archivo general de puerto rico

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© 2008. CINF 6400. Luisa Vigo-Cepeda Administración de Servicios de Información. Visión comparativa de una unidad de información en sus ambientes virtual y presencial: Ejercicio comparativo.

ARCHIVO GENERAL DE PUERTO RICO

VISIÓN COMPARATIVA EN SUS AMBIENTESVIRTUAL Y PRESENCIAL:

PRIMERA FASE PARA UN ESTUDIODE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

EJERCICIO COMPARATIVO

Por María A. Rodríguez FigueroaCorreo Electrónico: [email protected]

Director(a): Sra. Karin O. CardonaDirección física: Avenida Ponce de León # 500, Puerta de Tierra, San Juan, PRTeléfono: (787) 725-1060 Directora: (787) 724-2680 Fax: (787) 725-1685Página o Portal Web: http://www.icp.gobierno.pr/agp/

http://www.icp.gobierno.pr/agp/

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Correos electrónicos: [email protected]; [email protected]

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como objetivo el ejercicio comparativo de unaunidad de información en sus ambientes virtual y presencial: primera fase deun estudio de planificación estratégica. Desde estas perspectivas se analizan ydescriben los diferentes componentes de estos ambientes. De igual manera, sediscuten los conceptos de accesibilidad, disponibilidad y la técnica llamadaDAFO o SWOT. Ésta consiste en las Debilidades, Amenazas o Retos,Fortalezas y Oportunidades contenidas en el Plan Estratégico de unaorganización o institución.

mailto:[email protected]

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La unidad de información seleccionada fue el Archivo Generalde Puerto Rico. Ciertamente, el Archivo es la memoriacolectiva de los pueblos, por lo cual es de gran relevancia paraque todos nos comprometamos en conservar los documentosvaliosos de la historia y cultura de Puerto Rico.

El Archivo General cumple varios propósitos de carácter socio cultural yeducativo. Se trata de darle perpetuidad a los valores de un pueblo, a través dediferentes medios conservados por los Profesionales de la Información(Archiveros). Estas personas se convierten en custodios de nuestro PatrimonioHistórico Cultural. Permiten que generaciones futuras conozcan sus raíces ylas circunstancias que han conllevado a la formación como pueblo.

De esta manera, el Archivo General se transforma en un instrumento paraque los pueblos conozcan y honren su Patrimonio Histórico Cultural. En estesentido, se proyecta como el legado mayor de un pueblo a sus generaciones

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futuras. Es sentirse y percibir que pertenecemos a esta Tierra y formamosparte de las realidades históricas y socio culturales de los pueblos.

LA UNIDAD DE INFORMACIÓN

El Archivo General de Puerto Rico es una unidad deinformación de naturaleza pública (gubernamental). Deacuerdo a la información obtenida de su página electrónica, elmismo fue instituido a través de la Ley # 5 del 8 de diciembrede 1955, Ley de Administración de Documentos Públicos dePuerto Rico. El Archivo General está adscrito al Instituto deCultura Puertorriqueña. Su misión es recoger, custodiar,conservar y divulgar el patrimonio histórico documental deeste país. Está ubicado físicamente en la Avenida Ponce deLeón # 500, Puerta de Tierra, San Juan (Frente al Parque Muñoz Rivera). Endiciembre de 2008, el Archivo cumple 53 años de su fundación.

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El edificio fue originalmente construido en la década de 1860 para ser unhospital civil y una cárcel provincial. Se le conoció como la Cárcel de Puertade Tierra. Su arquitecto fue el Sr. Domingo Sesmero y los planos originalesfueron trazados en el 1896. La construcción del edificio fue basado en unmodelo europeo para instituciones de tratamiento de enfermos. En las entradasprincipales se identifica un tratamiento especial con columnas, frontónneoclásico y sencillo almohadillado. En su interior, se observaron unadistribución balanceada compuesta por pasillos amplios, escaleras, pisos enmármol y puertas en cristal. Hileras de ventanas en madera con arcos queabren hacia dentro y hacia la calle las mismas tienen cristal, dejando así laentrada al Sol para mayor iluminación. Durante el s. XX, fue utilizado por losniveles públicos y privados. Fue arreglado por el Instituto de CulturaPuertorriqueña y renovado en años recientes.

