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UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
PROPUESTA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LA CORPORACION DE ABASTECIMIENTO Y
SERVICIOS AGRICOLAS (LA CASA S.A.).
Autores: Fernando Zerpa Miguelangel MendozaTutor: Prof. Luis José Aguilera
CONTENIDO
PROBLEMA
OBJETIVOS
MARCO TEORICO
MARCO METODOLOGICO
DIAGNÓSTICO
PROPUESTA
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
PROBLEMA
FALTA DE ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
POCO ACCESO A LA INFORMACION.
PROBLEMA
FALTA DE PERSONAL CAPACITADO EN EL AREA ARCHIVOLOGICA.
PROBLEMA
DETERIORO DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA CASA S.A.
PROBLEMA
OBJETIVO GENERAL
Proponer lineamientos para la organización de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A.).
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Efectuar un diagnóstico de la situación actual del subfondo documental de los archivos de gestión para la organización y estandarización de los archivos de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A).
Evaluar el tratamiento de la documentación de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A).
Elaborar una propuesta sobre la creación de la guía de lineamientos archivísticos para la organización de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A).
MARCO TEORICO
MARCO REFERENCIAL Y ANTECEDENTES DE LA CASA, S.A.
Archivo
El archivo de gestión
Funciones de los archivos
Documento
Tipo de documento
Técnicas archivisticas
Sistema de clasificación
Sistema de ordenación
Sistema de descripción
Sistema de selección
Sistema de transferencia
Sistema de eliminación
Sistema de conservación
MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación descriptiva
Diseño de campo y documental
Población y muestra
Instrumentos de recolección de información
Identificación del archivo Grado de instrucción del encargado Experiencia Cantidad de empleados Control de préstamos Descripción documental Existencia de tablas de retención Protección física Organización documental
ENCUESTA AL PERSONAL
DIAGNÓSTICO APLICADO A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
Identificación del archivo Cronología Iluminación Cantidad de metros lineales Ventilación Contaminación Operaciones archivísticas Mobiliario Tipología documental observaciones
PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LA CASA, S.A.
Problema Objetivos Misión Visión
Normativas Funciones generales de los archivos de gestión Proceso de organización documental Administración de documentos Recursos humanos Creación de base de datos
CONCLUCIONES
La institución posee unos archivos de gestión con un gran problema de desorganización, esto debido a la falta de lineamientos que regulen la organización de los documentos.
La falta de experiencia en el área de archivo.
Contar con espacios aptos para el resguardo de la documentación.
La capacitación del personal que labora en cada archivo de gestión.
Elaboración de descriptores o inventarios para mantener relacionados todos los documentos que se encuentren en los distintos archivos de gestión.
Acondicionar a los archivos con la iluminación adecuada. Utilizar estantería metálica pintada al horno para evitar la
oxidación. Dedicarle el espacio físico necesario a los archivos. Controlar la temperatura y la humedad relativa de las áreas
y depósitos de archivo.
RECOMENDACIONES
Establecer medidas de seguridad para los archivos de la Corporación, y asi evitar así que la documentación y las personas que laboran, corran peligro de incendios.
No colocar documentos debajo de los escritorios.
Se recomienda que al realizar las desincorporaciones al archivo central o histórico se realicen inventarios y ordenes de salida
RECOMENDACIONES
GRACIAS
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