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TRIBUNAIS 2012Arquivologia

Rodrigo O. Barbati

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Arquivologia III

3. Gesto de documentos.

E4. Tabela de temporalidade de documentosde arquivo.

Gerenciamento da InformaoA informao pode ser definida como oelemento referencial, noo, ideia oumensagem contido num documento.O gerenciamento da informao aadministrao do uso e circulao destainformao.O sistema de informao o gerenciamento do

fluxo de dados na organizao.

Um sistema de informao visa forneceracesso a informaes, orgnicas ou no,enquanto um sistema de gerenciamentoarquivstico visa ao controle e recuperaode documentos, sejam eles digitais ouconvencionais.

Ambos os sistemas podem oferecer insumospara tomada de decises administrativas, mascada um desempenha um papel diferentedentro das organizaes.

Gesto de documentosA gesto de documentos na administraopblica regida pela Lei 8.159/91 e definidacomo:O conjunto de procedimentos e operaestcnicas referentes s atividades de produo,tramitao, uso, avaliao e arquivamento dedocumentos em fase corrente e intermediria,visando a sua eliminao ou recolhimento para

guarda permanente (Art. 3).

A gesto de documentos atingida atravs doplanejamento, organizao, coordenao econtrole dos recursos humanos, do espaofsico e dos equipamentos, com o objetivo deaperfeioar e simplificar o ciclo documental.

Diagnstico do Arquivo a anlise detalhada dos aspectosrelacionados ao funcionamento do arquivo dainstituio, de forma a identificar as falhas ou

lacunas existentes, permitindo a adoo demedidas que visem aumentar a eficincia domesmo.

No diagnstico, se faz a anlise da situaodos acervos existentes.

Fases:1 Fase (Produo): Refere-se ao ato deelaborar documentos em razo das atividadesespecficas de um rgo ou setor.2 Fase (Utilizao): Refere-se ao fluxopercorrido pelos documentos, necessrio aocumprimento de sua funo administrativa,assim como sua guarda aps cessar seutrmite.3 Fase (Avaliao e Destinao): Envolve asatividades de anlise, seleo e fixao deprazos de guarda dos documentos.

Teste

1. (Cespe/Unb - TRE/BA - TCNICOJUDICIRIO 2010) Com relao gestode documentos, julgue os itens que seseguem.A fase de destinao de documentos, emum programa de gesto de documentos, mais complexa que as fases anteriores, porenvolver a avaliao de documentos quedevem ser encaminhados para o arquivo ouo descarte. ( )

Avaliao de documentos o processo em que so estabelecidos prazosde guarda nas fases corrente e intermediria,bem como a destinao final dos documentosda instituio (eliminao ou guardapermanente).Na prtica, o ato de se criar a Tabela deTemporalidade, realizado pela ComissoPermanente de Avaliao de Documentos.

Avaliao e Destinao

Vantagens da avaliao para a instituio

a) possibilitar a eliminao de documentosdestitudos de valor primrio e secundrio,trazendo para a instituio ganho considervelde espao fsico;

b) diminuir os gastos com recursos humanos emateriais, uma vez que no haver

necessidade de se conservar tantosdocumentos inteis;

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c) facilitar a recuperao das informaescontidas no arquivo, uma vez que o volume dedocumentos guardados ser menor, facilitando

a busca.

Valorao dos DocumentosBasicamente, o documento guardado pelainstituio enquanto o mesmo possuir valorpara a mesma, e esse valor, quando existir, seapresentar em uma das seguintes formas:

1- Valor administrativo: valor administrativo,tambm chamado de primrio, refere-se aovalor que o documento apresenta para ofuncionamento da instituio. o valor pelo

qual o documento foi criado (todo documentonasce com um objetivo administrativo) e porisso est presente em todo documento quandode sua criao. um valor temporrio.

2 - Valor histrico:O valor histrico, tambm chamado desecundrio, refere-se possibilidade de usodos documentos para fins diferentes daquelespara os quais foram originariamente criados,quando passa a ser considerado fonte depesquisa e informao para terceiros e para aprpria administrao.O documento, aps perder seu valoradministrativo, pode ou no adquirir valorhistrico, e uma vez tendo-o adquirido, este setorna definitivo, ou seja, o documento jamais operder.

Prazo de Guarda dos Documentos o perodo em que o documento deve sermantido nos arquivos correntes e intermedirio.O prazo de guarda vincula-se determinao

do valor do documento, de acordo com osseguintes fatores:- frequncia de uso das informaes contidasnos documentos;- existncia de leis ou decretos que regulem aprescrio legal de documentos (prazosprescricionais);Avaliao e Destinao

Prazo de Guarda dos DocumentosO prazo de guarda vincula-se determinaodo valor do documento, de acordo com os

seguintes fatores:- existncia de outras fontes com as mesmasinformaes (documentos recapitulativos);

- necessidade de guarda dos documentos porprecauo, em virtude das prticasadministrativas (prazos precaucionais).

Destinao final dos DocumentosTodo documento, ao trmino de seu ciclo vital,dever ser encaminhado sua destinaofinal, que ocorrer no momento em que omesmo tenha perdido seu valor administrativo.A destinao final do documento poder ser:

a) Eliminao: quando no tiver valor histrico.

b) Guarda permanente: quando tiver valorhistrico.

