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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

REGISTRO YCONTROL CONTABLE

SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 01/09/03IT-DRF-GCP-01 Versión 01

© Derechos Reservados 2003Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.Subdirección General de Administración Dirección de Recursos FinancierosGerencia de Contabilidad y PresupuestosViaducto Miguel Alemán No. 105, .1 piso, Col. Escandón, México, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00

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SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 01/09/03IT-DRF-GCP-01 Versión 01

REGISTRO Y CONTROL CONTABLE

CONTENIDO

Número Tema Página

1 Objetivo 2

2 Alcance 2

3 Referencias 2

4 Políticas 2

5 Responsabilidades 3

6 Definiciones 4

7 Método de Trabajo 6

7.1 Diagrama de Flujo 6

7.2 Descripción de Actividades 7

8 Registros 9

9 Anexos 9

SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 01/09/03IT-DRF-GCP-01 1 de 9 Versión 01


1. OBJETIVO

Establecer las actividades y políticas a través de las cuales se generan los reportes de las transacciones que realiza el Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. y de eventos económicos identificables y cuantificables que le afectan, con el propósito de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relación con el “Consejo”, dentro del marco legal y disposiciones aplicables.

2. ALCANCE

El contenido de esta Instrucción de Trabajo, aplica a aquellas áreas que en forma directa o indirecta, tengan bajo su responsabilidad la instrumentación de los diversos procedimientos de control y registro contable.

3. REFERENCIAS

3.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

3.2 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

3.3 Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento.

3.4 Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

3.5 Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal

3.6 Ley del Impuestos Sobre la Renta

3.7 Ley del Impuesto al Valor Agregado

3.8 Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación.

3.9 Manual de Contabilidad Gubernamental

3.10 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

3.11 Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental

3.12 Código Fiscal de la Federación

4. POLITICAS

Toda la información se deberá recibir de conformidad con el “calendario de entrega-recepción de documentación” ( anexo 1)

La documentación entregada por las áreas proveedoras de información deberá ser revisada, cotejada, revisada y/o validada a fin de que se cumpla con la normatividad existente.

Entregar conforme al calendario establecido la información contable al Outsourcing.



La información registrada contablemente deberá enviarse al área de Digitalización de Documentos dentro de los 30 días siguientes al cierre contable del mes en análisis.

5. RESPONSABILIDADES

Director de Recursos Financieros

5.1 Aprobar la presente Instrucción de Trabajo y sus Actualizaciones

5.2 Coordinar la operación de los sistemas contable y presupuestal y la preparación de los estados financieros y presupuestarios;

5.3 Autorizar los estados financieros elaborados por el outsourcing.

Gerente de Contabilidad y Presupuestos

5.4 Revisar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo.

5.5 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.

5.6 Instruir y supervisar que los procedimientos de contabilización estén apegados a la normatividad vigente.

5.7 Atender los requerimientos de información formulados por las áreas solicitantes.

5.8 Autorizar los estados financieros elaborados por el outsourcing.

5.9 Atender a los Órganos de Control Interno o externo, así como, a las áreas que soliciten información de carácter contable y presupuestal.

5.10 Autorizar los calendarios de entrega-recepción de información contable del ejercicio.

5.11 Coordinar la entrega de documentación e información, cuando esta sea requerida por los diferentes Órganos de Control interno o externos.

Subgerente de Contabilidad Financiera

5.12 Elaborar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo.

5.13 Coadyuvar con la Gerencia de Contabilidad y Presupuestos, en las funciones y responsabilidades que le corresponden.

5.14 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.

5.15 Recibir y revisar la información por contabilizar en los registros del CPTM.

5.16 Apegarse a las fechas de entrega-recepción de información según los calendarios establecidos.



5.17 Validar y firmar todas las pólizas de ingresos, diario y egresos, revisando su contenido y consecutivo

5.18 Revisar que los estados financieros sean elaborados y apegados a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental, a las Normas de Contabilidad Gubernamental y demás disposiciones que le sean aplicables.

5.19 Recabar las firmas de los estados financieros, una vez revisados y autorizados.

5.20 Elaborar las conciliaciones necesarias con las demás áreas en los términos y condiciones aplicables.

6. DEFINICIONES

6.1 Documentación Fuente u Origen.- Todo aquel documento que sirva de soporte para llevar a cabo un registro contable, como facturas, pedidos, contratos, ordenes de compra, notas, recibos, etc.

6.2 Información Contable.- Registros obtenidos durante el proceso de contabilización de las operaciones del CPTM, en forma analítica, condensada, descriptiva, gráfica o cualquier otra forma.

6.3 Estados Financieros.- Comprenden el balance general o estado de situación financiera, el estado de resultados, el estado de variaciones en el capital contable y el estado de cambios en la situación financiera y las notas correspondientes.

6.4 Pólizas.- Documento donde se realiza el registro contable. La póliza debe estar impresa y contener la documentación soporte, se utilizan cuatro tipos de póliza: de diario, de ingreso, de egresos y de orden.

6.5 Conciliación.- Documento que se origina por el proceso de registros entre dos áreas, por el registro de un mismo evento.

6.6 Áreas Solicitantes.- Aquellas que de conformidad con las políticas y normatividad vigentes, solicitan a la Gerencia de Contabilidad y Presupuestos información necesaria para el desempeño de sus funciones.

