Proyectos -- Tema 4 1

- Asignatura de Proyectos 2010 –Planificación de proyectos y gestión de riesgos.

Javier Moral Tema IV– Proyectos 2010

Proyectos -- Tema 4 2

Objetivos – Tema IV

1. Entender los principales componentes del método PRINCE2:

1. Planificación2. Organización del

proyecto3. Análisis y gestión de

riesgos

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La importancia de la planificación

Es responsabilidad del Jefe de Proyecto planificar el proyecto. La mayoría de los Proyectos fracasan por una mala o insuficiente planificación.

Se desarrolla y documenta un desglose de tareasconfigurando lo que llamaremos plan de proyecto o definición lógica del proyecto.

El plan de proyecto se elabora al inicio del proyecto y permite al consejo de gestión tener una perspectiva superior.

Plan de Equipo

Plan de Proyecto

Planes de Equipo

Plan de FasePlan de FasePlan de Excepción

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La planificación

La planificación del proyecto consiste en definir

las metodologías de seguimiento y ejecución de las tareas, recursos humanos necesarios, recursos materiales o inversiones, Recursos financieros (disponibilidad, créditos, capital…) agenda de trabajo

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La definición lógica

La definición lógica es el cómo se va a realizar. El Jefe de Proyecto deberá:

Identificar las tareas del proyecto Hacer coincidir los planes de los subcontratistas y departamentos asignar los recursos

Para todo esto utilizará las herramientas de planificación (diagramas de Gantt y diagramas de red).

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Diagramas de red

Dos tipos de diagramas, aquellos que representan las actividades en flechas AF y los que representan las actividades en nodos AN.Asociados al “análisis del camino crítico” o Performance Evaluation and Review Technique PERT

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Diagramas de red II

Actividades en las flechas, representan la duración en las flechas que terminan en círculos o nodos que representan eventos o instantes concretos de tiempoActividades en nodos: se indica la actividad y su duración en un cuadrado y las flechas que los une nos dan la idea del encadenamiento de las tareas.

Los nodos que representan hitos tendrán duración 0 días.Duración

Hora de comienzo “como muy pronto” Hora de fin “como

muy pronto”

Tiempo flotante Hora de fin “como muy tarde”

Hora de comienzo “como muy tarde”

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Diagramas de red – Reglas de diseño

El diagrama se dibuja de izquierda a derecha y de arriba a abajo evitando cruzar las líneas.Los grupos de actividades paralelas deben comenzar y terminar con un hito que estaráasociado a un entregableNo debe haber bucles en la secuencia de actividades. Hay que asegurar que el flujo tiene lugar en una sola dirección..

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Diagramas de red – Tiempos

Tiempo flotante: es la diferencia entre el tiempo necesario para una actividad o grupo de actividades y el tiempo disponible. Camino crítico: es la secuencia de actividades que determina el tiempo total del proyecto, es el camino en el que obtengo el valor más alto al sumar los tiempos de duración de las tareas.

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Ejemplo

Comienzodelproyecto

1 0dlun 6/01/92 lun 6/01/92

Diseñarmesa

2 5dlun 6/01/92 vie 10/01/92

Calcularlamaderanecesaria3 1dlun 13/01/9 lun 13/01/9

Comprarherramientas

4 1dmar 14/01/9mar 14/01/9

Encargarmaderayesperar5 4dmar 14/01/9vie 17/01/92

Comprobarquellegabienelencargo7 1dlun 20/01/9 lun 20/01/9

PrepararTaller

6 2dmié 15/01/9jue 16/01/9 Marcary cortar

8 4dmar 21/01/9vie 24/01/92

Ensamblary pegar

9 2dlun 27/01/9 mar 28/01/9

Número de la tarea Fecha de

comienzoFecha de fin

Duración de la tarea

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Puntos críticos

Los puntos críticos para garantizar un efectivo seguimiento del proyecto son:

Los hitos a llevar a cabo y las fechasFechas críticas de llegada de los materialesPuntos en los que se debe definir la calidad de los resultadosPuntos en los que se hará una supervisión externa.

