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Ref.

Automatización de facturas y digitalización certificada en Grupo VIPS

6 Jun. 2019

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Sobre AmyPro Solutions

Somos una consultora nacional, especializada en guiara las organizaciones a través del proceso detransformación digital utilizando estrategias ysoluciones de negocio líderes en la industria en lagestión de contenido y robotización de procesos enentornos SAP.

Nuestra experiencia adquirida a lo largo de los años habeneficiado a nuestros clientes acelerando susprocesos y reduciendo costes drásticamente.

Somos tú socio en la transformación digital.

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© 2019 AmyPro Solutions | Automatización de facturas y digitalización certificada en Grupo VIPS

8 años de crecimiento sostenido

2011

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22# Consultores ECM

10Años de experiencia Media en IEM

8Acuerdos internacionales

15+Certificaciones en soluciones

75%Ingresos provienen de clientes habituales

$Am

yPro

ECM

Solu

tions

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50+Proyectos internacionales

ImplementacionesDe tecnologías ECM

65+

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Equipo PREMIUM

Es necesario disponer de recursos con el máximo expertise en la solución tecnológicay experiencia en la ejecución de proyectos similares.

El equipo de AmyPro como expertos en las soluciones que implantamos, cumple estas premisas, lo permite minimizar los riesgos asociados al conocimiento o gestión de

proyectos.

Compromiso

El compromiso es un acto no una palabra.Nuestro compromiso e involucración con elcliente son nuestro máximo valor paracumplir con los objetivos.

Experiencia

Disponemos de numerosas referencias de proyectos ECM a nivel internacional realizados en clientes con casuísticas de negocio y tecnológicas complejas.

Conocimiento diferencial

Con un profundo conocimiento en el entorno tecnológico, hemos adquirido reconocimiento por satisfacer las expectativas de los clientes

4 pilares básicos

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Grupo VIPS en cifras

7 cadenas

VIPS, VIPS Smart, Ginos, Starbucks Coffee, Fridays , wagamama, BSF

400 establecimientos

España y Portugal

9.300 empleados

415 millones de euros

Facturación en2017

120.000 visitantes diarios

50 años de experienciaAmyP

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Grupo VIPS recibe anualmente más de 300K de facturasde proveedores de las cuales:

100K facturas se reciben en formato papel o adjuntas a un email.

Estas facturas debían ser tratadas manualmente por el personal del área financiera.

Las facturas en papel debían ser almacenadas para su archivo, custodia y recuperación.

Las facturas en formato electrónico también eran almacenadas.

Las facturas en papel no podían ser destruidas, lo que conllevaba costes en su custodia y conservación.

Grupo VIPS dispone de SAP como ERP y toda la gestión y control

de estas facturas se realizaba directamente en SAP.

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Orígenes del proyecto

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Recepción de facturas en papel

Impresión de facturas recibidas porcorreo electrónico

Custodia de facturas originales

Aprobación manual sobre el papel

Falta de informes y datos analíticos

Alto volumen de procesamiento manual

Gestión de incidencias con proveedores

Facturas recibidas en múltiples idiomas

Problemática

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Optimizar la gestión de facturas deproveedor para 12 sociedades

Evitar la custodia de facturas en papel

Automatizar la recepción de facturasrecibidas por email.

Automatizar el flujo de aprobaciones defacturas.

Disponer de herramientas de reporting

Reducir en coste y tiempo el procesamiento defacturas

Mejorar la comunicación con los proveedores

Objetivos

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Sobre Grupo SER

SER Headquarters, Bonn

1984 fundación

#1Mayor fabricante europeo independientede soluciones ECM

En el top

15de proveedores mundiales ECM Alemán en

Gartner’s MQ and Forrester’s ECM Único proveedor

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© 2019 AmyPro Solutions | Automatización de facturas y digitalización certificada en Grupo VIPS

Aspirante y Actor Fuerte

SER aparece como un Aspirante (Challenger) en el cuadrante mágico de Gartner para plataformas ECM

Es reconocido como un Actor Fuerte (Strong Performer) en The Forrester Wave™: Enterprise Content Management

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Valoraciones

https://www.gartner.com/reviews/market/content-services-platformsDiciembre 2018

SER es valorado altamente por clientes en el informe Gartner Peer Insights para plataformas ECM:

▪ Valoración general: 4.3 sobre 5▪ Recomendaciones: 85%▪ Capacidades de Productos: 4.6 sobre 5

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https://www.gartner.com/reviews/market/content-services-platforms


Gestión Documental universal- Clientes personalizados para cada usuario- Aprobaciones, anotaciones, gestión de versiones, etc.- Entorno de parametrización sin programación

DOXiS4 iECM

Archivo Electrónico-Con valor Probatorio (compliant)-Altamente escalable-Independiente del hardware de almacenamiento

BPM- Modelo híbrido que combina:

- Modelación por diagramas- Modelación ad-hoc (por usuario)

- Entorno de parametrización sin programación

Integraciones- Con ERPs: SAP, Oracle, MS Dynamics- Con Microsoft: Exchange, Sharepoint, Office- APIs genéricas: Java, Webservices

Expedientes electrónicos- Solución eFolder universal- Gestión dinámica de expedientes

Soluciones verticales y Mailroom- Gestión de correo entrante- Gestión de facturas con digitalización certificada- Gestión de contratos, RRHH, Calidad, etcAm

yPro

ECM

Solu

tions


SAP certifica que DOXiS4 InvoiceMaster, la solución vertical de Gestión de Facturas de SERGroup, se integra con SAP mediante el complemento de despliegue ABAP en diversosescenarios.

