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Universidad Nacional Experimental De Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General De Pregrado
Coordinación De Pasantías
CVG Venezolana De Aluminios C.A (CVG Venalum C.A)
ANÁLISIS DE LA CUENTA DE ANTICIPO A PROVEEDORES
Y CONTRATISTAS NACIONALES
Autor:
Br. Karilys Carolina, Castillo Pastrano
CI: V.19.707.036
Ciudad Guayana, Noviembre de 2012
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Universidad Nacional Experimental De Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General De Pregrado
Coordinación De Pasantías
CVG Venezolana De Aluminios C.A (CVG Venalum C.A)
ANÁLISIS DE LA CUENTA DE ANTICIPO A PROVEEDORES
Y CONTRATISTAS NACIONALES
(Trabajo Especial de Pasantía Nivel Profesional presentado como
requisito parcial que establece la Universidad Nacional Experimental
de Guayana para optar por el Titulo de Licenciada en Contaduría
Pública)
Tutor Académico: Pasante:
Héctor Henríquez Karilys Castillo
CI: 19.707.036
Tutor Industrial:
William Abache
Ciudad Guayana, Noviembre de 2012
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ÍNDICE GENERAL
pp.
Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Descripción de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Problemas observados en la pasantía. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Objetivos de la pasantía. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Descripción del plan inicial de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Logros en el plan de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Facilidades durante la pasantía. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Dificultades durante la pasantía. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Aportes dados a la organización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Conocimientos teóricos/prácticos adquiridos en el desarrollo de la
pasantía. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
Conclusión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Recomendaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Glosario de términos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Referencias bibliográficas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Anexos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
ÍNDICE DE ANEXOS
pp.
Anexo Nº 1 Organigrama Funcional de la Empresa CVG
VENALUM C.A. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
35
Anexo Nº 2 Estructura Organizativa de la Gerencia de
Administración y Finanzas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
36
Anexo Nº 3 Plan de Actividades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Anexo Nº 4 Mayor Auxiliar de la Cuenta de Anticipo a Proveedores
y Contratistas Nacionales de la Muestra Seleccionada. . .
39
Anexo Nº 5 Ingreso al Sistema SAP/R3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Anexo Nº 6 Ingreso de Clave de Acceso al Sistema SAP/R3. . . . . . . 47
Anexo Nº 7 Menú del Sistema SAP/R3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
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Anexo Nº 8 Ingreso a la Cuenta del Acreedor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Anexo Nº 9 Visualización de las Cuentas del Acreedor. . . . . . . . . . . . 50
Anexo Nº 10 Visualización del Documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Anexo Nº 11 Menú Entorno en el Documento Visualizado. . . . . . . . . . 52
Anexo Nº 12 Visualización del Cheque del Documento. . . . . . . . . . . . 53
Anexo Nº 13 Menú del Sistema SAP/R3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Anexo Nº 14 Visualización del Documento de Compras por
Proveedor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
55
Anexo Nº 15 Visualización del Documento de Compras por Numero
de Orden de Pedido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
56
Anexo Nº 16 Visualización de la Orden de Pedido. . . . . . . . . . . . . . . . 57
Anexo Nº 17 Visualización de Status de la Orden de Pedido. . . . . . . . 57
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INTRODUCCIÓN
La industria Venezolana de Aluminio C.A (CVG Venalum C.A), es una de las
principales industrias que se dedica a la producción y comercialización de
aluminio primario a partir de alúmina con un proceso electrolítico, ha sido
considerada como la planta reductora de aluminio mas grande de Latinoamérica,
la cual busca generar el bienestar colectivo que incluye a sus trabajadores,
proveedores y sociedad, para impulsar el desarrollo nacional de Venezuela.
Esta conformada por diversas gerencias entre las que encontramos la de
Seguridad y Control de Perdidas, la de Proyectos, Sistema y Organización,
Logística, Investigación y Desarrollo, Personal, Comercialización, Asuntos
Públicos y la de Administración y Finanzas, la cual es encargada de todas aquellas
transacciones contables y demás así como para el registro eficaz y eficiente de los
mismos, para la posterior toma de decisiones el cual llevara a la empresa a una
mejor posición, esta de encuentra dividida por varias divisiones, en los que
podemos encontrar la de Tesorería, la de Crédito y Cobranzas, Administración de
Seguros y Salud y por ultimo la de Administración que se encuentra conformada
por cuatro (4) departamentos, los cuales son, de Costos, Control de Activos,
Control de Compromisos y de Contabilidad General, este ultimo en el cual fue
realizada la pasantía.
Para aquellas actividades necesarias que se necesiten para una correcta
funcionabilidad empresarial de las cuales la industria no las produzca por si solas,
debido a que no sea su fin u otra razón, deberá recurrir a otras empresas que las
ejecuten por ellos, por lo que se incurre a la contratación de otras sociedades
empresariales con dicho fin.
Por lo anterior la investigación se basa en el Análisis de la cuenta de anticipo a
proveedores y contratistas nacionales de la empresa CVG Venalum, conociéndose
como anticipo a aquellos desembolsos de efectivo que se realizan al momento de
la emisión de las ordenes de pedido con el fin de garantizar los pagos de las
contrataciones, en algunos casos existen diversos errores u omisiones que fueron
cometidas en el registro de la cuenta de anticipo así como de sus respectivas
amortizaciones.
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La empresa debe buscar una correcta funcionabilidad financiera por lo que lo
anterior no lo permite, por consiguiente se analizaran todos aquellos casos en los
acreedores seleccionados de la extensa lista de proveedores y contratistas que
posee CVG Venalum C.A que aun poseen saldos pendientes, pero para ello se
debe conocer a la empresa por lo que en el siguiente trabajo se hará un resumen
descriptivo de la misma así como del departamento en el cual se trabajo, el
problema observado en la empresa, los objetivos de la pasantía, tanto general
como específicos, se describirá el plan inicial de trabajo, el cual se puede observar
en los anexos.
Para la realización de ese plan existieron diversas facilidades y dificultades, las
cuales serán expuestas, así como también los logros y aportes que se obtuvieron
por la realización de la pasantía, en conjunto con ello aquellos conocimientos
teóricos y prácticos adquiridos en el desarrollo de la pasantía, por ultimo podemos
encontrar aquellas conclusiones y recomendaciones que se refieren al tema de
anticipo a proveedores y contratistas nacionales.
