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UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOLITANA

AUDITORÍA INTERNA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

Área Administrativa: Contraloría

1 Area responsable: Auditoría Interna

ÍNDICE

Pág. I. Introducción 2

II. Objetivo 3

III. Marco Jurídico 4

IV. Políticas de Operación 5

V. Definición de Auditoría y Técnicas de Auditoría 5

VI. Glosario de términos 7

VII. Procedimientos 8 1. Procedimiento de Planeación 9 2. Procedimiento de Inicio de la auditoría 15 3. Procedimiento para la ejecución del trabajo de auditoría 20 4. Procedimiento para determinar Observaciones de auditoría

y emisión de Informe de resultados 26 5. Procedimiento para el seguimiento de observaciones 32

VIII. Formatos de auditoría e instructivos de llenado F-CAI-001 Plan de Trabajo de la Contraloría en materia de Auditoría - Resumen 36 F-CAI-002 Plan de Trabajo de la Contraloría en materia de Auditoría - Detallado... 40 F-CAI-003 Carta de Planeación 42 F-CAI-004 Cronograma 44 F-CAI-005 Solicitud de pliego de Comisión 46 F-CAI-006 Oficio de Inicio de la Auditoría 48 F-CAI-007 Solicitud de Información Adicional 53 F-CAI-008 Constancia de Inicio de la Auditoría 56 F-CAI-009 Constancia de hechos, Inicio de la auditoría 60 F-CAI-010 Constancia de hechos, Observaciones 62 F-CAI-011 Cédulas de trabajo 64 F-CAI-012 Cédula de Observaciones de Auditoría... 67 F-CAI-013 Cédula de Seguimiento a las Observaciones de Auditoría 71 F-CAI-014 Informe de auditoría 75 F-CAI-015 Oficio de envío del Informe de Auditoría al Rector de Unidad 80 F-CAI-016 Oficio de envío del Informe de Auditoría al Rector General 82 F-CAI-017 Cédula única de auditoría 84 F-CAI-018 Carátula del expediente de auditoría 86 F-CAI-019 índice del expediente de auditoría 88 F-CAI-020 Cédula de marcas de auditoría 90 F-CAI-021 Revisión de Aseguramiento de Calidad (RAC) 94

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1 Area responsable: Auditoría Interna

I. Introducción

Como parte del proceso de modernización que esta Contraloría ha implementado y que dio inicio a partir del mes de julio del 2012, se ha considerado necesaria la elaboración de un Manual de Auditoría que permita citar las actividades que se desarrollan en el área de Auditoría Interna y dar a conocer a las áreas que son sujetas a verificación, desde el momento de la entrega del oficio de inicio de auditoría hasta el seguimiento que se les debe dar a las recomendaciones que se establezcan para solventar las observaciones que en su caso se determinen.

Estos procedimientos permitirán a las áreas interesadas, conocer las razones por las cuales una auditoría se puede ampliar o limitar en su fecha de realización y término, las pruebas que se deban efectuar y la forma en que se establecen los tiempos de atención tanto a los requerimientos de información, como a la solventación de las observaciones.

Por su parte, al interior de la Contraloría no se supeditará la atención a las solicitudes de información o a la aplicación de los seguimientos de las observaciones determinadas a una sola persona, se realizará a través de un grupo multidisciplinario del área de Auditoría Interna, lo cual permitirá agilizar el proceso de atención a las mismas que como producto de las intervenciones se hayan determinado.

Estas son las primeras acciones que esta Contraloría realiza con el objeto de normar las actividades que realiza el personal del área de Auditoría Interna y dejar establecidas las bases encaminadas a la realización de un código de conducta de los auditores, con ellos será posible alcanzar la profesionalización que se pretende obtener.

Todo lo anterior con el claro afán de convertir el proceso de auditoría de una herramienta de control y supervisión, en un elemento que nos permita poner en práctica las acciones preventivas que esta Contraloría está pugnando por alcanzar, como parte de las buenas prácticas que estamos empeñados en fortalecer y seguir impulsando.

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Área responsable: Auditoría Interna

II. Objetivo

Establecer los procedimientos administrativos para dotar al personal de Auditoría Interna de una herramienta que facilite y permita la armonización del trabajo que desarrollan, logrando calidad, eficiencia y eficacia en la práctica de auditorías y otras intervenciones, desde su planeación hasta la atención de resultados, de acuerdo con la normatividad aplicable en la materia y con un debido control de calidad por parte de esta Contraloría.

Con esta armonización se pretende crear una nueva cultura en la función de auditoría, no solo considerarla como una herramienta de verificación o comprobación de que los recursos fueron aplicados de la manera correcta, sino además una fuente confiable para la toma de decisiones respecto a las funciones directivas.

Además con la emisión del presente manual, se atiende de manera metodológica las competencias marcadas en el artículo 62-4, fracciones II y VII del Reglamento Orgánico de la Universidad Autónoma Metropolitana, respecto a la práctica de auditorías.

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1 Área responsable: Auditoría Interna

III. Marco Jurídico

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 3°, Fracción VII

LEYES

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Artículo 1°.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 3° Ley Orgánica de la Universidad Autónoma Metropolitana Artículo 1°

REGLAMENTOS

Reglamento Orgánico de la Universidad Autónoma Metropolitana • Artículo 62-4, fracciones II y VII • Último párrafo de las Reformas a los Artículos 60 y 62-4, relacionadas con la

facultad para establecer el Sistema Contable y llevar la contabilidad de la Universidad, aprobadas por el Colegio Académico en la Sesión No. 251, celebrada el 26 de noviembre de 2003

Reglamento de Presupuesto de la Universidad Autónoma Metropolitana Artículo 25 y 30

PROGRAMAS

Plan de Trabajo de la Contraloría en la Universidad Autónoma Metropolitana

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Área Administrativa: Contraloría 1 Área responsable: Auditoría Interna

IV. Políticas de Operación

1. El procedimiento aplica a todo el personal adscrito al Área de Auditoría Interna de la Contraloría de la Universidad Autónoma Metropolitana que participa en el proceso y práctica de auditorías y otras intervenciones.

2. El Contralor de la Universidad Autónoma Metropolitana, para dar cabal cumplimiento al Reglamento Orgánico, es el responsable de asignar el tipo de auditorías a las diversas áreas de la Universidad, dar el visto bueno a las observaciones determinadas e instruir el envío de los informes respectivos al Rector General, Rectores de Unidad, Secretarios de Unidad, y a los Titulares de las áreas auditadas.

3. El Auditor Interno, es el responsable de verificar y controlar la ejecución de las auditorías y otras intervenciones, revisar el informe final, así como validar las observaciones determinadas con las áreas auditadas antes de la reunión de confronta correspondiente.

4. Los Jefes de Departamento y de Sección del Área de Auditoría Interna, son los responsables de coordinar y dirigir la planeación y ejecución de las auditorías y otras intervenciones; la determinación y clasificación de las observaciones; elaboración y envío del informe de auditoría, en un plazo no mayor a 10 días hábiles posteriores a la firma de las cédulas de observaciones, así como la integración del expediente de auditoría.

5. Los Auditores son los responsables de ejecutar el trabajo de auditoría de acuerdo con los programas y planes diseñados.

6. Apoyo Administrativo es el encargado de tramitar y hacer llegar la información de avisos a las áreas auditadas.

V. Definición de Auditoría y Técnicas de Auditoría

Auditoría: Es una actividad de apoyo a la función directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de los objetivos, programas y metas alcanzados, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos suministrados.

Técnicas de Auditoría: Son los métodos prácticos de investigación y pruebas que los auditores utilizan para comprobar el cumplimiento de los objetivos básicos y específicos de la auditoría, que permiten emitir un resultado, una observación, la promoción de acciones y emitir una conclusión al respecto.

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Tipos de Técnicas de auditoría:

Estudio general: Análisis sobre las características de la institución, para formarse una idea global de la unidad auditada, área o materia y rubro por revisar, con ello podrá obtener datos e información necesaria sobre las funciones de la unidad a auditar; legislación y demás normatividad aplicable a las operaciones; objetivos, metas y resultados de los proyectos, programas, y actividades correspondientes; sistema de control interno y/o situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir una atención especial o prioritaria.

Análisis: Clasificación y agrupación de los distintos componentes de la información o de sus interrelaciones, con objeto de llegar a conclusiones respecto de las materias sujetas a revisión; es decir, consiste en descomponer o desmenuzar el todo en partes identificables para proceder a su estudio y arribar a conclusiones.

Inspección: Examen o recuento físico de dinero en efectivo, cheques, bienes muebles e inmuebles, materiales o documentos, con el propósito de verificar la existencia de un activo o la autenticidad de una operación registrada en la contabilidad o presentada en la información financiera, las condiciones de los trabajos realizados y su calidad, así como, la medición directa para la comprobación de cantidades pagadas de un bien o servicio contratado.

Confirmación: Obtención de una constancia por escrito de personas independientes a la unidad auditada (terceras personas), para verificar la autenticidad de la información relacionada con las operaciones sujetas a revisión.

Compulsa: Comprobación en las instalaciones donde se encuentre el original de la copia que se encuentra en poder de las áreas sujetas a auditoría si coincide con el original donde se encuentre, que lleve a poder afirmar que la misma es exacta; así como la constatación de las direcciones registradas de los proveedores de bienes y servicios, y de obra.

Investigación: Obtención de información, datos y comentarios de funcionarios y empleados del área sujeta a revisión, para estar en posibilidades de que el auditor forme una opinión sobre las actividades, funciones y/u operaciones que se están analizando

Declaración: Respaldar las investigaciones realizadas con el personal del área auditada mediante documentación avalada con su firma de conformidad. No obstante, la validez de la declaración estará limitada por el hecho de que generalmente los informantes habrán participado en las operaciones sujetas a revisión o en la elaboración de los informes correspondientes.

Certificación: Obtención de un documento que por lo general se legaliza con la firma de una autoridad competente.

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Observación: Presenciar el desarrollo de las operaciones o procedimientos a cargo la unidad auditada, a fin de constatar la forma en que se realizan; situación idéntica prevalecerá para la observación de los inmuebles, instalaciones, oficinas, maquinaria, equipo, inventarios, cuyo propósito será el conocer las diferentes unidades administrativas, así como los trámites administrativos incluyendo documentación interna y externa en uso, archivo, por ejemplo, y con el objeto de dejar constancia de sus observaciones y/o conclusiones, se podrán utilizar los medios que se dispongan.

Cálculo: Verificar la exactitud aritmética de la información relacionada con las operaciones sujetas a revisión; es decir, permite comprobar la exactitud de las cifras.

VI. Glosario de términos

Alcance de Auditoría Es el marco o límite en el que se determina el tiempo que se va a emplear, las materias o áreas que se van a cubrir, la profundidad de las pruebas a realizar, los objetivos y la metodología aplicable en el desarrollo de la auditoría.

Ambiente de control El entorno de control comprende la actitud total, la conciencia y acciones de los directores y administración respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad.

Control de Calidad Es el sistema que debe establecer el auditor para lograr que sus trabajos reúnan los requisitos mínimos que establecen las normas de auditoría que rigen su actuación profesional.

Control Interno Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la Universidad. La estructura del control interno consta de los siguientes elementos: 1) el ambiente de control, 2) evaluación del riesgo, 3) actividades de control, 4) información y comunicación y 5) supervisión.

Papeles de Trabajo Conjunto de documentos y otros medios de información en los cuales el auditor registra el trabajo realizado durante el proceso de auditoría en cada una de sus fases. Sirven para sustentar los hallazgos y como punto de apoyo para verificaciones y futuras auditorías.

Plan de Trabajo Documento que establece el enfoque específico de las auditorías a realizar en un periodo determinado.

Plan de Auditoría Documento donde de manera detallada se define el cómo, dónde y el porqué, cada una de las auditoría. Es el esquema detallado del trabajo por realizar y los procedimientos a emplear durante la Fase de Ejecución, determinando la extensión y la oportunidad en que serán aplicados así como los papeles de trabajo que han de ser elaborados. Articulación de procedimientos propios de auditoría financiera, de auditoría de gestión y auditoría de cumitisInto y cualquier otro tipo de auditoría especializada que se requiera . ct„,a•,,111„. uNwERsIDAD AuToNomA HÉTROISolitAll.

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Pruebas de Auditoría Procedimientos de auditoría para identificar y evaluar el riesgo de diferencias materiales en los estados financieros, la identificación y evaluación de los controles que mitiguen esos riesgos y el desarrollo de un Plan de Auditoría, que brinde una seguridad razonable de que las diferencias materiales sean detectadas.

Reunión de confronta Junta de trabajo que convoca el área de Auditoría Interna con el área auditada en la conclusión de la auditoría para comentar las observaciones determinadas, con el propósito de que se proporcione la documentación soporte faltante o le sea posible esgrimir los argumentos que se estimen necesarios para refutar o desvirtuar los hallazgos obtenidos, dentro de los canales de cordialidad y respeto que son necesarios.

Revisión de Aseguramiento de Calidad (RAC)

Es una guía que tiene como propósito verificar que en el desarrollo de las auditorías el personal del área de Auditoría Interna cumpla con los requisitos mínimos de calidad en su ejecución, asegurando el cumplimiento normativo y adecuado desempeño de las funciones.

Sistema de Información Periódica de la Contraloría de la UAM (SIP-CUAM)

Herramienta de la Contraloría donde se registran los resultados de las auditorías, con el propósito de llevar un control, evaluación y seguimiento de la determinación y solventación de las observaciones, a nivel de Unidad Universitaria, año y tipo de irregularidades.

Unidades Universitarias Institución de educación superior de licenciatura, maestría y doctorado, que tiene por objeto la formación de profesionales que respondan a las necesidades de la sociedad, organizar y desarrollar actividades de investigación humanística y científica y preservar y difundir la cultura.

VII. Procedimientos 1. Procedimiento de Planeación de auditoría 2. Procedimiento de Inicio de auditoría 3. Procedimiento para la Ejecución del trabajo de auditoría 4. Procedimiento para determinar las observaciones de auditoría y emisión de Informe

de resultados 5. Procedimiento para el seguimiento de observaciones

ARIO Da PATRONATO

ajlagiall169 AUTÓNOMA METROPOLITANA

Procedimiento

PC-AI-01

Planeación

Area Administrativa: Contraloría Area responsable: Auditoría Interna

1.0 Propósito

Facilitar a los usuarios los pasos a seguir en el trámite de una auditoría ante la Rectoría General y/o las Unidades Universitarias, con estricto apego al marco normativo vigente.

2.0 Alcance

Personal que participa en la realización de Auditorías Internas, representantes de la Rectoría General y Unidades Universitarias de la Universidad Autónoma Metropolitana.

3.0 Políticas de Operación, Normas y Lineamientos

3.1 El Patronato aprueba el Plan de Trabajo de la Contraloría.

3.2 El Contralor tiene como parte de sus competencias la práctica de auditorías en las dependencias de la Universidad, tal como lo establece el artículo 62-4, fracciones II y VII del Reglamento Orgánico de la UAM.

3.3 El Rector General y las Unidades Universitarias, de acuerdo con los oficios de inicio de las auditorías y de acuerdo con los elementos que tengan disponibles, podrán facilitar el espacio físico necesario para el desarrollo de las auditorías, así como el equipo de cómputo como complemento del que tenga el grupo de auditoría, y entregarán la documentación que sea solicitada a través del Oficio de Inicio de la Auditoría y/o los Oficios de Solicitud de Información, necesarias para la realización de las auditorías contempladas en el Plan de Trabajo de la Contraloría.

3.4 El Auditor Interno es el responsable de la planificación, coordinación y seguimiento de las auditorías.

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APRO R EL PATRONATO

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Procedimiento

Planeación

PC-AI-01

Fecha: 2/04/2013 Versión: 1.0

Area Administrativa: Contraloría Área responsable: Auditoría Interna

4.0 Descri ción del Procedimiento

Paso Responsable Actividad Documento de trabajo

1 Auditor Interno Autoriza el inicio de la auditoría al Jefe de Departamento, conforme al Plan de Trabajo de la Contraloría autorizado por el Patronato.

2 Jefe de Departamento

Designa al Jefe de Sección y grupo de auditores que realizarán la auditoría, solicitando la elaboración del Oficio de inicio de la Auditoría, Constancia de Inicio de la Auditoría, Carta de Planeación, Pliego de Comisión y Cronograma de Actividades de acuerdo con lo asentado en el Plan de Trabajo de la Contraloría.

F-CAI-003 F-CAI-004 F-CAI-005 F-CAI-006 F-CAI-008

3 Jefe de Sección

Informa a los auditores del área el rubro, número y tipo de auditoría asignada. Asimismo, coordina y elabora conjuntamente con el grupo de auditores asignados, la elaboración de los documentos mencionados en el punto 2.

4 Auditores

Recaban del archivo permanente de la Contraloría: • Información de Auditorías y Programas

correctivos anteriores.

• Estructura orgánica, Marcos jurídico y normativo del área sujeta a revisión.

• Otros documentos necesarios a su consideración.

5 Jefe de Sección

Elabora proyectos de: Oficio de inicio de la Auditoría (incluye como anexo el primer requerimiento de información, el cual deberá contemplar, para su entrega, los 3 días de plazo a los que alude el artículo 30 del Reglamento del Presupuesto de la UAM), Constancia de Inicio de Auditoría, Carta de Planeación, Pliego de Comisión y Cronograma de Actividades y junto con lo señalado en el punto número 4 integra un expediente y lo entrega al Jefe de Departamento.



Recibe el expediente, lo revisa y verifica que los datos asentados en los documentos mencionados en el punto 5, sean acordes con lo establecido en el Plan de Trabajo y de acuerdo con el artículo 30 del Reglamento del Presupuesto de la UAM. ¿Se requieren modificaciones?

6.1. SI: Solicita al Jefe de Sección realizar las adecuaciones necesarias.

Regresa a la actividad número 5

6.2. NO: El Jefe del Departamento da su visto bueno y lo envía al Auditor Interno, para su revisión.

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APROBADO POR EL PA • NATO EN SI NÚM. 10

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o UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

Procedimiento

Planeación

PC-AI-01



7 Auditor Interno

Recibe el expediente y verifica que la documentación esté elaborada conforme a lo señalado en las guías correspondientes y al Plan de Trabajo de la Contraloría.

¿Procede?

7.1. NO: Lo devuelve al Jefe de Departamento para que realice las adecuaciones correspondientes.

Regresa a la actividad número 6

7.2. SI: Firma la Carta de Planeación, Pliego de Comisión, rubrica el oficio de inicio de la Auditoría para su autorización y firma correspondiente.

8 Auditor Interno

Recibe el Oficio de inicio de la auditoría autorizado, la entrega a su apoyo administrativo para iniciar el trámite de entrega, y devuelve al Jefe de Departamento el expediente de los papeles de trabajo.

9 Apoyo Administrativo

Recibe el Oficio de inicio de la auditoría, y la envía por correspondencia a las áreas auditadas, una vez que cuente con el acuse de recibo correspondiente entrega al Jefe de Departamento el original y conserva una copia para el expediente.

10 Titular del Área

Auditada

Atiende los requerimientos de información, proporcionar de manera oportuna y veraz, los informes, documentos y en general todos aquellos datos necesarios para la realización de la auditoria, dentro del plazo que establece el artículo 30 del Reglamento del Presupuesto de la UAM.


