Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la EducacinAUDITORIA ADMINISTRATIVATEMA: FACTORES QUE INCIDEN EN LA DETERMINACION DE LAS AREAS CRITICAS EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DOCENTE: LIC. JOSE VERGARAYESCUELA: ADMINISTRACION DE EMPRESASCICLO: VIIIINTEGRANTES: BORJA HUAAMBAL WILSON OYOLA LOZANO HILDA

Barranca-2015

DEDICATORIAA NUESTRO PROFESOR POR SU GRAN APOYO Y MOTIVACIN OFRECIDO EN ESTE TRABAJO, POR HABERNOS TRANSMITIDOS LOS CONOCIMIENTOS OBTENIDOS Y HABERNOS LLEVADO PAS A PASO EN EL APRENDIZAJE.

INFORMEDEAUDITORIA ADMINISTRATIVAFecha del Informe:10 / 03 / 2015AuditoraInterna a la OrganizacinNombre de la Entidad:Universidad Nacional Jos Faustino Snchez CarrinLugar de la Auditora:reas Administrativas y reas AcadmicasObjetivo: Establecer si los objetivos y metas o beneficios previstos se estn logrando.

Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias referidas a la gestin, poltica, metas, programas y planes; as como el acatamiento de las Leyes y Normativas Internas, en el marco de la Normativa Legal vigente aplicada.

Velar por una ptima gestin acadmica y adecuada utilizacin de los recursos y bienes que integran el Patrimonio Universitario, a fin de garantizar una eficiencia, eficacia, y economa de las actividades administrativas y financieras.

Establecer mejoras en el progreso del trabajo, para que puedan realizar ajustes o variaciones necesarias, ampliaciones o reducciones y obtener una mejor productividad y mayor demanda acadmica.

Grupo de Trabajo de Auditora:

Lic. Hilda Oyola Lozano Lic. Wilson Borja HuaambalFecha de Inicio de la Auditora:10 / 03 / 2015Tiempo estimado del proceso de revisin:05 horasFecha de Finalizacin de la Auditora:10 / 03 / 2015Mtodos utilizados:

-Entrevistas realizadas.-Hoja de anlisis Verificacin de todos y cada uno de los puestos tratados.

UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN

MisinLa Universidad de Huacho, Jos Faustino Snchez Carrin, es una institucin universitaria de alto nivel acadmico e ntimamente vinculada a la investigacin cientfica, tecnolgica e innovacin para el desarrollo regional y local.

VisinLograr la excelencia acadmica a travs de conocimiento formando profesionales de calidad, contribuyendo al desarrollo de la sociedad de la regin, a travs de la proyeccin social.

La Auditora Interna: Es una actividad independiente, objetiva y asesora, que agrega valor a la gestin institucional, contribuye a que se alcancen los objetivos de la institucin y se mejoren sus operaciones, mediante la prctica de un enfoque sistemtico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administracin del riesgo, del control y de los procesos de direccin. Dentro de la institucin, la Auditora Interna proporciona a la ciudadana una garanta razonable de que la actuacin del Consejo Universitario y la del resto de la administracin activa se ejecutan conforme al marco legal y tcnico y a las sanas prcticas, todo esto de conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno.Todo operativo de auditora interna se ejecutara en funcin de las siguientes fases, las que sern de cumplimiento obligatorio:

Planificacin de las tareas Ejecucin del operativo Emisin del informe y Seguimiento de las Recomendaciones

ESTRUCTURA VIGENTE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN

FACTORES QUE INCIDEN EN LA DETERMINACIN DE LAS AREAS CRITICAS EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1. ANLISIS:En base a la informacin obtenida se ha detectado que son varios los problemas que se presentan en tal institucin, tal como se precisa a continuacin:1.1. rganos de Gobierno y Alta Direccin

a. Asamblea Universitariab. Consejo Universitarioc. Rectoradod. Vicerrectorado Acadmicoe. Vicerrectorado de Investigacin

