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Asamblea – Marzo 16 de 2013


Verificación del Quórum y Aprobación del Orden del Día.

Nombramiento de Presidente y Secretario de la reunión.

Nombramiento del Comité para la Verificación del Acta.

Estudio y Aprobación de Reglamento Interno para el Manejo de la Asamblea.

Informe de Gestión de Consejo, Comité de Convivencia y Administración.

Estudio y Aprobación de los Estados Financieros a Diciembre de 2012,

Elección de Revisor Fiscal con Cargo al Presupuesto o Ad Honorem.

Estudio y Aprobación del Presupuesto Vigencia 2013.

Estudio y Aprobación del Manual de Convivencia.

Proyectos Futuros

Elección de Consejo de Administración y Comité de Convivencia.

Proposiciones y Varios.

VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM Y APROBACIÓN DEL ORDEN

DEL DÍA.

NOMBRAMIENTO DE PRESIDENTE Y SECRETARIO

DE LA REUNIÓN.

NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ PARA LA

VERIFICACIÓN DEL ACTA.

ESTUDIO Y APROBACIÓN DE REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE LA ASAMBLEA.

GESTIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

2012 - 2013


Consejo Administrativo:

Estudio, Verificación y Elección del mejor proponente para el cargo de Administrador de la Unidad.

Finalización del contrato con la empresa RAPIASEO por no cumplimiento de expectativas y exigencias de la unidad, Contratación con la empresa SEGAL, la cual esta en periodo de prueba.

Estudio, verificación y Elección del mejor proponente para el cargo de Contador de la Unidad.



Apoyar a la Administración en la negociación con la compañía de seguridad FORTOX, obteniendo descuento de $10.000.000 sobre la facturación.

Apoyo a la gestión de cartera de copropietarios y en especial la posición frente a Jaramillo Mora.

Definición de necesidades prioritarias que requieren inversión: cerca eléctrica, circuito cerrado, zona de juegos, etc.



Contratación del Sistema de Seguridad (Cerca Eléctrica) :

Antes Ahora

Trabajo en ejecución



Mejorar condiciones del puesto de trabajo de los Guardas de Seguridad:

Antes Ahora Antes Ahora

Ahora Antes



Adecuación la oficina de administración con implementos básicos para su operación:

Antes

Foto Después

Ahora

Escritorio: Donado por el Copropietario de la Casa 41. Silla giratoria

Teléfono Computador Impresora



Análisis de los Ingresos y Egresos de la unidad para definir el valor a disminuir en la Cuota de Administración a partir del mes de Febrero/13.

Antes Ahora

GESTIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA

2012 - 2013

ACTIVIDADES REALIZADAS COMITÉ DE CONVIVENCIA

Decoración Navideña

- De 112 Casas, tan solo 42 Copropietarios aportaron para la decoración

Elaboración Manual de Convivencia

Organización del detalle para el día de la Mujer 08/03/2013


Mes Actividad Acciones Recursos

Marzo Día de la Mujer Enviar a cada casa un detalle de almendras y una tarjeta. (Actividad ejecutada).

Presupuesto de la Copropiedad.

Adecuación del salón de juegos

Venta de lechona (en la 1era asamblea). Presupuesto de la Copropiedad e ingresos por ventas.

Abril Día del niño Celebración recreativa y deportiva para niños y adolescentes hasta los 14 años. ( Yincana, Concursos)

Presupuesto de la Copropiedad y pago de inscripción

Mayo Día de la madre Enviar a cada casa una flor y una tarjeta Presupuesto de la Copropiedad

Junio Día del Padre Enviar a cada casa un chocolate y una tarjeta Presupuesto de la Copropiedad

Julio Día de la familia Peña Blanca Aniversario del conjunto, Kermes, actividades recreativas, bingo bailable.

Ingresos mixtos (Ventas, donaciones y presupuesto de la Copropiedad).

Agosto Vacaciones recreativas Talleres, charlas, actividades recreativas y deportivas

Pago de inscripción.

Septiembre Mejora de la zona de picnic Lunada del Día Amor y la Amistad (BBQ y Música en vivo)

Ingresos mixtos (Ventas, donaciones y presupuesto de la Copropiedad).

Octubre Día de los niños – Halloween. Fiesta para niños Fiesta para adultos

Presupuesto de la Copropiedad y pago de inscripción

Diciembre Fiestas navideñas Celebración de la novena por cuadras. Integración en el día de las velitas (alumbrado)

Presupuesto de la Copropiedad

PROGRAMACION ACTIVIDADES COMITÉ DE CONVIVENCIA

OBRAS DE MEJORAMIENTO Y ESTRATEGIAS PROPUESTAS

OBRAS DE MEJORAMIENTO

Adecuación del espacio múltiple (Club House primer piso)

Completar la cancha múltiple (encerramiento completo, segundo tablero de basquetbol, compra de balones propiedad del conjunto).

Mejora de los juegos infantiles en cuanto a suelo y cantidad, para que corresponda con el volumen de niños del conjunto residencial.

Mejora de la zona de picnic, construcción de kiosco y adecuación de mesa y sillas de picnic.

