audi interna

1

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN

UNIDAD TEPEPAN

SEMINARIO

LA AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PÚBLICO

TEMA:

IMPLANTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA DENTRO DE LA EMPRESA:

“SOCIEDAD COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN, SA DE CV

INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PUBLICO

PRESENTAN:

ARACELI SÁNCHEZ APARICIO KARLA JUDITH MAYA GORDILLO

LILIANA SERRALDE NIETO MARIO FERNANDEZ SALGADO

SANDRA CASTILLO ARELLANO C.P. Héctor Hernández Márquez

México Distrito Federal Septiembre del 2004.

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

2

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

A través del tiempo hemos pasado momentos buenos y malos que han formado nuestra personalidad, hemos

vivimos con grandes retos los cuales se han superado gracias a la institución Por tener instituciones de

excelencia académica que nos hagan sentir orgullosos de pertenecer a tan honrada comunidad politécnica,

llevando los colores que nos identifican ante la sociedad y cumpliendo con el lema “LA TÉCNICA AL

SERVICIO DE LA PATRIA”

3

A LA ESCUELA

A la Escuela Superior de Comercio y Administración “Unidad Tepepan”, institución de excelencia académica

que nos abrió sus puertas para llenarnos de conocimiento en las aulas y pasar los mejores momentos

escolares.

4

A LOS PROFESORES

A ustedes que nos transmitieron todos sus conocimientos, experiencias, enseñanzas a lo largo de nuestra

carrera, y que se dedicaron con paciencia y profesionalismo por esto y más gracias…

5

INDICE

CAPITULO 1 ESTRUCTURA DEL GRUPO DE AUDITORIA.

Introducción 17

1. Auditoria. 24

1.1. Concepto 24

1.2. Tipos de auditores 24

1.2.1. Auditores independientes 24

1.2.2 Auditores internos 25

1.3. La auditoria interna actividad del contador público 26

1.3.1. Concepto 26

1.3.2. Objetivo 26

1.4. Independencia y la objetividad de los auditores internos 27

1.4.1. Independencia 28

1.4.2. Objetividad 28

1.5. Alcance de la auditoria interna 29

1.5.1. Concepto 29

1.5.2. Alcance del trabajo 29

2. Control interno 30

2.1. Concepto 30

2.2. Objetivos 31

2.3. Clases de auditoria 31

2.3.1. Auditoria administrativa 31

2.3.2. Auditoria operacional 32

2.3.3. Auditoria financiera 32

2.3.4. Auditoria administrativa y operacional 33

2.3.5. Auditoria de contratos 34

2.3.6. Auditoria a los sistemas de computo 34

2.3.7. Auditoria de cumplimiento 35

3. Actividades colaterales 35

3.1. En coordinación con auditoria externa 35

3.1.1. Intereses primarios de la auditoria externa y la auditoria interna 35

6

3.1.2. Intereses secundarios interrelacionados 35

3.1.3. Objetivo de la coordinación 36

3.1.3.1. Componentes de la coordinación de esfuerzos de la auditoria 36

3.2. En coordinación con otros auditores internos 39

3.2.1. Objetivo 39

3.2.2. Auditores internos de oficina matriz y de sucursales 39

3.2.3. Con auditores internos de compañías afiliadas 38

3.2.4. Con auditores internos con relaciones comerciales 40

4. En comités de auditoria 41

4.1. Concepto 41

4.2. Objetivo

41

4.3. Estructura 41

4.4. Relación del comité con:

42

4.4.1. La Dirección general y el consejo de administración 42

4.4.2. Directores de áreas operativas 43

4.4.3. El auditor externo 44

4.4.4. El director de auditoria interna 44

4.4.5. Especialistas 44

4.4.6. Con compras 45

4.5. Funciones específicas del comité de auditoria 45

4.6. El comité de auditoria en operación 46

4.6.1. Actividades 46

4.6.2. Relación con el grupo de auditoria interna 46

4.6.3. En el consejo de administración 47

4.6.4. Relación de la auditoria interna en otras actividades de la compañía 48

4.7. Conclusiones 50

CAPITULO II CÓDIGOS DE ÉTICA EN ESTADOS UNIDOS Y MÉXICO

1. El código de ética en Estados Unidos. 52

1.1. El medio ético del auditor. 52

1.2. Ética profesional 52

1.2.1. Naturaleza de la ética profesional 52

1.3. La ética y el auditor 53

7

1.3.1. Contribución a la sociedad 53

1.4. El Código de ética 54

1.4.1. Concepto 54

1.4.2. Propósitos del código de ética 54

1.4.3. Estructura del código de ética del AICPA 54

1.4.3.1. Parte I. Conceptos de ética profesional 55

1.4.3.2. Parte II. Conceptos y reglas de conducta 59

1.4.3.3. Parte III. Interpretaciones formales 61

2. Código de ética en México 61

2.1. Introducción 61

2.2. Antecedentes 61

2.3. Distintos tipos de código de ética 62

2.4. Análisis y comentarios de código de ética 62

2.5. Principios 62

2.6. Reglas de conducta 63


CAPITULO III NORMAS GENERALES, NORMAS ESPECIFICAS Y LINEAMIENTOS

Y STATEMENTS ON INTERNAL AUDITING STANDARS (SIAS)

Introducción 68

1. Normas generales, normas específicas y lineamientos. 69

1.1. 100 Independencia 69

1.1.1. 110 Nivel Organizacional 69

1.1.2. 120 Objetividad 70

1.2. 200 Conocimiento técnico y capacidad profesional 71

1.2.1. El departamento de Auditoria Interna 71

1.2.1.1. 210 Personal 71

1.2.1.2. 220 Conocimiento, experiencias y disciplinas 72

1.2.1.3. 230 Supervisión. 72

1.2.2. El auditor interno 73

1.2.2.1. 240 Cumplimiento con las normas de conducta 73

1.2.2.2. 250 Conocimientos, experiencias y disciplinas 73

1.2.2.3. 260 Relaciones humanas y comunicación 74

1.2.2.4. 270 Desarrollo profesional continuo 74

1.2.2.5. 280 Debido cuidado profesional 74

8

1.3. 300 Alcance del trabajo 76

1.3.1. 310 Confiabilidad e integridad de la información 76

1.3.2. 320 Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos 77

1.4. 400 Realización del trabajo de auditoria 77

1.4.1. 410 Planeación de la auditoria 77

1.4.2. 420 Examen y evaluación de la información 78

1.4.3. 430 Comunicación de los resultados 79

1.4.4. 440 Seguimiento 79

1.5. 500 Administración del departamento de auditoria interna 80

1.5.1. 510 Propósito, autoridad y responsabilidad 80

1.5.2. 520 Planeación 80

1.5.3. 530 Políticas y procedimientos 82

1.5.4. 540 Administración y desarrollo del personal 82

1.5.5. 550 Auditores Externos 82 1.5.6. 560 Control de calidad 83

1.6. Cuadro comparativo de normas de auditoria 84


2. Statements on Internal Auditing Standars (SIAS) 87

2.1. Concepto 87

2.2. SIAS 1 Control: Conceptos y responsabilidades 87

2.3 SIAS 2 Comunicación de resultados 91

2.4. SIAS 3 Prevención, detección, investigación y reporte de fraudes 96

2.5. SIAS 4 Seguridad en la calidad 100

2.6. SIAS 5 Relaciones de los auditores internos con auditores independientes 106

2.7. SIAS 6 Papeles de trabajo de auditoria 109

2.8. SIAS 7 Comunicación con el Consejo de Administración 113

2.9. SIAS 8 Procedimientos analíticos de auditoria 117

2.10 SIAS 9 Valuación de riesgos 118

2.11 SIAS10 Evaluación del cumplimiento de objetivos y metas establecidas para operaciones programadas 121 2.12.SIAS 11 Norma general 1992. Sobre las normas para la practica profesional de auditoria interna 123

2.13 SIAS 12 Planeando la asignación de auditoria 126

2.14 SIAS 13 Seguimiento a observaciones de auditoria reportadas 130

2.15 Cuadro sinóptico de las normas de auditoria interna y su relación con las SIAS 134

9

CAPITULO IV ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

1. Estructura del departamento de auditoria interna 136

1.1. Cabeza del departamento 139

2. Diferencia entre auditoria y control 142

3. La auditoria interna en México y sus beneficios 143

4. La auditoria interna y su posicionamiento en empresas de calidad 144

5. Independencia del departamento de auditoria interna 149

6. Factores que influyen en la estructura del departamento 152

6.1 Tamaño de la organización 155

6.2 Organización del Departamento 155

6.2.1 Naturaleza del negocio 154

6.2.2 Filosofía de la dirección 154

6.2.3 Organización de la empresa 154

6.2.4 Tamaño y Dispersión 154

6.3 Relación Costo-Beneficio 154

6.4 Recurrencia de errores o actos indebidos 158

6.5 Confianza en la función de Auditoria Interna 158

6.6 Mente abierta al cambio 158

7. Análisis de la correcta ubicación 155

8. Manuales de auditoria 156

9. Funciones del departamento de auditoria 157

10. Responsabilidades del departamento 158

11. Acciones del departamento 158

11.1 Acciones en la auditoria operacional 159

11.2 Acciones en la auditoria financiera 159

12. Reportando al consejo de administración 160

13. Reportando a la dirección general 161

14. Reportando a la dirección de finanzas 164

15. Reportando a otros funcionarios 165

CAPITULO V RECURSOS HUMANOS, ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DEL GRUPO DE AUDITORIA INTERNA.

Introducción 168

1. Recursos humanos del grupo de auditoria. 170

1.1. Organigrama 170

10

1.2. Recursos humanos idóneos en el grupo de auditoria interna.

171

1.2.1. Director de auditoria 171

1.2.1.1. Perfil del puesto 171

1.2.1.2. Principales obligaciones y responsabilidades 171

1.2.1.3. Superior jerárquico 172

1.2.1.4. Reclutamiento y selección 172

1.2.1.5. Atributos y cualidades 172

1.2.1.6. Formación y experiencia 172

1.2.1.7. Características personales 173

1.2.1.8. Características del puesto 173

1.2.2. Gerente de auditoria 173






1.2.2.6. Concepto de gerente de auditoria interna 174

1.2.2.7. Función del gerente de auditoria 175

1.2.2.8. Deberes y responsabilidades 175

1.2.2.9. Socios 175

1.2.2.10. Políticas administrativas de un despacho 175

1.2.2.11. Curriculum vital 176

1.2.2.11.1. Concepto 176

1.2.2.11.2. Características básicas de los currículo 177

1.2.2.11.3. Contenido de los currículo 177

1.2.2.11.4. Tipos de currículo 178

1.2.2.11.4.1. Modelo europeo 178

1.2.2.11.4.2. Modelo americano 178

1.2.2.11.4.3. Modelo cronológico 178

1.2.2.11.4.4. Modelo funcional 178

1.2.2.11.4.5. Modelo combinado 179

1.2.2.12. Carta de presentación 179

1.2.3. Supervisor de auditoria 179




11



1.2.3.6. La supervisión: una necesidad en las organizaciones. 181

1.2.3.6.1. Antecedentes 181

1.2.3.6.2. Concepto de la función de supervisión de auditoria pública 182

1.2.3.6.3. Importancia de la supervisión 183

. 1.2.3.6.4. Objetivos de la supervisión 184

1.2.3.6.5. El aspecto humano del supervisor 185

1.2.3.7. Liderazgo 185

1.2.3.7.1. Definición de líder 185

1.2.3.7.2. Definición de liderazgo 186

1.2.3.7.3. Tipos de liderazgo 186

1.2.3.7.3.1. Liderazgo 1 186

1.2.3.7.3.2. Liderazgo 2 186

1.2.3.7.3.3. Liderazgo 3 187

1.2.3.7.3.4. Liderazgo 4 187

1.2.3.7.3.5. Liderazgo 5 187

1.2.3.7.4. El estilo del supervisor 187

1.2.3.7.5. Autoridad del supervisor 188

1.2.3.7.6. El supervisor y la motivación 188

1.2.3.7.7. Funciones, responsabilidades y habilidades del supervisor de auditoria. 190

1.2.3.7.8. La supervisión en la auditoria publica 192

1.2.4. Encargado de auditoria 194






1.2.4.6. Concepto de encargado de auditoria 196

1.2.4.7. Requisitos técnicos 196

1.2.4.8. Deberes y responsabilidades 196

1.2.5. Auditor auxiliar 196






12

1.2.6. El Informe 198

1.2.6.1. Función del informe del auditor 198

1.2.6.2. Normas relativas a la información y al dictamen 198

1.2.6.1. Primera norma relativa al informe 198

1.2.6.1.1. El término principios de contabilidad generalmente aceptados 198

1.2.6.2. Segunda norma sobre uniformidad 199

1.2.6.2.1. El objetivo de la norma sobre uniformidades 199

1.2.6.3. Tercera norma revelaciones informativas adecuadas 200

1.2.6.4. Cuarta norma la expresión de opinión 201

1.2.6.3. Definición de presentar razonablemente el informe. 203

2. Recursos operativos necesarios para el desempeño del trabajo dentro del grupo de auditoria interna.

2.1 Estructura operativa 204

2.1.1. Concepto 204

2.1.2. Objetivo 205

2.1.3. Programa de trabajo 206

2.1.4. Programa de auditoria 215

2.1.5. Sistemas de índices 232

2.1.6. Marcas de auditoria 234

2.1.7. Cuestionarios de control interno 235

2.1.8. Control de horas trabajadas y horas no producidas en auditoria. 239

2.1.8.1. Objetivo 239

2.1.8.2. Importancia 239

2.1.8.3. Reportes periódicos de ocupación de tiempos 241

2.1.9. Evaluación de desempeño de personal 243

2.1.9.1. Objetivo 243


2.1.9.3. Cuestionario de evaluación 243

2.1.10. Capacitación y entrenamiento. 245

2.1.10.1. Concepto 245

2.1.10.2. Objetivo 245


2.1.10.4. Capacitación interna, responsables de la ejecución 245

2.1.10.5. Capacitación externa 247

2.1.11. El archivo de auditoria interna 247

2.1.11.1. Objetivos 248

13


2.1.11.3. Estructura funcional 248

2.1.11.3.1. Archivo de administración interna 248

2.1.11.3.2. Archivo de auditorias realizadas 249

2.1.11.3.3. Archivo general 249

2.1.11.4. Métodos de custodia, control y localización de la información archivada 249

2.1.11.5. Métodos de custodia y control de correspondencia. 249

CAPITULO VI CASO PRACTICO

IMPLANTACION DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA EN LA EMPRESA

“SOCIEDAD COOPERATIVA DE PRODUCCION, SA DE CV”

1. Planteamiento del problema 251

2. Compañía Sociedad Cooperativa de Producción, S.A. de C.V.

252

2.1 Historia 253

2.2 Sucursales 254

2.3 Misión 255

2.4 Visión 255

2.5 Filosofía 256

2.6 Acta Constitutiva 258

2.7 Estructura general de la compañía 260

2.8 Departamentos que la integran 261

2.8.1 Departamento de crédito y cobranza 261

2.8.1.1 Estrategias 261

2.8.2 Departamento de Producción 262

2.8.2.1 Formatos para el control de inventarios 262

2.8.2.1.1 Materia prima 263

2.8.2.1.2 Productos terminados 264

2.8.2.1.3 Almacén 264

2.8.3 Departamento de Mercadotecnia 265

2.8.3.1 Publicidad 265

2.8.3.2 Promoción de ventas 266

2.8.3.3 Distribución 266

14

2.8.4 Departamento de Recursos Humanos 267

2.8.4.1 Estrategias 267

2.9 Estado de resultados 268

2.9.1 Al 31 de mayo del 2004. 268

2.9.2 Al 31 de diciembre del 2005. 270

3. Implantación del Departamento de Auditoria Interna 271

3.1 Cedula de hallazgos encontrados en el análisis y evaluación 272

3.2 Justificación para la implantación del Departamento de Auditoria Interna 273

3.3 Carta de propuesta para la implantación por parte del Director de Auditoria 275

3.4 Organigrama General antes de la implantación del Departamento de Auditoria Interna 282

3.5 Organigrama General después de la implantación del Departamento de Auditoria Interna 276

3.6 Carta de autorización para la implantación por parte del Director de la Compañía 281

3.7 Presupuesto para la implantación del Departamento de Auditoria Interna 282

3.7.1 Recursos humanos propuestos 282

3.7.2 Recursos materiales propuestos 282

4. Programas de trabajo para su aplicación en el Departamento de Auditoria 283

4.1 Programa de trabajo general 283

4.2 Programa de Auditoria Administrativa 284

4.2.1 Planeación 284

4.3 Programa de Auditoria Operacional 286

4.3.1 Compras 286

4.3.2 Inventarios y almacenes 288

4.3.3 Efectivo 289

4.4 Programa de Auditoria Financiera 291

4.4.1 Cuentas por cobrar 291

5. Manual de Organización del Departamento de Auditoria Interna 293

5.1 Introducción 294

5.2 Generalidades 295

5.3 Misión 295

5.4 Visión 295

5.5 Filosofía 295

5.6 Valores 295

5.7 Actitudes 295

5.8 Departamento de Auditoria Interna 296

15

5.8.1 Generales 296

5.8.2 Organización 296

5.9 Organigrama del Departamento de Auditoria Interna 297

5.10 Funciones del personal de Auditoria Interna 298

5.10.1Director de Auditoria 298

5.10.2Supervisor de Auditoria 300

5.10.3Auditor Auxiliar 301

6. Manual de Políticas del Departamento de Auditoria Interna 302


6.2 Objetivo 303

6.3 Políticas Generales 304

6.4 Políticas para directivos 305

6.5 Políticas para operativos 306

6.6 Normatividad 306

7. Manual de Procedimientos del Departamento de Auditoria Interna 307


7.2 Caja 309

7.2.1 Objetivo 309

7.2.2 Alcance 309

7.2.3 Procedimientos 309

7.2.4 Normatividad 311

7.3 Bancos (moneda nacional) 312

7.3.1 Objetivo 312

7.3.2 Alcance 312



7.4 Cuentas por cobrar 314

7.4.1 Objetivo 314

7.4.2 Alcance 314



7.5 Inventarios 316

7.5.1 Objetivo 316

7.5.2 Alcance 316


16

7.5.3.1 Materia prima 316

7.5.3.2 Productos terminados 317


7.6 Fraudes 320

7.6.1 Objetivo 320

7.6.2 Alcance 320



7.7 Quejas 321

7.7.1 Objetivo 321

7.7.2 Alcance 321



7.8 Revisión de información 323

7.8.1 Objetivo 323

7.8.2 Alcance 323



Marcas de Revisión 325

Conclusiones 326

Bibliografía 329

17

INTRODUCCION

La Auditoria es una función privativa del Contador Público Colegiado, y su ejercicio esta sujeto a las Normas

Internacionales de Auditoria (NIA), aprobadas en los diferentes Congresos Nacionales de la Profesión.

También es una herramienta de gestión que apoya a la alta Dirección de la Entidad, calificando y evaluando el

grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economicidad con que se manejan los recursos institucionales,

así como el cumplimiento de las normas legales y los lineamientos de política y planes de acción, evaluando

además la eficiencia de los sistemas administrativos y de control, para de esta manera coadyuvar al logro de

los propósitos fundamentales de la organización.

La Auditoria Interna, tiene como función fundamental detectar en forma oportuna los errores, irregularidades

y desviaciones para evaluarlas y recomendar las medias correctivas inherentes a cada caso.

La Auditoria Interna evalúa los resultados obtenidos en un período considerándolos en función a la

efectividad, eficiencia y economía, de los cuales depende la productividad de la Entidad.

La Auditoria Interna y los Exámenes Especiales en la Entidad Estatal, se realizan aplicando las Normas

Internacionales de Auditoria (NIA), y vienen a constituir el Control Interno Posterior que es ejecutado por el

Órgano de Auditoria Interna de la Entidad.

El proceso de la Auditoria Interna comprende las etapas de: Planificación, Ejecución y Elaboración del

Informe. Se inicia con la formulación del respectivo Programa o Plan de Trabajo y culmina con la remisión

del Informe al Titular de la Entidad y un ejemplar a la Contraloría General de la República.

La Auditoria Interna, tiene como objetivos principales:

1. Apoyar a la alta Dirección de la Entidad, en sus esfuerzos por promover el mejoramiento de la gestión, la

eficiencia operacional y la adhesión a las políticas que se señalen.

2. Propiciar que la ejecución de sus acciones se ajuste al ordenamiento legal normativo que regula el

funcionamiento de la entidad.

3. Comprobar que el manejo de los recursos humanos, materiales y/o financieros, se ejecute en términos

eficientes, eficaces y económicos, así como, que las metas y objetivos de la organización se cumplan con

efectividad.

4. Promover la existencia y funcionamiento de controles internos contables y administrativos que permita la

protección de los recursos y/o bienes institucionales y que permita contar con información contable,

suficiente, pertinente y oportuna.

5. Propiciar el autocontrol y promover la probidad administrativa.

La Auditoria Interna cumple las siguientes funciones:

1.- Evaluar en forma permanente, el funcionamiento de los controles internos establecidos por la

Administración y recomendar las medidas que signifiquen mejorar su efectividad. Lo anterior, puede derivar

en una evaluación general del sistema de control interno y/o de áreas específicas, e incluso, de aspectos

constitutivos del control, como la organización, los procedimientos, los métodos, los sistemas de información

y el personal.

18

2.- Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos y políticas, así como, las metas de corto, mediano y

largo plazo, señalados por la Dirección Superior y/o que emanen del proceso de planificación pertinente. Para

cumplir este propósito, es fundamental que las directivas se encuentren claramente establecidas, con la

existencia de un sistema de información confiable, que permita conocer oportunamente los avances y

ejecuciones.

3. Evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los medios y formas de generación de información para el proceso

de toma de decisiones.

4. Determinar el grado de economía y eficiencia con que se utilizan los recursos de la entidad, considerando

aspectos técnicos, criterios económicos, sociales y culturales existentes.

5. Promover la adopción de instrumentos de autocontrol (metas, indicadores, etc.) en las unidades operativas

de la organización de la entidad.

6. Verificar la existencia de adecuados sistemas de información, registro y control, que generen resultados

oportunos y veraces.

7. Establecer el grado de implementación de las medidas preventivas y/o correctivas provenientes de las

evaluaciones realizadas (auditorias anteriores).

8. Desarrollar las funciones de supervisión y auditoria prescritas en el Plan anual, y elaborar los informes

respectivos y hacer llegar al Titular de la entidad, y un ejemplar a la Contraloría General de la República.

9. Analizar la percepción externa (público, etc.) mediante un estudio y seguimiento de quejas o denuncias que

incidan en el funcionamiento de la entidad, sobre aspectos que se espera que la entidad deba realizar.

El departamento de auditoria interna es la Oficina de Control Interno de la Entidad, responsable de la

fiscalización de sus operaciones económicas, financieras y administrativas.

Depende jerárquicamente del Titular de la Entidad o Alta Dirección, y funcionalmente de la Contraloría

General de la República.

El departamento de auditoria interna cuenta con normas y procedimientos, así como manuales que rigen las

funciones que han de desarrollarse dentro de la organización.

El Principio de Auditoria, es una verdad fundamental, o sea la principal ley y doctrina.

Los Principios de la Auditoria son las verdades o doctrinas básicas que indican los objetivos de la Auditoria y

sugieren la forma en que se alcanzan los mismos.

Las Normas de Auditoria, son los requisitos relativos a la personalidad del Auditor y al trabajo que

desempeña, que se derivan de la naturaleza profesional de su actividad en la Auditoria y de sus características

específicas. Entre estas tenemos las Normas Personales, Las Normas relativas a la ejecución del trabajo, y las

Normas relativas a la Información y el Dictamen.

Los Procedimientos de Auditoria, son los pasos a seguir en el desarrollo mismo de la Auditoria y estos deben

ser planificados con anticipación pero no perdiendo su nivel de flexibilidad.

El Auditor antes de iniciar un trabajo profesional debe suscribir un Contrato por escrito, mediante el cual

pacta el tipo de servicios que se compromete a prestar a un cliente, en este contrato se debe especificar la tarea

a realizar, el tiempo para efectuarlo, los honorarios profesionales y su forma de pago, etc.

19

El problema de la responsabilidad legal de un Auditor, se puede presentar por lo siguiente:

1.- Responsabilidad por incumplimiento de contrato.

2.- Responsabilidad por negligencia y fraudes.

3.- Responsabilidad bajo las leyes de valores bursátiles.

4.- Responsabilidad ante los Accionistas.

5.- Responsabilidad por los Estados Financieros.

El Órgano de Auditoria Interna de la Entidad tiene como Objetivos:

1.- Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos, verificando el cumplimiento de las disposiciones

legales y reglamentarias.

2.- Determinar la razonabilidad de la Información Financiera.

3.- Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos, con

relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los Planes y Programas aprobados por la Entidad.

4.- Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión de la Entidad.

5.- Fortalecer el Sistema de Control Interno de la Entidad.

6.- Asesorar a los diferentes órganos de la Entidad, en lo que le corresponde.

7.- Realizar auditorias y Exámenes Especiales a la Entidad, a fin de recomendar las medidas correctivas

pertinentes.

8.- Verificar la aplicación de dispositivos legales, sobre programación, ejecución y evaluación del

Presupuesto de la Entidad.

9.- Evaluar el cumplimiento del Plan de Desarrollo de corto y mediano plazo.

10- Efectuar el seguimiento de los procesos administrativos, para dar cumplimiento a las normas legales

pertinentes.

11- Planificar y efectuar exámenes de control en los asuntos administrativos de la Entidad.

12.- Efectuar el seguimiento y evaluación de la aplicación de las medidas correctivas a efecto de superar las

observaciones anotadas en acciones de control anteriores.

El Órgano de Auditoria Interna, es responsable de:

1.- Planificar, programar y ejecutar exámenes y evaluaciones posteriores de las actividades de la entidad, en

sus aspectos presupuestario, económico, financiero, patrimonial, normativo, operacional y de gestión,

ejerciendo un control integral e integrado fundado en criterios de economía, eficiencia y eficacia.

2.- Verificar el mantenimiento de un adecuado sistema de Control Interno incorporado a la organización de la

entidad, privilegiando las pautas dictadas por la economía, eficiencia y eficacia.

El Órgano de Auditoria Interna, debe cumplir las siguientes acciones:

1.- Elaborar el planeamiento general de la auditoria interna, de acuerdo a las Normas Generales de Control

Interno y la Auditoria Interna, aplicando el modelo de control integral e integrado.

2.- Elaborar el Plan Anual de Auditoria Interna.

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3.- Participar en la definición de normas y procedimientos a efecto de establecer en acuerdo con la alta

Dirección de la entidad, el Sistema de Control Interno y posteriormente efectuar su seguimiento.

4.- Asesorar en la determinación de las normas y procedimientos propios del Sistema de Control Interno.

5.- Verificar el cumplimiento de políticas, programas y proyectos de investigación, formación superior,

capacitación y documentación e información.

6.- Revisar y evaluar la aplicación de los controles operativos, contables, financieros, y legales.

7.- Verificar si las operaciones son efectuadas de acuerdo con las normas legales y de contabilidad aplicables

y a los niveles presupuestarios correspondientes.

8.- Determinar la confiabilidad de los datos que se utilizan en la elaboración de la información contable y los

estados financieros.

9.- Determinar la precisión de los registros y las medidas de resguardo tomadas para protegerlo.

10.- Realizar informes periódicos al Titular de la Entidad, sobre las auditorias y otros controles practicados, y

en su caso, formular las recomendaciones u observaciones que correspondan.

11.- Remitir un ejemplar de los informes y auditorias realizadas a la Contraloría General de la República.

12.- Remitir informes al Titular de la entidad y a la Contraloría General de la República sobre el seguimiento

a las recomendaciones y observaciones realizadas en anteriores exámenes.

13.- Informar sobre los temas que el Directorio y la Contraloría General de la República lo requieran.

14.- Evaluar el cumplimiento de las políticas, planes y procedimientos determinados por la autoridad superior.

15.- Tomar conocimiento integral de los actos y evaluar aquellos de significativa trascendencia económica.

21

CAPITULO I

ESTRUCTURA DEL GRUPO DE AUDITORIA

22

CAPITULO I

ESTRUCTURA DEL GRUPO DE AUDITORIA

En este capitulo veremos como identificar la ubicación ideal del grupo de auditoria interna dentro de una

organización. Dados los criterios de a quien va a reportar, esto es, al consejo de administración, a la dirección

general, a la dirección de finanzas, al contralor o a otros funcionarios, es así como sabremos donde estará

ubicado este grupo de auditoria interna. También identificaremos los factores que influyen en la

determinación de la estructura y dimensiones del mismo.

Así mismo contaremos con los elementos que nos permitan conocer los niveles jerárquicos que se pueden dar

en este grupo de auditoria, como es: el director de auditoria, el gerente de auditoria, supervisor de auditoria,

encargado de auditoria y el auditor auxiliar. Y el estudio básico a considerar en la estructura operativa del

grupo de auditoria interna, como son: programas de trabajo, programas de auditoria, sistemas de índices de

papeles de trabajo y un modelo del sistema, el control de horas trabajadas y horas no productivas en auditoria,

evaluación del desempeño del personal de auditoria interna, capacitación y entrenamiento del personal, y el

archivo de auditoria interna.

23

INTRODUCCIÓN

La continua expansión de los negocios modernos ha añadido pesadas cargas a la dirección de una empresa a

la hora de mantener el control sobre operaciones extensas. El incremento en las actividades regulares, la

descentralización, y la mayor dispersión geográfica han puesto por sí mismos serios retos al control de la

dirección. Hay que añadir, además, los nuevos problemas relacionados con las fusiones y adquisiciones, la

diversificación de productos, la informática y otras tecnologías, el grado de complejidad alcanzado reclama

una ejecución sobresaliente en todos los niveles de dirección.

Anteriormente, la dirección podía mantener el control a través del constante contacto personal de la empresa,

con otros niveles de dirección hasta con los empleados individualmente. Los nuevos problemas han hecho

necesario delegar responsabilidades y autoridad en numerosos niveles de supervisión. Sin embargo, la

responsabilidad de la dirección no termina con esta asignación e funciones pues no puede delegar su

responsabilidad general. Con la delegación de responsabilidades la dirección tuvo que encauzar el control a

través de especialistas, los auditores internos, para poder mantener la vigilancia cobre la cadena de control de

dirección. Es necesario un programa sistemático de revisión y valoración para comprobar que las

responsabilidades delegadas han sido bien encausadas y que las políticas y procedimientos establecidos se han

llevado a cabo como estaba previsto. Más aun, si pudiese existir una revisión regular por un personal

cualificado para determinar que el sistema de control ha sido el adecuado y, a través de pruebas constantes,

determinar que ha resultado operativamente efectivo, podría asegurarse la integridad el control y de la

información. Sin tal seguridad, la dirección podría dudar de los estados financieros cuando se utilicen una

guía para la toma de decisiones diaria. Sin tal seguridad, el auditor no puede confiar en el sistema de control

interno, a no ser que incremente mucho las evidencias y la extensión de los procedimientos de auditoria.

24

1. AUDITORIA

1.1. Concepto

Es un proceso sistemático que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencia sobre las afirmaciones

relativas de los actos y eventos de carácter económico; con el fin de determinar el grado de correspondencia

entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas

interesadas.

Para poner un ejemplo, una organización podría hacer cierto número de afirmaciones (llamadas a veces

declaraciones) incluyendo las siguientes:

1. Los estados financieros representan mediciones imparciales de los eventos económicos y las

operaciones comerciales que influyen en la organización.

2. El sistema computarizado de contabilidad que se sigue en la organización es eficaz y confiable.

Cada una de esas afirmaciones la hace la organización a través de su proceso contable, el cual, recoge,

resume, clasifica y presenta los datos pertinentes. Mediante la auditoria se obtiene y se evalúa la evidencia

necesaria para determinar si las afirmaciones de la organización están de acuerdo con los criterios que se han

establecido.

En el caso de las afirmaciones hechas por medio de los estados financieros, el criterio establecido es si dichos

estados concuerdan con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En cambio, los criterios que

gobiernan las afirmaciones hechas por medio del sistema contable computarizado constituyen juicios acerca

de qué es un sistema eficaz y confiable. Los auditores pueden evaluar el grado en que esas afirmaciones

satisfacen los criterios de eficacia y confiabilidad que se consideran apropiados.

1.2. Tipos de auditores

Las personas contratadas para auditar acciones y eventos económicos se clasifican, por lo general, en dos

grupos

1. Auditores independientes

2. Auditores internos

A continuación se explica una breve descripción del tipo de auditoria que realiza cada grupo.

1.2.1. Auditores independientes Son personas que prestan sus servicios en forma individual o son

miembros de despachos de contadores públicos que ofrecen servicios profesionales de auditoria a sus clientes.

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Por razón de sus educación, entrenamiento y experiencia los auditores independientes están capacitados para

realizar cada uno de los tipos de auditoria que se mencionaron líneas atrás. Los clientes de los auditores

independientes podrán concluir empresas con fines de lucro, organizaciones no lucrativas, dependencias

gubernamentales e individuales.

A igual que los médicos y los abogados, los auditores independientes trabajan por honorarios. Existen

aspectos similares entre la función de un auditor independiente en un despacho de contadores públicos y la de

un abogado que presenta sus servicios para un despacho legal. Sin embargo, existe también una diferencia

muy importante. Se espera que el auditor mantenga su independencia del cliente al realizar una auditoria y al

reportar los resultados; por el contrario se espera que el abogado defienda a su cliente al prestar sus servicios

legales.

La independencia del auditor involucra consideraciones tanto conceptuales como técnicas. Por el momento,

basta decir, que para ser independiente, un auditor no debe tener prejuicios respecto al cliente sometido a

auditorias; además debe actuar lo más objetivamente posible ante quienes dependen de los resultados de la

auditoria. En capítulos posteriores se concederá mayor atención a la independencia.

La mayoría de los auditores independientes tienen permiso para actuar como contador públicos. Por lo

general, la autorización par ejercer se logra después de aprobar el examen de Contador Publico y al obtener

experiencia practica en auditoria. El organismo colegiado nacional que elabora el examen de Contador

Público y establece las normas para ejercer la profesión es el American Institute of Certified Public

Accountants (AICPA).

1.2.2. Auditores internos Es una función evaluadora independiente establecida dentro de una organización

con el fin de evaluar y examinar sus actividades, como un servicio a la organización. Los auditores internos

son empleados de las organizaciones cuyas actividades evalúan. Sin embargo, se pueden tomar medidas para

dar a estos auditores cierto grado se independencia. En muchas empresas, por ejemplo, los auditores internos

dependen directamente de un subdirector de finanzas y en algunos casos del Consejo de Administración.

Los auditores internos de una empresa pueden practicar auditorias tanto financieras como operacionales; pero,

en el caso de las financieras, la finalidad y el alcance difieren de los que caracterizan a las que practican los

contadores públicos. Los auditores internos determinan el grado en que las diversas funciones de su

organización observan las políticas y requisitos administrativos establecidos.

Muchos auditores internos desempeñan funciones de auditoria operacional para su empresa. La evaluación de

su sistema contable computarizado y las recomendaciones para mejorarlo son un ejemplo. Sin embargo, a

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diferencia de lo que ocurre con los auditores externos, los internos pueden involucrarse en la ejecución

cotidiana de sus recomendaciones.

1.3. La auditoria interna actividad del contador público

1.3.1. Concepto

Es un servicio a la organización, consistente en una valoración independiente de la actividad establecida

dentro de la misma. Es el control que funciona por medio del examen y evaluación de lo adecuado y efectivo

de otros controles.

La auditoria interna es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización, para

examinar y evaluar sus actividades como ente de servicio.

La auditoria interna se relaciona con la actividad del contador publico independiente ya que de a acuerdo con

los principios de contabilidad generalmente aceptados, estos deben de tener el conocimiento o capacitación

adecuada para poder llevar a cabo la revisión del control interno que se esta llevando en la empresa, y dar una

opinión acerca del funcionamiento de la misma.

1.3.2. Objetivo

Consiste en asistir a los miembros de la organización, descargándoles de sus responsabilidades de forma

efectiva. Con este fin les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información

concerniente a las actividades revisadas. El objetivo de la auditoria incluye la promoción del control efectivo

a un costo razonable.

Su objetivo consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades

proporcionándoles análisis, evaluación, recomendaciones, asesora e información.

Los miembros de la organización a quienes apoyan los auditores internos incluyen al:

Consejo de Administración.

Dirección

Gerencia

Los auditores internos son responsables ante ellos, entre otras actividades, de:

Ofrecer información acerca de la adecuación y efectividad del sistema de control interno de la

organización.

27

Asegurar la salvaguarda de los activos de la empresa.

Comprobar que los reportes preparados sean correctos y las operaciones eficientes.

Cuidar que el marco legal en que se desenvuelve la empresa se observe y cumpla correctamente.

Debido a que la función de la auditoria interna es dar servicio y proveer de información a los niveles más

altos de la organización esta ha cobrado un desarrollo muy importante en los últimos años. Su auge responde,

entre otros factores, a la creciente complejidad de las organizaciones y a las operaciones que las caracterizan.

Es precisamente para esos altos niveles de mando que surge la necesidad de respaldar un área que auxilie en

el control y seguimiento de dichas operaciones y que apoye a la misma organización. Este, es un gran reto

para los auditores internos.

De hecho para poder encarar tales desafíos, los auditores internos deben poseer una serie de cualidades;

algunas de ellas son:

Ser excelentes comunicadores

Reconocimientos

Mostrar un criterio claro y objetivo

Desde luego dominar las áreas de:

Contabilidad,

Economía,

Finanzas

Y otras disciplinas administrativas.

1.4. Independencia y objetividad de los auditores internos

La auditoria interna, desde su inicio, surge como herramienta para el cuidado de los intereses de los

propietarios de las empresas. Sin embargo, aunque el departamento de auditoria interna es parte inherente de

la empresa a la que pertenece –pues emplea personal contratado por esta y hace uso de los recursos que la

misma la ha asignado, sus actividades deben guardar el máximo nivel de independencia posible.

Cuando se habla de “independencia del departamento de auditoria interna” se requiere de cierta aclaración.

Significa que “El auditor interno debe ser independiente de las actividades que audita”, no de la empresa en

donde lleva a cabo la auditoria. La necesidad de que el auditor sea independiente de las actividades que audita

es determinante para lograr que este desempeñe su trabajo de manera libre y objetiva emitiendo juicios

imparciales. La falta parcial o total de independencia atenta contra la naturaleza, objetivos y responsabilidades

de la auditoria interna.

28

Una de las formas más efectivas para lograr la independencia del departamento de auditoria interna, depende

del nivel organizacional o jerarquía que se le otorgue al departamento dentro de la organización; pero para

obtener éxito esta deberá combinarse con otros factores tales como la objetividad en el trabajo de auditoria.

1.4.1. Independencia

Una de las formas de lograr que el departamento de auditoria interna consiga la independencia es mediante el

nivel organizacional que tenga dicho departamento dentro de la empresa.

En este caso “el nivel organizacional deberá ser jerárquicamente tal que le permita al auditor interno el

cumplimiento de sus responsabilidades” contando con el apoyo del Consejo de Administración y de la

Dirección. Así obtendrá la cooperación al mas alto nivel de toma de decisiones en la empresa, realizando el

trabajo libre de interferencias; a la vez gozara de un incentivo para que los auditados le otorguen la

importancia requerida a las observaciones hechas en cada informe de auditoria.

De hecho el director o responsable del departamento de auditoria interna deberá responder a una persona de la

organización que goce de suficiente autoridad para fomentar su independencia y asegure una amplia cobertura

de la auditoria; esta persona proveerá una adecuada consideración a sus informes y apropiadas acciones en las

recomendaciones de la auditoria.

De preferencia, el director de auditoria deberá mantener comunicación directa con el consejo de

administración, de forma que se garantice la independencia y a la vez constituya un medio para que el consejo

de Administración y el director permanezca informado sobre asuntos de mutuo interés. Esta comunicación

con el consejo de administración se puede favorecer mediante organismos como de auditoria del cual se habla

más adelante.

Naturalmente el propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna se plasma por

escrito en un departamento formal. El documento debe tener la siguiente información:

La posición del departamento dentro de la organización.

La autoridad para el acceso a registros personal y propiedades físicas relevantes en la realización

de las auditorias; y

El alcance de las actividades de la auditoria.

1.4.2. Objetividad

“Los auditores internos deben ser objetivos en el desarrollo de sus auditorias”, esta objetividad es una de las

actitudes mas importantes que deberán observar los auditores internos al realizar su trabajo. Al ser objetivos,

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los auditores internos logran la independencia de las actividades que auditan; esto implica que no deben

subordinar sus juicios a los de otro en materia de auditoria, ni dejar que se influya de manera alguna sobre su

trabajo con opiniones ajenas.

La objetividad también requiere que los auditores internos profesen plena confianza y honestidad hacia el

producto de su trabajo, por lo que no deben existir compromisos significativos que afecten la calidad; es

decir; los auditores internos deben evitar colocarse en situaciones en las que se sientan imposibilitados para

hacer juicios profesionales objetivos.

1.5. Alcance de la auditoria interna

1.5.1. Concepto

Este considera el examen y evaluación de la adecuación y eficiencia del sistema de control interno de la

organización y la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas.

El alcance de la auditoria interna incluye:

Revisión de la veracidad e integridad de la información financiera y operativa y los medios

utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.

Revisar los sistemas establecidos para asegura el cumplimiento de políticas, planes,

procedimientos y ordenamientos legales que puedan tener un impacto significativo en las

operaciones y los reportes, y determinar si la organización cumple con tales sistemas.

Revisar las medidas para salvaguardar activos y si son adecuadas; verificar la existencia de tales

activos.

Evaluar el aspecto económico y la eficiencia con que los recursos están siendo utilizados.

Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los resultados sean acordes

con los objetivos y metas establecidos, y si esas operaciones o programas están siendo llevados a

cabo según lo planeado.

1.5.2. Alcance del trabajo

Esta norma establece el alcance del trabajo a cargo del departamento de auditoria interna; en principio quien

lo define es la administración de la empresa

Para ello la empresa debe delimitar que actividades deberán se auditadas, con que detalle y mediante que tipos

de auditoria; además es importante hacer una revisión de la adecuación y efectividad del sistema de control

interno, con el fin de verificar que tanto ayudan y se adaptan los controles a las necesidades y objetivos

específicos de la organización. Sin necesidades y objetivos específicos de la organización. Sin duda, mientras

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mas efectivo sea dicho sistema, se proporcionara una mayor seguridad de que los objetivos y metas de la

organización se cumplan de manera eficiente y económica. Además, con estas definiciones se reduce la

necesidad de extensión y detalle de las futuras auditorias.

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma

coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la contabilidad y confiabilidad

de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas

prescritas por la organización.

2. CONTROL INTERNO

Introducción

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma

coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad

de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas

prescritas por la administración.

Es indispensable que uno de los aspectos más importantes en el ejercicio de cualquier tipo de auditoria lo

constituye el estudio y evaluación del control interno. Existen muchos sobre el tema, los cuales orientan y

proporcionan bases filosóficas y técnicas sobre el concepto, naturaleza, objetivos, elementos y enfoques que

se deben tomar en cuanta para desarrollar esta fase del trabajo del auditor, tal es el caso de los

pronunciamientos del Instituto Mexicano de Contadores Públicos contenidos en las Normas y Procedimientos

de Auditoria.

2.1. Concepto

El control interno es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que son relativos y que

están directamente relacionados principalmente con a salvaguarda de activos y con la finalidad de los riesgos

financiero. Si el sistema de control interno es adecuado, la posibilidad de que el fraude u otros errores

existan, en cualquier magnitud es remota. Teniendo confianza en la ausencia de fraudes o errores en el

proceso de la información, el auditor independiente puede decidir más tiempo a la obtención de evidencia con

relación a la presentación adecuada de la posición financiera y de los resultados de las operaciones.

Los auditores independientes debe revisar el sistema de control interno contable en cada uno de los encargos y

basándose en el desarrollo adecuado del alcance de su examen. La responsabilidad normalmente atribuida a

31

los auditores internos es la de designar, implementar, revisar y probar el sistema de control interno de su

empresa.

2.2. Objetivos

Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a las políticas prescritas o

establecidas por la administración de la entidad: La razón es obvia; el contar con sólidas y bien

estructuradas políticas – respetables y respetadas – permitirán una administración y operación

ordenada, sana y con guías que normaran, orden y regularan la actuación. “Auditoria

Administrativa”.

Promover eficiencia en la operación: Las políticas y disposiciones instauradas por la

administración serán la base, soporte y punto de partida para operar. Dichas políticas habrán de

identificar metas y estándares de operación básicos para medir el desempeño y calificar la

eficiencia, eficacia y economía; elementos estos indispensables hacia la optima sinergia

operativa integral. “Auditoria Operacional”.

Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información

administrativa, operacional y financiera que se genera en la entidad: La información es básica e

indispensable para conocer la gestión y el desempeño sucedido; el como se encuentra la entidad

en la actividad; y una base fundamental para la toma de decisiones que garanticen su bienestar

futuro. La información dirá que tan buenas y acertadas han sido las políticas establecidas; y que

tan eficiente ha sido la operación. Una entidad sin buena información hace endeble su existencia

y subsistencia. “Auditoria Financiera”.

Protección de los activos de la entidad: Es la observancia de los tres objetivos anteriores. Es

indiscutible que tiene que haber políticas claras y especificas, y que se respeten, que involucren

el buen cuidado y alta protección y administración de los activos. (Por ejemplo en los flujos de

fondos, las cuentas y documentos por cobrar, los inventarios de inmuebles, maquinaria y equipo,

etcétera.). las políticas deben tender hacia una óptima eficiencia en la operación con los activos.

Y, obviamente, los activos deben estar registrados en la contabilidad y que se informe que se

esta haciendo con ellos; activos no registrados correctamente son activos sin control.

Los objetivos 1 y 2 se refieren al control interno administrativo y los objetivos 3 y 4 constituyen el control

interno contable. La conjunción de ambos deriva en el Sistema Integral de Control Interno.

2.3. Clases de auditorias

2.3.1. Auditoria administrativa

32

Concepto

Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso

administrativo, aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que

puedan tener un impacto significativo en la operación y en los reportes, y asegurar si la organización los esta

cumpliendo y respetando.

Objetivo

Verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos

del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Es su objetivo también el evaluar la calidad de la

administración en su conjunto

2.3.2. Auditoria operacional

Concepto

Es una auditoria no financiera cuyo objetivo es la previsión, evaluación y creación de sistemas

administrativos con la finalidad de lograr la mayor eficiencia y efectividad en las operaciones y

procedimientos de la organización, así como una mejor productividad de los empleados.

Objetivo

Como ya se menciono uno de los principales objetivos de la auditoria operacional es evaluar la efectividad y

la eficiencia de los sistemas administrativos, así como los controles internos sobre las operaciones de la

empresa. Para eso los auditores internos deben tener aquellos estándares que les permitan revisar tales

operaciones y llegar a una evaluación completa y objetiva que le ayude a la administración de la empresa a

buscar soluciones y mejoras para un mejor posicionamiento en el mercado. Estos estándares tienen

generalmente dos fuentes: por un lado los objetivos que se ha fijado la propia empresa de acuerdo a sus

políticas, metas y presupuestos y por el otro los estándares y “mejores prácticas” que se observen en la

industria o en el medio donde se mueve la empresa.

2.3.3. Auditoria financiera

Concepto

Es concretamente una auditoria de los estados financieros de una empresa donde revisa que las operaciones

hayan sido correctamente registradas así como hechas en un marco de honestidad. En general, este tipo de

33

auditoria es propia tanto de auditores externos como internos, aunque en cada caso se persiguen distintos

objetivos:

Auditores Externos:

Es una revisión de los estados financieros el auditor busca una razonable certeza de que las cifras ahí vertidas

son concretas. La información que revisan normalmente será usada por los accionistas de la empresa y el

público en general.

Auditores Internos:

Por su parte, el fin que persiguen los auditores internos con las auditorias financieras es ayudar a la

organización en el cumplimiento de sus objetivos. La información que revisan normalmente será usada para

fines internos.

Objetivo

Examen total o parcial de información financiera, y la complementaria operacional y administrativa, con

objeto de expresar una opinión para efectos internos sobre las cuentas, rubros o conceptos examinados.

2.3.4. Auditoria administrativa y operacional

Descripción

Revisión de las operaciones que realiza la Empresa, incluyendo la estructura de organización, los sistemas y

procedimientos relacionados, con objeto de formular una evaluación e incrementar la eficiencia operativa.

Alcance

Se lleva acabo por áreas de responsabilidad o por ciclos de operación, evaluando paso a paso cada una de las

funciones que realizan los funcionarios, empleados administrativos, de producción y en general cada una de

las áreas de la empresa.

Beneficios

Dar a los usuarios de los Estados financieros, tales como; accionistas, proveedores, bancos, financieros, etc.

La confianza de que la información plasmada en ellos, cuenta con una opinión de un tercero y ha sido

validada, lo que permite eficientar la toma de decisiones.

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2.3.5. Auditoria de contratos

Objetivo

Las auditorias de contratos siempre corren a cargo del auditor interno en una empresa distinta a la cual

trabaja; tiene lugar cuando dos empresas sostienen una relación comercial y de acuerdo con las condiciones

pactadas, el pago de una a otra depende de un cierto evento o hecho que será determinado por la empresa que

recibirá el pago. Por ejemplo, contratos de construcción, cuya ganancia de la empresa que se realiza la obra

será el costo incurrido más un plus, en este caso, la función del auditor interno de la empresa que paga sería

revisar que el costo que reporta la empresa constructora sea correcto.

2.3.6. Auditoria a los sistemas de computo

Desde los años sesenta comenzó el uso de la computadora como una herramienta auxiliar en el mundo de los

negocios. Hoy en día el empleo de esta tecnología ha cambiado radicalmente la manera no sólo de hacer

negocios sino de administrar, organizar y preparar la información; de hecho casi cualquier empresa moderna

cuenta con equipo de cómputo: desde muy pequeñas que trabajan con una computadora interconectadas en

redes. Sin embargo, lo relevare en este sentido, no es el aspecto cuantitativo sino los sistemas de información

que contienen diseñados de acuerdo con las necesidades de la empresa. Esos, a su vez, pueden ir desde la

paquetería universal de oficina (hojas de cálculo y procesadores de palabras) hasta complicados sistemas de

información diseñados específicamente para cada empresa.

Resulta entonces obvia la necesidad de que los auditores internos comprendan cómo funcionan estos sistemas

y puedan, entre otras tareas, ayudar en el desarrollo de sistemas de información. El auditor deberá cerciorarse

de que éstos incluyan lo necesario acerca de control interno, pues resultaría demasiado costoso que una vez

diseñado un determinado sistema se concluyera que presenta debilidades en este rubro.

Sin embargo, aun cuando el control interno haya sido conveniente incluir en el diseño de los sistemas de

información, no hay garantía de que serán cumplidos. Por ello es importante efectuar revisiones periódicas a

los sistemas para asegurarse de que los controles siguen donde se establecieron y funcionando.

Otras de las tareas propias de los auditores internos muy relacionadas con la anterior, son las revisiones de

seguridad: en ellas el auditor interno deberá asegurarse que los sistemas de computo (tanto hardware como

software) están protegidos de percances físicos (incendios, temblores, asaltos, etcétera.) a través de un seguro

o de medidas pertinentes que permitan resguardarlos ante una situación de peligro como son los accesos no

autorizados a la información.

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2.3.7. Auditoria de cumplimiento

El objetivo de las auditorias de cumplimiento es que el auditor interno obtenga la certeza que la empresa

cumple con los reglamentos, políticas, leyes y regulaciones impuestas por el gobierno y por la misma

administración de la organización. Con esta revisión se logra la verificación y el seguimiento de uno de los

principales objetivos del control interno expuestos en el inicio de este capítulo.

3. Actividades colaterales

3.1. En coordinación con auditoria externa

3.1.1. Intereses primarios de la auditoria externa y la auditoria interna

La necesidad de coordinación entre ambas auditorias es indiscutible y fuera de toda duda; sin embargo, antes

de entrar al tratamiento en especifico de la coordinación, es conveniente dejar asentado los intereses primarios

de dichas funciones como un punto de referencia que so deberá se soslayado.

El auditor externo empieza su labor partiendo de resultados finales y de ahí hacia la forma como se

alcanzaron estos; por el contrario, el auditor interno empieza revisando las actividades básicas de una

organización con miras al futuro, en un espíritu de servicios para el bienestar de la misma.

En el caso del auditor externo su interés primario esta en poder expresar una opinión sobre la razonabilidad

de la situación financiera de una organización así como los resultados de operación por el periodo que le es

relativo; por consiguiente, este auditor esta mas orientado hacia los saldos finales de los estados financieros y

la evidencia que soporta la validez de estos. El auditor interno, por su lado, esta más enfocado hacia la

efectividad de la administración y las actividades operativas básicas así como su grado de contribución en los

resultados y en el bienestar económico de la organización.

Todo lo anterior significa que los dos grupos de auditoria, y con la misma fuente de información, tienen

prioridades. Secundarias diferentes y objetivos primarios completamente diferentes.

3.1.2. Intereses secundarios interrelacionados

Un interés común entre ambas disciplinas se ubica en el Control Interno. En el auditor interno por ser de pieza

central del alcance de su intervención al vigilar por el cumplimiento de los objetivos que persigue el control

interno. En el auditor externo porque dependiendo de la calidad del control interno instaurado en la

36

organización cuya información financiera esta sujeta a su revisión, será la profundidad y alcance a aplicar en

su examen: a mejor control, reducción en las pruebas de auditoria; a menor control, ampliación de las pruebas

de auditoria; situación que impacto de manera determinante en el tiempo a invertir en la auditoria externa y al

cobro de honorarios consecuente.

3.1.3. Objetivo de la coordinación

Se debe coordinar el trabajo de auditoria interna y de auditoria externa a efectos de asegurar una adecuada

cobertura de auditoria y minimizar así la duplicación de esfuerzos.

3.1.3.1. Componentes de la coordinación de esfuerzos de la auditoria

Toca ahora identificar y evaluar los componentes específicos o tipos de practicas de coordinación; para el

efecto es necesario reconocer que ninguna clasificación dará la formula exacta de mención satisfactoria de la

coordinación debido a la gran variedad y complejidad que se presenta en las operaciones de cada organización

en lo particular, y a la forma como se maneja este esfuerzo de coordinación en los niveles altos e inferiores de

las mismas. Esto quiere decir que las actividades de coordinación en una situación particular pueden ser

relativamente simples entre ambos auditores cuando cada uno se preocupa por su propia misión; o bien, por

otro lado esta actividad puede ser vista como un gran esfuerzo que puede alcanzar, inclusive, niveles de

sofisticación para algunas organizaciones.

1. Intercambio de documentación de auditoria

Intercambio de papeles de trabajo.- El poner el auditor interno sus papeles de trabajo a disposición del

auditor externo es una practica que puede ser sana y con teniente en virtud de que el primero puede haber

desarrollado ciertos tipos de revisión o examen que eventualmente sea de utilidad para el segundo ante la

obviedad de ahorro en tiempo, esfuerzos y por supuesto honorarios de auditoria. Sin embargo, habrá que

distinguir plenamente cuando esta actitud representa coordinación, y cuando se trata de que el auditor externo

disponga de ellos para estudiar y evaluar la ficción de auditoria interna tal y como disponen los

procedimientos contemplados en el Boletín 5040 de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria

del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

Intercambio de Informes y Cartas de Observaciones.- Los informes de auditoria interna, las respuestas a

dichos informes por parte de los auditados y las revisiones subsecuentes sobre el seguimiento de

observaciones, deberán ser puestos a la disposición de los auditores externos. Toda esta información ayuda a

estos últimos auditores en la determinación y ajustes sobre los alcances de su trabajo.

37

2. Reuniones Periódicas para Discutir Asuntos de Interés Reciproco

Es de alta conveniencia llevar a cabo reuniones periódicas entre ambos grupos de auditores en las que se

discutan, analicen y se lleguen a acuerdos sobre temas, cuestionamientos y asuntos que deben ser tratados en

ese contexto, todo ello bajo la premisa de una adecuada cobertura de auditoria y evitar la duplicidad de

esfuerzos en un campo de plena coordinación y cooperación mutua.

3. Técnicas y Procedimientos de Auditoria

Es practica común y regularmente deseable, que el auditor interno utilice en su trabajo las técnicas y

procedimientos de auditoria que aplica el auditor externo; ello con el propósito de unificar criterios técnicos

que al ser plasmados en las cédulas de auditoria permiten un mejor entendimiento y compresión por parte del

auditor extremo cuando se apoya en el trabajo realizado por el auditor interno. Sin que ello implique el

acercamiento y comunicación al expresarse ambos en un mismo lenguaje.

Además un hecho indispensable es que las técnicas y procedimientos de auditoria desarrollados para el

ejercicio de la auditoria de estados financieros son aplicables a cualquier tipo de auditoria; por tanto, el

conocerlas y aplicarlas el auditor interno y externo propicia el acercamiento y comunicación al expresarse en

un mismo lenguaje

4. Aceptación de Trabajos de Auditoria Externa

En ocasiones el auditor interno puede ser asignado para trabajar directamente con el auditor externo y bajo su

supervisión; tal es el caso de investigaciones especiales, entrenamientos de la estructura de control interno, en

la toma de inventarios físicos, arqueos, cuantificación de fraudes, etcétera. Cualquiera que se la condición o

trabajo a desarrollar, este esquema de condición desde manejarse con cuidado extremo.

Es tales casos deberán definirse cuales son las responsabilidades de ambos auditores, los objetivos de los

procedimientos de auditoria a aplicar, la objetividad e independencia de cada uno, y los asuntos que pueden

afectar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria a aplicar. Habrá de definirse,

además, en poder de cual auditor quedaran los papeles de trabajo que se generen.

Será importante precisar también el tiempo que involucrara este apoyo y que representa una intervención de

coordinación, para despejar cualquier intento o apreciación de que el auditor interno es un ayudante o

subordinado más del auditor externo.

5. Capacitación

38

El crecimiento natural de las firmas de contadores públicos les obliga a crear áreas de especialidad alrededor

o en apoyo de su actividad básica de auditoria de estados financieros practicada en forma externa o

independiente; tal es el caso de las áreas de impuestos, consultaría en diversas ramas, informática, etcétera. Es

difícil que un grupo de auditoria interna pueda desarrollar este tipo de infraestructura.

La capacitación es básica y esencial para ambos grupos de auditoria. En el caso de los auditores externos es

practica común que la capacitación se de partiendo de sus propias áreas de especialidad; situación que no es

frecuente para el caso de los auditores internos. En tal virtud, se deriva una magnifica oportunidad de

coordinación y acercamiento cuando las firmas de contadores participan su programa de capacitación de

auditoria interna de sus clientes; dicha participación puede darse en forma directa, o bien proporcionando los

primeros a los segundos el material elaborado para la capacitación.

En el enfoque referido se haba de precisar si ese esquema de capacitación tiene algún precio que deberá cubrir

la organización que capacitara por este medio sus auditores internos.

6. Seguimiento de Hallazgos de Auditoria

Tanto el auditor interno como el auditor externo determinarán hallazgos y presentaran recomendaciones que

influirán o afectaran las actividades y operaciones de las organizaciones. Aun cuando el personal de la

organización, en lo individual o colateral, es responsable por aceptar las recomendaciones y adoptar acciones

correctivas, los dos grupos de auditores guardan un interés común respecto a la naturaleza y alcance de las

observaciones o deficiencias reportadas y la forma como serán solucionadas. Por lo anterior, es altamente

comprensible que ambos grupos de auditores estén alertas a los desarrollos en esta materia y trabajen de

manera coordinada para alcanzar los altos niveles de eficiencia deseada en las operaciones y procedimientos

de la organización auditada; además de que deberán estar pendientes del avance de las medidas correctivas y

la forma como están siendo atendidas.

Muy importante es que los auditores internos y los externos compartan información que permita promover la

eficiencia en la operación, en especial en áreas relacionadas con el sistema de control interno. El trabajo

conjunto asegura la mejor adaptación de medidas correctivas; al mismo tiempo, también, deberán estar ambos

en la mejor disposición de conjuntar esfuerzos de auditoria en el seguimiento de sus hallazgos.

39

3.2. En coordinación con otros auditores internos

3.2.1.1. Objetivo

Identificar los elementos de coordinación y actuación de los auditores internos dependientes de una

organización individual con los grupos de auditoria interna de entidades con las que tiene vínculos de

organización, como es el caso de oficina matriz, sucursales, afiliadas y con otras con las que se guardan

relaciones comerciales.

Hasta el punto del desarrollo que se viene dando del tema La Función de Auditoria Interna en Entidades se ha

visto a esta como un área de servicio a la organización de la que depende y las relaciones de coordinación a

establecer con otro grupo de auditores internos.

3.2.1.2. Auditores internos de oficina matriz y de sucursales

Los auditores internos de la oficina matriz, comúnmente llamados auditores corporativos, y máxime cuando

esa oficina es controladora de varias empresas, desarrollaran su actividad en los términos hasta ahora

comentados; con la novedad de que habrán de ampliar el alcance de su intervención hacia el revisar y evaluar

el desempeño de los grupos de auditoria interna de las empresas o sucursales a controlar, al igual que a

cualquier otra unidad administrativa de la corporación en su conjunto. Y en los más de los casos, esos

auditores corporativos son quienes imponen un programa mínimo de auditoria a cumplir por los auditores

internos de las controladas y cuya ejecución, avance y resultados son evaluados por los corporativos.

En estos casos, los auditores internos de las empresas controladas o sucursales disciplinaran su actuación de

los lineamientos de los de la casa matriz o controladora, pero buscando siempre un ambiente de coordinación

y cooperación mutua, y sin perder su independencia de actuación; visto todo ello, ahora, en interés de la

corporación. El esquema contemplado en este apartado es aplicable también para el caso de auditores

corporativos internacionales cuya sede de la casa matriz se encuentra en el extranjero.

3.2.1.3. Con auditores internos de compañías afiliadas

Las compañías afiliadas son aquellas que dependen de otra, Esto es que ejercen dominio sobre otra u otras

por tener participación considerable en su capital.

Cada grupo de auditoria interna desarrollara sus actividades, en su organización, de conformidad con los

lineamientos hasta ahora tratados. Pero tratándose en coordinar sus trabajos con auditores internos de

40

compañías afiliadas, habrán de abrir el abanico del alcance se su trabajo al interactuar con sus colegas de

filiales.

Tal interacción se dará a través de la revisión de transacciones ínter compañías con el animo preferencial de

evitar la duplicidad del esfuerzo de auditorias. Así por ejemplo si la compañía “A” vende productos a su filial

compañía “B”, los auditores de la compañía “A” revisaran dichas ventas, y resultaría ocioso que los auditores

de la compañía “B” revisaran las compañías correspondientes. Con una revisión es suficiente, lo mismo en

sentido inverso. En este enfoque se requiere una alta dosis de cooperación y coordinación mutua desde el

momento mismo de la programación y plantación conjunta de las auditorias, intercambio de documentación y

de informes, de aplicación de técnicas y procedimientos de auditoria, de capacitación, y de hallazgos de

resultados de auditoria.

Mención especial merece el caso de los trabajos de revisión a la consolidación de resultados de operación –

con sus correspondientes ajustes, reclasificaciones y eliminaciones. Normalmente la consolidación es llevada

a cabo por un área ex profeso de la corporación, y virtualmente su revisión corre por cuenta de los auditores

corporativos; sin embargo, los auditores internos de las compañías filiadas habrán de revisar, de ser posible,

de manera conjunta, la información base tal consolidación.

3.2.1.4. Con auditores internos de organizaciones con relaciones comerciales

En ciertos medios comerciales se dan esquemas en que una organización deja a otra mercancía en calidad de

depósito o consignación; Y es de esperarse que la entidad depositaria o consignataria cuente con un grupo de

auditoria interna que vigile por el buen uso, guarda y custodia de la mercancía recibida en tales condiciones.

Por su parte, es de considerar, también, que el grupo de auditoria interna de la entidad depositante o

consignante vigile por el buen, uso, guarda y custodia de la mercancía dada en depósito o consignación.

Evidente duplicidad de esfuerzos de auditoria.

Ante esta situación, es claro que la entidad depositante o consignante tiene jerarquía en fijar las condiciones

de estas transacciones, ya que al fin y al cabo es la dueña de la mercancía. En tal sentido, su grupo de

auditoria interna impondrá los esquemas de vigilancia y revisión que habrán de seguir los auditores internos

de la depositaria o consignataria; y la labor de los primeros se puede circunscribir a recibir y revisar los

papeles de trabajo en informes de auditoria de aquellos y, dentro de sus propios procedimientos, incorporar

esquemas de revisión a base de pruebas selectivas.

Resulta pues preponderante que a relación referida quede formalmente asentada en el contrato de depósito o

consignación correspondiente.

41

4. COMITES DE AUDITORIA

4.1. Concepto

Es una unidad staff creada por el consejo de administración para asegurar el pleno respeto y apoyo a la

función de la auditoria interna y externa por parte de todos los integrantes de la organización, para asegurar

los objetivos de control interno y para vigilar por el cumplimiento de la misión y objetivos de la propia

organización. Es una unidad de consulta, asesora y apoyo a la administración.

4.2. Objetivo

Coordinar los esfuerzos de auditoria de una organización, bajo un esquema de directriz centralizada que dicta

políticas y lineamientos tendentes al apoyo y cumplimiento de los objetivos de auditoria interna y auditoria

externa.

Es el establecimiento y definición de los vínculos de autoridad, plantación, ejecución, reporte y aseguramiento

de las actividades del grupo de auditoria interna en coordinación con los auditores externos hacia el comité de

auditoria instaurado por el consejo de administración.

4.3. Estructura del comité de auditoria

El comité de auditoria estará integrado por el director de auditoria interna; el auditor externo; el director

general de la organización; los directores o responsables de las principales áreas operativas, como son:

producción, comercialización, finanzas, administración y contraloría; y eventuales especialistas que sean

requeridos atendiendo a necesidades específicas. Toso ellos coordinados por el director de auditoria interna,

como responsable director por el funcionamiento del comité.

Un comité cualquiera que sea su naturaleza u objetivos, instaurado en una organización, es un grupo de

individuos que se reúnen para tratar asuntos que a todos competen o es de su interés, con el propósito de

recibir, analizar, disfrutar y llegar a acuerdos o conclusiones relacionadas con el objetivo para el que fue

creado el comité. En un comité se debe despersonalizar la jerarquía de sus integrantes para evitar

imposiciones por autoridad; es decir, sus integrantes deben considerarse en un mismo nivel jerárquico, lo cual

conlleva a la necesidad de un alto grado de madurez profesional y administrativo de sus componentes para

aceptar la condición apuntada. El coordinador del comité es la más alta autoridad del mismo; ello representa

una clásica autoridad funcional.

En tal sentido se deberá ver y aceptar la autoridad funcional que habrá de ejercer el director de auditoria

interna como coordinador del comité de auditoria.

42

De no darse la filosofía condiciones apuntadas con respecto al comité de auditoria, no tiene caso su

instauración.

A continuación se da la estructura del Comité de Auditoria:

4.4. Relación del comité con:

4.4.1. La Dirección General y el Consejo de Administración

El director general es el primer principal respecto de los informes y acciones del esfuerzo de auditoria, tanto

interna como externa, por la razón obvia de tener que responder ante el consejo de administración por los

recursos que le ha confiado para que los administre; la auditoria coadyuva con el para hacer frente a esa

responsabilidad.

En tal sentido, el director general habrá de tener una clara visión de lo que puede esperar y en lo que le puede

ayudar auditoria centralizando su acción a través del comité. Propondrá. En consecuencia, la revisión de

aquellas unidades administrativas o actividades en las que sea su interés se aplique mayor énfasis en el

esfuerzo de auditoria y en el seguimiento a la acción o recomendaciones propuestas por los auditores.

Director de Auditoria Interna

Auditor Externo

Director General de La Organización

Directores de Areas Operativas

Area de producción

Comercialización

Finanzas

43

El director general será el enlace entre el comité de auditoria y el consejo de administración; evaluara la

conveniencia o necesidad de que el director de auditoria, en su carácter de coordinador del comité de

auditoria, participe en el consejo de administración, o bien a petición expresa de este.

Obviamente que de la intervención que tenga el director general en el consejo de administración se derivan

políticas y disposiciones relacionadas con el grupo de auditoria interna y el comité de auditoria y, por

supuesto, hacia la organización en su conjunto derivado de los informes y dictámenes de auditoria y sus

correspondientes recomendaciones y sugerencias. Corresponderá al director general la implementación

consecuente.

4.4.2. Directores de áreas Operativas

La visión de la administración moderna infiere una estrecha y constante comunicación e interacción entre

todos los participantes en una organización hacia un fin o propósito común plenamente identificado. Por

ningún motivo es dale que un segmento de la organización vea para sus propios intereses, aunque sea legitimo

y correctos; deberá siempre ver por los intereses en conjunto de la organización. ¿Para que quiere ventas un

almacén abarrotado de mercancías cuyas facturas no se cobran? ¿Para que quiere finanzas recursos líquidos

excedentes si no se necesitan? ¿Por qué se pide mas personal solo por que en otras áreas aparentemente

tienen personal en exceso? ¿Por qué se exagera en la petición de informes cuando a veces estos no se

requieren ni se consultan?

Un director de área deberá siempre ver, además de su propia área, la o las que le anteceden y la o las que le

son consecuentes. Véase, por ejemplo, dentro de la dirección de administración, la función de compras:

compras deberá investigar, y se habrá de precisar, antes de comprar, bajo que condiciones de pago contratara

sus adquisiciones (recurrir a la función antecedente; finanzas); llevara a cabo su propia actividad de comprar;

y satisfará las necesidades de sus requerientes (funciones consecuentes). Habrá, en consecuencia, de

considerarse todo el proceso o ciclo operativo.

El auditor interno es el profesional idóneo para evaluar tales ciclos e identificar casos de conflicto por mala

comunicación, mala interacción, o poca o nula visión de espíritu de grupo. Y el comité de auditoria, con la

participación de los directores de áreas operativas, es el mecanismo ideal par dirimir deferencias, aclarar

posturas y dictar acuerdos resolutivos. Todo ello bajo el esquema de identificación necesidades de

intervención de auditoria atendiendo a efectos operativos adversos, conocidos o potenciales; y discusión de

hallazgos u observaciones de auditoria que suceden o tienen efectos en diversas áreas operativas.

En conclusión, la participación de los directores de áreas operativas en el comité de auditoria tienen como

propósito el eliminar barreras de comunicación, fomentar la interacción, y provocar sinergia en las

operaciones en conjunto. Todo ello bajo la coordinación del director de auditoria interna.

44

4.4.3. El Auditor Externo

La participación del auditor externo en el comité de auditoria es determinante para evitar duplicidad de

esfuerzos de auditoria, busca ahorros en pagos de honorarios como producto de inversión de manes horas de

auditoria al brindarle facilidades al auditor externo en el desempeño de su trabajo, crear el indispensable

enlace de comunicación entre el auditor interno y el auditor externo, y buscar el punto de vista profesional y

objetivo de este participante.

4.4.4. El Director de Auditoria Interna.

El origen y evolución de los comités de auditoria ha creado una inercia natural que ha derivado en confiar en

el director de auditoria interna la responsabilidad de coordinar el esfuerzo y trabajos de este comité.

Confianza producto del bien prestigio e imagen que ha alcanzado la profesión de auditor interno, su ubicación

dentro de la estructura de la organización, y que además es el elemento idóneo para ejercer dicha

coordinación merced a las propias características operativas y administrativas que gobiernan al comité de

auditoria.

4. 4.5. Especialistas

La naturaleza y complejidad de algunos temas que requieran ser tratados en el comité pueden llegar a rebasar

en algunas ocasiones a los conocimientos y experiencias de los integrantes del mismo; tal es el caso de

aspectos fiscales y jurídicos; computacionales; nuevas tecnologías; adquisición de equipos modernos o

sofisticados; o nuevas edificaciones, ampliaciones o mejoras. El primer paso en este proceso es que los

propios miembros del comité reconozcan sus límites para opinar o dictar acuerdos en áreas que no son de su

conocimiento, especialidad o competencia. Es un extremo peligroso emitir juicios o resoluciones cuando se

desconoce. Además, debe reconocerse que no se puede ser experto en todo.

Ante una aclaración de situaciones como las señaladas, el comité de auditoria se debe apoyar en los expertos

que se requieran para complementar el esfuerzo de auditoria. Tales expertos o especialistas pueden provenir

de la propia organización o bien recurriendo de servicios externos.

Tratándose de especialista internos deberá buscarse independencia y objetividad en los juicios y opiniones

que estos emitan; ya que al fin y al cabo forman parte de la propia organización y sus intereses personales y

de sus compañeros de trabajo pueden verse afectados, y por ende influirán en sus intervenciones. Cuando la

decisión sea que este colaborador participe en un trabajo formal de auditoria, deberá desligarse por completo

de su labor operativa normal y ponerse a las órdenes del director de auditoria interna sobre la base de tiempo

45

completo; no deberá tener dos jefes: el auditor y el de operación. Una vez concluida la asignación se

reincorporara a su rutina normal.

Cuando la decisión sea recurrir a servicios externos se deberá decidir y definir, entre otros, los siguiente

conceptos: naturaleza de la intervención, objetivo que se persigue, alcance a aplicar, tiempo en que se

desahogara la intervención, apoyos de dársele, habilitarlo formalmente como auditor especialista, no limitarlo

en su trabajo, productor final esperado de su intervención y honorarios a cubrir. Es necesario que esta relación

se formalice bajo control.

4.4.6. Relación con Compras

Es el nombre convencional de la cuenta de resultados, utilizada en un sistema pormenorizado, que registra la

adquisición de géneros y artículos destinados a su venta y que constituyen el giro de una empresa comercial.

La función del contador público es el de registrar las entradas y salidas de las materias primas o artículos

terminados, según sea el caso, para un manejo ordenado y evitar fugas de materiales o artículos.

4.5. Funciones específicas del comité de auditoria

1. Implementar las políticas dictadas por el consejo de administración en metería de auditoria. Vigilar y

reportar su cumplimiento.

2. Monitorear la correcta secuencia de los ciclos de transacción, los sistemas de operación que les son

aplicables, y la observancia a las medidas de control interno inherente.

3. Revisar y aprobar el Programa Anual de Trabajo de Auditoria Interna.

4. Recibir y comentar los informes de auditoria interna. Disponer acciones de seguimiento a

observaciones o hallazgos reportados.

5. Contratar los servicios de auditor externo.

6. Recibir, revisar, aprobar y apoyar el programa de trabajo de auditoria externa.

7. Recibir y aprobar los dictámenes del auditor externo.

8. Recibir y dar seguimiento a las cartas de recomendación y sugerencias al control interno preparadas

por el auditor externo.

9. Vigilar por las buenas relaciones, comunicación y armonía entre auditoria interna y auditoria

externa.

10. Preparar informe para el consejo de administración sobre resultados relevantes de auditoria interna y

auditoria externa.

46

11. Ser enlace entre auditoria interna y auditoria externa con el consejo de administración, a través del

director general de la organización o el director de auditoria interna en su carácter de coordinador del

comité de auditoria.

4.6. El comité de auditoria en operación

4.6.1. Actividades

El comité de auditoria, en circunstancias normales, sesionará una vez al más procurado que sus reuniones

sean pocos días después de la elaboración y presentación de los estados financieros mensuales para que sea

este un punto a analizar y evaluar; sin que ello limite a sesionar cuando sea necesario ante situaciones o casos

extraordinarios. El comité designará dentro de sus miembros a uno que haga las veces de secretario, quien se

encargará de convocar a reuniones, preparar la orden del día, levantar minuta o acta sobre los asuntos

tratados y acuerdos a que se llegó en el comité, y dará seguimiento al cumplimiento de acuerdos. Cada

miembro del comité, u otros miembros de la organización, aun cuando no formen parte del comité,

propondrán asuntos a tratar en las sesiones. El comité permitirá, en sus sesiones, la participación de otros

miembros de la organización para el tratamiento de asuntos específicos, cuya presencia se juzgue adecuada o

necesaria para las actividades del comité y presidirá sus sesiones.

4.6.2. Relación con el grupo de auditoria interna

Una vez que el consejo de administración haya asignado funciones y responsabilidades especificas al comité

de auditoria, éstas se repartirán a su vez a los miembros del referido comité. Como previamente quedó

señalado, el comité estará integrado por el director de auditoria interna, el auditor externo, el director general

de la organización, los directores o responsables de las principales áreas operativas, y eventuales especialistas

que requiera el comité.

Existe la gran desventaja de que los directivos o responsables de las principales áreas operativas en un

momento dado tenga que evaluar sus propias actividades (es decir se vuelven juez y parte); por su lado, el

auditor externo está limitado ya que su participación por lo regular es sobre base anual; el director general,

por su parte, la naturaleza de su responsabilidad y el tiempo que ocupa para ello le impide vigilar y dar

seguimiento operativo al funcionamiento del comité. Sólo queda el director de auditoria interna quien sí

puede satisfacer, con sus revisiones detalladas, las responsabilidades del comité de auditoria; siempre y

cuando reporte al director general, ya que de reportar a otro funcionario es obvio que satisfará y servirá

primeramente a las necesidades del grupo al que pertenece, limitación que no se deberá permitir bajo el

contexto de un comité de auditoria que se instaure para dar servicio a toda la organización.

47

Por lo anterior, el comité de auditoria no deberá limitar la utilización de los recursos de que dispone por

medio de cada uno de sus miembros, y muy en especial de su grupo de auditoria interna; por el contrario, en

el caso de este último, deberá interesarse y apoyar la competencia e independencia de sus auditores internos

así como la forma como sean utilizados óptimamente en beneficio de la organización. El director de auditoria

interna, por su parte, tendrá que estudiar y analizar la naturaleza y alcance de las responsabilidades y

necesidades del comité de auditoria y desarrollar lo que sea necesario para satisfacerlas, sin olvidar que tales

responsabilidades y necesidades son establecidas por el consejo de administración; de tal suerte que el auditor

interno al dar servicio al comité de auditoria, automáticamente lo está dando también al consejo de

administración.

4.6.3. En el consejo de administración de la entidad

Objetivo

Es el establecimiento y definición de los vínculos de asistencia y participación del responsable (llámese jefe,

director o cualquier otra designación), del grupo de auditoria interna hacia el consejo de administración, así

como de los temas, tópicos y asuntos que deberá tratar en ese consejo.

Por Consejero de Administración se entenderá al establecido con ese propósito en organizaciones lucrativas y

otro de naturaleza análoga instaurados en otro tipo de organización y en los que se denomina Junta de

gobierno, consejo de gobierno, etc.

Dentro de los temas, tópicos y asuntos que habrá de tratar el jefe del grupo de auditoria interna en el Consejo

de Administración destacan los siguientes:

Evaluación periódica de si los objetivos, autoridad y responsabilidad del grupo de auditoria

interna, consignados en el Manual de Organización, siguen siendo adecuados para los propósitos

del grupo y para la organización en su conjunto.

Aprobación del programa de auditoria, el plan de reclutamiento y el presupuesto de operación

del grupo de auditoria interna. Tomar e cuenta que el programa, plan y presupuesto referidos son

autorizados por el ejecutivo al que reporta el jefe de auditoria interna y se llevan al Consejo de

Administración para aprobación y su consecuente ratificación o rectificación.

Limitaciones al alcance del trabajo y actividades de los auditores internos. Efectos potenciales

de tales limitaciones.

Informes y hallazgos de auditoria que por su relevancia deban se hechos del conocimiento del

órgano supremo de administración de la organización. Seguimiento a las decisiones del Consejo

48

en relación con las medidas a adoptar por la organización sobre los informes y hallazgos

reportados.

Resultados de los esfuerzos de coordinación de auditoria interna entre auditores internos y

auditores externos.

Cualquier otro asunto que sea de interés del Consejo de Administración y del jefe del grupo de

auditoria interna.

Esta actividad colateral del auditor interno hacia el consejo de administración de la entidad debe darse en un

sentido de participación –que no de reporte a – y cuando menos una vez al año.

Actividades preparatorias de auditoria

Cada asignación de auditoria debe se planeada cuidadosamente entes de iniciar el trabajo. En ocasiones hay

presión por iniciar la auditoria de inmediato debido a la urgencia de la asignación y la disponibilidad de

personal; sin embargo, se pueden obtener importantes ahorros en tiempo y esfuerzo si se planea la auditoria y

se prepara el trabajo adecuado.

Aunque algunas de las actividades preparatorias que se describirán en los párrafos subsecuentes con

frecuencia son hechas durante el proceso mismo de la auditoria, es importante que sean oportunas. Esto

ayudara al auditor a determinar el alcance y métodos a usar en la auditoria haciendo una selección de todas las

opciones disponibles; esto es especialmente importante en grandes organizaciones donde concurren auditorias

efectuadas por diferentes auditores. El definir un plan de auditoria bajo las condiciones en la ejecución.

4.6.4. Relación de la auditoria interna con otras actividades de la compañía

Una base fundamental par comprender la naturaleza de la auditoria interna es el análisis de la relación que

esta guarda con otras actividades de la compañía. En primer lugar, el trabajo de auditoria interna requiere ser

independiente de las operaciones rutinarias de una empresa; prueba de ello es que si cualquier trabajo de

revisión –bien sea total o parcial- fuera suspendido en un momento dado, no afecta en absoluto la marcha

normal de las operaciones del negocio. La razón de esta independencia obedece a mi orientación

eminentemente práctica.

La actividad del grupo de auditoria interna, en ocasiones, esta cubierto con acciones de tipo rutinario como

es, por ejemplo, validación de egresos, elaboración de conciliaciones bancarias, aprobación de movimientos

de activos, etc., por consiguiente, no se hace necesario efectuar revisiones complementarias. Pero, es estos

casos, la auditoria interna esta aceptando responsabilidades de rutina que no le corresponden, ya sea en

aspectos contables o en otras áreas operativas. Esta situación es motivo de tentaciones constantes por parte de

49

la dirección asignar estas responsabilidades al auditor interno; cuando lo hace, esta pagando a un alto precio

este error, ya que ocasiona que este profesional pierda independencia en sus futuras intervenciones.

Un segundo aspecto de importancia de la relación de auditoria interna con otras actividades de la compañía,

es que el auditor interno es un elemento de nivel staff y, consecuentemente, por esta razón, so debe ocupar el

papel y responsabilidades de otros empleados. De esta manera, la línea de mando o supervisión es

responsabilidad directa de sus acciones y de ninguna manera podrá descansar en el auditor interno.

Cabe aclarar que lo anterior no significa que el auditor interno trabajara sin ninguna responsabilidad, no, la

suya es trabajar, pero dentro de su propia esfera de actuación. No obstante, si por alguna razón el auditor

rebasa la línea de mando y se adjudica responsabilidades que no le competen, en ese momento estará

debilitando tal línea y el valor de su trabajo y actuación se vera sensiblemente disminuido ya que, de esta

manera, sus recomendaciones y sugerencias entran a un nivel informativo o de asesora directa de operación

sin que se involucre específicamente a determinado ejecutivo como responsabilidad de acciones concretas;

además de que estas deben ser determinadas por la línea de mando correspondiente apoyada en la solidez y

persuasión de los mismos elementos y recomendaciones que aporte el auditor.

Un ultimo aspecto es el relativo al inevitable traslape de la auditoria interna con muchas otras actividades de

cualquier organización. En principio, todo el personal de una empresa esta encomendado a realizar su trabajo

con efectividad, procurando el máximo bienestar de ella en todas sus áreas. Esta filosofía va incrementándose

de acuerdo a la escala organizacional, incluyendo las áreas staff. De esta manera, el grupo de análisis

financiero, el grupo de investigación y desarrollo o cualquier otro grupo staff están mucho mas obligados por

ser los analistas y asesores en aspectos operacionales. Frecuentemente se crean grupos especiales de estudio e

investigación para resolver problemas específicos de la dirección.

¿Cuál es entonces el papel del auditor interno al proporcionar servicio y asesora?

La respuesta es que el grupo de auditoria interna es el único que esta completamente desligado del binomio:

componentes de operación y actividad staff (finanzas, mercadotecnia, producción, etcétera.); además, puede

visualizar diferentes problemas desde su punto de vista independiente en términos de control en general.

Abundando, los conocimientos que tiene el auditor en aspectos de control financiero le proporcionan mayores

elementos para cubrir cualquier área operativa.

Ningún otro grupo en una empresa puede reunir las características de imparcialidad, espíritu de servicio a la

organización y mayor capacidad en materia de control, incluyendo lo relativo a controles financieros, como es

el grupo de auditoria interna.

50

4.7. Conclusiones

En este capitulo conocemos lo que es la Auditoria Interna y lo que la integra, al igual el como es que se

empieza a realizar la misma y como se va organizando para poder llevar a cabo su trabajo, con un estricto

orden, que es el que nos lleva a realizar un trabajo de acuerdo al cliente, en el cual nos daremos cuenta de que

no solo podemos contar con contadores sin o también con otros especialista que nos ayudan a realizar nuestro

trabajo con más facilidad y exactitud.

51

CAPITULO II

CÓDIGOS DE ÉTICA EN ESTADOS UNIDOS Y

MÉXICO

52

CAPITULO II

CÓDIGOS DE ÉTICA DE ESTADOS UNIDOS Y MÉXICO

1. EL CÓDIGO DE ÉTICA EN ESTADOS UNIDOS

1.1. El medio ético del auditor

La mayoría de los grupos que se denominan profesionales poseen un código de ética. Aunque sus

estipulaciones individuales pueden diferir, por lo general todos los códigos tienen algo en común: El requisito

de que sus miembros observen normas de conducta "por encima" de las que exige la ley. El código de la

profesión de contador no es la excepción.

Por lo que respecta a sus relaciones con clientes y terceras personas, la profesión de contador está en situación

especial, ya que se espera que los auditores permanezcan independientes de sus clientes a la vez que atienden

a las necesidades de los mismos. En vista de que muchas de las disposiciones del Código de ética del AICPA

(American Institute of Certifed Public Accountants), las han adoptado los consejos y sociedades estatales,

esas disposiciones se han tomado como modelo.

1.2. ÉTICA PROFESIONAL

1.2.1. Naturaleza de la ética profesional.

La ética profesional representa una parte importante del sistema de relación y disciplina que es esencial en

cualquier sociedad civilizada. Tal relación y disciplina son esenciales para que la armonía social pueda

protegerse de los actos irresponsables de una persona individual. Por lo tanto, la responsabilidad es el precio

de la supervivencia de una sociedad. Por esto se dice que mientras más responsabilidades acepten las

personas, mayor será su recompensa en la comunidad. Recíprocamente, el grupo rechaza a quien no pueda

realizar un trabajo responsable. Existen tres niveles principales de responsabilidad que inspiran nuestro

sistema de disciplina. Estos son: 1) responsabilidad legal; 2) responsabilidad ética; y 3) responsabilidad

moral.

1. Responsabilidad legal. La responsabilidad legal está impuesta por la sociedad como un requerimiento

mínimo para quienes reciben un reconocimiento profesional. Está especificada en las leyes y en los

estatutos de las agencias reguladoras.

2. Responsabilidad ética. La responsabilidad ética la impone la profesión sobre sus miembros. Las

responsabilidades legales por sí solas no son suficientes, y una profesión debe voluntariamente

53

asumir responsabilidades por el interés del público; son expresiones del reconocimiento profesional

de su responsabilidad social. Kohler define la ética profesional como las reglas impuestas por un

cuerpo profesional sobre la conducta de sus miembros. Las normas de conducta profesional para los

auditores son principalmente promulgadas por el AICPA (American Institute of Certifed Public

Accountants).

3. Responsabilidad moral. La responsabilidad moral se la imponen los individuos a sí mismos. Ésta

refleja un estándar de conducta superior al requerido por la responsabilidad ética. La responsabilidad

moral puede ser específicamente personal o estar desarrollada por un grupo.

Ética para auditores.

No existe un código de ética aplicable a todos los auditores. Las distintas organizaciones profesionales y las

agencias de gobierno han emitido pronunciamientos, regulaciones y algunas normas de naturaleza general

relativas a la ética. Pero no se ha establecido todavía un código general que reúna todos los aspectos. Entre los

códigos de ética publicados por las principales delegaciones de auditoria.

Auditores independientes. Para los auditores independientes, las reglas las establece principalmente el código

de ética profesional emitido por el AICPA (American Institute of Certifed Public Accountants). Sin embargo,

también están sujetos a las normas éticas emitidas por las sociedades estatales de auditores y, en muchos

casos, a las reglas establecidas por cada estado.

Auditores internos. Para el auditor interno los requerimientos éticos generales se encuentran en el código de

ética emitido por el IIA (Institute of Internal Auditors).

1.3. LA ÉTICA Y EL AUDITOR

1.3.1. Contribución a la sociedad.

La contribución a la sociedad es el alto grado de confianza en los auditores por parte de las autoridades

reguladoras y tributarias; esto ha hecho posible minimizar la investigación e interferencia por parte del

gobierno. La utilidad que tienen los auditores para sus clientes depende en gran parte de la credibilidad puesta

en los estados financieros publicados con la opinión del auditor independiente. El cliente debe utilizar los

estados financieros para informar a sus accionistas, tenedores de bonos, inversiones potenciales, bancos y

acreedores.

54

1.4. EL CÓDIGO DE ÉTICA

1.4.1 Concepto

El código de ética profesional es el manual de conducta de los auditores para cumplir con sus obligaciones

profesionales y para las actividades que afecten al punto de vista del público sobre la profesión.

1.4.2 Propósitos del código de ética.

El Código de ética es más que una declaración de responsabilidades, es también una herramienta de trabajo,

Notifica al público que la profesión está interesada por sí misma en la protección del interés común, y que sus

miembros llevan a cabo su trabajo de forma que beneficie a la sociedad. Ésta debe tener confianza en los

miembros de la profesión, creer que son competentes y que su propósito principal es el de ayudar a sus

clientes. En el caso de los auditores, debe reconocer que se les puede confiar cualquier información, por

importante y privada que sea. Tomando en consideración que la confianza es más importante en el caso de los

auditores que en el de los miembros de otras profesiones.

1.4.3. Estructura del código de ética profesional del AICPA (American Institute of Certifed Public

Accountants).

El código de ética profesional del AICPA (American Institute of Certifed Public Accountants), fue elaborado

para fomentar el espíritu de la moralidad entre sus miembros. El público espera esa clase de conducta en

quienes pertenecen a una profesión respetable, y un código formal marca los lineamientos al responder a las

complejas interrogantes que confrontan los contadores en ejercicio. También da una imagen positiva, un

mensaje al público en el sentido de que los contadores públicos están dispuestos a actuar (y se espera que lo

hagan) con toda integridad.

La verdadera observancia de un código de ética profesional radica en el consentimiento de los miembros de

esa profesión para obedecer las disposiciones de su código. Sin embargo para que las restricciones no pierdan

efectividad debe haber una manera de disciplinar a las personas que violen los artículos del código; los

estatutos del AICPA (American Institute of Certifed Public Accountants) confieren autoridad para hacer

cumplir el Código. Si a un miembro se le acusa de mala conducta, un jurado celebra una audiencia y, como

resultado, la persona en cuestión puede ser suspendida o expulsada.

El código de ética se divide en tres partes:

55

La parte I: Conceptos de ética profesional, es un ensayo filosófico aprobado por la división de ética

profesional, esté sugiere la conducta que el auditor debe esforzarse en seguir, aunque no pretende establecer

normas; es decir contiene sugerencias no obligatorias sobre la conducta adecuada de los miembros.

La parte II: Reglas de Conducta, consiste en las normas de ética que requieren la previa aprobación de los

miembros para que puedan ser efectivas, asimismo que hayan sido elaboradas por el comité de la división

ejecutiva de ética profesional; es decir contienen prohibiciones obligatorias.

Cabe mencionar que las reglas de Conducta establecen el nivel mínimo de conducta aceptable esperado de un

auditor.

La parte III: Contiene interpretaciones formales, consiste en las interpretaciones adoptadas por el comité de la

división ejecutiva de ética profesional, después de haber sido expuesta en los consejos y sociedades estatales,

para establecer una guía respecto a su alcance y aplicación.

De modo general, las reglas de conducta son aplicables únicamente a quienes ejercen públicamente (al

AICPA pertenecen también industriales, empleados de gobierno y académicos) y, con algunas excepciones, se

aplican a todas las actividades contables de carácter público, como son el manejo de los impuestos y la

prestación de servicios administrativos.

1.4.3.1. Parte I. Conceptos de ética profesional

Tanto los conceptos de ética profesional como las reglas de conducta se dividen en las siguientes secciones

principales:

1. Independencia. Un auditor de mantener su integridad y objetividad y cuando recibe un encargo en la

práctica de la auditoria, debe ser independiente de quienes le han contratado y de aquellos a quienes sirve.

2. Normas técnicas. Un auditor debe observar las normas generales y técnicas de la profesión y debe

esforzarse continuamente en mejorar su competencia y la calidad de su servicio.

3. Relaciones con los clientes. Un auditor debe adecuarse a sus clientes, ser sincero con ellos y servirles con

sus mejores habilidades, con esfuerzo profesional de cara a sus intereses, siendo consciente de sus

responsabilidades ante el público.

4. Relaciones con los colegas. Un auditor debe comportarse de tal manera que promueva la cooperación y

buenas relaciones entre los miembros de la profesión.

56

5. Otros. Un auditor debe comportarse de tal manera que engrandezca a la profesión y a su habilidad para

servir al público.

Independencia

Para los servicios que presta el contador público y para la imagen que proyecta, ningún concepto de ética es

más importante que la independencia. A diferencia de lo que ocurre con los abogados, los auditores no pueden

actuar exclusivamente como defensores de los intereses de sus clientes, aun cuando los honorarios que les

pagan constituyen su fuente de ingresos. En el transcurso de los últimos sesenta años, la función del auditor

ha evolucionado hasta convertirlo en una especie de guardián financiero de terceras personas, y esto se lo

están recordando constantemente los tribunales, la Securities and Exchange Comisión (SEC) y también las

terceras partes.

Independencia real y aparente

La independencia del auditor abarca dos aspectos:

1. La independencia de ideas (de la actitud mental) y

2. La imagen que presenta al público.

Por ejemplo, es poco probable que los auditores de una gran empresa industrial llevaran a cabo un examen

insuficiente con el fin de lucrar con una pequeña cantidad de acciones de la compañía; pero la posesión de

acciones por parte de los auditores podría dar al público la impresión equivocada de la clase de relaciones que

existen entre los auditores y sus clientes.

Imagen profesional

La experiencia ha demostrado que la adherencia a las normas más elevadas que puedan establecer los clientes,

habida cuenta de su interés sobre sus ganancias personales, no es suficiente por sí misma. El auditor nunca

debe permitir que sus intereses personales entren en conflicto con los de sus clientes o con los del público. Por

otro lado, el auditor no debe realizar actos inmorales o ilegales que pueda dañar el prestigio de la profesión.

Conclusiones

Para concluir podemos decir que el auditor interno debe de ser independiente de las actividades que audita, y

para esto se sugieren dos factores principales para facilitar esa independencia los cuales son el apropiado

57

estatus organizativo del departamento de auditoria interna y un alto grado de objetividad por parte del auditor;

debido a que debe de haber un elevado nivel de integridad, ya que es absolutamente esencial para el auditor;

se dice que si no existe no hay independencia, y sin ésta, la función de auditoria no tendrá sentido; debiéndose

entender que la integridad implica rectitud, sinceridad y honestidad.

Normas técnicas

Por un espacio de cuarenta años se ha confiado en que los miembros del AICPA (American Institute of

Certifed Public Accountants) observarán las normas de auditoria y exigirán a sus clientes que se ajusten a los

principios de contabilidad; asimismo el auditor debe observar las normas generales y técnicas de la profesión

y debe esforzarse continuamente en mejorar su competencia y la calidad de su servicio.

Relaciones con los clientes.

La lealtad del auditor para sus clientes, incluso en las más difíciles circunstancias, es básica para la relación

entre ambos. El cliente debe saber que su auditor, al igual que su médico o abogado, lo va a tratar con

profesionalidad y franqueza. Debe tener confianza en que no va a aprovecharse del conocimiento confidencial

para obtener un beneficio personal, sino que hará todos los esfuerzos posibles para asistirle dentro del alcance

de su competencia y cuando el encargo desborde los límites de su alcance, no dudará en sugerirle la asistencia

de otros profesionales. Más aún, el auditor está moralmente obligado a hacer todo lo necesario para conseguir

que su trabajo sea llevado a cabo con el más alto grado de habilidad profesional.

Al igual que los miembros de otras profesiones, el Contador Público obtiene información confidencial en el

curso de sus auditorias, cuando formula declaraciones para pago del impuesto y cuando presta servicios

administrativos. Si no observará discreción, la confianza en el Contador Público se perdería y los clientes ya

no estarían dispuestos a permitirle el acceso a los registros, tan necesarios para ejecutar el trabajo.

Sin embargo, la obligación del Contador Público en cuanto a la confidencialidad no incluye la revelación

inadecuada en los estados financieros. Si los auditores descubren que una demanda iniciada contra el cliente

no ha quedado resuelta a la fecha del informe, y que las posibles consecuencias influirán en gran medida en

los estados financieros que se examinan, deberán manifestarlo en su informe.

Responsabilidad legal.

En el entorno actual de los negocios, el auditor suele prestar gran variedad de servicios, como pueden ser los

de asesoría fiscal, asesoría para la dirección y el más tradicional de auditoria. Aun cuando todas estas

58

funciones exponen al auditor a una responsabilidad legal, es esta última, la de auditoria, la que más

frecuentemente genera litigios en contra de ellos.

Responsabilidad ante el cliente.

Puede existir alguna duda cuando un auditor asume la prestación de un servicio a un cliente, sobre la

obligación legal de realizar estos servicios de acuerdo con las normas del debido cuidado impuestas a los

miembros de esta tecnificada profesión. Consecuentemente, si el auditor no cumple con tales normas en su

auditoria o servicios relacionados, será responsable delante de su cliente de los daños que resulten de su

negligencia. Las acciones de negligencia seguidas en contra de un auditor por su propio cliente, generalmente

entran dentro de estas dos categorías:

1. Cuando el cliente ha tenido una pérdida como resultado de la confianza sobre los estados financieros

auditados, y

2. Cuando el auditor no ha descubierto un desfalco.

Comunicaciones confidenciales y privilegiadas

Por lo general, los Contadores Públicos no disfrutan de igual protección en cuanto a confidencialidad que la

que tienen los miembros de algunas otras profesiones (abogados, médicos, etc.). Los Contadores Públicos

pueden ser y han sido requeridos para que revelen información confidencial del cliente en los procesos

seguidos por los tribunales. En cambio, a los profesionales que disfrutan de la "comunicación privilegiada" no

se les puede obligar a revelar información recibida de un cliente, ni siquiera en un tribunal.

El concepto de honorarios contingentes

Otro aspecto de las relaciones entre el Contador Público y el cliente es la cuestión de los honorarios

apropiados. Como miembros de una profesión, se esperan que los Contadores Públicos presten sus servicios

en forma competente y cobren honorarios proporcionados a la naturaleza de esos servicios. No obstante, a

diferencia de otros profesionistas, a los Contadores Públicos no se les permite hacer cargos contingentes sobre

sus hallazgos o sobre le resultado de sus servicios.

Conclusiones

1. Los Contadores Públicos, al igual que los miembros de otras profesiones, operan en un ambiente especial.

La naturaleza personal de sus servicios los sujeta a reglas especiales.

59

2. A los Contadores Públicos no les basta con actuar simplemente "dentro de la ley", puesto que muchos

actos, que ellos consideran contrarios a la ética, son legales.

3. En muchos casos, los lineamientos de acuerdo con los cuales se espera que los Contadores Públicos se

conduzcan no son sencillos y claros, teniéndose que recurrir al buen juicio.

Una impresión que no se debe de dejar (y que es difícil de evitar cuando se habla de estas cuestiones) es la de

que los contadores públicos son sometidos con frecuencia a medidas disciplinarias. No es ese el caso. Los

Contadores Públicos pueden evitar, y de hecho evitan, la mayoría de los problemas de ética aplicando

simplemente su sano juicio profesional en sus relaciones con sus clientes, los colegas y demás personas.

Si los contadores públicos tienen alguna duda en cuanto a la corrección de sus actos, pueden consultar al

AICPA (American Institute of Certifed Public Accountants), a su sociedad estatal o al consejo de su estado.

1.4.3.2. Parte II. Conceptos y Reglas de conducta

Introducción

Un hombre debe ser honrado; no ser obligado a serlo.

1. Un rasgo distintivo del profesional es su aceptación de la responsabilidad que asume ante el público. Por

lo tanto, todas las verdaderas profesiones consideraron esencial la promulgación de códigos de ética y el

establecimiento de los medios necesarios para garantizar su observancia.

2. La confianza que el público, el gobierno y la comunidad comercial depositan en la información financiera

sólida y en la asesoría sobre cuestiones comerciales, así como la importancia que tienen estos temas para

los aspectos económicos y sociales de la vida, imponen obligaciones especiales a los contadores públicos.

3. Normalmente, a quienes dependen de un Contador Público les resulta difícil evaluar la calidad de sus

servicios. Sin embargo, tienen el derecho de esperar que se desempeñe como una persona competente e

íntegra. Se supone que un hombre o una mujer que abraza la profesión de contador ha aceptado la

obligación de sostener sus principios, esforzarse por aumentar los conocimientos de ese arte, trabajar por

el mejoramiento de sus métodos y observar las normas éticas y técnicas de la profesión.

4. El Código de ética subraya la responsabilidad que la profesión asume ante el público, responsabilidad que

ha crecido a medida que ha aumentado el número de inversionistas, que la relación entre los

60

administradores de empresa y los accionistas se ha tornado más impersonal y que el gobierno confía

cada vez más en la información contable.

5. El Código destaca también la responsabilidad de los Contadores Públicos ante clientes y colegas, ya que

su conducta en estas relaciones no puede dejar de afectar a las responsabilidades de la profesión, en

conjunto, para con el público.

6. Las reglas de conducta del Instituto fijan niveles mínimos de conducta aceptable, son obligatorias y se

puede exigir su cumplimiento. Sin embargo, va en el interés de la profesión en que los Contadores

Públicos se esfuercen por observar una conducta que éste por encima de la que indican simplemente las

prohibiciones. En su verdadero sentido, la conducta ética va más allá del simple hecho de acatar la letra

de las prohibiciones explícitas. Implica más bien un apego inquebrantable a la conducta honorable,

incluso sacrificando el beneficio personal.

7. La conducta que los Contadores Públicos deben procurar observar está expresada en cinco conceptos

generales, presentados como principio de ética afirmativos:

Independencia, integridad y objetividad. El Contador Público debe conservar su integridad y su objetividad y,

cuando éste entregado al ejercicio de su profesión, ser independiente de aquellos a quienes sirve.

Normas generales y técnicas. El Contador Público debe observar las normas generales y técnicas de la

profesión y tratar de mejorar constantemente su competencia y la calidad de sus servicios.

Responsabilidades ante los clientes. El Contador Público debe ser imparcial y franco con sus clientes y

atenderlos lo mejor posible, cuidando sus intereses de manera profesional y de acuerdo con las

responsabilidades que asume ante el público.

Responsabilidades ante los colegas. El Contador Público debe conducirse de manera que promuevan la

cooperación y las buenas relaciones entre los miembros de la profesión.

Otras responsabilidades y prácticas. El Contador Público debe conducirse de manera que enaltezca la

categoría de la profesión y sus posibilidades de atender al público.

8. Los Principios de ética que anteceden se presentan como lineamientos generales, a diferencia de las

reglas de conducta obligatorias. Aun cuando no constituyen la base para una acción disciplinaria, son el

fundamento filosófico en que se basan las reglas de conducta.

9. El estudio que sigue intenta ahondar en cada uno de los Principios de ética y establecen sus fundamentos.

61

Para último se considera que las reglas de conducta del código de ética son muy generales y están sujetas a

diversas interpretaciones.

1.4.3.3. Parte III. Interpretaciones formales

Las interpretaciones de las reglas de conducta son las declaraciones emitidas por la división de ética

profesional como lineamientos en cuanto al alcance y aplicación de las reglas de conducta.

El Código de ética profesional del Instituto deriva su autoridad de los estatutos del Instituto, los cuales

estipulan que el consejo de revisión podrá, después de una audiencia, amonestar, suspender o expulsar a un

miembro a quien se encuentre culpable de infracción de cualquiera de los estatutos o de las estipulaciones de

las reglas de conducta.

2. CÓDIGO DE ÉTICA EN MÉXICO.

2.1. Introducción

El Institute of Internals Auditors, reconociendo que la ética es una importante consideración en la práctica de

la auditoria interna y que los principios morales seguidos por los miembros del Institute of Internals Auditors,

Inc, deben ser formalizados, el consejo directivo en su junta regular celebrada el 13 de diciembre de 1968 en

la Ciudad de Nueva Orleans, Louisiana (E. U. A. ) recibió y adoptó un Código de ética con el fin de que este

código de ética delineará las normas de conducta profesional para guiar las acciones de cada miembro del

Institute of Internals Auditors (IIA). Es importante señalar que este mismo Código de ética ha sido adoptado

por el Instituto Mexicano de Auditores Internos (IMAI) para la regulación de la conducta profesional de los

auditores internos.

2.2. Antecedentes

El ejercicio de toda actividad profesional está condicionada a la conducta observada por sus miembros según

las percepciones de su propia libertad, conciencia del medio y la influencia que éste ejerce sobre ellos. Esto

hace indispensable la observancia de principios morales por parte de los individuos en respuesta a la

necesidad de mantener el prestigio de su profesión y garantizar la calidad de los servicios que prestan. Para

lograr esto, los conjuntos de principios morales son recogidos en códigos de ética profesional, con la finalidad

de orientar la conducta de los agremiados y asegurar la observancia de los mismos.

62

2.3. Distintos tipos de códigos de ética.

Cabe aclarar que existen dos formulaciones del Código de ética del IIA (Instituto of Internal Auditors): una es

para todos los miembros del Instituto y otra para los auditores Internos Certificados (CIAs), quienes han

pasado un examen y alcanzado ciertos requerimientos profesionales de experiencia.

Dentro de estos dos tipos de códigos, el perfil de los artículos son idénticos a excepción del octavo artículo

del código general, que ha sido eliminado del código de los CIAs; también los enunciados introductorios de

estos dos documentos difieren en algunas partes.

Una mayor diferencia entre los dos es el enunciado en el código de ética de los CIAs que estipula que una

violación al código es suficiente para perder la certificación del auditor.

2.4. Análisis y comentarios del código de ética en México.

Reconociendo que la ética es un aspecto de considerable importancia en la práctica de la Auditoria Interna y

que los principios morales observados por los asociados del Instituto Mexicano de Auditores Internos (IMAI)

deben ser formalizados, el Consejo Nacional Directivo en su reunión ordinaria, adoptó la siguiente resolución:

Considerando que los asociados del Instituto Mexicano de Auditores Internos (IMAI) representan a la

profesión de Auditoria Interna, y considerando que la Administración ( empresa) cuenta con la profesión de la

auditoria interna como apoyo en el cumplimiento de sus actividades, y considerando que dichos asociados

deben mantener los más elevados estándares de conducta, honorabilidad y dignidad, con el fin de llevar a

cabo una Auditoria Interna apropiada y significativa: se resuelve que sea adoptado un Código de Ética que

delinee las normas de conducta profesional para guiar las acciones de cada miembro del Instituto Mexicano

de Auditores Internos (IMAI).

Cabe mencionar que el Código de ética del Instituto abarca más que la definición de auditoria interna,

llegando a incluir dos componentes esenciales:

1. Principios que son relevantes para la profesión y práctica de auditoria interna.

2. Reglas de conducta que describen las normas de comportamiento que se espera sean observadas por

los auditores internos. Estas reglas son una ayuda para interpretar los principios en aplicaciones

prácticas. Su intención es guiar la conducta ética de los auditores internos.

El Código de ética junto al enfoque para la práctica profesional y otros pronunciamientos emitidos por el

Instituto, proveen orientación a los auditores internos para servir a los demás.

63

Este Código de ética se aplica tanto a las personas como a las entidades que proveen servicios de auditoria

interna.

En el caso de los socios del Instituto y de aquellos que han recibido o son candidatos a recibir certificaciones

profesionales del Instituto, el incumplimiento del código de ética será evaluado y administrado de

conformidad con los Estatutos y Reglamentos administrativos del Instituto. El hecho de que una conducta

particular no se halle contenida en las reglas de conducta no impide que ésta sea considerada inaceptable o

como un descrédito, y en consecuencia, puede hacer que se someta a acción disciplinaria al socio, poseedor

de una certificación o candidato a la misma.

2.5. Principios

Se espera que los auditores internos apliquen y cumplan los siguientes principios:

Integridad. Establece confianza y provee la base para confiar en su juicio.

Objetividad. Se exhibe el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar

información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los auditores internos deben hacer una

evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir

indebidamente por sus propios intereses o por otras personas.

Confidencialidad. Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y

no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o

profesional para hacerlo.

Competencia. Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al

desempeñar los servicios de auditoria interna.

2.6. Reglas de conducta

1. Integridad.

Los auditores internos:

Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.

Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo a la ley y la profesión.

No participarán a sabiendas de una actividad ilegal o de actos que vayan en detrimento de la

profesión de auditoria interna o de la organización.

Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización.

64

2. Objetividad.


No participarán en actividades o relaciones que puedan perjudicar o que aparentemente

puedan perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades

o relaciones que puedan estar en conflicto con los intereses de la organización.

No aceptarán nada que pueda perjudicar o que aparentemente pueda perjudicar su juicio

profesional.

Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados pudieran

distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión.

3. Confidencialidad.


Serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su

trabajo.

No utilizarán información para lucro personal o de alguna manera que fuera contraria a la ley

o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la organización.

4. Competencia.


Participarán sólo en aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes conocimientos,

aptitudes y experiencia.

Desempeñarán todos los servicios de auditoria interna de acuerdo con las Normas para la

práctica profesional de Auditoria Interna.

Mejorarán continuamente sus aptitudes y la efectividad y calidad de servicios.

De acuerdo con esta resolución, el Consejo Nacional Directivo aprueba los principios definidos a

continuación:

Interpretación de los principios

Los pronunciamientos de este código de ética cubren los principios básicos en las diversas disciplinas de la

práctica de auditoria interna. Los asociados deben considerar que el criterio personal es un requisito

indispensable para la aplicación de estos principios. Los asociados tienen también la responsabilidad de

conducirse de tal manera que su buena fe e integridad no sean puestas bajo cuestionamiento. Tomando en

consideración los límites de sus habilidades técnicas, los asociados promoverán la ejecución de las normas de

auditoria interna en sus más elevados niveles, con el fin de contribuir de mejor manera a la satisfacción de los

intereses de la compañía u organización.

65

En el Código se dictaminan once artículos que a continuación se mencionan; éstos delimitan lo que el

Instituto considera que son los estándares de conducta profesional para los auditores internos:

ARTICULOS:

I. Los asociados tienen la obligación de desempeñarse de manera honesta, objetiva y diligente en la

ejecución de sus deberes y responsabilidades.

II. Los asociados, al tener confianza de quienes contratan sus servicios deben manifestar su lealtad en

todos los asuntos que les sean encomendados por los mismos o por todos aquellos a quienes puedan

estar prestando un servicio. Sin embargo los asociados no deberán tomar partido, conscientemente,

por ninguna actividad ilegal o impropia.

III. Los asociados deben abstenerse a participar en cualquier actividad que pueda estar en conflicto con

los intereses de la organización, que desacrediten a la auditoria interna o que pudiera perjudicar su

capacidad para llevar a cabo objetivamente sus deberes y responsabilidades.

IV. Los asociados no deben aceptar gratificaciones o regalos de ningún empleado, clientes, proveedores,

usuarios, directivos o socios de la organización que puedan dañar su criterio profesional.

V. Los asociados deben estar prudentes en el manejo de la información obtenida en el desarrollo de sus

actividades. Esta información es de carácter confidencial y no debe ser utilizada para beneficio

personal o que en forma alguna pueda ir en detrimento de los intereses de la organización.

VI. Al expresar su opinión, los asociados deben ser cuidadosos en obtener suficiente evidencia que

garantice tal opinión. Al emitir sus reportes, los asociados deben revelar los hechos detectados en sus

investigaciones ya que, de no hacerlo, pueden distorsionar el informe de los resultados sobre las

operaciones investigadas o, inclusive, esconder alguna práctica ilegal.

VII. Los asociados deben, esforzarse continuamente para mejorar la calidad y efectividad de sus

servicios, comprometiéndose a realizar solamente aquellos que razonablemente esperen concluir con

auténtica competencia profesional.

VIII. Los asociados deben, tanto ajustarse a los estatutos como promover el logro de los objetivos del

IMAI. En la Práctica de su profesión, los asociados deben estar siempre conscientes de su obligación

de mantener los más elevados estándares de competencia, moralidad y dignidad que el IMAI y los

propios asociados han establecido.

66

IX. Los asociados deberán adoptar en sus intervenciones profesionales, todas las seguridades y medidas

técnicas que les permitan cumplir con las normas para la práctica profesional de la auditoria interna.

X. Los asociados den esforzarse continuamente por mejorar su competencia profesional así como la

eficacia, eficiencia y la calidad de sus servicios.

XI. Los asociados en el ejercicio de su profesión, deben siempre tener en cuenta su obligación de

mantener las elevadas normas de competencia, moralidad y dignidad emitidas por el IMAI. Los

asociados deben cumplir con los estatutos y apoyar los objetivos del Instituto.

2.7. Conclusiones

Por último podemos concluir que el Código de Conducta respecto al alcance y presencia que debe tener en la

empresa en general es un documento de orientación, sobre el comportamiento ético del personal. El Código es

un reglamento de actuación disciplinaria que debe emitir la dirección de la empresa, estableciendo directrices

sobre obligaciones y responsabilidades de la función encomendada al personal a cargo de determinados

puestos dentro de una organización.

El propósito del Código de ética del Instituto es promover una cultura ética en la profesión de auditoria

interna; ya que es necesario un Código de ética para la profesión de auditoria, por lo que está se basa en la

confianza que se imparte a su aseguramiento objetivo sobre la gestión de riesgos, control y dirección.

67

CAPITULO III

NORMAS GENERALES, NORMAS

ESPECIFICAS Y LINEAMIENTOS Y

STATEMENTS ON INTERNAL AUDITING

STANDARS (SIAS)

68

Introducción

El surgimiento de las Normas de auditoria interna tiene como propósito ser los requisitos mínimos del auditor

interno para la ejecución de la auditoria dentro de la organización, las cuales varían en cuanto a objetivos,

tamaño y estructura; estas variantes no son un impedimento para la aplicación de las normas de auditoria, ya

que su objetivo es general y nunca perdiendo de vista el criterio de cada auditor.

La auditoria interna ha llegado a ser una parte fundamental en nuestro país, al darse cuenta cada organización,

de la importancia de una evaluación, recomendación o asesoría hecha por algún auditor, sobre los controles

organizacionales las cuales deben ser con oportunidad durante el proceso normal de la organización, para

evitar así desviaciones de metas y objetivos.

Por tal motivo es tan importante el papel del contador publico como auditor interno, ya que tiene la

responsabilidad de proporcionar información que considere significativa en base a los conocimientos y

experiencias adquiridas, tomando como guía las normas de auditoria, también llamadas normas de calidad, las

que también servirán de sustento por el trabajo de auditoria realizado.

69

1. NORMAS GENERALES, NORMAS ESPECÍFICAS Y LINEAMIENTOS

1.1. 100 INDEPENDENCIA

LOS AUDITORES INTERNOS DEBEN SER INDEPENDIENTES DE LAS ACTIVIDADES QUE

AUDITAN.

.01 Los auditores internos son independientes, cuando pueden desempeñar su trabajo con libertad y

objetividad. La independencia permite a los auditores internos rendir juicios imparciales, esenciales para la

adecuada conducción e las auditorias; esto se logra a través del nivel organizacional y la objetividad.

1.1.1. 110 Nivel Organizacional

El nivel organizacional del departamento de auditoria interna deberá ser jerárquicamente tal, que le permita el

cumplimiento de sus responsabilidades de auditoria.

.01 Los auditores internos deben contar con el apoyo de la Gerencia y el Consejo de Administración para

que puedan así lograr la cooperación de los auditados y poder realizar su trabajo libre de interferencias.

.1 El Director del departamento de auditoria interna deberá reportar a una persona que en la organización

tenga suficiente autoridad para fomentar su independencia y para asegurar una amplia cobertura de la

auditoria, una adecuada consideración a sus informes y apropiadas acciones en las recomendaciones de

auditoria.

.2 El Director de auditoria deberá tener comunicación directa con el Consejo de Administración. La

comunicación regular con el Consejo, ayuda a asegurar la independencia y constituye un medio para que el

Consejo y el Director se mantengan informados sobre asuntos de mutuo interés.

.3 La independencia es incrementada cuando el consejo de Administración participa tanto en la designación

como en la remoción del Director del departamento de auditoria interna.

.4 El propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna deben ser

establecidos por escrito en un documento formal. El Director de Auditoria deberá procurar la aprobación de la

Gerencia, así como la aceptación del Consejo de Administración. El documento debe:

a) Establecer la posición del departamento dentro de la organización.

70

b) La autorización para el acceso a registros, personal y propiedades físicas relevantes en la realización de

las auditorias; y

c) Definir el alcance de las actividades de auditor.

5. El Director de Auditoria interna debe presentar anualmente a la Gerencia para su aprobación y al Consejo

para su información, un resumen del programa de auditorias del Departamento, el plan de reclutamiento y el

presupuesto financiero.

El Director debe también presentar para su aprobación e información, todos los cambios significativos que

ocurran durante el año. El programa de trabajo de auditoria, el plan de reclutamiento y el presupuesto

financiero, permitirán conocer a la Gerencia y al Consejo, el alcance del trabajo de auditoria y sobre todo,

cualquier limitación en relación con tal alcance.

.6 El Director de Auditoria Interna deberá presentar, ala Gerencia y al Consejo de Administración, informes

sobre sus actividades en forma anual o con la frecuencia que sea necesaria. Los informes de actividades deben

incluir aquellos hallazgos relevantes de auditoria, así como sus recomendaciones y deberán informar tanto a la

Gerencia como al Consejo, sobre las desviaciones significativas en el programa de trabajo de auditoria

autorizado, los planes de reclutamiento y sobre el presupuesto financiero, indicando las razones de dichos

cambios.

1.1.2. 120 Objetividad

Los auditores internos deberán ser objetivos al realizar las auditorias.

01 La objetividad es una actitud de independencia mental que los auditores internos deben mantener al

realizar las auditorias.

02 La objetividad requiere que los auditores internos realicen sus auditorias de tal manera que tengan una

honesta confianza en el producto de su trabajo y sin que se hayan creado compromisos significativos en la

calidad. Los auditores internos no deben colocarse en situaciones en las que se sientan imposibilitados para

hacer juicios profesionales objetivos.

.1 Las asignaciones de auditorias al personal, deberán hacerse de manera tal, que se eliminen los posibles y

actuales conflictos de intereses.

.2 La asignación de los auditores internos, deberá rotarse periódicamente cuando sea práctico hacerlo.

71

.3 Los auditores internos deben informar al Director, sobre cualquier situación donde ellos tengan conflicto de

intereses o prejuicios, o sobre la que razonablemente se pueda inferir su existencia. El Director en estos

casos, deberá reasignar tales auditores.

.4 Los auditores internos no deben asumir responsabilidades operativas. Si en ocasiones la gerencia ordena a

los auditores Internos que realicen trabajos que nos son de auditoria, deberá quedar claramente establecido

que no actuarían como auditores internos. Más aún, se presume que la objetividad se deteriora cuando los

auditores internos auditan cualquier actividad en la que hayan tenido autoridad o responsabilidad. Este

menoscabo deberá tomarse en consideración, cuando se informan los resultados de auditoria.

.5 Las personas transferidas definitiva o temporalmente al departamento de auditoria interna, no deberán ser

asignadas para auditar aquellas actividades en que previamente participaron, hasta que no transcurra un

periodo razonable. Estas asignaciones se presume que dañan la objetividad y deberán considerarse cuando se

supervise el trabajo de auditoria y cuando se informen los resultados.

.6 Los resultados del trabajo de auditoria deben ser revisados antes de emitir el respectivo informe de

auditoria, para proporcionar una razonable seguridad de que le trabajo se realizo objetivamente.

03 La objetividad del auditor interno no se ve afectada cuando recomienda normas de control para sistemas o

revisa los procedimientos antes de que estos sean implantados. El diseño, instalación y la operación de

sistemas, no son funciones de auditoria interna; tampoco los anteproyectos de procedimientos para sistemas

son funciones de auditoria. Al realizar estas actividades, se presume un deterioro en la objetividad de

auditoria.

1.2. 200 CONOCIMIENTO TÉCNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL.

LA AUDITORIA INTERNA DEBE REALIZARSE CON PERICIA Y DEBIDO CUIDADO

PROFESIONAL.

.01 La pericia profesional es responsabilidad del departamento de auditoria interna y de cada auditor interno.

El departamento deberá asignar a cada auditoria, aquellas personas que en su conjunto posean los

conocimientos, experiencias y disciplinas necesarias, para conducir apropiadamente la auditoria.

1.2.1.1. EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA:

1.2.1.1. 210 Reclutamiento de personal.

72

El departamento de auditoria interna deberá asegurarse de que la pericia técnica y los antecedentes de los

auditores internos, son los apropiados para las auditorias que deben realizarse.

01 El Director de auditoria interna deberá establecer criterios adecuados sobre los conocimientos y

experiencias para cada uno de los puestos de auditores internos, dando una adecuada consideración al alcance

del trabajo y al nivel de responsabilidad.

02 Se deberá obtener una razonable seguridad sobre las capacidades y pericias de cada prospecto para

Auditor.

1.2.1.2. 220 Conocimientos, experiencias y disciplinas.

El departamento de auditoria interna deberá poseer o deberá obtener los conocimientos, experiencias y

disciplinas necesarias para llevar a cabo sus responsabilidades de auditoria.

01 El personal de auditoria interna en su conjunto, deberá poseer los conocimientos y experiencias esenciales

para practicar la profesión dentro de la organización. Estos atributos incluyen pericia al aplicar las normas,

procedimientos y técnicas de auditoria interna.

02 El departamento de auditoria interna deberá tener personal o emplear consultores calificados en las

disciplinas necesarias para cumplir con las responsabilidades de auditoria, tales como: contabilidad,

economía, finanzas, estadística, procesamiento electrónica de datos, ingeniería, impuestos y leyes; sin

embargo, cada miembro del departamento no necesita estar calificado en todas las disciplinas.

1.2.1.3. 230 Supervisión.

El departamento de auditoria interna deberá proporcionar la seguridad de que las auditorias internas son

apropiadamente supervisadas.

01 El director de auditoria interna es responsable de proporcionar una apropiada supervisión de auditoria. La

supervisión es un proceso continuo que comienza con la planeación y termina con el trabajo de auditoria

asignado.

02 La supervisión incluye:

1. Proporcionar instrucciones adecuadas a los subordinados, desde el principio de la auditoria y en la

aprobación del programa de revisión.

73

2. Ver que se lleve a cabo el programa de auditoria aprobado a menos que las desviaciones sean justificadas y

autorizadas.

3. Determinar que los papeles de trabajo apoyen adecuadamente los hallazgos de auditoria, las conclusiones y

los informes.

4. Cerciorarse que los informes de auditoria son precisos, objetivos, claros, concisos, constructivos y

oportunos.

5. Determinar que los objetivos de la auditoria son alcanzados.

03 Deberá documentarse y conservarse evidencia apropiada de la supervisión.

04 El alcance requerido de la supervisión depende de la capacidad profesional de los auditores internos y del

grado de dificultad de la auditoria asignada.

05 Todas las asignaciones de auditoria interna ya sean realizadas por el departamento de auditoria interna o

para el, conservan la responsabilidad de su director.

1.2.2. EL AUDITOR INTERNO:

1.2.2.1. 240 Cumplimiento con las normas de conducta.

Los auditores internos deberán de cumplir con las normas profesionales de conducta.

01 El código de ética del Instituto de Auditores Internos establece normas de conducta y proporciona las

bases para la observancia entre sus miembros. El código demanda altos grados de honestidad, objetividad,

diligencia y lealtad a los que los auditores internos deberán apegarse.

1.2.2.2. 250 Conocimientos, Experiencias y Disciplinas.

Los auditores internos deberán poseer los conocimientos, experiencias y disciplinas esenciales para la

ejecución de las auditorias internas.

01 Cada auditor interno deberá poseer ciertos conocimientos y experiencias como sigue:

.1 Se requiere pericia en la aplicación de las normas, procedimientos y técnicas de auditoria interna para el

desarrollo de las revisiones. Se entiende por pericia, a la habilidad para aplicar los conocimientos que se

poseen, a las situaciones que posiblemente se encuentren, ocupándose de ellas sin tener que recurrir a ayudas

o investigaciones técnicas en exceso.

74

02. Se requiere pericia en principios y técnicas de contabilidad, para aquellos auditores internos que trabajan

extensamente con registros e informes financieros.

03. Se requiere de un entendimiento de los principios de administración, a fin de estar en aptitud de reconocer

y evaluar la importancia y efecto de las desviaciones respecto a las buenas practicas de los negocios en

general. Este entendimiento significa tener habilidad para: aplicar amplios conocimientos situaciones que

posiblemente se vayan encontrando, reconocer las desviaciones significativas, y poder llevar a cabo las

investigaciones necesarias para alcanzar soluciones razonables.

04. Se requiere una comprensión de los fundamentos de materias tales como contabilidad, economía, leyes

comerciales, impuestos, finanzas, métodos cuantitativos y sistemas computarizados de información. Esta

comprensión significa la habilidad para reconocer la existencia de problemas o problemas potenciales y para

determinar la investigación adicional que debe emprenderse o la asistencia técnica que se debe obtener.

1.2.2.3. 260 Relaciones Humanas y Comunicación.

Los auditores internos deben tener habilidad para tratar con las personas y para comunicarse

efectivamente.

01 Los auditores internos deben entender las relaciones humanas y mantener las relaciones satisfactorias con

los auditados.

02 Los auditores internos deben tener habilidad para comunicarse tanto oral como por escrito, de tal manera

que pueda transmitir clara y efectivamente asuntos tales como: los objetivos de auditoria, evaluaciones,

conclusiones y recomendaciones.

1.2.2.4. 270 Desarrollo Profesional Continuo

Los auditores internos deben mantener su competencia técnica a través de la educación continua.

01 Los auditores internos son responsables de continuar su desarrollo profesional para poder mantener su

pericia profesional. Deberán mantenerse informados acerca de las mejoras y desarrollos recientes sobre las

normas, procedimientos y técnicas de auditoria interna. El desarrollo profesional continuo se puede obtener

por medio de la membresía y participación en asociaciones profesionales, asistiendo a conferencias,

seminarios, cursos, programas de capacitación interna y participando en proyectos de investigación.

1.2.2.5. 280 Debido cuidado profesional

75

Los auditores internos deberán ejercer el debido cuidado profesional al realizar sus auditorias internas.

01 El debido cuidado profesional demanda el empleo del cuidado y habilidad que se esperaría de un auditor

interno razonable, prudente y competente, en iguales o similares circunstancias. El cuidado profesional por lo

tanto, deberá estar de acuerdo a la complejidad de la auditoria que se realiza. Al ejercer el debido cuidado

profesional, los auditores internos deben estar alertas a las posibilidades de errores intencionales, errores,

omisiones, e ineficiencia, desperdicio, inefectividad y conflicto de intereses. También deberán estar alertas a

aquellas condiciones y actividades donde es más posible que existan irregularidades. En adición ellos deberán

de identificar controles inadecuados y recomendaciones para promover el cumplimiento con procedimientos y

practicas aceptables.

02 Debido cuidado implica un razonable cuidado y capacidad, no infalibilidad ni acciones extraordinarias. El

debido cuidado requiere que el auditor conduzca exámenes y verificaciones con un alcance razonable, pero no

quiere auditorias detalladas de todas las transacciones. Por consiguiente, el auditor interno no puede dar una

absoluta seguridad de que no existen incumplimientos o irregularidades. Sin embargo las posibilidades de que

existan irregularidades materiales o que no se cumplan las disposiciones deben ser consideradas siempre que

el auditor interno emprende una auditoria interna.

03 Cuando el auditor interno sospeche un mal manejo deberá informarlo a las autoridades adecuadas de la

organización. El auditor interno puede recomendar cualquier información que considere necesarias en esas

circunstancias. Posteriormente el auditor deberá efectuar su seguimiento para verificar que las

responsabilidades del departamento de auditoria han sido cumplidas.

04 El ejercicio del debido cuidado profesional significa el uso razonable de las experiencias y juicios en el

desarrollo de la auditoria. Para este fin el auditor interno deberá considerar:

1. El alcance del trabajo de auditoria necesario para lograr los objetivos de la auditoria

2. La materialidad o importancia relativa de los asuntos a los que se aplican los procedimientos de auditoria.

3. La adecuación y efectividad de los controles internos.

4. El costo de la auditoria en relación a los posibles beneficios.

05 El cuidado profesional incluye la evaluación de los estándares de operación establecidos, determinando en

consecuencia si tales estándares son aceptables y si son cumplidos. Cuando tales estándares son vagos

deberán solicitarse interpretaciones autorizadas. Si los auditores internos son requeridos para interpretar o

seleccionar estándares de operación, deberán buscar el acuerdo de los auditados para determinar los

estándares necesarios para medir las operaciones realizadas.

76

1.3. 300 ALCANCE DEL TRABAJO

EL ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA DEBE INCLUIR EL EXAMEN Y LA EVALUACIÓN DE

LA ADECUACION Y FECTIVIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA

ORGANIZACIÓN Y DE LA CALIDAD DE EJECUCIÓN EN EL DESEMPEÑO DE LAS

RESPONSABILIDADES ASIGNADAS.

01 El alcance del trabajo de auditoria interna como se especifica en esta norma, abarca el trabajo de auditoria

que debe ser ejecutado; sin embargo, se reconoce que la Gerencia y el Consejo de Administración

proporcionan una dirección general sobre el alcance del trabajo y las actividades que serán auditadas.

02 El propósito de revisar la adecuación del sistema de control interno, es el de cerciorarse si el sistema

establecido, proporciona una razonable seguridad de que los objetivos y metas de la organización se

cumplirán eficiente y económicamente.

03 El propósito de revisar la efectividad del sistema de control interno, es el de cerciorarse si el sistema esta

funcionando como debería.

04 El propósito de revisar la calidad de ejecución el de cerciorarse si se han logrado los objetivos y metas de

la organización.

05 Los objetivos elementales del control interno son para asegurar:

1. La confiabilidad e integridad de la información.

2. El cumplimiento con las políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos.

3. La salvaguarda de los activos.

4. El uso eficiente y económico de los recursos.

5. El logro de los objetivos y metas establecidas para las operaciones o programas.

1.3.1. 310 Confiabilidad e Integridad de la información.

Los auditores internos deberán revisar la confiabilidad e integridad de la información financiera y

operacional y los medios usados para identificar, medir, clasificar y reportar dicha información.

01 El sistema de información proporciona datos para la toma de decisiones, control y cumplimiento con

requerimientos externos. Por ello los auditores internos deben examinar los sistemas de información y cuando

se apropiado asegurarse de:

77

1. Que los registros e informes financieros y operacionales contienen información precisa, confiable,

oportuna, completa y útil.

2. Que los controles sobre los registros e informes son adecuados y efectivos.

1.3.2. 320 Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos.

Los auditores internos deberán revisar las operaciones o programas para cerciorarse de que los resultados

coincidan con los objetivos y metas establecidos y, si las operaciones o programas se llevan a cabo como

fueron planeados.

01 La administración es responsable de establecer objetivos y metas, desarrollar e implantar procedimientos

de control y lograr los resultados de operación o programas esperados.

Los auditores internos revisaran si los objetivos y metas coinciden con los de la organización y si se están

cumpliendo.

02 Los auditores internos pueden proporcionar apoyo a los gerentes en el desarrollo de los objetivos, metas y

sistemas, determinando si los supuestos utilizados son los apropiados; si la información utilizada es precisa,

actual y relevante y, si se incorporaron los controles adecuados para las operaciones o programas.

1.4. 400 REALIZACIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA.

EL TRABAJO DE AUDITORIA DEBE INCLUIR LA PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA, EL

EXAMEN Y EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN, COMUNICACIONES DE LOS

RESULTADOS Y SEGUIMIENTO.

01 El auditor interno es responsable de planear y conducir la auditoria asignada, la cual estará sujeta a

revisión y aprobación por parte del supervisor.

1.4.1. 410 Planeación de la auditoria

El auditor deberá planear cada una de las auditorias.

01 La planeación deberá ser documentada e incluirá:

.1 El establecimiento de los objetivos y alcance del trabajo.

.2 La obtención de información de apoyo sobre las actividades que se auditaran.

.3 La determinación de los recursos necesarios para realizar la auditoria.

.4 El establecimiento de la comunicación necesaria con todos que estarán involucrados con la auditoria.

78

.5 La realización, en la forma mas apropiada, de una inspección física para familiarizarse con las actividades

y controles a auditar, identificar las áreas en las que se deberá hacer énfasis al realizar la auditoria y

promover comentarios y sugerencias de los auditados.

.6 La preparación por escrito del programa de auditoria.

.7 La determinación de cómo, cuando y a quien se le comunicaran los resultados de la auditoria.

.8 La obtención de la aprobación del plan de trabajo de la auditoria.

1.4.2. 420 Examen y evaluación de la información

Los auditores internos deberán obtener, analizar, interpretar y documentar la información que respalde los

resultados de la auditoria.

01 El proceso de examen y evaluación de la información es el siguiente:

.1 Se debe obtener la información de todos los asuntos relacionados con los objetivos y alcance de la

auditoria.

.2 La información deberá ser suficiente, competente, relevante y útil para que proporcione bases sólidas para

los hallazgos y recomendaciones de la auditoria.

La información suficiente significa que está basada en hechos, es adecuada y conveniente, de tal forma que

una persona prudente e informada, pueda llegar a las mismas conclusiones que el auditor.

La información competente significa que es confiable y puede de la mejor manera, usando las técnicas de

auditoria apropiadas.

La información relevante apoya los hallazgos y recomendaciones de auditoria y es consistente con los

objetivos de la auditoria.

La información útil ayuda a la organización a lograr sus metas.

.3 Los procedimientos de auditoria, incluyendo el empleo de las técnicas de pruebas selectivas y muestreo

estadístico deberán ser elegidas con anterioridad, cuando esto sea posible y ampliarlas o modificarlas cuando

las circunstancias lo requieran.

.4 El proceso de recabar, analizar, interpretar y documentar la información deberá supervisarse, para

proporcionar una seguridad razonable de que la objetividad del auditor se mantuvo y que las metas de

auditoria se cumplieron.

79

.5 Los papeles de trabajo que documentan la auditoria, deberán ser preparados para los auditores y revisados

por la gerencia de auditoria. Estos papeles deberán registrar la información obtenida y el análisis realizado y

deben apoyar las bases de los hallazgos de auditoria y las recomendaciones que se harán.

1.4.3. 430 Comunicación de Resultados

Los auditores internos deberán informar los resultados de su trabajo de auditoria.

.1 Se emitirá un informe por escrito y firmado al terminar la auditoria. Se podrán elaborar por escrito o

transmitir oralmente, tanto formal e informalmente, informes parciales.

.2 El auditor interno deberá discutir las conclusiones y recomendaciones con los niveles apropiados de la

administración, antes de emitir su informe final.

.3 Los informes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.

.4 Los informes presentaran propósitos, alcance y resultados de la auditoria cuando se considere apropiado,

contendrán opinión del auditor.

.5 Los informes pueden incluir recomendaciones para mejoras potenciales y reconocer el trabajo satisfactorio

y las medidas correctivas.

.6 Los puntos de vista de los auditores respecto a las conclusiones y recomendaciones pueden ser incluidas en

el informe de auditoria.

.7 El Director de auditoria interna o quien el designe, deberá revisar y aprobar el informe final, antes de

emitirlo y decidirá a quien distribuirlo.

1.4.4. 440 Seguimiento

Los auditores internos deberán hacer el seguimiento correspondiente para cerciorarse de que se tomaran las

medidas apropiadas sobre los hallazgos de auditoria reportados.

01 La auditoria interna deberá determinar si la medida correctiva tomada logra los resultados deseados, o si la

Gerencia o el Consejo de Administración asumieron la responsabilidad de no tomar ninguna medida

correctiva sobre los hallazgos reportados.

80

1.5. 500 ADMINISTRACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

EL DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA DEBERÁ ADMINISTRAR APROPIADAMENTE EL

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA.

01 El departamento de auditoria interna es responsable de que el departamento esta apropiadamente

administrado, a efecto de que:

.1 El trabajo de auditoria cumpla con los propósitos generales y las responsabilidades aprobadas por la

Gerencia y aceptadas por el Consejo de Administración.

.2 Los recursos del departamento de auditoria interna sean empleados eficiente y eficazmente.

.3 El trabajo de auditoria interna se realice de acuerdo a las normas para la práctica profesional de la auditoria

interna.

1.5.1. 510 Propósito, autoridad y responsabilidad

El Director de auditoria interna deberá elaborar una declaración de propósitos, autoridad y responsabilidad del

departamento de auditoria interna.

01 El Director de auditoria interna es responsable de obtener la aprobación de la gerencia y la aceptación del

Consejo de Administración del documento formal escrito (Manual de organización), del departamento de

auditoria interna.

1.5.2. 520 Planeación

El Director de auditoria interna deberá establecer los planes correspondientes para cumplir con las

responsabilidades del departamento de auditoria interna.

01 Estos planes deberán ser consistentes con la organización del departamento de auditoria interna y con las

metas de organización.

02 El proceso de plantación comprende el establecer:

.1 Metas

.2 Programas de trabajo de auditoria

81

.3 Planes de contratación de personal y presupuesto financiero

.4 Informes de actividades

03 Las metas del departamento de auditoria se deberán establecer de tal manera que se pueda lograr su

cumplimiento, basándose en los planes específicos de operación y a los presupuestos y hasta donde sea

posible deberán ser cuantificables. Deberán acompañarse de los criterios para medirlas y de fechas limite

para su logro.

01 Los programas de trabajo de auditoria deberán incluir:

a) Las actividades que se van a auditar;

b) Cuándo serán auditadas

c) El tiempo estimado requerido, tomando en consideración el alcance del trabajo de auditoria planeado y la

naturaleza y extensión del trabajo de auditoria realizado por otros

Los asuntos a considerarse al establecer las prioridades del trabajo de auditoria deberán incluir:

1. La fecha y resultado de la ultima auditoria

2. Revelación financiera

3. Perdidas y riesgos potenciales

4. Solicitudes de la gerencia

5. Cambios importantes en las operaciones, programas y controles

6. Oportunidades para lograr beneficios operacionales

7. Cambios y capacidades del personal de auditoria

Los programas de trabajo deberán ser lo suficientemente flexibles para cubrir demandas imprevistas.

02 Los planes de contratación de empleados, los presupuestos financieros, incluyendo el número de

auditores, su conocimiento, experiencia y las disciplinas requeridas para realizar su trabajo, deberán

contemplarse al elaborar de trabajo de auditoria; así como las actividades administrativas, la escolaridad y el

adiestramiento requeridos, la investigación sobre auditoria y los esfuerzos de desarrollo.

03 Los informes de actividades deberán presentarse periódicamente a la consideración de la Gerencia y del

Consejo de Administración, estos reportes compararan:

a) Lo realizado contra las metas del departamento y los programas de auditoria

b) Los gastos realizados contra los presupuestos financieros.

82

Se deberán explicar lasa razones de las principales variaciones e indicar medidas adoptadas y las necesidades.

1.5.3. 530 Políticas y procedimientos

El director de auditoria interna deberá proporcionar por escrito políticas y procedimientos necesarios para

guiar al personal de auditoria.

01 La forma y contenido de las políticas y procedimientos deberán ser apropiados al tamaño y estructura del

departamento de auditoria interna y a la complejidad de su trabajo. Los manuales de administración y de

auditoria técnica formales, pueden no ser necesarios para todos los departamentos de auditoria interna.

Un departamento de auditoria interna pequeño puede ser administrado informalmente. Su personal de

auditoria puede ser dirigido y controlado diariamente, con una estrecha supervisión y a través de memoranda.

En un departamento de auditoria interna de gran magnitud, con esenciales políticas y procedimientos más

formales e integrales, para guiar al personal de auditoria a que cumpla en forma consistente con las normas

del departamento.

1.5.4. 540 Administración y desarrollo de personal

El Director de auditoria interna deberá establecer un programa para selección y desarrollo de los recursos

humanos del departamento de auditoria interna.

01 El programa deberá contemplar:

.1 Descripciones de puestos por cada nivel del departamento de auditoria interna.

.2 Selección de individuos calificados y competentes.

.3 Entrenamiento y oportunidad de capacitación profesional continúa para todos y cada uno de los

auditores.

.4 Evaluación del trabajo de cada uno de los auditores internos por lo menos una vez al año

.5 Asesoría a los auditores internos en lo referente a su trabajo y a su desarrollo profesional.

1.5.5. 550 Auditores externos

El Director de auditoria interna deberá coordinar los esfuerzos de auditoria interna y externa.

01 El trabajo de la auditoria interna y externa deberá coordinarse para asegurarse de la adecuada cobertura y

para minimizar duplicidad de esfuerzos.

83

02 La coordinación de los esfuerzos de auditoria interna y externa incluye:

.1 Reuniones periódicas para discutir asuntos de interés mutuo.

.2 Acceso mutuo a los programas y papeles de trabajo de auditoria.

.3 Intercambio de informes de auditoria y cartas de observaciones.

.4 Común entendimiento respecto a técnicas, métodos y terminología de auditoria.

1.5.6. 560 Control de calidad

El Director de auditoria interna deberá establecer y mantener un programa de control de calidad que permita

evaluar las operaciones del departamento de auditoria interna.

01 El propósito de este programa es proporcionar seguridad razonable de que el trabajo de auditoria esta de

acuerdo con las normas de auditoria interna, con el manual de organización del departamento de auditoria

interna y con otras normas aplicables. Un programa de control de calidad deberá incluir los siguientes

elementos:

.1 Supervisión

.2 Revisiones internas

.3 Revisiones externas

02 La supervisión del trabajo de los auditores internos deberá llevarse a cabo continuamente para asegurar

que están trabajando de acuerdo con las normas, políticas y programas de auditoria interna.

03 Las supervisiones internas deberán realizarse periódicamente por el personal miembro del departamento de

auditoria interna, para evaluar la calidad de auditoria realizado. Estas revisiones deberán llevarse a acabo de la

misma manera que cualquier otra auditoria interna.

04 Para evaluar la calidad del trabajo del departamento de auditoria interna, deberán practicarse revisiones

externas.

Estas revisiones deberán llevarse a cabo por personas calificadas e independientes de la organización y que

no tengan conflicto de interés real o aparente. Estas revisiones deberán realizarse por lo menos una vez cada

tres años. Al concluir la revisión deberá emitirse un informe escrito. El informe expresara la opinión sobre el

cumplimiento del departamento en relación con las normas para la practica profesional de la auditoria interna

y cuando se considere conveniente incluirá recomendaciones para un mejor desempeño.

84

1.6. CUADRO COMPARATIVO DE NORMAS DE AUDITORIA INTERNA / EXTERNA

CLAVE

CATALOGO DE NORMAS DE

CLAVE

CATALOGO DE NORMAS DE

AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA

100 INDEPENDENCIA 2010 INDEPENDENCIA

200 CONOCIMIENTO TÉCNICO Y 2010 ENTRENAMIENTO TÉCNICO Y

CAPACIDAD PROFESIONAL CAPACIDAD PROFESIONAL

2010 CUIDADO Y DILIGENCIA PROFESIONAL

300 ALCANCE DEL TRABAJO 3050 ESTUDIO Y EVALUACIÓN

DEL CONTROL INTERNO

400 EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE 3040 PLANEACIÓN Y SUPERVISIÓN

AUDITORIA INTERNA

500 ADMINISTRACIÓN DEL DEPARTAMENTO3060 EVIDENCIA COMPROBATORIA

DE AUDITORIA INTERNA

Las Normas para la práctica profesional de la auditoria interna fueron emitidas por el Instituto Mexicano de

Auditores Internos, A. C. (IMAI) y las normas y procedimientos de auditoria fueron emitidas por el Instituto

Mexicano de Contadores Públicos, A. C.

Como podemos apreciar en el cuadro anterior, son muy similares las normas de auditoria interna en

comparación a las normas de auditoria externa, aun cuando existen algunas diferencias en su aplicación según

el caso. En las Normas de auditoria existen boletines acerca de los diferentes tipos de dictámenes que emite el

contador público en su función como auditor, los cuales no aparecen en las normas de auditoria interna.

1.7. CONCLUSIONES

En nuestra opinión la norma de auditoria interna No. 100 “independencia del auditor interno” nos habla de

que el auditor emitirá una opinión imparcial siempre y cuando exista libertad y objetividad en el momento de

la elaboración de la auditoria. Deberán implantarse políticas que prohíban las relaciones de parentesco con

85

algún miembro o amistad con empleados de la misma organización, ya que de lo contrario podrían

interrumpir al auditor de emitir una opinión imparcial.

Generalmente el auditor interno se ve implicado en sobornos por personal de la organización con la intención

de que este no emita alguna critica en prejuicio del empleado y para bienestar de la propia organización; el

auditor interno por ética profesional tendrá que aplicar su profesionalidad en la materia de auditoria interna.

El departamento de auditoria interna estará a un nivel jerárquico tal en la organización, que le permita tener

fácil contacto con el Consejo de Administración o con el Director de la Compañía para proporcionarle la

información constante y directa de los resultados de la auditoria interna. El departamento de auditoria interna

tendrá bien delimitadas las responsabilidades para cada integrante del mismo.

La norma de auditoria interna No. 200 “Capacidad profesional del auditor interno” se refiere a los

conocimientos y experiencias que deberá tener el auditor interno para cada auditoria, mismos que va

adquiriendo con el estudio constante y la practica laboral a través del tiempo. El auditor interno será evaluado

en base a lo anterior, para colocarlo en el puesto adecuado.

Considero que es importante que la organización proporcione capacitación al personal de auditoria interna,

misma que será en beneficio de la propia organización. Algunas organizaciones piensan que el invertir en

capacitación es un costo, lo que a largo plazo es una inversión

La norma de auditoria interna No. 300 que trata sobre el “Alcance del trabajo de auditoria interna”, significa

que el auditor interno en su etapa de investigación o revisión, no deberá tener alguna limitante para la

ejecución de su trabajo de auditoria interna, podrá disponer de las herramientas necesarias, se le proporcionara

la información que requiera al personal que labora en la organización, en caso de no ser proporcionada deberá

reportarlo oportunamente por escrito u oralmente.

El auditor interno verificara que los planes, objetivos y metas se estén cumpliendo en base al Sistema de

Control Interno y de manera económica; realizará comparaciones de lo planeado con los resultados obtenidos

hasta el momento de la auditoria.

La planeación de una organización, fase inicial del proceso administrativo, es la etapa en la cual se hace una

visión de la organización a futuro, siempre y cuando se lleven a cabo las metas y objetivos a corto plazo. El

auditor interno se encargara de revisar que lo planeado se este cumpliendo y de que los controles existentes

sean los adecuados, en caso de no serlo ofrecerá al administrador de la organización, alternativas de

corrección; revisará que los métodos de salvaguarda de activos sean los correctos y que verdaderamente

existan estos. El uso eficiente de los recursos y la salvaguarda de los mismos es un punto importante durante

86

la auditoria interna, en el cual pone mayor énfasis el cliente, ya que el mal manejo del activo, podría ocasionar

costos elevados, perjudicial para la organización.

Es frecuente encontrar que el personal de la organización le de un uso inadecuado al activo de la misma sin

tomar conciencia de los costos que ocasionan, lo que por consiguiente se sugiere la implantación de reglas

que induzcan al personal para el cuidado del mismo dentro de la organización y supervisar continuamente

que se lleven a cabo.

La norma de auditoria interna No. 400 “Realización del trabajo de auditoria”, abarca toda la auditoria, desde

su planeación en la cual estableceremos los objetivos, metas y programas de auditoria. En esta etapa de la

auditoria, el auditor determinara los recursos que le sean necesarios, inspeccionara las actividades a auditar y

se entrevistara con las personas que estarán involucradas para la obtención de sus resultados de auditoria.

Al existir una planeación, sabremos a dónde queremos llegar, que es lo qué haremos, cómo lo haremos y

cuales serán los recursos necesarios.

En la siguiente etapa; examen y evaluación de la información, el auditor interno se encarga de recabar la

información necesaria para soportar, posteriormente su opinión o interpretación del trabajo de auditoria, que

será plasmado en el informe final, algunas veces se harán recomendaciones para bien de la organización. La

opinión que emita el auditor será en base a sus conocimientos y a la experiencia obtenida.

La ultima etapa de esta misma norma, nos habla del seguimiento que se le dará a ala auditoria, ya que

estamos obligados como auditores a estar verificando que las correcciones hechas en la auditoria interna se

hallan llevado a cabo. Si la organización no pone en practica las medidas de corrección, habrá sido inútil la

auditoria, por lo anterior será necesario enfatizar la visión de la empresa al personal de la misma.

La norma de auditoria interna No. 500 “Administración del departamento de auditoria interna, “es la

aplicación del proceso administrativo en todas sus etapas dentro del departamento de auditoria interna. El

Director de auditoria se encargara de establecer políticas y procedimientos que rijan el departamento,

establecerá metas y objetivos encaminados siempre al objetivo general de la organización. Deberán existir

programas de desarrollo y capacitación al personal de auditoria lo que minimizara tiempos y esfuerzos, así

también habrá un programa de calidad en el cual evaluara las operaciones del departamento, verificando que

se estén aplicando las normas correspondientes, manuales del mismo departamento y leyes aplicables en el

pías en cuanto a la materia. Se llevara a cabo una coordinación de la auditoria interna con la externa; al

efectuar la auditoria externa el auditor correspondiente, hará mayor énfasis en las anomalías encontradas en la

auditoria interna.

87

Para concluir, refiriéndonos al programa de calidad que debe existir en el departamento de auditoria interna y

no solo en este sino en cualquier otro departamento u organización, seria importante que realmente se

aplicara, con esto se disminuirían costos, fallas en los resultados obtenidos y prevención de los mismos, pero

esta cultura organizacional no todas las organizaciones la tienen.

2. STATEMENT ON INTERNAL AUDITING STANDARES (SIAS)

2.1. Concepto

Las Declaraciones sobre las Normas de Auditoria Interna con sus siglas en ingles SIAS, son emitidas por el

Comité de Normas y Responsabilidades Profesionales, el cual es elegido por el Instituto de Auditores

Internos, como Comité Técnico Superior, para hacer declaraciones sobre temas de auditoria. Estas

declaraciones son interpretaciones aprobadas de las normas, para la Practica Profesional de la Auditoria

Interna.

Las organizaciones, los departamentos de auditoria interna, los directores de auditoria interna y los auditores

internos, deben hacer lo posible de acuerdo con las Normas. El cumplimiento de las normas y estas

declaraciones relacionadas con las mismas, se manejaran conforme a las condiciones en las cuales los

departamentos de auditoria interna lleven a cabo las responsabilidades asignadas. La adopción y el

cumplimiento de las normas y las declaraciones relativas, ayudaran a los profesionales de la auditoria interna

a cumplir con sus responsabilidades.

2.2. SIAS 1

Control: Conceptos y responsabilidades

Norma 300 Alcance del trabajo

Ámbito de trabajo

El ámbito de la auditoria interna debe incluir el examen y evaluación de la suficiencia y eficacia del control

interno de la organización y de la calidad del desarrollo en el cumplimiento de las responsabilidades

asignadas.

.01 El ámbito de la auditoria interna, como se especifica en esta declaración, incluye lo que se debe de

cumplir en el trabajo de auditoria. Sin embargo, se reconoce que la administración y el consejo de

88

administración, dan las directrices generales en lo que se refiere a la esfera de acción y a las actividades a las

que se practica la auditoria.

.02 El propósito de la revisión, de la suficiencia del sistema de control interno, consiste en determinar si el

sistema establecido da una garantía razonable de que se alcanzaran, económica y eficientemente, los objetivos

y metas de la organización.

.1 Los objetivos son los conceptos más amplios que la organización escoge para ser llevados a cabo. El

establecimiento de los objetivos, precede a la selección de metas y al diseño, implantación y mantenimiento

de sistemas, cuyo propósito es cumplir con los objetivos y metas de la organización.

.2 Las metas son objetivos específicos de sistemas específicos y por otra parte pueden ser referidos como

objetivos operativos o programáticos o como metas, estándares de operación, niveles de rendimiento,

objetivos o resultados esperados. Las metas para cada sistema se deben identificar y definir con claridad,

deben ser capaces de realizarse y medirse, ser adecuados a los objetivos mas amplios y establecidos y deben

observar con claridad los riesgos a los que esta expuesto en caso de no alcanzar esos objetivos.

.3 Un sistema (proceso, operación, función o actividad) es un orden establecido o un conjunto de conceptos,

partes, actividades y/o gente que esta conectada o relacionada para lograr metas y objetivos. (Esta definición

se aplica a sistemas, tanto manuales como automatizados), un sistema también puede ser un conjunto de

subsistemas que operan en combinación, para lograr una meta u objetivo en común.

.4 Se contara con un adecuado control. Si la administración se ha dispuesto y organizado (programado), de tal

manera que proporcione una garantía razonable de que se alcanzaran las metas y objetivos, eficiente y

económicamente. El propósito de diseño de sistemas empieza con el establecimiento de las metas y los

objetivos. Este continua con la conexión o interrelación de conceptos, partes, actividades, y/o personas, de tal

manera, que puedan trabajar juntos y lograr las metas y objetivos establecidos. Si el diseño del sistema se ha

realizado adecuadamente, las actividades planeadas se deben ejecutar como se planeo y los resultados

esperados se deberán alcanza.

.5 Se logra una confianza razonable cuando se toman acciones de costo-eficacia para limitar las desviaciones

a nivel tolerable, esto implica por ejemplo, que se prevendrán o detectaran los errores materiales y los actos

impropios o ilegales y se corregirán en un periodo oportuno, por los empleados, en el curso normal del

desempeño de sus funciones asignadas.

La relación costo-beneficio debe considerarse por la administración en el diseño de sistemas. La perdida

potencial asociada a cualquier exposición o riesgo, se debe comparar con el costo para controlarla.

89

.6 El desarrollo eficiente implica el cumplimiento de los objetivos y metas en forma precisa y oportuna, con

el mínimo empleo de recursos.

7. El rendimiento económico cumple los objetivos y metas a un costo que va a proporción al riesgo, el

término eficiente incorpora el concepto de rendimiento económico.

.03 El propósito de la revisión del sistema de control interno es averiguar si el sistema trabaja como se

intentaba.

.1 Se tiene un control eficaz cuando la administración opera los sistemas de tal manera que proporcionen una

garantía razonable de que las metas y objetivos se lograran.

.2 La dirección implica, además del cumplimiento de los objetivos y de las actividades planeadas, la

autorización y supervisión del desempeño, comparando periódicamente lo realizado con el rendimiento

planeado e implica documentar estas actividades, para tener una garantía adicional de que los sistemas operan

como se planeo.

2.1. La autorización incluye el permitir el inicio o la realización de actividades o transacciones: la

autorización implica que la autoridad que da la aprobación, ha verificado y validado que la actividad o

transacción este de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.

2.2. La supervisión incluye la revisión, observación y prueba de las actividades y el informe correspondiente

de las personas responsables. La supervisión implica verificación sobre la marcha, de los avances hacia

el logro de las metas y objetivos.

2.3. La comparación periódica, entre lo realizado y el rendimiento planeado, aumenta las posibilidades de que

las actividades se lleven a cabo como se planeo.

2.4. La documentación proporciona la evidencia del ejercicio de la autoridad y del cumplimiento de la

responsabilidad: si se actuó de acuerdo con las políticas, procedimientos y estándares del rendimiento; si

se llevo a cabo la supervisión, observación y prueba de las actividades y la verificación del rendimiento

planeado.

.04 El propósito de la revisión de acciones, es averiguar si se han logrado las metas y los objetivos de la

organización.

.05 Los objetivos primarios del control interno son para asegurar:

.1 La veracidad e integridad de la información

.2 Que se actué de acuerdo a las políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos.

90

.3 La protección de los activos

.4 El uso económico y eficiente de los recursos.

.5 El cumplimiento de los objetivos y metas establecidos de acuerdo a las operaciones y programas.

.06 Un control es cualquier acción que lleva a cabo la administración para aumentar la probabilidad de que se

lograran las metas y los objetivos. La administración, organiza y dirige el cumplimiento de las acciones

necesarias, en tal forma que pueda proporcionar una garantía razonable de que se lograran las metas y los

objetivos, por tanto, el control es el resultado, de una adecuada planeación, organización y dirección por parte

de la administración.

.1 Los controles pueden ser preventivos (para evitar que ocurran hechos no deseados), capaces de poder

detectar (para encontrar y corregir los hechos no deseados que ya han ocurrido), o capaces de poder dirigir

(para hacer que sucedan o bien propiciar los hechos que se deseen).

.2 Todas las variantes del termino control (control administrativo, control interno contable, control interno,

control gerencial, control de resultados, control preventivo, etc.), se pueden incluir en el termino genérico.

Estas variantes difieren principalmente en lo que corresponde a los objetivos que se han de alcanzar, ya que

estas variantes útiles al describir aplicaciones de control especifico. Los participantes en el proceso de control

se familiarizan, tanto con los términos, así como con sus aplicaciones, sin embargo, la metodología que aplica

la auditoria interna al evaluar dichos controles es consistente para todas las variantes.

.3 La variante “control interno” llegó a ser de uso general, para distinguir los controles dentro de una

organización, de los que existen fuera de esta (como las leyes). Si consideramos que los auditores internos

desarrollan sus actividades dentro de la organización y tienen entre otras, la responsabilidad de revisar el

cumplimiento de las obligaciones externas, por parte de la administración (por ejemplo las leyes), no es

necesaria ninguna distinción entre los controles internos y los externos. También desde el punto de vista de la

organización, los controles internos son todas las actividades que intentan asegurar el logro de las metas y

objetivos de la organización. Para efectos de esta declaración se considera el control interno como sinónimo

del control dentro de la organización.

.4 El sistema integral del control es conceptual por naturaleza. Es el conjunto integrado de sistemas de

control, utilizados por la organización para lograr sus metas y objetivos.

.07 La administración planea, organiza y dirige de tal manera que pueda proporcionar una garantía razonable

de que se alcanzaran las metas y objetivos establecidos.

.1 La planeación y la organización incluye el establecimiento de metas y objetivos y el empleo de

instrumentos tales como organigramas, diagramas de flujo, procedimientos, registros e informes, para

91

establecer; el flujo de información, las responsabilidades del personal en la realización de actividades, el

establecimiento de rastreos de información y la fijación de estándares de rendimiento.

.2 La dirección incluye ciertas actividades, para proporcionar una garantía adicional de que los sistemas

trabajan como se planeo. Estas actividades comprenden la autorización y supervisión de actividades, la

comparación periódica de lo realizado contra lo planeado y la adecuada documentación de estas actividades.

.3 La administración asegura que las metas y objetivos sigan siendo adecuados y que los sistemas continúen

siendo actuales, en consecuencia, la administración revisa periódicamente sus metas y objetivos y modifica

sus sistemas para adecuarlos a los cambios de condiciones internas y externas.

.4 La administración establece y mantiene un ambiente que fomente el control.

.08 La auditoria interna examina y evalúa los procesos de planeación, organización y dirección para

determinar si existe una garantía razonable de que se lograran las metas y objetivos, dichas evaluaciones en

conjunto, proporcionan información para evaluar el sistema integral de control.

.1 Todos los sistemas, procesos, operaciones, funciones y actividades dentro de la organización, están sujetos

a las evaluaciones de auditoria interna.

.2 Las evaluaciones de auditoria interna deben incluir lo necesario para determinar si existe una seguridad

razonable de que:

a) Se han establecido objetivos y metas.

b) Las actividades de autorización, supervisión y comparación periódica, se han planeado, realizado y

documentado como se requiere, para lograr las metas y objetivos y

c) Se han logrado los resultados planeados (las metas y objetivos se han alcanzado).

.3 La autoridad interna realiza evaluaciones en momentos específicos, pero debe estar alerta a los cambios

reales o potenciales en las condiciones, que pudiera afectar la posibilidad de tener una adecuada respectiva, en

esos casos, la auditoria interna debe tener en cuenta el riesgo de los cambios reales potenciales que pudieran

influir en el desarrollo de la auditoria.

2.3. SIAS 2

92

Comunicación de resultados

Norma 430 Comunicación de Resultados

Los auditores internos deberán informar los resultados de su trabajo de Auditoria.

.01 Se emitirá un informe por escrito y firmado al terminar la auditoria. Se podrá elaborar por escrito o

trasmitir oralmente, tanto como informalmente, informes parciales.

1. Podrán emplearse informes parciales para comunicar información que requiera atención inmediata. Para

comunicar un cambio en el alcance de la auditoria sobre la actividad que se esta revisando, o para mantener

informada a la administración sobre el progreso de aquellas auditorias que se desarrollan en periodos largos,

el empleo de informes parciales no disminuye ni elimina la necesidad de un informe final.

.02 El auditor interno debe discutir las conclusiones y recomendaciones de los niveles apropiados de

administración antes de emitir su informe final.

1. La discusión de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso de la

auditoria y/o en posteriores a la terminación de la auditoria (entrevistas finales). Otra técnica consiste en la

revisión de los borradores de los informes de auditoria por el jefe de la unidad de auditada. Estas discusiones

y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas interpretaciones ni malos entendidos de los

hechos, al dar oportunidad al auditado de aclarar asuntos específicos y de expresar sus puntos de vista sobre

las observaciones, conclusiones y recomendaciones.

2. Aunque el nivel de participantes en las discusiones y revisiones puede variar en función de las estructuras

de organización o por la naturaleza del informe, por lo general participan aquellas personas que tienen un

conocimiento detallado de las operaciones, así como aquellos que pueden autorizar la aplicación de las

acciones correctivas.

.03 Los informes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.

Informes objetivos son aquellos que contienen información verdadera, imparcial y sin distorsiones. Las

observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio.

Informes claros son aquellos que se entienden con facilidad y son lógicos. La claridad se puede mejorar

evitando un lenguaje técnico innecesario y proporcionando la suficiente información adicional de respaldo.

93

Los informes concisos van al grano y evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos completos en el

menor número de palabras posible.

Los informes constructivos son los que, como resultado de su tono y contenido, ayudan tanto a los auditados

como a la organización y promueven el mejoramiento donde es requerido.

Los informes oportunos son emitidos sin retraso indebido y permiten la pronta y efectiva toma de acciones.

.04.Los informes presentaran el propósito, alcance y resultados de la auditoria, y cuando se considere

apropiado, contendrán la opinión del auditor.

1. Aunque el formato y el contenido del informe de auditoria pueden variar por la organización o por el tipo

de auditoria, deben contener, en lo mínimo, el propósito, alcance y los resultados de la auditoria.

2. Los informes de auditoria pueden incluir información de antecedentes y de resumen. La información de

antecedentes puede identificar las unidades organizacionales y las funciones revisadas y proporcionar

información explicatoria importante. También puede incluir el estado que guardan las observaciones,

conclusiones y recomendaciones de informes anteriores, así como indicaciones de si el informe corresponde a

una auditoria programada o a una solicitud específica. Cuando se incluyan resúmenes, estos deberán

representar en forma equilibrada el contenido del informe de auditoria.

3. La declaración de propósitos deberá describir los objetivos de la auditoria y cuando sea necesario deberá

informar al lector los motivos para su realización y lo que se esperaba lograr a través de ella.

4. La declaración de alcances deberá identificar las actividades e incluir, cuando sea conveniente, información

adicional, como la referida al periodo sujeto a examen. En ocasiones es necesario identificar las actividades

no auditadas. Para delinear los limites de auditoria, debiéndose asimismo describir la naturaleza y extensión

de la auditoria realizada.

5. Los resultados pueden abarcar observaciones, conclusiones (opiniones) y recomendaciones.

6. Las observaciones corresponden a declaraciones pertinentes sobre hechos. Aquellas observaciones que se

consideren necesarias para apoyar las recomendaciones y conclusiones del auditor interno o para evitar su mal

entendimiento se deberán incluir en su informe final. La información u observaciones de menor importancia

se pueden comunicar oralmente a través de correspondencia menos formal.

Las observaciones de auditoria resultan de un proceso de comparación entre “lo que debería ser” con “lo que

es” de cualquier manera, existan o no diferencias, la comparación proporciona al auditor interno las bases

94

para la elaboración del informe. Cuando los resultados del examen sean positivos puede ser conveniente

incluir en el informe de auditoria el reconocimiento de un cumplimiento satisfactorio. Las observaciones

planteadas deberán considerar los siguientes atributos.

CRITERIOS: Las normas, medidas o expectativas empleadas al hacer una evaluación y/o verificación (lo que

debería existir).

CONDICIÓN: La evidencia real que el auditor interno encontró en el curso de su examen (lo que existe).

Si existe diferencia entre lo que se esperaba y las condiciones actuales, se deberán también considerar:

CAUSA: La razón de la diferencia entre lo que se esperaba y las condiciones reales, (por qué existen

diferencias).

EFECTO: El riesgo o peligro al que están expuestos la organización y/o otros en virtud de que las

condiciones prevalecientes difieren de los criterios establecidos (el impacto de la diferencia).

Las observaciones de auditoria reportadas también pueden incluir recomendaciones, las correcciones

efectuadas por los auditados así como información adicional necesaria que no haya incluida en otra parte del

informe.

7. Las conclusiones (opiniones) constituyen la evaluación del control interno sobre los efectos de las

observaciones en las actividades realizadas: por lo general las observaciones de auditoria se plantean en

perspectiva, considerando implicaciones en conjunto. Cuando el informe de auditoria incluya conclusiones,

estas deberán estar claramente identificadas como tales. Las conclusiones pueden referirse a todo el ámbito de

una auditoria o a aspectos específicos, y aunque no se limitan únicamente a ello pueden referirse a determinar

si las operaciones o los programas van de acuerdo con los de la organización; si se están alcanzando las metas

y los objetivos de la organización; y si las actividades examinadas funcionan como debe ser.

05. Los informes pueden incluir recomendaciones para mejoras potenciales y reconocer el desempeño

satisfactorio y las medidas correctivas.

1. Las recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del auditor interno. Tienen por objeto

llamar la atención para que se corrijan las condiciones existentes o para que se mejoren las operaciones. Las

recomendaciones pueden sugerir alternativas para corregir o mejorar la gestión, sirviendo de guía a la

administración para el logro de los resultados deseados. Las recomendaciones pueden ser generales o

especificas, por ejemplo: bajo algunas circunstancias, puede ser conveniente recomendar un curso general de

acción así como sugerencias especificas para su adopción; en otras circunstancias puede ser mas adecuado

sugerir solamente estudios o investigaciones posteriores.

95

2. Los logros de los auditados, en términos de mejoras, desde la última auditoria, o el establecimiento de una

operación bien controlada, pueden incluirse en el informe de la auditoria. Esta información puede ser

necesaria para dar una adecuada visión de las condiciones existentes y para dar una correcta perspectiva y un

razonable equilibrio al informe de auditoria.

06. Los puntos de vista de los auditados respecto a las conclusiones y recomendaciones pueden ser incluidos

en el informe de auditoria.

1. Como parte de la discusión del informe entre el auditor interno y el auditado, el auditor interno deberá

tratar de llegar a un acuerdo sobre los resultados de auditoria y/o sobre adecuado plan de acción para mejorar

las operaciones; en caso de no llegar a dicho acuerdo, en el informe se podrán declarar ambas posiciones así

como las razones del desacuerdo. Los comentarios por escrito que presente el auditado se pueden incluir

como un apéndice del mencionado informe. Otra alternativa es que los puntos de vista del auditado se

presenten en el cuerpo del informe o en documento por separado.

07. El Director de auditoria interna o quien él designe, deberá revisar y aprobar el informe final antes de

emitirlo y decidirá a quienes distribuirlo.

1. El director de auditoria interna o la persona que el designe para ello deberá aprobar y firmar todos los

informes finales. Si las circunstancias específicas lo permiten, se debe tomar en cuenta el auditor encargado o

al supervisor encargado para que firme el informe como representante del director de auditoria interna.

2. Los informes de auditoria se deben entregar a aquellos miembros de la organización que puedan asegurar

que los resultados de auditoria serán debidamente considerados, esto significa que el informe de auditoria

debe llegar a aquellos funcionarios que están en una posición en la que pueden tomar medida correctivas o

asegurar que se estén tomando dichas medidas. El informe final de auditoria debe asimismo entregarse al jefe

de la unidad auditada. Por su parte los niveles superiores de la organización pueden recibir solo informes

concentrados. Los informes también pueden ser entregados a otros involucrados como son los auditores

externos y los comités de auditoria.

3. En ocasiones alguna información no conviene que sea revelada a todos los que reciben el informe, en

virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando esta relacionada con actos ilegales o impropios.

En tales casos dicha información podrá ser presentada en un informe por separado. Si las situaciones

reportadas involucran los niveles de mayor rango en la administración, el informe de auditoria deberá ser

entregado al Comité de Auditoria de la junta directiva o a alguna otra unidad que posea un nivel parecido

dentro de la organización.

96

2.4. SIAS 3

Prevención, detección y reporte de fraudes

Norma 280 Debido cuidado profesional

Los auditores deberán ejercer un debido cuidado profesional al llevar a cabo sus auditorias internas.

280.01 Al ejercitar el debido cuidado profesional los auditores deberán estar alerta de hechos falsos, errores u

omisiones, ineficiencia, desperdicio, inefectividad y conflicto de intereses. Deberán estar alerta de estas

actividades y situaciones en las áreas que sea más posible que ocurran.

280.02 El auditor interno deberá considerar la posibilidad de encontrar irregularidades materiales o

inconformidades cada vez que emprenda una asignación de auditoria interna.

280.03 Cuando el auditor interno sospeche de actos de mala fe, deberá informar a la autoridad apropiada

dentro de la organización. El auditor interno podría recomendar cualquier investigación que se considere

necesaria en las circunstancias. Después de eso el auditor deberá dar un seguimiento para ver que las

responsabilidades del departamento de auditoria interna hayan sido cumplidas.

Norma 300 Alcance del trabajo

El alcance del auditor interno deberá abarcar el examen y evaluación de lo adecuado y efectivo del sistema de

control interno de la organización y de la calidad en el desempeño de las responsabilidades asignadas.

330.01 Los auditores internos deberán revisar los medios usados para la salvaguarda de activos de varios tipos

de perdidas como resultarían de robo, incendio, actividades ilegales o impropias y exposición a los elementos.

Características del fraude

1. El fraude abarca un orden de irregularidades y actos ilegales caracterizados por un engaño intencional. El

fraude puede ser penetrado en beneficio o detrimento de la organización y por personas de fuera o dentro de la

organización.

2. El fraude considerado para beneficiar a la organización generalmente se traduce en ganancias injustas o

deshonestas y podría ocultarse a gente fuera del grupo. Los perpetradores de dichos fraudes usualmente se

benefician indirectamente. Así que el beneficio personal se ve incrementado cuando la organización es

ayudada en estos actos.

97

Algunos ejemplos son:

a) Venta o cesión de activos falsos o ficticios

b) Pagos impropios, así como una política ilegal de donativos, cohechos, operaciones fraudulentas y pagos

hechos a las autoridades oficiales o intermediarias de autoridades, clientes o proveedores.

c) Representaciones impropias o incorrecta valuación de transacciones, activos, pasivos o utilidades.

d) Transferencias de precios impropia de manera intencional (ejemplo: Valuación incorrecta de bienes

intercambiados entre entidades relativas). Con el propósito de estructurar técnicas de precios impropias, la

gerencia puede mejorar los resultados de operación de una organización en detrimento de otra

organización.

e) Transacciones impropias entre gentes, en las cuales una recibe algún beneficio que no hubiera obtenido por

los procedimientos normales.

f) Descuido intencional de los registros o revelación de información significativa para mejorar el panorama

financiero de la organización o de otras entidades ajenas.

g) Actividades prohibidas tales como: violar estudios gubernamentales, leyes, regulaciones o contratos.

h) Fraudes fiscales.

3. El fraude perpetrado en detrimento de la organización en general y con beneficio directo o indirecto para

un empleado en forma individual o a otra firma.

Algunos ejemplos son:

a) Aceptar sobornos o actos fraudulentos.

b) Engaño hacia un empleado, o un extraño en una transacción potencial que formalmente genera utilidades a

la organización.

c) Abuso de confianza tipificado como la apropiación de dinero o propiedades ajenas o la satisfacción de

registros financieros para encubrir este acto y dificultar su detección.

d) Ocultar intencionalmente o falsear datos.

e) Reclamaciones presentadas por bienes o servicios que no hayan sido informados a la organización.

Prevención del fraude

4. La prevención del fraude consiste en tomar las acciones necesarias para desalentar que un fraude sea

perpetrado y limitar el riesgo de que esto ocurra. El principal mecanismo para prevenir el fraude es el control.

En principio la responsabilidad para establecer y mantener el control descansa en la Gerencia.

98

5. El auditor interno es responsable de asistir en la prevención del fraude a través del examen y evaluación de

lo adecuado y efectivo del control de acuerdo con el riesgo potencial en los diferentes segmentos de operación

de la organización. Para llevar a cabo esta responsabilidad el auditor interno deberá determinar si:

a) Se fomenta en el medio ambiente la conciencia de control.

b) Establecen metas y objetivos reales.

c) Existen políticas corporativas por escrito (ejemplo: Código de conducta que describa lo que debe

entenderse por actividades prohibidas y las acciones requeridas cuando esas violaciones sean descubiertas).

d) Establecen y mantienen políticas para la autorización de transacciones.

e) Políticas, practicas, procedimientos, reportes y otros mecanismos son desarrollados para controlar

actividades y salvaguardar activos particularmente en las áreas de alto riesgo.

f) Los canales de comunicación proporcionan a la Gerencia información adecuada y confiable.

g) Son necesarias recomendaciones para el establecimiento y mejoramiento de controles efectivos que ayuden

a determinar fraudes

Detección de fraude

6. La detección consiste en identificar suficientes indicadores de un fraude, que garanticen recomendar una

investigación.

Estos indicadores podrán surgir como resultado de los controles establecidos por la Gerencia, las pruebas

llevadas a cabo por los auditores, u otras fuentes de dentro o fuera de la organización.

7. Al llevar a cabo una auditoria, la responsabilidad del auditor interno para detectar un fraude es:

a) Tener conocimiento suficiente del fraude para estar capacitado para identificar indicadores de que un

fraude podría haber sido cometido. Este conocimiento incluye la necesidad de conocer las características del

fraude, las técnicas usadas para cometer fraudes y los tipos de fraudes asociados con las actividades auditadas.

b) Estar alerta para las oportunidades, así como las debilidades de control, que podrían permitir un fraude.

Si son identificadas debilidades de control significativas, se deberá ampliar el alcance de las pruebas de

auditoria que permitan la identificación de otros indicadores de fraude. Algunos ejemplos de indicadores son

transacciones no autorizadas, perdidas de controles, variaciones inexplicables en los precios, en general, la

presencia de más de un indicador que aumente la posibilidad de que un fraude haya sido cometido.

c) Evaluar los indicadores de que un fraude podría haber sido cometido y decidir si es necesario efectuar mas

acciones adicionales o recomendar una investigación.

d) Notificar a las autoridades apropiadas dentro de la organización. Cualquier determinación que se haga y si

hay suficientes indicadores de que un fraude haya sido cometido para recomendar una investigación.

99

8. Los auditores internos no deben esperar tener un conocimiento equivalente a la persona cuya

responsabilidad primaria es detectar e investigar el fraude.

Además los procedimientos de auditoria en forma individual, aun cuando sean llevados a cabo con el debido

cuidado profesional, no garantizan que el fraude sea detectado.

9. La investigación consiste en llevar a cabo los procedimientos necesarios para determinar si un fraude ha

sido cometido como lo sugieren los indicadores. Esto incluye la recopilación de evidencia suficiente acerca de

los detalles específicos del fraude descubierto. Auditores internos, abogados, investigadores, personal de

seguridad y otros especialistas dentro y fuera de la organización, son las gentes que usualmente participan y

conducen una investigación de fraude.

Responsabilidades de los auditores internos

10. Cuando se lleve a cabo una investigación de fraude, deberán:

a) Asegurarse del nivel que se ha extendido la complicidad en el fraude dentro de la organización.

Esto puede ser crucial para asegurarse que el auditor interno evite proporcionar u obtener información

engañosa de las personas que pudieran estar involucradas.

b) Determinar el conocimiento, habilidades y disciplinas necesarias para llevar a cabo una investigación

efectiva.

Asegurarse que los auditores internos y los especialistas disponibles tengan la habilidad y que estén

calificados para participar en la investigación para asegurar que esta es conducida por personas que tengan

un nivel apropiado de experiencia técnica.

Esto podría incluir asegurarse de que tengan títulos profesionales, licencias, reputación y relación con las

personas sujetas a investigación o con cualquier empleado o gerente de la organización.

c) Designar procedimientos a seguir para intentar identificar a los perpetradores, extensión del fraude, técnicas

usadas y causa del fraude.

d) Coordinar actividades con la gerencia de personal, asesor legal; y otros especialistas durante la

investigación.

e) Estar consciente de los derechos de las personas declarantes y de las personal del alcance de la

investigación y la reputación de la organización.

11. Una vez que una investigación de fraude es concluida, el auditor interno deberá asegurarse de los datos

recopilados, con el objeto de:

a) Determinar si los controles deben ser implementados o fortalecidos para reducir la vulnerabilidad en el

futuro.

100

Reporte del fraude

12. El reporte consiste en comunicaciones a la gerencia, verbales o escritas, intermedias o finales, del estado y

resultado de investigaciones de fraude.

Responsabilidades de Auditoria Interna

13. Un reporte preliminar o final podría ser deseable a la conclusión de la fase de detección. El reporte incluir

la conclusión del auditor interno, así como si existe suficiente información para conducir una investigación.

Debería incluir un resumen de los hallazgos que sirvan de base para dicha decisión.

14. SIAS No. 2 Comunicación de resultados, el cual específicamente en el estándar 430, proporciona

interpretaciones, es aplicable para los reportes de auditoria emitidos como resultados de investigaciones de

fraudes.

Interpretaciones adicionales como guías sobre reportes de fraude, son las siguientes:

a) Cuando se haya determinado que tan significativo ha sido el fraude y su incidencia, deberá ser notificado de

inmediato a la gerencia.

b) Los resultados de la investigación del fraude podrían indicar que este no pudiera haber sido descubierto

desde tiempo atrás, y tener un efecto importante en los resultados de operación de una organización, por

uno o más años, en los cuales los estados financieros hayan sido emitidos.

El auditor interno deberá informar a la gerencia apropiada y al comité de auditoria, así como al consejo de

administración, de dicho descubrimiento.

c) Un reporte escrito deberá ser emitido a la conclusión de la fase de investigación. Este deberá incluir todos

los hallazgos, conclusiones, recomendaciones y acciones correctivas tomadas.

d) Un borrador del reporte sobre el fraude deberá ser turnado al asesor legal para su revisión. En aquellos

casos en los cuales el auditor quiera invocar el privilegio de cliente, esta consideración deberá ser dad al

dirigir el reporte al asesor legal.

2.5. SIAS 4 SEGURIDAD EN LA CALIDAD

Norma 560 Control de Calidad

Lineamiento 560.01

Señala que el propósito de un Programa de Seguridad en la calidad es el de proporcionar seguridad razonable

de que el Trabajo de auditoria esta de acuerdo con las Normas de Auditoria Interna, con el Manual de

101

Organización del Departamento de Auditoria y con otras Normas aplicables. Un Programa de Seguridad en la

Calidad deberá incluir los siguientes elementos:

a) Supervisión

b) Revisiones Internas

c) Revisiones Externas

1. La “Seguridad Razonable” mencionada en este lineamiento será de utilidad a diversos elementos

interesados, además del Director de Auditoria Interna.

2. De conformidad con las Normas aplicables “tiene un significado mas profundo y no solamente referirse a

cumplir con políticas y procedimientos establecidos. Debe comprender una ejecución de las labores de

auditoria manteniendo un alto nivel de eficacia y efectividad. Seguridad en la Calidad es indispensable para

cumplir con esta condición de un alto grado de ejecución, además de mantener el prestigio del Departamento

de Auditoria en todas las áreas a quienes presta su apoyo técnico.

3. Conforme se menciona en el lineamiento 560.01, un criterio básico contra el cual se debe medir el

Departamento de Auditoria Interna en su propio Manual de Organización. Al considerar el Manual de

Organización se debe prestar el mayor cuidado al evaluarlo, en términos de los elementos señalados por la

Norma 110. Lineamientos 110.01.4 referido al Nivel Organizacional del Departamento de Auditoria Interna.

4. Los siguientes son ejemplos de “Otras Normas aplicables”, y criterios potenciales de evaluación, al juzgar

sobre la forma como el Departamento de Auditoria Interna desarrolla sus actividades:

El Código de Ética Profesional del Instituto

Los objetivos, políticas y procedimientos del propio departamento de Auditoria Interna.

Las políticas y procedimientos que utilice la organización, en cuanto a funciones de Auditoria Interna.

Leyes, Reglamentos y Normas del Gobierno o de la industria que señalen requisitos sobre Auditoria e

Información.

Sistemas que definen el universo de las Auditorias, señalen riesgos y determinen la frecuencia y alcance de

las Auditorias.

Documentos que precisen la planeación de las Auditorias en especial aquellos que hayan sido autorizados

por el Comité de Auditoria y por la Gerencia General.

El plan de organización, los requerimientos sobre cada puesto, descripción de puestos y sus funciones así

como los planes de Desarrollo Profesional, todo referido al Departamento de Auditoria Interna.

102

Lineamiento 560.02

Señala que la supervisión del trabajo de los auditores internos deberá llevarse a cabo continuamente, para

asegurar que están trabajando de acuerdo a las Normas, Políticas y Programas de Auditoria Interna.

1. Una adecuada supervisión elemento fundamental en un programa de Seguridad en la Calidad. Como tal, se

convierte en base importante sobre la cual se podrán apoyar subsecuentes Revisiones Internas y Externas.

2. La naturaleza y la responsabilidad relativa a Procesos de Supervisión quedan definidos en las Normas para

la Practica Profesional de la Auditoria Interna, especialmente la Norma 230 denominada precisamente

SUPERVISIÓN y sus correspondientes lineamientos. Conforme a esta Norma y sus lineamientos, el proceso

de SUPERVISIÓN incluye entre otras, las siguientes reglas:

Planeación adecuada con instrucciones cuidadosamente estructuradas para los subordinados.

Convencimiento de que el Programa de Auditoria previamente autorizado, ha sido respetado y cumplido,

quedando documentado con los papeles de trabajo y con el reporte de auditoria que consecuentemente se

estiman adecuados y razonables.

Seguridad de que todas las actividades de auditoria han sido debidamente “supervisadas”, de manera

adecuada y documentada, todo lo cual constituye la responsabilidad mas sobresaliente del Director de

Auditoria Interna.

3. En el lineamiento 560.02 se hace constar que “la supervisión del trabajo de los auditores internos se deberá

llevarse a cabo continuamente”,

La expresión “continuamente” indica que la Supervisión deberá realizarse sobre todo el proceso de auditoria,

con énfasis especial en la planeación, examen, evaluación, información y seguimiento de observaciones. La

tarea de supervisión, deberá entenderse, además a la capacitación de personal, evaluación de sus actuaciones,

controles sobre tiempos y gastos así como similares áreas administrativas.

Lineamiento 560.03

Establece que las revisiones internas deberán realizarse periódicamente por el personal miembro del

Departamento de Auditoria Interna, para evaluar la calidad del trabajo de auditoria realizado. Estas revisiones

deberán llevarse a cabo de la misma manera que cualquier otra auditoria interna.

1. Las revisiones internas de carácter formal llevan al Departamento de Auditoria Interna al convencimiento

de que su trabajo ha sido realizado correcta y razonablemente. Estos exámenes son realizados, en términos

generales, por un equipo de auditores, o por un auditor en particular, seleccionados por el Director de

103

Auditoria Interna. Los Departamentos de auditoria que puedan clasificarse como grandes, en cuanto al

número de auditores que los integran, tendrán un GERENTE EN LA CALIDAD, o con titulo similar.

2. Las revisiones enfocadas a lograr una seguridad en la calidad interna, son utilizadas ante todo, por el

Director de Auditoria Interna, pero pueden servir también a la Gerencia General y al Comité de Auditoria

ofreciéndoles respaldos razonables sobre la forma como se desarrolla la función de Auditoria Interna en la

empresa. Estas revisiones deberán estructurarse en tal forma que cumplan sobre todo con las Normas

Profesionales. Además deberán mantenerse en un alto nivel de efectividad para comprobar el grado de

cumplimiento con las políticas y reglamentos de la organización. Las revisiones deberán por ultimo

proporcionar recomendaciones que permitan corregir las observaciones reportadas.

3. Un programa de revisión interna, especialmente en el Departamento de Auditoria Interna de tamaño

reducido, deberá estar adaptado a los alcances que el Departamento pueda incluir en sus intervenciones y la

intervención personal que el Director pueda realizar en cada auditoria.

4. Cuando las revisiones internas antes descritas resultan inadecuadas o incompletas para satisfacer los

requerimientos del Departamento de Auditoria, podrán complementarse y reforzarse mediante la adopción de

los siguientes métodos:

a) Revisiones que realicen el Director de Auditoria Interna, los Gerentes de Auditoria o los Supervisores, de

muestras sobre las áreas de auditoria que fueron desarrolladas por otros Gerentes o Supervisores. Este

método, si se establece como un proceso permanente, puede proporcionar beneficios sobre capacitación de

auditores, intercambio de ideas y opiniones, mayor uniformidad en cuanto a reportes y mayores seguridades

para el Director de auditoria Interna.

b) Obtener retroalimentación sobre las áreas auditadas por medio de cuestionario, contacto personal y

obtención de opiniones ya sea que estas acciones se realicen en forma rutinaria después de cada auditoria o

solamente en casos especialmente seleccionados.

Este método llamara la atención de la Gerencia General respecto a las acciones de auditoria y permitirá

ofrecer sugestiones practicas que vengan a reforzar la función de auditoria en beneficio directo de las

necesidades gerenciales.

5. El Director de Auditoria Interna deberá iniciar y establecer un seguimiento adecuado sobre todo el proceso

de Revisiones Internas. Al seleccionar o instruir al equipo que se haya seleccionado para realizar la Auditoria

Interna, el Director de Auditoria Interna deberá cerciorarse de que el equipo reúne condiciones de capacidad

profesional, independencia y experiencia practica en la Organización.

6. El Director de Auditoria Interna deberá recibir un informe por cada revisión interna, sobre el cual tomara

medidas para garantizar que se inicien acciones correctivas. Ya se ha indicado que el propósito fundamental

104

de las revisiones internas es el de lograr un convencimiento de que las funciones de auditoria se desarrollen en

forma correcta.

Además, como propósito secundario, se podrán discutir los resultados de la revisión con el personal ajeno al

Departamento, tal como el Gerente General, el Comité de Auditoria y los Auditores Externos independientes.

Las revisiones internas en forma complementaria proporcionaran elementos de seguridad sobre el trabajo

interno que permitan la preparación posterior de revisiones externas.

7. Información mas detallada sobre las características de las revisiones internas podrá obtenerse de las

declaraciones y publicaciones del IIA (INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS), incluyendo EL

MANUAL SOBRE REVISIONES DE SEGURIDAD DE CALIDAD PARA LA AUDITORIA EXTERNA,

publicado por el Instituto en 1984.

Lineamiento 560.04

Señala que “para evaluar la calidad del trabajo del Departamento de Auditoria Interna, deben practicarse

revisiones externas. Estas revisiones deberán llevarse a cabo por personas calificadas e independientes de la

organización y que no tengan conflicto de interés real o aparente. Estas revisiones deberán realizarse por lo

menos una vez cada tres años. Al concluir la revisión, deberá emitirse un informe escrito. El informe

expresara la opinión del cumplimiento del Departamento en relación a las Normas para la Practica

Profesional de la Auditoria Interna y cuando se considere conveniente, incluirá recomendaciones para un

mejor desempeño.

1. Las revisiones externas significan un enorme potencial de recursos para el Director y demás miembros del

Departamento de Auditoria Interna,

Además las revisiones externas proporcionaran opiniones independientes sobre seguridad en la calidad que

será de gran utilidad en la Gerencia General, el Comité de Auditoria y Auditores Externos quienes se apoyan

técnicamente sobre el trabajo realizado por el departamento de Auditoria Interna.

2. El Director de Auditoria Interna deberá cambiar impresiones con la Gerencia General, y el Comité de

Auditoria sobre la naturaleza y el contenido de una revisión externa sobre el Programa de Seguridad en la

Calidad y además los deberá involucrar en la selección de un examinador externo.

3. Este lineamiento 560.04 pone énfasis en que las revisiones externas deberán llevarse a cabo por personas

calificadas e independientes a la organización y que no tengan conflicto de interés real o aparente.

“Personas calificadas” son aquellas que reúnen habilidad técnica y amplios antecedentes de educación

superior que por tanto los capacitan para ejecutar este tipo de revisiones. En esta categoría se pueden incluir

auditores internos provenientes de fuera de la organización, Consultores Externos y Auditores Externos

105

Independientes, “Independientes de la organización” significa que no forman parte ni están bajo el control de

la empresa, bajo revisión ni de alguna de sus dependencias. Al seleccionar un revisor externo, se tomaran

precauciones para que este no tenga conflictos de interés, reales o aparentes que provengan de relaciones

permanentes o pasadas con la empresa o sus departamentos de Auditoria Interna.

4. Los Colegios Profesionales o Institutos de Auditores Externos, en muchos países han autorizado

determinados procedimientos de revisión que sus miembros deben de seguir cuando procedan a evaluar o

utilizar el trabajo de Departamentos de Auditoria Interna. Estos Procedimientos se refieren principalmente a la

calidad del trabajo y el grado de independencia de los Auditores Externos tengan respecto a las áreas

auditadas. Estas intervenciones de loa auditores externos se orientan regularmente al examen de los Estados

Financieros de la empresa, por lo que constituyen una “Revisión Externa” conforme la define el lineamiento

560.04.

5. Tan pronto como se concluya una revisión Externa, el equipo de revisores procederá a formular un reporte

que se culminara con su opinión respecto a si el Departamento de Auditoria Interna ha cumplido con las

Normas para la Practica Profesional de la Auditoria Interna. El reporte también hará mención sobre si el

Departamento de Auditoria Interna observo las especificaciones de su Manual de Organización y otros

posibles reglamentos y normas aplicables en las circunstancias.

Finalmente, el reporte incluirá recomendaciones para lograr un mejor desempeño. El reporte estará dirigido a

la persona o entidad que haya solicitado la revisión. En respuesta a los comentarios y recomendaciones del

reporte, el Director de auditoria Interna procederá a preparar un Plan de Acción que atienda y corrija las

situaciones reportadas. También será responsabilidad del Director establecer un seguimiento adecuado que

culmine con el cumplimiento de las acciones autorizadas.

6. El lineamiento 560.04 señala en forma especifica “las revisiones externas deberán realizarse por lo menos

una vez cada tres años”.

A pesar de lo anterior, pueden existir circunstancias que justifiquen un intervalo diferente. Estas

circunstancias pueden incluir:

a) Que existió suficiente control por parte del Comité de Auditoria.

b) Que realizaron revisiones suficientemente profundas por parte de los Auditores Externos u otros

organismos similares y

c) La relativa estabilidad del Manual de Organización del Departamento de Auditoria Interna de la propia

empresa, del equipo de auditores y del universo de auditoria. Además de lo anterior, para juzgar sobre el

intervalo de las revisiones externas, deberán considerarse la naturaleza, alcances, grado de independencia y

resultados definidos del Programa de Revisión Interna.

106

7. La revisión externa es un elemento muy importante del Programa enfocado para obtener una Seguridad

sobre la Calidad de la Auditoria Interna. Sin embargo, puede suceder que el Departamento de Auditoria

Interna no cuente con recursos suficientes o haya confrontado algunas de las dificultades antes mencionadas,

por lo que puede quedar imposibilitado para obtener una Revisión Externa. En estas circunstancias se tendrá

que recurrir en forma mas acentuada, a la supervisión revisiones internas periódicas y cualquier otro método

que permita configurar una razonable Seguridad sobre la Calidad y que estén a la disposición del

Departamento. Es responsabilidad del Director de Auditoria Interna calificar cada año las circunstancias que

puedan restringir una revisión externa. Otro método interno puede ser la utilización de grupos internos

capacitados especialmente para ejecutar revisiones. (Por ejemplo: Ex Gerentes de Auditoria empleados por la

empresa, Directores de Auditoria provenientes de áreas descentralizadas o personal asesor de la Gerencia

General). Tales revisiones realizadas por estos grupos, no podrán llenar todas las exigencias y objetivos de las

revisiones externas regulares.

8. Mayor información relativa a revisiones externas se encuentra en otras definiciones y publicaciones,

principalmente el Manual sobre Revisión de Seguridad en la Calidad de la Auditoria Interna, que fue

publicado por el Instituto de Auditores Internos en 1984.

2.6. SIAS 5

Relaciones de los auditores internos con los auditores externos independientes

Lineamiento 550.01

Este lineamiento declara que “El trabajo de auditoria interna y el de la auditoria externa independiente

deberán coordinarse para asegurar la adecuada cobertura y para minimizar duplicidad de esfuerzos”.

1. El alcance de los trabajos de auditoria interna abarca tanto objetivos y actividades financieras como

operacionales. El alcance de la auditoria interna esta cubierto por la Norma 300. Por otra parte el examen que

llevan a cabo los Auditores Externos Independientes tiene como objetivo fundamental obtener suficiente

evidencia documental y practica que permita apoyar una opinión sobre la razonabilidad de los Estados

Financieros Anuales. El alcance de los trabajos que deben realizar los Auditores Externos Independientes esta

determinado por sus propias Normas Profesionales. Estas Normas son responsables de que los auditores

puedan juzgar respecto a si, los procedimientos utilizados y la evidencia obtenida, permiten expresar una

opinión sobre los Estados Financieros Anuales.

2. Es responsabilidad del Comité de Auditoria o su equivalente, ejercer una vigilancia adecuada sobre el

trabajo que realizan los Auditores Externos Independientes, incluyendo su coordinación con los trabajos de

107

auditoria interna. Una coordinación efectiva con estas áreas será la responsabilidad directa del Director de

Auditoria. Este Director requerirá del decidido respaldo del Comité de Auditoria o su equivalente para lograr

una coordinación efectiva sobre todos los trabajos de auditoria.

3. Al coordinar los trabajos de los auditores internos con los trabajos de los auditores externos

independientes., el Director de Auditoria Interna deberá tomar providencias para asegurarse que los auditores

internos rigen por la Norma 300 y por lo tanto no duplicar los trabajos cuya realización queda a cargo de los

auditores externos independientes, trabajos que en todo caso, pueden ser utilizados como complemento a la

cobertura de la auditoria interna. Conforme a la extensión que permiten las responsabilidades profesionales e

institucionales en materia de información, los auditores internos deben conducir sus exámenes de tal forma

que les permita obtener la máxima coordinación y eficiencia.

4. Los auditores internos pueden aceptar realizar trabajos de auditoria para los auditores externos

independientes con relación a su auditoria anual de Estados Financieros En estos casos, todo el trabajo que la

auditoria interna realice en apoyo de los auditores externos independientes deberá regirse por los

señalamientos de las Normas para la Practica Profesional de la Auditoria Interna.

5. El Director de Auditoria Interna deberá hacer evaluaciones relativas a la coordinación entre los auditores

internos y los auditores externos independientes. Estas evaluaciones incluirán un juicio sobre la eficiencia

global de todos los trabajos de auditoria, tanto internos como externos, y sobre los costos agregados de las

auditorias.

6. Al ejercer su papel de vigilancia, el Comité de Auditoria o su equivalente puede solicitar al Director de

Auditoria interna que exprese un juicio sobre el trabajo que desarrolla el Auditor Externo Independiente.

Cualquier juicio que en este sentido emita el director de Auditoria Interna, deberá estar suficientemente

sustentado en evidencias respecto a la eficiencia y efectividad de los trabajos de Auditor Externo

Independiente.

Lineamiento 560.02

Este lineamiento establece que “La coordinación de los esfuerzos de la auditoria interna con la externa

incluye":

1. Reuniones periódicas para discutir asuntos de interés mutuo.

2. Acceso mutuo a los programas y papeles de trabajo de auditoria.

3. Intercambio de informes de auditoria y cartas de observaciones.

4. Común entendimiento respecto a técnicas, métodos y terminología de auditoria.

108

Cada uno de estos puntos se repite y se amplia como sigue:

1. Reuniones periódicas para discutir asuntos de interés mutuo.

.11 La planeación de las actividades a cargo de los auditores internos y de las que sean desarrolladas por los

auditores externos independientes deberá ser discutida ampliamente.

El objetivo de estas discusiones será lograr una coordinación que asegure la adecuada cobertura y minimice

duplicidad de esfuerzos en los trabajos de auditoria. Suficientes reuniones deberán programarse en el curso

del proceso de auditoria para lograr la coordinación en los trabajos. También se precisara la oportuna y

eficiente terminación de las actividades de auditoria. Finalmente se tendrán elementos para determinar si los

trabajos del trabajo desarrollado hasta la fecha requieren de ajustes sobre los alcances del trabajo

originalmente planeado.

2. Será muy importante que el auditor interno tenga acceso a los papeles de trabajo y a los programas de los

auditores externos independientes. En esta forma, el auditor interno podrá quedar satisfecho respecto a que su

trabajo de auditoria interna se apoya razonablemente sobre el trabajo realizado por los Auditores Externos

Independientes. Al tener acceso a tales documentos, los auditores internos adquieran la responsabilidad de

respetar la confidencialidad de los mismos. En forma similar se deberá dar acceso a los Auditores Externos

Independientes sobre programas y papeles de trabajo de la auditoria interna para que los auditores externos

queden satisfechos sobre la confiabilidad del trabajo realizado por los auditores internos.

3. Intercambió de informes de Auditoria y cartas de observaciones.

3.1 Los informes de Auditorias Internas, las respuestas de la Gerencia General a dichos informes y las

revisiones subsecuentes sobre el seguimiento de observaciones, deberán ser puestas a disposición de los

auditores externos independientes. Toda esta información ayuda a estos últimos Auditores en la

determinación y ajustes sobre los alcances de su trabajo.

3.2 Por su parte, los auditores internos requieren tener acceso s las cartas de observaciones elaboradas por los

Auditores Externos Independientes. Los temas que sean tratados en cartas de observaciones serán de apoyo

importante para la planeación futura del trabajo de auditoria interna ponga énfasis en aquellas áreas que

fueron motivo de observaciones especiales. Tan pronto como la gerencia General y el Consejo de

Administración tomen acciones correctivas sobre el contenido de las cartas de observaciones, el Director de

Auditoria Interna debe tomar las providencias necesarias para lograr que las medidas correctivas seas

cumplidas y en todo caso llevar un seguimiento sobre las mismas.

4. Común entendimiento sobre las técnicas, métodos y terminología de auditoria.

109

4.1 El Director de Auditoria Interna deberá comprender el alcance de los trabajos de los auditores externos

independientes y debe quedar satisfecho de que estos trabajos, en forma conjunta con los trabajos planeados

para la auditoria interna, satisfacen la exigencia de la Norma 300 denominada Alcance del Trabajo. Esta

satisfacción por parte del Director de Auditoria Interna requiere que comprenda muy bien:

1. El nivel de elementos materiales que los Auditores Externos Independientes hayan utilizado para planear

su trabajo y;

2. La naturaleza y extensión de los procedimientos planeados por los auditores externos independientes.

4.2 El Director de Auditoria Interna debe asegurarse que las técnicas, métodos y terminología utilizados por

los Auditores Externos Independientes son comprendidos cabalmente por los auditores internos en tal forma

que el Director de Auditoria Interna queda capacitado para:

1. Coordinar los trabajos de auditoria interna con los trabajos de auditoria externa independiente.

2. Evaluar, para efectos de confiabilidad, el trabajo de los Auditores Externos Independientes.

3. Asegurarse de que los Auditores Externos Independientes, están capacitados para comunicarse

efectivamente con los propios Auditores Externos Independientes.

4.3 El Director de Auditoria Interna deberá proporcionar la información la información suficiente que permita

a los Auditores Externos Independientes comprender las técnicas, métodos y terminologías que utilicen los

auditores internos. En esta forma se lograra la confianza de los Auditores Externos Independientes, sobre los

trabajos desarrollados en cumplimiento de tales técnicas, métodos y terminología.

4.4 Resultara mas efectivo y eficiente que los auditores internos como los auditores externos independientes

utilicen similares técnicas, métodos y terminología, con objeto de mejor coordinación de su trabajos y que

cada uno deposite confianza completa sobre el trabajo del otro.

2.7. SIAS 6

Papeles de trabajo de auditoria

Lineamiento 420.01.5

Este lineamiento declara que “los papeles de trabajo que documentan la auditoria deberán ser preparados por

los auditores y revisados por la Gerencia Auditoria. Estos papeles deberán registrar la información obtenida y

el análisis realizado y deben apoyar las bases de los hallazgos de auditoria y las recomendaciones que se

harán”.

110

Funciones

5.1 Los papeles de trabajo de auditoria generalmente sirven para:

a) Proporcionar la evidencia principal que respalde el Informe de los Auditores Internos.

b) Auxiliar en la planeación, desarrollo y supervisión de las Auditorias.

c) Documentar si los objetivos de la Auditoria fueron logrados

d) Facilitar la supervisión por parte de otros auditores o revisores.

e) Proporcionar bases para evaluar el Programa de Seguridad en la Calidad del Departamento de auditoria

Interna.

f) Proporcionar apoyos documentales en las circunstancias como reclamaciones de seguros. Casos de fraude,

demandas judiciales.

g) Auxiliar en el desarrollo profesional del cuerpo de auditores internos.

h) Apoyar el cumplimiento, por parte del Departamento de Auditoria Interna de las Normas para la Practica

Profesional de la Auditoria Interna.

Contenido

5.2 La organización, el diseño y el contenido de los papeles de trabajo de auditoria dependerá de la naturaleza

de la auditoria que se pretenda realizar. Sin embargo, los papeles de trabajo de auditoria, deberán documentar

fehacientemente los siguientes aspectos del proceso de auditoria.

a) Planeación

b) Examen y evaluación respecto a si se considera que el Sistema de Control Interno sea adecuado y efectivo

c) Los procedimientos de auditoria aplicados, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.

d) Supervisión y revisión

e) Información

f) Seguimiento

5.3 Los papeles de trabajo de auditoria deben quedar completos e incluir el soporte adecuado sobre las

conclusiones de Auditoria que se hayan expresado.

Entre otras condiciones, los papeles de trabajo de auditoria incluirán:

a) Documentos relativos a la planeación así como los programas de auditoria.

b) Cuestionarios referidos al Control Interno, diagramas de flujo, listas de pruebas y narrativos.

c) Notas y memoranda resultantes de las entrevistas.

111

d) Información relativa a la estructura interna como diagramas organizacionales y descripciones de puestos.

e) Copiar de contratos y convenios que se consideren importantes.

f) Información relativa a las Políticas Financieras y Operativas

g) Resultados sobre evaluación de los controles.

h) Cartas de confirmación y representación.

i) Análisis y pruebas sobre las operaciones, procesos y saldos de las cuentas.

j) Resultado de los procedimientos analíticos de revisión.

k) El Informe de Auditoria y los comentarios de la Gerencia General.

l) Correspondencia de auditoria si contribuye a documentar las conclusiones alcanzadas de auditoria.

5.5. Los papeles de trabajo de auditoria pueden estar constituidos por hojas de trabajo, cintas magnéticas,

discos, diskettes, películas y otros medios semejantes. Si los papeles de trabajo están constituidos por

elementos diferentes a hojas de trabajo, se debe considerar la posibilidad de generar copias de soporte.

5.6 Si el Auditor Interno formula reportes sobre información financiera, los papeles de trabajo de la auditoria

deberán demostrar que los registros contables concuerden con tal información financiera.

5.7 Algunos papeles de trabajo de auditoria pueden ser catalogados como archivos permanentes o como

archivos de seguimiento de auditoria. Estos expedientes continuos de auditoria generalmente contienen

información de considerable importancia.

5.8 El Director de Auditoria Interna debe establecer políticas relativas a tipos de expedientes que deban

mantenerse sobre los papeles de trabajo de auditoria, papelería que debe utilizarse, índices y otros temas

similares. La uniformidad sobre los papeles de trabajo de auditoria como es la utilización de cuestionarios y

programas contribuirá a mejorar la eficiencia de una auditoria y a facilitar delegación de trabajos de auditoria.

5.9 Las siguientes son técnicas para la preparación típica de papeles de trabajo de auditoria:

a) Cada papel de trabajo de auditoria debe tener un encabezado. Este encabezado usualmente comprende el

nombre de la organización o empresa o bien de la función que se este examinando, un titulo o descripción

del contenido u objetivo del papel de trabajo y la fecha o el periodo que abarca la auditoria.

b) Cada papel de trabajo de la auditoria debe ser firmado o inclinado y además fechado por auditor interno.

c) Cada papel de trabajo de auditoria debe contener un índice o numero de referencia.

d) Los símbolos o marcas de verificación de auditoria deben explicarse debidamente.

e) Las fuentes de información deben identificarse con toda claridad.

Proceso de revisión

112

5.10 Todos los papeles de trabajo de auditoria deben ser revisados para garantizar que soporten en forma

adecuada el Informe de Auditoria y que se utilizaron todos los procedimientos de auditoria que se

consideraron necesarios.

Evidencias sobre exámenes de supervisión deben documentarse debidamente en los papeles de trabajo de

auditoria. El Director de Auditoria Interna tiene completa responsabilidad sobre la supervisión, pero puede

designar a miembros del Departamento de Auditoria Interna para que realicen dicha supervisión. La

supervisión deberá ser realizada por auditores de niveles de responsabilidad superiores al nivel del auditor que

preparo los papeles de trabajo.

5.11 La evidencia sobre el examen de supervisión consistirá en las iniciales y fechas consignadas por el

supervisor una vez que la revisión ha quedado concluida.

5.12 Otras técnicas de revisión que producen evidencia sobre el examen de supervisión incluyen el

cumplimiento de una lista de pruebas sobre los papeles de trabajo, o bien la preparación de un reporte o

memorando que detalle, la naturaleza, el alcance y los resultados de la revisión.

5.13 Los supervisores pueden formular un reporte o notas de revisión (también llamadas listas de pendientes)

sobre preguntas o dudas que hubieren surgido en el curso de la revisión. Al hacer las aclaraciones sobre los

reportes o notas de revisión se tendrá especial cuidado en comprobar que los papeles de trabajo contienen

suficiente evidencia de que las dudas y preguntas surgidas en el proceso de revisión, han quedado resueltas.

Propiedad, custodia y actualización

5.14 Los papeles de trabajo de auditoria son propiedad de la organización o empresa.

5.15 Los expedientes sobre papeles de trabajo de auditoria generalmente deben quedar el control del

departamento de auditoria interna y solamente estarán a disposición del personal autorizado.

5.16 La Gerencia General así como otros miembros de la empresa pueden solicitar acceso a los papeles de

trabajo de auditoria. Este acceso podrá ser necesario para comprobar o explicar los resultados de la auditoria.

Este acceso podrá ser necesario para comprobar o explicar los resultados de auditoria o bien para utilizar

documentación de auditoria para otros propósitos relacionados con la empresa. El Director de auditoria

Interna deberá autorizar tales solicitudes.

5.17 Es practica común entre Auditores Internos y Auditores Externos Independientes permitir el acceso

reciproco a sus respectivos papeles de trabajo de auditoria. En todo caso, será el Director de Auditoria Interna

113

quien autorice la práctica de permitir a los Auditores externos Independientes tener acceso a los papeles de

trabajo de la auditoria interna.

5.18 Existen circunstancias por las cuales surgen solicitudes para tener acceso a los papeles de trabajo e

Informes de Auditoria por parte de personas ajenas a la empresa, fuera de los Auditores Externos

Independientes. Antes de otorgar el acceso a dicha documentación, el Director de Auditoria Interna deberá

obtener la autorización de la Gerencia General o del área Jurídica, según resulte conveniente.

5.19 El Director de Auditoria Interna debe implementar los requisitos necesarios para la conversación y

actualización de los papeles de trabajo de auditoria.

Estos requisitos deberán estar de acuerdo con las políticas de la empresa y cualesquiera otras condiciones

legales o de otra naturaleza que resulten aplicables en las circunstancias.

2.8. SIAS 7

Comunicación con el consejo de administración

Definición

El termino ”CONSEJO” conforme se utiliza en las NORMAS y en esta DECLARACIÓN, comprende a los

Consejos de Administración, Titulares de Agencias o Cuerpos Legislativos a quienes los auditores internos

deben reportarse, Consejos de Gobernadores o Depositarios de instituciones con fines no lucrativos así como

cualesquiera otras juntas de gobiernos similares que puedan existir en las organizaciones o empresas.

Lineamiento 110.01.2 Comunicación directa

Señala: “El Director de Auditoria Interna deberá tener comunicación directa con el Consejo. La comunicación

regular con el Consejo ayuda a asegurar la independencia y constituye un medio para que el Consejo y el

director se mantengan informados sobre asuntos de mutuo interés”.

2.1. La comunicación directa se realiza cuando el director asiste con regularidad y participa en aquellas

sesiones del Consejo e las cuales se traten temas relacionados con sus funciones como organización de

gobierno en cuanto a auditoria, información financiera, mandos organizacionales y control. La ausencia del

director a estas sesiones y su presentación de reportes verbales y7o escritos, constituyen un intercambio de

información sumamente valiosos sobre los planes y actividades del departamento de auditoria interna. El

Director de auditoria Interna deberá reunirse en forma privada con el Consejo cuando menos una vez al año.

Lineamiento 110.01.4 Manual de Organización

114

Establece: “El propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna deben ser

establecidos por escrito en un documento formal (Manual de organización). El Director de Auditoria Interna

deberá procurar la aprobación del manual por parte de la Gerencia General así como aceptación por el

Consejo.

El Manual debe:

a) Establecer la posición del departamento dentro de la organización

b) La autoridad para el acceso a registros, personal y propiedades físicas, relevantes en la realización de las

auditorias, y

c) Definir el alcance de las actividades de auditoria.

4.1 El Director de auditoria Interna deberá evaluar periódicamente si el propósito, autoridad y responsabilidad

del departamento según se define en su manual de organización. Siguen siendo adecuados para que el

departamento pueda cumplir con sus objetivos. El resultado de esta evaluación periódica deberá ser

comunicado a la Gerencia General y al Consejo.

Lineamiento 110.01.5 Planes

Establece: El Director de Auditoria Interna debe presentar anualmente a la Gerencia para su aprobación y al

Consejo para su información un resumen del programa de auditoria del departamento, el plan de

reclutamiento de personal y el presupuesto financiero.

El director también debe presentar para su aprobación e información todos los cambios significativos que

ocurran durante el año. El programa de trabajo de auditoria, el plan de reclutamiento y el presupuesto

financiero permitirán conocer a la Gerencia General y al Consejo, el alcance del trabajo de auditoria y sobre

todo cualquier limitación en relación a tal alcance.

5.1 El programa de auditoria, el plan de reclutamiento y el presupuesto financiero que hayan quedado

autorizados junto con los cambios mas significativos deben acompañarse de la información suficiente y

necesaria para que el Consejo pueda asegurarse respecto a si los objetivos y planes del departamento de

auditoria interna sustentan los objetivos y planes e la organización y el propio Consejo. Esta información

deberá ser consignada, de preferencia, por escrito.

5.2 Una limitación en el alcance de los trabajos de auditoria representa una restricción impuesta sobre el

departamento de auditoria interna que le imposibilita para cumplir con sus objetivos y planes. Entre otras

posibilidades, una limitación en el alcance de los trabajos puede restringir:

a) El alcance definido en el manual de organización

115

b) El acceso por parte del departamento a los registros, personal y propiedades físicas que sean importantes

para la realización de las auditorias.

c) La realización del programa de auditoria autorizado.

d) El desarrollo de procedimientos de auditoria que resulten necesario.

e) La realización del plan de reclutamiento de personal y presupuesto financiero.

5.3 Una limitación en el alcance de los trabajos de auditoria así como sus efectos potenciales, deberán ser

comunicados de preferencia por escrito al Consejo.

5.4 El Director de Auditoria Interna deberá considerar si resulta adecuado informar al Consejo respecto a

limitaciones en el alcance de los trabajos de auditoria que ya hubieren sido comunicadas con anterioridad y

aceptadas por el Consejo. Esto resultará necesario específicamente cuando hayan ocurrido cambios en la

organización, en el Consejo y en la Gerencia general o cambios de cualquiera otra naturaleza.

Lineamiento 110.01.6 Informes de actividades

Señala: El Director de auditoria interna deberá presentar a la Gerencia General y al Consejo informes sobre

sus actividades en forma anual o con la frecuencia que sea necesario. Los informes de actividades deben

incluir aquellos hallazgos relevantes de auditoria, así como sus recomendaciones y deberán informar tanto a la

Gerencia General como al Consejo, sobre las desviaciones significativas en el programa de trabajo de

auditoria autorizado, en los planes de reclutamiento y en el presupuesto financiero, iniciando las razones de

dichos cambio.

6.2 Hallazgos significativos de auditoria son aquellas condiciones que, a juicio del Director de Auditoria

Interna puedan afectar a la organización en forma adversa. Hallazgos significativos de auditoria pueden

incluir condiciones relacionadas con irregularidades, actos ilegales, errores, ineficiencia, desperdicio,

ineficacia, conflictos de interés y debilitamientos de los controles internos. Después de examinar estos

hallazgos con la Gerencia General, el Director de Auditoria Interna deberá comunicar los hallazgos que

considere mas importantes al Consejo ya se que hubieren quedado resueltos satisfactoriamente.

6.3 Es responsabilidad de la gerencia General tomar decisiones respecto a las acciones que deban seguirse

para atender y corregir los hallazgos significativos de la auditoria. Corresponde a la Gerencia General decidir

si asume los riesgos de no corregir aquellos hallazgos de auditoria que le fueren reportados, debido a

consideraciones de costo o de cualquier otra índole. El Consejo deberá ser informado respecto a las decisiones

que hubiere tomado la Gerencia General sobre todos los hallazgos importantes de la auditoria.

116

6.4 El Director de Auditoria Interna si resulta adecuado informar al consejo sobre importantes hallazgos de

auditoria previamente reportados y sobre los cuales tanto la Gerencia General como el propio consejo

asumieron los riesgos de no corregir las situaciones reportadas. Esto resultara necesario específicamente

cuando hallan ocurrido cambios en la organización, en el Consejo y en la Gerencia General o cambios de

cualquier otra naturaleza.

6.5 Las razones para haber realizado desviaciones importantes en los programas de auditoria, planes de

reclutamiento y presupuestos financieros, que requieren justificaciones adecuadas, incluyen:

a) Cambios en la organización y en la Gerencia General

b) Condiciones económicas

c) Requisitos legales y reglamentarios

d) Cambios en el personal de auditoria interna

e) Peticiones de la Gerencia General

f) Aplicaciones y reducciones en los alcances de las auditorias conforme hubieren sido determinadas por el

Director de Auditoria Interna.

Lineamiento 550.01 Auditores Externos

Señala: “El trabajo de auditoria interna y externa deberá coordinarse para asegurar la adecuada cobertura y

para minimizar duplicidad de esfuerzos”. Guías adicionales sobre el lineamiento 550.01:

.7 El director de auditoria interna deberá comunicar los resultados de sus evaluaciones respecto a la

coordinación entre el auditor interno y el auditor externo a la Gerencia General y al Consejo, junto con sus

principales comentarios respecto a la actuación del auditor externo.

.8 Los auditores externos podrán ser requeridos por sus propias normas profesionales de asegurarse que

ciertos asuntos sean puestos en conocimiento del Consejo. El Director de Auditoria Interna deberá ponerse en

comunicación con el auditor externo respecto a tales asuntos, para manejarlos de común acuerdo. Estos

asuntos pueden referirse a:

a) Importantes debilitamientos de los controles internos.

b) Errores e irregularidades.

c) Actos ilegales.

d) Juicios de la Gerencia General y estimaciones contables.

e) Ajustes de auditoria que resulten significativos.

f) Desacuerdo con la Gerencia General.

g) Dificultades confrontadas en la realización de la auditoria.

117

2.9. SIAS 8

Procedimientos analíticos de auditoria

Lineamiento 420.01.1 Obteniendo información

Este lineamiento establece: La información debe ser obtenida de todas las formas relacionadas con los

objetivos de auditoria y alcance del trabajo.

Naturaleza

a) Los procedimientos analíticos de auditoria se llevan a cabo mediante el estudio y comparación de las

relaciones y estudios entre la información financiera y no financiera.

b) La aplicación de procedimientos analíticos de auditoria esta basada en la premisa de que, en la ausencia de

condiciones conocidas de lo contrario, las relaciones en la información, pueden esperarse razonablemente

a existir y continuar. Ejemplos de condiciones contrarias incluyen transacciones o eventos inusuales o no

recurrentes; cambios contables, organizacionales, operaciones, ambientales y tecnológicos; ineficiencias;

in efectividades; errores; irregularidades o actos ilegales.

c) Los procedimientos analíticos de auditoria proveen al auditor interno la eficiencia y efectividad al efectuar

la valoración de la información obtenida en una auditoria. La valoración resulta de comparar dicha

información con situaciones identificadas o desarrolladas por el auditor interno:

a) Los procedimientos analíticos de auditoria son útiles para identificar entre otras cosas:

Diferencias que no eran esperadas.

