analisis administrativo de unaempresa

7/25/2019 Analisis Administrativo de Unaempresa

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ANALISIS

ADMINISTRATIVO DEUNA EMPRESA

DESCRIPCIN GENERAL

Nombre de la empresaBook Store Ca. Ltda.

Actiidad !"e reali#aBook Store se dedica a la comercializacin de productos de oficina, escolares, arte ypintura, computacin, electrnica, papelera y fiestas, cartonera en general,arquitectura, ingeniera, manualidades y varios.

Tama$o de la EmpresaGran mpresa

%orma Le&alCompa!a de "esponsa#ilidad Limitada.

N'mero de Empleados$oscientos noventa y nueve empleados, de los cuales treinta y cuatro sonadministrativos y doscientos sesenta y cinco son operativos.

Importa(cia Eco()mica e( la Re&i)(Como se sa#e, Cali es un mercado que quiere ser ocupado por el empresarionacional quepermanentemente comercializa sus #ienes y servicios, por lo tanto esmuy importante recalcar el volumen de que utiliza la ciudad de los antesmencionados, ya que incorpora fuentes de tra#a%o, ocupacin de mano de o#ra, lascuales representan actividades productivas. &or consiguiente, podemos mencionarque Book Store Ca. Ltda., es la cadena '( en el pas, ya que se dedica a cu#rir lademanda potencial de materiales para oficina, estudio y arte, lo cual conduce a laimplementacin de nuevas fuentes de tra#a%o, de tal manera que mientras trata decumplir dic)a demanda, tam#i*n aporta con la comunidad a la o#tencin de uningreso o remuneracin, #eneficiando al pas, ya que contri#uye con la reduccindedesempleo.

Sit"aci)( act"al* Estabilidad + Crecimie(to


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&ara determinar la situacin actual de Book Store Ca. Ltda., tanto internamentecomo e+ternamente frente a la competencia, se realiza el anlisis -$/, en el cualrevela las fortalezas, de#ilidades, oportunidades y amenazas.

%ortale#as

&recios competitivos.$isponi#ilidad de #uenas lneas de cr*dito en el sector financiero.Buena reputacin 0Calidad1&recio1Garanta2.Lnea de cr*dito con proveedores.Buena infraestructura.Control eficiente de la mercadera.star u#icado en una zona de continuo movimiento comercial.Contar con una variedad de lneas de productos de acuerdo a las e+igencias delcliente.

Debilidades

-alta de decisin por parte de los mandos medios./lto congestionamiento de clientes en temporadas pico como lo es temporadaescolar.

Oport"(idades

/provec)ar el ingreso de nuevos productos al mercado.Ser uno de los me%ores clientes de grandes empresas como son3 B4C, G"5&/S/

y C/"6/7/L./provec)ar los cursos de capacitacin que proporcionan los proveedores.

Ame(a#as

Competencia directa e indirecta./umento en las tasas de inter*s para pr*stamos.Contraccin de la demanda como consecuencia de la inesta#ilidad poltica quevive el cuador.

&odemos mencionar,que esta empresa proyecta solidez y crecimiento en el

mercado, adems sus principales o#%etivos giran en torno al concepto derenta#ilidad y eficiencia, apuntando a seguir siendo una fuente esta#le de tra#a%opara todos sus cola#oradores, ofreciendo siempre un e+celente servicio al cliente ymanteni*ndose a la vanguardia. 8o o#stante,se so#repone ante otras empresas que se dedican a la misma la#or.


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Con respecto al crecimiento, podemos darnos cuenta de su *+ito al analizar sutrayectoria, ya que esta compa!a fue creada )ace 9: a!os y en los ;ltimos < a!os)a a#ierto = almacenes con una amplia co#ertura.

Perspectias + Pro+ectos ,"t"ros-Su plan de e+pansin )asta el >:(? determina la apertura de dos nuevos locales por

a!o, algo que se cumpli en >::@ con la inauguracin de nuevos almacenes en Cali.

ADMINISTRACION DE LA EMPRESA

PLANEACIN

(. Se plantean macro o#%etivos.>. So#re estos, cada rea plantea su#1o#%etivos que le permitan alcanzar la metaprincipal.


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Somos una compa!a innovadora de ventas al retail, especializada en papelera,

suministros escolares, oficina, tecnologa, arte y variedades, capaz de entregar a

nuestros clientes, satisfaccin de compra a trav*s de calidad y #uen servicio.

Valores-.

Compromiso.

"esponsa#ilidad.

Donestidad.

Servicio.

Niel de Participaci)( del Perso(al e( el Proceso de Pla(eaci)(

NIVELES DE INCIDENCIA EN LA

PERSONAL DE

APOYO(MEDIA BAJA

INCIDNECIA)

ALTA GERENCIA(MUY ALTA

INCIDENCIA)

GERENCIA

MEDIA(ALTA

INCIDENCIA)


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ALTA

GERENCIA

GERENCIA

FINANCIERA

MANDOS

MEDIOS

GERENCIA

COMERCIAL

MENDOS

MEDIOS

DESARROLLO

ORGANIZACIO

NAL

MANDOS

MEDIOS

COMPRAS Y

LOGISTICA

MANDOS

MEDIOS

PERSONAL

ORGANI/ACIN

Or&a(i&rama

7uan Earcet si cuenta con un manual de organizacin en donde se descri#e lamayora de los puestos de tra#a%o en la empresa.

DIRECCIN

La funcin administrativa de la direccin es el proceso consistente y la capacidadpara influir, guiar y motivar al personal para que contri#uyan a lograr los o#%etivosde la empresa.$e acuerdo con lo estudiado, Book Store realiza accionesimportantes como3

Se de#e generar respeto )acia el equipo.


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l lder no impone, *l se encarga de que la gente sienta admiracin )acia *l,dado a sus principios y e+periencia.

Comparte conocimientos.

s %usto, #usca oportunidades iguales para todos.

Comparte su liderazgo.

$e#e )a#er apertura para proponer.Tipo de Lidera#&os un liderazgo democrtico que consulta a sus su#ordinados respecto a lasacciones y decisiones y alienta a su participacin. Seg;n la re%illa administrativa suliderazgo fluct;a entre F.F, @.( y @.@ dependiendo del momento comercial de laempresa.

Los momentos comerciales rigen el tipo de liderazgo empleado3

Eomentos de #a%a demanda.1 Liderazgo ms enfocado en el cumplimiento

delos o#%etivos que en el inter*s del personal. Eomentos de demanda acepta#le.1 Liderazgo manteniendo un equili#rio

entre el cumplimiento de los o#%etivos y el inter*s por el personal.

Eomentos de alta demanda.1 Liderazgo manteniendo un peque!odesequili#rio )acia el cumplimiento de los o#%etivos que por el inter*s delpersonal.


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Motiaci)(Book Store cuenta con una gerencia )umanizada que se encarga de3

ue los empleados sientan seguridad la#oral.

ue se den #uenas oportunidades que permitan a sus empleados crecer en elm#ito personal, profesional y econmico.

Salario %usto.

8o a la e+plotacin.

s poltica de esta empresa tratar de comercializar productos de oficina, escolares,

arte y pintura, computacin, electrnica, papelera y fiestas, cartonera en general,

arquitectura, ingeniera, manualidades y varios, por lo que adems de cumplir con

sus requerimientos y e+pectativasH preserva al mismo tiempo la salud, integridad y

seguridad del personal.&ara lograrlo, el gerente lder se )a impuesto el compromiso

de3

$esarrollar y mantener un Sistema de Gestin 4ntegrado, actualizndolo

constantemente. Garantizar el cumplimiento de requisitos de sus clientes

&romover la seguridad de sus cola#oradores, proveedores y visitantes,previniendo riesgos la#orales a trav*s de capacitaciones y formacin,logrando un me%or am#iente la#oral.

4mplementar y actualizar mecanismos de comunicacin eficientes con losempleados, clientes, autoridades y comunidad circundante.

sta#lecer y revisar metas para calidad, medio am#iente y seguridad y saluden el tra#a%o.

