auditoria externa

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Lic. César Augusto Mejía

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AUDITORIA EXTERNA

CASTAÑEDA MEJIA & ASOCIADOS

Auditoria Independiente

Es un examen crítico y sistemático de:

•Dirección interna•Estados financieros, expedientes y

operaciones contables preparados por la Administración

•Los demás documentos y expedientes financieros y jurídicos del negocio


Continuación…

Se lleva a cabo con la intención de publicar Estados Financieros que constituyan declaraciones de la Administración y que presenten con equidad la situación financiera en una fecha determinada y los resultados de las operaciones durante un periodo que termina en esa fecha.Se realiza con el objeto de averiguar la exactitud y autenticidad de estos estados, expedientes y documentos.


Continuación…

El resultado final del trabajo del auditor independiente consiste en la emisión de una opinión imparcial sobre la situación financiera y resultados de una unidad económica; para ello es indispensable que se cumplan ciertos requisitos mínimos de orden general que deben observarse para el desempeño de un trabajo de auditoria de calidad profesional.


Requisitos mínimos• Entrenamiento técnico y capacidad profesional

El trabajo de auditoria debe ser desempeñado por personas que, teniendo título profesional legalmente extendido y reconocido, tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores.

• Cuidado y diligencia profesional El auditor está obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.

• IndependenciaEl auditor está obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.


Continuación…

• Planeación y supervisiónEl trabajo de auditoria debe ser planeado adecuadamente y se debe supervisar en forma apropiada a los integrantes del grupo de auditoria.

• Estudio y Evaluación de Control InternoSe debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del C I existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él; asimismo que le permita determinar la naturaleza, alcance y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria.

• Obtención de evidencia suficiente y competenteMediante los procedimientos de auditoria, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión.


Continuación…

•Aclaración de la relación con estados o información financiera y expresión de opiniónEn todos los casos en que el nombre de un CPA quede asociado con estados financieros o información financiera, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con dicha información, su opinión sobre la misma y en su caso, las limitaciones importantes que haya tenido en su examen, las salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de importancia por las cuales expresa una opinión adversa o no puede expresar una opinión profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoria – NIA.


Continuación…

•Bases de opinión sobre estados financierosEl auditor, al opinar sobre estados financieros, debe observar que:

▫ Fueron preparados de acuerdo con Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF

▫ Dichas normas fueron aplicadas sobre bases consistentes▫ La información presentada en los mismos y en las notas

relativas, es adecuada y suficiente para su razonable interpretación

Por lo tanto, en caso de excepciones a lo anterior, el auditor debe mencionar claramente en qué consisten las desviaciones y su efecto cuantificado sobre los estados financieros.


Técnicas de auditoria

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público y auditor utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional.

1. Estudio general: Apreciación sobre la fisonomía o características generales del negocio, de sus estados financieros y de las partes importantes, significativas o extraordinarias.


Continuación…

2. Análisis: Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas.

3. Inspección: Examen físico de bienes materiales o de documentos, con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo o de una operación registrada en la contabilidad o presentada en los estados financieros.


Continuación…

4. Confirmación: Es la ratificación por parte de una persona ajena al negocio, de la autenticidad de un saldo, hecho u operación, en la que participó y por la cual está en condiciones de informar válidamente sobre ella.

5. Investigación: Es la recopilación de la información mediante la plática con los funcionarios y empleados del negocio. Generalmente se aplica al C I en su fase inicial y de las operaciones que no aparecen muy claras en los registros.


Continuación…

6. Declaración: Manifestación por escrito con la firma de los interesados del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados del negocio.

7. Certificación: Obtención de un documento en el que se asegure la veracidad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de autoridad responsable.

8. Observación: Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos.

9. Cálculo: Verificación matemática de alguna partida o registro contable.


Papeles de trabajo

El trabajo realizado por el auditor queda anotado en un conjunto de cédulas o documentos en donde se plasman hechos e información que se adquieren durante el desarrollo de su actividad, bien sea que los elabore o los reúna (cuando los prepare personal del negocio), los cuales constituyen los papeles de trabajo.


Continuación…

• Por su usoLos papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, cuadros de organización, catálogo de cuentas, manuales de procedimientos). Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra a conservar en un expediente especial, particularmente cuando la auditoria es recurrente. Cuando los papeles de trabajo contienen información útil para un año (confirmación de saldos, conciliaciones bancarias, etc.) se agrupan para integrar el expediente de auditoria del ejercicio a que se refieran.


