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PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 1

APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA GERENCIA DE ACCIÓN

COMUNAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

MODALIDAD DE GRADO

OLARTE ARANDA JUDITH CAROLINA

RAMIREZ ESTUPIÑAN WILSON DAVID

MARTÍNEZ ZAMBRANO CÉSAR AUGUSTO

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

VILLAVICENCIO

2017


APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA GERENCIA DE ACCIÓN

COMUNAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

MODALIDAD DE GRADO

ASESOR: ADRIANA ISABEL RUIZ LÓPEZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

VILLAVICENCIO

2017


AGRADECIMIENTOS

Para nosotros como Estudiantes es de gran satisfacción culminar un paso más de nuestra

formación personal y profesional como ciudadanos colombianos y de esta forma contribuir al

crecimiento y desarrollo de esta Nación que tanto lo necesita.

Primeramente y en común acuerdo queremos agradecer infinitamente a Dios, porque sin

él no habríamos llegado a culminar tan grande logro como lo es obtener un Título Profesional,

segundo agradecer con el corazón en la mano, a nuestros Padres que con esfuerzo, sacrificio y

entrega nos dieron la oportunidad y ser motivo de orgullo para ellos.

Como estudiantes Cooperativistas, agradecemos con gran verdad a nuestra Institución

Universidad Cooperativa de Colombia que, por medio de sus docentes, nos formaron

óptimamente como profesionales para tal desafiante realidad empresarial. No está de más,

agradecer a aquellos Docentes que con su entrega y conocimiento nos fortalecieron en saberes y

aprendizajes: Carmen Ludueña, Olga Baquero, Alexander Carrillo, Dagoberto Torres, Luis

Fernando Espitia, Lina Vásquez, John Cañizales, Olga Robayo, y un agradecimiento fraternal y

especial para la Docente Adriana Isabel Ruiz López, que con su carismático aprendizaje nos hizo

amar nuestra carrera y nos enseñó que la Administración de Empresas es aquella que puede

llegar mucho más lejos que otras cuando se hace con entrega, profesionalismo y enseñanza

continua.

Por último, queremos agradecer enormemente a nuestro Gerente Fernando Bulla

Castellanos, a nuestros Asesores Aura Vega, Alexandra Moncada, Maryi Muñoz y Giovanna

Muñoz, que con su amabilidad y experiencia nos incursionaron por primera vez a nosotros en

este mundo laboral en el transcurso de nuestra Pasantía en la Gobernación del Meta, donde se


tuvo la oportunidad de conocer algunos aspectos sobre el manejo Comunal y social dentro de

Administración Pública que son de gran importancia en el desarrollo del País.


Contenido

1. DESCRIPCIÓN ....................................................................................................................... 6

1.1 Resumen informativo. ........................................................................................................... 6

1.2 Cumplimiento de los objetivos .............................................................................................. 7

1.3 Metodología ........................................................................................................................... 8

1.4 Resultados .............................................................................................................................. 8

1.4.1 Resultados del primer objetivo ....................................................................................... 8

1.4.2 Resultados del segundo objetivo ..................................................................................... 8

1.4.3 Resultados del tercer objetivo ......................................................................................... 9

1.4.3 Resultados del cuarto objetivo ...................................................................................... 11

1.5 Aportes................................................................................................................................. 11

1.5.1 Aportes de la práctica a la empresa. .............................................................................. 11

1.5.2Efectos socioculturales e impacto de calidad de vida ............................................. 12

1.6 Divulgación de los resultados .............................................................................................. 12

1.7 Referencias bibliográficas ................................................................................................... 13

2. ANEXOS ............................................................................................................................... 16

2.1 ANEXO 1: LISTA PROCESOS EJECUTADOS .......................................................... 16

2.2 ANEXO 2: PANTALLAZO APLICATIVO ORSO (INSCRIPCIÓN) ......................... 26

2.3 ANEXO 3: REGISTRO FOTOGRÁFICO OBJETIVO 4: REQUERIMIENTO

FISCALÍA ................................................................................................................................. 27