La Asamblea Universitaria, es el mximo rgano de gobierno de la Universidad y representa a la Comunidad Universitaria, cuya naturaleza, composicin, funcionamiento y atribuciones se encuentran establecidas en la Ley 23733 Ley Universitaria y el Estatuto de la Universidad.El Consejo Universitario, es el rgano de direccin superior, promocin y ejecucin de la Universidad.El Rector es el representante Legal de la Universidad y su funcin es convocar y presidir la Asamblea Universitaria y el Consejo Universitario.El Vicerrector Acadmico, es la autoridad encargada de proponer, dirigir y evaluar las actividades acadmicas de la Universidad.El vicerrector de Investigacin, es autoridad de la Alta Direccin, responsable de convocar, promover la investigacin cientifica-tecnologica.Actualmente se estn tomando con ms seriedad la determinacin de las metas y objetivos en la Universidad y se encuentran trabajando comisiones dedicadas a este trabajo permitiendo implementar estrategias o correctivas de mejora.La comunicacin entre los Vicerrectores (la alta Direccin) es ms fluida con sus funcionarios, jefes de reas, Decanos de facultades y Directores de Escuelas.Las decisiones se toman en asamblea universitaria y se efecta a travs del Rectorado.Las funciones estn diseadas acorde a la estructura de la Institucin y no se cumplen a cabalidad.Se necesita ms apoyo al cumplimiento de las polticas de parte de la Alta Direccin.

1.2. rganos de Control

a. rgano de Control Institucionalb. Tribunal de Honorc. Comisin Permanente de Procesos Administrativos Disciplinariosd. Comisin Especial de Procesos Administrativos para Funcionarios

El rgano de Control Institucional es el rgano conformante del Sistema Nacional de Control, encargado de ejecutar el Control Gubernamental interno y permanente, segn sus planes y programas; tiene como misin promover la correcta y transparente gestin de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, as como el logro de sus resultados mediante la ejecucin de acciones y actividades de control.El tribunal de Honor, es el rgano encargado de administrar justicia; los profesores, graduados y estudiantes que incurran en faltas.

La comisin permanente de procesos administrativos Disciplinarios, es el rgano colegiado encargado de amonestar, suspender, separar y destituir en sus funciones al personal no docente en sus cargos ocupacionales, previo proceso administrativo.

La comisin especial de procesos administrativos para funcionarios, es el rgano colegiado encargado de conocer los casos de los servidores pblicos del rgimen Laboral del D. 276.

1.3. rganos de Asesoramiento

a. Oficina de Asesora Jurdicab. Oficina de Planificacin, Presupuesto e Infraestructurac. Oficina de programacin e Inversionesd. Oficina de la Unidad Formuladora de Proyectos

La Oficina de Asesora Jurdica, es el rgano encargado de asesorar a la Asamblea Universitaria, el consejo Universitario, el Rectorado, las facultades y dems rganos de la Universidad.La Oficina de Planificacin, Presupuesto e Infraestructura, es el rgano encargado de asesor a la Alta Direccin, Facultades y dems rganos de la Universidad, en la formulacin , programacin y evaluacin presupuestal, formulacin y evaluacin del plan operativo institucional, estadstica universitaria, actividades de planeamiento y racionalizacin as como programacin y ejecucin de obras de infraestructura.1.4. rganos de Apoyo

a. Secretaria Generalb. Oficina de Imagen Institucionalc. Oficina Central de Autoevaluacin, Acreditacin y Certificacin Universitariad. Museo Arqueolgicoe. Oficina de Servicios Informticos

La oficina de Secretaria General, es el rgano encargado de organizar y controlar el trmite documentario y archivo administrativo del consejo Universitario y de Asamblea universitaria.

La oficina de Imagen Institucin, es la encargada de organizar y ejecutar la difusin de las actividades de la universidad y de establecer canales de comunicacin interna y externa, adems de promover relaciones interinstitucionales.