Tabela de Temporalidade o instrumento resultante da etapa deavaliao dos documentos e que determina oprazo de guarda dos documentos nas fasescorrente e intermediria (perodo em que omesmo ser guardado nestas fases), bemcomo sua destinao final (eliminao ourecolhimento para guarda permanente).

A Tabela de Temporalidade ser elaborada poruma comisso chamada de ComissoPermanente de Avaliao de Documentos ouComisso de Anlise de Documentos e seraprovada por autoridade do rgo para quepossa ser aplicada na instituio.

No h prazo de guarda padro, nem mximonem mnimo, para os documentos nas fasescorrente e intermediria.Cada documento ter seu prprio prazo, deacordo com o estabelecido pela Comisso deAvaliao quando da elaborao da tabela.

Seleo de Documentos realizada no mbito dos arquivos correntes eintermedirios

A seleo a separao fsica dosdocumentos de acordo com a sua destinao:

a) Eliminao: trata-se da destruio dosdocumentos cuja operacionalizao dependerde seu volume.

A seleo a separao fsica dosdocumentos de acordo com a sua destinao:

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b) Transferncia: envio dos documentos para oarquivo intermedirio, acompanhados delistagem, onde aguardaro o cumprimento dos

prazos de guarda e a destinao final.

c) Recolhimento: envio dos documentos para oarquivo permanente. Nesta fase, o arquivodeve elaborar instrumentos de recuperao dainformao com vistas sua guardapermanente e seu acesso pblico.

Teste

2. (FCC - TRE/PR Tcnico Judicirio 2012) No processo de avaliao, o

instrumento que determina prazos paratransferncia, recolhimento, eliminao emudana de suporte de documentoschama-se

A) quadro de arranjo.B) organograma.C) princpio da provenincia.D) tabela de temporalidade.E) teoria das trs idades.

5. Protocolo: recebimento, registro,distribuio, tramitao e expedio dedocumentos

PROTOCOLOEntende-se por protocolo o conjunto deoperaes visando o controle dos documentosque ainda tramitam no rgo, de modo aassegurar a imediata localizao erecuperao dos mesmos, garantindo, assim, oacesso informao.

A atividade de protocolo tpica da fasecorrente, pois nesta idade que osdocumentos tramitam bastante.

O protocolo realiza as seguintes atividades:- Recebimento;- Classificao (por assunto);- Registro Autuao;- Tramitao/Movimentao(expedio distribuio);- Controle da tramitao / movimentao.

RecebimentoOs documentos a serem tramitados pelainstituio devem ser apresentados ao

protocolo para que este passe a controlar talatividade. a etapa de recebimento dos documentos,

tanto os produzidos internamente quanto osencaminhados instituio por outrasempresas.

Classificao de documentos quanto anatureza do assuntoA classificao de documentos quanto anatureza do assunto diz respeito ao acesso aosdocumentos e se divide em:1. Ostensivos ou ordinrios qualquer pessoapode consultar o documento a sua divulgaono prejudicial).

2. Sigilosos Acesso restrito, requer medidasespeciais de salvaguarda (adotar medidas deproteo e segurana para a custdia edisseminao de documentos).

ClassificaoUma vez recebidos os documentos, o protocoloefetuar anlise a fim de identificar os assuntosdos documentos, classificando-os de acordocom os cdigos existentes no instituio.Os documentos que, porventura, foremrecebidos em envelopes fechados, devero serabertos pelo Protocolo, para que seja realizadaa classificao dos mesmos, desde que nosejam particulares (documentos noendereados instituio, e sim a umfuncionrio em particular) ou sigilosos.

Tais documentos (particulares e sigilosos)devero ser encaminhados diretamente aosrespectivos destinatrios, sem a necessidadede serem classificados, pois tm acessorestrito.

Apenas os destinatrios podero abrir estesdocumentos.Os documentos de natureza ostensiva (nemsigilosos nem particulares) devero ser abertose analisados, classificando-os de acordo com oassunto tratado, antes de serem encaminhadosaos seus destinatrios.

Registro / Autuao o procedimento no qual o protocolo cadastrao documento em um sistema de controle(informatizado ou manual), atribuindo ao

mesmo um nmero de acompanhamento(autuao ou protocolizao).

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Tramitao/Movimentao a atividade que consiste em enviar odocumento ao seu destinatrio.

Chama-se distribuio quando interna, eexpedio quando direcionada a outrainstituio.

Controle da tramitao / movimentao a atividade realizada pelo protocolo queconsiste em identificar os setores por quepassam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio, bem comoidentificar possveis atrasos na tramitaodestes.

Teste

3. (CESPE/UnB TJ/AL Tcnico Judicirio 2012) O registro, uma das funesprincipais em protocolo, consiste na:

A) tramitao de documentos por vriossetores.B) indicao do tempo de guarda de umdocumento.C) distribuio de documentos aosdestinatrios.D) separao entre documentos ostensivos esigilosos.E) identificao de elementos que sirvam debusca ao documento.

