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Enelar E.S.P. Control Interno

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INFORME PORMENORIZADO

DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

(Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción)

Jefe de la Oficina

de Control

Interno de

ENELAR E.S.P.

ELSY NORALBA

CARVA20JAL

Periodo Evaluado:

JULIO - OCTUBRE 2019

Fecha de Elaboración: 07/10/2019

INTRODUCCIÓN

De acuerdo con lo establecido en el Art 9° de la Ley 1474 de 2011, el Decreto 1499

de 2017-Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y las

directrices impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, La

Oficina de Control Interno de la Empresa de Energía de Arauca ENELAR ESP,

presenta el Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno de la

Empresa, en el que se evalúa los avances del proceso de implementación del Modelo

Integrado de Planeación y Gestión MIPG, la actualización de la institucionalidad y la

presentación del Modelo Estándar de Control Interno a partir de los cinco componentes

del mismo, desarrollado a través de las 7 Dimensiones de MPG. Correspondiente al

período Julio a Octubre de 2019.

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN.

INSTITUCIONALIDAD.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Se han llevado a cabo sesiones ordinarias del Comité de Gestión y Desempeño para tratar temas de interés para la entidad.

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Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. La empresa de Energía de Arauca ENELAR E.S.P. cuenta con un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el cual ha llevado a cabo sesiones ordinarias para tratar temas relacionados con los requerimientos normativos.

Integración de Planes Institucionales y Estratégicos al Plan de Acción.

En cumplimiento de lo establecido en el Decreto 612 de 2018, se articularon los

Planes Institucionales y Estratégicos al Plan de Acción ENELAR ESP 2019. Del mismo

modo, se ha realizado la respectiva evaluación de los indicadores por parte de los

líderes de proceso.

AVANCES EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE

PLANEACIÓN Y GESTIÓN.

Teniendo en cuenta los lineamientos definidos en el Manual Operativo vigente de MIPG

y las Directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública; ENELAR

E.S.P., ha adelantado las siguientes acciones frente a la implementación del Modelo

Integrado de Planeación y Gestión:

Dimensión No. 1: TALENTO HUMANO

El Plan Estratégico de Talento Humano 2019, contiene el Programa de

Bienestar Social, el cual se socializó a través de correo electrónico a todos los líderes

de proceso. Está pendiente su presentación ante el Comité de Gestión y Desempeño.

Plan Institucional de Capacitación:

CAPACITACIONES JULIO A OCTUBRE DE 2019

MES NIVEL NOMBRE CAPACITACION

Jul-19 Profesional Claves para la contratación de los regímenes especiales.

Jul-19 Directivo I Taller Socialización Resolución SSPD 20192200020155, lineamientos para cargue de información al SUI a prestadores del servicio de energía eléctrica del sistema de Interconectado Nacional SIN.

Ag-19 Directivo XV Jornada Internacional en Derecho Minero Energético y II Congreso Internacional Asociación Iberoamericana de la Energía.






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Ag-19 Directivo

II Taller Socialización Resolución SSPD 20192200020155, lineamientos para cargue de información al SUI a prestadores del servicio de energía eléctrica del sistema de Interconectado Nacional SIN.

Ag-19 Técnico

II Taller Socialización Resolución SSPD 20192200020155, lineamientos para cargue de información al SUI a prestadores del servicio de energía eléctrica del sistema de Interconectado Nacional SIN.

Ag-19 Directivo II Taller Socialización Resolución SSPD 20192200020155, socializar motivación del desarrollo de los distintos formatos y formularios que conforman los capítulos trasversales comerciales, financieros y subsidios.

Sep-19 Profesional IV Congreso Nacional de Seguridad Social para el Sector Público.

Sep-19 Directivo Taller socialización de Resolución SSPD 20192200020155, reportes formatos SUII, calidad de servicio, perdidas transversales técnicas.

Oct-19 Directivo Seminario Taller de Pre pensionados.

TEMATICAS ALINEADO A MIPG

En el seguimiento realizado al proceso Atención al Usuario, se verificó cumplimiento

a los requerimientos de los usuarios y sus respuestas oportunas lo cual no se ha

presentado ningún silencio positivo administrativo durante el cuatrimestre de Julio a

Octubre de 2019.

PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL.

En cumplimiento a las actividades del Programa de Bienestar Social, durante el

cuatrimestre Julio a Octubre de 2019, se llevó a cabo un ciclo paseo y actividad lúdica

recreativa.

APLICACIÓN DE GARANTÍA DE DERECHOS SINDICALES EN LA ENTIDAD

Teniendo en cuenta la Convención Colectiva de Trabajo vigente entre Enelar y

Sintraelecol, la Empresa ha cumplido a cabalidad con los derechos sindicales.






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De igual forma se realizaron actividades de acuerdo al Programa de Seguridad y Salud

en el Trabajo, las cuales se describen a continuación:

ACTIVIDADES

Actualización y revisión al SG-SST

Actualización de matriz de peligros

Exámenes médicos ocupacionales

Prevención de Lesiones Osteomusculares

Programa de Vigilancia Epidemiológico Cardiovascular

Riesgo psicosocial

ARL

Inspecciones planeadas

Investigar los accidentes de trabajo presentados

Control de proveedores y contratistas

Suministro de Dotación de Personal

Actualización Plan de Emergencias

Divulgación Plan de Emergencias

Capacitación de Brigadas de Emergencia

Desarrollo de simulacro de evacuación de Oficinas

Política de Integridad.

El Código de Integridad se encuentra elaborado. Falta su socialización y aprobación

en el próximo Comité de Gestión y Desempeño.

Recomendaciones.

Dentro de las recomendaciones a la próxima administración está adelantar un proceso

de reingeniería que conlleve actualizar el Manual de Funciones y Competencias

Laborales que permita adecuar la Empresa a la normatividad vigente y por ende

mejorar su gestión y desempeño toda vez que apunte a la mejora continua y el logro

de los objetivos propuestos.

DIMENSIÓN 2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL.

Teniendo en cuenta la referida Dimensión, para la período de Julio a Octubre de 2019,

la Entidad ha realizado las siguientes acciones:






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Construcción de las bases del Plan Estratégico Institucional 2020-2023; Política Planeación Institucional MIPG: diagnóstico externo (entornos); diagnóstico interno (capacidades).

Adopción y aprobación de las líneas de defensa bajo la operatividad de MIPG: Política Planeación Institucional MIPG.

Adopción, aprobación y divulgación de la política de Administración del Riesgo: Política Planeación Institucional MIPG.

Asistencia a ENELAR por parte de la Función Pública para la Política Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos MIPG.

Revisión, análisis y evaluación de los indicadores Plan de Acción 2019 y procesos con corte a junio 30 y septiembre 30 (2019); Política Seguimiento y evaluación institucional MIPG.

Auditoria de seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad.

Apoyo a la estrategia ENELAR de Cierre Exitoso de Gobierno (Circular 009 Procuraduría General de la Nación).

Socialización resolución 0747 grupo de trabajo cierre de gobierno; Política Seguimiento y Evaluación Institucional MIPG.

GESTIÓN PRESUPUESTAL Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO

En el cuatrimestre de Julio a Octubre 2019, el área de presupuesto ha desarrollado las siguientes actividades:

Socialización y evaluación del comportamiento de los ingresos de la empresa durante la vigencia 2019, para la proyección de presupuesto 2020 y terminación de año 2019.

Presentación mensual de la ejecución de gastos, evaluando los compromisos adquiridos por la empresa con respecto a los ingresos, para la toma de decisiones gerenciales.

Emisión de reporte del comportamiento de las cuentas por pagar al cierre de la vigencia 2018 y seguimiento a los compromisos adquiridos durante la vigencia 2019.

Articulación con todas las áreas de la empresa para la elaboración de proyecto de presupuesto para la vigencia 2020. Presentando las obligaciones y necesidades que deben ser cumplidas para la próxima vigencia.






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Presentación y aprobación de presupuesto para la vigencia 2020 por la Junta Directiva de Enelar E.S.P. Socialización del proyecto de presupuesto para la próxima vigencia teniendo en cuenta las obligaciones y proyectos de importancia estratégica que deben seguir ejecutándose.

Aprobación por la Junta Directiva adición de ingresos recaudados por la empresa por otros conceptos. Trabajo armónico de identificar los ingresos bien sea por gestión para el caso de las recuperaciones pensionales, como los obtenidos en venta de energía en bolsa entre otros.

Aprobación por Junta Directiva de traslados presupuestales, para garantizar el

normal funcionamiento de la empresa.

DIMENSIÓN 3. GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS.

Durante el periodo evaluado de Julio a Octubre 2019, se realizaron las siguientes

actividades:

Actividades Análisis de la Actividad

Señalización de las ventanillas de atención especial (personas de la tercera edad, mujeres en estado de embarazo y personas con discapacidad) para los 9 puntos de atención de ENELAR E.S.P. en el departamento

Se ha dado cumplimiento en un 95% teniendo en cuenta que ya se efectuó la adquisición los avisos informativos, para el caso de la ventanilla de Arauca ya se encuentra debidamente instalado. Sin embargo, ya se realizó él envió a los Municipios de Saravena, Arauquita, Fortul, Tame y Cravo Norte; quedando pendiente el Municipio de Puerto Rondón y los Centros Poblados de La Esmeralda y Puerto Jordán

Fortalecer las competencias de 20 servidores públicos en lengua de señas para el Municipio de Arauca

Se solicitó a la Secretaria de Desarrollo Social una herramienta para dar inicio al curso básico y allegaron CD denominado ESCUCHAME CON TUS OJOS" Curso básico de Lengua de Señas Colombianas

Campaña de divulgación sobre la carta al trato digno y protocolo de servicio al ciudadano

Se encuentra debidamente formalizada mediante la página Web de la Empresa con el fin de establecer una interacción directa con la ciudadanía para garantizar los derechos constitucionales y legales para lo cual ENELAR E.S.P. se compromete a vigilar y asegurar que el trato a todos nuestros usuarios sea equitativo, respetuoso, sin distinción alguna,






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considerado y diligente y a garantizarle a los ciudadanos un servicio con calidad y oportunidad a través de los canales de atención

Revisión y ejecución de las actividades pertinentes del Plan de Acción de la Políticas Servicio al Ciudadano y Trámites de MIPG

Se debe continuar en la aplicación de todas y cada una de las exigencias que la función pública, implementa y dar estricto cumplimiento a estas a fin de que los ciudadanos no se vean inmersos en trámites que no permitan el acceso e interacción con la empresa.

Cumplimiento al reporte de información del Plan de Comunicaciones a Secretaría General

Se entregaron los insumos que se requieran, en el proceso trasversal que nos involucra a todos los servidores públicos y en la página web se encuentra registrado.

Recepción de PQR a través de la página web

La Empresa habilito en su página web un link en el cual los usuarios podrán interponer sus derechos de peticiones, los cuales serán atendidos por el personal de la Subdirección de PQR en el tiempo establecido por la Ley

POLÍTICA GOBIERNO DIGITAL: TIC PARA LA GESTIÓN.

La política de Gobierno Digital establecida mediante decreto 1008 de 2018, forma parte

del Modelo Integrado De Planeación y Gestión (MIPG) y se integra con las Políticas de

Gestión y Desempeño Institucional en la Dimensión Operativa de Gestión para el

Resultado con Valores.

El proceso de IT y Telecomunicaciones a la fecha cuenta con el Manual en borrador

de dicha Política.

Recomendaciones de Control Interno:

Se mantiene: se sugiere que la Política de Gobierno Digital sea debidamente

formalizada y socializada a las partes interesadas.

POLÍTICA DE DEFENSA JURÍDICA

En el cuatrimestre de Julio a Octubre de 2019, se llevó a acabo evaluación al Plan de

Acción elaborado para la Política de Defensa Jurídica, a su vez se adelantaron






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acciones por parte de la Oficina Asesora Jurídica para dar cumplimiento a la alternativa

de mejora establecida en el mencionado Plan de Acción.

De igual forma, se elaboró Plan de Mejoramiento del Comité de Conciliación producto

de auditoria interna.

POLÍTICA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN PÚBLICA

Se tiene en cuenta la resolución No. 0747 de 2019, donde se conformaron los equipos

de trabajo para el cierre exitoso de gobierno para la vigencia 2016 – 2019, de igual

forma se tiene programada rendición de cuentas final, para noviembre del presente

año.

POLITICA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

El SUIT, es un instrumento de apoyo a la política de racionalización de trámites y tiene como propósito final ser la fuente única y válida de la información de los trámites que todas las instituciones del orden Nacional y Territorial ofrecen a la ciudadanía. De manera análoga los trámites también son registrados en la nueva plataforma de Gobierno En Línea llamada https://www.nomasfilas.gov.co/. DIMENSIÓN 4. EVALUACION DE RESULTADOS

Se ha realizado medición de los indicadores de Gestión a los procesos de la empresa,

de la misma manera la medición de los indicadores contemplados en el Plan de Acción

2019.

DIMENSIÓN 5. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Enelar E.S.P. cuenta con tres redes sociales, las publicaciones se encuentran en:

1. twitter:@Enelar Esp.

2. YouTube: @Enelar Esp.

3. Facebook:@Enelar Esp.

Todos tienen la sigla institucional, de igual manera en la página de la Entidad se

encuentran publicadas todas las acciones, estado de los proyectos y actividades que

realiza la empresa, en tiempo real.






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A su vez se ha venido fortaleciendo la evaluación del Autodiagnóstico Política Gestión

Documental.


Se mantiene: se sugiere realizar ajuste a la TRD.

TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN. Se cumple desde el plan de comunicaciones concertado con todos los procesos, en especial en lo misional. Estos se reflejan en imágenes en el sitio web en link noticias, transparencia, desconexiones programadas, redes sociales y medios de comunicación donde se divulgan mediante comunicados de prensa. Actuaciones permanentes.

Dimensión No 6: Gestión del Conocimiento y la Innovación

La entidad no tiene definidos los proyectos y metas de innovación en los cuales va a

trabajar.


Se mantiene: gestionar recursos económicos y acciones para fortalecer la dimensión Gestión del Conocimiento y la Innovación. Dimensión No. 7: Control Interno Ambiente de Control Durante los seguimientos realizados se muestra compromiso de parte de los líderes de procesos junto con su equipo de trabajo con la integridad (valores) y principios del servicio público, independientemente de las funciones que desempeñan. ENELAR E.S.P. cuenta con un equipo multidisciplinario y conocedores de sus procesos lo que ha ayudado a una fácil identificación de los Riesgos definidos en la Empresa ENELAR E.S.P. Recomendaciones de Control Interno:

Se mantiene: se sugiere a los líderes de procesos continuar con el compromiso en el

fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión al Modelo Integrado de Planeación y






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Gestión, para que definan políticas y estrategias que aseguren la estructura, procesos,

autoridad y responsabilidad para el logro de los objetivos de ENELAR E.S.P.

Gestión de los Riesgos Institucionales

Contexto Estratégico

Se mantiene: la empresa actualmente cuenta con seis (6) procesos los cuales

presentan riesgos de corrupción, estableciendo e identificando los factores externos,

internos y del proceso, que pueden generar eventos que originan negativamente el

cumplimiento de la misión y objetivos de la Empresa.

Identificación y Análisis.

Para la identificación de riesgos de corrupción y de gestión, se utilizó la metodología

de administración de riesgos, y lo estipulado en la Guía para la gestión del riesgo -

DAFP.

Valoración y Tratamiento de Riesgos

Se mantiene: en el seguimiento realizado al Mapa de Riesgos de la Empresa, se

evidenció un avance satisfactorio frente a las acciones de control con el fin de no

permitir que algún riesgo se pueda materializar.

Información y Comunicación

Se mantiene: ENELAR E.S.P. cuenta con medios de comunicación en los cuales se

publica información en la página web, redes sociales, Facebook, y mediante la

herramienta Orfeo.

Monitoreo y Supervisión Continua

Se mantiene: teniendo en cuenta las líneas de defensa, los líderes de procesos de la

Empresa ENELAR E.S.P. ejecutan autoevaluaciones de su gestión, realizando

medición de indicadores, evaluación del autodiagnóstico MIPG, monitoreo y

evaluación gestión de riesgos y la Oficina de Control Interno efectúa evaluaciones

independientes mediante el ejercicio de auditorías internas para determinar el avance

en el logro de las metas, resultados y objetivos propuestos, así como la existencia y

operación de los componentes del Sistema de Control Interno.






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Plan Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno 2019

En el periodo de Julio a Octubre de 2019, se realizaron auditorias programadas a los

diferentes procesos de la Empresa, de conformidad con el Plan Anual de Auditoria de

la Oficina de Control Interno aprobado en Comité de Coordinación de Control Interno,

relacionadas a continuación:

Julio

Informe pormenorizado.

Auditoria Proceso de comunicaciones.

Auditoria al Proceso Mantenimiento e infraestructura.

Auditoria al Proceso Gestión Documental.

Auditoria al proceso Gestión al Usuario.

Auditoria al proceso de Operación.

Auditoria al Proceso de PQR.

Agosto

Auditoria Gestión de Energía.

Auditoria Centro Técnico.

Auditoria Proceso Mantenimiento.

Auditoria Proceso Gestión de Ingresos

A continuación se relaciona actividad que no se encuentra contemplada en el Plan

Anual de Auditoria 2019, la cual se realizó en el mes Agosto.

Se realizó seguimiento extraordinario al Plan de Mejoramiento suscrito con

180 Grados Consultores.

Septiembre.

Seguimiento al Mapa de Riesgos de Gestión y de Corrupción.

Seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano.

Auditoria al Proceso de Proyectos.

Auditoria al Proceso de Salud Ocupacional.

Auditoria al Proceso Talento Humano.

Medición de Indicadores de Gestión.

Auditoria Proceso de Facturación.

Relaciono actividades que no se encuentra contempladas en Plan Anual de Auditoria

2019, las cuales se realizaron en el mes de Septiembre.

Informe de Gestión Cierre Exitoso de Gobierno.






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Elaboración de presupuesto Oficina de Control Interno vigencia 2020.

Octubre

Informe de Austeridad en el Gasto Público.

Auditoria al Proceso de Calidad.

Auditoria al Proceso de Planeación

Capacitación para los funcionarios de la Oficina de Control Interno

Original firmado

ELSY NORALBA CARVAJAL Jefe Oficina de Control Interno



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