6.7 Digitalización.- Proceso electrónico de almacenamiento de documentos originales e información contable, a través de un scanner, para su posterior consulta a través de un servidor en una computadora

6.8 DRF.- Director de Recursos Financieros

6.9 GCP.- Gerente de Contabilidad y Presupuestos

6.10 SCF.- Subgerente de Contabilidad Financiera

6.11 SP.- Subgerente de Presupuestación



6.12 SSF.- Subgerente de Situación Financiera

6.13 GCAOE.- Gerente de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior

6.14 OE.- Oficina en el Exterior

6.15 GAP.- Gerente de Administración de Personal

6.16 Outsourcing.- Despacho Externo de Contabilidad

6.17 CPTM.- Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.



7. METODO DE TRABAJOEste diagrama presenta de forma general las actividades para el Registro y Control Contable. Para mejores detalles ver el punto 7.2

7.1 DIAGRAMA DE FLUJO


Conciliación

Documentación contable

Documentación de Origen

Inicio

2. RevisaDocumentación.

3. envia Documentación a

despacho externo

4. Recibe Pólizasy Estados

Financieros

5. ¿Estáncorrectos?

6. Firma Pólizas

7. Recibe CuadernilloFinanciero

CuadernilloFinanciero

8. Recopila firmas de Autorización

9. Envia InformaciónContable yFinanciera a

Digitalizar.

EstadosFinancieros

Pólizas

No

Si

3

1. Recibe documentaciónde la SSF, GCAOE y GAP

SCF

10. Realiza Conciliaciones

Fin

Calendario de entrega-recepción de Información

Cuadernillo Financiero


7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo



1.

1.1

1.2

1.3

1.4

Recibe documentación de SSF, GCAOE y GAP

Recibe la documentación de SSF, GCAOE y GAP, firmando el formato de “Calendario de entrega-recepción” el cual es elaborado anualmente, solo para el caso de la documentación recibida de la SSF.

La SSF entrega todos los cheques, transferencias, facturas emitidas, ingresos recibidos, documentación soporte, estados de cuenta, etc.

La GCAOE entrega las comprobaciones de gastos de las Oficinas en el Exterior, así como, sus estados de cuenta bancarios

La GAP entrega documentación relacionada a la nómina y formato de pago de impuestos.

Calendario de entrega-recepción

de Información.(Anexo 1)

Documentaciónoriginal

2.

2.1

Revisa documentación

Revisa que la documentación recibida se encuentre completa y la coteja contra la relación de entrega proporcionada por el área proveedora.

3.

3.1

Envía documentación a Despacho Externo

De acuerdo al programa calendario de entrega-recepción de información, se lleva esta actividad con fecha y horario, entregando toda la documentación, para su correspondiente contabilización y registro.

4.

4.1

4.2

Recibe pólizas y estados financieros

Una vez que se registraron todas las operaciones, por parte del outsourcing se emiten las pólizas correspondientes, y se elaboran los estados financieros.

Recibe físicamente las pólizas en carpetas identificadas con número de carpeta, periodo, tipo de póliza y números de póliza y los estados financieros.

Pólizas

Estados Financieros




5.

5.1

¿Están correctos?

Revisa los estados financieros, en caso de detectarse algún error aritmético, de registro o de aplicación de normas, criterios o políticas, ir al punto 3, de lo contrario continúa en el paso 6.

6.

6.1

Firma pólizas

Se revisa póliza por póliza en cuanto a contenido, soporte y consecutivo, asentando la rúbrica en la portada de cada póliza.

Subgerente de

Contabilidad Financiera

7.

7.1

7.2

Recibe Cuadernillo Financiero

Una vez revisados los estados financieros el outsourcing elabora un cuadernillo de información financiera, el cual incluye los propios estados financieros, comentarios a los mismos y otro análisis adicional.

Recibe el cuadernillo y revisa ocularmente, dejando constancia de recibido por parte del CPTM.


8.

8.1

Recopila firmas de autorización

El cuadernillo y estados financieros se someten a revisión por parte del GCP y del DRF y se recaba firma de ambos.


Subgerente de

9.

9.1

Envía información contable y financiera a digitalizar

Concentra la información exceptuando el cuadernillo finanicero y se envía al área de digitalización de documentos, para después subirla en forma de archivo electrónico al servidor.

Documentación




Contabilidad Financiera

10.

10.1

10.2

Realiza conciliaciones

Se elaboran las conciliaciones bancarias y de nóminas, una vez que se tienen los registros contables del mes, y los estados financieros.

Realiza papeles de trabajo, comparando cifras y elabora la conciliación contable-presupuestal en forma trimestral en coadyuvancia con el SP

Conciliación

8. REGISTROS

No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo

Tiempo de Conservación /

Disposición

S / N PólizaEncargado del Área de

Digitalización de Documentos.

5 años/artículo 30 y 67

del CFF

FO-DRF-GCP-01 Cuadernillo FinancieroEncargado del Área de

Digitalización de Documentos.

3 años/Archivo muerto

9. ANEXOS

Anexo No. Nombre No. de Control

1 Calendario de entrega-recepción de información FO-DRF-SCF-02


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