Recibe los documentos, los entrega al Jefe de Sección en espera de la designación de la persona qu e u será el enlace del área auditada para la entrega de información o documentación que se haya requerido y plasmado en el Oficio de inicio de la auditoría.

12 Jefe de Sección

Recibe los documentos, confirma la cita con la persona designada para atender el desarrollo de la auditoría, para llevar a cabo el acto de inicio, de acuerdo a la hora y el día establecidos en el Oficio de inicio de la auditoría e informa al Jefe de Departamento.

13 Jefe de Departamento Realiza la confirmación de la cita con el área auditada.

1-21' UNIVERSIDAD AUTÓNOMA

AFRO; R EL PATRONATO EN Si NUM.

11



Procedimiento PC-AI-01

Planeación Fecha: 2/04/2013

Versión: 1.0

Area Administrativa: Contraloría

Area responsable: Auditoría Interna

5.0 Diagrama de Flujo

Contralor (C)

Auditor Interno (Al)

Jefe de Departamento

(JD)

Jefe de Sección

(JS)

Grupo de Auditores

(GA)

Apoyo Administrativo

(AA)

2 3 4

lor A Ill Al•

Inicio

V 1 Autoriza al JD nido de

Auditoria

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auditoría

Designa al JS y GA

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Recibe expediente Elaboran

de proyectos doctos. de olaneacón

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de planeación o/revisión

II

6.1

¿Requiere cambios?

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Recibe expediente y

verifica su contenido

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APROB u DO POR EL PM' NATO EN SIÓN NÚM. 12

Casa abiertaAUTÓNOMA METROPOLITANA


Planeación




Contralor (C)



(JD)

Jefe de Sección

(JS)


(AA)

Titular del Área Auditada

(TAA)

9

10

y 7.1

4:1>

Lo devuelve al JD para

adecuaciones

4, 7.2

6 Firma los doctos. y envía

el OIA al C para su

autorización

y 8

Recibe CIA firmada y la

entrega al AA p/trarnItar y

devuelve exp. al JD

Recibe OA y escila por

correspond. al área auditada

Rroporci nará la infonnadón solicitada en un pla o no

mayor a 3 días hábiles

11

III.

Recibe y entrega al JS

para que asigne a los

auditores

12

Recibe doctos. informa al JD

la confirmación de cita c/área auditada p/

acta de inicio

13

111.

Realiza confirmación

E. de tila u/área auditada

Termina proceso


APROB i i POR EL PATRONATO EN1NÚM. 13

Fecha Motivo del Cambio Revisión

Elaboración del Manual de Procedimientos de Auditoría Interna


APROBADO PQR EL PATRONATO EN NÚM 14

d0 DEI_ PATPCW o




Planeación Fecha: 2/04/2013 Versión: 1.0


6.0 Cambios de esta Versión

7.0 Anexos

F-CAI-003 Carta de planeación F-CAI-004 Cronograma F-CAI-005 Solicitud de pliego de comisión F-CAI-006 Oficio de inicio de la auditoría F-CAI-008 Constancia de inicio de auditoría

PC-AI-02 Fecha: 0210412013

iná Casa abierta al tiempo

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA Area Administrativa: Contraloría

Procedimiento

Inicio de la Auditoría Versión: 1.0


1.0 Propósito

Dar formalidad al inicio de las auditorías ante los representantes de la Rectoría General y/o las Unidades Universitarias, informando al Área Auditada la duración, alcance y los períodos de revisión de los trabajos a desarrollarse y establecer los canales de comunicación necesarios entre las áreas.

2.0 Alcance

Este procedimiento es aplicable al personal que participa en la realización de Auditorías Internas y los representantes del área auditada dentro de la Universidad Autónoma Metropolitana.


3.1 El Jefe de Departamento es el responsable de encabezar la reunión para dar inicio a la auditoría, donde estarán presentes, para su identificación, el grupo de auditores.

3.2 Tomando en consideración que en el Oficio de Inicio de Auditoría se incluyó el primer requerimiento de información, otorgándole al área sujeta a auditoría los 3 días a los que alude el artículo 30 del Reglamento del Presupuesto de la UAM, en el acto que se celebra se proporcionará la documentación solicitada y en su caso, se asentará en el acta las razones por las cuales no se entrega o ésta se hace de manera parcial, y se establecerá un nuevo plazo para su entrega por parte del Área Auditada; asimismo se asignará al Grupo de Auditores el lugar donde trabajarán los auditores durante el tiempo de ejecución de la auditoría, y de requerirse y disponer de esto, el equipo de cómputo faltante.

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APROB DO POR EL PATRONATO EN SIt NÚM.

15

Procedimiento PC-Al-02


UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA Inicio de la Auditoría Fecha: 02/04/2013 Versión: 1.0


4.0 Descripción de Actividades



Acuden los Jefes de Departamento y Sección, así como el grupo de Auditores, al lugar y hora programados con el área auditada, para dar inicio formal a la auditoría, el Jefe de Sección entrega una copia del Oficio de Inicio de Auditoría y solicita al Titular del Área Auditada o su Representante designar o ratificar a la persona que fungirá como enlace con los auditores, procediendo a anotar sus datos en el Acta de Inicio de Auditoría, y se les explica la duración, alcance y los períodos de revisión de los trabajos a desarrollarse.

F-CAI-006 F-CAI-008

2 Jefe de Sección

En los casos, en que el área auditada con quien se entienda la auditoría, impida el acceso a las instalaciones, deje de atender la solicitud de documentación o de información; se le requerirá mediante oficio para que permita el acceso o la proporcione en un plazo no mayor a tres días hábiles.

F-CAI-009

3 Jefe de Sección

Solicita la presentación de la documentación incluida como requerimiento de información en el Oficio de Inicio de Auditoría y la valida:

¿Está completa?

3.1 Sí: Continúa con el acto de inicio de la Auditoría

3.2 No: Incorpora en el Acta de Inicio de Auditoría, las razones por las que no se entrega la documentación o si ésta es parcial, anotando la nueva fecha compromiso.

4 Área Auditada

En caso de que existan circunstancias que impidan proporcionar el total de la información al momento de ser requerida, podrá solicitar un plazo adicional mediante oficio con la debida justificación, especificando el día y hora en que dicha información será entregada, el cual no deberá de exceder de 10 días hábiles.

5 Jefe de Sección

Solicita al Titular del Área Auditada identificación de las personas que servirán como enlace en la proceso de auditoría y en conjunto con el grupo de auditores se fotocopian para que formen parte del Acta de Inicio de Auditoría, para su archivo en el Expediente de Papeles de Trabajo de la Auditoría.

UNIVERSIDAD

APROB POR EL PAT ONATO EN INÚM. 16



UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA Área Administrativa: Contraloría

Inicio de la Auditoría

Fecha: 02/0412013 Versión: 1.0


6 Área Auditada

Presenta al personal que atenderán al grupo de Auditores y proporciona sus identificaciones para fotocopia y anexo en el Acta de Inicio de la Auditoría; asimismo asigna el lugar de trabajo a los auditores, el equipo de cómputo que hiciera falta a los Auditores.

7 Jefe de Sección

Solicita a todos los involucrados firma por duplicado de la Acta de inicio de la Auditoría una vez leído a los concurrentes y expresar su conformidad en los términos en que se encuentra redactada, dejando un juego de todos los documentos que la integran al área auditada, para los fines administrativos que juzguen convenientes.

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APROB POR EL PATRONATO EN SI« NO

17

PC-AI-02


Procedimiento

Inicio de la Auditoría iná Casa abierta al tiempo

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA Area Administrativa: Contraloría Area responsable: Auditoría Interna

5.0 Diagrama de Flujo

Jefe de Departamento (JD) Jefe de Sección (JS)

Titular del Área Auditada (TAA)

2

6

r Inicio

1 Acude con el JS y

el GA al área audtada p/

levantar acta de inicio

Si el área impide el acceso se

levantará Constancia de Hechos y se solicitará el

acceso por oficio

Si

3

No Información

V

competa?

3.1

Y 3.2

Confin 'a con el Acto de Inicio de Auditoria Se incorpora en el

Acta la justificación por la cual no se entrega el total de la información y se establece la fecha compromiso

4 4

En caso de que el área esté

imposibilitada para entregar el

total de la información, podrá solicitar un plazo adicional que no excederá de 10

dias hábiles

4' 5

0›.

Presenta al personal que

atenderá al grupo de auditores y proporciona la copia de sus

identificaciones

Solicita las identificaciones

del personal que atenderá la 7 Auditoria

Si se requiere de un plazo adicional para entregar la

information solicitada, se podrá solicitar mediante oficio

con la justificación correspondiente

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1 L_-------

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Fin del proceso

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APRO POR EL PATRONATO EN SI NÚM. 18


UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA Inicio de la Auditoría Fecha: 02/04/2013 Versión: 1.0


Fecha Motivo del Cambio Revisión o




7.0 Anexos

F-CAI-006 Oficio de inicio de la auditoría F-CAI-008 Constancia de inicio de la auditoría F-CAI-009 Constancia de hechos

"...• UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

APROBADO POR EL PATRONATO EN • NÚM. 19


111IIVERIIIA1 AUTÓNOMA METROPOLITANA Ejecución de Trabajo Fecha: 02/0412013 Versión: 1.0


1.0 Propósito

Establecer métodos, actividades y responsabilidades que se habrán de observar dentro de la ejecución del trabajo.

2.0 Alcance

Personal que participa en la realización de las Auditorías Internas de la Universidad Autónoma Metropolitana.


3.1 La Ejecución del Trabajo de Auditoría se realizará tomando como base el objetivo de la auditoría planteado en el Plan de Trabajo de la Contraloría autorizado, y tomando en consideración los elementos que se obtuvieron en la etapa de investigación, los datos arrojados por el Sistema Integral de Información de la UAM y por todos aquellos elementos que sirvieron como soporte para la selección de la auditoría.

3.2 De acuerdo con el estudio y evaluación del control interno (organización, métodos y procedimientos que la Universidad tiene implantados para su funcionamiento), se determinará la naturaleza, alcance y oportunidad de la auditoría, ya que con base en este análisis será posible evaluar la eficiencia de las operaciones, entre otros conceptos y si se están aplicando las políticas y procedimientos establecidos.

3.3 Desarrollar el programa de trabajo de la auditoría en el tiempo estimado para su ejecución.

3.4 Elaborar cédulas de auditoría, el trabajo desarrollado y los hallazgos alcanzados, conjuntamente con la documentación proporcionada por el área auditada formaran parte de los papeles de trabajo.

3.5 El Auditor Interno es el encargado de resguardar la información que se genere de las Auditorías Internas, incluyendo los expedientes de auditoría.

3.6 Si durante la ejecución de la auditoría se requiere ampliar, reducir o sustituir a los Auditores, así como, modificar el objeto o el periodo a revisar, se hará del conocimiento del Titular del Área Auditada, mediante oficio suscrito por la Contraloría.

4.0 Estudio y Evaluación del Control Interno

En auditoría, el término control interno comprende la organización, políticas y procedimientos adoptados por Universidad para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas al personal para el logro de los resultados deseados.

El control interno es un proceso continuo realizado por las altas autoridades de la Universidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí están lográndose los objetivos siguientes:

• Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios; • Proteger y conservar los recursos, • Uso adecuado y regular; • Cumplir la Ley Orgánica, Reglamentos y otra normatividad emitida; y, • Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

z-d‘At% UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA


EN NÚM. 20

A7á Procedimiento PC-AI-03


UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA Área Administrativa: Contraloría

Ejecución de Trabajo Fecha: 02/0412013 Versión: 1.0


El estudio y evaluación del control interno se realiza para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría.

El estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no solamente en los planes de la dirección sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas.

La evaluación del control interno es la estimación del auditor, hecha sobre los datos que ya conoce a través del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre.

De este estudio y evaluación, se podrá desprender la naturaleza de las pruebas diferentes sobre una misma operación, de esto dependerá la extensión que deba darse a los procedimientos de auditoría de empleados y la oportunidad en que los va a utilizar para obtener los resultados más favorables posibles.

El concepto de control interno considera cinco componentes:

1) Ambiente de control. Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades.

2) Evaluación del riesgo. El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la institución. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno.

3) Actividades de control. Se refieren a las acciones que realizan los directivos y otro personal de una institución para cumplir diariamente con las funciones asignadas.

4) Información y comunicación. Está constituido por los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una institución.

5) Supervisión. Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran.

Estos componentes se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia, los que permiten que los directivos se ubiquen en el nivel de evaluadores de los sistemas de control, en tanto que los Coordinadores que son los verdaderos ejecutivos, se posicionen como los propietarios del sistema de control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos.

En el estudio y evaluación del Control Interno es posible utilizar los siguiente Métodos, los cuales parten del supuesto de llevar a cabo una entrevista con el personal seleccionado:

• Cuestionario. Formulario realizado previamente por el equipo de auditoría, elaborados con preguntas acerca de la forma en que se realizan sus operaciones.

• Descriptivo. Se solicita a la persona con la que se está llevando a cabo una entrevista, anote cómo realiza sus actividades, y la respuesta deberá ser tan extensa como el entrevistado lo desee, y deben considerar los nombres de los puestos con los que tiene relación, ya sea para el inicio de su proceso, en el desarrollo y al final del mismo, teniendo especial cuidado de que no tenga a la mano los Procedimientos donde se describa las actividades que desempeña.

• Gráfico. A través de diagramas de flujo


APROB EL PATRO TO EN S >I NÚM.

' O DEL PA NATO

21



Procedimiento

Ejecución de Trabajo

PC-AI-03



El método seleccionado para el estudio y evaluación del Control Interno dependerá en cada caso del tipo de auditoría, objetivo y alcance de la misma, no debiendo olvidar que:

• Es posible, utilizar cualquiera de los métodos descritos o más de uno, si los casos y la importancia de la auditoría lo ameritan.

• Una vez utilizado el (los) método(s) para el estudio y evaluación del control interno, en el desarrollo de la auditoría se deberá confirmar la veracidad de las respuestas, por lo cual en el caso de los cuestionarios las preguntas deben estar encaminadas a comprobar el conocimiento que el entrevistado posee de la operación que realiza.

• El resultado nos permitirá determinar las áreas críticas de una manera confiable. • No debe prestarse a confusión, particularmente si al entrevistado le solicitamos utilizar diagrama de flujos,

por lo que preferentemente recomendar utilizar símbolos estándar o generales, si existiera duda, al momento aclararla con el interlocutor y solicitarle su modificación sobre el propio documento, de ser el caso, y de no estar familiarizado con este tipo de herramientas elegir uno diferente.

• No se pretende obtener respuestas "tal cual lo dice el manual o procedimiento", sino de tener la certeza que comprende la importancia de la función desarrollada y que es parte de un proceso más amplio.

Los elementos que el equipo de auditoría deberá allegarse son, entre otros:

• Organigrama autorizado del área o unidad académica (preferentemente con nombres). • Manuales de organización, procedimientos y perfiles de puestos. • Diagramas de flujo relacionados con el proceso. • Acuerdos, oficios, circulares, lineamientos internos y demás normatividad que se aplica al proceso. • Principales metas y objetivos del área o unidad académica, relacionados con el proceso. • Controles actuales del proceso. • Observaciones determinadas en auditorías anteriores.

El resultado que arroje el estudio y evaluación del control interno será medular para:

• La determinación de la muestra y alcance de las auditorías. • Detección de los hallazgos de las auditorías • El establecimiento de las recomendaciones que estemos en posibilidad de proporcionar, pues estarán

basadas en los puntos críticos de la Universidad.

1"alg.84.44 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOUTAItik

APRO PO EL PATRONATO

EN NÚM.

NATO

22

PC-AI-03


ROMA1 O

Casa abierta al tempo


Procedimiento

Ejecución de Trabajo




1 Auditores Se realiza el estudio y evaluación del control interno.

2 Auditores

Del resultado del estudio y evaluación del control interno se aplican las técnicas y procedimientos de auditoría que se requieran para su análisis, la registran en cédulas de trabajo. En caso de la determinación de irregularidades que por su naturaleza requirieran de mayor análisis y/o la ampliación en el período a revisar, deberán informar de estos hechos al Jefe de Sección.

3 Jefe de Sección

Recibe el detalle de los hallazgos, analiza las Cédulas de trabajo y determina si la revisión requiere mayor profundidad y/o tiempo de revisión

¿Requiere profundizar y/o ampliar el plazo?

3.1 NO: Devuelve e instruye a los auditores para que concluyan las cédulas de trabajo.

3.2 SI: Informa por escrito al Jefe de Departamento, sobre los hallazgos obtenidos, así como la necesidad de ampliación del período de revisión y espera instrucción. (Pasa al procedimiento PC-AI-02)

F-CAI-011 F-CAI-012


Recibe los proyectos de Cédulas de observaciones de la auditoría y lo comenta con el Jefe de Sección.

¿Se requiere ampliar el plazo de la revisión?

4.1 NO: Instruye al Jefe de Sección continuar la revisión.

4.2 SI: Presenta al Auditor Interno las Cédulas de observaciones junto con el proyecto para la ampliación de la auditoría (Oficio de inicio de la auditoría) y la Solicitud de Pliego de Comisión con el período de la ampliación.

F-CAI-005 F-CAI-006 F-CAI-012

5 Auditor Interno

Recibe los proyectos de las Cédulas de observaciones junto con el proyecto para la ampliación de la auditoría (Oficio de inicio de la auditoría) y la Solicitud de Pliego de Comisión con el período de la ampliación.

F-CAI-005 F-CAI-006 F-CAI-012

■••••,..

U UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITAILA


EN SIÓN NOM. 23

PC-AI-03

Fecha: 02/04/2013

()NATO

iná Casa abierta al tiempo


Procedimiento

Ejecución de Trabajo Versión: 1.0


5.0 Diagrama de Flu o Auditor Interno

(Al) Jefe de Departamento

(JD) Jefe de Sección

(JS) Grupo de Auditores

(GA)

5

4

3

Inicio

• 1

Estudio y evaluación del control interno

2

Se aplican I s técnicas y procedimientos de

auditorio y e informan hallazgos al JS

R.encai bi 1 eh acel I ad zzoes ,

de trabajo y determina tiempo

de revisión

V

No AS> Si

3.1

•

Instruye conclusión de

cédulas de trabajo 12

7_-

Informa d JD sobre la

necesidad de empaeción PC.A1.02

Recibe hallazgos, y avance de la auditoria y lo

comenta con el JS

Si ¿Requiere NO amaba, plazo?

• 4.1

7 4.2

Presenta al Al el reporte de hallazgos y

avance de la auditoria y

proyecto de ampliación

Instruye al JS continuar con

la revisión

Recibe Cédula de observa iones de

la auditoria

3.1

\..._.."

