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Manual de Usuario ‐ Hermes

1 ASPECTOS BASICOS .......................................................................................................................... 2 1.1 Introducción .................................................................................................................................. 2 1.2 Permitir elementos emergentes ................................................................................................... 2 1.3 Objetos utilizados .......................................................................................................................... 5 1.4 Indicadores .................................................................................................................................... 6 2 INGRESAR AL SISTEMA .................................................................................................................... 7 2.1 Iniciar sesión .................................................................................................................................. 7 2.2 Elementos del área de trabajo ...................................................................................................... 8 3 MENU IZQUIERDO ......................................................................................................................... 19 3.1 Bandeja de entrada ..................................................................................................................... 20 3.2 Borradores ................................................................................................................................... 20 3.3 Elementos en revisión ................................................................................................................. 20 3.4 Elementos enviados .................................................................................................................... 20 3.5 Carpetas ...................................................................................................................................... 21 3.6 Estadísticas .................................................................................................................................. 23 4 MENU GENERAL ............................................................................................................................. 25 4.1 Bitácora ....................................................................................................................................... 25 4.2 Usuarios ....................................................................................................................................... 25 4.3 Correspondencia ......................................................................................................................... 25 4.4 Opciones ...................................................................................................................................... 26 4.5 Contactos .................................................................................................................................... 33 4.6 Cerrar Sesión ............................................................................................................................... 35 5 MENU PRINCIPAL ........................................................................................................................... 36 5.1 Crear correspondencia ................................................................................................................ 36 5.2 Incorporar correspondencia ........................................................................................................ 42 5.3 Nuevo contacto ........................................................................................................................... 45 5.4 Seleccionar documentos ............................................................................................................. 45 5.5 Actualizar ..................................................................................................................................... 45 5.6 Panel de lectura ........................................................................................................................... 45 5.7 Una/Varias líneas ........................................................................................................................ 46 5.8 Exportar listado a Excel ............................................................................................................... 47 5.9 Exportar listado a PDF ................................................................................................................. 47 5.10 Vista de impresión ..................................................................................................................... 48 5.11 Gráficos ..................................................................................................................................... 48 5.12 Ayuda ........................................................................................................................................ 49


1 ASPECTOS BASICOS

1.1 Introducción

HERMES es un Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia, que brinda una solución práctica, sencilla y planificada ante los múltiples problemas en el manejo de la correspondencia de forma tradicional.

Su objetivo principal consiste en facilitar la recepción, distribución y seguimiento de la correspondencia mejorando significativamente los tiempos de respuesta, mediante una serie de reportes gráficos de estadísticas.

HERMES permite conocer de una forma rápida, útil y flexible el estado de un documento en cualquier instancia de tiempo. Facilita el seguimiento eficaz de cada proceso que se inicia, al ingresar o al distribuir un documento en el sistema y hace posible la visualización del estado de la correspondencia, a todas las personas involucradas en el seguimiento.

1.2 Permitir elementos emergentes

Windows tiene una función para bloquear las ventanas emergentes de las cuales hace

uso el sistema Hermes para crear o leer correspondencia. Si está activada se desplegará

un mensaje en la parte superior de la ventana actual como se muestra en la figura 2.1

Fig. 2.1 Mensaje de bloqueo

Para activar la ventana emergente de clic en el botón Opciones para este sitio, de ahí

desplegará un menú con las siguientes opciones:

Seleccione Permitir siempre, de esta manera la próxima vez se abrirá

automáticamente la ventana emergente.


Otra forma de activar las ventanas emergentes es desde el menú Herramientas del

navegador Internet Explorer, seleccionar la opción Bloqueador de elementos emergentes

para desplegar las opciones del menú y seleccionar Configuración del bloqueador de

elementos emergentes mostrado en la figura 2.2

fig. 2.2 Configurar bloqueo de elementos emergentes

Se abrirá otra ventana donde se debe especificar la Dirección del sitio Web que desea

permitir, deberá escribir la liga del sistema sapp.uv.mx/hermes y presionar el botón

Agregar (figura 2.3).

fig. 2.3 Agregar link del sistema.

En el momento de agregar el link, el navegador Internet Explorer ya permite los

elementos emergentes para dicha dirección.

sapp.uv.mx/hermes


Desde el navegador Mozilla Firefox debe ir al menú Herramientas y seleccionar

Opciones, se abrirá una pantalla como se muestra en la figura 2.4

2.4 Bloqueo ventanas emergentes Mozilla Firefox

Dar clic en Contenido y a la derecha de la primera opción Bloquear ventanas

emergentes encontrará el botón Excepciones de clic para abrir la ventana de Sitios

Autorizados, mostrada en la figura 2.5. Donde deberá capturar la liga del sistema para

poder autorizar las ventanas emergentes.

fig. 2.5 Sitios autorizados


1.3 Objetos utilizados

En las formas de captura de información se utilizarán los siguientes objetos: 1) Caja de texto: Permiten la captura de letras o números con una longitud fija de

acuerdo al dato que se solicite, son como lo muestra la siguiente figura:

2) Listas desplegables: Son listados que contienen una o más opciones, dar clic en la flechita para visualizar todas y seleccionar la que desee. Sólo se podrá seleccionar una sóla opción.

3) Cuadro de texto: Es una caja de texto que puede contener muchas líneas y su longitud es más amplia.

4) Cuadro de fecha: Cuando se solicita un dato tipo fecha aparecerá el objeto como lo muestra la figura siguiente a un costado de la caja aparece un calendario donde deberá dar clic y se abrirá el calendario completo para que elija la fecha que desee.

El calendario mostrado tiene flechas a la izquierda y a la derecha, las primeras flechas << es para moverse al año anterior (mismo mes), la flecha < es para el mes anterior, la flecha > es para el mes siguiente, y las flechas >> es para el año siguiente (mismo mes). Las fechas no permitidas estarán bloqueadas y no podrán seleccionarse, esto depende de la configuración especificada en las opciones o días autorizados para la dependencia.

5) Botón: Son objetos que realizan una acción al hacer clic en ellos,

normalmente tienen indicada la acción que ejecutarán.

6) Icono: Al igual que los botones los íconos realizan una acción al hacerles clic, normalmente incluyen una imagen y pueden o no tener texto que especifiquen la acción a realizar.