La ausencia de diferencias cuando estas eran esperadas.

Errores potenciales.

Irregularidades potenciales o actos ilegales.

Otras transacciones o eventos inusuales o no recurrentes.

Técnicas

Los procedimientos analíticos de auditoria pueden incluir:

Comparación de información del presente periodo con información similar de periodos pasados.

Comparación de información del presente periodo con presupuestos o pronósticos.

Estudio de las relaciones de información financiera con la apropiada información no financiera (por

ejemplo gasto registrado por nomina comparada con los cambios en el saldo deudor correspondiente).

118

Estudio de las relaciones entre elementos de la información (por ejemplo, fluctuación en el gasto registrado

por intereses comparado con los cambios en el saldo deudor correspondiente).

Comparación de información con información similar para otras unidades organizacionales.

Comparación de información con información similar de la industria en la cual opera la organización.

b) Los procedimientos analíticos de auditoria se pueden llevar a cabo usando valores monetarios, cantidades

físicas, proporciones o porcentajes.

c) Procedimientos analíticos de auditoria específica incluyen, pero no están limitados a proporción, tendencias

y análisis de regresión, prueba de racionabilidad, comparaciones periodo a periodo, comparaciones con

presupuestos, pronósticos e información económica externa.

Uso de procedimientos analíticos de auditoria

Los procedimientos analíticos de auditoria apoyan al auditor interno en la identificación de condiciones que

pueden requerir procedimientos de auditoria subsecuentes. Los auditores internos pueden usar procedimientos

analíticos de auditoria en la planeación de la misma, de acuerdo con los lineamientos obtenidos en la sección

410 de las Normas, “Planeando la Auditoria”.

9. Los auditores internos deben comunicar los resultados de la auditoria a los niveles apropiados de la

Gerencia.

El reporte debe mencionar el criterio establecido por la gerencia y el utilizado por los auditores internos para

definir la existencia o falta de adecuación de un criterio necesario. Si los auditores internos formularon un

criterio para medir el cumplimiento de los objetivos o metas, el reporte debe mencionar claramente que los

auditores internos formularon el criterio y entonces presentar los resultados de la auditoria.

2.10. SIAS 9

Valuación de riesgos

Lineamiento 520.04 Planeación

El lineamiento establece: Los planes de trabajo de auditoria deben incluir: a) Que actividades va a ser

auditadas; b) Cuando van a ser auditadas; c) El tiempo estimado requerido, tomando en consideración el

alcance de la revisión planeada y la naturaleza y profundidad de trabajos de auditoria llevados a cabo por

otras personas.

Los aspectos a considerar en el establecimiento de prioridades en el plan de auditoria son: a) Fecha y

resultados de la ultima auditoria; b) Exposición financiera en términos de riesgo; c) Riesgos y perdidas

119

potenciales; d) Requerimientos de la gerencia: e) Mayores cambios en operaciones, programas, sistemas y

controles; f) Oportunidades para lograr beneficios operativos; g) Cambios en y capacidad del equipo de

auditoria.

El plan de trabajo debe ser lo suficientemente flexible como para cubrir requerimientos no anticipados del

departamento de auditoria interna.

Naturaleza del riesgo

1. El termino riesgo, como se usa en esta Norma es la probabilidad de que un evento o acción pueda afectar

en forma adversa a la organización.

2. Los efectos de riesgo pueden involucrar:

a) Una decisión errónea usando información incorrecta, inoportuna, incompleta y poco importante.

b) Registros erróneos, contabilidad inapropiada, reportes financieros fraudulentos, pérdidas y exposición

financiera.

c) Fallas en la adecuada salvaguarda de activos.

d) Descontento de los clientes, publicidad negativa y daños a la reputación de la organización.

e) Fallas en el cumplimiento a políticas, planes y procedimientos de la organización y falta de cumplimiento

con leyes y reglamentos.

Identificación de actividades auditables

3. La primera fase en el proceso de valuación de riesgos es identificar y catalogar actividades auditables.

4. Las actividades auditables consisten en aquellos sujetos, unidades o sistemas que son capaces de ser

definidos o evaluados.

Las actividades auditables pueden incluir:

a) Políticas, procedimientos y practicas.

b) Centros de costos, centros productivos y centros de inversión.

c) Saldos de cuentas de mayor general.

d) Sistemas de información (manuales y computarizados).

e) Contratos y programas mayores.

f) Unidades organizacionales como líneas de producto o servicio.

120

g) Funciones como proceso electrónico de datos, compras, mercadotecnia, producción, finanzas, contabilidad

y recursos humanos.

h) Sistemas de transacción para actividades como ventas, cobranza, compras, inventarios y contabilidad de

costos, producción, tesorería, nominas y activos de capital.

i) Estados financieros.

j) Leyes y reglamentos.

Factores de riesgo

5. Factores de riesgo son el criterio usado para identificar el significado relativo de y probabilidad que,

condiciones y/o eventos puedan ocurrir que puedan afectar adversamente a la organización.

6. El número de factores de riesgo utilizados deben ser limitados, pero suficientes para proporcionar al

Director de Auditoria Interna la confianza de que la valuación de riesgo es considerada.

7. Los factores de riesgo pueden incluir:

a) Clima de ética y presión a la gerencia para el logro de objetivos.

b) Competencia, aptitud e integridad del personal.

c) Tamaño del activo, liquidez, o volumen de transacciones.

d) Condiciones financieras y económicas.

e) Condiciones competitivas.

f) Complejidad y volatilidad de las actividades.

g) Impacto en clientes, proveedores y reglamentos gubernamentales.

h) Nivel de sistemas computarizados de información.

i) Dispersión geográfica de las operaciones.

j) Oportunidad y efectividad de los sistemas de control interno.

k) Cambios organizacionales, operacionales, tecnológicos y económicos.

l) Juicios generales y estimaciones contables.

m) Aceptación de hallazgos de auditoria y acciones correctivas tomadas.

n) Fecha y resultados de auditoria previas.

8. El Director de auditoria interna puede decidir en sopesar los factores de riesgo para identificar su

significado relativo.

El sopesar los factores de riesgo refleja el juicio del Director sobre el impacto relativo que algún factor pueda

tener al seleccionar una actividad para auditarse.

121

Valuación de riesgo

9. La valuación de riesgo es un proceso sistemático para valuar e integrar juicios profesionales sobre

condiciones y/o eventos adversos probables. La valuación de riesgo debe proporcionar recursos para

organizar e integrar juicios profesionales para el desarrollo del plan de auditoria. El Director de auditoria

interna debe generalmente asignar mayores prioridades de auditoria a actividades con mayores riesgos.

10. El Director debe incorporar información de varias fuentes en el proceso de valuación de riesgo. Dichas

fuentes pueden incluir, pero no están limitadas a: discusiones con la dirección o miembros de la gerencia;

discusiones entre la gerencia y el personal de auditoria interna; discusiones con los auditores externos;

consideraciones de leyes y regulaciones aplicables; análisis de información financiera y operacional; revisión

de auditorias anteriores; y amenazas industriales y económicas.

11. El proceso de valuación de riesgo debe permitir al Director de auditoria Interna el establecer prioridades

en el plan de trabajo de auditoria. El Director podrá ajustar el plan de trabajo de auditoria después de

considerar otra información como en la coordinación con los auditores externos y requerimientos por la

dirección y/o la gerencia

12. Debe existir una valuación periódica del efecto de cualquier cambio mayor en el catalogo de actividades a

auditar o factores de riesgo relativo que hayan ocurrido después de que el plan de trabajo de auditoria fue

preparado. Dicha valuación ayudara al Director de auditoria Interna a efectuar los ajustes necesarios en las

prioridades del plan de trabajo.

Correcciones

13. La sección 560.01.4 (e) de la codificación de Normas para la Practica Profesional de la Auditoria Interna y

la sección 560.01.4 de las Declaraciones a las Normas de la Auditoria Interna No. 4 Aseguramiento de la

Calidad, se corrigen como sigue: “Los sistemas para establecer el universo de auditoria, valuación de riesgos,

y determinación de la frecuencia y alcance de las auditorias” se modifica para leerse, “Los métodos para la

identificación de actividades auditables, valuando riesgos y determinando la frecuencia y alcance de las

auditorias”.

2.11. SIAS 10

Evaluación del cumplimiento y metas establecidas para operaciones y programas

Lineamiento 350.01 Objetivos y metas

122

La Norma establece: La gerencia es responsable del establecimiento de objetivos y metas para operaciones o

programas, desarrollando e implementando procedimientos de control y cumpliendo con los resultados de

operaciones y programas deseados. Los auditores internos se deben asegurar si dichos objetivos y metas están

de acuerdo con la organización y si fueron alcanzadas.

1. El termino “operaciones” como se establece en la sección 350 se refiere a actividades recurrentes de una

organización orientadas hacia la producción de un producto o la prestación de un servicio. Dichas actividades

pueden incluir, pero no se limitan a, mercadotecnia, ventas, compras, producción, recursos humanos, finanzas

y asistencia gubernamental.

Los resultados de la operación se pueden medir contra objetivos y metas establecidos que puedan incluir

presupuestos, tiempos o programas de producción, y/o planes operativos.

2. El termino “programas” como se establece en la 350 se refiere a actividades especiales de una organización.

Dichas actividades pueden incluir pero no se limitan a: incrementos de capital, venta de una planta, campañas

para incrementos de fondos, campañas de introducción de nuevos productos o servicios, desembolsos de

capital, y donativos especiales del gobierno. Las actividades especiales pueden ser a corto o largo plazo,

transcurriendo varios años. Cuando un programa es concluido, generalmente deja de existir. Los resultados de

un programa pueden ser medido contra objetivos y metas del programa establecidos.

3. La gerencia es responsable del establecimiento de criterios para determinar si los objetivos y metas fueron

cumplidos.

4. Los auditores internos deben asegurarse si el criterio fue establecido. Si es así, el auditor interno debe

utilizar dicho criterio para su evaluación si se considera adecuado.

5. Si la gerencia no estableció criterio, o si el criterio establecido, en la opinión del auditor interno, es menos

que adecuado, el auditor interno deberá reportar dichas condiciones al nivel apropiado de la gerencia.

Adicionalmente, los auditores internos pueden recomendar cursos apropiados de acción dependiendo de las

circunstancias.

6. Los auditores internos pueden recomendar fuentes alternas de criterios a la gerencia como:

a) Normas aceptables de la industria.

b) Normas desarrolladas por profesionales o asociaciones.

c) Normas en leyes o reglamentos gubernamentales.

7. Si el criterio adecuado no fue establecido por la gerencia, los Auditores Internos aun pueden formular

criterios que consideren adecuados, con el objeto de desarrollar una auditoria, formarse una opinión, y emitir

un reporte sobre el cumplimiento de objetivos y metas establecidos.

123

8. La evaluación del Auditor Interno sobre el cumplimiento de objetivos y metas puede llevarse a cabo con

respecto a una operación o programa completo o únicamente de una parte de él. Los objetivos de auditoria

deben incluir el determinar si:

a) Los objetivos y metas establecidos por la gerencia para una operación o programa propuesto, nuevo o

existente son adecuados y fueron efectivamente constituidos y comunicados

b) La operación o programa logra el nivel deseado de resultados durante su proceso y al final.

c) Los factores que impiden la ejecución satisfactoria están identificados, evaluados y controlados de una

manera apropiada.

d) La gerencia ha considerado alternativas para dirigir una operación o programa de la cual pueda ser

desviada hacia resultados más efectivos y eficientes.

e) Una operación o programa complementa, duplica, infiere o crea conflictos con otras operaciones o

programas.

f) Los controles para medir y reportar el cumplimiento de los objetivos y metas están establecidos y son

adecuados

g) Una operación o programa esta de acuerdo con políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos.

9. Los Auditores Internos deben comunicar los resultados de la auditoria a los niveles apropiados de la

gerencia.

El reporte debe mencionar el criterio establecido por la gerencia y el utilizado por los Auditores Internos para

definir la inexistencia o falta de adecuación de un criterio necesario. Si los Auditores Internos formularon un

criterio para medir el cumplimiento de los objetivos o metas, el reporte debe mencionar claramente que los

Auditores Internos formularon el criterio y entonces presentar los resultados de la auditoria.

2.12. SIAS 11

Norma general 1992

Norma General 300: Alcance del Trabajo

El CNAI considero apropiado hacer una modificación técnica a la Norma General 300 Alcance del Trabajo.

La modificación se refiere al cambio del termino en ingles “Internal Audit.” Para “Internal Auditing”.

El termino “Internal Auditing” se considera mas apropiado ya que se refiere al alcance completo del

departamento de Auditoria Interna, en vez del alcance de una auditoria individual. Adicionalmente, la revisión

es consistente con la Norma de Responsabilidades de Auditoria Interna recientemente revisada.

Lineamiento 420.01.5 (m):

Notas de revisión de papeles de trabajo de auditoria

124

El boletín de Normas Profesionales 87-10 habla sobre la retención de notas de revisión una vez que estas han

sido adecuadamente aclaradas. El lineamiento 87-10 es incorporado al Lineamiento 420.15 (m) como sigue

resaltado

m. Los supervisores podrán hacer notas escritas (notas de revisión) de preguntas generadas del proceso de

revisión. Al aclarase las notas de revisión se deberá tener cuidado de que los papeles de trabajo proporcionan

la evidencia adecuada de que las preguntas generadas durante la revisión, fueron resueltas. Alternativas

aceptables con relación a la disposición de notas de revisión, son como sigue:

Retener las notas de revisión como registro de las preguntas generadas por el supervisor y los pasos

tomados para su solución

Descartar las notas de revisión después de que las preguntas fueron resueltas y los papeles de trabajo de

auditoria apropiados fueron corregidos para proporcionar la información adicional solicitada.

Lineamiento 420.01.5 (p) y (q):

Papeles de trabajo de auditoria-acceso

La última oración de los lineamientos 420.01.5 (p) y (q) se modifican de acuerdo a lo que se resalta

posteriormente. Estas modificaciones técnicas se consideraron necesarias con el objeto de clarificar la

intención de los lineamientos.

(p) La dirección y otros miembros de la organización pueden solicitar acceso a los papeles de trabajo de

auditoria. Dicho accesos puede ser necesario para soportar o explicar hallazgos de auditoria o para utilizar

documentación de auditoria para otros propósitos del negocio. Estas solicitudes de acceso deben estar sujetas

a al aprobación del Director de Auditoria Interna.

(q) Es práctica común para los auditores internos y externos garantizarse mutuamente el acceso a papeles de

trabajo de auditoria. El acceso a los papeles de trabajo de auditoria por parte de los auditores externos debe

estar sujeto a la aprobación del Director de Auditoria Interna.

Lineamiento 430.01:

Comunicación de resultados-reporte firmado

La siguiente modificación técnica al lineamiento 430.01 se establece con el objeto de clarificar el lineamiento.

.01 Un reporte escrito y firmado debe emitirse después de terminado el examen de auditoria. Los reportes

parciales pueden ser escritos u orales y pueden ser transmitidos formal e informalmente.

125

.1 Podrán emplearse informes parciales para comunicar información que requiera atención inmediata para

comunicar un cambio en el alcance de la auditoria sobre la actividad que se está revisando o para mantener

informada a la administración sobre el progreso de aquellas auditorias que se desarrollan en periodos largos.

El empleo de informes parciales no disminuye ni elimina la necesidad de un informe final.

.2 Los reportes sumarios señalando los resultados de la auditoria pueden ser apropiados para niveles

gerenciales superiores al auditado. Pueden enviarse por separado o conjuntamente con el reporte final.

.3 El término “firmado” significa el que el nombre del auditor interno autorizado debe aparecer manualmente

en el reporte. Alternativamente, la firma puede aparecer en una carátula. El auditor interno autorizado a firmar

el reporte debe ser designado por el Director de Auditoria Interna.

.4 Si los reportes de auditoria son distribuidos por medios electrónicos, una versión firmada del reporte deberá

permanecer en el departamento de auditoria interna.

Lineamiento 430.0301:

Comunicación de resultados: Corrección de errores.

El boletín de Normas Profesionales 84-4 menciona como debe corregirse un error en un reporte final de

Auditoria. El lineamiento contenido en dicho boletín 84-4 se incorpora al Lineamiento 430.03.01 para su

identificación.

.03 Los reportes deben ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.

.1 Los informes objetivos son aquellos que contienen información verdadera, imparcial y sin distorsiones. Las

observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libre de todo perjuicio.

a) Si se determina que el reporte final de auditoria contiene un error, el Director de Auditoria Interna debe

considerar la necesidad de enviar un reporte corregido que identifique la información que está siendo

corregida.

El reporte de auditoria corregido debe distribuirse a todas las personas que recibieron el reporte de auditoria

con el error.

b) Un “error” es definido como una mal interpretación u omisión no intencional de información importante en

un reporte final de auditoria.

126

Lineamiento 430.04.7:

Comunicación de resultados-hallazgo de auditoria

En respuesta a la recomendación hecha por la Comisión Nacional en reportes financieros fraudulentos, CNAI

está agregando la siguiente interpretación resaltado al lineamiento 430.04.7.

.7 Los hallazgos de auditoria resultan de un proceso de comparación entre “lo que debería ser” con “lo que

es", de cualquier forma, existan o no diferencias, la comparación proporciona al auditor interno, las bases para

la elaboración del informe. Cuando los resultados del examen sean positivos puede ser conveniente incluir en

el informe de auditoria el reconocimiento de un cumplimiento satisfactorio. Las observaciones planteadas

deberán considerar los siguientes atributos.

a) CRITERIOS: Las normas, medidas o expectativas empleadas al hacer una evaluación y/o verificación (lo

que debería existir).

b) CONDICIÓN: La evidencia real que el auditor interno encontró en el curso de su examen (lo que existe). Si

existe diferencia entre lo que se esperaba y las condiciones actuales, se deberá considerar.

c) CAUSA: La razón de la diferencia entre lo que se esperaba y las condiciones reales (por qué existen

diferencias).

d) EFECTO: El riesgo o peligro al que están expuestos la organización y/o otros en virtud de que las

condiciones prevalecientes difieren de los criterios establecidos (el impacto de la diferencia). Al determinar

el grado de riesgo o exposición, los auditores internos deben considerar el efecto que sus hallazgos de

auditoria pueden tener en los estados financieros de la organización.

Las observaciones reportadas también pueden incluir recomendaciones las correcciones efectuadas por los

auditados así como información adicional necesaria que no haya sido incluida en otra parte del informe.

2.13. SIAS 12

Planeando la asignación de auditoria

Norma especifica 410-Planeando la Auditoria

Los auditores internos deben planear cada auditoria. El lineamiento 410.01 establece: La planeación debe ser

documentada y debe incluir:

.1 Estableciendo objetivos de auditoria y alcance de trabajo

127

a) Los objetivos de auditoria son declaraciones generales desarrolladas por los auditores internos y definen los

logros deseables de la auditoria. Los procedimientos de auditoria son los medios para el cumplimiento de

los objetivos de auditoria. Los objetivos y procedimientos de auditoria, en conjunto, definen el alcance del

trabajo del auditor interno.

b) Los objetivos y procedimientos de auditoria deben cubrir los riesgos asociados con la actividad auditada.

El termino “riesgo”, como se utiliza en ésta declaración, es la probabilidad de que un evento o acción pueda

afectar en forma adversa la actividad auditada. Los lineamientos contenidos en la Declaración sobre las

Normas de Auditoria Interna (SIAS) No. 9, Valuaciones del riesgo, se deben utilizar por los auditores

internos para valuar el riesgo para asignaciones individuales de auditoria.

c) El objetivo de la evaluación del riesgo durante la fase de planeación de la auditoria es para identificar áreas

importantes de la actividad auditada.

.2 Obteniendo información general sobre la actividad auditad.

a) Se debe desarrollar una revisión de la información general para determinar el impacto en la auditoria.

Lo anterior incluye:

Misión, metas y planes

Información organizacional como nombres y cantidad de empleados, empleados clave, descripciones de

puestos, manuales de políticas y procedimientos y detalles sobre cambios recientes en la organización,

incluyendo cambios mayores al sistema.

Información presupuestal, resultados operativos e información financiera de la actividad auditada.

Papeles de trabajo de auditorias anteriores.

Resultados de otras auditorias incluyendo el trabajo de auditores externos, realizado o en proceso.

Archivos de correspondencia para determinar puntos de auditoria potencialmente importantes.

Literatura de autorización y técnica apropiada a la actividad.

b) Otros requerimientos de la auditoria deben ser determinados como el periodo cubierto en la auditoria y

fechas estimadas de terminación. Se debe considerar el formato del reporte final de auditoria, ya que la

adecuada planeación en esta etapa facilita la escritura del reporte final de auditoria.

.3 Determinación de recursos necesarios para desarrollar la auditoria.

a) El número y nivel de experiencia del equipo requerido de auditoria interna se debe basar en la naturaleza y

complejidad de la asignación de auditoria, restricciones de tiempo y recursos disponibles.

b) Se debe considerar conocimientos, herramientas y disciplinas del equipo de auditoria interna al seleccionar

a los auditores internos para la asignación de auditoria.

128

c) Se deben considerar requerimientos de entrenamiento de los auditores internos ya que cada asignación de

auditoria sirve como base para lograr requerimientos de desarrollo para el departamento de Auditoria

Interna.

d) Consideración del uso de recursos externos en circunstancias donde se necesiten conocimientos,

herramientas y disciplinas adicionales.

4. Conocimiento con todo aquel que necesite saber sobre la auditoria.

a) Se deben realizar reuniones con la gerencia responsable de la actividad que se esta examinando.

Los temas de conversación pueden incluir:

Objetivos de auditoria planeados y alcance del trabajo.

Tiempos para el trabajo de auditoria.

Auditores internos asignados a la auditoria.

El proceso de comunicación durante la auditoria, incluyendo métodos, tiempos e individuos responsables.

Condiciones del negocio y operaciones de la actividad a auditarse, incluyendo cambios recientes en la

administración o principales sistemas.

Asuntos de interés o preocupación particular del auditor interno.

Descripción de los procedimientos de reporte del departamento de Auditoria Interna y proceso de

seguimiento.

b) Se debe preparar un sumario de los asuntos trabajados en la junta y cualquier conclusión obtenida,

distribuyendo a cada integrante de la junta si se considera apropiado y reteniéndolo para los papeles de

trabajo de la auditoria.

5. Desarrollo, si se considera apropiado, de una encuesta para familiarizarse de las actividades, riesgos y

controles para identificar áreas de profundidad para la autoridad y para proporcionar comentarios y

sugerencias del auditado.

a) Una encuesta es un proceso de compartir información, sin una verificación detallada, de la actividad

examinada. Los objetivos principales son para:

Entender la actividad a revisar.

Identificar áreas que requieran mayor profundidad.

Obtener información para utilizar al realizar la auditoria.

Determinar si se requiere una revisión mas profunda.

129

b) Una empresa permite un acercamiento con más información para planear y llevar a cabo el trabajo de

auditoria y es una herramienta efectiva para aplicar los recursos del departamento de Auditoria Interna

donde pueden ser utilizados con mayor efectividad.

c) El enfoque de la encuesta puede variar dependiendo de la naturaleza de la auditoria.

d) El alcance del trabajo y los requerimientos de tiempo de una encuesta podrán variar. Los factores que

contribuyen a ello incluyen el entrenamiento y experiencia del Auditor Interno, conocimiento de la

actividad que esta siendo examinada, el tipo de auditoria a desarrollar y si la encuesta es parte de una

asignación recurrente o de seguimiento. Los requerimientos de tiempo serán también influenciados por el

tamaño y complejidad de la actividad que se esta examinando y por la dispersión geográfica de la

actividad.

e) Una encuesta puede involucrar el uso de los siguientes procedimientos:

Platicas con el auditado.

Entrevistas con personas afectadas por la actividad, como usuarios del trabajo terminado de dicha

actividad.

Observaciones locales.

Revisión de reportes y estudios gerenciales.

Procedimientos analíticos de auditoria.

Diagramación.

Revisión funcional (pruebas para trabajos específicos de principio a fin).

Documentación de actividades clave de control.

f) Se debe preparar un sumario de resultados al término de la encuesta. El sumario debe identificar:

Puntos relevantes de auditoria y razones para investigarlos con mayor profundidad.

Información pertinente desarrollada durante la encuesta.

Objetivos de auditoria, procedimientos de auditoria y aproximaciones especiales como técnicas de

auditoria con apoyo computacional.

Puntos de control potencialmente críticos, deficiencias de control y/o excesos de control.

Estimaciones preliminares de tiempo y requerimientos de recursos.

Fechas revisadas para la fase de reporte y terminación de la auditoria.

6. Escribiendo el trabajo de auditoria

a) Los programas de auditoria deben:

130

Documentar los procedimientos del auditor interno para obtener, analizar, interpretar y documentar la

información durante la auditoria.

Establecer los objetivos de la auditoria.

Proponer el alcance y grado de examinación requerido para lograr los objetivos de auditoria en cada fase

de la misma.

Identificar aspectos técnicos, riesgos, procesos y transacciones que deben ser examinadas.

Establecer la naturaleza y nivel de examen requerido.

Estar preparado antes del inicio del trabajo de auditoria y hacer cambios, si se considera apropiado,

durante el curso de la auditoria.

7. Determinando cómo, cuándo y a quién se comunicaran los resultados de auditoria.

a) El Director de Auditoria Interna es responsable de determinar cómo, cuándo y a quién se comunicaran los

resultados de auditoria.

Esta determinación debe ser documentada y comunicada a la Gerencia, al grado de que se considere mas

practico, durante la fase de planeación de la auditoria. Cambios subsecuentes que afecten los tiempos para

reportar los resultados de la auditoria, deberán también ser comunicados a la Gerencia si se considera

apropiado.

8. Obtener la aprobación del plan de trabajo de auditoria

a) Los planes de trabajo de auditoria deben ser aprobados por escrito por el Director de Auditoria Interna o

por quien el designe, antes de iniciarse el trabajo de auditoria.

b) Los ajustes a los planes de trabajo de auditoria deben ser aprobados oportunamente. Inicialmente la

aprobación se podrá obtener oralmente, si los factores impiden obtener la aprobación escrita de empezar el

trabajo de auditoria.

2.14. SIAS 13

Seguimiento a observaciones de auditoria reportadas

Lineamiento 440.01 Acción correctiva sobre hallazgos reportados

Este lineamiento establece: Los auditores internos deben determinar que las acciones correctivas se han

tomado y se han logrado los resultados deseados, o la dirección ha asumido el riesgo de no tomar acciones

correctivas sobre hallazgos reportados.

Definición

131

1. El seguimiento se define con un proceso por el que los auditores internos determinan la propiedad,

efectividad y oportunidad de las acciones tomadas por la Gerencia sobre los hallazgos de auditoria reportados.

Dichos hallazgos incluyen también hallazgos importantes de auditores externos y otros.

Responsabilidad

2. La responsabilidad del seguimiento debe estar definida en la carta de autoridad del departamento de

auditoria interna.

3. La gerencia es responsable de decidir la acción apropiada a tomar como respuesta a los hallazgos de

auditoria reportados.

El Director de Auditoria Interna es responsable de evaluar dichas acciones gerenciales en cuanto a la solución

oportuna de los asuntos reportados como hallazgos de auditoria. Al decidir la dimensión del seguimiento, los

auditores internos deben considerar los procedimientos de seguimiento realizados por otros en la

organización.

4. Como se establece en la sección 110.01.6 © de las Normas, la alta gerencia puede decidir sumir el riesgo de

no corregir la condición reportada por el costo o alguna otra consideración. La dirección debe estar informada

por la alta gerencia de las decisiones relacionadas con hallazgos de auditoria importantes.

Naturaleza, tiempo y dimensión

5. La naturaleza, tiempo y dimensión del seguimiento deben ser determinados por el Director de Auditoria

Interna.

6. Los factores a considerar para determinar los procedimientos apropiados de seguimiento, son:

a) Importancia de hallazgos reportados

b) Grado de esfuerzo y costo necesario para corregir la condición reportada.

c) Los riesgos que puedan ocurrir deben ser acciones correctivas con fallas.

d) La complejidad de la acción correctiva.

e) El periodo involucrado.

7. Ciertos hallazgos reportados pueden ser tan importantes que requieran acciones inmediatas por parte de la

gerencia. Estas acciones deben ser monitoreadas por los auditores internos, hasta su corrección, por el efecto

que puedan tener en la organización.

132

8. Pueden haber también casos donde el director de Auditoria Interna juzgue que la respuesta verbal o escrita

de la gerencia muestre que la acción tomada es suficiente medida contra la importancia relativa del hallazgo

de auditoria.

En ocasiones como estas, el seguimiento se podrá efectuar como parte de la siguiente auditoria.

9. Los auditores internos deben asegurarse que las acciones tomadas sobre los hallazgos de auditoria,

remediaron las condiciones negativas.

Programación

10. El director de Auditoria Interna es responsable de programar las actividades de seguimiento como parte

del desarrollo del plan de trabajo de auditoria.

11. La programación del seguimiento se debe basar en el riesgo y exposición implicada, así como el grado de

dificultad e importancia del tiempo para implementar la acción correctiva.

Proceso

12. El Director de Auditoria Interna debe establecer procedimientos para incluir lo siguiente.

a) Un programa de tiempos en el que se requiera la respuesta del gerente sobre el hallazgo de auditoria.

b) Una evaluación de la respuesta del gerente.

c) Una verificación de la respuesta, si se considera apropiado.

d) Una auditoria de seguimiento si se considera apropiado.

e) Un procedimiento de reporte que informe respuestas o acciones poco satisfactorias, incluyendo la

presunción del riesgo al nivel apropiado de la Gerencia.

Técnicas

13. Las técnicas utilizadas para el logro efectivo del seguimiento incluyen:

a) Enviar el reporte de hallazgos de auditoria a los niveles apropiados de la gerencia responsable de tomar las

acciones correctivas.

b) Recibir y evaluar las respuestas de la Gerencia sobre los hallazgos de auditoria, durante la auditoria o

dentro de un lapso razonable de tiempo después de que el reporte fue emitido. Las respuestas son más

útiles si incluyen información suficiente para el Director de Auditoria Interna para evaluar la propiedad y

oportunidad de la acción correctiva.

c) Recibir actualizaciones periódicas de la gerencia con el objeto de evaluar el nivel de esfuerzo de la gerencia

para corregir condiciones previamente reportadas.

d) Recibir y evaluar reportes de otras unidades organizacionales asignando responsabilidad de procedimientos

para un seguimiento.

e) Reportar a la Dirección del estado que guardan las respuestas a los hallazgos de auditoria.

133

2.3 Cuadro sinóptico de las normas de auditoria interna y su relación con las SIAS

( 1 )

134

(2)

135

CAPITULO IV

ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE

AUDITORIA INTERNA

136

1. CAPITULO IV

ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

El estatus del departamento de auditoria interna dependerá en gran medida de su lugar en la organización y

del respaldo que reciba. La alta dirección determina el alcance de las responsabilidades y de las políticas

básicas que gobernarán las operaciones del departamento. Éste recibe el soporte necesario cuando la alta

dirección hace saber a toda la empresa que, con el fin de obtener los máximos beneficios del departamento de

auditoria interna, se espera una total cooperación de él.

Con relación al lugar que ocupa el departamento de auditoria interna en el organigrama de la empresa, es

esencial que sea independiente de las funciones y departamentos que debe revisar y valorar. Sobre éste punto,

el Instituto de Auditoria Interna expuso que (el estatus en la organización debe ser el suficiente como para

asegurar un amplio alcance de cobertura en la auditoria y para que se le dé la consideración adecuada a una

acción afectiva de los resultados de la auditoria y sus recomendaciones).

En la mayoría de las empresas, el departamento de auditoria interna está creado como un departamento

separado o como una unidad de la central corporativa. Además el personal corporativo de él, puede existir

también personal de auditoria de ejecución del trabajo, personal divisional, personal de auditoria de fábrica y

otros dependiendo de la organización y tamaño del total de las actividades. El grado de independencia del

departamento de auditoria interna tiene una relación directa con las responsabilidades de información que

tiene dicha función.

El departamento de auditoria interna deberá proporcionar seguridad de que la capacidad técnica y lo

antecedentes de los auditores internos son apropiados para las auditorias que debe realizarse; así como poseer

o adquirir los conocimientos destrezas y disciplinas necesarias para poder llevar a cabo las responsabilidades

de una auditoria.

El departamento de auditoria interna deberá asegurarse de que las auditorias internas estén debidamente

supervisadas.

El director del departamento de auditoria interna deberá administrar apropiadamente el departamento de

auditoria interna.

Deberá tener una declaración del propósito, autoridad y responsabilidad respecto del departamento de

auditoria interna, establecer planes para llevar a cabo las responsabilidades, guiar al personal, administrar

programas para seleccionar y desarrollar recursos humanos, coordinar esfuerzos y asegurar la calidad.

La Auditoria Interna es una herramienta de gestión que apoya a la alta Dirección de la Entidad, calificando y

evaluando el grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economicidad con que se manejan los recursos

137

institucionales, así como el cumplimiento de las normas legales y los lineamientos de política y planes de

acción, evaluando además la eficiencia de los sistemas administrativos y de control, para de esta manera

coadyuvar al logro de los propósitos fundamentales de la organización.

La posición organizacional de la auditoria interna deber ser relevante para asegurar un amplio margen de

cobertura, y para asegurar acciones efectivas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoria.

La relevancia de esta definición de criterio estriba en que cada investigador, estudioso, practicante o

académico de la auditoria interna puede tener su propio punto de vista sobre la ubicación que debe guardar la

función de la auditoria interna en una organización.

La frase: debe ser relevante quiere decir que el departamento de auditoria interna debe de estar dentro de los

primeros niveles de la organización, para que permita asegurar un amplio margen de cobertura de auditoria

hacia los mismos niveles de colaterales donde se ubique y hacia los inferiores. Para asegurar acciones

efectivas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoria se debe de tener un mayor nivel jerárquico

dentro de la organización y al tener mayor respeto y autoridad se dará más atención a las recomendaciones o

sugerencias propuestas.

De lo anterior, concluimos que:

Al tener mayor nivel jerárquico mayor será la aceptación y respeto de la función y por consecuencia mayor

será la interacción con los niveles de toma de decisiones y por supuesto mayor será el servicio a prestar a la

organización.

Los auditores internos deben de contar con el apoyo de la administración y el consejo de administración para

poder obtener así la cooperación de los auditores y poder llevar a cabo su trabajo libre de cualquier

interferencia.

1. Al director del departamento de auditoria interna se le debe responsabilizar en lo individual dentro de

la organización con suficiente autoridad para promover independencia y asegurar una amplia

cobertura de auditoria, adecuadas consideraciones de los reportes de auditoria y apropiadas acciones

de las recomendaciones de auditoria.

2. El director debe tener comunicación directa con el consejo de administración. La comunicación

regular con el consejo ayuda a asegurar la independencia y provee los mecanismos para que auditor

y consejo se mantengan informados de asuntos de interés mutuo.

3. La independencia crece cuando el consejo de administración concurre en la selección o remoción del

director del departamento de auditoria interna.

138

4. el propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna deben ser definidos

por escrito en un documento formal

El director debe buscar la aprobación de éste documento por parte de la administración y la aceptación

del consejo de administración. El documento debe: a) establecer la posición del departamento dentro de

la organización; b) autorizar el acceso a registros, personal y recursos físicos relevantes para la ejecución

de las auditorias y c) definir el alcance de las actividades de auditoria interna.

5. el director de auditoria interna debe suministrar anualmente para aprobación de la administración y

para información del consejo, un resumen del programa de auditoria del departamento, plantilla de

personal y presupuesto de operación.

6. el director de auditoria interna debe suministrar periódicamente a la administración, reportes de

actividades y anualmente al consejo de administración, o con la frecuencia que sea necesaria. Los

reportes de las actividades deben incluir aquello hallazgos de auditorias que sean relevantes así como

sus programas autorizados de auditoria, a la plantilla de personal y al presupuesto de operaciones; así

como las razones de ello.

Una base fundamental para comprender la naturaleza de la auditoria interna es el análisis de la relación que

ésta guarda con otras actividades de la organización.

La auditoria interna es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización, para

examinar y evaluar sus funciones como un servicio a la misma organización.

El trabajo de auditoria interna requiere ser independiente de las actividades rutinarias de la empresa; prueba

de ello es que si cualquier trabajo de revisión fuera suspendido en un momento dado, no afecta en absoluto la

marcha normal de las operaciones del negocio.

La actividad del grupo de auditoria interna, en ocasiones, está cubierto con acciones de tipo rutinario, por

consiguiente, no se hace necesario efectuar revisiones complementarias.

Un grupo de auditoria interna es el único que está completamente deslindado del binomio: componente de

operación y nivel staff; además, puede visualizar diferentes problemas desde el punto de vista independiente

en términos de control en general. Abundando, los conocimientos que tiene el auditor en aspectos de control

financiero le proporcionan mayores elementos para cubrir cualquier área operativa.

A continuación, se muestra un organigrama, en donde se da la ubicación del departamento de auditoria

interna.

139

En los negocios pequeños, el dueño o el gerente revisarán lo que están haciendo sus empleados. Aquí la

función de la auditoria interna se está llevando a cabo como una actividad básica de la organización.

Un último aspecto, es el relativo al inevitable traslape de la auditoria interna con otras muchas actividades de

cualquier organización. En principio, todo el personal de una empresa está encomendado a realizar su trabajo

con efectividad, procurando el máximo bienestar de ellas en todas sus áreas. Esta filosofía va

incrementándose de acuerdo a la escala organizacional, incluyendo las áreas staff. De esta manera, el grupo de

análisis financiero, el grupo de investigación y desarrollo o cualquier otro grupo staff están mucho más

obligados por ser los analistas y asesores en aspectos operacionales.

Frecuentemente se crean grupos especiales de estudio e investigación para resolver problemas específicos de

la dirección.

Ningún otro grupo en una empresa puede reunir las características de imparcialidad, espíritu de servicio a la

organización y mayor capacidad en materia de control, incluyendo lo relativo a controles financieros, como es

el grupo de auditoria interna.

1.1. CABEZA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

La personalidad y experiencia del jefe de auditoria interna tendrá la influencia decisiva en la organización del

departamento. Si tiene una desarrollada capacidad para entender y calibrar el potencial de la auditoria interna,

probablemente podrá convencer a la dirección de las ventajas de un amplio abanico de actividades.

Accionistas

Consejo de Administración

Dirección General

Gerente de Ventas Gerente de Admón.

Gerente de Producción

Auditoria interna

140

El título del departamento de auditoria jefe o auditoria. Por ejemplo, en los bancos o compañías de seguros,

el titulo podría ser solo de auditor. Cuando existe una designación establecida y uniforme para el jefe de

cualquiera de los departamentos, como gerente o director, el título puede ser generalmente del departamento

de auditoria interna, o director/supervisor seguido el nombre de su departamento en particular. Si la unidad

particular es la central, el título puede ser gerente corporativo de auditor. Puede existir también otro auditor

encargado de la ejecución del trabajo, y éste tendrá el título de “gerente de ejecución de auditoria”

El éxito o fracaso de la actividad de auditoria interna puede depender del jefe de departamento; por ello debe

ser seleccionado con gran cuidado. Generalmente, las especificaciones del departamento requieren un grado

universitario con conocimientos contables. La tendencia es la de solicitar un licenciado en administración de

empresas, lo que ahora no se exige, aunque sigue siendo deseable. Muy a menudo el titulo de auditor es

mencionado como requisito adicional. Generalmente se pide experiencia anterior, que en muchos casos debe

ser como auditor independiente.

El jefe del departamento debe tener además de una habilidad técnica, la habilidad de llevarse bien con la gente

de la empresa. Debe saber organizar y manejar una estructura importante. Debe tener también la habilidad de

comunicarse eficazmente en forma oral y por escrito, y estar capacitado para tratar con efectividad a los jefes

de otros departamentos y ganarse su confianza.

El cuadro muestra la descripción de la posición para un gerente de auditoria interna, y especifica los

requerimientos de su trabajo.

Miembros del personal

Los miembros del personal del departamento de auditoria interna tienen títulos similares a los de las firmas

de auditorias independientes, como el asistente y supervisor.

Es importante mantener un equilibrio razonable dentro del personal de auditoria. En la mayoría de los casos,

este equilibrio se mantiene a través de los procedimientos de selección. Generalmente, las fuentes para la

selección del personal serán:

1. Internos

2. Externos.

Internos

La principal fuente interna del departamento de auditoria será el personal de contabilidad. El nombramiento

como personal de auditoria generalmente supone un premio a un trabajo excelente. Normalmente la escala de

141

salarios es algo más alta de lo que se pagaría en el departamento contable, lo que también significa un

incentivo. Una de las ventajas más importantes que comporta el seleccionar personal de dentro de la empresa,

es que el candidato está familiarizado con operaciones de la misma.

Generalmente, es necesario enseñar al personal nuevo las técnicas de auditoria, y hay que darle más

instrucciones sobre éstas de las preciso si tuviese experiencia anterior en auditorias. Pero también, es probable

que haya estudiado contabilidad y auditoria, lo que le ayudará a aprender rápidamente. Algunas veces la

selección puede afectarse en un departamento distinto de la contabilidad, particularmente si la empresa utiliza

el departamento de auditoria interna para entrenar a sus futuros ejecutivos. En este caso, la selección podrá

hacerse en el departamento de ingeniería, ventas o hasta en el de investigación.

Externas

El entrenamiento en auditoria independiente normalmente es de mucha ayuda para la auditoria interna. Al

seleccionado se le entrena en prácticas y procedimientos de auditoria. Como cabe esperar, adicionalmente

requerirá alguna orientación en relación con el personal y las operaciones de la empresa. Existen tres

principales fuentes externas de selección de personal. Una puede ser las agencias de empleo, la segunda seria

el personal de las firmas de auditoria y la tercera los compañeros de universidad. Otras fuentes pueden ser

asociaciones profesionales, otras empresas, etc. Los seleccionados por agencias podrán experiencias en

auditoria interna y externa y/o interna, y en este caso se requerirá un entrenamiento menor. En algunos casos,

la firma de auditores independientes puede ayudar cediendo una persona de su firma al departamento de

auditoria interna del cliente, si éste está de acuerdo. Generalmente, las visitas de auditoria interna a otras

delegaciones de la empresa no empezarán hasta que finalice el trabajo de final de ejercicio y el auditor

independiente casi haya finalizado el suyo. Si el seleccionado ha adquirido suficiente experiencia en auditoria

externa, quizás esté interesado en trabajar en interna. Cuando los seleccionados se contratan directamente en

las universidades, aparecen problemas adicionales, pues no conocen las operaciones de la empresa y no tienen

experiencias de auditoria. El procedimiento usual consiste en que el graduado universitario entre primero

como personal de contabilidad, y una vez se ha probado a sí mismo en este trabajo, transcurridos 1 ó 2 años

puede ganarse el puesto de auditoria interna.

Entrenamiento del Personal

El tipo de entrenamiento del personal dependerá de su experiencia individual. Si el seleccionado viene del

departamento de contabilidad de la empresa, necesita un curso de entrenamiento en procedimientos de

auditoria. Es probable que el programa sea relativamente corto, ya que está familiarizado con las operaciones

de la empresa. Probablemente recibirá el entrenamiento durante su trabajo de auditoria. Generalmente se

espera que el auditor encargado de la auditoria particular le ayude al desarrollo.

Si el seleccionado ya tiene experiencia en auditoria, pasará alguna temporada en la central para poder

familiarizarse con la estructura y operaciones de la empresa y con su personal.

142

Función principal:

Supervisión general de toda la auditoria interna dentro de la empresa y sus subsidiarias. Control del

sistema de control interno, determinación del cumplimiento con las políticas y procedimientos de la empresa,

y con las leyes y regulaciones, y salvaguarda de los activos.

Responsabilidad y autoridades:

1. Desarrollar y mantener un programa de auditoria interna para todas las unidades.

2. Revisar y valorar la adecuacidad y aplicación de la contabilidad, y controles financieros y operativos.

3. Informar de los hallazgos de auditoria y sugerir medios de corrección

4. Asegurarse de la extensión de cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la

empresa.

5. determinar el cumplimiento de las leyes aplicables y de otras regulaciones.

6. asegurarse de la certeza de la información contable

7. determinar que los activos están salvaguardados.

8. coordinar el programa de auditoria interna con el de los auditores externos

9. contratar, entrenar y reemplazar a los miembros del personal de auditoria cuando sea necesario.

Relación:

1. Responsabilizarse ante el contralor en relación con la interpretación de sus responsabilidades y

autoridades.

2. Supervisar el personal de auditoria, la ejecución del trabajo y todo el personal del departamento y

oficinistas

2. DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA Y CONTROL.-

Las diferencias que podemos anotar entre la Auditoria y el Control, son las siguientes:

1. La Auditoria es un examen, evaluación, estudio, revisión o investigación.

El control es un plan de organización que suministra una división conveniente de la responsabilidad

funcional.

2. La Auditoria es sistemática y planeada.

El control es un sistema de autorizaciones y procedimientos adecuados que suministre un control razonable

sobre los activos, pasivos, ingresos y egresos.

3. La Auditoria está dirigida por un Contador Público Colegiado.

143

El control esta dado por la Gerencia de la empresa.

4. La Auditoria es objetiva e independiente.

El control son todas las medidas coordinadas dentro de la entidad.

5. La Auditoria se efectúa con el fin de llegar a una conclusión o formar una opinión sobre la confiabilidad de

lo examinado.

El control son prácticas sólidas que deben seguirse en el desempeño de las funciones de cada una de las

operaciones de la entidad.

6. La Auditoria es un examen que ocurre después de llevado a cabo las transacciones.

El control se lleva a cabo en el transcurso de las operaciones que efectúa la entidad.

7. La Auditoria esta muy relacionada con el control porque en base a ella se puede determinar la confiabilidad

que se va a depositar en él al momento del examen.

8. La Auditoria nos permite medir el logro de las metas programadas determinando si han sido obtenidas de

manera eficaz y eficiente.

El control es un sistema por el cual se hace efectiva la administración de la entidad.

9. La Auditoria es la herramienta importante del Sistema Nacional de Control.

3. LA AUDITORIA INTERNA EN MÉXICO Y SUS BENEFICIOS

El comité de investigaciones del Instituto de Auditorias Internacionales, defina la auditoria interna como:

"Una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, dedicada al análisis de la

contabilidad, de las finanzas y de las demás operaciones como base de un servicio a la dirección".

Es un control cuyas funciones son medir y evaluar la efectividad de otros controles.

En México, la función de la auditoria administrativa interna, esta clasificada de la siguiente manera:

Empresas sin auditoria interna.

En nuestro país el porcentaje de este tipo de empresas es muy alto. En general se trata de empresas medianas

y otras veces grandes, que son dirigidas por una persona o por familiares de esta.

Empresas con auditor fuera de funciones.

Otras empresas responsabilizan a una persona al nombrarla como auditor interno; pero, en realidad esta

dedicada a otro tipo de funciones y muy rara vez a la actividad de la auditoria interna.

Empresas con departamentos de auditoria interna.

144

Este tipo de empresas es un grupo minoritario. Se trata de empresas grandes cuyo volumen de operaciones y

la diversificación de su producción dispersa la localización geográfica de sus centros de venta, con gran

cantidad de personal, hacen indispensable la función de auditoria interna.

En nuestro medio se encuentra un error, que es el ubicar esta función en un nivel subdepartamental que

depende de contabilidad. Lo más recomendable es que la unidad de auditoria interna se ubique al nivel

jerárquico más alto, y que dependa del gerente general o del consejo de administración.

Beneficios de la auditoria interna

El propósito de la auditoria interna es proporcionar un medio de control interno y determinar la efectividad de

otros controles; consecuentemente, la auditoria interna puede considerarse como un control nuestro sobre las

demás formas de control.

Son muchos los beneficios que se obtienen de un proyecto de auditoria efectivo, pero son tres los que

sobresalen.

1. La auditoria interna permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos

para alcanzar los objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas.

2. La auditoria interna hace recomendaciones para el mejoramiento de las políticas, procedimientos,

sistemas, etc.

3. La auditoria interna suministra un medio de proveer un mayor grado de delegación de autoridad y si

es necesario, un medio para facilitar la descentralización de las operaciones

El éxito de la auditoria interna depende no solo de la actitud de la dirección superior, sino también del grado

de aceptación acordado al equipo de trabajo de auditoria por los niveles medio y bajo de la empresa.

4. LA AUDITORIA INTERNA Y SU POSICIONAMIENTO EN LAS EMPRESAS DE CALIDAD

Antecedentes

La auditoria interna considerada como un departamento de apoyo y prevención, entre otras funciones y

responsabilidades, enfocado hacia la promoción y contribución al establecimiento de la Cultura de la Calidad

en la empresa moderna, debe ser convenientemente estructurado.

Esto es, su personal deberá ser competente y experto en disciplinas específicas, orientadas a la especialidad de

la propia empresa, de tal forma que puede ser suficiente capacidad de respuesta a las demandas y

requerimientos que los objetivos institucionales le establecen.

145

De esta consideración se concibe la estructura de la Auditoria Interna integrada como una organización por

áreas de especialidad, dotada de procedimientos expertos desarrollados y aplicados para alcanzar niveles de

calidad en la función de Auditoria, reportando directamente a la alta dirección y al consejo de administración.

El posicionamiento de la Auditoria interna en una empresa ubicada dentro de la Cultura de calidad impuesta

por la modernidad y los cambios estructurales hacia la Productividad, Eficiencia y Calidad debe estar

constituida por áreas de auditoria suficientemente capacitadas aplicando técnicas modernas de auditoria y

utilizando procedimientos ágiles y objetivos que reflejan con toda oportunidad los resultados de su función

primordial enfocada a la evaluación, revisión y prevención.

Bajo tales lineamientos se propone un modelo de la estructura funcional del área de división de Auditoria

Interna de acuerdo a su posicionamiento en la organización de una empresa corporativa, transnacional,

ubicada dentro de un nivel de comunicación y reporte hacia el Comité Ejecutivo.

La estructura de la Auditoria Interna se constituye por secciones de especialidad organizadas para

proporcionar el apoyo requerido por la Alta Dirección, para la evaluación de las divisiones integradas en la

estructura administrativa de la empresa. Dentro de este concepto cada sección de auditoria se proyecta a

través de especialidades funcionales, realizando la auditoria mediante procedimientos expertos de acuerdo a

las circunstancias y funciones específicas de cada división de la empresa.

La Auditoria de Sistemas de Información es un examen y validación de los controles y procedimientos usados

por el Área de Informática a fin de verificar que los objetivos de continuidad del servicio, confidencialidad y

seguridad de la información así como la integridad y coherencia de la misma, se cumplan satisfactoriamente y

de acuerdo a la normatividad externa e interna de la Empresa.

Comité Ejecutivo

Auditoria Interna

Auditoria de Aseguramiento de

Auditoria Técnica

Auditoria de sistemas

Auditoria de Gestión

146

La auditoria técnica a obra se lleva a cabo mediante la verificación documental y física de los procedimientos

y operaciones de construcción de cualquier naturaleza tanto de la administración pública como de particulares

a fin de determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales normativas y de las especificaciones

generales y particulares de cada obra. Se verifica que la ejecución de los trabajos se haya realizado con el

tiempo, costo, cantidad y calidad contratados con el fin de efectuar recomendaciones para prevenir futuros

desvíos o dictaminar sobre la procedencia de sanciones aplicables con fundamento en la normatividad

vigente.

El aseguramiento de la calidad, se puede definir como el esfuerzo total para plantear, organizar, dirigir y

controlar la calidad en un sistema de producción con el objetivo de dar al cliente productos con la calidad

adecuada. Es simplemente asegurar que la calidad sea lo que debe ser.

La participación de la Auditoria Interna en una empresa de Calidad debe proyectarse hacia la protección y

apoyo de los objetivos institucionales, de tal modo que sus diferentes funciones cumplan con su misión de

acuerdo a los cambios que en la actualidad se presentan respecto a la adopción e implementación de auditoria

basados en una generalizada Cultura de Calidad.

El posicionamiento de la Auditoria Interna dentro de un esquema de productividad y eficiencia en el

cumplimiento de sus funciones, debe estar acorde con la situación de la empresa en un ambiente de Calidad,

que demanda precisamente que el área de Auditoria Interna se encuentra estructurada y organizada bajo

dichos principios.,

La práctica moderna de la Auditoria Interna (The practice of modern Internal Autiting) de Lawrence B.

Sawyer) define a la Auditoria Interna como “un conjunto de principios fundamentales de actualización de

métodos y procedimientos prácticos y eficientes para la realización de los objetivos y funciones de la

Comité Ejecutivo

Dirección General

Finanzas Administración Producción

Auditoria Interna

147

división de Auditoria Interna en la empresa”. Esto significa que la auditoria interna debe adoptar técnicas

(herramientas) convenientes para afrontar los retos del CAMBIO y de la CALIDAD.

La organización y administración del Departamento de Auditoria interna dentro de la empresa moderna, debe

contemplar los siguientes elementos de su función:

Estilos de la organización

Objetivos organizacionales Estrategia

Políticas Táctica

Control interno Operación

Procedimientos

El significado de la estrategia en el área de auditoria interna se refiere a la Misión que cumple en apoyo de los

grandes objetivos de la empresa llamados Institucionales o Corporativos.

La Táctica representa el plan que adopta la auditoria interna para el logro de sus objetivos y cumplimiento de

sus funciones.

Las operaciones significan los procedimientos expertos aplicados para la realización de las auditorias en las

diferentes divisiones y áreas de la empresa.

Por lo que se refiere a la estructura administrativa de la auditoria interna, la fuerza de trabajo que la integra se

encuentra clasificada en los siguientes niveles y jerarquías.

148

Las responsabilidades de los diferentes puestos que componen la estructura administrativa del área de

auditoria interna, deberá estar relacionada de acuerdo con las Normas Profesionales para la Práctica de la

Auditoria Interna; así mismo sus funciones, deberán responder a los objetivos sociales de la empresa en

cuanto a su apoyo para la detección y prevención de riesgos y su corrección.