Continuación…

• Por su contenidoAunque el diseño y contenido de los papeles de trabajo son tan variados, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido está más o menos definido y que los hace característicos:a) Hoja de trabajo: Es la cédula que muestra los grupos o rubros que

integran los estados financierosb) Las Cédulas Sumarias: muestran las cuentas de mayor que forman

un rubroc) Las Cédulas de Detalle: relacionan las partidas que componen una

cuenta de mayor o un saldo cualquiera, yd) Las Cédulas de Comprobación: contienen el trabajo efectuado para

verificar la corrección de una partida u operación


Personal que interviene en la auditoria• Socio encargado: tiene a su cargo la

responsabilidad fundamental del trabajo de auditoria, quien velará porque se cumpla con las Normas Internacionales de Auditoria durante la realización de la misma.

• Gerente o Supervisor: es el responsable ante los socios y ayuda a éstos en numerosos trabajos administrativos, haciéndose cargo de las auditorias. Lleva a cabo la labor de supervisión del personal que realiza la auditoria.


Continuación…

• Auditor encargado: es responsable de la realización del trabajo de auditoria, de dirigir la ejecución diaria del plan de auditoria, instruir y supervisar adecuadamente al personal de auditoria asignado al trabajo. Colabora en la planificación de la auditoria y la revisión detallada de los papeles de trabajo.

• Asistentes: tienen la responsabilidad de cumplir con los procedimientos que se señalan en el programa de auditoria y de informar al encargado todos los problemas que se presenten en el transcurso de su trabajo.


PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA


Concepto

Es decidir previamente, sobre los aspectos siguientes: los procedimientos de auditoria que se van a aplicar; el alcance y extensión que se dará a las pruebas; la oportunidad en que se van a aplicar; los papeles de trabajo que se utilizarán y el personal que se necesitará para desarrollar el trabajo.


Importancia

La planeación le permite al auditor identificar los objetivos del trabajo encomendado y al mismo tiempo le obligará a definir la forma para alcanzar dichos objetivos. De esta forma, el auditor al usar la planeación en su trabajo se asegura de realizar la auditoria en una forma más eficiente y efectiva.Con el uso de la planeación el auditor logra hacer un mejor uso de los recursos, tanto humanos como materiales.


Base para la planeación

Para que la planeación de la auditoria sea efectiva, deberá estar fundamentada en una adecuada comprensión por parte del auditor de los aspectos siguientes del cliente:1. La naturaleza de sus negocios2. El medio ambiente en que desarrolla sus

actividades la empresa3. Las operaciones contables que realiza4. Su sistema de control interno



Entrevista inicial con el cliente

Esta entrevista debe ser realizada por personal idóneo, pues de ello dependerá hacer una planeación que asegure efectuar una auditoria eficiente. Es recomendable que sea practicada por un socio, gerente o supervisor de la firma. En esta entrevista deberá obtenerse información acerca de:

Continuación…

a) Estructura organizativa de la empresab) Actividades desarrolladas por el cliente:

productos que fabrica y/o vende, servicios que presta, el mercado en que compite, las fuentes de su materia prima, etc.

c) Instalaciones: una visita permitirá entender mejor los procesos y procedimientos aplicados, tanto en el área productiva como en el área administrativa


Continuación…

d) Personal: en este aspecto será importante establecer con el cliente los empleados administrativos y especialmente del área contable que proporcionarán la documentación e información al personal asignado para la auditoria

e) Sistema de control interno aplicado por el cliente: es importante obtener la mayor cantidad de información sobre este aspecto, ya que el alcance y extensión que deberá darse a las pruebas de auditoria están estrechamente relacionadas con la calidad de este sistema.

Esta entrevista también servirá al auditor para:


Continuación…

1. Determinar necesidades del cliente en campos diferentes a la auditoria que se está planificando, tales como asesoría financiera o fiscal, sistematización contable, etc. en las que la firma de auditoria podría ayudarle.

2. Establecer si los estados financieros fueron preparados de acuerdo con Normas Internacionales de Información Financiera o atendiendo alguna reglamentación o base diferente.

3. Evaluar la colaboración que se recibirá del personal del cliente. Podrá programarse el trabajo de auditoria de manera de utilizar los periodos en que el personal del cliente tenga disponibilidad de tiempo.


