análisis de un sistema de control y gestión de expedientes de los empleados de la delegación...

TEMA DE INVESTIGACIÓN

“ANÁLISIS DE UN SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE LOS

EMPLEADOS DE LA DELEGACIÓN POLICIAL DISTRITO EL CARMEN SAN

JOSÉ”

POR: GUERRA MONTANO, JOSÉ GUILLERMO

ENERO 2016

CONTENIDO

1. Introducción2. Marco teórico3. Marco metodológico4. Análisis y resultados5. Conclusiones y recomendaciones6. Propuesta

ESTRUCTURA1. Antecedentes 2. Justificación3. Planteamiento del problema4. Objetivos5. Variables6. Alcances7. Limitaciones

Conclusión y Recomendación

Análisis y Resultados

Marco Teórico

Marco MetodológicoIntroducción Propuesta

1. ANTECEDENTES

Este proyecto surge ante la inquietud que tienen los altos mandos de la Delegación Policial Distrito el Carmen San José. De poder contar con un sistema de expedientes de empleados completamente automatizado.



Marco Teórico


2. JUSTIFICACIÓN

• Expedientes físicos• Necesidad de tener la información en el

momento oportuno de manera precisa, para la toma de decisiones

• Reducir costos• Digitalización



Marco Teórico


3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Debido a la necesidad de cambios en la institución es clara y óptima la implementación de un sistema informático porque actualmente la documentación es manejada en expedientes físicos



Marco Teórico


4. OBJETIVO GENERALAnalizar la forma en que se administra los expedientes de empleados de la Delegación Policial Distrito el Carmen San José, con el fin de que se diseñe y desarrolle un sistema informático que facilite la gestión.



Marco Teórico


4. OBJETIVOS ESPECÍFICOSInvestigar el sistema de gestión de los expedientes del personal de la DPDCSJ con el fin de que se desarrolle un sistema informático que facilite los procesos.



Marco Teórico


4. OBJETIVOS ESPECÍFICOSIdentificar las necesidades y requerimientos de la Delegación Policial Distrito el Carmen San José para el diseño y desarrollo de un sistema automatizado.



Marco Teórico


4. OBJETIVOS ESPECÍFICOSPropuesta de diseño y desarrollo de un sistema automatizado de expediente con el fin de que se implemente en la Delegación Policial Distrito el Carmen San José optimizando los procesos.



Marco Teórico


5. VARIABLES1. Sistema de gestión 2. Necesidades del sistema 3. Diseño del sistema4. Desarrollo del sistema



Marco Teórico


6. ALCANCESDotar a la institución con una solución informática de análisis, diseño, desarrollo e implementación de una aplicación para el control de expedientes



Marco Teórico


7. LIMITACIONESPara la elaboración de esta investigación no se encuentran limitaciones ya que el tiempo previsto es suficiente para la evolución de este proyecto.



Marco Teórico


MARCO INSTITUCIONALEsta unidad inicia en octubre del año 2009 debido a una estructuración de sectores, ya que antes de esta fecha para todo el sector de San José solo había una delegación llamada Delta 1.



Marco Teórico


TÉRMINOS1. Software“es el equipamiento lógico e intangible de un

ordenador. En otras palabras, el concepto de software abarca a todas las aplicaciones informáticas, como los procesadores de textos, las plantillas de cálculo y los editores de imágenes”.



Marco Teórico


TÉRMINOS 1. Registro

“Un registro es un conjunto de datos relacionados, estructurados de una forma lógica, a los que se acceden y se tratan de manera unitaria”



Marco Teórico




Marco Teórico


OBSERVACIÓNSistema de gestión

• Encargado conoce la información • Conoce la ubicación de la información• Conoce los procesos necesarios para la

manipulación de la información



Marco Metodológico

Marco TeóricoIntroducción Propuesta

ENTREVISTASistema de Gestión

• Los expedientes están ubicados en la oficina de recursos humanos en un gabinete

• Información foliada y en oficios y almacenada en expedientes físicos



Marco Metodológico


ENTREVISTANecesidades del sistema

• Es necesaria una solución informática• Tipo de información que se almacena

datos personales, nivel académico, datos laborales entre otros



Marco Metodológico


ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO• Utilización de la tecnología para la

elaboración de expedientes de empleados• Conocimiento de la terminología “manejo

de la información”• Conocimiento de manejo de información

dentro del departamento de recursos humanos

• Ventajas de digitalización de expedientes



Marco Metodológico




Marco Metodológico


Variable Conclusión Recomendación

Sistema de gestión

No existe uniformidad de formatos.