7) Eliminar: Este ícono con un signo de menos significa que puede eliminar el registro que seleccione. Esta imagen aparecerá en algún listado o al momento de capturar a quien va dirigida la correspondencia.

8) Árbol de navegación: Este árbol permite agrupar los

elementos como se muestra en la siguiente figura. Si junto al elemento encuentra un signo de + es señal de que puede ampliar o expandir ese elemento para visualizar las opciones que contiene dentro. Si el signo es un – significa que podrá reducir o contraer el elemento que lo tiene, de manera que el árbol se comprimirá.

9) Opción seleccionada: Cuando se está posicionado en una opción ésta es señalada

o remarcada en un recuadro verde para indicarle o recordarle en que opción se encuentra.

10) Mensajes: Línea donde se muestra algún aviso del sistema. Se ubica en la parte superior.

11) Más opciones: Esta imagen indica que hay más opciones, por tanto al dar clic desplegará un submenú con dichas opciones.

1.4 Indicadores

Los indicadores es el color distintivo que aparecerá junto a cada correspondencia y

que tienen como función mostrar en que estado se encuentra actualmente dicha correspondencia. Estos avisan si los documentos han sido atendidos en tiempo o fuera de tiempo, si se acerca la fecha de vencimiento o si ya vencieron, si aun no han sido atendidos o si ya están siendo atendidos, o si no requieren respuesta (figura 2.6)


fig. 2.6 Indicadores con su significado

2 INGRESAR AL SISTEMA

2.1 Iniciar sesión

Para ingresar al sistema se debe contar con un navegador Web y una conexión a Internet. El sistema se encuentra ubicado en la siguiente dirección: http://sapp.uv.mx/hermes.

NOTA: Para una mejor experiencia al navegar por el sistema, se recomienda utilizar como navegador Web Internet Explorer 8.0 o superior.

Para acceder al sistema hay 2 maneras:

Fig. 1.1 Iniciar sesión con cuenta institucional

sapp.uv.mx/hermes


1) La primera opción es por medio de la cuenta de usuario institucional asignada, su contraseña y el dominio al cual pertenece (Xalapa, Veracruz, Coatza, Poza Rica, Orizaba) De esta forma, el sistema reconoce su identidad y le proporciona una sesión única e individual al sistema, donde el usuario puede realizar acciones que modifican la información de la correspondencia y revisar la misma. Una vez que se hayan capturado los datos correctos, presione INICIAR SESION para autenticarse en el sistema (véase la Figura 1.1).

Fig. 1.2 Iniciar sesión con número de folio

2) La segunda opción es por medio del número de folio específico. Esta opción se

utiliza para darle seguimiento a la correspondencia. Para ingresar al sistema como

un usuario invitado, debe presionar el botón de la segunda opción, escribir el

número de folio del documento (consulte la Figura 1.2) y presionar el botón

INICIAR SESION e inmediatamente podrá revisar el estado de algún documento en

particular. El sistema automáticamente le otorga una sesión de usuario donde

únicamente puede leer el estado del documento con el folio ingresado. Cuando se

accede al sistema de esta forma, no se puede modificar la información de la

correspondencia, únicamente se puede consultar.

2.2 Elementos del área de trabajo

Una vez dentro del sistema, se presenta una pantalla dividida en dos secciones para una mejor visualización y navegación (ver Figura 1.3). La primera de ellas es el menú izquierdo o menú de navegación y la segunda es el marco principal o el área de presentación de datos. A continuación, se detallan estos dos elementos del área de trabajo.


Fig. 1.3 Área de trabajo

1) Menú izquierdo Es donde se encuentran las opciones principales de navegación

del sistema. A partir de éstas se puede ir a los diferentes módulos con los que

cuenta el sistema. Las opciones que presenta son: Bandeja de entrada, Borradores,

Elementos en revisión, Elementos enviados, Carpetas y Estadísticas, estas serán

explicadas en el capítulo 3 pág. 19.

2) Marco principal Esta es el área de presentación de la información de la

correspondencia recibida o enviada dependiendo de la opción seleccionada en el

menú izquierdo, los elementos guardados en borrador, las gráficas estadísticas, las

opciones y/o contactos.

Dentro del marco principal se encuentran los siguientes elementos:

Encabezado que contiene el título de la opción seleccionada en el menú

izquierdo además de la cantidad de elementos que se encuentran

almacenados en dicha opción, como se muestra en la fig. 1.4

fig. 1.4 Encabezado

Menú principal (fig. 1.5) contiene las opciones principales para la creación

de correspondencia, las cuales serán detalladas en el capítulo 5 pág. 36.

fig. 1.5 Menú principal


Búsqueda para ubicar rápidamente un elemento dentro del sistema, ya sea

en la bandeja de entrada, elementos enviados o en alguna carpeta, puede

utilizar esta herramienta, primero deberá posicionarse en la carpeta donde

desea realizar la búsqueda y después dar clic en la flechita que está en la

siguiente figura:

Se abrirán las opciones de búsqueda como se puede ver en la figura 1.6

fig. 1.6 Opciones de búsqueda

Como puede observar cuenta con varias opciones para realizar la

búsqueda, debe dar clic en el cuadrito para activar la opción que desee.

Puede seleccionar más de una, teniendo cuidado de definir bien la

consulta.

En la primer caja de texto deberá escribir el dato que va a buscar y después

activar Resultados en, seleccionar en que parte

de la correspondencia quiere que se realice la

búsqueda, las opciones que contiene son:

También puede buscar por nombre de la persona a quien se

ha enviado la correspodencia o de quien lo envía, deberá

teclear el nombre que va a buscar ya sea completo o una

parte.

Además puede consultar por Estado

(indicadores) seleccionando una de las

opciones siguientes:


Otra opción de búsqueda es por Tipo de creación de la correspondencia ya

sea nueva o incorporada, más adelante se verán a detalle estos tipos.

Podrá buscar también por Estado de lectura, es decir, leídos o no leídos.

Y por último búsquedas por rango de

fechas, al dar clic en cada una de las

cajas de texto se abrirá el calendario, consulte el apartado 1.3 en la pág. 5,

ahí está explicado el uso de esta herramienta.