Medios para obtener la información necesaria

1. EntrevistasPor medio de ellas se determinarán aspectos tales como el objetivo de la auditoria, condiciones y limitaciones del trabajo, la coordinación del trabajo de auditoria con el personal del cliente.

2. Visitas a las instalacionesPara conocer las operaciones y procesos realizados por los diferentes departamentos y observar el sistema de control interno.


Continuación…

3. Entrevistas con los funcionariosSe obtendrá información acerca de las políticas de la empresa en cuanto a aspectos operativos, administrativos y contables.

4. Lectura de documentos jurídicosPara conocer aspectos relacionados con la constitución de la empresa y otros aspectos legales como contratos y juicios, tanto promovidos por el cliente como en su contra.

5. Lectura de estados financierosPara obtener información sobre el volumen y naturaleza de las operaciones, así como determinar la importancia relativa de cada cuenta.


Importancia relativaEs conveniente que el auditor determine en la fase de planeación los componentes importantes de los estados financieros, el concepto de importancia relativa debe dirigir el trabajo de auditoria a los aspectos importantes que pueden afectar la razonabilidad de los mismos.Con todos los elementos obtenidos en la entrevista inicial, se deberá dar inicio al plan de auditoria, determinando su alcance, estimación del tiempo y personal necesario para llevar a cabo el trabajo.


Presupuesto de tiempoPor lo general se elabora siguiente el orden de las cuentas del balance general, asignándole a cada una de ellas las horas hombre que se consideran necesarias de acuerdo a la experiencia y criterio del auditor. Para su preparación debe tomarse en cuenta:1. Volumen de operaciones2. En los casos de primeras auditorias debe considerarse más

tiempo para el conocimiento de la empresa y para la preparación del archivo permanente

El presupuesto de tiempo reviste importancia puesto que con base en éste se fijan los honorarios que deberán cobrarse al cliente.


Programas de auditoria

El resultado de la planeación de la auditoria se plasmará en un programa de trabajo.

El programa de auditoria es un documento en el que en un orden lógico se presentan los procedimientos de auditoria que deberán aplicarse, la extensión que a los mismos se les dará y la oportunidad en que se practicarán.


Continuación…

•Programas generales: Contienen una descripción general de las técnicas que deberán aplicarse en la auditoria así como los objetivos que se persiguen. Están destinados para ser usados por los supervisores o jefes de auditoria.

•Programas detallados: En ellos se describe con detalle los procedimientos y técnicas de auditoria que deberán aplicarse. Su uso corresponde a los asistentes de auditoria.


Continuación…

•Programas estándar: son aquellos en que se enuncian los procedimientos de auditoria a seguir en casos o situaciones similares, o aplicables a un número considerable de empresas.

•Programas específicos: son aquellos que se preparan o formulan concretamente para cada situación particular.


Contenido de los programas•De forma:

▫Número de procedimiento de auditoria▫Descripción del procedimiento▫Firma o iniciales de los auditores que

llevan a cabo los diferentes puntos de la revisión

▫Columna de observaciones para hacer referencia a los papeles de trabajo en donde se haya realizado el procedimiento


Continuación…

•De fondo:En función de éste, los programas deben incluir procedimientos que no sólo se limiten al reconocimiento de los registros de contabilidad, sino también proveer procedimientos que vayan más allá de dichos libros y registros, como son:▫Analizar correspondencia▫Obtener información de terceros▫Revisión de libros, actas, etc.


Continuación…

Además no sólo deben circunscribirse al examen de las operaciones realizadas durante el periodo que abarque la auditoria, sino también a un periodo posterior, ya que el auditor que dictamina es responsable de los eventos posteriores que en alguna forma puedan influir en su opinión.


