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Aspectos fundamentales de la Gestión de Proyectos MATERIAL DE LECTURA: Semana 3: ¿Cómo planificar el Proyecto?

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Proyecto

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  • Aspectos fundamentales de la Gestin de Proyectos

    MATERIAL DE LECTURA: Semana 3: Cmo planificar el Proyecto?

  • 2S E M A N A 3CMO PLANIFICAR EL PROYECTO?

    E l gerente del proyecto planificar los parmetros del alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto. El propsito principal con el que se realizan estas acciones y se ejecutan estos procesos seleccionados es el de determinar las definiciones bsicas y los puntos de referencia del proyecto.

    Adems de planificar los puntos de referencia del alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto, el gerente y el equipo del proyecto deben planificar los controles que ellos decidan aplicar para regular el proyecto. Por lo general se requieren controles para realizar un seguimiento bsico de los cambios (de los parmetros del alcance, el cronograma y el presupuesto). Otros controles, tales como la informacin de riesgos y de calidad, se utilizan con menor frecuencia en los proyectos pequeos y muchos profesionales los consideran opcionales.

    Algunas de las acciones que se realizan son las siguientes:

    Recabar los requisitos de los usuarios y los objetivos (alcance).Definir el alcance del proyecto (alcance).Definir los requisitos de recursos.Definir las actividades, la secuencia y el cronograma del proyecto (tiempo).Documentar el presupuesto del proyecto (costo).Definir los controles del proyecto.

    En el presente mdulo comenzaremos

    a enfocarnos en planificar el proyecto.

    Como podemos ver, hay varias pautas en

    la gestin de un proyecto. Durante este

    mdulo aprenderemos a planificar el

    conocimiento y las habilidades requeridas,

    al igual que a recabar todos los requisitos

    del proyecto que sean posibles.

    3. Cmo planificar el Proyecto?

    MDULO 5: Cmo planificar el Proyecto?

  • 3S E M A N A 3CMO PLANIFICAR EL PROYECTO?

    Al realizar la planificacin del proyecto realizars los siguientes tipos de tareas:

    Tareas de planificacin

    3. Cmo planificar el Proyecto?

    Evaluar los requisitos, las restricciones y los supuestos detallados del proyecto con los interesados para establecer los resultados del proyecto. Crear la estructura de desglose del trabajo (WBS, por su sigla en ingls) con el equipo analizando la composicin del alcance.

    Desarrollar un plan de presupuesto basado en el alcance del proyecto.

    Desarrollar un cronograma del presupuesto basado en la lnea temporal, el alcance y el plan de recursos del proyecto.

    Desarrollar un plan de gestin de recursos humanos mediante la definicin de roles y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto para crear una organizacin efectiva del proyecto.

    Desarrollar un plan de comunicaciones basado en la organizacin del proyecto.

    Desarrollar un plan de aprovisionamiento basado en el alcance y el cronograma del proyecto.

    Desarrollar un plan de gestin de la calidad basado en el alcance y los requisitos del proyecto para asegurar la calidad.

    Desarrollar un plan de gestin de cambios para definir cmo se manejarn las modificaciones a fin de garantizar su seguimiento y gestin.

    Desarrollar un plan de gestin del riesgo para manejar la incertidumbre durante el ciclo de vida del proyecto.

    Presentar el plan del proyecto a los interesados clave para obtener la aprobacin y ejecutar el proyecto.

  • 4S E M A N A 3CMO PLANIFICAR EL PROYECTO?

    3. Cmo planificar el Proyecto?

    Como gerente del proyecto que aplica los procesos de planificacin y realiza el trabajo en proyectos reales, se te requerir que poseas un profundo conocimiento en varias reas especficas de los proyectos, al igual que un amplio conocimiento de la gestin de proyectos en general. Al familiarizarte con estos conocimientos especficos, comprenders mejor cmo realizar la gestin del proyecto de manera efectiva.

    Al realizar la planificacin del proyecto, necesitars los siguientes tipos de conocimientos y habilidades:

    Tcnicas de recoleccin de requisitos. Herramientas y tcnicas de WBS. Tcnicas de estimacin de tiempo, presupuesto y costo. Tcnicas de gestin del alcance. Proceso de planificacin de los recursos. Tcnicas de gestin de la calidad, el riesgo y el cambio.

    Requisitos de conocimiento y habilidades para la planificacin

  • 5S E M A N A 3CMO PLANIFICAR EL PROYECTO?

    3. Cmo planificar el Proyecto?

    Los requisitos son las condiciones y las capacidades que se deben alcanzar durante la ejecucin del proyecto. Los requisitos se deben documentar con el detalle suficiente para poder medir el estado de avance del proyecto y determinar si se cumplieron o no los requisitos documentados.

    Las expectativas y los requisitos identificados se utilizarn en otros procesos, tales como la planificacin del alcance, el presupuesto y el cronograma, para asegurarse de que el proyecto est debidamente planificado y que cumpla las expectativas de los interesados.

    Hay muchas herramientas y tcnicas que se pueden utilizar para ayudar a facilitar la identificacin de los requisitos, tales como los grupos focales, los talleres, las sesiones de intercambio de ideas, el mapeo mental, las encuestas y la observacin, entre otros.

