A manera de Introducción:

En este articulo se revisará inicialmente las concepciones mas actualizadas de la gerencia de proyectos así como también las herramientas gerenciales básicas que se deben manejar en los proyectos de ingeniería (de construcción y mantenimiento) y las técnicas gerenciales que, a través de las mejores prácticas han sido catalogadas como las mas efectivas en Latinoamérica; partiendo de la premisa que estas herramientas y técnicas gerenciales deben ser concebidas como un medio y no como un fin para la consecución de la clasificación de los proyectos: Exitosos y no exitosos, determinados de esta forma en función al cumplimiento o incumplimiento de las restricciones fundamentales del proyecto: Tiempo, Costo, Calidad, Alcance y Satisfacción de los interesados.

En el mismo orden de ideas se expondrá desde un sesgo muy particular a los factores diferenciadores de las empresas de ingeniería, sus tecnologías intangibles en cuanto a gerencia de proyectos, que constituyen activos de la organización: tecnologías gerenciales, de relaciones y alianzas, y de las tecnologías asociadas a la gente que conforman el potencial humano de la organización.

Una concepción mas profunda de la gerencia de proyectos que sobrepase los elementos básicos de procedimientos y herramientas gerenciales, es su interpretación como un factor que debe garantizar la supervivencia de las organizaciones.

La Gerencia de Proyectos: Perspectiva de Ciencia & Arte

La Gerencia de Proyectos en Venezuela

Lic. José de la Cruz Fuentes Bolívar Dr. En Ciencias Gerenciales

Septiembre 2013

Gerencia Proyectos Una concepción que va desde la ciencia y contrasta con el arte de su aplicación

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La GP como Disciplina Una disciplina flexible que tiene como guía principal el PMBOK (cuerpo de conocimiento de la GP)

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Aprender, Conocer y Saber Elementos que son fundamentales para garantizar el éxito del proyecto

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La razón de ser de las organizaciones es mantenerse competitiva en un mercado cambiante, que esté en capacidad de satisfacer las necesidades de los clientes a un costo racional y dentro de un cronograma establecido.

Todos estos elementos que se conocen a fondo con las restricciones de los proyectos, son los que permiten la supervivencia y competitividad de las organizaciones que se dedican a la ingeniería, construcción y de mantenimiento.

La Producción de un bien o servicio único.

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La aplicación de la disciplina de la gerencia de proyectos es uno de los medios para salir de las constantes crisis que se viven en los entornos cambiantes y dinámicos, que imprime cierto método, rigurosidad y lenguaje común entre los miembros del equipo de proyecto, así como también unos objetivos conocidos y claros que en esencia constituyen el alcance a ser consolidado.

Esta alineación de múltiples elementos interrelacionados concreta la posibilidad del crecimiento formal de los profesionales, de la organización y hasta de los grupos sociales. Es, por definición teórica la receta para definir y alcanzar los proyectos exitosos, encarando la viabilidad y conveniencia para ejecutarlos con éxito, formar grupos comprometidos con los objetivos trazados y de esta forma generar un progreso integral.

Según el PMI (2013): …^La gerencia de proyectos permite homogenizar el lenguaje y la forma de hacer las cosas, estableciendo los pasos a seguir y la documentación a utilizar en cada fase del proyecto, de forma tal de no omitir acciones importantes, tomar los recaudos necesarios y hacer al proyecto más previsible^.

El número de proyectos mal definidos, que atravesaron por un grupo de proceso de Iniciación y

La Gerencia de Proyectos como disciplina y medio de desarrollo de las organizaciones que tienen como esencia la ingeniería, la construcción y el mantenimiento.

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Planificación deficiente, que han sido abandonados y fracasados es grande; y de antemano es posible afirmar que muy pocos proyectos podrán catalogarse como exitosos si no se cuenta con un plan integral y no se ejecuta con disciplina. De igual forma es fundamental dejar de pensar y actuar. Dominar una disciplina reconocida mundialmente permitirá SABER -HACER, reduciendo la incertidumbre en la definición y ejecución de los proyectos.

