asesorÍas de control interno

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN

Elaborado Por:

José Winser Garzón Tobaria

Revisado por:

Olga Lucia Zuluaga Alzate

Aprobado por:

Olga Lucia Zuluaga Alzate

Cargo: Asesor

Cargo: Asesor (Jefe de Oficina)

Cargo: Asesor (Jefe de Oficina)

ASESORÍAS DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO Código: P-CGR-02

Versión: 04

Fecha: 29/07/2011

Asesorías de Control Interno Página 2 de 7

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO............................................................................................................ 3

2. ALCANCE ......................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES................................................................................................. 3

4. NORMATIVIDAD.................................................................................................

5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 5

6. CONTENIDO..................................................................................................... 6

7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 7

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7

9. ANEXOS ............................................................................................................ 7


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1. OBJETO Brindar asesoría al Despacho del Gobernador y a las dependencias o unidades administrativas en materia de control interno y planes de mejoramiento, acorde con los requerimientos legales y manejando información clara, precisa y oportuna. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica en las asesorías de control interno, involucra la participación directa de la Oficina Asesora de Control Interno e indirectamente a todas las dependencias o unidades administrativas de la Administración Central Departamental. 3. DEFINICIONES 3.1 ASESORÍA Pronunciamiento escrito y/o verbal emitido por la Oficina Asesora de Control Interna en torno a la correspondencia con la legalidad o con la reglamentación vigente en la Entidad de una actuación presentada en una dependencia o unidad administrativa de la Administración Central del Departamento. 3.2 CLIENTE EXTERNO Está conformado por los usuarios de los servicios y proveedores de obras, bienes o servicios que eventual o permanentemente se relacionan contractualmente con la Entidad. Adicionalmente, corresponde a las instancias y organismos externos que ejercen apoyo, coordinación, control administrativo, fiscal, disciplinario y político sobre la entidad, se destacan entre otros: Asamblea Departamental, Contraloría General del Departamento, Entidades Descentralizadas del Nivel Nacional y Territorial, Presidencia de la República, Ministerios, Departamentos Administrativos, Entidades Descentralizadas del Nivel Nacional, Contaduría General de la Nación, Departamento Administrativo de la Función Pública, Departamento Nacional de Planeación, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Rama Jurisdiccional, Escuela Superior de Administración Publica - ESAP, Veedurías, Personerías.


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3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO Consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control Fiscal. Los planes de mejoramiento por proceso son el resultado de acuerdos entre el equipo de auditoría y cada unidad administrativa de la Entidad, en torno a la ejecución de acciones de mejoramiento para alcanzar metas concertadas. Los planes de mejoramiento individual son concertados por cada servidor público de la entidad con su inmediato superior jerárquico. 4. NORMATIVIDAD

1. Constitución Política de Colombia de 1991, artículos 209 y 289 2. Ley 42 de 1993, artículos 9, 18, Sobre la organización del sistema de

control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen 3. Ley 87 de 1993, artículos 1, 3, Por la cual se establecen normas para el

ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

4. Ley 489 de 1998, artículos 3,4. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones

5. Ley 734 de febrero 05 de 2002. Por el cual se dictan normas sobre Asuntos Disciplinarios

6. Ley 1474 de julio 12 de 2011. Por el cual se reglamenta el estatuto anticorrupción

7. Decreto 153 de 2001 articulo 4. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.

8. Decreto 1145 de 2006. (Departamento) 9. Decreto 1537 de 2001 articulo 4. Por el cual se reglamenta parcialmente la

Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.


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10. Decreto 1599 de 2005. MECI 1000:2005. Por el cual se adopta el Modelo

Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. 11. Decreto 2621 de 2006. Por el cual se modifica el Decreto 1599 de 2005

sobre el Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano. 12. Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Republica. Por la

cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación.

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Control de Gestión y Resultados. SUBPROCESO: Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Todos los procesos, Entidades Públicas, Territoriales, Nacionales, y la Comunidad. CLIENTE: Todos los procesos, Entidades Públicas, Territoriales, Nacionales y la Comunidad 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos

1. Inoportunidad en el suministro de la asesoria o información requerida. 2. Información insuficiente que impide el seguimiento a los planes de

mejoramiento. 3. Apatía y falta de compromiso en algunas áreas de la entidad, para atender

las sugerencias y recomendaciones realizadas por la oficina de control interno.

5.3.2 Puntos de control

1. Estableciendo fechas exactas para dar respuesta a la solicitud planteada. (Actividad 1)

2. Disponer de la información requerida para dar respuesta inmediata a la solicitud, analizándola en coadyuvancía con el equipo auditor y retroalimentando el proceso con el área solicitante. (Actividad 2 y 3).


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3. Analizar las recomendaciones propuestas conjuntamente con el señor

Gobernador y el área solicitante, fomentando la cultura de la autoevaluación y mejoramiento continuo. (Actividad 4)

6. CONTENIDO

No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO

1

Atender solicitudes de concepto, asesoría y/o presentación de informe de parte del Gobernador y de clientes internos o externos, estableciendo fechas exactas para dar efectiva respuesta a la solicitud.

Solicitudes atendidas y

programadas

Jefe de Control Interno

Equipo de trabajo Continuo

2

Elaborar y analizar concepto o información proyectada, con Equipo de Auditoría y complementar de ser necesario.

Concepto o informe

proyectado y analizado


Equipo de trabajo 5 días

3

Socializar informe conjuntamente con Gobernador y/o dependencia competente, en caso de requerirse, disponiendo los ajustes del caso.

Concepto o informe

socializado y analizado

Jefe de Control Interno 1 día

4

Disponer entrega de concepto o informe y sustentar a cliente interno o externo en caso de que se requiera.

Solicitud de concepto o

informe atendida

Jefe de Control Interno 1 día

5

Archivar copia del concepto o informe remitido dando cumplimiento a las normas de archivistica, para su posterior consulta.

Concepto y/o informe

archivado

Equipo de Auditoría 1 día


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7. REGISTROS DE CALIDAD

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN

FINAL

Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado

Tiempo de Retención Método

F-CGR-03 Acta de reunión


Equipo de Auditoría

Carpeta y Base de Datos

Consecutivo

Jefe de Control nterno

Equipo de Auditoría

2 años Archivo Central

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8.1 Metodologías DAFP, para la Evaluación del Sistema de Control Interno. 8.2 Plan de Desarrollo, Plan Indicativo, Planes de Acción. 8.3 Procesos y Procedimientos, Manual de Funciones y Competencias laborales,

Planes de Mejoramiento. 9. ANEXOS 9.1 F-CGR-03 Acta de reunión.

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