apuntes excel presentación - ser profesor hoy, ¡qué duro! · pdf...
TRANSCRIPT
Apuntes Excel Presentación
2
Índice
Índice ................................................................................................................. 2
Presentación ...................................................................................................... 3
Botón Office ....................................................................................................... 6
Ficha Inicio ....................................................................................................... 10
Apuntes Excel Presentación
3
Presentación
Como ya comentamos al ver el Word el año pasado, el Excel también se
encuentra en todas las versiones que ha habido del paquete ofimático
Office de Microsoft.
Un paquete ofimático también llamado suite ofimática, son un conjunto
de programas utilizados en oficina, cada uno de ellos orientados a
diferentes áreas de trabajo. Se utilizan para crear, modificar, organizar
o hacer lo que se nos ocurra con diferentes archivos. Al ser un conjunto
de programas sale más barato que si tuviéramos que comprar un
programa para cada tipo de trabajo.
Este año en el colegio vamos a trabajar el Office 2007, conocido como
Office 12 en su versión beta, mientras lo desarrollaban.
El Excel es una hoja de cálculo, es decir, un programa que nos ayuda a
trabajar con números y textos en forma de tabla, estos programas a su
vez están preparados para ayudarnos a hacer cálculos mediante el uso
de funciones y fórmulas que trae el programa de serie, también hace
mucho más sencillo el proceso de creación de gráficos a partir de estos
datos.
Una vez vistos los conceptos básicos previos vamos a ver la hoja de
trabajo del Excel, pero antes vamos a poner su icono para saber
identificarlo.
Apuntes Excel Presentación
4
El icono lo podremos encontrar allá donde hayamos puesto un acceso
directo, en la carpeta del Office y en dónde están todos los programas
de nuestro ordenador.
El botón de Office nos abre un desplegable con un montón de
opciones que ahora veremos.
La barra de herramientas de acceso rápido es configurable,
podemos cambiar los botones que aparecen allí, y nos facilita el uso de
algunas herramientas del Excel. Haciendo clic sobre ella la podemos
quitar, personalizar, cambiar de posición o hacer que se oculte la cinta
de opciones, si la cinta de opciones está oculta nos saldrá con un
delante si le volvemos a dar aparecerá de nuevo.
Las fichas, son cada uno de los diferente apartados en los que se
agrupan las funciones del Office, Excel en este caso. Para movernos
sobre ellas hay dos maneras, o bien dándole al botón o simplemente
colocándonos encima de la cinta de opciones y utilizando la rueda del
ratón, si avanzamos la rueda irá hacia la derecha si la retrocedemos a
la izquierda.
La barra de títulos nos informa de como se llama el archivo con el que
estamos trabajando y el programa que utilizamos.
La zona donde aparecen los diferentes iconos es la cinta de opciones.
La cinta de opciones puede estar mostrándose todo el rato, o hacer que
se oculte si no estamos utilizándola, para conseguir esto lo haremos
como hemos dicho antes desde la barra de acceso rápido, también lo
podemos hacer con el botón derecho encima de la zona de las fichas y
haremos clic sobre esa zona, para ello tenemos que hacer doble clic en
la zona de las fichas o volver a darle donde la hemos ocultado.
Esta cinta se divide en bloques, que tienen su nombre debajo, son un
conjunto de opciones destinadas a cierto tipo de trabajo. Estos bloques
pueden tener el indicador de cuadro de diálogo o no, si lo tienen al
hacer clic en ellos nos aparecerá un cuadro de diálogo dónde poder
configurar más cosas.
El cuadro de nombres puede indicarnos la celda en la que estamos, o
el nombre que le hayamos dado a un conjunto de celdas cuando las
tenemos todas elegidas, también desde aquí podremos definir grupos
de celdas.
Apuntes Excel Presentación
5
La barra de fórmulas nos indicará que hay en la celda, ya sea texto,
número o una fórmula.
La celda activa es aquella en la que estamos trabajando.
