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MACROPROCESO: GOBIERNO CORPORATIVO

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL GOBIERNO CORPORATIVO CLASE DE INFORMACIÓN: PRIVADA

CODIGO: MA-02.01.00.02 VERSIÓN: 0007 EMISIÓN: JUNIO DE 2016 ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE DE 2019

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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO BANCO MULTIBANK S.A.

TABLA DE CONTENIDO

1 GENERALIDADES .............................................................................................................. 4

1.1 Objetivo .......................................................................................................................................... 4 1.2 Presentación del Banco................................................................................................................... 4 1.3 Líder de Proceso ............................................................................................................................. 4 1.4 Ámbito de Aplicación ...................................................................................................................... 4 1.5 Glosario .......................................................................................................................................... 5

2 POLÍTICAS........................................................................................................................... 6

2.1 ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Y DERECHOS DE LOS ACCIONISTAS ..................................... 6 2.1.1 Asamblea General de Accionistas ................................................................................................................. 6

2.1.1.1 Derechos de los Accionistas ................................................................................................................. 7 2.1.1.2 Tratamiento Equitativo de los accionistas ........................................................................................... 7 2.1.1.3 Representación de los Accionistas ....................................................................................................... 8 2.1.1.4 Relaciones de los Accionistas con El Banco ......................................................................................... 9 2.1.1.5 Convocatoria ........................................................................................................................................ 9

2.2 Administradores y Funcionarios Ejecutivos ..................................................................................... 9 2.3 Junta Directiva .............................................................................................................................. 10

2.3.1 Funciones de la Junta Directiva .................................................................................................................. 10 2.3.2 Remuneración de los miembros de Junta Directiva ................................................................................... 14 2.3.3 Facultades de Información e Inspección .................................................................................................... 14 2.3.4 Principios de Actuación de los Directores .................................................................................................. 14 2.3.5 Responsabilidades de Buen Gobierno por parte de la Junta Directiva ...................................................... 15 2.3.6 Selección de los Directores ......................................................................................................................... 15 2.3.7 Independencia ............................................................................................................................................ 16 2.3.8 Incompatibilidad de los Directores ............................................................................................................. 16 2.3.9 Asesores Externos ....................................................................................................................................... 16 2.3.10 Reuniones de la Junta Directiva ............................................................................................................. 16 2.3.11 Toma de decisiones ................................................................................................................................ 17 2.3.12 Actas ....................................................................................................................................................... 17 2.3.13 Información Soporte de las Decisiones .................................................................................................. 18 2.3.14 Comités de Apoyo a la Gestión de la Junta Directiva ............................................................................. 18

2.4 Designación del Presidente del Banco y de los Suplentes del Representante Legal Principal ........ 19 2.5 Comités Internos de Apoyo a la Administración ........................................................................... 20

2.5.1 En el cumplimiento de su función los administradores:............................................................................. 21




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2.5.2 La Estructura Organizacional de la Administración de la sociedad es la siguiente, a nivel de los Colaboradores: ........................................................................................................................................................ 21

2.6 Políticas de selección, remuneración e incentivos ........................................................................ 22 2.6.1 Política de Selección ................................................................................................................................... 22 2.6.2 Política salarial ............................................................................................................................................ 23 2.6.3 Mecanismos de Evaluación de los Directores, Presidente y Principales Ejecutivos ................................... 23

3 NORMAS INTERNAS ...................................................................................................... 23

3.1 Cultura del Control Interno del Banco ........................................................................................... 23 3.2 Principios del Sistema de Control Interno ..................................................................................... 25

3.2.1 Elementos del Sistema ............................................................................................................................... 25 3.2.1.1 Ambiente de Control.......................................................................................................................... 25 3.2.1.2 Gestión de Riesgos ............................................................................................................................. 26 3.2.1.3 Actividades de Control ....................................................................................................................... 26 3.2.1.4 Información ........................................................................................................................................ 27 3.2.1.5 Seguimiento y mejora permanente ................................................................................................... 28

4 INFORMACIÓN DEL BANCO – DEBER DE TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ...................................................................... 28

4.1 Creación de Comités ..................................................................................................................... 30

5 MECANISMOS DE CONTROL ....................................................................................... 31

5.1 Externos........................................................................................................................................ 31 5.1.1 Superintendencia Financiera de Colombia ................................................................................................. 31 5.1.2 Revisoría Fiscal ............................................................................................................................................ 31

5.1.2.1 Transparencia en la elección del Revisor Fiscal ................................................................................. 32

5.2 Internos ........................................................................................................................................ 33

6 MECANISMOS PARA LA PREVENCIÓN, MANEJO Y DIVULGACIÓN DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS ........................................................................................................ 33

6.1 Situaciones que pueden generar Conflicto de Interés ................................................................... 34 6.2 Reglas particulares relativas a los conflictos de interés y del uso de información privilegiada ...... 34 6.3 Tribunal de Arbitramento ............................................................................................................. 35

7 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LOS PRINCIPALES PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DEL BANCO ............................................................................................................. 36




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8 CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE EL BUEN GOBIERNO CORPORATIVO DEL BANCO ................................................................................................................................... 36

9 PROGRAMAS DE DIFUSIÓN DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS ACCIONISTAS Y DE LOS DEMÁS INVERSIONISTAS, MECANISMOS PARA LA ADECUADA ATENCIÓN DE SUS INTERESES ............................................................................................... 36

9.1 Con Quiénes se Relaciona El Banco ............................................................................................... 37 9.2 Los Clientes y Usuarios del Banco ................................................................................................. 37 9.3 Los Funcionarios del Banco ........................................................................................................... 38 9.4 Los Accionistas .............................................................................................................................. 38 9.5 Los Inversionistas.......................................................................................................................... 38 9.6 El Estado ....................................................................................................................................... 39 9.7 Los Proveedores ........................................................................................................................... 40 9.8 Vigencia, Alcance e Interpretación e Informes .............................................................................. 40

10 DOCUMENTACIÓN ASOCIADA ................................................................................... 41

11 BITÁCORA ........................................................................................................................ 41




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1 GENERALIDADES

La Junta Directiva del Banco Multibank S.A. en cumplimiento de las normas que regulan el mercado público de valores y de su deber estatutario, ha aprobado el presente Código de Buen Gobierno Corporativo.

1.1 Objetivo

El presente Código tiene por objeto plasmar la filosofía del Banco y establecer las principales prácticas y políticas que en materia de Buen Gobierno Corporativo deben regir todas y cada una de las actuaciones del Banco, especialmente aquellas relaciones entre la Administración, la Junta Directiva, los accionistas y demás grupos de personas con intereses en el buen desempeño del Banco. El presente Código de Buen Gobierno sustituye el aprobado por la Junta Directiva del Banco Multibank S.A. en el mes de septiembre de 2014, y sus disposiciones complementan lo establecido por los estatutos del Banco, y las demás normas que estén vigentes y sean aplicables. Así mismo, por ser una subsidiaria de Multibank Inc., Banco Multibank S.A. ha usado el Manual de Gobierno Corporativo de Casa Matriz como guía para la construcción de éste. Como consecuencia de lo anterior, en materia de reportes a Casa Matriz, se aplicará la relación de reporte administrativo y corporativo establecido en el mencionado Manual de Gobierno Corporativo.

1.2 Presentación del Banco

El Banco Multibank S.A., en adelante Multibank o El Banco, es un establecimiento bancario con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, que surgió como producto de la Conversión a Banco de Macrofinanciera S.A. C.F. El 10 de febrero de 2015 y luego de la autorización de funcionamiento impartida por la Superintendencia Financiera de Colombia mediante la Resolución No. 0116 del 09 de febrero de 2015. Como entidad del sector financiero y emisor de valores, se encuentra sometida a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.

1.3 Líder de Proceso

Gerente de Asesoría Legal y Secretaria General

1.4 Ámbito de Aplicación

Vicepresidente de Finanzas Vicepresidente Gestión de Riesgos Vicepresidente Asistente de Operaciones y Medios Gerente de Calidad, Seguimiento y Normalización Gerente de Auditoría Gerente de Cumplimiento Accionistas.




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Junta Directiva.

1.5 Glosario

• Accionista Minoritario: Es el accionista que por su reducido número de acciones no tiene capacidad de controlar directa o indirectamente a la sociedad ni de influir en la toma de decisiones, o aquel definido como tal de acuerdo con los Estatutos del Banco.

• Alta Gerencia: Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa o corporativa del Banco. Son los responsables del Giro Ordinario de los negocios del Banco, y son los encargados de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias del Banco. Se incluyen el Gerente de Asesoría Legal y Secretaria General y el responsable de Auditoría interna.

• Auditoría Especializada: Estudio, análisis y emisión de un concepto sobre un tema específico. La auditoría especializada puede ser solicitada por un grupo de accionistas en las condiciones estipuladas por el Banco para poder llevar a cabo este procedimiento. El auditor especializado estará obligado a guardar confidencialidad sobre los temas consultados y la información presentada para el desarrollo del contrato.

• Giro Ordinario: Se refiere al conjunto de decisiones tomadas y operaciones ejecutadas que son necesarias para implementar la estrategia del Banco y alcanzar los objetivos empresariales del mismo. La responsabilidad del Giro Ordinario de los negocios del Banco recae sobre el equipo de la Alta Gerencia liderado por el Presidente del Banco.

• Grupos de Interés: Todas aquellas personas que, por su vinculación con el Banco, tienen interés en él. Dentro de éstos se cuentan el público en general, accionistas, colaboradores, clientes, usuarios, autoridades económicas y tributarias, y la Superintendencia Financiera de Colombia.

• Matriz: Sociedad que ostenta el control o poder de decisión sobre este Banco. Es Multi Financial Group Inc.

• Operaciones relevantes: Hechos significativos para el Banco.

• Presidente del Banco: Posición individual dentro del Banco que responde ante la Junta Directiva. Máximo responsable del Giro Ordinario del Banco y es a quien reporta de forma directa a la Alta Gerencia del Banco. Actúa como Representante Legal de la Sociedad.

• Precio o Tarifas de Mercado: Es el precio al que un bien o servicio puede comprarse en un mercado concreto. Es un concepto económico de aplicación tanto en aspectos teóricos de la disciplina como en su uso técnico y en la vida diaria.

• Partes Vinculadas o Partes Relacionadas: Se entiende por partes vinculadas la Casa Matriz Multibank Inc. en Panamá, sus filiales y subsidiarias. El o los accionistas o beneficiarios reales del diez por ciento (10%) o más de la participación accionaria del Banco. Las personas jurídicas en las cuales El Banco sea beneficiario real del diez por ciento (10%) o más de la participación societaria. Los administradores y Directivos del Banco y de su Casa Matriz y de sus filiales y subsidiarias.

https://es.wikipedia.org/wiki/Precio

https://es.wikipedia.org/wiki/Bien_econ%C3%B3mico

https://es.wikipedia.org/wiki/Servicio_(econom%C3%ADa)

https://es.wikipedia.org/wiki/Compra

https://es.wikipedia.org/wiki/Mercado

https://es.wikipedia.org/wiki/Econom%C3%ADa




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2 POLÍTICAS

2.1 ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Y DERECHOS DE LOS ACCIONISTAS

El Banco busca dentro de su misión el dar un valor agregado a sus accionistas, reconociendo el apoyo que éstos de manera permanente brindan al Banco en cada uno de sus proyectos. Por tal razón El Banco:

• Reconoce y defiende los derechos de sus accionistas.

• Les suministra la información relevante para la toma de sus decisiones.

• Planea y realiza las reuniones de Asambleas tanto ordinarias como extraordinarias, de forma tal que los accionistas puedan participar y

• Brinda un tratamiento equitativo a todos y cada uno de los accionistas.

2.1.1 Asamblea General de Accionistas

El máximo órgano de dirección del Banco es la Asamblea General de Accionistas, quien tiene su reunión ordinaria cada año, a más tardar el 31 de marzo, a fin de examinar la situación del Banco, designar a los directores y demás funcionarios de su elección, considerar los informes correspondientes que por ley y por estatutos deban presentársele las cuentas y balances del último ejercicio, resolver la distribución de utilidades y acordar todas aquellas decisiones que consideren adecuadas para el buen desempeño y cumplimiento del objeto social. Este órgano igualmente puede reunirse de forma extraordinaria cuando así lo exijan las necesidades urgentes del Banco, por convocatoria de la Junta Directiva, del Presidente o del Revisor Fiscal, bien a iniciativa propia o por solicitud de un número plural de accionistas que representen no menos del quince por ciento (15%) de las acciones suscritas. En estas reuniones la Asamblea no podrá ocuparse de temas diferentes de los indicados en el orden del día expresado en el aviso de convocatoria, salvo por decisión del número de accionistas exigido por la ley y una vez agotado el orden del día. Por regla general, las decisiones de la Asamblea se adoptan por la mayoría de los votos correspondientes a las acciones ordinarias representadas en la reunión, teniendo en cuenta que cada acción da derecho a un voto, con las excepciones que se determinan en la ley mercantil y financiera y en los estatutos sociales del Banco. Los accionistas podrán hacerse representar ante El Banco para deliberar y votar en la Asamblea, para el cobro de dividendos y para cualquier otro efecto, mediante poder otorgado por escrito, de conformidad con la ley y dentro de los términos y condiciones señalados por los estatutos sociales. Las decisiones tomadas por la Asamblea, obligarán a todos los accionistas.