Disminución en la eficiencia y productividad

Trámite lento y muy poco satisfactorio

Unificar las fuentes de información

Agrupar y organizar la información



Marco Metodológico



Necesidades del sistema

No existe conexión entre los datos electrónicos y físicos.

Los expedientes sufren desgaste al extraer información

Incluir los expedientes en un sistema informático

Limitar la manipulación de los expedientes físicos



Marco Metodológico



Diseño del sistema

Baja seguridad de los datos

No se cuenta con ninguna solución informática

Mejorar el control para el proceso de inclusión de información de los expedientes



Marco Metodológico



Desarrollo del sistema

La ubicación de la información

Diferentes formatos de datos

Procesos lentos

Capacitar al personal

Implementar el sistema de control de expedientes

“PROPUESTA DE DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE

EXPEDIENTES DE LOS EMPLEADOS DE LA DELEGACIÓN POLICIAL

DISTRITO EL CARMEN SAN JOSÉ”



Marco Metodológico


OBJETIVO GENERALDesarrollar un Sistema Digitalizado para la Delegación Policial Distrito el Carmen San José de acuerdo con el análisis realizado bajo la metodología, con el fin de que se optimicen los recursos informáticos y faciliten los procesos.



Marco Metodológico


ALCANCEDiseñar, desarrollar e implementar una solución informática (SICEEDPOC), que administre la información de los empleados



Marco Metodológico


DESARROLLO DE LA PROPUESTA

PROCESOS DEL ÁREA DE REGISTROS



Marco Metodológico


PASO ACCIÓN DEL ACTOR

ACCIÓN DEL SISTEMA

1El actor acciona en el sistema la opción de

reportes.

2

El sistema despliega la pantalla de captura de

información con los botones para que el actor

seleccione el tipo de reporte que necesita.

3

El actor selecciona el botón del reporte que desea

para que el sistema le genere el informe

respectivo.

ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS DE SICEEDPOC

Tablas del sistema• Empleados• Datos laborales del Empleado• Nivel Académico• Parientes del Empleado• Incapacidades



Marco Metodológico


INTERFAZ DEL SISTEMA

Ingreso al sistema



Marco Metodológico


INTERFAZ DEL SISTEMA Pantalla Principal



Marco Metodológico


INTERFAZ DEL SISTEMA Datos Personales del Empleado



Marco Metodológico


INTERFAZ DEL SISTEMA Pantalla Datos Laborales del Empleado



Marco Metodológico


COSTO DE LA PROPUESTA



Marco Metodológico


Nº

DESCRIPCIÓN

COSTO TOTAL (COLONES)

COSTO TOTAL (DÓLARES)

1.

Análisis 651.600 1.200

2.

Diseño 543.000 1.000

3.

Programación 977.400 1.800

4.

Documentación 434.400 800

5.

Capacitación 54.300 100

6.

Implementación propuesta 81.450 150

TOTAL COSTO: 2.742.150 5.050

FODA DE LA PROPUESTA



Marco Metodológico


FORTALEZA OPORTUNIDAD

Esta solución informática para la Delegación

Policial distrito el Carmen San José viene a

integrar el trabajo profesional del personal.

Esta propuesta viene a generar la oportunidad al

departamento de recursos humanos a realizar sus

tareas eficazmente en cuanto a la administración y

control de la información de los expedientes de

empleados.

DEBILIDAD AMENAZA

Una de las debilidades en esta propuesta es el

cambio de jefaturas que se realiza con mucha

frecuencia.

Cambios en los procesos, el no uso de la solución

por parte de los altos mandos de la Delegación

Policial Distrito el Carmen San José.

ESTUDIOS DERIVADOS

• Control Biométrico• Sistema de Control de Personas

Investigadas• Sistema de Control de Expedientes de las

Unidades Móviles• Control de Inventarios para el

Departamento de Intendencia



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