Una vez que definió los parámetros de enter o clic en la lupa para

realizar la búsqueda. Al concluir, los resultados encontrados aparecerán

en el listado y podrá consultar el documento con dar doble clic o con clic

derecho y la opción Abrir. La lupa cambia por una de clic en ella

para realizar otra búsqueda si desea o para cerrar la ventana.

Listado de correspondencia presenta la correspondencia dependiendo en

que carpeta se esté ubicado, recibida, enviada, borradores, en revisión o

almacenada en las carpetas creadas. Y puede ser de 2 formas:

1) Una línea

2) Varias líneas

A continuación se describirá que información contiene cada una de las

columnas de este listado:

Este ícono representa el status en el que se encuentra cada una de la

correspondencia, cada color es un indicador (ver listado de indicadores),

además si es un documento privado aparecerá un candado así:


Esta columna presentará la importancia o prioridad del documento, si es

normal estará vacío, si es baja muestra este símbolo y si es urgente .

Indica el tipo de correspondencia ya sea nueva o incorporada .

La cuarta columna es para especificar el tipo de documento (oficio ,

memorandum , tarjeta , otro ) y una breve descripción. Esta

descripción además indica si es un reenvío o una respuesta, en ese caso se

agrega una flechita azul para reenvíos o una morada si es respuesta:

Si en la correspondencia junto está una imagen de un clip, es señal de

que contiene adjunto un archivo, como en los correos electrónicos.

Contiene el nombre de la persona que envía la correspondencia.

A quien vá dirigida la correspondencia.

Dependencia a la que pertenece la persona que envía

el documento.

Dependencia a la que pertenece la persona a la que

se le envía el documento.

En esta columna se despliega el asunto del documento.

Se refiere al número de oficio capturado en la correspondencia.

Fecha de envío del documento.

Además al pasar el mouse en cada columna aparecerá un texto que le

indicará las características del documento.

Cuando llega una nueva correspondencia a la bandeja de entrada, ésta se

puede notar porque esta en negritas (no ha sido revisada) y las que no

estén en negritas quiere decir que ya fueron revisadas. Si está en azul es

porque ya fueron marcados como recibidos.


Al dar clic derecho en la correspondencia aparecerá un

menú con opciones para Abrir el documento, Marcar

como leído o recibido, Copiar el número de oficio y

copiar el folio.

Si el oficio ya está leído o recibido estas opciones desaparecerán del menú.

La opción Abrir le permitirá consultar el documento seleccionado (ver fig.

1.7). De igual manera, estando posicionado en el documento y al dar doble

clic abrirá una nueva ventana para la lectura del mismo.

Fig. 1.7 Lectura de documento

NOTA: Es importante recordar que cada que abra una ventana de lectura la

cierre al terminar, en los exploradores en la parte superior encontrará una X que

le permite cerrar dicha ventana. La ventana principal si deberá permanecer

abierta mientras esté en el sistema.


A continuación se describen algunas características que se pueden apreciar

al consultar el documento.

En la parte superior aparece un menú el cual trae opciones dependiendo

de la carpeta que esté seleccionada, si es en la bandeja de entrada son:

a) Dar Respuesta al documento.

b) Opción para Reenviar a otros usuarios.

c) Marcar como recibido (3)

d) Descargar una copia en Word

e) Visualizar / Ocultar el árbol del seguimiento del documento (1)

f) Enviar el documento a un destinatario de correo electrónico

a) Al elegir Responder se abre una ventana como la siguiente:

Fig. 1.8 Responder documento

La captura es parecida a la opción Crear una nueva correspondencia. La

diferencia es que aquí aparecen automáticamente algunos datos,

principalmente de la persona que le envió el documento original que será

a quien se responde (Para), el título en asunto, el archivo adjunto y

recuerde que el Folio será el mismo para el seguimiento.


En la parte inferior encontrará 2 opciones:

o Edición de documento es donde va a capturar su nuevo documento

de respuesta.

o Elemento origen le permite visualizar el documento que recibió y al

que dará respuesta.

Podrá enviar o guardar el documento según desee o regresar al

documento original.

b) Si elige Reenviar la pantalla será muy parecida a la anterior, pero esta

vez aparecerá el documento tal cual como el original (folio, asunto,

archivo adjunto, título, texto del cuerpo) excepto el destinatario. Así

como el anterior en la parte inferior tiene las opciones Edición de

documento y Elemento origen.

fig. 1.9 Reenviar documento

c) Todo documento nuevo que llegue a su bandeja de Entrada podrá ser

marcado con un sello, tal como se acostumbra a hacerlo en papel, para

identificar y hacer saber al remitente que su documento ha sido

recibido. El sello aparecerá al consultar el documento como lo muestra

la figura 1.7 en el punto 3


d) Si desea descargar una copia del documento original entre a la tercera

opción del menú. Le abrirá esta ventana donde pregunta si quiere abrir

o guardar el archivo.

e) El árbol de seguimiento le permitirá consultar el camino que ha llevado

el documento, y puede consultar uno a uno los oficios que se han

creado a partir de un mismo folio, sólo con dar clic en cada línea. Ver

fig. 1.7 Punto 1

f) Esta opción permite enviar el documento a un destinatario a través del

correo electrónico, al dar clic se abrirá esta ventana solicitando datos:

Si desea incluir el archivo adjunto de clic en el recuadro pequeño.

Si está en la carpeta de Borradores las acciones que puede realizar con el

documento abierto son las siguientes:

a) Para enviar el documento creado con anterioridad usar esta opción

b) Enviar a revisión con la segunda opción

c) Seguir guardando en borrador el documento

d) Borrar el documento abierto

e) Adjuntar archivo al documento


Al consultar un documento que recibió para que le de su VoBo, las

acciones que podrá ejecutar son:

a) Editar el documento para corregirlo

b) Reenviar el documento a otra persona

c) Marcar con VoBo el documento sin necesidad de editarlo

d) Descargar una copia en Word

e) Visualizar/Ocultar el seguimiento

f) Enviar a destinatario de correo electrónico

Al editar un documento que le llegó para revisión se abrirá una ventana

con el documento original así:

fig. 1.10 Editar documento

Aquí podrá modificar el texto del documento, observe que es similar el

formato a la captura de una nueva correspondencia. Edite el texto y al

terminar de corregir de clic en el ícono de Guardar esto hará que el

documento quede con la Marca de VoBo (fig. 1.11) , lo que le indicará al

remitente que ya ha sido revisado y corregido. Si elimina el documento no

sólo desaparecerá de su carpeta de Revisión sino que también

desaparecerá de la carpeta del usuario remitente.

fig. 1.11 Marca VoBo


Si el documento ya tiene la Marca al final, cuando lo consulte nuevamente

desaparecerán las opciones de Editar y de Marcar con VoBo.

