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V Jornadas de Gestión de la Información, SEDICV Jornadas de Gestión de la Información, SEDIC
27-Noviembre-200327-Noviembre-2003
Gestión de ContenidosGestión de Contenidosen la Intranet BBVAen la Intranet BBVA
Índice
1. Intranet BBVA: Objetivos y Principios
2. Estructura de Gobierno
3. Evolución en Contenidos
4. Aplicaciones
5. Valoración y Selección de Proyectos
6. Información y Conocimiento
7. Contenidos de Información
8. Solución adoptada para la gestión de contenidos
9. Lecciones Aprendidas
10. Próximos Pasos
Utilizar la tecnología intranet como palanca para : Mejorar los resultados (reduciendo costes y aumentando la capacidad
comercial)
Incrementar la calidad de servicio
Impulsar la Cultura Corporativa
Facilitar el acceso a la información y a la formación.
Dinamizar la Organización y facilitar el cambio.
Conseguir la transform@ción interna de BBVA
Intranet BBVAOBJETIVOS
AutoservicioAutoservicio
• Órganos editoriales en las Unidades• Administración y mantenimiento autónomos por editores• Minimizar procesos de aprobación
PersonalizaciónPersonalización
• Home individualizada por Áreas - Unidades• Área de Favoritos por usuario
Mínimo GobiernoMínimo Gobierno
• Sin funciones redundantes• Aprovechamiento infraestructuras corporativas
Ámbito internacionalÁmbito internacional
Intranet BBVAPRINCIPIOS
Intranet BBVAESTRUCTURA DE GOBIERNO
InfomastersInfomasters
EditoresEditores
Coordinacióne-spacio
Coordinacióne-spacio
ComitéDirectivoComité
Directivo
Recursos HumanosRecursos Humanos
OrganizaciónOrganización
OperacionesOperaciones
DesarrolloDesarrollo
Intranet BBVA EVOLUCIÓN EN CONTENIDOS
Evolución previstaEvolución prevista
Evolución Evolución experimentadaexperimentada
Intranet BBVAAPLICACIONES
Tipo Aplicaciones espacioInfraestructura Correo, Directorio, Tareas, Sugerencias, Encuestas,
Recomendaciones, Reserva de Salas
Comunicación Carruseles (noticias, banners, valores), canales, subscripciones, ...
Servicios al Empleado
Certificados, evaluación Actuación, gestión de Competencias, liquidación de Gastos, solicitud de Tarjetas, gestión de Vacaciones, Préstamos, C@mpus (e-learning)...
Procesos Operativos
Workflows: sanciones precios y condiciones, peticiones a A.Legales, recibís, solicitudes, ajustes tarjetas, avales y créditos, regularización autoservicios, ...
Apoyo al Negocio Sistema de Información de Gestión, Planes de Gestión, Alertas de Mercado, Análisis de Compañías, Evaluador de Fondos, Simuladores, Indicadores de Calidad,...
... más de 100 aplicaciones y workflows !!!... más de 100 aplicaciones y workflows !!!
