auditorÍas articuladas

7/25/2019 AUDITORAS ARTICULADAS

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CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS ESPECIALIZADOSPROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS

AUDITORAS CON PARTICIPACIN DEORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL

TABLA DE CONTENIDO

NUMERAL TEMA PGINA

INTRODUCCIN 3

I. AUDITORAS ARTICULADAS CON LA SOCIEDAD CIVIL 5

1. AUDITORAS ARTICULADAS 5

1.1. AUDITORAS ARTICULADAS CON ORGANIZACIONES DELA SOCIEDAD CIVIL

5

1.2. PROCEDIMIENTOS DE PARTICIPACIN DE LASOCIEDAD CIVIL EN LAS AUDITORAS

ARTICULADAS

6

1.3. ROL DE LAS PARTES INVOLUCRADAS 16

2. DIRECTRICES PARA LA IDENTIFICACIN Y EJECUCIN

DE LAS AUDITORAS ARTICULADAS

19

3. AYUDAS DE MEMORIA 21

4. BITCORA 24


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5. CONVENIOS DE COOPERACIN 31

6. ENCUESTAS DE SATISFACCIN AL CLIENTE 32

. TABULACIN ENCUESTAS DE SATISFACCIN 34

!. EJECUTORES DE LA ESTRATEGIA Y ROLESCORRESPONDIENTES

36

9. PLAN DE ACTIVIDADES Y ACCIONES A EJECUTAR 3!

II.

E"ERCICIOS DE CONTROL #ISCAL MACRO CON

ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL. 4$

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INTRODUCCIN

Es de conoc!en"o #$e den"%o de& !'%co de& Es"'do Soc'& de De%ec(o #$e nos'ss"e) se *%o*c' &' *'%"c*'c+n de &' c$d'd'n,' en &os 's$n"os de& es"'do)-'.o &' deno!n'c+n de Con"%o& Soc'& /

L' Con"%'&o%,' Gene%'& de &' Re*0-&c' no (' sdo '.en' ' "'& *%oceso 1 es 's,co!o) en es"' Ad!ns"%'c+n 1 den"%o de& P&'n Es"%'"23co 455674585)9E:cenc' 1 Mo%'&d'd en &' Ad!ns"%'c+n P0-&c'; ) (' :o%!$&'do co!o $node s$s o-.e"


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&' "e!?"c' :%en"e '& se3$ndo "+*co) !en"%'s #$e *'%' &e *%oceso !c%oso&'!en"e se %e#$e%%?n de '.$s"es) ' &o !e.o% de "*o :o%!'&) *$es en $n "odo

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8/ AUDITORIAS ARTICULADAS CON ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDADCIVIL) 1

4/ EJERCICIOS DE CONTROL FISCAL MACRO CON ORGANIZACIONESDE LA SOCIEDAD CIVIL/

P'%' e& *%!e% c'so nos


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I. AUDITORAS ARTICULADAS CON LA SOCIEDAD CIVIL

L' es"%'"e3' de '$d"o%,'s '%"c$&'d's con o%3'n>'cones de &' soced'd c


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(os aportes de las organizaciones de la sociedad civil a la auditora, deben en lo

posible, estar soportados en documentos o pruebas. 'in embargo, las auditorasarticuladas no buscan *ue las organizaciones de la sociedad civil *ue participanasuman, simplemente, el papel de denunciantes pues el conocimiento de un temadeterminado, su an+lisis y discusin en 2esa de #raba-o Articulada, puederesultar m+s enri*uecedor y efectivo para el e*uipo auditor *ue una denuncia.

1.1.1 Propsitos de las Auditoras Articuladas

Con la puesta en marca de las auditoras articuladas se busca, entre otros lossiguientes propsitos3

4incular a la sociedad organizada en el e-ercicio de la vigilancia del buen

uso de los recursos pblicos. -ercer control social a las entidades del stado mediante la participacin

organizada de la ciudadana5 Fortalecer el nfo*ue "ntegral del Control Fiscal, a travs del control social5 Compartir con la sociedad civil el cumplimiento de la misin y la visin de la

Contralora eneral de la %epblica.

1.2. Procedimiento de Participacin de la Sociedad Civil en las AuditorasArticuladas

l procedimiento a travs del cual se desarrolla la estrategia de auditoras

articuladas con organizaciones de la sociedad civil, se compone de las etapas devinculacin, y articulacin . 6'e elimina la palabra fase y se cambia por etapa, parano presentar confusiones con las fases del )roceso Auditor. As mismoeliminamos la llamada fase de e7tensin, por corresponder al )roceso 2acro8

1.2.1 Etapa de Vinculacin

"ncluye la identificacin y sensibilizacin de la organizacin de la sociedad civil, laaceptacin de la misma para acer parte de la estrategia, el tr+mite para lavigilancia de la gestin pblica as como la capacitacin previa a su eventualfirma.

1.2.1.1 Identiicacin

s el proceso mediante el cual los distintos funcionarios de la Contralora eneralde la %epblica 6contraloras delegadas sectoriales, gerencias departamentales,Contralora !elegada para la )articipacin Ciudadana, entre otros8 proponendiversas organizaciones de la sociedad para su vinculacin a la estrategia.

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(as $rganizaciones identificadas deber+n cumplir los siguientes re*uisitos3 9ue se encuentren debidamente conformadas y *ue representen a algn

sector de la ciudadana, tales como traba-adores, estudiantes,profesionales, campesinos, industriales, entre otros, agrupadosformalmente en sindicatos, agremiaciones, asociaciones, organizacionesno gubernamentales, veeduras, etc.