Los elementos de trabajo que conforman las llamadas Herramientas deben estar orientados y confeccionados

de tal forma, que proporcionen el soporte suficiente, confiable y objetivo para la práctica de la Auditoria. Los

procedimientos expertos serán en consecuencia aquellos documentos rectores, guía básica para el proceso de

valuación y revisión. Dentro de éste concepto se contemplan entre otros los siguientes ejemplos:

Procedimientos para el Aseguramiento de la Calidad

Procedimientos de Auditoria Ambiental

Evaluación – Diagnóstico

Auditoria a los centros de informática y sistemas

Auditoria a la Gestión

Procedimiento de Auditoria Técnica para evaluación de proyectos, obras y desarrollos

industriales

Promoción y Revisión del Control Interno y el Autocontrol

Es evidente que cada uno de dichos procedimientos implica amplios conocimientos y experiencia para su

aplicación y desarrollo. Bajo ésta consideración es fundamental el concepto de “Auditores Expertos por

Especialidad".

En términos generales, los elementos de trabajo o herramientas del Auditor Interno, deben quedar integradas

en un documento que bien puede denominarse como el Manual de Organización de la Auditoria Interna

conformado con los siguientes documentos:

Directrices

Posicionamiento de la auditoria interna

Normas de actuación del auditor interno

Sistema de información

Plan general de auditoria

Manuales de procedimientos de auditoria

Evaluación-diagnostico

Auditoria-corporativa

Auditoria técnica

Auditoria ambiental

Auditoria para el aseguramiento de la calidad

149

Plan preventivo de auditoria de obra

Auditoria para la administración y operación de carreteras

Auditoria para plantas de tratamiento de agua

Auditoria para la certificación de proveedores

Cada concepto enunciado representa un amplio y detallado documento que bien vale la pena exponerlo, no

precisamente con todo el detalle deseado, pero las partes relevantes, que serán de interés para la actividad

profesional de la Auditoria Interna.

En este sentido cabe destacar la permanente actualización, que debe mantener a la Auditoria Interna a la

vanguardia de nuevos procesos y técnicas de Auditoria. Tal es el caso , por mencionar una de entre la amplia

gama de estudios y desarrollos efectuados por el IMAI, (instituto Mexicano de Auditores Internos) y el IIA

(The Institute of Internal Auditors) del procedimiento de control y evaluación de sistemas de computo, de

información gerencial y financiera. El SAC (Systems Auditability and Control).

El auditor interno tiene una posición en la empresa moderna acorde con el cambio estructural que será de

relevante importancia para la apertura de nuevas formas de negocios. Su preparación profesional y de

desarrollo se proyecta como un factor de apoyo a la Dirección General de la empresa, reportando inclusive al

Consejo de Administración.

La Calidad y las normas internacionales incorporadas en la modernidad como son: Globalización de

Mercados, Apertura Comercial, Liberación del Comercio, de las operaciones y transacciones empresariales

constituyen un campo propicio para la posición del Auditor Interno dentro de un marco de Calidad Total.

La Misión, Estrategia, Funciones y en general las normas de su actuación profesional proyectan a la Auditoria

Interna como una disciplina multidisciplinaria que responde a los retos del cambio que se observa en el

mundo actual.

5. INDEPENDENCIA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

La independencia del Auditor Interno dependerá principalmente del nivel en que se encuentre dentro de la

empresa, ya que como es natural, su trabajo se vería afectado desfavorablemente cuando tuviera que reportar

los errores o situaciones que fueran responsabilidad del mismo funcionario que funja como su jefe inmediato.

A este respecto, el Instituto de Auditores Internos menciona en su Estado de Responsabilidades del Auditor

(5) lo siguiente:

150

“El lugar que el Auditor Interno ocupe dentro de la organización de la empresa y el soporte que el mismo

tenga del funcionario a quien reporte, son las principales determinantes del rango y del valor de los servicios

que se obtendrán del departamento del Auditoria Interna.

Dicho departamento, reportará a un funcionario de suficiente rango que le pueda asegurar libre campo de

actividades, y que lo respalde con una adecuada consideración a los hechos reportados y una afectiva acción

sobre los mismos y sobre las recomendaciones emanadas del Auditor.

El nombre del funcionario a quien el Auditor Interno en jefe reporte, no importará desde el momento en que

en cada empresa existen diversos títulos y nombramientos de acuerdo con las necesidades de la misma, las

cuales variarán entre una y otra. Lo importante es el lugar que ocupe el reportado en la organización de la

empresa y a la aceptación que en el mismo tenga.

En algunas empresas el Auditor Interno reporta a la junta de directores o al presidente; estos casos se

encuentran principalmente en Bancos y Compañías de Seguros en las cuales directores y presidentes son

responsables por operaciones financieras de gran cuantía y desean tener la seguridad a través del staff de

Auditoria Interna, de que esas operaciones son conducidas propiamente a través de la organización de la

empresa.

Los nombres de los puestos ejecutivos, en lo común, no reflejan exactamente las responsabilidades ni la

posición que el ejecutivo ocupa en la organización de la empresa; por esta razón no se recomienda que el

gerente de Auditoria Interna reporte a un ejecutivo con nombre especifico, sino a quien tenga el suficiente

conocimiento de la empresa y contacto con las operaciones que en la misma se llevan al cabo. Alguien que

tenga el rango adecuado en la organización y que pueda asegurar al Auditor un libre campo de actividades

tanto en el área financiera, como en la de operación, que respalde los reportes del Auditor y sus

recomendaciones.

Por esta razón, el ejecutivo a quien el jefe de Auditoria Interna reporte, deberá ser miembro de la gerencia de

primera línea; con el fin de que el programa de Auditoria Interna no se ve restringido por aquellos jefes que

no deseen que su departamento sea auditado.

En la práctica, se encuentra que el campo y la aceptación del trabajo del Auditor Interno dependerá del campo

y la aceptación que tenga el ejecutivo a quien se este reportando, y además, de la aceptación que conquiste el

Auditor a través de los resultados de su labor técnica. Esto no quiere decir que el Auditor o el superior de este

deberán ejercer autoridad directa a través de sus recomendaciones; al contrario, el Auditor nunca deberá tener

autoridad sobre los departamentos que audite. Ni tampoco deberán tener autoridad sobre el

Auditor, alguno de esos departamentos.

151

Para que realmente sea un servicio a la gerencia y que las operaciones que son auditadas no se vean afectadas

por la parcialidad, el Auditor deberá estar situado en la organización de la empresa, de manera tal que no se

vea imposibilitado a expresar sus opiniones fríamente y con la energía que demande la situación del

problema.

Tomando en cuenta que la objetividad es esencial en la función de auditoria y para no obstaculizar su

independencia de criterio, el auditor no deberá desarrollar o comprometerse en cualquiera otra actividad que

habrá de ser revisada y evaluada más tarde por él.

La responsabilidad de la existencia o de la falta de un determinado instructivo o procedimiento, en un

departamento o en una operación especifica, es el jefe de ese departamento. Sin embargo, es el departamento

de “Métodos y Procedimientos” el que deberá llevar a cabo la elaboración oficial de ese trabajo.

Como antes se indica, el departamento de Auditoria Interna nunca deberá invadir las atribuciones que

correspondan al departamento de “Métodos y Procedimientos”, ya que su independencia mental se vería

demeritada al tratar de calificar algo creado por el mismo.

Sin embargo, sí deberá existir una estrecha relación entre estos dos departamentos, ya que uno elabora lo que

al otro servirá como base principal de su trabajo.

Cuando el Auditor, en su evaluación de la fase auditada determine necesario emitir una recomendación sobre

la implantación o modificación de un procedimiento, deberá asesorarse del departamento de “Métodos y

Procedimientos”; así mismo, cuando el Auditor determine situaciones incorrectas que requieran ser

corregidas y que él no este capacitado para emitir la solución más adecuada, por requerirse conocimientos

técnicos en especialización que el Auditor no posee, la recomendación del Auditor será que se solicite la

intervención del departamento experto para el estudio del caso.

La Auditoria Interna es una función staff y no de línea. El Auditor Interno, como es natural, tendrá mando

directo sobre su propio personal; pero como antes se ha dicho, no tendrá autoridad directa sobre otros en la

organización. El Auditor Interno presenta los hechos que él ha encontrado, a aquellos que tienen autoridad

directa en la empresa, respecto a sus responsabilidades. Esto no significa que el Auditor Interno no tenga

responsabilidades ante la empresa, en cuanto a aquellas materias para las cuales él está calificado. Pero quiere

decir que no asumirá la responsabilidad directa o de cualquier tipo de opinión que releve a los funcionarios a

cargo de la materia de que se trate.

Una medida que hace culminar el criterio independiente del Auditor Interno, es la existencia de un cuerpo que

este ajeno a las dirección y control de la empresa; que tenga como responsabilidad de informar a un puesto

superior a la Gerencia General (anualmente, por ejemplo) sobre la efectividad de todas las áreas de la empresa

152

en un nivel de gerencia, por medio del cual se califique la actuación del Gerente General en cuanto al

cumplimiento de las políticas y lineamientos adoptados de común acuerdo por aquel cuerpo al cual reporta el

Gerente General. Este cuerpo podrá ser según la empresa de que se trate, cualquiera de las siguientes:

a) Gerencia Mundial

b) Secretaría de Estado

c) Consejo de Administración

d) Asamblea de Accionistas.

Y el grupo encargado de tal revisión podrá ser:

a) Auditor Interno Mundial

b) Director de Auditoria Interna

c) Comisario

d) Auditor Externo en asignación especifica.

La razón por la cual sería mayor la independencia e criterio del Auditor Interno, es por la seguridad aún

mayor de que éste obtendrá, de que la Dirección realmente desea que se le expongan todas las situaciones de

una manera clara e imparcial, ya que la actuación de esa gerencia general en ocasiones, estará en parte, por la

forma o medidas tomadas para solucionar los principales problemas de la empresa; más aún cuando éstos ya

han sido identificados en los “reportes de Auditoria Interna” elaborados anteriormente sobre la misma área

revisada y dentro del resumen que revisa a la Auditoria Interna y a la Gerencia General.

6. FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA

INTERNA

Uno de los aspectos mas importantes que inciden en la relación administración-auditoria interna es la

estructura y dimensión que se le habrá de dar al grupo de auditoria interna.

El punto determinante es cuántos auditores lo deben conformar, que niveles jerárquicos lo integran, y con qué

infraestructura se le habrá de dotar. Decisión no fácil ni sencilla.

Con el propósito de aportar elementos de juicio que coadyuven en este intento, en seguida se analizaran los

factores a considerar en esta determinante decisión; en el entendido de que no existen criterios, lineamientos o

parámetros definidos o recomendados a los que se pueda acudir en soporte a este proceso decisorio. Todo

dependerá de la importancia que represente el grupo de auditoria interna para la administración, nivel o grado

153

de servicios deseados, y la capacidad de convencimiento del jefe de auditoria interna sobre el gran potencial

de apoyo y servicio que pueda aportar su grupo a la administración.

Uno de los aspectos mas importantes que inciden en la relación administración-auditoria interna es la

estructura y dimensión que se le habrá de dar al grupo de auditoria interna.

El punto determinante es cuántos auditores lo deben conformar, que niveles jerárquicos lo integran, y con qué

infraestructura se le habrá de dotar. Decisión no fácil ni sencilla.

Con el propósito de aportar elementos de juicio que coadyuven en este intento, en seguida se analizaran los

factores a considerar en esta determinante decisión; en el entendido de que no existen criterios, lineamientos o

parámetros definidos o recomendados a los que se pueda acudir en soporte a este proceso decisorio. Todo

dependerá de la importancia que represente el grupo de auditoria interna para la administración, nivel o grado

de servicios deseados, y la capacidad de convencimiento del jefe de auditoria interna sobre el gran potencial

de apoyo y servicio que pueda aportar su grupo a la administración.

6.1. Tamaño de la Organización:

El tamaño de la administración o entidad medido en la magnitud de sus activos, volúmenes de producción y

ventas, personal con que cuenta, complejidad y variabilidad de sus operaciones, con elementos básicos a

considerar.

A mayor amplitud, mayo control se requiere; auditoria interna es parte esencial de ese control.

Es evidente, en contra, que entre más pequeña sea la organización, su director o gerente general, podrá ejercer

mayor supervisión sobre las operaciones en su conjunto, disminuyendo concomitantemente el tamaño del

grupo de auditoria interna.

Existen diversos factores respecto al tamaño de la empresa que afectan al papel del auditor interno en ella.

Los principales son: 1) Naturaleza del negocio; 2) Filosofía de la dirección; 3) Organización de la empresa;

4) Tamaño y dispersión y 5) Entrenamiento.

6.2. Organización del departamento

Existen diversos factores respecto al tamaño de la empresa que afectan al papel del auditor interno en ella.

Los principales son: 1) Naturaleza del negocio; 2) Filosofía de la dirección; 3) Organización de la empresa;

4) Tamaño y dispersión y 5) Entrenamiento.

154

6.2.1. Naturaleza del negocio: El factor dominante al organizar el departamento de auditoria interna es la

naturaleza del negocio. Si se trata de una empresa manufacturera, la necesidad de salvaguarda sea diferente de

la precisa una organización o manufacturera, como un banco, compañía financiera o de utilidad pública.

Varios estudios realizados se refieren al número de empleados en las distintas industrias y al número de

auditores como medio para desarrollar bases comparativas.

6.2.2. Filosofía de la dirección: Otro factor importante al organizar el departamento de auditoria interna es la

filosofía de la dirección en cuanto a los objetivos y alcance del programa del auditor interno. La filosofía es

aplicable al tipo de auditoria a realizar, como también al alcance de las actividades.

Por ejemplo: algunas direcciones quieren que el programa de auditoria incluya una revisión extensiva de las

transacciones financieras. Esta orientación generalmente requiere un gran número de asistentes de auditoria y

oficinas para auditar desembolsos y conciliar los extractos en cuentas bancarias. Otras empresas prefieren

concentrarse en auditorias operacionales o para la dirección. En tal caso el departamento de auditoria

consistirá normalmente en una pequeña unidad formada en su mayoría por seniors cualificados de auditoria.

Los que proponen este sistema piensan que un departamento pequeño, activo y de alto nivel, dedicado a la

revisión de todas las operaciones desde el punto de vista de la alta dirección es más beneficioso que otro con

numeroso personal concentrado en la verificación detallada de las cuentas. Por ejemplo: la conciliación de las

cuentas bancarias no es una actividad propia de la auditoria interna de acuerdo con su definición.

6.2.3. Organización de la empresa: El tipo particular de organización de la empresa, obviamente afectará la

organización de la auditoria interna. Si la empresa esta organizada en líneas funcionales con el fin de separar

las ventas, producción y dirección, puede existir auditores asignados a cada división. Si está organizada en

base a líneas o grupos de productos, como productos de consumo e industriales, la función se auditoria será

también a través de éstas líneas. O si la empresa funciona a través de líneas geográficas, como el área oeste,

este, etc., lógicamente ésta división geográfica afectará a la función de la auditoria interna.

6.2.4. Tamaño y Dispersión: El tamaño naturalmente, en la mayoría de los casos tiene una importante

relación con la organización del departamento de auditoria. Como la empresa va ampliándose serán

necesarios más auditores. Sin embargo, en algún punto entra en juego la ley de compensación por la

disminución.

Por ejemplo, si es necesaria una nueva fábrica, ésta normalmente se localizará cerca del área geográfica del

centro de distribución. La dispersión requerirá más tiempo de viaje y probablemente más auditores.

6.3. Relación Costo-Beneficio: Un grupo de auditoria interna las más de las veces se consideran como un

costo para la organización ¿Cuánto estamos dispuestos a gastar a cambio de qué?

Auditoria interna no es un costo, es una inversión; y como tal habrá de redituar beneficios y rendimientos.

Este aspecto en ocasiones es factible de ser medido; analícese, por ejemplo, los tres siguientes

155

cuestionamientos: ¿cuánto se perdió por falta de vigilancia o supervisión oportuna y adecuada? ¿Cuánto se

ahorró o se obtuvieron beneficios gracias a una oportuna intervención y recomendación de auditoria interna?

¿En cuanto coadyuva o colabora auditoria interna en el bienestar y futuro de la organización? El prescindir de

los servicios de auditoria interna o el dotarla con una raquítica infraestructura puede ser un ahorro mal

entendido.

6.4. Recurrencia de errores o actos indebidos: ¿Son frecuentes y relevantes los errores administrativos y

operativos? ¿Es frecuente la incidencia en actos indebidos, fraudes, irregularidades e ineficiencias? Si la

respuesta es afirmativa es un signo inequívoco de falta de control y supervisión; se hace ingente pues la

necesidad de contar con un sólido y bien estructurado grupo de auditoria interna que intervenga en el plan

preventivo para evitar su comisión. Es mas económico, y con un cúmulo de beneficios, el prevenir que

corregir.

6.5. Confianza en la Función de Auditoria interna: La evolución y desarrollo que ha alcanzado la profesión

de auditoria interna, producto de un esfuerzo firme y sostenido, la ha hecho acreedora a merecer confianza de

quienes creen y se apoyan en sus servicios. A mayor confianza, mayor necesidad de ella y mayor apoyo e

infraestructura a dotárseles. Corresponde al auditor interno actuar con honradez, disciplina, esmero,

entusiasmo y profesionalismo para mantener y aun superar la confianza que la administración ha depositado

en él.

6.6 Mente Abierta al Cambio: Aceptar los servicios de una auditoria interna moderna infiere una amplitud

de criterio y mente abierta a administrar con apoyo en esta disciplina. Auditoria interna reportará aciertos y

errores que fueron cometidos por el personal de la organización a cualquier nivel, incluyendo mandos de

dirección; y habrán de reconocerse y aceptarse. Auditoria interna recomendara cambios en estilos y modos de

administrar y operar; recomendaciones que serán evaluadas y aceptadas en lo aplicable con el espíritu de

superación y mejora. Auditoria interna, para el ejercer y para el que se vale de sus servicios debe ser una

dimensión de interacción hacia el cambio positivo. Auditoria interna no comulga con interactuantes de criterio

estrecho y residentes al cambio.

Nota: El tamaño y dimensión de la estructura a asignar al grupo o departamento de auditoria interna,

definirán los niveles de mando y operación a adoptar, partiendo de su director hacia gerentes, supervisores,

encargados y auditores auxiliares.

7. ANÁLISIS DE LA CORRECTA UBICACIÓN

Habrá de considerarse un elemento indispensable para reforzar el juicio que se llegue; este elemento es el

tamaño de la entidad u organización.

156

En entidades medianas o pequeñas que no cuentan con una gran infraestructura administrativa es más común

que el grupo de auditoria interna dependa del director general o dueño de la entidad que, por ser mayor su

rango de control y supervisión, le permite este mejor acercamiento hacia los auditores internos.

En organización de mayor envergadura deber pugnarse por el reporte directo del jefe de auditoria interna

hacia el director o gerente general. O, al menos, reportar directamente al contralor quien depende del director

general. Nunca a un nivel menor. Nunca al director de finanzas.

En esta decisión de ubicación, favor de tomar en cuneta la relación costo-beneficio. Nunca crear más

infraestructura más que la indispensable requerida; exceso de intermediación distorsiona el proceso de

comunicación y reporte, y por supuesto, impacta en el incremento de costos administrativos.

8. MANUALES DE AUDITORIA

Aun cuando puedan existir declaraciones de políticas y procedimientos, boletines de la empresa y otras

publicaciones con la información relacionada con la auditoria, éstas se incorporan frecuentemente como una

parte a tener en cuenta en dicho manual. Generalmente, éste expondrá los objetivos de auditoria, las normas

de realización y el procedimiento de registro del tiempo, preparación del informe de auditoria y otros asuntos

de ámbito general. Casi siempre la parte más importante del manual concierne a los detalles de los

procedimientos de auditoria que se realizaran en relación con los distintos trabajos.

El contenido del manual, normalmente reflejará la actitud del jefe de auditoria interna acerca de los manuales.

Si cree que el auditor debe tener la máxima flexibilidad, el manual contendrá pocos procedimientos detallados

de auditoria. Si cree que el auditor debe guiarse por el manual, los procedimientos estarán muy detallados. El

uso de un manual tiene ventajas y desventajas.

El jefe de auditoria interna deberá sopesar estas consideraciones cuidadosamente para su propia empresa.

Ventajas y Desventajas del manual:

Las Ventajas:

1. Provee un historial informativo concerniente a las políticas y procedimientos de auditoria.

2. Especifica las tareas mínimas de auditoria a realizar

3. Ayuda a los miembros del personal a dar respuesta a preguntar rutinas.

4. Ayuda a la eficaz distribución del trabajo.

5. Es útil como un control del progreso de trabajo.

6. Fija la responsabilidad para un particular punto de auditoria

157

7. Provee de una guía útil para años posteriores

8. Es una ayuda sustancial para el supervisor en su revisión del trabajo efectuado.

9. Provee de evidencias en un trabajo específico, si después surgiese un litigio.

10. Ayuda a la contabilización el tiempo del personal, gastos, etc.

Las desventajas:

Los que normalmente se oponen al uso de un manual de auditoria, enumeran las siguientes desventajas

principales:

1. Existe una tendencia general a limitar el trabajo a lo especificado en el manual.

2. A menudo los procedimientos mecánicos

3. Existe una tendencia a desalentar el pensamiento creativo

4. Los manuales frecuentemente no están al día

Forma del Manual:

Existen varios enfoques para desarrollar un manual de auditoria. El siguiente formato es uno más, pero se ha

comprobado que es muy efectivo.

Objetivos: Se describen los principales objetivos de auditoria, y esto proporcionará al auditor una

perspectiva general de lo que se debe lograr.

9. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA.-

El Departamento de Auditoria Interna tiene como Funciones:

1. Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos, verificando el cumplimiento de las

disposiciones legales y reglamentarias.

2. Determinar la razonabilidad de la Información Financiera.

3. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos, con

relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los Planes y Programas aprobados por la

Entidad.

4. Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión de la Entidad.

5. Fortalecer el Sistema de Control Interno de la Entidad.

6. Asesorar a los diferentes órganos de la Entidad, en lo que le corresponde.

158

7. Realizar Auditorias y Exámenes Especiales a la Entidad, a fin de recomendar las medidas correctivas

pertinentes.

8. Verificar la aplicación de dispositivos legales, sobre programación, ejecución y evaluación del

Presupuesto de la Entidad.

9. Evaluar el cumplimiento del Plan de Desarrollo de corto y mediano plazo.

10. Efectuar el seguimiento de los procesos administrativos, para dar cumplimiento a las normas legales

pertinentes.

11. Planificar y efectuar exámenes de control en los asuntos administrativos de la Entidad.

12. Efectuar el seguimiento y evaluación de la aplicación de las medidas correctivas a efecto de superar

las observaciones anotadas en acciones de control anteriores.

10. RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA.-

El Departamento de Auditoria Interna, es responsable de:

1. Planificar, programar y ejecutar exámenes y evaluaciones posteriores de las actividades de la entidad, en

sus aspectos presupuestario, económico, financiero, patrimonial, normativo, operacional y de gestión,

ejerciendo un control integral e integrado fundado en criterios de economía, eficiencia y eficacia.

2. Verificar el mantenimiento de un adecuado sistema de Control Interno incorporado a la organización de

la entidad, privilegiando las pautas dictadas por la economía, eficiencia y eficacia.

11. ACCIONES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA.-

El Departamento de Auditoria Interna, debe cumplir las siguientes acciones:

1. Elaborar el planeamiento general de la auditoria interna, de acuerdo a las Normas Generales de Control

Interno y la Auditoria Interna, aplicando el modelo de control integral e integrado.

2. Elaborar el Plan Anual de Auditoria Interna.

3. Remitir el Plan Anual de Auditoria Interna al máximo organismo de la entidad para su discusión y luego

a la Contraloría General de la República para su aprobación final.

4. Participar en la definición de normas y procedimientos a efecto de establecer en acuerdo con la alta

Dirección de la entidad, el Sistema de Control Interno y posteriormente efectuar su seguimiento.

5. Asesorar en la determinación de las normas y procedimientos propios del Sistema de Control Interno.

6. Verificar el cumplimiento de políticas, programas y proyectos de investigación, formación superior,

capacitación y documentación e información.

159

7. Revisar y evaluar la aplicación de los controles operativos, contables, financieros, y legales.

8. Verificar si las operaciones son efectuadas de acuerdo con las normas legales y de contabilidad aplicable

y a los niveles presupuestarios correspondientes.

9. Determinar la confiabilidad de los datos que se utilizan en la elaboración de la información contable y los

estados financieros.

10. Determinar la precisión de los registros y las medidas de resguardo tomadas para protegerlo.

11. Realizar informes periódicos al Titular de la Entidad, sobre las auditorias y otros controles practicados, y

en su caso, formular las recomendaciones u observaciones que correspondan.

12. Remitir informes al Titular de la entidad sobre el seguimiento a las recomendaciones y observaciones

realizadas en anteriores exámenes.

13. Informar sobre los temas que el Director requiera.

14. Evaluar el cumplimiento de las políticas, planes y procedimientos determinados por la autoridad superior.

15. Tomar conocimiento integral de los actos y evaluar aquellos de significativa trascendencia económica.

11.1. Acciones en la auditoria operacional.-

Asistir en la formulación de la planificación global y anual, y de las auditorias específicas en materia de

control de la gestión operacional de las políticas, programas y proyectos desarrollados por la Entidad.

Proponer normas y procedimientos en materia de control interno orientadas a garantizar la aplicación de

los principios de eficacia, eficiencia y economía en la gestión de las políticas, programas y proyectos de

investigación, formación superior, capacitación y documentación e información, efectuando el

seguimiento posterior a su adopción.

Ejecutar auditorias de desempeño operacional de acuerdo con el Plan Anual de Auditoria, programando

la aplicación de los métodos y procedimientos más adecuados en cada caso.

Elaborar informes sobre las actividades desarrolladas, formulando recomendaciones y/u observaciones y

efectuando el seguimiento y verificación de las correcciones.

Tomar parte en la definición de normas y procedimientos del sistema de control interno, y posteriormente

efectuar su seguimiento.

Coordinar las acciones de auditoria implementadas, supervisando la aplicación del modelo de control

integral e integrado de las actividades de la entidad en sus aspectos presupuestario, económico,

financiero, patrimonial, operacional y de gestión.

11.2. Acciones en la auditoria financiera.-

Asistir en la formulación de la planificación global y anual y de las auditorias específicas

en materia presupuestaria, contable, económica, financiera y patrimonial.

160

Proponer normas y procedimientos en materia de control interno de compras y

contrataciones, personal, ejecución presupuestaria, tesorería, registros contables, bienes

inmuebles y equipos, producción y existencia de materiales, y mantenimiento y

reparaciones, efectuando el seguimiento posterior a su adopción.

Ejecutar auditorias financieras de acuerdo con el Plan Anual de Auditoria, programando la

aplicación de los métodos y procedimientos más adecuados en cada caso.

Elaborar los informes sobre las actividades desarrolladas, formulando recomendaciones

y/o observaciones y efectuando el seguimiento y verificación de las mismas.

12. REPORTANDO AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN:

¿Cada cuándo se reúne el Consejo de Administración? ¿Qué agenda aborda el consejo de administración en

sus reuniones?

Por el lado de la oportunidad, no se debe perder el punto de vista función de la auditoria debe ser planeada; y

dentro de esa planeación habrá de considerarse la intervención en asuntos emergentes que tal vez no fueron

incorporados de manera específica dentro del programa o plan de intervención de auditoria.

El jefe de auditoria interna, por su experiencia, capacidad y libertad de acción puede decidir una intervención

sin necesidad de que se le autorice, pero el problema será: ¿cuándo reportará los resultados de su trabajo?

Posiblemente, para entonces ya se perdió una de las bondades por excelencia de la auditoria interna: se

desaprovechó la oportunidad en la toma de decisiones a derivarse de un resultado o reporte de la auditoria

interna.

Por otro lado, hay que soslayar la eventualidad de que el jefe de auditoria interna participe en el consejo de

administración de la entidad controlada en tratándose de auditores internos corporativos. En este caso sí es

mas viable que el jefe de auditoria interna corporativa reporte al consejo de administración de la empresa

controladora dado que la dinámica de acción de tal consejo es más acelerada y recurrente que en el caso de las

empresas controladas. Al fin y al cabo que la función y misión básica de una empresa controladora es

precisamente la de controlar, y uno de los elementos mas útiles para tales propósitos es su grupo de auditoria

corporativa.

161

El director de auditoria interna debe presentar informes sobre su actividad a la dirección y al consejo de

administración anualmente o más frecuentemente si es necesario. Los informes de actualidad deben destacar

los resultados significativos de auditoria y sus recomendaciones e informar a la dirección y al consejo sobre

cualquier desviación significativa del programa de trabajo aprobado de la auditoria, planes de personal, y

presupuestos financieros, con sus motivos.

13. REPORTANDO A LA DIRECCIÓN GENERAL

El principal responsable en y por una entidad u organización es el director general. Y un elemento básico

indispensable para el control, es, precisamente, un grupo de auditoria interna.

El jefe de auditoria interna, proveerá al director general de un aspecto esencial en toda buena organización:

información. A través de este profesionista el Director General sabrá hasta que punto es confiable y verás la

información administrativa, operacional y financiera que se le está presentando; sabrá que tanto la

organización se esta apegando y respetando las políticas, criterios y procedimientos instaurados en aras de

una operación sana y rentable; sabrá que tan bien utilizados y protegidos están los recursos de que dispone la

organización.

El depender el grupo o departamento de auditoria interna del gerente general, es el asegurar el amplio margen

de cobertura de auditoria; es el no tener limitaciones a su alcance de intervención; es el de contar con

independencia y libertad de acción, es el de tener una línea directa de comunicación en aras de decisiones

oportunas, sin intermediarios; es conocer, comprender y entender los estilos, métodos y criterios de

Accionistas


Dirección General

Gerente de Ventas Gerente de Admón

Gerente de Producción

Auditoria interna

162

administración de gerente general para mejor coadyuvancia en su misión; es el poder interactuar sin

interferencias; es el que asegura acciones efectivas sobre los hallazgos y recomendaciones del auditor.

Papel de la dirección en la auditoria interna

El papel y las responsabilidades de la dirección con respecto a los estados financieros han sido claramente

definidos por varios cuerpos profesionales. Las multas por presentar declaraciones erróneas han sido también

establecidas en publicaciones. Una de las principales publicaciones en delimitar el papel de la dirección en

relación con la Auditoria Interna fue del AICPA Control Interno, en el informe esencial preparado por el

comité de procedimientos de auditoria en 1948, en donde, se expuso que:

La dirección tiene la responsabilidad de inventar, instaurar y supervisar un sistema de control interno

adecuado para:

1. Salvaguardar los activos de la organización

2. Verificar lo adecuado y fiable de la información contable

3. Promover la eficiencia operacional

4. Fomentar la adherencia a las políticas de dirección establecidas.

Para resaltar los propósitos, los objetivos de los auditores internos, se exponen de forma un poco diferente a lo

anterior descrito, pero diciendo esencialmente lo mismo.

Accionistas


Dirección General

Auditoria interna

Gerente de Ventas

Gerente de Admón

Gerente de Produccion

163

Los objetivos principales son:

Revisar y valorar el sistema de control interno.

Comprobar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa.

Salvaguarda de los activos

Prevenir y descubrir el fraude.

Determinar la fiabilidad de la contabilidad y del sistema de información.

Conducir auditorias sistemáticas e informar de sus resultados y recomendaciones a la dirección

Adicionalmente a los objetivos principales existen otros secundarios reconocidos por muchas empresas, como

son:

Comprobar el cumplimiento de los requisitos del gobierno.

Valorar al personal

Cooperar en auditorias independientes.

Participar en los programas de reducción de costos.

Desde el punto de vista global, la dirección generalmente establece el nivel de auditoria interna de la siguiente

forma:

1. Establecer una amplia política

2. Fomentar su apoyo

3. Seguimiento de los resultados.

Establecimiento de políticas: En algunas empresas, la política general de auditoria interna se puede

establecer por un comité de auditoria. Sin embargo, en la mayoría se establecen por el ejecutivo ante el que la

unidad es responsable.

Fomentar su apoyo: La dirección de una empresa que tiene un buen conocimiento de auditoria interna

encontrará caminos para fomentar el apoyo a su programa. Los problemas del auditor interno son mucho

menores cuando el personal conoce el apoyo que la empresa da a su programa. La dirección que conoce la

función, entiende que muchos de los beneficios no pueden medirse cuantitativamente. Por ejemplo ¿cómo

puede medirse la cantidad de pérdidas previstas? ¿Cómo se mide la fiabilidad de los informes?

Seguimiento de Resultados: un aspecto muy importante en cualquier auditoria es el seguimiento riguroso

de sus resultados. La auditoria interna es una función de personal, por lo tanto, es normalmente

responsabilidad de la dirección la puesta en prácticas de las recomendaciones de auditoria, creando un registro

auditable para ello. Después, la auditoria interna tiene que poder revisar la acción tomada por la dirección,

para comprobar si se está de acuerdo con lo que se ha hecho. Con éste sistema, los empleados saben que la

164

ata dirección apoya fuertemente el programa de auditoria interna y la pronta y satisfactoria disposición de sus

recomendaciones. Las recomendaciones hechas por la auditoria no deben permanecer mucho tiempo sin

solución.-

14. REPORTANDO A LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

Una entidad, en sentido organizacional, está constituida por la combinación de recursos humanos, naturales y

capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los

que fue creada la propia entidad.

Al director de Finanzas su entidad le da la facultad para administrar uno de esos recursos: el capital;

obviamente, dentro de las políticas, criterios y lineamientos acordes a los fines que persigue la propia entidad.

El director de finanzas tiene el poder para decidir como allegarse de recursos, cómo administrarlos cuando

obran en su poder y cómo erogarlos. Este simple hecho le da poder dentro de la organización.

Y si a ese poder que proporciona el administrar el dinero se le añade el poder que da el contar con

información delicada y altamente relevante e importante que suministra auditoria interna; y el poder decidir

cuándo, a dónde, cómo y a quién auditar, simple y sencillamente se esta haciendo al director de Finanzas uno

de los hombres mas poderosos.

Accionistas


Dirección General

Gerente de Ventas

Gerente de Admón

Gerente de Finanzas

Crédito y Cobranza

Auditoria Interna

165

15. REPORTANDO A OTROS FUNCIONARIOS

No es concebible una buena administración que la función de auditoria interna dependa de otros funcionarios

que no sea el director general. Sin embargo, existe un caso de excepción que en un momento dado pudiera ser

justificable y ése es, cuando depende del contralor.

Reportando al Contralor:

En primer orden, debe quedar claro que un director general es responsable por el sistema de control interno

instaurado en su entidad.

Corresponde el contralor, la instauración, seguimiento, respeto y vigilancia porque ese sistema de control

interno sea el necesario y eficaz, pero... ¿Cómo lograrlo?

Una estructura organizacional ideal de contraloría estará integrada por las siguientes áreas:

Organización y métodos

En donde, otras actividades, se le encargará de la elaboración de manuales de organización, de sistemas y

procedimientos en los que invariablemente se incluyen temas relativos al control interno a observar las

funciones y actividades que regulan y norman los manuales.

Contabilidad General

La contabilidad general es el mayor y mejor elemento de control interno de una entidad.

La contabilidad capta, compendia, registra e informa todos los resultados de operación de una entidad por un

período dado; dice cuál es la situación financiera a una fecha dada.

Una entidad sin contabilidad, es una entidad sin control; por lo tanto debe depender de un contralor para

controlar.

Por contabilidad general, se entenderá el proceso contable en sí, al que se incorpora el control presupuestal

(elaborar presupuestos correspondiente al área de finanzas), vía la comparación resultado-presupuesto, y la

contabilidad de costos.

Contabilidad de Costos

Es la captación, compendio, registro, derrama e informe de los costos de producción. Una buena contabilidad

de costos, y control de los mismos, y que por ende, depende del contralor, es la que informa el costo unitario

de fabricación, las desviaciones o variaciones a los costos estimados o previstos, identifica el porqué de esas

166

variaciones o desviaciones a los costos estimados o previstos, identifica el porqué de las variaciones o

desviaciones, y en las que coinciden sus registros analíticos con los registros mayores de contabilidad general.

Auditoria interna

Con esta función se cierra el ciclo de control a ejercer por el contralor.

Y su justificación de ubica dentro de la contraloría obedece a esta función. Es un control cuyas funciones

consisten en examinar y evaluar la adecuación y eficiencia de los controles.

Accionistas


Dirección General

Gerente

Contabilidad

Contraloría Gerente

Finanzas

Auditoria Interna

Organización y Métodos

Contabilidad General

Contabilidad de Costos

167

CAPITULO V

Recursos humanos, administrativos y/o operativos

del grupo de auditoria interna

168

CAPITULO V

RECURSOS HUMANOS, AMINISTRATIVOS Y/O OPERATIVOS DEL GRUPO E AUIORIA

INTERNA

Introducción

El desempeño de los empleados es la piedra angular para desarrollar la efectividad y el éxito de una

compañía, por esta razón hay un constante interés de las empresas por mejorar el desempeño de los

empleados a través de continuos programas de capacitación y desarrollo. En años recientes, la administración

del desempeño ha buscado optimizar sus recursos humanos para crear ventajas competitivas.

La Administración del desempeño, es definida como el proceso mediante el cual la compañía asegura que el

empleado trabaja alineado con las metas de la organización, así como las prácticas a través de la cuales el

trabajo es definido y revisado, las capacidades son desarrolladas y las recompensas son distribuidas en las

organizaciones.

La administración del desempeño y su evaluación ha estado presente en la historia desde hace mucho tiempo,

por lo que no es un fenómeno nuevo. Varias autoridades en el tema afirman que el más temprano

conocimiento de este sistema data de la Dinastía Wei de China durante el siglo III A.C.; Posteriormente este

concepto arribó a Estados Unidos de Norteamérica durante la Revolución Industrial en el siglo XVIII. Sin

embargo, la administración del desempeño no es oficialmente usada hasta los años 1940-1950.

Sin embargo, el lector podrá preguntarse ¿cuál es la importancia de medir el desempeño humano dentro de

una organización?, para lo cual se usará la analogía con una máquina.

Veamos entonces una máquina, la cual tiene una serie de medidores que ayudan a monitorear el desempeño:

en el tablero de un automóvil, por ejemplo, hay una serie de instrumentos que miden la velocidad, la gasolina,

el aceite y otros datos vitales para el conductor, pues le indican cuando existe algún problema. En conjunto

estos instrumentos aseguran que el auto funciona bien y conduce a los pasajeros a su destino.

Como en una organización no existe un panel de control con medidores que indiquen si sus trabajadores van

en la dirección correcta o no, las empresas tienen que construir sistemas de administración del desempeño

que les permitan verificar si su personal está avanzando o si, por el contrario, tiene problemas que requieren

acciones de mejora. Es aquí donde se puede observar la utilidad de usar la evaluación del desempeño de los

empleados.

Cabe señalar que la administración del desempeño es una de las prácticas de administración más ampliamente

desarrolladas, sin embargo aún continúa siendo una fuente de frustración para los administradores.

169

Si bien diferentes estudios sobre indicadores de productividad y financieros han demostrado que en las

compañías en las que se implementan sistemas de administración del desempeño, los empleados han

obtenido mejores resultados, que en las que no fueron utilizadas; los administradores deben ser consientes de

que cualquier falla de las organizaciones en adoptar una efectiva administración del desempeño es costosa, en

términos de pérdida de oportunidades, actividades no enfocadas, pérdida de motivación y moral.

Así algunos detractores de la administración del desempeño tienen evidencia válida de los defectos del

sistema, mientras que otros defensores sostienen que los aspectos positivos superan a los negativos.

Con esta variedad de opiniones sobre el tema, un director se pregunta ¿si se debería implementar en la

organización un sistema de administración del desempeño?, ¿si se emplea que debería ser incluido o

excluido?, y ¿si debería ser el sistema existente eliminado? Para responder a estas preguntas veamos cómo

funciona el sistema de administración del desempeño.

Metas: Proveer un marco racional para establecer metas, objetivos y medidas de desempeño como una base

para tomar decisiones de promociones, etc. Sin embargo, algunas empresas relacionan la evaluación del

desempeño con recompensas salariales, aunque éste no es el fin de la evaluación.

Si es administrado correctamente el empleado nunca se verá sorprendido sobre las

expectativas que se tienen sobre él.

Es efectiva en establecer un diálogo entre el jefe y el empleado con respecto a metas.

Comunicación:

Fomenta la comunicación entre empleado y supervisores.

Documentación:

Un buen SAD provee solidez, clara documentación del nivel de habilidades de un

empleado y su nivel de motivación, y permite a Recursos Humanos establecer mejor sus

fortalezas y debilidades con relación a planes sucesivos.

Provee un rápido perfil del desempeño del empleado para Recursos Humanos y el jefe del

empleado.

Para medir el desempeño, se necesita evaluarlo a través de indicadores de desempeño. Estos indicadores

deben ayudar a la gerencia para determinar cuan efectiva y eficiente es la labor de los empleados en el logro

de los objetivos, y por ende, el cumplimiento de la misión organizacional. Asimismo, deben estar

incorporados en un sistema integral de medición del desempeño que haga posible el seguimiento simultáneo y

consistente en todos los niveles de la operación de la empresa, desde el logro de los objetivos estratégicos de

la empresa al más alto nivel hasta el desempeño individual de cada ejecutivo y empleado.

Uno de los últimos sistemas aplicados y que goza de mucha aceptación para la evaluación del desempeño, es

la denominada evaluación de 360 grados. Este es el proceso mediante el cual se le permite al empleado dar su

opinión, y poder evaluar a la administración en la misma manera en que ha sido evaluado, al cual se le han

170

venido incorporando diversos cambios y mejoras a fin de adaptarlo a las necesidades específicas de cada

empresa.

En la actualidad las compañías monitorean sus procesos de cambio y medición del desempeño del empleado a

través de la inclusión de diversos software especializados. Las tecnologías de Información han hecho su

inserción en la administración del desempeño de las organizaciones.

Esta herramienta ha venido a facilitar los procesos, sin embargo muchas de estas compañías se han dejado

llevar por el frenesí de utilizar estos nuevos programas sin contar con la inteligencia de negocios que apoye

las decisiones tomadas en administración del desempeño. Una compañía puede fácilmente reemplazar el

tradicional proceso de administración, por clicks en una computadora para aumentar su competitividad.

Existen ahora software muy eficientes como Savvy managers, IPSS, entre otros, sin embargo, estos no pueden

funcionar sin la debida administración gerencial.

1. RECURSOS HUMANOS DEL GRUPO DE AUDITORIA

Por lo común, un departamento de recursos humanos se establece cuando en su proceso normal de

crecimiento, los gerentes y administradores de la empresa empiezan a sentir la necesidad de contar con un

área especializada en ciertas funciones que se van haciendo progresivamente complicadas.

En el momento de su creación, el departamento suele ser pequeño y lo dirige un ejecutivo de nivel medio. Es

común que se limite a llevar los registros de los empleados actuales, verificar el cumplimiento de los

requisitos legales y, en algunos casos, colaborar en la detección de candidatos a ser seleccionados.

1.1. Organigrama de recursos humanos de auditoria interna.

DIRECTOR DE AUDITORIA

SUPERVISOR DE AUDITORIA

AUXILIAR (1)

AUXILIAR (2)

171

1.2. Recursos humanos idóneos en el grupo de auditoria interna.

1.2.1. Director de auditoria

1.2.1.1 Perfil del puesto

Planear, coordinar y dirigir la ejecución de auditorias a todas las unidades administrativas (direcciones,

departamentos, secciones, oficinas) que conforman la organización, así como a las funciones que de ellas

dependen.

1.2.1.2. Principales obligaciones y responsabilidades

1. Disponer dirigir a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoria interna, lo cual

incluye la planeación, coordinación y dirección de sus actividades.

2. Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoria interna.

3. Planear a corto, mediano y largo plazo (0 a 1 año, 1 a 3 años, más de 3 años) las actividades de

auditoria interna.

4. La práctica de auditorias y trabajos especiales tendientes a proveer asistencia a la administración y a

la solución de sus problemas.

5. Disponer la práctica de revisiones especiales en caso de fraudes, su seguimiento y alegatos en

estrecha coordinación con los abogados designados para el efecto.

6. Disponer la revisión permanente a la eficiencia con que esta operando el sistema de control interno

establecido en la organización.

7. Desarrollar un efectivo programa de desarrollo de personal de auditoria interna que incluya

reclutamiento, entrenamiento, evaluación de desempeño y promoción.

8. Asistir a la administración con reportes de auditoria individuales y resúmenes periódicos de

hallazgos y observaciones de auditoria.

9. Mantener un sistema de seguimiento de deficiencias detectadas en auditoria y determinar la

adecuación de las acciones tomadas para su solución.

10. Monitorear la preparación del presupuesto para el grupo o departamento de auditoria interna y

hacerse responsable de su ejercicio.

11. Coordinar la planeación de las auditorias y sus hallazgos con el comité de auditoria.

12. Coordinar la planeación de las auditorias y otras actividades de auditoria interna con los auditores

externos.

13. Vigilar que el comportamiento, desempeño y trabajos de sus subordinados se lleven a cabo dentro de

los más altos niveles de conducta, honradez, ética personal y profesional, y apego a lineamientos y

disposiciones de orden legal y de pronunciamientos y criterios institucionales.

172

1.2.1.3. Superior jerárquico.

Reportará única y exclusivamente al superior jerárquico inmediato establecido en el cuadro de organización.

1.2.1.4. Reclutamiento y selección.

Las fuentes más comunes de reclutamiento de un director de auditoria inician con la propia promoción de un

gerente de auditoria con las capacidades y cualidades suficientes para merecer un ascenso. Los despachos de

auditores externos son una importante fuente de captación, en especial de aquellos auditores externos son una

importante fuente de captación, en especial de aquellos auditores que ya trabajaron y conocen la organización

reclutante. Directores de auditoria de otras organizaciones que buscan un cambio o mejora, puede ser una

buena fuente. Por ultimo, valerse de agencias especializadas de reclutamiento las cuales, además, suelen ser

coadyuvantes en el proceso de selección. La decisión final al proceso de selección la dará el consejo de

administración o el director general de la organización.

1.2.1.5. Atributos y cualidades.

Contador Público, preferentemente con estudios de postgrado; técnicamente actualizado; experiencia previa

indispensable; con madurez personal y profesional; casado; sin limitaciones para viajar y trabajar en

condiciones de eventual exigencia extraordinaria. Mesurado; objetivo; imparcial, justo en sus apreciaciones,

comentarios y observaciones; con independencia de criterio y acción; no influenciable. Don de mando y

excelentes relaciones humanas; alta capacidad de interacción. Probada honradez.

1.2.1.6. Formación y experiencia

Titulación Universitaria Superior, preferiblemente en Ciencias Económicas ó Empresariales, valorándose

formación de postgrado.

Experiencia mínima de 10 años en puesto similar, desarrollada inicialmente en una de las grandes firmas

de Auditoria en el ámbito internacional y complementado en una fase posterior en el departamento de

Auditoria de una empresa multinacional.

Amplios conocimientos técnicos para garantizar el éxito de los procesos de Auditoria.

Experiencia demostrada en la elaboración de cuentas anuales.

Dominio del inglés, hablado y escrito, valorándose experiencia en inglés legal.

Habituado a formar a su equipo de trabajo en todos los aspectos técnicos.

Conocimientos informáticos en el ámbito de usuario.

Dominio del idioma Inglés.

173

1.2.1.7. Características personales

1.2.1.8. Características del puesto:

Efectuar el análisis de riesgos y desarrollar los programas de auditoria de acuerdo con los estándares

establecidos por la Empresa.

Documentar y actualizar los procesos de negocio y los controles clave de las diferentes unidades de

negocio.

Elaborar las cuentas anuales de la Empresa y efectuar los reportes pertinentes.

Coordinar, motivar y formar a su equipo en lo que respecta a los procedimientos de control interno

establecidos.

Mantener y coordinar las relaciones con los auditores externos.

Aportar soluciones o mejoras innovadoras en cuanto a los procedimientos implantados.

1.2.2. Gerente de auditoria.

1.2.2.1. Perfil del puesto

Disponer la ejecución de auditorias a las unidades administrativas y actividades de la organización que le

fueron asignadas a auditar, de conformidad con el plan o programa general de auditoria e instrucciones

especiales o extraordinarias que reciba del director de auditoria. Mantener permanentemente informado al

director de auditoria sobre el avance de las auditorias y los problemas principales que se van presentando.


1. Asistir al director de auditoria en el cumplimiento de sus obligaciones; cubrir sus ausencias sobre

base rotatoria entre los gerentes de auditoria.

2. Prever requerimientos de carga de trabajo a corto, mediano y largo plazo en las unidades

administrativas y actividades que le son asignadas a auditar.

3. Prever requerimientos de personal para cubrir sus asignaciones de auditoria, asegurándose que sea

capaz y este disponible para efectuar los trabajos.

4. Llevar a cabo planes, desarrollos y revisiones del desempeño de aquel segmento del plan general de

auditoria que esta bajo su responsabilidad.

5. Proporcionar asistencia técnica en la resolución de problemas especiales o complejos que puedan

surgir durante una auditoria.

6. Proporcionar los reportes finales de auditoria, asegurándose que se cumplió con normatividad y

estándares aplicables para garantizar la calidad del trabajo efectuado.

174

7. Participar, evaluar y recomendar acciones apropiadas, a requerimiento especifico, en los casos de

fraudes y alegatos.

8. Promover sugerencias e innovaciones de auditoria y revisar los métodos para conducir las auditorias.

9. Asegurarse que los trabajos de auditoria se efectúen de conformidad con normatividad y estándares

profesionales, y que son llevados a cabo dentro del presupuesto de tiempo asignado.


Trabaja directamente bajo la supervisión del director de auditoria, recibiendo de el la orientación y apoyo que

sea necesario.


La primera fuente de reclutamiento a acudir será la promoción de un supervisor del mismo grupo de auditoria

interna que se haya hecho acreedor a este crecimiento. Como fuentes alternas se pueden considerar a

miembros de despachos de auditores externos, preferentemente aquellos que ya trabajaron en o conocer la

entidad reclutante. Se puede acudir, también, a gerentes de auditoria interna en activo o que trabajaron en

posiciones semejantes en otras organizaciones. Apoyarse en este proceso en agencias de colocaciones a las

que se les puede encargar el trámite de propuesta de selección. La selección correrá por cuenta de un grupo

integrado por el director general de la organización, el director de auditoria y los otros gerentes de auditoria.


Contador Público, preferentemente con estudios de postgrado; no descartar la eventualidad de allegarse de un

profesional no contador publico con experiencia o especialidad hacia los diversos tipos de auditoria a

desarrollar; técnicamente actualizado; experiencia previa indispensable; con madurez personal y profesional;

casado; sin limitaciones para viajar y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria. Mesurado;

objetivo; imparcial, justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones; con independencia de criterio y

acción; no influenciable. Don de mando y excelentes relaciones humanas; alta capacidad de interacción.

Probada honradez.

1.2.2.6. Concepto de gerente de auditoria interna.

Dirigen el staff responsable de testar sistemáticamente la adecuación y fiabilidad de los sistemas de control

interno. Formulan recomendaciones sobre cambios cuando se necesitan, y garantizan el cumplimiento de las

normas y procedimientos de una compañía. También son responsables de establecer las técnicas adecuadas

para descubrir y prevenir posibles fraudes.

175

1.2.2.6. Función del gerente de auditoria interna.

La función del gerente es la continuación del servicio que un socio proporciona.

Un gerente debe actuar como socio y tener mentalidad como tal.

Requisitos técnicos

a) Capacidad para reconocer y llevar a cabo aquellos factores que ayudan al desarrollo del despacho.

b) Técnicamente deberá ser experto del área que desarrolla y tener conocimientos sólidos en otras áreas.

c) Debe participar en todos los cursos de entrenamiento del despacho y participar como instructor.

d) Participar en conferencias.

e) Formular todo tipo de informe y discutirlo con el cliente.

f) Lograr la cobranza convenida con los clientes.

g) Habilidad para resolver problemas.

h) Responsabilidad para lograr el cobro de tiempos en exceso al presupuestado, cuando sea por causa

imputable al cliente.

1.2.2.7. Deberes y responsabilidades

Participar decididamente en la calendarización de los trabajos.

Revisar los trabajos asegurándose que se hicieron con la calidad y que se cumplieron con los programas

y evidenciar su participación en un memorándum

Mantener contacto con los clientes.

1.2.2.8. Socios.

Los socios son los responsables máximos del despacho y esto incluye todos los aspectos de control, atención

del cliente, evaluación de las tareas, desarrollo del despacho, promoción y evaluación de los componentes

humanos del despacho.

1.2.2.10. Políticas administrativas de un despacho.

En la mayoría de los despachos pequeños y medianos, para lograr los objetivos trazados es necesaria emplear

políticas y procedimientos.

Para apoyar al personal dedicado y para que no sean absorbidos por otros despachos se debe tener en cuenta:

Calendario de trabajo.

Lista de asistencia.

Período y forma de pago.

176

Gastos de movilización.

Tarjetas de presentación

Bonos.

Seguros.

Vacaciones.

Posibilidades de crecimiento dentro del despacho.

Cursos de capacitación para todos los niveles del despacho.

Servicio de biblioteca.

Hay dos cosas que destacan ante los clientes y terceros estas son:

La presentación de las oficinas.

La presentación de los informes.

Para un adecuado control de la información externa e interna un despacho deberá contar con:

Papel membretado en original y copia.

Memorándum para comunicaciones internas.

Sobres membretados.

Formas de reportes de tiempo

Forma de lista de asistencia.

Forma de gastos de viaje.

Forma de hoja de instrucciones.

Forma de control de biblioteca.

Carpetas para papeles de trabajo.

1.2.2.11. Curriculum vitae

1.2.2.11.1. Concepto

El curriculum es nuestra carta de presentación, antes los mismos cuanto más extensos eran daban lugar a

pensar que estábamos mejor posicionados que el resto de los competidores, hoy los gerentes o personal a

cargo de la tarea de elección de personal están inmersos en una cantidad de tareas que no les permite analizar

con profundidad una basta cantidad de hojas(hay que tener en cuenta la gran demanda laboral), por lo tanto

los curriculum que hoy se presentan deben tratar de sintetizar en 2 o 3 hojas su contenido más importante.

En la actualidad los curriculum son enviados por fax o por e-mail y por la forma tradicional que es por

correspondencia o entregándolo personalmente.

177

Es necesario tomar en cuenta cual es la orientación del curriculum.

Respuesta a un aviso específico.

Presentación espontánea directamente o a través de un consultor especializado.

1.2.2.11.2. Características básicas de los curriculum.

Debe ser fácil de leer, comprender y analizar; esto significa que no debe dar lugar a confusiones o

interpretaciones erróneas.

Debemos ser concretos y precisos en la información, evitando incurrir en falsedades relacionadas con la

edad, estudios cursados, empleos anteriores o períodos en que hayamos estado desempleados.

La presentación debe ser sobria y clara.

La extensión debe ser de una a tres páginas.

No debe tener errores de ortografía ni de redacción para no desmerecer nuestra presentación.