Intranet BBVA VALORACION Y SELECCIÓN DE PROYECTOS
Iniciativas
FichaValor
ModeloConceptual
Prioridades
Análisis,Viabilidad,Usabilidad
Diseño,Desarrollo
Piloto
Intranet BBVA INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO
InformaciónInformación ConocimientoConocimiento
Carácter EXPLÍCITO TÁCITO
Ámbito deanálisis-actuación
Individual y selectivo(sólo SI se conoce su
existencia)
Colectivo(Equipos-
Comunidades)
UsoReferencia
Problemas OperativosRazonamiento
Problemas Complejos
Finalidad EficienciaCompetencias, Proactividad, Innovación
Herramientas
Bases de DatosGestor de ContenidosGestor Documental
Basadas en Colaboración
Intranet BBVA CONTENIDOS DE INFORMACIÓN
Reutilización
Estructura
Normativa
Actas
Colaboración
Fichas Productos
Noticias
Experiencias Info Empleado
- Nº Docs. +
Info Mercados
Gestión Comercial
InformaciónComercial
Manuales
Intranet BBVA CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE SOLUCIONES
Criterio Importancia
Fácil publicación por usuarios no técnicos 10
Herramienta de Búsqueda integrada 10
Autoservicio de la estructura de navegación 9
Flexibilidad en la gestión de accesos y confidencialidad 8
Herramientas de Colaboración (foros, workflows, ...) integradas
7
Metadata 6
Versionado y concurrencia 6
Gestión de procesos de aprobación para publicación 5
Separación de contenido y diseño; presentación automática 4
Integración plataformas comerciales de gestión empresarial 2
Actualización simultanea de múltiples sitios 1
Intranet BBVA ANÁLISIS REALIZADO
Criterio Peso Gestor Documental CMS
Fácil publicación 10
Búsqueda integrada 10
Autoservicio estructura 9
Accesos y confidencialidad 9
Otras Colaboración 8
Metadata 7
Versionado y concurrencia 6
Procesos de aprobación 5
Separación contenido y diseño
4
Integración plataformas 2
Actualización simultanea 2
Intranet BBVA SOLUCIONES ADOPTADAS
• Arrancar con un Gestor DocumentalArrancar con un Gestor Documental
• Crear guías para Editores e Infomaster. Formar.Crear guías para Editores e Infomaster. Formar.
• Crear una Infraestructura de Servicios tipo PortalCrear una Infraestructura de Servicios tipo Portal Integra las aplicaciones con la gestión documentalIntegra las aplicaciones con la gestión documental PersonalizaciónPersonalización Integración con Sistemas de Gestión BBVAIntegración con Sistemas de Gestión BBVA
• Zona Corporativa, pública, anónima y optimizada.Zona Corporativa, pública, anónima y optimizada.
• Home Pages por Unidades, estructura en autoservicioHome Pages por Unidades, estructura en autoservicio
• Medir, Observar y RevisarMedir, Observar y Revisar
Intranet BBVA VALORACIÓN SOLUCIONES
Gestor DocumentalGestor Documental
Infraestructura de Servicios a-medidaInfraestructura de Servicios a-medida
Home Pages por UnidadesHome Pages por Unidades
Documentos existentes se publican sin adaptación Ciclo de publicación rápido y flexible Gestión de permisos muy dinámica Gran crecimiento en contenidos disponibles
Coste de mantenimiento HTMLs No gestiona caducidad (cierta obsolescencia)
Disciplina en el mantenimiento
Adaptación a estándares tecnológicos BBVA Más difícil integrar aplicaciones comerciales
Personalización orientada al Negocio Estructura de contenidos muy transparente y
fácil de mantener
Preferencias personales limitadas por dichaorientación – difícil implantación ‘escritorio’
Sincronismo ante cambios Organizativos
Intranet BBVA VISIONADO
Intranet BBVA VISIONADO
Intranet BBVA VISIONADO
Intranet BBVA VISIONADO
Intranet BBVA VISIONADO
Intranet BBVA VISIONADO
Intranet BBVA LECCIONES APRENDIDAS
El esfuerzo pagaEl esfuerzo paga
Lo +Determinante: Lo +Determinante: EsponsorizaciónEsponsorización y y LiderazgoLiderazgo
Cuanto más sencillo, mejorCuanto más sencillo, mejor
B2E es claveB2E es clave
Medir tiene prioridad máximaMedir tiene prioridad máxima
Anticipar cargas de trabajoAnticipar cargas de trabajo
Intranet BBVA PRÓXIMOS PASOS
• ReestructurarReestructurar Integrar necesidades individuales con requisitos personalización Integrar necesidades individuales con requisitos personalización
por Unidadpor Unidad Gestión del Conocimiento más trasparenteGestión del Conocimiento más trasparente
• AgilizarAgilizar Eliminar atolladerosEliminar atolladeros Infraestructura “JIT”Infraestructura “JIT”
• Aprovechar experiencia adquirida en CMSAprovechar experiencia adquirida en CMS Identificando contenidos adecuados, donde sea efectivo el Identificando contenidos adecuados, donde sea efectivo el
costecoste
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