9ue conozcan alguna6s8 de la6s8 entidad6es8 o los negocios o sectores *ueaudita la C%.

9ue cuenten con trayectoria *ue permita la observancia de los principios deconfidencialidad, ob-etividad, seriedad, responsabilidad, reserva y estrictocumplimiento de los roles predeterminados para cada una de las partes,dentro de los cuales se enmarca la estrategia, para *ue de esta forma

pueda generarse y adicionar valor agregado al e-ercicio de la vigilancia del

buen uso de los recursos pblicos.

1.2.1.2 Sensi!ilizacin

%ealizada la identificacin y el registro de la organizacin, la Contralora!elegada para la )articipacin Ciudadana, o los grupos de participacinciudadana de las gerencias departamentales, segn sea el caso, deber+n darinicio al proceso de sensibilizacin correspondiente, el cual incluye adem+s de loscontactos preliminares con la $rganizacin identificada, la reunin desensibilizacin a la cual se convo*ue a los representantes de la misma.

(a reunin de sensibilizacin est+ a cargo de los funcionarios de participacinciudadana responsables de la estrategia y podr+ ser presidida por el !irector deAtencin Ciudadana en el nivel central o por el erente !epartamental en el niveldesconcentrado.

n la reunin de sensibilizacin se escucar+ a los representantes de las$rganizaciones de la 'ociedad Civil, en relacin con las e7pectativas *ue tienenfrente a la estrategia y, adem+s, deber+n tratarse como mnimo los siguientestemas3

$b-etivos, fines, propsitos e importancia de la estrategia de AuditorasArticuladas con $rganizaciones de la 'ociedad Civil5

7plicacin clara respecto de los roles y obligaciones *ue asumen cadauna de las partes5 7plicacin sobre el procedimiento de la estrategia. Contenido y alcance de los convenios.

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!e esta reunin y de las dem+s *ue se realicen deber+ *uedar el registrocorrespondiente, el cual ser+ elaborado por el funcionario de enlace de

)articipacin Ciudadana.

1.2.1." Aceptacin

Culminado el proceso de sensibilizacin, el funcionario de participacin ciudadanaresponsable de la estrategia establecer+ contacto con la $rganizacin de la'ociedad Civil, para *ue sta manifieste su aceptacin de participar en laestrategia y diligencie la fica tcnica dise:ada por la C% y los dem+sdocumentos re*ueridos para la firma de convenios.

1.2.1.# $r%mite del Convenio

s el proceso de recepcin y firma de convenios. 'u tr+mite se realiza de lasiguiente forma3

!ocumentos *ue debe entregar la organizacin de la sociedad Civilinteresada en la firma del convenio3 18 Fica tcnica, /8 Certificado dee7istencia en el *ue conste el nombre del representante de la organizaciny el ob-eto de la misma y ;8 fotocopia de la cdula de ciudadana delrepresentante.

(a Contralora !elegada para la )articipacin Ciudadana realizar+ larevisin de los documentos y verificar+ el cumplimiento por parte de laorganizacin de los re*uisitos enunciados en la identificacin y verificar+

*ue el representante legal de la organizacin no tenga antecedentesfiscales. Cumplido lo anterior, se proyectar+ el convenio para la firma de las partes.

1.2.1.& Capacitacin

Antes de la firma del convenio, se proceder+ a realizar un taller de capacitacincon los representantes de la respectiva organizacin, cuyos temas de traba-oser+n3

18 Funciones de la Contralora y su diferencia con los dem+s entes de control,/8 eneralidades del proceso auditor

;8 !iferenciacin de los allazgos y proceso de responsabilidad fiscal y


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1.2.1.' (irma del Convenio

Cumplido el tr+mite para la firma de convenio, la Contralora !elegada para la)articipacin Ciudadana o la gerencia departamental convocar+n a laorganizacin para la suscripcin del convenio de cooperacin para la vigilancia dela gestin pblica, el cual ser+ firmado por el %epresentante de la $rganizacin yel Contralor eneral de la %epblica o *uien ste delegue.

1.2.2 Etapa de Articulacin

Con la etapa de articulacin se inicia efectivamente el traba-o entre la C% y laciudadana colombiana representada por las $rganizaciones de la 'ociedad Civilvinculadas a la estrategia de auditoras articuladas.

1.2.2.1 Ela!oracin el Plan )eneral de Auditora

n la elaboracin del )A se definen las auditoras *ue se van a articular y la6s8organizacin6es8 *ue van a participar en cada una de ellas. )ara esto laContralora !elegada para la )articipacin Ciudadana y las gerenciasdepartamentales realizaran acciones de concertacin con las delegadassectoriales y con las organizaciones de la sociedad civil con el fin de generariniciativas ciudadanas para el )A.

ste p+rrafo debera *uedar as3

n la elaboracin del )A se definen las auditoras *ue se pueden articulary el perfil de la6s8 organizacin6es8 *ue participaran en ellas. )ara esto laContralora !elegada para la )articipacin Ciudadana y las gerenciasdepartamentales realizaran acciones de concertacin con las delegadassectoriales y con las organizaciones de la sociedad civil con el fin degenerar articulaciones para el )A.