0Es la motiaci)( "(a (ecesidad 1tica2

La gerencia de Book Store cree que es o#ligacin del empleado #uscar esanecesidad *tica. stn convencidos de que tanto el empleador como el empleado lade#en #uscarla, y se de#e entender de que con esfuerzo pueden ganarse conderec)o esa motivacin. La aplicacin inadecuada de la motivacin no aporta altalento )umano del empleado, es ms, lo desanima.

Importa(cia de la motiaci)( e( el re(dimie(to de la empresa- La motivacin no es el ;nico factor que incide en el correcto rendimiento de

la empresa.

sta vara de acuerdo tanto a las actividades como a los niveles de gerencia ala que va dirigida.

CONTROL

Book Store monitorea el rendimiento y el desempe!o de cada uno de losempleados frente a los o#%etivos planteados.


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Cada gerente est encargado de realizar un esquema de control interno paraverificar que se realicen eficientemente las tareas que lleven al cumplimientode los o#%etivos.

Se mane%an principios y valores, y se aseguran de que las personas saquenprovec)o de las actividades que realizan.

n el esquema de control de la empresa se mane%an < aspectos importantes3

Pree(tio-.Se previenen errores. Correctio-.Se divide en sancin y correccin del proceso de tal manera

que se evita cometer un error nuevamente.

Co(trol estrat1&ico-.Se realizan las actividades previendo los niveles deriesgo de cada proceso.


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CONCLUSIONES

La industria en la cual Book Store Ca. Ltda. realiza sus actividades es muycompetitiva, por lo que presentar productos novedosos, de e+celente calidad ycon garanta, o#tiene como resultado un incremento en la lista de clientes, por lanecesidad de adquirir productos novedosos y confia#les. Sin em#argo, las

4nstituciones -inancieras y la inesta#ilidad poltica amenazan con la solidez dela empresa.

La planeacin en Book Store Ca. Ltda. es de suma importancia, ya que en #ase alas metas propuestas por la alta gerencia, los tra#a%adores se plantean su#1o#%etivos, fi%ando de esta manera el curso concreto de accin que de#e seguirsepara cumplir con el propsito fundamental de la empresa. $e esta maneratam#i*n se esta#lecern las gestiones ms acertadas que se )a#rn de realizar enel futuro.

La visin de esta empresa tiene como o#%etivo desafiante, ser la primera opcinde compra, en #ase a esto de#en dise!ar estrategias y tomar decisiones a fin deque se cumpla a largo plazoH sin em#argo esta visin carece de )orizonte tiempo,por lo cual no podemos conocer en qu* tiempo tienen previsto llegar a esteo#%etivo y tampoco se define el nic)o al cual se va a dirigir, creando confusionesacerca del camino a seguir. I en cuanto a la misin no nos indican a qu* grupode clientes satisface, pero de%a muy en claro el propsito fundamental de laempresa.

La organizacin dentro de una empresa puede llegar a ser de vital importanciaen el *+ito o fracaso de la misma, podemos decir que una compa!a #ienorganizada posee una preeminencia competitiva frente a aquellas que nocuenten con un plan de organizacin #ien esta#lecido. ntidades ordenadas notienen o#%etivos imposi#les, poseen en su manual organizacional la capacidadde e+plicar a sus empleados que tareas especficas de#e desempe!ar cada uno enpos del cumplimiento de una estrategia que persiga un o#%etivo determinado.Book Store Ca. Ltda., posee como dise!o organizacional un organigrama deestructura alta, departamentalizado por funciones, el cual tiene la venta%a depermitirle tener un desempe!o general gil y eficiente, ya que *ste tipo de dise!oorganizacional prioriza una estrec)a supervisin, un estricto control y unarpida comunicacin entre su#ordinados y superiores.

l proceso de control que realiza Book Store se considera tres aspectos

importantes3 (2 Se previenen los errores, en donde cada gerente o encargado delcontrol esta#lecen estndares o parmetros para ver si )ay variaciones o erroresen el proceso que realicen, >2 l de correccin del proceso, en este paso lo que seva a medir es el desempe!o de cada empleado a fin de verificar si ellos estnrealizando su tra#a%o correctamente comparando con los estndaresesta#lecidos y si estos no se cumplen se procede a una sancin para el empleadoy a su vez la correccin del mismo, evitando errores nuevamente,


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estrat*gico, se controla cada uno de los procesos tratando de que los niveles conmayor riesgo sean los de mayor control.

