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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC

AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL – ANSV

Versión 0.0

Bogotá D.C., Enero 2020

1

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN...................................................................................................................4

2. DEFINICIONES.....................................................................................................................53. MARCO NORMATIVO...........................................................................................................8

4. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.....................................................................105. Objetivo general.................................................................................................................11

5.1. Objetivos específicos..................................................................................................116. Alcance...............................................................................................................................12

7. Metodología........................................................................................................................12 7.1. Programa de Capacitación y Sensibilización..........................................................14

7.2. Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas.............................................................................................................18

7.3. Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización, desinsectación.......................................................................................................................20

7.4. Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales...........................23 7.5. Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres....................26

7.6. Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento.............................................308. Mapa de ruta.......................................................................................................................33

9. Presupuesto.......................................................................................................................3410. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO................................................35

11. Objetivo General..............................................................................................................3511.1. Objetivos Específicos...............................................................................................35

12. Alcance.............................................................................................................................3613. Principios de la Preservación Digital.............................................................................37

13.1. Principio de Planeación...........................................................................................37 13.2. Principio de Identificación.......................................................................................37

13.3. Principio de Nacido Digital......................................................................................37 13.4. Principio de Convertido Digital...............................................................................38

13.5. Principio de Acceso..................................................................................................3814. Estrategias de Preservación Digital a Largo Plazo......................................................38

14.1. Identificación de Documentos Electrónicos Definitivos.......................................38 14.2. Administración de Versiones de Documentos Electrónicos de Archivo............38

2

14.3. Exclusión del Uso de Formatos Propietarios........................................................38

14.4. Integración de Documentos Mediante Copias.......................................................39 14.5. Respeto del formato original del fichero electrónico recibido.............................39

14.6. Normalizar la producción electrónica de documentos.........................................39 14.7. Utilizar Metadatos de Preservación........................................................................40

14.8. Firmar electrónicamente con vigencia únicamente para el trámite:...................40 14.9. Archivar y mantener el acceso a los documentos Electrónicos de archivo.......40

15. Metodología......................................................................................................................41 Actividades para la ejecución del plan de conservación digital a largo plazo..........41

16. Mapa de ruta.....................................................................................................................4517. Presupuesto.....................................................................................................................45

18. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................................4619. APROBACIÓN..................................................................................................................46

3

1. INTRODUCCIÓN

La Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV se creó mediante la Ley 1702 del 27

de diciembre de 20131 como Unidad Administrativa Especial, de carácter

descentralizado, del orden nacional, que forma parte de la Rama Ejecutiva, con

Personería Jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio propio,

adscrita al Ministerio de Transporte, cuyo objeto es la planificación, articulación y

gestión de la seguridad vial del país, finalidad que comprende el soporte institucional

y de coordinación para la ejecución, el seguimiento y el control de las estrategias, los

planes y las acciones dirigidos a dar cumplimiento a los objetivos de las políticas de

seguridad vial del Gobierno Nacional en todo el territorio.

En ese sentido, toda la información que conforma su acervo documental en sus

distintos soportes, es de suma importancia tanto para la Entidad como para el país

teniendo en cuenta su misionalidad, por lo cual ésta documentación se ha convertido

en patrimonio documental, la cual por sus valores históricos, culturales y sociales

debe estar siempre disponible con el fin de garantizar el acceso a la información y

dando cumplimiento a la Ley 594 del 2000 Ley General de Archivos, Artículo 46, título

XI “Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán

implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo

vital de los documentos, decisión que actualmente ha sido ratificada tanto por el Decreto

2609 de 2012 en su Artículo 9° “Procesos de la Gestión Documental” numeral g), establece

que Preservación a Largo Plazo como el Conjunto de acciones y estándares aplicados a los

documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,

independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento y el Decreto 2578 de

2012, "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red

Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones

1 Ley 1702 de 2013, por la cual se crea la Agencia Nacional de Seguridad Vial y se dictan otras disposiciones

4

relativas a la administración de los archivos del Estado" donde se obliga a las Entidades que

conforman el Sistema Nacional al cumplimiento de ésta normativa.

De la misma forma, el Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación “Por medio del

cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI Conservación de Documentos de la

Ley 594 de 2000, hace referencia al decreto 1100 de 2014, en su Artículo 5 “condiciones

técnicas”, establece que corresponde al Archivo General de la Nación de conformidad con

las normas expedidas por el Ministerio de Cultura, la función de reglamentar las condiciones

técnicas especiales de los bienes muebles de carácter documental archivístico, susceptibles

de ser declarados como Bien de Interés Cultural y que quienes custodian el patrimonio

documental, bienes archivísticos de interés cultural o susceptibles de ser declarados como

tal, tienen la responsabilidad de asegurar su conservación y preservación en el tiempo.

2. DEFINICIONES

Almacenamiento: acción de guardar sistemáticamente los documentos de archivo en

espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el

transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e

información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de

información para la historia.

Archivo de gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado

su trámite y cuando su consulta es constante.

5

Archivo histórico: archivo al cual se transfiere la documentación del archivo central o del

archivo de gestión el cual debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere

para la investigación, la ciencia y la cultura.

Archivo público: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos

que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su

almacenamiento y preservación.

Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde

su producción o recepción, hasta su disposición final.

Conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas

para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación Preventiva: se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de

orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de

riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de

conservación

Restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada

del patrimonio documental.

Depósito de archivo: sitio o lugar especialmente equipado y adecuado para el

almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Deterioro: alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de

un material causada por el envejecimiento natural u otros factores.

Documento: información registrada, cualquiera que sea su forma y medio utilizado.

6

Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una entidad

pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento digital: información representada por medio de valores numéricos diferenciados

- discretos o discontinuos-, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con

un código o convención preestablecidos.

Documento electrónico: es la información generada, enviada, recibida, almacenada y

comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

Documento electrónico de archivo: registro de información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada

electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida por una persona o entidad en

razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor

científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a lo principios y

procesos archivísticos.

Durabilidad: resistencia de los materiales al uso, la manipulación y al deterioro cuando son

sometidos a esfuerzos físico-mecánicos.

Estabilidad química: propiedad de algunos materiales de no presentar reactividad química

bajo condiciones ambientales estables, es decir, materiales que no sufren transformaciones

químicas tales como óxido-reducción, ácido/base e hidrólisis, entre otras.

Estantería: mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas

unidades de conservación.

Folio: hoja

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

7

entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

Preservación digital: es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones

específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la

permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el

contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario.

Preservación a largo plazo: conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su

medio y forma de registro o almacenamiento.

Sistema integrado de conservación: conjunto de estrategias y procesos de conservación

que asegura el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad

física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Unidad de conservación: cuerpo que contiene una unidad archivística, de tal forma que

garantiza su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre

otras: carpetas, cajas, libros o tomos.

3. MARCO NORMATIVO

Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su numeral b)

preceptúa: “Fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y

uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y

programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” (hoy Consejo Directivo).

Ley 397 de 1997 (Ley General de Cultura) modificada por la Ley 1185 de 2008, en su Artículo

12° “del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de imágenes en movimiento”,

establece que el Ministerio de Cultura a través del Archivo General de la Nación, es la

entidad responsable de reunir, organizar, incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir

el patrimonio documental de la Nación, sostenido en los diferentes soportes de información.

