auditoria del municipio de rio grande m-04-08

INFORME DE AUDITORA M-04-0825 de septiembre de 2003

MUNICIPIO DE RO GRANDE

(Unidad 4061)

Perodo auditado : 1 de julio de 1999 al 30 de junio de 2001

Informe de Auditora M-04-08

125 de septiembre de 2003Unidad 4061

CONTENIDOPgina

INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA. . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 4

RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA. . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 6

ALCANCE Y METODOLOGA . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 6

OPININ . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... .. . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 7

INFORMES DE AUDITORAANTERIOR. .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 8

RECOMENDACIONES . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 9

A LA SECRETARIA DE JUSTICIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE TICA GUBERNAMENTAL . . . . . . . 9

A LA COMISIONADA DE ASUNTOS MUNICIPALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

AL ALCALDE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

AL PRESIDENTE DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

CARTAS A LA GERENCIA . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....13

COMENTARIOS DE LA GERENCIA. . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....13

AGRADECIMIENTO . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....13

Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061

2

RELACIN DETALLADADE HALLAZGOS... . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ..... . . . . . ...14

CLASIFICACIN YCONTENIDO DE UNHALLAZGO

14

HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE RO GRANDE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

1 - Posible conflicto de intereses incurrido por un funcionario municipal en laconcesin de bienes ypropiedad a una entidad sin fines de lucro yotrasdeficiencias relacionadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..15

2 - Pagos indebidos y desembolsos incurridos en la preparacin de planos parauna obra que no haba tenido utilidad .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..19

3 - Pagos indebidos a un consultor por servicios profesionales y consultivosy a un funcionario municipal por sueldos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

4 - Aumentos de sueldo a funcionarios municipales que excedan la retribucinmxima fijada en el Plan de Clasificacin y Retribucin .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

5 - Puestos ocupados ilegalmente por tres funcionarios .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

6 - Gastos extravagantes e innecesarios en la celebracin de distintasactividades y de un viaje al Desfile Puertorriqueo de Chicago.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

7 - Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen; faltade certificaciones, de informacin y de firmas en los comprobantes dedesembolso ; compras y servicios sin rdenes de compra y sin requisiciones,y rdenes de compra sin firmar y sin registrarse previamente.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

8 - Contratos de servicios profesionales y consultivos pagados con fondosfederales sin solicitar cotizaciones, falta de informacin y de clusulasimportantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos y deobras y mejoras permanentes, contratos no enviados a la Oficina delContralor de Puerto Rico y otros enviados con tardanzas, y crditos noobligados al momento de otorgarse los contratos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

9 - Plizas del Fondo del Seguro del Estado falsas y otras no obtenidas por loscontratistas al momento de la contratacin y cuyas primas fueron retenidasal Municipio .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

10 - Falta de fiscalizacin en el otorgamiento de donativos de fondos aentidadessin fines de lucro .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50


3

11 - Deficiencias relacionadas con el Museo del Cartel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

ANEJO 1- GRFICA COMPARATIVA DE LAS SITUACIONES INCLUIDAS ENLOS HALLAZGOS DE ESTAAUDITORA, INFORMES DE AUDITORAM-04-04 Y M-04-08, CON LAS DE LAAUDITORA ANTERIOR,INFORMES DE AUDITORA M-00-27, M-01-13 Y M-01-17 .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....56

ANEJO 2 - INDICADORES SOCIOECONMICOS . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....57

ANEJO 3 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUEACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....58

ANEJO 4 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LALEGISLATURA MUNICIPALQUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....60


A la Gobernadora y a los presidentes del Senadoy de la Cmara de Representantes

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALORSan Juan, Puerto Rico

INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

4

25 de septiembre de 2003

Realizamos una auditora de las operaciones fiscales del Municipio de Ro Grande para

determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables . Efectuamos la

misma a base de la facultad que se nos confiere en la Seccin 22 del Artculo III de la

Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Nm. 9 de 24 de julio

de 1952, segn enmendada.

Determinamos emitir dos informes de dicha auditora. Este es el segundo informe y

cubre las operaciones relacionadas con la administracin del personal, los desembolsos y algunos

controles y procedimientos . El primer informe se emiti el 15 de septiembre de 2003 y cubri

las operaciones relacionadas con el presupuesto, las compras, las obras, la contabilidad, la

propiedad (parcial) y algunos controles y procedimientos [Informe de Auditora M-04-04] .

El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con

personalidad jurdica. Sus operaciones se rigen por la Ley Nm. 81 de 30 de agosto de 1991,

Ley de Municipios Autnomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991, segn

enmendada, y por el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas para los Municipios de

Puerto Rico . ste fue aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio


5

de 1995 y comenz a regir el 31 de julio de 1995. Las operaciones objeto de este informe

estuvieron cubiertas por la Ley Nm. 81 ypor dicho Reglamento .

El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdiccin.

Es una entidad jurdica con carcter permanente. Adems, tiene existencia y personalidad legal

independiente a la del Gobierno Estatal.

El sistema gubernamental del Municipio est compuesto por dos poderes: el Ejecutivo y

el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas . Es

electo cada cuatro aos en las elecciones generales de Puerto Rico. El ANEJO 3 contiene una

relacin de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo

auditado . La Legislatura Municipal ejerce las funciones legislativas y est compuesta

por 16 miembros, quienes tambin son electos en dichas elecciones. El ANEJO 4 contiene una

relacin de los funcionarios principales de la Legislatura Municipal que actuaron durante el

perodo auditado.

El Municipio provee servicios a sus habitantes, tales como: ornato, desarrollo de obras

pblicas y viviendas, programas de recreacin y deportes y seguridad. Para ofrecer dichos

servicios cuenta con dependencias, tales como : Obras Pblicas, Recreacin y Deportes, Defensa

Civil y la Oficina de Programas Federales .

El presupuesto del Municipio ascendi a $10,827,218 en el ao fiscal 1999-00,

$12,210,718 en el 2000-01 y $12,352,914 en el 2001-02. El Municipio tena preparados los

estados financieros auditados correspondientes a dichos aos fiscales .


RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA

Con el propsito de lograr una administracin eficaz, regida por principios de calidad, la

gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de:

1 .

Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos deadministracin y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos

2.

Mantener unaoficina de auditora interna competente

3.

Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras

4.

Adoptar un plan estratgico para las operaciones

5.

Mantener el control presupuestario

6.

Mantenerse al da con los avances tecnolgicos

7.

Mantener sistemas adecuados de archivoy de control de documentos

8.

Cumplir con el Plan de Accin Correctiva de la Oficina del Contralor dePuerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos

9.

Mantener un sistema adecuado de administracin de personal que incluya laevaluacin del desempeo, y un programa de educacin continua para todo elpersonal

10 .

Cumplir con la Ley de tica Gubernamental, lo cual incluye divulgar susdisposiciones a todo el personal

ALCANCEYMETODOLOGA

6

La auditora cubri del 1 de julio de 1999 al 30 de junio de 2001 . En algunos aspectos

examinamos operaciones de fechas anteriores y posteriores . El examen lo efectuamos de

acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los

aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que consideramos

necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias.


Para efectuar la auditora utilizamos la siguiente metodologa:

'

Entrevistas a funcionarios, a empleados y aparticulares

'

Inspecciones fisicas

'

Examen y anlisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada

'

Anlisis de informacin suministrada por fuentes externas

7

'

Pruebas y anlisis de informacin financiera, de procedimientos de control interno y

de otros procesos

'

Confirmaciones de cuentas y de otra informacin pertinente

OPININ

Las pruebas efectuadas revelaron la comisin de serias desviaciones de disposiciones de

ley y de reglamentacin en las operaciones relacionadas con la concesin de bienes y propiedad

a una entidad sin fines de lucro (Hallazgo 1) . Por ello, en nuestra opinin, dichas operaciones no

se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables . Las pruebas efectuadas

tambin reflejaron que las dems operaciones objeto de este informe se realizaron

sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin, excepto por las situaciones que se

comentan en los hallazgos 2 al 6. Los hallazgos 1 al 6 se clasifican como principales.

En la parte de este Informe titulada RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS,

comentamos los hallazgos clasificados como principales y secundarios. Se consideran

secundarios los que se enumeran del 7 al 11.