Sólo debe tener abreviaturas conocidas o de amplia difusión.

No debe contener sobreabundancia de datos secundarios que no agregan valor al contenido.

No debe haber imprecisiones en la información, tales como fechas que se contradigan o la omisión de

fechas o el nombre de instituciones donde cursamos.

No extenderse demasiado en sobre funciones laborales no relacionadas.

Omitir información sobre las funciones cumplidas; dado0 que las características de las empresas son

diferentes y por lo tanto también sus funciones.

No sobredimensionar el curriculum vitae, recordemos que el receptor cuenta con poco tiempo para leer

los curriculum.

1.2.2.11.3. Contenido de los curriculum.

1. Datos personales: edad, estado civil, nombre y apellido, domicilio.

2. Estudios cursados – formación.

3. Objetivo laboral. Incluir un objetivo corre el riesgo de conseguir sólo lo que se pone en este punto.

4. Experiencia laboral, detallando principales logros y cuantificando los resultados obtenidos.

5. Actividades docentes y extracurriculares

6. En caso de responder a un aviso específico, debemos incluir la referencia de la búsqueda, indicando

a cual anuncio se refiere.

7. Si es una presentación espontánea indicar claramente el motivo de la carta.

8. Si no conocemos al receptor, poner solamente el nombre de la empresa.

9. Las pretensiones salariales sólo deben ser incluidas en esta carta cuando sean solicitadas.

178

Secciones de un curriculum.

El encabezamiento

El objetivo

El sumario

Historia laboral

Educación

Misceláneas.

1.2.2.11.4. Tipos De Curriculum

1.2.2.11.4.1. Modelo europeo

Tiene por lo general varias secciones, comenzando por los datos personales, sigue por los estudios cursados,

donde es común agregar todos los cursos realizados y continuando con los antecedentes laborales, los cuales

se ponen en forma ascendente o descendente, mencionando todos los trabajos realizados, se puede incluir un

capítulo con temas como actuación docente o publicaciones.

1.2.2.11.4.2. Modelo americano.

En una hoja se proporciona toda la información necesaria, un muy breve encabezamiento con mínimos datos

personales, una breve descripción de estudios y una descripción de los trabajos realizados. Es común agregar

una línea final con hobbies o deportes que practican.

1.2.2.11.4.3. Modelo cronológico.

El curriculum puede seguir o no un orden cronológico de los hechos. Esto se puede dar en forma ascendente;

comenzar con el primer trabajo hasta llegar al último o en forma descendente, comenzando del trabajo actual

y nombrando por último el primer trabajo.

El descendente tiene ventajas sobre el ascendente ya que permite al lector conocer y darse una idea rápida

sobre el candidato.

1.2.2.11.4.4. Modelo funcional

Es un modelo de curriculum en el que se hace referencia a los trabajos desempeñados sin mencionar lugares

de trabajo sino sólo lo que se hizo en ellos.

179

1.2.2.11.4.5. Modelo combinado

Se trata de una mezcla entre el funcional y el cronológico, por lo general se pone un listado de las empresas

para las cuales se trabajo y por separado un detalle de lo actuado funcionalmente.

1.2.2.12. Carta de presentación

No sólo acompaña al curriculum, también puede ser muy útil para hacer llegar el mensaje completo que

queremos dar sobre nosotros y sobre el anuncio en particular. Al igual que el curriculum, esta carta es una

forma nuestra y debe demostrar la imagen que deseamos dar.

Debe ser corta, decir sólo lo necesario, con las palabras justas y con lenguaje sencillo.

Debe contener:

Remitente: aquí se debe poner dirección, código postal, teléfono.

Fecha: sobre el margen derecho, junto con la localidad o al pie de la página.

Nombre y dirección del destinatario: si no se conoce el nombre del mismo sólo poner el

Nombre de la empresa.

Cierre: una frase de despedida, la cual debe ser sencilla, solo debe ser un saludo.

Firma

1.23. Supervisor de auditoria.


Supervisar la ejecución de auditorias a las unidades administrativas y actividades de la organización que le

fueron asignadas a supervisar, de conformidad con el plan o programa general de auditoria e instrucciones

especiales o extraordinarias que reciba del gerente de auditoria a quien reporta. Es responsable por mantener

independencia durante el cumplimiento de una asignación de auditoria. Recibirá todo el apoyo que sea

necesario para la solución de problemas importantes que se presenten durante el desarrollo de una auditoria.


1. Supervisar el cumplimiento de dos o mas auditorias en que concurra.

2. Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades en la auditoria.

3. Seleccionar y asignar al personal que sea necesario para ejecutar las auditorias planeadas.

180

4. Proporcionar guía y orientación al personal de auditoria en aquellas áreas de especial importancia y

para el cumplimiento de tiempos establecidos.

5. Coordinar con los otros supervisores la planeación de auditorias así como la asignación de personal.

6. Proporcionar asistencia técnica para el cumplimiento del plan de auditoria y la ejecución del trabajo

en campo.

7. Asegurarse que la normatividad y estándares aplicables a la planeación, trabajo en campo y reporte

de resultados son conocidos por los auditores subordinados.

8. Monitorear la conducción de las auditorias para asegurarse que se cumplan con los tiempos

asignados.

9. Aprobar los cambios en el alcance de las revisiones así como los ajustes correspondientes en cuanto

a tiempos de trabajo.

10. Participar en el reclutamiento, selección, entrenamiento y evaluación del personal.

11. Identificar áreas que requieran especial atención por parte de la administración, incluyendo patrones

de deficiencias y asuntos delicados.


Trabaja bajo la dependencia de un gerente de auditoria, proveer información tanto a su superior jerárquico

inmediato como al director de auditoria.


Promoción de un encargado de auditoria. Miembros de despachos de auditores externos, preferentemente

aquellos que conocen o han trabajado en la organización. Auditores internos de tras organizaciones que han

alcanzado un nivel equivalente al puesto a cubrir. La selección puede darse en un grupo colegiado en el que

participen el director de auditoria, los gerentes de auditoria y los otros supervisores de auditoria. Solicitar

ratificación de la dirección general a la decisión adoptada.


Contador Público, preferentemente con estudios de postgrado; no descartar la eventualidad de allegarse de un

profesional no contador publico con experiencia o especialidad hacia los diversos tipos de auditoria a

desarrollar; técnicamente actualizado; experiencia previa indispensable; con madurez personal y profesional;

casado; sin limitaciones para viajar y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria. Mesurado;

objetivo; imparcial, justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones; con independencia de criterio y

181

acción; no influenciable. Don de mando y excelentes relaciones humanas; alta capacidad de interacción.

Probada honradez.

1.2.3.6. La supervisión: una necesidad en las organizaciones

La supervisión es un concepto antiguo que ha ido sufriendo diversos cambios y ha sido visto desde diferentes

enfoques. Conocer estos antecedentes resulta indispensable para ubicar a una función tan importante como la

que se trata en este curso, dentro del contexto de la auditoria pública.

Por lo anterior es de vital importancia que el supervisor tenga conocimiento de la forma en que se aplican las

técnicas, procedimientos y la observancia a la normatividad en los trabajos de auditoria, lo que le dará una

visión más amplia y le permitirá ejecutar un trabajo más profesional.

1.2.3.6.1. Antecedentes

La supervisión, al igual que la administración, tiene un mayor desarrollo a partir de la Revolución Industrial,

en donde se producen cambios profundos que vienen a modificar completamente la estructura social,

económica y política de esa época.

Entre los principales cambios que se generaron tuvo lugar la sustitución del trabajo manual por el

mecanizado, mayor rapidez, cantidad y calidad de la producción y gran demanda de la fuerza de trabajo, lo

que provocó la creación y multiplicación de las industrias fabriles. Para que lo anterior fuera posible, hubo

necesidad de conformar de manera diferente la organización del trabajo, lo que originó la introducción de

nuevos conceptos, entre los que se encontraban:

La división del trabajo y la especialización de las tareas;

La estandarización de las funciones;

La unidad de mando y centralización en la toma de decisiones; y

La formalización de las relaciones laborales.

La aplicación de dichos conceptos a la industria repercutió en que la supervisión de las tareas adoptara las

siguientes características:

Vigilancia del trabajo que se realizaba con la finalidad de aumentar la producción y mejorar

en calidad, al menor costo posible;

Énfasis en los resultados, sin tomar en cuenta al trabajador como individuo;

Vigilancia del estricto apego a las reglas.

182

Para llevar a cabo esta función se hizo indispensable la asignación de una persona capacitada técnicamente, a

quien en ese entonces se le conoció como “capataz”.

Esta persona ejercía una autoridad completa sobre el personal que ejecutaba las tareas: reclutaba, disciplinaba

y despedía; así mismo, seleccionaba materiales, hacía inventarios, organizaba el lugar de trabajo, etc.

Con el transcurso del tiempo y debido al crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas, así como a

la necesidad de aumentar eficiencia y competitividad en las organizaciones, se desarrollaron técnicas,

principios y teorías que transformaron la función de supervisión de una práctica empírica a una labor técnica y

especializada. Implícito en esta evolución se halla el reconocimiento al recurso humano como el elemento

más importante para el logro de los objetivos.

La supervisión es ahora una función que permite vigilar, inspeccionar, evaluar y conducir el trabajo de un

equipo, así como promover que éste opere conforme a los criterios de economía, eficiencia, eficacia,

efectividad, imparcialidad y honestidad.

Como se observa, la supervisión ha sido necesaria siempre que el trabajo ha implicado el esfuerzo conjunto de

un equipo de personas.

Por ello, el supervisor es aquél que dentro de la organización conduce a un grupo de personas a él

encomendado, hacia el cumplimiento de metas y objetivos, y es el directamente responsable de la

coordinación, dirección, verificación, inspección y calidad en el trabajo.

1.2.3.6.2. Concepto de la función de supervisión de auditoria pública

Considerando lo expuesto en el punto anterior, la labor de auditoria pública que se desarrolla en las

dependencias y entidades, hace necesario el ejercicio de la supervisión para garantizar el logro de los

objetivos que sustentan la existencia de los órganos internos de control.

La palabra supervisión se deriva de los vocablos latinos “súper” y “visio”, que significa “ver sobre”, lo cual se

traduce como mirar desde arriba una actividad. El término de SUPERVISIÓN se utiliza tradicionalmente

para definir el acto de vigilancia que una persona ejerce sobre el trabajo que realiza el personal que está bajo

su mando.

Ahora bien, para poder desarrollar una definición de supervisión del trabajo de auditoria pública, cabe

recordar que dentro de los órganos internos de control existen diversos “niveles de supervisión”, que son

183

determinados por el tamaño de la estructura orgánica del mismo. Según Cameron C. Smith, en su libro

“Guías para Supervisores”, a estos niveles se les puede considerar como directivos, y sus responsabilidades

consisten en planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo de su unidad, así como coordinar los recursos,

mejorar el trabajo de grupo e individual de sus subordinados; promover la comunicación para dar

instrucciones, recibir información, transmitir resultados y tomar decisiones para hacer eficaz su labor.

Por tales consideraciones, puede decirse que la supervisión del trabajo de auditoria es la coordinación de los

recursos durante la planeación, ejecución, comunicación de resultados y seguimiento de medidas correctivas

de la auditoria pública, a fin de vigilar, revisar y verificar el cumplimiento de metas y objetivos y la correcta

aplicación de los procedimientos establecidos.

1.2.3.6.3. Importancia de la supervisión

El éxito de cada auditoria depende en gran parte de la efectividad de la supervisión al personal de todos los

niveles.

El tiempo empleado en dar una instrucción efectiva en el trabajo ahorra muchas veces la necesidad de aplicar

medidas correctivas durante su desarrollo y evita que se dupliquen las actividades.

La supervisión es un elemento imprescindible para el adecuado desarrollo de la función de auditoria, ya que

permite controlar las actividades que se realizan en ella. Por esta razón se ha elevado a la categoría de norma,

a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las labores que se llevan a cabo en los órganos internos de

control.

Así, existen diversas publicaciones que fundamentan lo anterior, entre las que se encuentran:

Normas generales de auditoria pública, emitidas por la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo,

que rigen el trabajo de toda persona que desempeña labores de auditoria pública.

Las Normas Generales de Auditoria Pública son once, las cuales se clasifican en:

a) Normas personales (1 a 3);

b) Normas de ejecución del trabajo (4 a 9);

c) Normas sobre el informe de auditoria y su seguimiento (10 y 11).

En el apartado relativo a las normas de ejecución del trabajo, la norma sexta denominada “Supervisión del

Trabajo de Auditoria”, establece lo siguiente:

184

La supervisión implica dirigir los esfuerzos de los auditores involucrados; instruirlos, mantenerse

informado de problemas encontrados que sean significativos, revisar el trabajo realizado y proporcionar

capacitación en el campo.

La supervisión debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo

de auditoria y en proporción inversa a la experiencia, la preparación técnica y la capacidad profesional

del auditor supervisado.

Asimismo, entre otros aspectos, queda definido que el directivo de mayor jerarquía delega la tarea de

supervisión en el rango inmediato inferior que depende de él. En caso de que la auditoria sea tan compleja

que requiera los servicios de varios auditores, el supervisor establecerá una línea de mando con un auditor

como supervisor, designando para esta actividad al de mayor experiencia y capacidad profesional.

Guía general de auditoria pública para los órganos internos de control

Es emitida por la Dirección General de Auditoria Gubernamental de la SECODAM y, entre otras cosas,

precisa los objetivos de la función del supervisor en las auditorias.

Asimismo, establece que la supervisión debe abarcar la verificación de:

La adecuada planeación de los trabajos;

La ejecución del trabajo conforme a la carta de planeación, el marco conceptual y sus modificaciones;

La correcta formulación de los papeles de trabajo;

El debido respaldo de las observaciones y conclusiones;

El adecuado cumplimiento de los objetivos de la auditoria;

El apego a los lineamientos para la elaboración de los informes de auditoria.

Cabe hacer mención de que, adicionalmente a estas normas, existen otras disposiciones que regulan la función

de supervisión, emitidas por el Instituto Mexicano de Auditores Internos y el Instituto Mexicano de

Contadores Públicos.

1.2.3.6.4. Objetivos de la supervisión

La supervisión persigue ciertos objetivos que posibiliten promover las acciones para ejercerla de la mejor

forma y evaluar la efectividad de su aplicación. Dichos objetivos son, entre otros, los siguientes:

Incrementar la calidad de las auditorias, a través de la revisión periódica del trabajo del auditor, en

función de los objetivos planteados;

185

Lograr que las revisiones se desarrollen con la máxima economía, eficiencia, eficacia, efectividad,

imparcialidad y honestidad y con apego a las Normas Generales de Auditoria Pública y demás

normatividad aplicable;

Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y

proporcionen información objetiva; además, obtener evidencia suficiente, competente, relevante y

pertinente en las auditorias;

Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la realización de la auditoria pública;

Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoria;

Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos específicos de auditoria

Incrementar las relaciones humanas y de trabajo profesional en los grupos de auditoria.

1.2.3.6.5. El aspecto humano del supervisor

El supervisor de auditoria no debe olvidar que trabaja con un grupo de personas y que el hecho de manejar

recursos humanos es sumamente complejo: primero, porque éstos reaccionan en forma diferente ante las

situaciones a las que se enfrentan y, segundo, porque reciben múltiples influencias externas a la organización,

como son la familia, los vecinos, los grupos políticos, etc., que afectan, de una u otra manera, su rendimiento

en el trabajo.

La administración moderna considera al elemento humano como el recurso más importante del que dispone

una organización para alcanzar sus metas y objetivos, lo que también es aplicable a los grupos de auditoria, de

ahí que un adecuado liderazgo, así como una apropiada motivación que contribuya de manera importante para

el logro de una auditoria de calidad.

1.2.3.7. Liderazgo

En la práctica se han identificado diferentes estilos de liderazgo que serán explicados en este capítulo, no sin

antes definir dos conceptos básicos relacionados con el tema: líder y liderazgo.

1.2.3.7.1. Definición de líder:

La palabra líder proviene del inglés ("leader") y significa "aquél que conduce, que guía, un jefe o dirigente".

La palabra tiene su raíz en el inglés antiguo, ya que "leader" = guía, proviene de "lad" = un camino, que tiene

su origen en "lithan" = ir en ruta o viajar.

186

La Real Academia Española define la palabra líder de la siguiente manera: “Director, jefe o conductor de un

grupo social o de otra colectividad". La palabra líder fue incluida por la Real Academia Española desde la

edición 1970 de su Diccionario.

1.2.3.7.2. Definición de liderazgo:

Condición de líder o ejercicio de sus actividades. Consiste en influir sobre las acciones de los miembros que

ayudan a determinar las metas del grupo, a hacer que el grupo se mueva hacia dichas metas, mejorar la

calidad de las relaciones entre los miembros, desarrollar la cohesión del grupo y facilitarle recursos.

El supervisor (o líder) puede variar en su estilo de dirección en cuando menos dos dimensiones importantes.

La primera de éstas es la medida en que el supervisor se concreta en las personas que dirige, considerando sus

sentimientos y la calidad de su relación mutua. A este estilo se le conoce como LIDERAZGO ORIENTADO

A LA PERSONA, el cual tiende a cimentar la cohesión del grupo, pero no garantiza que mejore el desempeño

de los subordinados.

La segunda dimensión es la medida en que el líder se concentra en la tarea que debe desempeñar el

colaborador, el proceso que hace y los medios para realizar el trabajo. A este estilo se le conoce como

LIDERAZGO ORIENTADO A LA TAREA; éste reduce la satisfacción y cohesión. Sin embargo, estructurar

la tarea de los subordinados en el sentido de hacerles saber lo que se espera de ellos, facilita su labor.

1.2.3.7.3. Tipos de liderazgo

A continuación presentamos los tipos de liderazgo donde se muestra que en la rejilla gerencial que especifica

las actitudes asumidas por el supervisor de acuerdo a la tendencia que presenta en cuanto a las personas, tarea

o ambas.

1.2.3.7.3.1. Liderazgo 1

Completa atención al personal, deseando satisfacerlo en todas sus necesidades, tratando de lograr un

ambiente de cordialidad y amistad. (Paternalista)

1.2.3.7.3.2. Liderazgo 2

Los objetivos de la organización se tratan de lograr en común acuerdo con el personal, a través de una

acción de equipo y las relaciones en la organización se caracterizan por la confianza y el respeto.

(Democrático)

187

1.2.3.7.3.3. Liderazgo 3

Se trata de lograr los objetivos de la organización mediante equilibrio entre el trabajo y el mantenimiento de

un ambiente satisfactorio. (Situacional)

1.2.3.7.3.4. Liderazgo 4

Casi no se dedica ningún esfuerzo para lograr los objetivos de la organización y no se tratan con interés los

problemas humanos. (Burócrata)

1.2.3.7.3.5. Liderazgo 5

Se trata de lograr un alto grado de eficiencia y producción, concediéndole poca importancia a las

necesidades del personal. (Autocrático)

Tradicionalmente se han identificado diversos estilos de liderazgo, los cuales van en función de la actitud que

toma el encargado de un grupo respecto a sus subordinados, en el desarrollo del trabajo. Dichos estilos se han

clasificado en autócrata, paternalista, burócrata y demócrata, así como situacional.

Cada estilo provoca diferentes reacciones entre los subalternos, por lo que no existe uno que sea el idóneo.

Esto ocasiona que el supervisor de auditoria necesite contar con la habilidad suficiente para adaptar su forma

de conducción a las características del personal y a la tarea que tenga que cumplir.

1.2.3.7.4. El estilo del supervisor

El estilo del supervisor va ligado con el liderazgo situacional, por lo cual se ajusta la dirección a las

circunstancias y momentos que se viven con respecto al grupo y al trabajo. Toma en cuenta a los

colaboradores en sus dos direcciones: la tarea y la persona. El líder consciente de que no puede ni debe

dirigir a todo el grupo por igual, y que debe tomar en cuenta tanto necesidades como responsabilidades

individuales en el trabajo, se involucra con los cuatro estilos de liderazgo mencionados, siempre en busca del

cumplimiento de los objetivos; es un líder cuya conducta es multidimensional y cuyo estilo varía según la

situación. Se consideran básicos 3 componentes situacionales:

1. Tareas claramente estructuradas y definidas que pueden ser delegadas y controladas por miembros de

la organización.

2. Alguna autoridad legal que refuerce la voluntad del líder entre los miembros de la organización.

3. Una relación personal entre el líder y miembros de su grupo que genere el apoyo de este último.

188

1.2.3.7.5. Autoridad del supervisor

El supervisor, por la naturaleza de sus funciones, debe influir en la conducta del grupo de auditores a su

cargo, a fin de que éstos cumplan con sus responsabilidades, y con ello, él pueda hacer lo mismo con las que

le corresponden. Estas situaciones han provocado que la organización lo invista de autoridad; por lo que ésta

se pueda definir como el derecho que tiene un individuo para influir en la conducta de otro.

En el caso mencionado, la autoridad que se confiere al supervisor viene a ser un instrumento de apoyo a sus

funciones, que contribuye a orientar los intereses particulares de cada auditor, al interés de cumplir los

objetivos que se persiguen en cada revisión que realiza el órgano interno de control.

Al derecho que otorga la organización a un individuo para que influya en la conducta de otros, se le conoce

como autoridad formal. Debe entenderse que esta concesión va de acuerdo al grado de responsabilidad del

que la ejerce.

Ahora bien, existe otro tipo de autoridad que se origina por las habilidades, conocimientos o experiencia,

entre otras características personales de un individuo, conocida como autoridad informal, la cual surge sin que

medie ninguna disposición de la organización y se desarrolla por los canales informales de comunicación que

necesariamente se presentan en cualquier grupo.

Un buen supervisor debe procurar basar su autoridad no sólo en el derecho que le otorga la organización, sino

en el respeto que impongan sus conocimientos, habilidades e interés para enfrentarse a los problemas diarios

de su trabajo. De esta manera, contará también con la concesión voluntaria de sus subalternos para ejercer

dicha autoridad.

1.2.3.7.6. El supervisor y la motivación

El supervisor se compromete a cumplir los objetivos y metas planteados en las revisiones, a través del trabajo

que realizan sus colaboradores. Por lo tanto, debe estimular a su equipo de trabajo para que se conduzca con

el mayor rendimiento posible, lo cual realiza a través de lo que se denomina “motivación”.

La motivación son las acciones mediante las cuales se impulsa a la persona a actuar de cierta manera o a

desarrollar una inclinación hacia un comportamiento específico, que coadyuve al mejor cumplimiento de las

metas y objetivos.

La motivación no es un concepto simple, ya que implica la consideración de una serie de reacciones en

cadena en una persona; comienza por la manifestación de una necesidad, que da lugar a la búsqueda de

189

satisfactores, sin los cuales la persona puede llegar a frustrarse. Es aquí donde el supervisor debe centrar su

atención, ya que para motivar a sus auditores, es necesario que conozca cuáles son sus deseos no satisfechos,

de tal manera que trate de orientarlos hacia la satisfacción de ellos, para que entonces los colaboradores

pongan mayor interés por los trabajos que desarrollen.

Entre las teorías sobre motivación, ampliamente conocidas, se encuentra la Jerarquía de Necesidades creada

por el psicólogo Abraham Maslow y la de factores de motivación e higiene de Herzberg.

Maslow clasifica en cinco grupos las diferentes necesidades que puede tener una persona, las cuales se

presentan en forma escalonada, es decir, que una vez satisfecha la primera, surge el deseo de satisfacer la

segunda y así sucesivamente. Estas son:

1. Fisiológicas.- se refieren a las necesidades básicas para mantener la vida humana: alimentación, agua y

sueño. Maslow asumió la posición de que mientras éstas no estuviesen satisfechas en la medida necesaria

para mantener la vida, otro tipo de necesidades que no motivará a la gente.

2. De seguridad.- son las necesidades de encontrarse libre de peligro físico, amenazas y privaciones. Entre

otras destacan vestido, habitación, temor de sufrir un accidente o de perder un trabajo o propiedad.

3. Sociales o de aceptación.- consiste en que los individuos, por ser sociales, necesitan pertenecer a un grupo

y ser aceptados por los demás.

4. De estimación.- se refieren básicamente a que un individuo, después de haber satisfecho la necesidad de

pertenecer a un grupo social, tiende a querer lograr una autoestimación y un aprecio proveniente de los

demás. la satisfacción de esta necesidad puede producir en el individuo poder, prestigio, categoría y

confianza en sí mismo.

5. De autorrealización.- consiste en el deseo de llegar a ser lo que cada cual considera que puede ser, es

decir, maximizar el espíritu creador y el potencial de una persona.

Desde el punto de vista del supervisor del trabajo de auditoria, éste debe buscar el equilibrio entre la atención

de las necesidades del personal que coordina y el logro de los objetivos fijados por su área de trabajo.

En virtud de que la motivación es compleja e individual, no es posible dar una lista de aspectos

motivacionales aplicables a todos los recursos humanos; sin embargo, a continuación se expondrán algunos

que pueden ayudar a los supervisores del trabajo de auditoria a motivar a sus auditores:

1. Dar seguridad al personal.- mostrar a un auditor que el buen desarrollo de su trabajo le proporciona

estabilidad económica, física y de otra naturaleza.

190

2. Proporcionar incentivos.- el auditor busca el reconocimiento a su trabajo, por lo cual todo supervisor debe

aprender cuál es la mejor forma de otorgar este reconocimiento.

3. Promover una relación interpersonal.- lograr un clima de respeto mutuo entre el supervisor y sus

auditores, y entre todo el equipo de auditoria en su conjunto, tanto dentro como fuera del ámbito laboral,

permite el mejor desarrollo de las actividades.

4. Crear conciencia de equipo.- se pueden esperar óptimos resultados de una revisión cuando se ha

concientizado a cada miembro del equipo de trabajo sobre su función dentro del órgano interno de control.

5. Facilitar la capacitación técnica.- mantener actualizados los conocimientos técnicos, así como acrecentar

el interés por la búsqueda de apoyos suficientes que permitan desarrollar las revisiones de la mejor forma

posible, son aspectos que debe promover el supervisor ante sus colaboradores.

6. Procurar el intercambio de necesidades.- entendida como “yo te necesito a ti y tú me necesitas a mí”, hace

posible que se logre un ambiente más cordial en el desarrollo de las tareas.

1.2.3.7.7. Funciones, responsabilidades y habilidades del supervisor de auditoria

El presente curso pretende analizar únicamente las funciones y responsabilidades del supervisor de primera

línea, es decir, el que tiene a su cargo las revisiones específicas y vigila el trabajo que realizan los auditores

públicos.

Las funciones son el conjunto de actividades que debe desarrollar un supervisor, por el hecho de tener a su

cargo la vigilancia y coordinación del trabajo de los auditores, y al desempeñarlas apropiadamente cumple a

su vez con sus responsabilidades.

Entre las principales funciones y responsabilidades, se citan las siguientes:

1. Participar con su superior jerárquico, en la determinación de los objetivos específicos que se persiguen en

la auditoria.

2. Establecer las pruebas de auditoria que se van a aplicar para obtener evidencia suficiente, competente,

relevante y pertinente.

3. Inspeccionar que el programa de auditoria se ejecute de acuerdo a lo planeado y que, en su caso, se hagan

las adecuaciones necesarias para que se alcancen los objetivos.

191

Dar instrucciones al equipo de auditores, al inicio y durante la auditoria, explicándoles en qué consiste el

trabajo y cómo han de ejecutarlo.

5. Vigilar que los papeles de trabajo respalden debidamente los hallazgos y conclusiones que surjan como

producto de la auditoria.

6. Elaborar el informe de auditoria conjuntamente con sus auditores, y someterlo a la consideración de su

superior jerárquico.

7. Participar en la elaboración de los reporte del sistema de información periódica (S.I.P.), enviados al titular

de la dependencia o entidad y a la secretaría de contraloría y desarrollo administrativo.

8. Vigilar la implantación de las medidas correctivas.

9. Instruir y capacitar a los auditores acerca del mejor desarrollo del trabajo, ya sea sobre la marcha y/o a

través de cursos de capacitación.

Además, el trabajo del supervisor se constituye en un instrumento con que cuenta el órgano interno de control,

para difundir la utilidad de la auditoria pública entre las áreas auditadas.

El supervisor, de acuerdo al nivel que tiene dentro del órgano interno de control, de la naturaleza de su

función, de las responsabilidades, y de las características propias de su trabajo, debe tener ciertas habilidades,

tales como:

1. Habilidad para analizar situaciones a menudo complejas y tomar decisiones respecto al camino a seguir en

determinada situación.

2. Habilidad para dirigir, motivar y coordinar a los subordinados.

3. Habilidad para relacionarse con sus superiores, compañeros supervisores y con los servidores públicos de

la dependencia o entidad.

4. Habilidad para conducir el trabajo de acuerdo a las normas y procedimientos de auditoria y a la

normatividad aplicable.

5. Habilidad para comunicar resultados en forma verbal y escrita.

De la misma forma que el supervisor aprende a conocer y a motivar a sus colaboradores, es importante que se

evalúe a sí mismo para determinar si ha sido objetivo en el desempeño de su función, si ha tomado las

mejores decisiones o si requiere de algún elemento adicional que le permita ser mejor en su trabajo.

Este aspecto es de suma importancia y en muchas ocasiones no se realiza, por lo que se recomienda que se

haga periódicamente. A continuación, se presentan algunos cuestionamientos que auxiliarán a un supervisor

de auditoria a realizar dicha autoevaluación bajo dos puntos de vista:

192

Ante sí mismo

¿Está actualizado en sus conocimientos?

¿Solicita asesoría cuando es necesario?

¿Transmite correctamente las instrucciones que recibe, así como las que se requieren para el adecuado

desarrollo de las auditorias?

¿Solicita los trabajos con cortesía y tacto?

¿Conoce la normatividad relacionada con la auditoria?

¿Trata de documentarse suficientemente al inicio de cada revisión?

¿Mantiene una comunicación adecuada con sus superiores?

Ante sus colaboradores

¿Reconoce que realizaron un buen trabajo?

¿Los invita a que se superen y corrijan errores?

¿Procura que se solucionen adecuadamente los problemas que se presentan?

¿Brinda su apoyo para que se mantengan actualizados y se capaciten permanentemente?

¿Da confianza en la realización de trabajos importantes?

Sugerencias que ayudan a ser mejor como supervisor:

1. Asegúrese de que la norma existe, de que es clara y de que los auditores la conozcan;

2. Evite que sus palabras o sus actos den lugar a incidentes;

3. Asegúrese de los hechos antes de tomar decisiones;

4. Evite poner trampas, es decir, no anime a sus colaboradores a infringir las normas con el propósito de

aplicarles medidas disciplinarias.

1.2.3.7.8. La supervisión en la auditoria pública

La auditoria pública es una actividad independiente, de apoyo a la función directiva, enfocada al examen

objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; a los sistemas y

procedimientos implantados; a la estructura orgánica en operación; y a los objetivos, planes, programas y

metas alcanzados por las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con el propósito de

determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la

normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados, así como la

calidad y calidez con que presentan sus servicios a la ciudadanía.

193

Para llevar a cabo la actividad de examinar y evaluar una auditoria, se deben conjuntar una serie de pasos

ordenados en secuencia lógica: Planeación general, Planeación detallada, Ejecución, Informe y Seguimiento,

que permitan conducir al equipo de trabajo al logro de los planes y el control de todas y cada una de las fases

anteriores para evitar desviaciones.

El seguimiento de un adecuado proceso en todas las actividades que se desarrollan en los órganos internos de

control permitirá que estos últimos cumplan con la finalidad de constituirse en órganos que apoyen la función

directiva de las dependencias y entidades al:

Verificar la aplicación de los criterios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y

honestidad en las actividades y sistemas que se desarrollan en las dependencias o entidades a las cuales

pertenecen.

Vigilar que el manejo de los recursos públicos se efectúe atendiendo a los criterios de racionalidad,

austeridad y disciplina presupuestales.

Emitir recomendaciones que coadyuven al en el desempeño de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal

Para la realización del trabajo de auditoria pública se requiere de la participación de un equipo

multidisciplinario, lo que hace necesario que exista la función supervisora.

Es claro que en el cumplimiento de todos y cada uno de los aspectos tratados hasta el momento, participan

desde el titular del órgano interno de control hasta los auditores que realizan directamente las revisiones.

Los niveles más altos de supervisión dedican una gran parte de su tiempo a la planeación general de las

auditorias y a la organización del órgano interno de control; ellos tienen la responsabilidad de formular las

políticas a seguir, establecer las actividades mínimas que se deben cubrir y organizar los recursos para que se

cumplan los objetivos y metas establecidos. Por su parte, el supervisor que coordina los trabajos relativos a

las auditorias específicas dirige el grupo de trabajo y es responsable de la calidad de los resultados, por lo que

una porción considerable de su tiempo la emplea en dirigir y controlar los esfuerzos de sus colaboradores.

Sin embargo, los integrantes de los órganos internos de control deben hacer aportaciones que coadyuven al

adecuado desarrollo de la función de auditoria y, sobre todo, los niveles de supervisión deben estar en

constante comunicación para que el trabajo se lleve a cabo de la mejor forma posible.

194

El presente capítulo proporcionará una guía a los supervisores de primera línea, que los oriente acerca del

adecuado cumplimiento de sus responsabilidades.

La participación que un supervisor de primera línea tiene respecto al trabajo de auditoria quedará clasificada

en las siguientes etapas:

Planeación detallada de la auditoria (inicio)

Ejecución del trabajo

Informe y seguimiento (conclusión)

1.2.4. Encargado de auditoria.


Llevar a cabo los trabajos de auditoria a las unidades administrativas y actividades de la organización y

atender instrucciones especiales de revisión que se le encomienden. trabajar con independencia en la

ejecución de sus asignaciones, las cuales son revisadas por un supervisor para asegurar consistencia y

competencia profesional en todos los trabajos que se le confíen. Recibir asignaciones con instrucciones

generales con respecto a propósitos y objetivos a perseguir y el tratamiento de problemas que se puedan

presentar.


Planear y conducir auditorias a las unidades administrativas y actividades de la organización y actuar

como líder frente a un equipo de auditores. Ejercer un alto grado de responsabilidad y juicio profesional.

Evaluar la eficiencia del control interno reflejado en políticas, procedimientos y prácticas administrativas

y de operación.

Determinar la confiabilidad en la contabilidad y otros registros, y la información que de ellos emana.

Evaluar el grado en que las prácticas administrativas son conducidas de una manera eficiente y

económica, el grado en que las operaciones están de acuerdo con políticas y regulaciones, y el grado en

que se van alcanzando los resultados de los planes y programas.

195

Asistir al supervisor en la planeación de la auditoria y efectuar cada una de las etapas que le son

establecidas para el ejercicio de una auditoria o revisión. Instruir a cada uno de los miembros de su

equipo de trabajo en las responsabilidades que le corresponden.

Conducir la presentación y cierre de entrevistas con funcionarios o empleados auditados. Es responsable

por informarles respecto a los hallazgos y observaciones que va encontrando y las respuestas que se le

han dado.

Revisar los papeles de trabajos preparados por sus subordinados y preparar el borrador del informe de

auditoria.

Preparar reportes internos tales como planes y programas de auditoria, reportes de avance y reportes de

hallazgos significativos.


Esta bajo la supervisión técnica y administrativa de un supervisor de auditoria.


Promoción producto de la evolución y crecimiento natural de un auditor auxiliar. Miembros de despachos de

auditores externos, de preferencia aquellos que conocen o han trabajado en la organización. Auditores

internos de otras organizaciones que han alcanzado un nivel equivalente al puesto a cubrir. La selección se

hará de forma colegiada con la participación del director de auditoria, los gerentes de auditoria y los

supervisores de auditoria.


Contador Público, profesionales no contador publico con experiencia o especialista hacia los diversos tipos de

auditoria a desarrollar; técnicamente actualizado; experiencia previa indispensable; con madurez personal y

profesional; casado; sin limitaciones para viajar y trabajar en condiciones de eventual exigencia

extraordinaria. Mesurado; objetivo; imparcial, justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones; con

independencia de criterio y acción; no influenciable. Don de mando y excelentes relaciones humanas; alta

capacidad de interacción. Probada honradez.

196

1.2.4.6. Concepto de encargado de auditoria

Estos son la columna vertebral en la estructura de un despacho. La responsabilidad inicial ante los clientes

recae en la buena función de un encargado.

1.2.4.7. Requisitos técnicos.

1. Pasante o próximo a recibirse

2. Tener experiencia de 2 a 3 años como mínimo en el área.

3. Tener amplios conocimientos técnicos en área donde se está desarrollando y conocer los aspectos

relevantes de otras áreas.

4. Tener el hábito del estudio y de la investigación en la literatura técnica.

5. Habilidad para resolver problemas proponiendo las soluciones.

6. Tener conocimiento en el proceso electrónico de datos.

1.2.4.8. Deberes y responsabilidades.

1. Responsabilidad total del desarrollo de los servicios en el campo del trabajo

2. Asegurar que el trabajo se desarrolle en conformidad con los programas.

3. Llevar sobre la marcha el entrenamiento de los ayudantes o semi-encargados que trabajan con él y

contestar las preguntas que le hagan. Supervisar el trabajo de sus ayudantes y semi-encargados asignados.

4. Revisar todos los papeles de trabajo, determinar los pendientes y responsabilidades que sean cubiertas

adecuadamente.

5. Llevar a cabo el trabajo en las secciones más difíciles.

6. Localizar problemas y comunicárselo oportunamente al supervisor.

7. Mantener informado al cliente de los avances y problemas del trabajo.

8. Preparar los informes y estados financieros y sus notas que como resultado deben formularse.

9. Llevar un control estricto del presupuesto de tiempo.

10. Formular las hojas de evaluación de sus ayudantes.

11. Estar alerta para proporcionar servicios adicionales a sus clientes.

12. Hacer el seguimiento de que los informes se entreguen a tiempo.

13. Obtener entrenamiento sobre la marcha.

1.2.5. Auditor auxiliar.


197

Recibir, por parte del auditor encargado de la auditoria, asignaciones con instrucciones especificas respecto al

propósito de su revisión y como llevar a cabo el trabajo que le ha sido encomendado. Recibe orientación

continuamente y su trabajo es monitoreado muy cerca por el encargado y el supervisor de la auditoria.


1. Asistir al encargado de la auditoria en la planeación del trabajo y en el desarrollo del enfoque

aplicado a la auditoria.

2. Desempeñar el trabajo asignado, o aquel segmento a ser revisado, bajo la dirección y orientación del

auditor encargado.

3. Desarrollar o asistir en la preparación del programa de auditoria.

4. Evaluar la adecuación y eficiencia de los controles de operación.

5. Asistir en la selección de procedimientos de auditoria y en la ejecución del programa de auditoria.

6. Preparar papeles de trabajo que sumaricen y den evidencia de la información obtenida y de las

conclusiones a que se llego.

7. Discutir con la administración los resultados del trabajo, incluyendo observaciones y deficiencias

encontradas y acciones correctivas recomendables.

8. Participar en la preparación del informe de auditoria, incluyendo hallazgos y recomendaciones

efectuadas.


Esta bajo la supervisión técnica y administrativa de un encargado de auditoria.


Transferencia de personal de la propia organización interesado y con cualidades para ser integrado al grupo de

auditoria interna. Miembros de despachos de auditoria externa. Captación de recién egresados de escuelas y

universidades. Auditores internos de otras organizaciones. Medios masivos de reclutamiento, por ejemplo

anuncios en periódicos o publicaciones especializadas. La selección se hará en forma colegiada en la que

participen los gerentes de auditoria, supervisores de auditoria y encargados de auditoria.


Contador Público o pasante de la carrera, profesionales o pasantes de otras careras con especialidad hacia

diversos tipos de auditoria a desarrollar; Técnicamente actualizado; experiencia previa indispensable; con

madurez personal y profesional; soltero o casado; sin limitaciones para viajar y trabajar en condiciones de

198

eventual exigencia extraordinaria. Mesurado; objetivo; imparcial, justo en sus apreciaciones, comentarios y

observaciones; con independencia de criterio y acción; no influenciable. Don de mando y excelentes

relaciones humanas; alta capacidad de interacción. Probada honradez.

1.2.6. El informe

Importantes innovaciones han venido a alterar el concepto, ámbito y aplicación de las operaciones de

auditoria de una empresa moderna. Tales cambios han producido un instrumento crítico de administración

cuyo propósito es controlar y analizar las funciones importantes de su firma. Dicho instrumento es la

Auditoria.

El propósito de este Módulo es el de dar a conocer en forma resumida la función e interpretación de Normas

que se deben cumplir con el objeto de comunicar a la administración e interesados los resultados de una labor

realizada para la toma de decisiones en un momento dado.

1.2.6.1. Función del informe del auditor

La administración empieza por decidir que la compañía tiene necesidad inmediata de una función de

auditoria. Luego, establece el marco organizacional dentro de la empresa y también dentro de la propia

función de auditoria.

El ingrediente primario del éxito de la función de auditoria consiste en el grado de apoyo que le dé la

administración. A fin de asegurar su eficacia, la administración debe prestarle todo su apoyo.

Las obligaciones y responsabilidades de la función de auditoria consisten en el análisis de cada departamento

operativo y en el ulterior informe a la administración sobre los resultados de sus verificaciones. La función de

auditoria le cabe la responsabilidad de formular recomendaciones objetivas para corregir las situaciones

denunciadas.

La opinión de un auditor respecto de los estados financieros de un cliente se expresa en lo que se acostumbra

denominar "Dictamen"

1.2.6.2. Normas relativas a la información y al dictamen

1.2.6.2.1 Primera norma relativa al informe.

El dictamen deberá señalar si los estados financieros están presentados de conformidad con los principios de

contabilidad generalmente aceptados.

1.2.6.2.2. El término "principios de contabilidad generalmente aceptados"

Tal como se usa en las normas relativas al informe, debe interpretarse en el sentido de que no sólo incluye los

principios y prácticas contables, sino también los métodos para aplicarlos. La primera norma sobre el informe

requiere del auditor, no una declaración de hechos sino una opinión con respecto a si los estados financieros

se presentan de conformidad con tales principios.

199

Si las limitaciones en el alcance del examen del auditor lo imposibilitan para formarse una opinión con

respecto a ese cumplimiento se requiere la salvedad apropiada en su dictamen.

La determinación de si los estados financieros se presentan de acuerdo con principios de contabilidad

generalmente aceptados requiere usar el criterio para definir si los principios empleados en los estados, han

tenido aceptación general.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados evolucionan y cambian. Las declaraciones publicadas

por los órganos facultados del Instituto Americano de Contadores reconocen esos cambios. La primera norma

relativa al informe y al dictamen, supone que el auditor independiente estará al pendiente de esas

declaraciones.

1.2.6.3. Segunda norma sobre uniformidad.

El dictamen deberá indicar si tales principios se han aplicado consistentemente con el período anterior.

1.2.6.3.1. El objetivo de la norma sobre uniformidades:

1. Asegura que la comparabilidad de los estados financieros entre distintos períodos no haya sido

afectada en grado importante por cambios en principios de contabilidad, los cuales incluyen no sólo

los principios y prácticas sino también los métodos de su aplicación,

2. Si la comparabilidad ha sido afectada en grado importante por tales cambios, requerir del auditor

independiente la manera apropiada de informar sobre dichos cambios. Está implícito en este objetivo

que tales principios hayan sido uniformemente observados dentro de cada período.

La aplicación apropiada de la norma sobre uniformidad por el auditor independiente requiere del

entendimiento de la relación que existe entre uniformidad y comparabilidad. Aunque la falta de uniformidad

puede causar falta de comparabilidad, otros factores ajenos a la uniformidad también originan falta de

comparabilidad.

La comparación de los estados financieros de una entidad entre distintos años puede verse afectada por:

a) Cambios contables

b) Un error en estados financieros expedidos anteriormente,

c) Cambios en clasificaciones y,

d) Eventos o transacciones sustancialmente diferentes de aquella incluidas en los estados

financieros anteriormente expedidos.

Un cambio en principio resulta de la adopción de un principio de contabilidad generalmente aceptado distinto

de otro que se uso anteriormente para fines de información. El término principios de contabilidad incluye no

solo los principios y prácticas contables sino también los métodos para su aplicación.

200

Un cambio en principio de contabilidad incluye por ejemplo, un cambio de método de depreciación de línea

recta al de saldos decrecientes para todos los activos de determinado tipo o para todas las nuevas

adquisiciones de determinado tipo de activo, y un cambio al considerar como gastos los costos de

investigación y desarrollo y amortizar dichos costos durante el período estimado de beneficio. La norma sobre

uniformidad es aplicable sobre este tipo de cambio y requiere reconocimiento del cambio en la opinión del

auditor con respecto a la uniformidad.

1.2.6.3. Tercera norma revelaciones informativas adecuadas.

Salvo que se señale lo contrario en el informe, se juzgará que las notas aclaratorias a los estados financieros

son adecuadas.

La razonabilidad de la presentación de los estados financieros de conformidad con principios de contabilidad

generalmente aceptados, incluye las revelaciones adecuadas referentes a cuestiones importantes. Estas

cuestiones se refieren a la forma, disposición y contenido de los estados financieros con sus notas anexas; la

terminología empleada; la cantidad de detalles suministrados; la clasificación de las partidas en los estados;

las bases de las cantidades presentadas, por ejemplo con respecto a activos tales como los inventarios y las

plantas industriales; gravámenes sobre activos; dividendos atrasados; restricciones sobre el pago de

dividendos; pasivos contingentes; y la existencia de intereses de subsidiarias y afiliadas y la naturaleza y

volumen de las transacciones con tales intereses.

Esta enumeración no pretende ser limitativa sino simplemente enunciativa de la naturaleza y tipo de las

revelaciones necesarias para que los estados financieros sean suficientemente informativos.

No debe confundirse el exceso de palabras con una revelación adecuada. El auditor independiente debe

emplear su juicio a la luz de las circunstancias y hechos de los que se dé cuenta en esa ocasión para decidir

qué es lo que constituye un asunto que requiera ser revelado. El hecho de que los acontecimientos posteriores

puedan dar mayor importancia a cuestiones que en otro tiempo parecía que no la tenía, no invalidan por si

mismos la solidez de su juicio. No puede aceptarse que la previsión de un hecho y la percepción a posteriori

del mismo tengan el mismo peso en el proceso de llegar a conclusiones en un principio. La percepción tardía

debe eliminarse de los factores por los cuales se juzga la solidez de las conclusiones anteriores.

Si se omiten en los estados financieros cuestiones que el auditor independiente considera que requieren ser

reveladas, estas cuestiones deberán ser incluidas en su informe, y el auditor deberá expresar en su opinión la

excepción apropiada.

No debe considerarse que la revelación requiere la publicación de cierto tipo de información que pueda ser

perjudicial para la compañía o para sus accionistas. Por ejemplo, la amenaza de acción legal por la violación

201

de tina patente podría inducir a una gerencia escrupulosa a crear una reserva amplia para una posible pérdida,

aun cuando haya decidido pelear vigorosamente esa partida. Pero la publicidad que se diera a dicha reserva

podría redundar en un daño para la compañía o para sus accionistas, porque los tribunales han sostenido que

una reserva creada en relación con una violación de patente, constituye una distribución de utilidades sujeta a

disputa, no obstante, la negativa de parte de la compañía o de su gerencia a admitir que tal reserva pudiera ser

una proporción equitativa de las utilidades en disputa.

La cuestión de las revelaciones que deben hacerse en los estados financieros está en cierta forma relacionada

con la información que el auditor recibe sobre bases confidenciales que tiene una calidad semejante a las

comunicaciones privilegiadas. Sin esta base de confidencialidad, el auditor puede tener dificultad a veces para

obtener la información necesaria para formular su opinión. Si la información recibida, en su opinión, no

requiere ser revelada para que los estados financieros no induzcan a conclusiones erróneas, esta norma no

requiere que tal información sea revelada.

1.2.6.4. Cuarta norma la expresión de opinión.

El objetivo de la cuarta norma relativa a la información y al dictamen es evitar una mala interpretación del

grado de responsabilidad que el auditor independiente está asumiendo siempre que su nombre esté

relacionado con estados financieros. Al pensar en el grado de responsabilidad que está asumiendo, el auditor

no debe olvidar que la justificación para expresar su opinión, ya sea con salvedad o sin ella se basa en el

grado en que el alcance de su examen se haya ajustado a las normas de auditoria generalmente aceptadas.

Un auditor podrá emitir un Informe: sin salvedades, con salvedades, negación de opinión o adverso.

Dictamen sin salvedades. Si como resultado de su examen, un auditor no tiene oposición alguna respecto al

contenido y presentación de estados financieros, respecto a la aplicación de los principios contables, respecto

a la consistencia en la aplicación de dichos principios en relación con el año anterior habrá de rendir un

dictamen (favorable) sin salvedades.

Generalmente, la forma corta de dictamen del auditor se emplea en relación con los estados financieros

básicos. La forma corta usual de dictamen consiste en una exposición del trabajo ejecutado, expresado en un

párrafo inicial o en alcance, y en una exposición de las conclusiones del auditor independiente, en un párrafo

final a la opinión.

Debido a la importancia que tiene la opinión del auditor independiente para el público inversionista y el que

otorga crédito, y de la responsabilidad que contrae al expresarla, es importante una uniformidad razonable en

la forma de expresar su opinión, tanto para el auditor como para aquellos que confían en sus conclusiones.

202

Se recomienda el siguiente modelo de dictamen corto del auditor independiente:

Hemos examinado el balance general de la compañía X al 31de diciembre de 200..., y los estados de

resultados de operación y utilidades acumuladas y de cambios en la situación financiera que le son relativos

por el año que terminó en esa fecha. Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las normas de auditoria

generalmente aceptadas y en consecuencia, incluyó las pruebas de los registros de contabilidad y los demás

procedimientos de auditoria que consideramos necesarios en las circunstancias.

En nuestra opinión, los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente la situación

financiera de compañía x al 31 de diciembre de 19. Y el resultado de sus operaciones y los cambios en su

situación financiera por el año que terminó en esa fecha, de conformidad con principios de contabilidad

generalmente aceptados que fueron aplicados uniformemente en relación al año anterior.

El dictamen debe dirigirse al cliente, o al Consejo de Administración o a los accionistas del cliente, si son

ellos quienes hicieron la contratación o si se prefiere destinarlo a ellos. Cuando la designación del auditor es

hecha por los consejeros y es aprobado por los accionistas el dictamen puede dirigirse a ambos.

Dictamen con Salvedades. Si un cliente no ha aplicado correctamente los principios de contabilidad, o si un

auditor no puede adherirse a normas de auditorias reconocidas debido a que se ha visto restringido en la

aplicación de procedimientos reconocidos de auditoria en el curso de esta, o si el auditor tiene incertidumbre

respecto a una situación específica, el informe de auditoria contendrá un dictamen con salvedades.

Este dictamen se rinde con salvedades pues existe un asunto pendiente de solución.

Dictamen en el sentido de no poder rendir una opinión. Si un auditor se ve muy restringido por la

administración para llevar a cabo su labor de investigación, o bien si las excepciones a las prácticas seguidas

por el cliente son de tal magnitud, o si el párrafo de alcance o de procedimiento contiene tantas salvedades

que provocaría que se rindiera una opinión negativa, el auditor deberá indicar que no se encuentra capacitado

para rendir una opinión señalando las razones para ello.

Dictamen negativo (o adverso). Una opinión negativa (o adversa) debe externarse cuando un auditor está en

total desacuerdo con un cliente y no puede convencerlo de que cambie de procedimiento (o procedimientos),

o cuando el cliente viola el reconocimiento de la aplicación de principios contables reconocidos y se niega a

cambiar su criterio.

Opiniones parciales con ciertas partidas de los Estados Financieros. En una opinión parcial, un auditor habrá

de abstenerse a rendir una opinión o bien podrá rendir una adversa con respecto a los estados financieros

tomados en conjunto; sin embargo, él considera que puede dar una opinión buena con respecto a ciertas

partidas de los estados financieros. Una opinión parcial debe redactarse de forma tal que no se contradiga a la

abstención de opinión o bien a una adversa y deberá presentarse a continuación de la abstención de opinión u

opinión adversa de los estados financieros tomados en conjunto.

El dictamen deberá contener la opinión del Auditor con respecto a los estados financieros, tomados en

conjunto, o bien habrá de indicar que se abstiene de rendir una opinión acerca de ellos. Cuando no se puede

203

rendir una opinión general acerca de éstos, se deberán indicar las razones para ello. En todos los casos en que

aparezca el nombre de un auditor en relación con estados financieros, el informe deberá contener una

aclaración del carácter del examen del auditor, y el grado de responsabilidad que está asumiendo.

1.2.6.6. Definición de presentan razonablemente el informe

Significado de "Presentan Razonablemente" de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados (P.C.G.A.), en el dictamen del auditor independiente.

La opinión limpia de un auditor independiente normalmente se redacta como sigue:

En nuestra opinión, los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente la situación

financiera de Compañía X al 31 de diciembre de 19xx, y el resultado de sus operaciones y los cambios en su

situación financiera por el año que terminó en esa fecha, de conformidad con principios de contabilidad

generalmente aceptados que fueron aplicados uniformemente en relación al año anterior.

El propósito de esta declaración es el de explicar el significado de la frase "presentan razonablemente de

conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados" en el dictamen del auditor

independiente.

La primera norma relativa al informe requiere que un auditor que ha examinado los estados financieros de

acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas exprese en su dictamen si los estados financieros

se presentan de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. La frase Principios

de Contabilidad Generalmente Aceptados, es un término técnico contable que comprende los

convencionalismos, reglas y procedimientos necesarios para definir la práctica contable aceptada a una fecha

en particular. Incluye no solamente guías de aplicación general, sino también prácticas y procedimientos

detallados, estos convencionalismos, reglas y procedimientos proporcionan una base para medir la

presentación financiera.

El juicio del auditor independiente relativo a la razonabilidad de la presentación de los estados financieros

tomados en conjunto debe aplicarse dentro del marco de los principios de contabilidad generalmente

aceptados. Sin ese marco el auditor no tendría una base uniforme para juzgar la presentación de la situación

financiera, los resultados de la operación y los cambios en la situación financiera en los estados financieros.

La opinión del auditor en lo que se refiere a que los estados financieros presentan razonablemente la situación

financiera de una entidad y el resultado de sus operaciones y los cambios en sus situación financiera de

conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados debe basarse en su juicio respecto si.

a) Los principios de contabilidad seleccionados y aplicados tienen aceptación general.

b) Los principios de contabilidad son los apropiados en las circunstancias.

c) Los estados financieros, incluyendo sus notas relativas proporcionan información sobre aspectos que

pudieran afectar su uso, su entendimiento y su interpretación.

d) La información presentada en los estados financieros está clasificada y resumida en forma razonable,

esto es ni muy detallada ni muy condensada.

