ANEXO

USO DEL eAF EN SOLICITUDES DE NUEVOS REGISTROS, SOLICITUDES DE VARIACIONES DE LA

AUTORIZACIÓN DE COMERCIALIZACIÓN (MRP/DCP/NP) y SOLICITUDES DE REVALIDACIÓN

QUINQUENAL

• INTRODUCCIÓN

• PUNTOS CRÍTICOS AL CUMPLIMENTAR LA SOLICITUD:

CUMPLIMENTACIÓN DEL NÚMERO DE PROCEDIMIENTO

PAGO DE TASAS Y JUSTIFICANTE

ENVÍO DE SUBSANACIONES AL eAF

ADICIÓN DE VARIACIONES DE LA MISMA CATEGORIZACIÓN:

CUMPLIMENTACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y PROPUESTA

ENVÍO Y SEGUIMIENTO DE LAS SOLICITUDES.

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Los actuales (AF) formularios de solicitud en Word, así como el formularioelectrónico Raefar, serán sustituidos desde el 01/01/2016 por formularioselectrónicos de solicitud (eAF), que utilizan tecnología PDF para capturar lainformación y XML para transferirla.

El contenido de los formularios no variará, aunque solo estará disponibleen Ingles, y habrá nuevas posibilidades, como la importación/exportaciónde datos, y el acceso en línea a los términos estandarizados.

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INTRODUCCIÓN

Según la hoja de ruta de la red de Agencias Europeas, la fecha de inicio para eluso obligatorio del eAF, es el 01 de Enero de 2016, sin embargo, la AEMPS,debido a los errores pendientes de subsanar en la actual versión del formularioelectrónico, establece un periodo transitorio de dos meses (01 Marzo 2016)durante el cual, se recomienda encarecidamente remitir el eAF y rellenarel correspondiente Raefar de forma paralela.

Esto se aplicará a los siguientes formularios de solicitud, tanto paramedicamentos de uso Humano como de medicamentos de uso Veterinario:

(Solicitud de Nuevo Registro)(Solicitud de Variación)(Solicitud de Renovación Quinquenal)

AF Raefar eAF

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La actual versión del formulario estará disponible en la web de EudraLex (NoticeTo Applicants) y en E-submission.

http://ec.europa.eu/health/documents/eudralex/vol-2/index_en.htmhttp://esubmission.ema.europa.eu/eaf/index.html

Para poder acceder correctamente a dichos formularios, será necesario disponerde la versión 10 de Adobe Acrobat/ Reader o superior.

Dichos formularios disponen de una opción de autovalidación, para confirmar, queel formulario ha sido correctamente cumplimentado, (ultima pagina del eAF:“FORM VALIDATION” así como una opción de bloqueo para asegurar que elcontenido del formulario no se modifique.

Será importante realizar ambas operaciones antes de proceder con el envío.

Al abrir el formulario, puede que aparezca el mensaje “Algunas características hansido desactivadas para evitar posibles riesgos de seguridad. Active estas opcionessolo si confía en el documento” pulsar en Opciones/Confiar siempre en estedocumento.*

*Puede encontrar mas información, sobre la optimización de Adobe Acrobat /Reader para el uso con eAF, en la sede electrónica de la AEMPS

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• Guía del usuario para la cumplimentación eAF: Nuevos Registros (HUM)

http://www.hma.eu/fileadmin/dateien/Human_Medicines/CMD_h_/procedural_guidance/Application_for_MA/CMDh_332_2015_Rev0_2015_07.pdf

• Guía del usuario para la cumplimentación eAF: Nuevos Registros(VET)

http://www.hma.eu/fileadmin/dateien/Veterinary_medicines/Miscellaneous/030715_AF_user_guide_consolidated_vet_version.pdf

• Guía Técnica eAF (HUM & VET)

http://esubmission.ema.europa.eu/eaf/docs/

• FAQ,s

http://esubmission.ema.europa.eu/eaf/docs/eAF%20Question%20and%20Answers%20-%20update.pdf

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CUMPLIMENTACIÓN DEL NÚMERO DE PROCEDIMIENTO

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• Para garantizar que las solicitudes se procesen correctamente, esfundamental, cumplimentar correctamente el nº de procedimiento, enel caso de nuevos registros * y variaciones MRP/DC.

*Habrá que enviar un eAF por dosis/ y forma farmaceutica .

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En el caso de nuevos registros nacionales, no se indicará número deprocedimiento, (salvo tener que remitirlo de nuevo, por error deficiencia opetición de la autoridad competente, en cuyo caso, se indicaría ya elnúmero asignado en Raefar).

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PAGO DE TASAS Y JUSTIFICANTE

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• Para nuevos registros no se indicará el número de justificante en elformulario (se incluirá en la secuencia).

• En el caso de las variaciones, será necesario incluir el número dejustificante de pago de tasas en el punto correspondiente delformulario electrónico, además de incluirlo en la secuencia.

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• En el caso de tasas complemetarias, se introducirán separadospor punto y coma.

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El justificante de pago de tasas, tendrá que incluirse en la correspondiente secuencia

En el caso de MRP y DC, se incluirá en la carpeta“common”, y también en “es”, si se trata de MRP.

\ M1-eu-12form-common-common-proofofpayment.pdf

\ M1-eu-12form-es-proofofpayment.pdf

DC

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En el caso de Nacionales se incluirá enla carpeta “form-es”.

\ M1-eu-12form-es-proofofpayment.pdf

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ENVÍO DE SUBSANACIONES AL eAF

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Para garantizar que las subsanaciones se procesen correctamente, esfundamental, cumplimentar correctamente el nº de procedimiento, así comoel número asignado por Raefar en el caso de Variaciones y AutorizacionesNacionales.

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ADICIÓN DE VARIACIONES DE LA MISMA CATEGORIZACIÓN: CUMPLIMENTACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y PROPUESTA

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Situación Actual y Propuesta en Variaciones del mismo tipo.

Ejemplo: 3 Variaciones del mismo tipo.

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Solo aparece una caja completa de situación, y a pesar de poder añadirmas cajas de texto, no es posible después localizar a cual correspondecada una.

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Por lo que habrá que ir sumando, mediante el botón + de la esquina superiorderecha, tantas cajas completas como variaciones se hayan solicitado.

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De esta manera podremos distinguir la situación actual y propuesta decada una de las variaciones.

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No es posible indicar, mas de una variación diferente tipo pero con mismadenominación (subtipo) en la misma caja de variación.

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En ese caso, será necesario incluir dos cajas de variaciones, o tres, siaplicara también para tipo II.

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ENVÍO Y SEGUIMIENTO DE LAS SOLICITUDES

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El envío de dichos formularios se realizará, junto a la secuenciacorrespondiente, a través de la plataforma europea CESP.*https://cespportal.hma.eu

* Excepcionalmente ,podrá aportarse presencialmente (CD/DVD + “cover “) cuando no sea posible el envío telemático.

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El seguimiento de las solicitudes seguirá realizándose a través deRaefar II.

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Raefar seguirá vigente hasta el 01 de Marzo de 2016, quedandodesde entonces, como herramienta de consulta de solicitudes (“Comova lo mío?”) de nuevos registros y variaciones, así como vía desolicitud para ciertos procedimientos de:

Correcciones de errores

Suspensiones de la AC

Anulaciones de la AC

Nuevos Códigos Nacionales (para aquellos productos autorizados por

procedimiento de Reconocimiento Mutuo y Descentralizado, que

tengan autorizados los formatos y que dicha información conste en

Ficha Técnica)

Modificación de Procedimientos Centralizados

Muestras Gratuitas

Transferencias de Titularidad

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