Se cuenta con la oficina de Imagen institucional a nivel general para tal labor pero en la mayora de veces funciona solo con informes y comunicados para el pblico exterior.Los tiempos estimados no corresponden con la respuesta solicitada por parte del usuario.Tambin existe una mala coordinacin con ciertos proyectos a realizar.No todos los trabajadores se involucran en ciertas actividades.Las informaciones verbales a veces son suplantadas, por informaciones de documentacin escrita, internet, celular, correos, etc.Se observa que algunos medios de comunicacin como: telfonos, computadoras, impresoras, fotocopiadoras, estn en un estado defectuoso lo cual se recomienda darles de baja.

1.5. rganos de Gestin Acadmicaa. Oficina de Registros y Asuntos Acadmicosb. Oficina de Proyeccin Social y Extensin Universitariac. Oficina Central de Admisind. Centro Pre Universitarioe. Oficina de Biblioteca Centralf. Direccin de Laboratorios

La Oficina de Registros Acadmicos es el encargado de coordinar y supervisar la actividad acadmica de la universidad y depende del vicerrectorado acadmico.

La oficina de Proyeccin social y Extensin universitaria, es la encargada de coordinar, ejecutar y supervisar las actividades de extensin y proyeccin social de la Universidad, depende del vicerrector acadmico.

La oficina Central de Admisin, es la encargada de coordinar y evaluar los mecanismos de ingreso de los postulantes a la Universidad, depende jerrquicamente del Vicerrectorado Acadmico.

El centro pre universitario, es un rgano dedicado a la preparacin preuniversitaria y est a cargo de un directorio y depende del Vicerrectorado Acadmico.

1.6. rganos de Gestin de Investigacin

a. Oficina Central de Investigacin y Gestinb. Oficina Central de Transferencia de conocimientos, innovaciones y publicacionesc. Oficina de Cooperacin Tcnica y de Convenios

La Oficina Central de Investigacin y Gestin, es el rgano encargado de promover, coordinar y supervisar iniciativas de Investigacin Cientficas, Tecnolgicas y Humansticas en las unidades de Investigacin, los institutos y centros de investigacin de la Universidad.

La Oficina Central de Transferencia de conocimientos, innovaciones y publicaciones, es el rgano encargado de promover y gestionar relaciones e interacciones entre la universidad y su entorno, particularmente el sector empresarial, en el rea de investigacin e innovacin tecnolgica. Especficamente est encargada de realizar contratos de investigacin y prestacin de servicios con entidades privadas y pblicas, desarrollndose de manera eficaz en sus funciones.

La Oficina de Cooperacin Tcnica y de Convenios, es el rgano de apoyo encargado de proponer, dirigir y gestionar ante los diferentes organismos Nacionales e internacionales el financiamiento de los diferentes proyectos de la Universidad.

1.7. rganos de Gestin Administrativa

a. Direccin General de Administracin Oficina de Recursos Humanos Oficina de Logstica Oficina de Economa y Contabilidad Oficina de Servicios Generales Oficina de Bienestar Universitario

La Direccin General de Administracin, es el rgano encargado de proponer, ejecutar y evaluar las actividades administrativas de la Universidad. Est a cargo de un profesor principal especialista en el rea, es elegido por el consejo Universitario.

La Oficina de Recursos Humanos, es el rgano encargado de organizar, planificar, dirigir, supervisar y ejecutar las acciones y procesos tcnicos, del sistema de recursos humanos de la Universidad. Depende jerrquicamente del Director General de Administracin.

Se requiere ms programas de capacitacin y entrenamiento.Requiere de una mejor distribucin del personal, de acuerdo al perfil.Distribucin de manuales y reglamentos.

La oficina de Logstica es la encargada de organizar las adquisiciones de la universidad, convoca los procesos de licitacin, de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.Actualmente se adquieren productos, enseres, utilices de oficina y otros con menos calidad a lo solicitado.

La Oficina de Economa y Contabilidad, es la encargada de organizar, dirigir, ejecutar y supervisar la administracin, en los procesos econmicos, contables y financieros del pliego presupuestal; as como de la administracin de los recursos materiales que la universidad adquiere o contrata, para cubrir sus necesidades y garantizar su normal funcionamiento.Recaudo de ingresos de acuerdo al TUPA (texto nico de procedimientos administrativos), siendo sus clientes el alumnado en general, docentes, egresados, directivos, personal administrativo, etc.