1.2.2.1.1 An%lisis de las Iniciativas Ciudadanas

(as organizaciones de la sociedad civil o cual*uier ciudadano pueden presentariniciativas, debidamente motivadas, en las *ue se sugiera la inclusin dedeterminado su-eto o punto de control en el )lan eneral de Auditora y *ue el

proceso auditor respectivo se efecte incluyendo determinadas lneas o temas de*ue se consideren relevantes. (a Contralora !elegada para la )articipacinCiudadana y las gerencias departamentales las tramitar+n, ante las respectivasdelegadas sectoriales en el momento en *ue stas sean presentadas y se podr+n

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tener en cuenta en las auditoras *ue no ayan iniciado, o de lo contrario sellevar+n como insumo para la formulacin del siguiente )A.

n dicas iniciativas, las organizaciones de la sociedad civil tambin se podr+npostularse para participar en el proceso auditor articulado.

1.2.2.1.2 *einicin de Auditoras Articuladas en el P)A

(as contraloras delegadas sectoriales, las gerencias departamentales y laContralora !elegada para la )articipacin Ciudadana definir+n de comn acuerdodurante la elaboracin del )lan eneral de Auditora )A, las Auditoras *ue serealizar+n Articuladas con organizaciones de la sociedad civil.


(as contraloras delegadas sectoriales, las gerencias departamentales y laContralora !elegada para la )articipacin Ciudadana definir+n de comnacuerdo las Auditoras *ue se realizar+n Articuladas con organizaciones dela sociedad civil.

(os principales criterios para esta definicin ser+n los siguientes3 18 "niciativasCiudadanas, /8 impacto de la entidad en la comunidad, ;8 entidades con

auditoras articuladas de gran 7ito realizadas anteriormente y


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contraloras delegadas sectoriales una propuesta de las auditorasarticuladas a realizar de acuerdo a los criterios antes mencionados.

sta propuesta se construye a partir de los aportes *ue presenten lasorganizaciones de la sociedad civil y las delegadas sectoriales, en los *ue sese:ale el su-eto o punto de control en el *ue se desee acer la articulacin, elnombre de la6s8 organizacin6es8 *ue se postulan para participar y las lneas otemas en los *ue la organizacin desea prestar su apoyo. n cada auditoraarticulada podr+ participar una organizacin, sin embargo en los casos *ue laContralora considere necesario podr+n participar m+s organizaciones. n todocaso en nmero de representantes de la sociedad civil no podr+ sobrepasar elnmero de auditores en cada mesa de traba-o.

!e manera e7cepcional se podr+ variar la organizacin inicialmente propuestasiempre *ue el proceso auditor no aya iniciado.

na vez definido el )A, el funcionario de participacin ciudadana informar+ a lasorganizaciones *ue se postularon para traba-ar en la estrategia la feca de inicide la auditora, ante lo cual la organizacin deber+ confirmar su aceptacin y elnombre de los representantes *ue asistir+n a las mesas de traba-o. )ueden

participar m+7imo dos 6/8 personas de cada organizacin, pero en casoseventuales podr+n asistir otras personas de la organizacin para temasespecficos por tratar en la respectiva mesa de traba-o como invitados especiales.


na vez definida la Auditora Articulada el funcionario de participacinciudadana informar+ a las organizaciones *ue se postularon para traba-aren la estrategia la feca de inici de la auditora, ante lo cual laorganizacin deber+ confirmar su aceptacin y el nombre de losrepresentantes *ue asistir+n a las mesas de traba-o. )ueden participarm+7imo dos 6/8 personas de cada organizacin, pero en casos eventuales

podr+n asistir otras personas de la organizacin para temas especficos por

tratar en la respectiva mesa de traba-o como invitados especiales.

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1.2.2.2 +emorando de Encargo

)roferido el memorando de encargo de las auditoras articuladas definidas en el)A, en el *ue igualmente se indicar+ *ue la auditora ser+ articulada, elfuncionario de participacin ciudadana lo podr+ enviar a la organizacin para suconocimiento y concertar+ la reunin de presentacin en lo posible dentro del

perodo de validacin del encargo.

sta es la primera mesa de traba-o articulada y en ella se realizan las siguientesactividades3

l funcionario enlace de participacin ciudadana presentar+ a las partes ye7plicar+ brevemente el procedimiento a seguir para las mesas de traba-oarticuladas, los roles de cada una de las partes y los principios *ue orientan

la estrategia. !e acuerdo con el an+lisis del memorando de encargo, la6s8

organizacin6es8 de la sociedad civil podr+6n8 presentar al e*uipo auditorlos elementos *ue consideren relevantes o de mayor riesgo en la entidad aauditar y, de ser viables, la contralora delegada sectorial los tendr+ encuenta en la validacin del respectivo memorando de encargo5 en caso deno considerarlos pertinentes, dar+ a conocer a la organizacin las razoneso motivos *ue no permiten acoger las sugerencias.

)osteriormente, se establecer+ la agenda de traba-o de las mesasarticuladas.

)or su parte, la organizacin se:alar+ los temas o lneas de la auditora en

los *ue prestar+ su aporte.

l funcionario de participacin ciudadana *ue asista a la auditora articulada ser+el responsable del cumplimiento y seguimiento a los compromisos de las partes ya los aportes de la6s8 organizacin6es8 en cada mesa de traba-o articulada.

1.2.2." (ase de Planeacin

n la planeacin de la auditora, la articulacin se puede dar en la presentacin alsu-eto o punto de control y la discusin del memorando de planeacin.

n la carta de presentacin de la auditora y del e*uipo auditor al su-eto decontrol, se le podr+ informar al su-eto o punto de control *ue la auditora esarticulada y el nombre de la organizacin *ue participar+, siempre *ue sta deseeacer pblica su participacin.

