título ix archivo general de puerto rico
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Título IX Archivo General
de Puerto Rico de los
Protocolos Notariales
Artículos 69-70
Mónica Rivera Rivera
Prof. Gloria E. Saavedra
SOFI 4216 LB0
Archivo General de Puerto Rico de
los Protocolos Notariales
Vocabulario
Notario
Funcionario público autorizado para dar fe conforme
a las leyes.
Protocolo
Grupo ordenado de instrumentos públicos matrices,
otorgados por un notario durante un año natural.
Folio
Numerar los folios de un libro o cuaderno
Vocabulario (Continuación)
Guarismos
Cantidad expresada por medio de dos o más cifras
Escritura Matriz
Escritura original que el notario redacta
Firmada por otorgantes y testigos instrumentales
Autenticar
Autorizar o legalizar alguna cosa
Dar fe de la verdad de un hecho o documento con
autoridad legal
Vocabulario (Continuación)
Apertura del Protocolo
– Cuando comienza un año natural se inicia el
protocolo con una nota de apertura.
– Ésta se escribe en el folio del primer instrumento
público que el notario otorgue en el año natural.
– La notas de aperturas incluyen la firma, el signo,
la rúbrica y el sello del notario.
Vocabulario (Continuación)
Cierre del Protocolo
– Cuando finaliza el año natural se cierra el
protocolo.
– Para cerrarlo se escribe una nota en el último
folio de la última escritura matriz.
– Esta nota incluye:
el año del protocolo que se está cerrando
el número total de instrumentos públicos
otorgados durante ese año
el número total de folios que contiene
Vocabulario (Continuación)
La Numeración de los Folios
– Los instrumentos públicos llevan dos
numeraciones:
Una en el borde superior que corresponde a la del
protocolo
Otra en el borde inferior que corresponde a la del
instrumento individual
Vocabulario (Continuación)
El Índice de Contenido
– Una vez numerados los folios del protocolo y de
los instrumentos públicos se preparan un índice
de contenido:
los números de los instrumentos públicos en
orden consecutivo
el lugar y la fecha del otorgamiento
los nombres de los otorgantes
el objeto del instrumento
los números de los folios
Vocabulario (Continuación)
La Encuadernación
– El Artículo 52 de la Ley Notarial de Puerto Rico
dispone que para el tercer mes de cada año, los
protocolos del año anterior deben estar
encuadernados.
– El no hacerlo
‘’pone en riesgo la integridad y la conservación de
los instrumentos públicos y retrasar la inspección
notarial.
– Cuando el notario fallece, se retira o es
suspendido de la profesión
los protocolos otorgados hasta 60 años son
colocados y custodiados en el Archivo de Distrito.
Vocabulario (Continuación)
La Numeración de los Instrumentos Públicos
Los instrumentos públicos se numeran por
separado.
Los demás se numeran dependiendo del número
de folios que contengan.
El número se escribe debajo del rayado inferior del
papel y en guarismos
Se acostumbra ubicarlo en el centro de la línea de
escritura.
Vocabulario (Continuación)
La Numeración de los Instrumentos Públicos
– En el papel notarial rayado azul:
el cambio del largo del papel a 14’’
el margen estrecho debajo del rayado inferior
– En el papel legal genérico:
numerarse mediante las funciones de ‘’Page
Number’’ o ‘’Footer’’
Vocabulario (Continuación)
La Numeración del Protocolo
Dispone que las páginas del protocolo se numeren
el borde superior derecho y en guarismos
Ésta es la manera más sencilla de foliar el
protocolo
La numeración comienza por el número uno (1) y
sigue en número sucesivo hasta que termina el
año natural
Vocabulario (Continuación)
La Numeración del Protocolo
Se numera desde el primer folio de la primera
escritura hasta el último folio de la última escritura
del año
Incluye los anejos
No se recomienda numerar los anejos
Artículo 69 Archivo General de
Protocolos Contenido y funciones
Se autoriza el traslado de los Protocolos Notariales al
Archivo General de Puerto Rico.
El Archivo General de Puerto Rico será custodio de los
Protocolos Notariales.
Los protocolos que se refiere esta sección seguirán
siendo secretos de conformidad con lo dispuesto en
este Capítulo.
Artículo 69 Archivo General de
Protocolos Contenido y funciones
El Archivero Notarial del Distrito de San Juan queda
facultado, con exclusión de cualquier otro funcionario,
para expedir copias de las escrituras.
El Director de Inspección de Notaria podrá autorizar a
los notarios a que destruyan cualquier libro de
testimonios cuyo último testimonio tenga más de
treinta (30) años.
Artículo 70 Notarios Archiveros
Notarios Archiveros
Podrán ser corregidos disciplinariamente por iguales
causas y en la misma forma que pueden serlo los
notario
Sin menoscabo de lo dispuesto en el Código Penal
Referencia
http://www.lexjuris.com/notaria/lexleynota.htm
Rodríguez, M. (2010). Manual para la Preparación de
Docuementos Legales, Cuarta Edición.
