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7/21/2019 ANEXO-20.-Procedimiento-Control-de-documentos.doc

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NOMBRE DE LA EMPRESA REVISIÓN: 00

PROCEDIMIENTO CONTROL DEDOCUMENTOS

HOJA 1 DE 8

VIGENCIA: 00 DEMES DE AÑO

NOMBRE DE LA EMPRESA

MODELO SUGERIDOCONTROL DE LOS DOCUMENTOS

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

1. PROPÓSITO Y ALCANCE

Copia Controlada

ANEXO 20.Modelo sugerido Control de losdocumentos




PROCEDIMIENTO CONTROL DEDOCUMENTOS

HOJA 2 DE 8

VIGENCIA: 00 DEMES DE AÑO

PROPÓSITO CLAVE

Es!"#$%$& #'s #()$!*($)'s +!&! %')&'#!& #! ,(s+')("(#(,!,- !%%$s'- $*(s()-!+&'"!%() / &$(s() ,$ #'s ,'%*$)'s ()$&)'s ,$ NOMBRE DE LA EMPRESA- /#'s &$#!%(')!,'s %') #! $s() ,$# s(s$*! $) S$&(,!, / S!#, $) $# T&!"!3'.

A#%!)%$

Las directrices establecidas en este procedimiento aplican para el personal queelabora, revisa, aprueba, utiliza y actualiza documentos de la empresa.

2. RESPONSABLES

P$&s')!# &$s+')s!"#$ ,$# %*+#(*($)'

Cargo Departamento o sección

Coordinador de SST SST

Gerente general Gerencia

ersonal de !"M#$% D% L& %M$%S& Todos




PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOSHOJA 4 DE 8

VIGENCIA: 00 DE MES DE0000

4. PROCEDIMIENTO

ID. ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA DESCRIPCION (CÓMO)

RESPONSABLE

REGISTRO

1

2

'n(ormación paraelaboración deldocumento

%l coordinador de SST se encarga de controlar laelaboración de documentos )manuales, procedimientos,instructivos, planes, registros* del Sistema de Gestión enSeguridad y Salud en el Traba+o. "btiene la in(ormación pormedio de observación directa y entrevistas con el personalque realiza las actividades que se documentarn.

R$s+')s!"#$:Coordinador deSSTP!&(%(+!: ersona)s* queutilizarn eldocumento

3

SI

NO

Si e-isten cambios en el documento, el coordinador de SSTlos incorpora, asta conseguir con quien participan de laelaboración el consenso acerca de los cambios y obtener eldocumento previo a ser aprobado.

R$s+')s!"#$:Coordinador deSSTP!&(%(+!:ersona)s* queutilizarn eldocumento

4

%l coordinador de SST revisa inmediatamente y env/a al

gerente para que apruebe la edición preliminar deldocumento y la presentación del medio impreso y elarcivo en medio magn0tico.

R$s+')s!"#$:

Coordinador deSSTP!&(%(+!: Gerente

5

Si no e-iste una versión anterior al documento o es unonuevo se identi1ca con la $evisión 2, y se codi1ca seg3n elane-o 4 al 1nal del presente procedimiento. Si e-iste unarevisión anterior, se sigue el n3mero consecutivocorrespondiente.

R$s+')s!"#$: Coordinador deSST

Copia Controlada

%laborar documento

567aycambio

s8

'nicio

Codi1car y actualizarrevisión

&probar edición

4



ID. ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA DESCRIPCION (CÓMO) RESPONSABLE

REGISTRO

6

%l Coordinador de SST realiza la presentación de1nitiva deldocumento, con las 1rmas de quien elabora, revisa yaprueba en la primera o+a del documento. &l entrar envigencia una nueva revisión, ba+o previa autorización, debe

retirar el documento anterior y convertirlo en documentoobsoleto, al cual tiene acceso solo el personal que requiereverlo para (undamentar los cambios de la nueva revisión.Las (ecas de cada documento sern registradas en laprimera o+a de cada documento.

R$s+')s!"#$: Coordinador deSST

7

%l listado de documentos vigentes, su código y las reas enque se utilizan se controlan a trav0s del registro Listadomaestro de documentos. Cuando alg3n documento serevisa y es editada una nueva revisión o se distribuye entrepersonas o reas di(erentes, el coordinador de SST emiteun nuevo Listado maestro de documentos. Cada rea llevasu listado maestro de documentos y de registro y se leenv/a al coordinador de SST para su consolidación.