6. Classificao de documentos de arquivoe

7. Arquivamento e ordenao dedocumentos de arquivo.

Gesto de Documentos CorrentesO estabelecimento de normas para otratamento de documentos em fase correntepermite aproveitar ao mximo a informaodisponvel e necessria tomada de decises,bem como os recursos humanos e materiaisexistentes.

Essas normas visam aumentar a eficciaadministrativa, facilitar a recuperao maisrpida dos documentos e / ou informaes

neles contidas e racionalizar sua guarda econservao.

O documento corrente aquele necessrio aodesenvolvimento das atividades de rotina deuma instituio.

E os procedimentos realizados para a suaclassificao, registro, autuao e controle datramitao, expedio, e arquivamento tm porobjetivo facilitar o acesso s informaes nelescontidas.

Esse conjunto de operaes tcnicascaracteriza os servios de gesto dosdocumentos correntes.Nas administraes pblica e privada, asunidades responsveis por tais servios sointituladas protocolo e arquivo, arquivo e

comunicaes administrativas, servio decomunicaes, etc.

Na fase corrente so realizadas as seguintesatividades:- protocolo;- arquivamento;- expedio;- emprstimo e consulta;- destinao (transferncia, recolhimento eeliminao).

Classificao de documentos

O PLANO DE CLASSIFICAO o esquemaelaborado a partir do estudo das estruturas efunes da instituio e anlise do arquivo porela produzido, pelo qual se distribuem osdocumentos em classes, de acordo commtodos de arquivamento especficos.

A CLASSIFICAO ato ou efeito de analisare identificar o contedo de documentos,

selecionar a categoria de assunto sob a qualdevem ser arquivados e determinar o cdigopara a sua recuperao.

Teste

4. (FCC - TRE/PR Tcnico Judicirio 2012) A classificao arquivstica prioriza,como critrio de arranjo,

A) as funes e atividades do rgo de origem.B) as patentes e os ttulos dos signatrios dos

documentos.C) o grau de sigilo imposto pelas autoridadesdo rgo.

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D) o estado de conservao dos suportesfsicos.E) as dimenses e os formatos dos

documentos.

ArquivamentoArquivamento o conjunto das operaesdestinadas ao acondicionamento e aoarmazenamento de documentos.

O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos seroarmazenados, visando sua localizao futura.Mtodos de Arquivamento

Sistema de Busca de DocumentosA busca de um documento pode ser feita pordois tipos de sistemas:

- Sistema direto: aquele em que a busca dodocumento feita diretamente no local onde seacha guardado.

- Sistema indireto: aquele em que, para selocalizar o documento, necessita-se antesconsultar um ndice ou um cdigo. o caso dautilizao de fichrios.

Mtodos de Arquivamento

ClassesPode-se dividir os mtodos de arquivamentoem duas classes:

- Bsico: alfabtico, numrico e ideogrfico(assunto).

- Padronizado: variadex, automtico,

mnemnico, etc.Obs.: o mtodo alfanumrico combinao deletras e nmeros no se inclui nas classes demtodos bsicos e padronizados e considerado um sistema semi-indireto.

Mtodo Alfabtico Simples o mtodo que utiliza um nome existente nodocumento para organiz-lo de formaalfabtica.

Em geral, o mtodo alfabtico mais simples ebarato, se comparado aos demais.

O arquivamento de nomes obedece a algumasregras chamadas de regras de alfabetao.

Regras de Alfabetao1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-seo ltimo sobrenome e depois o prenome.Arquivam-se:Menezes, Frank MaiaSantos, Edson PereiraSilva, Marcos Roberto ArajoObs.: Quando houver sobrenomes iguais,prevalece a ordem alfabtica do prenome.Arquivam-se:Miranda, CarmemMiranda, Fbio Santos

Miranda, Luciano Pereira

2. Sobrenomes compostos de um substantivo eum adjetivo ou ligados por hfen no seseparam, quando transpostos para o incio.Arquivam-se:Barra Mansa, Joaquim de SouzaCastelo Branco, CamiloVilla-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavrasSanta, Santo ou So seguem a regra dossobrenomes compostos por um adjetivo e umsubstantivo, ou seja, quando transpostos,devem ser acompanhados dos nomes que ossucedem.Arquivam-se:Santa Rita, RicardoSanto Cristo, Joo doSo Paulo, Jos Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes tmprecedncia na classificao de sobrenomes

iguais.Arquivam-se:Silva, E.Silva, EstevoSilva, Everaldo

5. Os artigos e preposies no soconsiderados.Arquivam-se:Almeida, Pedro deAndrade, Ricardo dCouto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau deparentesco so considerados parte integrante

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do ltimo sobrenome, mas no soconsiderados na ordenao alfabtica.Arquivam-se:

Cerqueira Sobrinho, MrcioMiranda Jnior, EdisonPereira Neto, Osrio

7. Os ttulos no so considerados naalfabetao. So colocados aps o nomecompleto, entre parnteses.Arquivam-se:Cardoso, Jorge (Ministro)Fernandes, Carlos (Professor)Pontes, Emerson (Coronel)