En este Informe de Auditora M-04-08 y en el primer informe que emitimos el 15 de

septiembre de 2003 (Informe de Auditora M-04-04), se comentan 87 situaciones que


8

constituyen hallazgos, de las cuales 34 se clasifican como hallazgos principales y 53 como

secundarios . En los informes de auditora anterior, M-00-27, M-01-13 y M-01-17 del 24 de

marzo y 11 y 14 de septiembre de 2000, respectivamente, se comentaron 123 situaciones, de las

cuales 66 se clasificaron como hallazgos principales y 57 como secundarios . Los hallazgos

incluidos en el M-04-04 y en el M-04-08 comparados con los incluidos en el M-00-27, M-01-13

y M-01-17 disminuyeron por 36, lo cual equivale a un 29 por ciento de disminucin . La

distribucin por hallazgos es como sigue : la cantidad de situaciones que constituyen hallazgos

principales disminuyeron por 32, lo que representa un 48 por ciento de disminucin y los

secundarios disminuyeron por 4, lo que representa un 7 por ciento de disminucin. En el

ANEJO 1 se presenta una grfica con esta informacin .

INFORMES DE AUDITORA ANTERIOR

En los informes de auditora anterior M-01-13 y M-01-17 fueron objeto de

recomendaciones 20 situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 2-b., 4-a ., 5-a . y b.,

6-a.1) y 2), 7-a . al i ., 8-b ., e. y d., 9-b . y 10-b . de este Informe. Dichas recomendaciones no

fueron atendidas . Tampoco fueron atendidas las recomendaciones de otras 24 situaciones

similares (51 por ciento) comentadas en el primer informe emitido como resultado de esta

auditora (Informe de Auditora M-04-04) .

El no atender, sin justa causa, las recomendaciones de los informes de auditora de la

Oficina del Contralor puede constituir una violacin al Artculo 3.2-B de la Ley

Nm. 12 de 24 de julio de 1985, Ley de tica Gubernamental, segn enmendada. A estos

efectos, el 30 de enero de 1987 el Director Ejecutivo de la Oficina de tica Gubernamental

emiti la Carta Circular Nm. 86-4, mediante la cual exhort a los alcaldes y funcionarios de la

Rama Ejecutiva del Gobierno a cumplir con las mismas.


A LA SECRETARIA DE JUSTICIA

RECOMENDACIONES

9

1 .

Ver que el Alcalde recobre las cantidades que se indican en los hallazgos 2-a., 3-a. y b., 4

y 9-b. y ofrecerle cualquier asesoramiento para ello en caso de ser necesario .

Adems,

tomar cualquier otra medida que estime pertinente .

AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE TICA GUBERNAMENTAL

2.

Considerar las situaciones que se comentan en el Hallazgo 1, y tomar las medidas

correspondientes .

A LA COMISIONADA DE ASUNTOS MUNICIPALES

3.

Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Accin Correctiva establecido por esta

Oficina y con las disposiciones del Boletn Administrativo 1998-16 aprobado por el

Gobernador el 13 de junio de 1998. [Hallazgos 1 al 11]

AL ALCALDE

4.

Cumplir con las disposiciones de ley y de reglamento respecto a no autorizar transacciones

que conlleven conflicto de intereses . [Hallazgo 1]

5.

Recobrar de los contratistas, proveedores y otros, o de las fianzas de los funcionarios

responsables, las cantidades que se indican a continuacin :

a.

Los $15,319 pagados indebidamente a una firma de ingenieros . [Hallazgo 2-a.]


b.

Los $45,000 pagados indebidamente a un consultor por preparar un Plan Consolidado

y un Plan Administrativo para el Programa de Seccin 8 . [Hallazgo 3-a.]

c .

Los $1,096 pagados indebidamente a un funcionario municipal . [Hallazgo 3-b.]

d.

Los $148,238 por sueldos pagados a 22 funcionarios municipales en exceso de la

retribucin mxima fijada en el Plan de Clasificacin y Retribucin del Municipio .

[Hallazgo 4]

e .

Los $7,932 por plizas del Fondo del Seguro del Estado no pagadas por los

contratistas que prestaron servicios por contrato al Municipio . [Hallazgo 9-b.]

6 .

Ver que los recursos del Municipio se utilicen diligentemente en obras, equipos y servicios

que redunden en beneficio del inters pblico . [Hallazgo 2-b.]

1 0

7 .

Asegurarse de que los funcionarios que se nombren en los puestos cumplan con los

requisitos mnimos de preparacin acadmica y experiencia requeridos para cada puesto.

[Hallazgo 5]

8.

Cumplir con la ley y la reglamentacin en lo referente a no incurrir en gastos que sean

extravagantes e innecesarios, de manera que los recursos del Municipio se utilicen en

servicios que redunden en beneficio del inters pblico . [Hallazgos 6 y 11-a.]

9 .

Ejercer una supervisin eficaz sobre las funciones de la Directora de Finanzas para

asegurarse de que :

a .

Establezca un sistema de archivo adecuado para los comprobantes de desembolso y

para los cheques pagados por el banco . [Hallazgo 7-a.]


momento de efectuar los pagos . [Hallazgo 7-b.]

c.

Procese los comprobantes de desembolso cuando stos contengan:

2)

las rdenes de compra firmadas por las personas autorizadas. [Hallazgo 7-d.]

3)

las facturas originales firmadas por los proveedores. [Hallazgo 7-e. y f.]

5)

evidencia de que fueron preintervenidos. [Hallazgo 7-h.]

b. Marque como pagados los comprobantes de desembolso y sus justificantes al

1)

su firma, la del Alcalde o su representante autorizado y las del jefe de la

dependencia municipal correspondiente . [Hallazgo 7-c.]

4)

la certificacin del funcionario o empleado que tuvo conocimiento de que los

servicios se recibieron de conformidad. [Hallazgo 7-g.]

d.

Obligue los crditos presupuestarios necesarios para el pago por la construccin de

obras y de los servicios profesionales y consultivos por contratos al momento de

formalizarse los mismos. [Hallazgo 8-d.]

10 .

Asegurarse de que se emitan las rdenes de compra correspondientes cuando se ordenen las

compras y los servicios, y que se emitan requisiciones autorizadas por los jefes de las

dependencias municipales donde se originan los gastos . [Hallazgo 7-i. yj.]

11 .

Cumplir con la reglamentacin establecida para la contratacin de servicios profesionales y

consultivos con cargo a los fondos federales, de solicitar propuestas a licitadores que

cualifiquen para prestar dichos servicios. [Hallazgo 8-a.]


13.

Ver que se sometan a esta Oficina, dentro del tiempo establecido para ello, copia de todos

los contratos que se formalicen, segn se requiere por la Ley Nm.18 del 30 de octubre

de 1975, segn enmendada, y por el Reglamento Nm. 33 promulgado por la Oficina del

Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley. [Hallazgo 8-c.]

14 .

Ver que no se repita una situacin similar a la sealada en el Hallazgo 9-a .

AL PRESIDENTE DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL

12

12.

Ver que los contratos de servicios profesionales y consultivos contengan todas las clusulas

e informacin requeridas por la Ley Nm. 5 de 30 de diciembre de 1986, Ley Orgnica

de la Administracin para el Sustento de Menores y por el Memorando Circular

OCAM 92-31 del 28 de octubre de 1992 . Tambin debe considerar incluir clusulas e

informacin similares a las que se establecen en el Memorando Circular Nm. 07-93

emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de la Gobernacin. [Hallazgo 8-b.]

15 .

Requerir a las entidades sin fines de lucro a las cuales se les conceden donativos de fondos,

los informes sobre el uso dado a los mismos . [Hallazgo 10-a . y b.]

16 .

Ver que se encuentren los 25 carteles adquiridos por $35,400 para el Museo del Cartel que

no fueron encontrados para examen o, en su defecto, que se recobre de quien corresponda el

costo pagado por los mismos . [Hallazgo 11-b.]

17 . Informar a la Legislatura Municipal sobre las situaciones que se comentan en los

hallazgos 1, 3 al 6, 10 y 11 de modo que se adopten las medidas correctivas que procedan,

y establecer un plan de seguimiento para ver que esas situaciones se atiendan.

13 Infonne de Auditoria M-04-08 25 de septiernbre de 2003 Unidad 4061

CARTAS A LA GERENCIA

Los hallazgos de este Informe se sometieron al Alcalde, Hon. Emilio Rosa Pacheco, y al

ex Alcalde, Sr. Cesar Mendez Otero, para comentarios por cartas del 3 de marzo de 2003.

COMENTARIOS DE LA GERENCIA

El Alcalde Rosa Pacheco someti6 sus comentarios sobre nuestros hallazgos en carta del 2 de abril de 2003. El ex Alcalde Mendez Otero someti6 sus comentarios en carta recibida el 28 de mayo de 2003. Las observaciones de ambos se inc1uyen en la segunda parte de este Informe titulada RELACION DETALLADA DE HALLAZGOS bajo la secci6n HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE Rio GRANDE.

AGRADECIMIENTO

A los funcionarios y empleados del Municipio de Rio Grande les agradecemos la cooperaci6n que nos prestaron durante nuestra auditoria.