Zona de lectura para adultos, (mesas y sillas) se propone la terraza descubierta contigua al espacio del gimnasio.

Adecuación de la zona verde de la parte posterior del conjunto residencial (otro picnic, otro juego infantil o zona de lectura).

ESTRATEGIAS

Venta de alimentos en la asamblea y otras reuniones masivas.

Domingos de almuerzo: Venta de alimentos el último domingo del mes.

Noches de Bingo: actividad el segundo sábado del mes.

Evento Día de la Familia Peña Blanca

Evento Lunada del Día Amor y la Amistad.

Nevera venta de gaseosas.


COMITÉ DE CONVIVENCIA

Adecuación Zona Múltiple




NUEVO SALÓN DE JUEGOS


GESTIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

2012 - 2013


Administración

Empalme del servicio de administración con los señores de VRP Ingeniería Ltda. Compra de implementos básicos para la gestión administrativa. Inicio proceso de cobro de cartera pendiente

Valor total cartera vencida a Noviembre 2012 $ 28.439.690.oo Valor total cartera vencida a Febrero 2013 $ 20.649.526..oo

Envío cuentas vencidas a cobro jurídico. Requerimientos a la Constructora Jaramillo Mora Sensibilización en el tema de Convivencia entre los copropietarios. Apoyo y Seguimiento en el proceso de instalación del Sistema de Seguridad. Apoyo y Seguimiento a la nueva compañía de Aseo “SEGAL”. Revisión de la Póliza de Zonas Comunes. Compra de implementos necesarios para un mejor funcionamiento de la parte de seguridad.

ESTADOS FINANCIEROS 2012


RESUMEN FINANCIERO DIC. 2012


Estado de Cartera a Dic. 31/12

Cuotas pendientes de pago:

Se observa que la cartera se encuentra centralizada en 44 casa así:

• 68 Casas al día • 31 Casas con 2 cuotas pendientes de pago • 3 Casas con 3 cuotas pendientes de pago • 6 Casas con 4 cuotas pendientes de pago • 2 Casas con 6 cuotas pendientes de pago • 2 Casas con 7 cuotas pendientes de pago

Cuotas pendientes de pago

Nú

mero

de c

asas

39%

30%

19% 22%

TOTAL CARTERA $ 24.787.442 TOTAL CARTERA MORA $ 17.811.824

ELECCIÓN DE REVISOR FISCAL CON

CARGO AL PRESUPUESTO O

AD HONOREM.

PRESUPUESTO 2013

REGLAMENTO INTERNO DE CONVIVENCIA Y DE USO DE LOS

BIENES DE LA COPROPIEDAD


Manejo de Escombros: ARTICULO 117: Los sobrantes de materiales de construcción podrán ubicarse en los

parqueaderos, por un tiempo no superior a 5 días calendario.


Manejo de Animales domésticos:

ARTICULO 178: La Alcaldía de Santiago de Cali, reguló por medio del decreto 1068 de noviembre 30

del año 2000 la tenencia de mascotas, norma que entre otros aspectos, exige que los desechos de los animales sean recogidos por su amo, práctica que en todos los casos deberá ser por fuera del Conjunto residencial. Este artículo se fundamenta también en el artículo 108D de la Ley 746 de 2002.


Manejo de los Parqueaderos:

ARTICULO 136: Se prohíbe estacionar vehículos en parqueaderos diferentes a los asignados, o estacionarlos

de forma indebida e incorrecta ocupando de manera irregular (invadiendo) el parqueadero de su vecino u obstaculizando la apertura de las puertas de otros vehículos.


Manejo de los Parqueaderos:

ARTICULO 134: Los automóviles, motos o bicicletas no deben ser estacionados o dejados en las zonas de circulación ó en las áreas verdes o jardines de las zonas comunes. ARTICULO 143: Las bicicletas y motos deben parquearse adecuadamente dentro de la delimitación del parqueadero respectivo y con la seguridad necesaria para que impida su movilización por terceras personas. Si el número de vehículos (Automóviles, Motos, Bicicletas) exceden el espacio del parqueadero, el Residente debe buscar el arrendamiento de un segundo o tercer parqueadero.


Manejo de basuras:

ARTICULO 190: No se podrán dejar las bolsas de desperdicios de las casas en las canecas ubicadas en las zonas comunes, en los pasillos, parqueaderos, jardines o por fuera de la unidad técnica de basuras.


