GUA METODOLGICA PARA EL USO DEL BALANCED SCORECARD [BSC] EN PROYECTOS DE TECNOLOGA DE INFORMACIN ALINEADA POR EL PMBOK

GUA METODOLGICA PARA EL USO DEL BALANCED SCORECARD [BSC] EN PROYECTOS DE TECNOLOGA DE INFORMACIN ALINEADA POR EL PMBOK

Como resultado del diagnstico y el cuadro comparativo entre BSC y PMBOK se plantearon varios indicadores cuyo objetivo es apoyar la Gerencia de Proyectos de TI. Se tomaron solamente tres indicadores para dar cumplimiento al objetivo del proyecto a saber: Disear y construir una gua metodolgica que permita identificar por lo menos tres indicadores que den valor agregado a la gestin de proyectos de Tecnologa de Informacin, alineados con la metodologa PMBOK y el BSC.

Autora: Liz Angela Rodrguez Vargas

Director de Proyecto de Grado: Jacqueline Becerra

Tabla de Contenido

Objetivo......3

Alcance...3

A QUIEN VA DIRIGIDA...3

descripcin...3

Procedimiento.7

implementacin..15

instrumento: CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS del proyecto18

instrumento: LECCIONES APRENDIDAS......19

instrumento: gestin de riesgos (cuantitativo-cualitativo) NO PLANIFICADOS.....20

COMPONENTES DEL INDICADOR: CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS del proyecto....20

COMPONENTES DEL INDICADOR: lecciones aprendidas.....23

COMPONENTES DEL INDICADOR: gestin de riesgos (cuantitativo cualitativo) NO PLANIFICADOS........25

BENEFICIOS DE LA GUA METODOLGICA..28

glosario.....29

anexos.....31

anexo N. 1...31

OBJETIVO

Proponer tres indicadores para el uso del Gerente de Proyectos, que den un valor agregado a la gestin de proyectos de TI alineados con la metodologa PMBOK.

ALCANCE

Apoyar al Gerente de Proyectos de TI durante la ejecucin del mismo, con herramientas fundamentadas en la metodologa Balanced Scorecard y el estndar de proyectos PMBOK que brindan una medida de alerta positiva o negativa durante el cumplimiento de los resultados del proyecto.

A QUIEN VA DIRIGIDA

Esta gua metodolgica va dirigida a las personas que cumplen con la funcin de Gerentes de Proyecto de TI y que hayan trabajado con la metodologa del PMBOK.

DESCRIPCIN

La metodologa est basada en una investigacin previa sobre la teora de Proyectos, proyectos de tecnologa de informacin, estndares para la direccin de proyectos y las problemticas que se han presentado en los ltimos tres aos (2007,2008 y 2009) en la gerencia de proyectos de TI, y el estudio de la metodologa Balanced Scorecard y su uso.

La gua metodolgica se encuentra estructurada en cinco pasos, a saber: 1. Primer Paso: Escoger un proyecto de tecnologa de informacin que est aprobado y en fase de desarrollo. De acuerdo a las necesidades propias del gerente y a las problemticas que se hayan presentado durante la gerencia de proyectos anteriores, usted puede usar alguno de los indicadores contenidos en este material o disear aquel que permita medir su necesidad planteada (ver Tabla 1). Una vez se conoce hasta el paso quinto, el Gerente de Proyectos puede retomar este paso y agregar nuevos indicadores al mapa de tabla 1 y seguir con los pasos siguientes. 2. Segundo Paso: Construir la tabla de puntuacin de los indicadores con base en las perspectivas de Balanced Scorecard que estn relacionadas (ver Tabla 2), y adems, construir la frmula de clculo para cada indicador (ver Tabla 3).

3. Tercer Paso: Escoger el instrumento de medicin ms apropiado para cada indicador. Disear y diligenciar el instrumento de medicin. Finalmente, calcular el resultado haciendo uso de la frmula de clculo planteada en el paso dos.

4. Cuarto Paso: Completar la plantilla de cada indicador con todos sus componentes (ver Tabla 6). Plantear la calificacin de los resultados, las observaciones y metas que se deben poner en marcha dependiendo de la valoracin.

5. Quinto Paso: Una vez se han evaluado los indicadores, se prosigue a apreciarlos de manera conjunta. Disear y transcribir los resultados obtenidos en una tabla que mida el desempeo de la funcin del Gerente de Proyectos de TI para estos indicadores (ver Tabla 7). Segn el resultado obtenido se considera la gerencia como: excelente, buena o deficiente.