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Ubicada en la zona industrial matanzas en Ciudad Guayana, creada por decreto
presidencial el 2 de julio de 1961, es una empresa de capital mixto, con el 80 % de
capital venezolano, representado por la Corporación Venezolana de Guayana
(CVG), y un 20 % de capital extranjero, constituye la mayor planta reductora de
aluminio primario en Latinoamérica. Cuenta con cinco líneas de producción y sus
principales productos son los lingotes de 680,22 y 10 Kg., cilindros para
extracción y aluminio líquido, que suministra a varias transformadoras de la zona.
El 75% de la producción esta destinado a los mercados de los Estados Unidos,
Europa y Japón, colocándose el 25% restante en el mercado nacional.
La empresa CVG VENALUM se encarga de la producción del aluminio
utilizando como materia prima la alúmina, criolita y aditivos químicos (Fluoruro
de calcio, litio y magnesio). Dentro del proceso de producción de la planta
industrial, existen mecanismos de alimentación que desempeñan un papel
fundamental en el funcionamiento de la misma, los cuales son: la planta de carbón
la planta de colada, la planta de reducción e instalaciones auxiliares.
En planta de carbón se fabrican los ánodos que hacen posible el proceso
electrolítico, posteriormente en planta de reducción por medio de las celdas se
lleva a cabo el proceso de reducción electrolítica que hace posible la
transformación de la alúmina en aluminio y por ultimo en Planta de Colada el
aluminio líquido obtenido en la salas de celdas es trasegado y trasladado en
crisoles al área de colada, donde se elaboran los productos terminados.
Misión de CVG Venezolana de Aluminios C.A
CVG VENALUM tiene como misión producir y comercializar productos de
aluminio con la participación protagónica de sus trabajadores, accionistas,
clientes, proveedores y comunidades organizadas bajo un sistema de gestión que
garantice productividad, calidad integral, seguridad, salud y la conservación del
ambiente a fin de impulsar el Desarrollo Endógeno Industrial del país.
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Visión de CVG Venezolana de Aluminios C.A
CVG VENALUM se convertirá en el epicentro del desarrollo Endógeno de la
industria nacional de aluminio, contribuyendo así a la transformación del modelo
económico que garantice la soberanía productiva del país.
Estructura Organizativa: La estructura organizativa de CVG VENALUM es
de tipo lineal y de asesoría, , actualmente fue reestructurada y aprobada por la
Corporación Venezolana de Guayana el 28 de febrero del año 2011 debido a la
disolución de la industria Aluminios de Venezuela, esta constituida por gerencias
administrativas y operativas. (Ver Anexo Nº 1)
Identificación Del Departamento Donde Se Realizó La Pasantía
El departamento de contabilidad general esta adscrito a la división de
administración y finanzas (Ver Anexo Nº 2), su misión es garantizar la emisión
de información sobre la situación contable-financiera de la empresa, en
condiciones de calidad y oportunidad y sus proyecciones a corto plazo, de acuerdo
con principios de contabilidad de aceptación general, las normas establecidas por
la federación de contadores publico de Venezuela y enmarcados dentro de las
políticas internas, parámetros y directrices emanadas de la alta dirección que rigen
la materia, así como asistir a la alta gerencia.
Objetivo General del departamento
Coordinar y controlar y controlar los registros contables y de transacciones
financieras, a fin de elaborar los estados financieros, de acuerdo a los principios
de contabilidad generalmente aceptados y siguiendo los lineamientos de la
división de administración para así contribuir con el proceso de la toma de
decisiones.
Objetivos Específicos del departamento
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� Coordinar y controlar la elaboración de los informes de los estados
financieros, a fin de comprobar su confiabilidad y suministrar información
oportuna para la toma de decisiones.
� Elaborar los informes de la gestión mensual de la empresa.
� Analizar las Cuentas por Pagar y Cobrar de la Empresa.
� Revisar y aprobar los análisis de las cuentas realizadas, a fin de asegurar
que los estados financieros sean confiables.
� Generar los estados financieros ajustados por la inflación, tales como:
Balance general, Estado de Resultados, Estado de Movimientos en las Cuentas de
Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo.
El departamento de contabilidad mantiene contacto permanente con:
Auditoria Interna (normativas y control interno), Departamento de Nómina
(otorga información para las transacciones), Presidencia y Junta Directiva,
Organismos oficiales, Departamentos adscritos a la División de Administración
(coordinar los registros para los edos. Financieros), División de la Gerencia de
Administración y Finanzas, la Gerencia de Planificación y Presupuesto y los
auditores externos para suministrar información contable.
Personal Adscrito Al Departamento
El Departamento de Contabilidad General tiene adscrito a su división un
jefe de departamento, un especialista contable y cuatro (04) analistas de
administración y finanzas.
• Jefe de Departamento: Es el encargado de coordinar y controlar
todas las actividades que se ejecutan dentro del departamento.
• Especialista contable: Su función está enfocada en el
mantenimiento, revisión y conciliación de los registros financieros
• Analista de administración y finanzas: Su función es analizar y
registrar en términos de calidad y oportunidad la información financiera y
administrativa de la empresa.
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LA PASANTIA
PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA
El departamento de contabilidad adscrito a la División de Administración y
Finanzas, es el encargado del cumplimiento y la correcta aplicación de los
procedimientos establecidos en los manuales de contabilidad, así como participar
en la corrección de estos. Para un correcto funcionamiento de la empresa, esta
debe obtener aquellos recursos y servicios que no se puedan producir por cuenta
propia o porque no sea su función por medio de otras empresas, para la
adquisición de ello, se incurre en muchos casos al otorgamiento de anticipos.
La contabilidad de la empresa debe mantener un control de todas las
transacciones que realice la misma, en el caso de los anticipos podemos encontrar
los que son entregados a los proveedores y contratistas nacionales, estos deben
mantenerse en constante observación, puesto que en conjunto representan grandes
cantidades de efectivo que son retiradas de los bancos y cajas de la industria.
Tener todos los soportes ayuda a un mejor control de los anticipos otorgados a
los proveedores y contratistas nacionales, así como también para su análisis, pero
en ocasiones estos no son correctamente contabilizados, existen diversos casos de
omisión y error que fueron cometidas en dicha cuenta, esto incita a que quede un
saldo en las mismas, por lo que en el espacio analizado se pudieron encontrar 20
casos diferentes, que se pueden observar en algunos de los anticipos otorgados a
los distintos acreedores que posee la empresa CVG Venalum, tomando de ejemplo
a 61 cuentas de anticipo de proveedores y contratistas nacionales diversos.
Analizar la cuenta de anticipos a proveedores y contratistas nacionales de la
empresa CVG VENALUM C.A., permitirá obtener saldos más reales, así como
también ayuda a una mejor toma de decisiones para la empresa, de igual manera
esto podrá incidir de manera positiva en el aspecto económico, y dando
propuestas de ajuste y reclasificaciones de los saldos antiguos de ciertas cuentas
de anticipo de proveedores y contratistas nacionales.