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2.1.1.1 Derechos de los Accionistas

Además de aquellos derechos que se encuentren contenidos en la ley y en los estatutos, los accionistas tendrán los siguientes derechos:

• Participar de los dividendos del Banco, conforme al tipo de acción de la que sean titulares, siempre que conforme a lo decidido por la Asamblea de Accionistas, haya lugar a la distribución de éstos.

• Participar y votar, en las Asambleas Generales de Accionistas para la toma de decisiones, incluyendo la designación de los órganos y de las personas que conforme a la ley y a los estatutos sociales le corresponda elegir.

• Transferir o enajenar sus acciones, de acuerdo con la ley, los estatutos sociales y los acuerdos sociales, si los hubiere; así como conocer los métodos de registro de las acciones y la identidad de los principales accionistas del Banco, de conformidad con la ley.

• Tener acceso a la información pública del Banco de forma integral y en tiempo oportuno.

• Hacer recomendaciones para el Buen Gobierno Corporativo del Banco.

• Ejercer su derecho de inspección, incluyendo el encargo de auditorías especiales, a su costa y bajo su responsabilidad. En estos casos, no podrá permitirse la violación de los derechos del Banco, de los contratos que constituyen ventajas competitivas y en general, de todos aquellos documentos que se consideren información privilegiada o confidencial o de terceros, conforme a las normas vigentes. Estas auditorías no podrán adelantarse sobre secretos industriales ni respecto de materias cobijadas por la legislación sobre derechos de propiedad intelectual, ni afectar la autonomía propia de los administradores en el ejercicio de sus actividades, según las facultades legales y estatutarias que posea.

• Asociarse para ejercer sus derechos sociales y políticos.

• Solicitar junto con otros accionistas, la convocatoria a una reunión de Asamblea, conforme a lo estipulado en los Estatutos Sociales del Banco.

• Ejercer el derecho de retiro de conformidad con lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, cuando se convenga una fusión y la relación de intercambio resultante del estudio técnico sea modificada por decisión de una mayoría superior al ochenta y cinco por ciento (85%) de las acciones suscritas de cada una de las entidades interesadas.

De igual forma, los accionistas podrán ejercer el derecho de retiro, en los eventos de escisión, en que este derecho sea aplicable conforme a la regulación financiera. En todo caso el derecho de retiro queda sujeto a las normas que para el efecto se expidan.

2.1.1.2 Tratamiento Equitativo de los accionistas

Las acciones del Banco son ordinarias, nominativas y de capital. El Banco puede crear y colocar acciones privilegiadas. Para la colocación de tales acciones, será necesario que los privilegios respectivos sean aprobados por la Asamblea General de Accionistas




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con el voto favorable de un número plural de accionistas que represente la mayoría de los votos presentes de las acciones suscritas. En el Reglamento de Colocación de acciones privilegiadas se regulará el derecho de preferencia a favor de todos los accionistas, con el fin de que puedan suscribirlas en proporción al número de acciones que cada uno posea el día de la oferta. Dicho Reglamento será aprobado por la Asamblea con la mayoría exigida en este artículo. La disminución o supresión de los privilegios concedidos a unas acciones deberá adoptarse igualmente por la mayoría ordinaria de la que habla el presente artículo. Pueden también crearse y colocarse acciones preferenciales sin derecho a voto a juicio de la Asamblea General de Accionistas, sin embargo, estas acciones no podrán representar más del cincuenta por ciento (50%) del capital suscrito. Todos los accionistas del Banco serán tratados con equidad, teniendo en cuenta que cada accionista tiene los mismos derechos de acuerdo con la clase de acciones que posea. Es función de la Junta Directiva del Banco promover el respeto y el trato equitativo de todos los accionistas y demás inversionistas en valores, conforme con los parámetros fijados por los órganos de control del mercado público de valores y las normas internas de Multibank.

2.1.1.3 Representación de los Accionistas

Todos los directivos y colaboradores del Banco ayudarán a promover el trato equitativo e igualitario a todos los accionistas. En tal sentido, se establecen las siguientes prohibiciones:

• Incentivar, promover o sugerir a los accionistas el otorgamiento de poderes en blanco, donde no aparezca claramente definido el nombre del representante para las asambleas de accionistas.

• Recibir de los accionistas poderes para las reuniones de las asambleas, donde no aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante.

• Admitir como válidos poderes conferidos por los accionistas, sin el lleno de los requisitos legales. Conforme a esto los poderes deberán siempre otorgarse por escrito, indicando el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, y la fecha de la reunión. Las personas jurídicas deberán acompañar el Certificado de Existencia y Representación Legal.

• Sugerir o determinar el nombre de quienes deben actuar como apoderados en las asambleas de accionistas.

• Recomendar a los accionistas que voten por determinadas listas.

• Sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de los accionistas, la presentación en la Asamblea, propuestas que hayan de someterse a su consideración, salvo aquellas que busquen asegurar la buena marcha del establecimiento bancario.

• Sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la votación a favor o en contra de una propuesta que se presente en la reunión de la Asamblea para su consideración.




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Igualmente, estas conductas estarán prohibidas, cuando las mismas se realicen a través de apoderados, intermediario o por interpuesta persona. Conforme a la ley vigente y a los Estatutos Sociales del Banco los administradores y colaboradores del Banco, no pueden ejercer poderes para representar acciones ajenas en las reuniones de la Asamblea, ni sustituir los poderes que les confieran. Tampoco podrán votar, ni aún con sus propias acciones, en las decisiones que tenga por objeto aprobar los balances y las cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación del Banco.

2.1.1.4 Relaciones de los Accionistas con El Banco

Los accionistas deberán actuar con lealtad frente a El Banco, absteniéndose de participar en actos o conductas respectos de las cuales exista conflicto de intereses, lesionen los intereses del Banco o impliquen la divulgación de información privilegiada del Banco. Las relaciones comerciales del Banco con sus principales accionistas se llevarán a cabo dentro de las limitaciones y condiciones establecidas por las normas pertinentes, y en todo caso, dentro de condiciones de mercado. Estas relaciones se divulgarán en las notas a los estados financieros del Banco. El Banco efectúa un reporte trimestral a la Superintendencia Financiera de Colombia en el cual informa quiénes son sus principales accionistas con más del 1% del total de las acciones en circulación. Esta entidad de vigilancia y control lleva el registro de los principales accionistas del establecimiento bancario, de acuerdo con las normas que regulan el mercado público de valores. Adicionalmente, el Libro de Registro de Accionistas se encuentra a disposición de los accionistas antes de la Asamblea General Ordinaria para que tengan acceso al mismo en ejercicio del derecho de inspección.

2.1.1.5 Convocatoria

La convocatoria a reuniones ordinarias de la Asamblea General de Accionistas se hará con una anticipación no menor de quince (15) días hábiles, por medio de comunicación personal y escrita dirigida a cada accionista por correo certificado a la dirección que tenga registrada en el BANCO. Igualmente, será publicada en la página web del Banco www.multibank.com.co

2.2 Administradores y Funcionarios Ejecutivos

Los administradores del Banco deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. En el cumplimiento de su función, los administradores deberán, además de dar cumplimiento a las obligaciones establecidas por la ley:

• Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.

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• Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias.

• Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la Revisoría Fiscal.

• Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad.

• Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.

• Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos.

• Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de interés, salvo la autorización expresa de la Asamblea General de Accionistas.

En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio de la sociedad. En todo caso, la autorización de la Asamblea General de Accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad.

2.3 Junta Directiva

La Junta Directiva se compone de siete (7) miembros principales o directores. Los miembros de la Junta Directiva son elegidos para períodos de dos (2) años contados a partir de la fecha de su elección. Estos miembros permanecerán en su cargo siempre y cuando no sean removidos o inhabilitados, hasta la próxima reunión anual de accionistas y mientras sus sucesores sean elegidos y declarados hábiles por la Superintendencia Financiera de Colombia. Podrán ser reelegidos indefinidamente o removidos libremente antes del vencimiento del período. Para la elección de miembros de Junta Directiva o de cualquier comisión colegiada, se aplica el sistema del cuociente electoral y se tendrán en cuenta, las disposiciones contenidas en los estatutos y el sistema de administración de riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, en lo pertinente, de conformidad con la legislación vigente. Los integrantes de la Junta Directiva no pueden ser reemplazados en elecciones parciales, sin proceder a nueva elección de toda la Junta, por el sistema del cuociente electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad.

2.3.1 Funciones de la Junta Directiva

La Junta Directiva tiene atribuciones asignadas en los estatutos sociales, en todo caso son suficientes para ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido




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dentro del objeto social y para adoptar las decisiones necesarias en orden a que El Banco cumpla sus fines, y de manera especial, tiene las siguientes funciones:

1. Definir las políticas generales, financieras y de riesgos, así como los objetivos estratégicos del Banco y evaluar el desempeño de los mismos.

2. Aprobar y dar seguimiento periódico del plan estratégico, el plan de negocios, objetivos de gestión y los presupuestos anuales del Banco.

3. Fijar el régimen general de salarios y de prestaciones sociales extralegales. 4. Definir la estructura general que estime oportuna para la adecuada gestión del Banco y

aprobar la creación de las vicepresidencias del mismo. 5. Crear y suprimir, previos los requisitos legales, las agencias del Banco. 6. Nombrar el Presidente del Banco, fijarle su remuneración, señalarles sus funciones, y

removerlos libremente, así como supervisar el plan de sucesión de esos administradores. 7. Nombrar los vicepresidentes, el Auditor Interno, y los otros altos ejecutivos que estén

directamente subordinados al Presidente, fijas las políticas de evaluación, remuneración y sucesión, efectuar seguimiento a los resultados de su gestión y removerlos libremente.

8. Determinar quiénes son los suplentes del Presidente en sus faltas definitivas, temporales o accidentales.

9. Nombrar los demás representantes legales del Banco. 10. Autorizar la constitución de Compañías filiales y subsidiarias en los términos legales, así

como la adquisición, suscripción o enajenación de acciones, cuotas o derechos en dichas filiales o subsidiarias o en otras sociedades o empresas, conforme a lo expresado en estos estatutos.

11. Ordenar la emisión y reglamentar la suscripción de las acciones ordinarias que la sociedad mantenga en reserva y reglamentar la emisión de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, cuando se lo delegue la Asamblea.

12. Fijar la fecha para la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas, dentro del periodo que señalan estos estatutos, y convocarla extraordinariamente cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes del Banco o cuando lo soliciten accionistas que representen no menos del quince por ciento (15%) de las acciones suscritas. En este último caso, el Presidente, presentará la solicitud ante la Junta Directiva en la siguiente reunión de este órgano, y la convocatoria se hará en la fecha que sea determinada por la Junta.

13. Autorizar los Estados Financieros de fin de ejercicio, el informe de la administración y el proyecto sobre distribución de utilidades o cancelación de pérdidas que debe presentar a la Asamblea General de Accionistas en sus reuniones ordinarias.

14. Presentar en unión del Presidente del Banco, a la Asamblea General en sus reuniones ordinarias para su aprobación o improbación, el Balance General al treinta y uno (31) de diciembre del año inmediatamente anterior, acompañado del detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias y demás Estados Financieros de propósito general, el proyecto de distribución de utilidades, el informe escrito del Presidente sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión, y el informe de la Junta sobre la situación económica y financiera del Banco con los datos contables y estadísticos pertinentes y los especiales exigidos por la Ley. Para este último efecto, la Junta puede acoger el informe del Presidente o presentar uno distinto o complementario.




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15. Determinar la inversión que deba darse a las apropiaciones que, con el carácter de fondos especiales o de reservas de inversión, haya dispuesto la Asamblea General de Accionistas y establecer o modificar las políticas sobre inversión transitoria de disponibilidades no necesarias de inmediato para el desarrollo de los negocios del Banco.

16. Decretar la emisión de bonos y reglamentar su colocación de acuerdo con la Ley. 17. Por delegación expresa de la Asamblea General de Accionistas, decretar liberalidades a

favor de la beneficencia, de la educación, para fines cívicos o en beneficio del personal del Banco.