Posteriormente el remitente (quien solicitó la revisión) puede Reenviar la

correspondencia a otro usuario o destinatario.

Si está en la carpeta de Elementos enviados las acciones son:

a) Reenviar el documento a otra persona

b) Descargar una copia en Word

c) Visualizar/Ocultar el seguimiento

d) Enviar a destinatario de correo electrónico

En el punto 2 de la fig. 1.7 (pág. 13) se muestra el archivo que trae

adjunto el documento, de un clic en el mismo para poder abrirlo,

aparecerá una pantalla donde pide confirmar el programa para abrir y

visualizar dicho archivo adjunto.

Los puntos 4 y 5 (fig. 1.7) son códigos o claves que permiten constatar

la veracidad del documento. El primero se denomina QR y el segundo es la

Firma Digital. Ambos se generan automáticamente en el sistema desde la

creación del documento y contienen información de los datos principales

del mismo, por medio de los cuales se podrá verificar su autenticidad.

Pie de página indica la cantidad de páginas en que se agrupó la

correspondencia en la opción seleccionada, la posición de la página actual

y la cantidad de elementos por página y total.

fig. 1.5 Pie de página

Para cambiar de página y ver los demás elementos, de clic en la flechita de

la lista desplegable que muestra la página en la que está posicionado

actualmente, le mostrará un listado con todas las páginas, seleccione la

página a la que desea ir.


3 MENU IZQUIERDO

Como ya se mencionó al inicio de este Manual, el menú izquierdo es donde se

encuentran las opciones principales de navegación del sistema. Aquí es donde se

presentan los usuarios que tenemos asignados, es decir, el titular y el (los) delegado(s).

Una persona delegada, es aquella persona que aparte de ver sus módulos con los que

cuenta para poder administrar su correspondencia, puede ver también la correspondencia

de otras personas y nos podremos dar cuenta porque en el menú izquierdo aparecerán

listadas dos ó más cuentas las cuales están agrupadas en primer orden por la persona

titular de la cuenta y enseguida por las personas delegadas (ver la Figura 3.1).

fig. 3.1 Menú izquierdo.

Para autorizar a un usuario que sea delegado y puedan consultar y/o crear

correspondencia a nuestro nombre, se deberán realizar unos pasos que están

puntualizados más adelante en el capítulo 4 Menú general, tema 4.4 Opciones.

Junto al nombre de cada una de las opciones entre paréntesis aparecerá un número

que se refiere a la correspondencia no leída.


Por cada usuario que tenga asignado en su cuenta (titular y delegados) aparecerán las

mismas carpetas en cada uno de ellos, excepto las que se hayan creado en el apartado 3.5

Carpetas, estas son:

3.1 Bandeja de entrada

Este apartado contiene toda la correspondencia recibida, si llega una nueva

correspondencia aquí es a donde llega y posteriormente podremos reubicarla o almacenarla en alguna carpeta. Esta correspondencia no podrá ser alterada, ni por quien la envía ni por quien la recibe, tal cual como la reciba es como se la enviaron.

3.2 Borradores

Almacena la correspondencia que fue creada pero no enviada, esto es, en lugar de

enviarla se le dio guardar, dicha correspondencia no llega al destinatario a quien está dirigida, se queda en su mismo buzón en este apartado. Posteriormente podrá ingresar a dicha correspondencia, abrirla, modificarla y ya que la tenga lista enviarla.

3.3 Elementos en revisión

Al crear una correspondencia puede elegir si desea que la revise alguna persona,

antes de enviarla al destinatario real. Los oficios que usted envía o recibe para revisión estarán guardados en esta carpeta. Consulte los pasos para la edición del documento en la página 17.

3.4 Elementos enviados

Aquí está la correspondencia que usted ha creado y enviado a los destinatarios especificados. Una vez que se envía la correspondencia ya no puede ser modificada, por tanto los oficios que encuentre en este apartado serán únicamente de consulta y para seguimiento.


3.5 Carpetas

La principal función de las carpetas es organizar adecuadamente la correspondencia

recibida o enviada, puede ser por fecha, año, mes o por dependencia o asunto según desee. Se recomienda que el nombre que asigne a la carpeta le permita identificar que correspondencia tiene ahí guardada.

Para poder visualizar todas las carpetas que tiene creada debe expandir el árbol junto

a la opción Carpetas. Si desea crear una nueva carpeta de clic derecho en la opción Carpetas como se

muestra en la figura 3.2 y seleccione la opción Nueva carpeta.

fig. 3.2 Nueva carpeta

Automáticamente en el sistema aparecerá la imagen de un folder amarillo con la

palabra Nueva carpeta remarcada, como se visualiza en la figura 3.3 , ahí escriba el nombre que le desee poner a la carpeta creada. Recuerde que el nombre de la carpeta debe estar relacionado con la correspondencia que va a almacenar en ella.

fig. 3.3 Carpeta creada

Una vez creada una carpeta es posible cambiarle el nombre, eliminarla u ocultarla (o

mostrarla). Para activar el menú con estas opciones seleccione la carpeta que desee y de clic derecho en ella, le aparecerá el menú de la fig. 3.4, seleccione la acción a realizar con la carpeta seleccionada (cambiar, eliminar, ocultar).

fig. 3.4 Menú carpetas


Las carpetas le permitirán tener organizada su correspondencia para una rápida ubicación cuando se desee, por lo mismo es necesario que mueva o reubique la correspondencia que reciba y/o la que envíe. Para realizar esto, seleccione la correspondencia a mover, y en la parte superior derecha justo abajo del menú general encontrará la opción

Al dar clic en la lista desplegable le aparecerá el listado de las carpetas que actualmente tiene creadas en su cuenta. Seleccione con un clic la carpeta a donde desea mover la correspondencia especificada y aparecerá un mensaje para confirmar la acción (fig. 3.5)

fig. 3.5 Mensaje de confirmación

También es posible crear subcarpetas, esto es, carpetas dentro de carpetas así:

Al estar posicionado en una carpeta los documentos que contiene aparecerán del lado derecho, en el marco principal, pero podrá visualizar tanto elementos recibidos como enviados. En la parte superior derecha, debajo del listado desplegable de las carpetas, encontrará las opciones y entre paréntesis la cantidad de elementos que contiene cada una, de clic en la que desee consultar.

