antecedentes del proyecto • descripción y beneficios · marcas y modelos de equipos y una ......
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• Antecedentes del proyecto
• Descripción y beneficios
• Implementación y soporte
• Campaña de comunicación
• Manejo del medio ambiente
• Descripción de cobros
• Estadísticas de consumo
• Conclusiones
ANTECEDENTES
DEL PROYECTO
Durante los años 2014 y 2015 la Vicerrectoría Administrativa de la Universidad trabajó en un proyecto para implementar un servicio de impresión institucional, con el propósito de mejorar las siguientes situaciones:
ANTECEDENTES
DEL PROYECTO
La falta de información no permitía
promover acciones y campañas
para la protección del medio
ambiente.
Servicio limitado de impresión,
copiado y digitalización para
estudiantes.
La infraestructura para digitalizar
e imprimir eran diferentes y no se
integraban.
No se contaba con una herramienta
que llevara registros de consumos
de insumos, mantenimientos de
equipos, ni volúmenes de
impresión por centros de costos.
Se tenía una proliferación de
marcas y modelos de equipos y una
alta concentración de equipos de
bajas especificaciones.
Carencia de un plan
estructurado y periódico de
renovación de equipos de
impresión.
Dificultad para controlar los
costos actuales de impresión
por parte de las Unidades.
ANTECEDENTES
DEL PROYECTO
• Se realizaron visitas de referenciación a empresas de diversos sectores para conocer diferentes soluciones y modelos de implementación.
• Invitación a presentar propuestas a siete empresas
ENERO DE 2015
Adjudicación a la empresa que presentó la
mejor solución
DESCRIPCIÓN
DEL PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN DE UNA SOLUCIÓN PARA LA COMUNIDAD
UNIVERSITARIA QUE INCLUYE:
Departamentalización del
servicio de impresión en las
oficinas.
Estaciones de
autoservicio para
impresión, digitalización
y duplicación para estudiantes.
Centros de copiado e
impresión asistidos.
DESCRIPCIÓN
DEL PROYECTO
Software para la generación de estadísticas del uso del servicio.
Instalación de nuevos equipos de última
tecnología entre multifuncionales,
impresoras y escáner de tráfico pesado.
Plan de retoma de equipos usados.
Implementación de herramientas de contabilización por centros de costos.
Software de autenticación y liberación de
documentos en las impresoras con carné o
contraseña.
DESCRIPCIÓN
DEL PROYECTO
Envío programado de suministros (papel, tóner y cartuchos) antes del agotamiento.
Software para almacenamiento y archivo
de documentos en la nube.
Monitoreo en línea y soporte técnico
dedicado por parte del contratista en
la Universidad.
Servicios especializados en los centros
de copiado.
Equipos de respaldo para atender los
incidentes de servicio.
BENEFICIOS DE LA
NUEVA SOLUCIÓN
PARA PERSONAL ACADÉMICO Y ADMINISTRATIVO:
Control de costos de impresión por Unidad.
Equipos de última tecnología, más funcionales,
robustos y autónomos.
Acceso a impresión en cualquier equipo de la Universidad
sin importar donde esté ubicado el usuario.
Fácil acceso a los equipos de impresión desde dispositivos
móviles.
Herramientas para mejorar la confidencialidad al momento
de imprimir.
Control del desperdicio aportando al cuidado del medio
ambiente.
BENEFICIOS DE LA
NUEVA SOLUCIÓN
PARA ESTUDIANTES:
Pago y recarga a través del carné para agilizar y facilitar el acceso a los servicios de impresión.
Servicio disponible 7x24 (Estaciones de autoservicio en el
Campus) y desde múltiples puntos de la Universidad con equipos robustos de última tecnología.
Acceso al servicio de impresión desde dispositivos
móviles.
Servicios de digitalización más ágiles y modernos en
la Biblioteca.
Herramientas para compartir y usar documentos electrónicos
de manera ágil con sus compañeros y profesores.
Renovación y modernización de infraestructura
tecnológica para los centros de copiado con un servicio
más ágil.
BENEFICIOS DE LA
NUEVA SOLUCIÓN
Bases para una cultura de gestión documental en la
Universidad.
PARA LA UNIVERSIDAD:
Reducción de costos mediante una eficiente asignación de
recursos.
Una mejor atención al usuario que repercute en un mayor
grado de satisfacción.
Gestión de estadísticas e indicadores institucionales y
por unidad.
Optimización de procesos que mejoran la gestión del
servicio.
Soporte proactivo al servicio.
Control de impacto ambiental.
IMPLEMENTACIÓN
PRIMERA FASE: Cuatro centros de copiado,
seis autoservicios y el 5% del total de
impresoras a instalar en las unidades. abril –
junio de 2015.
SEGUNDA FASE: Ocho autoservicios y el
95% de impresoras a instalar en las unidades
alcanzando el 100% de la implementación.
julio 2015 – agosto 2016.
TERCERA FASE: Herramientas de monitoreo
y control. Campañas de sensibilización para
disminuir el uso de la impresión y duplicación.
agosto 2016 en adelante.
IMPLEMENTACIÓN
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Seguimiento de la nueva solución
con reuniones periódicas, análisis
de cifras estadísticas y ajustes de
acuerdo con las mismas.
Campaña de comunicación para la gestión del cambio.
Elaboración del diseño detallado de
solución de impresión por edificio, teniendo
en cuenta: volúmenes de impresión, tipos
de impresión especial, espacio físico y
cantidad de usuarios, basado en buenas prácticas de este tipo de servicio.
Verificación de diseño
con las unidades.
Socialización del proyecto y
diseño aprobado para cada
edificio con todos los usuarios
del mismo. (unidad por unidad).
Implementación de la solución de
impresión, con acompañamiento en sitio
de tres a diez días, contando con
asesoría permanente. Retoma de equipos
y consumibles.
IMPLEMENTACIÓN
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
• El tiempo de implementación
• La socialización del proyecto
• El acompañamiento
• Gestionar el cambio
SOPORTE
NIVEL II: Los usuarios de la
Universidad reciben atención
del proveedor a todas las
incidencias o requerimientos de
servicio que han sido
registradas en la Mesa de
Servicios y que no han podido
ser resueltas de manera
remota.
NIVEL I: La Universidad cuenta con
un solo punto de contacto entre el
usuario administrativo/académico y
el servicio, a través del cual se
canalizan todas las incidencias,
requerimientos y cambios
relacionados con los servicios de
esta solución (Mesa de servicio)
• El proveedor mantiene equipos
de respaldo en el Campus para
atención de incidentes graves.
• El proveedor es responsable de
cargar los insumos en todos los
equipos de impresión (tintas,
papel) y asegurar que no se
agoten en ningún momento.
CAMPAÑAS DE
COMUNICACIÓN
• Pantallas de la Universidad
• Boletín y página web
• Correo electrónico
• Pantallas de la Universidad
• Boletín y página web
• Correo electrónico
• Acompañamiento a usuarios
• Pendones centros de copiado
• Boletín y página web
• Correo electrónico
• Acompañamiento a usuarios
EXPECTATIVA SENSIBILIZACIÓN EJECUCIÓN
CAMPAÑAS DE
COMUNICACIÓN
PERSONAL ADMINISTRATIVO:
CAMPAÑAS DE
COMUNICACIÓN
APORTE AL CUIDADO
DEL MEDIO AMBIENTE
REDUCCIÓN DE
CONSUMO DE
PAPEL
REDUCCIÓN DE
CONSUMO DE
ENERGÍA
Equipos con
Energy Star.
Se apagan después
de 60 minutos sin
ser usados.
GESTIÓN DE RESIDUOS
SÓLIDOS
Programa Planet First - recolección
y disposición final de los residuos
sólidos del proyecto de impresión
DESCRIPCIÓN
DE COBROS
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El costo del servicio de impresión y de copias en las máquinas instaladas en las unidades,
está conformado por tres componentes:
COSTO DEL SERVICIO POR CLIC
Corresponde al costo del cargo mensual de los equipos de impresión instalados
en toda la Universidad y al costo de soporte y mantenimiento de la plataforma
tecnológica (servidores y software) que soporta la solución implementada. Este
costo es variable mes a mes y depende de la totalidad de equipos instalados en
la Universidad y la cantidad total de clic (impresiones o copias) realizados por
toda Universidad. Para éste cálculo se tiene en cuenta si la impresión o copia se
realiza a blanco y negro o a color.
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DESCRIPCIÓN
DE COBROS
COSTO DEL CLIC
Incluye el soporte y mantenimiento de los equipos de impresión y los
consumibles (excepto el papel). Este costo es contabilizado al realizar la
impresión o copia de una página en cualquier tipo de papel.
COSTO DEL PAPEL
Este cobro es aplicado para la impresión o copia en papel tamaño carta. El
papel es suministrado directamente por la Universidad. El costo del papel solo
se contabiliza para las impresiones en papel tamaño carta estándar, sin
embargo, si se imprime en papel especial tamaño carta (papel con membrete o
de otro gramaje o calidad), se debe informar a la Coordinación del proyecto,para
realizar los ajustes del caso.
DEPARTAMENTALIZACIÓN
DEPARTAMENTALIZACIÓN
ESTADÍSTICAS
DE CONSUMO
HISTÓRICO DE CONSUMO
AGOSTO2015
SEPTIEMBRE2015
OCTUBRE2015
NOVIEMBRE2015
DICIEMBRE2015
ENERO 2016FEBRERO
2016MARZO
2016ABRIL 2016 MAYO 2016 JUNIO 2016
CONSUMO MENSUAL 55.342 130.800 182.790 248.205 201.873 261.852 498.654 461.546 564.553 598.931 523.266
IMPRESORAS INSTALADAS 33 47 63 115 148 164 176 188 189 192 212
55.342
130.800
182.790
248.205 201.873
261.852
498.654 461.546
564.553 598.931
523.266
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DEPARTAMENTALIZACIÓN
ESTADÍSTICAS
DE CONSUMO
CANTIDAD DE MÁQUINAS
583 enero de 2015
225 agosto de 2016
Reducción del 30% de la impresión
ESTADÍSTICAS
DE CONSUMO
POR TIPO DE SERVICIO TOMADO DURANTE LOS ÚLTIMOS DOS MESES
DEPARTAMENTALIZACIÓN
ESTADÍSTICAS
DE CONSUMO
TIPO DE CONSUMO
DEPARTAMENTALIZACIÓN
ACCIONES DE MEJORA
Y COMENTARIOS DEPARTAMENTALIZACIÓN
• Se han realizado reuniones con las Unidades para presentar informes de consumo. Se ha evidenciado un alto nivel de satisfacción con el proyecto.
• En algunas Unidades se identificaron impresoras que están siendo subutilizadas; se han realizado algunos
cambios de modelos o reubicación de impresoras.
• Se está revisando la posibilidad de ubicar impresoras en sitios centralizados (pasillos) y de fácil acceso con el fin de optimizar el servicio y el número de máquinas.
• Se llevarán a cabo campañas de sensibilización para el uso razonable del servicio, incluyendo la importancia del cuidado del medio ambiente.
CENTROS DE COPIADO
CENTROS DE COPIADO
UBICACIONES
Y HORARIOS
CENTROS DE COPIADO
PORCENTAJE DE USO DE LOS
CENTROS DE COPIADOS
98%
2%
% DE USO B&N
% DE USO COLOR
AUTOSERVICIO
AUTOSERVICIO
ESTADÍSTICAS
AUTOSERVICIO
AUTOSERVICIOS Y CENTROS DE COPIADO
ACCIONES
DE MEJORA
• Se evidencia una disminución en los servicios de impresión del 56%. • Con base en las encuestas de satisfacción de los usuarios sed han ajustado los horarios de los centros de
copiado. • Él contratista realizó un estudio de mercado, con el objeto de estructurar una estrategia para incrementar el
uso de los autoservicios para estudiantes y de incrementar el uso por parte de los profesores de los servicios en la nube.
CONCLUSIONES
• Involucrar activamente a las unidades revisando sus necesidades antes de definir los diseños a implementar.
• Socializar el proyecto y la solución a implementar, a fin de contar con las aprobaciones respectivas por parte de los directivos de las unidades.
• Acompañar y capacitar a los usuarios al inicio, durante y después de las instalaciones.
• La implementación fue pausada…..y con el debido cuidado para minimizar la resistencia al cambio.
EL ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE ÉSTE PROYECTO RADICÓ EN:
