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ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS – Un punto de vista simple -

Preparado Sólo para fines Docentes Versión 1.0

JMA 2010

El análisis de requerimientos especifica cuáles son las necesidades para poder implantar un nuevo

sistema de información en una empresa. Las necesidades no sólo se refieren al software, sinotambién al hardware y a los empleados responsables de la gestión y manejo del sistema deinformación actual. Es por ello que, antes que nada, se debe entender el sistema de informacióndonde se intenta plantear una mejora o automatización.

Estas tareas se llevan a cabo generalmente mediante entrevistas al cliente. En ésta etapa se debenresponde a preguntas como ¿qué se está haciendo actualmente? ¿cómo se está haciendo? ¿quéanomalías ocurren con frecuencia? ¿se llevan bien las tareas? ¿existe algún problema con elsistema actual? Si existe, ¿Cuál es la causa principal?… 

El análisis de requerimientos tiene tres fases fundamentales. En primer lugar está el análisis delSistema de información (SI) existente, luego una crítica del SI actual  y, finalmente, un estudio de

las nuevas soluciones  que se plantean. A continuación se describen más en detalle cada una deellas.

1.  Análisis del Sistema de Información actual

Objetivos de este análisis: Conocer el entorno en que se va a implantar la nueva solucióninformática. Saber quiénes en la empresa se van a ver afectados, perjudicados ybeneficiados por el cambio en el sistema de información. Aquí no se evalúa si los procesosse están realizando mal o bien. Tan solo se describe cómo se hace.

En ésta fase se realiza un estudio del funcionamiento del sistema de información actual. Enél se deben incluir descripciones de las actividades y estructura de la empresa, losdocumentos existentes y su forma de almacenamiento, el flujo de la información en el SI y

los costos asociados al SI. 

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1 1 Actividades y estructura de la empresa

Se tratan temas como el volumen de clientes, número de proveedores, número detrabajadores,… Se puede incluir un estudio del organigrama   de la empresa,siempre profundizando en aquellos servicios que influyen en la aplicaciónrequerida. También suele ser interesante conocer los  puestos de trabajo  directamente afectados por la aplicación en proyecto: responsabilidades, trabajosafectados, etc. La descripción se puede centrar en la parte del SI que se estáestudiando, dejando de lado otras partes de la empresa.

1 2 Análisis de los documentos existentes y su almacenamiento

Se refiere a los documentos que circulan entre los servicios entre los que se estárealizando el estudio. Se deben tener en cuenta tanto los documentos internos  comolos externos.

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Un documento interno es aquel que sirve únicamente en el interior del organismo.

Se utilizará, por tanto, dentro del departamento que lo ha creado o para transmitirinformación entre diferentes departamentos de la empresa.

Un documento externo es el que está destinado a personas que no pertenecen alorganismo. En este caso habrá documentos de entrada para introducir informacióna los procesos y documentos de salida que se obtienen como resultado delprocesamiento de la información.

Podemos considerar documentos a las pantallas que presenta el sistema y a loslistados que se obtienen dentro de un sistema de información.

Por cada documento se debe estudiar la justificación de su existencia (¿para quéexiste ese documento?), el departamento que lo genera, los medios utilizados en su

creación, el personal o departamentos destinatarios, el objeto de su utilización, lascaracterísticas de los campos, copias de los mismos que circulan… 

De este estudio pueden salir conclusiones referentes a documentos que no existen,pero que se utilizan por los usuarios (documentos no normalizados, que no estánintegrados, formalmente, dentro del SI). También es importante hacer notar quédatos no se utilizan y por qué causa (por ejemplo, porque son datos redundantes).

Además de los documentos hay que estudiar el almacenamiento de los documentos(o de los datos contenidos en ellos). Es necesario apuntar, dónde se guardan losdatos de los documentos, en qué soporte, volumen de los mismos, cómo seidentifican, cómo se clasifican, cómo se recuperan, qué procedimientos existen para

su mantenimiento, procedimientos de seguridad.Del mismo modo que ocurría en el caso anterior. De este estudio se pueden detectarciertas anomalías como que hay datos (documentos o parte de ellos) almacenadosque no se utilizan, problemas de consistencia porque hay redundancia de losmismos (se actualizan datos en un sitio y no se propaga la actualización a todas lascopias de los datos), o incluso informaciones fundamentales que no se almacenan.