El Archivo cuenta con 80,000 pies cúbicos de documentos procedentes delas agencias del gobierno, corporaciones públicas y municipios. Sudocumentación data de 1732 a 1980. Los Fondos más consultados son:

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Fondo de Gobernadores Españoles (Capitanía General) (circa1797-1898)Fondo de Obras Publicas (circa 1800-1950)Fondo de Protocolos Notariales (circa 1751-1935)Fondo de Tribunales (1902-1988)

La Sala de Estudio y Referencia cuenta con aproximadamente 12cubículos amplios, con lámparas y sillas. Tiene un mostrador con un área dereserva de materiales para las personas que hayan solicitado documentos.Además, hay la disponibilidad de lápices, papel, solicitudes de pedido dedocumentos, opúsculos, boletín y propaganda de alguna actividad. Losrecursos físicos, también incluyen estanterías abiertas en madera. Se puedenllevar computadoras portátiles y cámaras fotográficas, pero no se puedeutilizar el flash.

La oficina de personal o de recursos humanos del Archivo está adscritabajo el Instituto de Cultura Puertorriqueña. Su personal se divide en

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administrativo y programático. Dentro del personal administrativo seencuentra la Directora o Archivera General de Puerto Rico, la Sra. Karin O.Cardona, el Archivero Supervisor el Sr. José A. Flores Rivera y el resto delpersonal administrativo, tales como secretarias, recepcionista y empleados demantenimiento. El personal programático lo constituyen los Archiveros I y II,voluntarios y personal contratado como asesores y webmaster.

La estructura organizacional del Archivo General consiste de: DirectorEjecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña, Archivero General,Archivero Supervisor, Especialista de Asuntos Culturales, AuxiliaresAdministrativos, Personal de Mantenimiento, Unidad de Evaluación yAdquisición, Ordenación y Descripción, Taller de Restauración, Sala deReferencia y Consulta, Archivo de Imágenes en Movimiento, Archivo deMúsica y Sonido, Archivo de Fotografía, Hemeroteca y Mapoteca.

El presupuesto, asignado al Archivo General para el año fiscal 2007 fue de$242,000.00, aproximadamente. Éste fue dividido en dos partidas: Asignación

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Legislativa con $122,000.00 y $120,000.00 del ICP para gastos defuncionamiento del Archivo.

En cuanto a los conceptos de accesibilidad y disponibilidad, no estáaccesible ni disponible en la estructura del edificio: la visión, misión, metas nila debida rotulación con los nombres del personal que allí labora. Estasituación también, ocurre en términos virtuales. Por otro lado, tiene acceso aescaleras y ascensores. En términos de su personal están muy accesibles ydisponibles para ayudar y brindar un servicio de calidad. Otro aspectoobservado fue la escasez de rotulación o identificación de las áreas dentro deledificio; por ejemplo no se observó el horario para el público.

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ÁREAS DE SERVICIOS

Los servicios que ofrece a nivel presencial consistenen:

Sala de Estudio y Referencia – El archiveroreferencista de turno le orientará acerca de losrecursos disponibles, le explicará el manejo de lasguías o inventarios y le informará sobre las reglasde la Sala de Estudio y Referencia.Consultas – Se atienden consultas de referencia a través del teléfono,facsímil, correo electrónico, cartas y visitas.Reserva – Esta área está destinada para disponer los recursossolicitados por un tiempo no mayor de cinco (5) días laborables. Encaso necesario y siempre que ningún otro usuario haya solicitado eldocumento en reserva, se concederán quince (15) días laborablesadicionales.