Por:


RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS

CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

1 4

En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados

por las pruebas realizadas . stos se clasifican como principales o secundarios . Los principales

incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un

efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los

que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves .

Los hallazgos del informe se presentan segn los atributos establecidos conforme a las

normas de redaccin de informes de nuestra Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor

comprensin de la informacin ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes :

Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con

uno o ms criterios .

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley,

reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma

de sana administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un

experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio .

Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el

informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos

ilegales sealados .


HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE RO GRANDE

1 5

En la seccin sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el

funcionario principal de la unidad auditada efectu comentarios sobre los hallazgos incluidos en

el borrador del informe que le enva nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al

revisar el borrador del informe y se incluyen al foral del hallazgo correspondiente en la seccin

de HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE RO GRANDE, de forma objetiva y conforme a las

normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y

relevante para refutar un hallazgo, ste prevalece y se aade al final del mismo la siguiente

aseveracin: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo

prevalece.

Los hallazgos del 1 al 6 se clasifican como principales, ylos dems como secundarios.

Hallazgo 1 - Posible conflicto de intereses incurrido por un funcionario municipal en laconcesin de bienes y propiedad a una entidad sin fines de lucro y otras deficienciasrelacionadas

a.

En diciembre de 2000 un funcionario municipal orden y autoriz el pago de compras de

comestibles por $13,462 de fondos disponibles de un programa federal para ayuda a

deambulantes . El examen sobre el particular revel lo siguiente:

1)

Los comestibles fueron destinados a una entidad sin fines de lucro cuya directora e

incorporadora era la esposa del funcionario municipal que orden las compras y

autoriz los desembolsos. ste tambin cedi a dicha entidad el uso de un local de

diciembre de 2000 a marzo de 2001, aproximadamente, y equipo de oficina

pertenecientes al Municipio. El referido funcionario no obtuvo la aprobacin de la

Legislatura Municipal para otorgar tales bienes y propiedad a la entidad. La direccin

postal del funcionario municipal yla de la entidad era la misma.


1 6

2)

Nuestros auditores no pudieron determinar el uso que se le dio a los comestibles. Esto,

debido a discrepancias en el despacho de los mismos surgidas entre los directores de la

entidad y el proveedor de stos. Determinamos que no existe certeza de que se haya

entregado la totalidad de los comestibles comprados y pagados.

3)

La entidad no rindi informes al Municipio sobre el uso que le dio a los comestibles.

En el Municipio no se encontr evidencia, ni los funcionarios municipales pudieron

suministrarla para examen, sobre las gestiones realizadas para que la entidad sometiera

tales informes .

Para llevar a cabo las transacciones mencionadas en el Apartado 1) el funcionario

municipal no solicit una dispensa a la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales.

Esta Oficina inform las situaciones comentadas a la Secretaria de Justicia y al Director

Ejecutivo de la Oficina de tica Gubernamental mediante cartas del 26 de septiembre

de 2002 para las medidas correspondientes .

Por carta del 10 de abril de 2003 la Secretaria de Justicia nos inform que la Oficina de

Asuntos del Contralor realiz una investigacin preliminar sobre este caso, de conformidad

con las disposiciones de la Ley Nm. 2 del 23 de febrero de 1988, Ley del Fiscal

Especial Independiente, segn enmendada, y se determin que no existe causa suficiente

para creer que el ex funcionario municipal haya cometido delito grave o menos grave. Nos

inform, adems, que por ello determin no recomendar la designacin de un Fiscal

Especial en este caso.


En la Ley Nm. 12 del 24 de junio de 1985, Ley de tica Gubernamental, segn

enmendada, se establece lo siguiente :

"

Ningn funcionario o empleado pblico desacatar, ya sea personalmente o actuando

como servidor pblico, las leyes en vigor ni las citaciones u rdenes de los Tribunales

de Justicia, de la Rama Legislativa o de las agencias de la Rama Ejecutiva que tengan

autoridad para ello . [Artculo 3.2(a)]

"

Ningn funcionario pblico podr intervenir en forma alguna en cualquier asunto en el

que l o algn miembro de su unidad familiar tenga un conflicto de intereses .

[Artculo 3.2(h)]

En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente :

1 7

"

El Alcalde deber administrar la propiedad mueble e inmueble del municipio de

conformidad a las disposiciones de ley, ordenanzas y reglamentos aplicables .

Adems, deber supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos

que reciba el municipio, de conformidad a lo dispuesto en esta ley, excepto en cuanto

a la asignacin presupuestaria correspondiente a la Legislatura Municipal .

[Artculo 3.009(g) y (s)]

"

Toda permuta, gravamen, arrendamiento, venta o cesin de propiedad municipal

deber ser aprobada por la Legislatura Municipal mediante ordenanza o resolucin al

efecto . [Artculo 9.005] En el Captulo VII, Seccin 10 del Reglamento Revisado

sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar.

"

Toda cesin de bienes o donativo de fondos deber aprobarse por la Legislatura

Municipal, mediante resolucin al efecto, aprobada por no menos de dos terceras

partes del total de los miembros de la misma . Solamente podr hacerse la cesin de


1 8

bienes o la donacin de fondos, previa comprobacin de que la entidad es una sin fines

de lucro y est organizada de acuerdo con las leyes del Estado Libre Asociado de

Puerto Rico . [Artculos 5.006(c) y 9.014]

"

La custodia, el cuidado, el control y la contabilidad de la propiedad municipal

adquirida y asignada para uso de las ramas Ejecutiva y Legislativa ser

responsabilidad del Alcalde y de la Legislatura Municipal o sus representantes

autorizados, respectivamente . [Artculo 8.013]

En el Captulo VII, Seccin 2 del

Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar.

"

Los municipios no podrn otorgar contrato alguno en el que cualquiera de sus

legisladores municipales, funcionarios o empleados tenga directa o indirectamente

inters pecuniario, a menos que lo autorice el Gobernador, previa recomendacin del

Secretario de Justicia y del Comisionado de Asuntos Municipales . [Artculo 8.016]

"

Todos los funcionarios y empleados municipales, independientemente del servicio a

que pertenezcan o del estado legal que ostenten, tendrn que cumplir con las normas

de conducta de tica y moral establecidas en la Ley Nm. 12 de 24 de julio de 1985,

Ley de tica Gubernamental, segn enmendada, y cualquier otra norma establecida

por la Oficina de tica Gubernamental de Puerto Rico . [Artculo 11 .011(a)(9) y (b)]

Mediante el Boletn Administrativo Nm. OE-1998-06 del 1 de marzo de 1998 el

Gobernador emiti una Orden Ejecutiva para delegar en el Comisionado de Asuntos

Municipales el otorgamiento de dispensas para formalizar contratos entre municipios y

cualquiera de sus legisladores, funcionarios y empleados .

En la Ordenanza Nm. 3 de 3 de agosto de 1995 se establecen los procedimientos para el

otorgamiento de donativos a entidades sin fines de lucro .


El ex Alcalde Mndez Otero, en la carta que nos envi, indic lo siguiente:

Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece.

Vanse las recomendaciones 2 a la 4 y 17.

1 9

Las situaciones comentadas en el Apartado 1) ocasionaron un posible conflicto de

intereses que pudieron afectar adversamente los intereses y la imagen del Municipio.

Tambin pudieron constituir concesiones de privilegio que van en detrimento de otras

personas o entidades. De otra parte, impidieron a la Legislatura Municipal considerar

dichas transacciones para las medidas de lugar. Las situaciones comentadas en los

apartados 2) y 3) pudieron propiciar la comisin de irregularidades .

El funcionario municipal no cumpli con las disposiciones citadas ni protegi

adecuadamente los intereses del Municipio en lo que concierne a las situaciones

comentadas .

La entidad sealada ofreci un servicio excepcional a nuestra comunidad dedeambulantes, brindndole alimentacin y nutricin a los mismos a tono con lapoltica pblica del Gobierno Federal sobre el particular. La cesin de fondos fueprovista a tono con lo establecido en la propuesta aprobada a tales fines por elGobierno Federal y segn lo dispuesto por la resolucin correspondienteserie 1999-2000, segn aprobada por la Legislatura Municipal de Ro Grande.Adems, el Departamento de Justicia investig el asunto a fondo y no encontrprueba de mala utilizacin de fondos y recursos . [Apartado a.1)]

Consideramos las alegaciones del ex Alcalde Mndez Otero respecto al Apartado a.1) del

Hallazgo 2 - Pagos indebidos y desembolsos incurridos en la preparacin de planos parauna obra que no haba tenido utilidad

a.

En mayo de 1999 el Alcalde Mndez Otero contrat por $296,000 con una firma de

ingenieros la preparacin de los planos para la construccin de un edificio multipisos para

estacionamientos .