Esto con el fin de sincerar los datos de cada una de las cuentas para que no
existan partidas abiertas que sobrevaloren el saldo real de la misma.
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OBJETIVOS DE LA PASANTIA
Objetivo General
Análisis de la Cuenta de Anticipo a Proveedores y Contratistas Nacionales.
Objetivos Específicos
Describir el procedimiento empleado para el registro de los anticipos a
proveedores y contratistas nacionales de la empresa CVG Venalum.
Determinar la composición del saldo de las cuentas de anticipo a proveedores y
contratistas nacionales
Proponer los asientos ajustes y de reclasificación que resulten de los análisis
realizados a las cuentas de anticipo a los proveedores y contratistas nacionales.
Elaboración de un cuadro resumen de las cuentas de anticipo a proveedores y
contratistas nacionales y comprobación de los mismos.
DESCRIPCION DEL PLAN INICIAL DE TRABAJO
En el tiempo de ejecución de la pasantía se efectuaron diversas actividades que
ayudaron a la realización del análisis de las cuentas de anticipo a proveedores y
contratistas nacionales, utilizando una herramienta denominada Microsoft Office
Excel para la elaboración de los soportes necesarios para llevar a cabo el análisis,
así como aquellos soportes que son extraídos del sistema SAP/R3 (System,
applications and products) con el fin de cumplir con los objetivos establecidos
anteriormente, por lo que a continuación se hará una breve explicación de las
actividades (Ver Anexo Nº 3):
1. Inducción a la Empresa
El proceso de la pasantía empezó con un programa o actividad de inducción en
la empresa con el objetivo principal de dar a conocer un poco mas sobre las
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actividades que se realizan en la misma y los riesgos que existen en cada una de
las áreas. Este programa estuvo estructurado de la siguiente manera:
• Bienvenida/Emisión de fichas
• Conocimiento de la empresa (Misión, Visión, Objetivos estratégicos,
Políticas, Valores y creencias)
• ISO 9001:2000.
• Higiene ocupacional
• Prevención de accidentes
• Control de emergencias
• Salud ocupacional
• Recorrido área industrial
Ello tiene la finalidad de informar al personal pasante acerca de los deberes y
derechos que les corresponden dentro de la empresa, así como de mantenerle
seguridad dentro de las instalaciones, que conozcan acerca de las funciones de la
empresa, y otros, al final de la inducción se otorga un certificado de asistencia a la
misma.
2. Conocimiento del departamento e iniciación del trabajo a ejecutar, así
como el método del mismo.
Posteriormente se procedió a conocer el área donde se iba a desarrollar la
pasantía, al personal encargado, y al tutor industrial asignado, el cual asignó el
tema de desarrollo “Análisis de la cuenta de anticipo a proveedores y contratistas
nacionales”, que posteriormente explico de forma detallada la realización del
mismo.
3. Introducción al sistema SAP (System applications and products), como
manejarlo, que ofrece, así como el plan de cuentas de la empresa.
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Toda empresa en la actualidad necesita tener un sistema que cubra
ampliamente sus necesidades y CVG Venalum C.A. no es la excepción, ya que en
un mundo globalizado y con un mercado tan variable se necesita de recursos
eficaces para poder competir con otras compañías y abarcar todos los mercados
posibles, por lo que cuenta con el sistema SAP/R3 que es utilizado para llevar a
cabo cada uno de los procesos contables dentro de la organización, y mas, este
sistema de origen alemán en donde la información puede ser almacenada para su
posterior revisión, por medio de usuarios correspondientes, con el fin de obtener
una herramienta para un trabajo mas rápido y fácil.
Puede desarrollarse sobre diferentes tipos de plataformas informáticas y
sistemas de base de datos. Este sistema posee diversas características en las que se
encuentran las siguientes:
Información en línea “on line”: significa que la información se encuentra
disponible al momento, sin necesidad de esperar largos procesos de actualización
y procedimientos habituales en otro sistema.
Jerarquía de la información: la forma de organizar la información permite
obtener informes desde diferentes vistas.
Integración: es la característica mas destacada de SAP y significa que la
información se comparte entre todos los módulos de SAP que la necesiten y que
pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos,
como entre todas las áreas. Por lo tanto se debe tener en cuenta que toda la
información que se introduce en SAP, repercutirá, al momento, a todos los demás
usuarios con acceso a la misma. Esto implica que la información siempre debe
estar actualizada, completa y correcta.
Entre los módulos de aplicación del sistema tenemos los siguientes:
• Gestión Financiera (FI): libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales,
entre otros.
• Controlling (CO): gastos generales, costes de producto, cuenta de
resultado, centro de beneficios, entre otros.
• Tesorería (TR): control de fondos, gestión presupuestaria, entre otros.
• Sistema de Proyectos (PS): grafos, contabilidad de costos de proyecto,
entre otros.
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• Gestión de Personal (HR): gestión de personal, calculo de nomina,
contratación de personal, entre otros.
• Mantenimiento (PM): planificación de tareas, planificación de
mantenimiento, entre otros.
• Gestión de Calidad (QM): planificación de calidad, inspección de calidad,
certificado de aviso de calidad, entre otros.
• Planificación de Productos (PP): fabricación sobre pedido, fabricación en
serie, Kanban, entre otros.
• Gestión de Material (MM): gestión de stocks, compras, verificación de
facturas, entre otros.
• Comercial (SD): ventas, expedición, facturación, entre otros.
• WorkFlow (WF), Soluciones Sectoriales (IS): contienen funciones que se
pueden aplicar en todos los módulos.
Objetivos principales del sistema
• Transformar y estandarizar los procesos administrativos del control.
• Implantar sistemas integrales de información para acceso de la empresa
CVG Venalum C.A
• Disponer la información confiable, rápida y oportuna para lograr de esta
manera facilitar la toma de decisiones.
Ventajas del SAP para el sector aluminio
• Garantizar un proceso uniforme de administración del negocio en la
empresa del sector.
• Actualizar la plataforma tecnológica de información acorde al ritmo de
cambio tecnológico
• Facilitar la ejecución de tareas.
• Mejora los procesos menos actuales.
• Mejora la rapidez en la toma de decisiones.
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4. Elaboración del mayor auxiliar de la cuenta de anticipo a proveedores
y contratistas nacionales, en donde se indicaran el Nº del documento, fecha,
nombre del acreedor, moneda, monto y descripción del registro.
