aspectos financieros y legales - oficina de...
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ASPECTOS FINANCIEROS Y LEGALES:
ELEGIBILIDAD Y TIPOS DE COSTES
Gonzalo AREVALODirector Oficina de Proyectos EuropeosSubdirección General de Programas Internacionales de Investigación y Relaciones Institucionales
CURSO H2020: Oportunidades de financiación para Investigación e Innovación en Salud: Talleres de preparación y gestión de propuestas
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Contenidos
• Concepto y Clasificaciones de Costes
• Costes en proyectos H2020 Personal Other Costs Subcontratación
• Elegibilidad de Costes
• Conclusiones
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Contenidos
• Concepto y Clasificaciones de Costes
• Costes en proyectos H2020
• Elegibilidad de Costes
• Conclusiones
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Coste: Valoración económica (€) del uso o consumo de recursos necesarios para la ejecución de una determinada actividad o proyecto.
Existen diversas formas de clasificar costes, en nuestro caso las más relevantes:
• Costes Adicionales vs Costes Reales
• Costes Directos vs Costes Indirectos
• Costes Elegibles vs Costes No elegibles
Concepto y clasificaciones de Costes
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La EC ya en FP7 y también en H2020 financia en base a Costes Reales
Totales
Coste Adicional: es aquel coste en el que incurro exclusivamente por
estar desarrollando la acción en particular y que no existir la misma, no
incurriría en el mismo
Coste Total: bajo este concepto englobo todo coste que puedo
relacionar directa o indirectamente con la acción.
La EC en sus programas aplica una tasa de cofinanciación a los
costes elegibles
Costes Adicionales vs Costes Totales
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La EC ya en FP7 y también en H2020 financia en base a Costes
Reales Totales
Coste Adicional: es aquel coste en el que incurro exclusivamente
por estar desarrollando la acción en particular y que no existir la
misma, no incurriría en el mismo
Coste Total: bajo este concepto englobo todo coste que puedo
relacionar directa o indirectamente con la acción.
La EC en sus programas aplica una tasa de cofinanciación a los
costes elegibles
Costes Adicionales vs Costes Totales
Coste ADICIONAL
Coste TOTAL
Financiación UE
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La EC ya en FP7 y también en H2020 financia en base a Costes
Reales Totales
Coste Adicional: es aquel coste en el que incurro
exclusivamente por estar desarrollando la acción en particular y
que no existir la misma, no incurriría en el mismo
Coste Total: bajo este concepto englobo todo coste que puedo
relacionar directa o indirectamente con la acción.
La EC en sus programas aplica una tasa de cofinanciación a los
costes elegibles
La Clave Financiación UE > Coste Adicional
Coste ADICIONAL
Financiación UE
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dMODELO DE FINANCIACION BASADO EN REMBOLSO DE COSTES ELEGIBLES
COSTES INDIRECTOS: Tipo
fijo de 25%
Tipo de ENTIDAD
Tipo de ACCIÓN
Research and Innovation
Innovation actions
Non- Profit100%
100%
Profit 70%
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SUBVENCIONES: TASAS PARA PROYECTOS ESTANDAR:
MODELO DE FINANCIACION SIMPLIFICADO
COSTES INDIRECTOS: Tipo
fijo de 25%
Tipo de ENTIDAD
Tipo de ACCIÓN
Research and Innovation
Innovation actions
Non- Profit100%
100%
Profit 70%
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Coste Directo: Además de ser necesario para un proyecto, se
corresponde con recursos que de manera directa pueden
atribuirse al proyecto.