8

Ley 594 de 2000 en el titulo XI “Conservación de Documentos”, Artículo 46 establece:

“Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán

implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de

los documentos”.

Decreto 2578 de 2012 en su artículo 2° “Fines del Sistema Nacional de Archivos”, estipula

que el Sistema Nacional de Archivos tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas

estrategias, metodologías, programas y disposiciones en materia archivística y de gestión de

documentos, promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en todo el territorio

nacional.

Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública Nacional, en

la cual se requiere el cumplimiento de la función archivística, la cual actualmente se

encuentra reglamentada en el Decreto 1080 de 2015 o Decreto único de sector cultura1, el

cual tiene antecedentes en los siguientes decretos reglamentarios que hoy día se hallan

integrados en la citada norma:

Decreto 2609 de 2012, en su Capítulo IV “La gestión de los documentos electrónicos de

archivo”, establece en su Artículo. 29 los requisitos para la preservación y conservación de

los documentos electrónicos de archivo, con el objeto de asegurar su preservación y

conservación en el tiempo.

Decreto 2609 de 2012 en su Artículo 9° “Procesos de la gestión documental” numeral g),

define la preservación a largo plazo como: “el conjunto de acciones y estándares aplicados a

los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,

independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento”:

Decreto 1100 de 2014, en su Artículo 5° “condiciones técnicas”, establece que corresponde

al Archivo General de la Nación de conformidad con las normas expedidas por el Ministerio

de Cultura, la función de reglamentar las condiciones técnicas especiales de los bienes

muebles de carácter documental archivístico, susceptibles de ser declarados como Bien de

Interés Cultural.

9

Decreto 1515 de 2013 modificado por el Decreto 2758 de 2013, establece en su artículo 12°

el procedimiento y los lineamientos generales para la transferencia secundaria de los

documentos y archivos electrónicos declarados de conservación permanente, tanto al

Archivo General de la Nación como a los archivos generales territoriales de forma que se

asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo.

Acuerdo AGN 047 de 2000, “Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V “Acceso a

los documentos de archivo”, del AGN del Reglamento general de archivos sobre

“Restricciones por razones de conservación”.

Acuerdo AGN 049 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo VII de

“conservación de documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de

edificios y locales destinados a archivos”.

Acuerdo AGN 006 de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del

Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”

Acuerdo AGN 050 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII “conservación

de documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los

documentos de archivo y situaciones de riesgo”.

Acuerdo AGN 008 de 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los

requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía

y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en

desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”

4. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

El Plan de conservación Documental “Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo

plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes

a mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo

10

conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad,

fiabilidad y disponibilidad a través del tiempo2.

5. OBJETIVO GENERAL

Garantizar la conservación de la totalidad del acervo documental de la Agencia Nacional de

Seguridad Vial – ANSV en sus diferentes soportes, desde su producción hasta su

disposición final.

5.1. Objetivos específicos

- Sensibilizar a los colaboradores de la Agencia Nacional de Seguridad Vial - ANSV

sobre la importancia y el valor que tienen los documentos de la Entidad en sus

diferentes soportes, con el fin de utilizar las mejores practicas que conlleven a su

tratamiento adecuado.

- Garantizar que las condiciones físicas y de almacenamiento cumplan con los

parámetros establecidos para la adecuada conservación y preservación del acervo

documental de la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV.

- Velar porque las condiciones ambientales de las diferentes áreas de archivo sean las

adecuadas para la correcta conservación y preservación documental en sus

diferentes soportes.

- Garantizar el monitoreo y control de las diferentes variables medioambientales que

están establecidas para áreas y materiales de archivo.

- Establecer lineamientos claros que permitan la conservación y preservación de la

documentación, ante posibles eventualidades de emergencias y atención de

desastres, específicamente para las áreas de archivo.

2 Extraído de la cartilla “Guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservación SIC, Componente Plan de Conservación Documental”.

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- Dar cumplimiento a la legislación archivística Colombiana en la parte correspondiente

a las unidades de almacenamiento, realmacenamiento y conservación para el manejo

de la documentación en sus diferentes soportes

6. ALCANCE

Aplica para todas las dependencias de la Agencia Nacional de Seguridad Vial para el manejo

de todo tipo de documento en sus diferentes soportes, desde su producción, hasta su

disposición final. Así mismo está orientado a la conservación de los soportes y los medios,

así como de los espacios en los que se alberga la documentación, teniendo en cuenta

aspectos administrativos, normativos, económicos, técnicos y tecnológicos.

7. METODOLOGÍA

La metodología a seguir parte de la elaboración e implementación de las actividades de los

Planes de conservación Documental y programas determinados y del Plan de Preservación

digital a largo plazo, teniendo en cuenta los lineamientos de la Guía para la Elaboración e

Implementación del Sistema Integrado de Conservación, emitida por el Archivo General de la

Nación AGN. Igualmente, se tomará como insumo la información resultado del diagnóstico

integral de archivos y las actividades propuestas en el cronograma del Programa de Gestión

Documental - PGD y Plan Institucional de Archivos – PINAR. Así mismo se tendrán en

cuenta los Planes de Mejoramiento, producto de las auditorías internas de parte de la Oficina

de Control Interno y auditorías externas de la siguiente forma:

1. Identificación de Necesidades y Requerimientos (revisión de diagnósticos,

seguimientos, auditorías, etc.)

2. Planteamiento de soluciones (ejecución de mesas de trabajo que permitan dar

solución a las necesidades identificadas en el punto anterior).

3. Seguimiento y control (ejecución de actividades planteadas en las mesas de trabajo y

verificación de su cumplimiento de parte de Control Interno).

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4. Transferencia de conocimiento (realización de jornadas de socialización a los

usuarios internos de la Entidad, dando a conocer las actividades propuestas de

acuerdo a las necesidades identificadas).

Gráfico No. 1 Metodología General

Gráfico No. 2 Programas de Conservación Preventiva para la Implementación del SIC

13

Identificación de necesidades y

requerimientos

Planteamiento deSoluciones

Seguimiento y Control

Transferencia de Conocimiento

Sistema Integrado de Conservación

Plan de Conservación Documental

Programa de Capacitación y Sensibilización

Programa de Inspección y Mantenimiento de

Sist. de Almacenamiento e

Instalaciones Físicas

Programa de Saneamiento

Ambiental: limpieza, desinfección, desratización,

desinsectación.

Programa Monitoreo y Control de

Condiciones Ambientales

Programa de Prevención

de Emergencias y Atención de

Desastres

Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

Plan de Preservación Digital a Largo Plazo

El Plan de Conservación Documental de la Agencia Nacional de Seguridad Vial propende por

implementar una serie de actividades que permitan garantizar el cumplimiento de las

características anteriormente mencionadas a través del desarrollo de los siguientes

programas.

- Programa de Capacitacióny Sensibilización

- Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e

Instalaciones Físicas

- Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización,

desinsectación.