En la semana quinta del lapso de la pasantía se procede a la elaboración de un
auxiliar mayor en donde se ven reflejadas el numero de documento, el código del
acreedor, el nombre del acreedor, la orden de pedido, la fecha contable, la factura,
el banco donde se pago la misma, el numero de cheque (solo si tiene), el monto de
la factura en Bolívares Fuertes, en monto de la mercancía o servicios por entregar
así como por facturar, el porcentaje de amortización, el monto de amortización en
Bolívares Fuertes y por ultimo el texto relativo a ellas. (Ver Anexo Nº 4).
Para obtener la información antes mencionada se debe proceder a buscarla en
el SAP, para ello se siguen los siguientes pasos:
1. Ejecutar el SAP, accediendo seguidamente a producción (Ver Anexo Nº 5)
2. Ingresar al sistema a través de la clave de acceso. (Ver Anexo Nº 6).
3. Solicitar los movimientos de la cuenta mayor, para esto se puede acceder
de dos maneras: (Ver Anexo Nº 7)
a) Visualizar saldos cuentas del mayor (FS10N)
b) Visualizar/modificar partidas libro mayor (FBL3N)
4. Se ingresa los códigos correspondientes a las cuentas de anticipo a
proveedores y contratistas nacionales y la sociedad “VEN” que
corresponde a la empresa de CVG VENALUM C.A. (Ver Anexo Nº 8)
5. De la lista desplegada se busca la factura correspondiente a la cual se le
aplicara el porcentaje de amortización. (Ver Anexo Nº 9)
6. Una vez visualizada la cuenta se imprime o se transfiere a Microsoft
Office Excel de acuerdo al requerimiento (Ver Anexo Nº 10)
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5. Análisis de la cuenta de anticipo a proveedores y contratistas
nacionales, así como su proceso.
Una vez realizado el mayor auxiliar, se procede a comparar los resultados
arrojados por el mismo, con lo reflejado en el sistema SAP de dichas cuentas, esto
con el fin de verificar si existen errores en la contabilización de los montos de las
partidas acreedoras del mayor de la cuenta de anticipo a proveedores y contratistas
nacionales.
Por el sistema SAP y a través del código del acreedor se pudo comprobar que
muchas de esas cuentas poseen saldos vencidos o pendientes, fueron analizadas 61
cuentas de anticipo provenientes cada una de acreedores diferentes, el cual fue
analizado cada una de forma individual, una vez terminado se puede notar que
existen 20 casos diferentes de errores u omisiones, algunas de ellas se
mencionaran a continuación:
El primer caso que podemos encontrar entre los analizados, con un total de
9 acreedores, se trata de aquellos anticipos que fueron aportados y amortizados de
forma correcta, pero que el saldo que se observa en ellas corresponde solamente a
la mercancía que aun falta por entregar de las ordenes de pedido correspondientes
a los diversos proveedores y contratistas analizados, por lo que para todas ellas se
recomienda que en conjunto con el analista se conozca el motivo de la existencia
de esa mercancía por entregar para su amortización, por lo que posteriormente se
propone que en caso de que el proveedor o contratista vuelva a licitar y sea
aceptado, le sea descontado el saldo de diferencia por la amortización
correspondiente a la mercancía aun por entregar.
Seguidamente tenemos con un total de 10 acreedores, el caso numero dos,
el cual corresponde a aquellos en donde se efectuó algún cambio de aumento o
disminución de la orden de pedido original, debido a diversas circunstancias,
puesto que no se termino la obra, o si hubo aumento de precios y otras razones, así
como estas tampoco poseen mercancía o servicios por entregar para su posterior
descuento, por lo que se recomienda que el analista revise los soportes de la orden
de pedido para que conozca si existe algún cambio en la misma, ya que de haberlo
la empresa podría incurrir en perdidas ya que esta entregando mas dinero del que
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esta recibiendo, por lo que se propone un asiento de ajuste de reclasificación por
el saldo de la cuenta de anticipo para compensar esta desviación, y debido a la
antigüedad de los mismos estos son disminuidos de la cuenta con el código
11301401 correspondiente a Anticipo a proveedores y contratistas nacionales, el
cual se efectuara contra la partida que posee el código 93100006 que corresponde
a el Resultado de ejercicios contables anteriores para su adición.
En unión a los dos anteriores tenemos el caso numero tres, con 6
proveedores, el cual se basa en la existencia de cambios en la orden de pedido
original por un monto final, debido a diferentes causas, y a ellos se une la
existencia de mercancía, esto hace que aun exista una porción del saldo de la
cuenta del anticipo que pueda ser deducida de otras ordenes de pedidos que
corresponden al mismo acreedor, por lo que se recomienda que en conjunto con el
analista se conozca el motivo de la existencia de dicha mercancía, así como que
revise los soportes del anticipo correspondiente para q observe si esta posee o no
algún cambio final en la orden de pedido original, lo anterior en conjunto hace
que en la mayoría de los casos la empresa obtenga una perdida correspondiente al
efectivo entregado y que no fue utilizado para el fin con que se dio a entregar, por
lo que se propone que el monto correspondiente por amortizar de la mercancía aun
por entregar sea deducido de futuras licitaciones aceptadas para adquisición de
mercancías y servicios que sean entregados con anticipos, y que en el monto
restante que representa el cambio en la orden de pedido se realice un asiento de
ajuste de reclasificación por el monto del saldo de la amortización correspondiente
debido al cambio, deduciéndolos de la cuenta de Anticipo a proveedores y
contratistas nacionales y anexándolos en la partida de Resultado de ejercicios
contables anteriores.
Posteriormente en algunos casos las amortizaciones no fueron realizadas,
por lo que en el caso numero cuatro con 6 acreedores corresponde a ellas, no se
efectúo cambio alguno, así como tampoco mercancías o servicios por entregar, se
recomienda que en conjunto con el analista se revisen los soportes de la cuenta de
los anticipos correspondientes y que se conozca la razón de la omisión de la
amortización de las facturas, debido a que ello representa una perdida en el
sistema contable ya que no se refleja la disminución del anticipo otorgado, por lo
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que se propone que debido a que no hay mercancías o servicios por entregar y a la
antigüedad del mismo se realice un asiento de ajuste de reclasificación por el
saldo de la cuenta del anticipo, disminuyéndola de la cuenta de Anticipo a
proveedores y contratistas nacionales, agregándolas a la partida de Resultado de
ejercicios contables anteriores.