DOXiS4 InvoiceMaster es una solución certificada por la Agencia Tributaria española (AEAT)para la digitalización certificada de facturas.

DOXiS4 iECM InvocieMaster

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1. Captura (Escaneo)DOXiS4 Capture

2. Extracción (OCR)DOXiS4 IM Read

3. Validación (Workflow)DOXiS4 IM SAP Control

EscaneadoFirmaClasificaciónEnvío

ExtracciónVerificaciónValidaciónArchivadoSAP interface

SAP workflowAprobaciónContabilizaciónArchivadoUsuario No SAP

4. DOXiS4 Content Server(Repositorio Único de Facturas Centralizado Homologado)

Usuario SAP(Consulta de Facturas)

Usuario DOXiS4(Consulta de Facturas.

Cliente Windows o web)

DOXiS4 iECM InvoiceMasterProceso general

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Mailroom

Separación &Escaneado

Importar e-mail

Importar ficher

DOXiS4 iECM InvoiceMasterProcesamiento de facturas CON pedido

1. Escaneo 2. Extracción 3. Workfow de Aprobación

2. OCR

Conversión de imagen en texto.

6. Desviación

Chequear desviación en precio y/o cantidad.

7. Contabilización

Añadir la información faltante.Chequear.Contabilizar.

Archivado (Doxis4 Archive)

5. Exportación

Envío de datos capturados al Workflow.

3. Clasificación

Por tipo de documento.(p.e. factura)

4. Extracción

Datos Cabecera.Cantidades.Reglas de validación.Aprendizaje.

Validación

manual

ProtocolosFactura + Metadatos

1. Mailroom

Separación &Escaneado.Importar e-mail.Importar ficher.

Procesamiento automático de factura

Maestro de DatosPedidos

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1. Escaneo 2. Extracción 3. Workfow de Aprobación

2. OCR

Conversión de imagen en texto.

6. Enrutado

Manual o automático.

7. Chequeo

Comprobación de datos de la factura.

8. Aprobación

Aprobación o rechazo de una factura.

9. Contabilización

Añadir la información faltante.Chequear.Contabilizar.

5. Exportación

Envío de datos capturados al Workflow.

3. Clasificación

Por tipo de documento.(p.e. factura)

4. Extracción

Datos Cabecera.Cantidades.Reglas de validación.Aprendizaje.

Validación

manual

1. Mailroom

Separación &Escaneado. Importar e-mail.Importar ficher.

DOXiS4 iECM InvoiceMasterProcesamiento de facturas SIN pedido

Procesamiento automático de factura

Archivado (Doxis4 Archive)

ProtocolosMaestro de DatosPedidos

Factura + Metadatos

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SAP MM SAP FI

Escaneado facturas recibidas en papel (Certificado AEAT)

Reconocimiento deimágenes TIFF y PDFTraining Machine Learning

Extracción de Datos de Facturas y Validación (opcional)

Trasferencia de datos al entorno SAP y almacenamiento de imágenes en DOXiS4

Validación y chequeo de datos contra SAP

Contabilización automática para documentos libres de errores (opcional)

Escaneo OCR Extracción Validación

Workflows

eMail - PDF

Doxis4 IM Control for SAP

Content Server

DOXiS4 iECM InvoiceMasterProceso seguido por la factura

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DOXiS4 iECM InvoiceMasterControl for SAP

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DOXiS4 iECM InvoiceMasterDetalles de la implantación

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10

Preparación-Kick-Off-Plan de Proyecto-Preparación entornos

Analisis/Diseño-Sesiones diseño-Diseño funcional-Plan de riesgos

Construcción-Seguimiento semanal-Instalaciones y configuraciones-Pruebas unitarias AmyPro

Pruebas-Formación-Manuales-Documentación técnica-Pruebas de usuario

Despliegue-Hoja de ruta-Formación interna VIPS

Arranque y soporte-Instalación y arranque productivo-Soporte postproductivo

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82%

7%

1%2% 4%

4%

Procesamiento de facturas Contabilizadas (Días)

0 1 2 3 4 > 6

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

Enero Febrero Marzo Abril May

Volumetrías de Facturas

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

DISCREPANCIAS

CONTABILIZADAS

EN APROBACION

RECHAZADO

PENDIENTES

Estado de Facturas (Mayo)

El proyecto en números

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o Escaneado y firma digital de todas las facturas entrantesen formato papel.

o Automatización del proceso de extracción de datos yreconocimiento.

o Menor número de errores y de facturas extraviadas.

o Integración directa con las transacciones SAP.

o Simplificación y aceleración del proceso de tratamientode facturas.

o Agilidad en el acceso a la información mediante unmonitor.

o Mejora de la eficiencia del proceso.

o Ahorro en costes de almacenamiento y procesamiento defacturas

o Acceso directo a las facturas digitalizadas

o Cumplimiento con la norma de la AEAT respecto a laDigitalización Certificada de Facturas

o Descarga masiva de facturas con múltiples filtros debúsqueda

o Optimización del flujo de aprobación de facturas sinpedido

o Agilización de la resolución de incidencias

Beneficios obtenidos

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DEMO

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¿Preguntas?

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¡Gracias!

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Avda. de la Industria, 8 - Oficina 9 A

Alcobendas - 28108 - Madrid

t.

e.

w.

+ 34 910 88 32 29

[email protected]

www.amypro.es

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