Las hojas de cálculos hemos visto antes que presentan los datos en
forma tabulada (de tabla), para ello tienen que tener diferentes
cuadros, estos cuadros se ordenan por filas y columnas, las filas van
en sentido horizontal y representadas por número, mientras que las
filas en sentido vertical representadas por letras. Esta versión del Excel
cuenta con 1048576 filas y 16384 columnas (XFD).
Hojas de trabajo, dónde podemos ver el nombre de las hojas de
cálculo de nuestro archivo.
La barra de estado que indicará diferentes cosas según lo que
hagamos.
La barra de herramientas de vista nos permitirá verlo más grande o
más pequeño, para ello es más sencillo utilizar el control y la ruleta del
ratón, para adelante aumenta, hacia atrás disminuye.
Para acabar decir que los archivos de Excel se llaman libros, ya que
pueden contener una o muchas hojas de cálculos, por eso a la hora de
guardar no pone hoja de cálculo 1, sino que lo llama libro1.
Apuntes Excel Presentación
6
Botón Office
El botón de Office viene a substituir en gran medida al antiguo menú
archivo. Desde aquí podremos crear un nuevo documento, abrir uno,
guardarlo, etc... También nos encontramos con opciones del programa.
Al hacer clic en el, nos despliega un menú dividido en dos partes, en la
parte izquierda tenemos las diferentes opciones y en la derecha los
últimos archivos que se han abierto. Si pasamos por encima de alguna
opción que tenga una flecha hacia la derecha cambiará la parte derecha
y aparecerán más opciones de lo que hayamos elegido.
Vemos que hace cada cosa.
El botón nuevo nos crea un libro nuevo, por defecto los libros nuevos
en Excel vienen con tres hojas de cálculo. Cuando le damos desde aquí
podemos elegir entre un documento en blanco típico o sino una plantilla
de las que trae instaladas el Excel o de las que podemos encontrar por
internet. Con Ctrl+U creamos directamente una hoja de Excel en
blanco.
Abrir nos permite localizar algún archivo de Excel y abrirlo con nuestro
ordenador. Se pueden abrir un montón de tipos de archivo con el Excel
la mayor parte de ellos archivos de hojas de cálculo. Ctrl+A.
Guardar guarda el trabajo que hemos realizado con el nombre que
tiene, si es la primera vez que guardamos un archivo nos aparecerá el
Apuntes Excel Presentación
7
cuadro de diálogo "Guardar como...". El método abreviado para guardar
es Ctrl+G.
En esta ventana le pondremos el nombre que queremos que tenga el
archivo así como el tipo de archivo que es, Excel nos permite guardar
como:
Libro de Excel (lo guarda en versión 2007, extensión xlsx)
Libro de Excel con marcos (xlsm)
Libro de Excel 97-2003 (compatibilidad con el antiguo, xls)
Datos (xml)
Plantilla de Excel (xltx)
Plantilla de Excel con marcos (xltm)
Plantilla de Excel 97-2003 (xlt)
Hoja de cálculo de OpenDocument (ods)
XPS formato que se puede abrir en cualquier ordenador para
imprimirlo aunque no tengamos ningún programa específico
Estos son los formatos más comunes.
Guardar como, nos muestras en la parte de la derecha unos cuantos
tipos de documentos, podemos elegir el que nos interese de la parte
derecha o directamente darle en el botón guardar como que nos abre el
cuadro de diálogo que acabamos de ver.
Imprimir, al hacer clic encima de él nos aparece el cuadro de diálogo
de imprimir, si sólo nos colocamos encima nos cambia toda la parte de
Apuntes Excel Presentación
8
la derecha, desde ahí podemos elegir entre tres opciones, imprimir que
abre el cuadro de diálogo, impresión rápida que lo manda a la
impresora que tengamos como predeterminada o visión de impresión
que nos muestra como saldría impreso el documento, nos marca donde
cambiará de hoja con unos puntitos.
Aquí podemos elegir entre las diferentes impresoras que tengamos
instaladas, nos indicará diferentes cosas de la impresora, como si está
haciendo algo, a que puerto está conectada y el comentario que tenga,
podemos modificar sus propiedades o buscar otra impresora.
El intervalo nos permite imprimir todas o sólo aquellas que nos interese.
El número de copias es cuantas veces va a imprimir el archivo, si
ponemos intercalar en lugar de imprimir todas las hojas iguales a la
vez, lo hará por bloques.
En imprimir podemos elegir que queremos que imprima, lo que tenemos
elegido, todo el libro (todas las hojas que tiene no sólo la que estamos
viendo), las hojas activas (aquellas dónde hay algo), tabla (imprimirá
una tabla que tengamos seleccionada), y omitir áreas de impresión se
saltará aquellas áreas de impresión que hemos especificado.
Vista previa para ver cómo queda, aceptar lo imprime y cancelar lo
detiene.
Preparar nos permite definir diferentes datos del documento,
finalizarlo, cifrarlo para que no lo puedan abrir, y otras opciones que no
nos harán falta (al menos por ahora).
Apuntes Excel Presentación
9
Enviar por correo electrónico o fax a alguien el archivo que hemos
hecho, para enviarlo por correo electrónico tendremos que tener
configurada la cuenta de Outlook, en tal caso nos aparece un cuadro de
diálogo qué es un nuevo documento y está adjuntado el archivo que
estamos usando.
Publicar nos permite hacer el documento público, para que otras
personas lo puedan ver y utilizarlo o trabajar con él, si alguna vez
hacemos público un documento no os olvidéis de guardar el original.
Cerrar nos cerrará el archivo que estamos utilizando.
Opciones de Excel, aquí nos encontraremos todas las configuraciones
del programa, que tipo de letra sale por defecto, como se mueve al
hacer clic en el enter, y muchas otras cosas, en principio esto no lo
tocaremos.
Salir de Excel cierra el programa si no hemos guardado el trabajo que
hemos hecho siempre nos preguntará si queremos guardar antes de
cerrar.
Apuntes Excel Presentación
10
Antes de empezar
Antes de empezar a ver los formatos vamos a ver rápidamente como
cambiar los anchos de columnas y altos de fila.
Las filas, las que van de lado y empiezan con el número, tienen alto. El
alto que viene por defecto es 15, si queremos que sean más grandes o
más finas, tenemos varias opciones:
La más rápida y sencilla, con el ratón pasando sobre la separación
de los números, la línea que hay entre ellos, cambiará el cursor y
ahora ya podemos hacerlo grande/pequeños, basta con apretar el
ratón y arrastrar.
Haciendo clic encima de cualquier número de fila, nos aparecerá
la opción “Alto de fila” y allí pondremos el tamaño que queramos.
Si queremos cambiar más de una a la vez, seleccionamos las que
queremos cambiar el alto y hacemos el paso anterior. Para
seleccionar más de una, hacemos clic en la primera del grupo y
sin soltar el ratón arrastramos hasta la última. Si son seguidas
también lo podemos hacer utilizando la tecla Shift elegimos la
primera fila que queremos cambiar el alto, apretamos el shift y la
última ya están todas elegidas. Si son alternas en lugar de shift,
utilizaremos el control, no lo soltaremos durante el proceso de
selección.
Con las columnas es lo mismo, hay que tener en cuenta que las
columnas son las verticales y su nombre está escrito con letras, por
defecto su ancho (que no alto) es de 10,71, los pasos para cambiar el
ancho son igual que antes pero en lugar de aparecernos “Alto de fila”
saldrá “Ancho de columna”.
Otra cosa que debemos saber antes de empezar es a nombrar nuestras
hojas de cálculo, añadir más, quitar las que no se usan, etcétera.
Aquí tenemos las hojas de trabajo. Tenemos las flechas de
desplazamiento para movernos entre las fichas que tenemos si es que
no se ven todas, los nombres de las hojas que tenemos y el botón para
añadir una hoja en blanco.
Apuntes Excel Presentación
11
Los botones de desplazamiento:
Muestra el nombre de la primera hoja de cálculo, sólo muestra
el nombre no la abre.
Muestra la anterior hoja.
Muestra la siguiente hoja.
Salta a mostrar la última hoja.
Para cambiar a diferente hoja basta con darle clic encima de la hoja a la
que queremos movernos.
Para añadir una nueva hoja simplemente hacer clic en el icono .
Otra manera de añadirlas es desde el botón “Insertar” en el bloque
“Celdas” de la ficha “Inicio”, pero no directamente en el botón, sino en
el desplegable donde pone “Insertar hoja”, si seleccionamos más de una
hoja a la vez utilizando la tecla shift, añadirá tantas como tengamos
seleccionadas.
Pero esto no se acaba así, tenemos más opciones. Al clicar en el botón
derecho encima de cualquier hoja de cálculo, nos encontramos con las
siguientes opciones:
La primera insertar, no es exactamente igual
que la de antes, no añade directamente la
hoja en blanco, nos pregunta que queremos
insertar. Podemos añadir una hoja de cálculo
en blanco, igual que las que tenemos, una
hoja de gráficos, para añadir alguno cuando
los hagamos. Hojas de macros, procesos
automáticos que si da tiempo analizaremos.
Para acabar hojas de diálogos para poder
preguntar cosas al usuario.
Eliminar nos quita una hoja de cálculo, también lo podemos hacer desde
“Eliminar hoja” que encontramos al darle a la flecha que hay hacia
abajo en “Eliminar” en el bloque “Celdas” de la ficha “Inicio”, igual que
he dicho antes, si lo hacéis con más de una seleccionada eliminará
todas las marcadas.
Cambiar nombre, nos pondrá el cursor en el nombre de la hoja de
cálculo y podremos escribir el nombre que nosotros queramos.
Apuntes Excel Presentación
12
Mover o copiar… nos permitirá mover la
hoja que tengamos marcada, la podemos
cambiar a otro libro en la primera parte del
cuadro de diálogo, o mover dentro del
mismo. Si queremos que haga una copia
habrá que marcar el cuadro que nos
aparece debajo, “Crear una copia”.
Ver código nos muestra todo lo que
hayamos hecho en Visual Basic en la hoja
actual.
Proteger hoja, nos permite poner una contraseña a la hoja seleccionada
y elegir que opciones pueden hacer aquellos que no pueden desproteger
la hoja. Sólo se bloquearán aquellas celdas que estén marcadas como
bloqueadas, más adelante veremos cómo modificar esto, en principio
todas lo están. Si la celda está bloqueada para poder utilizarla con todas
sus funcionalidades, tendremos que desbloquearla, se hace igual que la
hemos bloqueado, pero en lugar de proteger hoja pone desproteger
hoja.
Color de etiqueta cambia el color en el que está la etiqueta, podemos
ponerlo en cualquier color, por si tenemos un código de colores o algo
parecido.
Ocultar nos esconde la hoja seleccionada, para volver a verla le
tenemos que dar en cualquier otra hoja al botón derecho y en
aparecerá activo el botón mostrar, al darle nos enseñará los nombres
de las hojas ocultas y podremos volver a ponerlas visibles.
Y la última opción seleccionar todas las hojas, nos permite elegir todas
las hojas a la vez.
Apuntes Excel Presentación
13
Ficha Inicio
La ficha inicio se divide en siete bloques:
Portapapeles
Fuente
Alineación
Número
Estilos
Celdas
Modificar
Bloque portapapeles
Dentro del apartado portapapeles, a simple vista nos encontramos con
cuatro botones:
Cortar : con este primer botón aquello que tengamos
seleccionado pasará a estar en el portapapeles y lo dejaremos de
tener en el archivo. Pensemos en el portapapeles como una
carpeta abstracta dónde sólo puede haber una cosa.
Copiar : en cambio con este botón conseguiremos poner lo
que tenemos en el portapapeles pero sin dejar de tener lo
seleccionado en nuestro archivo.
Copiar formato : este botón nos servirá para copiar el formato
(tipo de letra, color, etc…) del texto que tengamos seleccionado,
luego tendremos que aplicárselo al texto u objeto que queramos
que tenga el mismo formato. Observar que al seleccionar copiar
formato nos cambia el cursor y nos sale una brocha con una línea,
tendremos que seleccionar todo lo que queramos que cambie.
Pegar : si le damos al botón pegar, insertará en nuestro
documento aquello que tengamos en el portapapeles, sea lo que
sea. Este botón vemos que tiene una flecha, que al darle se abre
un menú:
Apuntes Excel Presentación
14
El primero pegar, es como darle al botón,
simplemente nos inserta lo que tengamos en el
portapapeles, lo último que hayamos copiado.
También al copiar algún dato de Excel
podemos decidir si lo que se va a copiar es el
valor de la celda o la formula que hemos
utilizado en esa celda. Si queremos que se nos
copie con los bordes que hemos utilizado
nosotros o no. Transponer que hace que lo que
hemos copiado si es una serie de casilla en horizontal se pueda pegar
en vertical. Pegar vínculos para que nos añada enlaces a la celda/celdas
copiadas.
Pegado especial nos más opciones que ahora veremos.
Pegar como hipervínculo, nos inserta un enlace a alguna dirección web
o apartado del documento, después de buscar mucha información y dar
vueltas por diferentes manuales, tutoriales y webs, para esto es mejor
utilizar el apartado “Hipervínculo” del menú “Insertar”.
Y pegar “Como imagen”, que tiene más opciones. Copiar como imagen
que se puede copiar de dos maneras, como en la impresora que es
como saldría al imprimirlo o como en pantalla que es como lo estamos
viendo nosotros, además podemos elegir el formato como imagen o
como mapa de bits, la diferencia a simple vista no se nota. Pegar como
imagen pega aquello que tengamos en el portapapeles como si fuera
una imagen aunque sea texto o cualquier otra cosa. Y pegar vínculos de
imagen que nos crea el enlace a la imagen.
Cuando hacemos pegar, nos encontramos que nos sale una pequeña
imagen una pequeña , y al pasar por encima nos sale una flecha
con la que podemos desplegar diferentes opciones:
Estas opciones nos van a ser realmente útiles, la primera es que pegue
tal cual lo ha copiado, lo que hace siempre por defecto.
La segunda que cambie el formato de lo que estamos pegando para que
coincida con el del texto que tenemos, para que no se note que está
cogido de otro sitio.
Falta por explicar el apartado “Pegado especial” que tenemos en el
desplegable de pegar, nos encontramos que si tenemos algo copiado
nos saldrán diferentes opciones:
Apuntes Excel Presentación
15
De lo primero que nos daremos
cuenta es que en la parte izquierda
tenemos dos botones radiales, de
los cuáles siempre tiene que haber
uno seleccionado, el primero inserta
una copia de lo seleccionado, la
segunda nos hará un hipervínculo
para que salte hasta donde esté:
otro archivo, mismo archivo en otro
sitio, internet o lo que sea, marcando esta opción podemos poner que
aparezca como un icono, casilla que aparece a la derecha. Debajo de
todo tenemos “Resultado” dónde nos pone que conseguiremos con cada
opción. De las opciones que tenemos cuando seleccionamos pegar, no
difieren mucho de las que tenemos en el icono , pero tenemos
opciones nuevas. Hay dos posibilidades si tenemos texto podemos
hacer que aparezca como imagen en lugar de texto, como un objeto de
Word que es como un bloque de información o como formato RTF,
donde nos mantendrá las tablas y formatos de fuente. Si es una imagen
nos deja diferentes opciones relacionadas con la imagen, como
queremos que la pegue, formato, etcétera. Si lo que hemos copiado es
un hipervínculo también las opciones vuelven a cambiar basta con leer
el resultado y sabremos que nos va a hacer.