PROCEDIMIENTO

Para iniciar, se debe escoger un proyecto de Tecnologa de Informacin aprobado y, en etapa de desarrollo. Realizar los siguientes pasos para alcanzar el objetivo de la gua.Primer Paso:

Escoger un proyecto de tecnologa de informacin que est aprobado y en fase de desarrollo. De acuerdo a las necesidades propias del gerente y a las problemticas que se hayan presentado durante la gerencia de proyectos anteriores, usted puede usar alguno de los indicadores contenidos en este material o disear aquel que permita medir su necesidad planteada. Para el desarrollo prctico de este Trabajo de Grado se plantean algunos indicadores (ver Tabla 1).

P. FinancieraP. del clienteP. de Proceso InternoP. del Aprendizaje y Crecimiento

IniciacinNmero de nuevos Productos y/o serviciosNmero de nuevos Productos y/o serviciosCantidad de Lecciones Aprendidas.

Nmero de programas efectuados de capacitacin.

Porcentaje de crecimiento del conocimiento intelectual.

Evaluaciones de desempeo del equipo

AlcanceCumplimiento de los objetivos del Proyecto.Cumplimiento de los objetivos del Proyecto.

TiempoCumplimiento de las fechas de los entregables.

CostosCumplimiento en el control de costos.

Cumplimiento en el margen del proyecto.

CalidadNmero de cambios por actividad planificada.

Recursos Humanos

ComunicacinCumplimiento Divulgacin objetivos del proyectoCumplimiento Divulgacin objetivos del proyecto

Riesgosriegos nuevos identificados en el proyecto

Adquisicin

Tabla 1. Mapa de Indicadores, Fuente: Autora

1. Nmero de Nuevos Productos y/o servicios (Financiera, Procesos Internos + Integracin): Corresponde a un nmero de servicios o productos nuevos que se han identificado a lo largo del desarrollo del proyecto y que pueden servir para generar nuevos proyectos.

2. ndice de cumplimiento de los objetivos del Proyecto (Cliente y Financiera + Alcance): Conocer la cantidad de requerimientos cumplidos en el tiempo contractual, con la calidad y presupuesto documentado entre el cliente y la junta directiva del proyecto cuando se plante y aprob el alcance del mismo.

3. Comunicacin de los objetivos (Cliente, Procesos Internos + Comunicacin): Corresponde a una medida que identifica la calidad y facilidad de los medios de comunicacin usados en el desarrollo del proyecto. Nmero de tcnicas disponibles y planificadas para obtener una comunicacin exitosa del cliente con el grupo del proyecto.

4. % de riegos cuantitativos y cualitativos no identificados (Procesos Internos + Riesgos): Los proyectos en la etapa de planificacin hacen detalle de los posibles riesgos que se puedan dar dentro de la ejecucin de un proyecto, se documentan en una matriz de desglose de riesgo. Esta medida se encarga de verificar que riesgos no fueron contemplado en la matriz y con impacto tuvieron sobre el desarrollo de los procesos.

5. % de riesgos insuficientes (Procesos Internos + Riesgos): Los proyectos en la etapa de planificacin hacen detalle de los posibles riesgos que se puedan dar dentro de la ejecucin de un proyecto, se documentan en una matriz de desglose de riesgo. Esta medida se encarga de verificar que cantidad de riesgos planteados dentro de la matriz de desglose de riesgos, tuvieron un alcance limitado y estaban mal focalizados. Instrumento de Medicin: Matriz de Riesgos.6. Cumplimiento de las fechas de los entregables (Procesos Internos + Tiempo): Corresponde a una medida que debe evaluar la eficiencia en la entrega de los productos y/o servicios que fueron concertados en la fecha estipulada y con la calidad esperada.

7. ndice de cumplimiento en el control de costos (Financiera + Costos): Cada proyecto posee un presupuesto aprobado por la Alta Gerencia. El cumplimiento a ese costo inicial permite indicar que la gerencia ha usado razonablemente los recursos o igual si en el desarrollo del proyecto se usa ms dinero del que estaba presupuestado. Debe evidenciarse la gestin del Gerente para hacerlo de manera razonable.

8. Cumplimiento en el margen del proyecto (Financiera + Costos): Medir por periodo de tiempo el cumplimiento a la rentabilidad definida para cada proyecto durante la ejecucin del mismo.

9. Nmero de cambios por actividad planificada (Procesos Internos + Calidad): Medida que apoya a evaluar el nmero de cambios generados en el desarrollo del proyecto en un periodo de tiempo determinado sobre una actividad en especfico. Instrumento de medicin: Lista de Cambios aprobados en el periodo de tiempo.10. Cantidad de Lecciones Aprendidas (Aprendizaje y Crecimiento + Integracin): Corresponde a una medida que apoya la base de xito de un proyecto en el mejoramiento de aspectos del mismo. Las acciones de mejora deben ser documentadas y evaluadas en un tiempo determinado. Se hacen uso de recursos colaborativos para el apoyo de esta actividad. Instrumento de medicin: Base de Datos, Sistema de Gestin de Conocimiento. 11. Nmero de programas efectuados de capacitacin (Aprendizaje y Crecimiento + Integracin): Corresponde a un indicador porcentual de cumplimiento que mide si las capacitaciones contratadas se han dado en su totalidad al contratante. 12. Cantidad del crecimiento del conocimiento intelectual (Aprendizaje y Crecimiento + Integracin): Dar una calificacin a los mejores entregables realizados por los Ingenieros que hacen parte del equipo de trabajo en el desarrollo del proyecto. Esto est dado por rangos y calificaciones provenientes de un experto en la Gerencia de Proyectos de TI.13. Nmero de Evaluaciones de desempeo (Aprendizaje y Crecimiento + Integracin): Este indicador necesita de un conjunto de evaluaciones o encuestas para el cliente, donde este califica el desempeo del grupo del proyecto durante la planeacin, ejecucin y entrega de los productos. Se desea evaluar el nivel de satisfaccin del cliente en un periodo determinado. Segundo Paso:

Construir la tabla de puntuacin de los indicadores con base en las perspectivas de Balanced Scorecard relacionadas al indicador (ver Tabla 1) y adems darle a dicha relacin un peso porcentual sumando un total de 100 para cada indicador. Un ejemplo de esta tabla, puede ser (ver Tabla 2):

INDICADORPERSPECTIVA DEL BSC CON LA QUE SE RELACIONA

ClienteProcesos InternosFinancieraAprendizaje/Crecimiento

Acercamiento al alcance del proyecto

(100%)5050

Lecciones aprendidas

(100%)5050

Gestin de riesgos (Cuantitativos-cualitativos)

(100%)403030

Tabla 2. Puntuacin de Indicadores

Fuente: Autora

Tercer Paso: Para algunos indicadores corresponde a identificar la herramienta, base de datos en la que se encuentra recolectada la informacin y con la cual podamos crearlo.

Para otros, se debe disear el instrumento de medicin ms apropiado. Se formula y calcula el resultado haciendo uso de una frmula de clculo.

Esta frmula de clculo depender del tipo de instrumento de medicin, algunas pueden ser el cumplimiento de n cantidad de objetivos sobre el total de objetivos, otras pueden ser la cantidad de respuestas afirmativas menos la respuestas negativas, etc. En algunos casos se tendr en cuenta los pesos porcentuales dados a cada perspectiva. Un ejemplo puede ser: Frmula de Clculo para

Formula a AplicarTotal

---

Tabla 3. Enunciacin de la Frmula de Clculo del Indicador

Fuente: Autora

Un ejemplo del instrumento de medicin alineado con las perspectivas de BSC y lar rea de conocimiento del PMBOK puede ser:

INSTRUMENTO DE MEDICIN DE

OBJETIVO:

FECHA:

PREGUNTASSINON/AOBSERVACIONES

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

N de respuestas afirmativas

N de respuestas afirmativas

N total de respuestas afirmativas

Tabla 4. Instrumento de MedicinFuente: AutoraDe los resultados obtenidos a travs del instrumento de medicin se puede calcular la formula, a saber:Frmula de Clculo para

Formula a AplicarTotal

60%

Tabla 5. Frmula de ClculoFuente: AutoraCuarto Paso: Diligenciar la plantilla de cada indicador con todos sus componentes (ver Tabla 10). Plantear en los componentes, los resultados de la frmula y a partir de esto se pueden escribir las observaciones en el componente de , correspondientes a planes de accin para mejorar.

Objetivo del indicador

Formula de calculo

Criterios

Unidad de medicin

Perspectiva a la que pertenece

rea de Conocimiento del PMBOK con los que se relaciona

Periodo de medicin

Fuente de Informacin

Instrumento

RANGO

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