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"gualmente, el da de la presentacin del e*uipo auditor al su-eto de control, sepodr+ invitar a la organizacin para realizar su presentacin personal al su-eto o

punto de control.

!e otra parte, la organizacin podr+ participar en la discusin del memorando deplaneacin para *ue sta conozca la forma en la *ue se va a dar la e-ecucin dela auditora, y, de otra, aporte y sugiera a partir de su conocimiento aspectosesenciales para el desarrollo de la auditora. n caso de *ue no aya sido posiblesu participacin en la mesa de traba-o de discusin del memorando de encargo,se definir+ a*u la agenda de traba-o y los temas o lneas en las *ue va a prestarsu aporte.

1.2.2.# (ase de E,ecucin

n las mesas de traba-o articuladas participar+n el e*uipo auditor, elrepresentante de la $rganizacin de la 'ociedad Civil articulada y el funcionariode enlace de participacin ciudadana.

(os aportes *ue pueden presentar las organizaciones por regla general, son todoslos elementos de -uicio *ue orienten al e*uipo auditor para focalizar los esfuerzosen las auditoras como3 puntos crticos de la entidad, se:alamientos concretossobre incumplimiento de la entidad *ue generan prdida fiscal, conocimiento de laentidad y de los procesos *ue se desarrollan en la misma, informacin,conocimiento tcnico o especializado y documentacin til para la auditora, etc.

n cada una de las mesas de traba-o articuladas posteriores a a*uellas en lascuales se ad*uieran compromisos por parte del e*uipo auditor, ste deber+

presentar a los representantes de la $rganizacin de la 'ociedad Civil, losavances de dicos compromisos, a menos *ue de comn acuerdo se convenganfecas determinadas para tal fin.

"gual situacin deber+ ser tenida en cuenta con relacin a los compromisos *uead*uieran las $rganizaciones de la 'ociedad Civil articuladas y los funcionariosde enlace de )articipacin Ciudadana.

(a periodicidad de las mesas de traba-o articuladas depender+ de los aportes y delos compromisos de las partes, en todo caso se deber+ propender por*ue serenan como mnimo una vez al mes.

n caso de *ue la organizacin no asista reiteradamente a las mesas de traba-oprogramadas o no cumpla los compromisos ad*uiridos, el funcionario departicipacin ciudadana escucar+ los motivos por los *ue se presenta tal

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situacin y motivar+ a las organizaciones a *ue continen participando. n casode *ue su incumplimiento se reitere, se terminar+ unilateralmente el convenio.

0ota3 es necesario se:alar *ue si durante el transcurso del )A se cancela laauditora, se cancelar+ por ende la articulacin, circunstancia *ue le ser+comunicado a la6s8 organizacin6es8 articulada6s8.

1.2.2.& (ase de Inorme

1.2.2.&.1 Inorme Preliminar de Auditora

(os resultados preliminares de las auditoras articuladas podr+ ser presentado alas $rganizaciones Articuladas en el respectivo proceso auditor, siempre y cuandoubieren desplegado una participacin proactiva, con la cual se aya generado

valor agregado a la auditora y, adem+s, su desarrollo se aya adelantado conestricto cumplimiento de los roles y principios de confidencialidad, reserva,ob-etividad y responsabilidad, y por tanto se aya construido confianza entre las

partes.

Cuando el informe preliminar de auditora, el cual se considera documento nooficial en proceso de construccin y cuyo contenido se encuentra an envalidacin, sea presentado a las $rganizaciones Articuladas, este se contraer+nicamente a a*uella6s8 lnea6s8 de auditora en la6s8 *ue aya participado la$rganizacin.

(a organizacin de la sociedad civil articulada se compromete a dar cumplimientoestricto al principio de reserva y confidencialidad de la informacin dada aconocer.

1.2.2.&.2 Socializacin del Inorme (inal de Auditora

na vez suscrito el informe final de auditora y oficializado por la Contralora!elegada 'ectorial, el funcionario de participacin ciudadana lo enviar+ a la 6s8organizacin6s8 para su conocimiento. 'e podr+ realizar una reunin de

presentacin del mismo por parte de los auditores, siempre *ue se considere degran importancia para el proceso.

n la ltima mesa de traba-o articulada y a fin de conocer la percepcin *ue tienenlas $rganizaciones de la 'ociedad Civil articuladas, se solicitar+ a susrepresentantes *ue diligencien la ncuesta de 'atisfaccin.

"gualmente se le solicitar+ al e*uipo auditor *ue diligencie la encuesta respectiva,con el fin de conocer su percepcin respecto de la estrategia.

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1.2.2.' Seguimiento

na vez la entidad presente el plan de me-oramiento, el funcionario departicipacin ciudadana lo consultar+ o, de ser necesario lo solicitar+ a larespectiva contralora delegada sectorial o al gerente departamental y proceder+ a

programar la mesa de traba-o respectiva en la *ue se socializar+ el plan deme-oramiento a la organizacin articulada, por parte de la contralora delegadasectorial.

sta reunin en lo posible se programar+ antes de la declaracin de conformidado no conformidad sobre el plan *ue debe presentar la C%, con el ob-eto decontar con los aportes ob-etivos en relacin con la viabilidad y pertinencia de dico

plan, por parte de la $'C, los cuales deber+n ser ob-eto de an+lisis por la

contralora delegada sectorial.

na vez sea dada la conformidad parcial o total al plan de me-oramiento, elfuncionario de participacin ciudadana enviar+ el plan de me-oramiento suscrito ala organizacin *ue particip en la auditora articulada con el propsito de *ueesta realice el seguimiento al cumplimiento del plan.