Similar al anterior encontramos el caso numero cinco con 7 acreedores, en
donde el saldo que se consigue en la cuenta del anticipo corresponde a un cambio
final en la orden de pedido original, en estos no se posee mercancía por entregar, y
a la vez varias facturas fueron omitidas su amortización, en consecuencia se
recomienda que el analista revise los soportes del anticipo para que pueda conocer
si existen o no algún cambio final correspondiente a la orden de pedido, así como
también conocer el motivo por el cual dichas amortizaciones fueron omitidas ya
que esto representa una perdida para la empresa, puesto que no se esta reflejando
en los sistemas contables las amortizaciones, por lo que queda un saldo aun por
amortizar, por consiguiente se propone que debido a que no se poseen mercancías
por entregar y a la antigüedad del anticipo que se realice un asiento de ajuste de
reclasificación por el saldo de cuenta del anticipo, disminuyéndolo de la cuenta de
Anticipo a proveedores y contratistas nacionales para agregarlo a la partida de
Resultado de ejercicios contables anteriores, para compensar los saldos.
A diferencia del anterior el caso numero seis, con 2 acreedores,
encontramos que estos no incurrieron a algún cambio y aun en ellas se puede
encontrar mercancía por entregar, en unión a ello las amortizaciones de algunas
facturas fueron omitidas para su posterior registro en el sistema, por lo que se
recomienda que se conozca el motivo de la existencia de la mercancía por entregar
y facturar, así como la razón de la omisión de las amortizaciones de las facturas
correspondientes, en concordancia con lo anterior se propone que en caso de que
el acreedor vuelva a licitar se le descuente el monto de la amortización que
corresponde a la mercancía aun sin entregar, y q posteriormente de las
amortizaciones omitidas se efectúe un asiento de ajuste de reclasificación por la
parte del saldo que corresponde a aquellas amortizaciones de dichas facturas,
disminuyéndolas de la cuenta de Anticipo a proveedores y contratistas nacionales
para agregarlas a la partida de Resultado de ejercicios contables anteriores.
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A diferencia del anterior en el caso numero siete con 3 acreedores, hubo
cambios en la orden de pedido para un monto final, a la vez se encuentra
mercancía por entregar y se omitieron las amortizaciones de algunas facturas, se
recomienda que en conjunto con el analista se revisen los soportes para que se
observe si la orden de pedido posee algún cambio en el pedido original ya que ello
ocasionara una diferencia, así como también se conozca el motivo de la existencia
de esa mercancía por entregar y la omisión de las amortizaciones de algunas
facturas, en consecuencia se propone que si se da el caso en que el proveedor o
contratista vuelva a licitar se le descuente el monto de la amortización
correspondiente a la mercancía o servicios aun sin entregar, y q en las
amortizaciones omitidas se efectúe un asiento de ajuste de reclasificación por la
parte correspondiente del saldo de aquellas amortizaciones de dichas facturas, así
como también el saldo correspondiente a la diferencia de amortización por el
cambio de monto en la orden de pedido, disminuyéndolas de la cuenta de Anticipo
a proveedores y contratistas nacionales para su posterior adición a la partida de
Resultado de ejercicios contables anteriores.
En otros casos el numero ocho corresponde a aquellos proveedores, en esta
muestra solo 2, en donde el pedido fue entregado en su totalidad pero a pesar de
ello ninguna factura se le amortizo el monto correspondiente, en estos pedidos
hubieron cambios de la orden de pedido original, por lo que se recomienda que el
analista revise los soportes y que conozca si este posee o no algún cambio ya que
ello ocasionara diferencias, y a la vez el motivo de la omisión de las
amortizaciones de todas las facturas, en consecuencia se propone que debido a que
no se posee mercancías por entregar se realice un asiento de ajuste de
reclasificación por el monto del saldo de la cuenta de anticipo como anteriormente
fue explicada.
Con un total de dos acreedores el caso numero nueve se basa en la mala
aplicación del porcentaje en el que se refiere a la cuenta en el anticipo, así como la
inexistencia de cambios en el pedido y de mercancías o servicios por entregar, al
indagar se puede notar que las amortizaciones fueron calculadas de forma
correcta, por consiguiente se recomienda que el analista revise los soportes de la
cuenta de anticipo y que observe los montos correctos para el porcentaje de
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anticipo que se utilizará, en concordancia con lo anterior se propone que debido a
que no existen mercancías por entregar, y a la antigüedad del anticipo, que se
realice un asiento de ajuste de reclasificación por el saldo de la cuenta del mismo
como anteriormente fue explicado.
Posteriormente el caso diez, con dos acreedores, se basa en el error
humano en donde algunas facturas de otras ordenes de pedidos fueron incluidas en
la que se analiza, a la vez hubo cambio en el monto original hacia uno diferente
final y sin mercancías, se recomienda que el analista verifique las ordenes de
pedido por separado para así mantener un mejor control y orden en ellas,
posteriormente se propone que debido a que no se posee mercancías por entregar
y a la no materialidad de las diferencias se efectúe un asiento de ajuste de
reclasificación por el saldo de la cuenta del anticipo como fue antes vista.
En el caso numero once con dos acreedores, se puede observar que hubo
cambios en la orden de pedido original, así como tampoco se observa mercancía
por entregar, en conjunto con ello algunas facturas fueron mal calculadas por un
porcentaje indebido, por lo que se recomienda que el analista revise los soportes
correspondientes para que observe si existen diferencias en la orden de pedido
original ya que ello ocasionara diferencias en el saldo de la cuenta del anticipo, así
como también conozca el porcentaje correcto de amortización, ya que ello puede
ocasionar una perdida en la empresa, en concordancia con ello se propone que
debido a la antigüedad del pedido y a la falta de mercancías por entregar se realice
un asiento de ajuste de reclasificación por el saldo de la cuenta del anticipo como
anteriormente fue expuesta.
Con dos acreedores el caso numero doce se basa en cambios de las ordenes
de pedido y en la inexistencia de mercancías, y tanto el anticipo como las
amortizaciones fueron calculadas de forma correcta, pero a pesar de ello el pedido
no fue completado, por lo que se recomienda que se revisen los soportes de la
cuenta y se conozca si existe algún cambio en las ordenes puesto que ello incurrirá
a una diferencia y por ende a una posible perdida empresarial, así como también
comprueben los montos de las facturas a calcular, posteriormente se propone que
debido a la falta de mercancía por entregar, a la antigüedad del mismo y a la no
materialidad, se realice un asiento de ajuste de reclasificación por el saldo de la
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cuenta del anticipo disminuyéndolo de la cuenta de Anticipo a proveedores y
contratistas nacionales para adicionarlo a la partida de Resultado de ejercicios
contables anteriores. El resto de los 8 casos son únicos, por lo que solo
corresponden a 1 acreedor.