El hecho de dominar esta disciplina avalada por la comunidad científica ayudará a enfrentar el nivel de complejidad existente hoy en día, donde el caos es lo habitual y el cambio es permanente, las interrelaciones son inmensas, por lo cual es vital aprender cosas nuevas. Sin embargo el hecho de aprender cosas nuevas debe estar regido por lineamientos claros que en el caso de la Gerencia de Proyectos, los establece el PMBOK (cuerpo de conocimiento de la gerencia de proyectos) y lo realiza mediante una ayuda cuantiosa para contrarrestar esos elementos habituales que se observan en los proyectos no exitosos, en los cuales es notorio observar que las personas INVENTAN lo que debe hacerse y estas acciones ocurren frecuentemente, quizás, porque no se conocen y dominan los procesos a seguir, porque no fueron entrenadas, o si lo fueron no los han aplicado.

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Dada la afección a violar las reglas, algunas personas son motivadas por otras a violarlas, quizás en la creencia de que trabajando por fuera de ellas se logrará mayor velocidad, mayor eficiencia. Comúnmente sí, se obtiene mayor velocidad, pero hacia el fracaso.

La ausencia de metodología lleva a inventar sobre la marcha, muchas veces en base a reacciones viscerales, más que en un análisis racional y objetivo. Al no disponer de una ruta clara y detallada, se termina con frecuencia transitando en círculos, perdiéndose y estrellándose contra un sinfín de obstáculos. El seguir esta modalidad no estructurada, lleva a resultados inestables e impredecibles pues las cosas muy raramente se ubican en su lugar por si mismas, por lo cual lograr los objetivos establecidos en el alcance del proyecto, implica necesariamente realizar acciones adecuadas para hacer bien las cosas.

Sin metodología, es improbable alcanzar los objetivos trazados ya que no se tiene la guía para las acciones y procesos que consecuentemente logran cumplir la esencia del proyecto.

No cumplir las normas y los procesos a seguir es una garantía hacia el fracaso.

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De Lo anteriormente descrito se basan las organizaciones con mayor numero de proyectos exitosos para afirmar que es necesario contar con un método para hacer las cosas, contar con un potencial humano capacitado y comprometido con la gerencia del proyecto y cuyo accionar debe estar necesariamente guiado por la metodología de la organización.

Esta metodología debe mantener como norte los elementos característicos fundamentales de los proyectos exitosos: Un enfoque único, de una sola vez, definido a través del correcto análisis de los interesados (steakholders) y de su alcance; un resultado final específico y único; un comienzo y un final; un cronograma para llevarlo acabo; un trabajo con un equipo de personas interfuncional y multidisciplinario; recursos limitados; una secuencia de actividades interdependientes y un determinado usuario de los resultados.

El proyecto es la búsqueda de una solución inteligente tendiente a resolver necesidades humanas, mediante la aplicación de secuencias lógicas y racionales de tareas, actividades y procesos mancomunados; por ello su formulación, evaluación y el proceso de toma de decisiones, se circunscriben a la medida y a las expectativas humanas. Por tal razón, el proyecto debe nacer de la reflexión ante una necesidad u oportunidad detectada; de la conexión o creación de ideas que permitan formular hipótesis que den una posibilidad para la acción: del querer comprobar conceptos materializados en una decisión o plan estratégico y de una acción que permita no solo satisfacer necesidades o aprovechar oportunidades sino también lograr la experiencia necesaria para mejorar continuamente nuestros procesos de supervivencia, mediante la adaptabilidad circunstancial al entorno.

Necesidad u Oportunidad.