(as organizaciones de la sociedad civil, pueden realizar seguimiento al plan deme-oramiento cuando no se tiene programada una auditora mediante losmecanismos de control social, como el dereco de peticin y en caso de observarincumplimiento lo deber+n dar a conocer a la Contralora para *ue esta adelante

el procedimiento respectivo.

(as organizaciones de la sociedad civil podr+n articularse en las auditoras en lamodalidad de seguimiento o en las *ue contengan la lnea de seguimiento al plande me-oramiento. l procedimiento en este caso se rige por lo establecido en lafase de articulacin.

n este sentido, la organizacin articulada podr+ acer uso de los instrumentosdel control social propios de la ciudadana, pero no asume las funciones de laC% y, por tanto, le es proibido solicitar informacin o presentarse ante laadministracin de la entidad correspondiente en nombre o representacin de la

C%.(a Contralora !elegada para la )articipacin Ciudadana prestar+ la capacitacinre*uerida por la sociedad civil para conocer la forma en la *ue se formulan los

planes de me-oramiento y la metodologa de seguimiento a los mismos."gualmente, estar+ atenta a resolver todas las in*uietudes referentes a este

procedimiento.

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'eguimiento a los allazgos fiscales3

(a Contralora !elegada para la )articipacin Ciudadana informar+ a lasorganizaciones *ue participaron en el proceso auditor articulado, el tr+mite ydecisin de los allazgos fiscales generados por aportes *ue las organizaciones

presenten en desarrollo de las Auditoras Articuladas con organizaciones de lasociedad civil, de conformidad con la informacin remitida por la Contralora!elegada de "nvestigaciones, =uicios Fiscales y =urisdiccin Coactiva.

l responsable de realizar el seguimiento y consecucin de dica informacin, esel funcionario enlace de participacin ciudadana de cada sector o gerenciadepartamental.

1.". -ol de las Partes Involucradas

(as partes *ue intervienen en este proceso tienen roles definidos, los cualesdeben ser acatados con especial inters de tal manera *ue el traba-o *ue seadelante, est enmarcado >dentro de la m+s e7igente confidencialidad,imparcialidad y ob-etividad, y si es el caso, de la reserva *ue impone la ley?.

El tra!a,o a desarrollar es de car%cter tcnico/ por consiguiente/ laContralora )eneral de la -ep0!lica/ no apoar% intereses particulares nitomar% partido en las discusiones o!reropatronales o de cual3uier otra

ndole.

(os roles *ue se describen corresponden a las siguientes partes involucradas3

C$0#%A($%&A' !(A!A' 'C#$%"A(' $%A0"@AC"$0' ! (A '$C"!A! C"4"( A%#"C(A!A' C$0#%A($%&A !(A!A )A%A )A%#"C")AC"0 C"!A!A0A

1.".1 -ol de las Contraloras *elegadas Sectoriales

(as Contraloras !elegadas 'ectoriales realizan, entre otras, las siguientes

actividades3 -ecutar las auditoras en sus diferentes fases. valuar, recibir, debatir y definir la procedencia de los aportes de las

organizaciones de la sociedad civil, Coordinar las relaciones con la entidad auditada. $ficializar la entrega del informe final de auditora a las organizaciones.

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laborar las correspondientes ayudas de memoria de cada mesa de traba-oarticulada *ue se lleve a cabo con las organizaciones civiles, de manera

independiente a las *ue se realicen en desarrollo de las mesas de traba-oordinarias. 2antener informadas a las organizaciones de la sociedad civil de los

asuntos de la auditora en los *ue la organizacin esta realizando susaportes.

(as ayudas memoria de las mesas de traba-o articuladas, ser+n conocidas por elfuncionario de enlace de la !elegada para la )articipacin Ciudadana y por losrepresentantes de la organizacin civil articulada, para los a-ustes y comentarios a*ue aya lugar y para su posterior suscripcin

1.".2 -ol de las Organizaciones de la Sociedad Civil

(as organizaciones de la sociedad civil articuladas con la C% tienen, entre otros,los siguientes roles3

Apoyar tcnicamente al e*uipo auditor en las mesas de traba-o articuladas. )ropender por*ue el an+lisis y los aportes sean debidamente sustentados. )articipar activamente en el proceso, de manera *ue agregue valor a la

auditora, sin *ue ello signifi*ue asumir el rol de auditores, pues ste ese7clusivo de la C%.

Asistir de manera puntual a todas las mesas de traba-o articuladas, *uesean convocadas por la Contralora.

(as organizaciones de la sociedad civil deben ser conscientes de la importancia yel rol *ue est+n -ugando en el proceso, pues stas representan ante la C% elcontrol y la participacin ciudadana en la vigilancia del uso de los recursos delstado.

1."." -ol de la Contralora *elegada para la Participacin Ciudadana

(a Contralora !elegada para la )articipacin Ciudadana, a travs de susfuncionarios de enlace en el nivel central y de los grupos de participacin de las

erencias !epartamentales, cumple entre otros con los siguientes roles3 Adelantar procesos de formacin a las organizaciones de la sociedad civil

para efectos de articularlas al proceso auditor. #raba-ar de manera con-unta con las contraloras delegadas sectoriales

durante la elaboracin del )A, con la finalidad de seleccionar de comnacuerdo, las entidades en las cuales se llevar+n a cabo auditorasarticuladas con organizaciones de la sociedad civil.

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Convocar a las partes para las mesas de traba-o articuladas programadas,propendiendo por el cumplimiento efectivo de las mismas.

!ise:ar e implementar los instrumentos necesarios para un efectivoseguimiento, documentacin del proceso, an+lisis y posterior evaluacin deauditoras articuladas para concluir con la memoria del mismo.

Bacer seguimiento continuo a las auditoras articuladas con organizacionesde la sociedad civil y asistir a las mesas de traba-o articuladas.

)roponer soluciones, cuando en el desarrollo de la auditora articulada sepresentaren dificultades o inconvenientes.

(levar una bit+cora de las mesas de traba-o articuladas, con el fin de tenerla trazabilidad de las Auditoras Articuladas y de recoger los compromisos yaportes de las partes para realizar el seguimiento a los mismos.

)resentar un informe sobre los resultados cada una de las auditoras

realizadas una vez stas finalicen.

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4/ DIRECTRICES PARA IDENTIFICACIN Y EJECUCIN DE LASAUDITORAS ARTICULADAS/

E& Con"%'&o% Gene%'& de &' Re*0-&c') ' "%'Fi-ar las polticas, planes,

programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestinfiscal, del control fiscal del stado y de las dem+s funciones asignadas a laContralora eneral de la %epblica de conformidad con la Constitucin y laley?, me permito impartir las siguientes directrices para la identificacin ye-ecucin de las auditoras articuladas.

18 !e conformidad con la ley, las auditoras articuladas con organizaciones dela sociedad civil deben realizarse con estricta su-ecin y aplicacin de los

principios de transparencia,. $b-etividad, confiabilidad y responsabilidad./8 !e conformidad con el numeral ;G. !el Captulo $ctavo de la "A A!"#

;., el traba-o respectivo debe adelantarse >...dentro de la m+s e7igenteconfidencialidad, imparcialidad y ob-etividad...?.

;8 n virtud de lo anterior, a partir de la feca se dar+ por terminada, en lasauditoras articuladas, la participacin de toda persona u organizacin *uetenga o aya tenido intereses particulares en la entidad auditada y *ue porende no permita garantizar los principios rectores antes se:alados,evitando de paso conflicto de intereses o cual*uier otra clase de desviacin*ue se pueda presentar dentro de la estricta relacin su-eto de control fiscal

H $rganismo de 4igilancia y Control Fiscal.

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/AYUDA DE MEMORIA3

E& 'c?*"e co%%es*onden"e ' &'s A$d"o%,'s A%"c$&'d's de &' G$,' de A$d"o%,'7A$d"e /5 se'&' #$e &'s '1$d's de !e!o%' de &'s '$d"o%,'s '%"c$&'d'sse%?n e&'-o%'d's *o% &'s Con"%'&o%,'s De&e3'd's Sec"o%'&es) de !'ne%'nde*enden"e ' '#$e&&'s #$e se %e'&cen en des'%%o&&o de &'s !es's de "%'-'.oo%dn'%'s 1 de-en se% conocd's *o% &os :$ncon'%os de en&'ce de P'%"c*'c+nC$d'd'n' 1 *o% &os %e*%esen"'n"es de &' O%3'n>'c+n *'%"c*'n"e) *'%' s$s'.$s"es) co!en"'%os 1 *os"e%o% s$sc%*c+n/

Co!o '1$d' dd?c"c' *'%' '#$e&&os #$e desconocen so-%e &' !'"e%') se"%'nsc%-e &o *e%"nen"e de &' G$,' A$d"e /5

l desarrollo de temas tratados y las conclusiones de las mesas de traba-o, seregistran en un documento denominado ayuda memoria.

(a ayuda memoria debe ser firmada por los integrantes del e*uipo auditor *ueparticiparon en la mesa y no re*uiere aprobacin formal en sesin de la misma ode otra instancia. ste documento formar+ parte de los papeles de traba-o y suconservacin y arcivo estar+ a cargo del lder de e*uipo.

(as ayudas memoria deben ser enviadas al observatorio de la Contralora!elegada por el responsable de entidad en el nivel central y por el coordinador degestin en el 0ivel !esconcentrado, dentro de los cinco 68 das +biles siguientesa la realizacin de la mesa de traba-o.

'u contenido general es3 "dentificacin del su-eto o punto de control auditado. !atos de informacin del proceso auditora. 0ombre de los participantes. %elacin de #emas #ratados. %elacin y descripcin de las conclusiones, recomendaciones,

compromisos y responsables. 2ecanismos de seguimiento y fecas de verificacin. Firmas de los integrantes del e*uipo auditor *ue participaron en la mesa de

traba-o.

Al concluir las reuniones de las mesas, el e*uipo deber+3#(o)ado de *+dite #.0

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valuar en trminos cualitativos y cuantitativos el comportamiento de susintegrantes, su rendimiento y progresando, para generar factores de

motivacin entre los mismos. Asignar y distribuir actividades y compromisos a cada uno de los

integrantes para la siguiente sesin.