Fin del proceso


AFRO: POR PATRONATO

Vi EN • NÚM. —

Y Xt O*

24

PC-AI-03

Fecha: 02/04/2013

Fecha Motivo del Cambio Revisión Elaboración del Manual de Procedimientos de Auditoría Interna

1511 UNIVERSIDAD AUTONONIA LIETROPOLITAW

APRO- POR EL PATRONA10 EN NI) 25

ONA O



Procedimiento

Ejecución de Trabajo Versión: 1.0



7.0 Anexos

F-CAI-005 Solicitud de Pliego de comisión F-CAI-006 Oficio de inicio de la auditoría (por la ampliación de la auditoría) F-CAI-011 Cédula de trabajo F-CAI-012 Cédulas de Observaciones de Auditoría

Casa abierta AUTÓNOMA METROPOLITANA Cédula de Observaciones

Informe de Resultados Fecha: 02/04/2013 Versión: 1.0

Area Administrativa: Contraloria Area responsable: Auditoría Interna

Procedimiento

PC-AI-04

1.0 Propósito

Asentar en cédulas las irregularidades o incumplimientos normativos, por parte del área sujeta a revisión, como resultado de la ejecución del trabajo.

2.0 Alcance

Áreas Auditadas, Auditor Interno, Jefes de Departamento, Jefes de Sección y grupo de Auditores de la Universidad Autónoma Metropolitana.


3.1 La presentación de las observaciones, se llevará a cabo en reunión ante el Titular del área auditada, mismas que se formalizarán con la firma de las cédulas correspondientes.

3.2 Cuando el Titular del área auditada se negara a firmar las referidas cédulas, los auditores deberán elaborar un Acta de Hechos en la que se haga constar que se dio a conocer el contenido de las observaciones y se asentará su negativa a firmar, esta última circunstancia no invalidará el acto ni impedirá que surta sus efectos.

3.3 El resultado de la auditoría se hará del conocimiento al Rector General, a través del informe de auditoría y se le marcará copia a los Rectores de las Unidades, Secretarios y Áreas Auditadas, según corresponda.


AFRO= ^ OR EL PATRONATO

E V,,1 NÚ

iPJ 26

Procedimiento

PC-Al-04 Casa abierta al tiempo



Cédula de Observaciones Fecha: 02/04/2013

Informe de Resultados Versión: 1.0 1 Área responsable: Auditoría Interna



1 Jefe de Sección

Presenta el proyecto de Cédulas de observaciones, y las remite junto con la documentación soporte (Cédulas de trabajo, copias de reportes, controles, registros, etc.) al Jefe de Departamento para su revisión y aprobación.

F-CAI-011 F-CAI-012


Revisa el proyecto de Cédulas de observaciones, elaboradas por el Jefe de Sección.

¿Se requiere modificar las Cédulas de Observaciones?

2.1. NO: Entrega y comenta las observaciones con el Auditor Interno.

2.2. SI: Devuelve el proyecto de cédulas de observaciones al Jefe de Sección con los comentarios correspondientes para su modificación, punto 1 del presente procedimiento.

F-CAI-011 F-CAI-012

3 Auditor Interno

Recibe y comenta con el Jefe de Departamento las Cédulas de Observaciones para su autorización y/o visto bueno.

F-CAI-012


Entrega las Cédulas de Observaciones autorizadas para que el Jefe de Sección programe una reunión de trabajo con el Titular del área auditada o su representante, para darles lectura.

F-CAI-012

5 Jefe de Sección

Programa una reunión de trabajo para la confronta de las observaciones con personal del área auditada, Jefes de Departamento y de Sección, así como el Grupo de Auditores, donde se comenta su contenido y se exhiben las cédulas, anexos y copia de los documentos que las acrediten, y en su caso, se realizan de manera inmediata los ajustes o adecuaciones a su contenido, y se establece la fecha compromiso de solventación, la cual no deberá exceder de 45 días hábiles, contados a partir de la fecha de firma de las cédulas de observaciones.

F-CAI-012

6 Titular del Área Auditada

Recibe las cédulas de observaciones determinadas en la auditoría y ratifica con su firma, la aceptación de las observaciones y se compromete a su solventación e implantación de las medidas necesarias para atenderlas y evitar su recurrencia, situaciones plasmadas en las recomendaciones preventivas y correctivas en las propias Cédulas de Observaciones.

Jena

F-CAI-012

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOUTANA

27 EL PA NATO 1 4 t41, NUM.G.- a

" I

APRO E

POR EL PATRONATO N

kEN ARIO DEI PATRONATO

JAA Procedimiento PC-Al-04


UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA Cédula de Observaciones Informe de Resultados


1Area Administrativa: Contraloría 1 Área responsable: Auditoría Interna


Recibe las Cédulas de observaciones firmadas e instruye al Jefe de Sección la elaboración del Oficio de Envío al área auditada del Informe de Auditoría y una fotocopia de las Cédulas de Observaciones debidamente firmadas, en un plazo que no deberá exceder de 10 días hábiles, contados a partir de la firma de las Cédulas de Observaciones.

F-CAI-012

8 Jefe de Sección

Elabora el Informe de Auditoría e instruye a los auditores concluir la integración del Expediente de Papeles de Trabajo.

F-CAI-014

9 Auditores

Integran el Expediente de Papeles de Trabajo en legajos de auditoría, los entrega al Jefe de Sección para su revisión y firma.

10 Jefe de Sección

Verifica la integración del Expediente de Papeles de Trabajo de Auditoría, aplica los formatos RAC, y los tuma conjuntamente con el Informe de Auditoría al Jefe de Departamento.

F-CAI-021


Recibe, para supervisión, autorización y rúbrica: el Oficio de envío del Informe de Auditoría, el Informe de Auditoría y formatos RAC, y los turna a consideración del Auditor Interno.


12 Auditor Interno

Recibe el Informe de Auditoría, fotocopias de las Cédulas de Observaciones y formatos RAC, los rubrica y remite al Contralor el oficio de Envío del Informe de Auditoría para su firma y como soporte documental las Cédulas de Observaciones.


13 Contralor

Recibe el Informe de Auditoría y Cédulas de Observaciones, determina su procedencia firmando el informe y devuelve los documentos al Auditor Interno para su trámite.

F-CAI-012 F-CAI-014 F-CAI-015 F-CAI-016

14 Auditor Interno

Recibe los documentos antes mencionados y los turna a su asistente administrativo para su envío y le informa al Jefe de Departamento para dar de alta las observaciones en el SIP-CUAM.


Instruye al Jefe de Sección el registro de las observaciones en el SIP-CUAM y la integración de los acuses correspondientes en el Expediente de los Papeles de Trabajo para su seguimiento, control y archivo correspondiente

......d~ UNIVERSIDAD AUTÓNOMA atirrRoPourANA

28

Casa abierta

AUTÓNOMA METROPOLITANA

Procedimiento

Cédula de Observaciones Informe de Resultados

PC-Al-04


Área Administrativa: Contraloría Area responsable: Auditoría Interna

5.0 Diagrama de Flu o


Jefe de Departamento (JD)

Jefe de Sección (JS)

Grupo de Auditores

(GA)

Titular del Área Auditada

(TAA)

3

2

Inicio

-1 Elabora proyecto

de cédulas de observaciones y remite al JD para

revisión Recibe proyecto de

cédulas de observaciones y

comprueba que se hayan aplicado los proced. adecuados

4

6

5

•

NO ¿Requiere cambios?

2.1

S

Ent ega y comenta las

observaciones can el Al

2.2

Recibe y comenta las

observaciones eón el JD

4 Pasa a la

actividad 1, para su

modificación

4. 7---. 1 1 I

4

Recibe las cédulas y la

entrega al JS para programar cita con el TAA

Recibe cédulas de

observaciones y ratifica con su

fama su • aceptación y

Lijan fecha compromiso

►

Programa reunión con

TAA, comenta el contenido de

las observaciones

A


APROBADO POR EL PATRONATO EN

•111, • TRO ATO

29

PC-Al-04 Procedimiento

Contralor (C)



(JD)

Jefe de Sección

(JS)

Grupo de Auditores

(GA)


(AA)

13

12

8

9

1....Brj

16

7

Recibe las cédulas de observaciones

fin-nadas e instruye al JS realizar el

Informe Elabora el informe de auditoria e

instruye al GA integrar el

expediente

1

„., Integran

expediente y entregan al JS para su

revisión 10

11'

Verifica la integración del

expediente, ..i elabora doctos. de conclusión y

turna al JD para revisión

-..

Recibe Informe y expediente para revisión, rubrica

los doctos. y turna al Al para

su consideración

1

Recibe Informe, doctos. de

conclusión y remite al C para su consideración

y firma en su caso

4

15

Recibe Informe de auditoria,

firma y devuelve al Al para su

trámite respectivo. 14

•

Recibe documentos y los

turna a su AA para su envio e

informa al JD para ciar de alta las

observaciones en el SIP

Recibe Informe de auditoria,

para su trámite respectivo.

Instruye al JS el registro de las observaciones en el S1P y la ♦

B ■..../

integración de los acuses en el

expediente

// I

Fin de proceso ■.

tta UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOUTikic.

APR R EL PATO Nat AVA

T..TAPIO DEL PATRONATO

30

Área Administrativa: Contraloría Área responsable: Auditoría Interna


UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA Cédula de Observaciones Informe de Resultados


PC-AI-04


Revisión Fecha Motivo del Cambio Elaboración del Manual de Procedimientos de Auditoría Interna

ink Casa abierta al tiempo


Procedimiento

Cédula de Observaciones Informe de Resultados



7.0 Anexos

F-CAI-011 Cédula de trabajo F-CAI-012 Cédulas de Observaciones de Auditoría F-CAI-014 Informe de auditoría F-CAI-015 Oficio de envío del informe de auditoría al Rector de Unidad F-CAI-016 Oficio de envío del informe de auditoría al Rector General F-CAI-018 Revisión de Aseguramiento de Calidad (RAC)

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA

APROB y ee R EL PA TO NÚM.

,410

31

Procedimiento

Seguimiento

PC-AI-05



ArAl f UNIVERSIDAD AUKININIASENIOPOLIVAil;

a PAYRONATO Net - 32

Casa abierta a I tiempo



1.0 Propósito

Asentar en cédulas de seguimiento los avances y/o documentos proporcionados por el área auditada, que solventen las observaciones determinadas o presenten el grado de avance de las mismas.

2.0 Alcance

Personal que participa en la realización de Auditorías Internas, y las personas que representan el área auditada de la Universidad Autónoma Metropolitana.


3.1 El Rector General o Rectores de Unidad son responsables de dar seguimiento a las Acciones Correctivas y Preventivas que se deriven de los resultados de las Auditorías Internas.

3.2 El personal de Auditoria Interna verificará los avances y resultados de los seguimientos trimestrales de las Acciones Correctivas, Preventivas que se deriven de los resultados de las Auditorías, así como, los requerimientos o instrumentos correspondientes de no hacerlo, con base en el Plan de Auditoría de la Contraloría y/o en su caso, a través de la documentación que las áreas auditadas remitan a la Contraloría con el objeto de demostrar que se han efectuado las acciones tendientes a la atención de la problemática determinada.

3.3 El área auditada remitirá a Auditoría Interna la documentación que compruebe las acciones realizadas para la atención de las observaciones.

.1" Casa abierta al tiempo


Procedimiento

Seguimiento

PC-AI-05



4.0 Descripción del Procedimiento



De acuerdo con las fechas de solventación programadas en cada una de las observaciones determinadas, se solicita al área auditada la información y documentación para darle seguimiento a las recomendaciones realizadas y una vez recibida la turna al Jefe de Sección para el análisis correspondiente.

F-CAI-D15

2 Área Auditada Envía la información para solventar las observaciones al área de Auditoría Interna.

3 Jefe de Sección Recibe la información y documentación para su análisis.

4 Jefe de Sección

Se incorporan en el SIP-CUAM los avances que se obtengan y que sean reportados a través de oficios, donde se incluyan las explicaciones y/o la documentación soporte de dichos avances.

5 Jefe de Sección

¿La información recibida es suficiente?

No. Se analiza la conveniencia de realizar una visita de seguimiento a las áreas operativas observadas, pasa a la actividad 1

SÍ Concluye el procedimiento.

Ina -....,■é~ UNNERSIDAD AUTONOMA IMETROPOUTAK:

APROBADOrgATRONATO EN

50

o RKI •rpng

33

Procedimiento

PC-AI-05 Casa abierta al tiempo


Seguimiento

Fecha: 02/04/2013

Versión: 1.0


5.0 Diagrama de Flu o Jefe de Departamento

(JD) Jefe de Sección

(JS) Grupo de Auditores

(GA)

2

Inicio

1

De acuerdo can las fechas de olventación

programadas. se solicita al TAA información y

documentación para su seguimiento y fuma al

JS para su análisis

Recibe la información y

documentación para su análisis

3

Se incorporan en el SIP los avances que sean reportados a través de oficios

No ¿La información

4

SI

es suficiente?

• 4.1 ♦ 4.2

-' 5" 5 Se analiza la conveniencia de realizar visita de seguimiento y se

asigna al GA

Registra en el SIP, los avances reportados. Rec•be la

información y documentación para

su análisis

A

• , -,

Fin del proceso

‘. •

Ana UNIVERSIDAD AUT011011A METROPOLfit ,

34





Seguimiento Fecha: 02/04/2013 Versión: 1.0



Fecha Motivo del Cambio Revisión O


.101111.

UNIWASIOAD Aurémem 11111tOPOUTANA

35

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE

FORMATOS DE AUDITORÍA



Plan de Trabajo de la Contraloría en materia de auditorías - Resumen

Muestra en forma gráfica la programación de las auditorías y seguimientos; las justificaciones de la programación; el lugar, área o rubro a evaluar; el total de semanas de revisión y de semanas hombre que se utilizarán; así como el total de la fuerza de trabajo que se destinará a diversas actividades inherentes a su competencia.

Clave del formato: F-CAI-001: PLAN DE TRABAJO DE LA CONTRALORÍA EN MATERIA DE AUDITORÍAS - RESUMEN

N . Nombre Debe anotarse 1 Año Año al que corresponda el Plan de Trabajo de la Contraloría. 2 Hojas No. de Número consecutivo que corresponde a cada hoja. 3 Día, mes y año Día, mes y año en que se imprime el "Plan Anual de Trabajo de

la Contraloría", para su validación. 4 Número de revisión El número que se le haya asignado a la auditoría o seguimiento, 5 Clave Número de la clave del programa, consultar el Anexo I.

6 Justificación Las razones por las que se programó:

A. Áreas proclives a generar hechos que pudieran constituir faltas graves o riesgos identificados en el Mapa de Riesgos.

B. Monto del Presupuesto C. Monto del Activo o Pasivo D. Cantidad de Áreas Involucradas E. Operaciones Críticas F. Cantidad y Recurrencia de observaciones G. Área o rubro no revisado con antigüedad mayor a un año H. Por solicitud del Patronato I. Por solicitud del Rector General J. Por solicitud de los Rectores de Unidades Universitarias. K. Por solicitud de la Junta Directiva L. Por solicitud del Tesorero General M. Otros (especificar)

7 Área a revisar: Nombre de la dependencia o unidad universitaria sujeta a revisión

8 Semanas programadas El tiempo programado para desarrollar la auditoría o seguimiento en semanas calendario

9 Total Semanas de Revisión El número total de semanas que abarcan las auditorías o seguimientos.

10 Total Semanas Hombre La cantidad de semanas-hombre asignadas a cada auditoría o seguimiento.

11 Plantilla Autorizada Con números arábigos la cantidad de personas autorizadas como Plantilla de Auditoría Interna, debiendo anotarse inclusive al personal administrativo o de apoyo con que se cuente, como secretarias, choferes, mensajeros, etc.

12 Plantilla Real Con números arábigos la cantidad de personas con que realmente cuenta Auditoría Interna para cumplir con su cometido (Plantilla funcional).

13 Auditorías y seguimientos. El total de semanas-hombre asignadas a auditorías y seguimientos, la cual deberá conservar una proporción del 55% del total de la Fuerza de Trabajo de Auditoría Interna.

14 Dictámenes. El total dManas-hombre asignadas a la evaluación de Dictámenes...1.p UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

POR EL PATRONATO 36

EN SIGN NUM.

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-001: PLAN DE TRABAJO DE LA CONTRALORÍA EN MATERIA DE AUDITORÍAS - RESUMEN

No. Nombre Debe anotarse 15 Actividades que no reúnen

requisitos de una auditoría. Con números arábigos, el total de semanas-hombre destinadas a las actividades que no reúnen los requisitos de una auditoría o dictámenes, siendo éstas por ejemplo: participación en actas de entrega-recepción, apoyo y asesoría a dependencias y/o unidades universitarias, participación en arqueos, inventarios, atención de trabajos especiales, entre otros.

16 Planeación, Dirección y Supervisión.

Con números arábigos, el total de semanas-hombre destinadas a la planeación, dirección y supervisión en actividades diferentes a las auditorías, como pueden ser: conformación del Plan de Trabajo, análisis de estados financieros, conciliaciones bancarias, etc.

17 Informes a Instancias. Con números arábigos, el total de semanas-hombre destinadas a actividades (no auditorías) que solicitan las diversas áreas universitarias, como: Patronato, Rector General, Rectores de Unidades Universitarias, Junta Directiva, Tesorero General, entre otros.

18 Comités Con números arábigos, el total de semanas-hombre destinadas a la revisión de la información relativa a la participación en los Comités Institucionales

19 Juntas y Consejos Con números arábigos, el total de semanas-hombre destinadas a la revisión de la información remitida a la Contraloría para las Juntas y Consejos, así como la participación misma en las reuniones referidas.

20 Actividades Administrativas Con números arábigos, el total de semanas-hombre destinadas a cubrir las actividades desarrolladas por el personal de apoyo (secretarias, choferes, mensajeros).

21 Vacantes Con números arábigos, el total de semanas-hombre a las que no se les asignaron tareas por tratarse de plazas no ocupadas al momento de la realización del Plan de Trabajo en materia de Auditoría Interna.

22 Inhábiles Con números arábigos, el total de semanas-hombre de la suma de los días inhábiles del año, convertidas en semanas y considerarlas como no laborables.

23 Vacaciones Con números arábigos, el total de semanas-hombre que serán asignadas al personal de Auditoría Interna para vacaciones.

El resultado de este renglón no excederá del 15% de la fuerza de trabajo total de la Contraloría.

24 Capacitación Con números arábigos, el total de semanas-hombre que serán destinadas a capacitar al personal que integra Auditoría Interna.

25 Total de la Fuerza de Trabajo de la Contraloría.

Sumatoria de los puntos 14 a 25, operación que realiza el sistema automáticamente. Con el objeto de validar el dato que resulte de este punto, se deberá multiplicar el total de la Plantilla real de la Contraloría (punto 16) por el total de semanas del año (52), consecuentemente el resultado es un múltiplo de 52.