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Difusión – Se ofrecen opúsculos de las diferentes unidades,exhibiciones, boletín y anuncios de actividades.Red inalámbricaEn el portal de Internet – http://www.icp.gobierno.pr/agp/index.htmpueden solicitar los servicios del Archivo.Fotocopias – Por un precio módico se ofrecen copias simples ocertificadas a los usuarios sobre documentos para el reclamo dederechos de los ciudadanos.Reproducción – Se reproducen Imágenes en Movimiento en formatosBeta SP y VHS.

Por otro lado, los servicios a nivel virtual brindados consisten en: consultadel correo electrónico, envío de la hoja de solicitud del recurso que se desea yel acceso y disponibilidad a la Galería Virtual con la muestra de las diferentescolecciones.

UNIDADES Y COLECCIONES

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El Archivo General de Puerto Rico se compone de Unidades yColecciones. Las unidades a nivel presencial son:

Archivo de Imágenes en Movimiento (AIM) – Consta de 4,000 títulosen fílmicos y 2,000 videocintas aproximadamente. Fue producida poragencias de gobierno y productores independientes nacionales yextranjeros.

ColeccionesMirador Puertorriqueño – Esta colección cuenta con 50programas de actividades artísticas y entrevistas apersonalidades de las artes nacionales e internacionales.Administración de Fomento Económico – Cubre tomas como:inauguración de fábricas y obras del gobierno del Sr. Luis A.Ferré.Primaria del Archivo de Imágenes en Movimiento –Producciones de algunas agencias gubernamentales oprivadas. Se compone de 119 títulos de producciones

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depositadas en el Archivo General de Puerto Rico antes de lacreación del AIM.Instituto de Cultura Puertorriqueña – Incluye 80 películassobre las artes en Puerto Rico, actividades musicales y depromoción cultural en los pueblos.Municipio de San Juan – Muestra de las obras municipales yactividades auspiciadas por la alcaldía de San Juan durante laadministración de Felisa Rincón de Gautier. La constituyen32 títulos filmados durante los años 1950-1956. Kresto y Denia – Noticieros producidos por las firmaspuertorriqueñas Cine Productions y Noticiero Viguié.Consiste de 70 títulos, aproximadamente, desde las décadas de1950-1960.División de Educación de la Comunidad (DIVEDCO) –Contiene 112 títulos de producción cinematográfica de laDivisión de Cinema de la Comisión de Recreo y Deportes

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Públicos y de la División de Educación de la Comunidad delDepartamento de Instrucción Pública.Carteles – Custodia esta colección de carteles de películasproducidas por la DIVEDCO.

Archivo de Música y Sonido – Se compone de 12,000 a15,000 piezas musicales aproximadamente, de más de700 compositores y 10,000 grabaciones.

ColeccionesPartituras musicales (Jesús María Sanromán, MonserrateDeliz, Antonio Otero, Juan Morel Campos y Ramos Antonini,entre otros.)Particulares (Pepito “La Comba” y Tomás Milián, entre otros).Impresos musicales de casas editoras.Fondo ICP – Serie: Programas musicales de las décadas1967-1980.

Grabaciones

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Música popular de tríos, cuartetos y orquestas (1930-40).Música de Pedro Flores, Rafael Hernández y Davilita, entreotros.Reggaetón y Bachata dominicana.Acervo de Discos compactos.

Archivo de Fotografía – Su acervo consta de 150,000 registros defotografías y negativos. Esta unidad consta de varias colecciones quedestacan visualmente, el quehacer político, letras, artes y vidacotidiana de hombres y mujeres de nuestro Puerto Rico.

ColeccionesDepartamento de Instrucción Pública – Contiene imágenes de1940-1960.Felisa Rincón de Gautier – Fotos de su gestión administrativa,social y cultural como alcaldesa de San Juan. Son imágenes delos años 1947-1981.

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Archivo Fotográfico del ICP – Comprende los años1958-1980. Fotos de las actividades del ICP. Tieneaproximadamente 15,000 registros.Tarjetas Postales de Robert L. Junghanns y Alexander Stoesen– Esta colección muestra paisajes de los pueblos de PuertoRico. Incluyen imágenes de las arquitecturas de las plazas,fortificaciones, edificios públicos, carreteras, puentes ymedios de transportación. Las fechas aproximadas de estasreproducciones fotográficas son de 1898-1920.Particulares: Álbum de Vistas de San Juan de López Cepero yÁlbum de Puerto Rico de Feliciano Alonso.