El diagrama nos ayudará a identificar los tiempos flotantes que se pueden utilizar para el reparto de la carga de trabajo y así conseguir un aumento de la productividad.El camino crítico nos da al referencia de duración del proyecto si hay varios caminos paralelos deberemos supervisar a partir de que retraso en las tareas de los caminos alternativos se conmutarán los caminos críticosy por tanto la duración del proyecto

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Diagrama de Gantt

Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin1 Comienzo del proyecto 0d lun 6/01/9 lun 6/01/9

2 Diseñar mesa 5d lun 6/01/9 vie 10/01/9

3 Calcular la madera necesa 1d lun 13/01/9 lun 13/01/9

4 Comprar herramientas 1d mar 14/01/9 mar 14/01/9

5 Encargar madera y espera 4d mar 14/01/9 vie 17/01/9

6 Preparar Taller 2d mié 15/01/9 jue 16/01/9

7 Comprobar que llega bien 1d lun 20/01/9 lun 20/01/9

8 Marcar y cortar 4d mar 21/01/9 vie 24/01/9

9 Ensamblar y pegar 2d lun 27/01/9 mar 28/01/9

10

11

12

13

14

6/01/92 8:00 AMJ V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M Jic '91 6 ene '92 13 ene '92 20 ene '92 27 en

Se obtiene al convertir toda la información del diagrama de red a una escala temporal. El eje vertical del diagrama corresponde a la lista de tareas y el horizontal es el tiempo. Permite tener en cuenta los día no laborables y permite ver de forma sencilla los retardos entre tareas, los solapes y los tiempos flotantes

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Distribución de recursos

Asignar recursos de forma efectiva, ajustar la calidad

La estimación para la realización de las diferentes tareas debe de ajustarse a la capacidad del personal destinado a su realización.

Asignar recursos pensando en el costeEn la estimación de costes, hay que tener en cuenta el que un equipo experto cuesta más que uno inexperto, lo cual justifica asignar actividades críticas a los primeros y actividades más largas y menos críticas a los segundos en las que se

formarán y adquirirán experiencia.

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Asignación de recursos

Asignar recursos para reducir el tiempo de algunas actividades supone:

cambiar la asignación de recursosincrementar el personal, lo cual aumentará los gastos de gestión de personalactualizar el material que se utiliza lo cual incrementará la productividadbajar la calidad de los resultados

Debemos ajustar nuestro modelo en estas tres coordenadas : reducir el tiempo, reducir el

coste, mejorar/ajustar la calidad

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La organización del proyecto

Definir cuál debe ser la estructura que mejor permite actuar al Jefe de Proyecto a través de los diferentes departamentos dentro de la organización.debe permitir actuar con la necesaria autoridad para resolver conflictos, gestionar la marcha del proyecto y cumplir los plazos objetivo.Es necesario un campaña de comunicación (presentaciones, documentos, páginas Web) que de a conocer esta organización

Gestión corporativa o de programa

Dirección de proyecto

Gestión diaria (Project Manager)

Gestión de equipos (Team Manager)

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La estructura organizativa

2 posibles modelos según las dependencias funcionales (de quien dependen para realizar las tareas del proyecto) y las dependencias jerárquicas (quién es la persona que les asigna el trabajo).

Jefe de Proyecto

Responsable Dpto. A

Responsable Dpto. B

Responsable Dpto. C

Empleados

La organización de proyecto en equipo, supone que la autoridad máxima recae en el Jefe de Proyecto, no existen líneas de mando ambiguas y existe una buena motivación de los participantes que entienden la estructura de gestión.

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La estructura organizativa II

La organización matricial de proyecto, en la cual los miembros de cada equipo informan de sus actividades a los gerentes de su empresa, aunque su dependencia funcional es el Jefe o Jefes de Proyecto. Esta organización es muy efectiva para disponer de personal muy especializado en diversos temas, de los que se dispone para abordar tareas concretas del Proyecto.

Gerente

Responsable Dpto. A

Responsable Dpto. B

Responsable Dpto. C

Empleados Empleados EmpleadosJefe de Proyecto 1

Con esta organización de pueden poner en marcha varios proyectos pequeños a la vez y asegura la motivación del personal que tienden a hacer carrera especializándose en su área de conocimiento.

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Ejemplos de estructura organizativa

El proyecto del desarrollo de un sistema de información tiene una estructura organizativa de equipo.El Jefe de proyecto coordina las aportaciones de los departamentos de diseño, sistemas y desarrollo.

Jefe de Proyecto

Departamento de sistemas Análisis funcional Desarrollo

Externalización deParte del desarrolloPartner tecnológico

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Ejemplos de estructura organizativa II

El proyecto vehículo adopta una estructura matricial para aprovechar la especialización de las direcciones de ingeniería e industrialización

Gerente de la empresa

Ingeniería de sistemas eléctricos Ingeniería de

Montaje vehículo Ingeniería Motor

División Diesel

Ingeniería de Carrocería y Pintura

División Gasolina

Dirección de Calidad

El grupo proyecto estará formado por un representante de cada dirección o Jefesde funciones elementales. Cada modelo de coche tendrá su Jefe de Proyecto y Hay un coordinador o Jefe de proyecto Gama.

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Análisis y gestión de riesgos

La gestión de riesgos se refiere a analizar la exposición del proyecto a los riesgos identificados, estudiar la probabilidad de que ocurran, su impacto y llevar a cabo acciones que mantengan esta exposición en niveles aceptables a un coste moderado.Para realizar esta gestión se necesita:

Tener acceso a información fiable sobre los riesgosQue el proceso de toma de decisiones esté sustentado por un marco de análisis y evaluación de riesgosQue se establezcan procesos para monitorizar los riesgosLa tolerancia a riesgos (importancia percibida por el JdP y el consejo) que depende de variables como:

el presupuesto, el impacto en la empresa, organización o programa, el impacto en el planning de proyecto.

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Por qué gestionar riesgos

Los proyectos conllevan cambios y los cambios llevan asociados riesgos.Hay que intentar que todos entiendan la necesidad de llevar a cabo una gestión efectiva de los riesgos. En la gestión de un proyecto es necesario contener y controlar los riesgos. El riesgo se caracteriza por la incertidumbre de ocurrencia ante una oportunidad positiva o una amenaza negativa.La balanza debe estar equilibrada entre la percepción de riesgos y el coste de las acciones que sirven para limitar esos riesgos.La gestión de riesgos es uno de los factores que mejor contribuye a conseguir los objetivos del negocio.

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El ciclo de la gestión de riesgos

Cada riesgo debe estar identificado y debe tener asignado un propietario que es el mejor situado para seguir y analizar el riesgo.Identificación de riesgos según las siguientes categorías :

Estratégicas / comercialesEconómica/ financieras/mercadoLegales/reguladorasOrganización/gestión /Recursos humanosPolíticasMedioambientalesTécnicas/operacionales/infraestructura

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Análisis: Evaluar, identificar y seleccionar

La evaluación la tenemos que llevar a cabo en términos de probabilidad de ocurrencia y en función del impacto que se medirá en tiempo, beneficio, calidad y recursos.Las acciones que se pueden proponer para afrontar un riesgo caen en 5 categorías:

Prevención: eliminar el riesgo haciendo cosas distintas.Reducción: tratar o controlar el riesgo reduciendo la probabilidad de ocurrencia o limitando el impacto. Transferencia: la gestión del riesgo se transfiere a una tercera parte. Aceptación: tolerar el riesgo.Contingencia: planificar y organizar acciones para cuando el riesgo identificado ocurre.

La selección se basa en valorar el correcto equilibrio entre el coste de llevar a cabo la acción y la probabilidad e impacto de la ocurrencia del riesgo identificado.

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Gestión: planificar, prever recursos, monitorizar e informar

Una vez decidida la acción a llevar a cabo es necesario establecer un plan de cargas:

Identificando la cantidad y tipo de recursos necesarios.Desarrollando un plan de acción a incluir en el plan de fase.conseguir la aprobación del consejo.

Deben existir mecanismos que permitan realizar un seguimiento de las acciones seleccionadas para hacer frente a los riesgos:

Chequeando que las acciones tienen el efecto esperado.Supervisando los signos previos que indican que los riesgos anunciados están sucediendoModelando tendencias y prediciendo riesgos potenciales y oportunidades