26 Contralor El nombre completo del Contralor.

ATICk umwERION) AUTÓNOMA ME'TROPOUTAW, 37



CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA



ANEXO I

CODIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS Y DICTAMENES

CLAVE DESCRIPCIÓN DÉ AUDITORÍAS 100 Recursos Humanos

210 Adquisiciones

215 Arrendamientos y Servicios

220 Almacenes e Inventarios de Bienes de Consumo

230 Obra y Servicios relacionados con las mismas

240 Inventarios y Activos Fijos

310 Presupuesto-Gasto de Inversión

320 Ingresos (Proyectos Patrocinados, Propios)

325 Inversiones

330 Disponibilidades (habilitación monetaria, fondos fijos, etc.)

340 Pasivos

350 Presupuesto-Gasto Corriente

370 Fondos, Mandatos, Contratos y/o Convenios Análogos

400 Sistema de Información y Registro

500 Seguimiento

700 Otras Actividades Institucionales

800 Al Desempeño

CLAVE DESCRIPCIÓN DE OTRAS INTERVENCIONES 900 Evaluación y Seguimiento de Programas Gubernamentales

940 Verificación de Metas Institucionales

950 Verificación del cumplimiento a los Lineamientos para el

Acceso a la Información de la Universidad Autónoma

Metropolitana

38

:521 UNIVERSIDAD ~osa ISETROPOWANA R EL PA To

EN .11 Nü

q -1 ARIO DEL PATRONATO

• RESUMEN- DEL AÑO 20XX O O

DIA MES AÑO

XX XX XX

ATRON T()

No. de revisión

Clave Justificación Área a revisar

PROGRAMACION TOTAL

SEMANAS REVISIÓN

TOTAL SEMANAS HOMBRE

PRIMER TRIMESTRE SEGUNDO TRIMESTRE TERCER TRIMESTRE CUARTO TRIMESTRE 00000000 ot 1 1 1 00000000 o111100000000 ot 1 11 ooc00000 ot 1 Il

2 3 4 5 6 7 5 9 0 1 2 3 1 2 3 4 5 5 7 5 9 0 1 2 3 1 2 3 4 5 5 7 0 9 0 1 2 3 1 2 3 4 5 5 7 5 9 0 1 2 3

(._') („1„) (_73 1 (g ) (2_,) Y

Ce')

PLANTILLA AUTORIZADA DE AUDITORIA INTERNA CD

AUDITORIAS Y SEGUIMIENTOS C, 13 ) DICTÁMENES

ACTIVIDADES QUE NO REUNEN REQUISITOS DE UNA AUDITORIA 13 PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN INFORMES A INSTANCIAS

COMITES

D JUNTAS Y CONSEJOS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS VACANTES

CD INHÁBILES

VACACIONES CD

CAPACITACIÓN

CD

CD

E)

CD

E) r ;73

PLANTILLA REAL DE AUDITORIA INTERNA C

O

NOMBRE Y FIRMA DEL CONTRALOR

TOTAL DE LA FUERZA DE TRABAJO DE LA CONTRALORÍA ( 23 )

F-CAI-001

utlIVERSIDAD ALTICINOMA MEMOPOLluovk

EL PATRONATO NÚM.

tWD

Hojas No, _de_ 0 PLAN DE TRABAJO DE LA CONTRALORIA EN MATERIA DE AUDITORÍAS

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA WEIROPOUIAN,;

POR EL PATRONAM 40

DEL P

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Plan de Trabajo de la Contraloría en materia de auditorías - Detallado

Presenta las justificaciones de la programación, descripción de las auditorías y seguimientos, objetivos que se pretenden alcanzar, períodos de evaluación, nombre de las áreas o unidades a evaluar, en su caso, la semana en que se inician y finalizan, así como el total de semanas de revisión y de semanas hombre que se utilizarán.

Clave del formato: F-CAI-002 "PLAN ANUAL DE TRABAJO DE LA CONTRALORÍA EN MATERIA DE AUDITORÍAS - DETALLADO"

No. Nombre Debe anotarse

1 al 8 Datos de identificación Mismos datos registrados en el "Plan de Trabajo de la Contraloría - Resumen".

9 Descripción de la auditoría o dictamen

Las actividades implícitas en el desarrollo de las auditorías y otras intervenciones.

10 Objetivo de la auditoría o dictamen

El o los objetivos que se pretenden alcanzar con la realización de la auditoría.

11 Semana de Inicio Con números arábigos la semana en que se considera iniciar la auditoría u otra intervención.

12 Semana de Término Con números arábigos la semana en que se considera concluir la auditoría o seguimiento.

13 Semana de Revisión Las semanas que abarca la auditoría o seguimiento.

14 Semanas Hombre La cantidad de semanas-hombre asignadas a cada auditoría o seguimiento

15 Contralor El nombre completo del Contralor.

PLAN DE TRABAJO DE LA CONTRALORIA EN MATERIA DE AUDITORIAS Y OTRAS INTERVENCIONES - DETALLADO- DEL AÑO 20XX o

Hojas No. _de_ 0

DIA O MES AÑO

XX xx xx

No. de revisión Clave Justificación Área a revisar DESCRIPCIÓN DE LA AUDITORIA O DICTAMEN OBJETIVO DE LA AUDITORIA O DICTAMEN SEMANAS DE TOTAL DE SEMANAS

INICIO TÉRMINO REVISIÓN HOMBRE

O O O Cu

O CD CD CD CID CD

ED NOMBRE Y FIRMA DEL CONTRALOR

a

..«. uffivERsmo ~cm METROPOIITAN:, F-CAI-002



CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA



Clave del formato: F-CAI-003 "CARTA DE PLANEACIÓN"


1 No. de auditoría: Número de la auditoría que se practica, de acuerdo con el "Plan de Trabajo de la Contraloría" o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas.

2 Area a revisar: Nombre de la dependencia o unidad universitaria sujeta a revisión.

3 Fecha: Fecha de elaboración de la Carta de Planeación. 4 Antecedentes Objetivo, estructura, funciones de la dependencia o

unidad universitaria a auditar, así como resultados de auditorías anteriores, y demás elementos relevantes que, a juicio del auditor, le permitan tener un conocimiento general de la misma.

5 Objetivo: Lo que se pretende alcanzar con la realización de la auditoría, el cual debe ser congruente con el "Plan de Trabajo de la Contraloría", con excepción de las auditorías no programadas. El objetivo debe ser claro, preciso, medible y alcanzable.

6 Alcances: Ejercicio, período y/u operaciones, que serán revisados, en relación al universo.

7 Problemática: Dificultades a los que pueden enfrentarse los auditores en la ejecución de la auditoría que de acuerdo con su experiencia o por el conocimiento que se tienen de las áreas, situaciones como: especialidad de las operaciones, atraso en el registro o desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigüedad de las operaciones, etc.

8 Estrategia: Aspectos relevantes a considerar, para la optimización de actividades como el tiempo, tareas, habilidades del personal comisionado, etc., así como aspectos que pudiesen incidir en la ejecución de la auditoría, a efecto de que, de ser necesario, se prevean, posibles modificaciones de tiempo, universo y cantidad de operaciones a revisar, priorizando en todo momento, su naturaleza y su importancia relativa de la mismas.

9 Personal Comisionado: Nombre completo del personal asignado a la auditoría, y las iniciales de su nombre, firma y rúbrica para identificarlos en los papeles de trabajo, identificando al Jefe de Sección y al Jefe de Grupo, responsables de la coordinación y desarrollo de la auditoría.

12 Elaboró Nombre y firma de la persona que elabora la "Carta de Planeación".

13 Visto Bueno Nombre y firma del Jefe de Sección que otorga el Visto Bueno a la "Carta de Planeación".

14 Autorizó Nombre y firma del Jefe de Departamento de Auditoría Inter f e autoriza la "Carta de Planeación".

«.1". UNIYERWID

42

fink Casa abierta al tiempo


CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA

CARTA DE PLANEACIÓN

No. de auditoría: ( 1 )

Área a revisar: ( 2 )

Fecha: ( 3 )

Antecedentes:

( 4 )

Objetivo:

( 5 )

Alcances:

( 6 )

Problemática:

( 7 )

Estrategia:

( 8 )

Personal Comisionado: ( 9 )

Nombre Iniciales Firma Rúbrica

XXXXXXX (Jefe de Sección)

XXXXXXX (Jefe de Grupo)

XXXXXX( Auditor Comisionado)




Elaboró ( 10 ) Visto Bueno ( 11 ) Autorizó ( 12 )

Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma

Ana UNIVERSIDAD AUT*10111A MErROPOLIT~ • • • : • e• POR a pA F-CAI-003

411-

1111 ■RFTARIO DEI. PATRO TO

43

uNNERMDAD AUTÓNOMA METROPOLItAW 44

POR EL PATRONATO EN

CC PTARIn ATP(111

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-004 "CRONOGRAMA"

No. Nombre Debe anotarse 1 Auditoría No. Número de auditoría de acuerdo con el "Oficio de

inicio de auditoría" que le dio origen y con el "Plan de Trabajo de la Contraloría".

2 Área Dependencia o unidad universitaria sujeta a revisión. 3 Rubro Rubro y/o descripción de auditoría de conformidad

con el "Plan de Trabajo de la Contraloría".

4 No. Número consecutivo de las actividades. 5 Actividad Descripción de las actividades.

6 Auditores: Iniciales de los auditores a los que se les asigna la actividad.

7 Tiempos: Estos renglones se refieren a los días que se estima llevar a cabo una actividad (E) y los días reales en que se realizó (R).

8 Mes Nombre del mes al que se refieren las actividades.

9 Días: Totales de días programados y de días utilizados, respectivamente, por cada actividad. Para marcarlos, se rellenan los cuadros de acuerdo a los días y actividades utilizados, utilizando como formatos de sombreado los que aparecen en el extremo inferior izquierda del formato:

E Sábados y domingos MI Días de descanso

Días estimados

Días realmente utilizados 10 Suma La suma de los días estimados y reales por actividad. 11 Totales Suma total de los días estimados y reales por la

auditoría. 12 Iniciales de los nombres de los auditores

comisionados: Iniciales y nombre de los auditores comisionados, mismas que sirven de referencia para identificar quién es el responsable de cada actividad.

13 Elaboró: Nombre y firma de la persona que elaboró el "Cronograma".

14 Visto Bueno Nombre y firma del Jefe de Sección que otorgó el Visto Bueno al "Cronograma".

15 Autorizó Nombre y firma del Jefe de Departamento que autorizó el "Cronograma".

AUDITORES

INICIAL NOMBRE

12

TOTALES

Estimado: Real:

18

Autorizó XXXXXXXXXXXX

Sábados y Domingos

Asueto Estimado Real

13

Elaboró XXXXXXXXXXXXXXXXX

14

Vo.Bo. XXXXXXXXXXXXXXXX



CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

2

3

Auditoria No.:

Área. Rubro:

4 5 6 11

No. Actividad Aud. T Mes : XXXXXX

XXXXXX 8 to

1 2 3 4 5 8 7 8 9 10 11 12 13 14 15 18 17 18 19 20 21 22 23 24 25 28 27 28 29 30 31 Suma 1

2

3

Efectuar carta de planeación, reunir equipo de trabajo para comentar motivo de la auditoria, tiempos y objetivo que se pretende alcanzar

Organizar y preparar las documentales de los antecedentes de Unidad XXX>00GX de la UAM al Rubro de XXXXXX.

Procesamiento de información (contable, presupuetal, normatividad, etc) previa al Inicio de la auditoria

E 3

R 3

E 3

R 3

E 3

R 3

4 Reunión de presentación del equipo de trabajo, comentar el motivo y objetivo de la auditoria, levantar acta de Inicio de auditoria y solicitar area física de trabajo

E 1

R

5 Requerir normatividad, aplicable al rubro a revisar, Manuales de Organización y Plantilla E

R 1

6 Efectuar el análisis de la normatividad, estableciendo e identificando a las personas, funcionarios, etc. que intevienen en el proceso de otorgamiento de préstamos personales

E 4

R 7

c..ehligik4c~ UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPUI.ITAW, F-CAI-004

APROBADO POR EL PATRONATO EN NOM. —

P. TRONA O

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-005 "SOLICITUD DE PLIEGO DE COMISIÓN"


1 Departamento de Nombre del Departamento de Auditoría Interna que realiza la comisión

2 Folio Número de control asignado por Auditoría Interna

3 Auditoría Interna Nombre del Auditor Interno

4 Fecha Fecha de elaboración de la "Solicitud del Pliego de Comisión"

5 Nombre del área auditada Nombre de la dependencia o unidad universitaria sujeta a revisión

6 No. de Auditoría Número de la auditoría que se practica, según el "Plan de Trabajo de la Contraloría".

7 Rubro o programa sujeto a revisión Nombre del rubro o programa sujeto a revisión, de acuerdo con el "Plan de Trabajo de la Contraloría"

8 Fecha de inicio Fecha de inicio día, mes y año, de acuerdo al "Oficio de Inicio de la Auditoría", y a la "Constancia de Inicio de Auditoría".

9 Fecha de término Fecha probable en que se contempla concluir los trabajos de auditoría.

10 Objetivo o punto de revisión Objetivo de la auditoría, el que debe ser congruente con el "Plan de Trabajo de la Contraloría", con excepción de las auditorías no programadas. Este objetivo debe caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable.

11 No. de empleado Número de empleado del auditor comisionado asignado por parte del área de Recursos Humanos de la UAM.

12 Nombre del auditor comisionado Nombre completo del personal asignado a la auditoría.

13 Firma de enterado Firma del personal asignado a la auditoría

14 Observaciones Comentarios adicionales y/o especificaciones respecto a la auditoría que se practica, en su caso.

15 Atentamente Nombre y firma del Jefe de Sección que emite la "Solicitud de pliego de comisión".

16 Vo. Bo. Nombre y firma del Jefe de Departamento que otorga su visto bueno a la "Solicitud de pliego de comisión".

17 Autoriza comisión Nombre del Auditor Interno de la Contraloría, que autoriza la "Solicitud de pliego de comisión".

rawm~ UNIVERSOAD A1iT0110111A litETROPOL, 46



DEPARTAMENTO DE 1 FOLIO:

9 1

DÍA MES AÑO DÍA MES AÑO

Vo. Bo. ATENTAMENTE

15 16

JEFE DE SECCION JEFE DE SECCION

DIA MES ANO

Nombre del Auditor Interno Auditor Interno

Por este conducto solicito su autorización para el otorgamiento de pasajes, tomando en consideración los siguientes datos:

OBJETIVO O PUNTO DE REVISIÓN:

1 13 1

FIRMA DE ENTERADO

OBSERVACIONES: 1

AUTORIZA COMISIÓN

El

71k ! mnfrwlinan AnTNicatá hillE/1111110111

E

P\174'

MATO APRON

F-CAI-005 47

AUDITOR INTERNO

NOMBRE DEL ÁREA AUDITADA:

N° DE AUDITORIA:

FECHA DE INICIO:

Rubro o Programa sujeto a revisión

FECHA DE TÉRMINO:

7 6

1 8 _1

10

11

No. de empleado

12

NOMBRE DEL AUDITOR COMISIONADO

FECHA: H l

CONTRALORÍA AUDITORÍA INTERNA

SOLICITUD DE PLIEGO DE COMISIÓN

CE 07111:21t1

TITINItern

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-006 "OFICIO DE INICIO DE LA AUDITORÍA"


1 Nombre del Contralor Profesión y nombre completo del Contralor, en altas y bajas, con negrillas.

2 Número del oficio Número de oficio, asignado por el personal de apoyo administrativo del Contralor, se anota con negrillas.

3 Fecha del oficio Fecha en que es elaborado el oficio para la firma del Contralor, ejemplo: 25 de Enero de 2013

4 Asunto Anotar el número de la auditoría y el rubro o área sujeta a revisión, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría.

5 Nombre del destinatario Profesión y nombre de la persona que tiene bajo su cargo las operaciones y/o área sujeta a revisión. Se anotará en altas y bajas y con negrillas.

6 Puesto del destinatario Nombre del puesto que ostenta la persona a la que se le dirige el oficio. Se anotará con altas y bajas.

7 Fundamento 1 En el caso de las auditorías a Adquisiciones, tratándose de otro rubro o aspecto a auditar, utilizar el fundamento 2

8 Fundamento 2 Rubro a aspecto a revisar, diferente al rubro de adquisiciones. Si se trata del rubro de adquisiciones, utilizar el fundamento 1, marcado como punto 7 del presente instructivo.

9 Plan de Trabajo de la Contraloría Año al que corresponde el Plan de Trabajo de la Contraloría

10 Sesión del Patronato Número de la sesión en la cual el Patronato autorizó la aplicación del Plan de Trabajo de la Contraloría

11 Objetivo Objetivo que se pretende alcanzar, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría.

12 Período de revisión Lapso del cual serán verificadas las operaciones.

13 Fecha de presentación del equipo de auditoría

Para su determinación, de acuerdo con el Artículo 30 del Reglamento del Presupuesto, se deben considerar tres días, contados éstos a partir de la entrega del oficio, por lo cual se deberá considerar el tiempo en que se realiza el oficio, lo firma el Contralor y se entrega al área auditada, porque a partir de su recepción debemos contabilizar los tres días al que alude el fundamento legal aludido.

14 Hora Con exactitud la hora con minutos en que estará presente el equipo de auditoría en el área auditada.

15 Equipo de auditoría Profesión y nombre de las personas que realizarán la auditoría, de mayor a menor nivel jerárquico, anotando los puestos que ostentan dentro del área de Auditoría Interna (Auditor Interno, Jefe de departamento, Jefe de Sección y Auditores).

16 Firma: Firma del Contralor.

-.4••••=. UNIVERSIGIADAIXONDIM IIIETROPOUTAII

ARIO DEI PATRONATO

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA






17 C.c.p. Nombre, cargo y adscripción de los funcionarios de las áreas vinculadas con la operatividad del área auditada, a los que se les enviará para conocimiento.

18 Iniciales Por orden jerárquico iniciales de las personas responsables de la elaboración del documento, Auditor Interno, Jefe de Departamento, Jefe de Sección.

19 Anexo Número del oficio asignado por parte del personal de apoyo administrativo del Contralor, de acuerdo al punto número dos del presente instructivo.

20 No. Número consecutivo de la solicitud de información 21 No. del (de los) documento(s) a solicitar Número con el que se identifique el documento a

solicitar.

De acuerdo a las necesidades de cada una de las auditorías podrá renombrarse este encabezado, anotando para ellos el nombre con el cual se identifique el documento que se solicita (Número del Compromiso, Solicitud de Trámite, Póliza, Número de Contrato, etc.)

22 Nombre del documento a solicitar Nombre con el cual se le conoce al documento requerido.

UNNERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITAitiA

APRO POR EL P ONATO 49

nt UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITA.

EL PAT NÚM. 50

F-CAI-006

Casa "arta al tiempo


Nombre del Contralor ( 1 ) Contralor ( 2 ) Número del oficio

( 3 ) Fecha del oficio

Asunto: Se informa la práctica de la auditoría ( 4 )

Nombre del destinatario. ( 5 ) Puesto del destinatario. ( 6 ) Presente.

Con fundamento en el artículo 62-4, ( 7 ) (fundamento 1) fracción II del Reglamento Orgánico, en el cual se señala que compete al Contralor practicar auditorías periódicas o cuando lo juzgue pertinente a órganos e instancias respecto de la adquisición de bienes, ( 8 ) (fundamento 2) fracción VII del Reglamento Orgánico, en el cual señala que compete al Contralor practicar auditorías en las diferentes dependencias de la Universidad e informar al Patronato y al Rector General, con la periodicidad prevista en los lineamientos emitidos por dicho órgano colegiado, y considerando el Plan de Trabajo de la Contraloría ( 9 ) aprobado por el Patronato en la sesión número ( 10 ), hago de su conocimiento el inicio de la auditoría que será practicada, con el objetivo de ( 11 ) por el periodo comprendido del ( 12 ) .

Por lo anterior, y en atención al artículo 30 del Reglamento de Presupuesto que establece para la práctica de una auditoría deberá indicarse, con tres días de anticipación al menos, la fecha y hora, así como los documentos u objetos que han de exhibirse, le informo que el ( 13 ) XXXXXXX a las ( 14 ) XXXXX hrs. se iniciarán los trabajos de tal comisión, por lo que le agradeceré nos indique el nombre y cargo del personal que atenderá las actividades relativas al desarrollo de los trabajos de auditoría y que fungirán como enlace además para la entrega de la información contenida en el Anexo adjunto a la presente.

Por lo anterior, le solicito se sirva instruir lo conducente, a efecto de proporcionar a los ( 15 ) CC. XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX adscritos al área de Auditoría Interna de esta Contraloría, los expedientes, registros, reportes, informes, correspondencia y demás elementos operativos y normativos que estimen necesarios para la ejecución del trabajo que les ha sido encomendado, así como de brindarles las facilidades necesarias en el acceso a las áreas operativas relacionadas con la Auditoría que nos ocupa.

Atentamente Casa abierta al tiempo

( 16 ) Anexo.- lo que se indica

CONTRALORÍA FrApjo pATQC:11.16.rn

Prolongación Canal de Miramontes No. 3855, Colonia Ex-Hacienda de San Juan de Dios, Código Postal 14387, Delegación Tlaipan, México, D.F., teléfono 54 83 40 00; ext. 1730 y 1733, fax 1734

UNIVERSIDAD ~NOMA METROPOLITANA 51

AFRO POR EL PA NATO F-CAI-006 MIL



Nombre del Contralor ( 1 ) Contralor ( 2 ) Número del oficio

C.c. p. ( 17 ) XXX/YYY/VWWV ( 18 )

CONTRALORÍA Prolongación Canal de Miramontes No. 3855, Colonia Ex-Hacienda de San Juan de Dios, Código Postal 14387, Delegación Tlalpan, México, D.F., teléfono 54 83 40 00; ext. 1730 y 1733, fax 1734

52 F-CAI-006

101 UNIVERIBIDAD AUTONOMA METROP,";;,;„..,

El. PATRONATO



Nombre del Contralor Contralor

( 19 ) ANEXO DEL OFICIO No.

( 20) ( 21 ) ( 22 )

Anexo

No. No. del

Documento a solicitar

Nombre del documento

Prolongación Canal de Miramontes No. 3855, Colonia Ex Hacienda de San Juan de Dios, C. P. 14387 Delegación Tlalpan, México D.F. Teléfonos 54 83 40 00 ext. 1730 y 1733, fax 1734

STARIO cc IATO

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-007 "SOLICITUD DE INFORMACIÓN ADICIONAL"

De acuerdo con los avances de las auditorías y con base en las necesidades de información, es posible realizar solicitudes de información adicional, por lo cual se deberá tomar en cuenta la capacidad de respuesta del área en función de la cantidad de documentación solicitada.

Por lo cual el formato deberá conservar una estructura homogénea, de la siguiente manera:

No. Debe anotar

1 La profesión abreviada y el nombre del Auditor Interno 2 Número del oficio asignado por el personal de apoyo administrativo del Auditor Interno 3 Fecha de elaboración del oficio 4 Numeral que le corresponde al oficio (segundo, tercero, cuarto, etc.) 5 Número de la auditoría que se está realizando 6 Nombre del Programa o rubro que se está auditando 7 Con negrillas y con altas y bajas, la profesión abreviada y el nombre de la persona a quien va

dirigido el oficio, el cual debe corresponder a la persona que fue designada para atender los requerimientos de información, este comunicado podrá ser mediante oficio o señalado en la reunión de inicio de la auditoría, de no existir esta designación, se anotará a la persona que se le informó el inicio de la auditoría.

8 Puesto que ocupa la persona a la que se le dirige el oficio 9 Dependencia o Unidad Académica donde se encuentra adscrita la persona a la que se dirige el

oficio 10 Objetivo de la auditoría, el cual debe corresponder al Plan de Trabajo de la Contraloría. 11 Período de tiempo que se está auditando. 12 Número de oficio donde se dio a conocer el inicio de la auditoría, firmada por el Contralor 13 Fecha del oficio 14 Fecha en que se celebró la reunión de trabajo para dar inicio a la auditoría 15 Para su determinación, tomar en cuenta el día en que se entrega el oficio de solicitud de

información adicional, partiendo de éste, anotar el tercer día hábil. 16 Profesión y nombre de las personas a las que se les entregará el oficio de solicitud de información

adicional, debiendo anotarlas de acuerdo con el nivel jerárquico que cada uno de ellos ostente, en el caso en que se haya designado a una persona de enlace de la auditoria, se marcará copia a quien se le envió el oficio de Inicio de la auditoría y por parte de Auditoría Interna, solo se marca copia del documento al Jefe de Departamento que genera el oficio.

17 Iniciales de las personas que elaboran el oficio, el orden en que se anotarán será en función al nivel jerárquico que ostenten cada uno de ellos.

18 Anotar en número del oficio asignado. 19 Ejemplos de cuadros donde se anotarán los requerimientos de información.

Las personas que lo elaboran, pondrán su antefirma o firma abreviada en cada una de sus hojas, y solo en el caso del Auditor Interno en la hoja donde aparece su nombre completo firmará de manera usual, y en el resto de las hojas de igual manera deberá antefirmar, preferentemente con tinta color azul.

•..••■•••. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLiTA:,


EN

53

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54

JOrá Casa abierta al tiempo UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

( 1 ) Auditoría Interna

( 2 ) CAI.000.0000 ( 3 )

Asunto: ( 4 ) requerimiento de información de la auditoría N° ( 5 ), al Programa o rubro de ( 6 ).

( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) Presente.

Con el objeto de continuar con las actividades que se tienen contempladas para la

realización de la auditoría número ( 5 ), cuyo objetivo es ( 10 ), por el periodo comprendido

del ( 11 ), tal como fue hecha de su conocimiento a través del oficio ( 12 ) de fecha ( 13 ),

y comentada con ustedes en la reunión de inicio de la auditoría celebrada en sus oficinas el

( 14 ), le solicito tenga a bien proporcionarnos la información y documentación relacionadas

en el anexo del presente.

Tomando en cuenta el artículo 30 del Reglamento de Presupuesto, le agradeceré considerar

como fecha de entrega de la información el ( 15 ) del presente mes y año.

Atentamente


Anexo.- lo que se indica

C.c.p. ( 16 ) ( 16 )

( 17 )

Prolongación Canal de Miramontes No. 3855, Colonia ExHacienda de San Juan de Dios, Código Postal 14387, Delegación Tlalpan, México, D.F., Teléfono 54 83 40 00; ext. 1737 y 1738, fax 1734.

F-CAI-007

APRO: POR EL PA - • NATO F-CAI-007



( 1 ) Auditoría Interna

( 18 ) Anexo del CAI.000.0000 Información y documentación requerida:

( 19 )

No. consecutivo

Información y documentación solicitada

y/o

Número

Requisición

Concepto

Póliza de diario

Notas importantes:

• Por ninguna razón podrá solicitarse información y/o documentación preparada según nuestras necesidades, debe requerirse lo que el área maneja de acuerdo a sus actividades y/o atribuciones.

• Solo se podrá requerir información a través de medios magnéticos cuando el área así lo maneje o su volumen sea considerable.

55

Prolongación Canal de Miramontes No. 3855, Colonia ExHacienda de/W de Dios, Código Postal 14387, Delegación Tlalgan, México, D.F., Teléfono 54 83 40 00; ext. 1737 y 1738, fax 1734. 41,54~• UNIVERSIDAD AUTÓNOMA liETROPOLII",.-.

APRO • • IR EL PATRONATO 56

.7) Nl

TARIO DEL PA LATO

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-008 "CONSTANCIA DE INICIO DE LA AUDITORIA"

La "Constancia de Inicio de Auditoría", es un documento de carácter oficial, que narra las actividades específicas realizadas con motivo del inicio de una auditoría, por lo que en su elaboración se deben guardar algunas formalidades como el detalle de los datos, documentos y personas que intervienen en ese acto, como se indica a continuación:

No. Debe anotar

1 Se anotará el folio de cada una de las hojas, éste será alfanumérico y se conformará de:

Al: Auditoría Interna PT: Programa de Trabajo 00: Número de la auditoría 13: Año en que se realiza la auditoría, ejemplo 2013 000: Número consecutivo de las hojas

Como ejemplo, para la auditoría No. 1 del "Plan de Trabajo de la Contraloría° del ejercicio 2013 la integración de la primer hoja sería: Al-PT-01-13-001

2 Hora del día en que se realiza la diligencia 3 Día, mes y año en que se realiza el evento, conservando el siguiente formato, ejemplo:

25 de febrero de 2013. 4 Profesión, nombre y puesto que ostentan en el área de Auditoría Interna, iniciando su registro por

la persona que tenga el mayor nivel jerárquico.

Por ninguna razón podrán estar anotados en este apartado personas del área de Auditoría Interna que no hayan sido notificados al área auditada en el "Oficio de inicio de la auditoría" formato F-CAI-006, de acuerdo con el punto 15 de ese mismo instructivo o que siendo notificados no se encuentren presentes en el acto de apertura de la auditoría.

5 Número de oficio, asignado por el personal de apoyo administrativo del Contralor, registrado en el punto 2 del instructivo F-CAI-006.

6 Fecha en que es elaborado el oficio para la firma del Contralor, registrado en el punto 3 del instructivo F-CAI-006.

7 Nombre del área auditada donde se encuentra el equipo de auditores realizando la diligencia. 8 Dirección donde se encuentra ubicada la oficina del área auditada, anotando el nombre de la

calle, números interior y exterior, piso, colonia, código postal, y en el caso de la Unidad Lerma registrar que se trata del Estado de México.

9 Profesión y nombre de la persona con la que se está celebrando la diligencia. 10 Nombre del puesto de la persona con la que se está celebrando la diligencia. 11 Números de empleados que aparecen en el reverso de las identificaciones proporcionadas por la

Universidad Autónoma Metropolitana. 12 Número de la credencial para votar, que se encuentra en el reverso. Este apartado se utilizará

solo cuando en el momento en que se realiza la diligencia, no se cuente con la identificación proporcionada por la Universidad Autónoma Metropolitana.

13 Rubro o nombre del programa que se audita y que deberá corresponder al anotado en el "Plan de Trabajo de la Contraloría", del año que se trate.

14 Objetivo de la auditoría, el cual deberá corresponder al anotado en el "Plan de Trabajo de la Contraloría", del año que se trate.

15 Período que se revisará, dejando perfectamente claro, en su caso, los días a partir de los cuales se iniciará la revisión y de conclusión, ejemplo: del 16 de febrero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2012.

16 Profesión y nombre de la persona que gene"signación. UNIVERSIDAD AUT

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





No. Debe anotar

17 Medio por el cual lo dio a conocer, Oficio, Atenta Nota, Correo electrónico, etc. 18 Fecha del documento por el cual se dio a conocer la designación de la persona. 19 Profesión y nombre de la persona que se designa. 20 Nombre del puesto que ostenta la persona designada. 21 Dirección donde se encuentra ubicada la oficina de la persona designada, anotando el nombre de

la calle, números interior y exterior, piso, colonia, código postal, y en el caso de la Unidad Lerma registrar que se trata del Estado de México.

22 Solo en el caso de que no se entregue al 100% la documentación que como parte del oficio de inicio de auditoría se haya requerido, se anotará en esta parte ... documento referido, comprometiéndose a proporcionar el (día, mes y año), la información faltante, la cual representa el X% de lo solicitado.

23 Al final de la hoja, al igual que en el punto 1 del presente instructivo, se anotará el folio al que pasa, anotando la frase PASA AL FOLIO, así como el número de la hoja correspondiente.

24 Al inicio de la siguiente hoja, se anotará de dónde proviene la numeración, anotando la frase VIENE DEL FOLIO y el número de la hoja anterior.

25 La hora en que se concluye la diligencia, conservando el formato de 24 hrs. 26 Nombre del área a la que se le realiza la auditoría 27 Profesión, nombres de la persona y del puesto del firmante, representante del área auditada. En

este caso, se anotará en primera instancia a la persona que mayor nivel jerárquico. 28 Profesión, nombres de la persona y del puesto del firmante, representante del área de Auditoría

Interna. En este caso, se anotará en primera instancia a la persona que mayor nivel jerárquico.

En el caso fortuito, de que no sea posible dar inicio a la auditoría, por cualquier situación que la impida u obstaculice, el personal comisionado actuante, procederá a hacer constar este hecho, en la parte inferior de la misma, indicando de manera precisa la hora y principales circunstancias que se suscitaron en la ejecución de la diligencia, firmando, conjuntamente con dos testigos presenciales de los acontecimientos sucedidos, y procederá a informar al respecto a su inmediato superior jerárquico.

Las personas que participan en el acto, deberán firmar de manera usual donde aparece su nombre, en las hojas restantes se plasmará su antefirma o su firma abreviada, preferentemente con tinta color azul.

c....e4% UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOL:.: **

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El ( 9 ), ( 10 ), indica que su domicilio laboral es en el ( 21 ) México, D.F. y que en este acto recibe copia del acuse del oficio No. ( 5 ), de fecha ( 6 ), y procede hacer entrega de la documentación requerida en dicho documento referido. ( 22 ) (en caso de entrega parcial de documentación precisar aquella faltante y la fecha de su entrega)------------------------------------

( 23) PASA AL FOLIO C-Al/PT-001/13-002

251 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOUTAW,

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F-CAI-008

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA

CONSTANCIA DE INICIO DE AUDITORÍA Casa abierta al tiempo UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

— ( 1 ) ----FOLIO AI-PT-001/13-001-

En México Distrito Federal, siendo las ( 2 ) horas, del ( 3 ), los ( 4 ) XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX, adscritos al área de Auditoría Interna de la Contraloría, en la Universidad Autónoma Metropolitana, hacen constar que de acuerdo a lo establecido en el oficio número ( 5 ). del ( 6 ) fecha, se constituyeron en las oficinas que ocupa ( 7 ), de la Universidad Autónoma Metropolitana, ubicada en el ( 8 ), México, D.F, a efecto de consignar los siguientes:

En la hora y fecha mencionadas los auditores ante la presencia del ( 9 ), ( 10 ) , procedieron a identificarse en el orden mencionado con las credenciales de trabajador, números ( 11 ), expedidas por la Universidad Autónoma Metropolitana y con la credencial para votar No. ( 12 ) expedida por el Instituto Federal Electoral.-

Para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se solicita a ( 9 ), ( 10 ), una identificación, exhibiendo éste la credencial con número de trabajador ( 11 ), expedida a su favor, por la Universidad Autónoma Metropolitana, o exhibiendo éste la credencial para votar No. ( 12 ) expedida por el Instituto Federal Electoral, y se le requiere una copia simple de la misma para incorporarla como anexo de la presente, conjuntamente con la del personal de auditoría actuante.— ------

Acto seguido los auditores exponen el alcance de los trabajos a desarrollar, mismos que estarán enfocados a constatar que ( 13 ) ( 14 ), por el periodo comprendido del ( 15 ). A continuación se solicita a ( 9 ), ( 10 ), quien fue comisionado por 16 mediante ( 17 ), de fecha ( 18 ), para recibir al personal de auditoría encargado de realizar la auditoría, que designe a la persona que fungirá como encargada (enlace) de atender los requerimientos de información relacionados con la auditoría, nombrando en este momento a ( 19 ) ( 20 ), quien acepta dicha designación y se identifica con la credencial de trabajador número ( 11 ), expedida por la Universidad Autónoma Metropolitana, o y se identifica con la credencial para votar No. ( 12 ) emitida por el Instituto Federal Electoral de la cual proporciona una copia

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA

CONSTANCIA DE INICIO DE AUDITORIA Casa abierta al tiempo


( 24 ) VIENE DEL FOLIO Al/PT-001/13-001--

No habiendo más hechos que hacer constar se da por concluida la práctica de esta diligencia, siendo las ( 25 ) horas de la misma fecha en que fue iniciada.— ------ -------------------------------------------------

Asimismo, previa lectura de lo asentado la firman al margen y al calce todos los que en ella intervinieron, haciéndose constar que este documento fue elaborado en dos ejemplares, de los cuales se entrega uno al titular con el que se entendió la diligencia.-------------------------------------------------------------------

Por 26

( 27 ) ( 27 )

Por Auditoría Interna

( 28) ( 28 )

( 28) ( 28 ).

( 28 )

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITA1::-.

59

F-CAI-008

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-009 "CONSTANCIA DE HECHOS, INICIO DE LA AUDITORIA"

La "Constancia de Hechos", es un documento de carácter oficial, que narra los problemas que el personal del área de Auditoría Interna puede encontrarse con motivo del desarrollo de sus actividades, las cuales pueden ser, entre otras, a impedir el acceso a las instalaciones de la Unidad Académica para la realización de la auditoría (F-CAI-009) o para la firma de las observaciones que se hayan determinado (F-CAI-010), por lo que dada la complejidad de los eventos que se pretende relatar y dejar constancia de ello, en la utilización del presente solo se plasmarán los hechos, y no se harán conjeturas de las razones por las cuales se está impidiendo continuar con las actividades que se pretendían realizar.

No. Debe anotar

1 Hora en que sucede el hecho, utilizando el formato de 24 horas. 2 Número arábigo, el día calendario 3 Nombre del mes en que se suscita el hecho 4 Con letra, completar el año. 5 El nombre del área donde se realizaría el inicio de la auditoría o se continuaría con la misma. 6 Nombre de las personas y puestos que ostentan, representantes del área de Auditoría Interna,

iniciando con la persona de mayor nivel jerárquico. 7 Con números arábigos, los número de las credenciales de trabajador, y solo en el caso de no

contar con ella en el momento, el número de la credencial para votar, otorgada por el Instituto Federal Electoral

8 Número de auditoría, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría 9 Nombre del rubro o programa a revisar, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría

10 Describir el objetivo de la auditoría, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría 11 Período de la auditoría, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría 12 Fecha del Oficio de Inicio de la auditoría 13 Número del Oficio de Inicio de la auditoría 14 El o los nombres de las personas y de ser posible, el puesto que ostentan en la Universidad

Autónoma Metropolitana. 15 Nombre y puesto del representante del área de Auditoría Interna, anotando en primera instancia a

la persona de mayor nivel jerárquico.

UNIVERSIDAD AUTONOMA MMOPOUT.Z.,

60 EL PATRONATO NÚM. sial --

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F-CAI-009

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CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA

CONSTANCIA DE HECHOS Casa abierta al tiempo


En la Ciudad de México Distrito Federal, siendo las ( 1 ) horas del día ( 2 ) de ( 3 ) de dos mil ( 4 ), en las instalaciones de ( 5 ), los representantes del área de Auditoría Interna, ( 6 ) quienes se identifican con las credenciales de empleado número(s) ( 7 ) expedidas a su favor por la Universidad Autónoma Metropolitana, con el objeto de dar inicio a la auditoría No. ( 8 ), relativa a ( 9 ) cuyo objetivo es ( 10 ) por el período comprendido del ( 11 ), lo cual fue informado oportunamente el ( 12 ), a través del oficio No. ( 13 ).

No obstante lo anterior el ( 14 ), impide el acceso los representantes del área de Auditoría Interna, para el desarrollo de la auditoría, por lo que se levanta la presente Constancia de Hechos para los fines administrativos a que haya lugar.


