ARQUITECTURA DOCUMENTAL DE LAS CORTES DE CASTILLA Y LEÓN

David Martinez / Raúl CuestaServicio de Informática

Cortes de Castilla y León

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INDICE

• Los flujos documentales de las Cortes de Castilla y León desde una perspectiva Informática

• Arquitectura de Soporte a la gestión de la documentación

• Producción y Captura de Documentación

• Gestión Documental

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LOS FLUJOS DOCUMENTALES DEL PARLAMENTO

• El punto de vista del Sistema de Información de las CCyL está en los usuarios y sus herramientas

• Que hacen los usuarios:– Producen documentos– Colaboran con otros

usuarios• Envían documentos• Envían mensajes con la

finalización de su trabajo

VISION ARCHIVISTICA

Fondo Archivístico, SeriesUnidades Documentales Compuestas

ExpedientesUnidades Documentales SimplesDocumentos

Catálogo, Bibliotecas, ColecciónSitios

Directorio, Unidad, FicheroVideo, Word, PDF

VISION FÍSICA

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¿COMO PRODUCE DOCUMENTOS EL USUARIO?

• Cada documento que produce responde a una razón, por lo que cada documento tiene:– Edición del documento– Descripción del documento– Autoría del documento

• Cada Tipo de documento debe ser estudiado individualmente:– Identificación Única del documento, MetaDatos,

Trazabilidad, Versionado, Multi-vista (WEB, PDF, Intranet, …)

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¿QUÉ HACEMOS CON DOCUMENTOS NO PRODUCIDOS POR EL USUARIO?

• La llegada de documentos de fuentes externas, se comporta de igual manera:– Se realizan las copias y traslados

correspondientes

• Cada documento externo, debe ser caracterizado en un Tipo establecido, requiriéndose – Captura del documento– Identificación Única del documento, MetaDatos,

Trazabilidad, Multi-vista (WEB, PDF, Intranet, …)

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¿QUÉ HACE EL USUARIO CON LOS DOCUMENTOS?

• Colabora con el resto de los usuarios:– Publica sus documentos– Almacena los documentos– Envía documentos por correo– Notifica las evoluciones de sus trabajos

• Se han de establecer “procedimientos electrónicos” para habilitar las tareas anteriores, regulando los almacenes de esta documentación, estableciendo los mecanismos de publicación y de mensajería

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ARQUITECTURA DE SERVICIOS DE LAS CORTES

ECM – Documental

IDX – Autonomy Search

SGBD – Oracle

MSG – Exchange

Registro

Publicaciones

Organización

Tramitación

Sesiones

Grabaciones

Flora

Biblioteca

INTRANET– SharePoint

WEB – OpenCMS

Proyectos Ley

Personal

Administración

Prensa

Material

Actos y Eventos

…

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ARQUITECTURA PERSISTENTE DE LAS CORTES

PERS

ISTE

NCI

A ECM – Documental

IDX – Autonomy Search

SGBD – Oracle

MSG – Exchange

INTRANET– SharePoint

WEB – OpenCMS

Registro

Publicaciones

Organización

Tramitación

Sesiones

Grabaciones

Archivo

Biblioteca

Proyectos Ley

Personal

Administración

Prensa

Material

Actos y Eventos

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PRODUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN

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CAPTURA EN ORIGEN DE DOCUMENTACIÓN

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GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN

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GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN