anÁlisis de hallazgos de auditoria

15M.C.T.C. Adrián Zaragoza Tapia

GRUPO DE TRABAJO DE CALIDAD

REUNIÓN DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD PARA EL ANÁLISIS DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

2 de marzo de 201210:00 Hrs.

Biblioteca Central UGTO


OBJETIVO GENERAL

Mejorar la competencia técnica de los auditores internos de calidad de la RESBIUC para a la comprensión y redacción de hallazgos de auditoría, así como para la retroalimentación que debería de hacerse a los organismos certificadores de los sistemas de gestión de calidad, a través del intercambio de información, experiencia y conocimientos entre auditores internos.

RESBIUCREUNIÓN DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD PARA EL ANÁLISIS DE HALLAZGOS DE AUDITORIA


OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Analizar la redacción de los hallazgos de auditoría asentados, tanto

por los organismos certificadores como por auditores internos, a las bibliotecas de la RESBIUC, durante los últimos 3 años, y que se detecten de difícil comprensión para el personal de las bibliotecas;

2. Identificar los requisitos para la redacción objetiva de hallazgos tanto de auditorías internas como externas;

3. Identificación de los requisitos para los formatos de registros de hallazgos de auditoría, para lograr su objetividad y facilitar su seguimiento;

4. Identificar las vías para la retroalimentación a los organismos certificadores y auditores internos, a efecto de lograr un mejor servicio de los mismos.



MECÁNICA DE LA REUNIÓN 1. Presentaciones y del objetivo y la mecánica de la reunión;

2. Presentación de hallazgos por parte de participantes;

3. Discusión documentada sobre los hallazgos presentados;

4. Exposición con diapositivas sobre la redacción de hallazgos de auditoria;

5. Ejercicio de redacción de hallazgos de auditoria;

6. Acuerdos para futuros trabajos de calidad conjuntos en la RESBIUC.



CRITERIOS PARA LA REDACCIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

GRUPO DE TRABAJO DE CALIDAD



3.9.5 hallazgos de la auditoríaresultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría (3.9.4) recopilada frente a los criterios de auditoría (3.9.3)

NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad (3.6.1) o no conformidad (3.6.2) con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora.

auditoria

criterios

evidencia hallazgo

resultadosdiscretos o continuos

conformidad

no conformidad

ISO 9000:2005

ÁREA DE CONTRASTACIÓN

ÁREA DE INTERPRETACIÓN

0 ….. 1

ZONA DE SESGO DISCRECIONAL

ZONA DE SESGO OBSERVACIONAL

PERCEPCIÓN DEL AUDITADO

PERCEPCIÓN DEL AUDITOR

evaluación

evaluación

¿observación?



ISO 9000:2005

2.8.2 Auditorías del sistema de gestión de la calidad

Las auditorías se utilizan para determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos del sistema de gestión de la calidad. Los hallazgos de las auditorías se utilizan para evaluar la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para identificar oportunidades de mejora.

hallazgos

eficacia

oportunidadesde mejora

primera base para la redacción de hallazgos de auditoria

“un hallazgo de auditoria debería proporcionar ayuda para mejorar la eficacia de las bibliotecas y para identificar oportunidades de mejora de sus colecciones y servicios”



ISO 9000:2005

3.2.13 mejora continuaactividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos (3.1.2)

NOTA El proceso (3.4.1) mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades para la mejora es un proceso continuo a través del uso de los hallazgos de la auditoría (3.9.5), las conclusiones de la auditoría (3.9.6), el análisis de los datos, la revisión (3.8.7) por la dirección u otros medios, y generalmente conduce a la acción correctiva (3.6.5) y preventiva (3.6.4).

hallazgo

acción correctiva

acción preventiva

segunda base para la redacción de hallazgos de auditoria

“un hallazgo de auditoria debería proporcionar ayuda para establecer las acciones correctivas o preventivas en la gestión de colecciones y servicios bibliotecarios”



ISO 9001:2008

8.2.2 Auditoría interna

Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se deben definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

criterios de auditoria

alcance

frecuencia

metodología

programa de auditoria

tercera base para la redacción de hallazgos de auditoria

“un hallazgo de auditoria debería estar dentro del alcance, frecuencia y metodología fijada para la auditoría requerida por las colecciones y servicios bibliotecarios”



LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA INTERNA

1. ¿se ha considerado el efecto del sesgo observacional?

2. ¿se ha considerado el efecto del sesgo discrecional?

3. ¿representa un resultado discreto o continuo?

4. ¿contribuye a mejorar la eficacia de las colecciones y servicios bibliotecarios?

5. ¿representa una oportunidad de mejora de la biblioteca?

6. ¿facilita la implantación de acciones correctivas o preventivas?

7. ¿se han electo los criterios de auditoria requeridos por la biblioteca?

8. ¿es congruente con el alcance de auditoria determinado por la biblioteca?

9. ¿se redacta en función de la frecuencia de auditoria determinada?

10. ¿considera la metodología determinada por la biblioteca?



ELEMENTOS PARA LA REDACCIÓN DE UN HALLAZGO DE AUDITORIA

No. ELEMENTO DESCRIPCIÓN

1 CONDICIONES DE OBSERVACIÓN Refleja de qué manera se observó la evidencia de hallazgo y las condiciones del contexto de observación

2 CONDICIONES DE INTERPRETACIÓN Indica con precisión si se tomó en cuenta los criterios de auditoria u otros elementos percibidos

3 TIPO DE RESULTADO Se refiere a un cumplimiento discreto o considerado como una valor continuo

4 REFERENCIA A LA EFICACIA Explica de qué manera afecta al cumplimiento de los objetivos de las colecciones y servicios bibliotecarios

5 REFERENCIA A LA MEJORA Aclara si se refiere a un incumplimiento o a una debilidad que puede mejorarse en función de los servicios bibliotecarios

6 REFERENCIA A LAS ACCIONES CORRECTIVAS - PREVENTIVAS

Permite identificar si se requiere una acción preventiva o correctiva

7 REFERENCIA A LOS CRITERIOS Hace explícitos los criterios determinados en el programa de auditoria y aclara excepcionalmente otros requeridos

8 REFERENCIA DE ALCANCE Se redacta dentro del alcance del programa de auditoria y aclara excepcionalmente otro requerido

9 REFERENCIA DE FRECUENCIA Se redacta en función de la frecuencia establecida y requerida

10 METODOLOGÍA Es congruente con la metodología aplicada



EJEMPLO DE REDACCIÓN DE HALLZGO

ÁREA DESCRIPCIÓN RESULTADO

6.2

8.4 (a)

(1) Dado que no se tuvo la oportunidad de observar al personal de la biblioteca clasificando y catalogando acervos, (2) pero sí se revisaron 10 registros catalográficos completos, mismos que cumplen con las reglas de catalogación presentadas, (3) se considera que el personal del departamento de procesos técnicos es competente por lograr un producto conforme, (4) por lo que se esperaría obtener buenos resultados en el proceso de organización documental de los acervos de la biblioteca. (5) sin embargo el proceso puede mejorarse, ya que no se constató que se lleve a cabo un (6) análisis de los datos de la satisfacción de los usuarios de la biblioteca con el catálogo. Pero considerando que, en la presente auditoria se programó solamente (7) la revisión del área 6.2 de la norma de referencia en (8) dicho departamento, y que (9) no se planeó revisar la (10) medición de la satisfacción del usuario en ésta auditoria, de deja como una oportunidad de mejora para la biblioteca.

C

OM



¡A PRACTICAR!

anÁlisis de hallazgos de auditoria

Education