- Programa Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

- Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres

- Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

7.1. Programa de Capacitación y Sensibilización

Objetivo

Sensibilizar a los colaboradores de la Agencia Nacional de Seguridad Vial - ANSV sobre la

importancia y el valor que tienen los documentos de la Entidad en sus diferentes soportes,

con el fin de utilizar las mejores practicas que conlleven a su tratamiento adecuado.

Alcance

El programa está dirigido a todos aquellos que hacen parte de la Agencia Nacional de

Seguridad Vial – ANSV y que tienen acceso a los documentos producidos y recibidos en la

Entidad (Directivos, Funcionarios, Contratistas, usuarios de los archivos).

Problemas a Solucionar

- Ausencia de reconocimiento del valor que tienen los documentos como fuente de

información de parte de los colaboradores de la Entidad.

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- Desconocimiento general sobre la importancia que tiene la correcta conservación de

los documentos en sus diferentes soportes y las implicaciones a que diere lugar su

incorrecto manejo como servidores públicos.

Actividades

Realizar actividades de capacitación las cuales harán parte del plan anual de

capacitaciones de la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV con las siguientes

temáticas:

Socialización Instrumentos archivísticos Programa de Gestión Documental - PGD,

Plan Institucional de Archivos - PINAR, Tablas de Retención documental – TRD y

Tablas de Valoración Documental – TVD (una vez sean aprobadas por al Archivo

General de la Nación – AGN).

Gestión Documental

Factores de deterioro y conservación documental

Gestión del riesgo y salud ocupacional en gestión documental

Prevención de desastres y manejo de emergencias en archivos

Inducción a servidores públicos en materia de gestión documental

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Cronograma Programa de Capacitación y Sensibilización

item Actividad Responsable Fecha estimada Intensidad Observaciones

1 Capacitación Gestión Documental Profesional Bibliotecología y Archivística 05-2020 1 hora

La capacitación será orientada por el contratista profesional en bibliotecología y archivística, sin embargo se requiere del

apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada.

2Factores de deterioro y conservación

documental Profesional Bibliotecología y Archivística 06-2020 1 hora



3Gestión del riesgo y salud ocupacional en

gestión documental Profesional Bibliotecología y Archivística 07-2020 1 hora



4 Prevención de desastres y manejo de emergencias en archivos

Profesional Bibliotecología y Archivística 08-2020 1 hora



5Inducción a nuevos servidores públicos

vinculados en materia de gestión documental

Profesional Bibliotecología y Archivística Permanente 1 hora



6 Programa de Gestión Documental - PGD Profesional Bibliotecología y Archivística 09-2020 1 hora



7 Plan Institucional de Archivos - PINAR Profesional Bibliotecología y Archivística 10-2020 1 hora



8 Tablas de Retención documental – TRD Profesional Bibliotecología y Archivística N/A 1 hora por dependencia


apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada la cual

se realizará una vez sea aprobado el instrumento por parte del Archivo General

de la Nación - AGN.

9 Tablas de Valoración Documental – TVD Profesional Bibliotecología y Archivística N/A1 hora por

dependencia


apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada la cual

se realizará una vez sea aprobado el instrumento por parte del Archivo General

de la Nación - AGN.

CRONOGRAMA CAPACITACION EN MATERIA ARCHIVÍSTICAAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV

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Recursos Programa de Capacitación y Sensibilización

Humanos Tecnológicos Físicos Económicos

Coordinador Gestión Documental.

Contratista - Profesional en ciencias de la información y la documentación Bibliotecología, archivística, Documentación.

Video beamPortatil

Espacio para capacitaciónTablero

MarcadoresFotocopias

Contrato de Prestación de Servicios Profesionales en el que una de las responsabilidades corresponde al desarrollo o ejecución del Programa de Capacitación y Sensibilización

Material de Apoyo Programa de Capacitación y Sensibilización

El programa de Capacitación y Sensibilización a desarrollarse en la Agencia Nacional de

Seguridad Vial – ANSV se realizará teniendo en cuenta los siguientes documentos de apoyo:

Política Pública de Archivos https://goo.gl/fV99q2

Publicación Conservación CON*TACTO del Grupo de Conservación y Restauración

del Archivo General de la Nación

Serie Guías y Manuales CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN ARCHIVOS Compilado

por Natasha Eslava Vélez

Presentación propia en Power Point

Evidencias

La jornada de capacitación y/o sensibilización quedará consignada en los formatos

establecidos por gestión humana para el registro de éstas actividades.

Así mismo se conservará el registro fotográfico del desarrollo de la actividad.

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7.2. Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas

Objetivo

Garantizar que las condiciones físicas y de almacenamiento cumplan con los parámetros

establecidos para la adecuada conservación y preservación del acervo documental de la

Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV.

Alcance

El programa incluye todas las áreas de archivo de la Entidad, en las cuales se produce,

custodia, conserva y se consulta la información.


- Espacios no adecuados para la conservación de documentos.

- Fallas en los mantenimientos a la estructura física.

- Utilización de mobiliario inadecuado de acuerdo al volúmen y características de la

documentación.

Actividades

Se propone realizar actividades que permitan garantizar las correctas condiciones físicas

para el almacenamiento de la información de propiedad de la Agencia Nacional de Seguridad

Vial – ANSV.

Programación de revisiones periódicas a las áreas de archivo con el fin de verificar

las condiciones en las que se conserva la información (humedad, hongos, grietas,

pisos, techos, muros, puertas, etc.)

Revisión periódica de dispositivos tecnológicos utilizados en las áreas de archivo con

el fin de verificar su correcto funcionamiento (cámaras, aires, luces, medidores, etc).

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Revisiones programadas de condiciones de seguridad (detección de fuego, alarmas,

extintores, aspersores, etc).

Desarrollo de actividades correctivas ante los hallazgos en cada una de las revisiones

realizadas.

Cronograma Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas

item Actividad Responsable Frecuencia Observaciones

1

Programación de revisiones periódicas a las áreas de archivo con el fin de verificar las condiciones en las que se conserva la información con respecto a humedad, hongos, grietas, pisos, techos, muros, puertas, etc.

Coordinador Gestión documental1 revisión

trimestral (4 en total)

El área de gestión documental será la encargada de realizar la revisión, sin

embargo se requeiere acompañamiento de un delegado del área administrativa.

2

Revisión periódica de dispositivostecnológicos utilizados en las áreas dearchivo con el fin de verificar su correctofuncionamiento (cámaras, aires, luces,medidores, etc).

Coordinador Gestión documental1 revisión mensual


embargo se requeiere acompañamiento de un delegado del área administrativa y un

deleago de TICS.

3Revisiones programadas de condiciones deseguridad (detección de fuego, alarmas,extintores, aspersores, etc).

Coordinador Gestión documental1 revisión

trimestral (4 en total)


embargo se requeiere acompañamiento de un delegado del área administrativa.

4Desarrollo de actividades correctivas antelos hallazgos en cada una de las revisionesrealizadas.

Coordinador Gestión documental De acuerdo a las revisiones

El área de gestión documental será la encargada de realizar las actividades

correctivas de acuerdo teniendo en cuenta los hallazgos en las revisiones.

CRONOGRAMA PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FÍSICASAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV

Recursos Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas


Servidor Público del área de gestión documental quien se encargará de realizar las revisiones.

Designado del área administrativa quien se encargará de realizar el acompañamiento.