En junio de ese ao se formaliz una enmienda a dicho contrato por


$323,000 para ampliar el diseo del estacionamiento e incluir varias instalaciones

adicionales, lo cual aument el importe del contrato a $619,000 . De agosto de 1999 a

octubre de 2000 el Municipio efectu pagos por $634,319 a la referida firma por dichos

servicios, lo que represent pagos por $15,319 en exceso .

En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente :

20

"

El Alcalde supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos que

reciba el municipio, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley . [Artculo 3.009(s)]

"

El Director de Finanzas tendr, entre otras, la responsabilidad de supervisar las tareas

de preintervencin y procesamiento de los desembolsos y tomar medidas adecuadas

para salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipales .

[Artculo 6.005(c) y (f)]

"

El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier

representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la

legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se

autoricen para el pago de cualquier concepto .

[Artculo 8.005] En el Captulo IV,

Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una

disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los

desembolsos .

En el Captulo IV, Seccin 21(2) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se

establece que el Director de Finanzas ordenar los pagos por servicios profesionales y

consultivos de acuerdo con lo estipulado en el contrato y luego de recibir la debida

certificacin de que los servicios o tareas se rindieron segn los trminos del contrato y en

forma aceptable .


atender otras necesidades.


2 1

Esta situacin ocasion pagos indebidos por $15,319, recursos que pudieron utilizarse para

El Alcalde Mndez Otero y los directores de Finanzas no cumplieron con las disposiciones

citadas .

b.

Adiciembre de 2001 los planos que se indican en el Apartado a. no se haban utilizado . El

Municipio utiliz los fondos asignados para la construccin de la obra en la preparacin de

los planos . A abril de 2002 el Municipio no tena fondos programados para realizar dicha

construccin . Una situacin similar relacionada con otros proyectos se coment en el

informe de auditora anterior M-01-17.

"

El municipio tendr todos los poderes necesarios y convenientes para llevar a cabo

todas las facultades correspondientes a un gobierno local y de aquellas incidentales y

necesarias para ejercer el poder legislativo y ejecutivo en todo asunto que fuera de

naturaleza municipal que redunde en beneficio de la poblacin y para el fomento y

progreso de sta. [Artculo 2.001(o)]

"


representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la legalidad,

exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el

pago de cualquier concepto . [Artculo 8.005] En el Captulo IV, Seccin 6 del

Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar

respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.



Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece.

Vanse las recomendaciones 1, 3, 5.a . y 6.

22

La situacin comentada ocasion que se invirtieran fondos pblicos por $634,119 en planos

de construccin que no haban tenido utilidad alguna, lo que representa una planificacin

inadecuada yuna erogacin de fondos innecesaria.

La situacin comentada denota falta de planificacin adecuada por parte del Alcalde

Mndez Otero y la ausencia de asesoramiento. Adems, se apart de las normas de sana

administracin y no protegi los intereses del Municipio en lo que concierne a la situacin

comentada.

Se le inform a la Nueva Administracin sobre los trmites iniciados por laAdministracin Saliente para incluir este proyecto en la prxima emisin de bonosAFICA, como parte de los proyectos estatales para la revitalizacin de los cascosurbanos, los cuales eran impulsados por el Departamento de Desarrollo Econmico.La razn para que an no se haya realizado el Nuevo Estacionamiento Multipisospropuesto, as como tampoco otros proyectos que estn contenidos en el Plan Renacepara la Revitalizacin del Centro de Ro Grande estriba en que el actual Alcalde optpor no ofrecer continuidad a las prioridades establecidas en dicho Plan, dejandoinactiva la inversin realizada. [Apartado b.]

Consideramos las alegaciones del ex Alcalde Mndez Otero respecto al Apartado b. del

Hallazgo 3 - Pagos indebidos a un consultor por servicios profesionales y consultivos y a unfuncionario municipal por sueldos

a.

En noviembre y diciembre de 2000 el Alcalde Mndez Otero formaliz dos contratos

por $65,000 con un consultor para la elaboracin de un Plan Consolidado ($45,000) y un

Plan Administrativo para el Programa de Seccin 8 (Voucher Program) ($20,000) . En los

contratos se estipul que los mismos se pagaran al momento de que el US Department of


23

Housing and Urban Development (HLJD) aprobara los planes . El Municipio pag en su

totalidad los honorarios en diciembre de 2000 con fondos federales . Esto, a pesar de que

el 6 de diciembre de 2000 haba recibido una carta de HLJD en la que se indica que los

pagos no se podan realizar con fondos federales debido a que el Plan Consolidado no

cumpli con los requisitos federales establecidos . Adems, por carta del 12 de diciembre

de 2000 HLJD tambin inform al Municipio que el costo del Plan Administrativo para el

Programa de Seccin 8 no era razonable, ya que el valor en el mercado fluctuaba de $500 a

$6,000, mximo autorizado a desembolsar .

El Municipio no realiz gestiones con el referido consultor para que enmendara el Plan

Consolidado para as cumplir con los requisitos de HLJD. En enero de 2001 el Alcalde

Rosa Pacheco contrat a otro consultor por $30,000, los cuales pag con fondos

operacionales, para preparar el referido Plan Consolidado . Por ello, se invirtieron fondos

por $45,000 que no tuvieron utilidad alguna para el Municipio.

b.

De mayo a septiembre de 2001 el Municipio pag indebidamente sueldos por $1,096 a un

funcionario municipal por 11 das en los cuales dicho funcionario no rindi labor alguna para

el Municipio . Nuestros auditores determinaron que durante este tiempo dicho funcionario

trabaj para la Federal Emergency Management Agency (FEMA) y recibi compensacin por

los servicios prestados a sta .

En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente :

"


reciba el municipio, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley . [Artculo 3.009(s)]

"


representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la



24

autoricen para el pago de cualquier concepto . [Artculo 8.005] En el Captulo IV,



desembolsos .

"



para salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipales .


En el Captulo IV, secciones 9(1) y 21(1) y (2) del Reglamento Revisado sobre Normas

Bsicas se establece lo siguiente :

"

El Director de Finanzas no emitir pago alguno, hasta que el servicio que origina el

desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados .

"

El Alcalde o su representante autorizado, tomar las providencias necesarias para

determinar que la persona contratada cumpla con los deberes y las responsabilidades

estipuladas en el contrato .

"

El Director de Finanzas ordenar los pagos por servicios profesionales y consultivos

de acuerdo con lo estipulado en el contrato y luego de recibir la debida certificacin de

que los servicios o tareas se rindieron segn los trminos del contrato y en forma

aceptable .

Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. ocasionaron pagos indebidos por

$46,096, recursos que pudieron utilizarse para prestar servicios a la ciudadana .


Los alcaldes Mndez Otero y Rosa Pacheco, y los directores de Finanzas no cumplieron

con las disposiciones citadas y actuaron en perjuicio del Municipio .

El Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente :

Procedimos a establecer un plan de pago al empleado a partir de abril de 2003 arazn de $25 .00 bisemanal. [Apartado b.]

El ex Alcalde Mndez Otero, en la carta que nos envi, indic lo siguiente :

Vanse las recomendaciones 1, 3, 5.b . y e. y 17 .

25

Entendemos que esto surge como un acto de mala fe, adems de poder incidir en unafalta tica, pues fue originado por la Comisionada Electoral del PNP en Ro Grande yConsultora de Fondos Federales, quien form parte del Comit de Transicin delAlcalde Electo, tena en su agenda personal realizar un trabajo para el cual ya sehaba contratado a otro consultor privado, mezclndose as la poltica y los intereseseconmicos en un asunto puramente administrativo . De ah el contenido de nuestrarespuesta a lo que entendimos fue una actuacin impropia de los funcionarios deHLJD ante este asunto . Entendemos que el actual incumbente obr mal al beneficiara su Comisionada Electoral al otorgarle un contrato con fondos ordinarios para hacerun trabajo que ya haba sido realizado y pagado con fondos federales . [Apartado a.]

Consideramos las alegaciones del ex Alcalde Mndez Otero respecto al Apartado a. del

Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece .

Hallazgo 4 - Aumentos de sueldo a funcionarios municipales que excedan la retribucinmxima fijada en el Plan de Clasificacin y Retribucin

a .

De julio de 1999 a diciembre de 2000 el Alcalde Mndez Otero nombr y concedi

aumentos de sueldo a 22 funcionarios municipales . Dichos sueldos excedieron

de $7 a $1,475 la retribucin mxima fijada en el Plan de Clasificacin y Retribucin del

Municipio. Como consecuencia, de julio de 1999 a enero de 2001 se pagaron sueldos en


de auditora anterior M-01-13.


26

exceso por $148,238 a dichos funcionarios . Una situacin similar se coment en el informe

"


representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la





desembolsos .

