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Ao de la diversificacin productiva del fortalecimiento de la educacinOficio Nro. 001- 2015-0CI-UNSASEORVICERECTOR ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTINPRESENTE.-ASUNTO: Comunicacin De HallazgoREF: Normas Generales De Control Gubernamental 7.31 Aprobada Por Resolucin De Contralora Nro 273-2014__________________________________________________________________________Previos cordiales saludos, tengo a bien dirigirme a usted en relacin a la normativa de la referencial y el EXAMEN ESPECIAL SOBRE LA REVISIN Y EVALUACIN DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO COMPRENDIDO EN EL PERIODO FEBRERO-ENERO 2014, con la finalidad de comunicarle que se han determinado hechos presuntamente observables ocurridos durante su gestin, por lo que se remite adjunto al presente en (18) folios, los hallazgos formulados por la comisin auditora.En tal sentido, agradecer se sirva alcanzar en forma individual y directa a este rgano de control, sus comentarios adjuntado la documentacin sustentatoria pertinente debidamente autenticada dentro del plazo perentorio mximo de 05 das hbiles de recibido del presente .De ser necesario y solo por nica vez el mencionado plazo se ampliar por 03 das adicionales ms. Es importe sealar que de no recibirse respuestas en el plazo sealado esta circunstancia ser revelada en el informe final as como los hechos materia del presente hallazgo. Sin otro particular y esperando contar con su valiosa colaboracin nos despedimos de usted.

Atentamente

RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

REVISIN Y EVALUACIN DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE LOS EQUIPOS DE CMPUTO PARA 47 ESCUELAS PROFESIONALES Y 3 CENTROS ACADMICOS (IDIOMAS, INFOUNSA, CEPREUNSA) DE LA UNSA SIN HABER ELABORADO UN CUADRO DE NECESIDADES POR EL REA USUARIA ORIGINA INCUMPLIMIENTO DE DICHO PROCESO Y PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA1. RequerimientoMediante oficio n119-2013-OULP/UNSA ,expediente n3634 de 22 de febrero de 2013 la oficina de planificacin solicita al Dr. Valderrama Medina Hoyos Rector de la Universidad Nacional de San Agustn,el requerimiento de equipos informticos para cuarenta siete (47) escuelas profesionales y tres (3) centros acadmicos (Idiomas, Infounsa, Ceprunsa),documento que no especifica las caractersticas tcnicas mnimas de los equipos .Por lo tanto de la revisin al expediente de contratacin ,no se encontr la documentacin que acredite los pedidos y necesidades de las reas usuarias (47 escuelas profesionales y 3 centros acadmicos ).1.1 Especificaciones tcnicas de los bienes a adquirir En el oficio de requerimiento N119-2013-OULP/UNSA de la oficina de planificacin, no se establece las caractersticas tcnicas mnimas de los equipos a adquirir, as como en el oficio n326-2013 OUP/UNAS Expediente n3634 de 24 de Mayo de 2013 suscrito por el Dr. Gerardo Sotelo Bueno Jefe de la Universidad de planificacin, tampoco establece tal informacin.Mediante Resolucin Rectorial N775-2013 de 05 de junio de 2013 es designado el Comit especial para elaborar Bases y Especificaciones tcnicas y dems acciones para la ADQUISICIN POR EQUIPOS REPOSICION DE EQUIPOS BSICOS DE AULAS PARA ESCUELAS PROFESIONALES Y CENTROS ACADMICOS ,el mismo que est conformado por:Ing. Lucy Delgado BarraDr. Jos Mlaga Cruz CPC. Hugo Fausto Cruz ArapaAsimismo, mediante carta del 01 de octubre de 2013 dirigida al Dr. Valdemar Medina Hoyos Rector de la universidad Nacional de San Agustn, El comit Especial ,presento modificacin de cantidad, precio y bases de Licitacin Pblica N004-2013,1ra convocatoria ,tem:3.1 y 3.2 de las bases presenta las especificaciones tcnicas mnimos para la adquisicin de equipos de cmputo como: computadora de escritorio, monitor, computadora porttil, proyector, impresoras; al Rector Dr. Valdemar Medina, informacin que fue utilizada en el convenio Marco tal como lo informa el CPC. Hugo Fausto Cruz Arapa, jefe de la oficina Universitaria de Logstica, mediante oficio Universitaria de logstica, mediante oficio 0050-2014-OUL de 20 de enero de 2014.Cabe precisar que en este informe desglosa el pedido inicial de computadora de escritorio que inclua el monitor a computadora de escritorio que inclua el monitor a computadora de escritorio y monitor.As como, en el tem II (justificacin), propuso :...garantizar la vigencia tecnolgicay ....se ha considerado tambin la necesidad de la virtualizacin de muchos procesos ,accesos ...

Que justifique lo establecido por el Comit Especial respecto al a vigencia tecnolgica y necesidad de los usuariosSin embargo, en el expediente de contratacin, no se encontr documentacin referida a la evaluacin de: Necesidad del rea usuaria (47 escuelas y 03 centros acadmicos ) Tecnologas que cubran las necesidades de dichos usuarios. Criterios de seleccin y/o comparacin de tecnologas posiblesQue justifique lo establecido por el comit Especial respecto al a vigencia tecnolgica y necesidad de los usuarios1.2 Cantidad y valor referencial de los quipos Mediante Oficio N542-A-2013-OUPL/UNSA DE 03 de octubre de 2013 ,el Comit Especial solicita al Dr. Valdemar Medina Hoyos Rector de la Universidad Nacional de San Agustn ,autorizacin para realizar las modificaciones presupuestales necesarias para la ejecucin del proceso :Reposicin de Equipos ,emitindose el Decreto Rectoral N158-2013 de 03 de octubre de 2013 de aprobacin de modificacin presupuestal ,asimismo mediante Resolucin de Consejo Universitario n646-2013 del 04 de octubre de 2013 el Dr. Valdemar Medina ,Rector de la UNAS;..resuelve :modificar el monto total de la propuesta . Y autorizar a la Oficina universitaria de Planificacin realizar las modificaciones presupuestales. Cuadro n01: Modificacin de cantidad de equipos Informticostemdescripcinrequerimiento 1(und)requerimiento 2(und)comit especial (und)convenio marco (und)

1PCs25002500PCs20002000

monitor20002000

2laptop250250200200

3proyectores250250200200

4impresoras100100100no hay informacin

Fuente: Expediente de Contratacin n20468Elaboracin: comisin EspecialLa modificacin efectuada por el Comit Especial, ha disminuido en 20% menos el nmero que los equipos programados y presupuestados inicialmente por la oficina de planificacin de la Universidad Nacional de San Agustn, ejecutndose finalmente las cantidades propuestos por el Comit Especial.En el tem 4 en el expediente no se encontr orden de compra para estos equipo, solo se menciona la adquisicin de los mismos en el informe N0727-2013-OUL-UNSA de Hugo Cruz Arapa Jefe de la oficina Universidad de logstica Dr. Valdemar Medina, Rector de la UNSA se ha adquirido .100 unidades de impresoras multifuncionales MARCA EPSON MODELO L355.

requerimiento (1) y (2)comit especialconvenio marco

temdescripcioncantidad (und)c. unitario (s/.)totalcantidad (und)c. unitario (s/.)totalcantidad (und)c. unitario (s/.)total

1PCs250023005750000.00pc20004010.686021360.0020003217.1056434209.6

monitor20002000764.8881529776

2laptop2502100525000.002005602.731120546.002005334.4851066897

3proyectores2502200550000.002002507.07501414.002002488.337497667.36

4impresoras9435032900.00100729.0772907.00no hay informacin

65003000.00

6860900.009716227.009528549.96

1.3 Estudio De MercadoDe la revisin al expediente de contratacin, para la determinacin del valor referencial, se encontr solo cotizaciones.Quedando el valor referencial de acuerdo al siguiente detalle:itemdescripcioncomit especialconvenio marco

p. unitario S/.p. unitario S/.

1PCs4010.68en el expediente, no se encontr evidencia documental del estudio de mercado o de la ficha producto

2laptop5602.73

3proyectores2507.07

4impresoras729.07

total estimado9841593.00no existe informacin

Fuente: Expediente de Contratacin n20468Elaboracin: comisin Especial

1.4 Ejecucin Del Proceso De Seleccin1.4.1 Seleccin De La Modalidad De La Adquisicin Y Justificacin Con oficio n 0635-2013-OUL-UNAS de 11 de octubre de 2013 Hugo Cruz Arapa jefe de la oficina universitaria de logstica solicita al Dr. Valdemar medina hoyos rector de la UNAS se emita la resolucin rectoral de modificacin del plan anual de contrataciones de la unas del ao 2013, para incluir en el, con el tem 1) el proceso de seleccin-licitacin publica para adquisicin por reposicin de equipos en las escuelas profesionales y centros acadmicos de la UNSA y con resolucin rectoral N 1447-2013 de 11 de octubre de 2013 se aprueba la modificacin del plan anual de contrataciones de la UNSA del ao 2013, para incluir en el con el tem 1) el proceso de seleccin-licitacin publica para adquisicin de reposicin de equipos en las escuelas profesionales y centro acadmicos de la UNSA.Por otro lado con informe 0727-2013-OUL-UNAS de fecha 28 de octubre del 103, el Comit especial informa al rector de la UNSA, que la adquisicin se hizo por convenio marco, asi tambin en el expediente de contratacin no tiene la documentacin alguna que sustente el cambio de la modalidad del proceso de seleccin de licitacin pblica al antes mencionado.

1.4.2 Ejecucin Del Convenio Marco:De la revisin del expediente de contratacin se advirti que no se encontr documentacin acerca del estudio de mercado de las fichas de producto, tampoco el flete o costo cero de ala compra, el rgano encargado de las contrataciones emiti e imprimi las correspondientes rdenes de compra electrnicas de los equipos las que fueron suscritas por el CPC Hugo Cruz Arapa, jefe de oficina.

1.4.3. Recepcin De Bienes Y Conformidad El rea UsuariaSegn carta de referencia orden de compra Nro. 1728, de 17 octubre del 2013 de la empresa proveedora ganadora INTCOMEX PERU SAC, suscrita por sus respectivos representantes Sergio Marfurt, informa al Vicerrector administrativo el cambio de los siguientes equipos, sin una razn justificada y sustentada:

NRO MAQUINA SOLICITADANRO PARTEMAQUINA ENTREGADA

1EPSON PL X24+V11H4-34021EPSON PL X24+

2Lenovo Think Vision LT2252p2572MB6Lenovo think visin LT2423

3Lenovo modelo T430S2349V94T430

La empresa proveedora ganadora INTCOMEX PERU SAC justifica la modificacin, amparado en el artculo Nro 4 de los Principios que rigen las contrataciones inciso J- Principio de la vigencia tecnolgica de la LCE al amparo del artculo 143 del reglamento que a la letra dicedurante loa ejecucin del contrato, en caso el contratista ofrezca bienes y /o servicios satisfagan su necesidad.Sin embargo, La empresa proveedora ganadora INTCOMEX PERU SAC justifica el cambio de estas caractersticas mas no solicita a la entidad o al OCE que acepten dicho cambio, respecto a las modificaciones efectuadas por el proveedor, y se tiene los siguiente: No se encontr en el expediente del proceso convenio marco, la documentacin sustentatoria para la modificacin del contrato No existe documentacin del rea usuaria, que indique que los bienes no satisfaca su necesidad como criterio, para modificar el contrato No existe documentacin dela rea usuaria que indique conocimiento y aceptacin de dichos cambios.

Lo expuesto a lo inobservado a lo establecido en: LEY N 1017 LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO, que establece lo siguiente:TTULO II DE LOS PROCESOS DE SELECCIN CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artculo 13.- Caractersticas tcnicas de los bienes, servicios y obras a contratar Sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el rea usuaria deber requerir la contratacin de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para cada proceso de seleccin, con el fin de asegurar la oportuna satisfacciones de sus necesidades.

Artculo 15.- Mecanismos de contratacinLos procesos de seleccin son: licitacin pblica, concurso pblico, adjudicacin directa y adjudicacin de menor cuanta, los cuales se podrn realizar de manera corporativa o sujeto a las modalidades de seleccin de Subasta Inversa o convenio marco, de acuerdo a lo que defina el reglamentoArtculo 16.- Licitacin pblica y concurso pblicoLa licitacin pblica se convoca para la contratacin de bienes, suministros y obras. El concurso pblico se convoca para la contratacin de servicios de toda naturaleza.Artculo 24.- Del Comit EspecialEn las licitaciones pblicas y concursos pblicos, la Entidad designar a un Comit Especial que deber conducir el proceso El Comit Especial estar integrado por tres (3) miembros, de los cuales uno (1) deber pertenecer al rea usuaria de los bienes, servicios u obras materia de la convocatoria, y otro al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Necesariamente alguno de los miembros deber tener conocimiento tcnico en el objeto de contratacion.Artculo 25.- ResponsabilidadLos miembros del Comit Especial son solidariamente responsables de que el proceso de seleccin realizado se encuentre conforme a ley y responden administrativa y/o judicialmente, en su caso, respecto de cualquier irregularidad cometida en el mismo que les sea imputable por dolo, negligencia y/o culpa inexcusable.Artculo 26.- Condiciones mnimas de las BasesLas Bases de un proceso de seleccin sern aprobadas por el Titular de la Entidad o por el funcionario al que le hayan delegado esta facultad y deben contener obligatoriamente.Artculo 27.- Valor ReferencialEl Valor Referencial es determinado sobre la base de un estudio de las posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado, efectuado en funcin del anlisis de los niveles de comercializacin a partir de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia y los costos estimados en el Plan Anual deContrataciones.