N/A Listas de chequeo N/A

Material de Apoyo Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas

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El programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones

Físicas a desarrollarse en la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV se realizará

teniendo en cuenta los siguientes documentos de apoyo:

Edificios de Archivos En Clima Tropical y Bajos Recursos. Autores Varios

NTC 5921: 2012 Información y Documentación. Requisitos para el almacenamiento

de material documental.

NTC 5029: 2001 Medición de Archivos.

NSR-10 Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente.

Evidencias

Las jornadas realizadas dentro del Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de

Almacenamiento e Instalaciones Físicas quedarán consignadas mediante el diligenciamiento

del check list y del formato establecido por el área de Planeación para tal fin.


7.3. Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización, desinsectación.

Objetivo

Velar por que las condiciones ambientales de las diferentes áreas de archivo sean las

adecuadas para la correcta conservación y preservación documental.

Alcance

El programa incluye todas las áreas de archivo de la Entidad, en las cuales se custodia,

conserva y se consulta la información.

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- Ineficiencia en las rutinas de limpieza y desinfección de las áreas de archivo.

- Presencia de agentes contaminantes atmosféricos en las áreas de archivo.

- Presencia de agentes contaminantes biológicos que inciden en el detiroro de la

documentación de la Entidad.

- Prevención de plagas, insectos y roedores que afecten las áreas de archivo como su

documentación.

Actividades

Teniendo en cuenta los siguientes aspectos se realizarán las actividades mencionadas a

continuación.

Limpieza: La remoción de suciedad, polvo, residuos de alimento, grasa u otros.

Fumigación: Tratamiento de plagas de insectos por medio de insecticidas gaseosos

(Fumigantes).

Desinfección: Tratamiento aplicado en los depósitos de documentos, que está encaminado

a reducir la carga microbiana y de ácaros del aire que se formen bien sea por deterioro y

contaminación o por sustancias en los documentos, con el fin de evitar el deterioro

documental.

Desinsectación: Proceso que busca erradicar cualquier tipo de insecto como polillas,

ácaros, termitas no deseados en los archivos, los cuales son responsables de grandes

daños en los documentos.

Actividades a realizarse de acuerdo a los aspectos definidos

Programar y realizar jornadas de limpieza y desinfección de las áreas, mobiliario y

unidades de almacenamiento.

Programar y realizar jornadas de fumigación en las áreas de archivo.

Detectar señales de presencia de roedores en las áreas de archivo

Realizar la aplicación de raticidas que eviten la aparición de roedores o los elimine.

21

Identificar documentos contaminados y realizar el tratamiento correspondiente.

Cronograma Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización, desinsectación.


1Realización de jornadas de limpieza ydesinfección de las áreas, mobiliario yunidades de almacenamiento.

Coordinador Gestión documental3 jornadas

Cuatrimestrales

La Coordinación de gestión documental será la encargada de supervisar la

actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de la contratación de un tercero

2Realización de jornadas de fumigación enlas áreas de archivo Coordinador Gestión documental

3 jornadas Cuatrimestrales



3Detección de señales de presencia deroedores en las áreas de archivo Coordinador Gestión documental

3 jornadas Cuatrimestrales



4 Aplicación de raticidas que eviten laaparición de roedores o los elimine.

Coordinador Gestión documental 3 jornadas Cuatrimestrales



5Identificación de documentos contaminadosy realización del tratamientocorrespondiente.

Coordinador Gestión documental 3 jornadas Cuatrimestrales



CRONOGRAMA PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL: LIMPIEZA, DESINFECCIÓN, DESRATIZACIÓN, DESINSECTACIÓNAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV

Recursos Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización, desinsectación.


Servidor Público del área de gestión documental quien se encargará de realizar el seguimiento y cumplimiento del objeto contractual.

N/A N/A

Contrato de prestación de servicios cuyo objeto contractual será el desarrollo del Programa de Saneamiento ambiental, con sus correspondientes actividades específicas las cuales serán determinadas claramente en dicho contrato.

22

Material de Apoyo Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización, desinsectación.

El Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización,

desinsectación.

a desarrollarse en la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV se realizará teniendo en

cuenta los siguientes documentos de apoyo:

Manejo de Soportes Documentales con riesgo Biológico, Nataly Cruz Martínez.

Instructivo de Limpieza Y Desinfección de Áreas y Documentos de Archivo – Agn


de material documental

Evidencias

Las jornadas realizadas dentro del Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza,

desinfección, desratización, desinsectación quedarán consignadas en el diligenciamiento de

los informes de seguimiento al contrato de prestación de servicios.


7.4. Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

Objetivo

Velar por que las condiciones ambientales de las diferentes áreas de archivo sean las

adecuadas para la correcta conservación y preservación documental.

Alcance



23


- Condiciones ambientales inapropiadas que impidan garantizar la correcta

conservación documental.

- Influencia de contaminantes ambientales

- Variaciones inadecuadas en la temperatura y humedad relativa en la que deben

conservarse los documentos.

Actividades

Las actividades a desarrollarse en el programa de Monitoreo y Control de Condiciones

Ambientales están encaminadas a dar cumplimiento al Acuerdo 037 de 2002 emanado del

Archivo General de la Nación – AGN.

Monitorear y Controlar permanentemente la humedad relativa de los espacios de

archivo.

Monitorear y Controlar permanentemente la temperatura de los espacios de archivo

Monitorear y Controlar permanentemente la iluminación de los espacios de archivo

Monitorear y Controlar permanentemente los posibles contaminantes atmosféricos

24

Cronograma Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales


1 Monitoreo y Control de humedad relativa enlas áreas de archivo.

Coordinador Gestión documental Semanal


actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de la contratación de un tercero que se encargue de realizar el monitoreo diario

de la temperatura, humedad relativa y control de contaminantes atmosféricos.

2Monitoreo y Control de temperatura en losespacios de archivo Coordinador Gestión documental Semanal




3 Monitoreo y Control de iluminación en losespacios de archivo

Coordinador Gestión documental Trimestral


actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de un designado del área

administrativa.

4 Monitoreo y Control de contaminantesatmosféricos en los espacios de archivo.

Coordinador Gestión documental Trimestral




CRONOGRAMA PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALESAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV

Recursos Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales


Servidor Público del área de gestión documental quien se encargará de realizar el seguimiento y cumplimiento del objeto contractual

N/A N/A

Contrato de Prestación de Servicios cuyo objeto será El Monitoreo y Control de las

Condiciones Ambientales de las áreas de archivo con sus

correspondientes actividades específicas las cuales serán

determinadas en el contrato.

25

Material de Apoyo Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

El Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales a desarrollarse en la

Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV se realizará teniendo en cuenta los siguientes

documentos de apoyo:

Publicación Conservación CON*TACTO Grupo de Conservación y Restauración del

Archivo General de la Nación Instructivo de Limpieza Y Desinfección de Áreas y

Documentos de Archivo – Agn


de material documental.

Evidencias

Las jornadas realizadas dentro del Programa de Monitoreo y Control de Condiciones

Ambientales quedarán consignadas mediante el diligenciamiento de los informes de

seguimiento al contrato de prestación de servicios.


