auditoria del ciclo de adquisiciones y p

7/26/2019 Auditoria Del Ciclo de Adquisiciones y p

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1. AUDITORIA del CICLO de ADQUISICIONES y PAGOS

La adquisicin de mercaderas y servicios incluye partidas como la adquisicin dematerias primas, equipos, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento, einvestigacin y desarrollo.El ciclo NO INCLUYE la adquisicin y pago de servicios de empleados, ni las

transerencias internas y distri!ucin de costos dentro de la organi"acin.El ciclo de adquisicin y pagos tam!i#n E$CLUYE la adquisicin y reem!olso decapital.El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones%&dquisiciones de mercancas y servicios' y desem!olsos de eectivo para estasadquisiciones.Las devoluciones de compras y re!a(as tam!i#n son una clase de transaccin, pero,para la mayora de las compa)as, las cantidades son insigni*cantes.E+iste un nmero mayor y variedad de cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagosque para cualquier otro ciclo en una empresa tpica. Las cuentas aectadas por elciclo incluyen activos, pasivos, gastos y cuentas de ingresos. -or lo tanto, lleva mastiempo auditar el ciclo de adquisicin y pagos que cualquier otro.

oda transaccin se carga o acredita a las cuentas por pagar' puesto que muc/ascompa)as eectan algunas adquisiciones en dinero por c/eque o por ca(a c/ica' la*gura es una simpli*cacin. 0uponemos que las transacciones de desem!olso eneectivo se procesan en la misma orma que todas las dem1s.

2. NATURALEZA del CICLO

El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesariospara o!tener las mercancas y servicios, y operar un negocio. El ciclo comien"a porlo general con la preparacin de una requisicin de compra por un empleadoautori"ado que necesita las mercancas o servicios y termina con el pago por los!ene*cios reci!idos.

3. El Ciclo de Adquisici! y P"#oEl ciclo de adquisicin y pago incluye algunas uncionescomo%

&dquisicin de !ienes, mercancas, serviciosy mano de o!ra

-ago de adquisiciones

Clasi*cacin, resmenes e inormes de lo que se adquiri y lo que se pag-rincipales unciones tpicas de compras

0eleccin de proveedor

0olicitar compras

Comprar

2entro de la adquisicin de !ienes intervienen algunos departamentos o 1reasuncionales tales como%

3ecepcin

Cr#dito y Co!ran"as

Ca(a4-agadura

Conta!ilidad

5inanciero

Contralora
http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml


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ComprasLa uncinde Comprastiene como o!(etivos%

3educir el nivel de inventario

Com!inar lotes peque)os en compra de lotes grandes

Implantar control de calidaden las compras

Esta!lecer polticasde adquisicin y licitacin 6antener registro de los productos

7. PROCESA$IENTO DE LAS %RDENES DE CO$PRA

El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancas o servicios por el

personal del cliente. La orma e+acta de la solicitud y la apro!acin necesaria

dependen de la naturale"a de las mercancas y servicios, y de la poltica de la

empresa.

8ay dierentes tipos de compras entre las cuales podemos se)alar%

9. Compras Normales% son consumos repetitivos y necesarios. La autori"acinnormalmente es dada por un departamento donde se centrali"a la gestin.

:. Compras E+traordinarias% sonreposiciones poco recuentes. La autori"acin es de

altos niveles de decisin de la empresa.

;. Compras 6enores% son aquellas de escaso valor, adquisicin accidental y

limitada. 0uelen ser a!onadas por ondos *(os. No es presupuestada. &utori"a y

deciden los responsa!les de cada o*cina.

7. Compras Importadas% las importaciones en una empresa pueden ser normales o

e+traordinarias, depender1 de las tareas /a!ituales de la empresa.


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precio, que se entregara endeterminado lugar o en un tiempo designado. (or lo general, la

orden esta por escrito, y es un documento legal que es un ofrecimiento de compra. (ara la

mayora de las partidas rutinarias, se usa una orden de compra para indicar la oferta.

)s com*n que las compa"as cuenten con departamentos de compra para asegurar una

calidad adecuada de mercancas y servicios a un precio mnimo. (ara un &uen control interno,el departamento de compras no es responsa&le de autorizar la adquisicin o recepcin de

mercancas. +odas las rdenes de compra estn foliadas previamente e incluyen suficiente

columnas y espacios para minimizar la pro&a&ilidad de omisiones no intencionadas en la forma

cuando se ordenan las mercancas.