NOTA: Antes de eliminar una carpeta asegúrese que esté vacía, es decir, que no contenga

almacenada ninguna correspondencia.


3.6 Estadísticas

La función de esta opción es generar cuadros informativos con el total de la

correspondencia recibida y enviada, agrupada por los indicadores utilizados en el sistema, además de presentar gráficas estadísticas con porcentajes indicativos de los estatus.

Esta información contribuye a tener un panorama de la eficiencia con la que se están

realizando las actividades de administración y seguimiento de la correspondencia dentro del sistema, y a los directores o jefes le servirá para sacar conclusiones válidas y tomar decisiones razonables basadas en este análisis que permitan mejorar los procesos.

A continuación se presenta la imagen (3.6) de las estadísticas como se muestran en el

sistema. Es posible consultar la correspondencia que se encuentra en cada uno de los rubros de las estadísticas, sólo tiene que hacer clic en el indicador que desee, por ejemplo si desea consultar los elementos que están con el status Vencido sin respuesta de clic en ese indicador y le aparecerá el listado de la correspondencia con dicho status.

Directamente desde la opción Carpetas podrá encontrar TODOS los oficios o documentos que tenga en su cuenta, incluyendo los que se encuentran en la Bandeja de Entrada y demás carpetas creadas. Esto le permitirá buscar un documento sin saber la ubicación correcta del mismo.


fig. 3.6 Estadísticas


4 MENU GENERAL

El menú general (figura 4.1) se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la

pantalla, las opciones que se presentarán depende del nivel de acceso que tenga cada

usuario.

fig. 4.1 Menú general

NOTA: Es importante señalar, que algunas opciones están restringidas, no todos los perfiles de usuario podrán ver todas las opciones del Menú General.

4.1 Bitácora

Cada acción que realice el usuario dentro del sistema se va guardando en una

bitácora, con la finalidad de asegurar el buen uso del sistema. En esta opción se presenta el reporte con toda la información almacenada y es visible sólo para los administradores.

4.2 Usuarios

Esta opción presenta en primer lugar las áreas de trabajo que están registradas en el

sistema, si es necesario se pueden agregar o editar las áreas existentes. En segundo lugar se presenta un listado de los usuarios que pertenecen a cada una de

las áreas registradas, con sus datos generales. Desde aquí es posible agregar nuevos usuarios, modificar los datos de los existentes o incluso eliminar un usuario.

A esta opción únicamente tendrán acceso los administradores.

4.3 Correspondencia

Al dar clic en esta opción del menú podremos visualizar la pantalla del Área de trabajo

descrita en el punto 2.2 (pág. 8). Y es aquí donde podremos empezar a consultar la

correspondencia recibida, redactar nueva correspondencia, organizar u archivar en

carpetas la correspondencia y consultar los reportes gráficos generados.


4.4 Opciones

Al ingresar aquí del lado izquierdo le aparecerá un submenú con un listado de

opciones como lo muestra la figura 4.2. Las cuales se describirán a continuación:

fig. 4.2 Opciones

1) Datos personales

Este apartado (figura 4.3) automáticamente desplegará su información personal y

deberá verificar que estén correctos todos sus datos como son: el nombre

completo, área de trabajo, dependencia, puesto, correo y la dirección. Si realiza

algún cambio de clic en el botón Guardar que está en la parte superior izquierda,

posteriormente deberá confirmar que desea grabar los cambios.

fig. 4.3 Captura datos personales

Estos datos son los que saldrán automáticamente en la captura de la

correspondencia.


2) Listado de buzones

Los buzones son los repositorios que contendrán la correspondencia tanto del

titular como del(los) delegado(s). Cada buzón debe tener un nombre único pero

identificable o relacionado con el usuario que se asignará, ver figura 4.4 donde se

muestra la ventana con el listado de los buzones creados.

fig. 4.4 Listado de buzones

En primer lugar aparecerá el buzón del titular y posteriormente los delegados. Para

agregar un nuevo buzón de clic en el botón Agregar, se abrirá una ventanita como

lo muestra la figura 4.5, donde deberá especificar el nombre del nuevo buzón y dar

clic en el botón Aceptar para grabarlo.

fig. 4.5 Agregar buzón

Si desea cambiar el nombre de un buzón previamente creado, primero deberá

seleccionar el buzón de manera que quede remarcado en azul y posteriormente

dar clic en el botón Editar, al hacerlo se verá como la siguiente figura:


fig. 4.6 Editar buzón

Cambie el nombre por el que desee y de clic en el botón Aceptar.

También podrá eliminar un buzón, es necesario estar seguro de realizar esta

acción. Únicamente deberá seleccionar el buzón a borrar y dar clic en el botón

Quitar.

Antes de salir de este apartado y para asegurar que los cambios que realizó se

queden grabados en el sistema, debe dar clic en el botón Guardar que está

ubicado en el parte superior, exactamente arriba del sobre amarillo con el título

Listado de buzones.

3) Asignación de cuentas

Una vez creado el buzón, automáticamente aparecerá en pantalla en el menú

izquierdo con las carpetas creadas por default (bandeja de entrada, elementos

enviados, eliminados, en revisión, borradores), sin embargo estarán vacías, es

decir, aun no tendrán información o correspondencia porque no se ha asignado la

cuenta del usuario, ese paso se detallará en este punto.

Al ingresar a la opción Asignación de cuentas aparecerá una ventana como la

mostrada en la figura 4.7, del lado izquierdo aparecerá un listado con las cuentas

disponibles, esto es en el primer renglón su nombre y abajo los usuarios que ya le

han autorizado el acceso a su correspondencia. Si aun no aparece el usuario que

quiere asignar al buzón nuevo deberá solicitar a dicho usuario que le otorgue el

Permiso a su cuenta, descrito en el apartado 5 de esta sección.