( 15) ( 15 )

( 15) ( 15 )

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-010 "CONSTANCIA DE HECHOS, OBSERVACIONES"

No. Debe anotar

1 Flora en que sucede el hecho, utilizando el formato de 24 horas. 2 Número arábigo, el día calendario 3 Nombre del mes en que se suscita el hecho 4 Con letra, completar el año. 5 El nombre del área auditada. 6 Nombre y puesto de las personas con quien se llevó a cabo la reunión de confronta de las

observaciones 7 Nombre de las personas y puestos que ostentan, representantes del área de Auditoría Interna,

iniciando con la persona de mayor nivel jerárquico. 8 Con números arábigos, los número de las credenciales de trabajador, y solo en el caso de no

contar con ella en el momento, el número de la credencial para votar, otorgada por el Instituto Federal Electoral

9 Cantidad de observaciones determinadas en la auditoría 10 Número de auditoría, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría 11 Nombre del rubro o programa a revisar, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría 12 Describir el objetivo de la auditoría, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría 13 Período de la auditoría, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría 14 Fecha en que se acordó llevar a cabo la reunión de confronta de las observaciones determinadas 15 De manera breve, anotar las principales razones por las que los representantes del área auditada

se niegan a firmar las cédulas de observaciones, anotar esta(s) razón(es) a renglón seguido, sin utilizar incisos o viñetas.

16 Nombre(s) de la(s) persona(s) y el puesto que ostentan en la Universidad Autónoma Metropolitana.

17 Nombre y puesto del representante del área de Auditoría Interna, anotando en primera instancia a la persona de mayor nivel jerárquico.

'Cra --d. UNNERSIDAD Alfrof10114 METROPOLEAM

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA

CONSTANCIA DE HECHOS Casa abierta al tiempo


En la Ciudad de México Distrito Federal, siendo las ( 1 ) horas del día ( 2 ) de ( 3 ) de dos mil ( 4 ), reunidos en la oficina que ocupa la ( 5 ), estando presentes los ( 6 ) y los ( 7 ), representantes del área de Auditoría Interna, quienes se identifican con las credenciales de empleado número(s) ( 8 ) expedidas a su favor por la Universidad Autónoma Metropolitana, con el objeto de comentar las ( 9 ) observaciones determinadas, producto de la conclusión de la auditoría No. ( 10 ), relativa a ( 11 ) cuyo objetivo fue ( 12 ) por el período comprendido del ( 13 ).

Como parte de las buenas prácticas que la Contraloría está fomentando, se acordó previamente llevar a cabo esta reunión de confronta, acordada el día ( 14 ), para discutir las observaciones y en su caso se aportaran la documentación y/o se esgrimieran los argumentos que se consideraran necesarios para desvirtuar los hallazgos determinados, sin embargo se leyeron las cédulas de observaciones, y se puso a la consideración de los presentes los papeles de trabajo que las avalan; haciendo de nuestro conocimiento su negativa de firmarlas debido a ( 15 ).

No obstante lo anterior, el área de Auditoría Interna informará al Contralor de esta negativa y continuará los trámites correspondientes, de acuerdo al procedimiento establecido en el Manual de Auditoría, el cual fue autorizado por el Patronato de la Universidad Autónoma Metropolitana en su sesión No. XXX del YYY, y las Cédulas de observaciones formarán parte del Informe de Auditoría que en su oportunidad se remita al Rector General.

Por lo que se procede a levantar la presente acta de hechos para los efectos administrativos a que haya lugar, previa lectura de la misma, los ( 6 ) manifiestan que es todo lo que tienen que declarar, y lo ratifican con su firma para constancia.

Este documento fue elaborado en dos ejemplares, otorgando uno con quien se atendió la diligencia.

Por ( 5 )

( 16 )


( 16 )

( 17) ( 17 )

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA 63

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CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-011 "CÉDULAS DE TRABAJO"


1 Título de la Cédula Tipo de cédula (Sumaria y/o Analítica) y Título según el concepto, rubro y período analizado, por ejemplo: "Cédula Sumaria de Gasto por Comprobar de enero a abril de 2012"

Las cédulas sumarias contienen el primer análisis de la información solicitada, por lo que en esta no están las pruebas o comprobaciones, pero sí las conclusiones a las que llega el auditor como parte de su evaluación y necesariamente las marcas de auditoría que las correlacione con las cédulas analíticas.

Las cédulas analíticas deben contener el análisis, comprobación y/o pruebas realizadas a la información solicitada, deben desglosarse los renglones o datos obtenidos con los procedimientos aplicados para su obtención. En estas cédulas se deben explicar las conclusiones a las que se llega y servirán como prueba del trabajo de auditoría realizado.

2 No. de auditoría De acuerdo con el "Oficio de inicio de auditoría" que le dio origen y con el "Plan de Trabajo de la Contraloría".

3 Hojas No. de Número de la hoja y total de hojas por el 100% de las observaciones determinadas al final de la auditoría, considerando también los anexos que de ser el caso se citen en el cuerpo de las propias observaciones.

4 Fecha Fecha en que inició el análisis, conservando el siguiente formato: DD/MM/AAAA

5 Unidad Académica o Dependencia Nombre de la Unidad Universitaria o Dependencia sujeta a revisión.

6 Programa o rubro Programa y/o rubro revisado de acuerdo con el "Oficio de inicio de auditoría" que le dio origen y con el "Plan de Trabajo de la Contraloría".

7 Cuerpo de la cédula El cuerpo de la cédula debe identificar claramente los datos ahí asentados, haciendo uso de conectores, marcas y cruces para dar mayor claridad al contenido.

8 Notas: Incluir las notas aclaratorias que se consideren ~das.

UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOLITANA

APROBADO EL PATRONATO 64

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CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA






9 Marcas: Definir el significado de las marcas utilizadas (en caso de no contar con cédula de marcas).

10 Fuentes Anotar de dónde proviene la información o de donde se toman los datos registrados en la cédula.

11 Conclusiones Opinión del auditor respecto de la situación de los conceptos revisados.

12 Elaboró Profesión y nombre de la persona que elaboró la cédula de trabajo.

13 Revisó Profesión y nombre de la persona que realizó la revisión y/o supervisión de la cédula, quien deberá tener al menos un nivel jerárquico superior de quien elaboró la cédula de trabajo.

o UNNERSIDAD AUTONOMA METFIOPOUTANí,



CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA CÉDULA XXXXXXXXXX ( 1 )

No. Auditoría

Flo.a: 1 de 1 3

Fecha: 4

Unidad Académica o Dependencia: (5) Programa o rubro: (6)

(7) Cuerpo de la cédula

ESTE FORMATO SE DEBERÁ ELABORAR EN WORD O EXCEL DEPENDIENDO DE LA NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN ANALIZADA, INDISTINTAMENTE DEL FORMATO UTILIZADO SE DEBERÁ RESPETAR LA MISMA ESTRUCTURA

Notas: Marcas: Fuentes: Conclusiones:

(8) (9) (10) (11)

ELABORÓ REVISÓ

r.Ala UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METRefOLZAW,

APROBADO POR EL PATRONATO (12) (13) NOM.

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~ATROÑATO F-CAI-011

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-012 "CÉDULA DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA"


1 Hojas No. de Número de la hoja y total de hojas por el 100% de las observaciones determinadas al final de la auditoría, considerando también los anexos que de ser el caso se citen en el cuerpo de las propias observaciones.

2 Número de auditoría Número de auditoría de acuerdo con el "Oficio de inicio de auditoría" que le dio origen y con el "Plan de Trabajo de la Contraloría".

3 Número de observación Número asignado a la observación, tomando en cuenta que la numerada como la primera debe ser la más importante, y así de manera consecutiva.

4 Monto fiscalizable: Importe expresado en miles de pesos del total de los procesos, programas u operaciones que formaron parte del universo, y que fue notificado como alcance de la auditoría en el "Oficio de inicio de la auditoría", cuando sea posible cuantificarlo, de no serlo la anotación corresponderá a $0.0

5 Monto fiscalizado: Importe expresado en miles de pesos del total de los procesos, programas u operaciones verificadas. Si el Monto fiscalizable se anotó como $0.0, consecuentemente este apartado deberá tener el mismo comportamiento.

6 Monto por aclarar: Importe expresado en miles de pesos que en su caso el área auditada deberá esclarecer, explicar y/o justificar, respecto a las operaciones revisadas.

7 Monto por recuperar Importe expresado en miles de pesos que en su caso el área auditada deberá reembolsar /o reinte•rar.

8 Fecha de la confronta Fecha en la cual se llevó a cabo la reunión de trabajo para analizar las observaciones con el área auditada.

9 Área Auditada Nombre de la unidad universitaria a la que se practicó la auditoría.

10 Programa o rubro. Programa y/o rubro fiscalizado de acuerdo con el "Oficio de inicio de auditoría" que le dio origen y con el "Plan de Trabajo de la Contraloría".

11 Observación

UNIVERSIDAD AUTONOIAA METROPOLITANA

Observación

Título: Describir de manera concisa el concepto de la observación.

Observación: Plantear de manera clara y precisa las situaciones, hechos, conductas u omisiones detectadas, identificando los elementos que la constituyen y, en su caso, la integración de los importes por recuperar y/o aclarar expresados en miles de pesos.

Causa: Señalar la razón o procedencia que en nuestra opinión, de acuerdo con la documentación soporte revisada, originó la observación. fr•T5k.

EL PATROOATO NUM. Pi

67

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA






Efecto Señalar las posibles repercusiones generadas y las que en un futuro pudieran darse de continuar con la situación observada.

Fundamento legal: Indicar artículos o referencias de las leyes, reglamentos, procedimientos, lineamientos y/o la normatividad transgredida, por los actos u omisiones descritos en la observación.

12 Recomendaciones Recomendaciones:

Correctiva: Propuestas relativas a la implementación inmediata de acciones de solución a los hechos observados.

Preventiva: Propuesta que permita prevenir la recurrencia de las observaciones determinadas, que elimine las causas (raíces) que las originaron.

13 Fecha compromiso Anotar día, mes y año en el que las personas que atienden la diligencia se comprometen a atender las observaciones determinadas, esta fecha no deberá exceder de 45 días hábiles.

14 Firma Profesión y nombre de la persona que atiende la diligencia, anotando en primer término a la persona que ostente el mayor nivel jerárquico dentro del área auditada.

15 Firma Cargo o puesto de la persona que atiende la diligencia.

16 Firma

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Profesión y nombre de la persona del área de Auditoría Interna que se encuentra presente en la confronta de las observaciones, anotando en último término a la persona que ostente el mayor nivel jerárquico dentro del área de Auditoría Interna.

No obstante se encuentren presentes la totalidad de personas que participaron en la auditoría, como máximo solo se anotarán a tres de ellas, las de mayor nivel jerárquico.

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17 Firma Cargo o puesto de la persona del área de Auditoría Interna que se encuentra presente en la confronta de las observaciones.

Notas

Con el objeto de crear un ambiente propicio para la realización de la reunión de la confronta de observaciones, será recomendable que por parte del área de Auditoría Interna no participen más de 4 personas, por lo que asistirán los Jefes de Departamento y Sección, y los 2 auditores que mejor manejen la documentación soporte y su integración en el expediente de auditoría. Si la agenda de trabajo del Auditor Interno le permite estar presente en la confronta de las observaciones, el número de 4 personas seguirá siendo válido.

68

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





En el caso del área auditada, sugerir solo estén presentes las personas que puedan tomar alguna decisión o que pudiera aportar elementos de juicio para desvirtuar las observaciones determinadas, por lo cual será conveniente que en la reunión de confronta no estén presentes más de 4 personas, para fomentar que tal evento se celebre en un ambiente de cordialidad y respeto, y sea posible escuchar con detenimiento los argumentos que pudieran esgrimirse de ambas representaciones.

Por lo anterior, en la programación de la reunión de trabajo para la confronta de las observaciones, deberá considerarse el tiempo necesario para su celebración.

En la conclusión de la confronta de las observaciones, se firmará en un solo tanto, entregándole a la persona que representa el área auditada una fotocopia de los documentos ya firmados y todos aquellos anexos que se citen en el cuerpo de las observaciones.

Con el objeto de asegurar que las observaciones fueron debidamente leídas, discutidas y acordadas, la totalidad de las hojas deben firmarse, considerando que en la hoja donde aparece el nombre de las personas, se plasmarán su firma habitual y en el resto de las hojas su antefirma o alguna anotación que le brinde a los firmantes la certeza de que no fueron sustituidas. La firma, preferentemente, deberá ser con tinta color azul.

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APROBADO POR EL PA TO EN 69

(9) Programa o rubro: (10)

Observación (11) Recomendaciones (12)

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F-CAI-012

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CONTRALORÍA

AUDITORIA INTERNA CÉDULA DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA

Hojas No. 1 de 1 (1) Número de auditoría: (2) Número de observación: (3) Monto fiscalizable: (4) Monto fiscalizado: (5) Monto por aclarar: (6) Monto por recuperar: (7) Fecha de la confronta: (8)

Área auditada:

Observación:

Causa:

Efecto:

Fundamento legal: Firma

(14) (15)

Firma (14) (15)

Título Correctiva:

Preventiva:

Fecha compromiso(13)

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-013 "CÉDULA DE SEGUIMIENTO A LAS OBSERVACIONES DE AUDITORÍA"


1 Hojas No. de Número de la hoja y total de hojas por el 100% de los seguimientos informados, considerando los anexos que de ser el caso se citen en el cuerpo de las propias cédulas.

2 Número de auditoría Con números arábigos, el número de la auditoría y año, en que fueron determinadas las observaciones, ejemplo: 5/2011, cuyo significado es la auditoría 5 del año 2011.

3 No. de la observación Con número arábigo, el número de la observación determinada en la auditoría a la que se le está dando seguimiento.

4 Monto por aclarar Importe en miles de pesos, reportado en la Cédula de Observaciones de Auditoría. (Ver punto 6 del instructivo F-CAI-012)

5 Monto por recuperar Importe en miles de pesos, reportado en la Cédula de Observaciones de Auditoría. (Ver punto 7 del instructivo F-CAI-012)

6 No. de seguimiento Número de auditoría de acuerdo con el "Oficio de inicio de auditoría" que le dio origen y con el "Plan de Trabajo de la Contraloría", ejemplo: 16/2011, cuyo significado es auditoría 16, del ejercicio 2011.

7 Monto aclarado En miles de pesos y con un decimal, el importe acumulado, considerando los trimestres anteriores y el que se reporta.

8 Monto recuperado En miles de pesos y con un decimal, el importe recuperado, considerando los trimestres anteriores y el que se reporta.

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Porcentaje de avance

UNNERSIDAD AUTISMO.** METROPOUTAti

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Con números arábigos, sin decimales, el porcentaje de avance acumulado, considerando los trimestres anteriores y el que se reporta.

Para su determinación se deberá identificar algún elemento cuantitativo, para no dejar duda de su asignación, por ejemplo, si la observación se refiere a la inexistencia de evidencia de los gastos realizados por $500.0 miles, el porcentaje de avance deberá basarse en el importe.

De no contar con algún elemento de esta naturaleza, someterlo a la consideración del área auditada y proceder a su anotación.

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zc' - • • i L PA - ^ , TO 10 Área auditada Nombre de la Unidad Universitaria a la que se

practicó la auditoría o Dependencia. 71



CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA




11 Situación Definir cuál es el estado que guarda la atención de la observación, para ello se deberán considerar los siguientes criterios:

SOLVENTADA: Observación atendida al 100% EN PROCESO: Observación que tuvo algún avance

entre el trimestre anterior y el que se reporta, pero que no se puede considerar como solventada.

SIN AVANCE: De acuerdo al trimestre anterior, la observación no muestra ningún grado de avance, y/o no se dio atención en el trimestre que se reporta.

SAC - (Sistema Alterno de Control): Observación que por sus características se encuentra incorporado su seguimiento en el Sistema Alterno de Control, pues su atención lo realiza un área distinta a la que originalmente se le determinó.

12 Observación Trasladar la observación determinada en la auditoría a la que se le proporciona el seguimiento. (Ver punto 11 del instructivo F-CAI-012)

Tomando en cuenta la amplitud de la columna, en caso de existir algunas tablas, deberán trasladarse en la(s) última(s) hoja(s) de la cédula, para que no pierdan sus propiedades y/o los datos que en estos se encuentran, identificándolos, de ser más de uno, con números progresivos, ejemplo: ANEXO 1, ANEXO 2, ...

13 Situación actual

4411p/ERsiDAD_Auitiom IIETRopouTANA

El seguimiento puede realizarse a través de dos vías:

• A través de Oficios, Notas, etc. • Visita a la oficina donde se generó la

observación.

En la columna de la situación actual de la observación, en el primer caso, se anotarán los números y fechas de los comunicados en que se basó el análisis efectuado, para facilitar su supervisión.

En el segundo caso, el número de los expedientes consultados, números y fechas de los números identificadores de los documentos a los que se tuvieron acceso y donde se encuentre los elementos para la determinación del porcentaje de avance obtenido como la situación del seguimiento.

Además en ambos casos, se anotarán, de manera precisa y concisa, los elementos que aclaran, justifican o solucionan las observaciones determinadas.

72

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





N . Nombre Debe anotarse

14 Acciones Pendientes de Atender De acuerdo con las Recomendaciones Correctivas y Preventivas, anotar las actividades que se consideren necesarias para atender la observación originalmente determinada.

15 Fecha compromiso original Anotar la fecha convenida en la reunión de confronta de las observaciones, con el formato de: día, mes y año, utilizando el formato de día, mes y año, por ejemplo: 23 de Septiembre de 2011. (Ver punto 13 del instructivo F-CAI-012)

16 Fecha del próximo seguimiento Anotar la nueva fecha en la que se le dará seguimiento a la observación, la que se calculará considerando 45 días hábiles posteriores a la notificación por oficio del inicio de la auditoría de seguimiento correspondiente, utilizando el formato de día, mes y año, ejemplo: 30 de Noviembre de 2011.

17 Firma Profesión, nombre y puesto que ostentan las personas que participaron en la actualización del seguimiento, y deberán anotarse en orden jerárquico, iniciando con el Auditor, Jefe de Sección y Jefe de Departamento.

Solo se anotarán las personas que participaron en la actualización del seguimiento, y tomando en cuenta la importancia de la actividad, no podrán estar ausentes ni el Jefe de Sección ni el Jefe de Departamento correspondiente.

IliVERSIDAD AUTÓNOMA lorntoPouTAKA 73

POR P TO N

( 17 ) ( 17 ) ( 17 )

Hojas No. 1 de 1 ( 1 )

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA CÉDULA DE SEGUIMIENTO A LAS OBSERVACIONES DE AUDITORÍA

DATOS ORIGINALES DATOS DEL SEGUIMIENTO

No. de la auditoría: ( 2 ) No. de seguimiento: ( 6 )

No. de la observación: ( 3 ) Monto aclarado ( 7 ) Monto por aclarar ( 4 ) Monto recuperado ( 8 )

Monto por recuperar: ( 5 ) Porcentaje de avance: ( 9 )

hgrá Casa abierta al tiempo UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

Área auditada: ( 10 ) Situación del Seguimiento: ( 11 )

Observación Situación Actual Acciones Pendientes de Atender

( 12 ) ( 14 ) ( 13 )

Fecha compromiso original ( 15 )

Fecha del próximo seguimiento: ( 16 )

IPA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

TO F-CAI-013

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APRENO • • R EL P ONATO NÚ S-

:7ETARIO DEL pArxxo.To

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA



Casa abierta at tiempo


Clave del formato: F-CAI-014: "INFORME DE AUDITORIA"


1 Área auditada Nombre de la dependencia a la que se practicó la auditoría.

