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Algunas reflexiones sobre los archivos del Consejo de la Judicatura Federal, de los Tribunales de Circuito y Juzgados de Distrito, como parte del
Sistema de Administración de Justicia
Aguascalientes, Septiembre 2009
¿Qué es el Consejo de la Judicatura Federal?
Es el órgano encargado de la administración, vigilancia y disciplina de los tribunales de Circuito y juzgados de Distrito, cuenta con independencia técnica, de gestión y en la emisión de sus resoluciones. Está facultado para expedir acuerdos generales que permitan el adecuado ejercicio de sus funciones.
El Archivo General del Consejo de la Judicatura Federal
En el cumplimiento de tales funciones, el Consejo ha generado una alta concentración de documentos, lo que generó el reto de modificar y establecer mejores prácticas de registro, archivo y control documental de todas las áreas del Consejo de la Judicatura Federal.
La normativa específica en la administración documental
Acuerdo 65/2006 que establece los lineamientos generales para la organización, conservación, custodia, guarda y destino final de los archivos de las unidades administrativas y órganos auxiliares.
Acuerdo 65/2006
Definición de términos (65).
Establece como responsables a los titulares de las unidades administrativas y órganos auxiliares (áreas administrativas) del adecuado manejo de sus archivos.
Acuerdo 65/2006
Instituye al Archivo General como el encargado de diseñar, desarrollar y poner en operación el Sistema de Administración Documental y sus procedimientos.
Adopta dentro del ciclo vital de los documentos, las etapas de archivo de trámite (a cargo de las áreas), del archivo de concentración e histórico (a cargo del Archivo General)
Define también los elementos que deben contener e identificar al expediente de archivo
Acuerdo 65/2006
Establece los tiempos de las vigencias de los documentos: administrativos, legales, contables, fiscales y técnicos.
TIPODE EXPEDIENTE TIEMPO DE CONSERVACIÓN FUNDAMENTO LEGAL
⇒ Fiscal (contados a partir de la fecha de presentación de la declaración)
⇒ Administrativo⇒ Técnico⇒ Inventarios de baja
documental⇒ Expediente clínico
5 años
Código Fiscal de la Federación
Acuerdo 65/2006
NOM 168 SSA 1-1998
⇒ Contable 6 años Acuerdo 65/2006
⇒ Legal⇒ Adquisiciones⇒ Obra pública⇒ Expediente en proceso
de responsabilidades
12 años Acuerdo 65/2006
Acuerdo 65/2006
Determina dentro de administración de los documentos el uso obligatorio de los instrumentos de control archivístico.
Da el mismo tratamiento a los documentos electrónicos o digitales que contengan valores documentales como los de soporte de papel
La normativa específica en la administración documental
Acuerdo 84/2008 del Pleno de la Judicatura Federal que establece las atribuciones de los órganos en materia de transparencia, así como los procedimientos de acceso a la información pública y protección de datos personales:
Señala los mecanismos de transparencia para garantizar el acceso a la información dentro y fuera del Consejo
Establece tratamiento especial de la información reservada o confidencial y la protección de datos personales
El diseño del Archivo General
El proyecto
En el diseño se consideraron estudios de crecimiento lineal de documentos generados por el Consejo, con la proyección de espacios suficientes para los próximos 20 años.
El diseño operativo del Archivo General
Oficinas administrativas.Recepción de cajas de archivos.Consulta de archivos.De trabajo para la revisión y digitalización.De resguardo temporal para documentos con señales de infesta por diversos vectores.De limpieza y desinfección.Site para servidores de cómputo.Resguardo de Archivo de Concentración y Archivo Histórico.
El diseño operativo del Archivo General
Los aspectos para la adecuación del inmueble de 2500 mt2 fueron:
Refuerzos estructuralesControl de temperatura y humedadEstantería de alta densidad para 10,000 metros lineales de archivos (en su primera etapa)
El diseño operativo del Archivo General
Sistemas de detección temprana y detectores fotoeléctricosSistema de extinción de incendios en todo el inmueble con gas FM200Cámaras de vigilanciaAccesos de control electrónicoSalida de emergencia
Aspectos de salud de los trabajadores de archivos
La Unidad de Archivo General como un área de desarrollo en materia documental, ha puesto un énfasis especial en la materia de salud para que todos aquellos documentalistas tengan el elemento más importante que se debe observar en el manejo de los documentos, esto es el conocimiento básico para el autocuidado y protección durante la manipulación de archivos documentales, pues la salud es un bien que integra el capital humano [1][…]
[1] Osorio, José Luis, Parra, Samuel, Guía para la salud de los trabajadores de archivos documentales: Aspectos generales, Consejo de la Judicatura Federal, 2008, México.
Conclusiones
Para la administración de los archivos del Consejo y de los órganos jurisdiccionales, las medidas para determinar y resguardar entre la gran cantidad de información aquella que puede ser relevante, exige una gran cantidad de recursos humanos, técnicos y materiales.
Conclusiones
La digitalización y sobre todo su carácter de validez, hacen efectivas las medidas para el tratamiento masivo de la información. La pregunta frecuente a qué es lo que se debe digitalizar, –en razón a su costo-beneficio– se responde con todo aquello que requiera tener un valor de prueba.
Conclusiones
Los archivos no pueden ser el trabajo de una sola área, es el quehacer concurrente de los órganos de gobierno, los administrativos, los jurisdiccionales y sobre todo quienes forman parte de ellos.
Conclusiones
Dejar de hacer en los archivos requiere a la postre de un mayor costo de transacción. Es el equivalente a postergar la obligación del trabajo, con los intereses laborales que esto implica.
Conclusiones
En la planeación presupuestal debe de estar presente que los archivos y los recursos que se requieren para su organización y conservación son parte del las funciones de los servidores públicos. La pregunta es cuánto importan.
Conclusiones
En todos los ámbitos, el trabajo de los responsables de los archivos, requiere de un trabajo excepcional para convencer de la importancia de los archivos, con proyectos claros, a quienes toman las decisiones. El principio de racionalidad es aplicable al proceso de planeación de los archivos.
Conclusiones
El tema de los aspectos de salud de los trabajadores de los archivos documentales, forma parte de las obligaciones que tienen la organización y requiere la consciente participación de quienes forman parte de ella.