Costes indirectos: nos referimos a aquellos que siendo
necesarios para el proyecto, su atribución a la actividad no es
inmediata, sino que requiere de un ejercicio analítico para su
adecuada discriminación e imputación
Costes Directos vs Costes Indirectos
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Contenidos
• Concepto y Clasificaciones de Costes
• Costes en proyectos H2020
• Elegibilidad de Costes
• Conclusiones
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Costes Directos
Costes imputables de manera directa al
desarrollo del proyecto:
- Personal
- Subcontratación
- Otros Gastos
No confundir con el hecho de que sean o no
adicionales
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Contenidos
• Concepto y Clasificaciones de Costes
• Costes en proyectos H2020 Personal Other Costs Subcontratación
• Elegibilidad de Costes
• Conclusiones
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Concepto de P-Month (PM)
PM hay que entenderlo como una unidad de trabajo, que
corresponde con la dedicación de esfuerzos por el
equivalente a un mes de trabajo de una persona.
1 PM puede ser alcanzado por la agregación de esfuerzos de
varias personas (4 Pax FTE 1 Semana), o por el contrario por
la adscripción de esfuerzos parciales de una persona por un
espacio superior al mes (1 PAX a 25% FTE durante 4 meses)
1 año FTE= 12 PMs= 1720 horas (1)
Luego 1 PM = 143,33 horas (1)
(1) Bajo fórmula de 1720 horas
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P-Month Value (PM)
El cálculo del PM Value responde a la cuantificación en
términos económicos del valor en € del esfuerzo
correspondiente a 1 PM.
El PM Value, si será individual y diferente para cada persona
sobre la que se justifica esfuerzo en el marco de la acción.
Salvo en el caso de personal dedicados en exclusiva para los
proyectos, será habitual que los esfuerzos en PMs respondan
a valores parciales expresados en días u horas (daily cost,
hourly cost)
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dElementos para el cómputo
de Costes de Personal
H2020 no varía la fórmula para la imputación del coste de personal:
Pero introduce dos cambios significativos para el cálculo de los costes de personal:
• Costes basados en ejercicio económico cerrado, pero con una posible excepción
• Determinación horas trabajables/productivas para el cálculo del coste de personal
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A) Horas dedicadas al proyecto
Se determina a partir de la dedicación documentada en
horas/ días/ meses de cada individuo a la acción.
Debe ser resultado de lo recogido en los registros de
tiempos
La toma de datos e introducción en la justificación ha de
ser a nivel individual
En ningún caso las horas trabajadas imputadas ≥ horas
productivas /trabajables
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A) Nuevo modelo de TS
Se determina a partir de la dedicación documentada en
horas/ días/ meses de cada individuo a la acción.
Debe ser resultado de lo recogido en los registros de
tiempos
La toma de datos e introducción en la justificación ha de
ser a nivel individual
En ningún caso las horas trabajadas ≥ horas productivas
/trabajables
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B) Cálculo del Coste Laboral
Principio general: usar los costes elegibles del periodo económico cerrado o anterior si no está cerrado.
Ejemplo: Reporting 01-09-15 a 31-03-17, que se presenta en octubre 2016.
– 01/09/15 a 31/12/15, datos 2015
– 01/01/16 a 31/12/16, datos 2016 (si cerrados)
– 01/03/17 a 01/03/17, datos 2016 (si cerrados)
Excepcionalmente, si no hay histórico se puede usar dato real
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B) Cálculo del Coste Laboral II
La EC ha adoptado en julio 2016 la posibilidad de usar coste mensual individual real.
Exige calculo mensual por persona y bajo la condición de que si hay algún complemento o pago extraordinario bajo retribucion básica se prorratee como corresponda (ej. Paga extra). Si hubiera retribución adicional esto se calcula a parte
Bajo horas productivas deberán ir Horas estándar ´1720
𝑃𝑀𝑔 =𝑐𝑜𝑠𝑡𝑒 𝑙𝑎𝑏 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙
𝐻𝑜𝑟𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑑 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠/12
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B) Cálculo del Coste Laboral
Principio general: usar los costes elegibles del periodo económico cerrado o anterior si no está cerrado.
Ejemplo: Reporting 01-09-14 a 31-03-16, que se presenta en octubre 2016.