Hemeroteca – Esta colección consta de 800 títulos deperiódicos y revistas de finales del Siglo XIX yprincipios del XX, procedentes en su mayoría de lacolección Robert L. Junghanns.

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Mapoteca – Contiene mapas y planos (Siglos XVIII hasta el primertercio del siglo XX) de colecciones privadas, fondos documentales deagencias gubernamentales y de reproducciones de originales dearchivos extranjeros.

Las diferentes unidades y colecciones que a nivel virtual conforman elArchivo General de Puerto Rico, están limitadas, por ahora, a la pequeñamuestra dentro de la Galería Virtual. No obstante, para el conocimiento detodos está disponible en línea la información acerca de cada unidad ocolección.

PRODUCTOS CON VALOR AÑADIDO

La Galería Virtual que posee el Archivo General de Puerto Rico en supágina en Internet, está en las primeras etapas de construcción. Actualmente,tienen disponible una pequeña muestra de lo que en el futuro cercano será laGalería Virtual. Está dividido en seis categorías: documentos, fotografías,

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música, cine, planos y tarjetas postales. También, la página tiene enlaces deasociaciones a las cuales el Archivo pertenece. De igual manera, están losdistintos inventarios que los usuarios pueden acceder desde la Internet. En elaspecto presencial, un producto de valor añadido, es el personal voluntario delArchivo.

MERCADEO DE SERVICIOS

El Archivo tiene varias actividades al año dentro y fuera de su localidad;un ejemplo de éstas son, las exhibiciones. Asimismo, el ICP lleva a cabo otroseventos, donde invita al personal del Archivo a dar a conocer sus servicios.También, se hace la actividad, “Adopta un Fondo”, para que cualquier personao institución ayude económicamente y promueva el Archivo. Igualmente, sepreparan opúsculos con las diferentes unidades e información general delArchivo, un boletín y hojas sueltas anunciando las actividades.

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Virtualmente hablando, el Archivo promociona su presencia a través de lasdiferentes asociaciones a las cuales pertenece como Institución. Por ejemplo: laAsociación Latinoamericana de Archivos – ALA – www.ala.or.cr; ConsejoInternacional de Archivos – CIA/CIA – www.ica.org y Caribbean RegionalBranch of the ICA – CARBICA – www.carbica.com, entre otras. También, sepromociona en su página electrónica los eventos y actividades que se llevan acabo.

CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES

A modo de conclusión, el Archivo General de Puerto Rico tiene comoaspecto fuerte la amabilidad, cordialidad y profesionalismo de sus empleados.El recurso humano es muy importante y valioso para que una organización oinstitución sea exitosa. De igual forma, otra de sus fortalezas es que soncustodios de diferentes documentos únicos acerca de Puerto Rico. En el nivelvirtual, considero muy importante el hecho que el Archivo ya tengacomenzado la digitalización de los documentos para tenerlos disponibles en

http://www.ala.or.cr

http://www.ica.org

http://www.carbica.com

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forma virtual. También, lo es la proyección global del PatrimonioHistórico-Cultural de Puerto Rico a través de su página electrónica.

Dentro de sus debilidades, se encuentran la escasez de presupuesto paramayor recurso humano y la carencia de la visión, misión, metas y recursohumano visible al público. En cuanto a la visión y metas, no se observó en susopúsculos el uso de estos términos de forma explícita; en su lugar, utilizan loestablecido en la Ley # 5 y el Instituto de Cultura Puertorriqueña. Sinembargo, sus diferentes opúsculos contiene la misión del Archivo. Por otrolado, a nivel virtual, estos criterios se encuentran en diferentes documentos yno hay una sección específica dentro de la página que indique los mismos. Elrecurso humano que labora en el Archivo, no es mencionado en la páginavirtual, dato que me llamó la atención. En estos momentos, el Archivo seencuentra en una veda electoral, porque estamos en año de elecciones y no sepuede publicar algún documento hasta que no se levante la veda. En esta erade la información sería muy relevante que el Archivo tuviese un espacio de

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referencia virtual a través del chat. Esto añadiría valor a la Institución y a lapágina electrónica.

