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WORD 2010. CONSIDERACIONES PREVIAS

1. DESPLAZAMIENTOS POR EL DOCUMENTO

En primer lugar, necesitas abrir un archivo que nos sirva como ejemplo para que puedas ir practicando los conceptos (más atrás). Una vez abierto vamos a hacer las primeras pruebas con él.

Existen algunas combinaciones de teclas muy útiles para poder desplazarte a través de cualquier documento de Word. Es importante ir utilizando estas combinaciones desde el principio. Aunque esto te suponga ir más despacio inicialmente, poco a poco irás "mecanizando" la utilización de estas combinaciones e irás ganando velocidad a la hora de desplazarte por el documento.

En el archivo que has abierto, coloca el cursor en mitad de cualquier párrafo. A continuación pulsa la tecla Fin y después la tecla Inicio. Como habrás podido observar esto hace que el cursor se desplace al final y al principio de la línea respectivamente. Si pruebas ahora con las combinaciones Ctrl+Inicio y Ctrl+Fin, esto te desplaza al principio y al final del documento. Para cambiar de páginas podemos usar AvPág y Repág, pero estas teclas desplazan la pantalla, no la página, por lo que tendrías que pulsar varias veces para llegar a la página que quieres. Para desplazarnos página a página existen las combinaciones Ctrl+AvPág y Ctrl+RePág.

Bien, ahora vamos a desplazarnos por el interior del texto. Si colocas el cursor otra vez en mitad de cualquier párrafo y pulsas las flechas derecha o izquierda, éste se mueve de carácter en carácter. Si utilizamos las combinaciones Ctrl+flecha derecha o Ctrl+flecha izquierda irá de palabra palabra. Algo parecido sucede con las flechas arriba y abajo. Si pulsas estas flechas, te desplazan una línea arriba o abajo, pero si utilizas las combinaciones Ctrl+flecha arriba o Ctrl+flecha abajo, el cursor se desplaza al párrafo de arriba o al párrafo de abajo. Cómo has podido deducir ya, la tecla Ctrl va a ser una de nuestras grandes aliadas. Normalmente se utiliza para maximizar lo que hace la tecla junto con la que se combina (entre otras funciones).

Como curiosidad, puedes probar la combinación May+F5, que pulsada en sucesivas veces te lleva hasta los 3 últimos sitios del documento donde has estado con el cursor.

Ahora que ya tienes las herramientas para desplazarte por un documento de Word, ya debes comenzar a utilizarlas (aun teniendo que pararte a pensar). El objetivo es arañar segundos al cronómetro para que el día del examen vueles.

TECLA/S FUNCIÓN → Desplaza el cursor un carácter a la derecha ← Desplaza el cursor un carácter a la izquierda ↑ Desplaza el cursor una línea hacia arriba ↓ Desplaza el cursor una línea hacia abajo Ctrl+→ Desplaza el cursor una palabra a la derecha Ctrl+← Desplaza el cursor una palabra a la izquierda Ctrl+↑ Desplaza el cursor un párrafo hacia arriba Ctrl+↓ Desplaza el cursor un párrafo hacia abajo. Inicio Desplaza el cursor al principio de la línea Fin Desplaza el cursor al final de la línea Ctrl+Inicio Desplaza el cursor al principio del documento Ctrl+Fin Desplaza el cursor al final del documento AvPág Desplaza el cursor una pantalla hacia abajo

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RePág Desplaza el cursor una pantalla hacia arriba Ctrl+AvPág Desplaza el cursor a la página siguiente Ctrl+RePág Desplaza el cursor a la página anterior

2. SELECCIÓN DE TEXTO

La manera más habitual y rápida de seleccionar texto es utilizando el ratón. Para seleccionar una palabra, coloca el cursor sobre ella y hacemos doble clic con el botón izquierdo del ratón. Para seleccionar varias palabras no consecutivas, hay que mantener pulsada la tecla Ctrl e ir haciendo doble clic en cada una de las palabras que necesites seleccionar. De forma similar, puedes seleccionar texto consecutivo con la tecla May desde donde se encuentre el cursor y manteniendo pulsada esta tecla hasta donde hagamos clic con el ratón. Si quieres seleccionar una línea de texto, haz clic en el margen izquierdo de la misma.

En este punto comentarte que cuando hablo de la tecla May (Mayúsculas), en algunos teclados pone Shift, en otros simplemente una flecha hacia arriba, pero en ningún caso es la tecla Bloq Mayús. Tanto la tecla May como la tecla Ctrl se encuentran a ambos lados del teclado y suelen ir siempre una encima de la otra para facilitar las posibles combinaciones que veremos más adelante.

Para seleccionar una frase (de punto a punto, no una línea), prueba la combinación Ctrl+clic en cualquier palabra de la misma. En el caso de que quieras seleccionar un párrafo, se puede hacer de dos formas: haciendo triple clic en cualquier palabra del mismo o haciendo doble clic en el margen izquierdo del párrafo. Hay que tener en cuenta queWord entiende como párrafo cualquier texto que va de intro a intro (un título, por ejemplo,se puede seleccionar como un párrafo).

Si lo que pretendemos es seleccionar texto desde donde tenemos colocado el cursor hasta el inicio o fin del documento utilizaremos la combinación Ctrl+May+Inicio/Fin.

Para seleccionar todo el texto desde el documento, podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl+E o haciendo triple clic en el margen izquierdo de cualquier parte del documento.

MÉTODO FUNCIÓN

Doble clic sobre cualquier palabra Selecciona una palabra Clic en margen izquierdo Selecciona una línea Ctrl+clic Selecciona una oración (de punto a punto) Doble clic en margen izquierdo Selecciona un párrafo completo Triple clic sobre cualquier parte del párrafo Selecciona un párrafo completo Triple clic en margen izquierdo documento Selecciona todo el texto Ctrl+E Selecciona todo el texto

Ctrl+May+Incio/Fin Selecciona el texto desde el cursor al inicio/fin del documento

Existe otra posibilidad de selección. Puede que necesites seleccionar una parte del texto que no se corresponda con ninguna de estas opciones (palabra, línea, frase o párrafo). De ser así, está claro que se puede seleccionar como el común de los mortales (haciendo clic y arrastrando el ratón) o puedes colocar el cursor al principio del texto que quieres seleccionar y, manteniendo pulsada la tecla May nos desplazamos hasta el final del texto que quieres y haces clic en ese punto. Como lo que pretendemos es ser rápidos,

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obviamente utiliza siempre el segundo método, que es mucho más preciso que ir arrastrando con el ratón, corriendo el riesgo de que nos pasemos o no lleguemos y vuelta a empezar. Hay que contar con el factor nervios el día del examen.

Como ves, existen diferentes métodos para realizar la misma acción. Te preguntarás que método es el más adecuado. Evidentemente, dependerá de lo que cada uno tengamos ya automatizado. Lo importante es que sea el más rápido posible. No existe una única manera de realizar acciones en Word, pero lo único que te interesa es llegar a tu objetivo sin tener que pensarlo demasiado y en el menor tiempo. Por eso es importante practicar las combinaciones y decidir, por ejemplo, cómo vas a seleccionar un párrafo a partir de ahora. Una vez hecho esto, nunca dejes de utilizar el mismo método hasta que lo tengas totalmente automatizado.

3. BORRAR TEXTO

Seguro que ya sabrás que si colocas el cursor a la derecha de cualquier palabra y usas la tecla Retroceso (o Backspace o flecha a la izquierda) vas borrando carácter a carácter hacia la izquierda. Si te colocas a la izquierda tendrás que utilizar la tecla Supr e irás borrando hacia la derecha. Evidentemente, esto es una gran pérdida de tiempo. Siguiendo el mismo criterio que utilizamos para seleccionar texto, lo ideal es hacerlo con la combinación de teclas Ctrl+Retroceso o Ctrl+Supr para borrar de palabra en palabra, según tengas el cursor colocado a la izquierda o a la derecha.

4. DESHACER, REHACER Y REPETIR.

Es muy probable que mientras estés realizando algún simulacro o incluso el día del examen, realices alguna acción de manera incorrecta y necesites volver hacia atrás, pero no es algo que pueda ser borrado fácilmente. Para solucionar este tipo de incidencias, hay que tener muy interiorizada la opción deshacer (Ctrl+Z). Podrás volver sobre tus pasos varias veces. Sin embargo si deshaces acciones y cambias de opinión, siempre puedes volver a aplicar lo que has hecho con la opción rehacer (Ctrl+Y). Cuando ya no se puede rehacer una acción, porque has llegado al límite, rehacer se convierte en repetir. Recuerda que los botones se encuentran por defecto en la barra de herramientas de acceso rápido y que si pulsas en la flecha desplegable, te muestra la cantidad de acciones en las que se podría volver hacia atrás. Lo mismo sucede con rehacer.