– 01/09/14 a 31/12/14, datos 2014
– 01/01/15 a 31/12/15, datos 2015 (si cerrados)
– 01/03/16 a 01/03/16, datos 2015
Excepcionalmente, si no hay histórico se puede usar dato real
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C) Horas productivas y Horas trabajables
Como horas productivas, total de horas anuales que un trabajador está realizando trabajo activo remunerado. Para su cálculo, es necesario determinar antes el concepto de horas trabajables retribuidas:
Ejemplo de cálculo de horas trabajables:
365 días al año
-104 fines de semana
-22 días de vacaciones
-13 festivos
226 días trabajables * 8 horas =1.808
H. Productivas= Horas Trabajables + H. Extra remuneradas- H. Ausencias documentadas (bajas, formación, etc)
Luego H Trabajables ≥ H. Productivas
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C) Horas productivas y Horas trabajables
Para la determinación del numerador horas productivas / trabajables la EC sólo permite tres opciones:
1.720 como horas productivas
Método de determinación de horas productivas estándar
Horas Individuales Anuales
En caso de baja de maternidad/paternidad, se deducen las horas de baja, de las horas productivas, bajo la condición de representar un coste por legislación
Es deseable que un beneficiario use una modalidad de manera genérica, aunque puede optar por variaciones según categoría. En caso de cambio de método, debería realizarse sobre ejercicios económicos cerrados.
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C-1) Método 1720 horas
Puede ser empleado por cualquier beneficiario y es la opción más sencilla, que pasa por dar por bueno que las horas productivas son 1720.
No es necesario justificar nada sobre horas productivas, más allá del tiempo que supone el trabajo ( 40 horas-semanales)
En caso de personal que no trabaja a tiempo completo, debe establecerse en el contrato el porcentaje de dedicación o ser trazable claramente.
Ejemplo: 1 Cto a razón de 20h/semana, equivale a 6 PMs /año, y a 860 horas.
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C-2) Horas Productivas Estándar
Esta opción pasa por determinar unas horas estándar que se emplean a nivel beneficiario, o bien por categoría profesional a nivel de cada beneficiario.
Parte de determinar las horas trabajables estándar a partir de convenios, estatutos, etc, para posteriormente deducir, la estimación de horas no productivas (bajas medias por enfermedad, formación, etc), que podrán deducirse de datos históricos de la organización
Pone como límite:
Horas productivas > 90% Horas trabajables
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C-3) Horas Productivas Individuales
Esta opción pasa por tener registrado a nivel individual:
- Todas las horas trabajadas
- Todas las Ausencias
- Todas las horas extras (si se remuneran)
Además debe ser reconciliable con sistemas de control de
tiempos
No se admite uso de coste mensual real bajo esta opción,
pues no se puede saber a priori las horas productivas
anuales si no se ha cerrado el ejercicio.
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dC) Consideraciones para la selección del
método de horas trabajables / productivas:
Según horas productivas sean ≥ 1720, parece tener sentido usar 1.720
Si horas productivas, son inferiores pero cercanas a 1720, no parece mala idea por simplificación hacer uso de 1.720 horas.
Beneficiarios que usaron horas estándar en FP7 y que pueden justificar bien como calculan horas estándar pueden seguir viviendo cómodamente en esa opción.
Usar de la opción de horas individuales productivas es la opción más precisa, pero exige tener un sistema consistente y robusto para alcanzar dicho cálculo.
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dC) Consideraciones para la selección del
método de horas trabajables / productivas:
Según horas productivas sean ≥ 1720, parece tener sentido usar 1.720
Si horas productivas, son inferiores pero cercanas a 1720, no parece mala idea por simplificación hacer uso de 1.720 horas.
Beneficiarios que usaron horas estándar en FP7 y que pueden justificar bien como calculan horas estandarpueden seguir viviendo cómodamente en esa opción.
Usar de la opción de horas individuales productivas es la opción más precisa, pero exige tener un sistema consistente y robusto para alcanzar dicho cálculo.
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Contenidos
• Concepto y Clasificaciones de Costes
• Costes en proyectos H2020 Personal Other Costs Subcontratación
• Elegibilidad de Costes
• Conclusiones
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Otros Costes Directos
Habitualmente:
– Viajes y dietas
– Fungible e inventariable (relación directa)
– Prestación de servicios (Novedad): obedecen a servicios no descritos como tarea en el anexo técnico, generalmente no científico-técnicos (traducción, catering, publicación, etc). GENERAN Costes Indirectos
Importante siempre, uso de procedimientos habituales y su relación directa con el proyecto.
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Contenidos
• Concepto y Clasificaciones de Costes
• Costes en proyectos H2020 Personal Other Costs Subcontratación
• Elegibilidad de Costes
• Conclusiones
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Subcontratación
Obedecen a tareas del proyecto que se encarga a
un tercero en un régimen comercial.
Algunas consideraciones:
– No se puede subcontratar labores del
proyecto a un beneficiario o entidad vinculada.
– Puede presentar límites.
– Seguimiento de procesos de concurrencia y
decisión basado en economía/facilidades (tmb
en prestaciones normales de servicio)
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Subcontratación vs Prestación de Servicios
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dCostes Indirectos
Desaparece la capacidad de justificar basado en CI Reales
Cálculo (1): CI= 25% (C Directos Totales- C. Subc)
• Posteriormente se aplica la tasa de Cofinanciación
(70-100%)
• Justificación basada sólo en los CD (No
demostrables)
(1) Posible Tratamiento especial en esquemas Lump-sum y
Scale-Unit Costs.
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Contenidos
• Concepto y Clasificaciones de Costes
• Costes en proyectos H2020
• Elegibilidad de Costes
• Conclusiones
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Elegibilidad de Costes
COSTES ELEGIBLES:
- Necesarios para el proyecto y de acuerdo con su naturaleza
- Incluidos en el presupuesto
- Durante al ejecución de la subvención
- Incurridos por el beneficiario y registrados
- No declarados en otras subvención
- Cumplir con las disposiciones nacionales en cuanto a
fiscalización, impuestos, etc.
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Elegibilidad de Costes
COSTES NO ELEGIBLES:
• Por origen el retorno de capital
• Deuda o servicios de deuda
• Provisiones para pérdidas futuras o deudas
• Intereses debidos
• Deudas dudosas de cobro
• Pérdidas por cambio de divisas
• Gasto excesivo o sobredimensionado
• IVA deducible
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El MGA establece condiciones de Elegibilidad y de no
Elegibilidad.
Estas condiciones son fijadas en el reglamento
financiero y en las regla de participación de H2020.
Costes Elegibles vs Costes No Elegibles
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Contenidos
• Concepto y Clasificaciones de Costes
• Costes en proyectos H2020
• Elegibilidad de Costes
• Conclusiones
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dALGUNAS CONCLUSIONES
• LA EC trata igual un coste adicional que uno no adicional
• Debe ser siempre incurrido por un beneficiario (o TP)
• La filosofía de costes totales ofrece ventajas
• Existe cierta flexibilidad para mover partidas
• La simplificación acota la adaptación al coste real
• Nuevo modelo de TS interesante
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Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III)
Av/ Monforte de Lemos, 5 - 28029 Madrid
Tel. +34 91 822 20 69
Email: [email protected]
Carmen Hormigo (CSIC)Serrano 117 - 28006 MadridTel: +34 91 568 18 30E-mail: [email protected]
Andrés Martinez (CDTI-SOST)Rue du Trône, 62 (7th floor) - 1050 BruselasTel + 32 2 289 26 95 / 96Email: [email protected]
Anxo Moreira (OTRI Universidad de Vigo):Edificio Xerencia, Campus Universitario – 36310 Vigo Tel +34 986 81 20 52E-mail: [email protected]
Para cualquier Información Adicional, consulte con los NCP para Temas
Legales y Financieros: