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“Manual de Procedimientos de la
Dirección de Administración”.
PRESENTACIÓN
Se presenta el Manual de Procedimientos de la Dirección de Administración, con el objetivo de dar
cumplimiento a las disposiciones previstas para los ayuntamientos y presidente municipal en los
artículos 31, fracción I; 48, fracción III; 86 y 89 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de México; y
las consideradas para los titulares de las dependencias y organismos de la administración municipal
de Ixtapan de la sal, Estado de México; con el propósito fundamental de establecer una gestión
gubernamental por resultados, en la cual existan sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo
debidamente establecidos. Bajo este esquema, los manuales de procedimientos son instrumentos
administrativos que apoyan el quehacer institucional y están considerados como documentos
fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y control administrativo de las
dependencias, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de las actividades del gobierno
municipal. El manual de procedimientos de la Dirección de Administración unifica los criterios de
contenidos que permiten la eficacia en el desarrollo de los procedimientos de dirección, coordinación y
evaluación administrativa a través de la sistematización de actividades, la identificación de
operaciones y la definición de la metodología para efectuarlas.
Los manuales de procedimientos son instrumentos de trabajo que facilitan el cumplimiento de las
funciones, la desconcentración de actividades y el logro eficiente de los objetivos institucionales.
Constituye también una herramienta básica que permitirá conocer el funcionamiento de cada área, así
como las responsabilidades que corresponden a las mismas, a través de los cuales se formaliza el
trabajo de las y los servidores(as) públicos(as) y se evita la discrecionalidad en su desempeño.
Por ello ponemos a su disposición el siguiente manual de procedimientos de la dirección de
administración.
OBJETIVO GENERAL
Establecer las políticas y lineamientos para la contratación, control y pago de remuneraciones al
personal, adquisición, contratación, asignación y uso de los bienes y servicios, así como la adecuada
implementación de las tecnologías de la información y la prestación de los servicios generales al
Ayuntamiento de Ixtapan de la Sal a fin de lograr la optimización de los recursos humanos y
materiales.
Cuya base esté fincada en la honestidad, responsabilidad, congruencia, eficiencia e innovación del
quehacer público y la generación de resultados, orientando las acciones gubernamentales hacia la
promoción de Ixtapan de la sal, con acciones y valores que transformen.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
Dirección de administración
I.-Área de logística
II.-Área de informática
III.-Parque vehicular
IV.-Departamento de recursos humanos
V.-Coordinación de Adquisiciones y almacén
I.-Área de Logística
Procedimiento: Solicitud para Eventos Oficiales y No Oficiales
Objetivo: Atender las solicitudes de apoyo para eventos oficiales y no oficiales; así como mantener
en buenas condiciones el equipo y material requeridos.
Políticas aplicables
Se entiende por eventos oficiales: eventos propios de la Administración Pública Municipal donde
asiste el C. Presidente(a) Municipal o funcionarios del H. Ayuntamiento.
Se entiende por eventos no oficiales: instituciones ajenas a la Administración Pública Municipal,
delegaciones, subdelegaciones, instituciones educativas, clero y asociaciones civiles.
Para el apoyo de un evento oficial y no oficial, el solicitante deberá elaborar un oficio mencionando lo
requerido, como son: sillas, mesas, templetes, mamparas, equipo de sonido, micrófonos, mini-carpa y
pódium, el cual será llevado al lugar y en horario indicado por el solicitante
Para el caso de eventos oficiales y no oficiales, el solicitante recibirá el apoyo del material que esté
disponible, el cual deberá pedirse por escrito, la respuesta a dicha petición especificará si el apoyo es
total, parcial o negativo.
El tiempo estipulado para elaborar una solicitud es con plazo mínimo de 5 días antes del evento y es
sujeto a disponibilidad.
No se aceptarán solicitudes con un plazo menor al anteriormente estipulado.
Flujograma para eventos No Oficiales
Solicitante •1.- Elabora oficio para solicitar el apoyo con materiales
logísticos (sillas, mesas, lonas, templetes, mamparas, equipo de sonido, micrófonos, mini-carpa y pódium) para llevar a cabo un evento y lo envía a Presidencia Municipal
Presidencia Municipal
•2.- Registra el oficio, lo revisa y lo turna a Administración.
Dirección de Administración
•3.- Obtiene el turno, lo revisa para verificar disponibilidad de los recursos, si es procedente se turna a el Área de Logistica para su atención según la instrucción, de lo contrario, si no se cunta con la disponibilidad, se contesta el oficio o se comunica via economica.
Área de Logistica
•4.-Recibe el turno, lo registra y le da su debida atención.
Fin
Flujograma para eventos Oficiales
solicitante
•1.- Elabora requisición para solicitar el apoyo con materiales logísticos (sillas, mesas, lonas, templetes, mamparas, equipo de sonido, micrófonos, mini-carpa y pódium) para llevar a cabo un evento y lo envía a Administración
Dirección de Administración
•2.-Obtiene el turno, lo revisa para verificar disponibilidad de los recursos, si es procedente se turna a el Área de Logistica para su atención según la instrucción o de lo contrario, si no se cuenta con la disponibilida se comunica via oficio o via economica.
Área de Logistica
•3.-Recibe el turno, lo registra y le da su debida atención.
•En el caso de dejar material solicitado al usuario se elaborará un vale de resguardo
Fin
II.-ÁREA DE INFORMÁTICA
Nombre del Procedimiento: Reparación, Mantenimiento y Soporte a Equipos de Computo
Objetivo: Realizar reparaciones, mantenimiento preventivo, correctivo y soporte de software a todo el equipo de cómputo de las dependencias municipales.
POLÍTICAS APLICABLES
El Área de Informática da mantenimiento a todos los equipos de cómputo que entran a reparación de las dependencias municipales.
Las dependencias del Ayuntamiento tienen la obligación de reportar a este departamento cualquier anomalía con respecto a su equipo de cómputo, con la finalidad de solucionar sus problemas de manera rápida y eficaz para no retrasar sus labores.
Las solicitudes de servicio, serán atendidas siempre y cuando se hayan reportado a través de llamadas telefónicas, solicitud de soporte técnico vía web, oficio.
Es responsabilidad de la o del usuario cuidar y mantener en buenas condiciones su equipo de cómputo, evitando que cualquier persona ajena al Área de Informática instale software o destape el equipo sin autorización, ya que es motivo de pérdida de la garantía que proporciona el proveedor, para el caso de equipos nuevos.
Cuando se solicite una reparación, se emitirá dictamen técnico mencionando las piezas que se hayan dañado del equipo reportado, mismas que deberán ser requisitadas por el área solicitante.
Las reparaciones se llevarán a cabo hasta recibir las piezas dañadas, solicitadas en el dictamen técnico.
Las solicitudes de adquisición de equipos de cómputo de las dependencias municipales, serán revisadas y aprobadas por el departamento, en lo relativo a las especificaciones técnicas.
Al recibir equipo nuevo, se realizará la revisión, para verificar e inspeccionar que cumpla con las características de la solicitud de adquisición.
Los usuarios que hagan mal uso de los equipos de cómputo, serán responsables de la reposición de los mismos, o bien, para el caso de variación del voltaje, las dependencias serán las responsables de requisitar lo necesario para reparar el equipo que se haya dañado por esta causa.
El Área de Informática dictamina para dar de baja el equipo de cómputo, dependiendo del daño que presente.
1.-Reparación, Mantenimiento y Soporte a Equipos de Cómputo.
DEPENDENCIA SOLICITANTE
•1.- Realiza la solicitud vía telefónica o mediante formulario de soporte técnico especificando el área que solicita, nombre y apellidos, correo electrónico, departameno ó unidad dónde se requiere el servicio de soporte, el área donde se se encuentra, número telefónico, fecha y descripción de su incidencia. Quedando registrado en bitácora laboral como pendiente o atendido.
Área de Informática
•2.- Registro de la solicitud en bitácora digital, se emite alerta de solicitud vía móvil, para su atención.
Departamento de
Administración de Recursos Informáticos
•3.- Según el tipo de servicio solicitado se determina:
• Si el mantenimiento es correctivo (A), si el mantenimiento es preventivo(B).
• (A) Elabora un dictamen técnico en el cual se le informa a la dependencia lo que esté dañado del equipo para su compra, quedando el estado del servicio como pendiente hasta que se reciban las refacciones requeridas, para concluir con la solicitud y el servicio como terminado o atendido, cumplimentando la solicitud de servicio en bitácora.
• (B) Se brinda el servicio de mantenimiento preventivo, cumplimentando con la anotación pertinente en la bitácora laboral del servicio como terminado.
Nombre del procedimiento
Revisión de solicitudes de adquisición de equipos de cómputo y solicitudes de servicio de las
dependencias municipales
Objetivo:
Revisar las solicitudes de adquisición o de servicio de las dependencias Municipales, para asegurar a que proyecto en específico va apoyar el equipo de cómputo o el servicio solicitado.
POLÍTICAS APLICABLES
Toda solicitud de adquisición o de servicio, que no cumpla con las características adecuadas para el uso y funciones del área solicitante, no será autorizado por el Área de Informática y por lo tanto no será posible continuar con el proceso de compra.
2.- Solicitud de dictamen para adquisición de Tecnologías de la Información y la Comunicación.
Área de Informática
•1.- El área solicitante emite una solicitud de soporte tecnico mediante formulario, el cual será suministrado y administrado por el encargado del área en su momento especificando el área que solicita, nombre y apellidos, correo electrónico, departameno ó unidad dónde se requiere el servicio, el área donde se se encuentra, número telefónico, fecha y descripción de su incidencia (en éste caso la petición de solicitud de dictámen).
Área de Informática
•2.- Análisis técnico en el área solicitante.
•3.- Elaboración del dictamen técnico de acuerdo a la inspección que se realizó.
•4.- Recibe del proveedor los equipos de cómputo, verifica las características de estos, según lo especificado en la solicitud de adquisición y en la factura. Para el caso de las órdenes de servicio, el proveedor se pone en contacto con personal del Área para llevar a cabo los servicios solicitados.
Informatica
•5.- Regresa el equipo al proveedor y le solicita lo envíen según lo especificado, así como características y números de serie. Para solicitudes de servicio, contacta al proveedor para hacer la revisión y los ajustes necesarios en la prestación del servicio.
•6.- Da aviso vía telefónica a las dependencias que solicitaron los equipos, sobre la llegada de los mismos para que los recojan.
•7.- Recibe al representante de la dependencia, entregar el equipo, le solicita firme de recibido en la copia del oficio y se le indica que sellen y firmen la factura original por el o la titular administrativo(a).
FIN
III.- parque vehicular
Nombre del Procedimiento:
Control de Combustible
Objetivo: Administrar la asignación del combustible de los diferentes vehículos adscritos a la Dirección
de Administración.
POLÍTICAS APLICABLES
Es responsabilidad de la dirección administrativa asignar combustible a las diferentes unidades
vehiculares, de acuerdo al presupuesto y a las actividades a desarrollar para cumplir con los objetivos.
Es responsabilidad del titular de la dirección administrativa dar atención a los oficios y circulares
relacionados con el combustible.
La o él servidor(a) público(a) que realiza la carga de combustible, es responsable de verificar el
suministro de combustible, así como de firmar la bitácora de combustible proporcionado. El
abastecimiento de combustible se llevará a cabo mediante una bitácora de consumo de combustible,
donde se deberá especificar el nombre de las o los servidores(as) públicos(as), los datos del vehículo,
cantidad abastecida y kilometraje, de acuerdo a lo establecido en los Lineamientos Mínimos de
Control Financiero Municipal emitido por el Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México.
Flujograma de Control de Combustible
Area usuaria
•1. Solicita vía oficio al Departamento de Control de Combustible la asignación de vales de combustible para la operatividad de los vehículos, considerando el presupuesto asignado a la partida correspondiente; el cual es firmado por la Dirección de Administración.
parque vehicular
•2. Recibe la solicitud, realiza el trámite correspondiente,asigna y envía los vales de combustible a la Dirección Administrativa
dirección de administracion
•3. Recibe los vales y las distribuye de acuerdo a la operatividad de los vehículos, registrándolas y solicitando la firma del responsable del vehículo en el control correspondiente.
parque vehicular
•4.- los dias jueves se entrega el combustible checando el kilometraje y nombre y firma del personal que entrega el combustible
FIN
Nombre del Procedimiento: Servicio de reparación y mantenimiento de vehículos oficiales
Objetivo:
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo que permita conservar en condiciones normales de
uso, los vehículos asignados a las áreas de la Dirección de Administración
POLÍTICAS APLICABLES
Es responsabilidad de las áreas de la Dirección de Administración, que cuentan con vehículos
asignados a sus áreas, informar de las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo de
dichas unidades vehiculares, así como reporta al Departamento de Mantenimiento Vehicular para su
diagnóstico, cotización y reparación correspondientes.
Es responsabilidad de la Delegación Administrativa requisitar de manera oportuna las necesidades de
mantenimiento y reparación de los vehículos de la Dirección de Administración, en coordinación con el
Departamento de Mantenimiento Vehicular y la Tesorería Municipal.
Es responsabilidad de la Delegación Administrativa dar atención a los oficios, circulares y solicitudes
de servicios, relacionados con el mantenimiento y reparación de vehículos. Es responsabilidad del
Departamento de Mantenimiento Vehicular, verificar la realización de las reparaciones conducentes y
notificarlas a la dirección Administrativa.
FLUJOGRAMA DE PARQUE VEHICULAR
AREA SOLICITANTE
•SOLICITUD DE MERCANCIA Y/O SERVICIO
PARQUE VEHICULAR
•ELABORACION DE REQUISICIÓN
•ENTREGA DE SERVICIO Y/O REFACCIÓN
•REPARACIÓN Y TOMA DE EVIDENCIAS
ADQUISICIONES
•COTIZA LA MERCANCIA Y/O SERVICIO
•ELABORACION DEL VALE
•ADQUISICIÓN DE SERVICIO Y /O VALE
•REVICIÓN DE EVIDENCIAS PARA JUSTIFICACION DE FACTURA
U.I.P.P.E. •REVICIÓN DEL PRESUPUESTO, ACEPTACIÓN
ADMINISTRACION •REVICIÓN Y FIRMA DE AUTORIZACION
TESORERIA •REVICIÓN COMPROBACION DE
LA MERCANCIA Y/O SERVICIO
•PAGO DE FACTURA
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
AREA SOLICITANTE
PARQUE VEHICULAR
ADQUISICIONES U.I.P.P.E. ADMINISTRACIÓN TESORERIA
Solicitud de Mercancia y/o
servicio
Elaboración de Requisición
Cotización de la Mercancia y/o servicio
Firma del Directivo
Aceptación, Firmas y Subir
Gasto al sistema
Revisión, Firma y
Aceptación
Elaboración de Vale
Adquisición de Servicio y/o Refacción
Entrega de Servicio y/o Refacción
Reparación y toma de
Evidencias
Entrega de Unidad
Reparada y/o Mercancia
Comprobación de Facturas
Revision de Evidencias que
comprueban las Facturas
Revisión, comprobación del
servicio y/o mercancia
Pago a Proveedor
IV.- RECURSOS HUMANOS
El Departamento de Recursos Humanos, es el área responsable de atender a las personas
interesadas en formar parte de la Administración Pública Municipal y a los Servidores Públicos que ya
pertenecen a la misma, para las personas de nuevo ingreso se les da el siguiente proceso:
Los documentos indispensables para el alta en el sistema de nómina son:
- ACTA DE NACIMIENTO
- C U R P
- I N E
- CEDULA DEL SAT (R.F.C.)
- CLAVE DE ISSEMYM (si cuenta con ella)
Estos documentos son indispensables para poder cotejar; nombre, apellidos, fecha de nacimiento, de
manera que se encuentren correctamente y coincidan en los mismos documentos.
Además de estos cuatro documentos a continuación se enlistan los necesarios para conformar su
expediente laboral:
- SOLICITUD DE EMPLEO
- NOMBRAMIENTO
- CURRICULUM
- ANTECEDENTES NO PENALES
- FICHA CURRICULAR
- ULTIMO COMPROBANTE DE ESTUDIOS
- CERTIFICADO MEDICO
- CONSTANCIA DE NO ADEUDO
- CONSTANCIA DE NO INHABILITACION
- COPIA DEL GAFETE
- CONSTANCIA DOMICILIARIA
- CARTAS DE RECOMENDACIÓN
- FOTOGRAFIAS
Ya que se cuenta con la plantilla de personal dada de alta en el sistema de nómina se procede a lo
siguiente:
- Generar la nómina de forma quincenal y remitirla a tesorería para su pago.
- Timbrar los recibos de nómina de manera quincenal para ser entregados a los servidores
públicos en tiempo y forma.
- Generar altas y bajas indicadas
- Recepción de incapacidades, formatos de permisos, vacaciones y constancias de
permanencia.
- Elaboración de reportes de nómina de manera mensual para la integración del informe de
contabilidad enviado al OSFEM.
- Se presenta la declaración del 3% de manera mensual ante la Secretaria de Finanzas así como
la declaración mensual del Impuesto sobre la Renta (I.S.R.)
- Se remiten a Tesorería Municipal para su pago las referencias de ISSEMYM de manera
quincenal y FONACOT de manera mensual.
- Elaboración reportes de asistencia del Reloj Checador.
- Atención a Servidores Públicos.
- Mantener los expedientes laborales al 100%.
DE LA JORNADA DE TRABAJO
Se entiende como jornada de trabajo el tiempo que durante el cual el servidor público está a
disposición del área para prestar sus servicios.
La jornada de trabajo consta de 8 horas de 9 am a 5 pm de lunes a viernes contando con un espacio
de 30 minutos para comida dentro de las oficinas de trabajo.
El control de asistencia se lleva a cabo mediante registro de Reloj checador.
Para la entrada a sus labores y registro de asistencia, se les concede a los servidores publico una
tolerancia de 10 minutos, después de 9:10 hasta 9:15 se considera como retardo y tres retardos
hacen una falta, el checar a las 9:16 se considera como falta y se procede a descontar el día.
A los servidores públicos se les permite la omisión de checar entrada y salida cuando tengan que
realizar algún trámite de trabajo antes de checar su entrada o salida siempre y cuando estén
perfectamente bien justificadas o con un oficio de comisión firmado por su Director de área.
Nombre del Procedimiento: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
1.-Resguardo de expedientes de personal
Objetivo: Recepción, depósito, resguardo, conservación, organización, clasificación, selección y transferencia de los documentos que integran los expedientes personales de los Servidores públicos en activo del Municipio de Ixtapan de la Sal. Concentrar los
expedientes del personal dado de baja hasta por un periodo de tres años.
POLÍTICAS APLICABLES
Todo movimiento de personal debe contar con documento soporte, mismo que es integrado en el expediente personal de la o del servidor/a público/a.
Todas las incidencias generadas por el servidor público, deben ser registradas mediante los Formatos de permisos, vacaciones u oficios de comisión, mismos que debe ser integrados a su expediente personal.
Nota
Informativa
5.- El expediente es archivado en el anaquel correspondiente en orden
alfabético.
4.- Se registra en una hoja de Excel, el expediente que se ha integrado al
Archivo de Personal.
3.- El expediente es enviado al Área de Archivo. Se escanean los
documentos que integran el expediente y son almacenados en el
sistema Open.
INICIO
2.- Acusa de recibido y verifica el contenido del expediente. En caso de
que falte algún documento, se le informa al servidor público, para que lo
complete.
FIN
Diagrama de Flujo
1. Resguardo de expedientes.
Área Responsable/Actividad
Expediente
1.- El departamento de Recursos Humanos recibe, vía oficio, el expediente del
servidor público que se dará de alta, el cual incluye los requisitos solicitados:
formato de solicitud de empleo, currículum, nombramiento si aplica, constancia
de no inhabilitación, constancia de no adeudo si tuvo cargo de confianza,
certificado de no antecedentes penales, certificado médico, ultimo comprobante
de estudio, gafete, movimientos de issemym (clave) si ya contara con ella, acta
de nacimiento, CURP, RFC, credencial de elector, constancia domiciliaria, 2
cartas de recomendación y 4 fotografías.
Departamento de Recursos Humanos
Representación Gráfica
Nombre del Procedimiento:
2.-Préstamo de expedientes del Archivo de personal
Objetivo: Cumplir con las disposiciones legales correspondientes para el préstamo de expedientes de personal a las áreas solicitantes.
POLÍTICAS APLICABLES
Las solicitudes de expedientes deben ser sustentadas y motivadas conforme al marco
jurídico vigente, por las áreas solicitantes. (Consejería Jurídica, Contraloría Municipal, Autoridad Judicial).
Área Responsable/Actividad
INICIO
1.- Recibe el departamento de Recursos Humanos la solicitud de
expediente de alguna Institución Interna o Externa de la administración
municipal debidamente motivada y sustentada.
Solicitud de
expediente
mediante
oficio
2.- Indica al personal ir al Archivo y busquen el expediente solicitado.
4.- Recibe el oficio, revisa y valida que este correcto, lo pasa al jefe de
Recursos Humanos para su autorización y firma.
Diagrama de Flujo
2. Préstamo de expedientes del archivo de personal.
Expediente
FIN
Oficio
Expediente
5.- Revisa el oficio y expediente. Si están correctos los datos y el
expediente corresponde, firma el oficio y lo envía junto con el
expediente al área solicitante.
Dirección de Administración
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Recursos Humanos
Representación Gráfica
3.- El Área de Archivo, busca el expediente, genera oficio de respuesta
para la entrega del expediente solicitado. Envía el oficio para la entrega
del expediente a recursos humanos.
Nombre del Procedimiento:
3.- Registro de Incidencias
Objetivo: Identificar, evaluar y aplicar las sanciones administrativas que correspondan a los
servidores públicos que incurran en faltas u omisiones de las obligaciones
establecidas en las disposiciones legales o administrativas existentes en materia de desarrollo y administración de personal e informar al Departamento de Nóminas y
Control de Pagos los descuentos económicos a efectuar;
POLÍTICAS APLICABLES
Recibir, analizar e integrar la documentación emitida por las delegaciones administrativas, para
autorizar el registro de las incidencias de los servidores públicos y determinar en coordinación con el/la Titular de la Subdirección de Recursos Humanos la procedencia de las mismas.
Todas las incidencias generadas por el servidor público, deben ser remitidas por las Unidades Administrativas al departamento de Recursos Humanos mediante los Formatos establecidos.
Reporte
Registros de
Incidencias
Reporte
Registros de
Incidencias
Nóminas y Control de Pagos
4.- Revisa el concentrado de Incidencias, si los datos están correctos los
autoriza para su proceso por el Departamento de Nóminas y Control de
Pagos.
Departamento de Recursos Humanos
3.- Recibe los reportes de incidencias. Genera el proceso de revisión,
análisis, captura y reporte concentrado para revisión por parte del
Departamento de Administración de Personal y autorización de la
Subdirección de Recursos Humanos.
Registro
de
Área de Incidencias
1.- Envían a la Subdirección de Recursos Humanos específicamente al
Departamento de Administración de Personal las incidencias presentadas
por el personal de las distintas Unidades Administrativas (Vacaciones,
días económicos, comisiones, entre otros).
Delegaciones Administrativas/Regidurías/Sindicaturas
5.- Recibe el reporte concentrado de Incidencias para su proceso en la
nómina quincenal.
Diagrama de Flujo
3. Registro de Incidencias
Departamento de Administración de Personal
2.- Recibe los reportes de
incidencias, para su proceso.
sucesos y los canaliza al área de
Área Responsable/Actividad
INICIO
FIN
Registro De
Incidencias
Representación Gráfica
Nombre del Procedimiento: 4.- Reporte de Ausencias
Objetivo: Llevar a cabo el registro de las ausencias del personal a fin de aplicar las sanciones correspondientes de acuerdo a la normatividad aplicable.
POLÍTICAS APLICABLES
Por ninguna circunstancia serán justificadas las faltas, que no hayan sido notificadas por lo
menos con 48 horas después del registro de la ausencia en el Sistema del reloj checador, listas de asistencias, tarjetas de asistencia.
La justificación de las ausencias o faltas de los servidores públicos se harán conforme al marco jurídico vigente (Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios, Código Reglamentario Municipal, convenios con sindicatos SUTEYM, SUTIC y lineamientos emitidos por la Dirección de Administración).
Las notificaciones deberán cumplir con las autorizaciones correspondientes que se solicitan en el formato de notificación.
El registro de cuatro ausencias en un periodo de treinta días sin justificación, causará la baja del servidor público. Es obligación de los Delegados Administrativos dar aviso a la Subdirección de Recursos Humanos de las inasistencias registradas por los servidores públicos.
Reporte
Registros de
Incidencias
Reporte
Registros de
Incidencias
Nóminas y Control de Pagos
4.- Revisa el concentrado de Incidencias, si los datos están correctos los
autoriza para su proceso por el Departamento de Nóminas y Control de
Pagos.
Departamento de Recursos Humanos
3.- Recibe los reportes de incidencias, obtiene los registros de asistencia
de los relojes electrónicos hand punch. Genera el proceso de revisión,
análisis, captura y reporte concentrado para revisión del Departamento
de Administración de Personal y autorización de Recursos Humanos.
Registro de asistencias y ausencias
Área de Incidencias
1.- Envían a la Subdirección de Recursos Humanos específicamente al
Departamento de Administración de Personal los reportes de asistencia y
ausencias presentadas por el personal de las distintas Unidades
Administrativas (Listas de asistencia, tarjetas).
Delegaciones Administrativas/Regidurías/Sindicaturas
INICIO
5.- Recibe el reporte concentrado de Incidencias para su proceso en la
nómina quincenal.
Diagrama de Flujo
4. Reporte de Ausencias
Departamento de Administración de Personal
2.- Recibe los reportes de
incidencias, para su proceso.
sucesos y los canaliza al área de
Área Responsable/Actividad
FIN
Reporte de
Asistencia y
Ausencias
Representación Gráfica
Nombre del Procedimiento:
7.- Reubicación del personal sindicalizado que se encuentra a disposición de Personal
Objetivo: Atender los movimientos necesarios para solventar solicitudes de cambio o atender los casos de disposición de personal y reubicar al personal sindicalizado
en áreas municipales, verificando que se ajusten al perfil del puesto requerido.
POLÍTICAS APLICABLES
Cuando sea puesto a disposición de personal algún servidor público por faltas graves tanto
administrativo, civil o penal, se valorará si procede la demanda respectiva con despido o la reubicación.
La reubicación del personal puesto a disposición será responsabilidad de la Dirección de Administración a través del departamento de Recursos Humanos.
En caso de que un servidor público sea puesto a disposición en más de dos ocasiones en un periodo de un año, se coordinará con el SUTEYM para solicitar el retiro de la plaza sindical.
Oficio de
Citatorio
Perfil del servidor público
de las
áreas
Subdirección de Recursos Humanos
3.- Elabora reporte del perfil del servidor público, revisa las peticiones de
las unidades administrativas que requieren personal. Envía tarjeta
informativa a la Subdirección de Recursos Humanos para determinar su
nueva asignación.
Departamento de Recursos Humanos
2.- Recibe oficio y se entera de la situación. Cita al servidor público en
cuestión para conocer los motivos de su puesta a disposición, revisa su
perfil y turna el asunto al Departamento de Administración de Personal.
Dirección de Administración
1.- Envía oficio a la Dirección de Administración en el cual informa el
nombre de la persona que pone a disposición de personal así como el
motivo y fecha a partir de cuándo surte efecto.
Dependencia Solicitante
INICIO
4.- Reubica al servidor público en otra dependencia con base en la
información proporcionada por el Departamento de Administración de
Personal. Envía oficio a la unidad administrativa indicando el movimiento y
remite copia de conocimiento al Departamento de Nóminas y Control de
Pagos y al servidor público.
Oficio de
Diagrama de Flujo
5. Reubicación del personal sindicalizado que se encuentra a disposición de Personal.
Área Responsable/Actividad
FIN
Representación Gráfica
Nombre del Procedimiento:
8.- Procesamiento de la Nómina del Ayuntamiento de Ixtapan de la Sal
Objetivo: Pagar al (a) servidor(a) público(a) sus percepciones quincenales, por sus labores
en el Ayuntamiento.
POLÍTICAS APLICABLES
El Departamento de Nóminas y Control de Pagos es el encargado de recabar las firmas
correspondientes a la nómina de Cabildo.
El pago de sueldo en efectivo se efectúa en horario normal de labores de lunes a viernes en las instalaciones de la Tesorería Municipal.
El pago de nómina es quincenal y se efectuará los días 15 y último de cada mes. Cuando estos días sean sábado o domingo, se pagarán el viernes previo al día de quincena.
La nómina se firma en el Departamento de Egresos en un plazo no mayor a 5 días después de cada quincena.
El pago de pensiones alimenticias se realiza los días de quincena en un horario de 09:00 a 17:00 hrs. en el Depto. de Egresos.
Es necesario que la o el servidor(a) público(a) o la persona pensionada presenten una identificación oficial para su pago respectivo.
La o el servidor(a) público(a) y/o persona pensionada debe firmar la nómina en original un tanto.
El pago de las y los servidores/as públicos/as que tengan alguna situación pendiente en las diferentes áreas (como: falta de firma, falta de documento, etc.) será en efectivo.
La o el servidor(a) público(a) que cobre en efectivo tiene tres días hábiles para realizar dicho trámite.
INICIO
Diagrama de Flujo
8 Procesamiento de la Nómina del Ayuntamiento de Ixtapan de la Sal
Área Responsable/Actividad
Oficio de
1.- Envía al Departamento de Nóminas y Control de Pagos, por medio
de oficio los movimientos a procesar (altas, bajas, promociones,
transferencias y/o cambios).
Delegaciones Administrativas
Movimientos e incidencias
Relación de
personal
Oficios
Oficio
Relación de personal
Relación de
personal
5.- Remite al Departamento de Nóminas y Control de Pagos los
oficios signados por los juzgados por concepto de descuentos y/o
cancelación de pensión alimenticia.
Subdirección de Recursos Humanos
4.- Envía al Departamento de Nóminas y Control de Pagos la relación
del personal a quienes se les realizará algún descuento por ausencias
y/o reintegro.
Departamento de Administración de Personal
3.- Envía al Departamento de Nóminas y Control de Pagos la relación
del personal al que se le realizará algún pago.
Coordinación Personal Sindicalizado
2.- Envía al Departamento de Nóminas y Control de Pagos, los oficios
y la relación del personal que se le deberá realizar algún descuento
por créditos adquiridos con empresas públicas y/o privadas.
Empresas Públicas y/o Privadas
Representación Gráfica
Movimientos e
incidencias,
créditos y
Diagnóstico pagos 9.- Se entera de la apertura de archivos del sistema y captura los
movimientos (altas, bajas y cambios) e incidencias (ausencias y
reintegros), así como créditos y pagos autorizados a los servidores
públicos (ISSEMYM, INFONACOT, SUTEYM, etc.).
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
Movimientos e incidencias y
pagos y créditos
autorizados
Cuadro
6.- Recibe los movimientos (altas, bajas y cambios) y genera un
cuadro informativo de los mismos para Visto Bueno de la Dirección de
Administración; asimismo recibe las incidencias (ausencias y
reintegros), así como créditos y pagos autorizados al personal
(ISSEMYM, INFONACOT, SUTEYM, etc.) e informa a la o al
encargado/a del Sistema de Nómina que realice la apertura del
sistema y que de inicio al proceso de la nómina.
Encargado del Sistema de Nóminas
Diagrama de Flujo
Área Responsable/Actividad
Dirección de Administración, Subdirección de Recursos Humanos
y Departamento de Nóminas y Control de Pagos
7.- Verifican el cuadro informativo y dan Visto Bueno, para el proceso
de nómina.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
8.- Realiza la apertura de los archivos quincenales del sistema e
informa al Departamento de Nóminas y Control de Pagos.
Representación Gráfica
10.- Genera e imprime un diagnóstico, al término de la captura, el cual es revisado por personal
del Departamento para realizar las correcciones necesarias. Archiva los documentos soportes de
la captura de los movimientos (incidencias, pagos y créditos). Se entregan los movimientos (altas,
bajas y cambios) al Departamento de Reclutamiento y Selección de personal.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
11.- Realiza el proceso para la actualización en la base de datos y
genera los archivos de la nómina electrónica, de efectivo y pensión
alimenticia (concentrado con los montos de las nóminas, listado de
firmas, recibos, catálogos, plantillas, resúmenes, etc.).
Genera los
archivos de
la nómina
electrónica
14.- Realiza la impresión de las nóminas y recibos y efectúa la
separación por dependencia. Asimismo, recibe los recursos a través
de los servicios de traslado de valores el monto total de la nómina y
pensión alimenticia; y realiza los cheques para los pagos
correspondientes.
Nóminas y recibos
Diagrama de Flujo
Área Responsable/Actividad
Oficio de monto a pagar
13.- Recibe el oficio de los montos a pagar y realiza el trámite para
liberar los recursos para el pago de la nómina.
Tesorería Municipal
Listado de
firmas
12.- Envía mediante oficio a la Tesorería Municipal el monto a pagar
de la nómina electrónica, efectivo y de pensión alimenticia, se
obtiene el listado de firmas en medio magnético.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
Representación Gráfica
Oficio
especificando las
inconsistencias de
la firma de la
nómina
17.- Reciben la nómina electrónica, recaban las firmas en original.
Posteriormente, turnan la nómina al Departamento de Nóminas y
Control de Pagos, especificando mediante oficio el personal que se
encuentra de incapacidad médica y no pudo firmar su nómina.
Delegaciones Administrativas
Diagrama de Flujo
Recibos de
pago
Área Responsable/Actividad
Oficios de las delegaciones
firmada Departamento de Nóminas y Control de Pagos
15.- Turna al Departamento de Nóminas y Control de Pagos los
oficios de las delegaciones administrativas donde informan de los
pagos de forma electrónica que no deban realizarse (bajas de último
momento).
Departamento de Recursos Humanos
16.- Recibe la información y elimina el registro del Archivo de
dispersión de nómina electrónica, misma que realiza la Tesorería
Municipal. Prepara la nómina y el efectivo para realizar el pago del
personal que no cuenta aún con su tarjeta de débito; entrega la
nómina electrónica a las delegaciones administrativas (para recabar
las firmas correspondientes).
Representación Gráfica
Oficio
Recibos de
pago
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
18- Recibe la nómina firmada, la revisa y elabora un registro del
personal que no firmó para llamarlo y en caso de no presentarse, se
toman las medidas pertinentes (cambio de modalidad de pago). Así
mismo, cancela los recibos de pago del personal que no acudió a
realizar su cobro en efectivo; y emite un reporte que se queda en el
Departamento de Nóminas y Control de Pagos para tener
conocimiento de los pagos no realizados.
FIN
21.- Recibe la nómina, los recibos, así como el Boucher de los
depósitos realizados, para su integración en la cuenta pública;
posteriormente envía la misma al Departamento de Nóminas y
Control de Pagos digitalizada para que tenga la información
correspondiente.
Subdirección de Contaduría
Nomina,
Recibos y
Boucher de
depósitos
Nomina
Registro de
Nómina
firmada
19.- Informa de la conclusión del proceso al encargado del Sistema
de Nóminas, el cual realiza el registro en la base de datos y realiza la
apertura de los archivos quincenales para iniciar el proceso de la
próxima nómina.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
20.- Ordena por folio las nóminas (electrónica, efectivo y pensión
alimenticia), se envían mediante oficio a la Subdirección de
Contaduría de la Tesorería Municipal con los recibos que fueron
cancelados y el efectivo sobrante se deposita en la cuenta de la
nómina.
Diagrama de Flujo
Área Responsable/Actividad Representación Gráfica
Nombre del Procedimiento:
9.- Altas y Bajas del ISSEMYM
Objetivo: Tramitar ante el ISSEMYM los movimientos de los servidores públicos por diversos
trámites (altas, bajas).
POLÍTICAS APLICABLES
Los movimientos de ISSEMYM se generan los primeros cinco días hábiles posteriores a cada quincena.
Los movimientos de Altas y Bajas son entregados a los servidores públicos por los Departamentos de Administración de Personal y/o Reclutamiento y Selección, y para ser archivados a su expediente personal.
Se le dará información a todo servidor público que lo solicite dentro del periodo en que este vigente su actividad laboral.
En caso de extravío, el movimiento correspondiente debe ser solicitado por escrito.
5.- Recibe la información, elabora un reporte para capturar la clave en la
base de datos en la quincena correspondiente, descarga los
movimientos y procede a imprimirlos
6.- Envía los movimientos de alta al Departamento de Reclutamiento y
Selección y los movimientos de baja son entregados al archivo de la
Subdirección de Recursos Humanos. Ambos por duplicado para su
entrega al personal y posteriormente para la integración a su
expediente.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
4.- Recibe la información y genera los movimientos de alta y /o baja y
hace entrega de los mismos al Departamento de Nóminas y Control de
Pagos vía módulo prisma (internet).
ISSEMYM
Imprime
FIN
Diagrama de Flujo
9 Altas y Bajas del ISSEMYM
Captura en el
Sistema de Nóminas
2.- Realiza el proceso para la actualización en la base de datos y genera los
reportes correspondientes.
Descarga información y
genera movimientos
Área Responsable/Actividad
INICIO
de alta
de baja
1.- Captura los movimientos (alta y baja) del personal en la base de
datos del sistema de nómina.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
Representación Gráfica
3.- Envía la información mediante el módulo de Prisma ISSEMYM (vía
Internet).
Reportes
Nombre del Procedimiento:
11.- Certificación de Solicitudes, Retenciones y Pago a INFONACOT
Objetivo: Efectuar las retenciones y/o pagos por los trámites que realice el personal, donde
intervenga esta institución.
POLÍTICAS APLICABLES
Los descuentos se realizan en forma oportuna y transparente, realizando cortes en forma
quincenal para su adecuado control.
El análisis de las cédulas se realiza en los primeros días de cada mes para aplicar los
descuentos correspondientes.
Las cédulas autorizadas se entregan a la Tesorería Municipal los primeros cinco días del mes
siguiente para el pago correspondiente.
2.- Consulta la información (cédulas mensuales) del portal de
INFONACOT, para obtener los datos del personal que tiene nuevos
créditos y/o cambios.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
Obtiene
cedulas
mensuales
del portal de
INFONACOT
Cedulas
5.- Recibe las cédulas y procede a realizar el pago ante el
INFONACOT.
Tesorería Municipal
Reporte de
cedulas
mensuales
3.- Elabora un reporte con la información y procede a su captura
en la base de datos para que se apliquen los descuentos
correspondientes.
4.- Analiza las cédulas de INFONACOT para detectar los créditos
procedentes, créditos ya pagados, personal de baja, etc. Hace las
correcciones correspondientes en el portal de INFONACOT e imprime la
información (cédulas). Elabora un oficio dirigido a la Tesorería
Municipal, lo envía a la Dirección de Administración y Subdirección
de Recursos Humanos para su autorización
Cedulas
a la Tesorería Municipal para que realice el pago correspondiente.
del
reporte
INICIO
FIN
Diagrama de Flujo
11.- Certificación de solicitudes, retenciones y pago a INFONACOT
Área Responsable/Actividad
Reporte de
a aplicar 1.- Genera el reporte del personal a los que se les debe aplicar descuentos
y lo pone a disposición vía internet.
Dependencia de INFONACOT
Representación Gráfica
Nombre del Procedimiento:
12.- Elaboración de finiquitos
Objetivo: Realizar el pago de las prestaciones por término de la relación laboral.
POLÍTICAS APLICABLES
El Departamento de Nóminas y Control de Pagos deberá separar por tipo de finiquito:
ordinario, laudo, jubilación/pensión, pensión alimenticia, gastos funerarios, administrativo, para su mayor control.
El cálculo de finiquito se realizará conforme a la legislación vigente aplicable en el Estado de México.
Las solicitudes deberán ser acompañadas de todos los documentos requeridos para su trámite.
El envío de finiquitos a la Tesorería Municipal se realizará por tipo (ordinario, laudo, jubilación/pensión, gastos funerarios, pensión alimenticia, administrativos).
Se verificará con el área de incidencias el registro de asistencia y vacaciones.
La información del registro de asistencias y vacaciones del personal operativo de seguridad pública, se verifica con la delegación administrativa de la Dirección de Seguridad Publica y Vial.
INICIO
1.- Acude al Departamento de Nóminas y Control de Pagos para solicitar
los requisitos para tramitar un finiquito.
para el
finiquito
Solicitud de finiquito y
C.
3.- Elabora el oficio de solicitud (original y copia) y lo ingresa en la
Subdirección de Recursos Humanos con los documentos requeridos.
Ex servidor/a Público/a
2.- Informa a la o al solicitante que la petición debe realizarse a través
de una solicitud por escrito dirigida a la Subdirección de Recursos
Humanos y de los requisitos que debe reunir para que se le autorice la
expedición del finiquito.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
5.- Envía a la Subdirección de Recursos Humanos mediante oficio la
solicitud de pago a servidores/as públicos/as sindicalizados/as (Ayuda
de Gastos Funerarios y/o pago de finiquito y/o pago por jubilación).
12. Elaboración de finiquitos.
Oficio de
solicitud de
pago de
laudos
SUTEYM Sección Toluca
4.- Envían a la Subdirección de Recursos Humanos mediante oficio la
solicitud de pago de laudos (pagos ya establecidos ó laudos por
calcular) con el soporte correspondiente.
Consejería Jurídica/ Dirección de Seguridad Pública y Vial
Oficio de
solicitud de
pago de
laudos
C.
6.- Recibe la solicitud (original y copia) y los documentos requeridos, la
califica y la entrega al Departamento de Nóminas y Control de Pagos,
para su trámite.
Departamento de Recursos Humanos
Servidor/a Público/a y/o Ex servidor/a Público/a
de finiquito
Solicitud de
finiquito
de finiquito firmado
Solicitud de
finiquito
de
finiquito
firmado Solicitud de
finiquito
11.- Recibe el oficio y el formato, los firma y los devuelve a la
Departamento de Recursos Humanos.
Dirección de Administracion
10.- Recibe el oficio y el formato, los firma y los turna a la Dirección
de Administración para su autorización.
Departamento de Recursos Humanos
9.- Recibe la solicitud con la documentación anexa, realiza el cálculo y
procesa el finiquito. Envía el formato de finiquito y oficio a la
Subdirección de Recursos Humanos para su autorización y firma.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
de finiquito
Solicitud de
finiquito
Coordinación del Personal Sindicalizado 8.- Envía al Departamento de Nóminas y Control de Pagos la solicitud
con la documentación requerida (pago de: ayuda de gastos funerarios,
por jubilación y/o finiquito.
Departamento de Recursos Humanos
7.- Envía los documentos
Personal Sindicalizado.
del SUTEYM a la Coordinación de
Departamento de Recursos Humanos
12.- Recibe la documentación ya autorizada Departamento de Nóminas y Control de Pagos.
y turna al
13.- Obtiene el oficio y el formato del finiquito ya autorizados por la
Dirección de Administración y la Subdirección de Recursos Humanos.
Finiquito
Contra-recibo
15.- Recibe el finiquito.
Tesorería Municipal
14.-Prepara el finiquito para su entrega a la Tesorería Municipal. (y se
fotocopia el formato de finiquito, renuncia, credencial de elector,
última nómina y Laudo. Se envía copia del oficio a la Dirección de
Administración, Subdirección de Egresos, minutario R.H. cuando es
ordinario. Si es por Laudo o Administrativo se envía a la Consejería
Jurídica Municipal, Subdirección de Contaduría. Fotocopiar finiquitos
para ser archivados.
FIN
de finiquito firmado Solicitud de
finiquito
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
Nombre del Procedimiento:
13.- Descuento de créditos
Objetivo: Aplicar a las y los servidores/as públicos/as el descuento por créditos adquiridos con las diferentes empresas.
POLÍTICAS APLICABLES
Llevar el control en forma quincenal de los descuentos que se efectuarán en las percepciones
quincenales del personal.
Llevar el registro de inicio de descuentos y fecha de término de pago, así como montos de descuentos a aplicar y darlo a conocer cuando lo soliciten las personas o instancias correspondientes.
Recibir los documentos para descuento en los primeros cuatro días hábiles de cada quincena para su proceso.
Oficio solicitando descuent anexand
Oficio solicitando descuento y anexando relación
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
4.- Recibe el oficio (original y copia) y la relación, la califica y turna al
Departamento de Nóminas y Control de Pagos.
Departamento de Recursos Humanos
o y
o relación
3.- Elabora un oficio (original y copia) anexando la relación de las
personas a las que se les deberá efectuar descuentos por créditos
otorgados, turnándolos a la Subdirección de Recursos Humanos.
Empresas públicas y/o privadas
Requisitos
1.- Da a conocer sus servicios a las y los servidores/as públicos/as,
así como los requisitos, una vez firmado el convenio con el
ayuntamiento.
Empresas públicas y/o privadas
FIN
INICIO
Diagrama de Flujo
13. Descuento de créditos.
Servidor/a Publico/a
2.- Se entera correspondiente.
de los requisitos y realiza el trámite
Registra descuentos en
la base de datos de la
nómina Imprime
diagnóstico
Área Responsable/Actividad
5.- Registra en la base de datos que opera la nómina del H.
Ayuntamiento los descuentos por los créditos otorgados a los
servidores públicos, imprime el diagnóstico, se revisa y se efectúan
los cambios que haya que realizar para continuar con el proceso
nominal y se archivan los documentos para su control.
Representación Gráfica
Nombre delProcedimiento:
14.-Expedición de copias simples y/o certificadas de nómina
Objetivo: Apoyar con la emisión de copias certificadas al personal y/o ex servidores/as
público/as para diferentes trámites.
POLÍTICAS APLICABLES
La información proporcionada que dispondrán, será la contemplada en la Ley de Transparencia
y Acceso a la Información Pública.
El cobro de la certificación está basado en el Código Financiero del Estado de México y Municipios, vigente.
El tiempo de entrega de la documentación certificada, dependerá del periodo y el número de copias solicitadas.
La Secretaría de Ayuntamiento, realiza la certificación correspondiente.
El pago por la certificación deberá realizarse antes de mandar la documentación a la Secretaría del Ayuntamiento.
La entrega de las copias certificadas de nóminas se realiza únicamente a la o al solicitante.
La emisión de copias simples se emitirá a ex servidores/as públicos/as que causaron baja y no tienen acceso a la impresión de sus recibos.
INICIO
3.- Se entera, realiza el llenado del formato y lo entrega al Departamento
de Nóminas y Control de Pagos.
Servidor/a Público/a y/o Ex Servidor/a Público/a
4.- Recibe el formato con la información correspondiente y procede a
sacar la(s) copia(s) de la(s) nómina(s) acudiendo a los diferentes
Archivos del Ayuntamiento e informa al solicitante que debe acudir a
la Tesorería Municipal a realizar el pago total de la(s) misma(s).
5.- Realiza el pago correspondiente ante la Tesorería Municipal.
Posteriormente acude al Departamento de Nóminas y Control de
Pagos a entregar el recibo de pago.
Pago
Diagrama de Flujo
14. Expedición de copias simples y/o certificadas de nómina.
Área Responsable/Actividad
Formato de solicitud
2.- Informa al solicitante que su petición debe realizarse a través
del llenado del formato correspondiente.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
1.- Acude a solicitar información al Departamento de Nóminas y
Control de Pagos para que le expidan copias simples y/o certificadas
de las Nóminas.
Servidor/a Público/a y/o Ex Servidor/a Público/a
Certificada
¿Qué tipo de
copia solicita?
Simple
Recibo de pago
Servidor/a público/a y/o ex servidor/a público/a
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
Representación Gráfica
Recibo de pago
Oficio
Oficio solicitando la certificación de las nominas
9.- Recibe el oficio, lo firman y la Subdirección de Recursos Humanos lo
devuelve al Departamento de Nóminas y Control de Pagos para
continuar con el trámite.
Dirección de Administración y Departamento de Recursos
Humanos
8.- Obtiene el recibo de pago y elabora el oficio para enviar las
nóminas a la Secretaría del Ayuntamiento para su certificación y lo
turna a la Subdirección de Recursos Humanos y a la Dirección de
Administración, para la firma correspondiente.
6.- Obtiene el recibo de pago y procede a entregar a la o al servidor/a y/o
ex servidor/a público/a las copias simples.
Recibo de pago
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
Nominas
7.- Recoge el total de las copias de las nóminas, firma de recibido y se
retira.
Servidor/a Público/a y/o Ex Servidor/a Público/a
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
FIN
Nominas
de pago
10.- Recibe el oficio firmado y lo envía a la Secretaría del
Ayuntamiento con la(s) copia(s) de la nómina(s) y copia(s) del (los)
recibo(s) de pago.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
Nominas
Copias
13.- Recibe la documentación y la turna al Depto. de Nóminas y Control
de Pagos.
Subdirección de Recursos Humanos
12.- Recibe la documentación y la turna a la Subdirección de Recursos
Humanos.
Dirección de Administración
Copias
A/R
Oficio de petición
Recibos
de pago
16.- Archiva la documentación. (Oficio de petición y recibo de pago)
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
FIN
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
14.- Recibe la(s) nómina(s) entregarla(s) al solicitante.
certificada(s) y procede a
Servidor Público y/o Ex Servidor Público
15.- Recibe recibido.
la (s) copia (s) de la (s) nómina (s), firma de
Nominas
Recibos de pago
Copias
11.- Recibe la documentación, procede a su certificación y la devuelve a
la Dirección de Administración.
Secretaría del Ayuntamiento
Nombre del Procedimiento:
15.-Recuperación de retenciones por las empresas públicas y/o privadas.
Objetivo: Realizar el trámite correspondiente para el pago quincenal a las empresas por las retenciones realizadas a las y los servidores/as públicos/as.
POLÍTICAS APLICABLES
Toda solicitud de pago deberá estar soportada.
Previa verificación de la correcta aplicación se archivarán los movimientos realizados para su posible aclaración.
Se entregará a los cinco días hábiles posteriores al día de pago la información de las retenciones.
Solicitud del pago
de las
retenciones y
listado de saldos
a. Recuperación de retenciones por las empresas públicas y/o privadas.
Imprime descuentos
aplicados Saldos de
descuentos aplicados a los servidores
públicos
Solicitud del
pago de las Lista de
Solicitud del pago de las retenciones realizadas
Lista de
Solicitud del pago a la Tesorería Municipal
4.- Recibe el documento y elabora un oficio dirigido a la Tesorería
Municipal, solicitando el pago correspondiente y lo turna a la
Subdirección de Recursos Humanos y Dirección de Administración
para su autorización correspondiente.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
3.- Recibe el documento con el listado de los saldos, lo analiza y lo
turna al Departamento de Nóminas y Control de Pagos.
Departamento de Recursos Humanos
2.- Recibe los saldos y elabora un oficio dirigido a la Tesorería
Municipal, solicitando el pago por las retenciones realizadas y lo
entrega a la Departamento de Recursos Humanos.
Empresas públicas y/o privadas
5.- Reciben el oficio con la documentación (solicitud del pago de las
retenciones y relación de los saldos), firman el oficio y la
Departamento de Recursos Humanos devuelve el oficio al
Departamento de Nominas y Control de Pagos.
Dirección de Administración y Departamento de Recursos Humanos
Solicitud del
pago a la
Tesorería
Municipal
INICIO
1.- Genera el listado de los descuentos aplicados a las y los
servidores/as públicos/as y los entrega a las empresas públicas y/o
privadas.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
Cheque 7.- Recibe el documento, elabora el cheque correspondiente e
informa a las empresas públicas y/o privadas el día que debe
realizar su cobro.
Tesorería Municipal
FIN
Solicitud del
pago a la
Tesorería
Municipal Solicitud del pago
de las
retenciones y
listado de saldos
6.- Recibe el oficio y los documentos (solicitud del pago de las
retenciones y relación de los saldos) y los envía a la Tesorería
Municipal para su pago correspondiente.
Departamento de Nóminas y Control de Pagos
Nombre del Procedimiento:
16.- Cambios y correcciones de ISSEMYM
Objetivo: Tramitar ante el ISSEMYM los cambios de clave o las correcciones de los movimientos del personal para diversos trámites.
POLÍTICAS APLICABLES
El personal que realice trámites de corrección deberá presentarse con los documentos
requeridos (acta de nacimiento, CURP, movimiento de ISSEMYM erróneo, comprobante de pago, etc.).
El Departamento de Recursos Humanos debe realizar los trámites de los movimientos de cambios (corrección de clave de ISSEMYM y/o algún dato personal), en las oficinas de la Ventanilla Única de Atención a Clientes del ISSEMYM.
El personal del Departamento de Recursos Humanos debe asistir a las oficinas del ISSEMYM para recoger el (los) movimiento(s) personalmente.
INICIO
b. Cambios y correcciones de ISSEMYM
Movimientos
de
ISSEMYM,CUR
P, acta de
nacimiento
Acta
Movimientos
de ISSEMYM,
CURP, acta de nacimiento
Oficio
informando el
cambio o
corrección del
movimiento y/o
clave del
ISSEMYM
4.- Recibe la documentación y analiza el error, elabora un oficio dirigido
al titular de la Ventanilla Única de Atención a Clientes del ISSEMYM
informando del cambio o corrección del movimiento y/o clave y lo turna
a la Subdirección de Recursos Humanos para su autorización.
Departamento de Recursos Humanos
3.- Acude al Departamento de Recursos Humanos con su
documentación (movimiento de ISSEMYM, CURP, acta de nacimiento,
acta administrativa) con el fin de que se realice el cambio o corrección
de movimiento y/o clave de ISSEMYM y los entrega.
Servidor/a público/a
2.- Informa a la o al servidor/a público/a de los requisitos para solicitar
la corrección de movimiento de ISSEMYM (movimiento de ISSEMYM alta
y/o baja, CURP, RFC, acta de nacimiento); por reposición se necesita
acta informativa.
Departamento de Recursos Humanos
Servidor/a público/a
1.- Acude al Departamento de Recursos Humanos a informarse
sobre los documentos necesarios para solicitar una corrección de
movimiento de ISSEMYM.
Oficio informando
el cambio o
corrección del
movimiento y/o
clave del ISSEMYM
Movimientos de
ISSEMYM,
CURP, acta de Departamento de Nóminas y Control de Pagos
7.- Recibe el oficio y la documentación y procede a realizar los trámites
correspondientes, informa al Departamento de Nóminas y Control de
Pagos cuando se haya realizado la corrección.
ISSEMYM
Movimiento ya corregidos
Movimiento ya corregidos
FIN
8.- Obtiene del Sistema PRISMA el movimiento corregido (solicitud
corrección de CURP y/o acude a las oficinas del ISSEMYM para recoger
los movimientos ya corregidos (por corrección de nombre, RFC,
unificación de claves y reposiciones), realiza las correcciones en el
Sistema y da aviso al servidor público para que acuda a recoger su
movimiento y se envía al Archivo de Recursos Humanos para su entrega.
Oficio informando
el cambio o
corrección del
movimiento y/o
clave del ISSEMYM
Movimientos de
ISSEMYM,
CURP, acta de nacimiento
6.- Recibe el oficio con la documentación y lo entrega en las oficinas del
ISSEMYM, mantiene comunicación con el personal de la Ventanilla
Única de Atención a Clientes para enterarse de la fecha de entrega de
(los) movimiento(s) corregido(s).
Departamento de Recursos Humanos
5.-Recibe el oficio con la documentación, lo autoriza y lo devuelve al
Departamento de Recursos Humanos para continuar con el trámite.
Dirección de Administración
Nombre del Procedimiento:
17.- Alta de Personal
Objetivo: Verificar y revisar el alta de personal con el propósito de establecer una relación laboral entre el servidor público y el Ayuntamiento.
POLÍTICAS APLICABLES
Toda alta de personal, se deberá registrar por la delegación administrativa de las dependencias
municipales en el “Formato Único de Personal”, mismo que deberá contar con las firmas de autorización tanto del titular de la dependencia como del delegado administrativo.
No se tramitarán los movimientos de personal que carezcan de la totalidad de la documentación requerida, así como de la autorización del Presidente municipal, en su caso, y disponibilidad presupuestal correspondiente.
Las fechas de alta del personal de nuevo ingreso, deberán ser los días 1 y 16 del mes para su contratación.
Expediente con FUP y
demás requisitos (Art.
47 de la ley del Trabajo de los Servidores
Públicos del Estado y Municipios)
Expediente con FUP y
demás requisitos (Art.
47 de la ley del Trabajo de los Servidores
Públicos del Estado y Municipios)
2.- Verifica que cuente con todos los requisitos. (En caso de no estar
completo el expediente no se recibirá el movimiento)
Departamento de Recursos Humanos
1.-Remite vía oficio al Departamento de Recursos Humanos, el
expediente del servidor público que se dará de alta, el cual incluye el
Formato Único de Personal y todos los requisitos solicitados que
establece el artículo 47 de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos
del Estado y Municipios.
Dirección o área
3.- Verifica que esté disponible la vacante a ocupar el alta por
sustitución. Asimismo, ingresa al Sistema de Constancias de no
Inhabilitación de la Secretaría de la Contraloría de Gobierno del Estado
de México, para comprobar que no existan inconsistencias para su
contratación y acusa de recibido.
4.- Ingresa al Sistema Open donde captura los datos para procesar el
movimiento.
FIN
5.- Remite el expediente al Departamento de Reclutamiento y Selección.
Diagrama de Flujo
17. Alta de personal
Área Responsable/Actividad
INICIO
Departamento de Recursos Humanos
Representación Gráfica
Nombre del Procedimiento:
18.- Baja de Personal
Objetivo: Revisar y verificar el movimiento de baja de personal con el propósito de finalizar las relaciones laborales entre el servidor público y la institución.
POLÍTICAS APLICABLES
Las áreas deberán solicitar la baja del personal a la delegación administrativa, quien a su
vez lo notificará a la Departamento de Recursos Humanos, cuando el servidor público presente su renuncia voluntaria o por alguna resolución administrativa.
Las solicitudes de baja y la renuncia del personal que envíen las unidades administrativas deberán remitirse a la delegación administrativa, el mismo día que el servidor público interesado presente su renuncia voluntaria. En caso contrario será responsabilidad de las mismas.
Cuando el servidor público incurra en cuatro faltas durante un periodo de un mes, o tres faltas continuas en un periodo de treinta días, tendrá que ser notificado a la Subdirección de Recursos Humanos mediante el acta administrativa correspondiente para proceder conforme a lo que señala la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.
INICIO
4.- Remite la documentación al Departamento de Reclutamiento y
Selección.
Diagrama de Flujo
18. Baja de personal
Área Responsable/Actividad
3.- Ingresa al Sistema Open, donde captura los datos para procesar el
movimiento.
FIN
Oficio de baja y documentación
soporte
2.- Verifica los datos del FUP correspondiente, revisa la
documentación anexa y acusa de recibido.
Departamento de Recursos Humanos
1.-Remite con oficio al Departamento de Nóminas y Control de Pagos el
movimiento de baja con la documentación soporte.
Dirección o coordinación
Representación Gráfica
Nombre del Procedimiento:
19.-Movimiento de Cambio (promoción, transferencia, etc.)
Objetivo: Fomentar y potenciar el desarrollo profesional y la promoción laboral como una parte del proceso de recursos humanos.
POLÍTICAS APLICABLES
a. Todo movimiento de promoción de personal deberá estar soportado con
autorización firmada por el/ la Presidente(a) Municipal.
b. No se tramitarán los movimientos de promoción de personal que carezcan de la autorización del Presidente(a) Municipal.
INICIO
3.- Ingresa al Sistema Open, donde captura los datos para procesar el
movimiento.
4.- Remite la documentación para su archivo en el expediente personal.
Diagrama de Flujo
19. Movimiento de Cambio (promoción, transferencia, etc.)
Departamento de Recursos Humanos
2.- Verifica los datos del FUP correspondiente
documentación anexa y acusa de recibido.
y revisa la
Área Responsable/Actividad
FIN
Departamento de Recursos Humanos
1.- Remite con oficio al Departamento de Recursos Humanos el
movimiento de cambio con la documentación soporte.
Dirección o coordinación
Departamento de Recursos Humanos
Oficio de movimiento de
cambio
Representación Gráfica
V.- COORDINACION DE ADQUISICIONES Y ALMACEN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
LICITACIÓN PÚBLICA, INVITACIÓN RESTINGIDA O ADJUDICACIÓN DIRECTA
OBJETIVO:
REALIZAR LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONFORMIDAD A LAS DISPOSICIONES LEGALES ESTABLECIDAS, MEDIANTE TODAS AQUELLAS ACTIVIDADES Y POLÍTICAS INHERENTES A LOS PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN QUE SEAN APLICABLES.
POLÍTICAS APLICABLES
I. LA INFORMACIÓN DE UNA REQUISICIÓN O SOLICITUD DE SERVICIO SE INTEGRARÁ A UNA BASE DE DATOS CORRESPONDIENTE AL SISTEMA DE ADQUISICIONES, CON LA FINALIDAD DE SIMPLIFICAR LA PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADQUISITIVOS.
II. LAS INVITACIONES A PROVEEDORES, SERÁN FORMULADAS CUANDO SE TRATE DE PROCEDIMIENTOS POR INVITACIÓN RESTRINGIDA Y POR ADJUDICACIÓN DIRECTA; Y MEDIANTE CONVOCATORIA PÚBLICA PARA LOS PROCEDIMIENTOS DE LICITACIÓN PÚBLICA DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA LEY DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS Y SU REGLAMENTO.
III. EN EL CASO DE QUE UN PROCEDIMIENTO SE DECLARE DESIERTO TOTAL O PARCIALMENTE, PARA EL CASO DE LICITACIÓN PÚBLICA, SE REPROGRAMARÁ EN LA MODALIDAD DE INVITACIÓN RESTRINGIDA. EN CASO DE QUE PROCEDA DE UNA INVITACIÓN RESTRINGIDA, SE APLICARÁ EN LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA.
IV. LA DEPENDENCIA SOLICITANTE PROPORCIONARÁ LA DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS CON ESPECIFICACIONES TÉCNICAS COMERCIALES AMPLIAS Y PRECISAS EN CUANTO A CARACTERÍSTICAS, MEDIDAS, CONTENIDOS, PRESENTACIÓN, MATERIAL Y DEMÁS NECESARIAS PARA QUE LA ADQUISICIÓN CORRESPONDA Y SATISFAGA EL REQUERIMIENTO; DICHA DESCRIPCIÓN DEBERÁ SER VALIDADA POR LA O EL TITULAR DEL ÁREA.
PROCEDIMIENTO:
No. ÁREA ACTIVIDAD DOCUMENTO RESULTANTE
1. ÁREA USUARIA (A.U.) EL A.U. ELABORA UNA REQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS Y ACUDE A LA U.I.P.P.E. PARA SU DEBIDA AUTORIZACIÓN.
REQUISICIÓN
2.
UNIDAD DE INFORMACIÓN, PLANEACIÓN,
PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN
(U.I.P.P.E.)
LA U.I.P.P.E., RECIBE LA REQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS, LA REVISA, LA AUTORIZA O EN SU CASO LA ENTREGA AL A.U. QUIEN A SU VEZ LA REMITE A LA C.A.Y.A., DEBIDAMENTE AUTORIZADA
REQUISICIÓN AUTORIZADA
3.
COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES Y
ALMACEN (C.A.Y.A.)
LA C.A.Y.A., RECIBE LA REQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS DEBIDAMENTE AUTORIZADA A TRAVÉS DE LA VENTANILLA ÚNICA DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES, REVISA Y LA TURNA AL COMPRADOR PARA SU PROGRAMACIÓN.
4. COMPRADOR
EL COMPRADOR, RECIBE LA REQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS DEBIDAMENTE AUTORIZADA. ANALIZA Y ELABORA PROYECTO DE BASES EN LA MODALIDAD QUE CORRESPONDA Y EN SU CASO CONVOCATORIA O INVITACIONES A INTEGRANTES DEL COMITÉ PARA AUTORIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN.
BASES, CONVOCATORIA, INVITACIONES
5. DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN (D.A.)
LA D.A., RECIBE BASES PARA AUTORIZACIÓN, CONVOCATORIA O INVITACIONES A INTEGRANTES DEL COMITÉ DEBIDAMENTE VALIDADAS Y REMITE AL C.A.Y.A. PARA SU TRÁMITE.
6.
COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES Y
ALMACEN (C.A.Y.A.)
LA C.A.Y.A., RECIBE LA CONVOCATORIA O INVITACIONES SEGÚN CORRESPONDA, ASÍ COMO LA CARPETA DE BASES E INICIA LA INVITACIÓN A PROVEEDORES, ENVÍA LA CONVOCATORIA DE LA LICITACIÓN PÚBLICA A COMUNICACIÓN SOCIAL PARA SU PUBLICACIÓN EN UN PERIÓDICO DE CIRCULACIÓN NACIONAL Y OTRO DE CIRCULACIÓN ESTATAL, ASÍ COMO EN LA PÁGINA WEB OFICIAL. PARA EL CASO DE INVITACIONES RESTRINGIDAS, EMITE OFICIO DE INVITACIÓN PARA COMPRA Y RECEPCIÓN DE BASES.
7. COMUNICACIÓN
SOCIAL (C.S.)
C.S., REALIZA GESTIONES PARA LA PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA EN UN PERIÓDICO DE CIRCULACIÓN NACIONAL Y OTRO DE CIRCULACIÓN ESTATAL ÚNICAMENTE POR UN DÍA, ASÍ COMO SU PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB OFICIAL.
PUBLICACIÓN
8. DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN (D.A.)
LA D.A., CONVOCA A TRAVÉS DE OFICIO A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ A SESIÓN PARA ANALIZAR Y EVALUAR LAS PROPUESTAS DEL PROCESO ADQUISITIVO Y EMITE DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN.
OFICIO
9. COMITÉ DE
ADQUISICIONES (C.A.S.)
LLEVA A CABO EL ACTO DE PRESENTACIÓN Y APERTURA DE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS PRESENTADAS EN TIEMPO Y FORMA. REVISA EN FORMA CUANTITATIVA QUE CUENTEN CON LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA EN BASES Y LEVANTA ACTA CORRESPONDIENTE A ESTA PARTE DEL PROCEDIMIENTO Y COMUNICA A LOS LICITANTES EL DÍA Y LA HORA EN LA CUAL SE REALIZARÁ EL ACTO DE CONTRAOFERTA, O EN SU CASO, LA FECHA Y HORA DEL ACTO DE FALLO.
ACTA APERTURA
¿CUMPLEN LAS PROPUESTAS CON LOS DOCUMENTOS?
10. COMITÉ DE
ADQUISICIONES (C.A.S.)
SINO CUMPLEN, SE DECLARA DESIERTO EL PROCEDIMIENTO ADQUISITIVO.
11. COMITÉ DE
ADQUISICIONES (C.A.S.)
SI CUMPLEN LAS PROPUESTAS, SE REALIZA SU ANÁLISIS Y EVALUACIÓN.
12. COMITÉ DE
ADQUISICIONES (C.A.S.)
ANALIZA Y EVALÚA EN FORMA CUALITATIVA LAS PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS PRESENTADAS, VERIFICANDO QUE, EN TODOS LOS CASOS, ÉSTAS CUMPLAN CON LOS REQUISITOS Y LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN LAS BASES. FORMULA EL DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN QUE SERVIRÁ DE BASE PARA EL FALLO.
DICTAMEN
13. DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN (D.A.)
LA D.A., CON BASE EN EL DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN DEL COMITÉ, EMITE POR ESCRITO EL FALLO DE ADJUDICACIÓN Y LO DA A CONOCER A LOS INTERESADOS.
FALLO
14.
COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES Y
ALMACEN (C.A.Y.A.)
LA D.A., REMITE LA INFORMACIÓN DE LOS PROVEEDORES ADJUDICADOS AL C.A.Y.A., PARA LA ELABORACIÓN DE LOS CONTRATOS CORRESPONDIENTES.
CONTRATO
15.
PROVEEDOR O PRESTADOR DE
SERVICIOS (PY/OPS)
EL PY/OPS, RECIBE Y FIRMA EL CONTRATO E INICIA LA ENTREGA DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS, DE CONFORMIDAD A LO ESTABLECIDO EN BASES, PROPUESTA, FALLO Y CONTRAT, ENTREGANDO LA FACTURA CORRESPONDIENTE AL A.U.
FACTURA
16. ÁREA USUARIA (A.U.)
EL A.U., RECIBE LOS BIENES Y/O SERVICIOS DE CONFORMIDAD A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO CORRESPONDIENTE Y DA AVISO A LA C.A.Y.A.S., PARA TURNAR A PAGO.
FACTURA CON RECEPCIÓN DE CONROFMIDAD
17.
COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES Y
ALMACEN (C.A.Y.A.)
LA C.A.Y.A.S., RECIBE LA DOCUMENTACIÓN QUE AVALA LA RECEPCIÓN DE CONFORMIDAD POR EL A.U., COMPLEMENTA EXPEDIENTE, ELABORA OFICIO DE PAGO Y TURNA A TESORERÍA, ESCANEA Y ARCHIVA PROCEDIMIENTO.
OFICIO PAGO CON SOPORTE DOCUMENTAL
18. TESORERÍA LA TESORERÍA, RECIBE DOCUMENTAIÓN COMPLETA Y PROGRAMA EL PAGO CORRESPONDIENTE
CHEQUE O TRANSFERENCIA
BANCARIA
19.
PROVEEDOR O PRESTADOR DE
SERVICIOS (PY/OPS)
EL PY/OPS, RECIBE PAGO CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO Y ACUSA DE RECIBIDO A LA TESORERÍA.
CHEQUE O TRANSFERENCIA
BANCARIA
20. TESORERÍA LA TESORERÍA, COMPLEMENTA EXPEDIENTE, ESCANEA Y ARCHIVA EXPEDIENTE
ARCHIVO