Manejo Salón Social:

ARTICULO 99: La solicitud de préstamo del salón social debe ser de forma escrita, como mínimo con 15 días de anticipación al evento, informando la hora de inicio y terminación y el número de invitados. ARTICULO 103: El horario de uso del Salón Social será: viernes, sábados o domingos en caso de lunes festivo hasta máximo las 2:00 a.m. y entre semana hasta máximo las 10:00 p.m., esto con el fin de respetar el descanso de todos los residentes y de los vecinos de Conjuntos cercanos


Manejo Jardines - Zona común uso

Exclusivo:

ARTICULO 64: Los antejardines de cada casa hacen parte de las zonas comunes de uso exclusivo. Pueden ser adornados de acuerdo al gusto de cada propietario, teniendo en cuenta que solo se podrá cercar por la planta “Duranta” y que ésta no supere 1 metro de altura; sin embargo, es importante observar que las plantas que se van a sembrar no vayan a ocasionar riesgos como: plagas, crecimiento de raíces que dañen el asfalto o las conexiones hidráulicas, eléctricas o de gas que pasan por cada casa, afecten la iluminación de casas vecinas, impidan el paso por los corredores, o sean plantas ilícitas. Para la siembra en ante jardines de arboles o plantas grandes que superen 1 metro de altura, se debe enviar primero notificación a la Administración para su aprobación o rechazo, de acuerdo a la investigación que se realice de dichas plantas. ARTICULO 65: El mantenimiento de los ante jardines de cada casa, corre por cuenta de su propietario y debe ser periódico para evitar el crecimiento de maleza que deteriore la imagen y la presentación del Conjunto. La Administración asumirá el mantenimiento de los antejardines que hayan sido abandonados y que estén generando riesgo de plagas y afectando la estética del Conjunto, el valor de dicho mantenimiento será cargado a la cuota de Administración de cada propietario.


Resultado Encuesta:


Conclusión Encuesta:

Aprobados los 227 Artículos expuestos en el Reglamento Interno de Convivencia y de Uso de los Bienes de la Copropiedad por la Asamblea General de la unidad Peñablanca.

PROYECTOS FUTUROS 2013


Adecuación Sala de Espera Portería Señalización Zonas Comunes Adecuación Área de Picnic Adecuación Cancha Múltiple Dotación Salón de Juegos Ampliación Zona de Juegos niños Dotación Gimnasio Encerramiento Salón Social (Se revisara inicialmente con Jaramillo Mora). Mantenimiento Fachada Casas Mejoramiento Zonas Verdes

Se aclara que estas propuestas no están contenidas en el presupuesto del 2013.

INTERVENTORIA ENTREGA ZONAS COMUNES


Aprobación cuota extra para pago Interventoria, según cotización adjunta

ETAPA DE RECIBO DE LA DOCUMENTACION Y VERIFICACION DEL

CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL, NORMAS Y

CALIDAD DE LA CONSTRUCCION DE INSTALACIONES FISICAS Y EQUIPOS DE

ACUERDO A PROMESAS DE COMPRA VENTA Y ESPECIFICACIONES

OFRECIDAS POR EL CONSTRUCTOR

ETAPA DE RECONOCIMIENTO FISICO

Esta etapa contempla la visita a la planta física, con el objeto de realizar una inspección

preliminar del inmueble a recibir, con el objeto de poder apreciar localización y

funcionamiento de la edificación, conformación de espacios, características de la

construcción, acabados y determinación del tipo de inmuebles que lo componen

ETAPA DE DETERMINACION DEL ALCANCE DE LA CONSULTORIA

etapa comprende la determinación del tipo de contrato a adelantar, las etapas en las que

se adelantará el proceso de recibo de las zonas comunes, la determinación de los

tiempos estimados para el proceso, valor de la consultoría y forma de pago de la misma.

1

2

3


Esta etapa comprende solicitar al constructor a través de la administración de la

copropiedad la información de licencias y aprobaciones de urbanismo y construcción con

sus actualizaciones, información técnica de planos, reglamento de propiedad horizontal

que le corresponde a la copropiedad con relación a la edificación adelantada con el objeto

de, cotejar el cumplimiento en obra de lo especificado en planos, memorias de calculo, y

diseños aprobados en lo referente a proyecto urbanístico, arquitectónico, estructural,

hidro sanitario eléctrico, telefónico y citofonía, análisis del cumplimiento de la licencia de

urbanismo, construcción, actas de vecindad, permiso de ventas, promesas de compra

venta, documentos técnicos de soporte tales como manzana catastral, levantamiento

topográfico, estudio de suelos etc.

4

3A

ETAPA ELABORACION DE INVENTARIO DE INCONSISTENCIAS Y SOLICITUD

DE CORRECCIONES AL CONSTRUCTOR

Una vez se haya organizado la información suministrada por el constructor de acuerdo a

un inventario elaborado por la empresa (Protocolo para recibo de zonas comunes), en la

que entregan los AZ que le corresponden a la organización de la información técnica, en

documento anexo se debe entregar un informe técnico en power point, indicando las

inconsistencias o falencias que presenta el proyecto de acuerdo a parámetros y normas

de construcción mínimas de obligatorio cumplimiento establecidas en los decretos,

acuerdos y normas (NSR 98, normas NTC, RETIE, acuerdo 20 de 1995 – Curaduria Of

de planeacion , etc), con el objeto de que en el proceso de acercamiento con el

constructor, éste, ajuste, corrija o indemnice a la copropiedad y se concluya en el

proceso de recibo de zonas comunes a través de actas escritas

ELECCIÓN DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y COMITÉ

DE CONVIVENCIA

PROPOSICIONES Y VARIOS

G R A C I A S

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