aplicaciones especializadas para gp - clase 1

7/17/2019 Aplicaciones Especializadas Para Gp - Clase 1

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Aplicaciones Especializadaspara la Gerencia de

ProyectosMicrosoft Project



INTRODUCCION A LA GESTIONDE PROYECTOS



Que es un Proyecto

• Un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto,servicio o resultado.



•Temporal:• Principio

• Fin

•Genera: Tiene unObjetivo bienidentificado.• Producto

• Servicio

• Resultado

•Características:• Serie tareas o actividades

dependientes.

•

Cada actividad tieneperiodo de duración.

• Se puede identificaractividades que sonprerrequisitos para iniciarotras actividades.

•

Es único.• Utiliza varios recursos.

• Tiene un cliente.

• Involucra cierto grado deincertidumbre (riesgo).



Dirección de Proyectos

Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a lasactividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

• PMBoK v4:•

42 procesos• 9 áreas del conocimiento

• 5 grupos• Inicio

• Planificación

• Ejecución

•

Supervisión y control• Cierre

• PMBoK v5:•

47 procesos• 10 áreas del conocimiento

• Gestión de los Interesados

• 5 grupos




Triángulo del proyecto• DURACION: El tiempo para

completar el proyecto, que serefleja en la programación delmismo.

• COSTO: El presupuesto delproyecto, que se basa en el costode los recursos; personas,equipamiento y materiales

necesarios para realizar las tareas.• ALCANCE: Los objetivos y las tareas

del proyecto, así como el trabajonecesario para realizarlo.

DURACION

COSTO

ALCANCE




Diagramas

• Gantt

• Redes PERT/CPM• EDT’s

Ciclo de Vida

Inicio

Planificación

EjecuciónSupervisión y

control

Cierre



PLANIFICACION

• Fijar objetivos generales y asignar recursos

PROGRAMACION

• Especificar actividades,

• Estimar su duración,

• Asignar recursos a cada una,

• Determinar relaciones de precedencia.

CONTROL

• Supervisión, seguimiento

REVISION

• Afinación de la programación

• Resolución de conflictos

IDENTIFICACION DEL ALCANCE

• Identificar el objetivo



INTRODUCCIÓN A MSPROJECT



¿Qué es Microsoft Project?

•Es una herramienta que permite planearsistemáticamente las fases y tareas de un proyecto

•Microsoft Project permite:• Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica.

• Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.

• Obtener la gráfica de red del proyecto.

•

Imprimir una gran variedad de informes.



Versiones de MS Project

Project Standard

• Esta orientado a trabajar en un entorno monousuario. Con ProjectStandard, podemos planear, administrar y comunicar información delos proyectos.

Project Professional

• Es una versión que posee todas las características de la versiónestandar y además puede ser utilizado con Project Server provee másfuncionalidad de planeación y comunicación.

Project Server

• Esta orientado a trabajar en una intranet, permite colaboración,reportes, etc

Project Web Access

• Esta orientado a trabajar desde internet explorer.



Ventana MS Project 2007 y anteriores



Ventana MS Project 2010 y posterioresBARRA ACCESORAPIDO

MENU PESTAÑAS

CINTA

ESCALA DETIEMPO

HOJA

AREA DEDIAGRAMA

BARRA DE ESTADO



LA CINTA

ARCHIVO (BACKSTAGE)

• Opciones de trabajo con

archivos (abrir, guardar,guardar como, cerrar, etc)

• Opciones de configuracióndel proyecto

• Impresión

TAREA

• Grupos:•

Ver• Portapapeles

• Fuente

• Programación

• Tareas

• Insertar

• Propiedades

• Edición



LA CINTA

RECURSO

• Grupos:•

Ver• Asignaciones

• Insertar

• Propiedades

• Redistribuir

CREAR INFORME(REPORTE)

• Grupos•

Proyecto• Ver los informes

• exportar



LA CINTA

PROYECTO

• Grupos•

Insertar• Propiedades

• Programación

• Estado

• Informes

• Revisión

VISTA

• Grupos•

Vista por tareas• Vista por recursos

• Datos

• Zoom

• Vista en dos paneles

• Ventana

• Macros



LA CINTA

DESARROLLADOR

• Grupos•

Código• Administrar

• Complementos

FORMATO

• Grupos•

Formato• Columnas

• Estilos de barra

• Estilos de diagrama de Gantt

• Mostrar u ocultar

• Dibujos



UN NUEVO PROYECTO



PASOS

• Recopilar información

• Detalle de tareas

• Limites de tiempo

• Alinear recursos• Dependencias

• Abrir archivo nuevo• En blanco

• Con plantilla

• Establecer información del proyecto• Ficha Proyecto / Información del Proyecto



Definir el proyecto.



Programación a partir de una fecha deinicio:

• Tipo de restricción• LAP Lo Antes Posible

Programación a partir de una fecha definalización:

• Tipo de restricción• LMTP Lo Mas Tarde Posible



• La primera actividad consiste en determinar las fechas de inicio y findel proyecto así como especificar opciones del calendario, como díasy horas laborales, etc.

• La parte más importante de determinar son las tareas, las cuales seobtienen a través de un diagrama de planeación y un WBS (EDT enespañol), también se deben considerar los hitos y los recursos.

• Los hitos son puntos clave en la línea del tiempo del proyecto quesirven de puntos de control. Un hito es una actividad sin tiempo.

• Lo más difícil de manejar en esta herramienta son las estimaciones

de tareas, hitos y recursos ya que estas dependen de la problemáticadel proyecto así como de la experiencia del administrador delproyecto



Microsoft Project

• Los recursos pueden ser distintas índoles:• Grupos de Personas

• Equipamiento

• Instalaciones

• Costos

• De las tareas la parte más importante es la vinculación de las tareas.

• La fórmula mágica de la gestión de proyectos es:• Trabajo = Duración * Unidades.



• Deben ingresarse las actividades, sus duraciones yvinculaciones

• La duración de una actividad se puede establecer en minutos,

horas, días o semanas• Posee un calendario en el cual pueden definirse los días y

horas laborales de todo el proyecto

• La vinculación entre tareas puede hacerse mediante elingreso de sus precedencias inmediatas, o a través de la tabla

de Gantt que construye Microsoft Project

• Permite distintos tipos de vinculación entre actividades (fin acomienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin)

Con Microsoft Project



VER LOS D TOS

• VISTAS: Sirven para presentar un subconjunto de información delproyecto en un formato fácil de interpretar. Ej. Diagrama de Gantt,gráfico de barras.

• TABLAS: Sirven para definir las columnas mostradas.

• FILTROS: Permiten centrase en tareas o recursos específicos.



VER LOS D TOS – VIST S

Permiten especificar, organizar y examinar lainformación en diversos formatos. Existen tres tiposde vistas.• Los diagramas o los gráficos: Representan la información

gráficamente.• Diagrama de Gantt, Diagrama de Red o de Pert, Gráfico de Recursos y

Calendario.

• Hojas: Representan la información en Filas y Columnas. Cada Filacontiene información acerca de las tareas o recursos específicos.Cada Columna contiene un campo en el que se especifica

información concreta sobre las tareas o recursos.

• Formularios: Representan la información en un formato similar al deun formulario de papel. Los formularios muestran la información deuna Tarea o de un Recurso individual.



DI GR M DE G NTT



Diagrama de Gantt

•Creador Henry L. Gantt

•Es una ayuda gráfica creada para poder organizarlas actividades de un proyecto en un horizonte detiempo• representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y cada

tarea se representa mediante un bloque rectangular cuyalongitud indica su duración. La posición del bloque en eldiagrama indica el comienzo y fin de la tarea.



LOS GRÁFICOS GANTT

• En unos ejes de coordenadas se representan las actividades de unproyecto en forma de barras con la extensión de su duración.

• En las ordenadas se representan las actividades. Teniendo en cuentaprecedencias.

• En las abcisas el tiempo.

• Sirve para calcular la duración del proyecto y para el control delmismo.



Los gráficos Gantt

A

B

CD

E

F

G

H

I

Tiempo1 2 3 4 5 6 7 8

Actividades



¿Qué es una actividad?

• Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puededividir el proyecto.

• Las actividades deben ser:• Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al

demasiado detalle

• Desglose de tareas:• Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas manejables antes de

proceder a su planificación y puesta en marcha.

• Una representación de estas tareas consiste en un diagrama de estructura dedescomposición del trabajo (EDT)



Actividades

• Duración de las tareas:• se puede fijar en meses, semanas, días, horas o minutos (las siglas

respectivas son: ms, s, d, h, m).



EDT

• Representación estructurada de las tareas

• Las actividades que no aparecen en el EDT están fuera del alcance delproyecto

•

A cada una de las tareas del proyecto se le suele asignar un códigoúnico, que sirve para poder nombrar a esa tarea de una forma máscómoda



Los gráficos Gantt

A

B

CD

E

F

G

H

I

Tiempo1 2 3 4 5 6 7 8

ActividadesEn la quinta semana

controlamos cómo

va el proyecto,

vemos que hay

actividadesretrasadas y otras

adelantadas sobre lo

previstoterminado



Id Nombre de tarea Duració

1 Planeamiento de proyec 2 día

2 Análisis de requerimient 2 día

3 Determinación del objeti 3 día

4 Formación de grupo de t 2 día

5 Análisis de requerimient 2 día

6 Informe de avance 2 día

7 Determinación de Requ 1 dí

8 Revisión y elaboración d 2 día

9 Ajuste de proyecto 5 día


11 Recopilación de informa 9 día

12 Inf. de documentación d 2 día

13 Inf. Plan de Proyecto 2 día

14 Redacción del Informe F 2 día

15 Revisión General y Final 1 dí

16 Informe Final 1 dí

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA

TER

D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V

30 ene ’00 06 feb ’00 13 feb ’00 20 feb ’00



¿Cómo programa Microsoft Project?

• Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuentamuchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, lasdelimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones.

• Lo más importante cada TAREA se programa así: -->Duración =Trabajo / Esfuerzo del recurso

• Duración: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.

• Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.

• Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y suasignación.



¿Cómo programa Microsoft Project?

• Lo más importante cada TAREA se programa así: Duración =Trabajo / Esfuerzo del recurso

• Ejemplo:• Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas

diarias, se tiene:

• El trabajo de cada recurso es de 16 horas (2 días * 8 horas).

• El esfuerzo total de los recursos es de 24 horas al día ( 3 pintores * 8 horas)

• La Duración es de 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas)



Dependencias entre tareas

• Fin a Comienzo

• Fin a Fin

• Comienzo a Comienzo

• Comienzo a Fin



Tareas secuenciales



Tareas comienzan mismo tª



Tareas finalizan mismo tº



Finalizar tarea sucesora debe comenzar

previamente la predecesora



CALENDARIO



domingo lunes martes miércoles jueves viernes sábado

3 3 0 0 0 0 0

0 0 0 0 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 2

Planeamiento de proye Análisis de requerimien

Determinación del objet

Informe de avance, 2

Determinación del objetivo, 3

Análisis de requerimie

Informe de avance, 2 Revisión y elaboración d

Determinaci

Ajuste de proyecto, 5 días

Informe de avance, 3 días



Calendarios

• Calendario Standard (Calendario Base)

• 24 horas

• Turno de noche

Cuando hay recursos o tareas diferentes a los demás del proyecto• Calendario de Recursos

• Calendario de Tareas



D IAGRAMA

PERT



Determinacióndelobjeti

3 3 días

vi 04/02/0ma 08/02

Análisisde

requerimientos

2 2 días

u 03/02/ vi 04/02/0

Planeamientodeproyec

1 2 días

ma 01/02 mi 02/02/

• Visualización de la red del proyecto(DIAGRAMA DE RED)

Muestra las tareas y las dependencias entre tareas enformato de red o de flujo. Cada tarea serepresenta con un cuadro (también denominadonodo) y la línea que une dos cuadros representala dependencia entre las dos tareas. De formapredeterminada, la vista Diagrama de redmuestra una línea diagonal sobre las tareas encurso y líneas diagonales en cruz sobre las tareascompletadas.

Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas alDiagrama de red para mostrar únicamente lastareas que desee ver.

Para adecuar una vista Diagrama de red a susnecesidades, puede personalizar su aspecto ocrear nuevas versiones personalizadas. Cuandose guarda el proyecto, la vista personalizadatambién se guarda con el proyecto.



GAN TT DE SEGU IM IENTO



Id Nombre de tarea Duració

1 Planeamiento de proye 2 día

2 Análisis de requerimien 2 día

3 Determinación del obje 3 día4 Formación de grupo de 2 día

5 Análisis de requerimien 2 día


7 Determinación de Req 1 dí

8 Revisión y elaboración 2 día9 Ajuste de proyecto 5 día


11 Recopilación de inform 9 día

12 Inf. de documentación 2 día

13 Inf. Plan de Proyecto 2 día14 Redacción del Informe 2 día

15 Revisión General y Fin 1 dí

16 Informe Final 1 dí

85%

100%

100%

85%

100%

80%

100%

95%

90%

M J V S D L MM J V S D L MM J V S D L MM J V S D L

06 feb ’00 13 feb ’00 20 feb ’00 27 fe



U SO DE

TAREAS



Id Nombre de tarea Trabaj

1 Planeamiento d 16 ho

TERESA AB 16 ho

2 Análisis de requ 16 hoTERESA AB 16 ho

3 Determinación 24 ho

TERESA AB 24 ho

4 Formación de g 16 ho

TERESA AB 16 ho

5 Análisis de requ 16 hoTERESA AB 16 ho

6 Informe de avan 16 ho

TERESA AB 16 ho

7 Determinación 8 ho

TERESA AB 8 ho

8 Revisión y elab 16 hoTERESA AB 16 ho

9 Ajuste de proye 40 ho

TERESA AB 40 ho

10 Informe de avan 24 ho

TERESA AB 24 ho

11 Recopilación de 72 ho

Detalles

Trab.

Trab.

Trab.Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

J V S D L M M

19 mar ’00

8 8

8 8



GRÁFICO

DE

RECURSOS



20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

160%

180%

200%

Recursos asignados:

TERESA ABARCA Sobreasignado: Asignado:

J V S D L M M J V S D

19mar ’00 26mar ’0

200% 100%



HOJ A DE RECURSOS

G C C /



Id Nombre del re InicialesGrupo Capacidad Tasa est Tasa hora Costo/ Ac

1 TERESA AB T 10 $0.00/ $0.00/ $0. Pr



I n f o r m e s



Creación de informes

Todos los informes en Project tienen características en

común. Usted puede imprimir un informe o puede

visualizarlo en pantalla.



Generales

• Resumen del proyecto

• Tareas de nivel superior

• Tareas críticas

•Hitos

• Días laborables



Actividades actuales

• Tareas sin comenzar

• Tareas que comienzan pronto

• Tareas en curso

•Tareas completadas

• Tareas que deberían habercomenzado

• Tareas propuestas



Costos

• Flujo de caja

• Presupuesto

• Presupuesto sobrepasado•

Tareas con presupuestosobrepasado

• Recursos con presupuestosobrepasado

• Valor acumulado



Asignaciones

• Tareas y recursos humanos

• Tareas, recursos humanos yfechas

• Lista de tareas pdtes.

• Recursos sobreasignados



Carga de trabajo

• Uso de tareas

• Uso de recursos



Conclusiones

MS PROJECT• Permite organizar nuestros proyectos, introduciendo en él lo que

antes anotábamos, esquematizábamos y calculábamos a mano.

• Aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde los quepodremos introducir todas esas informaciones recopiladas y teneruna visión global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursosy por otro los costos de los recursos.

• Resultará fácil alterar cualquiera de los elementos que intervienen enel proyecto siendo recalculado de forma automática el proyectocompleto

• Las fechas se actualizan también de forma automática solo conmodificar una duración, establecer una delimitación o bien unademora. De los tiempos y plazos podemos hacer sencillosseguimientos.

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