NOTA: Es importante que realice la acción de Guardar antes de salir, de lo contrario no se

verán reflejados los cambios que haya efectuado.


fig. 4.7 Asignación de cuentas

En la parte derecha superior aparece una lista desplegable que contiene los

buzones creados en el punto 2. Primero aparece el suyo con el mismo nombre de

su cuenta, al dar clic en la flechita podrá visualizar los demás buzones creados, tal

como se muestra en la figura 4.8.

fig. 4.8 Seleccionar buzón

Abajo estará un segundo cuadro que contiene la cuenta de usuario asignada al

buzón seleccionado en la lista desplegable. Por cada buzón seleccionado en la lista,

la información en este cuadro irá cambiando y si el buzón es nuevo estará vacía.

Para asignar una cuenta de usuario a dicho buzón vacío, seleccione del lado

izquierdo la cuenta del usuario y de clic en el botón con la flecha >, así ese usuario

aparecerá en el cuadro de lista de cuentas en este buzón. Con estos pasos

realizados, la correspondencia de ese usuario ya aparecerá en el repositorio

(buzón) especificado.

NOTA: Se recomienda que cada buzón tenga asignada una sola cuenta de usuario, por

tanto si aparecen 2 o más usuarios en el segundo cuadro es preferible quitar el que esté de

más con la flecha <. Así la correspondencia estará bien organizada.


4) Apariencia

Desde aquí podemos configurar unas opciones (ver fig. 4.9) para modificar la

apariencia en el sistema, dichas opciones se detallan a continuación.

fig. 4.9 Apariencia del sistema.

Número de elementos mostrados por página:

En el marco principal se despliega un listado con la correspondencia

almacenada en cada una de las opciones (o carpetas) seleccionadas del

menú izquierdo, como se muestra en la fig. 4.10, y hasta abajo del marco

aparece el número de página donde se está posicionado.

fig. 4.10 Listado de correspondencia por página

Puede elegir que se visualicen 10, 20, 25, 30, 40 o 50 registros (o

documentos) en cada página.

En el listado de correspondencia mostrar cada documento usando varias

líneas:

La presentación del listado de correspondencia puede ser de dos maneras

de una sola línea o de varias, tal como se muestran en las figuras 4.11 y


4.12:

Fig. 4.11 Listado con 1 sola línea

Fig. 4.12 Listado con varias líneas

Agrupar el listado de correspondencia cuando se ordene por fecha:

Cuando se ordena el listado por fecha, si tiene marcada esta opción de

agrupar el listado entonces su listado se agrupará por fecha (hoy, ayer, la

semana pasada, hace dos semanas, etc.) como se observa en la figura 4.13.

Fig. 4.13 Listado agrupado al ordenar por fecha

Color del tema:

El diseño del sistema puede ser utilizando 2 colores por default está el

verde pero puede seleccionar el azul.

Recibir un correo electrónico al recibir elementos:

Especificar si desea o no recibir una notificación a su correo electrónico

cuando reciba correspondencia en el sistema. Esto es útil cuando no tiene

activa su sesión dentro del sistema.


5) Permitir acceso a mi cuenta

Para otorgar el acceso a su cuenta a otro usuario, esto es delegar sus funciones de

crear o consultar su correspondencia, deberá entrar a esta opción y se abrirá la

pantalla como se visualiza en la figura 4.14.

Fig. 4.14 Permitir acceso a su cuenta

En la primera caja de texto debe especificar la clave institucional o el nombre del

usuario al que otorgará el permiso, al momento de empezar a escribir se

desplegará un listado con los usuarios que coincidan con las letras escritas, así:

fig. 4.15 Buscar usuario

Si no encuentra en el listado el usuario que desea delegar, las razones pueden ser

1) porque no está capturando correctamente su clave o nombre, 2) porque ese

usuario no está dado de alta en el sistema. Corrobore la clave y si sigue sin

aparecer solicite que se agregue ese usuario al sistema con los datos que se

requieren (nombre completo, correo, departamento o área y puesto).

Ya que seleccionó al usuario deseado debe especificar que tipo de permiso quiere

otorgar, las opciones son 2 como se muestra en la siguiente imagen:


fig. 4.16 Permisos

Usuario normal: Con este permiso el delegado podrá leer su

correspondencia recibida, crear correspondencia a su nombre y modificar

elementos (recibido, revisado, borradores). Debe tener seguridad al otorgar

este permiso.

Revisor: El delegado únicamente podrá leer su correspondencia pero no

podrá contestar, ni crear, ni modificar ningún elemento.

Cuando ya seleccionó el permiso adecuado de clic en el botón

y el usuario ya aparecerá en el listado de abajo. De esta manera ya tendrá acceso

el delegado.

4.5 Contactos

Dentro del sistema es posible dar de alta usuarios que no pertenezcan a la Institución,

estos serán llamados Contactos, son externos y puede ser una persona o una empresa.

Cada usuario tendrá sus propios contactos a quienes desee enviar o de quien reciban

correspondencia. Al ingresar a la opción aparecerá una lista de los contactos previamente

creados así:

fig. 4.17 Listado de contactos


Si desea agregar un nuevo contacto de clic en el botón y se abrirá

una pantalla de captura, ver figura 4.18.

fig. 4.18 Nuevo contacto

Los datos que debe especificar del contacto son los siguientes:

Clave: Es una manera de identificar a cada contacto, es como la clave

institucional asignada a los usuarios. Debe asignar una clave que le permita

diferenciar un contacto de otro y que le sea identificable, por ejemplo la

primer letra del nombre y el apellido, o si es una empresa el nombre de la

empresa o RFC.

Nombre: Es el nombre completo del contacto si es persona y si es empresa la

razón social de la misma.

Email: Correo electrónico del nuevo contacto.

Institución: Si es persona debe especificar a que empresa pertenece y si es

empresa aquí puede utilizar las siglas que la identifican, por ejemplo

BANAMEX, SEDESOL, etc.

Puesto: Puesto que ocupa la persona dentro de la Institución.

Una vez capturados todos los datos debe dar clic en el botón ubicado en

la parte superior izquierda.


Al guardar el sistema valida que todos los datos estén capturados, si falta alguno

mandará el mensaje Los campos marcados son obligatorios y le indicará con un recuadro

rojo cual es el dato que falta, como lo muestra la figura 4.19.

fig. 4.19 Validar datos

4.6 Cerrar Sesión

Al dar clic en esta opción saldrá del sistema, es importante verifique que todas las

ventanas abiertas de lectura hayan sido cerradas antes de cerrar sesión.