Artculo 30.- Presentacin de propuestas y otorgamiento de la Buena ProLa presentacin de propuestas y el otorgamiento de la Buena Pro, en los casos que seale el Reglamento, se realizar en acto pblico en una o ms fechas sealadas en la convocatoria, con presencia de notario pblico o juez de paz cuando en la localidad donde se efecte no hubiera el primero.Artculo 35.- Del contratoEl contrato deber celebrarse por escrito y se ajustar a la proforma incluida en las bases con las modificaciones aprobadas por la entidad durante el proceso de seleccin. El Reglamento sealar los casos en que el contrato puede formalizarse con una orden de compra o servicio.

DIRECTIVA N 017-2012-OSCE/CD DIRECTIVA DE CONVENIO MARCO

7.3. ENTIDAD RESPONSABLE La Entidad responsable tiene a su cargo el planeamiento, programacin, coordinacin, evaluacin y conduccin de los procesos de seleccin para la implementacin de la modalidad de Convenio Marco, no siendo necesaria la conformacin de un Comit Especial para ello.

7.5. Publicacin en el SEACE El desarrollo de la fase de seleccin de los Convenios Marco ser registrado y notificado oficialmente a travs del SEACE.

VIII. DISPOSICIONES ESPECFICAS 8.1.2. Bienes y/o servicios materia de inclusin en el proceso de seleccin bajo modalidad de Convenio Marco La Entidad responsable previa evaluacin, determinar los bienes y/o servicios que se incluirn en el proceso de seleccin bajo la modalidad de Convenios Marco.

8.1.7. Aprobacin del Expediente de Contratacin de Convenio Marco La aprobacin del Expediente de Contratacin de Convenio Marco, ser realizada por el Titular de la Entidad responsable o el funcionario a quien se le hubiese delegado dicha funcin. El Expediente de Contratacin de Convenio Marco deber contener las condiciones de los bienes y/o servicios a ser considerados para la implementacin del Catalogo Electrnico respectivo, el informe de demanda, el informe de oferta, el informe de viabilidad y la determinacin del valor referencial, de ser el caso.

8.4. DE LA FASE DE EJECUCIN CONTRACTUAL 8.4.8. Procedimiento de compra a travs de los Catlogos Electrnicos El procedimiento de compra a travs de los Catlogos Electrnicos se efectuar segn lo establecido en las Bases del proceso de seleccin bajo la modalidad de Convenio Marco.

8.4.8.3. Del expediente de Contratacin Es el conjunto de documentos emitidos por la Entidad contratante, que evidencian el cumplimiento de los requisitos legales necesarios para proceder con la contratacin, para lo cual debern tener en consideracin lo siguiente: Para efectuar una compra a travs del Catlogo se debe contar con un expediente que, por lo menos, se encuentre conformado por i) el requerimiento, que incluya el listado de bienes y/o servicios por contratar, ii) el sustento de la decisin de contratar y iii) la disponibilidad de recursos.

El OEC sustentar su decisin de contratar sobre la base del costo total del bien o servicio, definidos en la presente directiva. Dicha decisin de contratar debe tener en cuenta los principios que rigen la contratacin pblica.

Los bienes y/o servicios incluidos en los Catlogos Electrnicos podrn ser contratados por paquete, siempre y cuando en los Catlogos Electrnicos existan proveedores con la capacidad y disponibilidad para atender dichos bienes y/o servicios. La Entidad deber incorporar en el expediente de contratacin, las razones debidamente sustentadas de dicha decisin.

El expediente referido a bienes o servicios contenidos en los Catlogos Electrnicos ser autorizado por el funcionario competente quien asumir la responsabilidad por dichas contrataciones.

8.4.8.4. Validez de la orden de compra o servicio publicada en el Catlogo Electrnico La orden de compra o servicio publicada a travs de los Catlogos Electrnicos, se constituye en un documento vlido y suficiente para acreditar las obligaciones y derechos de las partes, posee la misma validez y eficacia que los actos realizados por medios manuales, siempre y cuando no existan discrepancias entre las partes respecto a las condiciones pactadas en dichos catlogos. Sin perjuicio de ello, en las reglas de negocio de cada Convenio Marco podr establecerse que dicha validacin se realice a travs de otro mecanismo implementado para tal efecto.