2.4 ANEXO 4: FOTOGRAFÍA SOCIALIZACIÓN MODALIDAD DE GRADO. ............ 27

2.5 ANEXO 5: SOLICITUDES DE OPCIÓN DE GRADO-PRÁCTICA .......................... 29

2.6 ANEXO 6: FORMATO PROPUESTA DE TABAJO DE GRADO ............................. 32

2.7 ANEXO 7: REGISTRO DE VISITAS PRÁCTICA SOCIAL ....................................... 34

2.8 ANEXO 8: FORMATO DE CUMPLIMIENTO DE HORAS ....................................... 36

2.9 ANEXO 9: CERTIFICADO DE PASANTÍA................................................................ 49

2.10 ANEXO 10: ASISTENCIA SOCIALIZACIÓN MODALIDAD DE GRADO ............. 52

FIGURA 1 TOTAL ID-CONTROL RADICADOS-RESPONDIDOS. .......................................................... 13

FIGURA 2 TOTAL INSCRIPCIONES Y ACTUALIZACIONES ................................................................. 14

FIGURA 3 DOCUMENTOS Y OFICIOS GENERADOS DURANTE LA PASANTÍA. .................................... 15


GUIA PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTO FINAL DE

PRACTICA PROFESIONAL

1. DESCRIPCIÓN

1.1 Resumen informativo.

Partiendo de la Problemática: ¿Porque apoyar y fortalecer los procesos de la Gerencia de Acción

Comunal y Participación Ciudadana de la Gobernación del Meta? Es preciso acentuar que

cuando se fortalece en su totalidad estos procesos se le brinda múltiples herramientas de acción a

aquellas Entidades Comunales y Sociales, puesto que estas organizaciones contemplan en su

objeto social el mejoramiento de la calidad de vida de los Ciudadanos a través de sus programas

de desarrollo e inclusión de la Población menos favorecida contribuyendo así, al progreso de una

Nación, es por esto que El Departamento del Meta a través de su Gobernación avanza

exhaustamente para optimizar un 100% todas estas Entidades Sociales Sin Ánimo de Lucro y

Comunales.

Dentro del periodo 2016-2019, regidos por el Plan de Desarrollo Económico y Social del

Departamento del Meta (Ordenanza N.º 902 de 2016), la Gobernación del Meta en su Gerencia

de Acción Comunal y Participación Ciudadana (G.AC.PC.) y en su subprograma 4, busca

fortalecer y consolidar todas estas entidades tanto comunales como sociales en aspectos

Administrativos, Contables, Financieros y Tributarios con el objetivo final de ser el ente de

Inspección, Vigilancia y Control (I.C.V.), promoviendo la participación ciudadana, beneficiando

a la comunidad en un entorno de transparencia.

Haciendo hincapié y tal cual lo expresado en el apartado anterior, la G.AC.PC mediante la

Resolución N.º 094 que pretendía que todas aquellas entidades que aún no estaban inscritas ante

la Gobernación lo hicieran, para ello y en ejercicio conjunto con la Cámara de Comercio de

Villavicencio, se estableció como fecha límite el 28 de febrero del 2017 para las ESAL el


ejercicio de inscripción, y actualización de vigencias, para aquellas que ya estaban inscritas ante

la Gerencia. Mediante la Resolución N.º 081 se estableció como fecha límite el 30 de Marzo del

2017 para aprobación de estatutos otorgando resolución para las entidades comunales como lo

son las Juntas de Acción Comunal y las Juntas de Vivienda Comunitaria del Dpto. del Meta sin

contar con el Municipio de Villavicencio.

1.2 Cumplimiento de los objetivos

Revisar la documentación remitida por las Entidades.

- Revisar que los estatutos estén acordes a lo exigido por Ley 743 de 2002 y Decretos

reglamentarios.

- Verificar que la documentación cumpla la normatividad vigente y sea la exigida tal como:

Actas probatorias de Asamblea General, Certificados de Cámara, Declaraciones de Renta,

Estados Financieros de las Vigencias, Dictamen de Revisoría Fiscal, Informes de Gestión,

entre otros.

Realizar inscripción y/o actualización de vigencias al Programa ORSO de las entidades.

- Darle número de expediente y foliar documentación requerida.

- Certificación de registro Primera vez.

- Si la documentación requerida es para actualizar vigencia, se genera documento u oficio

de actualización de la vigencia requerida.

Realizar gestión de documentos requeridos por las entidades.

- Generar documentos tal como: Certificados de Junta Directiva Activa, Solicitud de Pago

de estampillas de Pro-cultura, Certificado de dignatario de la Entidad y tiempo de

vigencia, Certificado de Idoneidad.

Gestionar los documentos para las Visitas Administrativas o Auditoría.

- Reunir la documentación requerida de la situación a tratar, ya sea: desfalco,


despropiación, cancelación de personería jurídica, entre otras.

1.3 Metodología

En la Gerencia de Acción Comunal y Participación Ciudadana, mediante los Sistemas

Aplicativos Control Doc. (Control Documental) que es una herramienta la cual permite entregar

al responsable de la Secretaría y/o Gerencia lo radicado ante la Gobernación del Meta por medio

de un Id-Control; y ORSO (Organizaciones Sociales), donde en él se puede inscribir y llevar el

registro documental mediante activación de todas las ESAL y JAC.

La documentación remitida por competencia a la Gerencia, se le genera un Id-Control por

medio del aplicativo Control Doc., tal Id-Control contempla fecha de radicado como fecha de

vencimiento y de acuerdo al asunto de referencia se direcciona a la Gerencia, internamente se

reasigna al asesor correspondiente de acuerdo a la Competencia ESAL o JAC.

1.4 Resultados

1.4.1 Resultados del primer objetivo (Enuncie su primer objetivo)

Revisar la documentación remitida por las Entidades.

La documentación allegada por competencia a la G.AC.PC. es lo concerniente en su gran

mayoría a Inscripción y aprobación de estatutos tanto para Entidades Sociales como Comunales,

allí se realiza la verificación de toda la documentación y de los estatutos y que éstos, para

Entidades Comunales estén conforme a lo dictado en la Ley 743 de 2002, y para Entidades

Sociales lo dictado por el Decreto 1529 de 1990.

En la Pasantía desarrollada en la Gerencia se revisó documentación y estatutos de 763

entidades tanto sociales como comunales. (Ver Gráfica 1-Anexo 1).

1.4.2 Resultados del segundo objetivo (Enuncie su segundo objetivo)

Realizar inscripción y/o actualización de vigencias al Programa ORSO de las entidades.

Mediante el Sistema Aplicativo ORSO (Organizaciones Sociales), y revisada con anterioridad


toda la documentación, se realiza la inscripción de las Entidades otorgando número de

expediente e ingresando toda la información respectiva que allí se solicita para hacer la debida

inscripción, tal información es lo concerniente a: RUT, número de Personería Jurídica, fecha de

constitución, fecha de inscripción ante Cámara de Comercio, Domicilio, Contacto e información

correspondiente, Fecha de Activación y terminación de Dignatarios de la Junta Directiva (Ver

Anexo 2).

Para poder generar Certificado de actualización de vigencia de las Entidades se debe

realizar la inspección detallada de la documentación requerida, tal documentación se refiere a:

Acta de Asamblea aprobando el presupuesto y los estados financieros, anexando su contenido.

certificación de los estados financieros, certificado de existencia ante Cámara de Comercio,

Certificado de Registro de libros ante DIAN, Informe de Gestión del período, Dictamen del

Revisor Fiscal si aplica por estatutos, Actas de Elección o Renovación de Junta con copia

autenticada por Cámara de Comercio, y Declaración de Renta.

Ante la Gerencia de Acción Comunal y Participación Ciudadana se evidenció la

inscripción y actualización de 539 Entidades Sociales (Ver Gráfica 2).

1.4.3 Resultados del tercer objetivo (Enuncie su tercer objetivo)

Realizar gestión de documentos requeridos por las entidades.

Para dar respuesta al Id-Control interpuesto por Competencia a la Gerencia se deben generar

Certificados u Oficios según corresponda a lo evidenciado o radicado por parte del ciudadano.

Cuando las Entidades radican para Inscripción ante la Gobernación, si esta

documentación está en su totalidad completa se genera un Certificado de Registro donde se les

informa que la Gobernación del Meta como órgano de Vigilancia y Control, cada año solicita

toda la Información Administrativa, Legal, Contable, Tributaria y Financiera para actualización

del periodo.


Según lo solicitado en los asuntos de los oficios de requerimiento, cuando son para

Certificados de Idoneidad, se estipula que la Entidad es competente para contratación o donación

Nacional e Internacional debido a que se encuentra al día ante el Órgano de Control y las

Entidades de registro como lo son la Cámara de Comercio y la DIAN.

Si en la inspección realizada de la documentación allegada hay algún faltante o error en

los documentos e informes, se les genera un Oficio de requerimiento dando respuesta a ese Id-

Control solicitando lo evidenciado.

Para las Entidades Comunales cuando éstas suben al Aplicativo ORSO los procesos

eleccionarios de la Junta Directiva, se revisan si cumplen con lo interpuesto por Ley aprobando

mediante un Auto de Reconocimiento; tal Auto da aval y constancia de que ante la Ley y el

Estado son los dignatarios legales de dicha Junta para llevar a cabo cualquier contratación o

actividad ante la comunidad en general.

Todas la Juntas de Acción Comunal deben allegar ante la Gerencia de Acción Comunal

los libros de Actas de Asamblea General, Libros de Actas de Directiva, Libros de Afiliados,

Libros de Tesorería y Libros de Inventarios, para registrarlos y sellarlos y darles el

correspondiente Auto de Apertura.

Para los Estatutos presentados por las Juntas de Acción Comunal, cuando cumplen con

los requisitos y exigencias por Ley del Artículo 10 del Decreto 2350 del 2003, se les genera una

Resolución donde se estipula y aprueba su contenido.

Cuando las Juntas solicitan ante la gerencia un documento donde se estipule los

Dignatarios aprobados y electos, se les expide un Certificado de Reconocimiento dando respuesta

a ese Id-Control.

De lo anterior, se da constancia de la generación de 44 certificados de inscripción, 21

certificados de actualización, 237 oficios de requerimientos, 37 certificados de idoneidad, 191


autos de reconocimiento, 128 autos de apertura, 97 resoluciones y 8 Certificados de

Reconocimiento. (Ver Gráfica 3)

1.4.3 Resultados del cuarto objetivo (Enuncie su cuarto objetivo)

Gestionar los documentos para las Visitas Administrativas o Auditoría.

Se gestionó toda la información correspondiente a procesos de elección mediante auto de

reconocimiento desde la fecha de constitución en el Archivo Departamental, para el proceso de

investigación adelantada por la Fiscalía General de la Nación para 239 Juntas de Acción

Comunal de los municipios de Granada, Vista Hermosa, San Juan de Arama y Puerto Concordia

(Ver Anexo 3).

1.5 Aportes

1.5.1 Aportes de la práctica a la empresa.

- Celeridad en los procesos de información.

- Fluidez activa y proactiva de los procesos de inspección, vigilancia y control de las

entidades sociales y comunales.

- Apoyo documental y archivista de los documentos públicos.

- Tiempos de respuesta ágil y eficaz con respuesta a los Id-Control, dirigidos por

competencia ante las áreas ESAL y JAC.

- Apoyo preciso y mancomunado en el trámite de información requerida por el ciudadano.


1.5.2Efectos socioculturales e impacto de calidad de vida

- Entidades Sin Ánimo de Lucro, las cuales por Artículo 636 del Código Civil se dividen

en Asociaciones, Corporaciones y Fundaciones, y que dentro de su objeto social deben

distinguir y propender el bienestar de la sociedad, sin ningún camino en búsqueda del

rubro y el enriquecimiento.

- Entidades Comunales (Juntas de Acción Comunal y Juntas de Vivienda Comunitaria) que

por ley 743 de 2002, quedan a disposición, vigilancia y control de las Gobernación del

Departamento.

1.6 Divulgación de los resultados

El día 26 de Mayo del 2017 a las 13:30pm, en el Aula 313 del Campus Principal de la

Universidad Cooperativa de Colombia sede Villavicencio, se presentó ante la Decana de la

Facultad de las Ciencias Económicas, Administrativas y Contables: la Docente Dora Navarro

Quintero, ante la Coordinadora de Investigación de la Carrera de Administración de Empresas: la

Docente Adriana Isabel Ruiz López, la Asesora de la Pasantía ante la Gobernación del Meta: La

Profesional Aura María Vega Palacio, y los demás compañeros y amigos que hicieron parte de

este tipo de Modalidad de grado, la socialización de lo desarrollado como pasantes

Cooperativistas en la Gerencia de Acción Comunal y Participación Ciudadana de la Gobernación

del Meta (Ver Anexo 4).

Donde tal socialización tocó y centró temas importantes, como los resultados de los

objetivos expuestos en la Propuesta de Trabajo de Grado, las Actividades que se desarrollaron

para llevar a cabo tales resultados, la metodología e instrumentos usados para cumplirlos, la

normatividad y marco legal que rige la Entidad y Área la cual apoyábamos y, las Evidencias

Fotográficas de la gestión desarrollada ante la Gerencia.


1.7 Referencias bibliográficas

García, M. A. (2016). Plan de Desarrollo Económico y Social del Departamento del Meta para el

periodo 2016-2019. En El Meta, Tierra de Oportunidades (págs. 152-159). Villavicencio:

Gobernación del Meta.

GRÁFICAS

FIGURA 1: TOTAL ID-CONTROL RADICADOS-RESPONDIDOS

Figura 1 Total Id-Control Radicados-Respondidos.


FIGURA 2: TOTAL INSCRIPCIONES Y ACTUALIZACIONES

Figura 2 Total Inscripciones y Actualizaciones


FIGURA 3: DOCUMENTOS Y OFICIOS GENERADOS DURANTE LA PASANTÍA

Figura 3 Documentos y Oficios generados durante la Pasantía.


2. ANEXOS

2.1 ANEXO 1: LISTA PROCESOS EJECUTADOS


2.2 ANEXO 2: PANTALLAZO APLICATIVO ORSO (INSCRIPCIÓN)


2.3 ANEXO 3: REGISTRO FOTOGRÁFICO OBJETIVO 4: REQUERIMIENTO

FISCALÍA

2.4 ANEXO 4: FOTOGRAFÍA SOCIALIZACIÓN MODALIDAD DE GRADO.


2.5 ANEXO 5: SOLICITUDES DE OPCIÓN DE GRADO-PRÁCTICA


2.6 ANEXO 6: FORMATO PROPUESTA DE TABAJO DE GRADO


2.7 ANEXO 7: REGISTRO DE VISITAS PRÁCTICA SOCIAL


2.8 ANEXO 8: FORMATO DE CUMPLIMIENTO DE HORAS


2.9 ANEXO 9: CERTIFICADO DE PASANTÍA


2.10 ANEXO 10: ASISTENCIA SOCIALIZACIÓN MODALIDAD DE GRADO

apoyo al fortalecimiento de los …repository.ucc.edu.co/bitstream/ucc/4153/1/2017_apoyo... ·...

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