La oficina de Servicios generales, es la encargada de mantener la infraestructura en general de la Universidad.

La oficina de Bienestar Universitario, es el rgano encargado de planificar, organizar y ejecutar las actividades relacionadas con el bienestar y recreacin universitaria, como el servicio social, el comedor universitario y la unidad de salud.

1.8. rganos de Lneaa. Escuela de Post Gradob. Facultades Secretaria Acadmica Administrativa Departamentos Acadmicos Escuelas Acadmicos Profesionales Instituto de Investigacin Centro de Proyeccin Social y Extensin Universitaria Biblioteca Especializada Laboratorios Centro de Computo Oficina de Grados Acadmicos y Ttulos profesionales Seccin de PostgradoLa escuela de Postgrado de la Universidad, es la Unidad Acadmica donde se realizan actividades de investigacin y enseanza aprendizaje, que conducen a la obtencin De los Grados Acadmicos de Maestro o Doctor, propendiendo a la formacin de investigadores y docentes universitarios del ms alto nivel acadmico.La Facultad, es la unidad acadmico administrativa bsica de formacin profesional, donde se realizan actividades de investigacin, de innovacin tecnolgica, bienestar universitario, de proyeccin social y extensin universitaria.La UNJFSC actualmente cuenta con diversas facultades como la Facultad de Derecho y ciencias polticas, Facultad de ciencias sociales, facultada de ciencias empresariales, facultad de ciencias econmicas, contables y financieras, facultad de medicina, facultad de educacin, facultad de ingeniera industrial, sistemas e informtica.

2. CONCLUSIONES:

Actualmente se estn tomando con ms seriedad la determinacin de las metas y objetivos en la Universidad y se encuentran trabajando comisiones dedicadas a este trabajo permitiendo implementar estrategias o correctivas de mejora.La comunicacin entre los Vicerrectores (la alta Direccin) es ms fluida con sus funcionarios, jefes de reas, Decanos de facultades y Directores de Escuelas.Las decisiones se toman en asamblea universitaria y se efecta a travs del Rectorado.Las funciones estn diseadas acorde a la estructura de la Institucin y no se cumplen a cabalidad.Se necesita ms apoyo al cumplimiento de las polticas de parte de la Alta Direccin.La estructura de la organizacin se encuentra organizado de manera coherente de acuerdo a las normas que emita la ANR.La mala distribucin de los cargos o puestos de trabajo se ven ms en las facultades y escuelas profesionales.Falta de coordinacin en diversas informaciones entre los diferentes departamentos de la organizacin.En algunas areas la congestin de labores aparecen cuando los jefes centralizan las funciones en una sola rea.Personal constantemente cargado de trabajo.Debido a la mala distribucin de funciones queda pendiente el trmite de documentos diarios.Equipos inadecuados.

3. RECOMENDACIONES:Se debe realizar planificaciones y programas de auditora de gestin que permitan evaluar los procedimientos de cada departamento, reas y unidades, con la finalidad de establecer estrategias y mejoras en la calidad.Llevar a cabo reuniones peridicas de la gerencia, con los responsables de los diferentes niveles, con el fin de revisar e informar si se han cumplido o no las metas y objetivos.A partir del diagnstico dado se debe disear un plan especfico de estrategias de marketingpara aumentar la demanda estudiantil.Es necesario mantener en constante preparacin y capacitacin a los trabajadores de las diversas reas segn las necesidades de la organizacin y de su recurso humano.Llevar a cabo reuniones con el personal correspondiente para resolver problemas que se presenten en las funciones administrativas y supervisar la aplicacin de soluciones a los problemas suscitados. Implementar indicadores de gestin de calidad y productividad que permitan disminuir los costos de no calidad, mejorar el servicio y elevar la productividad del personal y as cuantificar la prdida de tiempo que un empleado genera en su labor diaria a travs de los resultados que arrojen los indicadores de gestin de la productividad.Desarrollar auditorias de gestin continuas que permitan validar y evaluar la calidad de los procesos y los servicios.

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