7.5. Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres

Objetivo

Establecer lineamientos claros que permitan la conservación y preservación de la

documentación, ante posibles eventualidades de emergencias y atención de desastres,

específicamente para las áreas de archivo.

Alcance



26


- Pérdida de información por factores de riesgo tanto internos como externos.

Actividades

Las actividades a desarrollarse en el programa de Prevención de Emergencias y Atención de

Desastres están encaminadas a salvaguardar la información de propiedad de la Agencia

Nacional de Seguridad Vial – ANSV.

Establecer el mapa de riesgos específico para archivos y solicitar la inclusión de los

riesgos identificados en la materia, en el mapa general de riesgos de la Entidad.

Construcción del manual de prevención y atención de desastres y contingencia del

archivo alineado con el Plan de Emergencias y Atención de Desastres de la Entidad.

Establecer rutas de evacuación para los espacios de archivo.

Realizar copias de respaldo digital a toda la documentación que resposa en las

diferentes áreas de archivo.

Realizar capacitaciones en temas de prevención y atención de emergencias dirigidas

en especial al personal que labora en los diferentes espacios de archivo.

Identificar la documentación que por su valor debe ser rescatada ante cualquier

eventualidad de emergencia o desastre que se presente.

27

Cronograma Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres

Item Actividad Responsable Fecha Estimada Observaciones

1Establecer el mapa de riesgos específicopara archivos

Coordinador Gestión Documental /Profesional Bibliotecología y Archivística 05-2020

El área de gestión documental realizará el mapa de riesgos sin embargo se solicitará

al área de planeación la inclusión de los riesgos identificados en la materia, en el mapa general de riesgos de la Entidad.

2

Construcción del manual de prevención yatención de desastres y contingencia dearchivo alineado con el Plan deEmergencias y Atención de Desastres de laEntidad.

Coordinador Gestión Documental /Profesional Bibliotecología y Archivística

07-2020

El documento Manual de Prevención y Atención de Desastres y Contingencia de archivo será elaborado por el profesional especializado en materia archivística, sin

embargo estará apoyado por el coordinador de gestión documental en la parte correspondiente a la alineación con

el plan de emergencias y atención de desastres de la Entidad.

3 Establecer rutas de evacuación para losespacios de archivo.

Coordinador Gestión Documental/Técnico administrativo asignado al área de gestión

documental05-2020

La ruta de evacuación será realizada por el técnico administrativo asignado al área de

gestión documental, sin embargo se requiere de la supervisión del coordinador

de la dependencia.

4Realizar copias de respaldo digital a toda ladocumentación que resposa en lasdiferentes áreas de archivo.

Coordinador de Gestión Documental Permanente

La actividad estará bajo la responsabilidad del Coordinador de Gestión Documental,

sin embargo será éste servidor quien designe el responsable de ejecutar las

acciones para dar cumplimiento a dicha actividad.

5

Realizar capacitaciones en temas deprevención y atención de emergenciasdirigidas en especial al personal que laboraen los diferentes espacios de archivo.


N/A

Estas capacitaciones están incluidas en el programa de capacitación y sensibilización el cual será orientado por la profesional en

Bibliotecología y Archivística.

6

Identificar la documentación que por suvalor debe ser rescatada ante cualquiereventualidad de emergencia o desastre quese presente.


05-2020

El área de gestión documental realizará la identificación de la documentación que por

su valor debe tener prioridad de ser rescatada, ante cualquier eventualidad de

emergencia o desastre, teniendo en cuenta la valoración y disposición final dada a los documentos en las TRD, en especial para

las áreas misionales.

CRONOGRAMA PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRESAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV

28

Recursos Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres


Coordinador Gestión Documental

Contratista - Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación Bibliotecología, Archivística, Documentación, encargado de desarrollar el programa.

N/A N/A

Contrato de Prestación de Servicios Profesionales en el que una de las responsabilidades corresponde al desarrollo o ejecución del Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres.

Material de Apoyo Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres

El Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres a desarrollarse en la

Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV se realizará teniendo en cuenta los siguientes


Serie Guías y Manuales Recuperación de Material Afectado por Inundaciones

Preparado por: Daniel Isaacs Coral

Serie Guías y Manuales Guía Para la Elaboración de Planes de Contingencias en

Archivos Preparado por: Carlos Alberto Zapata

Evidencias

Las jornadas realizadas dentro del Programa de Prevención de Emergencias y Atención de

Desastres quedarán consignadas mediante el diligenciamiento de los informes de

seguimiento al contrato de prestación de servicios.


29

7.6. Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

Objetivo

Dar cumplimiento a la legislación archivística Colombiana en la parte correspondiente a las

unidades de almacenamiento y conservación para el manejo de la documentación en sus

diferentes soportes garantizando su protección y resistencia.

Alcance

El programa incluye todos los documentos de archivo en todas las etapas de su ciclo vital.


- Manejo inadecuado en el almacenamiento de la documentación de propiedad de la

Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV.

- Carencia de unidades de almacenamiento y realmacenamiento adecuadas de

acuerdo a la información que se conserva en la Agencia Nacional de Seguridad Vial –

ANSV.

Actividades

Las actividades a desarrollarse en el programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

están encaminadas a salvaguardar la información de propiedad de la Agencia Nacional de

Seguridad Vial – ANSV.

Establecer las necesidades reales para el almacenamiento de los documentos que

conforman el acervo documental de la Entidad.

Establecer parámetros que permitan tener claridad en la compra de unidades de

conservación y almacenamiento teniendo en cuenta material y soporte documental

(dimensiones, resistencia de los materiales, diseño de las unidades, recubrimiento

interno, acabados, etc.), dando cumplimiento a la normatividad archivística

Colombiana.

30

Seguimiento y control en el cumplimiento de los parámetros establecidos para la

compra de unidades de conservación y almacenamiento de acuerdo a la legislación

archivística establecida para tal fin.

Cronograma Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

Recursos Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento


Servidor Público encargado del área de gestión documental. N/A N/A

Servidor Público delegado por la Coordinación de Gestión Documental para realizar el seguimiento al programa

N/A N/A

N/A Los recursos

económicos son suministrados por

el área administrativa

Material de Apoyo Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

El Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento a desarrollarse en la Agencia

Nacional de Seguridad Vial – ANSV se realizará teniendo en cuenta los siguientes


31

Item Actividad Responsable Fecha Estimada Observaciones

1

Identificación y establecimiento denecesidades para el almacenamiento de ladocumentación de propiedad de la AgenciaNacional de Seguridad Vial - ANSV.

Coordinador Gestión Documental /Profesional Bibliotecología y Archivística 05-2020

La actividad será supervisada por el Coordinador del área de gestión

documental y realizada por el profesional bibliotecólogo archivista acompañado de

un delegado de la dependencia.

2

Establecimiento de parámetros en la compra de unidades de conservación y almacenamiento teniendo en cuenta material y soporte documental (dimensiones, resistencia de los materiales, diseño de las unidades, recubrimiento interno, acabados, etc.), dando cumplimiento a la normatividad archivística Colombiana.


05-2020

Los parámetros para la adquisición de las unidades de conservación y

almacenamiento serán definidas por el profesional bibliotecólogo archivista acompañado de un delegado de la

dependencia.

3

Seguimiento y control en el cumplimiento de los parámetros establecidos para la compra de unidades de conservación y almacenamiento de acuerdo a la legislación archivística establecida para tal fin.