=. RECEPCION DE MERCANCIAS ) SERVICIOS

!a recepcin de mercancas o servicios del proveedor es un punto crtico en el ciclo de la

empresa, porque es el punto en donde la mayora de las compa"as reconocen por primera vez

la adquisicin y pasivo relacionado en sus registros. Cuando se reci&en las mercancas, un

control adecuado eige que se eamine su descripcin, cantidad, arri&o oportuno y condicin.

ETAPAS DE LA RECEPCION DE MERCANCIAS ) SERVICIOS

1.-Elaboracion del Re"or&e de rece"cin: el reporte de recepcin es un documento que se

prepara en el momento que se reci&en las mercancas tangi&les, que indica la descripcin de

las mercancas, cantidades reci&idas, fec%a reci&ida y otros datos pertinentes. !a recepcin de

mercancas y servicios en el curso normal del negocio representa la fec%a en que los clientes

reconocen normalmente la constitucin de un pasivo por la adquisicin.

2.- Valuacin "or "ar&e del Con&rol in&erno: la mayora de las empresas %acen que el

departamento de recepcin inicie un reporte como evidencia de la misma y el eamen de las

mercancas. (or lo regular se enva una copia al almac$n y otra al departamento de cuentas

por pagar para sus necesidades de informacin. (ara evitar el ro&o y el mal uso, es importanteque se controlen fsicamente las mercancas desde el momento de su recepcin %asta su

salida. )l personal en el departamento de recepcin de&e ser independiente del personal de

almac$n y del departamento de conta&ilidad.

!os registros conta&les transfieren la responsa&ilidad de las mercancas conforme pasan de la

recepcin al almac$n, y del almac$n a fa&ricacin.

>. RECONOCIMIENTO DE LA RESPONSA*ILIDAD

)l reconocimiento de&ido a la responsa&ilidad por la recepcin de mercancas y servicios

requiere registros rpidos y precisos. )l registro inicial tiene un efecto significativo so&re los

estados financieros registrados y el desem&olso real de efectivo por lo tanto, se de&e tenergran cuidado para incluir solo las adquisiciones validas de la compa"a en las cantidades

correctas.

/. .PROCESAMIENTO ) REGISTRO DE DESEM*OLSOS EN E+ECTIVo


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(ara la mayora de las organizaciones, el pago se efect*a por c%eques preparados por

computadoras a partir de la informacin que se incluye en el arc%ivo de transacciones de

adquisiciones en el momento que se reci&en las mercancas y servicios. )s usual que los

c%eques se preparen en un formato de copias m*ltiples, con el original para el proveedor, una

copia se arc%iva con la factura del proveedor y otros documentos de apoyo, y otra es arc%ivada

num$ricamente. )n la mayora de los casos, los c%eques individuales se registran en unarc%ivo de transacciones de desem&olsos de efectivo.

0. CONCEPTOS ) E,PLICACION DE LOS ELEMENTOS RELACIONADOS CON EL

PROCESAMIENTO ) REGISTRO DE DESEM*OLSOS EN E+ECTIVO:

C&eque% medio de pago de la adquisicin cuando se vence el pago. 2espu#s, unapersona autori"ada *rma el c/eque, y este se convierte en un activo. Cuando elproveedor lo /ace eectivo y el !anco del cliente lo acepta, se le llama c/equecancelado.Di"'io de dese()olsos de e*ec+i,o% diario para registrar las transacciones dedesem!olso en eectivo. El diario de desem!olso en eectivo se genera para

cualquier periodo, por las transacciones de desem!olso de eectivo que se incluyenen los arc/ivos de la computadora. Los detalles del diario se asientan en el arc/ivomaestro de cuentas por pagar y se traspasan los totales del diario al mayor generalpor medio de la computadora.Co!+'oles i!+e'!os-los controles m1s importantes en la uncin de salidas deeectivo incluyen la *rma de c/eques por una persona con la autoridad necesaria,separacin de responsa!ilidades para *rmar los c/eques y desempe)ar la uncinde cuentas por pagar, y un e+amen cuidadoso de los documentos de respaldo por elque *rma el c/eque en el momento en que lo *rma.Los c/eques est1n oliados previamente e impresos en papel especial que di*cultela alteracin del nom!re del receptor o la cantidad.

am!i#n es importante tener un m#todo de cancelacin de los documentos de

respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro c/eque en unmomento posterior. Un m#todo comn es escri!ir el nmero de c/eque en losdocumentos de respaldo.

