“guÍa para organizar tu tiempo” · te escribo desde la ciudad de las palmas en la isla de gran...
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“GUÍA PARA ORGANIZAR TU
TIEMPO”
Por: Ana Zabaleta
www.coachdelaempresaria.com
Portada por: Esteban Calderín ( http://www.estebancalderin.com )
Sobre la autora
Hola, te saluda Ana Zabaleta, coach
personal y organizacional.
Te escribo desde la ciudad de Las Palmas
en la isla de Gran Canaria, España.
Estoy especializada en el coaching para
mujeres empresarias a las que llevo
ayudando a conseguir su vida deseada
desde hace ya varios años.
Desde las Islas Canarias, España, te traigo mis años de
experiencia ayudando a la mujer a lograr sus metas, a
enfocarse y a encontrar ese equilibrio perfecto entre familia
y profesión.
Estoy certificada como coach personal por la International
School of Coaching y soy Master en Coaching Corporativo
por CoachingLab.
Trabajar con la mujer empresaria es una de mis pasiones
porque me permite aprender mucho más de mis clientas y
me facilita la conexión con ellas, ya que yo también soy
mujer y empresaria.
Desde la comodidad de mi hogar u oficina y usando el
teléfono o skype puedo también ayudarte a ti a:
• Alcanzar tus metas personales y profesionales. • Organizarte para que tengas el control de tu vida. • Y consigas llegar a la cima como empresaria exitosa
que eres.
Si estás teniendo problemas en cualquier área de tu vida que te impide superarte y alcanzar tus sueños, no dudes en contactarme.
Ana Zabaleta “La Coach de la Empresaria”
www.coachdelaempresaria.com [email protected]
PRESENTACIÓN:
Lo primero, quería agradecerte enormemente el haber
adquirido este reporte, esperando que sea de tu agrado, ya
que lo he preparado con la mayor de mis ilusiones.
Además felicitarte, ya que si lo has adquirido es porque
estás seriamente interesado en aprender a administrar tu
tiempo con eficacia y acabas de dar tu primer paso.
Comenzaré hablándote un poco de mí: Entré en contacto
con el coaching en una época de mi vida, en la que estaba
muy perdida, buscaba algo pero no sabía qué.
Buscando en internet me encontré a un coach (en ese
momento no sabía ni lo que era), con él comencé a
informarme sobre lo que era el coaching y a trabajar sobre
mis obstáculos.
Empecé a leer diversos libros sobre la materia, ya que en
ese momento no podía permitirme pagar una formación.
A medida que iba teniendo un poco de dinero, asistía a
algún seminario o hacía algún curso a distancia, mientras
practicaba con mis amigas.
Más tarde y aplicando las estrategias de coaching que había
aprendido, mi vida cambió radicalmente, tuve la
oportunidad de trasladarme a Barcelona donde hice mis
estudios de coaching y allí mismo comencé mi negocio por
internet.
Hace ya varios años que regresé a mi tierra, las
maravillosas islas Canarias, un lugar muy tranquilo con
espectaculares playas y una temperatura envidiable que
rara vez baja de 18 grados.
Y aquí es donde de verdad quiero establecerme, ya que
además de ser un lugar de ensueño, tengo a mi familia y
toda mi vida.
Y aquí sigo mi negocio que cada vez es más exitoso, con un
bajo costo gracias a internet y sin tener que salir de mi
casa para trabajar, salvo cuando voy a dar alguna
conferencia o cosas muy concretas.
Realmente estoy viviendo la vida que siempre deseé, por
eso quiero enseñar a las mujeres empresarias y
emprendedoras lo que yo aprendí para conseguir el estilo
de vida que quiero para mí.
Este reporte lo he diseñado para enseñarte a programar y
gestionar tu tiempo, tarea clave para lograr tus objetivos,
sacando el mayor rendimiento con el menor esfuerzo
posible.
Con las estrategias que aquí te enseño paso a paso,
conseguirás aprender a programar, gestionar y flexibilizar
tu tiempo de manera que consigas los mejores resultados
sin agobios e invirtiendo sólo el tiempo necesario.
He procurado que sea claro y muy práctico para que te sea
de fácil comprensión y, lo más importante, que te sea de
utilidad.
Aunque me dirijo principalmente a las mujeres, es válido
también para los hombres.
CÓMO UTILIZAR ESTE EBOOK:
Te recomiendo que comiences con una lectura general,
para que te quedes con una idea global y luego, una vez
hecha esta lectura, te pongas manos a la obra a seguir
paso a paso todo lo que te sugiero.
Al final, además encontrarás una guía de coaching en 7
pasos, para que puedas aplicar lo aquí aprendido de
manera personalizada.
COMENZAMOS:
Introducción
Una buena gestión y planificación de tu tiempo es
imprescindible si quieres conseguir ejecutar tus actividades
diarias con eficacia y que éstas de verdad te lleven a lograr
resultados empleando el mínimo tiempo.
Se ven continuamente mujeres agobiadas entre el trabajo
fuera de casa, la familia, y otras actividades.
Siempre están ocupadísimas, y diría que hasta presumen
de estar tan ocupadas, a pesar de que no son felices, ya
que nunca terminan de ejecutar todas las acciones
programadas del día.
Uno de los mayores problemas es la falta de planificación y
flexibilización.
A menudo las oyes comentar que no tienen ni tiempo para
planificar… pero si invirtieran un tiempo en la misma, al
final les quedaría tiempo de sobra; es como cuando
inviertes dinero en un negocio (primero lo inviertes y luego
lo recuperas con ganancias)
Saber gestionar correctamente tu tiempo va a mejorar tu
calidad de vida y la de los tuyos, ya que podrás dar una
mayor calidad al tiempo que le dedicas a cada cosa y lo que
es más importante, la calidad del tiempo que te dedicas a
ti.
Además, una correcta gestión del tiempo, te libera de un
estrés innecesario que va a repercutir en tu salud.
Una administración de tu tiempo eficaz, conlleva
principalmente cambiar hábitos, ya que el tiempo del que
dispones no va a cambiar sólo porque leas un ebook como
este.
Por ejemplo, siempre comienzo recomendando llevar una
agenda, y ya empiezan las quejas: “No la llevo porque no la
miro” ¿Quieres gestionar tu tiempo y poder llegar a más
cosas o no? Pues ese es el primer hábito que hay que
comenzar a cambiar, entre otros, claro.
No pretendas resultados diferentes, haciendo lo que
siempre has hecho. Por leer este ebook o aprender técnicas
de gestión del tiempo, no van a cambiar las cosas, hay que
poner en práctica lo aprendido.
Es como si yo te doy ahora una receta de cocina, y crees
que leyendo el libro de recetas se va a hacer sola. Tendrás
que comprar los ingredientes y seguir los pasos que dice la
receta y entonces, voilá… plato en la mesa.
Son muchos los beneficios a los que vas a renunciar por no
tomar las riendas del manejo de tu tiempo:
. Disfrutar más de la vida, ya que la angustia y el estrés
excesivo desaparecen, lo que repercute en una mejora de
tu salud.
. Necesitar menos tiempo para lograr tus objetivos.
. Mejorar tu concentración aumentando con ello tu
rendimiento y resultados.
. Tiempo libre para tu ocio, disfrute y descanso.
. Dar imagen de seriedad y confiabilidad ya que cumplirás
con tus compromisos a tiempo.
. Facilitar la implementación inmediata, con lo cual tus
objetivos llegarán a mayor velocidad.
. Ahorrar dinero y ganar más.
. Tener el estilo de vida que deseas, ya que eres la dueña o
el dueño de tu tiempo.
¿No crees que con todos estos beneficios, bien vale la pena
invertir este tiempo en la planificación y organización?
Si crees que no vale la pena, deja de leer aquí, porque este
ebook no es para ti, pero si no quieres renunciar a ninguno
de los beneficios anteriores continúa leyendo.
Recuerda: El dinero perdido se puede recuperar, pero el
tiempo perdido no volverá jamás.
A continuación, las claves para que puedas manejar tu
tiempo eficientemente y conseguir todos los beneficios
anteriormente citados y muchos más:
CLAVES:
1ª Clave: Planificación (Inversión de tiempo), esto incluye presupuestar bien el tiempo
Esta primera clave es de lo que te hablaba antes en la
introducción, de planificarte y llevar una agenda.
Por supuesto que hacer esto te va a llevar un tiempo, pero
será un tiempo invertido que repercutirá después en mayor
tiempo libre que el que invertiste planificando, con lo cual
ya no te vale la excusa del no tengo tiempo.
Decir que no tienes tiempo para planificar, es como decir
cuando vas por la carretera que no tienes tiempo para
echarle gasolina al coche, absurdo ¿no?
Además realmente no es mucho el tiempo que tienes que
dedicar a la planificación, sin embargo sí que es muchísimo
el que vas a ganar con la misma, de manera bastante
inmediata, luego, con el tiempo, lo acusarás en mayor
medida, por eso es una inversión.
Así que si aún no la tienes, sal inmediatamente a buscar
una agenda, ya sea electrónica o manual. Yo utilizo la del
google calendar, la cual te recomiendo, ya que puedes
utilizarla tanto desde tu ordenador como desde tu móvil.
Te permite ver toda la semana y separar las tareas por
colores en función de su importancia, o de lo que tú
quieras.
Esto te permitirá tener bastante clara tu planificación de la
semana con una sola mirada. Podrás hacer cambios en
cualquier momento, sin tachones, separarlas por colores en
función de tus prioridades, y apuntar detalles dentro de
cada actividad.
Planifica tus compromisos y sigue esta regla que te voy a
dar: cuantos menos compromisos mejor. O sea, diseña tu
día, de manera que tengas tiempo de sobra para realizar
cada actividad, cosa que te explicaré con más detalle en el
9º paso.
Siempre surgen imprevistos, que si llevas el tiempo muy
ajustado no te permitirán acabar con tus tareas, entrando
en un desorden que al final del día sólo te hará sentir
frustrada.
Planifica menos y si te sobra tiempo, aprovecha para incluir
nuevas actividades sobre la marcha, incluso puedes tener
un listado de posibles actividades para ejecutar en los
huecos vacíos, o cuando te falla alguna cita.
La agenda debes consultarla todos los días, y tenerla
siempre presente. De nuevo no me vale la excusa de: “es
que no la miro”. Si no la miras, no estás haciendo bien tu
trabajo. La agenda es parte del trabajo de cualquier
empresa, y el hogar también es una empresa.
Además si estás leyendo este reporte, es porque quieres
hacer un cambio, y quieres disponer de más tiempo para ti,
tu familia, tu trabajo, tus aficiones o lo que sea, con lo cual
tendrás que poner de tu parte.
Recuerda: Te recomiendo google calendar para tu sistema
de agenda. Es gratis, podrás consultarla desde cualquier
lugar, desde tu teléfono móvil, hacer cambios, anotaciones
e incluso cuadrar reuniones con otras personas.
2ª Clave: Centrarte en lo que estás haciendo en cada momento, no te disperses.
Este paso, no sólo te va a ayudar a sacar más rendimiento
a tu tiempo, sino que además, te ayudará a ser más feliz,
porque se trata de vivir el presente en toda su intensidad.
Consiste en estar concentrada tan sólo en lo que estás
haciendo en cada momento. Si estás en la oficina, no estés
preocupada pensando en qué vas a preparar para la cena, o
en la lista de la compra. Esas cosas deben ser gestionadas
en su momento.
Mientras estás en la oficina, dedícate a los asuntos
relacionados con el trabajo y por supuesto esto también se
aplica a darle su tiempo a cada actividad. O sea que no
estés pensando en las fotocopias cuando tienes que enviar
unos emails.
Si comienzas a actuar de esta manera, vas a comprobar
que te va a rendir muchísimo más el tiempo, y que puedes
acabar antes para dedicarte a tu vida personal, o bien
adelantar más trabajo y mejorar los resultados, tú eliges.
Lo mismo en casa. Si mientras estás en casa dedicándole
un rato a tus hijos, estás pensando en si grapaste esos
presupuestos que tenían que estar listos mañana para
entregarlos a tu cliente, no le estarás dedicando el tiempo
de calidad que quieres a tu familia.
Y entonces, te olvidarás de otras cosas como preparar la
lista de la compra, por lo que mañana en la oficina, estarás
preocupada y distraída pensando en ello.
Un truco que utilizo yo, es que cuando estoy en una
actividad, me imagino que estoy de vacaciones de todo lo
demás, y me olvido del resto del mundo. Así puedo dedicar
a cada cosa la atención que se merece, haciendo mi trabajo
más rápido y con menos errores.
Te aconsejo que si te acuerdas de algo que debes hacer en
otro momento y no tienes agendado, lo apuntes o lo
agendes en ese momento y te liberes de nuevo para así
poder continuar tu trabajo sin más preocupaciones, pues
las cosas se harán a su debido tiempo.
Por eso hacer listas, llevar una agenda y tener todo
apuntado es muy útil, porque te libera del estrés de no
estar pensando en lo que no toca.
También por supuesto mientras te diviertes. Olvídate del
resto del mundo y deja de sentirte culpable porque no estás
atendiendo a tu familia, o a tu trabajo, simplemente
disfruta de ese momento.
Los momentos de ocio, también son necesarios para que
luego tu rendimiento sea aún mayor. Así que mientras te
diviertes, disfruta al máximo y olvídate del resto del
mundo.
3ª Clave: Comienza a delegar
¿Por qué nos cuesta tanto delegar? Queremos hacerlo todo
nosotros mismas, ya sea porque pensamos que es nuestra
obligación o porque pensamos que nadie podrá hacerlo
mejor.
Las dos causas son muy frecuentes, pero la más común es
la segunda, y tiene que ver con el perfeccionismo.
Queremos que todo esté perfecto, y claro, delegar significa
renunciar a esa perfección durante largo tiempo y quién
sabe si indefinidamente. Pero ese perfeccionismo sólo nos
conduce a la frustración y nos encadena.
Frustración porque la vida no es perfecta, o al menos
dentro de nuestro concepto humano de la perfección, ya
que personalmente creo que es perfecta según un equilibrio
natural que no entra dentro de nuestro concepto de
perfección y justicia, pero ese es otro tema.
Ese perfeccionismo te está encadenando porque por no
delegar, estás impidiéndote evolucionar y hacer más cosas
que te van a llevar a tu vida deseada.
Puedes empezar, por pequeñas cositas y a medida que te
vas acostumbrando, ir delegando tareas más complejas.
21 días es lo que se tarda en adquirir un nuevo hábito, por
lo que te recomiendo que vayas delegando una nueva tarea
cada 21 días. Haz la prueba, y luego me cuentas tus
resultados.
Puedes delegar en tu pareja, en tus hijos, en amistades.
Hay personas a las que les gusta ayudar, o incluso tal vez
puedas darles un premio ya sea emocional o económico por
un trabajo bien hecho.
Por ejemplo en la empresa, yo doy incentivos económicos
para las personas que me traen clientes.
4ª Clave: Utiliza temporizadores para algunas actividades.
Hay actividades que nunca acaban o que necesitan mucho
tiempo de dedicación, por lo que nunca empiezas a
ejecutarlas por falta del mismo.
Una buena idea para esto, que a mí me da muy buen
resultado, es hacer todo lo que puedas todos los días o en
días alternos (pero con una frecuencia fija), en los pocos
minutos que tienes contra reloj, aunque sólo sean 5
minutos.
Por ejemplo en determinadas tareas de mantenimiento del
hogar, en cinco minutos se puede hacer mucho en una
habitación, y aunque no quede perfecta, siempre será
mejor que nada.
Otro ejemplo, es el caso de la utilización de las redes
sociales o el email ¡Madre mía como se nos va el tiempo
ahí! Ponte un tiempo tope, pon la alarma 5 minutos antes
del tiempo final para que te dé tiempo a ultimar y vuelve a
ponerla para la hora cero.
Yo utilizo mucho este sistema cuando quiero escuchar
cursos grabados y ando agobiada. Lo hago en pequeñas
franjas de tiempo que vaya teniendo (poniendo la alarma al
terminar), luego marco por donde iba. Después de un
tiempo tengo el curso acabado, sin apenas darme cuenta.
5ª Clave: Evita los ladrones de tiempo
¡Ay los ladrones del tiempo! Pueden ser cosas, personas,
malos hábitos, pero realmente el mayor ladrón del tiempo,
eres tú mismo.
Tú tienes el poder para poner límites a los ladrones del
tiempo, y si permites que éstos te controlen a ti, estarás
perdiendo el recurso más valioso que tienes, “tu tiempo”.
Como antes te dije, el dinero puedes recuperarlo y
multiplicarlo, sin embargo el tiempo perdido ya no lo
recuperas jamás.
Sin embargo una buena gestión de tu tiempo, te va a
permitir multiplicar tus medios económicos que pueden
suponer más libertad para que puedas disponer de más
tiempo libre para ti, para hacer lo que realmente quieres
hacer.
Por eso es importante poner límites a los ladrones de
tiempo, porque lo que te roban en tiempo, no volverás a
recuperarlo.
Un ejemplo: Ese amigo o familiar que te encuentras por la
calle y que empieza hablar y tú no eres capaz de parar la
conversación.
No la paras, porque temes quedar mal o herir sus
sentimientos, pero se pueden poner miles de excusas para
poner fin a una conversación sin ser maleducado, ni herir a
nadie.
Posibles excusas: Perdona me están esperando. Tengo
ahora una cita con el abogado, el médico, y llego tarde.
Puede incluso que te interesase mucho la conversación, y
puedes quedar con esa persona en otro momento para
tomar un café o aprovechando cualquier evento, y así
poder proseguir esa conversación tan interesante.
Aunque también te planteo que, con mucha educación y
una sonrisa, digas la verdad y no tengas que inventar
excusas; porque debes aprender a ser como eres y que los
demás te acepten tal cual.
De hecho decir la verdad, te va a ahorrar el tiempo que
inviertes en inventar excusas y a no defraudarte a ti
misma, con lo cual no defraudarás jamás a quien le gustas
como eres.
Digamos que las excusas te sirven para ir empezando, pero
luego acostúmbrate a salir de tu zona de confort y a decir
la verdad de manera asertiva sin herir.
Cada uno es responsable de sus sentimientos y si no te
aceptan como eres es su problema y esa amistad que no te
acepta, no te interesa. Esto afectará a tu tiempo y a tu
autoestima.
Y realmente decir la verdad, simplemente implica el que
digas que andas con el tiempo justo y que no puedes
pararte a hablar. Y eso se puede decir de manera agradable
y con una sonrisa.
Malos hábitos, ladrones de tiempo: Por ejemplo mirar el
correo electrónico con demasiada frecuencia, piensa que
cuanto más rápido respondas, más rápido te llegará el
siguiente.
Te planteo que lo mires una o dos veces al día como
máximo, e incluso utilices la técnica del temporizador, de la
que te hablé antes para controlar el tiempo que pasas
delante de tu computadora.
¿Te has planteado que tú también puedes estar haciendo
perder su tiempo a otros? Cuida esto, igual que no quieres
que te hagan perder el tiempo, no se lo hagas perder tú a
otras personas, esto al final jugará a tu favor, y te explico
por qué.
De entrada ya lo sabes, igual que no te gusta que te hagan
perder tu tiempo, a los demás tampoco, y eso hará que de
entrada los predispongas positivamente.
Además, si tienes en cuenta el tiempo de los demás,
también estarás a la vez respetando el tuyo, porque
mientras haces perder el tiempo a otros, estás perdiendo tu
propio tiempo.
La costumbre de estar buscando la manera de sacar más
provecho ya sea a tu tiempo como al de los demás,
aumentará tu capacidad creativa para generar más ideas
que te permitan sacar más rendimiento al tiempo que
tienes o a otras área de tu vida.
6ª Clave: Deja de tener cosas urgentes
Una de las causas más frecuentes por las que las personas
no pueden realizar las actividades programadas, es porque
se pasan la vida apagando fuegos. Todo es urgente y hay
que hacerlo ya, pero amiga, si todo es urgente es porque
no hiciste lo que tenías que hacer en su momento.
Urgente sólo puede ser un verdadero imprevisto como que
tu hijo se te ponga enfermo, y esto realmente surge muy
puntualmente.
Así que te planteo que a partir de ahora hagas y planifiques
las cosas con un margen de tiempo amplio que incluso
contemple posibles retrasos. Es como lo que te decía en el
primer paso de planificar tu día con tiempo de sobra para
cada actividad.
Así que comienza a planificar las cosas con tiempo para que
no te veas siempre apagando fuegos a última hora, por lo
que no tendrás nunca tiempo para lo verdaderamente
importante.
Me refiero a que si tienes un plazo de 30 días para
presentar tu declaración de la renta por ejemplo, no lo
dejes para el último día.
Vete programándolo para hacerlo cuanto antes. Si luego
surge algo, aún tendrás tiempo para atenderlo sin tener
que trastocar tu agenda, al menos con el mínimo impacto.
Lo que hablábamos en la 4ª clave de aprender a delegar,
también te puede ayudar, sobre todo hasta que te pongas
al día.
Otra razón por la que te puedes ver con mil cosas urgentes,
es porque te comprometes con más cosas de las que
puedes asumir, comprométete contigo mismo y atiende
compromisos en función de tus propias metas y tu tiempo,
aplicando la Ley de Pareto de la que te hablaré en la 8ª
clave.
7ª Clave: Aprende a priorizar
Posiblemente lo que te voy a decir ahora, no te guste, pero
también tenemos que hacer cosas que no nos gustan si
queremos ver cambios y conseguir nuestras metas y vida
deseada. Tienes que elegir; no puedes hacerlo todo, y ya.
Cuando se quiere hacer todo, al final no se hace nada, te
dispersas.
Ahora viene una noticia mejor, elegir no quiere decir que
tengas que renunciar a algo, simplemente posponerlo, e
incluso adelantarlo si queda tiempo, ya que como vimos
antes, si nos planificamos con tiempo de sobra es muy
posible que luego nos quede tiempo para hacer algo más.
No habrá frustración, y la satisfacción será mayor de haber
adelantado. Se trata de enfocarse en dos o tres resultados
y priorizar tus actividades en base a esas metas. El
resultado será que estarás focalizado, conseguirás
resultados y en poco tiempo podrás pasar a esa actividad
que tuviste que aplazar.
Además si te desenfocas y no priorizas, puedes llegar a no
ser firme en tus compromisos con otras personas, jugando
con tu tiempo y con el suyo (como hablábamos en la clave
5ª de los ladrones del tiempo), lo cual te dará una imagen
de poca seriedad y luego pocos querrán seguir trabajando
contigo.
Organiza primero las tareas más importantes según tus
objetivos y si te queda tiempo, puedes programar otras,
aunque sea en muy pequeños momentos, pero recuerda,
como te conté antes, que en la agenda deben estar
organizadas con tiempo de sobra.
8ª Clave: ser eficiente (principio de Pareto)
Ser eficiente, no hay que confundirlo con ser eficaz, porque
son dos palabras que aunque se les suele dar el mismo
significado, son dos cosas muy diferentes.
Ser eficaz, tiene que ver con tu nivel de consecución de
metas y objetivos. Sin embargo ser eficiente, que es de lo
que te hablo aquí, es la capacidad de conseguir un objetivo
en menos tiempo o con el mínimo de recursos.
Así que este es uno de los pasos, transformarte en una
persona eficiente y aplicar el principio de Pareto, que es la
regla del 80-20, que se da en muchos ámbitos como el
reparto de la riqueza, es decir el 20 % de la población
ostenta el 80 % de la riqueza y el poder, a su vez el 80 %
de la población se reparten el 20 % restante.
Pero aquí hablamos de tiempo y eficiencia, es decir que
tenemos que conseguir que el 20 % de lo que haces
produzca el 80 % de tus resultados. Céntrate y enfócate
pues en esas actividades que van a significar mayores y
mejores resultados en tus metas.
9ª Clave: No pretendas hacer todo, todos los días
Este es uno de los grandes errores que se cometen, y por
lo que las personas se pasan el tiempo corriendo.
Pretenden hacerlo todo, todos los días, y eso además de
ser imposible, solo acabará en un exceso de estrés que
pagarás con tu salud, y eso por no hablar del sentimiento
de frustración al final del día por no haber cumplido con lo
establecido.
Quedarás mal con todo el mundo, ya que llegarás tarde a
todo, pues siempre surgen incidencias que suelen retrasar
las cosas, y al tener la agenda tan apretada, tendrás que
salir de un sitio antes de tiempo para llegar tarde al
siguiente, lo cual dará una muy mala imagen de ti y de tu
empresa.
Distribuye los tiempos, puede que una actividad no tengas
que repetirla más de una vez por semana, tres veces en
semana. Tal vez incluso una vez al mes, el caso es que
haya una frecuencia.
Lo mejor, como te dije al principio, es que te organices con
pocas actividades diarias y con tiempo de sobra para
hacerlas, que si luego queda tiempo, podrás incluir más
actividades de última hora.
Puedes además aprovechar los tiempos muertos, en el
autobús, en la sala de espera del abogado o el médico, o
mientras esperas una cita que se retrasa para leer un libro,
escuchar algún audio de formación, gestionar tus emails y
redes sociales desde el móvil.
10ª Clave: ¡Cuidado con la creencia de terminar todo lo que se empieza!
Esta es una creencia con la que nos han machacado en la
educación tradicional. Me imagino que tú también
recuerdas cuando te lo decían en el colegio o tus padres.
Y bueno, no digo que esté del todo equivocado, porque si
realmente eso que estamos haciendo nos lleva directos a
nuestras metas, pues hay que hacerlo y acabarlo aunque
no nos guste.
Pero ¿Qué pasa cuando es cuestión de terminar una novela
que estamos leyendo y nos está aburriendo? ¿Realmente te
lleva hacia tus metas? Te aburres y encima estás perdiendo
un bonito tiempo para poder hacer cosas como mínimo más
interesantes.
Así que a partir de ahora, cuando te plantees que tienes
que terminar eso que empezaste, que sea porque
realmente es algo que lleva directamente a la consecución
de lo que realmente quieres.
Un buen ejercicio sería examinar qué actividades te
encuentras haciendo actualmente que no te llevan a
ninguna parte y por otro lado tampoco te apetece mucho
hacer, y comienza a eliminarlas de tu lista.
Solo la sensación de alivio ya te va a liberar, por no hablar
del tiempo que te va a dejar para poder hacer actividades
más productivas.
¿Te acuerdas del principio de Pareto del que hablábamos en
la 8ª clave? Pues esta clave tiene mucho que ver, pero es
aún peor, porque en este caso estamos hablando de
actividades que nos llevan no al 20 % de los resultados
sino al 0 %, pero nos quitan un tiempo muy valioso.
AHORA A TRABAJAR (plan de Coaching de 7 pasos)
Ya has disfrutado de la lectura de este reporte, y eso está
muy bien, ya que habrás descubierto muchas técnicas
útiles, algunas ya las conocerías y otras no. Pero ahora ha
llegado el momento de que te pongas en marcha e
implementes lo aprendido.
Si no, habrá sido dinero tirado a la basura, y no quiero que
eso sea así, ya que mi misión es la de que lo que hayas
invertido en este ebook represente una inversión y no un
gasto.
Para que la compra de este reporte se transforme en una
inversión, tendrás que comenzar a implementar lo
aprendido desde este mismo instante sin posponer ni un
segundo, e ir cambiando tus hábitos en procesos de 21 días
que es lo que se tarda en adquirir un nuevo hábito.
Para ayudarte a implementar lo aprendido en este reporte,
te propongo un plan de 7 pasos:
Paso 1: Si no tienes agenda, es hora de que adquieras una.
¿No tienes Agenda? Pues ahora es el momento de que
comiences a llevar una, y sin excusas, las excusas son la
razón por la que no conseguirás los resultados que quieres
¿Qué prefieres, resultados o excusas? La elección es tuya.
No me vale, eso de que: Es que luego no la miro. Pues es
hora de cambiar ese hábito. Vas a tener una agenda y la
vas a llevar y mirar (es parte de tu trabajo).
Te recomiendo que lleves una libretita en el bolso donde
tomar notas, pero para agenda, lo ideal: google calendar.
Lo puedes encontrar en este enlace,
http://www.google.com/calendar Es totalmente gratis,
fácil de utilizar y muy útil.
Si tienes cuenta en google como casi todos tenemos ya,
podrás entrar con tu usuario y clave de siempre, si no es
así, tendrás que abrirte una, es gratis, y te va a venir muy
bien ya que google tiene muchas funcionalidades muy
útiles, sobre todo si te dedicas a los negocios.
Con esta agenda, además de permitirte controlar tu día a
día con todo detalle, podrás sincronizarla con las agendas
de otras personas, y cuadrar citas juntas.
Además podrás consultar tu agenda desde cualquier lugar
desde tu Smartphone, tablet o dispositivo electrónico con
conexión a internet.
Paso 2: Observación
Una vez tienes tu agenda, comenzamos la primera fase de
tu proceso de coaching para gestión del tiempo, observar
dónde estás, tu punto de partida, en qué cosas se va tu
tiempo.
Te sugiero que al menos dediques una semana a esta parte
del proceso, para que observes cómo va tu día a día, y en
qué cosas pierdes el tiempo.
Haz un horario donde figure lo que pensabas hacer y lo que
has hecho. No se trata de que te juzgues, ni fustigues por
lo que no has hecho o por lo mal que gestionas tu tiempo.
Se trata de observar, para que sepas por dónde debes
empezar a trabajar.
Puedes utilizar la misma agenda de google, poniendo en un
color las tareas que habías programado, realizadas con
éxito, y en otro las que no has realizado. Por supuesto el
cómo lo hagas es cosa tuya, mientras lo veas claro.
Lo importante es que veas dónde se está yendo tu tiempo y
cuán realista es tu programación actual.
Paso 3: Ver los cambios necesarios
Ahora que has podido ver los errores que has cometido
durante la semana, es hora de ver qué cambios debes
realizar para que éstos no vuelvan a producirse.
Te ayudará hacerte preguntas sobre las claves que has
aprendido en este ebook:
¿Estoy presupuestando bien mi tiempo, o estoy
pretendiendo programar más actividades de las que puedo
asumir?
¿Cómo puedo programarlas con tiempo más que de sobra
para hacerlas?
¿Estoy pretendiendo realizar todas o casi todas las
actividades a diario? ¿Cómo puedo administrarlas para que
haya una frecuencia suficiente pero me vea con los días
más ligeros de trabajo?
¿Estoy invirtiendo un pequeño tiempo al principio del día
para ver cómo puedo gestionarlo mejor en base a mis
actividades?
¿Mientras realizo mis actividades estoy concentrado, o
estoy pensando en otras cosas?
¿Hay actividades que podría delegar? ¿Cuáles son, y en
quién puedo delegarlas?
¿En qué actividades podría poner un temporizador para
limitar el tiempo que dedico a ellas y no distraerme más de
lo necesario?
¿En qué actividades, intervalos o momentos he permitido
que los ladrones de tiempo hayan interferido?
¿En qué actividades pendientes debo administrar el tiempo
para que un día no se vuelvan urgentes y me impidan
seguir mi ritmo de actividades importantes?
¿Qué actividades son importantes para avanzar
rápidamente hacia mis metas, y debo dar prioridad?
¿Qué actividades no me llevan a ningún lado y puedo
incluso eliminar de mi lista?
¿Cómo puedo reestructurar mis actividades para aumentar
mi nivel de eficiencia? o sea hacer más con menos
recursos, menos tiempo y menos esfuerzo.
Este cuestionario te ayudará a rectificar, y cambiar tus
hábitos por otros nuevos. En base al mismo, vas a realizar
una nueva programación.
Paso 4: Programación del nuevo plan
Respondiendo a todas las preguntas del cuestionario del
apartado anterior, ya tienes las pautas para elaborar un
nuevo plan.
Coge tu agenda de google o la que hayas decidido utilizar
para comenzar a diseñar un nuevo plan y horario adaptado
a tus hábitos y las claves aprendidas.
Y con este nuevo plan, ya programado, comienza a ponerlo
en práctica por una semana, para volver a revisarlo
después en función de los resultados obtenidos.
Paso 5 Revisión del nuevo plan:
Lo más probable es que el nuevo plan no sea perfecto. En
cualquier caso, vamos a mejorarlo, así que ha llegado el
momento de mirar los ajustes que hay que hacer para
perfeccionarlo.
¿Qué es lo que me ha funcionado bien la pasada semana?
¿Qué es lo que no me ha funcionado bien?
¿Qué puedo hacer para que las cosas que no han
funcionado, comiencen a funcionar?
Rediseña tu plan en función de estas peguntas y vuelve a
probarlo durante otra semana, y así sucesivamente cada
semana.
Paso 6 cuando algo te funciona bien, transfórmalo en hábito:
Cuando algo de lo que has aplicado, tu nuevo plan te
funciona bien, conviene que lo transformes en un hábito,
para que sin querer vayas por el camino recto hacia tus
metas.
¿Cómo se transforma una acción en hábito? Pues como dije
antes haciéndolo todos los días, durante 21 días seguidos,
en el día 21 ya está el hábito creado.
Así que cada cosa de las que te funcione, repítela sin
descanso durante 21 días, y luego ya podrás hacerla en
días alternos o como más te convenga, pues ya es un
hábito.
Pero ojo, un hábito también puede desaparecer si lo
cambias por un hábito contrario, con lo cual cuídate en
mantener los hábitos que te llevan hacia tus metas y no
adquirir ni mantener los que te alejen de tu objetivo.
Paso 7: Celebra tus logros
¡Muchas felicidades, lo has logrado! Esta técnica de
celebración, es muy importante como anclaje positivo. Se
utiliza mucho en coaching como estímulo positivo, y te
sugiero que lo hagas ahora también para la gestión de tu
tiempo.
Cada vez que logres una meta, relacionada con una mejora
de calidad en tu tiempo, o algo que no habías sabido
gestionar antes, y ahora mantengas controlada, date un
premio.
Ese premio, no tiene que ser necesariamente algo material
que cueste dinero (que también puede serlo), puede ser
cualquier experiencia que te haga bien.
Una meditación especial, un paseo por la playa, pasarte un
ratito cepillando a tu gato, llamar a una amiga o familiar
que hace tiempo que no ves y te apetece ver.
Comerte un helado, un baño con muchas burbujas. Haz una
fiesta, sal a comer o de copas, vete al cine. Da igual cómo,
el caso es que hagas algo con la intención de celebrarlo y
que no hagas habitualmente. Regodéate en tu logro,
felicítate por ello, y anímate a continuar.
Deseo que hayas disfrutado de la lectura de este ebook y que hayas aprendido aunque sea una sola cosa
que te haga mejorar; con eso me doy por satisfecha, pero
recuerda que si quieres sacarle el máximo rendimiento,
debes implementar, y eso sólo depende de ti.
Antes de terminar quiero hacerte un regalo, y es mi reporte
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Un cordial saludo y te deseo el mejor de los éxitos
Ana Zabaleta Arrese
“La Coach de la Empresaria” www.coachdelaempresaria.com