8. Os nomes estrangeiros so consideradospelo ltimo sobrenome, salvo nos casos denomes espanhis e orientais.Arquivam-se:Bush, AdamBush, George WalkerChaplin, CharlesSmith, John Taylor

9. Os nomes espanhis ou hispnicos soregistrados pelo penltimo sobrenome, que,tradicionalmente, corresponde ao sobrenomede famlia do pai.Arquivam-se:Gutierrez Salazar, EnricoPereira de la Fuente, MariaPuentes Hernandez, Pablo

10. Os nomes orientais japoneses, chinesese rabes - so registrados como seapresentam.Arquivam-se:Li Yutang

Osama Bin LadenSasazaki Yonoyama

11. Os nomes de firmas, empresas, instituiese rgos governamentais devem ser transcritoscomo se apresentam no se considerando,porm, para fins de ordenao, os artigos epreposies que os constituem. Admite-se,para facilitar a ordenao, que os artigosiniciais sejam colocados entre parnteses apso nome.Arquivam-se:

Antonio Silva & Cia.Associao Educacional do DFAssociao dos Jornalistas do DF

Companhia Petrolfera NacionalEmbratel S/ATentao Mveis Ltda (A)

12. Nos ttulos de congressos, conferncias,reunies, assembleias e assemelhados osnmeros arbicos, romanos ou escritos porextenso devero aparecer no fim, entreparnteses.Arquivam-se:Congresso de Biblioteconomia (Quinto)Curso de Cincias Contbeis (3)Encontro Nacional de Arquivistas (II)Simpsio de Histria Natural (Nono)

Teste

5. (FCC - TRE/CE Tcnico Judicirio 2012) No Departamento de RecursosHumanos de uma instituio, h pastascorrespondentes aos seguintesfuncionrios:a. Joo Manuel de Souzab. Luiz Alberto de Sousac. Maria Regina da Silvad. Jos Dias Silvae. Doroti Silveiraf. Srgio Sampaiog. Carlos Souza SilvaSe tais pastas forem submetidas aordenao alfabtica, sua disposiocorreta ser

A) f, g, d, c, e, b, a.B) f, c, b, d, a, c, g.C) b, d, a, c, f, e, g.D) g, e, f, c, a, d, b.E) g, b, a, d, c, e, f.

Mtodo GeogrficoO mtodo geogrfico um sistema direto, ouseja, aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde este se achaguardado.No mtodo geogrfico, os documentos seroorganizados de acordo com o local ou setor emque foram produzidos (procedncia).Existem duas regras bsicas para oarquivamento por este mtodo.

1- Se considerarmos primeiramente o pas ouestado e depois as cidades haver destaque

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especial para a capital, cuja pasta ser aprimeira.Exemplo:

RJ Rio de Janeiro Joo AlfredoRJ Campos Lucas MarquesSP So Paulo Lvia de FtimaSP Campinas Pedro LuizSP - Santos - Paulo Silva

2 - Se considerarmos primeiramente ascidades e depois o estado ou pas, no haverdestaque para a capital e em todos osdocumentos ser observada a ordem alfabticapor cidades.Exemplo:

Araatuba SP Luiz CarlosBelm PA Adalberto OliveiraCrates PE Francisco BalbinoDiadema SP Dilma da SilvaSo Paulo SP - Lvia de Ftima

Mtodo NumricoO mtodo numrico simples organizado pelonmero relativo ao documento. Posteriormente,para se localizar o documento, necessita-seantes consultar um ndice ou um cdigo.No mtodo numrico cronolgico, osdocumentos sero organizados tomando-sepor base uma data, que, em geral, a data deproduo do documento ou o perodo a queeste se refere.Mtodo Dgito-terminal

Esse mtodo surgiu em decorrncia danecessidade de serem reduzidos errosno arquivamento de grande volume dedocumentos, cujo elemento principal deidentificao o nmero.

Os documentos so numerados

sequencialmente, mas sua leituraapresenta uma peculiaridade quecaracteriza o mtodo, ou seja: osnmeros, dispostos em trs grupos dedois dgitos cada um, so lidos dadireita para a esquerda, formandopares.

Exemplo:O nmero 831.423, ser lido como 23 14 83.Quando o nmero for composto de menos de

seis dgitos, sero colocados zeros suaesquerda para fins de complementao.Exemplo:

O nmero 56.879 ser lido como 79 68 05.

Mtodo Ideogrfico

O mtodo ideogrfico aquele que separa osdocumentos por assunto e pode ser alfabtico,numrico ou alfanumrico.No existem na Arquivologia esquemaspadronizados de classificao por assunto,como ocorre em relao Biblioteconomia coma Classificao Decimal de Dewey (CDD) eClassificao Decimal Universal (CDU).

Cada instituio dever, de acordo com suaspeculiaridades, elaborar seu prprio plano declassificao, onde os assuntos devem ser

grupados por ttulos principais e estessubdivididos em ttulos especficos, partindo-sesempre dos conceitos gerais para osparticulares.Os assuntos podem ser ordenados nosistema alfabtico (Dicionrio ouEnciclopdico) ou numrico (Duplex, Decimalou Unitermo).