    Un producto clave de este proceso es la documentacin de los requisitos. La documentacin de los requisitos describe cmo los requisitos identificados satisfacen las necesidades empresariales del proyecto. Esta documentacin se suele elaborar de manera progresiva a medida que avanza el proyecto. Como parte de este proceso, se crea un plan de gestin de los requisitos. El plan de gestin de los requisitos define cmo se deben describir, monitorear y gestionar los requisitos durante el proyecto. Adems, hay una matriz de trazabilidad de requisitos que vincula cada requisito con los objetivos empresariales para garantizar que cada requisito est agregando valor al proyecto y a la organizacin. El xito del proyecto se ve influenciado de manera directa por la precisin y la exhaustividad con que se identifican todos los requisitos y las expectativas durante este proceso.

    Cmo recabar los requisitos?

  • 63. Cmo planificar el Proyecto?

    MDULO 6: Cmo planificar el proyecto? Parte 2

    En el presente mdulo continuaremos enfocndonos en planificar el proyecto. Como podemos ver, hay varias pautas en la gestin de un proyecto. Aprenderemos la documentacin del proceso en los lineamientos para recabar los requisitos.

    S E M A N A 3CMO PLANIFICAR EL PROYECTO?

    Durante el proceso de recabar los requisitos, se crean dos o tres documentos importantes. El gerente del proyecto debe crear lo siguiente:

    El plan de gestin de los requisitos. El/Los documento(s) de los requisitos. La matriz de trazabilidad de los requisitos.

    El plan de gestin de los requisitos tiene la finalidad de establecer cmo se gestionarn los requisitos definidos durante el ciclo de vida del proyecto. Los siguientes elementos se pueden incluir en el plan de gestin de los requisitos:

    Cmo se realizar el seguimiento de los requisitos. Quin realizar el seguimiento del estado y el avance de los requisitos. Cules sern los mecanismos y las frecuencias de informe para controlar el cumplimiento de los requisitos. Cmo se identificarn, gestionarn y aceptarn los cambios en los requisitos. A quin se le solicitar que proponga y apruebe los cambios en los requisitos.

    Los documentos de los requisitos sern nicos para cada rea de aplicacin y cada organizacin empresarial.En general, los requisitos del proyecto y del producto surgen cuando se identifican:

    Necesidades empresariales u objetivos estratgicos que se deban tratar. Objetivos empresariales especficos relacionados con los resultados del proyecto. Requisitos funcionales. Especificaciones tcnicas para alcanzar los requisitos funcionales. Requisitos no funcionales tales como los niveles de servicio, el desempeo, la seguridad o el soporte. Requisitos y especificaciones de calidad.

    Se puede desarrollar una matriz de trazabilidad de los requisitos que especifique dnde se originan los requisitos y adnde se conectan los requisitos a los fines del seguimiento del proyecto.

  • 7S E M A N A 3CMO PLANIFICAR EL PROYECTO?

    Cmo definir el alcance del proyecto (el trabajo que se debe realizar)?

    Cuando el gerente del proyecto crea una declaracin del alcance del proyecto, esta define los resultados del proyecto y el trabajo requerido para obtener dichos resultados.

    Durante la definicin del alcance, t y tu equipo parten de los principales resultados, supuestos y restricciones que se definieron durante la iniciacin del proyecto. Las necesidades y los deseos de los interesados, definidos en el documento de los requisitos, se analizan y se convierten en requisitos de trabajo en firme. Los supuestos y las restricciones se pueden analizar ms detenidamente y se puede solicitar la opinin de expertos en el tema.

    Es importante comprender que tu declaracin del alcance del proyecto servir para brindar un comn entendimiento del alcance del proyecto entre los interesados. La declaracin del alcance del proyecto se requiere para completar la planificacin detallada del proyecto. La lista de actividades y el cronograma del proyecto derivarn de la informacin clave que se documente en este proceso.

    Durante la ejecucin del proyecto, la declaracin original del alcance del proyecto se utilizar para guiar las decisiones. Cuando se aprueben cambios en el alcance del proyecto, se actualizar la declaracin del alcance del proyecto.

    3. Cmo planificar el Proyecto?

    TAREAS DE RECOLECCIN DE REQUISITOS

    La siguiente lista incluye las tareas comnmente asociadas con la recoleccin de los requisitos:

    Analizar la carta del proyecto y el registro de interesados.Definir los requisitos del proyecto y del producto.Programar y dirigir sesiones de recoleccin de requisitos (por ejemplo, entrevistas, talleres, etc.).Documentar los hallazgos de las sesiones de recoleccin de requisitos.Validar los requisitos/hallazgos con los interesados.Determinar el nivel de detalle necesario para la documentacin de los requisitos.Realizar una elaboracin progresiva para definir los requisitos ms detenidamente.Solicitar la aceptacin de la documentacin de los requisitos por parte de los interesados.

  • 8S E M A N A 3CMO PLANIFICAR EL PROYECTO?

    Al definir los elementos del alcance, hay dos categoras de alcance que se deben considerar:

    El alcance del proyecto: el trabajo que se debe realizar para entregar el producto.

    El alcance del producto: las caractersticas y funciones que caracterizan el producto o servicio.

    Adems, es importante reconocer algunas definiciones relacionadas con el alcance:

    Productos del trabajo: todo producto tangible del proyecto (inclusive los resultados). Resultados: productos especficos y definidos de inters para el cliente. Hitos: conjuntos de trabajo que, por lo general, se utilizan para medir el avance.

    La declaracin detallada y exhaustiva del alcance del proyecto es crtica para el xito del proyecto. La declaracin del alcance del proyecto es uno de los tres documentos requeridos que se deben definir para el proyecto. Los otros dos documentos requeridos son la carta del proyecto y el cronograma del proyecto.

    3. Cmo planificar el Proyecto?