Book Store cuenta con una gerencia huani!a"a #ue $e encarga "e#ue %o$ e&%ea"o$ $ientan $eguri"a" %a'ora%( )a #ue reconoce e%tra'a*o ) entrega con un $a%ario *u$to( a"e+$ $e %e$ otorga

o&ortuni"a"e$ #ue %e$ &eritan crecer en $u +'ito &er$ona%&ro,e$iona% ) econ-ico( crean"o a$. un %ea ace&ta"o ) reconoci"oen %o$ "erecho$ huano$ /No a %a e0&%otaci-n12


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RECOMENDACIONES

&ara las actividades e%ecutadas durante la planeacin se de#eran esta#lecerplazos, a fin de llevar a ca#o las actividades en el tiempo requerido y as podercumplir los o#%etivos deseados.

La empresa de#e esta#lecer prioridades en cuanto a los o#stculos que de#en sersuperados para lograr alcanzar las metas.

Se de#e realizar un seguimiento de los planes de accin, compro#ando si es queestos estn contri#uyendo a que se logren los o#%etivos.

s imprescindi#le que todas las empresas tengan un plan organizativo eficaz y#ien esta#lecido, para evitar que su personal se vea confundido al momento derealizar sus funcionesH el organigrama es la )erramienta que e+plica la divisinde la#ores y los niveles que ocupan cada uno de los tra#a%adores de unaorganizacin, pero con la desventa%a que no permite una amplia y fluidacomunicacin, ya que estos no muestran importantes relaciones e+istentes entrelas personas y unidades que forman parte de la organizacin. &ara evitar ested*ficit comunicativo es recomenda#le que las empresas traten de esta#lecer unaestructura organizacional conveniente. $ependiendo de la comple%idad,formalizacin y centralizacin las empresas pueden adoptar una estructuraorganizacional mecnica u orgnica, consideramos que lo ms recomenda#le esadoptar un dise!o organizacional ms parecido, no necesariamente en sutotalidad, al de un dise!o orgnico ya que este agilita la comunicacin dentro dela organizacin, logrando una mayor cola#oracin entre sus miem#ros ydescentralizando la autoridad.

8o especifica la empresa cuales son los m*todos para medir el desempe!o de losempleados, y si dic)os resultados cumplen con los o#%etivos de la empresa, esdecir, las metas y o#%etivos esta#lecidos en la planificacin de la empresa. /l ser7uan Earcet una empresa que se dedica a la comercializacin de diferentesproductos se recomienda me%orar las )a#ilidades de los empleados,capacitndolos ya sea semanal, mensual y anual seg;n sea lo requerido por laempresa, para as cada empleado sepa los o#%etivos planteado por dic)oesta#lecimiento.

s recomenda#le para esta Compa!a que realice ciertos tipos de control que enla actualidad son muy utilizados por varias empresas, garantizando un producto

de me%or calidad para los clientes y tam#i*n que les genere ms ganancias ypocas perdidasH entre ellas tenemos las auditorias 0pueden ser administrativa,operativa2, ya que indican la situacin actual de la empresa. 8o o#stante, sepuede )acer un control de calidad de los productos que ingresan a la empresa,los cuales de#en estar en perfectas condiciones para su venta, adems de quecumplan con los estndares y e+igencias esta#lecidas ya sea por la empresa o porlos clientesH y un control de la cantidad de producto que ingresa, el cual no


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de#era so#repasar ms de la demanda requerida porque eso implicara mscostos por el ingreso de esos productos.

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