Mtodos de ArquivamentoApesar de existirem vrias formas de seorganizar documentos, no possvelidentificar determinado sistema como sendo omais adequado, sem antes conhecer adocumentao a ser tratada.O melhor mtodo de arquivamento dependerexclusivamente das caractersticas dosdocumentos em questo.Podendo a instituio adotar quantos mtodosforem necessrios para bem organizar seusdocumentos.

Teste

6. (CESPE/UnB TJ/AL Tcnico Judicirio 2012) Assinale a opo correta, a respeitode tcnicas de ordenao de arquivo.

A) A ordenao numrica mtodo direto, poisa pesquisa ocorre exatamente no documento.B) Na ordenao numrico-cronolgica,numera-se pasta de arquivo e no documento.C) A ordenao alfabtica mtodo direto eutiliza o nome para dispor os documentos ouas pastas, sem a necessidade de instrumento

auxiliar.D) A ordenao por assunto no tem regras oumtodos evidentes.

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E) Na ordenao geogrfica, caso o principalelemento de identificao seja cidade e noestado, a capital deve ser destacada.

Gesto de Documentos IntermediriosEncerrado o perodo de arquivamento na fasecorrente, alguns documentos podem sereliminados imediatamente, desde que assimdefinidos na Tabela de Temporalidade dainstituio, mas uma parte relativamenteimportante destes dever ser conservada porum perodo mais longo em funo de razeslegais ou administrativas.

Neste caso, no se justifica a sua guarda junto

aos organismos que os produziram, pois estesdocumentos ocupariam um espao em locaisonde o custo extremamente alto.Os depsitos de armazenagem temporriaconstituem uma alternativa cujo objetivoprincipal minimizar o custo pblico da guardade documentos intermedirios, racionalizandoespao fsico, equipamentos e recuperao dainformao.

Responsveis pela guarda fsica dosdocumentos de uso pouco frequente, osarquivos intermedirios:- atendem s consultas feitas pelos rgosdepositantes;- procedem aplicao de tabelas detemporalidade atravs de seleo dedocumentos para eliminao ou recolhimento;- coordenam o recolhimento de documentospermanentes para o arquivo de terceira idade.

Os documentos s devem ser aceitos paraguarda intermediria quando for conhecido o

seu contedo, o prazo de guarda e a data deeliminao ou recolhimento.A unidade administrativa que transfere osdocumentos ao arquivo intermedirio conservaseus direitos sobre os mesmos, podendoconsult-los ou tom-los por emprstimo.A consulta por parte de terceiros s permitidacom a autorizao da unidade administrativaque transferiu os documentos.

ARQUIVOS PERMANENTESO arquivo permanente possui como principal

atribuio a custdia e preservao dosdocumentos de guarda permanente

encaminhados pelas diversas unidades daorganizao.Para desempenhar com competncia o referido

papel, o arquivo permanente desenvolve vriasrotinas e atividades que visam assegurar,independentemente do suporte, a integridadedos documentos que lhe so confiados.

Atividades no Arquivo Permanente:a) arranjo: reunio e ordenao adequada dosdocumentos.b) descrio: a descrio leva em conta tantoos elementos formais quanto os de contedodo documento. A partir das informaessubtradas pode-se elaborar os instrumentos

de pesquisa (guias, catlogos, inventrios, etc.)c) conservao: so as medidas de proteoaos documentos e ao seu local de guarda.d) referncia: poltica de acesso e uso dosdocumentos.

Importante lembrar que tambmcompete ao arquivo permanente:

1 - Higienizao dos documentosrecebidos;

2 - Mudana de suporte; 3- Verificao de arquivos

microfilmados; 4- Verificao de arquivos digitais e

magnticos.

Importante lembrar que tambm compete aoarquivo permanente:5 - Controlar o recebimento e emprstimo dosdocumentos, atravs de sistema informatizado;6 - Implantar e executar processo dereproduo de documentos que tenhamcondies de manuseio;

7- Preparar exposies documentais;8 - Prestar assessoria no trabalho derecuperao e resgate da memria institucionalda organizao;9 - Elaborar instrumentos de pesquisa, paradivulgao do acervo e disseminao deinformaes, em meio impresso e eletrnico.

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Teste

7. (Consulplan TSE Analista Judicirio

2012) Os procedimentos tcnicosrelacionados aos documentos de arquivosprivados pressupem que, em sua fasepermanente, o arranjo e a descrio esto,respectivamente, ligados s noes deA) avaliao e classificao.B) classificao e acesso.C) fundo e acesso.D) fundo e classificao.

Fontes

ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de TermosArquivsticos: subsdios para uma terminologiabrasileira. Rio de Janeiro, 2005.PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria ePrtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br

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Arquivologia IV

8. Acondicionamento e armazenamento de

documentos de arquivo.e9. Preservao e conservao de

documentos de arquivo.

PreservaoO acesso e a preservao so duas funesvitais dos Centros de Documentao, masmuitas vezes so antagnicas.A primeira, entendida aqui como apossibilidade de consulta, como resultado da

existncia de instrumentos de pesquisa.E a segunda, como um conjunto de atividadesenvolvendo o acondicionamento, oarmazenamento, a conservao e arestaurao de documentos.

Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia dodocumento em formato microgrfico (microfilmeou microficha).O microfilme uma mdia analgica dearmazenamento para livros, peridicos,documentos e desenhos.

A primeira e mais importante razo parajustificar o uso do microfilme a economia deespao.O microfilme uma imagem reduzida de umaforma maior; portanto, o tamanhoextraordinariamente reduzido da imagem deum documento qualquer.

Essa reduo de espao garantida pelo valor

legal do microfilme, que significa que o mesmopossui o mesmo valor do documento originalem papel, e poder substitu-lo nos casos emque no tiver valor histrico.

O microfilme de substituio o microfilme queserve preservao das informaes contidasem documentos que so eliminados, tendo emvista a racionalizao e o aproveitamento deespao.

Para organizar o arquivo de microfilmes h

arquivos prprios.

dispensvel dizer que o arquivo seracompanhado de um ndice.

Por fora das gavetas so marcados oscdigos dos rolos que elas abrigam, tornandomuito fcil a consulta.

A adoo da microfilmagem exigir dainstituio equipamentos que permitam ler taisdocumentos, chamados leitoras de microfilmesou leitoras de microfichas, que, em algunscasos, permitem a gerao de uma cpia empapel do documento microfilmado.

Benefcios para o uso da microfilmagem

Validade Legal - a microfilmagem umprocesso reprogrfico autorizado pela Lei 5.433de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de30/01/1996, que conferem ao microfilme omesmo valor legal do documento original;Reduo sensvel de espao;

Acesso fcil e rpido - consequncia daspequenas dimenses das microformas, daeficincia de sua catalogao e indexao,comparativamente aos arquivos convencionaisem papel;Garantia da confidencialidade das informaes- visto que a olho nu impossvel visualizarqualquer informao;

Segurana - por se tratar de um materialfotogrfico, alm de permitir reprodues comrapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado,devido ao pequeno volume, permite o seuacondicionamento em caixas forte (arquivo desegurana), protegido de sinistros;

Durabilidade - respeitando-se a determinadasnormas da microfilmagem, acondicionamento emanuseio, os arquivos microfilmados podemser conservados indefinidamente.

Teste

1. (FCC - TRE/SP Tcnico Judicirio 2012) Para proteger documentos de valorpermanente, impedindo seu uso e manuseioconstantes, utiliza-se a microfilmagem de

A) referncia.B) distribuio.C) substituio.

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D) preservao.E) complemento.

AutomaoA automao ou informatizao dos arquivospermite o desenvolvimento de mtodos simplese eficazes para o gerenciamento de arquivos.Atravs das inovaes da automao possvel decidir corretamente o que fazer comos arquivos, que tecnologias aplicar aosmesmos e ainda control-los de formaeficiente, rpida e segura, administrando ereduzindo os custos operacionais.

Validade do Documento Digital

A lei 12.682/12 trata da digitalizao, doarmazenamento em meio eletrnico, ptico ouequivalente e da reproduo de documentospblicos e privados.Entende-se por digitalizao a converso dafiel imagem de um documento para cdigodigital.

Para que essa equivalncia seja vlida, oarquivo digitalizado deve manter a integridadee a autenticidade do original com o emprego decertificado digital emitido no mbito daInfraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira -ICP Brasil.

ICP-BrasilA Administrao Pblica Federal, por meio daedio da Medida Provisria n 2.200-2/2001,instituiu a InfraEstrutura de Chaves PblicasBrasileira ICP-Brasil, estabelecendo padresde certificao digital para todos os rgos daesfera federal.

Este servio, adequando-se a esses padres,passa a utilizar certificado digital deequipamento/servidor emitido dentro doscritrios estabelecidos pela Infraestrutura deChaves Pblicas Brasileira.

Vantagens da automao de arquivos:a) controle eficiente das informaes;b) acesso rpido aos arquivos;c) liberao do espao fsico ocupado porpapis e informaes inteis;d) controles voltados para a obteno de

Certificados de Qualidade;e) atendimento eficiente s demandas docliente, fiscalizao, auditorias e outras;

f) automao dos arquivos utilizando tecnologiade ltima gerao;g) decises estratgicas sobre os arquivos.

Gesto eletrnica de documentos (GED) umatecnologia que auxilia a produo, controle,armazenagem, compartilhamento erecuperao das informaes existentes emdocumentos.A GED no deve ser confundida com gesto dedocumentos eletrnicos (GDE), pois esta visaao gerenciamento de documentos produzidosexclusivamente em meio eletrnico.

O GED e o GDE permitem o acesso rpido s

informaes desejadas, pois, normalmente, osdados e informaes so acessados via web, oque torna a ferramenta ainda mais eficiente,pois os documentos podero ser acessados dequalquer lugar, na hora exata e pela pessoaautorizada (mediante login e senha), garantidaa segurana dos dados e o controle das aesrealizadas (trilha de auditoria).

Para preservao de documentos de guardapermanente recomenda-se efetuar:

a) migrao processo de alterao dosuporte ou de atualizao ou alterao doprograma (atualizao do formato e caracteresdo documento ou dado) ou conjugao dessesdois.b) emulao processo de simulao de partede um equipamento ou programa, de forma adisponibilizar o acesso a um processo lgicoem seu formato original.

Cumpre alertar que no adianta apenas

adquirir equipamentos sofisticados, softwares,desenvolver programas, sem que a informaoesteja tratada tecnicamente e os documentospreservados. preciso levar em conta que tanto amicrofilmagem como a informatizao sotcnicas que auxiliam e aperfeioam osservios, tornando-os mais rpidos, eficientes eseguros.

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2. (Cespe TJ/AL Analista Judicirio 2012) A eliminao de documentosarquivsticos submetidos a processo de

digitalizao pode ocorrer caso

A) os documentos sejam de valor permanente.B) os documentos sejam de valor secundrio.C) seja submetida aprovao do Ministrio daJustia.D) esteja prevista na tabela de temporalidadedo rgo.E) tenha sido autorizada pela Cmara Tcnicade Avaliao.

A conservao dos documentos envolve um

conjunto de procedimentos estabilizadores quevisam desacelerar o processo de degradaode documentos ou objetos provocados pelosagentes de deteriorao.

Tal processo ocorre por meio de controleambiental (climatizao) e de tratamentosespecficos como: higienizao, alisamento efumigao (desinfestao), alm de pequenosreparos e acondicionamento adequado.

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3. (CESPE/UnB TJ/AL Tcnico Judicirio 2012) Com relao a preservao dedocumentos, uma importante operao deconservao :

A) a emulao.B) o arranjo.C) o alisamento.D) a descrio.E) a difuso.

Agentes de deteriorao dos acervos debibliotecas e arquivos so aqueles que levamos documentos a um estado de instabilidadefsica ou qumica, com comprometimento desua integridade e existncia.

Os fatores de deteriorao apontados comoagentes so divididos em internos e externos.

Agentes internos que danificam osdocumentos:Acidez do papel.

Qualidade das tintas usadas nos documentos.Oxidao de metal - clipes, grampos ebailarinas (hastes) de metais suscetveis

ferrugem.

Agentes exteriores que danificam osdocumentos

A) Fsicos:

Luminosidade - a luz um dos fatores maisagravantes no processo de degradao dosmateriais bibliogrficos, por isso, deve-se evitara exposio dos documentos luz natural (luzsolar) e ainda reproduo, pois tais fatores

causam o envelhecimento do papel.

Temperatura Temperaturas demasiado altasou baixas aceleram a degradao do papel,que encontra na casa aproximada dos 20 a22c sua temperatura ideal.

Umidade - a umidade o contedo de vapordgua presente no ar atmosfrico, resultanteda combinao dos fenmenos de evaporaoe condensao dgua, que esto diretamenterelacionados temperatura do ambiente.O excesso de umidade, bem como o climamuito seco tambm contribui para a aceleraodo processo de envelhecimento do documento.

B) Qumicos:

Poluio Atmosfrica - A celulose atacadapelos cidos, ainda que nas condies deconservao mais favorveis. A poluioatmosfrica uma das principais causas dadegradao qumica.

C) Biolgicos:

Insetos - o ataque de insetos tem provocadograves danos a arquivos e bibliotecas,destruindo colees e documentos preciosos.

Fungos - atuam decompondo a celulose,grande parte deles produzem pigmentos quemancham o papel.

Roedores - A luta contra ratos mais difcil que

a preveno contra os insetos.

D) Ambientais:

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Ventilao - um outro fator a considerar comoelemento que favorece o desenvolvimento dos

agentes biolgicos, quando h pouca aerao.Poeira - um outro fator que pode favorecer odesenvolvimento dos agentes biolgicos sobreos materiais grficos, a presena de p.

E) Humanos:O homem, ao lado dos insetos emicrorganismos, um outro inimigo dos livros edocumentos, embora poderamos imaginar queele seria o mais cuidadoso guardio dosmesmos.

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4. (Cespe - TRE/RJ Tcnico Judicirio 2012) No que concerne preservao econservao de documentos de arquivo,julgue os prximos itens.

I - O amarelecimento do papel sinal de que odocumento est em processo de deteriorao.( )II - A acidez do papel, condio que podedanific-lo, decorre da presena de elementosmetlicos no documento, como grampos,bailarinas e clipes. ( )

Acondicionamento e Armazenamento

O acondicionamento a embalagem destinadaa proteger os documentos e a facilitar o seumanuseio.

O armazenamento a guarda de documentosem mobilirio ou equipamentos prprios, em

reas que lhes so destinadas.Preservao

Documentos em papel:

As estantes e arquivos devem ser de metalpintado (para evitar ferrugem);Manter as mos limpas ao manusear osdocumentos;No utilizar fitas adesivas ( tipo durex e fitascrepes) e cola branca (PVA) para evitar a

perda de um fragmento de um volume emdegradao. Esses materiais possuem alta

acidez, provocam manchas irreversveis ondeaplicado.

Para a remoo do p das lombadas e partesexternas dos livros, pode-se usar o aspiradorcom a escova circular especial para livros,adaptada com tecido de fil ou gaze, paramaior proteo do documento;

Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas,escovas macias e flanelas de algodo;

Durante a limpeza, removem-se gramposmetlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis ecartes cidos;

Quando houver necessidade de observaesnos documentos, utilizar lpis, que no agridemtanto o papel quanto as canetas, e aindapermitem eventuais correes, se necessrio.