2 Hojas No. de Número de la hoja y total de hojas del informe.

3 Programa o rubro. Programa y/o rubro fiscalizado de acuerdo con el "Oficio de inicio de auditoría" que le dio origen y con el "Plan de Trabajo de la Contraloría".

4 Número de auditoría Número de auditoría de acuerdo con el "Oficio de inicio de auditoría" que le dio origen y con el "Plan de Trabajo de la Contraloría".

Nota: En el cuerpo del modelo de oficio se citan las instrucciones a seguir, para identificar la información que se debe incluir en cada espacio.

imAtia UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOUTANA

APRO POR EL PATRONATO EN 2 SIÓN N

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76

Agá Casa abierta al tiempo


Unidad Auditada: ( 1 ) Hoja No. 1 de 4 ( 2 ) Programa o rubro: ( 3 ) Núm. de auditoría: ( 4 )

ÍNDICE

Hojas

I. Antecedentes

2

II Objetivo, Alcance y Limitaciones a los trabajos de

2 - 4 Auditoría

Resultado del Trabajo Desarrollado

5

IV. Conclusión y Recomendación General

6 - 7

V. Cédulas de Observaciones

8

Contraloría Prolongación Canal de Miramontes No. 3855, Colonia Ex Hacienda de San Juan de Dios, C. P. 14387

F-CAI-014

Delegación Tlalpan, México D.F. Teléfonos 54 83 40 00 ext. 1730 y 1733, fax 1734

Casa abierta AUTÓNOMA METROPOLITANA


1. Antecedentes

Indicar la causa que dio origen a la revisión, así como el número y fecha del Oficio de inicio de la Auditoría.

Mencionar los nombres de los auditores comisionados conforme el Oficio de inicio de la Auditoría, y en caso de sustitución o incorporación de personal asignado; esto se mencionará conforme al oficio respectivo.

Indicar la fecha de inicio y conclusión de la auditoría (esta última deberá coincidir con la fecha señalada en el "Oficio de envío del informe").

Señalar el área que se auditó, así como su objetivo primordial.

II. Objetivo, Alcance y Limitaciones a los trabajos de auditoría

11.1 Objetivo

Mencionar de manera clara y concisa los propósitos que se persiguieron con la auditoría, determinados desde su planeación.

11.2 Alcance

Señalar de manera clara y precisa los alcances de la revisión, las áreas o conceptos evaluados, el período revisado (lapso en el que se realizaron las operaciones revisadas), cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y su proporción porcentual respecto de sus universos particulares.

Para que al lector le resulte clara la información, auxiliarse de cuadros, donde sea posible distinguir el Universo y la muestra auditada y en éstos los números de casos y/o importes, anotados éstos últimos en miles de pesos.

Incluir la declaración de haber desarrollado el trabajo aplicando los procedimientos de auditoría necesarios en cada caso; e indicar los principales procedimientos utilizados.

Si en la etapa de recopilación de la información s en fue de algunos de los módulos del Sistema Integral de Información, dejarlo asentado........ UNIVERSIDAD AlitóNOMA MEIROPOLITANA

APRO POR EL PATRONATO NÚM.

77 Contraloría sE ARIO DEI. P • TRNIATO Prolongación Canal de Miramontes No. 3855, Colonia Ex Hacienda de San Juan de Dios, C. P. 14387 F-CAI-014 Delegación Tlalpan, México D.F. Teléfonos 54 83 40 00 ext. 1730 y 1733, fax 1734

IIVIVERIIIIE AUTÓNOMA METROPOLITANA


11.3 Limitación a los trabajos de Auditoría

En su caso, describir los obstáculos o limitantes que se enfrentaron en el desarrollo de la auditoría, y dejar asentadas las fechas en que ocurrieron.

III. Resultados del Trabajo Desarrollado

Anotar en primera instancia la fecha en que se llevó a cabo la reunión de confronta de las observaciones determinadas y precisar la fecha acordada para la atención de las mismas.

Incluir un cuadro donde se identifique el número de casos o monto (expresado en miles de pesos) que tuvieron inconsistencias y que fueron motivo de las observaciones.

Resumir las deficiencias u omisiones detectadas en la revisión con la finalidad de captar la atención e interés hacia aquellos aspectos relevantes que requieren mayor cuidado y celeridad para su resolución, sin que sea una transcripción de las observaciones determinadas.

El objetivo del informe va más allá de evidenciar los errores o deficiencias, también podrá destacar aquellos aciertos que fueron identificados. En este sentido, debe hacerse referencia a los elementos de éxito que permitieron la consecución de los objetivos.

IV. Conclusión y Recomendación General

Opinión del auditor sobre la situación de los conceptos revisados, indicando, en su caso, los logros alcanzados, el cumplimiento de objetivos y metas, apego a la normatividad aplicable y confiabilidad de los sistemas de control e información del área auditada.

La Recomendación General consiste en un planteamiento objetivo, aplicable y concreto para que en las áreas de oportunidad, detectadas en el desarrollo de la auditoría, se promueva la eficiencia en su operación.

ea UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

APROBADO POR EL PATRONATO EN s ÓN NÚM. -

78


F-CAI-014


79

UNNERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

APROBADO POR EL PATRONATO NOM.

Casa abierta



V. Cédulas de Observaciones

Se incluye una fotocopia de las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por los responsables de las áreas auditadas como por el personal de Auditoría Interna que participó en la reunión de la confronta de las observaciones.

Contraloría Prolongación Canal de Miramontes No. 3855, Colonia Ex Hacienda de San Juan de Dios, C. P. 143 Delegación Tlalpan, México D.F. Teléfonos 54 83 40 00 ext. 1730 y 1733, fax 1734

F-CAI-014



CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA



Clave del formato: F-CAI-015 "OFICIO DE ENVÍO DEL INFORME DE AUDITORÍA AL RECTOR DE UNIDAD"

No. Debe anotarse

1 Nombre del Contralor

2 Número de oficio asignado por el personal de apoyo administrativo del Contralor

3 Fecha en que es elaborado el oficio para la firma del Contralor, ejemplo: 25 de Enero de 2013

4 Se anotará el número de la auditoría y rubro revisado al que corresponde el informe de auditoría que se remite.

5 Nombre del Rector de Unidad auditada, se anotará con negrillas y con altas y bajas.

Si el área auditada corresponde a una dependencia de la Rectoría General, se anotará el nombre del Rector General.

6 Número del Oficio de inicio de la auditoría al que corresponde el informe que se envía

7 Fecha del Oficio de inicio de la auditoría elaborado

8 Programa y/o rubro auditado, de acuerdo con el "Plan de Trabajo de la Contraloría"

9 Nombre del área auditada

10 Número de observaciones determinadas

11 Resumen de las observaciones más importantes determinadas

12 Nombres y puestos de las personas a las que se les remitirá el informe, entre ellos a los Rectores de las Unidades Académicas auditadas, su correspondiente Secretario de la Unidad, Abogado General (si las observaciones determinadas existe la presunción de responsabilidades), Auditor Interno y del área específicamente revisada

13 Iniciales de las personas que elaboraron el oficio y lo revisaron, el orden lo establece el nivel jerárquico que ostenten: Auditor Interno, Jefe de Departamento y Jefe de Sección

UNIYERSiDAD

AUTO 1104% METROPOUTAM

APROBADO POR EL PA • TO 80

UNWERSIDAD AUTÓNOMA METROPOUTANA

APRO: DO POR EL PATRONATO EN SI NÚ t 5

81

ANA Casa abierta al tiempo UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

( 1 ) Contralor ( 2 ) C.000.0000

( 3 ) Asunto: Se envía el informe de auditoría ( 4 )

( 5 ) Rector de Unidad, Presente

En relación con el Oficio de inicio de la auditoría No. ( 6 ) de fecha ( 7 ), y de conformidad con los artículos 62-4, fracción VII del Reglamento Orgánico, y 26 fracción IV del Reglamento del Presupuesto, se adjunta el informe de la auditoría practicada ( 8 ), en la ( 9 ).

En el informe adjunto se presentan con detalle las ( 10 ) observaciones determinadas, mismas que previamente fueron comentadas y aceptadas por los responsables de su atención, resaltando:

( 11 )

Al respecto, le solicito girar las instrucciones que considere pertinentes, a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas conforme a los términos y plazos establecidos con el área auditada en las cédulas de observaciones correspondientes.

Informo a usted que a partir de la fecha comprometida para su atención, realizaremos el seguimiento de las observaciones determinadas hasta constatar su solución definitiva.

Es importante destacar que la atención a las recomendaciones hechas por esta Contraloría a cada una de las observaciones determinadas, no solo garantizan el cumplimiento a la normatividad vigente, además propiciará dar transparencia y certidumbre a las operaciones realizadas.

Atentamente


C.c.p. ( 12 )

( 13 )


F-CAI-015


c.:135.,ey.dt.p, UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOLITANA 82

APROBADO POR El. PATRONATO EN NUM.

GF

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-016 "OFICIO DE ENVÍO DEL INFORME DE AUDITORÍA AL RECTOR GENERAL"

Esta formato sólo se utilizará cuando la auditoría efectuada haya sido a una dependencia de las Unidades Académicas: Azcapotzalco, Cuajimalpa, Iztapalapa, Lerma o Xochimilco.

Debe anotarse

1 Nombre del Contralor

2 Número de oficio asignado por el personal de apoyo administrativo del Contralor

3 Fecha en que es elaborado el oficio para la firma del Contralor, ejemplo: 25 de Enero de 2013

4 Nombre del Rector de Unidad auditada, se anotará con negrillas y con altas y bajas.

5 Con número arábigo, el número de la auditoría del informe que se remite, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría.

6 Nombre de la auditoría que se remite, de acuerdo con el Plan de Trabajo de la Contraloría.

7 Nombre de la Unidad Académica que fue auditada.

8 Año al que corresponden el Plan de Trabajo de la Contraloría.

9 Número de la sesión del Patronado donde se aprobó el Plan de Trabajo de la Contraloría.

10 Con número arábigo la cantidad de observaciones determinadas en la auditoría. Si la cantidad de observaciones son hasta nueve, no se anotará el número arábigo, sino como texto.

11 Fecha en la cual se llevó a cabo la reunión de trabajo para analizar las observaciones con el área auditada. (Ver punto 8 del formato F-CAI-012)

12 Anotar día, mes y año en el que las personas se comprometieron a solventar las observaciones determinadas. (Ver punto 13 del formato F-CAI-012)

13 Nombre del Secretario General

14 Nombre del Rector de la Unidad Académica auditada.

15 Nombre de la Unidad Académica auditada.

16 Nombre del Secretario de la Unidad Académica auditada.

17 Nombre del Auditor Interno.

18 Iniciales de las personas que participaron en la elaboración del oficio,

19 Iniciales de las personas que elaboraron el oficio y lo revisaron, el orden lo establece el nivel jerárquico que ostenten: Auditor Interno, Jefe de Departamento y Jefe de Sección



( 1 ) Contralor ( 2 )

( 3 )

( 4 ) Rector General. Presente.

De conformidad con los artículos 62-4, fracción VII del Reglamento Orgánico, y 26, fracción IV del Reglamento del Presupuesto, y dada la importancia de los hallazgos, acompaño a la presente, el informe de la auditoría No. ( 5 ), denominada ( 6 ), practicada en ( 7 ), incluida en el Plan de Trabajo de la Contraloría ( 8 ), autorizado en la sesión ( 9 ) de Patronato.

En el informe se presentan con detalle las ( 10 ) observaciones determinadas, mismas que fueron comentadas y aceptadas por los responsables de su atención, el ( 11 ), comprometiendo su atención el ( 12 ).

Lo anterior, para su conocimiento y efectos procedentes.


C. c. p. ( 13 ), Secretario General. 14 ), Rector de la Unidad ( 15 ). 16 ), Secretario de la Unidad ( 15 ). 17 ), Auditor Interno. knat

-~~ UNIVERSIDAD AUTISIOSIR METROPOUTANA

POR EL PATRONATO ( 18 )

83

Contraloría S FTARIO

Prolongación Canal de Miramontes No. 3855, Colonia Ex Hacienda de San Juan de Dios, C. P. 14387

F-CAI-016 Delegación Tialpan, México D.F. Teléfonos 54 83 40 00 ext. 1730 y 1733, fax 1734

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-017 "CÉDULA ÚNICA DE AUDITORÍA"


1 Area auditada: Nombre de la Unidad Universitaria auditada. 2 Programa o Rubro. Programa y/o Rubro fiscalizado de acuerdo con el

Plan de Trabajo de la Contraloría" 3 Número de auditoría Número de la auditoría. 4 Cantidad de auditores asignados: Cantidad de personas que participaron en la

auditoría, incluyendo los que, en su caso, se integraron con posteridad, considera a los Jefes de Departamento, Jefes de Sección y Auditores.

5 Fecha de inicio: Fecha real en que dio inicio la auditoria. 6 Fecha de término: Fecha real en que concluyó la auditoría. 7 Tiempo real empleado: Tiempo real empleado en la auditoría (días). 8 Período auditado: Período que abarcó la revisión de los conceptos

auditados. 9 Concepto Conjuntar las observaciones clasificadas por rubros,

para ellos se tomará en consideración las claves de las auditorías, localizadas en el Anexo 1 del formato F-CAI-001, respetando ese mismo orden en su anotación.

10 Cantidad de observaciones determinadas Cantidad de observaciones del rubro respectivo. 11 Total Cantidad total de observaciones derivadas de la

auditoría. 12 Monto Fiscalizable Importe expresado en miles de pesos del total de los

procesos, programas u operaciones que formaron parte del universo, y que fue notificado como alcance de la auditoría en el "Oficio de inicio de la auditoría", cuando sea posible cuantificarlo, de no serlo la anotación corresponderá a $0.0

13 Monto Fiscalizado Importe expresado en miles de pesos del total de los procesos, programas u operaciones verificadas.

14 Monto por aclarar Importe expresado en miles de pesos que en su caso el área auditada deberá esclarecer, explicar y/o justificar, respecto a las operaciones revisadas.

15 Monto por recuperar Importe expresado en miles de pesos que en su caso el área auditada deberá reembolsar y/o reintegrar.

16 Cantidad de observaciones Solo para el caso de una auditoría de seguimiento se anotará la cantidad de observaciones de acuerdo con cada concepto.

17 Observaciones originales Cantidad total de observaciones a las cuales se dio seguimiento.

18 Observaciones Solventadas Cantidad de observaciones a las que se dio solución. 19 Observaciones no solventadas Cantidad de observaciones que aunque están siendo

atendidas no se encuentran solventadas. 20 Saldo por aclarar Saldo por aclarar de los montos determinados en la

observación original. 21 Saldo por recuperar Saldo por recuperar de los montos determinados en

la observación original. 22 Elaboró Nombre y firma de la persona que lo realizó. 23

int toodradaPo

Supervisó ,.,

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOUTAm

Nombre y firma de la persona que supervisó el trabajo, el cual deberá tener un nivel jerárquico superior de quien lo elaboró.

84

Cantidad (10) Concepto (9)

Observaciones determinadas

Total:

Seguimiento

antidad

Cantidad (16)

Observaciones originales (17)

Solventadas (18)

No solventadas (19)

Saldo por aclarar (20)

Saldo por recuperar (21)

Supervisó

EN

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA Casa abierta al tiempo


CÉDULA ÚNICA DE AUDITORÍA

Unidad Académica: (1) Programa o rubro: (2) Número de auditoría (3) No. auditores asignados (4) Fecha de inicio: (5) Fecha de término: (6) Tiempo real empleado: (7) Período auditado: (8)

Montos

Concepto Miles de pesos

Fiscalizable (12) Fiscalizado (13) Por aclarar (14) Por recuperar (15)

Elaboró

(22)

(23)

85

ffla f-ggibi~ UNIVERSIDAD AUT6N0111A METROPOLITANA

APROBADO POR EL PATRONATO F-CAI-017

oTO

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-018 "CARÁTULA DEL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA"


1 Departamento de Nombre del Departamento donde recayó la responsabilidad de efectuar la auditoría

2 Legajo No. Número del expediente que le corresponde

3 De Cantidad de expedientes que integran la auditoría

4 Auditoría en: La dependencia o unidad universitaria auditada

5 Auditoría No. Número de auditoría de acuerdo con el "Oficio de inicio de la auditoría" que le dio origen y con el "Plan de Trabajo de la Contraloría"

6 Informe dirigido a: Nombre del Rector General.

7 Oficio de inicio de la auditoría Número asignado al "Oficio de inicio de la auditoría" asignado por el personal de apoyo administrativo del Contralor

8 Fecha de inicio: La fecha en que se inició la auditoría

9 Fecha de término: La fecha en que se concluyó la auditoría

10 Trabajo realizado por Nombre del personal que intervino en el desarrollo de la auditoría y a un lado deberá ser firmado por cada uno de los integrantes

11 Revisado por: Nombre del Jefe de Sección que revisó el desarrollo de la auditoría y la integración del expediente, a un lado deberá plasmar su firma

12 Supervisado por: Nombre del Jefe de Departamento que supervisó el desarrollo de la auditoría y la integración del expediente, a un lado deberá plasmar su firma

13 Fecha Fecha en que el Jefe de Departamento firmó la conclusión del expediente

14 Observaciones Se indicará, en su caso, aspectos que se desea resaltar

15 Núm. de Fojas El total de hojas con que cuenta el expediente de acuerdo al índice.

lat UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA 86

APROBADO POR EL PATRONATO EN N 5 Y

CONTRAL<DRIA Auditoría Interna

Capar-tan-perito de ( 1 )


UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA CAIRATLIL_A !DEL_ E>CF'EIDIENITE

LEGAJO N°. ( 2 ) DE ( 3 )

AUDITORÍA EN: ( 4 )

AUDITORÍA N° ( 5 )

INFORME DIRIGIDO A: ( 6 )

OFICIO DE INICIO DE LA AUDITORÍA ( 7 )

FECHA DE INICIO: ( 8 )

FECHA DE TÉRMINO: ( 9 )

TRABAJO REALIZADO POR: ( 10 )

REVISADO POR : ( 11 )

SUPERVISADO POR : ( 12 )

FECHA ( 13 )

OBSERVACIONES: ( 14 )

NUM. DE FOJAS: ( 15 )

F-CAI-018

UtWERSIDAD AUTÓNOMA METROPOUTANA

POR EL PATRONATO 87

EN UD

ATPCYNATO



CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA



Clave del formato: F-CAI-019 "ÍNDICE DEL EXPEDIENTE DE AUDITORIA"


1 Departamento de: Nombre del Departamento donde recayó la responsabilidad de efectuar la auditoría

2 Área auditada: Nombre del área donde se realizó la auditoría

3 Programa o rubro: Programa y/o rubro fiscalizado de acuerdo con el "Oficio de inicio de auditoría" que le dio origen y con el "Plan de Trabajo de la Contraloría"

4 No. de auditoría Número de auditoría de acuerdo con el "Oficio de inicio de auditoría" que le dio origen y con el "Plan de Trabajo de la Contraloría"

5 Capítulo Se clasificará con números romanos los documentos que integran el expediente y con numeración alfanumérica los papeles de trabajo

6 Concepto Forma en que se integrarán los papeles de trabajo de la auditoría

7 Del Número de la hoja en la que inicia el capítulo

8 Al Número de la hoja en la que termina el capítulo

75kt UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPourANA

POR EL PATRONATO 88

EN NOM

ISZION Vio

Arkk Casa abierta al tiempo


CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA

DEPARTAMENTO DE (1)

Área auditada: (2)

Programa o rubro: (3)

No. de Auditoría: (4)

INDICE

CAPÍTULO (5)

CONCEPTO (6)

HOJA DEL (7) AL (8)

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

X

Revisión de Aseguramiento de Calidad

Carta de Planeación

Cronograma

Oficio de Inicio de auditoria, Solicitud

Solicitudes de información adicional (si

Informe de Auditoría, Cédula de Observaciones

Oficio de Envío del Informe de auditoria

Cédula Unica de Auditoria

(En su caso documentación de Rubros

Papeles de trabajo

(RAC)

de Pliego de Comisión

es aplicable)

y/o Seguimiento a las

revisados sin observación)

0...~.•y.., UNIVERSIDAD Aurówom

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observaciones de auditoría

METROPOLITANA

EL PATRONATO NÚM.