Aspectos relevantes a considerar en los procedimientos de auditoria aplicables en el examen de estados financieros

1. Procedimientos para efectivoa) Arqueos: inspección de todos los valores en poder de

los custodios seleccionados a una fecha determinadab) Confirmación de saldos de las cuentas bancariasc) Revisión de conciliaciones bancariasd) Examen de la documentación que ampara las entradas

y salidas de efectivoe) Verificación de los movimientos de efectivo por un

periodo anterior y posterior al cierre del ejerciciof) Revisión de traspasos de fondos en las cuentas

bancariasg) Valuación de monedas extranjeras y otros


Continuación…

2. Procedimientos para cuentas por cobrara) Obtención de un análisis de los saldos que

integren las cuentas por cobrar, de preferencia tabulado por antigüedad

b) Confirmación escrita directamente de los clientes de los saldos representativos

c) Inspección física de la documentación que amparen los adeudos en caso necesario

d) Verificación de correcta valuación de las cuentas por cobrar en moneda extranjera

e) Verificación de correcta valuación de las cuentas incobrables


Continuación…

3. Procedimientos para inventariosa) Observación de la toma física de inventarios,

determinando las cantidades de dichos inventarios y efectuando pruebas selectivas de recuento para asegurarse de la corrección de dichas cantidades

b) Comprobación de la corrección de los cálculos aritméticos del inventario

c) Valuación del inventario y la determinación del costo de las mercancías vendidas durante el periodo

d) Examinar la documentación que ampare las entradas y salidas de inventarios


Continuación…

4. Procedimientos propiedad planta y equipoa) Examen de la documentación, escritura o título de

propiedad, y la autorización que amparen las adquisiciones

b) Inspección física de los bienes para comprobar que existen y están en uso

c) Al examinar las adquisiciones investigar si representan reposiciones y comprobar que los bienes sustituidos fueron dados de baja

d) Revisar los cálculos de las depreciaciones, su correcto registro y el movimiento de las cuentas respectivas

e) Revisar que lo métodos de valuación y depreciación han sido aplicadas constantemente


Continuación…

5. Procedimientos para pasivos corrientesa) Confirmación: obtención de información escrita de

instituciones que hayan otorgado créditos, proveedores y acreedores

b) Examen de la documentación de los pasivos pagados con posterioridad a la fecha del balance general para asegurarse de su existencia y autenticidad

c) Inspección de la documentación que compruebe la autenticidad de los pasivos registrados no liquidados

d) Verificar a base de pruebas selectivas, las sumas de las tarjetas auxiliares de las cuentas por pagar y comprobar su corrección


Continuación…

6. Procedimientos para capital contablea) Examinar los originales de la escritura constitutiva y

sus modificacionesb) Inspeccionar los libros de actas, para asegurarse que

los acuerdos de los accionistas y administradores están reflejados adecuadamente en los registros contables

c) Verificar que los movimientos de capital contable estén autorizados

d) Verificar que los cupones por dividendos pagados y los de acciones canjeadas hayan sido cancelados

e) Verificación de adecuada presentación y revelación de restricciones


Continuación…

7. Procedimientos para cuentas de resultadosa) Es recomendable que estos procedimientos de

auditoria se coordinen con aquellos que se utilicen en cuentas relacionadas

b) Verificar que todas las ventas han sido facturadas en el periodo

c) Verificar en la factura y documentos que amparen las ventas y su costo, los cálculos aritméticos, precios unitarios y su contabilización

d) En la medida que sea práctico, se harán pruebas globales de las ventas y su costo y de los márgenes de ganancia


Continuación…

e) Verificación de los impuestos causadosf) Examen crítico de los documentos originales

que respalden los gastos de operacióng) Revisión comparativa de los distintos renglones

de gastos de operación de un ejercicio a otro, investigando e interpretando las variaciones importantes

h) Conexión de las cuentas de gastos de operación con las cuentas de activo y pasivo relativas, incluyendo pruebas globales cuando procedan


Procedimientos de auditoria en PED• Primera fase: Estudio preliminar

Está enfocado a determinar la importancia que el PED tiene en su información financiera y al conocimiento general del equipo.a) Descripción de las aplicaciones: Consiste en

conocer y documentar en papeles de trabajo, los objetivos del sistema y de sus aplicaciones, identificando la entrada, proceso y salida de la información

b) Estudio general de la unidad central de proceso y de las unidades periféricas


Continuación…

• Segunda fase: Ampliación del estudio de C Ia) Verificar que el análisis, diseño, programación,

prueba de datos y mantenimiento de los sistemas esté documentado y de acuerdo a los estándares establecidos

b) Comprobar que existen manuales actualizados del equipo y de los sistemas de operación

c) Verificar que se cuenta con copias de los manuales de operación debidamente protegidos fuera de la sala de cómputo


Continuación…

d) Asegurarse que existe un plan de contingencias que asegure una continuidad razonable de la información

e) Verificar que la información procesada está sujeta a controles que aseguren que dicha información es válida y completa y que se procesa información duplicada. En caso de información rechazada que ésta sea analizada y corregida, y en su caso, vuelva a ser oportunamente procesada

f) Comprobar que la documentación que soporta los programas está de acuerdo con los estándares establecidos, que se encuentra completa y que existe evidencia y autorización de los cambios efectuados


Continuación…

• Tercera fase: Prueba a los controles PEDA partir de esta fase es imprescindible que el auditor tenga la debida especialización y conocimiento de cómputo electrónico que le permita juzgar sobre los controles establecidos y efectuar pruebas al computador. En caso de apoyarse en otras personas, el auditor debe tener suficiente conocimiento del PED para dirigir, supervisar y revisar el trabajo de sus asistentes o para obtener certeza razonable de que el trabajo hecho por expertos externos es parte integrante del sistema contable y del control interno relativo, el auditor no debe delegar en un experto en PED su responsabilidad sobre las conclusiones importantes de su trabajo.


Secuencia en la aplicación de procedimientos de auditoria en PED

Hay computador?

No

Hacer auditoria sin procedimientos

PED Sí

1ª. Fase

Estudio

preliminar Tienen impacto en la información financiera

Continuar auditoria sin procedimientos PED

Sí

2ª. FaseAmpliación del estudio del

Control Interno PED

Es esencial por la magnitud de las

aplicaciones Sí

3ª. Fase obligatoria

3ª. Fase alterna

Efectuar pruebas de

cumplimiento

No

No

Usar el computador para hacer pruebas de auditoria más:efectivas, extensas, precisas y económicas


Evaluación del control interno

Al evaluar el C I, el auditor deberá determinar sus deficiencias, calificarlas en cuanto a su gravedad y posibles repercusiones y, establecer el alcance de su trabajo en relación a las condiciones encontradas. Si las fallas de C I son graves y el auditor no logra suplir esta limitación de una manera práctica, deberá abstenerse de opinar sobre los estados financieros.


Continuación…

Es indispensable dejar evidencia en los papeles de trabajo del estudio y evaluación del C I, por las razones siguientes:

a) Como evidencia de que el auditor cumplió con la norma internacional de auditoria que lo obliga a examinarlo.

b) Como explicación del por qué realizó diferentes extensiones a sus pruebas de auditoria, utilizó determinados procedimientos y la oportunidad en que fueron aplicados.


Métodos de evaluación del C I• Método descriptivo o memorándum

Consiste en una descripción por escrito, de los procedimientos establecidos para la ejecución de las distintas operaciones o aspectos específicos del C I. Es decir, es la formulación de memorándum en donde se transcribe en forma fluida los distintos pasos de un aspecto operativo.Este método tiene íntima relación con el método gráfico, ya que siempre se acompaña de una gráfica que muestra la descripción escrita.


Continuación…

•Método de cuestionariosEn este método se elabora previamente una relación de preguntas sobre los aspectos básicos de la operación a investigar y a continuación se procede a obtener las respuestas. Generalmente estas preguntas se formulan de tal forma que una respuesta negativa advierte debilidades en el control interno.


Continuación…

•Método gráficoTiene como base la esquematización de las operaciones mediante el empleo de dibujos, flechas, cuadros, etc., en dichos dibujos se presentan departamentos, archivos, etc., y por medio de ellos se indica la forma cómo opera un procedimiento de trabajo.Las gráficas más conocidas son los flujogramas y diagramas.


Principales áreas a evaluar

•Caja y Bancos1. Las cuentas bancarias deben estar

autorizadas por la administración2. Los ingresos por venta deben respaldarse

con las cintas de la caja registradora, comprobantes de ingreso e informe diario de ventas

3. Deben depositarse los ingresos inmediatamente. Los desembolsos se realizan mediante la emisión de cheques pre numerados


Continuación…

5. Los cheques anulados deben ser inutilizados y archivados en la secuencia normal de los cheques pagados

6. La cantidad deberá ser impresa en todos los cheques con una máquina protectora

7. Personas autorizadas para aprobar los cheques no deben tener acceso a los registros contables. Al presentar los cheques para su autorización, se debe revisar los comprobantes adjuntos