+O*E4O A56*A +E+O-IA

CO7$-A4O-IA *E4E)A*A PA-A E4 SEC$O- 88888A56*A +E+O-IA +ESA *E $-A9A:O 7o88888

S6:E$O O P67$O *E CO7$-O488888888888888888888888888

CI6*A*3 LLLLLLLLLLLL

+O*A4I*A* *E A6*I$O-;ALLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL

(ASELLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL

(ECE,emplo?

(os auditores e7pusieron y evidenciaron el traba-o desarrollado durante la semanaen el cual se concluy el e7amen a los estados contables con una opinin limpia.n la lnea de evaluacin de programas misionales falta determinar la efectividad

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del programa nmero /. l 'istema de control interno est+ en un I por cientoevaluado y apunta a una calificacin de riesgo ba-o.

(a respuesta dada por la entidad con relacin al presunto allazgo fiscal sobredesviacin de recursos parafiscales, no fue satisfactoria y el auditor responsablede esta evaluacin indica *ue es necesario dar mayor profundidad a las pruebas ycomplementar algunas evidencias *ue le permitan establecer *ue este allazgosupera una desviacin de recursos correspondientes al 1N del presupuesto de laentidad. 'e espera concluir este estudio la pr7ima semana.

l e*uipo se encuentra en la estudio de evidencias de otros allazgos y secompromete a presentarlos en la pr7ima mesa de traba-o.

l e*uipo cree conveniente el acompa:amiento de un e7perto en evaluacin deportafolio de inversiones, tema en el cual se presume la e7istencia de algunosallazgos *ue son necesarios valorar y para lo cual los integrantes del e*uipo no

poseen el conocimiento especfico.

SE)6I+IE7$O

!urante la semana siguiente el responsable de entidad y el lder de e*uipotendr+n sesiones de traba-o para revisar y aprobar papeles de traba-o *ue

permitan aplicar los procedimientos restantes de la lnea de contratacin, cuyasconclusiones ser+n presentadas en la pr7ima mesa de traba-o.

(I-+A I7$E)-A7$ES

LLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL LLLLLLLLLLLLLLLLLLLL %esponsable ntidad (der *uipo

LLLLLLLLLLLLLL LLLLLLLLLLLLLLLL LLLLLLLLLLLLLLLLLLLLAuditor 1 Auditor / Auditor ;

2#


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/ BITCORA %P&'()*+,-

Uno de &os %o&es 's3n'dos ' &' Con"%'&o%,' De&e3'd' *'%' &' P'%"c*'c+nC$d'd'n') conss"e en 9llevar una bit+cora de las mesas de traba-o articuladas,con el fin de tener la trazabilidad de las Auditoras Articuladas y de recoger loscompromisos y aportes de las partes para realizar el seguimiento a los mismos?. 'c+n '%"c$&'d' *%es"'%' s$conc$%so=

Co!*%o!sos de &' o%3'n>'c+n '%"c$&'d'=

2$


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Co!*%o!sos de& e#$*o '$d"o%=

E/ * *+-&&'' * - P-/*-0/'c+n '%"c$&'d' '& s$.e"o o *$n"o decon"%o&=

Fec('=HHHHHHHHHHHHHHHH

A*o%"es de &' O%3'n>'c+n '%"c$&'d' '& !e!o%'ndo de *&'ne'c+n 1 s$3e%enc's*'%' e& des'%%o&&o de &' '$d"o%,'=

C$!*&!en"o de co!*%o!sos *o% *'%"e de &' o%3'n>'c+n '%"c$&'d'=

2%


27/40

C$!*&!en"o de co!*%o!sos de& e#$*o '$d"o%=

N$e'c+n '%"c$&'d'=

N$e


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C$!*&!en"o de &os co!*%o!sos de& E#$*o A$d"o%

N$e'c+n '%"c$&'d'=

N$e'c+n '%"c$&'d' de &' *'%"e *e%"nen"e de& n:o%!e*%e&!n'% de '$d"o%,' 1 co!en"'%os de& !s!o E& n:o%!e *%esen"'do secon"%'e%? 0nc'!en"e ' '#$e&&'s &,ne's de '$d"o%,' en #$e ('1' *'%"c*'do &'o%3'n>'c+n) se!*%e 1 c$'ndo &' '%"c$&'c+n ('1' 3ene%'do


29/40

Co!en"'%os 'ce%c' de& co!*%o!so de &' o%3'n>'c+n '%"c$&'d' de d'% es"%c"o

c$!*&!en"o ' &os *%nc*os de %ese%'c+n '%"c$&'d' so-%e e& n:o%!e :n'& de '$d"o%,'/ E&n:o%!e se s$!ns"%' $n' o:c'&>'do *o% &' CGRK es dec% ('-2ndoseen"%e3'do '& s$.e"o de con"%o&

M'n:es"'cones de &' o%3'n>'c+n '%"c$&'d' so-%e &' enc$es"' de s'"s:'cc+n/

M'n:es"'cones de& E#$*o de A$d"o%,' so-%e &' enc$es"' de s'"s:'cc+n/

2'


30/40

PLAN DE ME"ORAMIENTOFec('=HHHHHHHHHHHHHHHH

A*o%"es o-.e"'c+n de &'Soced'd C


31/40

/ CONVENIOS DE COOPERACIN/

L' :%!' de& Con


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/ ENCUESTAS DE SATISFACCIN AL CLIENTE

De con:o%!d'd con &' G$,' de A$d"o%,' G$-e%n'!en"'& con En:o#$e In"e3%'&)A$d"e /5) '& :n'&>'% &' '$d"o%,' '%"c$&'d' se de-e 3es"on'% $n' enc$es"' des'"s:'cc+n) c$1o :o%!'"o es"? es"'-&ecdo 1 se *%esen"' ' con"n$'c+n=