"

Todos los puestos del municipio estarn sujetos a planes de clasificacin y retribucin

ajustados a las circunstancias y necesidades del servicio . El Alcalde establecer

dichos planes con la aprobacin de la Legislatura Municipal y a tono con las Guas de

Clasificacin y Retribucin preparadas por la Oficina Central de Asesoramiento

Laboral y Administracin de Recursos Humanos (OCALARH). [Artculo 11.006]

"

Los planes de retribucin dispondrn el tratamiento equitativo a los empleados y

estimularn la mxima utilizacin de los recursos humanos y fiscales disponibles .

Dichos planes estipularn una escala de retribucin para cada clase de puesto, que

deber consistir de un tipo mnimo y mximo; y todos aquellos tipos intermedios que

se consideren necesarios . [Artculo 11 .015(a)]

" Cualquier suma de dinero pagada en relacin con acciones de personal en

contravencin con las disposiciones de esta Ley, de los reglamentos o de las normas

aprobadas conforme a la misma, ser recuperada del funcionario o empleado que, por

descuido o negligencia aprobare o refrendare la accin de personal o de aqul que


[Artculo 11.027(b)]

27

aprobare dicho pago y sus justificantes, o de las fianzas de dicho funcionario.

En el Reglamento de Personal del Municipio se establece que la aplicacin de las normas

de retribucin dispuestas en el mismo no podrn tener el efecto de rebasar los tipos

mximos de las escalas .

Esta situacin ocasion que se efectuaran pagos en exceso e ilegales por $148,238 a dichos

funcionarios municipales.

El Alcalde Mndez Otero y los directores de Finanzas y de Recursos Humanos no

cumplieron con las disposiciones citadas en lo que concierne a la situacin comentada.


Los aumentos concedidos a los funcionarios antes sealados se otorgaron de acuerdocon las nuevas escalas de retribucin aprobadas por el Municipio. El Plan deClasificacin y Retribucin fue debidamente enmendado y recibi el visto bueno deO.C.A.L.A.R.H., conforme a los artculos 11 .006(d) y 11 .015(b), de la Ley de losMunicipios y la Ley Nm. 89, del 12 de julio de 1979, "Ley de RetribucinUniforme ". Por otra parte, la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales(O.C .A.M.) confirm nuestra posicin sobre la aplicacin del plan en beneficio delos empleados pblicos municipales. La Asamblea Municipal, a pesar de haberestado opuesta a la reclasificacin, dej en manos del Ejecutivo la implantacin delas enmiendas al referido plan, sujeto al visto bueno de la Oficina Central deAsesoramiento Laboral y de Administracin de Recursos Humanos, la cual en sumomento tambin dio su aprobacin al plan.

Consideramos las alegaciones del ex Alcalde Mndez Otero, pero determinamos que el

Hallazgo prevalece .

Vanse las recomendaciones 1, 3, 5.d. y 17 .


Hallazgo 5 - Puestos ocupados ilegalmente por tres funcionarios


28

a.

En noviembre de 1999 el Alcalde Mndez Otero nombr a un funcionario en el puesto de

Director de Recursos Externos . La Legislatura Municipal no confirm el nombramiento

porque la persona no cumpla con la experiencia requerida para el puesto y por someter

informacin falsa relacionada a la experiencia de trabajo con la intencin de validar dicho

requisito. El funcionario ocup el puesto hasta enero de 2001 . De noviembre de 1999 a

enero de 2001 el referido funcionario deveng $40,632 por sueldos y liquidacin de

licencias acumuladas .

b. En agosto de 1999 y septiembre de 2000 el Alcalde Mndez Otero nombr a dos

funcionarias en los puestos de Ayudante Especial y Directora de Relaciones Pblicas y

Comunicacin, respectivamente. Dichas funcionarias no posean la experiencia requerida

para esos puestos. Adems, la Directora de Relaciones Pblicas y Comunicacin tampoco

tena la preparacin acadmica requerida para el puesto . No obstante, la Legislatura

Municipal confirm el nombramiento de la Directora de Relaciones Pblicas y

Comunicacin .

Situaciones similares a las sealadas en los apartados a. y b. se comentaron en el informe


"

Entre los deberes y las facultades de la Legislatura Municipal est el confirmar los

nombramientos de los funcionarios municipales. [Artculo 5.005(b)]

"

Los candidatos a directores de unidades administrativas de la Rama Ejecutiva Municipal

y otros que disponga esta Ley debern cumplir preferiblemente, pero no se limitar a un

bachillerato en la especialidad o rea para la cual se considera, excepto el reclutamiento

del Auditor Interno, el Director de Recursos Humanos y el Director de Finanzas, quienes


[Artculo 6.002]

29

debern cumplir con el requisito mnimo de un bachillerato en la especialidad.

"

En la consideracin de los nombramientos de los funcionarios municipales, la facultad de

la Legislatura Municipal estar limitada a considerar, entre otras cosas, si el candidato

propuesto cumple con los requisitos de preparacin acadmica o experiencia, o una

combinacin de ambas, segn se haya establecido para el puesto mediante esta Ley, el

Plan de Clasificacin y Retribucin vigente en el municipio, por ordenanza o resolucin.

[Artculo 6.002(c)(1)]

"

Cuando la Legislatura Municipal rechace el nombramiento de cualquier funcionario, ste

deber cesar en su cargo efectivo a la fecha en que sta notifique su determinacin por

escrito al Alcalde. [Artculo 6.002(d)]

" Los empleados de confianza debern reunir aquellos requisitos de preparacin

acadmica, experiencia y de otra naturaleza que dispone esta Ley y que el Alcalde o el

Presidente de la Legislatura Municipal, en sus respectivas ramas del Gobierno,

consideren imprescindibles para el desempeo adecuado de las funciones.

[Artculo 11 .004]

En el Plan de Clasificacin y Retribucin Uniforme para el Servicio de Confianza del

Municipio de 3 de noviembre de 1994, se establecen los requisitos mnimos para ocupar

dichos puestos.

Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. pueden resultar perjudiciales al

Municipio, ya que las decisiones de dichos funcionarios pueden ser objetadas . Adems, no

permiten una administracin adecuada y de excelencia del personal de confianza .


citadas en lo que respecta a las situaciones comentadas .

El ex Alcalde Mndez Otero, en la carta que nos envi, indic lo siguiente :

30

El Alcalde Mndez Otero y la Legislatura Municipal no cumplieron con las disposiciones

El nombramiento del Director de Recursos Externos se tramit como el de los demsfuncionarios municipales, an cuando su nombramiento era uno por contratorenovable anualmente . Este cumpli con el requisito de preparacin acadmica ycon el de experiencia, segn consta en una correspondencia oficial sometida a laDirectora de Recursos Humanos por un Oficial del Departamento de la Armada delos Estados Unidos . En el caso de la Directora de Relaciones Pblicas, la LegislaturaMunicipal tom en consideracin el elemento experiencia, dispuesto en laOrdenanza 5, Serie 97-98, por lo que su nombramiento y posterior confirmacin, sehizo a tono con lo establecido en la Ley y los reglamentos aplicables .[Apartados a. y b.]



Vanse las recomendaciones 3, 7 y 17 .

Hallazgo 6 - Gastos extravagantes e innecesarios en la celebracin de distintas actividadesy de un viaje al Desfile Puertorriqueo de Chicago

a .

En los aos fiscales 1999-00 y 2000-01 el Municipio incurri en gastos por $699,104, los

cuales consideramos como extravagantes e innecesarios . A continuacin presentamos los

detalles :

1)

Se incurri en gastos por $690,917 en la celebracin de las siguientes actividades :

CONCEPTO IMPORTEFiestas de Carnaval 2000 (jul . 00) $547,017Fundacin de Ro Grande (jul . 00) 81,798Toma de Posesin (ene . 01) 41,011Da del Maestro (mayo 00) 21,091

TOTAL 690 917


3 1

Del importe de los gastos incurridos, $649,906 corresponden a la administracin del

Alcalde Mndez Otero y $41,011 a la del Alcalde Rosa Pacheco .

El Municipio no obtuvo ingresos por el arrendamiento de sitios pblicos y la venta de

anuncios durante la celebracin de las actividades de las Fiestas del Carnaval 2000 y la

Fundacin de Ro Grande .

2)

En mayo y junio de 2000 se incurri en gastos por $9,978 en un viaje para asistir al

Desfile Puertorriqueo celebrado en la ciudad de Chicago . A dicho Desfile viajaron

cinco legisladores municipales . Los gastos incurridos rebasaron por $8,187 los gastos

recomendados por el Secretario de Justicia y por la Oficina del Contralor de

Puerto Rico para ese tipo de actividad. Dichos gastos debieron limitarse a $1,791 a

incurrirse por un solo Legislador Municipal .