8. Se debe estampar el sello de PAGADO en la factura de los proveedores y órdenes de compra al cancelarlos


Continuación…

• Fondos fijos1. Establecer un sistema de fondo fijo para pagos

menores en cada establecimiento2. Debe estar a cargo de una persona responsable y

no tener acceso al efectivo y registros contables3. Al solicitar un reembolso, adjuntar:

a) Listado de los documentos que integran el reembolsob) Los documentos deben estar aprobados por persona

competente

4. Los cheques emitidos por reembolso deber ser a nombre de la persona responsable

5. Practicar arqueo de fondo fijo sorpresivamente


Continuación…

• Ventas y facturación1. Colocar cajas registradoras en cada

establecimiento, con los controles siguientesa) Que la caja registradora suene un timbre para

llamar la atención al abrirlab) La aparición del importe de consumo en la parte

superior de la caja y a la vista del clientec) Impresión de un ticket de caja (factura)d) Acumulación del total de las ventas del día

2. La orden y el comprobante de ingreso deben ser numerados correlativamente


Continuación…

3. Con el comprobante de ingreso el cliente cancela su consumo

4. El informe diario de ventas se elabora en base a los comprobantes de ingreso, éste debe firmarlo la persona encargada de la caja

5. El total de ventas que reporta la cinta de la caja registradora debe cotejarse con comprobantes de ingreso y el informe diario de ventas


Continuación…

• Compras y gastos1. Que los pedidos de compra sean autorizados y que las

funciones de formulación de pedidos, recepción de productos y contabilización estén separadas

2. Usar talonarios de órdenes de compra pre numerados y debidamente autorizadas

3. Enviar copia de la orden de compra al almacén y departamento de contabilidad

4. Previo a cancelar las facturas verificar que estén autorizadas y respaldadas con su orden de compra

5. Verificar en las facturas cálculos aritméticos, requisitos legales y que tengan su recibo de caja o sello de Cancelado


Continuación…

• Inventarios1. Al ingresar productos al almacén deberá de

pesarse, contarse y verificar de que lo recibido es lo indicado en las facturas y órdenes de compra

2. Elaborar el informe diario del encargado en base al producto recibido y adjuntar facturas y órdenes de compra

3. Toda salida de producto tiene que estar respaldada con requisición del almacén

4. Toda entrada y salida de producto debe anotarse en la tarjeta de almacén respectiva (Kardex)


Continuación…

5. Practicar inventario físico de productos cada fin de mes y cotejarlo contra el Kardex

6. Las personas que manejan el almacén deben estar segregadas de las funciones de facturación de ventas y contabilidad

7. Las existencias de productos deben valuarse al costo de adquisición (última compra)


CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO


EfectivoPREGUNTA N/A SI NO OBSERVACIÓ

N

EFECTIVO EN CAJA

1 Los fondos de caja chica se manejan a través de fondos fijos

2 El encargado de la caja chica es independiente del que maneja los cobros

3 Los fondos ajenos al negocio están al cuidado de alguna persona que no maneje fondos del mismo

4 Recae la responsabilidad principal de cada caja chica sobre una sola personal

5 Se hacen cortes de los fondos por las personas encargadas de su custodia. Con qué frecuencia


Efectivo

PREGUNTA N/A SI NO OBSERVACIÓN

6 Los fondos fijos son razonables para sus necesidades

7 Están los pagos individuales de los fondos limitados a una cantidad máxima. Cuál es ese máximo

8 Están los desembolsos de caja chica debidamente respaldados por comprobantes

9 En lo que se refiere a retiro de efectivo por medio de vales:a) Se hacen en tal forma que

dificulten su alteraciónb) Están firmados por las

personas que dispusieron del efectivo

c) Están aprobados por un funcionario responsable


Efectivo


10

Los cheques de reembolso se expiden a nombre de la persona encargada del fondo

11

Está prohibido usar los fondos de caja chica para hacer efectivo cheques de funcionarios, empleados, clientes y otras personas

12

Se realizan arqueos por sorpresa por los auditores internos o algún funcionario periódicamente

13

Los reembolsos son aprobados por alguna persona que no sea el cajero y que verifique la documentación de respaldo de la liquidación


Efectivo


EFECTIVO EN BANCOS

1 Las funciones de contabilidad y de caja están divididas y desempeñadas por empleados competentes y completamente independientes entre sí

2 Están todas las cuentas de bancos y las personas que firman contra ellas, autorizadas por la Administración

3 Existe costumbre de notificar al banco inmediatamente cuando una persona autorizada a firmar abandona el empleo en el negocio