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICACONTRALORA DELEGADA PARA LA PARTICIPACIN CIUDADANA

DIRECCIN DE ATENCIN CIUDADANAENCUESTA PARA SER DILIGENCIADA POR EL REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACION DE LASOCIEDAD CIVIL

TEMA= RESULTADOS DE AUDITORA ARTICULADA CON ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL

A$d"o%'=Fec('=

Con e& :n de %e'&>'% $n' e:ec"'s o'!en'>'s de &' !s!') consde%'!os de s$!' !*o%"'nc' e& #$e nos ('3' s'-e% s$s o*nones o c%,"c's)&'s c$'&es nos *e%!"%?n % *e%:eccon'ndo &' es"%'"e3') 1 *o% cons3$en"e) &o3%'% s$ *oscon'!en"o 1conso&d'c+n/

En consec$enc' &e so&c"'!os d&3enc'% e& s3$en"e :o%!'"o=

No!-%e de& Re*%esen"'n"e= HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

O%3'n>'c+n de &' Soced'd C


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SIHHHH NOHHHH

D3' &os "%es '*o%"es #$e c%ee $s"ed :$e%on &os !?s !*o%"'n"es #$e (>o

AHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHBHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHC HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

6 $2 "'n s'"s:ec(o &o de.'n &os %es$&"'dos de& "%'-'.o de& *%oceso '$d"o% e.ec$"'do en"%e &'o%3'n>'c+n #$e $s"ed %e*%esen"o 1 &' Con"%'&o%,' Gene%'& de &' Re*0-&c'

M$c(oHHHHHPoco HHHHHHN'd' HHHHHH

C%ee #$e se '*%end+ ' "%'-'.'% '%!+nc'!en"e en"%e &' soced'd 1 &' Con"%'&o%,' Gene%'& de &'Re*0-&c'


Q En #$e !edd' c%ee #$e s$ *'%"c*'c+n '*o%"+ *'%' %e'&>'% $n !e.o% *%oceso '$d"o%


##


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6/ TABULACIN DE ENCUESTAS DE SATISFACCIN DEL CLIENTE

L's enc$es"'s de s'"s:'cc+n de-en se% "'-$&'d's ' :n de con"'% con c:%'ses"'d,s"c's #$e s%


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3e%enc's de*'%"'!en"'&es) '& D%ec"o% de A"enc+n C$d'd'n') con $n' *e%odcd'dse!es"%'&) en &os !eses de .$no 1 dce!-%e) d'ndo '&c'nce ' &'s '$d"o%,'s

:n'&>'d's en e& %es*ec"


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/ EJECUTORES DE LA ESTRATEGIA Y ROLES CORRESPONDIENTES

De 'c$e%do con &o *%e'cones de &' Soced'dC'cones de &' soced'd

c'cones de &' soced'd c


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P%o*one% so&$cones) c$'ndo en e& des'%%o&&o de &' '$d"o%,' '%"c$&'d'se *%esen"'%en d:c$&"'des o ncon'-&d'd de &'s A$d"o%,'s A%"c$&'d's 1 de %eco3e% &osco!*%o!sos 1 '*o%"es de &'s *'%"es *'%' %e'&>'% e& se3$!en"o ' &os!s!os/

P%esen"'% $n n:o%!e so-%e &os %es$&"'dos c'd' $n' de &'s '$d"o%,'s%e'&>'d's $n' 2s"'s :n'&cen/

L' no%!'"'cones c$1o Con


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Q/ PLAN DE ACTIVIDADES Y ACCIONES A EJECUTAR

De con:o%!d'd con &'s !e"'s *%o*$es"'s en e& P&'n de Acc+n de &' Con"%'&o%,'De&e3'd' *'%' &' P'%"c*'c+n c$d'd'n') *'%' e& 'o 455Q se "ene &' e@*ec"'"'% 5 E.e%ccos de Con"%o& Fsc'& A%"c$&'dos) *'%' &o c$'&) nc'&!en"e) e&3%$*o de P%o:eson'&es *&'n"e+ &' s3$en"e ds"%-$c+n "'n"o de& N


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SAN ANDRES SANTANDER 4

SUCRE 8TOLIMA VALLE 8VAUPES 5VICADA 5TOTAL PLANEADAS 9

#'


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II. E"ERCICIOS DE CONTROL #ISCAL MACRO CON ORGANIZACIONES DELA SOCIEDAD CIVIL.

A "%''%?n '%"c$&'dos) &' Con"%'&o%,'De&e3'd' *'%' &' P'%"c*'c+n C$d'd'n' n:o%!'%? ' &'s o%3'n>'cones #$e se*os"$&'%on *'%' "%'-'.'% en &' es"%'"e3' e& c%ono3%'!' es"'-&ecdo *o% &' DES)

'n"e &o c$'& &' o%3'n>'c+n de-e%? con:%!'% s$ 'ce*"'c+n 1 e& no!-%e de &os%e*%esen"'n"es #$e 'ss"%?n ' &'s !es's de "%'-'.o sec"o%'&es '%"c$&'d's/

En &' *%!e%' !es' de "%'-'.o sec"o%'& '%"c$&'d') se de:n%? $n' '3end' de"%'-'.o con e& :n de e

auditorÍas articuladas

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