Para acabar este apartado nos encontramos con el indicador de cuadro
de diálogo de portapapeles. El cual nos mostrará lo que tenemos en el
portapapeles (un máximo de 24 elementos), al hacer clic en este botón
se añadirá automáticamente al portapapeles aquello que tengamos
copiado/cortado. Sirve para no tener que volver a copiar nada en un
rato o poder volver a pegar algo que hayamos utilizado hace no mucho
en cualquier momento. Si lo tenemos abierto, aquellos que copiemos
pasará a esta lista y en lugar de poder tener sólo una cosa copiada
podemos tener bastantes más. Basta con hacer clic encima de
cualquiera para pegarlo, al pasar por encima de un objeto saldrá una
flecha en la parte derecha, si pasamos sobre ella podremos pegar o
borrar ese elemento. Tenemos más opciones, los dos botones de arriba:
, con el nombre lo dice todo, pega todos los elementos
del portapapeles en el sitio donde tengamos colocado nuestro
cursor, el orden de pegado es inverso al orden en el portapapeles
porque en el portapapeles siempre estará más arriba lo último
que hayamos copiado/cortado.
Apuntes Excel Presentación
16
, vacía nuestro portapapeles dejándolo vacío de nuevo.
Para acabar las que tenemos en la parte inferior. Al hacer clic
vemos que tenemos 5 opciones:
La primera es para que el portapapeles se muestre
automáticamente al copiar cualquier cosa, no servirá si copiamos
con el botón derecho y copiar, tiene que ser con el botón de la
pestaña inicio o ctrl+c.
Con la segunda opción conseguimos mostrar este panel
simplemente con hacer como si copiásemos (ctrl+c) dos veces
seguidas.
Con la que pone recopilar sin mostrar el portapapeles de Office, lo
que hará será ir almacenando en nuestro portapapeles aunque no
lo hayamos abierto, así no machacará todo lo que hemos copiado,
sino que tendremos más de una imagen/texto para pegar.
La penúltima es para tener el icono del portapapeles en el área de
notificación de la barra de tareas (en la zona que tenemos el reloj
de Windows).
La última para que nos avise por aquella zona más o menos que
acabamos de copiar algo y lo ha puesto en el portapapeles.
Bloque fuente
Para dar formato al texto que escribimos empezaremos viendo un poco
el menú de inicio, dentro de este menú nos fijaremos en el segundo
apartado, FUENTE. Para el formato del texto tenemos diferentes
opciones, así a primera vista en el programa podemos ver diferentes
botones, vamos a ver para que sirve cada uno.
Este primer botón nos permite seleccionar
el tipo de letra, para hacerlo bastará darle al desplegable y
veremos todas los tipos de letra que tenemos instalados en
nuestro ordenador. Se puede hacer de dos maneras, antes de
empezar a escribir o con el texto ya escrito. La diferencia entre
una y otra es que si el texto ya está escrito vamos a ir viendo
cómo afectaría el cambio de tipo de letra al texto. Para encontrar
más rápido un tipo de letra si sabemos el nombre podemos ir
Apuntes Excel Presentación
17
escribiendo en el cuadro, y el nos irá poniendo en las letras que
empiecen tal cual estamos escribiendo nosotros.
Aquí podemos poner el tamaño del texto, del mismo modo
que antes le damos a la flechita que tenemos al final del número y
saldrán todas las opciones. No encontramos todos los números, si
el que queremos poner no sale, lo podemos escribir en el cuadro
nosotros mismo.
Estos dos botones aumentan y disminuyen el tamaño de
la letra, no va de uno en uno, sino que va haciendo los mismos
saltos que tenemos en el desplegable anterior (el del tamaño).
Para cambiar el estilo de la letra tenemos esta
barra con diferentes botones, el primero es para poner la letra
negrita (más gruesa y oscura), segundo cursiva (inclinada),
tercero subrayada, vemos que al lado tiene un desplegable en el
cual nos aparecen diferentes tipos de subrayada y la posibilidad
de ponerlo de otro color (este color que elegimos aquí es sólo
para el subrayado).
Color de relleno, para poner el color a la celda en la que
estemos.
Color de texto, para que las letras salgan del color que
nosotros queramos.
Con estos botones no quedan vistas todas las opciones, sino que aún
podemos encontrarnos con más, para ello tendremos que hacer clic en
el indicador de cuadros de diálogo que encontramos en el bloque
fuente.
Al darle entramos en la venta de
“Formato de celdas”, pero
directamente en la pestaña “fuente”.
Aquí nos encontramos todo lo que
hemos podido cambiar antes desde los
botones pero todo agrupado.