Aprender, conocer y saber: Según U

rso (2004) aprender es adquirir nuevos conocimientos y cam

biar las formas de hacer las cosas, es correr

riesgos, es exponerse a cambiar lo que veníam

os haciendo, es reconocer que no sabemos. N

o es lo mism

o conocer que saber. Saber es tener la capacidad de aplicar los conocim

ientos en nuestro accionar, en nuestro comportam

iento

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Al hacer referencia a las herramientas gerenciales básicas es necesario definirlas como aquellas que se utilizan día a día en las organizaciones y de todos aquellos elementos estructurales sustantivos y de apoyo, que se utilizan en mayor o menor medida de acuerdo a su tamaño y al grado de madurez.

Entre algunas de las herramientas gerenciales con las que cuenta un gerente de proyecto para afrontar los retos que se le presentan, se pueden mencionar: Redes y sistemas; Elementos de planificación, seguimiento y control; Proceso de toma de decisiones; Controles y auditorias financieras; Gerencia de Cambios de alcance; Manejo de interrelaciones; Gerencia del Entorno.

En lo dedicado a las estrategias gerenciales de ejecución va directamente relacionado al desarrollo interno y/o transferencia tecnológica , experiencias y valor ganado de la organización, a través de la utilización sistemática, repetida y difundida de las lecciones aprendidas (PMI, 2013). Para esto el gerente de proyectos debe contar con: Plan de ejecución del proyecto; herramientas organizativas y de comunicación; Adaptabilidad a los medios externos; Procesos definidos de ejecución y coordinación; Sistemas de control y de aseguramiento de la calidad; Procedimientos y adiestramiento del potencial humano; Procedimientos del flujo de información…

Es necesario reflexionar que este nivel de madurez gerencial se basa en la estandarización y sistematización de procesos, sin menospreciar la estrategia de integrar los elementos que conforman la ejecución del proyecto, es decir, manejar la información y los procesos durante la vida del proyecto de forma interrelacionada e inteligente.

En cuanto a los elementos intangibles es consecuente mencionar que en los proyectos o alternativas de solución de problemas no solo se producen costos y beneficios asociados, vistos únicamente desde una óptica netamente capitalista o de negocio, sino que también producen un nivel de beneficios intangibles que en los cálculos de retornos de la inversión no están reflejados.

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Los beneficios intangibles son los que no pueden ser medidos o cuantificados dentro de un proyecto; es importante mencionar que estos deben ser tomados en cuenta ya que ellos pueden reflejarse de manera significativa en una organización cuando se optimiza un proceso o se ejecuta una acción en beneficio de la misma, en su operatividad así como en su productividad en el mediano o largo plazo. Esto puede contribuir a afianzar o crear bases sólidas así como apuntalar la estructura organizacional en la organización, orientándola hacia el éxito total.

Realmente la supervivencia y éxito de las organizaciones dependerá de la correcta interpretación, creación y desarrollo de estos elementos intangibles en la gerencia de proyectos, basados en la conformación y liderazgo de equipos de trabajos comprometidos, motivados, que cuenten con las herramientas y técnicas necesarias para consolidar como una estructura monolítica el fin último de la organización definidos en su misión, visión, objetivos estratégicos y su legado de normas; fundamentados en:

La anticipación y planificación, mas que programas; La creación de valor, mas que reducir y controlar costos; Liderizar y motivar, mas que supervisar; Crear lealtad, mas que disciplina; Eliminar el riesgo, más que transferirlo; hacer equipos mas que organizar.

Las organizaciones exitosas han aprendido que además de tener herramientas gerenciales y gerencias eficientes, es necesario que los proyectos sean motores de formación, desarrollo y oportunidad para las personas que la conforman y para las comunidades donde se desarrollan… No hay organizaciones exitosas en sociedades que fracasan.

Herramientas Gerenciales Básicas

Herramientas gerenciales

Estrategias Gerenciales de Ejecución

Intangibles de la Gerencia de Proyectos

Las organizaciones son un reflejo del nivel de madurez de las personas que la componen y de la sociedad en la que se encuentran y así como las personas pasan por unas etapas a los largo de sus vidas, las organizaciones van evolucionando y requieren de un acompañamiento para poder ascender progresivamente y de forma sostenible en el tiempo.