R$s+')s!"#$: Coordinador deSST R$(s&':9M':SST:$G:2;<Listado maestrode documentos

%ditar

'ncluir en el listadomaestro

Listadomaestro dedocumentos

2

2

4







REGISTRO

%l Coordinador de SST noti1ca y entrega a las personascopia del documento impreso que van a utilizar en su lugarde traba+o y se encarga, adems, de capacitar a todo elpersonal que por sus (unciones y responsabilidadesrequiere tener documentos controlados en su lugar detraba+o, con un pie de pgina en el documento de COPIACONTROLADA. La noti1cación puede realizarse a trav0sdel correo interno. %n el Listado maestro de documentos seescribe a quienes se distribuye cada uno de losdocumentos.

R$s+')s!"#$:Coordinador deSST

!

Se identi1can los documentos e-ternos recibidos o que seencuentren en la empresa= manuales, norma t0cnicas,catlogos de productos, que requieran ser identi1cados ycontrolados como parte del sistema de gestión, y seincluyen en el Listado Maestro de Documentos %-ternos.

R$s+')s!"#$: Coordinador deSSTP!&(%(+!: Gerente, +e(es derea

1"

Los responsables y > o usuarios de los documentos debenprocurar mantener la integridad (/sica de los asignados y el

cumplimiento de las directrices all/ establecidas.

R$s+')s!"#$: ersona)s* queutilizan el

documento

Copia Controlada

Documentode1nitivo)copias*

Documentose-ternos

'denti1cardocumentos ?

!oti1car y distribuir

Mantener

3

3




REGISTRO

11

!"

SI

Si e-isten cambios en las actividades, procesos, nuevasl/neas de productos o servicios, cambios en las (uncionesde los cargos e-istentes o nuevos cargos, se acenecesario revisar los documentos actuales para evaluar lanecesidad de modi1car su contenido, as/ como los registrosinvolucrados.

R$s+')s!"#$: ersona)s* queutilizan eldocumento

12

La revisión puede ser sugerida por quienes realizan eldocumento o quienes lo elaboran, aprueban o quienes lousan. Se deben +usti1car los cambios propuestos@ en casode aprobar el )los* cambio )s*, al 1nal del documentoaparece un resumen de los cambios realizados comoevidencia de los mismos.

R$s+')s!"#$: ersona)s* que

utilizan eldocumento.

13

Los cambios son realizados mediante la misma rutaoriginal, y se aprueban como la primera vez, a menos que,por ausencia de alguna de las personas participantes, seaya designado a alguien ms para la revisión yaprobación. Se toman en cuenta los enlaces con otrosdocumentos, es decir, que est0n relacionados porpertenecer a una misma rea proceso o actividad. Sedeben revisar antes de dar por terminada unamodi1cación.

R$s+')s!"#$:Coordinador deSST, ersona)s*que utilizan eldocumento.

14

!

"

SI

&l entrar en vigencia una nueva revisión, ba+o previaautorización del responsable, se debe retirar el documentoanterior y convertirlo en documento obsoleto, al cualtienen acceso solo el personal que requiere verlos para(undamentar los cambios de la nueva revisión.

R$s+')s!"#$: Coordinador deSST, ersonaresponsable deldocumento

$evisar

6Senecesitaactualiza

r8

4;

$eelaborar A

6%sdocument

oobsoleto8

44

4

4







REGISTRO

15Se eliminan los documentos obsoletos que est0n en medio(/sico y electrónico, se destruyen para evitar su consulta yutilización indebida.

R$s+')s!"#$: Coordinador deSST y>o +e(e derocesos

16

Copia Controlada

Destruir

Fin



7. DEINICIONES Y TERMINOLOG9A

D$)(%() ,$ ;&*()'s s!,'s $) $s$ ,'%*$)'

T0rmino De1niciónA+&'"!%() &utorización de los documentos del sistema por parte de la gerencia

para su utilización, lo cual es necesario antes de proceder a suaplicación.

C,(' &signación de letras y n3meros a los documentos, mediante el cual seobtiene mayor control.

D'%*$)' 'n(ormación y su medio de soporte.D'%*$)'($)$

%s aquel documento reproducido del original aprobado, que cuandosu(re modi1caciones es remplazado para evitar el uso de documentosobsoletos.

P&'%$,(*($)' 9orma especi1cada para llevar a cabo una actividad o proceso.R$(s&' Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeBadas.

5. REGISTROS

T/tulo Departamento, rea o persona que debe retener eldocumento

Listado maestro dedocumentos

SST

<. CONTROL DE CAMBIOS

R$(s()$%=

!D$s%&(+%() ,$# %!*"('

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