Fotografias: Devem receber proteo individual de boaqualidade; Devem ser manuseadas com as luvas dealgodo e arquivadas em mobilirio de ao; No se deve forar a separao de umafotografia da outra; Escrever o necessrio somente no verso,com lpis macio.

Diapositivos (slides):Utilizar materiais de acondicionamentoadequados (cartelas flexveis de polietileno oupolipropileno);

Utilizar mobilirio metlico;

Produzir duplicatas para projees frequentes.

Microfilmes:Devem ser armazenados em cofres, arquivosou armrios prova de fogo e colocados emlatas vedadas umidade;Devem ser feitas duplicatas;

A sujeira deve ser removida com um panolimpo que no solte fiapos, umedecido comproduto para limpeza de filmes. Disquetes, Pen Drive e CD-ROM: Usarprodutos de boa qualidade;

Mant-los em local fresco, seco e longe docomputador; Usar programas antivrus;

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Proteger o CD contra arranhes e poeira.

Caixas de arquivo:

Utilizar caixas de papelo ao invs das deplstico, pois estas ltimas tendem a transpirarquando submetidas a altas temperaturas,observando que as mesmas devero sermaiores do que os documentos que nelasestejam inseridos e utilizando, quandonecessrio, calos, evitando que os mesmosse dobrem dentro delas.

Na identificao das caixas deve-se utilizaretiquetas auto-adesivas impressaseletronicamente ou, na impossibilidade desta

impresso, utilizando canetas hidrogrficas ouesferogrficas.

Finalmente, cabe enfatizar que vistorias noacervo devem ser feitas periodicamente pararevis-lo e manter a limpeza, pois limpeza umdos fatores prioritrios de preservao e deveser realizada em todas as fases doarquivamento.

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5. (Cespe - TRE/RJ Tcnico Judicirio 2012) No que concerne preservao econservao de documentos de arquivo,julgue os prximos itens.

I - As condies de armazenamento dedocumentos em papel distinguem-se das dedocumentos fotogrficos, como o eslaide, onegativo e o papel fotogrfico, dadas asdiferenas de suporte, em especial as relativass propriedades fsicas dos materiais. ( )

Restaurao de documentos

A restaurao de documentos tem por objetivorevitalizar a concepo original, ou seja, alegibilidade do objeto.

A restaurao e a restituio de detalhes ecaractersticas da obra baseiam-se no respeitoao material original, ao plano inicial e aosdocumentos autnticos.So mtodos de restaurao de papel, por

exemplo:

a) Banho de gelatina - consiste em mergulhar odocumento em banho de gelatina ou cola, oque aumenta a sua resistncia, no prejudica a

visibilidade e a flexibilidade e proporciona apassagem dos raios ultravioletas einfravermelhos.Os documentos, porm, tratados por esteprocesso, que natural, tornam-se suscetveisao ataque dos insetos e dos fungos, alm deexigir habilidade do executor.

b) Encapsulao - utiliza basicamente pelculasde polister e fita adesiva de duplorevestimento.O documento colocado entre duas lminas

de polister fixadas nas margens externas porfita adesiva nas duas faces; entre o documentoe a fita deve haver um espao, deixando odocumento solto dentro das duas lminas. considerada um dos mais modernosprocessos de restaurao de documentos.

c) Laminao - um mtodo de restauraoque consiste em envolver com uma folha depapel de seda e outra de acetato de celuloseas duas faces do documento, colocando-onuma prensa hidrulica.O acetato de celulose, por ser termoplstico,adere ao documento, juntamente com o papelde seda, e dispensa adesivo. A durabilidade eas qualidades permanentes do papel soasseguradas sem perda da legibilidade e daflexibilidade, tornando-o imune ao defungos e pragas.

d) Silking - uma tcnica de restaurao dodocumento, que consiste no uso de tecido pararecuperao dos documentos. Este mtodo

utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao usode adesivo afeta suas qualidadespermanentes.Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, areproduo e o exame pelos raios ultravioletase infravermelhos so pouco prejudicados. , noentanto, um processo de difcil execuo, cujamatria prima de alto custo.

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6. (CESPE/UNB - TRE/MA TcnicoJudicirio- 2009 - adaptada) Quanto preservao, conservao e restaurao

de documentos, julgue os itens .

I - O silking um mtodo de desinfestao quecombate os insetos e apresenta maioreficincia que a fumigao. ( )II - A higienizao dos documentos consiste emmergulhar o documento em banho de gelatina.( )

FontesARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos

Arquivsticos: subsdios para uma terminologiabrasileira. Rio de Janeiro, 2005.PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria ePrtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br

GABARITO

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ARQUIVOLOGIA III1. (CERTO)2. D

3. E4. A5. A6. C7. C

ARQUIVOLOGIA IV1. D2. D3. C4. I (CERTO)

II (ERRADO)

5. I (CERTO)6. I (ERRADO)

II (ERRADO)

aulas 03 e 04

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