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CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-020 "CÉDULA DE MARCAS DE AUDITORÍA"

No. Nombre

Debe anotarse

EXPLICACIÓN POR SÍ MISMA EN EL FORMATO DE CÉDULA DE MARCAS DE AUDITORIA

91 UNIVERSIDAD AUTóPOOMA me-st7OPOLIIAW

POR EL PA 90

NUM

CONTRALORÍA



CÉDULA DE MARCAS DE AUDITORÍA

OBJETIVO

Uniformar, en lo general, el criterio de aplicación de índices, marcas y llamadas de auditoría y su utilización en la elaboración de los papeles de trabajo, a fin de facilitar la lectura e interpretación de éstos, y coadyuvar en las labores de revisión y supervisión de la auditoría.

POLÍTICAS

1. Los índices de auditoría deberán anotarse con color rojo, en el extremo superior derecho de la cédula de trabajo y quedar a la vista después de que se efectúen los dobleces correspondientes a la hoja, en los casos cuando se utilicen hojas de mayor tamaño a carta.

2. Las marcas y llamadas de auditoría deberán indicarse con rojo y anotarse inmediatamente después de la(s) cifra(s) o concepto(s) a que se refieran.

3. Los índices, marcas y llamadas de auditoría deberán anotarse en el momento en que se realice el análisis o examen para evitar, en lo posible, la repetición de papeles de trabajo (cédulas sumaria y analítica; tabla; cuadro; concentrado; etc.), procedimientos o análisis, y la pérdida de fuentes, aclaraciones, información o datos que puedan ser relevantes.

4. Para la utilización del "conector de datos", en la misma cédula deberá anotarse una letra mayúscula y/o número de referencia; podrán utilizarse tantas letras, números o combinaciones como sea necesario.

5. La "fuente de datos" deberá indicarse, invariablemente y con toda exactitud, al calce de cada cédula.

6. El "índice " que se anote a la izquierda de una cifra o concepto indicará que estos provienen de la cédula a que se refiera el índice.

7. El "índice " que se anote a la derecha de una cifra o concepto indicará que estos son fuente de otra cédula y pasan a otro papel de trabajo.

8. Al realizar el cruce de información, además de anotar el número de índice, se deberá incluir el folio correspondiente.

9. Todas las cédulas de información o de contenido homogéneo se numerarán en forma consecutiva, con azul, abajo del índice; por ejemplo, si el análisis del capítulo de servicios personales comprende 30 cédulas, éstas deberán indicarse de la siguiente manera: 1/30, 2/30, 3/30, 30/30.

10 Cuando el oficio de respuesta del sujeto fiscalizado contenga información específica sobre algún punto de la revisión, se incluirá en el índice correspondiente y se elaborará una cédula de trabajo con los principales datos del oficio. La cédula se anexará, referenciando el oficio con la cédula de auditoría.

11 Cuando queden puntos pendientes en el desarrollo de la auditoría, se elaborará una "Cédula o Minuta de Puntos Pendientes por Aclarar", la cual tendrá los respectivos índices cruzados.

12. Las claves de los índices de auditoría se integran por una sección alfabética o alfanumérica, que identifica el grupo o concepto general, y el número consecutivo que corresponda.

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F-CAI-017

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CONTRALORÍA



CÉDULA DE MARCAS DE AUDITORÍA

MARCA DE AUDITORÍA SIGNIFICADO DE LA MARCA DE AUDITORÍA

l Operaciones aritméticas verificadas

T L- - ,---- ,---- Sumas cuadradas (correctas)

/------. •-.._____../

Importe no considerado en suma, es decir, no incluido en tabulaciones, sumatorias, inventarios, etc.

Confrontado con la documentación comprobatoria

Cotejado con registros presupuestales autorizados

1 Verificado físicamente

-,.., 1 Cotejado con registros contables

-„,

/17--

Verificado con registros del presupuesto ejercido

Punto pendiente de aclarar, revisar o localizar

Punto aclarado, verificado o comprobado

y Incluir en el informe

rm \.. 1,

'\O Conector de datos

>< X Partida presupuestal afectada que no cumple la normatividad aplicable

r Kc ,y1

Notas aclaratorias (llamada de auditoría)

DE: Fuente de datos

N/A No aplicable —.......7

Va a otra cédula

Viene de otra cédula ---

Operación aritmética incorrecta

tildVERSIDAD A ►roteoem IllE1140POWAW 92

• : POR EL PATRONATO F-CAI-017

CONTRALORÍA

coglsaglIanAI AUTÓNOMA METROPOLITANA AUDITORÍA INTERNA

MARCA DE AUDITORÍA

SIGNIFICADO DE LA MARCA DE AUDITORÍA

A

Suma de registro auxiliar igual a saldo de mayor

MARCA DE AUDITORÍA SIGNIFICADO DE LA MARCA DE AUDITORÍA

, Sin comprobante

Comprobante sin requisitos fiscales

., Cumple requisitos fiscales

Revisado

Diferencias

NC No cumple

FD Falta documento

g1503 LoirvERsi DAD AUTÓNOMA METROPOLITANG

APRel 901 '11' EL PATRONATO EN "Pi" Poüm.

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F-CAI-017

93

CONTRALORÍA

AUDITORÍA INTERNA





Clave del formato: F-CAI-018 "REVISIÓN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD (RAC)"

Se deberá consideración lo siguiente:

No. Debe anotar

1 La Guía de Revisión de Aseguramiento de Calidad (RAC), está diseñada para verificar que en el desarrollo de auditorías y revisiones adicionales, el personal auditor actuante cumpla con requisitos mínimos de calidad en su ejecución.

2 De manera complementaria y como una mejor práctica para mejorar la calidad en el desarrollo de las auditorías, es recomendable que el equipo auditor, no omita la aplicación del Manual de Auditoría, con el fin de mejorar los esquemas de supervisión y asegurar su cumplimiento y el adecuado desempeño de las funciones encomendadas.

3 La calificación del Indicador, será el promedio de las evaluaciones obtenidas de aplicar el cumplimiento global de atributos de calidad en auditoria + cumplimiento global de atributos de calidad en seguimiento/ 2).

4 Se deberá conservar la Guía Aplicada para el RAC, como parte de los expedientes de las auditorías, y deberán estar suscritas por el Jefe de Sección, así como por el Jefe de Departamento y estar rubricado por el Auditor Interno.

Nota: En el cuerpo del modelo de RAC, se citan claramente los conceptos a revisar y que se deben incluir en cada espacio.

=a AUTI5NOMA METROPOLITANA

APROBADO POR EL PATRONATO ÉN NÚ

• 94

UNIVERSIDAD AUTONONIA

POR EL PA

CONTRALORÍA

AUDITORIA INTERNA



Auditoria No. Rubro o Programa: Personal Asignada: Semanas-Hombre Utilizadas:

GUÍA DE REVISIÓN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD (AUDITORÍA)

Fecha de aplicación: / /

Semana de Inicio: Semana de Término:

NIVEL DE CUMPLIMIENTO COMPROMISOS DE MEJORA CONTINUA

NA RESPONSABLE FECHA )

FIRMA ETAPA ATRIBUTOS DE CALIDAD CT CS

CP NC capacitación/Supervisión 1 otro

PLANEACION GENERAL

1.- La auditoria fue programada en el Plan de Trabaio de la Conlraloria como resultado de una Investigación Previa y con objeto de administrar un riesgo ubicado en el cuadrante de atención inmediata del Modelo de Administración de Riesgos: y en caso contrario existe la justificación correspondiente.

2.- Se llevó a cabo una investigación preliminar para conocer con anticipación los antecedentes y aspectos relevantes del área. proceso, rubro o programa, a fin de determinar con claridad el objetivo y los alcances de la auditoria.

Subtotal 1 (3) 0 0 0 0 0

II PLANEACIÓN DETALLADA

3.- Se elaboró la Carta de Planeación con base en el PAT y la investigación preliminar, determinando la posible problemática del área, rubro o programa a revisar, asi corno objetivo, alcances, estrategia y personal involucrado.

4.- Se realizó el examen y evaluación del sistema de control Interno de las transacciones u operaciones para verificar que los procedimientos, políticas, mecanismos, registros, etc., están formalmente establecidos, se aplican o funcionan sistemáticamente y que sean efectivos.

5.- Se evaluó el logro o cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno relacionados con la salvaguarda de los activos, la confiabilidad de la información financiera y operacional, el cumplimiento de leyes, reglamentos, normas, politices y otras disposiciones, asi como la eficiencia y eficacia de las operaciones.

6.- Se verífico que el sistema de control establecido contiene procedimientos, mecanismos y politices que prevengan o minimicen errores, omisiones, irregularidades, desviaciones, etc.

7.- Se definió la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas y procedimientos de la auditoria con base en la evaluación de la idoneidad y efectividad del sistema de control.

8.- Se formuló el Cronograma de Actividades a desarrollar, con el detalle de las actividades, tiempos de ejecución y responsables.

III EJECUCIÓN

Subtotal O (3)

9.- Se envió el Oficio de inicio de la Auditoría al responsable del área o unidad universitaria involucrada, debidamente fundamentado en la normatividad aplicable, suscrito por el Contralor, informando del objetivo, alcances, aspectos y periodo a revisar, asi como el personal de auditoria comisionado.

10.- El equipo de trabajo asignado para la ejecución de la auditoria, contó con un nivel técnico razonable, y al menos uno de sus elementos ha recibido capacitación para la adecuada ejecución de la auditoria.

11.- De ser necesario, se generaron Requerimientos de Información debidamente fundamentados, para obtener información y documentación adicional o que obraba en poder de otras áreas o unidades universitarias.

12.- Se levantó la "Constancia de Inicio de Auditoria" especificando lugar, fecha, auditores comisionados, hechos y testigos, se cerró adecuadamente y fue suscrita por todos los involucrados.

13.- Se determinó el universo y tamaño de la muestra a revisar, y ésta última fue representativa, de acuerdo a un criterio de selección al azar o aleatorio, considerando el objetivo de la auditoria.

14.- Se efectuó la recopilación de los datos para obtener información y documentación suficiente, competente, relevante y pertinente, que permitiera emitir un juicio sobre la forma en que los objetivos del área, rubro o programa fueron alcanzados.

15.- Se llevó a cabo el registro de datos documentando cédulas y papeles de trabajo, en los que quedaron asentados los análisis, comprobaciones y conclusiones sobre las operaciones examinadas.

16.- Se realizó el análisis de la información examinando los datos obtenidos con un nivel de profundidad acorde al objetivo y alcances de la auditoria, con apoyo de técnicas de muestreo estadístico, o análisis de correlación, razonabilidad, varianza y/o tendencia.

17.- Cuando fue necesario se llevó a cabo la inspección de bienes o documentos con el fin de verificar su existencia o le validez de los registros.

18.- Se efectuaron confirmaciones para conocer la naturaleza y condición de determinados saldos.

19.- Se obtuvo información con el personal directamente encargado del área, rubro o programa revisado, con el fin de ampliar el análisis y formarse un juicio sobre la razonabilidad de alguna operación o saldo.

F-CAI-025

Subtotal III (3) 0 o O

VI SUPERVISIÓN

o 01

IV RESULTADOS

30.- Se envió el Informe de Auditoría al Rector General y se encuentra suscrito por el Contralor, con copia a los Rectores de las 7

Unidades Universitarias, Secretarios y al responsable del área o dependencia donde fue practicada.

31.- El contenido del informe incluye una declaración de que el trabajo desarrollado por los auditores se efectuó de acuerdo a las normas aplicables, un resumen de la problemática general plasmada en las observaciones, antecedentes, periodo, objetivo y alcances de la auditoria, resultados, conclusión y recomendación general.

32.- En cuanto a la calidad del informe éste fue oportuno, exacto, objetivo, convincente, claro, conciso y útil para mejorar la gestión del área o unidad universitaria intervenida y asegurar de manera razonable un mejor cumplimiento de sus metas y objetivos, asi como el uso eficiente y eficaz de los recursos.

33.- Se informó al Patronato los resultados de la auditoria (problemática identificada, observaciones determinadas y fechas compromiso de implantación).

Subtotal IV (3)

V SEGUIMIENTO

34.- Se efectuó seguimiento a las acciones de solventación de las observaciones determinadas, de manera oportuna y se brindó la asesoria y apoyo necesario al área o unidad administrativa.

35.- Se documentó la Cédula de Seguimiento correspondiente, para verificar la solventación en tiempo y forma de las observaciones, y en su caso, se determinaron los porcentajes de avance correspondientes, replanteamientos de fechas compromiso o se tomó nota de la falta de cumplimiento por parte del área o unidad universitaria involucrada.

36.- Se tienen identificadas las causas que dieron origen al incumplimiento en la sdventación de observaciones por parte del área o unidad universitaria

37.- Se notificó al superior jerárquico del responsable de las solventación de observaciones, cuando no hubo avance significativo o no se atendieron.

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOUTÁNA

APRO: POR EL PATRONATO ENE SIQNNÚM. ~"

TO‘ F•C.AI-020

Su btotal V (3)

38.- Se verificó el cumplimiento del objetivo de la revisión durante la ejecución e informe de resultados.

39.- Existe evidencia documental de la supervisión ejercida durante la ejecución de las actividades de la revisión contenidas en la carta de planeación, especialmente en lo relativo a la aplicación de técnicas y procedimientos (recopilación y registro de datos, análisis de información y evaluación de resultados).

40.- Se supervisó la correcta integración de cédulas y papeles de trabajo asi corno sus respectivos indices, referencias y marcas.

41.- Se constató que la problemática identificada, inclumplimientos normativos, asi como las observaciones correspondientes, cuentan con el soporte analitico y documental para respaldar su objetividad.

20.- Cuando fue necesario se obtuvieron declaraciones sobre hechos relevantes de parte del personal involucrado en las operaciones revisadas, o en su caso, se solicitó la certificación de documentación de una autoridad con las atribuciones requeridas al efecto.

21.- Los papeles de trabao son claros, ordenados y legibles, ad como se encuentran sustentados apropiadamente, identificando el programa, área o rubro revisado, auditores y responsable del equipo de trabajo.

22.- Las Cédulas Sumarias v Analiticas generadas son claras y precisas, muestran evidencia razonable de la profundidad y procedimientos aplicados, se encuentran identificadas según el rubro o programa evaluado, tienen un orden lógico y señalan número de auditoria, área revisada, fechas e Iniciales del personal que las elaboró y supervisó, conclusiones y documentos fuentes donde se obtuvo la información.

23.- Los papeles de trabajo contienen indices, referencias y marcas enlazando datos e información derivada del análisis efectuado.

24.- El personal comisionado tuvo un nivel de responsabilidad adecuado que facilitó la obtención de información relevante para el desarrollo de la auditoria, el análisis y la identificación de la problemática.

25.- Se determinaron las causas y efectos (riesgos sin administrar y debilidades del sistema de control), que derivan en la problemática identificada durante la auditoria, y se efectuaron las recomendaciones necesarias para su atención.

26.- Se documentaron las Cédulas de Observaciones de Auditoria correspondientes, conteniendo las desviaciones detectadas, causas, efectos, normatividad incumplida, recomendaciones para subsanar las deficiencias identificadas, así como las fechas compromiso y responsables de solventar las observaciones por el área o unidad universitaria.

27.- Las observaciones determinadas para subsanar la problemática encontrada agregan valor a la gestión institucional. y contribuyen a asegurar de manera razonable el cumplimiento de las metas y objetivos del área, rubro o programa evaluado, y aportan elementos para evitar la recurrencia y mejorar el desempeño.

28.- Se llevó a cabo una reunión con el área o unidad universitaria involucrada, en la que se comentaron, rectificaron y/o ratificaron las irregularidades detectadas, así como las causas que las generaban.

29.- En el caso de observaciones que impliquen la comisión de algun tipo de responsabilidad administrativa a cargo del personal de las área o unidades revisadas, el Auditor Interno notificó formalmente al Contralor.

42.- Se integró el expediente de la revisión, de forma lógica y ordenada, conteniendo la totalidad de cédulas, informes, anexos y papeles de trabajo generados en cada una de las etapas.

Subtotal VI (3)

ETAPA

VALOR PONDERADO (3)

NIVEL DE CUMPLIMIENTO (3)

CUMPLIMIENTO GLOBAL (3)

O O O O

(Suma de etapas = 100%)

(Máximo por etapa = 100)

s Nivel de Cumplimiento, en todas las etapas, con un máximo de 100)

ll 111 IV V VI

5% 10% 45% 20% 10% 10%

0 0 o

(Suma de Valor ponderado

SEMÁFORO (Asignar color: 100-80 = verde; 79-50 = amarillo; 49-0 = rojo)

(1) Nivel de Cumplimiento: Asignar la puntuación de acuerdo a lo siguiente: NA=no aplica (3 puntos), CT=cumple totalmente (3 puntos), CS=cumple sustancialmente (2 puntos), CP=cumple parcialmente (1 punto) y NC=no cumple (0 puntos)

(2) Compromisos de Mejora Continua: En el caso de que en algunos de los atributos de calidad de la etapa evaluada, se presenten cumplimientos parciales o incumplimientos totales, se tendrá que comprometer una acción especifica para subsanar la deficiencia en auditorias futuras, pudiendo ser de capacitación, de supervisión o de otro tipo. (3) Valores autogenerados o predeterminados en la gula (celdas en gris), que no podrán ser sujetos a modificación por parte de Auditoria Interna .

Integrantes del Equipo de Trabajo (por Auditoria Interna):

Jefe de Departamento Auditor Interno

Nombre y Firma Nombre y Firma

Jefe de Sección

Nombre y Firma

1.-

s.-

UNIVERSIDAD ADTONONIA METROPOUTANA

POR EL PATRONATO NUM

F-CAI-020

auditorÍa interna - patronato.uam.mx · Área administrativa: contraloría 1 Área responsable:...

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