Lo importante es quedarte con el concepto: acciones hacia atrás Ctrl+Z y acciones hacia delante Ctrl+Y.

5. INSERTAR/SOBRESCRIBIR

En alguna ocasión habrás notado que al escribir en Word, a medida que vas escribiendo sobre un texto que ya tenías, vas borrando el texto que tienes a continuación. Esto sucede porque Word tiene dos modos de escritura: el modo Insertar y el modo Sobrescribir. Si esto te sucediera el día del examen, no entres en pánico. En primer lugar fíjate en la parte izquierda de la barra de estado. Ahí te indica en cuál de los dos modos estás escribiendo. Por defecto suele estar en Insertar, que es la forma normal de introducir textos en Word, pero en el caso de no ser así, simplemente basta con hacer clic donde te

REPETIR REHACER

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indica el modo de escritura en la barra de estado y verás cómo va alternando entre los dos modelos de escritura.

En el caso de que no aparezca esta información en la barra de estado, basta con hacer clic con el botón derecho en cualquier parte de la barra de estado y esto abrirá un cuadro de diálogo para personalizar la misma. Pulsa sobre la opción Sobrescribir y entonces podrás apreciar el modo de escritura en el que te encuentras de solo un vistazo.

6. CARACTERES OCULTOS

Como ya sabrás, estos caracteres son marcas ocultas no imprimibles que tienen como función ayudar a la comprensión y facilitar la edición de nuestro documento. Para activarlas, hay que marcar el icono correspondiente en la ficha Inicio - Grupo de opciones de Párrafo.

Esto nos puede ser muy útil para saber si hemos pulsado o no una tabulación, para diferenciar un salto de línea manual de un salto de párrafo,… En este punto, es importante recordar que un salto de párrafo aparecerá cada vez que pulses un Intro, no cuando Word cambia automáticamente de línea, y un salto de línea manual aparecerá cuando pulsemos la

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combinación de teclas May+Intro. No es recomendable trabajar con los caracteres ocultos activados, ya que puede dar lugar a confusión, pero conviene saber cómo utilizarlos en caso de que tengamos alguna duda sobre saltos o tabulaciones.

ICONO DESCRIPCIÓN FUNCIÓN

Salto de párrafo Salto de párrafo (Intro)

Salto de línea manual Salto de línea manual (Mayus+Intro)

Tabulación Representa tabulaciones (Tab)

Existen más caracteres ocultos (espacio de separación, anclaje de objetos, celda de una tabla,…), pero para la parte práctica, los que más nos interesan son los mencionados anteriormente.

7. IDIOMA DEL TECLADO

Puede que en alguna ocasión te haya sucedido que cuando comienzas a escribir en Word en algún otro ordenador o incluso en el tuyo propio, de repente aparecen símbolos extraños, no funciona la ñ,… es como si hubieran cambiado las teclas de sitio y no funcionaran correctamente. Esto es un problema de Windows, no de Word en particular. Es fácilmente solucionable pulsando la combinación de teclas Alt+May (sólo las de la parte izquierda del teclado). Si utilizas esta combinación cambias el idioma del teclado en Windows. Lo que hace esta combinación de teclas es rotar entre todos los idiomas que tenga Windows configurado (normalmente 3 idiomas), con lo que tendrás que probar dos veces hasta volver al idioma español. Para comprobarlo prueba a escribir una Ñ, acentúa una palabra (así verás que no está por ejemplo en inglés).

Es muy extraño que esto te sucediera el día del examen, pero más vale estar prevenido y tener la tranquilidad de que si empiezas a escribir y observas este tipo de "fallo", puedas corregirlo en un segundo.

8. MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS

Recuerda esta combinación de teclas May+F3. Usada repetidas veces cambia entre poner todo el texto en mayúsculas, todo en minúsculas y primera letra de cada palabra en mayúsculas y el resto en minúsculas. Puede que pienses que no lo vas a utilizar nunca, pero imagina que el día del examen o bien haciendo un simulacro, de repente, te das cuenta que en la transcripción de texto, con los nervios (que te aseguro tendrás), sin querer has pulsado la tecla Bloq Mayús y has escrito una gran parte de texto en mayúsculas. En lugar de reaccionar instintivamente borrando el texto para volver a redactarlo correctamente, utiliza esta combinación y problema resuelto.

9. ACTIVACIÓN REGLAS

Para activar las reglas en el caso de que estén desactivadas, lo podemos hacer de dos formas. En la cinta de opciones, ficha Vista, marca la casilla Regla o haciendo clic en el icono de regla que está en la parte derecha de nuestra pantalla, justo debajo de la cinta de opciones. Es importante tener claro cómo se hace por si el día del examen aparecen desactivadas y quieres activarlas para tener mayor precisión en las referencias.

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10. MOVIMIENTOS POR CUADROS DE DIÁLOGO

Para movernos a través de los cuadros de diálogo vamos a utilizar siempre el teclado. Es la forma más rápida de hacerlo. Al principio necesitarás más tiempo, pero una vez que los dominas, podrás teclear instrucciones casi sin mirar. Para ello vamos a recordar que tecla/s debemos utilizar.

- Tab: hacia adelante a través de las opciones.- Mayus+Tab: hacia atrás a través de las opciones.- Ctrl+Tab: cambia a la siguiente pestaña del cuadro de diálogo.- Ctrl+Mayus+Tab: cambia a la pestaña anterior del cuadro de diálogo.- Barra espaciadora: activa/desactiva la casilla seleccionada.- Barra espaciadora o ↓ (flecha hacia abajo): abre lista desplegable.- Teclas de dirección: desplazamiento entre las opciones de una lista desplegable.- Esc: cancela lista desplegable, comando o cierra cuadro de diálogo.- Intro: ejecuta el comando seleccionado.- Alt+(letra subrayada de opción): activa/desactiva una casilla no seleccionada.

Recuerda que cuando estés en una lista desplegable, no hace falta que te desplaces por ella hasta llegar a la opción que quieres. Lo que debes hacer es escribir la primera o las primeras letras de la opción deseada y seleccionarla. Por ejemplo, para buscar el tipo de fuente "Verdana", no desplegamos y vamos buscando con las teclas de dirección o con el scroll del ratón, simplemente escribimos "ver" y ya estamos.

11. ATAJOS DE TECLADO Y MÉTODO ABREVIADO.

A lo largo del presente manual, irás descubriendo diferentes combinaciones de teclas que serán de mucha utilidad para acceder a los distintos cuadros de diálogo o incluso que realizan acciones concretas. Es muy importante que las utilices desde el principio para tenerlas interiorizadas.

Los atajos de teclado son combinaciones de teclas que se pulsan simultáneamente, por ejemplo, para entrar al cuadro de diálogo del formato Fuente utilizaremos Ctrl+M o para justificar un párrafo utilizaremos Ctrl+J. Esto quiere decir que pulsamos la tecla Ctrl y sin soltarla pulsamos la tecla M. Obviamente las letras que te indique en los atajos no van en mayúscula, solo las escribo de esa manera para que lo veas más claro.

El método abreviado se activa cuando pulsamos la tecla Alt y pulsando luego las letras sucesivas, no se pulsan las teclas simultáneamente. Por ejemplo, accederemos al cuadro de diálogo de formato Párrafo mediante Alt+F+P. Esto quiere decir, pulsamos Alt, luego la F y luego la P (nuevamente, no van en mayúsculas). Como norma general, todos las combinaciones de teclas que empiezan por Alt serán método abreviado (no siempre es así, por ejemplo en el interior de los cuadros de dialogo para desplazarte a una opción concreta)

Recuerda cada vez que te indique bien un atajo, bien una combinación la diferencia entra ambos (atajos simultáneamente y método abreviado consecutivamente).

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Por otro lado, ya que hablamos de esto, todos los años existe el mismo debate acerca de si en el examen están o no desactivados los atajos. Pues bien, hasta ahora, se al 100% (por experiencia propia y de compañeros) que siempre han estado activados. Es más, al igual que la ortografía y gramática tienen una opción para desactivarla (cosa que hacen siempre, como ya te he comentado), no existe opción alguna en Word para desactivar los atajos. Son inherentes al propio software, sería casi como desactivar la cinta de opciones. Así que, mi consejo, si alguien te dice que practica con el ratón porque no se fía que el día del examen están desactivados los atajos, dale la razón y tú a seguir con nuestro método. Te acabas de quitar un rival de encima. Esto no quiere decir que no tengas que saber dónde se ubican los diferentes cuadros de diálogo para acceder a ellos con el ratón, pero esa siempre será nuestra última opción.