Permanente

El seguimiento será realizado por el coordinador de gestión documental o un delegado quien verificará el cumplimiento

de los parámetros establecidos en el punto anterior.

CRONOGRAMA PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTOAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV

Serie Guías y Manuales Técnicas y Materiales para el Empaste de Documentos de

Archivo, comité de Conservación del Sistema Nacional de Archivos Grupo de

Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación Coordinadora: Fanny

Ángela Barajas Sandoval.

Serie Guías y Manuales ESPECIFICACIONES PARA CAJAS Y CARPETAS DE

ARCHIVO Grupo de Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación

Coordinadora: María Clemencia García Salazar

Evidencias

Las jornadas realizadas dentro del Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

quedarán consignadas mediante el diligenciamiento de los informes de seguimiento al

contrato de suministros para la adquisición de las unidades de conservación y

almacenamiento.


32

8. MAPA DE RUTA

En el planteamiento de las actividades a desarrollarse en el Sistema Integrado de

Conservación en su componente Plan de Consevación Documental se establecen metas a

corto, mediano y largo plazo las cuales se presentan en el siguiente Mapa de Ruta:

RUTA DE ACCIONPROGRAMA/ACTIVIDAD

Plan de Conservación Documental

Corto Plazo 2020

Mediano Plazo de 1 a 4 años

Largo Plazo

2021 2022 2023 2024


Programa de Inspeccion y Mantenimiento de

Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones

Físicas

Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza,

Desinfección, Desratización, Desinsectación

Programa Monitoreo y Control de Condiciones

Ambientales

Programa de Prevención de Emergencias y

Atención de Desastres

Programa de Almacenamiento y

Realmacenamiento

33

9. PRESUPUESTO

PROGRAMA ITEM SUBITEM ACTIVIDAD A DESARROLLAR CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

Recurso Humano

Profesional en ciencias de la información y la documentación bibliotecóloga, archivista, documentación.

Desarrollo del programa de capacitación y sensibilización a los usuarios internos de la Entidad involucrados en su quehacer archivístico

1

Recursos Tecnológicos Equipos de apoyo

Equipos de propiedad de la ANSV los cuales servirán de apoyo para la proyección de las capacitaciones y proyecciones a orientarse. 0

Recursos Físicos Otros RecursosRecursos de propiedad de la ANSV (auditorio, tablero, marcadores, borrador, etc.) 0

Recurso Humano Servidor Público encargado de realizar la inspección.

Realizar las revisiones deInspección y Mantenimiento deSistemas de Almacenamiento eInstalaciones Físicas a través delista de chequeo y formatosestablecidos para tal fin.

1 0 0

Recursos Tecnológicos N/A N/A 0 0 0Recursos Físicos N/A N/A 0 0 0

Recurso Humano Tercero ContratistaEjecución del objeto contractual para el desarrollo del programa de saneamiento ambiental. 0

Recursos Tecnológicos N/A N/A 0

Recursos Físicos Espacios de archivoAplicación de cada una de lasactividades del programa 0

Recurso Humano Tercero Contratista

Ejecución del objeto contractual para el desarrollo del programa de Monitoreo y Control de Condiciones ambientales 0

Recursos Tecnológicos N/A N/A 0

Recursos Físicos Espacios de archivoAplicación de cada una de las actividades del programa 0

Recurso Humano


Desarrollar las actividades contempladas dentro del programa de acuerdo a sus competencias.

1

Recursos Tecnológicos Equipos de apoyo

Equipos de propiedad de la ANSV los cuales servirán de apoyo para la proyección de las capacitaciones y proyecciones a orientarse.

0

Recursos Físicos Otros RecursosRecursos de propiedad de la ANSV (auditorio, tablero, marcadores, borrador, etc.) 0

Recurso Humano Tercero Contratista Ejecución del objeto contractual 0 0 0Recursos Tecnológicos N/A N/A 0 0 0

Recursos Físicos Lista de chequeo

Verificación del cumplimiento de losparámetros establecidos para lacompra de unidades deconservación y almacenamiento encumplimiento de la legislaciónarchivístia colombiana a través delista de chequeo y formatosestablecidos para tal fin. 0 0 0

PRESUPUESTO SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC - COMPONENTE PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL - AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV

Programa de Prevención de Emergencias y Atención de

Desastres

Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento


Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de

Almacenamiento e Instalaciones Físicas

Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección,

desratización, desinsectación.

Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

La ANSV destinará los recursos necesarios para el desarrollo del

SIC en su componente Plan de Conservación

Documental



Documental



Documental



Documental



Documental



Documental



Documental



Documental

34

10. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

Teniendo en cuenta los lineamientos del Acuerdo 006 de 20143 en su artículo 18°, describe el

Plan de Preservación Digital a Largo Plazo como: “El conjunto de acciones a corto, mediano

y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y

procedimientos, tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos

electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad,

confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a

través del tiempo”, la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV formula el presente plan

como uno de los componentes del Sistema Integrado de Conservación – SIC, dando a

conocer actividades y programas de conservación preventiva que se deben desarrollar,

todas encaminadas al cumplimiento de la legislación archivística colombiana al respecto.

La Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV, en la actualidad se encuentra en proceso de

construcción y elaboración del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo –

SGDEA, por lo que en el presente documento, se abordará la parte correspondiente a

objetivos, alcance, oportunidades de mejora, actividades a desarrollarse y cronograma

general y una vez se finalice con la elaboración del SGDEA se articulará con éste

componente del SIC.

11.OBJETIVO GENERAL

Formular e implementar programas que permitan asegurar el acceso a los documentos

electrónicos de archivo a largo plazo, de propiedad de la Agencia Nacional de Seguridad

Vial – ANSV.

11.1. Objetivos Específicos

3 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.

35

- Implementar estrategias que permitan garantizar la preservación digital a largo plazo

de la documentación de propiedad de la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV.

- Crear conciencia en los usuarios internos de la Entidad en la importancia de

administrar corréctamente los documentos electrónicos de archivo desde su

producción documental (creación o recepción).

12. ALCANCE

El Plan de Preservación Digital a largo plazo aplica para los archivos de gestión y central de

la Entidad desde su producción hasta su disposición final

Gestión Documental Electrónica

Los avances en las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, los

constantes avances en materia archivística así como también las nuevas estrategias

definidas por el éstado como gobierno en línea, vive digital, iniciativa cero papel, etc, han

incidido en las nuevas formas de acceder a la información pues ya no es solo documentación

física sino electrónica la cual debe ser tratada de manera adecuada para que no se convierta

en un riesgo de pérdida de la memoria institucional.

Preservación Digital

La preservación de la información digital se ha convertido en un gran reto debido a la gran

variedad de soportes en los que puede estar dicha información, siendo vulnerables a su

deterioro o degradación, y obsolecencia en sus formatos, por lo que podría presentar fallos

en su funcionamiento.

En ese sentido la preservación tanto de los documentos como los expedientes electrónicos

debe contemplar unas características y atributos cuya producción debe estar enmarcada en

la aplicación de los principios básicos de la archivística que son el Principio de Procedencia y

el Principio de Orden Original y de la preservación digital.