Los gastos sealados exceden los lmites de austeridad y modestia que deben prevalecer en

la erogacin de fondos pblicos . Adems, dichos gastos no eran indispensables o

necesarios para que el Municipio desempeara las funciones que por ley se le han

encomendado. Por esto, dichos gastos constituyeron una erogacin de fondos extravagante

e innecesaria .

Situaciones similares a las comentadas en los apartados 1) y 2) se comentaron en el

informe de auditora anterior M-01-13 .


"

El municipio tendr los poderes necesarios y convenientes para llevar a cabo todas las

facultades correspondientes a un gobierno local y de aquellas incidentales y necesarias

para ejercer el poder legislativo y ejecutivo en todo asunto que fuere de naturaleza


municipal, que redunde en beneficio de la poblacin y para el fomento y progreso de

sta. [Artculo 2.001(o)]

32

"

No se podr incurrir en gastos de fondos municipales que se consideren extravagantes,

excesivos o innecesarios . Dicha Ley describe el gasto extravagante como uno fuera

de orden y de lo comn, contra la razn, la ley o costumbre, que no se ajuste a las

normas de utilidad y austeridad del momento. Describe el gasto innecesario como

todo desembolso por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios

para que el municipio pueda desempear las funciones que por ley se le han

encomendado. [Artculo 8.001]

"







desembolsos .

El Secretario de Justicia, mediante Opinin del 1 de junio de 1987, recomend a las

legislaturas municipales la aprobacin de reglamentos rigurosos para que se controle todo

exceso en el uso de fondos pblicos en la asistencia de delegaciones municipales a desfiles

puertorriqueos en los Estados Unidos . El 2 de junio de 1988 el referido funcionario envi

a los municipios copia de un proyecto de ordenanza al respecto, preparado por el

Departamento de Justicia y la Oficina del Contralor de Puerto Rico . En dicho proyecto se

recomendaba que la delegacin para dicha actividad se limitara a dos funcionarios .

En la Ordenanza Nm. 31 de 6 de abril de 1989 se establece que la delegacin oficial del

Municipio a los desfiles puertorriqueos slo podr estar integrada por el Alcalde o su


representante autorizado y el Presidente de la Legislatura Municipal o su representante

autorizado .

Estas situaciones afectan adversamente las finanzas del Municipio y limitan sus recursos

para prestar los servicios esenciales a la comunidad.

Los alcaldes Mndez Otero yRosa Pacheco, el Presidente de la Legislatura Municipal y los

jefes de las dependencias municipales concernientes no cumplieron con las disposiciones

citadas, ni administraron eficientemente los recursos que se indican en las situaciones

anteriores .


Entendemos que los gastos incurridos en la Toma de Posesin no fueronextravagantes ni innecesarios y fueron gastos modestos para el Municipio deRo Grande. [Apartado a.l)]


Es bueno aclarar que estas festividades cuentan con el auspicio del Instituto deCultura Puertorriquea y la Compaa de Turismo de Puerto Rico, pues incentiva elempleo para el artista puertorriqueo y el trabajador de esta industria . Esta clase deactividad tiene un fin pblico legtimo y los fondos invertidos son unos razonables,tomando en cuenta el impacto local y regional en los ingresos a obtenerse porconcepto de patentes, permisos, venta de nuestros comercios y en la tasa deocupacin en las hospederas locales durante ese perodo. [Apartado a.l)]

Consideramos las alegaciones del Alcalde Rosa Pacheco y del ex Alcalde Mndez Otero

respecto al Apartado a.l) del Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece .

Vanse las recomendaciones 3, 8 y 17.

33


34

Hallazgo 7 - Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen; falta decertificaciones, de informacin y de firmas en los comprobantes de desembolso ; compras yservicios sin rdenes de compra y sin requisiciones, y rdenes de compra sin firmar y sinregistrarse previamente

a .

No encontramos ni los funcionarios municipales pudieron proveernos para examen los

siguientes documentos fiscales :

1)

Siete comprobantes de desembolso por $121,478 emitidos de julio de 1999 a marzo

de 2000 por la prestacin de diferentes servicios .

2)

Veintids cheques por $226,115 emitidos de julio de 1999 a noviembre de 2001 . De

stos, 13 por $213,653 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero y

9 por $12,462 a la del Alcalde Rosa Pacheco .

b.

De julio de 1999 a noviembre de 2001 no se marcaron como pagados 167 comprobantes de

desembolso y sus justificantes por $2,725,713 como constancia de haberse efectuado los

pagos. De stos, 137 por $2,230,465 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez

Otero y 30 por $495,248 a la del Alcalde Rosa Pacheco .

c .

De abril de 2000 a junio de 2001 se tramitaron comprobantes de desembolso que carecan

de las firmas de los siguientes funcionarios :

FUNCIONARIO CANTIDAD IMPORTE

Jefe de la dependencia municipal 89 $1,289,139

Alcalde 11 89,986

Director de Finanzas 8 66,161


d.

De julio de 1999 a abril de 2001 se tramitaron rdenes de compra que carecan de las firmas

e.

De julio de 1999 a junio de 2001 se emitieron 23 comprobantes de desembolso por $51,212

que carecan de las facturas del proveedor que prest los servicios o suministr los

materiales . De stos, 16 por $32,504 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez

Otero y 7 por $18,708 a la del Alcalde Rosa Pacheco.

f.

De diciembre de 1999 a junio de 2001 se autorizaron para pago 16 comprobantes de

desembolso por $31,713 cuyas facturas no estaban firmadas por los proveedores. De stos,

10 por $20,312 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero y 6 por

$11,401 a la del Alcalde Rosa Pacheco.

g.

35

De noviembre de 1999 a septiembre de 2001 los directores de Finanzas autorizaron para

pago 62 comprobantes de desembolso por $913,444 que carecan de la certificacin del

funcionario o empleado que tuviera conocimiento de que los materiales, equipo o servicios

se recibieron de conformidad. De stos, 41 por $770,170 corresponden a la administracin

del Alcalde Mndez Otero y21 por $143,274 a la del Alcalde Rosa Pacheco.

h.

De julio de 1999 a marzo de 2001 se autorizaron 80 comprobantes de desembolso

por $1,227,126 en los cuales no se incluy evidencia de que stos fueran preintervenidos

antes de que los directores de Finanzas autorizaran el pago de los mismos. De stos,

73

por$1,198,044 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero

y 7 por $29,082 a la del Alcalde Rosa Pacheco.

de los siguientes funcionarios :

FUNCIONARIO CANTIDAD IMPORTE

Jefe de la dependencia municipal 51 $840,548

Alcalde 16 430,859




36

Situaciones similares a las sealadas en los apartados a. al h. se comentaron en el informe

"


reciba el municipio. [Artculo 3.009(s)]

"

Los directores de unidades administrativas estn en la obligacin de poner a la

disposicin de los auditores internos y externos y de la Oficina del Contralor de

Puerto Rico, los libros, expedientes, registros, documentos, informes y cualesquiera

otra informacin que stos les soliciten y sea pertinente para el desempeo de sus

funciones. [Artculo 6.003(f)]

"

El Director de Finanzas tendr, entre otros, el deber de mantener y custodiar todos los

libros, rcords y documentos relacionados con la actividad contable y financiera del

municipio. [Artculo 6.005(d)]

"







desembolsos.

"

Los procedimientos para incurrir en gastos y pagarlos tendrn los controles adecuados

y suficientes que impidan o dificulten que se cometan irregularidades y que permitan,

que de stas cometerse se puedan fijar responsabilidades. [Artculo 8.010(d)]


Seccin 3(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se dispone lo siguiente :

37

En el Captulo IV, secciones 1, 4, 7, 9(2), 12 y 13 y en el Captulo VIII, Parte IV,

"

Los documentos que dan base a un pago deben originarse en las distintas unidades

administrativas del municipio y debern ser aprobados por los jefes de dichas unidades

y por el Alcalde o sus representantes autorizados, antes de referirse para pago a la

Oficina de Finanzas .

"

No se deber efectuar desembolso alguno a menos que todas las certificaciones del

comprobante de pago hayan sido debidamente efectuadas por los funcionarios

autorizados .

"

El Director de Finanzas no aprobar para pago ningn documento si el mismo no est

certificado como correcto por la unidad de preintervencin o por el encargado de la

preintervencin .

"

El Director de Finanzas efectuar el pago de compromisos municipales solamente

cuando dicho gasto est debidamente comprobado o justificado por los documentos

que presente la parte interesada .

"

Los comprobantes de desembolso y cualquier otro documento que justifique un pago

debern ser archivados por el Director de Finanzas para ser auditados por el Contralor

de Puerto Rico .