204

e) Los estados financieros reflejan los eventos y transacciones fundamentales de tal forma que

presentan la situación financiera dentro de un rango de límites que son razonables y prácticos de

lograr en los estados financieros.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados son relativamente objetivos; esto es, están

suficientemente establecidos al punto que los auditores independientes usualmente están de acuerdo que

existen. Sin embargo, la identificación de un principio de contabilidad como generalmente aceptado en

circunstancias particulares requiere de juicio. No existe una fuente única de referencia para todos los

principios de contabilidad establecidos.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados reconocen la importancia de registrar las transacciones

de acuerdo con su naturaleza.

El auditor debe considerar si la naturaleza de las transacciones difiere materialmente de su forma,

El auditor debe familiarizarse con los principios de contabilidad alternativos que pudieran ser aplicados a las

transacciones o hechos a considerar y percatarse de que un principio de contabilidad puede tener solamente un

uso limitado pero que no obstante tiene aceptación general.

El auditor debe reconocer sin embargo que puede haber circunstancias poco usuales en que la selección y

aplicación de principios de contabilidad específicos, en lugar de principios alternativos, pudieran hacer que

los estados financieros tomados en conjunto fueran engañosos.

2. Recursos operativos para el desempeño del trabajo dentro del grupo de auditoria interna

2.1. Estructura operativa.

2.1.1. Concepto

La estructura operativa se refiere a los elementos básicos considerar para el ejercicio de la auditoria interna,

partiendo del programa de trabajo, los programas específicos de auditoria a aplicar, el uso de índices y

catálogo de marcas a utilizar en la elaboración de los papeles de trabajo, y los cuestionarios a emplear para

evaluar los objetivos del control interno por ciclos de transacciones; elementos que se complementan con la

especificidad y particularidad del enfoque hacia cada tipo de auditoria a practicar: administrativa, operacional

o financiera.

Como adición a los elementos referidos, habrá de considerarse también aquellos conceptos propios a la

evaluación, desarrollo y control de la función de auditoria interna, como son: control de tiempos de auditoria,

evaluación de desempeño de los auditores, capacitación y entrenamiento, y el archivo de auditoria interna.

205

2.1.2. Objetivo

Identificar los elementos básicos de estructura operativa soporte para el ejercicio y practica de la auditoria

interna en sus tres tipos o modalidades: administrativa, operacional y financiera.

2.1.3. Programa de trabajo

El programa de trabajo de auditoria interna es un documento de planeación en el cual se consignan los

trabajos a realizar a las unidades administrativas y actividades susceptibles de ser auditadas. El programa de

trabajo por lo regular se diseña para un año de calendario; sin menoscabo de extenderlo hacia el mediano

plazo (1 a 3 años) o a largo plazo (mas de 3 años); extensiones estas ultimas poco viables o practicas en virtud

a cambios de requerimientos y prioridades de la administración, cambios en las políticas y reglamentaciones,

y cambios en los procesos operativos.

En el diseño del programa de auditoria interna para un año habrán de considerarse:

1. Definición de prioridades y otras intervenciones que se pueden desahogar durante el transcurso del

año.

2. Requerimientos de la administración y otras áreas interesadas

3. Atención a auditores externos y auditores de gobierno, y

4. Espacios razonables de tiempo de fuerza de auditoria que se reservan para atender emergencias o

requerimientos no planeados de origen.

Resulta conveniente derramar por meses el programa anual de trabajo.

En la preparación del programa de trabajo, el director de auditoria interna solicitara sugerencias de la

administración y otras áreas interesadas en que se les revise; esto incluye tanto a los ejecutivos de nivel medio

como a la alta administración. Los gerentes y supervisores de auditoria también pueden requerir y presentar

propuestas de auditorias a efectuar; sin soslayar, además, la participación de los encargados y auditores

auxiliares para recibir de ellos ideas e innovaciones. La intervención de los referidos estimula el proceso de

programación y apertura de la función de auditoria interna como un servicio a la organización.

En complemento a lo enunciado, son también elementos a considerar en la formulación del programa anual de

auditoria, los siguientes: volumen de incidencias, hallazgos u observaciones detectados en auditorias

anteriores; acciones emprendidas por los auditados para solución de los mismos, su seguimiento; coberturas

previas de auditoria, es decir, unidades administrativas y actividades ya auditadas, y las que no lo han sido; y

áreas que por la naturaleza de sus actividades u operaciones requieren evaluarse y revisarse con mayor

frecuencia.

206

2.1.4. Programa de auditoria.

Un programa de auditoria es una herramienta que sirve para planear, dirigir y controlar el trabajo de auditoria

a efectuar a una unidad administrativa, actividad o rubro contable. Representa el especificar claramente los

pasos y acciones a seguir para la consecución de la auditoria, indicando los procedimientos a aplicar, la

extensión de su aplicación y su relación o conexión con los papeles de trabajo.

Representa la selección, por parte del auditor, de los mejores métodos para hacer bien el trabajo. Sirve

también para dejar constancia del trabajo realizado.

El programa de auditoria debe delinear todos los procedimientos que el auditor considere necesarios para

expresar una opinión sobre los estados financieros para el cliente.

Un programa de auditoria debidamente formulado y utilizado sirve para los propósitos siguientes:

1. Aporta evidencia de la planificación apropiada del trabajo y hace posible un examen del alcance

previsto de la auditoria. El programa da al socio, al gerente y a los demás miembros del grupo de

auditoria la oportunidad de revisar el alcance propuesto antes de que se lleve a cabo el trabajo,

cuando aún es tiempo de modificar los procedimientos de auditoria previstos.

2. Sirve de guía a los miembros menos experimentados del personal. En el programa están indicados

los pasos específicos de auditoria que debe seguir cada uno de los miembros del personal.

3. Aporta evidencia del trabajo realizado. A medida que se va realizando cada etapa de auditoria, la

persona de que se trate firma o pone sus iniciales en un espacio junto a ese paso del programa, para

indicar que se ha completado.

4. Es un medio para controlar el tiempo invertido en un trabajo. El programa de auditoria incluye por lo

general el tiempo estimado que se necesitará para efectuar cada paso, y se deja un espacio en el cual

se puede anotar el tiempo real. En esa forma, un miembro del personal sabe aproximadamente cuánto

tiempo requerirá un cierto paso de auditoria y puede solicitar ayuda al encargado si parece que va a

necesitarse mucho más o mucho menos tiempo.

5. Aporta evidencia de la consideración del control interno en relación con los procedimientos de

auditoria previstos. Muchos programas incluyen un breve resumen de las características más

importante del control interno en cada sección de la auditoria, así como alguna evaluación general de

los puntos fuertes y débiles de dichos controles.

207

Programa de auditoria administrativa -Procedimientos preliminares-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar _________________________________________ Fecha o periodo que se audita______________________________________________________________

Procedimiento de Auditoria

Hecho Por

Revisado por Observaciones

Objetivo de la auditoria.

01. Precisar claramente el objetivo que se persigue en esta auditoria.

Estudio general.

Con base en el cuestionario de estudio general, obtener y evaluar: 01. Datos generales. 02. Datos comerciales. 03. Organización. 04. Datos de volúmenes. 05. Datos financieros.

Análisis.

Con base en formatos y apoyos complementarios, analizar y evaluar: 01. Estructura organizacional. 02. Puestos y/o actividades principales. 03. Costo-hombre de cada actividad de la función sujeta a auditoria. 04. Elaborar y evaluar cuadro de distribución costo-cargas de trabajo. 05. Procedimientos de operación. 06. Formas de papelería.

208

Programa de auditoria administrativa -Procedimientos preliminares-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar __________________________________________ Fecha o periodo que se audita______________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

07. Archivos. 08. Sistema de información.

Control interno.

01. Estudiar y evaluar el control interno no aplicable a la función sujeta a auditoria.

209

Programa de auditoria administrativa -Planeación-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar _______________________________________ Fecha o periodo que se audita___________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

Objetivos 01. Evaluar si la misión de la función sujeta a auditoria es congruente con la misión de la entidad. 02. Investigar si el personal auditado conoce la misión de la entidad y de función en que participa. 03. Investigar los objetivos y metas de la función sujeta a auditoria. Evaluarlos. 04. Investigar si el personal auditado conoce los objetivos de la función en que participa. 05. Evaluar la jerarquización de esos objetivos y si se esta cumpliendo. 06. Investigar si se aplica la administración por objetivos. Evaluar la calidad y precisión de su fijación. 07. Investigar si el personal auditado conoce los objetivos que le son aplicables.

210


Unidad administrativa, actividad o función a auditar _________________________________________ Fecha o periodo que se audita____________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

Estrategias 01. Identificar las estrategias seguidas para el establecimiento y logro de la misión y objetivos. 02. Evaluar la congruencia de las estrategias con los objetivos a cumplir. 03. Evaluar la calidad y soporte de la planeación estratégica. 04. Investigar y evaluar la frecuencia con que se revisan y actualizan las estrategias. 05. Evaluar las premisas y pronósticos base para la planeación de estrategias.

Decisiones

01. Evaluar la calidad y soporte de las alternativas u opciones disponibles para la toma de decisiones en materia de planeación. 02. Evaluar la calidad de decisiones sobre la marcha o ante condiciones de incertidumbre.

211


Unidad administrativa, actividad o función a auditar _______________________________________ Fecha o periodo que se audita____________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

Presupuestación 01. Verificar que todo el proceso de planeación haya sido llevado al terreno de la cuantificación a través del presupuesto de operación y de inversión. 02. Evaluar la calidad y soporte del presupuesto de operación y del de inversión. .

212

Programa de auditoria administrativa -Organización-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar ______________________________________ Fecha o periodo que se audita_____________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

Estructura organizacional 01. Evaluar a estructura organizacional formal de la entidad. 02. Evaluar la estructura organizacional formal de la función sujeta a auditoria. 03. Evaluar los impactos y repercusiones (favorables y desfavorables) de los grupos de organización informal que se han gestado dentro de la función sujeta a auditoria.

Unidades administrativas

01. Evaluar la calidad de decisión en el establecimiento de unidades administrativas (departamentos, jefaturas, áreas, secciones, funciones). 02. Evaluar la congruencia de las unidades administrativas con la administración por objetivos y el presupuesto por áreas de responsabilidad.

Autoridad

01. Investigar si el personal auditado entiende claramente los tipos de autoridad lineal, staff y funcional que inciden dentro de su ámbito.

213

Programa de auditoria administrativa -Organización-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar ______________________________________ Fecha o periodo que se audita__________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

02. Evaluar si el organigrama de la función a auditar distingue los tres tipos de autoridad. 03. Investigar el grado de aceptación y respeto del personal auditado a los tres tipos de autoridad. 04. Evaluar la calidad en la delegación de autoridad.

Cultura organizacional

01. Evaluar la congruencia entre la planeación y la organización. 02. Evaluar el grado de flexibilidad organizacional 03. Revisar el nivel de actualización del manual de organización y de las descripciones de puesto. 04. Investigar el grado de respeto y aceptación a lo contemplado en el manual de organización, en las descripciones de puestos y en los manuales de operación. 05. Investigar y evaluar si el personal auditado conoce y comprende de la importancia de su participación dentro de la organización.

214

Programa de auditoria administrativa -Integración-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar _____________________________________ Fecha o periodo que se audita_________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

Recursos humanos 01. Evaluar los criterios y políticas en materia de reclutamiento, selección y desarrollo de personal. 02. Investigar que el personal sea acorde con el puesto que ocupa. 03. Evaluar las políticas en materia de evaluación, promoción y remuneraciones al personal. 04. Evaluar criterios y políticas en materia de capacitación. 05. Investigar y evaluar criterios y políticas en materia de formación de personal de carrera. 06. Evaluar la calidad en el manejo de conflictos laborales.

Recursos materiales

01. Evaluar la correcta ubicación del área de compras de manera que asegure independencia de acción y evite conflicto de interés.

215

Programa de auditoria administrativa -Integración-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar ________________________________________ Fecha o periodo que se audita____________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

02. Revisar y evaluar las políticas de compras con inventarios para evitar excesos o carencias. 03. Revisar y evaluar las políticas de compras con las relativas a recursos financieros para comprar en las mejores condiciones financieras.

Recursos financieros

01. Evaluar la adecuada recurrencia de obtención de recursos fuentes internas o propias y por fuentes externas. 02. Evaluar las medidas establecidas en materia de control, custodia y disposición de fondos y valores. 03. Evaluar el proceso de egresos en su conjunto con un enfoque de máximo aprovechamiento de los recursos financieros disponibles.

216

Programa de auditoria administrativa -Dirección-



Hecho Por

Revisado por

Observaciones

Factor humano 01. Evaluar la conducta de los directivos hacia sus subordinados en aspectos tales como respeto, trato digno, apoyo a su creatividad e novación, comunicación.

Motivación

01. Evaluar la calidad de motivación de los directivos hacia sus subordinados. 02. Evaluar la calidad de atención a la cadena necesidad-deseo-satisfacción. 03. Evaluar la calidad de trato con equidad.

Liderazgo

01. Evaluar el grado de influencia de directivos hacia subordinados a través del liderazgo. 02. Evaluar la calidad de la conducta y el estilo del liderazgo. 03. Evaluar las conductas de los directivos como ejemplo a seguir.

217

Programa de auditoria administrativa -Dirección-



Hecho Por

Revisado por

Observaciones

Comunicación 01. Evaluar la calidad del proceso de comunicación: ascendente y descendente; escrita, verbal y expresiva. 02. Identificar las barreras y fallas en el proceso de comunicación. Evaluar las acciones emprendidas para su eliminación o atemperación. 03. Investigar y evaluar el uso o adopción de métodos modernos de comunicación.

218

Programa de auditoria administrativa -Control-



Hecho Por

Revisado por

Observaciones

Estándares 01. Evaluar la calidad en el desarrollo, determinación y establecimiento de estándares. 02. Verificar que los estándares midan desempeño y detecten desviaciones. 03. Evaluar la objetividad de los estándares. 04. Verificar que el personal se apegue a los estándares, y no los estándares al personal.

Presupuestos

01. Evaluar el proceso de elaboración del presupuesto de operación y del presupuesto de inversión. 02. Verificar que los estándares estén conectados con los presupuestos. 03. Verificar que los presupuestos estén integrados a la contabilidad y se informe del ejercicio presupuestal-con sus variaciones-, a través de los estados financieros.

219

Programa de auditoria administrativa -Control-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar _________________________________ Fecha o periodo que se audita_____________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

Productividad 01. Verificar que la productividad sea medida comparándola con estándares y reportada a través del ejercicio presupuestal. 02. Verificar que la productividad sea medida, además, con procedimientos alternos, como son: investigación de operaciones, redes de tiempo-eventos, ingeniería de valor, simplificación del trabajo, círculos de calidad.

Control preventivo

01. Verificar y evaluar que la filosofía de la administración tienda más hacia el control preventivo que al correctivo. 02. Verificar que el control en su conjunto tienda a asegurar que la información sea correcta y oportuna, la salvaguarda de activos, la operación eficiente, y el respeto y apego a políticas prescritas por la administración.

Sistema de información

01. Evaluar que el sistema de información, como elemento de control, sea el adecuado: no más, no menos.

220

Programa de auditoria operacional -Procedimientos preliminares-



Hecho Por

Revisado por

Observaciones

Objetivo de la auditoria 01. Precisar claramente el objetivo que se persigue en esta auditoria.

Estudio general


Análisis Con base en formatos y apoyos complementarios, analizar y evaluar. 01. Estructura organizacional. 02. Puestos y/o actividades principales. 03. Costo-hombre de cada actividad de la función sujeta a auditoria.

221

Programa de auditoria operacional -Procedimientos preliminares-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar ____________________________________ Fecha o periodo que se audita_________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

04. Elaborar y evaluar cuadro de distribución costo-cargas de trabajo. 05. Procedimientos de operación. 06. Formas de papelería. 07. Archivos. 08. Sistema de información.

Control interno 01. Estudiar y evaluar el control interno aplicable a la función sujeta a auditoria.

222

Programa de auditoria operacional -Compras-



Hecho Por

Revisado por

Observaciones

01. Verificar que la función de compras sea independiente de las actividades de recepción, inspección, almacenes y cuentas por pagar. 02. Evaluar procedimientos para determinar necesidades de compras. Hacer pruebas para determinar la justificación de esas necesidades. 03. Evaluar procedimientos de autorización de compras. Hacer pruebas para verificar que se cumplan requisitos de autorización. 04. Verificar la existencia de catalogo de proveedores, actualizado. Hacer pruebas para verificar la adecuada selección y concurso de proveedores. 05. Evaluar procedimientos para efectuar las compras. Hacer pruebas para cerciorarse de la corrección de las compras. 06. Evaluar procedimientos aplicados en el seguimiento a las compras fincadas. Hacer pruebas para verificar el adecuado seguimiento.

223

Programa de auditoria operacional -Procedimientos Preeliminares-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar ______________________________________ Fecha o periodo que se audita___________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

07. Evaluar procedimientos seguidos para dar concluida una compra. Hacer pruebas para verificar la correcta conclusión de las compras. 08. Evaluar procedimientos de pago de adquisiciones. Hacer pruebas para asegurar que se cumpla con las condiciones pactadas. 09. Investigar compras efectuadas por otros conductos ajenos o adicionales al grupo formal de compras. Evaluar procedencia y justificación.

224

Programa de auditoria operacional -Inventarios y Almacenes-



Hecho Por

Revisado por

Observaciones

06. Evaluar políticas adoptadas para el manejo de material en las siguientes condiciones: sobrantes de producción sin uso especifico futuro y material deteriorado, desgastado u obsoleto. Hacer pruebas para evaluar decisiones que se hayan tomado al respecto. 07. Evaluar los criterios operativos adoptados para la toma física periódica de inventarios en aspectos tales como:

A) Frecuencia; justificación. B) Impacto en la operación general

por no surtimientos durante la toma de inventarios.

C) Programación e instructivos

preparados al respecto.

D) Preparativos físicos de acomodo de materiales, en conexión con tarjetas de toma de inventarios.

E) Proceso de toma física.

F) Recolección y proceso de

resultados.

G) Turno y apoyo a contabilidad en la valuación y conclusiones finales. Investigación de diferencias significativas.

225

Programa de auditoria financiera -Procedimientos Preliminares-


Procedimientote Auditoria

Hecho Por

Revisado por

Observaciones

Objetivo de la auditoria

01. Precisar claramente el objetivo que se persigue en esta auditoria.

Estudio general


Análisis Con base en formatos y apoyos complementarios, analizar y evaluar. 01. Estructura organizacional. 02. Puestos y/o actividades principales. 03. Costo-hombre de cada actividad de la función sujeta a auditoria.

226

Programa de auditoria financiera -Procedimientos Preliminares-



Hecho Por

Revisado por

Observaciones

04. Elaborar y evaluar cuadro de distribución costo-cargas de trabajo. 05. Procedimientos de operación. 06. Formas de papelería. 07. Archivos. 08. Sistema de información.

Control interno 01. Estudiar y evaluar el control interno aplicable a la función sujeta a auditoria.

227

Programa de auditoria financiera -Caja y Bancos-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar _____________________________________ Fecha o periodo que se audita_________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

01. Efectuar arqueos de caja; contar y listar los billetes, monedas, cheques y comprobantes de: A). Fondos fijos B) cobranza no depositada. C) sueldos no reclamados. D) timbres de correo. E) documentos negociables. F) otros (especificar). 02. Asegurarse de que las partidas anteriormente listadas se encuentran contabilizadas en forma correcta. 03. Preparar una cedula que muestre los saldos según bancos, las partidas en conciliación (en totales) y saldos según libros a la fecha que se esta revisando. 04. Solicitar confirmación de las cuentas bancarias que tuvieron movimiento durante el año, a las fechas que se considere convenientes. 05. Obtener los estados de cuenta bancarios correspondientes al ultimo mes y al primer mes posterior a la fecha que se revisa.

228

Programa de auditoria financiera -Caja y Bancos-

Unidad administrativa, actividad o función a auditar _________________________________________ Fecha o periodo que se audita_____________________________________________________________


Hecho Por

Revisado por

Observaciones

06. Obtener copia de las conciliaciones bancarias y examinar su racionabilidad como sigue:

A) Seleccionar tantos cargos como créditos contenidos en las conciliaciones, comparándolos contra el estado de cuenta bancario subsiguiente o contra la documentación comprobatoria.

B) Seleccionar tanto cargos como

créditos del libro de bancos o egresos e identificar dichos movimientos contra el estado de cuenta del banco, o bien, contra la conciliación.

C) Seleccionar tanto cargos como

créditos del estado de cuenta bancario a la fecha de revisión e identificación contra registros contables, o bien, contra la conciliación.

D) Investigar la antigüedad de las

partidas en conciliación.

E) Verificar que el saldo del banco mostrado en la conciliación coincida con el saldo reportado en la confirmación bancaria.

07. Cerciorarse de que las confirmaciones bancarias recibidas incluyan toda la información requerida (firmas autorizadas, saldos en cuentas de cheques, documentos descontados, etc.); proceder a su verificación.

229

08. Verificar que la cobranza recibida sea depositada íntegramente y con oportunidad, cuando menos los tres días anteriores y posteriores a la fecha de revisión. 09. Investigar y revisar los comprobantes de cheques importantes que no hayan sido pagados por el banco durante el mes siguiente al de la fecha de revisión. 10. Investigar todos los cheques depositados con anterioridad a la fecha de la conciliación y que hayan sido devueltos por el banco durante el mes siguiente al de la misma conciliación. 11. Investigar todas las transacciones bancarias extraordinarias o anormales por un mes anterior y posterior a la fecha de revisión. 12. Investigar si el efectivo esta sujeto a alguna restricción de tipo legal o económico. 13. Verificar que la moneda extranjera o metales preciosos han sido adecuadamente valuados a la fecha de revisión.

230

Programa de Auditoria Financiera -Cuentas por Cobrar-



hecho por

revisado por observaciones

01. Obtener una relación de las cuentas por cobrar a clientes, clasificadas por antigüedad o fecha de vencimiento a la fecha en que se vayan a confirmar los saldos. Comparar el total contra la balanza de saldos. 02. Verificar que las clasificaciones por antigüedad o vencimiento sean correctas. Investigar si facturas recientes están siendo pagadas con anterioridad a otras más antiguas. 03. Verificar que los nombres de los clientes que aparecen en la relación concuerden con los registros auxiliares. 04. Llevar a cabo un arqueo de facturas por cobrar y otros para cerciorarse de que soporten los registros de cuentas por cobrar. Si el arqueo no se hace exactamente a la fecha de corte, conciliar el resultado del arqueo con el saldo de la cuenta de mayor. 05. Seleccionar las cuentas que vayan a ser confirmadas y llevar a cabo el siguiente trabajo: a) Solicitar al área de cuentas por cobrar o crédito y cobranzas de la entidad, que prepare estados de cuenta de todos los saldos que hayan sido seleccionados, para adjuntarlos a las solicitudes de confirmación. b) Elaborar las solicitudes de confirmación (por triplicado).

231

c) Revisar que los saldos que muestran las confirmaciones coincidan con el análisis y que los nombres, domicilios y datos generales del cliente, estén de acuerdo con los registros de crédito y cobranzas. d) Enviar las solicitudes de confirmación, controlar las fechas de envió e) Aproximadamente dos semanas después, enviar la segunda solicitud. 06. Considerar la posibilidad de solicitar confirmación de aquellas cuentas que estén siendo manejadas por abogados, y de cuentas importantes que hayan sido canceladas contra la reserva para cuentas incobrables durante el año, o en años anteriores, cuando estas sean de importancia. 07. Por las confirmaciones recibidas de inconformidad, solicitar

232

2.1.5. Sistemas de índices. Indización

Indización. Es el hecho de asignar índices o claves de identificación que permiten localizar y conocer el lugar

exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y l legajo de

auditoria. Los índices son anotados con lápiz rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoria.

La indización (también llamada indexación por algunos auditores) o asignación de índices conlleva,

enunciativamente, las siguientes ventajas para el auditor:

Simplifica la localización, dentro de los papeles de trabajo, de una cuenta, rubro, área u operación sujeta

a auditoria o en proceso de auditarse.

Simplifica la localización de evidencias que soportan el informe de auditoria.

Simplifica la revisión del avance de la auditoria ya que constituyen un medio de ordenación de los

papeles de trabajo.

Ayuda al control de la auditoria, ya que al asignarse un lugar y clave específica para cada cédula se

elimina el riesgo relativo de una eventual duplicidad de trabajo

Facilita la secuencia entre auditorias, ya que por lo general trabajos similares se localizarán con el mismo

índice.

Facilita la elaboración del informe.

El sistema de índices, o los índices de auditoria pueden ser de las siguientes clases: alfabéticos, numéricos,

alfanuméricos (incluyendo números arábigos o romanos); existen variantes de utilización de mayúsculas,

minúsculas o combinación de ambas. En fin, la diversidad puede ser tan grande como imaginación tenga el

auditor; sin embargo, aun cuando aparentemente sea sencilla la decisión de los índices a utilizar, ésta debe ser

definitiva puesto que no resulta ni práctico cambiar los índices una vez que éstos han sido ya definidos y

consignados en los papeles de trabajo.

Ejemplo de un modelo de índices:

Papeles de trabajo

G-1 Estados Financieros e Información de ejercicios anteriores y actuales

233

G-2 Planeación de la auditoria

G-3 Programa de trabajo de auditoria

G-4 Revisión de Control Interno

G-5 Cartas de gerencia de actos

G-6 Cartas de abogados

G-7 Balanzas de trabajo- Preliminares y finales

G-8 Información para formular los Estados Financieros, Informes, notas y sugerencias

G-9 Artículos Fiscales de soporte

G-10 Memorándum entregados a la empresa

Balanza de trabajo

BG-1 Activo

BG-2 Pasivo y Capital

PG Resultados

SF Estado de cambios en la Situación Financiera

Activo

A Efectivo en caja y Bancos

B Inversiones

C Cuentas por cobrar

D Inventarios

E Gastos pagados por anticipado

F Activo Fijo

G Depreciaciones acumuladas

H Otros Activos

Pasivo y Capital Contable

AA Documentos pro pagar

BB Proveedores

CC Gastos Acumulados por pagar

DD Impuestos por pagar

EE Otras cuentas por pagar

FF ISR por pagar

GG Participación al personal de las utilidades por pagar

234

II Pasivo a largo plazo

JJ Créditos diferidos

KK Pasivo no registrado

LL Contingentes

MM Otros pasivos

NN Capital Contable

ZZ Cuentas de orden

Resultados

10 Ventas o ingresos de la actividad

20 Costo de ventas

30 Gastos de ventas

40 Gastos de administración

50 Costo Integral de Financiamiento

60 Otros gastos y productos

70 Pérdidas extraordinarias

80 Nóminas

90 Revisión fiscal y contable de compras y gastos

2.1.6. Marcas de auditoria

Concepto.

Son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y pruebas

efectuadas.

El uso de las marcas reporta los siguientes beneficios:

Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasión, el trabajo realizado en varias

partidas.

Facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado.

Las marcas de auditoria a utilizar infieren mucho en el criterio de los auditores. Habrá algunos que

estandarizan las marcas para que sean utilizadas por todo el grupo de auditores en una auditoria o, inclusive,

en la misma firma de auditores o grupo de ellos. Habrá otros que dejan al criterio de cada supervisor,

235

encargado o auditor auxiliar el uso de marcas como a ellos se les facilite mejor o como estén familiarizados

con ellas; es decir sin obedecer a un estándar específico. Y aún habrá otros que estandarizan ciertas marcas

para propósitos comunes y específicos y dejan al libre albedrío del grupo de auditores la aplicación o uso de

otras marcas adicionales.

No obstante la diversidad de criterios que puede prevalecer en este punto, existe un común denominador que

siempre deberá ser acatado y respetado, dejar constancia en papeles de trabajo del significado de las marcas

utilizadas en la auditoria.

A efectos de comprender y entender el significado y uso de las marcas de auditoria, a continuación se presenta

un ejemplo de ellas. Son sólo un modelo; cada auditor o grupo de auditores decidirán las marcas de auditoria

a utilizar.

a = Inspeccionado físicamente

C = Cálculos correctos

S = Saldo igual o mayor

E = Error

2.1.7. Cuestionario de control interno

Los sistemas de control interno usados por el cliente, se diseñan para realizar diversas funciones que

normalmente son:

1. Comprobar la exactitud de sus registros contables

2. Salvaguardar el activo contra todo fraude

3. Promover la eficiencia de la operación

4. Estimular la observancia estricta de las políticas de la empresa

Cuando se va a practicar una auditoria, la atención se dirige, fundamentalmente, hacia la primera de estas

funciones.

236

Todo el sistema de control interno es responsabilidad de la gerencia. El Contador Público independiente, se

interesa en el sistema, pero no es responsable del mismo. Sin embargo, es responsable de informar a la

empresa de cualquier punto débil que encuentre en la revisión de éste.

El propósito del cuestionario de control interno, es permitir al auditor dar respuesta a preguntas específicas

relacionadas con el sistema de control interno.

Las preguntas deben ser formuladas para que sean contestadas con “SI”. Las respuestas contestadas con

“NO”, indicarán una falla o punto débil y requerirán una explicación más detallada.

De ser posible, la revisión de control interno, debe hacerse antes que se desarrolle el trabajo específico de la

auditoria.

Al examinar el control interno, el auditor debe tener presente que:

1. Nadie debe tener completo control de las operaciones

2. Debe utilizarse lo más posible equipo de cómputo

3. Deben emplearse, cuando sea factible, cuentas de control y registros auxiliares

4. Todos los ingresos deben depositarse diariamente

5. Todos los encargados del manejo de fondos y valores, deben estar afianzados

6. Todas las personas están obligadas a tomar vacaciones anuales

7. La guarda física de los activos y el manejo de los registros, deben ser realizados por personas

distintas

Una vez contestado el cuestionario de control interno y ya para terminar el trabajo de auditoria, el auditor

debe estar en aptitud de dar una opinión autorizada acerca del grado en que los sistemas de la compañía

ofrecen, el máximo control que sea posible obtener, considerando el volumen de las operaciones.

La preparación de este cuestionario debe hacerse al iniciar el trabajo, durante la revisión detallada de ser

posible. El programa de auditoria puede entonces, abarcar todos los aspectos y condiciones favorables

revelados por el cuestionario, particularmente por lo que se refiere a la extensión de la auditoria detallada. La

exactitud de las respuestas y la efectividad de los procedimientos establecidos, deben de ser verificados por el

auditor que haga la auditoria detallada.

A continuación e muestra un ejemplo:

237

Cuestionarios para evaluar los objetivos de control interno por ciclo de transacciones.

Cuestionario de control interno Generales Pregunta No Aplica Si No Obs.

1. ¿Incluye nuestro archivo permanente la última gráfica de organización de la empresa?

2. ¿Se encuentran señaladas razonablemente las obligaciones de los funcionarios y empleados?

3. ¿Se utilizan instructivos en el departamento de auditoria interna?

4. ¿Se encuentran las funciones del departamento de contabilidad completamente separadas:

a) Del departamento de ventas? b) Del departamento de producción? c) Del departamento de compras? d) Del departamento de caja? e) Del departamento de crédito y cobranzas? 5. ¿Son los auditores internos

razonablemente independientes de las personas o departamentos sujetas a sus auditorias?

6. El alcance de la auditoria interna es razonablemente correcto.

7. Los auditores internos se guían por un programa escrito.

8. Rinden reportes escritos los auditores internos sobre el trabajo desarrollado.

9. Todo el personal que tiene puesto de responsabilidad está convenientemente afianzado.

10. Todo el personal que tiene puesto de responsabilidad está obligado a tomar vacaciones

11. El personal que disfruta de vacaciones es sustituido por alguien durante su ausencia.

12. Están colocados en tal forma los empleados que guarden alguna relación de parentesco, que haga difícil la colusión.

13. Los registros de contabilidad: a) Son adecuados b) Se llevan al día c) Se balancean cada mes por lo menos 14. Se encuentran bajo control presupuestal

los gastos y los costos 15. Se hace una revisión periódica de los

seguros en vigor por algún funcionario autorizado

16. Son todos los asientos de diario aprobados por un funcionario autorizado

Preparó Revisó

238

El Propósito de estudiar y evaluar el control interno por ciclos de transacciones obedece a la conveniencia de

agrupar a éstas en un ciclo de operaciones interrelacionadas e interactuantes a fin de no perder su propia

dinámica individual; enfoque que no se da cuando se trata de revisar una actividad o transacción en forma

aislada o independiente. En tal sentido, la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria del Instituto

Mexicano de Contadores Públicos ha identificado y se ha pronunciado por los siguientes ciclos de

transacciones: Ingresos, Compras, Producción, nóminas y tesorería. En los siguientes párrafos se comentan

los objetivos generales de control interno que son de aplicación común a los ciclos referidos, y así con la

conceptualización de ambos grupos de objetivos el auditor interno estará en condiciones de formular sus

propios cuestionarios para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones de su

organización, de acuerdo a sus propias características y necesidades imperantes; en el entendido que el

auditor, además, podrá identificar ciclos de transacciones adicionales a los referidos, identificación que será

punto de partida para el diseño de los cuestionarios consecuentes.

1. Objetivos generales aplicables a cualquier ciclo de transacciones.

a) Objetivos de contabilización y registro. La administración debe contar con eficientes sistemas de

contabilidad financiera y contabilidad administrativa que permitan:

1. Identificar y registrar únicamente transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la

administración.

2. Describir oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada

clasificación.

3. Cuantificar el valor de las transacciones en unidades monetarias.

4. Registrar las transacciones en el período correspondiente.

5. Presentar y revelar adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.

b) Objetivos de autorización. Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales

o especificas de la administración:

1. Las autorizaciones se deben dar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de

administración.

2. Las transacciones deben ser válidas para conocerse y someterse a su aceptación con oportunidad.

3. Todas y solamente aquellas transacciones que reúnan los requisitos establecidos por la administración,

deben reconocerse como tales y procesarse oportunamente.

4. Los resultados del procesamiento de transacciones deben informarse en tiempo y forma y estar respaldados

por archivos adecuados.

239

c) Objetivos de salvaguarda física. El acceso a los activos sólo debe permitirse de acuerdo con políticas

prescritas por la administración, cuidando de manera especifica el pleno apego y respeto a las debidas

autorizaciones. Mantener en archivos apropiados datos y documentación soporte de propiedad relativos a los

activos sujetos a custodia.

d) Objetivos de verificación y evaluación. Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia

deben compararse, a intervalos de tiempo razonables, con los activos físicos existentes. Tomar medidas

apropiadas y oportunas respecto a las diferencias que se detecten.

Asimismo, deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se

informan en los estados financieros. Este objetivo complementa en forma importante a todos los objetivos

contemplados en el presente apartado.

El contenido de los informes y de las bases de datos y archivos deben ser verificados y evaluados

periódicamente.

2. Objetivos Específicos

Los boletines 6010, 6020, 6030, 6040 y 6050 relativos a las guías para el estudio y evaluación del control

interno por los ciclos de transacciones de ingresos, compras, producción, nóminas y tesorería,

respectivamente, emitidos por la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria del Instituto Mexicano

de Contadores Públicos, contemplan de manera profusa y detallada los objetivos específicos de control

interno para cada uno de los ciclos referidos; abundan señalando los riesgos en que se incurre por su

incumplimiento, y las políticas y disposiciones administrativas a instaurar y observar para el logro de dichos

objetivos.

2.1.8. Control de horas trabajadas y horas no productivas en Auditoria

2.1.8.1. Objetivo

Contar con un elemento de control adecuado y oportuno que permita conocer las horas empleadas en auditoria

(Productivas) y las horas en que el auditor interno se encuentre sin asignación de trabajo directo en auditoria

(no productivas en auditoria).

2.1.8.2. Importancia

240

El establecimiento de un sistema de control de tiempos de cada uno de los miembros del grupo de auditoria,

permite conocer en que se ha invertido su tiempo laborable, cómo se ocupó, qué se hizo, cuándo se hizo. Es

de alta utilidad para efectos de control de tiempo empleado en una asignación de auditoria.

El desglose de horas reales trabajadas (horas normales y horas extras), su comparación con las horas teóricas

(plantilla media por el número de día laborales en el mes y por el número de horas diarias de trabajo), el peso

de las horas extras y de las pérdidas de absentismo, la improductividad, etc., son datos que deben auditarse.

Todos ellos pueden referirse a los centros de trabajo o a los departamentos. Si se tiene establecido un horario

flexible puede ser conveniente comprobar el número de personal que lo disfruta y si este grupo hace horas

extras o se ausenta con mayor o menor frecuencia que el resto del personal. Debe llevarse un control anual de

número de horas pérdidas en relación con las obligadas por convenio.

Absentismo. Puede perderse mucha productividad y beneficios de la empresa si no se vigila el

absentismo y éste se dispara. Hay que controlar, por tanto, que no supere los porcentajes normales. El

absentismo debe desglosarse entre sus causas más frecuentes (enfermedad, accidente, permisos, ausencias

no justificadas, etc.), viendo la incidencia en cada grupo profesional y unidad operativa, en las distintas

edades y sexo, etc. Del mismo modo se debe controlar la impuntualidad y fijarle límites.

Selección. Se recogerán datos tales como el número de anuncios, costo, número de personas

seleccionadas, efectividad de los medios de reclutamiento de empleados, coste de la selección, número de

personas que han superado el período de prueba, tiempo tardado en la cobertura del puesto, etc.

Rotación. Es importante conocer las causas de las bajas. Para ello pueden establecerse estadísticas en

función de los motivos de las mismas, separando las evitables de las forzosas, y desglosando los índices,

así mismo, por categorías profesionales, edades, antigüedad, departamentos, etc.

Gestión del personal. El control realizado debe alcanzar a todos los datos relativos a la formación

recibida en la organización, número de empleados que acuden a los cursos de la empresa o a centros

externos, efectividad de los cursos de perfeccionamiento, ascensos realizados, cobertura de vacantes con

personal interno, etc.

Disciplina y clima laboral. El auditor puede interesarse por el clima laboral a través de las

manifestaciones, de las quejas y su resolución, las reclamaciones ante las autoridades del trabajo, la

aplicación de sanciones, el número de faltas graves, etc.

Productividad y producción. Ambos son datos importantes para conocer la prestación económica del

trabajador en relación con otras magnitudes del mismo tipo. Es necesario contar con índices sobre la

241

facturación y producción por hombre, por hora trabajada y por unidad monetaria pagada. Conviene

corregir estos datos con la reducción a valores constantes sin la incidencia de los incrementos por coste

de vida.

2.1.8.3. Reportes periódicos de ocupación de tiempo.

Es una cédula que permite conocer y controlar el tiempo invertido u ocupado por cada uno de los miembros

del grupo de auditoria interna. Su llenado se hará bajo las siguientes indicaciones:

Cada auditor elaborará su propia cédula, pondrá su nombre y puesto que ocupa; es aplicable a todos los

miembros del grupo de auditoria interna, desde el director hasta el auditor auxiliar; con una cruz se señalará el

cuadro aplicable si el reporte corresponde a la primera y segunda quincena del mes y año a informar.

A efecto de evitar reticencia por parte de los auditores para elaborar su cédula quincenal de control de

tiempos, resulta conveniente que su paga quincenal se haga contra entrega de la cédula correspondiente

debidamente requisitada.

242

SOCIEDAD COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN, SA DE CV

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

CEDULA DE CONTROL DE TIEMPOS

REPORTE CORRESPONDIENTE A LA:

PRIMERA____SEGUNDA___QUINCENA DEL MES DE ________________DE 200___.

NOMBRE DEL AUDITOR: _________________________________

PUESTO QUE OCUPA: ____________________________________

HORAS EMPLEADAS EN AUD. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 T.

ASIG. ACT. DESARROLLADA 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

SUBTOTAL

HORAS NO EMPLEADAS

ACTIVIDAD DESARROLLADA

SUBTOTAL

TOTAL

OBSERVACIONES:_______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

______________ _____________ ______________ ____________________ _____________

DIRECTOR GERENTE SUPERVISOR ENC. DE AUDITORIA A. AUXILIAR

243

2.1.9. Evaluación de desempeño de personal

2.1.9.1. Objetivo

La evaluación periódica del personal tiene como objetivo informar a los diversos niveles de la administración,

el director, gerentes y supervisores de auditoria de las habilidades del personal de auditoria interna, así como

de la forma como se ha venido desempeñando.


La evaluación proporciona importante información básica para promociones, definir remuneraciones,

transferencias e, inclusive, remociones. También es una valiosa herramienta para efectos de entrenamiento

por lo siguiente: A través de la evaluación periódica se determinan puntos fuertes y débiles del evaluado;

coadyuva a determinar las necesidades básicas de entrenamiento y planeación de métodos para optimizar el

trabajo; sirve de base para la asignación del personal en trabajos individuales; ayuda a que el evaluado

relacione sus habilidades propias con los estándares de ejecución; permite un registro permanente de las

tendencias individuales.

Las evaluaciones de personal normalmente son efectuadas al finalizar cada asignación de trabajo;

integrándose en un resumen anual en el que concurrieron diferentes supervisores para evaluar a un auditor.

Las evaluaciones guardan una naturaleza constructiva y son básicas para ayudar en el progreso y desarrollo de

las personas.

2.1.9.3. Cuestionario de evaluación.

Es una hoja de evaluación donde se encuentran preguntas para el encargado, auxiliares, supervisores de la

auditoria, a continuación se presenta un ejemplo:

244

Sociedad cooperativa de producción, S. A. de C. V.

Departamento de auditoria interna

-Hoja de evaluación de personal-

Nombre del auditor evaluado: __________________________________________________

Puesto que ocupa: ___________________________________________________________

Período de evaluación: de ____________________________ a ______________________

Calificación a asignar, claves de evaluación:

1= No cumple con requerimientos.

2= Usualmente cumple, pero raramente se excede de lo que se requiere.

3= Conoce y algunas veces se excede de lo que se requiere.

4= Excede a los requerimientos, pero no en forma excepcional.

5= Excede a los requerimientos en un grado excepcional.

EVALUACIÓN

Sección A: Sección B:

Para encargado de auditoria y auditor auxiliar Para supervisor de auditoria

1. Cantidad y oportunidad de trabajo 1. Delegación ____

Producido. _____ 2. Responsabilidades advas. ____

2. Calidad de trabajo producido _____ 3. Entrenamiento, desarrollo,

3. Conocimiento del trabajo _____ asesoría. ____

4. Iniciativa _____ 4. Motivación a sus subordinados____

5. Persistencia _____ 5. Establecimiento de

6. Adaptabilidad/Flexibilidad _____ requerimientos de ejecución ____

7. Desenvolvimiento en _____ 6. Evaluación a sus

situaciones interpersonales _____ subordinados ____

8. Habilidad personal _____ 7. Reforzamiento a políticas y

9. Planeación, organización y disposiciones ____

establecimiento de prioridades _____ 8. Criterios para dar oportunidad

10. Comunicación oral _____ a sus subordinados. ____

11. Comunicación escrita _____ 12. Informa/Consulta ____

13. Capacidad de negociación _____ 14. Razonamiento analítico ____

15. Toma de decisiones _____

_______________________________ _____________________________________

Firma del evaluado, Fecha Nombre, firma y puesto del evaluador, Fecha

245

2.1.10. Capacitación y entrenamiento

2.1.10.1. Concepto

Es una parte del proceso de la administración de recursos humanos mediante la cual se mantiene

permanentemente actualizado y preparado al personal para hacer frente y atender las necesidades de una

organización en el mundo cambiante donde actúa.

2.1.10.2. Objetivo

Tiene como objetivo el prepararlo para atender las necesidades de la organización, desarrollarlo como un

incentivo acorde con el crecimiento de la misma, mantenerlo actualizado a la luz de las condiciones

cambiantes del entorno general en que gravita la propia organización; es decir, hacerlo cada vez más útil a sí

mismo y a quién le presta sus servicios.


Es importante ya que pasado cierto tiempo surgen nuevas técnicas, disposiciones y reglamentaciones, nuevos

equipos, sistemas, ideas; en síntesis, innovaciones que desplazan, actualizan o modernizan lo que

actualmente está en uso; por esto es importante e indispensable capacitar y entrenar, y el volver a capacitar y

entrenar, en forma constante y permanente para no caer en la obsolescencia. Por tanto, el director de auditoria

interna deberá desarrollar un programa vigoroso de capacitación y entrenamiento no sólo para el personal de

nuevo ingreso, sino también para mantener siempre al corriente a su plantilla actual.

Debido a la importancia que reviste la capacitación y entrenamiento, sus objetivos deben incorporarse a los

propios objetivos del grupo de auditoria interna; y por tanto el programa de capacitación y entrenamiento

debe ser incorporado o formar parte de su programa de trabajo anual.

2.1.10.4. Capacitación Interna, responsables de su ejecución.

En la capacitación y entrenamiento interno, es decir, sobre la marcha, llega a la mente la necesidad de

resolver problemas, hecho que permite evaluar la capacidad, conocimientos, calidad y experiencia de cada

auditor.

Las acciones más relevantes en la capacitación interna son los siguientes:

Planeación de asignaciones. Es un plan para desarrollar a un auditor requiere que se le asigne el tiempo

que sea necesario para concluir con el trabajo que le fue asignado.

246

Diversificación. El desarrollo de un auditor auxiliar para aspirar a ser auditor encargado, supervisor o

gerente requiere sea entrenado para alcanzar habilidad en el manejo de problemas más complejos. Es a

través de la diversificación de las asignaciones de auditoria como los auditores adquieren experiencia

para atender diferentes tipos de problemas de auditoria provenientes de distintos tipos de intervenciones.

Por ejemplo, el auditor que ha trabajado durante un año en la auditoria de inventarios ha adquirido una

gran experiencia solamente en esa área; por otro lado, un auditor que ha sido asignado durante un año a

diferentes áreas operacionales ha logrado mejores oportunidades para adquirir experiencia personal que le

permite en un futuro mediato aspirar a mejores posiciones.

Supervisión e instrucciones de trabajo. Un supervisor siempre debe tener en mente que él es responsable

por el entrenamiento en campo del personal que tiene asignado; esta responsabilidad en ocasiones no es

asimilada debido a las propias presiones del trabajo; sin embargo, el supervisor debe recordar que el

desarrollo de sus subordinados dependerá en gran parte la solidez del área de auditoria a su cargo. Este

entrenamiento debe adoptar diversas posiciones: instrucciones, demostraciones, estímulos, críticas y

orientaciones. A su vez el subordinado debe recibir las críticas de una manera constructiva y que tienen

como objeto ayudarlo.

En general, el método de dar instrucciones a subordinados juega un papel importante en el entrenamiento

interno sobre la marcha, ya que la comunicación de objetivos que fluye a través de la organización es muy

importante como es el caso, por ejemplo, de explicar el significado y propósito del trabajo a desarrollar y

relacionar una auditoria específica con el programa general de auditoria. Los subordinados deben

comprender.

Asesoría. Es un elemento que sirve para aumentar y hacer más sólido el proceso de aprendizaje interno.

Un efectivo programa de auditoria ayuda a detectar puntos débiles de un auditor y sugerir la forma de

corregirlos. La asesoría sirve para captar el punto de vista del personal de auditoria, mismo que será

tomando en cuenta para la preparación de un programa formal de entrenamiento; además, a través de la

asesoría el personal de auditoria es motivado a acelerar su aprendizaje y habilidad en aras de su

progreso.

Desarrollo de liderazgo. El desarrollo personal del auditor es un importante elemento en el entrenamiento

interno. Especial énfasis requiere el desarrollar habilidad para llevarse bien con los demás. Es muy

importante la habilidad para concebir y vender ideas. Ser un líder sobre subordinados es también una

parte integral del desarrollo del auditor.

Existen muchas oportunidades para el supervisor de desarrollar habilidades sobre la marcha. El personal de

auditoria debe ser motivado a expresarse con libertad en las diversas situaciones de trabajo que se

247

presenten; se le debe permitir participar en discusiones con jefes de áreas auditadas y con sus superiores;

se le debe estimular a llegar a decisiones independientes y a obtener suficiente evidencia que soporte sus

posturas. Debe hacerse énfasis en la habilidad para planear, organizar y controlar el trabajo de sus

subordinados, así como para llevarse bien con ellos.

Delegación de responsabilidades. El auditor se desarrolla, primeramente, a través de la absorción de

responsabilidades adicionales. Los supervisores deben estar alertas a captar los puntos débiles y fuertes

de los auditores a su cargo y, continuamente, tratar de asignarles trabajos más difíciles. Cada nuevo

trabajo debe ser un reto para el auditor tendiendo a que se beneficie con cada asignación. El supervisor

debe dar libertad de acción al auditor y proporcionarle toda la asistencia y orientación que sea necesaria.

El producto final será del auditor que se desarrolló el trabajo, y así lo debe sentir. Cada supervisor o

auditor encargado debe delegar en todo lo que sea posible a sus subordinados para que desarrollen sus

propias capacidades.

Cursos o seminarios internos. Por último, dentro del programa de capacitación interna habrá de

considerarse la organización de cursos, seminarios y talleres diseñados ex profeso para el grupo de

auditoria interna. En estos eventos los capacitadores serán los propios funcionarios del grupo, como es el

caso del director, gerentes, supervisores y aún los encargados de auditoria.

La bondad de esta opción radica en la preparación y estudio que tiene que llevar a cabo el expositor para

tratar su tema-acción por demás capacitadora para sí mismo, permite la interacción y estrechamiento de

lazos de comunicación e intercambio de ideas entre los miembros del grupo; y que además los temas a

tratar serán diseñados y orientados específicamente en relación con la organización y en su beneficio.

2.1.10.5. Capacitación Externa

Esta puede provenir de diferentes fuentes, partiendo desde un alto nivel como es la obtención de un grado

académico de maestría o doctorado impartido por instituciones educativas de reconocido prestigio, para pasar

al siguiente nivel de estudios de diplomado. Son buena fuente para pasar de capacitación los cursos,

seminarios o talleres impartidos por instituciones profesionales como son el Instituto Mexicano de Contadores

Públicos, el Instituto Mexicano de Auditores Internos u otros, la importancia de estas capacitaciones son la

concreción de los temas tópicos en que se requiere actualizarse el auditor interno, que no son muy largos, y

que por lo regular se ofrecen en horarios y condiciones aceptables para los participantes.

2.1.11. El archivo de auditoria interna

248

2.1.11.1. Objetivo

Contar con un sistema de archivo completo, ordenado y debidamente resguardado que conserve la historia de

la función de auditoria interna y proporcione información y documentación que soporte su actuación y sirva

de apoyo para la planeación y programación de sus actividades.


El archivo de auditoria interna reviste tanta o mayor importancia que cualquier otro archivo de la

organización. Conserva la historia de la función y sus intervenciones en las diversas unidades administrativas,

actividades o áreas auditadas. Es una herramienta de permanente consulta para la administración y otros

niveles de jerarquía debidamente autorizados para ello. Permite, en cierta forma, conocer la evolución de las

auditorias realizadas y el desarrollo de la organización atendiendo al cumplimiento de observaciones y

recomendaciones presentadas. Soporta a la propia función de auditoria interna. Es un instrumento de vital

importancia como elemento de soporte para la planeación y programación de auditoria interna con proyección

a corto, mediano y largo plazo.

2.1.11.3. Estructura funcional

La estructura funcional del archivo de auditoria interna se divide en tres áreas principales: archivo de

administración interna, archivo de auditorias realizadas y archivo general.

2.1.11.3.1. Archivo de administración interna

Este archivo es básico y determinante para que el director de auditoria interna se apoye en el para administrar

la función de la que es responsable; nadie debe administrar por el. Contiene un expediente personal de todos y

cada uno de los miembros del grupo de auditoria, con el mismo tipo de documentos y referencias que debe

incluir un expediente similar integrado por el área de recursos humanos de la organización el que incorpora de

cada empleado; este enfoque puede representar duplicidad, pero es necesario para que el director de auditoria

pueda controlar y administrar al personal con que ha sido dotado su grupo. Esta área de archivo será

responsable, además, para conservar y controlar los aspectos presupuéstales y programáticos de la función;

controles de viáticos, gastos y tiempos de auditoria; controles sobre el uso de mobiliario, equipo y suministros

de oficina, incluyendo vehículos asignados con su correspondiente mantenimiento.

Por ultimo, se responsabilizara a esta área de archivo por la guarda, custodia y proporcionamiento de

programas y cuestionarios de auditoria; además de programas y esquemas, y material correspondiente, de

249

captación y entrenamiento. Sin olvidar lo relativo a la preservación de desarrollos y tecnología de auditoria

interna creados por el propio departamento.

2.1.11.3.2. Archivo de auditorias realizadas

Esta área de archivo debe estar celosa y severamente protegida. Guarda y custodia los expedientes y papeles

de trabajo de las auditorias e intervenciones realizadas, incluyendo el archivo de referencia permanente.

2.1.11.3.3. Archivo general

Conservara toda la correspondencia, de entrada y de salida, debidamente clasificada en expedientes. Resulta

práctico que en el expediente aplicable se incluya una copia de cada informe de auditoria realizada así como

de las acciones de seguimiento y respuesta a las recomendaciones de auditoria.

2.1.11.4. Métodos de custodia, control y localización de información archivada.

Es altamente deseable y conveniente que el grupo de auditoria cuente con una área de administración interna,

cuyo titular sea responsable por la guarda y custodia de su correspondencia archivo y del de auditorias

realizadas. El archivo general puede ser confiado a la secretaria del director de auditoria interna.

La forma o mecanismo mas comúnmente utilizado para el control y localización de información archivada es

clasificando los expedientes en forma alfabética, y cada expediente, a su vez en orden cronológico. El acceso

a los archivos debe ser restringido únicamente a los empleados debidamente autorizados para ello.

El proporcionamiento de expedientes debe ser a través de un “vale al archivo” que indique el expediente

solicitado; fecha; motivos de la solicitud; fecha de devolución; nombre y firma del solicitante; y nombre y

firma del supervisor, gerente o director que autorizan la consulta o proporcionamiento del expediente.

2.1.11.5. Métodos de custodia y control de correspondencia.

La función de auditoria interna es de alto cuidado y confidencialidad en una organización; no es conveniente

ni adecuado que la correspondencia que cruza sea interferida o conocida por otro personal que no sea del

propio grupo de auditores, inclusive dentro de los propios auditores; cada auditor conocerá lo que le toca

conocer, no mas. Un procedimiento muy practica y efectivo para preservar ese carácter es contratando un

servicio de apartado o casilla postal para uso exclusivo del grupo de auditoria interna; y se designara a un solo

miembro del grupo para que recoja la correspondencia, misma que entregara personalmente al director de

auditoria quien la recibirá y distribuirá a quien proceda.

audi interna

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