6. Revisión de los soportes de la cuenta de anticipo a proveedores y
contratistas nacionales, así como las amortizaciones referidas a la cuenta.
Al concluir los saldos arrojados para el análisis de las cuentas se procede a
revisarlas para determinar las diferentes irregularidades, para la realización de las
diferentes recomendaciones y propuestas a las que se pueda llevar a cabo.
7. Elaboración de un reporte de amortización y antigüedad de las
cuentas de anticipo a proveedores y contratistas nacionales
En la semana décima segunda se realiza un reporte que tiene por finalidad
mostrar todos los documentos que serán usados cuando se desee informar acerca
de la cuenta de anticipo a proveedores y contratistas nacionales.
En el reporte debe ser anexado todos aquellos cuadros que se utilizaron, así
como el análisis de los mismos, cada uno con su motivo de haber sido emitida, así
como su monto del pedido, sus recomendaciones y propuestas.
8. Elaboración del informe sobre las irregularidades y posibles
soluciones.
En la semana correspondiente a la décima cuarta hasta la décima sexta, se
procede a la elaboración del informe final de pasantía, el cual solicita la empresa y
la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), con la información
que fue recaudada en todo el lapso de la misma, del cual posteriormente seran
basadas, las conclusiones, recomendaciones, los aportes dejados, dificultades,
facilidades, entre otros.
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LOGROS EN EL PLAN DE TRABAJO
En el lapso de la pasantía se completo en su totalidad, todas las actividades
señaladas en el plan de trabajo para ser efectuadas en la empresa CVG
VENALUM C.A., debido a ello se permitió efectuar lo siguiente:
• Conocer el procedimiento utilizado para la amortización de los anticipos.
• Conocer el procedimiento a utilizar para la búsqueda de la información
contable en el sistema SAP/R3 actualmente utilizado por varias empresas.
• Localización de errores u omisiones en el registro de las amortizaciones
correspondientes a diversos anticipos de ordenes de pedido, por medio del
sistema SAP/R3
• Sugerir propuestas para los asientos de ajuste de reclasificación en la
cuenta de anticipo a proveedores y contratistas nacionales, teniendo como
base lo aprendido en la universidad
• Ampliación de los conocimientos contables adquiridos en la carrera de
Contaduría Publica.
FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE LA PASANTIA
FACILIDADES DURANTE LA PASANTIA
El personal del departamento de contabilidad general, adscrito a la división de
administración y finanzas, de la empresa CVG VENALUM C.A., facilito toda la
información que se necesito para la elaboración y culminación de la pasantía.
Hubo dominio en la herramienta para la realización de la pasantía, denominada
Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word así como el sistema SAP, debido
a que la mayoría de las actividades fueron realizadas en dichos programas.
La utilización de equipo tecnológico suficiente y capaz para el correcto y mas
eficiente realización de la pasantía.
Se pudo consultar otros documentos, manuales de normas y procedimientos
similares que ayudaron a una mejor ejecución de la pasantía.
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DIFICULTADES DURANTE LA PASANTIA
La falta de soportes en algunas facturas y amortizaciones limitó el análisis, así
como también diversos errores u omisiones que realizaron los analistas
correspondientes respecto a los anticipos otorgados a proveedores y contratistas
nacionales, los cuales no pueden ser totalmente comprendidos.
APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN
El aporte que se le ha sido otorgado a la empresa CVG Venalum C.A., durante
el lapso de la pasantía, podemos encontrar las siguientes:
• La realización del soporte de mayor auxiliar permitirá mostrar desde otro
punto de vista mas completo el motivo de forma cuantificada de los
resultados reflejados en el SAP.
• El análisis que se ha efectuado en cuanto a la cuenta de anticipo a
proveedores y contratistas nacionales, que permitirá una visión mas
completa de la misma.
• Las propuestas reflejadas en los análisis de cada una de las cuentas
analizadas
• Las recomendaciones que han sido mencionadas en dichas cuentas de
anticipo a proveedores y contratistas nacionales.
• Actualización de los saldos reales en la partida de anticipo a proveedores y
contratistas nacionales
CONOCIMIENTOS TEORICOS/PRACTICOS ADQUIRIDOS EN EL
DESARROLLO DE LA PASANTÍA
En el periodo de realización de la pasantía, se pudo reforzar todos aquellos
conocimientos que fueron obtenidos en la UNEG, mas específicamente en el área
de contabilidad, para la realización de los análisis y asientos propuesta.
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Anticipo
Se define como la cantidad correspondiente a una transacción económica o al
pago de una deuda o salario que es abonada con anterioridad a la fecha acordada d
antemano. Estos se pueden clasificar de la siguiente manera:
Anticipos salariales: son pagos recibidos por el trabajador a cuenta de lo que
ha trabajado
Anticipo a proveedores: su finalidad es dotar al proveedor de fondos para
empezar el servicio o producto, para reservar determinados bienes o servicios
como, por ejemplo, un edificio en construcción, o para incrementar la confianza
sobre el nivel de solvencia.
Anticipos sobre facturas a cobrar: es donde una entidad financiera nos
adelanta todo o parte del importe de las facturas que se cobrará en el futuro a
cambio de una comisión, pero sin traspasar el derecho d cobro de la entidad.
SAP
Es una empresa de informática alemana con sede en Walldorf, la cual
comercializa un conjunto de aplicaciones de software empresarial, que provee
soluciones con capacidad de adaptarse a nuevos requisitos conforme cambian o
aumentan las necesidades del negocio del cliente, con mas de 1.000 procesos de
negocio y esta considerada como el tercer proveedor independiente de software
del mundo (tras Microsoft y Oracle) y el mayor de la Unión Europea.
SAP/R3
Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos
que se llevan a cabo en una empresa, a través de módulos. Un programa
integrado, significa que una vez que la información es almacenada, esta disponible
a través de todo el sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de
información.
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Procedimiento de recepción y registro de facturas de los proveedores y
contratistas nacionales
En el departamento de control de compromisos:
1. La oficina de atención a proveedores recibe la factura, documentos,
soportes y verifica que los datos estén correctamente a fin de cumplir con
la norma establecida por la recepción:
• Si la factura tiene objeciones, se devuelve al proveedor junto con los
documentos soportes y explica causa del rechazo.
• En caso contrario firma y sella recibido la copia de la factura y
devuelve al proveedor como constancia de recepción.
2. Elabora relación de factura a recibidas a fin de controlar la recepción y
asignación de las mismas del Analista de Cuentas por Pagar.
3. Entrega al Analista de Cuentas por Pagar las facturas y los documentos
soportes originales para su verificación y registro en el sistema.
Analista de Cuentas por Pagar:
1. Recibe las facturas y documentos soportes originales, revisa y consulta
documento contractual en el sistema (Modulo Logistica/Gestion de
Materiales) verifica los datos y determina:
• Si la documentación tiene objeciones por diferencias con el pedido
(cantidad y/o precio) realiza seguimiento en el sistema y previo
análisis, se procede al ingreso o no de la factura.
• Cuando el resultado del análisis es proceder a la devolución de la
factura elabora formato “Remisión de documentos” en original y
copia, anexa soportes y obtiene firma del jefe de control de
compromisos. Notifica rechazo al proveedor, obtiene su firma en el
formulario, entrega original y archiva copia para su control.
• Si la documentación es correcta procede a verificar el documento
que respalda la recepción del bien, obra o servicio.
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• Cuando es facturas por obras o servicios se verifica la recepción
del material mediante el número de nota de entrega en el sistema y
la hoja de entrada de servicios respectiva.
• Cuando es factura por suministro se verifica la recepción del
material mediante la nota de entrega en el sistema.
2. registrar los datos de la factura en el sistema (Modulo Finanzas/Acreedor)
y en caso de existir notas por aplicar a la factura, y se ejecuta según el
procedimiento Registro de Nota de Debito y Nota de Crédito a
Proveedores y Contratistas.
3. Firma y sello de la factura se coloca numero de documento contable
generado por el sistema en la factura y documentos soportes, si el pago
tiene cesión de créditos se registra traslado interno con compensación en el
sistema (módulo Finanzas/Acreedor) y modifica documento para indicar
datos de la retención de impuesto si fuera el caso.
4. Obtiene firma del jefe del departamento de control d compromisos en la
factura, genera en el sistema relación envío a caja y banco por duplicado,
anexa factura por documentos soportes y remite a División de Caja y
Banco.
Pasos para la verificación de las facturas correspondientes a amortizar
1. Se ingresa al SAP a la sección de producción (Ver Anexo Nº 5)
2. Se coloca la clave de acceso en el programa. (Ver Anexo Nº 6).
3. Se selecciona la opción Visualizar/modificar partidas libro mayor
(FBL3N). (Ver Anexo Nº 7).
4. Se introduce en el primer campo vacio el código correspondiente de
alguna cuenta de anticipo a proveedores y contratistas nacionales a
comprobar y analizar, en el segundo campo se coloca la sociedad “VEN”
que corresponde a la empresa de CVG VENALUM C.A. (Ver Anexo Nº
8)
5. De la lista desplegada se busca la factura correspondiente a la cual se le
aplicara el porcentaje de amortización. (Ver Anexo Nº 9).
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6. Una vez observada la factura el monto de la misma se transfiere a
Microsoft Office Excel para la elaboración del auxiliar mayor (Ver Anexo
Nº 10).
7. en el caso de la búsqueda de los cheques correspondientes de la factura
seleccionada, se ingresa al menú “Entorno” para posteriormente
seleccionar “Info Cheques”. (Ver Anexo Nº 11).
8. Por ultimo esta información arrojada por el sistema (Ver Anexo Nº 12) es
trasladada al auxiliar mayor.
Pasos para la verificación de los anticipos correspondientes a las órdenes de
pedido
9. Se ejecuta el programa SAP, seleccionando la sección de producción (Ver
Anexo Nº 5)
10. En el sistema se coloca la clave de acceso correspondiente (Ver Anexo Nº
6).
11. Se siguen los siguientes pasos para la visualización de las ordenes de
pedido de los cuales fueron efectuados los anticipos, Logística > Gestión
de Materiales > Compras > Pedido > Visualizar Lista, a este punto existen
dos formas de encontrar la orden de pedido (Ver anexo Nº 13):
a. ME2L – Por proveedor, donde podemos encontrar todas las
órdenes de pedido correspondientes al acreedor a analizar (Ver
anexo Nº 14).
b. ME2N – Por número de pedido (Ver anexo Nº 15).
12. Se introduce en el primer campo vacío el código del acreedor o numero de
la orden de pedido, según se desee.
13. Al encontrar la orden de pedido, se pueden visualizar sus montos de
emisión (Ver anexo Nº 16).
14. Si se desea la información adicional se puede encontrar al hacer doble
click en dicho monto y saldrá un listado de opciones en el cual se puede
indagar para conocer las distintas causas de las diferencias encontradas
(Ver anexo Nº 17).
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15. Los montos son transferidos a Microsoft Office Excel para la elaboración
del auxiliar mayor
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CONCLUSIÓN
Debido a las necesidades de la empresa se hace necesaria la adquisición de
bienes o servicios por medio de proveedores y contratistas para la correcta
funcionabilidad de la industria, en muchos casos es necesaria la cancelación de un
anticipo, bien sea para dotar al acreedor con fondos, para la compra de lo
necesario para la ejecución del servicio, entre otras cosas, por consiguiente la
empresa CVG Venalum debe mantener un buen control de ellos, ya que la afecta y
así ser una empresa de calidad y competencia, en la pasantía se pudo determinar el
procedimiento que es realizado para el registro de los anticipos de los proveedores
y contratistas nacionales, en el que se observa la recepción y el registro de las
facturas correspondientes, para un mejor control de las mismas, posteriormente se
analizaron muestras representativas del listado de acreedores que posee la
empresa, en donde para su realización se pudo aprender acerca del sistema
SAP/R3, que actualmente usan un numero de empresas, en ese análisis se pudo
determinar diversos casos de error u omisión entre los cuales se pueden observar
que los saldos reflejados corresponden a que las ordenes de pedido no fueron
entregadas en su totalidad, o bien que estas están representadas por un cambio en
el monto de emisión del pedido, así como en otros casos resultan por la omisión
de las amortizaciones o por el incumplimiento de la aplicación del porcentaje
reflejado en la orden, esto ocasiona que en la cuenta de anticipo a proveedores y
contratistas nacionales reflejen saldos antiguos en ella, y por lo tanto un saldo en
el balance general de la industria, por consiguiente en cada una de ellas se
realizaron diversas recomendaciones y propuestas, en el caso de que aun se posea
mercancías o servicios por entregar que se les descuente en la próxima orden de
pedido licitada y aceptada, o en el otro caso que se efectúe un asiento de ajuste de
reclasificación por el saldo de la cuenta del anticipo, con el fin de actualizar los
saldos y que estos sean mas reales, por ultimo se efectúo un cuadro en donde se
ven reflejadas cada una de las cuentas tanto de los anticipos como de las
amortizaciones, del cual se pudo observar las diversas causas del saldo reflejado
para la realización del análisis de cada una de ellas.
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RECOMENDACIONES
Debido a las conclusiones y al análisis realizado de cada una de las cuentas de
anticipo a proveedores y contratistas nacionales se efectúan las siguientes
recomendaciones para la realización de un mejor procedimiento o bien para
obtener mejores resultados:
• Revisar el debido porcentaje que se expone en el contrato de la orden de
pedido.
• Revisar si existe algún cambio en el monto original de la orden de pedido
original de manera oportuna, para evitar futuros saldos pendientes.
• Mantener una constante actualización de la cuenta de anticipo a
proveedores y contratistas nacionales a saldos reales.
• Revisar periódicamente las partidas registradas en el año con el fin de que
no se acumulen y permanezcan abiertas por periodos mayores de un (1)
año.
• Revisar las amortizaciones correctas a fin de evitar la existencia de saldos
pendientes, los cuales se deban ajustar en la contabilidad ya que ocasionan
una perdida en el estado de resultados.
• Ingresar mas información referente a las ordenes de pedido para mantener
un mejor control de las mismas así como de una mejor toma de decisiones
para las propuestas.
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GLOSARIO DE TERMINOS
Amortización: Sistema de liquidar una obligación futura de forma paulatina, a
cargo de una cuenta capital o mediante la entrega de dinero para cubrir la deuda.
Análisis: busca establecer el estado de la economía interna de la institución,
efectuando recomendaciones sobre futuras inversiones.
Acreedor: Persona o entidad a quien se debe un monto de dinero.
Anticipo: parte de dinero pagado antes de la iniciación o culminación de un
acuerdo o con antelación a su fecha de vencimiento.
Anticipo a proveedores: su finalidad es dotar al proveedor de fondos para
empezar el servicio o producto, para reservar determinados bienes o servicios
como, por ejemplo, un edificio en construcción, o para incrementar la confianza
sobre el nivel de solvencia.
Asiento: se refiere a cada una de las anotaciones registradas en forma
cronológica, donde se reflejan los conceptos de operaciones y sus respectivas
valoraciones, en la cual la suma de los debitos debe ser igual a la suma de los
créditos.
Cheque: Efectos de comercio o mandato de pago, en virtud del cual el librador
puede retirar a su favor o de un tercero, todo o parte de los fondos que tiene
disponible en el poder del librado.
Compensación: es un modo de extinguir las obligaciones que tiene lugar cuando
dos personas son deudoras la una de la otra, con el efecto, por el ministerio de la
ley, de extinguir las dos deudas hasta el importe menor.
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Código: es el conjunto de instrucciones formuladas en un lenguaje numérico que
puede ejecutar directamente el terminal.
Facturas: Es una cuenta detallada de las mercancías compradas o vendidas, que
describe las cantidades, precios y condiciones de crédito. Sirve como base para los
registros de contabilidad, tanto del comprador como del vendedor, puesto que
aprueba la transparencia del dominio de las mercancías.
Orden de Pedido: Declaración en la que el comprador solicita el suministro de
una determinada mercancía a un precio acordado.
Partidas: Cuenta de ingreso o gasto en un estado de ganancias y perdidas.
Proveedores: agrupación de cuentas pertenecientes al grupo de acreedores y
deudores por operaciones de trafico que recoge las operaciones mantenidas con
los suministradores habituales de la empresa.
Reporte: es aquel documento que se utilizara cuando se quiera informar o dar
noticia de una determinada cuestión.
Saldo: es la diferencia entre la suma de movimientos deudores y la suma de
movimientos acreedores de una cuenta. Si el movimiento deudor es mayor, la
cuenta tendrá un saldo deudora; contrariamente, si el movimiento acreedor es
mayor la cuenta será acreedora.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
• ROGER, Viloria. (2012) Análisis de Anticipos y Cuentas por Pagar a
Proveedores Nacionales de la Empresa CVG Venalum Correspondiente al
Periodo 2004-2010. Universidad de Oriente, Núcleo Bolívar.
• GÓMEZ, Yessica. (2012) Análisis de los Anticipos y Cuentas por pagar a
Proveedores Nacionales de la Empresa CVG Venalum 2012. Universidad
Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho.
• FARAH, Samira. (2011) Análisis de la Cuenta Contable “Anticipo
Otorgados a los Trabajadores de la Empresa CVG Venalum C.A Durante
el Periodo 2007-2010”. Universidad Nacional Experimental de Guayana.
• ROJAS, Romina. (2011) Análisis de la Cuenta Anticipos Pagados a
Empleados de la Empresa CVG Venalum (Periodo 1999-2006).
Universidad Católica Andrés Bello.
• HERNANDEZ M, Jose A., (1999) Así es SAP/R3. Madrid, Editorial
McGraw-Hill.
• http//:venalumi.com
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ANEXOS
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ANEXO Nº 1
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA EMPRESA CVG VENALUM CA
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ANEXO Nº 2
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA GERENCIA DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS
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ANEXO Nº 3
PLAN DE ACTIVIDADES
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- 39 -
ANEXO Nº 4
MAYOR AUXILIAR DE LA CUENTA DE ANTICIPO A PROVEEDORES
Y CONTRATISTAS NACIONALES DE LA MUESTRA SELECCIONADA.
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ANEXO Nº 5
INGRESO AL SISTEMA SAP/R3
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ANEXO Nº 6
INGRESO DE CLAVE DE ACCESO AL SISTEMA SAP/R3
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ANEXO Nº 7
MENU DEL SISTEMA SAP/R3
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ANEXO Nº 8
INGRESO A LA CUENTA DEL ACREEDOR
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ANEXO Nº 9
VISUALIZACIÓN DE LAS CUENTAS DEL ACREEDOR
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ANEXO Nº 10
VISUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO
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ANEXO Nº 11
MENU ENTORNO EN EL DOCUMENTO VISUALIZADO
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ANEXO Nº 12
VISUALIZACION DE CHEQUE DEL DOCUMENTO
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ANEXO Nº 13
MENU DEL SISTEMA SAP/R3
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ANEXO Nº 14
VISUALIZACION DE DOCUMENTO DE COMPRAS POR PROVEEDOR
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ANEXO Nº 15
VISUALIZACION DE DOCUMENTO DE COMPRAS POR NUMERO DE
ORDEN DE PEDIDO
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ANEXO Nº 16
VISUALIZACION DE LA ORDEN DE PEDIDO
ANEXO Nº 17
VISUALIZACION DE STATUS DE LA ORDEN DE PEDIDO