9?. EL RIESGO DE CO$PRAS PAGOS

&l identi*car los o!(etivos y plantear las t#cnicas de control que se de!en eectuarpara el cumplimiento de los o!(etivos en el ciclo de compras y pagos, puede e+istirun riesgo de no cumplimiento, al no e(ecutar correctamente estas t#cnicasocasionando errores potenciales como%

@ Compra de !ienes o servicios conta!ili"ados pero no reci!idos, no autori"ados,

reci!idas pero no conta!ili"adas, actura conta!ili"ada incorrectamente.

@ -agos conta!ili"ados, pero no eectuados o viceversa, conta!ili"ados en periodoinde!ido, pagos no autori"ados.

@Controles internos relevantes%A Coneccin de arc/ivo maestro de adquisiciones que de!er1 cru"ar con losmayores conta!les.


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A3especto de la venta de los equipos el control se !asar1 en la e+istencia de unm#todo ormal que inorme a la administracin de la organi"acin de la cual setrate, la venta, a!andono o ro!o de la maquinaria u otros equipos.A 3especto de la conservacin de activos. El control incluye el uso de arc/ivosmaestros para los activos *(os individuales, que pueden moverse con acilidadB/erramientas, ve/culos, etc. a los cuales se les asignan nmeros de identi*cacin

con la *nalidad de que se acilite el posterior conteo sico y su conciliacin con elpersonal de conta!ilidad.

99.CUENTAS DE IMPORTANCIA RELACIONADAS CON EL RIESGO DE COMPRAS )PAGOS:

De"reciaciones:)l o&etivo ms importante del gasto de depreciacin es la precisin, quetiene dos aspectos fundamentales

- #etermina si el cliente est siguiendo una poltica de depreciacin consistente deperodo a perodo

- 'i son correctos los clculos realizados.2.- (ara poder determinar la correcta poltica de depreciacin se de&e considerar:1 la vida *til estimada para el &ien,

2 el m$todo de depreciacin utilizado lineal, creciente o decreciente,3 el valor estimado de realizacin y 4 el momento en el que se comenzar a computar lamisma a"o de alta o a"o de &aa.

5n m$todo *til para verificar los montos imputados en el perodo y evaluar su razona&ilidad es:multiplicar los activos fios por las distintas tasas de depreciacin anual.

De"reciacin Acu!ulada:!os cargos a dic%a cuenta se van verificando por un lado, cuandolos activos se van eliminando y cuando se verifican los cargos por depreciacin del a"o.'e %ace $nfasis so&re 2 o&etivos:a !a depreciacin acumulada que figura en el arc%ivo maestro de&e coincidir con el mayorgeneral conta&le y

& !a depreciacin acumulada en el arc%ivo maestro es correcta.

Gas&os Pa-ados "or An&ici"ado

!os gastos diferidos, los pagos por anticipado y los intangi&les son activos cuya vida puede

variar de varios meses a varios a"os. )l incluirlos dentro de los activos es ms una

consecuencia del resultado de equiparar los ingresos con gastos, que del valor de reventa o

liquidacin que puedan tener los mismos.

#entro de estos se pueden citar algunos eemplos como:

6 7enta pagada por anticipado

6 Costos de 8rganizacin6 9mpuestos pagados por adelantado

6 'eguros pagados por anticipado

6 argas registradas

6 #erec%os

6 8ros Cargos diferidos


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La caracterstica tpica entre estos activos y otros como cuentas por co!rar oinventarios, es su inmaterialidad o escaso monto en muc/as auditoras.&l igual que cuando /a!lamos de Equipos de 5a!ricacin y, tomando como e(emplola cuenta 0eguros -agados por adelantado, la relacin entre esta y el ciclo deadquisiciones y pagos queda claro al o!serva y e+aminar los cargos que se reali"ana la cuenta de activos.

Continuando con la cuenta de 0eguros -agados por adelantado podemos decir queel Control Interno en este componente es parte del ciclo de adquisiciones y pagos yse divide en categoras% a Controles so!re la adquisicin y registro del seguro y !controles so!re la cancelacin del gasto de seguro.

Pasi%os acu!ulados

!os pasivos acumulados son o&ligaciones no pagadas estimadas por servicios o &eneficios que

se %an reci&ido antes de la fec%a de cierre. 8tra forma de acumulacin es la aquella que se

de&e estimar cuando eiste incertidum&re en el monto de&ido.

)n el momento de la auditoria, dos o&etivos son de suma importancia:

1 verificar &ienes o servicios eistentes para los cuales es apropiado realizar una acumulacin.

2 que la acumulacin se %aya realizado de forma correcta, que eista un tratamientoconsistente a"o a a"o.

!as cuentas involucradas en este procedimiento son:

- impuestos ;so&re propiedad o consumo< acumulados

- gastos de impuestos ;so&re propiedad o consumo

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