1 3 Análisis del Flujo de la información

Este estudio se hace a la vez que se hace el de los puestos de trabajo y los archivos.Se indica los distintos caminos que siguen los datos de los documentos hasta obtenerciertos resultados. Existen diferentes tipos de diagramas. Uno de los tradicionales y

clásico son los Diagramas de Flujo de Datos o Información . En el que las entidadesinternas (un depto) se representan mediante un círculo, las externas (un cliente)mediante un rectángulo y el flujo de los documentos se representa mediante flechasentre las distintas entidades etiquetadas con un identificador del documento.

1 4 Costos del sistema de información actual

Antes de poner en marcha un proyecto de un sistema de información hace falta realizar un

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estudio de viabilidad. En él hay que demostrar que el nuevo sistema va a ser

económicamente rentable, aunque también se puede estudiar su rentabilidad social opolítica. Para ello hace falta, entre otras cosas, conocer el costo de funcionamiento delsistema de información actual. Normalmente el costo a evaluar es el económico y en él seanalizan los gastos de personal, los de material, accesorios, locales, correos ycomunicaciones.

2. Crítica del sistema de información actual

Etapa donde se reflejan las anomalías detectadas en estudio anterior y un estudio de lascausas que lo producen. En los siguientes párrafos se propondrán soluciones para todas oalgunas de estas anomalías con el nuevo SI propuesto.

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Nueva solución propuesta

Para estudiar el nuevo SI, se utiliza como base la información obtenida en las fasesanteriores y se adaptan a las condiciones y necesidades expuestas por los usuarios.

En esta fase se propone una o varias soluciones generales a los problemas planteados en lasfases anteriores. Dichas soluciones son las que se presentan a la gerencia de la empresaque decide si se continua el proyecto o no.

En estafase hay que dejar bien claros cuáles son las necesidades del usuario, restriccionesque tienen las soluciones, el nuevo flujo de las información y un estudio de los recursosnecesarios. A continuación se detallan cada uno de ellos.

2 2  Necesidades del usuario y requisitos básicos del sistema

En el párrafo 2.1 se han mostrado las necesidades del usuario. Ahora correspondeexaminar una o varias soluciones que satisfagan las necesidades. En general consiste en:

 

una descripción general de los procesos que hay que mecanizar / mejorar.

  Un reconocimiento aproximado de los resultados deseados por el usuario

  Un reconocimiento de los datos de entrada y de los datos internos que hay que utilizar.

2 3  Restricciones de las soluciones

Las restricciones que acompañan a las soluciones se refieren a los límites fijadospara la máquina y para el usuario. Por lo tanto debe quedar claro cuál será lafrontera hombre-máquina en el proyecto. También se debe indicar en qué medidase van a tratar los datos o que simplificaciones se han supuesto en el sistema deinformación (cada usuario no puede tener más que un coche…). 

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Nuevo flujo de información

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Se intenta mostraren forma gráfica el sistema que se va a instalar y que resolverá

las necesidades del usuario. Se representará un nuevo diagrama de flujo de lainformación. 

2 5  Estudio de los recursos necesarios

Para cada una de las nuevas soluciones, y teniendo en cuenta los objetivos definidos,se realiza un estudio de los recursos necesarios para realizar la solución. En estafase se tienen que considerar tanto los recursos necesarios para construir el nuevoSI, los necesarios para su implantación (no tan importantes, ya que son durante untiempo limitado) y los de mantenimiento del sistema (estos sí que son losimportantes).

3. Estudio de viabilidad

Llegados a este punto se conoce cuál es el gasto del sistema de información y cuál es el costo conel nuevo sistema de información así como el del desarrollo e implantación del mismo

Generalmente, para que el proyecto tenga una viabilidad económica el coste de mantenimientotras la implantación del nuevo SI tiene que ser menor que el anterior. Además, normalmente secalcula cuánto tiempo se tardaría en amortizar la inversión en el desarrollo e implantación delnuevo sistema con el ahorro que se produce. Por ejemplo, si el mantenimiento del SI1 cuesta5.000.000 al año, construir un nuevo SI, SI2 cuesta 3.000.000, y tras su implantación el coste delmantenimiento del mismo es de 4.000.000, entonces se puede decir que en tres años se recuperala inversión en el nuevo sistema de información. Esta información, junto con el análisis del riesgodel proyecto, muy importante para que la gerencia tome la decisión de acometer o no el proyecto.