Relacionado con las amenazas o retos, en el nivel presencial se encuentrala necesidad de fortalecer la digitalización de documentos y a nivel virtual, laactualización de su página electrónica. Una de las oportunidades es elfortalecimiento de consorcios con asociaciones profesionales y en el ámbitovirtual es dar a conocer el patrimonio histórico-cultural de Puerto Rico. Sonmuchos los retos que tiene el Archivo como toda institución que alberga elpatrimonio histórico documental de un pueblo. Me atrevería a decir que unode esos grandes retos es la concienciación del valor incalculable quecomprende el ser custodios del patrimonio histórico de un pueblo. Tenemos laresponsabilidad de ayudar a preservar y conservar los mismos con iniciativasque promuevan el conocimiento cada vez mayor de Puerto Rico y losofrecimientos del Archivo. Estas iniciativas pueden ser a través de diferentesmedios, por ejemplo: la prensa escrita, radial, televisiva, en otras palabras,hacer una campaña agresiva. Se necesita ejercer mayor liderazgo y creatividad

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en una campaña de este tipo, para que impacte en las esferas gubernamentalesy privadas de nuestro pueblo. Hay una frase que expresa “nadie ama lo que noconoce”. De ahí, entiendo que primero tenemos que conocer, luego amar, paraentonces dar a conocer y esa acción se traduzca en servicio.

Visitar el Archivo y tener la oportunidad de compartir con losarchiveros/as fue una experiencia única. Es como estar en un lugar sagrado.Es la maravilla de saber que tenemos una historia como pueblo y que lapodemos transmitir de una generación a otra. Apoyemos esta Institución desdela realidad de cada cual, aportando así, a la conservación y preservación delPatrimonio histórico-documental de Puerto Rico.

Para finalizar muestro, a través de la herramienta Cmaps, el MapaConceptual que detalla la página electrónica del Archivo General de PuertoRico. Para acceder al mismo pueden dar clic en:http://cmapspublic3.ihmc.us/servlet/SBReadResourceServlet?rid=1205378951853_667707277_3199&partName=htmltext

http://cmapspublic3.ihmc.us/servlet/SBReadResourceServlet?rid=1205378951853_667707277_3199&partName=htmltext

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REFERENCIAS

Blanco, J. A. (2004). Archivo General de Puerto Rico: Andanzas por losarchivos históricos de Puerto Rico 2004. Trabajo requisito para elcurso CINF 6400 – Administración de Servicios de Información, Dra.Luisa Vigo-Cepeda.

CmapTools. (2008). IHMC CmapTools version 4.16 for Windows.Recuperado el 13 de marzo de 2008, enhttp://cmap.ihmc.us/download/free_client.php?myPlat=Win

Flores, J. (s.f.). El rescate de los documentos municipales en Puerto Rico.Revista cibernética PReb. Recuperado el 31 de marzo de 2008 dehttp://preb.com/devisita/jflores.htm

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Instituto de Cultura Puertorriqueña. (2003). Archivo General de PuertoRico. Recuperado el 13 de marzo de 2008 dehttp://www.icp.gobierno.pr/agp/index.htm

Instituto Puertorriqueño de Arte y Cultura. (s.f.). Facilidades de salud –health care facilities. Recuperado el 4 de abril de 2008 dehttp://iprac.aspira.org/iprac_health.htm

Rivero, F. A. (2008). Análisis DAFO: de debilidades, amenazas,fortalezas y oportunidades… en las Pymes. Recuperado el 3 de abrilde 2008 dehttp://www.microsoft.com/spain/empresas/marketing/dafo.mspx

Siess, J. A. (2002). Strategic planning. Time management, planning andprioritization for librarians (pp. 121-157). Lanham, MD, EE. UU.:Scarecrow Press.

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