18. Determinar los niveles de competencia para la aprobación de las operaciones bancarias, en razón de la cuantía, asunto, vinculación con el establecimiento, etc. Cuando por norma imperativa una operación bancaria deba ser autorizada por la Junta, su aprobación por ella es indelegable.

19. Examinar cuando a bien lo tenga, por si o por medio de uno o varios comisionados que ella misma designe, los libros, documentos, activos, oficinas y dependencias del Banco.

20. Conceder autorización a los Administradores del Banco, en los casos y con los requisitos exigidos por la Ley, para enajenar o adquirir acciones de la sociedad, cuando se trate de operaciones ajenas a motivos de especulación.

21. Autorizar operaciones y servicios financieros nuevos, en los términos y con los requisitos que señale la Ley.

22. Supervisar la estructura adecuada y la efectividad del sistema de control interno, de seguimiento de riesgos y de cumplimiento legal del Banco, presentar a la Asamblea General de Accionistas los informes que se requieran sobre este particular y divulgar a los accionistas y a los demás inversionistas, por los mecanismos establecidos en el Código de Buen Gobierno, los principales riesgos a los que está expuesto el Banco y sus mecanismos de control.

23. Designar los integrantes del Comité de Auditoría del Banco, el cual servirá de apoyo para la Junta en la supervisión de la efectividad del sistema de control interno y de la independencia y efectividad de la función de auditoría.

24. Designar los integrantes de los Comités de Gobierno Corporativo, Riesgos, y demás comités de apoyo a la Junta Directiva para el ejercicio de sus funciones, así como aprobar los reglamentos internos de funcionamiento de estos comités.

25. Aprobar el Código de Conducta del Banco, en el cual se enunciarán los principios y normas de conducta que buscan guiar la actitud y el comportamiento de los directivos, empleados, funcionarios y colaboradores, regulando, entre otros aspectos, los mecanismos para prevenir los conflictos de interés y el uso de la información privilegiada. Dentro del Manual, la Junta establecerá la existencia y conformación de un Comité de Conducta y reglamentará su funcionamiento.

26. Adoptar, mediante la aprobación del Código de Buen Gobierno, las medidas necesarias respecto del gobierno del Banco, su conducta y la información que suministre, para asegurar el respeto de los derechos de los accionistas e inversionistas, la adecuada administración de sus asuntos y el conocimiento público de su gestión y asegurar su efectivo cumplimiento.

27. Promover el respeto y el trato equitativo de todos los accionistas y demás inversionistas en valores, de acuerdo con los parámetros fijados por los órganos de control del mercado público de valores y las normas internas del Banco.




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28. Reglamentar, al aprobar el Código de Buen Gobierno, el procedimiento que permita a los inversionistas contratar a su costo y bajo su responsabilidad la realización de auditorías especializadas de la sociedad, sobre aspectos determinados y específicos.

29. Definir, al aprobar el Código de Buen Gobierno, los programas de información a los inversionistas, los mecanismos para la adecuada atención de sus intereses y el sistema de atención de las reclamaciones que formulen los inversionistas respecto del cumplimiento de las disposiciones del Código de Buen Gobierno.

30. Aprobar el Informe Anual de Gobierno Corporativo del Banco. 31. Aprobar la política de riesgos y el conocimiento y monitoreo periódico de los principales

riesgos del Banco, incluidos los asumidos en operaciones fuera de balance. 32. Aprobar los sistemas de retribución de los miembros de la Alta Gerencia, así como sus

cláusulas de indemnización. 33. Revisar la propuesta a la Asamblea General de Accionistas de la política de remuneración

de la Junta Directiva. 34. Revisar la propuesta a presentar a la Asamblea General de Accionistas para la

contratación del Revisor Fiscal del Banco, previo análisis de su experiencia y disponibilidad de tiempo y recursos humanos y técnicos necesarios para desarrollar su labor por parte del Comité de Auditoría del Banco.

35. Conocer y administrar los conflictos de interés entre el Banco y los accionistas, miembros de la Junta Directiva y la Alta Gerencia.

36. Conocer y aprobar las operaciones que el Banco realiza con los accionistas controlantes, con los miembros de la Junta Directiva y otros administradores, así como las operaciones que se celebren con las Partes Vinculadas del Banco.

37. Organizar el proceso de evaluación anual de la Junta, tanto como órgano colegiado de administración como de sus miembros individualmente considerados.

38. Actuar como enlace entre el Banco y sus accionistas, de tal manera que se creen mecanismos adecuados para suministrar información veraz y oportuna sobre la marcha del Banco.

39. Supervisar sobre la integralidad y confiabilidad de los sistemas contables y de información interna con base en los informes de auditoría interna y del Presidente.

40. Supervisar la información financiera y no financiera, que por su condición de Emisor de Valores tiene el Banco y en el marco las políticas de información y comunicación que el Banco debe hacer pública periódicamente.

41. Supervisar la independencia y eficiencia de la función de auditoría interna. 42. Supervisar la eficiencia de las prácticas de Gobierno Corporativo implementadas, y el nivel

de cumplimiento de las normas éticas y de conducta adoptadas por el Banco. 43. Controlar periódicamente el desempeño del Banco y del giro ordinario de los negocios,

así como conocer la evaluación del desempeño de los miembros de la Alta Gerencia. 44. Efectuar anualmente una auto evaluación de su propia gestión y la del Presidente del

Banco, evaluación que deberá considerar los aspectos señalados en el Código de Buen Gobierno.

45. La Junta Directiva podrá presentar proposiciones a la Asamblea General de Accionistas en todos aquellos aspectos que considere necesarios para la buena marcha de la institución.

46. Designar los integrantes de los diferentes Comités Internos de la Junta Directiva.




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47. Aprobar la reglamentación de los Comités que reporten a la Junta Directiva. 48. Servir de órgano consultivo al Presidente del Banco y, en general, ejercer las demás

funciones que se le confieran en los presentes estatutos o en la Ley.

2.3.2 Remuneración de los miembros de Junta Directiva

La Asamblea de Accionistas para efectos de fijar la remuneración de los miembros de Junta Directiva, en adelante Directores tendrá en cuenta su número, calidad de sus integrantes, responsabilidades y tiempo requerido, en forma tal que dicha remuneración atienda de forma adecuada el aporte que El Banco espera de sus Directores.

2.3.3 Facultades de Información e Inspección

El ejercicio de las facultades se canalizará a través del Presidente del Banco. En todo caso, cuando la administración considere necesario remitir información con anterioridad a la reunión, esta será entregada con por lo menos dos (2) días de antelación la cual será enviada por correo electrónico a los miembros de la Junta Directiva o por el medio que establezca la administración como el más adecuado.

2.3.4 Principios de Actuación de los Directores

Con el fin de buscar objetividad, independencia y conocimiento en la toma de decisiones, los Directores deberán regirse por los siguientes principios:

• Los Directores, una vez elegidos y debidamente posesionados ante la Superintendencia Financiera de Colombia, representan a todos los accionistas, por lo que no actuarán en interés de accionistas o grupos de accionistas en particular.

• Las funciones de los Directores serán desempeñadas de buena fe, de manera independiente, con la debida diligencia y cuidado, procurando siempre que sus decisiones sean en el mejor interés del Banco, sus clientes y usuarios y de todos los accionistas del establecimiento bancario.

• Tratarán de forma justa y equitativa en sus decisiones a todos los accionistas.

• Promoverán el cumplimiento de las leyes, de los estatutos sociales, el Código de Buen Gobierno, el Manual de Conducta y demás normas y reglas acogidas por El Banco.

• Ejercerán su cargo en forma objetiva e independiente.

• Definirán los planes, estrategias y objetivos del Banco.

• Conocerán las condiciones financieras y operativas y todos y cada uno de los segmentos de los negocios cambiarios y financieros del Banco.

• Participarán activamente en las reuniones de Junta y en los Comités a los que pertenezcan, conociendo y revisando por adelantado el material de estudio y análisis para las reuniones, material que la Administración deberá suministrar de forma adecuada y oportuna.

• Evitarán los conflictos de interés con El Banco, informando sobre su presencia a los demás miembros de la Junta Directiva y absteniéndose de votar sobre el asunto correspondiente.




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2.3.5 Responsabilidades de Buen Gobierno por parte de la Junta Directiva

Además de aquellas funciones y deberes que se encuentren contenidas en las normas y en los Estatutos Sociales, la Junta Directiva tendrá las siguientes atribuciones:

• Respecto del Buen Gobierno: Tendrá la responsabilidad de velar por su propio desempeño, realizando un seguimiento permanente a las prácticas de Buen Gobierno Corporativo del Banco contenidas en el presente Código, buscando el estricto cumplimiento de las mismas, y al mismo tiempo asegurando su actualización conforme a las normas que sobre la materia se expidan tanto a nivel nacional como internacional.

• Respecto a la Alta Gerencia: Frente a los cargos que conforman el Primer Nivel de la organización, la Junta Directiva será responsable de su selección, evaluación, remuneración y sustitución, por la asignación de sus principales responsabilidades y por la supervisión del plan de sucesión.

• Respecto de los negocios del Banco: Los directores serán responsables de aprobar y revisar las estrategias de las operaciones del negocio financiero y cambiario, la política de riesgos, los presupuestos y el plan de negocios y operativo del Banco, así como los productos y nuevos servicios que vaya creando El Banco.

• Respecto del Control: La Junta Directiva buscará la integridad de los sistemas contables, de la información gerencial, financiera y de auditoría y velará por el adecuado funcionamiento de todos los sistemas de control, de seguimiento de riesgos y de cumplimiento legal.

• Respecto de la Ética: Los Directores serán los principales promotores del comportamiento ético del Banco, conforme con los principios contenidos en el Anexo Código de Conducta.

2.3.6 Selección de los Directores

La Asamblea buscará en lo posible, elegir miembros de la Junta Directiva, que puedan realizar aportes de acuerdo con su experiencia profesional, a las diferentes actividades y negocios del Banco. Cada director deberá disponer de tiempo suficiente para cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Todos los Directores deberán contar con habilidades básicas que les permita ejercer sus funciones con compromiso y responsabilidad. Dentro de dichas habilidades se tendrán en cuenta las siguientes: habilidades analíticas y gerenciales, una visión estratégica del negocio cambiario y financiero, la objetividad y la capacidad para presentar su punto de vista y la habilidad para evaluar cuadros gerenciales. Igualmente deberá tener la capacidad de entender y poder cuestionar la información financiera, crediticia, y de los diferentes riesgos del Banco y de sus actividades. Igualmente los miembros de la Junta Directiva serán personas que deben contribuir al Banco en una o más dimensiones, por su especial experiencia de conocimientos del sector financiero o cambiario, de aspectos de riesgo o financieros, de asuntos jurídicos, de temas comerciales o de manejo de crisis. El establecimiento bancario promoverá la mejor forma para lograr que el conocimiento de cada uno de los miembros de la Junta Directiva, avance y se mantenga actualizado.




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2.3.7 Independencia

La Administración sugerirá a los accionistas la elaboración de planchas para la designación de directores que incluyan por una mayoría de Directores independientes. Se consideran Directores independientes quienes no sean representantes de los accionistas mayoritarios, que no hayan laborado para el establecimiento bancario durante los últimos tres años, que no sean proveedores de bienes o servicios cuya cuantía sea superior a los 1000 SMLMV, que no sean colaboradores del Banco, así como aquellos que no hayan laborado durante los últimos tres años, para firmas de auditoría externa o de revisoría fiscal del Banco.

2.3.8 Incompatibilidad de los Directores

Conforme con la ley mercantil vigente, no existirá en la Junta Directiva, una mayoría cualquiera formada por personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad o primero civil. Si se eligiere la Junta Directiva contrariando a esta disposición, no podrá actuar y continuará ejerciendo sus funciones la Junta anterior, que convocará inmediatamente la Asamblea para nueva elección. Carecerán de toda eficacia las decisiones adoptadas por la Junta Directiva con el voto de una mayoría que contraviniere con lo aquí dispuesto. Igualmente no deben ser miembros de la Junta Directiva del Banco, aquellas personas que ejerzan o hayan ejercido, dentro del año anterior a su designación, en un cargo directivo, funciones de inspección, vigilancia o control de la Superintendencia Financiera de Colombia; quienes tengan litigios pendientes con el establecimiento bancario, o quienes se hayan desempeñado como Revisor Fiscal, Auditor Interno, Defensor del Consumidor Financiero u Oficial de Cumplimiento, del Banco durante el año anterior.

2.3.9 Asesores Externos

La Junta Directiva podrá realizar contrataciones de forma directa u ordenar a la Administración del Banco la contratación de asesores externos, para el servicio de la Junta Directiva, independientes de aquellos que contrate la Administración, cuando considere que es necesario para el mejor desempeño de sus funciones.

2.3.10 Reuniones de la Junta Directiva

Las reuniones de la Junta Directiva se celebrarán al menos una vez al mes, conforme a los estatutos sociales. No obstante, lo anterior, cuando las circunstancias así lo exijan, se podrán reunir los Directores de forma extraordinaria, conforme a la convocatoria que se realice de acuerdo con el contrato social. Las reuniones frecuentes de los miembros de Junta Directiva garantizan continuidad y profundidad en los asuntos que son sometidos a su consideración y que son objeto de sus decisiones.




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La Junta Directiva dedicará al menos una sesión, si ello fuere necesario en sesión extraordinaria, para analizar, evaluar y decidir sobre la planeación y estrategias del Banco, que incluye, la aprobación del Presupuesto Anual del Banco, así como el Plan Operativo y de Prevención de Riesgos.

2.3.11 Toma de decisiones

Procedimiento Las decisiones que toman los Directores, son suficientemente informadas y ajenas a intereses distintos a los del Banco. Se procura que las decisiones se tomen por consenso, sin que por tal interés se restrinja el hecho de que puedan existir diferencias en relación con alguna decisión, caso en el cual se harán las anotaciones correspondientes en el acta respectiva, tal como lo señala la ley. En efecto, cada miembro de la Junta Directiva tiene la posibilidad de dejar constancia del sentido de su voto y de las razones del mismo, si así lo considera. Para promover las decisiones consensuadas o en su defecto tomadas por una mayoría, representativa de los integrantes de la Junta Directiva, se ha optado porque el parámetro para determinar el quórum decisorio no sea el de los integrantes asistentes a la reunión sino el número de integrantes que estatutariamente, los conforman, de tal manera, que por regla general las decisiones se deben aprobar por la mayoría de los miembros de la Junta Directiva, es decir por cuatro (4) votos, salvo en los casos en que los Estatutos o la Ley precisan una mayoría más exigente.

2.3.12 Actas

Como lo señalan los Estatutos del Banco y las normas establecidas en las leyes colombianas, todos los actos y determinaciones de la Junta Directiva, se consignan en actas que se llevan conforme lo indican las normas legales y los Estatutos. Los Directores revisan en su integridad las actas, antes de que estas sean transcritas al libro correspondiente, a fin de solicitar que se hagan las modificaciones a que haya lugar. De esta manera, el acta constituye una constancia fiel y completa de lo acontecido en la reunión. Es reiterada la práctica según la cual las actas sean leídas totalmente y consideradas en la reunión siguiente, sin perjuicio de que también ocurra al final de la sesión correspondiente o a través de una comisión que se encargue de aprobar el acta, según lo estime más conveniente la Junta Directiva. Las actas son redactadas de manera clara y sencilla, de tal forma que se facilita su adecuado entendimiento. En ellas se hacen todas las anotaciones que resultan pertinentes y se señalan las conclusiones que fundamentan la toma de decisiones.




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2.3.13 Información Soporte de las Decisiones

Sin perjuicio de lo anterior, cada miembro de Junta Directiva puede, en desarrollo de las reuniones, requerir de la Administración, la información que considere pertinente para tomar una decisión. Los soportes de las decisiones tomadas en la Junta Directiva se archivan como anexos de las actas cuando quiera que no se incorporen en el texto de las mismas. Tales anexos se archivan de manera ordenada, de forma tal que se facilite la consulta que de los mismos se haga posteriormente.

2.3.14 Comités de Apoyo a la Gestión de la Junta Directiva

Al interior de la Junta Directiva, existen unos comités que han sido creados por ella misma, con el fin de apoyar las labores y funciones principales de los Directores. Dichos comités son:

• Comité de Auditoría: El Comité de Auditoría apoya a la Junta Directiva del Banco, en la supervisión y seguimiento del sistema de control interno adoptado por El Banco para la toma de decisiones relativas al control y al mejoramiento de la actividad de intermediación cambiaria y financiera, de sus administradores, ejecutivos y en general, de todos y cada uno de sus colaboradores.

El Comité ordena y vigila que todos los procedimientos de control interno se ajusten a las necesidades del Banco y la prestación de sus diferentes servicios, y que dichos procedimientos se enmarquen en los objetivos, metas y estrategias determinadas por El Banco tales como la eficiencia en las operaciones, la confiabilidad en la información financiera y cambiaria y la agilidad en la prestación de todos sus servicios. Así mismo, el Comité de Auditoría evalúa la actividad de los administradores y ejecutivos del Banco. Los resultados de dicha evaluación son incluidos dentro del Informe Anual que la Administración del establecimiento bancario presenta a la Asamblea General de Accionistas. Los miembros del Comité de Auditoría son designados por la Junta Directiva del Banco. El Comité no sustituye las funciones de la Junta Directiva ni de la Administración sobre la supervisión y ejecución del sistema de control interno adoptado por El Banco en sus diferentes actividades. Para su funcionamiento, además de lo dispuesto en la normatividad vigente, el Comité de Auditoría tiene un Reglamento Interno que establece sus objetivos, funciones y responsabilidades.




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• Comité de Riesgos: La principal función de este Comité es apoyar y asesorar a la Junta Directiva y a la Presidencia del Banco en la definición, seguimiento y control de las políticas generales de gestión de riesgos del Banco en la órbita operacional, crédito, mercado, liquidez, tecnológico, Seguridad de la información, Fraude y protección de datos y los demás que se adicionen a este Comité, de acuerdo con lo establecido en la reglamentación local y de Multibank Inc.

• Comité SARLAFT: Este Comité apoya las labores del Oficial de Cumplimento del Banco, realizando la revisión de los procedimientos, normas y controles implementados por El Banco para cumplir con los lineamientos de Ley en materia de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Comité de Gobierno Corporativo: Este comité tiene como función principal asesorar a la Junta Directiva en el cumplimiento de sus responsabilidades de vigilancia y control. Los objetivos de este Comité están orientados a valorar los procesos de la organización relacionados con sus riesgos y el ambiente de control, asegura la transparencia de la información que prepara El Banco y su apropiada revelación.

2.4 Designación del Presidente del Banco y de los Suplentes del Representante Legal

Principal

La representación legal del Banco, estará a cargo del Presidente, quien será denominado Representante Legal Principal, nombrado y removido libremente por la Junta Directiva. La Junta Directiva nombrará hasta cuatro (4) suplentes del Representante Legal Principal, a saber: Primer (1er.) Suplente del Representante Legal Principal, Segundo (2°) Suplente del Representante Legal Principal, Tercer (3er.) Suplente del Representante Legal Principal y Cuarto (4°) Suplente del Representante Legal Principal, quienes lo reemplazarán en las faltas temporales o absolutas en el orden de designación. Las personas que ocupen los cargos determinados en el Primer, Segundo y Tercer Nivel de la estructura organizacional del Banco, podrán a su vez ser representantes legales del Banco. El Presidente y Representante Legal Principal de la sociedad como máximo representante de la Administración tendrá las siguientes funciones:

• Dentro de las normas y orientaciones que dicte la Junta Directiva, dirigir los negocios de la sociedad, vigilar los bienes de la misma, sus operaciones técnicas, su contabilidad y correspondencia.

• Cumplir y hacer cumplir los estatutos y reglamentos de la sociedad, así como todas las disposiciones legales.

• Nombrar a las personas que deben desempeñar los cargos del Banco, así como retirarlas y reemplazarlas cuando haya lugar, siempre y cuando los nombramientos de dichos cargos no correspondan a otros órganos conforme a su competencia.

• Actuar como Secretario en las reuniones de Asamblea y de Junta Directiva cuando no se haya proveído el cargo de Secretario General.




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• Cumplir y hacer cumplir y difundir adecuadamente el Código de Buen Gobierno de la sociedad.

• Suministrar al mercado información oportuna, completa y veraz sobre los estados financieros y sobre el comportamiento empresarial y administrativo.

• Representar legalmente a la sociedad ante las autoridades de cualquier orden o naturaleza y ante otras personas naturales o jurídicas, con facultades para novar, transigir, comprometer y desistir y para comparecer en juicios en que se dispute la propiedad de bienes o derechos sociales.

• Celebrar cualquier clase de contratos relativos al objeto social así como los de venta, hipoteca y arrendamiento de inmuebles, previa autorización de la Junta Directiva de la sociedad cuando así se requiera y conforme a los lineamientos generales establecidos por ella.

• Nombrar apoderados especiales.

• Presentar en la reunión ordinaria de la Asamblea General un informe escrito sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión con inclusión de las medidas cuya adopción recomiende a la Asamblea y presentar a ésta, conjuntamente con la Junta Directiva, el balance general, el detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias y los demás anexos y documentos que la ley le exija. Este informe contendrá entre otros, una descripción de los riesgos inherentes a las actividades relacionadas con El Banco y los demás aspectos relativos a la operación bancaria que sean materiales, de acuerdo con las normas vigentes.

• Delegar en los comités de apoyo a la administración o en los funcionarios que estime oportuno y para casos concretos, alguna o algunas de sus funciones, siempre que no sean de las que se haya reservado expresamente o de aquellas cuya delegación esté prohibida por la Ley.

Las demás que le correspondan de acuerdo con la ley, los estatutos o por la naturaleza del cargo.

2.5 Comités Internos de Apoyo a la Administración

Al interior de la organización se han creado comités internos, que buscan suministrar apoyo a la Alta Gerencia en el desarrollo de sus funciones y de la gestión que debe realizar El Banco. Dichos comités son:

• Comité de Evaluación y Calificación de Cartera: Tiene como responsabilidad principal la evaluación y la calificación de la cartera del Banco, de acuerdo con el SARC del Banco y con la normatividad vigente.

• Comité ALCO: Su objetivo es desarrollar e implementar la estrategia de activos y pasivos del Banco en el corto y mediano plazo, la cual es revisada periódicamente de acuerdo con los resultados obtenidos y a las condiciones actuales y perspectivas del entorno económico.

• Comité de Tesorería: Su objetivo es monitorear el comportamiento de las variables económicas que impactan en la evolución del mercado de capitales local y externo y




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diseñar y revisar estrategias que garanticen el fondeo para la operación normal del Banco y la maximización de la rentabilidad de los recursos financieros.

• Comité SAC: Revisión de la gestión del Banco relacionada con el Sistema de Atención al Consumidor Financiero.

• Comité de Compras: Evalúa, controla y aprueba las inversiones y gastos que requiere El Banco.

• Comité de Calidad y Seguimiento de Cartera: Suministrar información a la Alta Dirección que apoye en forma efectiva la adecuada administración y gestión del portafolio de cartera empresarial. Así como mantener un seguimiento permanente sobre la calidad del portafolio de cartera del Banco, reportar clientes que por sus señales de alerta se identifican como de seguimiento especial, y dar a conocer la evolución de los planes de acción y recaudo de los clientes definidos como cartera de seguimiento especial y reestructurado.

Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplen en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.

2.5.1 En el cumplimiento de su función los administradores:

• Realizan los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.

• Velan por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias.

• Velan porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la Revisoría Fiscal.

• Guardan y protegen la reserva comercial e industrial de la sociedad.

• Se abstienen de utilizar indebidamente información privilegiada.

• Dan un trato equitativo a todos los socios y respetan el ejercicio de inspección de todos ellos.

Se abstienen de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad, o en actos respecto de los cuales existe conflicto de interés, salvo autorización expresa de la Asamblea General de Accionistas. En estos casos, el Administrador suministra a la Asamblea toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva decisión se excluye el voto del administrador, si es socio del Banco. En todo caso la decisión de la Asamblea General de Accionistas sólo se toma cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad.

2.5.2 La Estructura Organizacional de la Administración de la sociedad es la siguiente, a nivel de los Colaboradores:

• Primer Nivel conformado por el Presidente del Banco.

• Segundo Nivel: Vicepresidentes

• Tercer Nivel: Gerentes

• Cuarto Nivel: Directores de Área




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En el evento en que haya faltas absolutas o temporales del Presidente, la Junta Directiva determinará el o los representantes legales del Banco que reemplacen el primer nivel de la estructura organizacional, hasta tanto exista un nombramiento en propiedad de los cargos que constituyen dicho nivel. Las personas que ocupen los cargos determinados en el Primer y Segundo Nivel de la estructura organizacional del Banco, podrán a su vez ser representantes legales de la sociedad. Toda información relativa a las relaciones económicas existentes entre El Banco y sus Directores, Presidente y Principales Ejecutivos, se dará a conocer al mercado en los informes correspondientes a cada ejercicio social. Todas las transacciones celebradas entre El Banco, sus accionistas mayoritarios, directores y principales ejecutivos, se celebran en condiciones de mercado. El Banco en las operaciones de crédito que celebre con sus accionistas, directores y principales ejecutivos deberá sujetarse en un todo a lo consagrado en la Ley. Las operaciones activas de crédito que celebra El Banco con sus accionistas titulares del cinco por ciento (5%) o más del capital suscrito, con sus administradores, así como las que celebren con los cónyuges y parientes de sus socios y administradores dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad, o único civil, requerirán para su aprobación del voto unánime de los miembros de la Junta Directiva. En el acta de la correspondiente reunión de la Junta Directiva, se dejará constancia, además, de haberse verificado el cumplimiento de las normas sobre límites al otorgamiento de crédito o cupos máximos de endeudamiento vigentes en la fecha de aprobación de la operación. En estas operaciones no podrán convenirse condiciones diferentes a las que generalmente utiliza El Banco para con el público, según el tipo de operación, salvo las que se celebren con los administradores para atender sus necesidades de salud, educación, vivienda y transporte. Corresponde a la Junta Directiva conceder autorización a los Administradores del Banco en los casos y con los requisitos exigidos por la ley, para enajenar o adquirir acciones de la sociedad, cuando se trate de operaciones ajenas a motivos de especulación. No puede el Banco adquirir ni poseer sus propias acciones a menos que la adquisición sea necesaria para prevenir pérdida de deudas previamente contraídas de buena fe.

2.6 Políticas de selección, remuneración e incentivos

2.6.1 Política de Selección

El Banco en su proceso de selección de personal, vincula, conserva y desarrolla personas que interioricen, compartan y se comprometan con la visión, misión y valores institucionales, de acuerdo con el direccionamiento estratégico de la organización.




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El Banco vincula laboralmente personas altamente competentes en sus oficios o puestos de trabajo, porque logran los estándares de desempeño propuestos, de acuerdo con los indicadores de productividad del caso y con el sistema de administración del desempeño. Así mismo, se vinculan personas con amplio potencial de desarrollo, que puedan aprender y asumir los cambios y posibilidades de aprendizaje ofrecidos por las diferentes actividades del Banco.

2.6.2 Política salarial

El Banco tiene establecida formalmente una política salarial para toda su población, tanto a nivel operativo como administrativo. Para todos los colaboradores del Banco se ha señalado un escalafón de cargos donde se establece una agrupación de éstos por categorías y una remuneración mínima por cada uno de ellos, así como un incremento salarial fijo por cada promoción. Igualmente, El Banco estableció una curva salarial formal que surge de la decisión de ubicarse en la mediana de su mercado de referencia de manera que, de acuerdo con una metodología de descripción y valoración de cargos, se establecen los niveles mínimos, medios y máximos de remuneración para cada cargo administrativo. Anualmente la política salarial será revisada con el fin de adecuarla a las condiciones de mercado.

2.6.3 Mecanismos de Evaluación de los Directores, Presidente y Principales Ejecutivos

La Junta Directiva anualmente realizará una evaluación de su gestión, la cual deberá contemplar entre otras, la asistencia de sus miembros a las reuniones, la participación activa de éstos en las decisiones, el seguimiento que realicen a los principales aspectos del Banco, la evaluación de sus tareas y su contribución para la definición de las estrategias y proyección del Banco. Igualmente, la Junta Directiva evaluará periódicamente al Presidente del Banco en relación con su gestión y el Presidente hará lo propio respecto de los ejecutivos que dependan directamente de él.

3 NORMAS INTERNAS

3.1 Cultura del Control Interno del Banco

Para El Banco la cultura de control interno es un elemento esencial del buen gobierno corporativo y en consecuencia, éste se fomenta al interior del Banco, en consideración a la naturaleza, estructura y volumen de operaciones de la misma. El Sistema de Control Interno, para El Banco, se inspira, como todas sus actuaciones en el conjunto de valores y principios, que se traduce en políticas, normas, procedimientos, y




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comportamientos que permiten a la Administración asegurar, de manera razonable, que a través de la implementación de controles suficientes, adecuados y que atienden el criterio costo/beneficio, se procurará con éxito que los riesgos a los que se ve abocada en razón de sus actividades puedan llegar a evitar el cumplimiento de sus objetivos fundamentales. El Banco da estricto cumplimiento a las normas que sobre el particular le son aplicables, en atención al sector en el que se desenvuelve. El Sistema de Control Interno del Banco contribuye al logro de los objetivos del Banco, y procura que todas sus operaciones y actividades se realicen de conformidad con las normas internas y la Ley. El Control Interno permite prevenir el acaecimiento de riesgos, errores o fraudes al interior del Banco. Tal sistema promueve la eficiencia de manera que se reduzcan los riesgos de pérdida de activos operacionales o financieros y se propicie la elaboración de estados financieros confiables, así como el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, como antes se anotó. El Sistema de Control Interno evalúa el ambiente de control de la operación de todo El Banco y es responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios y administradores de la misma, quienes en desarrollo de sus funciones son responsables del sistema y de su monitoreo a través del autocontrol. Es por lo anterior, que El Banco fomenta entre estos una cultura de control y establece reglas de comportamiento y respeto institucional por vía del Anexo Código de Conducta. De otra parte, la Junta Directiva del Banco define las políticas de control interno del Banco, y evalúa su cumplimiento. Para el desarrollo de su gestión la Junta cuenta con el Comité de Auditoría que se encarga, conforme lo establece la normatividad vigente y el Reglamento de dicho Comité de evaluar el control interno del Banco. De esta forma y como apoyo a las responsabilidades de la Junta Directiva y el Comité de Auditoría en materia de control interno, la Auditoría Interna del Banco, realiza una evaluación independiente sobre el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos y la efectividad del control interno. También efectúa monitoreo al Sistema de Control Interno la Revisoría Fiscal que realiza una evaluación objetiva e independiente del mismo. Igualmente, tanto la Revisoría Fiscal como la Auditoría Interna presentan al Comité de Auditoría los planes de trabajo a desarrollar. Es preciso anotar que el Sistema de Control Interno del Banco incluye la revisión de la aplicación de las políticas que, documentadas o no, caracterizan las operaciones que realiza El Banco. Adicionalmente, para la realización de las operaciones de carácter material entre vinculados, se tienen en cuenta las disposiciones que hayan acordado los accionistas en los Acuerdos de Accionistas vigentes. En principio las operaciones materiales con vinculados son autorizadas por la Junta Directiva, y en caso de que por efecto de existencia




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de un conflicto de interés no se pueda tomar una decisión por la mayoría requerida, son autorizadas por la Asamblea General de Accionistas.

3.2 Principios del Sistema de Control Interno

El Banco fundamenta su Sistema de Control Interno en la persona, como ser responsable, que asume las consecuencias de sus propias acciones y se propone como norma actuar con competencia y eficiencia. De igual manera El Banco fundamenta su sistema en su capacidad para auto determinarse conforme a su objeto y propósitos y en su capacidad para autoevaluarse permanentemente. Así, son principios del sistema, conforme a la normatividad vigente, el autocontrol, la autorregulación y la autogestión. El autocontrol, entendido como la capacidad de todos y cada uno de los funcionarios y Administradores del Banco, para controlar y evaluar su trabajo, detectar desviaciones en desarrollo del mismo y aplicar los correctivos necesarios, así como para mejorar continuamente el cumplimiento de las tareas asignadas o que le correspondan conforme a su rol en El Banco. La autorregulación entendida como la capacidad institucional para en todo su quehacer desarrollar y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento del Sistema de Control Interno, dentro de los límites trazados por las normas externas de carácter imperativo proferidas por las autoridades competentes. La autogestión, comprendida como la capacidad institucional para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz el funcionamiento del Banco. Estos principios se irradian en cada uno de los elementos que componen el Sistema de Control Interno.

3.2.1 Elementos del Sistema

El Sistema de Control Interno abarca todas las áreas del Banco, aplicando para cada una de ellas, los objetivos, principios, elementos y actividades de control, información, comunicación y otros fundamentos del sistema.

3.2.1.1 Ambiente de Control

El Banco encuentra como materia prima para el Sistema de Control Interno, el que exista una cultura de control. La cultura de control se alimenta de la Cultura Organizacional, cuyas variables son definidas como una manifestación clara de la unidad de propósito y dirección del Banco. En el marco de la cultura organizacional, El Banco promueve de manera dinámica y permanente que los funcionarios y administradores sean competentes para el




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desarrollo de las funciones y roles que les corresponden, asuman de manera ejemplar sus tareas y responsabilidades y fomenten en los demás funcionarios una conciencia sobre el control. De igual manera, existe una estructura organizacional que se adecúa a sus necesidades de gestión, lo que comporta por ende, que en la misma descansa también el soporte de todo el Sistema de Control Interno. Si bien, no por el control se explica la estructura, la misma si contribuye a que exista un ambiente de control adecuado. En efecto, la estructura organizacional permite establecer con claridad líneas de reporte y asignaciones de responsabilidades, asegurar que los funcionarios entiendan los objetivos del Banco y la importancia que sus funciones tienen para el logro de tales objetivos y establecer los controles adecuados para garantizar la comunicación efectiva dentro del Banco. El ambiente de control implica una interiorización sincera y genuina por parte de todos los funcionarios y administradores de los valores y principios que rigen la vida del Banco. Tal interiorización se da más que en la existencia de documentos, que ciertamente son muy importantes, en las manifestaciones de tales valores y principios en las acciones de todos los días. Por lo anterior, es preciso anotar que se ha construido un ambiente de control a partir de varios documentos que si bien no fueron concebidos para ello si teniéndolo en cuenta, como el Código de Conducta, este Código de Buen Gobierno Corporativo, la estructura organizacional, y en general, las políticas internas que determinan roles y funciones que permiten a los funcionarios conocer con claridad su papel dentro del Banco, y por ende la importancia del mismo para el logro de los fines perseguidos por ella.

3.2.1.2 Gestión de Riesgos

El Banco concibe este elemento del Sistema de Control Interno como aquel que permite identificar los riesgos, clasificarlos y evidenciar los que de manera importante podrían afectar el logro de los objetivos del Banco, para implementar los controles que resulten adecuados para llevarlos al lugar que se busca en caso de concretarse a través de eventos. El Banco cuenta con Sistemas de Administración de Riesgos, diseñados e implementados conforme a su estructura, tamaño, objeto y dimensión y los ha adecuado a la normatividad que le ha resultado aplicable. En tal sentido, en cada uno de tales Sistemas se han establecido las políticas, metodologías y herramientas para identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos a los que se ve expuesto El Banco en razón de su actividad.

3.2.1.3 Actividades de Control

Las actividades de control se concretan en todas las políticas y procesos del Banco. Como se ha anotado antes, El Banco cuenta con diferentes Sistemas de Administración




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de Riesgos, cada uno de los cuales incorpora la implementación de actividades de control, lo que redunda en la existencia de unas políticas coherentes con los fines del Banco, para la incorporación formal y mesurable de controles en los procesos relacionados con los riesgos relevantes que la afectan. Los órganos que tienen funciones especiales dentro del Sistema de Control Interno, tienen dentro de sus responsabilidades la revisión y la producción de informes y reportes relativos al Sistema que permitan evidenciar, tanto la evolución del Banco en materia de cumplimiento normativo, de producción de información financiera y contable y de efectividad y eficiencia de las operaciones, como las oportunidades de mejoramiento que pueden presentarse a partir de la detección de situaciones, tales como deficiencias de control, errores en los informes financieros o actividades fraudulentas. Queda prohibido asignar funciones administrativas a quienes desempeñan funciones de control. La administración ha asumido la responsabilidad de diseñar procedimientos de control sobre la calidad, integridad, suficiencia y oportunidad de la información financiera y contable y de velar porque tales procedimientos tengan la efectividad requerida, es decir por que logren que la operación del proceso contable produzca información exacta, suficiente y oportuna. De igual manera la Administración es responsable por el reporte de las deficiencias significativas encontradas en el diseño y operaciones de los controles que hayan impedido el registro y la presentación adecuada de la información contable y financiera.

3.2.1.4 Información

Para El Banco, la información, en atención a su utilización, permite dirigir y controlar el negocio, a los funcionarios asumir sus responsabilidades y a terceros relacionados con El Banco tomar decisiones. La comunicación juega un papel fundamental por cuanto hace que la información sea efectivamente transmitida a sus destinatarios y cumpla los propósitos para los cuales la misma se produce. La información se comunica a los funcionarios del Banco, a través de diferentes mecanismos o medios, a fin de que estos puedan cumplir adecuadamente sus funciones, conozcan su rol en la consecución de los fines del Banco, la forma en que se relacionan con el trabajo de los demás funcionarios y la importancia de su papel al interior de la organización. Los diferentes mecanismos de comunicación se utilizan dependiendo de cuál o cuáles pueden resultar ser los más efectivos para lograr el efecto querido, así como el tipo de información que se quiere difundir. Estas comunicaciones se dan en todos los niveles de la organización. Finalmente, los datos que son suministrados a terceros para que éstos tomen decisiones de conformidad con la posición que tienen frente a El Banco, también se




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comunican a través de los canales más adecuados y eficientes conforme al tipo de información de que se trate.

3.2.1.5 Seguimiento y mejora permanente

En desarrollo del autocontrol, los funcionarios evalúan su propio trabajo y sus superiores jerárquicos también, a través de su revisión, supervisión y seguimiento. La Auditoría Interna cumple un papel importante en el seguimiento del Sistema de Control Interno, pues esta es una de sus funciones principales. Conforme al plan de auditoría interna el auditor interno y su equipo de trabajo evalúan la calidad del Sistema de Control Interno del Banco, en función del cumplimiento de sus objetivos fundamentales. Así, también se precisa la evaluación del Sistema de Control Interno por parte de personas ajenas a los procesos y en tal medida, tanto el revisor fiscal como el auditor interno asumen la función principal de efectuar la evaluación y por ende de producir con objetividad y técnica las recomendaciones de mejoramiento, a las que hace seguimiento el Comité de Auditoría. En este, como en cualquier otro tema, la Junta Directiva y el Comité de Auditoría y en lo que corresponde, la Administración, tienen la posibilidad de buscar personas diferentes del revisor fiscal y del auditor interno para efectuar evaluaciones adicionales puntuales o integrales sobre el Sistema.

4 INFORMACIÓN DEL BANCO – DEBER DE TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

El Banco presenta la información sobre su situación financiera de conformidad con las prescripciones legales y con las normas de contabilidad aplicables. Conforme a lo anteriormente expuesto, el establecimiento bancario informa a sus accionistas y al mercado en general sobre:

• Los principales riesgos del Banco frente a cada una de sus actividades y las medidas para enfrentarlos, así como los mecanismos utilizados para la administración de los riesgos.

• Los estados financieros conforme a la periodicidad y los cortes de fin de ejercicio establecidos, los cuales son dictaminados por el Revisor Fiscal.

• Los hallazgos relevantes efectuados por la Revisoría Fiscal y por las auditorías externas.

• Los hallazgos y situaciones sujetas a mejoramientos sustanciales arrojadas por los sistemas de control interno implementados en El Banco, así como los proyectos importantes relativos a dicho sistema.

• Los principales accionistas del Banco, esto es, aquellos beneficiarios reales de más del cinco por ciento (5%) de las acciones en circulación y todos los cambios relevantes en la participación accionaria y el control.




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• Los acuerdos entre accionistas respecto de los que El Banco tenga conocimiento y que tengan por objeto las acciones, sus derechos, el ejercicio de los derechos políticos y económicos de los accionistas, la administración del Banco, etc.

• Los negocios relevantes suscritos entre El Banco y sus principales accionistas

• Los actos y contratos de orden sustancial, suscritos por El Banco.

• Los hechos relevantes que se presenten en materia financiera, de riesgo, de control interno y de orden legal que puedan llegar a afectar a El Banco. La divulgación de estos hechos se realizará en la medida en que los mismos se presenten, a través de los canales de información que se consideren adecuados para cada caso concreto.

La Administración del Banco identificará los riesgos inherentes a las actividades relacionadas con El Banco y los dará a conocer a los accionistas e inversionistas en los estados financieros y en los informes que presenta a la Asamblea General de Accionistas, de acuerdo con las normas establecidas por la Superintendencia Financiera. Los estados financieros son publicados de acuerdo con las normas de la Superintendencia Financiera y también pueden ser consultados en la página web www.multibank.com.co. Adicionalmente una firma calificadora a partir del año 2006, realiza una evaluación de los riesgos del Banco, con el fin de adelantar la calificación de la probabilidad de pago oportuno de las obligaciones derivadas de éste, y en general para que emita una opinión acerca de las calidades del Banco. En el momento en que se presente una situación de riesgo que pueda afectar la situación del Banco en el mercado, ésta lo publicará a través de la Información Eventual que envía a la Superintendencia Financiera de Colombia y al mercado a través de la Bolsa de Valores de Colombia. Los canales de información que ha dispuesto El Banco para brindar información tanto a los accionistas como al mercado en general son los siguientes:

• Información a los accionistas: La Administración del Banco se preocupa por mantener informados a los accionistas del Banco, permanentemente les comunica a través de diferentes medios, acerca de las principales actividades y acontecimientos relacionados con la sociedad, incluyendo los estados financieros de fin de ejercicio.

• Informe de Gestión: El Banco prepara anualmente un documento denominado Informe de Gestión, el cual compila el informe de la Junta Directiva y del Presidente a los Accionistas, los estados financieros individuales, el dictamen del Revisor Fiscal.

Este informe incluye los resultados de la evaluación anual que la realiza la Junta Directiva del cumplimiento del Gobierno Corporativo adoptado por El Banco a través del presente Código.

• Correo Directo a los Clientes: A través de este medio se informa a los clientes y usuarios de la actividad cambiaria y financiera, acerca de los principales acontecimientos relacionados con la actividad del Banco.

http://www.multibank.com/




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• Información Eventual y Actualización Básica de Emisores: A través de la Secretaría General en cumplimiento de los deberes de Información Eventual, el público en general y los inversionistas tienen acceso a la información referente a los distintos hechos de relevancia y actividades de Multibank. El Banco da un estricto cumplimiento a las normas que regulan el Mercado Público de Valores, enviando al mercado, la información exigida por dichas normas.

• Página Web: El Banco, consciente de la importancia que representa la información para el público en general, ha dispuesto de una página web, en la que además de la promoción de las diferentes actividades cambiarias y financieras, y de sus productos y servicios, busca difundir su misión, su visión, sus principios y lo que representa su actividad frente al mercado financiero colombiano.

• Línea de Atención al Cliente: El Banco a través de la línea 018000915690 o a través del correo electrónico [email protected], tiene a disposición de sus usuarios y clientes un mecanismo de atención de consultas y reclamaciones.

4.1 Creación de Comités

Para el ejercicio de sus funciones y toma de decisiones, la Junta Directiva y la Administración del banco, si lo estiman conveniente, puede solicitar el apoyo técnico de Comités especializados. Previa a la creación del comité se debe surtir un proceso de aprobación de responsabilidades, responsables y funciones según “Reglamento del Comité”. La aprobación por parte de la Junta Directiva se solicita cuando el origen del comité es un requerimiento normativo y las demás creaciones serán aprobadas por el Gerente de Gobierno Corporativo de Casa Matriz. Ver procedimiento Creación de Comités. Una vez aprobada la Creación de Comités deben ser incluidos en el inventario “Anexo de Inventario Comités Multibank” y publicarse su actualización para que pueda ser monitoreado. Los resultados de todo comité deben reposar en actas debidamente firmadas, como mínimo por el presidente y secretario designados, actas que deben ser enviadas a la secretaria general. Los Reglamentos del Comité deben contener como mínimo:

Tema Detalle

Documentación Relacionar el Manual de Política Asociado y Reglamento del Comité.

Objetivo del Comité Describir el fin para el que se creó el comité.

Norma o proceso que lo crea Documente la norma o actividad (interna o externa), que origino la necesidad del comité, cuando fue aprobado, número de Acta de JD.

mailto:[email protected]




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Funciones del Comité Relacione todas las funciones para las que fue creado el comité. Ejemplo: proponer, supervisar, autorizar, realizar seguimiento, analizar, recomendar, etc.

Conformación Personas y cargos. Quórum decisorio

Líder del comité Responsable de convocar la sesión

Periodicidad de la Reunión Cada cuanto deben reunirse y con qué personal mínimo se realiza la sesión

Custodia de Actas e Informes Responsable de Custodiar las Actas e Informes

El Banco ha establecido las siguientes clases de comités:

a. Comités Creados por Orden Expresa de una Norma Externa

b. Comités Creados para Apoyo de la Junta Directiva

c. Comités Creados para Apoyo a la Gestión Administrativa

d. Comités Externos (Participación en comités de agremiaciones externas o de interés para

el funcionamiento del Banco: Ej. Asobancaria)

Los responsables de asistir a los comités externos deben informar los resultados de dicho comité al presidente y otros interesados en el Comité de Alta Gerencia.

5 MECANISMOS DE CONTROL

5.1 Externos

5.1.1 Superintendencia Financiera de Colombia

El Banco se encuentra vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia, organismo adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que supervisa la actividad financiera, aseguradora y bursátil y tiene dentro de sus objetivos supervisar el sistema financiero colombiano con el fin de preservar su estabilidad, seguridad y confianza, así como, promover, organizar y desarrollar el mercado de valores colombiano y la protección de los inversionistas, ahorradores y asegurados.

5.1.2 Revisoría Fiscal

El Revisor Fiscal del Banco cumple las funciones previstas en el Libro Segundo, Título Primero, Capítulo VIII del Código de Comercio, y se sujeta en su actividad a lo previsto por dichas normas, sin perjuicio de las regulaciones especiales impartidas por las distintas entidades de control y por la Asamblea de Accionistas, en cuanto resulte compatible con sus obligaciones legales. El Revisor Fiscal en el Informe a la Asamblea de Accionistas incluirá, además de los requisitos exigidos por la ley, los hallazgos relevantes que efectúe, con el fin de que los accionistas y demás inversionistas, cuenten con la información necesaria para tomar decisiones acerca de sus valores.




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5.1.2.1 Transparencia en la elección del Revisor Fiscal

El Revisor Fiscal y su Suplente son designados por la Asamblea General de Accionistas por períodos de dos (2) años, pero pueden ser reelegidos indefinidamente y removidos por la Asamblea en cualquier tiempo. El Revisor Fiscal Suplente reemplazará al Principal en todos los casos de faltas absolutas o temporales. La elección del Revisor Fiscal se llevará a cabo con base en una evaluación objetiva y pública y con total transparencia. El Revisor Fiscal y su Suplente deben ser contadores públicos. Si se designa una persona jurídica como Revisor Fiscal, ésta debe nombrar un contador público para la Revisoría Fiscal del Banco. No puede ser Revisor Fiscal quien sea asociado de la misma sociedad o de sus subordinadas, quien desempeñe en El Banco cualquier otro cargo y quien esté ligado por matrimonio o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad o sea consocio de los administradores o funcionarios directivos, promotores, tesorero, auditor o contador del Banco. El Revisor Fiscal no puede desempeñar en El Banco ni en sus subordinadas ningún otro cargo, y le está igualmente prohibido celebrar contratos con la sociedad o adquirir acciones de ella. El Revisor Fiscal recibe por la prestación de sus servicios, la remuneración que le fije la Asamblea General de Accionistas. La Asamblea General en la sesión en la que se designe el Revisor Fiscal, incluye la información relativa a las apropiaciones previstas para el suministro de recursos humanos y técnicos, destinados al desempeño de las funciones a él asignadas.

Con el fin de mantener la independencia entre el Banco y la firma de Revisoría Fiscal y/o sus equipos, el Banco designara como revisor fiscal a firmas que no hayan recibido del Banco, su matriz o subordinadas ingresos que representan el 25% o más de los ingresos anuales en el país durante los últimos 5 años de contratados. Se pactarán clausulas en las que la firma de Revisoría Fiscal se obligue a rotar a las personas que al interior de la entidad adelantan dicha función con por lo menos una periodicidad de 5 años. Igualmente, a pactar que la persona que ha sido rotada solamente pueda retomar la auditoría de la misma compañía luego de un periodo de 2 años. Mientras el contrato de Revisoría Fiscal este vigente el Banco no contratar servicios profesionales distintos a los de la propia auditoría financiera y demás funciones reconocidas en la normativa vigente, la sociedad extiende esta limitación a las personas o entidades vinculadas con la firma de Revisoría Fiscal, entre las que se incluyen las empresas de su grupo, así como las empresas en las que haya una amplia coincidencia de sus socios y/o administradores con los de la firma de Revisoría Fiscal.




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5.2 Internos

El Banco cuenta con una adecuada estructura de control interno, que busca de forma permanente el desarrollo de los correctivos y mejoras que determinen los resultados de su revisión. Auditoría Interna: El Banco cuenta con un auditor interno que desarrolla una actividad independiente, evaluando la calidad y efectividad del sistema de control interno en forma objetiva y brinda de manera permanente consultoría y auditoría en aras de agregar valor a las actividades desarrolladas por El Banco. Igualmente ayuda a cumplir con los objetivos y metas del Banco, brindando un enfoque sistemático y disciplinado para la evaluación y mejoramiento de la eficiencia del sistema de administración de riesgos, controles y proceso de gobernabilidad. Oficial de Cumplimiento: De conformidad con lo exigido por la ley vigente, El Banco cuenta con un sistema integral para la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo y otros ilícitos, que tiene por principios básicos el conocimiento del cliente, la determinación de movimientos por usuario y cliente, el conocimiento del mercado, la detección y análisis de operaciones inusuales y la determinación y reporte de operaciones sospechosas. Para verificar el cumplimiento del mencionado sistema integral, El Banco ha designado un Oficial de Cumplimiento y cuenta con un manual de prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo que recoge las normas y políticas que deben seguirse en esta materia. Así mismo, hay una colaboración permanente de todos los colaboradores del Banco, frente a la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, pues hay conciencia de la importancia que tiene el conocimiento del cliente y de sus operaciones cambiarias y financieras. Código de Conducta. El Banco tiene un Código de Conducta que recoge los principios y normas de conducta que buscan guiar la actitud y el comportamiento de sus directivos, colaboradores y funcionarios.

6 MECANISMOS PARA LA PREVENCIÓN, MANEJO Y DIVULGACIÓN DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS

El Banco cuenta con mecanismos para la prevención, manejo y divulgación de los conflictos de interés entre los accionistas y directores, administradores o altos funcionarios y entre accionistas controladores y minoritarios, entendiendo por conflicto de interés, la situación en virtud de la cual, un Director, administrador o funcionario del Banco que deba tomar una decisión, o realizar u omitir una acción, en razón de sus funciones, tenga la opción de escoger entre el interés del Banco, cliente, usuario, o proveedores, y su interés propio o el de un tercero, de forma tal que eligiendo uno de estos últimos, se beneficiaría patrimonial o extra patrimonialmente para sí o para el tercero, desconociendo un deber legal, contractual o estatutario y obteniendo un provecho que de otra forma no recibiría.




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6.1 Situaciones que pueden generar Conflicto de Interés

A continuación, enunciamos algunas situaciones que pueden generar conflicto de interés:

• Las decisiones sobre inversiones, cuando la persona que las adopta es representante legal, directivo, administrador o socio con una participación superior o igual al diez por ciento (10%) del Banco o que transa los documentos o títulos correspondientes.

• La adquisición o contratación por parte del Banco en activos fijos a directivos, administradores o colaboradores del Banco que participen en el análisis o toma de decisión respectiva, o a quienes tengan la calidad de cónyuges, compañeros permanentes o parientes hasta dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil de aquellos. En todo caso existirá conflicto de interés si el negocio se realiza en condiciones sustancialmente diferentes a las del mercado.

• La adquisición o contratación por parte del Banco de activos fijos a personas jurídicas, respecto de las cuales un directivo, administrador o empleado del Banco que participe en el análisis o toma de la decisión, o quien tenga la calidad de cónyuge, compañero permanente o pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil de aquel, sea socio en porcentaje de participación superior al cinco por ciento (5%) en el capital social de dicha persona jurídica.

• En general, toda operación que se realice en condiciones más favorables que las del mercado para el respectivo director, administrador o funcionario, que contenga los elementos para la definición de conflicto de interés establecida en este Código y de conformidad con los parámetros establecidos en el Manual de Conducta.

6.2 Reglas particulares relativas a los conflictos de interés y del uso de información privilegiada

Cuando El Banco y sus funcionarios se encuentren en una situación que pueda ser generadora de conflictos entre su interés y el de sus usuarios, clientes y accionistas, resolverá dicho conflicto, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes parámetros:

• Transparencia del Mercado: En todas sus actuaciones El Banco actúa en aras de la transparencia del mercado cambiario, financiero y bursátil.

• Medidas Preventivas: El Banco adopta las medidas preventivas pertinentes a fin de evitar el surgimiento de conflictos de interés entre sus competidores.

• Análisis de la situación generadora del conflicto de interés. Los funcionarios del Banco que se encuentran frente a una situación que posiblemente sea generadora de un conflicto de interés, en colaboración con la Secretaría General del Banco, analizan el entorno legal de la misma y los manuales y procedimientos establecidos por El Banco.

• Jerarquía. Si el funcionario no logra atender el conflicto de interés surgido, acude a su superior jerárquico para que éste ayude en la atención y juicio de la situación generadora del conflicto.

• Entidades de Control y Vigilancia. En última instancia, El Banco acude a las entidades de control y vigilancia para que sean ellas quienes califiquen si la situación respectiva, da lugar al surgimiento de un posible conflicto de interés.




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• Solución de conflictos de interés entre El Banco y sus colaboradores. Para la solución del conflicto de interés que surjan entre El Banco y sus colaboradores se acude al Reglamento Interno del Trabajo del Banco y al Manual de Conducta establecido por la Junta Directiva del Banco.

El Banco aplica el proceso disciplinario establecido por el artículo 111 y siguientes del Código Sustantivo del Trabajo.

6.3 Tribunal de Arbitramento

Las diferencias que ocurran a los accionistas con El Banco, o a los accionistas entre sí, por razón de su carácter de tales, durante el contrato social, al tiempo de disolverse El Banco, y en el período de la liquidación, serán sometidas a los mecanismos de solución de conflictos a que hacen referencia los artículos 64 y siguientes de la ley 446 de 1998. Si dichos mecanismos no ofrecen una solución para el conflicto presentado, las diferencias surgidas se someterán a la decisión obligatoria de un Tribunal de Arbitramento que funcionará en la ciudad de Bogotá, Colombia, y estará integrado por tres (3) ciudadanos colombianos en ejercicio de sus derechos civiles y serán abogados, los cuales fallarán en derecho. El nombramiento de los árbitros se hará de común acuerdo entre las partes, dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la solicitud presentada por cualquiera de las a la otra. Si no hay acuerdo, la decisión corresponderá al Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, de lista de diez nombres que pasen de consuno las partes, en los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo anteriormente mencionado, o en su defecto, hará la designación conforme lo determine el reglamento de la Cámara. Se entiende por parte, la persona o grupo de personas que sustenten la misma pretensión. El Tribunal se tramitará de conformidad con las reglas del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, y en lo no previsto en este artículo y en esas reglas, el procedimiento arbitral se regirá por las normas legales pertinentes. Operaciones con Vinculados Las operaciones con vinculados, entendiendo por tales, para estos fines, la Casa Matriz, los administradores del Banco y de las filiales y los accionistas del Banco con más del 10% del capital del Banco, aquellas sociedades en que esta tenga más del 10% de la participación, beneficiario real de la sociedad, cónyuge del beneficiario real de la sociedad, parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil de los accionistas y administradores del Banco, serán realizadas a través de sistemas de negociación legalmente establecidos, se desarrollarán dentro de los cupos definidos por las instancias competentes y siempre en condiciones de mercado. Igualmente, se atenderán las disposiciones contenidas en el Manual de Conducta, reglas y procedimientos específicos encaminados a detectarlos, prevenirlos y manejarlos.




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Así mismo, aquellas dirigidas a garantizar la independencia física y funcional de las áreas susceptibles de generar conflicto de interés.

7 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LOS PRINCIPALES PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DEL BANCO

El Banco tiene un Manual de Procedimiento de Compras en el cual se establecen las políticas de contratación. Para la preselección de los proveedores deberá tenerse en cuenta que sean personas jurídicas preferiblemente y se analizarán los siguientes aspectos: capacidad técnica y patrimonial; idoneidad y trayectoria en el mercado; permanencia; infraestructura operativa; estabilidad financiera; calidad del servicio; precio ofrecido y valor agregado; cantidad; cumplimiento; cubrimiento; garantía ofrecida; mercado objetivo, y solvencia moral. El Banco evaluará la moralidad de los socios o accionistas mayoritarios, al representante legal o representantes legales, colaboradores y miembros de la Junta Directiva, así como también la de los proveedores o contratistas. En caso de presentarse algún vínculo entre el proveedor o contratista y algún director, administrador o principal ejecutivo del Banco, así se indicará en el proceso de contratación y se dará a conocer de tal situación a la Junta Directiva para su conocimiento, por parte de la Dirección de Desarrollo Humano, Administrativo y Compras.

8 CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE EL BUEN GOBIERNO CORPORATIVO DEL BANCO

La Junta Directiva del Banco adopta las medidas necesarias respecto del gobierno del mismo, y velará por el cumplimiento de las normas sobre Buen Gobierno, establecidas en el presente Código. Para estos efectos los accionistas e inversionistas, podrán dirigir sus comunicaciones relacionadas con el incumplimiento de dichas normas a través de la Secretaría General del Banco. Toda violación a los procedimientos y normas contenidas en el presente Código, acarreará para el Director, administrador o funcionario que la infringe, la imposición de las sanciones que correspondan en cada caso, conforme a lo dispuesto en el Código Sustantivo de Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y la normatividad vigente, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad de carácter civil o penal a que haya lugar, las cuales serán adelantadas por los representantes del Banco.

9 PROGRAMAS DE DIFUSIÓN DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS ACCIONISTAS Y DE LOS DEMÁS INVERSIONISTAS, MECANISMOS PARA LA ADECUADA ATENCIÓN DE SUS INTERESES

El Banco a través de su Secretaría General busca que los accionistas, inversionistas y público en general, puedan obtener información sobre los asuntos del Banco y puedan dirigir sus inquietudes al respecto.




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9.1 Con Quiénes se Relaciona El Banco

A continuación, presentamos con quienes se relaciona El Banco en desarrollo de su actividad empresarial, siendo pertinente precisar que el orden en que se presentan es puramente metodológico y no obedece a una prelación o jerarquía establecida entre ellos, estas personas son los clientes y usuarios, los funcionarios, los accionistas, el Estado y los proveedores.

9.2 Los Clientes y Usuarios del Banco

El Banco cumple la fundamental tarea de administrar los recursos escasos de la sociedad y prestar servicios para la satisfacción de sus necesidades. Así, El Banco siguiendo los lineamientos establecidos por Multi Financial Group la Casa Matriz a la que pertenece, ha orientado su actividad empresarial hacia la prestación de servicios financieros que contribuyen al desarrollo sostenible del país, orientados principalmente al servicio de los estratos 1, 2 y 3. Los clientes y usuarios del Banco no son un instrumento para la gestión empresarial, sino un fin en sí mismo. En consecuencia, el trato hacia ellos debe reflejar el respeto por las normas dirigidas a la protección al consumidor y la aplicación de los valores y principios de la Organización a la que pertenece. Esta concepción nace del respeto por la dignidad de la persona, la justicia y la igualdad de oportunidades que promocionan y exigen el respeto de sus derechos y establecen y vigilan el cumplimiento de sus responsabilidades. Esto se expresa en una excelente calidad de los productos y servicios ofrecidos, en una comunicación clara y transparente de las condiciones de los mismos, que se traduce entre otros en una publicidad veraz y precisa y en una atención efectiva y respetuosa. Para los casos en los cuales los clientes y usuarios sientan vulnerados sus derechos o quieran formular alguna inquietud, El Banco ha encontrado en la figura del Defensor del Consumidor Financiero una institución muy útil para satisfacer tales requerimientos, en el marco legal que le es aplicable. Es por ello que El Banco difunde ampliamente a través de distintos medios tales como comunicaciones escritas e Internet, la forma en la que los clientes y usuarios pueden comunicarse con el Defensor del Consumidor Financiero y el procedimiento previsto para ello. El Defensor del Consumidor Financiero da respuesta a las quejas de los usuarios y/o clientes, al tiempo que hace las veces de vocero de los consumidores financieros en relación con la actividad del Banco. Las decisiones adoptadas por el Defensor Consumidor Financiero en el ejercicio de sus funciones son vinculantes para el Banco. Por otra parte, El Banco dispone de mecanismos adicionales a los exigidos por las normas para atender sus quejas y reclamos, garantizando su oportuna y efectiva gestión. La relación de los clientes y usuarios se fundamenta en los principios de la buena fe comercial y en el marco de tales principios, en sus contratos, propende por una redacción clara, sencilla y precisa de las condiciones en que se desarrollan y se abstiene de utilizar




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cláusulas que impliquen abuso del derecho. Así mismo, El Banco ha asumido el compromiso de poner a disposición de los clientes y usuarios la información relacionada con la operación correspondiente, de informarles las condiciones de utilización de los productos y servicios que ofrece, las tarifas y demás cargas derivadas de los mismos. La información de los clientes que El Banco conozca en razón de su relación comercial es manejada conforme a las normas legales. De acuerdo con las disposiciones legales, El Banco cuenta con políticas y procedimientos que le permiten identificar y reportar a las autoridades competentes, la ocurrencia de actividades inusuales para la prevención y detección de conductas delictivas. Así mismo, en el Manual de Conducta del Banco se establecen los principios y las reglas que deben ser atendidas por los administradores y demás funcionarios del Banco en el trato con los clientes y usuarios del Banco.

9.3 Los Funcionarios del Banco

El Banco propende por la promoción de una cultura organizacional basada en sus valores y principios. Por ello, los funcionarios del Banco han de ser personas que compartan dichos valores y principios independientes de su fe religiosa. Al mismo tiempo, han de ser personas cuyas características les permitan desarrollar su trabajo de manera responsable, eficiente, competitiva y eficaz. El Banco en su pluralismo respeta la diversidad de géneros, razas, condiciones socioeconómicas y filiaciones políticas y religiosas de los funcionarios. El trato hacia los funcionarios descansa en los valores y principios contenidos en el legado de la Casa Matriz. Nace del reconocimiento de la Dignidad de la persona, la justicia, la libertad y autonomía, y la solidaridad y la fraternidad, que promocionan y exigen el respeto de sus derechos y establecen y vigilan el cumplimiento de sus responsabilidades.

9.4 Los Accionistas

Las acciones del Banco no se encuentran inscritas en el Mercado de Valores. El Banco es una sociedad cerrada. Los accionistas mayoritarios del Banco se han comprometido a respetar con absoluto rigor los derechos que la Ley le otorga a aquellos minoritarios que participan en su capital. El Banco ha velado porque haya igualdad en el trato a los participantes en su capital y porque todos sus accionistas puedan acceder, de manera oportuna y suficiente, a la información del Banco, en las condiciones señaladas en la Ley.

9.5 Los Inversionistas

Este punto se refiere a aquellas personas que invierten en títulos emitidos por El Banco en el mercado de valores.




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En el mercado de valores, la información es el eje fundamental que permite la libre y adecuada formación de precios, y en atención a ello, El Banco se ha comprometido a suministrar al mercado toda la información que resulte relevante para incidir en una decisión de un inversionista en cuanto a adquirir, enajenar o mantener su inversión. Así, El Banco divulga a los inversionistas, por el medio que considera el más adecuado, información sobre El Banco, disponiendo para ello de su página Web donde se publican los documentos y datos que resulten pertinentes. De otra parte, las normas del mercado de valores imponen unas obligaciones de suministro de información al mercado mismo a través de la Superintendencia Financiera de Colombia, las cuales son cumplidas cabalmente por parte del Banco, establecimiento bancario que mantiene permanentemente actualizada la información que reposa en el Registro Nacional de Valores y Emisores. La información de fin de ejercicio es remitida oportunamente así, se informa sobre la fecha fijada para la reunión de Asamblea General de Accionistas en que se consideran los estados financieros, el informe de gestión y los demás informes indicados por la Ley, así como el proyecto de distribución de utilidades respectivo. Con posterioridad a cada una de tales reuniones se remite en el término previsto por la norma pertinente copia de las actas correspondientes con sus anexos, se publica la información relevante a que haya lugar y se realizan las publicaciones exigidas en las normas vigentes. El Banco transmite la información periódica financiera que le corresponde de manera oportuna, así como la información relevante a que haya lugar.

9.6 El Estado

En este documento el término Estado se utiliza para designar al conjunto de los poderes públicos organizados y dispuestos armónicamente por la sociedad para satisfacer la necesidad que tienen quienes la conforman de garantizar sus libertades individuales, a cambio de unas restricciones razonables a las mismas. Con lo cual, El Banco como particular tiene interés en el adecuado funcionamiento del Estado y éste a su vez tiene un interés en que El Banco desarrolle su objeto y cumpla los deberes que le corresponden frente al mismo. Así, El Banco en desarrollo de sus actividades, es respetuoso de las autoridades y en tal virtud se ha comprometido a colaborar eficientemente con ellas en el marco de las atribuciones legales que tales autoridades tienen. Acata las instrucciones de las autoridades competentes, sin perjuicio de que pueda manifestar de manera respetuosa y fundamentada las diferencias de criterio que puedan surgir frente a dichas instrucciones, cuando a ello haya lugar. El Banco contribuye con las rentas del Estado y cumple con sus deberes impositivos, en el marco de la normatividad vigente. Así mismo, paga oportunamente las contribuciones que permiten el sostenimiento del ente público de supervisión. El Banco cuando hay lugar a ello, participa en el debate sobre proyectos normativos, a través de comentarios y propuestas que procuran un mejor desarrollo del sector financiero,




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con el propósito de lograr una mejor satisfacción de los intereses de los clientes y usuarios y de los intereses colectivos en general.

9.7 Los Proveedores

Los proveedores de bienes y servicios comportan para El Banco la asunción de derechos y responsabilidades. Es así como El Banco contrata proveedores que le suministran bienes y servicios de calidad, con la oportunidad adecuada, con remuneraciones en condiciones de mercado y ha dispuesto herramientas que le permiten evitar contratar con personas o entidades que pueden estar involucradas en actividades delictivas o que de cualquier manera puedan incumplir la ley. La Junta Directiva del Banco recibe informes en relación con el cumplimiento de las Políticas trazadas por El Banco en relación con la prevención de actividades delictivas que incluye el informe sobre los proveedores, por parte del Oficial de Cumplimiento, que es un funcionario designado por la Junta Directiva. El Banco cumple con todas las obligaciones a las que se compromete en virtud de los contratos que celebra con sus proveedores y del mismo modo exige cumplimiento cabal por parte de ellos. En efecto, el Manual de Conducta del Banco establece reglas que regulan las relaciones del Banco con sus proveedores y cuenta con normas internas que documentan los procedimientos en relación con los mismos. El Banco procura y promueve la competencia del mercado y, por lo mismo, establece procesos de contratación que implican concurrencia de dos o más proveedores y se ciñe estrictamente a tales procesos de manera que se garantice la objetividad y transparencia en la selección y contratación del proveedor. Las condiciones en que son contratados los proveedores se revisan periódicamente a efectos de determinar si los intereses de las partes son satisfechos de manera adecuada.

9.8 Vigencia, Alcance e Interpretación e Informes

La Junta Directiva del Banco Multibank S.A. tendrá la competencia exclusiva para aprobar cualquier modificación al presente Código y lo remitirá a la Asamblea General de Accionistas para su conocimiento en la primera reunión ordinaria o extraordinaria que se celebre luego de su aprobación por la Junta Directiva. Cuando exista una duda sobre el alcance o la interpretación de algún tema mencionado en este documento, la Junta Directiva será quien señale cuál es el alcance o interpretación que corresponde de manera definitiva, conforme a recomendación propuesta por el Comité de Buen Gobierno Corporativo. Así mismo, la Junta Directiva es el órgano colegiado encargado de aprobar las modificaciones a este documento, pudiendo las mismas ser propuestas por parte de la Administración.




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Sobre el adecuado desarrollo y la evolución de los lineamientos establecidos en materia de Gobierno Corporativo, al final de cada ejercicio contable se incorpora un acápite en el informe de gestión que considera y aprueba la Asamblea General de Accionistas; esta no es una norma que se derive de los estatutos del Banco, pero es una práctica que se ha considerado adecuada, habida cuenta que tal información resulta útil para evaluar desde otro punto de vista la gestión del Banco.

10 DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

Los siguientes procedimientos aplican a las políticas anteriormente mencionadas:

• Creación de comités

11 BITÁCORA

Versión Fecha

(mm/aaaa) Asunto Tratado

Elaborado por: Nombre/Cargo

Aprobado por: Nombre/Cargo

0000 06/2016

• Emisión del Manual por implementación del proyecto SCI, reemplaza el Manual Código de Buen Gobierno Banco Multibank S.A. (código 02.01.01.00.01), en su versión 0008 de Diciembre de 2015, aprobada por Lucrecia Niño/ Gerente de Asesoría Legal y Secretario General, Junta directiva según Acta No 467. Aprobado por Junta Directiva en la reunión del 15 de junio de 2016, según consta en el Acta No. 477.

• Diana Prieto / Analista de Proyectos y Procesos

• Lucrecia Niño / Gerente de Asesoría Legal y secretario General

• Junta Directiva en la reunión del 15 de junio de 2016, según consta en el Acta No. 477. Lucrecia Niño / Gerente de Asesoría Legal y secretario General

0001 12/2016

• Se modifica el Código de Buen Corporativo para atender las recomendaciones del Asesor Externo de Casa Matriz en temas de Gobierno Corporativo, en razón del proceso de homologación de las Buenas Prácticas de Gobierno Corporativo del Banco. Aprobado por la Junta Directiva en la reunión el 6 de diciembre de 2016 según consta en el Acta No. 483.

• Lucrecia Niño / Gerente de Asesoría Legal y Secretario General

• Junta Directiva en la reunión del 6 de diciembre de 2016, según consta en el Acta No. 483.

0002 03/2017

• Ajuste del ámbito de aplicación a la estructura real del Banco.

• Precisión en el alcance de las funciones de la Junta Directiva.

• Ajuste al alcance de Directores en el marco del Código de Buen Gobierno.

• Ajuste al alcance normativo aplicable a la elaboración de las actas.

• Eliminación del Comité de Revelación de Información, toda vez que las funciones que este desempeña las desempeña hoy el Comité de Auditoría, que es el que


• Junta Directiva en la reunión del 29 de marzo de 2017, según consta en el Acta No. 487.




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tiene que asegurarse de la supervisión de la forma en que el Banco revela la información a la Junta Directiva, a los Accionistas y al Mercado en general.

• Inclusión de la política de creación de comités, de tal manera que la misma quede atada al procedimiento actualmente existente en el Banco.

• Inclusión de una política de designación de la firma de Revisoría Fiscal, teniendo en cuenta la recomendación dada por Código País, la cual fue acogida por el Banco..

0003 06/2017

• Se elimina el Comité de Riesgos Interno del Banco. Se eliminan las excepciones en materia de conflictos de interés. Se ajusta la introducción a las funciones de la Junta Directiva. Se ajusta el numeral 2.3.2. relacionado con la remuneración de los miembros de Junta Directiva. Se ajusta el numeral 2.3.11 toma de decisiones. Se actualiza el Comité de Riesgos en cuanto a los riesgos que conoce y son de su competencia. Se actualiza el numeral 2.5.2. Se actualiza el numeral 9.8.


• Junta Directiva en la reunión del 14 de junio de 2017, según consta en el Acta No. 490.

0004 07/2018

• Se corrige el título del documento, así como se incluye la modificación de los períodos de los miembros de Junta Directiva y del Revisor Fiscal, de acuerdo con la última reforma estatutaria. Finalmente, se incluye el Comité de Estrategia y Negocio en el numeral 2.3.14.

• Se actualizan cargos de acuerdo al organigrama oficial del Banco.


• Junta Directiva en la reunión del 20 de junio de 2018, según consta en el Acta No. 504.

0005 09/2018

• Se traslada el Comité de Estrategia de Negocio de comité de apoyo a la Gestión de la Junta Directiva para Comités de Internos de apoyo para la administración.

• Diana Prieto / Analista de Procesos


0006 04/2019

• Se aclara que, en materia de reportes a Casa Matriz, se aplicará la relación de reporte administrativo y corporativo establecido en el mencionado Manual de Gobierno Corporativo de Casa Matriz.

• Se actualizan cargos de acuerdo al organigrama oficial del Banco

• Antonio Padilla / Director de Servicios Jurídicos Institucionales

• John Ochoa / Analista de Procesos


• Junta Directiva en la reunión del 24 de abril de 2019, según consta en el Acta No. 516.




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0007 12/2019

• Se actualizan cargos según organigrama vigente del Banco.

• Se eliminan de las políticas los comités de crédito de junta directiva y comité de nombramientos y retribuciones que apoyan a la junta directiva

• Se eliminan los siguientes comités internos de apoyo a la administración: Comité de Alta Gerencia, Comité de Nuevos Productos y Comité de Estrategia y Negocios.

• Se elimina el quinto nivel jerárquico: Directores de Oficina y Asesores Comerciales de la política 2.5.2

• Se elimina de la norma el numeral 4 Noticieros del Banco.

• Se incluye punto de documentación asociada

• Diana Prieto / Analista de Procesos


• Junta Directiva en la reunión del 11 de diciembre de 2019, según consta en el Acta No. 524.

apertura de cuentas - multibank · codigo: ma-02.01.00.02 versiÓn: 0007 emisiÓn: junio de 2016...

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