36

13. PRINCIPIOS DE LA PRESERVACIÓN DIGITAL

13.1. Principio de Planeación

El principio de planeación digital define cómo se crean los documentos electrónicos de

archivo y cuál debe ser el procedimiento que debe aplicarse a los documentos electrónicos

que llegan a la Entidad, a través de los diferentes medios por los que se reciben.

Establece además una planeación desde que se produce o se recibe el documento hasta su

disposición final garantizando que mantengan sus características de autenticidad, integridad,

confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a

través del tiempo y a largo plazo.

13.2. Principio de Identificación

Define cuáles son los documentos electrónicos de archivo con el fin de aplicar reglas

tecnicas, tecnológicas y procedimentales que garanticen su preservación digital, dejando

claro que por su naturaleza electrónica no todos se conservan, por lo que será tenida en

cuenta la disposición final planteada en las TRD.

13.3. Principio de Nacido Digital

Define que el documento que nace o se genera a través de herramientas informáticas es la

Entidad la que desarrolla su trámite basada en el uso del formato tal y como se recibió o

generó sin sufrir ninguna clase de cambio funcional, sin conversión o migración. El

documento nace electronicamente y durante su recorrido por el ciclo de vida del documento

se debe conservar su formato nativo y atender a su dispocisión final de acuerdo a lo definido

en la Tabla de Retención Documental – TRD.

37

13.4. Principio de Convertido Digital

Los documentos en soporte analógico son convertidos a formatos digitales (el papel se

digitaliza) y es la información digital - documento electrónico de archivo- la que adquiere

características de originalidad para la Entidad.

13.5. Principio de Acceso

Establece que la preservación digital debe garantizar el acceso a los documentos en éste

caso electrónicos asegurando que sea una evidencia auténtica e íntegra durante el periodo

que la Entidad lo requiera.

14. ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

Están definidas como una combinación de los principios y las alternativas técnicas y

procedimentales frente a los documentos electrónicos de archivo que deben preservarse por

largos periodos de tiempo.

14.1. Identificación de Documentos Electrónicos Definitivos

La recepción de documentos en formato digital es considerada Documento Electrónico de

Archivo. Se deberá garantizar la transformación del documento electrónico en documento

electrónico de archivo, previas las etapas de validación, revisión y tránsito por las que deba

pasar el documento, de acuerdo con la naturaleza del mismo, hasta convertirse en evidencia

de la actividad funcional.

14.2. Administración de Versiones de Documentos Electrónicos de Archivo

Las versiones son documentos que han sufrido cambios o modificaciones. Cada versión es

una evidencia documental electrónica, la cual debe ser preservada como parte del

expediente el cual refleja el desarrollo de los trámites.

14.3. Exclusión del Uso de Formatos Propietarios

38

Para todos los efectos del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, esta estrategia

propone que los documentos electrónicos de archivo, soportados en formatos propietarios de

aplicaciones de negocio específicas, sean convertidos a un estándar de facto o formato

comercial de uso generalizado, incluyendo en esta actividad las aplicaciones de negocio que

utilizan software especializado en la Entidad con propósitos misionales. (estandarización de

formatos comerciales)

14.4. Integración de Documentos Mediante Copias

La preservación digital antigua debe ser autónoma en la administración de los documentos

electrónicos de archivo. Esto se puede lograr cuando existe independencia en el manejo de

los objetos digitales, es decir, cuando se integran documentos electrónicos de archivo

generados por una aplicación externa, al administrador de documentos de la Agencia. Los

documentos integrados de una aplicación a otra deberán ser físicamente copiados y

referenciados desde o hacia un software de aplicación externo, sobre la cual no se tiene

control.

14.5. Respeto del formato original del fichero electrónico recibido.

Esta estrategia establece respetar el formato original en el que se produce el documento

para garantizar y asegurar los atributos de los documentos electrónicos de archivo. El correo

electrónico (nacido digital) supone una radicación del documento en el formato original de

llegada y realiza su trámite en ese formato, hasta su clasificación documental y disposición

final. Cuando un documento es convertido de análogo a digital, como es el caso de la

digitalización la condición de originalidad y valor archivístico recae sobre el nuevo

documento, es decir, sobre el documento digital, la estrategia pretende garantizar que la

distribución, la asignación, la tramitación y la clasificación se haga sobre el objeto digital con

extensión PDF, JPG o TIFF.

14.6. Normalizar la producción electrónica de documentos

39

Esta estrategia pretende regular y normalizar la creación electrónica de documentos y

especificar las características y atributos de generación, orientadas en el uso de estándares

para la preservación a largo plazo.

14.7. Utilizar Metadatos de Preservación

La principal función de los metadatos es la de proporcionar la identificación y descripción de

los documentos, con lo que es posible disponer de la información necesaria para el

tratamiento de los mismos. En ese sentido la Agencia Nacional de Seguridad Vial - ANSV

dispondrá, a través del Sistema de Gestión Documental Orfeo, de una funcionalidad

especialmente diseñada para el registro (manual o automático) de esquemas de metadatos

dirigidos al almacenamiento de información útil para la preservación de documentos

electrónicos de archivo, teniendo en cuenta las actividades de recepción, producción y

trámite.

Hay dos etapas o fases de conformación de los metadatos: Una primera etapa o fase en el

momento en el que se le asigna la información de contexto que corresponde a la creación

del documento electrónico y una segunda etapa o fase en la que se adiciona información del

trámite, en el desarrollo de su ciclo vital.

14.8. Firmar electrónicamente con vigencia únicamente para el trámite:

Esta estrategia propone el uso de la firma electrónica durante el tiempo de duración del

trámite (es decir desde la apertura del expediente hasta su cierre), donde su eliminación una

vez concluido el trámite justifica que la firma tiene un grado de utilidad proporcional a la

vigencia de los documentos, pero una vez terminan los trámites, pueden ser capturados los

elementos de la firma como metadatos de evidencia, sin que necesariamente deban estar

vigentes las certificaciones y validaciones en el documento electrónico.

Para el caso de documentos con la necesidad de firmas electrónicas vigentes y activas

durante largos periodos de tiempo, la estrategia propone el uso de firmas de preservación

40

digital longevas, con recomendación de uso exclusivo para las tipologías documentales que

defina la Entidad, Teniendo en cuenta un análisis documental realizado con anticipación.

14.9. Archivar y mantener el acceso a los documentos Electrónicos de archivo

Esta estrategia sugiere que los documentos electrónicos de archivo se deben almacenar y

mantener accesibles a través de políticas de seguridad de la información. En ese sentido es

necesario emplear procedimientos de acceso longevo (migración, emulación, refreshing)

para los documentos electrónicos de archivo; y especificar las condiciones de

almacenamiento, especial y específicamente diseñadas para preservación a largo plazo de

objetos digitales.

15. METODOLOGÍA

Actividades para la ejecución del plan de conservación digital a largo plazo

La metodología aplicada para la formulación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo

está conformada por cinco (5) fases cada una de ellas con una serie de actividades

integradas al programa de conservación documental con la cual se pretende atender las

necesidades de preservación de los documentos electrónicos de archivo.