5 MENU PRINCIPAL

El menú principal (fig. 5.1) es el que contiene, entre otras opciones, la principal

para crear correspondencia. La siguiente figura muestra todas las opciones, las cuales se

detallarán a continuación.

Fig. 5.1 Menú principal

5.1 Crear correspondencia

Para iniciar la captura de una correspondencia puede dar clic directamente en la

opción o dar clic en Más opciones para ver el submenú fig. 5.2 y seleccionar la opción Crear correspondencia.

fig. 5.2 Submenú Nuevo

La siguiente pantalla (5.3) muestra el formato de captura para una nueva correspondencia, como puede darse cuenta es muy parecido a cuando crea un nuevo correo. Los datos a llenar se describen a continuación.


Fig. 5.3 Nueva correspondencia

Folio: Ubicado del lado derecho, este folio lo asigna automáticamente el sistema y es para identificar la correspondencia y poder generar el seguimiento. Cada que cree un nuevo oficio generará un nuevo folio, al contestar un oficio el folio que utilizará será el mismo que el que trae el oficio original, esto es, el que responderá. De: Seleccione de la lista desplegable la persona que va a enviar la correspondencia, puede ser el usuario titular o a nombre del delegado. Para: Escriba la clave, apellido o nombre de la persona a la que va dirigida la correspondencia, al empezar a escribir se desplegará una lista con las ocurrencias que coincida con las letras que vaya escribiendo. En este listado aparecerán los usuarios del sistema (que estén dados de alta) o los contactos que el titular haya creado. Seleccione el que desee.

fig. 5.4 Listado destinatario

Una vez seleccionado a quien va dirigido el oficio, aparecerá el nombre, puede especificar más destinatarios en la caja que aparece abajo del Para, el proceso es el mismo y se valida que no haya repetidos. Cada destinatario estará separado por un punto y coma (;) al


posicionarse en cada uno puede cambiar el cuerpo o texto del oficio y adecuar los datos por cada destinatario según desee. Del lado derecho verá una imagen que al dar clic eliminará del oficio al destinatario que tenga seleccionado.

CCP: En esta parte especifique los destinatarios a los cuales desea enviar copia del oficio original, si no desea enviar copia déjelo vacío. El proceso de captura es igual al del punto anterior. De igual manera si desea quitar un usuario del listado selecciónelo y de clic en la imagen de la derecha

Pueden ser una o más copias y en la parte inferior aparecerá cada una de ellas con una caja de texto donde podrá escribir información adicional.

Asunto: Breve descripción de lo que trata la correspondencia a crear.

Adjuntar: Para anexar un archivo a la correspondencia de clic en la palabra Adjuntar. También podrá realizarlo desde el ícono del clip que está en el menú superior. Y aparecerá esta ventanita:


fig. 5.5 Adjuntar archivo

De clic en el botón Examinar para buscar el archivo que desee adjuntar, se abrirá una ventana con el explorador de Windows para que se facilite la búsqueda. Al ubicar el archivo que desea adjuntar selecciónelo con doble clic para regresar a la misma figura 5.5 y de clic en el botón Adjuntar, de manera que el nombre del archivo aparezca en el recuadro de abajo. Si ya está seguro de que es el archivo de clic en el botón Cerrar y sino puede seleccionar el archivo y Quitarlo.

Al regresar a la pantalla de captura aparecerá el nombre del archivo en el apartado de Adjuntar.

Para continuar aparece un apartado de configuración con características que ayudarán a ir determinando el status de la correspondencia.

Requerir respuesta: Seleccione Si o No. Si desea respuesta automáticamente aparecerá el calendario con la fecha compromiso máxima para recibir la respuesta. Esta fecha será automática dependiendo del número de días máximo autorizados para cada dependencia.

NOTA: Sólo tiene permitido adjuntar archivos con formato JPG, GIF, BMP, PDF, PPT, PPTX, DOC,

DOCX, XLS, XLSX y TXT y de tamaño máximo 4 MB.


Importancia: La correspondencia puede clasificarse como Baja, Normal o Urgente, seleccione la que desee. Carácter: Puede especificar si su documento es de carácter Normal o Privado. Si selecciona Privado éste no podrá ser visualizado por nadie más que el titular y el (los) destinatario (s). Tipo de documento: Se pueden generar Oficios, Memorándums, Tarjeta, Circular, Invitación, Otros, seleccione el que desee y verifique como cambia el tamaño del formato de captura. Observe que al especificar quien envía y a quien va dirigido el documento el formato va ajustándose a los datos especificados en las opciones de arriba (fig. 5.6), nombre, departamento, dirección (lado izquierdo) son los datos que se capturaron en las Opciones, en Datos Personales. Es importante mencionar que este formato de la correspondencia se adapta a las especificaciones determinadas por la Coordinación de imagen institucional.

fig. 5.6 Formato captura correspondencia

Del lado derecho está una caja de texto donde debe capturar el folio o número interno del oficio asignado por su dependencia. Después inicie con el Saludo a la persona que va dirigido o puede quedar en blanco. Para capturar el texto del documento puede usar unas herramientas que le permitirán adecuar el formato como se maneja en Word, debe dar clic en la flecha que está indicada del lado derecho y se visualizarán las siguientes opciones:

NOTA: Los oficios Privados NO podrán ser consultados por los delegados con acceso a su cuenta.


Fig. 5.7a Herramientas formato texto del documento

Fig. 5.7b Activar corrector ortográfico

Cabe mencionar que el sistema cuenta con Autoguardado, el cual después de 2 minutos si ya empezó a capturar información el documento queda grabado automáticamente en borradores, si le da cerrar después podrá continuarlo. Si termina de capturarlo y lo envía entonces el documento guardado en borrador se eliminará. Al terminar de capturar su oficio tiene las siguientes opciones:

1) Enviar: Se envía directamente a la bandeja de entrada del (os) destinatario(s) y usted podrá consultarlo en sus elementos enviados.

2) Enviar a revisión: Solicita revisión o visto bueno (VoBo) del documento, por tanto estará en la carpeta de Elementos en revisión tanto del remitente como del destinatario.

