel. SI no desea todas las facturas, puede hacer una selección de

estas clicando sobre ellas mientras presiona el botón Control (Ctrl) y, cuando tenga

la selección final, presionar los botones anteriormente citados.

Según las fechas y el filtro seleccionado en la parte anterior, podrá consultar el

listado de pagos por reserva y las tasas turísticas.

235

31.4. Facturación por cliente

Marque una fecha inicial y una fecha final y presione : el programa le

ofrecerá las facturas según los clientes del establecimiento. Podrá añadirle un filtro

según el importe. Para ello, seleccione si el importe es superior o inferior y añada

una cantidad. SI ya había presionado , vuelva a marcarlo para rehacer la

búsqueda.

La facturación por cliente puede ser impresa o guardada en formato Excel para el

uso del hotelero. Para imprimir los datos, pulse ; presione para convertirlos

en archivo Excel. SI no desea todos los datos, puede hacer una selección de

clientes marcando sobre ellos mientras presiona el botón Control (Ctrl) y, cuando

tenga la selección final, presionar los botones anteriormente citados.

31.5. Créditos clientes

Revise y controle los créditos de los clientes de su hotel en unas fechas concretas.

Para ello, seleccione una fecha inicial y una fecha final y presione . Esta

acción le mostrará todos los clientes que hayan pagado en el establecimiento.

Podrá agrupar los cargos por cliente marcando esta opción.

236

Puede imprimir los datos pulsando o generar un archivo Excel presionando

. Si desea realizar esta acción con diversos clientes, podrá seleccionar estos en el

listado de resultados presionando la tecla Control (CTRL) a la vez que clica sobre

las filas deseadas. Después, presione los botones anteriormente mencionados.

Puede cancelar un pago a crédito seleccionando la factura a anular y marcando, en

la parte baja, cómo se realizó el pago y presionando el botón Añadir pago.

Cuando lo hayamos marcado, el programa nos informará de que dicha petición se

ha realizado:

El crédito desaparecerá del listado.

237

31.6. Estado de pagos

Para conocer el estado de pagos del establecimiento, marque una fecha inicial y

una fecha final y presione . El programa le mostrará aquellas reservas o

facturas pagadas (y su forma de pago) y las que estén pendientes de pago.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

Puede imprimir los datos pulsando o generar un archivo Excel presionando

. Si desea realizar esta acción con diversos clientes, podrá seleccionar estos en el

listado de resultados presionando la tecla Control (CTRL) a la vez que clica sobre

las filas deseadas. Después, presione los botones anteriormente mencionados.

En la parte baja encontrará un sumatorio donde verá el estado de pagos total:

238

31.7. Hoja de caja

Compruebe la hoja de caja diaria de su establecimiento. En ella verá la cantidad

añadida en cada forma de pago durante el día seleccionado en el calendario.

Puede imprimir la hoja de caja pulsando o generar un archivo Excel presionando

.

Establezca una hora de cierre personalizada marcando la hora deseada en los

selectores y presionando el botón Recalcular.

Podrá añadir o reducir pagos en esta sección añadiendo la cantidad y la forma de

pago antes de pulsar . Para dejar la caja a cero, debe añadir la totalidad de la

caja (Total Efectivo acumulado en caja) en negativo y presionar :

En ese momento la caja estará a cero o se descontará de la forma de pago

seleccionado.

239

31.8. Histórico de pagos

Seleccione las fechas iniciales y finales (calendario) para la búsqueda, el tipo de

abono (desplegable) y presione . En ese momento, el programa le

devolverá la siguiente información solicitada:

• Usuario: en caso de que los pagos se hicieran a través de los perfiles del

negocio.

• Cliente: quién hizo el pago.

• Tipo: factura, proforma, albarán o abono.

• Factura: número de factura. Si esta columna carece de numeración (aparece

0) será porque no se ha generado ningún documento, pero sí se añadieron

pagos.

• Fecha: día en que se añadió o se anuló el pago.

• Tipo de abono: cómo se hizo el pago, esto es, efectivo, tarjeta, transferencia,

crédito, otro tipo de pago.

• Descripción: información que solo aparecerá si se ha rellenado este campo

al ingresar el pago.

• Cantidad ingresada o retirada.

Imagen: historico de pagos

240

Puede imprimir el histórico de pagos pulsando o generar un archivo Excel con

los datos presionando .

31.9. Traspaso de cargos

Lleve un control de los traspasos realizados en el establecimiento en este apartado.

Para ello, selecciones unas fechas de inicio y de fin y presione . En ese

momento, el programa le ofrecerá el seguimiento de los traspasos, informando de

la procedencia y el destino, la fecha en la que se añadió el cargo y la fecha en la

que se realizó el traspaso, el concepto de dicho cargo y el precio total de la misma:

Puede imprimir los traspasos de cargos pulsando o generar un archivo Excel

con los datos presionando .

31.10. Producción

Se recomienda, para el uso óptimo de esta herramienta, añadir en Cargos predefinidos

(configuración) los productos o servicios ofrecidos por el establecimiento para que

el programa los contabilice como uno solo, puesto que si se redactan cada vez que

se consumen, el programa lo recibirá como un producto nuevo y en el listado nos

Imagen: traspaso cargos (informes)

241

aparecerá el mismo concepto repetido varias veces.

Seleccione unas fechas en los calendarios y un filtro (facturación + previsión o

facturación realizada) y presione para que Avirato PMS le muestre todos

los conceptos vendidos en el establecimiento. Si presiona “Facturación + previsión”,

el programa le ofrecerá todos los cargos facturados y no facturados, mientras que

si selecciona “Facturación realizada”, el programa solo le mostrará los conceptos

que hayan sido facturados.

Al seleccionar “Facturación realizada”, se nos mostrará un desplegable en el que

podremos elegir cómo mostrar los conceptos, si por fecha de cargo o fecha de

factura generada. Tenga en cuenta esta opción porque puede alterar o modificar

los valores mostrados.

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las

columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando

sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.

Puede imprimir los datos de producción pulsando o generar un archivo Excel

con dichos datos presionando .

242

40. Histórico de modificaciones (Informes > Histórico de modificaciones)

En esta sección podrá comprobar todos los cambios realizados en el PMS en unas

fechas concretas. Dichos datos se muestran con los siguientes parámetros:

• Usuario: quién realizó los cambios.

• Cliente: en qué reserva o factura se hizo la modificación.

• Fechas de entrada y salida: fechas de entrada y salida del cliente.

• Campo: campo en la que se realizó la modificación.

• Valor inicial: datos o valores que tenía el campo antes de la modificación,

en los casos que se hayan modificado valores.

• Valor final: datos o valores añadidos con la modificación, en los casos que

se hayan modificado valores..

Para ver estos datos, seleccione la fecha inicial y final en las que se hicieron las

modificaciones y presione . Acto seguido el programa le mostrará esta

información:

Puede imprimir el histórico de modificaciones pulsando o generar un archivo

Excel con dichos datos presionando .

Imagen: Histórico de modificaciones (Informes)

243

41. Listado de precios (Informes > Listado de precios)

El listado de precios es una herramienta para gestionar y visualizar todos los precios

mensuales del establecimiento, segmentados por tipo de habitación y tarifas. Para

mostrar las tarifas hay que seleccionar el mes y el año deseado en el desplegable

de la izquierda y presionar el botón de la derecha:

Esa acción hará que se muestren todos los precios del mes en la parte de abajo:

Esta acción puede tardar unos segundos. Dependerá de la cantidad

de tarifas y habitaciones que posea el establecimiento.

Los días del mes aparecen en la parte alta del esquema en posición horizontal, por

lo que, para ver los últimos días del mes, tendrá que desplazar el scroll bajo hacia

la derecha.

244

Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón

a la altura de los títulos y desplazando las columnas hacia los lados.

Si se pincha sobre los precios de alguna tarifa, se abrirá la ventana de Precio Diario

para hacer la modificación del mismo (Ver Tarifas y Temporadas>Temporadas y

Precios Especiales>Establecer precio diario). Si realiza algún cambio de este

tipo, presione el botón “Guardar y sincronizar cambios” para almacenar el nuevo

precio en el PMS y sincronizarlo con el motor de reservas y el channel manager.

Todos los precios del mes pueden ser impresos o guardados en formato Excel

para el uso del usuario. Para imprimir los datos, se pulsará ; mientras que para

convertirlos en archivo Excel se presionará el icono .

245

42. Personal (Informes > Personal)

Compruebe el número de horas trabajado diariamente por sus empleados en

este apartado. Para poder hacer un seguimiento, será necesario tener diferentes

perfiles para sus empleados (ver Configuración>Usuarios y Seguridad), ya que

de lo contrario accederán todos desde el usuario “Admin”. Seleccione el día que

desea revisar en el calendario habilitado para ello y el programa le devolverá la

información solicitada.

Podrá comprobar los siguientes datos de cada conexión:

• Usuario: perfil conectado.

• Dirección IP desde la que se conectó el usuario.

• Equipo: nombre del equipo desde el que se conectó el usuario.

• Inicio y fin de sesión: hora de inicio y fin de conexión del programa desde

un perfil determinado.

• Tiempo de trabajo: cómputo total de las horas trabajadas por un usuario

concreto.

Puede imprimir el control de personal pulsando o generar un archivo Excel con

dichos datos presionando .

Imagen: control de personal

246

43. Clientes (Informes > Clientes)

Obtenga datos del flujo de sus clientes según la nacionalidad, el tipo de cliente

(particular/empresa) y su nivel en el establecimiento (estándar/VIP). Para ello,

seleccione qué datos quiere observar y el programa le mostrará esa información en

una tabla acompañada de un gráfico demostrativo:

Imagen: gráfico flujo clientes

247

8 SUGERENCIAS

Si tiene alguna consulta o sugerencia, puede ponerse en contacto con el equipo

técnico de Avirato a través de esta pestaña. Rellene los campos habilitados para la

consulta y presione .

En el botón se descargará un programa de control

remoto para que el soporte técnico de Avirato, cuando así lo requiera, pueda

conectarse a su ordenador y comprobar, desde el mismo, los problemas que pueda

tener.