4 Están registradas todas las cuentas de cheques a nombre del negocio


Efectivo


5 Se registran las operaciones de caja en la fecha en que se recibe el dinero o en la que fueron expedidos los cheques

PAGOS CON CHEQUES

1 Las siguientes aprobaciones de alguna persona autorizada se requieren en los documentos antes de ser pagados

a) Aprobación de preciosb) De recibo de productosc) De sumas, cálculos,

descuentos, etc.d) De la cuenta a la cual debe ser

cargadoe) Aprobación final para su pago

2 Los documentos son convenientemente Cancelados al pagarlos


EfectivoPREGUNTA N/A SI NO OBSERVACIÓ

N

3 La firma de cheques, antes de estar éstos completamente llenos, está prohibida

4 Se utiliza máquina protectora para indicar la cantidad

5 Los cheques sin usar están convenientemente guardados de tal manera que se evite sean usados sin autorización

DEPÓSITOS

1 Los ingresos son depositados diariamente en su totalidad

2 El control de todos los registros de contabilidad y pagos, está encomendado a otra persona que no sea el cajero


Efectivo


3 Existe el control adecuado sobre las ventas de contado mediante el uso de cajas registradoras

CONCILIACIONES BANCARIAS

1 Las cuentas bancarias son conciliadas por alguien que no firme cheques o que no tenga a su cuidadoa) Fondos o libros de cajab) Cuentas generalesc) Cualquier otra cuenta

2 Se concilian las cuentas bancarias mensualmente

3 Las conciliaciones son verificadas por un empleado responsable


Compras y GastosPREGUNTA N/A SI NO OBSERVACIÓ

N

1 Existe un departamento de compras

2 Opera independientemente dea) Departamento de contabilidadb) Bodega o almacén

3 Se utilizan formas impresas de órdenes de compra con numeración correlativa

4 Se aprueban los detalles siguientes:a) Preciosb) Cantidadc) Proveedor

5 Recibe directamente el departamento de contabilidad los documentos :a) Copia de la orden de comprab) Copia del informe de recepción


Compras y Gastos


6 Se aprueban las facturas antes de pagarlas

7 Se sellan las facturas en forma adecuada para evitar sean pagadas dos veces

8 Se aprueban debidamente las facturas de poca importancia por funcionarios o jefes de departamento antes de pagarlas

9 Recibe y firma una persona debidamente autorizada todas las pólizas, documentos y distribuciones de gastos antes de autorizar su pago


Ventas y FacturaciónPREGUNTA N/A SI NO OBSERVACIÓ

N

1 La persona que prepara los comprobantes de ingreso tiene acceso a la caja

2 Los documentos de ingreso están numerados

3 Se cotejan los documentos de ingreso con las órdenes de clientes (pedidos)

4 Se entrega al cliente el ticket (factura) que emite la caja registradora al cancelar su consumo

5 Se coteja la orden de despacho con documento de ingreso e informe diario de ventas


Ventas y Facturación


6 Se verifica que el total que reporta la caja registradora sea igual a documentos de ingreso emitidos

7 Se practican arqueos sorpresivos

8 Se elabora la póliza de ingresos en base a las cintas e informe diario de ingresos


InventariosPREGUNTA N/A SI NO OBSERVACIÓ

N

1 Se llevan registros de inventario perpetuo con relación a los productos

2 Las personas que manejan los inventarios, están separadas de las funciones siguientes:a) Facturación de ventab) Contabilización de compras

3 Hay una persona responsable encargada del almacén

4 Se realizan todas las entregas de productos mediante requisiciones

5 Existe un control estricto de artículos de valor elevado

6 Existe un control e artículos recibidos en consignación


Inventarios


7 Se verifican los registros de inventario perpetuo cotejándolos con inventarios físicos por lo menos una vez al año

8 De ser así, esos recuentos físicos son practicados por empleados independientes del encargado del almacén

9 Se investigan de inmediato las diferencias entre los registros del almacén y los inventarios físicos

10

Se preparan instrucciones por escrito para la orientación de los empleados participantes en la toma de inventarios físicos


“EL SER HUMANO NO TIENE PRECIO. TIENE VALOR; Y ELLO

LO ESTABLECE EL CONOCIMIENTO Y LA

EXPERIENCIA”.

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