3) Guardar: El documento queda grabado en la carpeta de Borradores del remitente, no se envía a nadie.

Al seleccionar alguna de estas 3 opciones la pantalla de captura se cerrará y regresará a la pantalla principal.

Dentro de las herramientas se incluye la opción para crear tablas (indicado en la fig. 5.7a) y el corrector ortográfico, el cual deberá activarse primero y posteriormente verificar que el Idioma esté en Español (Spanish).


5.2 Incorporar correspondencia

Desde esta opción es posible integrar al sistema la correspondencia que se reciba

de dependencias externas (fuera de la Universidad Veracruzana) para darle seguimiento interno, así como también integrar correspondencia interna (usuarios de la Universidad Veracruzana) recibida en papel y que no fue creada desde el sistema. Si desea incorporar el documento al Hermes para un mejor control del mismo, deberá antes que nada digitalizarlo para tener el archivo disponible y posteriormente ingresar a esta opción.

La pantalla principal es la siguiente:

Fig. 5.8 Incorporar correspondencia

En esta pantalla observe que contiene 2 pestañas a las cuales podrá ingresar con dar un clic en el nombre de cada una. La primera pestaña Incorporación cuenta con los siguientes datos: Folio: El número de folio se genera automáticamente por el sistema.

De: Debe especificar quien le envió el documento, recuerde que al comenzar a escribir se abrirá un listado con las opciones que coincidan con lo que ha escrito. Seleccione el deseado, si no lo encuentra puede solicitar al administrador sea dado de alta en el sistema o bien crear un contacto externo.


Observe que en el listado algunas personas aparecerán con (UV), otras con (SASC) y otras con (CONTACTO de usuario) esto quiere decir que las primeras (UV) son usuarios institucionales no registrados en el sistema, los (SASC) son usuarios institucionales si registrados en el sistema y los CONTACTO son los contactos externos que hayan sido creados.

Al seleccionar una cuenta los datos de Puesto y Dependencia se llenarán automáticamente. Para: Seleccione de la lista desplegable a quien ha sido enviado el documento que va a incorporar. Adjuntar: Deberá anexar el archivo que digitalizó al iniciar el proceso de Incorporación y que contiene el documento recibido. Pasos descritos anteriormente en el punto 5.1. Posteriormente vienen las opciones de configuración y seguimiento:

Fecha: Fecha del documento recibido.

Número: Número de folio interno que contiene el documento.

Tipo: Tipo del documento (oficio, memorándum, tarjeta informativa, circular, invitación, otro).

Importancia: Baja, normal o urgente.

Carácter: Normal o Privado.

Recibe: Nombre de la persona que recibió el documento, por default tiene el nombre del usuario titular.


Fecha recepción: Fecha en que se recibe el oficio.

Requerir respuesta: Si solicitan respuesta del documento recibido seleccione Si y especifique la fecha compromiso.

En el apartado del contenido capture el asunto y un resumen de lo que contiene el documento recibido y a incorporar.

La segunda pestaña: Reenviar a otros usuarios (fig. 5.9) nos permitirá como su nombre lo indica, reenviar a otros usuarios el documento recibido y digitalizado. Es idéntica a la captura de una correspondencia nueva y los datos que solicitan son los mismos. Sólo se añade el ícono de Pegar el cual permitirá copiar el texto capturado en el espacio del resumen en la Incorporación.

Fig. 5.9 Reenviar a otros usuarios

Al terminar de capturar el documento puede Enviarlo a los destinatarios o bien Guardar en borradores.


5.3 Nuevo contacto

Consulte en este manual, en el capítulo 4 Menú general el tema 4.5 Contactos en la

página 33.

5.4 Seleccionar documentos

Para seleccionar varios documentos o todos de clic en la opción elija si

quiere seleccionar todos los documentos de la página actual o todos los documentos de todas las páginas.

5.5 Actualizar

La opción permite actualizar la información que está presentada en la pantalla. Es como la opción F5 en el explorador de internet que refresca o actualiza la página que se está consultando. Si le enviaron algún documento nuevo se refresca o actualiza para que aparezca en el listado.

5.6 Panel de lectura

Esta opción con ícono permite visualizar un panel del lado derecho donde se muestra el contenido del documento seleccionado. Tal como se muestra en la figura 5.10. Y si está activo se oculta.


fig. 5.10 Panel de lectura

5.7 Una/Varias líneas

Esta característica permite al listado presentarse de 2 maneras: con una línea o con un poco más de detalles Varias líneas. De clic para visualizar la presentación en ambos casos y elija la que más le convenga.

Fig. 5.11 Listado con 1 sola línea

Fig. 5.12 Listado con varias líneas


5.8 Exportar listado a Excel

Permite exportar el listado que está en pantalla a Excel incluyendo otros datos

más. Es necesario que tenga instalado este programa de Microsoft Office para poder visualizarlo. Se abrirá una ventana donde le pregunte si desea abrir o guardar el archivo, seleccione y de clic en el botón Aceptar.

5.9 Exportar listado a PDF

También es posible exportar el listado de la correspondencia en la carpeta que desee a PDF, deberá posicionarse primero en la carpeta del menú izquierdo. Con esta opción tiene 2 maneras de exportar el listado con sólo texto o también podrá incluir las imágenes con los indicadores que se encuentran en las primeras columnas del listado.

Primero seleccione si desea abrir o guardar el archivo cuando se abra esta ventana:


5.10 Vista de impresión

Al dar clic en esta opción se abre otra ventana con el listado en formato de impresión, sin el menú general ni el principal, como lo muestra la figura 5.13:

Fig. 5.13 Listado en vista de impresión

5.11 Gráficos

Los 3 íconos siguientes al dar un clic en cualquiera, abren un panel arriba del listado donde se muestra una gráfica representativa con los porcentajes de la correspondencia recibida o enviada y con los indicadores utilizados en el sistema.

Aquí se muestra como aparecen cada una de las gráficas:

Fig. 5.14 Gráfico de barras vertical


Fig. 5.15 Gráfico de barras horizontal

Fig. 5.16 Gráfico de pastel

Para cerrar el panel de gráficos de clic en la barra que está entre la gráfica y el listado:

5.12 Ayuda

Este ícono abrirá el manual de ayuda del Sistema.

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