"

El Director de Finanzas no aprobar el pago de aquellas cuentas que no estn

acompaadas de una factura debidamente firmada por el acreedor que prest los

servicios o sirvi los suministros .


38

"

El oficial receptor de la mercanca cotejar cuidadosamente la misma y certificar en

el informe de recibo que la mercanca recibida concuerda con lo estipulado en el

conduce del proveedor y en la orden de compra.

Son normas de control interno y de sana administracin requerir que los comprobantes de

desembolso y dems justificantes se marquen como pagados una vez se efecten los pagos

correspondientes . Adems, que los comprobantes y las rdenes de compra contengan toda

la informacin, firmas y certificaciones necesarias para que se pueda verificar en todo

momento la correccin de los desembolsos efectuados ypoder fijar responsabilidades.

Las situaciones comentadas en los apartados a. al h., adems de constituir violaciones de

ley, de reglamento y de las normas citadas, pueden propiciar la comisin de irregularidades

con los desembolsos, y evitan que de stas ocurrir, se puedan detectar a tiempo para fijar

responsabilidades. Tambin nos impidieron verificar en todos sus detalles la correccin y

la propiedad de los referidos desembolsos.


con las disposiciones citadas .

i .

De julio de 1999 a agosto de 2001 se ordenaron y se pagaron compras y se adquirieron

servicios por $1,138,999 sin que se emitieran previamente las rdenes de compra

correspondientes . Las 66 rdenes de compra tramitadas para ello, se emitieron y se

registraron de 1 a 429 das despus de haberse recibido los materiales o los servicios. Una

situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-01-17.

De dichas rdenes de compra, 55 por $1,007,874 corresponden a la administracin del

Alcalde Mndez Otero y 11 por $131,125 a la del Alcalde Rosa Pacheco.


39

En el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 2(2) al (4) del Reglamento Revisado sobre

Normas Bsicas se establece que los municipios deben obligar las asignaciones antes de

efectuar las compras, con el propsito de que haya balance disponible para cubrir los

desembolsos, cuando los materiales o equipo comprados se reciban o los servicios se

rindan . Se dispone, adems, que no deben obtener materiales, equipos o servicios sin las

rdenes de compra correspondientes y que el Director de Finanzas debe certificar la

disponibilidad de fondos antes de procesar cualquier orden para la compra de efectos y

materiales y la prestacin de los servicios.

De julio de 1999 a marzo de 2001 se ordenaron 34 compras y la adquisicin de servicios

por $285,350 sin que precedieran requisiciones autorizadas por los jefes de las

dependencias municipales que solicitaron los mismos. Dicha cantidad se pag en su

totalidad de julio de 1999 ajunio de 2001 . De dichas compras y servicios, 25 por $248,575

corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero y 9 por $36,775 a la del

Alcalde Rosa Pacheco.

Es norma de control interno y de sana administracin que toda compra o servicio se origine

mediante una requisicin certificada por un funcionario autorizado previo a la adquisicin

de los materiales y servicios.

Las situaciones sealadas en los apartados i. y j. no permiten mantener un control

adecuado de las compras y la adquisicin de los servicios, y del presupuesto.


con las disposiciones y la norma citadas .



Vanse las recomendaciones 3, 9.a ., b . y c.1) al 5) y 10.

40

Se han impartido instrucciones para corregir las deficiencias sobre los comprobantesde desembolso, rdenes de compra, facturas y preintervenciones .[Apartados a. al j .]

Hallazgo 8 - Contratos de servicios profesionales y consultivos pagados con fondosfederales sin solicitar cotizaciones, falta de informacin y de clusulas importantes en loscontratos de servicios profesionales y consultivos y de obras y mejoras permanentes,contratos no enviados a la Oficina del Contralor de Puerto Rico y otros enviados contardanzas, y crditos no obligados al momento de otorgarse los contratos

a .

De febrero de 1999 a diciembre de 2000 el Alcalde Mndez Otero formaliz cuatro

contratos por $516,500 relacionados con servicios profesionales de consultoria e ingenieria,

pagados con fondos de programas federales . En el Municipio no se encontr evidencia de

que se solicitaran cotizaciones de licitadores que cualificaran para prestar los servicios

contratados .

En el 24 CFR, Parte 85.36, Uniform Administrative Requirements for Grants and

Cooperative Agreements to State, Local and Federally Recognized Indian Tribal

Governments, del Departamento de la Vivienda y Desarrollo Urbano Federal (HUD por sus

siglas en ingls), se establece dicho requisito para la contratacin de servicios profesionales

y consultivos . En el Captulo VIII, Parte II, Seccin 3 del Reglamento Revisado sobre

Normas Bsicas se incluye una disposicin similar.

La situacin sealada impidi que el Municipio tuviera a su disposicin varias alternativas

para seleccionar aqullas que le ofrecieran las mejores ofertas .

El Alcalde Mndez Otero no cumpli con las disposiciones citadas y actu en perjuicio del

Municipio en lo que concierne a dichas transacciones .


4 1

b.

El examen de 27 contratos de servicios profesionales y consultivos y de obras y mejoras

permanentes por $6,929,237 formalizados de julio de 1999 a junio de 2001 revel que los

mismos no contenan informacin y clusulas importantes para proteger los intereses del

Municipio, segn se indica :

1)

En 15 contratos (56 por ciento) por $2,614,294 no se incluy una clusula donde se

certificara que ningn funcionario o empleado del Municipio tena inters pecuniario

directo o indirecto en los contratos, o ningn otro inters que afectara adversamente los

mismos.

2)

En 10 contratos (37 por ciento) por $1,217,102 no se incluy una clusula en la que se

indicara si los contratistas mantenan contratos con otros municipios o dependencias del

Gobierno y que, de tenerlos, los mismos no eran incompatibles con los contratos

otorgados por el Municipio . Ocho contratos por $1,178,702 corresponden a la

administracin del Alcalde Mndez Otero y 2 por $38,400 a la del Alcalde Rosa

Pacheco.

3) En 10 contratos (37 por ciento) por $960,832 no se incluy una clusula que

estableciera que los contratistas no representaran intereses particulares y adversos al

Municipio en litigios en que ste fuera parte o tuviera inters . Seis contratos por

$903,300 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero y 4 por $57,532

a la del Alcalde Rosa Pacheco .

4)

En nueve contratos (33 por ciento) por $1,009,020 no se incluy una clusula en la

que los contratistas indicaran que no reciban paga o compensacin por servicios

regulares prestados bajo nombramiento en cualquier otro municipio o entidad

gubernamental, a menos que estuvieran autorizados por ley. Ocho contratos por

$990,300 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero y 1 por $18,720

a la del Alcalde Rosa Pacheco .


42

5)

En ocho contratos (30 por ciento) por $1,960,644 no se incluy una clusula que

indicara que el Municipio poda resolver el contrato mediante notificacin previa, con

30 das de anticipacin, o en un trmino menor, dependiendo de los servicios a

prestarse .

6)

En cuatro contratos (15 por ciento) por $218,840 no se incluy una clusula que

estableciera el tipo de informe que deban rendir los contratistas para el pago de los

servicios prestados .

7)

En tres contratos (11 por ciento) por $197,000 no se incluy una certificacin en la

que los contratistas indicaran que no representaban ni representaran durante la

vigencia de los contratos, intereses particulares en casos o asuntos en que existiera

algn conflicto de intereses con el Municipio .

8)

En dos contratos (7 por ciento) por $65,000 no se incluy una clusula donde se

indicara si los contratistas rindieron planillas de contribucin sobre ingresos y de

patentes municipales para los cinco aos previos a la fecha en que se formaliz el

contrato, y que no tenan deudas por dichos conceptos .

9)

En dos contratos por $65,000 no se incluy el nmero de seguro social federal o

patronal del contratista .

10) En un contrato (4 por ciento) por $21,840 no se incluy una clusula en la que se

certificara que el contratista estaba al da en el pago de cualquier pensin alimentaria

que tuviera la obligacin de pagar, o que se encontraba acogido a un plan de pagos

cuyos trminos cumpla fielmente .

Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-01-17.


43

En la Ley Nm. 5 del 30 de diciembre de 1986, Ley Orgnica de la Administracin

para el Sustento de Menores (ASUME), segn enmendada, se establece que para el

empleo de cualquier persona por el Gobierno se requerir que la persona certifique que est

al da en el pago de cualquier pensin alimentaria que tenga la obligacin de pagar o que se

encuentre acogido a un plan de pagos cuyos trminos cumple fielmente . La certificacin es

necesaria independientemente de que el empleo sea de naturaleza regular o por contrato .

En el Memorando Circular OCAM 92-31 emitido el 28 de octubre de 1992 por el

Comisionado de Asuntos Municipales se establece que en todo contrato que los municipios

otorguen se requerir al contratista una certificacin de que ha radicado sus planillas de

contribucin sobre ingresos y de patentes municipales para los cinco aos contributivos

previos y para el ao corriente en que se formaliza el contrato, y que ha efectuado los pagos

correspondientes y no tiene deudas pendientes por tales conceptos, por contribucin sobre la

propiedad o por cualquier otro tipo de contribucin, arbitrio o licencia estatal o municipal, o

que se ha acogido a algn plan de pagos .

En el Memorando Circular Nm. 07-93 emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de

la Gobernacin se requiere que los contratos de servicios profesionales y consultivos

contengan dichas clusulas o informacin . Los municipios deben adoptar estas normas para

llevar a cabo una sana administracin pblica .

La omisin de las clusulas e informacin mencionadas puede resultar perjudicial para el

Municipio y para el erario . Las mismas son indispensables para llevar a cabo una

administracin pblica sana y eficiente .

Los alcaldes Mndez Otero y Rosa Pacheco no protegieron adecuadamente los intereses del

Municipio respecto al otorgamiento de los contratos indicados .


c.

El Municipio no envi a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de dos contratos por

$284,500 formalizados de octubre a diciembre de 2000. Adems, envi a esta Oficina

copia de siete contratos por $711,708 formalizados de junio de 1999 a julio de 2001, con

tardanzas que fluctuaron de 4 a 57 das despus de la fecha establecida para ello. Dichos

contratos se formalizaron para la construccin de obras y la obtencin de servicios

profesionales y consultivos. Una situacin similar se coment en el informe de auditora

anterior M-01-17.

De dichos contratos, 8 por $988,608 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez

Otero y 1 por $7,600 a la del Alcalde Rosa Pacheco.

En la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975, segn enmendada, y en el Reglamento

Nm. 33 promulgado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley, se

dispone que los municipios debern remitir a esta Oficina copia de todos los contratos

otorgados, inclusive las enmiendas a stos, dentro de los 15 das siguientes a la fecha de su

otorgamiento .

En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente:

44

"

No se autorizar desembolso alguno relacionado con contratos sin la constancia de

haberse enviado el contrato a la Oficina del Contralor de Puerto Rico.

[Artculo 8.004(d)]

"

Los municipios mantendrn un registro de todos los contratos que otorguen, inclusive

las enmiendas a los mismos y enviarn copia de stos a la Oficina del Contralor de

Puerto Rico . Se dispone, adems, que todo contrato que se ejecute en contravencin a

lo dispuesto en este Artculo ser nulo y sin efecto . Si se han invertido fondos

pblicos, su importe ser recobrado a nombre del municipio mediante la accin

adecuada incoada a tal propsito . [Artculo 8.016]


45

En Opinin del 19 de marzo de 1999 en el caso Fernndez & Gutirrez, Inc. v.

Municipio de San Juan, 99 JTS 31, el Tribunal Supremo dictamin que para la validez de

un contrato es requisito, entre otros, que se remita copia a la Oficina del Contralor de Puerto

Rico y se acredite la certeza de tiempo de haber sido realizado y otorgado 15 das antes.

Dicho Tribunal tambin dictamin, en Opinin del 15 de julio de 2003 en el caso Las

Maras Reference Laboratorv Corp. v. Municipio de San Juan, 2003 TSPR 121, que el

no remitir un contrato municipal a la Oficina del Contralor de Puerto Rico hace de ste uno

ineficaz e inexigible .

En el Captulo XI, Seccin 2 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se

establece que es responsabilidad del Secretario Municipal enviar a la Oficina del Contralor

de Puerto Rico las copias de los contratos que formalice el municipio .

En la Carta Circular Nm. OC-2000-08 emitida el 29 de febrero de 2000 por el Contralor

de Puerto Rico se inform a los alcaldes, secretarios del Gobierno, directores de

dependencias y de corporaciones pblicas sobre las guas y los formularios necesarios para

el registro y trmite de contratos, escrituras y documentos relacionados, asi como para

requerir copia de stos mediante disquete u otros medios electrnicos .

Esta omisin impidi que esta Oficina incluyera dichos contratos en el tiempo requerido en

el registro computadorizado que se mantiene de los contratos otorgados por las entidades

gubernamentales, y que los mismos estuvieran accesibles a la ciudadana en su calidad de

documentos pblicos .

Los alcaldes Mndez Otero y Rosa Pacheco y los secretarios municipales no cumplieron

con las disposiciones citadas .

d.

Los directores de Finanzas no obligaron los crditos necesarios para el pago de 49 contratos

para la construccin de obras y mejoras permanentes y para la prestacin de servicios


profesionales y consultivos por $2,577,986 formalizados de julio de 1999 a agosto de 2001,

al momento de stos otorgarse . Los crditos para el pago de dichos contratos se obligaron

de 1 a 342 das despus de haberse formalizado los mismos . Una situacin similar se

coment en el informe de auditora anterior M-01-17 .

De dichos contratos, 39 por $2,522,564 corresponden a la administracin del Alcalde

Mndez Otero y 10 por $55,422 a la del Alcalde Rosa Pacheco .

En el Captulo VIII, Parte III, Seccin 1 y Parte IV, Seccin 2(2) del Reglamento

Revisado sobre Normas Bsicas se dispone lo siguiente :

"

No se anunciar subasta alguna hasta tanto se haya provisto el crdito presupuestario

necesario .

46

"

Se debern obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, con el propsito de

que haya balance disponible para cubrir los desembolsos, cuando los materiales o

equipos se reciban o los servicios se rindan .

Esta situacin impide mantener un control adecuado de las partidas destinadas al pago de

servicios profesionales y consultivos y a la construccin de obras, y propicia sobregiros en

stas .

Los directores de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los

intereses del Municipio al respecto .


Se impartieron instrucciones al Secretario Municipal para que corrija todo lorelacionado a las clusulas que debe incluir todo contrato . [Apartado b.]



47

En relacin con estos sealamientos, la Oficina del Alcalde entenda que al momentode someterse cualquier contrato para la firma del Alcalde, stos cumplan con todaslas garantas legales y procesales correspondientes . Tanto la Oficina del SecretarioMunicipal, donde se procesan los contratos, como la Oficina de Finanzas, donde sepreintervienen y registran en los libros, tenan el deber ministerial de evaluar todocontrato antes de pasar a la firma del Alcalde, por lo que se presume que stoscumplan con todos los requisitos legales correspondientes . [Apartados a. al d.]



Vanse las recomendaciones 3, 9.d. y 11 a la 13 .

Hallazgo 9 - Plizas del Fondo del Seguro del Estado falsas y otras no obtenidas por loscontratistas al momento de la contratacin y cuyas primas fueron retenidas al Municipio

a.

En enero de 2001 el Alcalde Rosa Pacheco formaliz dos contratos por $10,000 para la

prestacin de servicios de decoracin ($7,000) y la contratacin de una orquesta ($3,000)

para amenizar los actos de la Toma de Posesin . Los servicios se pagaron en su totalidad

en marzo de 2001 . En los comprobantes de desembolso se incluyeron copia de las plizas

de la Corporacin del Fondo del Seguro del Estado (CFSE) a nombre de los contratistas .

La evidencia recopilada demostr que las referidas plizas no correspondan a los mismos.

Segn informacin obtenida por nuestros auditores de la CFSE, la persona contratada para

los servicios de decoracin no tena una pliza vigente para cubrir los trabajos realizados .

Respecto a la orquesta contratada sta tena una pliza vigente, pero diferente a la que se

incluy con los justificantes de pago . No se pudo determinar quin fue la persona

responsable de recibir las mismas en el Municipio.


En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente:

48

" El Alcalde ser responsable de supervisar, administrar y autorizar todos los

desembolsos de fondos que recibe el municipio de conformidad con lo dispuesto en

esta Ley. [Artculo 3.009(s)]

"



para salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipales.


"


representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la legalidad,

exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el

pago de cualquier concepto . [Artculo 8.005] En el Captulo IV, Seccin 6 del

Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar

respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.

Esta situacin es perjudicial para el Municipio, ya que tendr que asumir la responsabilidad

de las personas contratadas . Adems, propicia la comisin de irregularidades y evita que de

stas ocurrir se puedan descubrir a tiempo para fijar responsabilidades.

El Alcalde Rosa Pacheco y la Directora de Finanzas no cumplieron con las disposiciones

citadas ni protegieron los intereses del Municipio respecto a la situacin sealada .

b.

La CFSE realiz auditoras sobre las plizas pagadas por el Municipio y sus contratistas en

los aos fiscales del 1997-98 al 1999-00.

En dichas auditoras se determin que 71

contratistas que realizaron obras o prestaron serv

auditoria del municipio de rio grande m-04-08

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