41

Grafico No. 3 Fases Plan de Conservación Digital a Largo Plazo

15.1. Identificación

Procedimiento con el que se identifica cláramente ¿Qué se debe preservar?. De la totalidad

del acervo documental de la Agencia Nacional de Seguridad Vial - ANSV identificar aquellos

objetos destinados a la aplicación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.

Actividades a desarrollar

Identificar la documentación que se debe preservar a los cuales le aplica el plan de

preservación digital a largo plazo.

Identificar los repositorios digitales de la Entidad con el fin verificar que sean los

adecuados y las posibles oportunidades de mejora.

42

Identificación

Caracterización

IntegraciónAlmacenamiento

Mantenimiento

Identificar las aplicaciones por las cuales se producen documentos en medio digital

en la Entidad.

Revisar la vida útil de los dispositivos o medios con documentos electrónicos de

archivo y su contenido.

15.2. Caracterización

La caracterización es una identificación o reconocimiento de los atributos físicos y lógicos del

documento electrónico de archivo. Solo con este conocimiento se pueden formular acciones

enfocadas en su preservación. Esta identificación debe ser abordada con ejercicios de

mejores prácticas para la preservación digital en las que se tienen en cuenta las siguientes:

Estampas de tiempo: Identificación cronológica de cuando se crea, modifica,

actualiza, elimina, etc., el documento electrónico de archivo.

Agentes: Determinación responsable del agente institucional que actúa sobre el

documento electrónico de archivo.

Formato: Extensión del fichero informático que contiene la cadena de bits que

conforman el documento electrónico de archivo.

Características: Especificaciones técnicas del fichero digital (tamaño, resolución,

compresión, etc.), presentes en el documento electrónico de archivo.

Metadatos: Elementos de información que contextualizan y permiten la

comprensión no solo del contenido intelectual del documento, sino de sus

características técnicas y de autenticidad e integridad

Tiempo de Retención: Espacios cronológicos en los que el documento

electrónico de archivo debe estar disponible, garantizando la integridad,

autenticidad y posibilidad de acceso y uso por parte de los usuarios.

Requisitos de software: Lista de aplicaciones informáticas específicas para

garantizar la accesibilidad y uso del documento electrónico de archivo.


43

Verificación de atributos físicos de los documentos electrónicos de archivo teniendo

en cuenta las mejores prácticas para su preservación.

15.3. Integración

Identificados y caracterizados los documentos electrónicos de archivo, el siguiente

procedimiento articula una integración de alternativas estratégicas viables de aplicación para

preservación a largo plazo.


Interoperabilidad en herramientas de gestión documental que den cumplimiento al

ámbito legal y la misionalidad de la entidad

15.4. Almacenamiento

Teniendo en cuenta los documentos electrónicos de archivo, auténticos, íntegros y

accesibles, se hace necesario su almacenamiento. Se deben considerar cuidadosamente la

selección de los medios de almacenamiento y en el nivel más amplio, considerar entre

tecnología magnética y tecnología óptica, cuyas consideraciones críticas deben considerar lo

siguiente:

Suficiente capacidad de almacenamiento. Teniendo en cuenta los volúmenes de la Entidad,

proyectadas en crecimiento, Tasa de transferencia de datos, Expectativa de vida útil,

proyectando por lo menos unos 10 años para el sistema de almacenamiento.


Verificar la capacidad de almacenamiento de acuerdo a los volúmenes de información

existentes y proyectados por la Entidad.

Verificar la tasa de transferencia de datos con el fin de identificar si se requiere de

una mejora.

44

Definir la vida útil de almacenamiento.

Verificar el uso de herramientas adecuadas para el almacenamiento de la

información.

15.5. Mantenimiento

Además de garantizar la estabilidad física y lógica de los documentos electrónicos de archivo

con el fin de que la preservación tenga sentido, los documentos deben ser correctamente

leídos por una aplicación informática, a la vez que deben ser entregados de forma

comprensible y utilizable para las personas. Adicionalmente, deberá existir un registro de

evidencia, que se trata de documentos auténticos, que no han sido modificados a lo largo del

tiempo y que gozan de integridad para convertirse en prueba.

Teniendo en cuenta lo anterior, el mantenimiento se refiere, a la aplicación de estrategias,

para lograr los propósitos antes descritos, como parte de la política de preservación Digital a

Largo Plazo.


Realizar el plan de mantenimiento a la herramienta de almacenamiento.

Mantener vigentes los contratos para el mantenimiento de las herramientas de

almacenamiento.

Verificación del comportamiento de las herramientas de monitoreo.

16. MAPA DE RUTA

En el planteamiento de las actividades a desarrollarse en el Sistema Integrado de

Conservación en su componente Plan de Preservación Digital a Largo Plazo se establecen

metas a corto, mediano y largo plazo las cuales se presentan en el siguiente Mapa de Ruta:

RUTA DE ACCIONPROGRAMA/ACTIVIDAD

Corto Plazo

Mediano Plazo de 1 a 4 años

Largo Plazo

45

Plan de Preservación Digital a Largo Plazo 2020 2021 2022 2023 2024

Identificación

Caracterización

Integración

Almacenamiento

Mantenimiento

17. PRESUPUESTO

PROGRAMA ITEM SUBITEMACTIVIDAD A

DESARROLLAR CANTIDADVALOR

UNITARIO VALOR TOTAL

Profesional ingeniería de sistemas o afines.

Desarrollo Sistema Integrado de Conservación Componente Plan de Preservación Digital a Largo Plazo en la parte correspondiente a tecnología

1


Desarrollo Sistema Integrado de Conservación Componente Plan de Preservación Digital a Largo Plazo en la parte correspodiente a materia archivística y de gestión documental.

1

Recursos Tecnológicos Software especializado N/A 1

Recursos Físicos Otros Recursos N/A

Plan de Preservación Digital a Largo Plazo

Recurso Humano

PRESUPUESTO SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC - COMPONENTE PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL - AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL- ANSV

La ANSV destinará los

recursos necesarios para el desarrollo del

SIC en su componente Plan de Preservación

Digital

La ANSV destinará los

recursos necesarios para el desarrollo del SIC

en su componente Plan de Preservación

Digital

18. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Archivo General de la Nación. (2000). Ley 594 del 2000 Ley General de Archivos.

Archivo General de la Nación. (2014). Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual

se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley

594 de 2000.

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Archivo General de la Nación. (2018). Fundamentos de Preservación Digital a Largo Plazo.

Recuperado de https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/

5_Consulte/Recursos/Publicacionees/FundamentosPreservacionLargoPlazo.pdf.

Archivo General de la Nación. (2018). Guía para la Elaboración e Implementación del

Sistema Integrado de Conservación SIC Componente Plan de Conservación Documental.

Recuperado de https://www.archivogeneral.gov.co/el-agn-presenta-la-guia-del-sistema-

integrado-de-conservacion.

República de Colombia. (2013). Ley 1702 de 2013, por la cual se crea la Agencia Nacional

de Seguridad Vial y se dictan otras disposiciones.

19. APROBACIÓN

El Sistema Integrado de Conservación en sus dos componentes Plan de Conservación

Documental y Plan de Preservación Digital a Largo Plazo fue aprobado en el Comité

Institucional de Gestión y Desempeño - MIPG realizado el día 28 de enero de 2020.

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